Método Kaizen

Métodos de Organização da Produção

 INTRODUÇÃO

Em qualquer empresa, seja pequena, média ou grande, indústria ou

corporação, o lema diário deve ser: um dia não pode terminar sem que um
progresso tenha sido realizado. Progredir hoje para amanhã ser possível
progredir mais deve ser o principal lema de qualquer organização.

Na gestão empresarial existem algumas ferramentas cujo foco é

justamente pensar em ser sempre melhor a cada dia. Isso significa aumento de
produtividade, redução de custos e desperdício e, claro, ganho em
lucratividade.

Assim, neste trabalho será abordada mais aprofundadamente a filosofia

Kaizen, uma filosofia proveniente do Japão. Sendo os japoneses especialistas
em ferramentas empresariais que dinamizam e fazem crescer as empresas,
não é de estranhar que as suas filosofias sejam aplicadas e reconhecidas
mundialmente, sendo internacionalmente reconhecidos por isso.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 O MÉTODO KAIZEN

De origem japonesa, Kaizen é uma palavra constituída de dois

ideogramas: Kai, que representa mudança, e o Zen, virtude ou bondade.
Aplicando ao ambiente empresarial, Kaizen significa mudança para melhorar e
é uma ferramenta utilizada para a melhoria contínua dentro da empresa ou
organização.

O método Kaizen surgiu no Japão após a Segunda Guerra Mundial

(década de 50), sendo que seu conceito tem origem industrial. Com o término
do conflito o país encontra-se devastado e o governo deu início a diversos
projetos nas áreas de gestão e administração, com o objetivo de reestruturar os
processos industriais para que empresas japonesas voltassem a ser
competitivas globalmente.

Assim, iniciou-se o estudo de projetos focados em qualidade, o que fez

surgir o Método Kaizen de melhoria contínua, hoje utilizado pelo mundo inteiro.
A metodologia baseia-se nas questões socioculturais do oriente, segundo as
quais todos os indivíduos numa empresa devem estar comprometidos com
redução de custos, redução de desperdício e aumento de produtividade.

O método Kaizen é uma ferramenta de Lean Manufacturing, que

melhora tanto a qualidade quanto a produtividade, a segurança e a cultura no
local de trabalho. De acordo com a metodologia, a aplicação de pequenas
mudanças diárias resulta em grandes melhorias ao longo do tempo.

O método Kaizen tem uma particularidade, pois para que realmente

funcione, todos os colaboradores – do CEO aos funcionários do chão de
fábrica – fazem parte do processo de aplicação.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 OBJECTIVO DO MÉTODO KAIZEN

Para entender sobre o objetivo dessa metodologia, basta olhar para os

seus benefícios. Vejamos algumas das principais vantagens da aplicação da
metodologia Kaizen a nível organizacional:

- Melhoria na qualidade;
- Redução de custos;
- Aumento na satisfação do cliente;
- Mais segurança;
- Redução de desperdício na empresa;
- Aumento de produtividade;

Melhorar processos com ferramentas e criar uma cultura ágil tornou-se

vital para as organizações a nível mundial. A melhoria contínua nas empresas
em que assenta a filosofia Kaizen traz como um de seus benefícios o aumento
da produtividade com a adição da máxima “fazer mais, com menos”.

Convém destacar que, além dos benefícios citados, este método

melhora a cultura geral da empresa e aumenta a retenção de funcionários,
além de:

- Melhorar a comunicação e cooperação entre os colaboradores;

- Melhorar a moral das equipes e a satisfação dos funcionários;
- Garantir mais investimento a nível de pessoal na empresa.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 MÉTODO KAIZEN NA ORGANIZAÇÃO

Para que funcione, todos os colaboradores envolvidos nas mudanças a

serem realizadas devem fazer parte do processo de aplicação do método
Kaizen. Praticamente todas as áreas podem adotar o método Kaizen, contudo,
o principal foco é nos pontos nos quais são identificados a possibilidade de
maior retorno financeiro. Por isso, é essencial perceber que o controlador tem
participação na prática dessa metodologia, já que ele é quem tem a capacidade
de avaliar os pontos que precisam melhorar financeiramente falando.

Áreas da empresa que geralmente necessitam de soluções para ontem

são aquelas que conseguem responder rapidamente às insatisfações de
clientes, como desenvolvimento de produto, tecnologia, entre outras. Ao ter
uma carteira de clientes insatisfeitos, a consequência será sentida no fluxo
financeiro, sendo improtante pensar em melhoria contínua nesses setores.

Projetos com impacto considerável nos lucros da empresa – como

melhoria da qualidade do serviço ou produto, melhoria de processos produtivos
e redução de custos de produção, por exemplo – também são alvos da
metodologia Kaizen. À lista pode adicionar-se todos os locais de uma empresa
ou indústria que não toleram perdas com paragens de máquinas, de materiais,
de matéria-prima e por aí em diante.

