METODOLOGÍA DE LAS 5”S”

ORIGEN:

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en
japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión china
basada en cinco principios simples.
Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo
mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para
lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
OBJETIVO:
Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar
de trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las
condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal
y la eficiencia y, en consecuencia, la calidad, la productividad y la competitividad
de la organización.
¿QUÉ ES EL MÉTDO DE LAS 5”s”?
Esta metodología consiste en las operaciones de Organización, Orden y
Limpieza fueron desarrolladas por empresas japonesas, con el nombre de 5S.
Se han aplicado en diversos países con notable éxito. Las 5S son las iniciales
de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que
componen la metodología:
1. SEIRI - ORGANIZACIÓN Consiste en identificar y separar los materiales
necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
2. SEITON - ORDEN Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e
identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido
encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
3. SEISO - LIMPIEZA Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad,
asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado
de salud.
4. SEIKETSU- CONTROL VISUAL Consiste en distinguir fácilmente una
situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para
todos.
5. SHITSUKE- DISCIPLINA Y HÁBITO Consiste en trabajar permanentemente
de acuerdo con las normas establecidas.

Las tres primeras fases - ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA - son

operativas.
La cuarta fase - CONTROL VISUAL - ayuda a mantener el estado alcanzado en
las fases anteriores - Organización, Orden y Limpieza - mediante la
estandarización de las prácticas.
La quinta y última fase - DISCIPLINA Y HÁBITO - permite adquirir el hábito de
su práctica y mejora continua en el trabajo diario.
Las CINCO FASES componen un todo integrado y se abordan de forma
sucesiva, una tras otra.
METODOLOGÍA:
Aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una
formación compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos
sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y
disciplinada.
Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo
de acuerdo a cinco fases:
1.-ORGANIZACIÓN (SEIRI):
Consiste en mantener únicamente aquello que es necesario para realizar las
tareas y en la cantidad adecuada.
Las personas que realizan las tareas en los puestos de trabajo son las
encargadas de determinar que herramientas, materiales, documentos, etc. son
realmente necesarios.
Para ello se define el criterio de que algo es necesario cuando se usa en alguna
actividad del puesto, siendo innecesario cuando no se usa, está averiado o
duplicado. Es importante a la hora de Separar centrarse en el criterio de utilidad
y no en el valor del objeto. Para ello hay que dejar claro los siguientes pasos:
Durante el proceso de Separar se habilitarán espacios o contenedores con una
serie de tarjetas de colores que servirán para identificar el lugar en el que se
deben colocar los objetos en función del destino asignado. Los beneficios que
trae consigo la aplicación de la primera S son:
 Se libera espacio en estanterías, mesas, almacenes, etc.
 Reducción de movimientos innecesarios de materiales durante la
realización de la actividad laboral.
 Mejora de la seguridad laboral al no encontrarse objetos por pasillos,
escaleras y zona de trabajo.
 Facilita la visualización y por tanto la búsqueda de elementos.
 Se evita comprar elementos ya existentes.

2.-ORDEN (SEITON):
Tras haber realizado la fase de Separar, este nuevo paso consiste en mantener
las herramientas y elementos necesarios para el trabajo en condiciones de fácil
utilización y acceso.
En este caso el criterio que se emplea para organizar los objetos es la
frecuencia de uso, de modo que los objetos que más se empleen estarán más
cerca y accesibles al trabajador, dejando los menos empleados en lugares más
alejados.
Una buena forma para conseguir una ordenación correcta es adaptar los
siguientes pasos a las características del área estudiada:
 Habilitar espacios para el almacenamiento: manteniendo el criterio de la
frecuencia de uso para ordenar, también se debe tener en cuenta que el
acceso a los objetos debe ser simple y seguro.
 Fijar un lugar para cada objeto: tras conocer la frecuencia de uso de
cada objeto, se fija el lugar en el que debe estar. También se tendrá en
cuenta su forma, peso y ergonomía.
 Identificación de los lugares de almacenamiento: ya sean etiquetas para
muebles, estanterías, tableros de herramientas o zonas delimitadas en
el suelo, la finalidad de esto es que la ubicación de cada objeto esté
clara. Identificación de los objetos: cada objeto llevará una identificación
que lo asociará a un lugar de almacenamiento. Esto permitirá que a
simple vista se puede comprobar si un objeto está colocado en el lugar
adecuado.
 Hacer un manual de almacenamiento: servirá de guía para todas las
personas que trabajen en el área. En este manual se recogerá toda la
información sobre los objetos y el lugar de almacenamiento el que han
sido asociados. De este modo cualquier persona podrá encontrar los
objetos sin tener que perder tiempo en buscarlos.
  Mantener siempre el orden: todas las personas que integran el grupo de
trabajo deben mantener en buenas condiciones de uso el área, tratando
en grupo cualquier problema de desorden que se pueda dar.

