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PROCEDIMIENTO CÓDIGO P-GM-01
CONTROL DE INFORMACIÓN VERSIÓN 01
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1. OBJETIVO
Establecer controles a la información documentada necesaria para apoyar la operación de los
procesos de la empresa INDUSORO, para asegurar su disponibilidad, idoneidad para su uso
y protección adecuada.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y externos del
sistema Integrado de Gestión y comprende desde la identificación de la necesidad de crear o
modificar el documento, hasta la divulgación, distribución, implementación y disposición
final del mismo.
3. DEFINICIONES
Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.
Documentos Internos: aquellos que son generados, utilizados y actualizados por personal
de la Agencia Nacional de Tierras y que apoyan la operación de los procesos. Por ejemplo:
Políticas, Caracterizaciones de procesos, Procedimientos, Instructivos, Fichas técnicas de
salidas y productos, Manuales y Formas.
Documentos Externos: aquellos que son generados y actualizados por personas o entidades
externas a la Agencia Nacional de Tierras y que son utilizados como referente o apoyo en el
desarrollo de actividades. Ejemplo: Leyes, Decretos, Directivas, Conpes, Resoluciones de
otras entidades, Reglamentos, Normas técnicas, etc.
Procedimiento: Documento que describe de forma clara las tareas para iniciar, desarrollar y
concluir una actividad de un proceso, indicando el objeto y aplicación, puntos de control, la
documentación que genera, etc. Debe proporcionar información sobre qué cosa hacer, cómo
hacerla, cuándo hacerla, cuántas veces, dónde y quién se responsabilizará de hacerlo.
Instructivo: Documento que describe los detalles técnicos para realizar una o más tareas
contenidas en un Procedimiento de la Agencia Nacional de Tierras, pero que por su
especificidad técnica y criticidad debe ser explicada con un mayor nivel de detalle.
Guía: Documento que describe el trámite que debe realizar un usuario o beneficiario para
acceder a los productos y servicios de la Agencia Nacional de Tierras.
4. RESPONSABLES
GERENTE GENERAL: aprobar el presente documento, cumplir y hacer cumplir el
presente documento
5. GENERALIDADES
Mediante la PIRÁMIDE DOCUMENTAL, que representa gráficamente la información
documentada generada por la entidad, se detallan los tipos documentales existentes de forma
jerárquica en 4 niveles; de manera que representan el grado de importancia frente al Sistema
de Gestión de la Calidad de la entidad.
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MANUAL
SIG Contiene el Marco Estratégico (Misión, Visión, Objetivos Institucionales,
Política SIG, Objetivos Estratégicos del SIG y sus respectivos Subsistemas, NIVEL 1
PLANES Valores)
PROGRAMAS
PROYECTOS
MANUALES DE
ALTO NIVEL Incluye: Manual de Funciones y Competencias, Políticas de
NIVEL 2
Operación, Código de Valores y Ética, Código Buen Gobierno,
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS - REGLAMENTOS NIVEL 3
- PROTOCOLOS - POLÍTICAS
DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS- FORMATOS
Actos administrativos internos (resoluciones y
INFORMACIÓN DOCUMENTADA acuerdos), comunicaciones, información NIVEL 4
documentada controlada y mantenida (registros)
ESTRATÉGICOS
PE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
GM GESTIÓN DE MEJORA
PRINCIPALES
C COMPRA
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RI RECEPCIÓN DE INSUMOS
CC CONTROL DE CALIDAD
P PRODUCCIÓN
A ALMACENADO
D DISTRIBUCIÓN
APOYO
ADMINISTRACIÓN DE
ARH
RECURSOS HUMANOS
A ALMACENAMIENTO
CC CONTROL DE CALIDAD
M MANTENIMIENTO
T TRANSPORTE