Portanto, as atividades deste método devem abrangir melhorias em

várias áreas, incluindo:

- Qualidade: melhorias em produtos, serviços, ambiente de trabalho,

práticas e processos;
- Custo: redução de despesas, de mão de obra, de utilização de
material, de energia e recursos;
- Entrega: redução do tempo de entrega;

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 - Gestão: melhorias nos procedimentos, nos fluxos dos processos, na
administração, nos sistemas de informação e na elaboração de
documentação e relatórios.
- Segurança: melhoria nas condições de trabalho e redução dos danos
ao meio ambiente.

Apesar do método Kaizen ter nascido na manufatura, ele pode ser

aplicado também em outros setores, como Finanças, Tecnologia da
Informação, Saúde entre muitos outros.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 FUNCIONAMENTO DO MÉTODO KAIZEN

A aplicação do método Kaizen é um processo lento, mas contínuo, de

melhoria. Isso significa que as mudanças não são rapidamente implementadas.
Além disso, as melhorias, ao invés de serem sugeridas por uma equipe externa
ou por pessoas fora da área, são sugeridas pela pessoa que executa o
trabalho.

Caso um colaborador tenha um problema para resolver ou esteja

considerando se uma mudança terá sentido, pelo método Kaizen esse
funcionário reúne-se com os demais membros da área para uma sessão rápida
de discussão e brainstorming. A partir daí decide-se o que deverá ser feito.

A filosofia por trás do Kaizen é comumente creditada ao Dr. W. Edwards

Deming, o qual, na ocasião, recebeu um convite de líderes industriais
japoneses e engenheiros para ajudar a reconstruir o Japão após a Segunda
Guerra Mundial. No seu livro “Out of the Crisis“, Deming compartilhou sua
filosofia de melhoria contínua, explicando como a mesma deve funcionar:

“Para se tornar competitivo, permanecer no mercado e oferecer

empregos, crie constância de propósito que visem a melhoria de produtos e
serviços. Construa qualidade no produto em primeiro lugar. Minimize o custo
total. Projetos devem ser de fácil aplicação.
Para melhorar a qualidade e aumentar a produtividade, melhore
constantemente o sistema de produção e serviços. Isso ajudará também a
manter o foco na constante redução dos custos.
Realize treinamentos de forma constante. O método Kaizen deve ser orientado
aos processos.
Institua o papel da liderança e lembre-se: o objetivo da supervisão deve
ser ajudar pessoas e máquinas a fazer um trabalho melhor.
Institua uma cultura em que todos contribuam para a redução de
desperdícios. Crie um ambiente em que todos possam trabalhar de forma
eficaz para a empresa. Destrua barreiras entre os departamentos e faça com

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
que as áreas colaborem entre si. Institua um programa que favoreça e incentive
a educação e o autoaperfeiçoamento. Faça com que todos na empresa
trabalhem para realizar a transformação. Deixe claro que a transformação é um
trabalho de todos.”

Como se pode analisar, a filosofia Kaizen vai além da melhora da

produtividade. Quando executado corretamente, o método humaniza o local de
trabalho, elimina trabalhos e processos desnecessários e ensina as pessoas a
detectar e eliminar o desperdício nos processos de negócios.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 APLICAÇÃO DO MÉTODO KAIZEN

Entende-se que, com o resultado de esforço contínuo e a participação

de todos os colaboradores, a metodologia Kaizen gera melhorias. Antes de se
analisar como aplicar o Kaizen, podem-se enumerar diversos pontos que vão
auxiliar a aplicação correcta do método:

- Substituir ideias fixas convencionais por novas e evitar ficar preso ao

passado;
- Questinar as práticas e os padrões atuais, ou seja, ter em mente que
tudo pode melhorar;
- Evitar desculpas e passar de imediato à acção;
- Evitar atigir a perfeição. Deve implementar-se uma solução imediata,
mesmo que apenas 50% da meta seja atingida. É essencial reconhecer
que o método gradual;
- Corrigir um erro assim que for detectado. Para a metodologia Kaizen
implica que seja aplicado o provérbio “Não deixar para amanhã o que
pode ser feito hoje”.

É importante ressaltar que Kaizen é também uma filosofia, uma forma de

pensar, não podendo ser tratado como um projeto a ser concluído. Isso
significa que os pontos enumerados acima devem ser como guias das
empresas que aplicam o método.

Como todos têm participação na sua execução, para implementar o

método nada mais natural do que todos os colaboradores receberem formação
sobre o conceito. É importante recordar que na metodologia Kaizen todas as
áreas que serão impactadas pelas mudanças devem se envolver, de uma
maneira ou de outra.

