Generalidades:
1. La población objetivo de las convocatorias de apoyos de sostenimiento son aprendices matriculados en formación titulada abierta, pertenecientes a los estratos 1
y 2, que nunca hayan suscrito contrato de aprendizaje, que no tengan otro tipo de apoyo y que formulen su plan de negocio coherente con su programa de
formación.
3. Los centros deben garantizar la divulgación y promoción de las convocatorias de apoyos de sostenimiento, por los diferentes medios que tengan disponibles,
asegurando que ésta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones.
4. El Centro de Formación acreditará por escrito para cada uno de los aprendices objeto del apoyo de sostenimiento el rendimiento académico que exige la ley 789
de 2002.
5. Procedimiento para inscribirse: Los aprendices interesados en inscribirse en la Convocatoria deberán realizar el siguiente procedimiento:
a) Leer cuidadosamente la convocatoria en el link Apoyos de Sostenimiento, página web del SENA, para saber si cumple con los requisitos.
b) Verificar previamente que está registrado en SOFIA con su documento de identidad vigente.
c) Registrar su inscripción en las fechas publicadas para la convocatoria.
d) Inscribirse en la convocatoria con un solo documento de identidad (vigente).
e) Cumplir los tiempos establecidos en el cronograma que forma parte de la Convocatoria.
No se dará trámite a la inscripción cuando el Aprendiz no cumpla con los requisitos establecidos en este procedimiento
6. Documentación Soporte: Los Aprendices que registre el Centro de Formación como inscritos para la selección de apoyo de sostenimiento deberán presentar la
siguiente documentación:
• Fotocopia del Documento de Identidad.
• Fotocopia de un recibo de Servicio Público.
• Fotocopia del SISBEN o EPS.
• En caso de ser aprendiz Red Unidos o Victima del Conflito Armando deben entregar soporte de esta situación.
• Diligenciar el Formato de Condición Socioeconómica.
7. Criterios para priorizar la asignación de apoyos de sostenimiento a los beneficiarios – Factores de selección: Para efectos de adjudicar los apoyos de
sostenimiento a los Aprendices del SENA y, teniendo en cuenta que la disponibilidad de recursos no permite el cubrimiento total de la población que cumple los
requisitos, se atenderán de forma preferencial y prioritaria a los Aprendices que cumplan los requisitos de este procedimiento y que presenten una situación de
mayor vulnerabilidad respecto de otros Aprendices inscritos en la convocatoria.
Para adjudicar los apoyos de sostenimiento se aplicarán los criterios descritos en la resolución de apertura de la convocatoria, identificados por el mayor puntaje
posible; el mayor puntaje posible es el equivalente a la suma de los valores numéricos de todas las variables establecidas en la tabla, la adjudicación se hará en
estricto orden descendente de puntuación, hasta agotar los recursos del Centro para la convocatoria.
8. Criterios de desempate: Se considera empate cuando al sumar todos los puntos, varios aprendices tienen el mismo resultado final en el Centro de Formación. Si
los cupos asignados al Centro de Formación Profesional alcanzan para todos los inscritos, se adjudica a todos y no habrá criterio de desempate.
En caso de empate en el (los) último(s) cupo(s) de adjudicación, se utilizará como primer criterio de desempate quienes hayan obtenido mayor puntuación en los
cuatro primeros ítems de la prioridad de asignación indicados en el numeral anterior. En caso de que los recursos no alcancen para todos los ganadores del
desempate los adjudicatarios serán escogidos dentro de ellos por sorteo, en el cual participarán el Subdirector del Centro, el Coordinador de Formación Profesional,
o quien haga sus veces, y dos líderes de los aprendices, quienes suscribirán la respectiva Acta.
PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
9. Asignación de beneficiarios: Una vez terminado el tiempo de calificación el Centro publicará el listado de los aprendices inscritos con el puntaje obtenido y
posteriormente debe a traves de SOFIA PLUS realizar la adjudicación de los aprendices seleccionados, luego se debe generar a través de este aplicativo el listado de
los aprendices adjudicados, según el cronograma previsto. Este documento y la Resolución que expida el Subdirector de Centro con la adjudicación deberá ser
enviado a la Dirección de Formación Profesional de la Dirección General, con el fin de verificar el cumplimiento de los presentes lineamientos, realizar los
respectivos trámites de pago y el seguimiento, control y elaboración de los informes consolidados del nivel nacional sobre el asunto.