Las ventajas que se consiguen con esta segunda S son:

 Se reducen las pérdidas de tiempo debidas a la búsqueda de objetos
por los almacenes, eliminando tiempos improductivos.
 Reducción de los tiempos de preparación de máquinas.
 Permite detectar rápidamente la ausencia o defecto de algún ítem.

3.-LIMPIEZA(SEISON)
Consiste en mantener en óptimas condiciones de uso las máquinas,
herramientas, documentos, mesas de trabajo, estanterías, suelos, paredes, etc.
Va más allá de la limpieza en sí, y se adentra en la prevención de la generación
de suciedad y residuos.
Al igual que en las dos fases anteriores, participarán todos los miembros del
grupo de trabajo, para identificar las fuentes generadores de esta suciedad que
pueden repercutir en la calidad, la producción y la seguridad.
Se debe asumir cierta generación de suciedad (como en este caso que tratamos
con un taller de mecanizado), pero al terminar la jornada laboral cada trabajador
debe dejar despejado y limpio su puesto de trabajo.
Habrá que identificar las fuentes de suciedad, los lugares de difícil acceso para
la recogida de desperdicios, los arreglos temporales que minimizan la suciedad
y los materiales defectuosos que se almacenan por distintas partes del lugar de
trabajo, para estudiar el origen de su causa y ver la manera de eliminarlos.
Para eliminar la generación de suciedad se debe estudiar cada caso en
particular y resolver las situaciones que se den en cada trabajo, puesto que no
se genera la misma suciedad en un taller mecánico que en un hospital.
Con la aplicación de la tercera “S” se obtienen los siguientes beneficios:
 Mejora el ambiente de trabajo y la imagen que se llevan las visitas de la
fábrica.
 Se reduce la posibilidad de accidentes.
 Mejora la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
 4.-CONTROL VISUAL (SEIKETZU):
Las tres acciones llevadas a cabo anteriormente no podrían mantenerse en el
tiempo sin la adopción de unas normas y una estandarización. De esta manera
los trabajadores comienzan a ver que hay una nueva forma de hacer las cosas.
Con los pasos anteriores, los trabajadores ya han ido viendo la nueva forma de
trabajar, en la que pasan de ser sólo “mano de obra” a “cerebro de obra”,
rompiendo el pensamiento de que están para trabajar y no para pensar. Al
Separar, Ordenar y Limpiar, han comprobado que tienen la capacidad de asumir
nuevos objetivos y obtener unos logros.
Con el tiempo, conforme se van dando cuenta de que la nueva forma de trabajar
es más beneficiosa que la anterior, irán reemplazando comportamientos
anticuados.
Irá aumentando su creatividad, alcanzando el estado de mejora continua, en el
que el grupo es la fuente de ideas y acciones enfocadas a seguir mejorando.
Para conseguir una estandarización en las acciones realizadas en el área, es
necesario un control visual.
De esta forma se dará a conocer las normas estandarizadas a los miembros del
área y de toda de la empresa que entren en esa área. Con los indicadores de
control visual se consigue:

 Mayor autonomía del trabajador: las personas están ya capacitadas para

trabajar con mayor autonomía y corregir desvíos en los estándares fijados.
 Compartir información: se trata de la información requerida para el buen
funcionamiento del área como niveles de funcionamiento de las máquinas,
stock de herramientas y materiales, calidad, seguridad, accesorios, etc.
 Eliminar desperdicios: reducir o erradicar todos los elementos que no aportan
valor añadido al producto o servicio, y no sólo desperdicios de material sino
también de tiempo.

La implementación del control visual es sencilla y de bajo coste para la empresa.

