BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Microsoft Access (Microsoft Office Access) adalah sebuah program
aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan
dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari
beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data
Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang
intuitif sehingga memudahkan pengguna. Sampai saat ini Microsoft Acces
mempunyai beberapa versi dan yang paling sering digunakan adalah Microsoft
Acces 2007. Namun semakin berjalannya waktu Microsoft Acces berkembang
sampai versi Microsoft Acces 2016. Microsoft Access dapat menggunakan data
yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine,
Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang
mendukung standar ODBC.
Microsoft Access banyak digunakan oleh bisnis-bisnis kecil dan
menengah, di dalam organisasi, perusahaan maupun para programmer yang
membuat sebuah system untuk memanipulasi data. Access juga dapat digunakan
sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam
server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan
menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).

1
1.2 Tujuan Makalah
Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Mata Kuliah
Aplikasi Basis Data semester 2 AMIK BSI Purwokerto.
Selain itu, kami berharap di buatnya makalah ini bukan hanya untuk tugas
yang di berikan semata, akan tetapi bisa membantu semua orang dalam hal
mempelajari ilmu pengetahuan Aplikasi Basis Data yang khususnya pembuatan
basis data menggunakan Mc. Acces. Bukan hanya mampu mempelajari namun
bisa mengembangkan kemampuan yang dimiliki oleh semua orang untuk menjadi
Programmer yang handal khususnya dalam pembuatan Basis Data.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Konsep Dasar Ms. Acces dan Database

2.1.1 Pengertian Ms. Acces
Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi basis data
dengan model relasional. Dengan Ms. Access, kita dapat mengolah
berbagai jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan
tampilan yang lebih menarik.

2.1.2 Pengertian Database/Basis Data

Basis Data adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional
lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan
simpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dengan
menggunakan computer sehingga mampu menyediakan informasi yang
diperlukan pemakainya. Basis Data/Database digunakan suatu tempat yang
digunakan untuk menampung beberapa objek Tabel, Query, Form, Report,
dan lainnya. Contoh Program database yaitu database untuk toko alat tulis,
laundry, perpustakaan, penjualan berbagai produk, toko elektronik, dan
lain-lain.
Prinsip utama Basis Data adalah pengaturan data atau arsip.
Sedangkan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam
pengambilan data atau arsip. Sistem Basis Data merupakan perpaduan
antara Basis Data dan Sistem Manajemen Basis Data (DBMS). DBMS
(Database Management System) adalah software yang menangani semua
akses ke basis data. Contoh dari DBMS yaitu Microsoft Access, MySQL,
Oracle, Server 2000, Interbase, Paradox, dan Lain-Lain.

3
2.2 Langkah dan Listing Program
Dalam makalah ini, kami selaku penyusun membuat sebuah database yang
mempunyai tema “LAUNDRY”. Berikut adalah langkah-langkah beserta listing
program dari masing-masing bagian database yang kami buat.

2.2.1 Membuat ERD (Entity Relational Diagram)

1. Identifikasi Entitas .

No Nama Calon Entitas

1 Barang
2 Customer
3 Transaksi
4 Detail
2. Menentukan Atribut Key.

Kd_brg tb_barang

Kd_custom tb_customer

no_trans tb_transaksi

3. Identifikasi Relasi.

No Nama Calon Relasi

1 Melakukan
2 Mempunyai

4
4. Membuat Design Perkiraan.
5. Menentukan Kardinalitas.

kd_custom

tb_customer

kd_custom

melakukan kd_brg

no_trans
M

tb_transaksi tb_barang

M N

no_trans mempunyai

no_trans kd_brg

5
 6. Melengkapi Design Atribut.

nm_custom
kd_custom alamat
telepon

tb_customer

1 kd_custom
no_trans

no_trans melakukan kd_brg

no_trans jumbel
M
M
tb_transaksi tb_detail

N no_trans

no_trans tgl_trans
tb_barang

kd_brg harga

jumbel

6
2.2.2 Membuat Logical Relational Structure (LRS)

tb_customer tb_transaksi
kd_custom no_trans
nm_custom tgl_trans
alamat kd_custom
telepon

tb_barang tb_detail
kd_brg no_trans
nm_brg kd_brg
harga jumbel

2.2.3 Membuat Database

1. Buka Program Microsoft Acces.
2. Klik pilihan Blank Database atau klik tab File  New dan pilih Blank
Database untuk membuat database baru.
3. Pada bagian File Name ketik nama file database yaitu Database
Laundry.
4. Pilih lokasi penyimpanan dengan menekan tombol Browser.