Es responsabilidad del Centro de Formación, en cabeza del Subdirector, garantizar la confiabilidad y transparencia del proceso y la publicación del listado final de
aprendices beneficiados con el apoyo de sostenimiento, al igual que el seguimiento y cancelación del beneficio otorgado a los aprendices.
10. Obligaciones de los aprendices: A partir del momento que los Aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento, deberán cumplir con las
siguientes obligaciones:
a. Buen rendimiento académico durante su formación.
b. No tener condicionamiento o cancelación de la matrícula.
c. Reportar oportunamente al Centro de Formación cualquier novedad de cambio de documento o de cuenta bancaria.
d. Informar por escrito al Subdirector de Centro su decisión de renunciar voluntariamente al Apoyo de Sostenimiento.
e. Informar oportunamente sobre la suscripción de contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, o monitoria, o adjudicación con Apoyos de
Sostenimiento FIC, o cualquier otro tipo de apoyo, al Centro de Formación.
f. Prestar un servicio de gestor de monitoria programados por el Centro de Formación durante su etapa lectiva, por un total de 40 horas mensuales relacionadas con
su formación.
g. Entregar el informe mensual con sus respectivas evidencias de gestor de monitoria, entre los días 20 y 23 de cada mes, al encargado de Apoyos de Sostenimiento
en el Centro de Formación.
h. Realizar entregas mensuales de las evidencias de aprendizaje.
i. Realizar entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo al encargado de la unidad de emprendimiento durante su etapa productiva.
j. Suscribir un pagaré en blanco con instrucciones a fin de respaldar los desembolsos no meritorios.
11.Responsabilidad del Centro: El Subdirector del Centro deberá designar una persona responsable del seguimiento y control de los apoyos de sostenimiento. La
designación de esta persona no exime de responsabilidad al Subdirector del Centro frente a las actuaciones, seguimiento y control del proceso de desembolsos de
los apoyos de sostenimiento.
En caso que no se registre la novedad correspondiente a tiempo, se adelantarán las investigaciones y se establecerán las responsabilidades a que haya lugar.
Adicional a esto el Centro debe realizar los trámites pertinentes para el reembolso del dinero por parte de los Aprendices, a través del botón electrónico de pago
que se encuentra en la página web del SENA.
c. Hacer seguimiento a los actos académicos de condicionamiento o cancelación de matrícula para reportar oportunamente las novedades.
El Subdirector del Centro de Formación deberá asignar a los asesores de Emprendimiento del Centro de Formación, el apoyo y seguimiento a los Aprendices
beneficiarios para la formulación y desarrollo de su proyecto productivo, quienes a su vez deben reportar el cumplimiento y los avances del mismo entre los días 20
y 23 de cada mes, a la persona responsable de apoyos de sostenimiento del Centro.
12. Desembolsos no causados: En los casos en que se cancelen apoyos de sostenimiento a Aprendices que no tuvieren derecho a dicho(s) desembolso(s), se
adelantará el procedimiento de cobro previsto en la Resolución 00210 del 2007.
13. Aprendices de remplazo: Los Aprendices que queden en lista de elegibles en la convocatoria, deberán cumplir con las siguientes condiciones para ser elegidos
como remplazos:
14, Causal de suspensión o cancelación del apoyo de sostenimiento: El apoyo de sostenimiento asignado a un Aprendiz se debe suspender o cancelar en los
siguientes casos:
a. Causales de Suspensión o Aplazamiento: Cuándo el Aprendiz beneficiario solicite aplazamiento o interrupción de su formación. En estos dos eventos se
suspende el pago del apoyo de sostenimiento por el término del aplazamiento o interrupción de su formación sin superar la vigencia presupuestal respectiva.
PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: APOYOS DE SOSTENIMIENTO
b. Causales de cancelación:
1. Cuando el aprendiz se retire del programa de formación profesional para el cual se matriculó.
2. Cuando el aprendiz beneficiario solicite traslado de un programa de formación a otro, mientras este adjudicado con el Apoyo de Sostenimiento.
3. Cuando el aprendiz sea sancionado con condicionamiento o cancelación de la matrícula y éste conste en acto académico suscrito por el Subdirector del Centro de
Formación respectivo, debidamente ejecutoriado.