Por exemplo, uma mudança no processo de produção pode afetar tanto

as equipas de produção como a de segurança do trabalho, armazenamento e
logística. Nesse caso, é imprescindível que todos os impactados participem das

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
reuniões e deem as suas sugestões. A participação e o apoio da gestão são
igualmente fundamentais, já que colaboradores seguem os seus líderes. Por
isso, os gestores devem abraçar a causa e incorporar a filosofia na execução
de suas atividades.

Assim, para aplicar o método Kaizen, todos os envolvidos devem

começar a pensar sobre o seu trabalho de uma nova maneira e questionar-se
nos tópicos:

Agora: qual é a condição atual?

Próximo: qual a situação desejada?
Novo: como chegar a essa situação?

Para responder a essas perguntas, o ciclo de melhoria contínua do método

Kaizen possui seis fases:

- Identificação de oportunidade;
- Análise do processo;
- Desenvolvimento de uma solução ideal;
- Implementação da solução;
- Estudo dos resultados;
- Padronização da solução;

Ultrapassada a fase de análise, segue-se um fluxo de etapas de

implementação do método.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 ETAPAS DA METODOLOGIA KAIZEN

Normalmente, a implementação do método Kaizen ocorre em três

etapas: antes, durante e depois do projeto.

Antes do projeto:

- Definição do líder do projeto;

- Definição da equipa;
- Identificação de oportunidades de melhoria (lembre-se que todos os
desperdícios devem ser eliminados);
- Estabelecimento de metas e objetivos (não esqueça de utilizar as
metas SMART);
- Elaboração de plano de ação para execução das atividades;
- Análise do processo;
- Desenvolvimento de uma solução ideal.

Durante o projeto:

- Execução das atividades;

- Teste das melhorias;
- Discussão sobre o status e o andamento do projeto;
- Monitoramento constante dos resultados.

Após o projeto:

- Apresentação dos resultados;

- Estudo dos resultados;
- Padronização da solução;
- Planeamento do futuro para o início de uma nova melhoria.

A aplicação do método Kaizen utiliza o ciclo PDCA, ou seja:

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 Planeie: desenvolver uma hipótese;
Faça: executar a experiência;
Verifique: avaliar os resultados;
Actue: aperfeiçoar a experiência e iniciar um novo ciclo.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 O MÉTODO KAIZEN E O ORÇAMENTO

Já que o método Kaizen é a prática de melhorar continuamente os

processos, buscando redução de custos e desperdício, podemos concordar
que isso tem tudo a ver com a área de planeamento e controlo. Indo um pouco
mais além, o conceito pode ser aplicado no orçamento empresarial,
incorporando reduções de custos esperados nos resultados planeados de uma
organização. Resumindo, a metodologia pode (e deve) ser utilizada para
diminuir os custos de forma contínua.

Adoptar o método Kaizen significa pensar em melhorias graduais

durante um longo período de tempo e reconhecer que o resultado não é
imediato. Portanto, a elaboração do orçamento baseado no conceito exige um
grande planeamento, especialmente para:

- Analisar todos os aspectos do negócio, entendendo como funciona

cada processo da empresa;
- Localizar em que processos, atividades ou áreas estão sendo gerados
desperdícios e/ou gastos maiores que os planejados.

Com esse entendimento e com base nos objetivos da organização, o

controlador identifica os fatores que impedem esses objetivos de serem
cumpridos para ser possível aprimorar as operações.

Segundo a Teoria das Restrições existe, pelo menos, uma restrição que
limita o crescimento ou o sucesso de qualquer negócio. Partindo desse
princípio, e com o entendimento do método Kaizen para melhoria contínua, o
controlo deve trabalhar com o orçamento de maneira a verificar
constantemente o desempenho das áreas, combinando expectativas
orçamentais com as reduções reais de custos ao longo do tempo. Aliás, é com
o orçamento que a empresa consegue analisar melhor quais os pontos
financeiros que precisam de redução de custo.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 Identificar pontos de redução de desperdícios nas empresas, bem como
de custos, e atuar para reverter a situação, significa afetar positivamente a
projeção do fluxo de caixa. Por consequência, quem controla estará mais apto
a ter uma gestão orçamental best-in-class.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA
 CONCLUSÃO

Falar de melhoria contínua é abordar o método Kaizen. De acordo com

esta metodologia vinda do oriente, todos os indivíduos em numa empresa
devem estar comprometidos com redução de custos, redução de desperdício e
aumento de produtividade.

Ao aplicar a filosofia Kaizen como um plano de ação, cada funcionário

aprende a pensar de maneira diferente sobre o seu trabalho e compreender o
seu papel para o bom funcionamento do negócio. Por isso, a aplicação
consistente da metodologia Kaizen desenvolve a cultura necessária para uma
melhoria contínua efetiva, criando, desse modo, um enorme valor à empresa
em longo prazo.

Método KAIZEN
Métodos de Organização da Produção
{PA