Los medios que se usan son:
 Carteles: se emplean para la clasificación de elementos, máquinas, explicación
de normas, calidad, situaciones de peligro, etc.
 Paneles 5S: se emplean para transmitir información sobre 5S en el área, de
modo que cualquier medida adoptada o logro conseguido, esté visible para todos
los miembros del grupo de trabajo.
 Alarmas en máquinas: consiste en implementar un sistema de alarmas en las
máquinas de modo que cualquier anomalía en su funcionamiento sea fácil de
reconocer y solucionar.
5.-DISCIPLINA Y HÁBITO (SHITZUKE)
Esta última “S” es posiblemente la más importante, ya que es el paso que va a
permitir que las medidas adoptadas perduren en el tiempo. Se consiguen
afianzar los nuevos hábitos de trabajo y actuar con disciplina para que no se
vuelva a la situación previa a la implantación de las 5S.
Por Autodisciplina se entiende que es el propio trabajador el que se va a encargar
de mantener los logros obtenidos con la implantación, sin tener la necesidad de
que haya nadie controlando su trabajo. Esto se consigue involucrando al
trabajador desde el comienzo del proceso en la toma de decisiones y llegando a
acuerdos de compromiso en su conducta. Para ello se dejará claro desde el
primer momento que éste es el último paso del proceso y que no consiste en
trabajar más, sino en trabajar mejor.
En este punto el factor grupal juega un papel muy importante. Como conjunto de
personas que contraen una relación formal en el trabajo, se crea una
homogeneidad o armonía entre los miembros del grupo. De este modo los
miembros del grupo tienden a elevar el rendimiento de los componentes más
débiles, si existe una fuerte cohesión en el grupo, y también “frenan” a los
miembros que sobresalen.
La Autodisciplina se practica si se cumplen los siguientes puntos:
 Enviar los desperdicios materiales a sus lugares correspondientes.
 Devolver herramientas y equipos a sus lugares después de ser usados.
 Mantener limpias las áreas comunes y de trabajo.
 Explicar y hacer cumplir las normas a las personas que trabajen en el área
sean o no miembros del grupo de trabajo.
 Cumplir las normas de trabajo de otras áreas.
 Tratar en grupo los problemas de incumplimiento de las normas
acordadas entre todos.
Para comprobar que se está manteniendo el buen comportamiento de las
personas integrantes del grupo, se realizan las Auditorías 5S. Se tratan de
revisiones periódicas del área que verifican el cumplimiento de cada una de las
“S”. Con éstas también se consiguen que no decaiga la intensidad en las
acciones con el tiempo y que las personas no se rindan en la búsqueda de la
mejora continua.

Para la Auditoría 5S se empleará una lista de chequeo y se revisarán una serie

de indicadores establecidos de modo que las comprobaciones se hagan de
manera metódica y ordenada. Estas auditorías se harán en principio de manera
semanal, pasando a ser mensuales conforme se vaya comprobando el buen
funcionamiento del área.

BENEFICIOS :

Aportan diversos beneficios. Vamos a señalar tres:

- La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Permite involucrar
a los trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de
trabajo. Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportaciones y
conocimiento. LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.

- Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una

MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:
 Menos productos defectuosos.
 Menos averías.
 Menor nivel de existencias o inventarios.
 Menos accidentes.
 Menos movimientos y traslados inútiles.
 Menor tiempo para el cambio de herramientas

- Mediante la Organización, el Orden y la Limpieza logramos un MEJOR LUGAR

DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:
 Más espacio.
 Orgullo del lugar en el que se trabaja.
 Mejor imagen ante nuestros clientes.
 Mayor cooperación y trabajo en equipo.
 Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
 Mayor conocimiento del puesto.

Modelo de Werther y Davis

Origen:
Dentro del auge sin precedentes que se ha venido presentando a medida que
transcurre el tiempo a nivel de la gestión de personal dentro de las
organizaciones, la literatura sobre el tema es bastante amplia y abarcadora;
varios autores hacen referencia a este término. Uno de los casos puntuales
corresponde a (Werther & Davis, 1992 y French, 1993) quienes le dan el nombre
de administración de personal de administración de recursos humanos.

El modelo de Werther y Davis planteado en 1991, habla sobre la administración

de personal como un sistema de varias actividades interdependientes, en donde
todas influyen e intervienen unas con otras. Se habla de un gran sistema,
conformado a su vez por subsistemas que deben mantener una sinergia propia
para lograr el objetivo esperado.

Objetivos:
En el libro “Administración de personas y recursos humanos” de Werther y Davis
se señalan cuatro tipos de objetivos para el departamento de recursos humanos:

1. Objetivos corporativos

Del depto. de recursos humanos obedecen al hecho fundamental que toda

organización busca la productividad y la administración de RR.HH. tiene
como labor contribuir al éxito de la empresa. Este depto. no es un fin en
si mismo, sino ayuda y contribuye la los gerentes y supervisores en sus labores.
2. Objetivos funcionales

Se refiere a que el depto. de recursos humanos debe adecuarse a los cambios

de las organizaciones, por ejemplo el aumento de personal, o el de trabajo.
3. Objetivos sociales

“El departamento de recursos humanos debe responder ética y socialmente a

los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las
tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la
organización.”
4. Objetivos personales