4. Cuando el aprendiz suscriba contrato de aprendizaje, de trabajo o de prestación de servicios, o tenga monitoria o apoyo FIC, o cualquier otro tipo de apoyo.
5. Cuando el aprendiz tenga o se le asigne otro tipo de subsidio asignado por las Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del Estado, o del SENA.
6. Cuando se evidencie inexactitud en la información que dió origen al beneficio.
7. Cuando el aprendiz haya tenido dos incumplimientos injustificados en la entrega de las evidencias de aprendizaje, o valoración deficiente de las mismas durante
el último trimestre de formación.
8. Cuando el aprendiz no haga entrega mensual de las evidencias del avance de su proyecto productivo.
9. Cuando el aprendiz gestor de monitorias no cumpla con el plan y los tiempos acordados en dicha función, los cuales son previamente asignados por el Centro de
Formación.
15. Pago de Apoyos de Sostenimiento: El pago del apoyo de sostenimiento se realizará conforme a las siguientes condiciones:
a. La convocatoria y los resultados de la adjudicación de los apoyos deben ser publicados y divulgados ampliamente a través de la web, las carteleras y los medios
de comunicación de que dispongan cada uno de los Centros de Formación Profesional y Regionales.
b. Se realizará el desembolso mes vencido en cuantía equivalente al 50% del SMLMV, excepto en los meses de Enero y Diciembre que se recibirá el 25% del SMLMV,
debido a que el apoyo cubre la formación y en este mes los aprendices están en formación 15 días
c. La fecha de iniciación del derecho a los desembolsos de Apoyos de Sostenimiento será a partir de la fecha de adjudicación según resolución del Centro de
Formación.
16. Para la aplicación de este procedimiento es necesario tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Adjudicación: Actividad de calificar, seleccionar y beneficiar a un aprendiz con Apoyos de Sostenimiento
- Aprendiz de Reemplazo: Los aprendices que cumplen con los requisitos y estan en la lista de elegebiles, pero no fueron adjudicados por limite de cupos, pueden
ser adjudicados en reemplazo de un aprendiz adjudicado que por algun motivo pierde el apoyo de sostenimiento.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
- Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
- Apoyo de Sostenimiento: Recurso en dinero o espcie que se otorga a los aprendices que se encuentran en una formación titulada abierta, que son estrato 1 y 2 y
que no tienen contrato de aprendizaje.
- Beneficio: Es la ganancia que adquieren los aprendices al ser beneficiarios con el apoyo de sostenimiento.
Documentos asociados:
GFPI-F-027 Formato de Registro Socioeconomico
GFPI-F-028 Formato de Calificacion y Priorización
GFPI-PL-003 Plantilla Pagaré
Ejemplo de Resolución
Normatividad
Ley 789 de 2002
Decreto 4690 de 2005
Acuerdo 008 de 2009
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
2.
El Consejo Directivo Nacional, analiza la propuesta de la distribución de
Acta de Consejo con la
Aprobar Distribución de cupos por el los cupos de apoyos de sostenimiento para cada Centro de Formación, Consejo Directivo
aprobación de la
CDN además de la asignación del rubro para pago de poliza y dotación de Nacional del SENA
propuesta
elementos de seguridad industrial.
Dirección de
Formación Profesional -
La Resolución de Apertura de convocatoria debe ser remitida a los
4. Grupo de Gestión
Subidrectores de Centro para su gestión y puesta en marcha, esta
Divulgar Convocatoria Administrativa, Correo
información debe ser publicada a través de los diferentes medios de
Subdirectores de
comunicación, con base en el cronograma de convocatoria
Centros y Lideres de
Bienestar
Los aprendices inscritos deberan entregar la documentación soporte que Lideres de Bienestar,
7. confirme su información socioeconomica, esta información debe encargados de Apoyos
Entregar documentación soporte Documentación Soporte,
remitirla junto con el formato de registro socioeconómico, esta de Sostenimiento en el
GFPI-F-027
documentación debe ser entregada en la Oficina de Bienestar, quien a su Centro de Formación y
vez la validará. Aprendices
Si
cumple los Si el aprendiz cumple con los requisitos pasa a la actividad 9 de lo
requistios?
contratio pasa a la actividad 8
No
Lideres de Bienestar,
8.
Se devuelve la documentación al aprendiz informando el motivo de la encargados de Apoyos
Devolver Documentación
FIn Notificación al aprendiz
la formación devolución, terminando con su proceso de inscripción. de Sostenimiento en el
Centro de Formación
No Empate en la
puntuación?
Si
Si
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Subdirectores de
Centros, Lideres de
En caso de existir empate en las utlimas posiciones de la tabla, el Centro
10. Bienestar y
Realizar sorteo para desempate de Formación debe aplicar los criterios de desempate descritos en las Acta de desempate
Profesionales
generalidades del procedimiento.
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
Subdirectores de
A traves de SOFIA PLUS el Centro de Formación debe registrar los Centros, Lideres de
11.
Adjudicar Aprendices aprendices beneficiarios del apoyo de sostenimiento, este sistema valida Bienestar y Reporte de Aprendices
los requisitos que debe cumplir el aprendiz para ser beneficiario, luego Profesionales Adjudicados
de adjudicar los aprendices se generará el reporte de adjudicados. encargados de Apoyos
de Sostenimiento
14.
Dirección de
Se realiza la validación de la información recibida, confirmando que la
Validar información de adjudicación Formación Profesional -
recibida
información de la resolución y el reporte de adjudicación generado a
Grupo de Gestión
través de SOFIA PLUS contengan los mismos datos.
Administrativa
Dirección de
15. Cuando la información reportada tiene inconsistencias, se notifica a
Remitir observaciones a los Centros Formación Profesional -
través de correo electrónico al Subdirector de centro y al Responsable Correo Electronico
de Formación Grupo de Gestión
de Bienestar el resultado de la verificación
Administrativa
Subdirectores de
16. Centros, Lideres de
Modificar segun obervaciones enviadas y
Act. El Centro de Formación debe realizar las modificaciones pertinentes y Resolución de
11 Bienestar y
remitir nuevamente remitirlas nuevamente para validación a la Dirección de Formación Adjudicación y Reporte
Profesionales
Profesional - Grupo de Gestión Administrativa. de Adjudicados
encargados de Apoyos
de Sostenimiento
No
Hay cupos para
reemplazo?
Si
ACTIVIDADES
Si DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Subdirectores de
Si hubo cancelación de aprendices beneficiarios del apoyo, el Centro de
20. Act. Centros, Lideres de
11
Formación dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente mes
Reportar aprendices de reemplazo Bienestar y
a la cancelación, reemplaza estos cupos con los aprendices que se
Profesionales
encuentren en la lista de elegibles y que a la fecha cumplan con los
encargados de Apoyos
requisitos de la convocatoria.
de Sostenimiento
22. Dirección de
Generar archivos planos con valor cero Luego de actualizados los estados en la convocatoria de los aprendices,
Formación Profesional - Archivo plano para pre
para pre notificación los cambios de documento, los datos bancarios y demas validaciones, se
Grupo de Gestión notificación.
generan los archivos planos con valor cero.
Administrativa
23.
Los archivos plano permiten la pre notificación del estado actual de los Dirección
Validar planos y remitir resultados de la datos bancarios para desembolso, estos son remitidos a la Tesoreria de la Administrativa y Resultado de la pre
pre notificación Dirección General, el resultado de esta validación es entregado Financiera - Grupo de notificación
nuevamente a la Dirección de Formación Profesional Tesoreria
Dirección
26. Administrativa y
Solicitar, Radicar y Generar Oden de Pago Solicitud, Generación y Asignación de la Orden de Pago para
Financiera - Grupo de Orden de Pago
desembolso.Ver procedimiento de egresos cadena presupuestal.
Tesoreria y Grupo de
Contabilidad
Dirección de
27.
Luego de recibido el numero de orden de pago, se generan los planos Formación Profesional - Planos de Notificación
Generar archivos planos con valor para
notificación de pago para notificación de los desembolsos mensuales. Grupo de Gestión para pago.
Administrativa
29.
Actualización de los desembolsos realizados y confirmación de los Dirección de
Actualizar información con resultados de desembolsos, aprendices con rechazo, aprendices sin cuenta bancaria y Formación Profesional - Consolidado actualizado,
notificación y publicación de resultados todo resultado de pago a los Centros de Formación a traves de correo Grupo de Gestión correo electronico
masivo. Administrativa
Fin