El departamento de RRHH debe tener en cuenta que cada una de las personas
que trabajan para la organización, tiene aspiración y metas. El depto. debe ser
consiente que una de sus funciones es apoyar o ayudar a las personas con sus
metas, de lo contrario, se reflejara en los niveles de producción.
Werther y Davis Además establecen que, para lograr estos objetivos, se deben
realizar las siguientes actividades:

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN OBJETIVOS SOCIALES

1. Cumplir con las obligaciones legales
Objetivos Corporativos 2. Proporcionar prestaciones
3. Relaciones entre sindicato y empresa
1. Planeación de recursos humanos
2. Relaciones con los empleados
3. Selección
Objetivos Funcionales 4. Capacitación y desarrollo
5. Evaluación
6. Ubicación
7. Retroalimentación
1. Evaluación
Objetivos Personales 2. ubicación
3. Retroalimentación
1. Capacitación y desarrollo
2. Evaluación
Actividades 3. Ubicación
4. Compensación
5. Retroalimentación

MARCO TEÓRICO

El modelo de Werther y Davis nos dice que cuando variadas actividades se unen,
forman un sistema, y un sistema se conforma de distintas partes que se
relacionan e interactúan entre si, los cuales tiene limites claros, por tanto,
podemos decir que una empresa es un sistema, ya que, esta compuesta por
 departamentos y áreas, (como muestra la figura 1), es decir que cada actividad
realizada por una organización es un subsistema, los cuales se encuentra
directamente relacionados y son influenciados por el resto de la organización y
también por el entorno que los rodea. Un modelo de sistema, define la actividad
de recursos humanos a partir del requerimiento de insumos, transformarlos y
convertirlos en productos, por tanto, que para controlar si las actividades se
realizaron de manera adecuada, se evalúa el producto, con el propósito de
determinar si el producto esta adecuado con los requerimientos o no, esto genera
una retroalimentación.

METODOLOGÍA

1.-Tomar acciones que proporcionen una adecuada Fuerza Laboral y también

mantenerla.

2. Realizar la planeación de los recursos humanos a medida que la organización

crece y se va desarrollando se realizan acciones para establecer cuáles son las
necesidades futuras de la organización.

3 Reclutar al personal para ocupar los nuevos puestos según las necesidades
de la empresa.

4.-Seleccionar a los mejores talentos para la organización.

5.-Inducir y capacitar al personal seleccionado para que su desempeño sea el

esperado.

6.- Ubicar al personal ya sea reduciéndolo de puesto, trasladar a otra área o

incluso el término o separación de la persona con la empresa.

7.- Evaluar el desempeño de cada empleado, un desempeño deficiente, pude

significar que todas las anteriores actividades, deben ser revidadas o la
existencia de problemas en las relaciones del personal.

8.-Compensar a los empleados en forma de sueldos o salarios, prestaciones,

pólizas, etc.

ELEMENTOS:

I. Fundamentos y desafíos:
El principal desafío consiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su
efectividad y su eficiencia. Otros desafíos se organizan en el entorno en que operan
las organizaciones, la economía, las alternativas de mercado y las disposiciones
oficiales, entre otras. Los desafíos pueden surgir también del interior de las
organizaciones.
II. Planeación y selección:
Constituye el núcleo de la GRH y requiere de una base de datos adecuada sobre
cada puesto y las necesidades futuras de RH que permitan el reclutamiento y
selección de los empleados necesarios.

III. Desarrollo y evaluación:

Una vez contratados los nuevos empleados reciben orientación sobre las políticas
y los procedimientos de la empresa. Se les asignan los puestos que les
corresponden, reciben la capacitación necesaria para ser productivos. Además, se
llevan a cabo evaluaciones formales del desempeño periódicamente.
IV. Compensaciones:
Es un elemento vital para mantener y motivar a la fuerza de trabajo. Los empleados
deben recibir un salario justo y ser protegidos de riesgos de todo tipo, incluyendo
en ese campo la prevención de accidentes y enfermedades profesionales.
V. Servicios al personal:
Deben brindarse a los empleados prestaciones y condiciones laborales adecuadas,
así como asesoría para enfrentar problemas y tensiones que se originen en el
trabajo. Los sistemas de comunicación también contribuyen a la motivación de los
empleados.
VI. Relaciones con el sindicato:
Existe una estrecha relación de todas las actividades de la GRH con las actividades
sindicales, por lo que es necesario tenerlo presente a la hora de gestionar los RH.
VII. Perspectiva general de la administración de personal:
El departamento responsable de la GRH necesita recibir retroalimentación sobre su
desempeño. Por esta razón, se someten a verificaciones y comprobaciones, y
realizan investigaciones para identificar métodos más efectivos de servir a su
organización.