7
 5. Kemudian, klik Create sehingga akan menampilkan jendela database
dan jendela tabel.

2.2.4 Membuat Tabel

1. Pilih tab Create pada grup tables, kemudian klik icon Table Design
sehingga akan tampil jendela design tabel.

2. Ketik nama field pada Field Name.

8
3. Tentukan tipe data pada Data type , kemudian isi description jika
diperlukan.

4. Aktifkan field kd_customer, kemudian klik tombol Primary Key untuk

menjadikan field tersebut menjadi sebuah primary dalam sebuah table.

5. Klik tombol Save pada “Quick Acces Toolbar” untuk menyimpan

tabel.

6. Lalu ketikkan nama tabel pada Table Name dan beri nama tb_barang.

9
7. Kemudian untuk pengisian tabel, klik icon View, lalu isilah sebanyak 6
record untuk tabel barang.

8. Kemudian, buatlah tb_customer, tb_detail, dan tb_transaksi, dengan

cara yang sama. Dengan ketentuan:
a. tb_customer

Field Name Data Type Field Size Keterangan

kd_custom Short text 10 Kode Customer
nm_custom Short text 50 Nama Customer
alamat Short text 50 Alamat
telepon Short text 15 No Telepon
Isilah tabel dengan data dibawah ini:

10
b. tb_detail

Field Name Data Type Field Size Keterangan

no_trans Short text 225 Combo Box: tb_transaksi
kd_brg Short text 225 combo Box: tb_barang
jumbel Number
Isilah tabel dengan data dibawah ini:

c. tb_transaksi

Field Name Data Type Field Size Keterangan

no_trans Short text 225
tgl_trans Date/time 225
kd_custom Short text Combo Box: tb_customer
Isilah dengan data dibawah ini:

11
2.2.5 Merelasikan Tabel
1. Pada jendela database aktif, klik tombol Relationship pada tab
Database Tools group Relations, sehingga akan tampil jendela
Relationship.
2. Pilih semua tabel yang akan direlasikan dengan mengeblok semua
tabel, lalu klik Add, kemudian klik tombol Close untuk menutup kotak
dialog Show Table.

3. Kemudian buatlah link antara tabel-tabel tersebut berdasarkan field

kunci relasi pada masing-masing tabel. Sebgai contoh, antara kd_brg
dalam tb_barang dan kd_brg dalam tb_detail dapat direlasikan dengan
cara field kunci kd_brg (tb_barang) di drag ke kd_brg(tb_detail).
4. Kemudian akan tampil kotak dialog Edit Relationship . Ceklist ketiga
Check box yang terdiri dari Enforece Referential Integrity, Cascade
Update Related Fields, dan Cascade Delete Related Records, lalu klik
tombol Create.

12
 5. Selanjutnya dengan cara yang sama buatlah relasi pada tabel-tabel
yang lain. Dan hasilnya sebagai berikut:

2.2.6 Membuat Query Tabel

1. Pilih tab Create, klik tombol Query Design sehingga akan tampil
jendela Query dan kotak dialog Show Table.
2. Jika Query dan Show table sudah tampil, pilih tab table lalu blok
semua pilihan tb_brg, tb_customer, tb_detail dan tb transaksi lalu klik
Add
3. Lalu klik tombol Close untuk menutup jendela.
4. Pilih masing” field yang akan digunakan lalu beri tanda cek mark,
seperti gambar dibawah ini:

5. Klik view => simpan dengan nama Query jual

13
 6. Tambahkan field berupa rumus(ekspresi) dengan langkah berikut:
a. Klik kanan pada sebelah field jumbel yang kosong. Pilih Build lalu
isikan rumus pada kolom builder dengan rumus:
subtotal:[harga]*[jumbel] klik ok.
b. Jika ada yang formatnya dollar lalu klik kanan dalam kolom yang
sama , pilih properties, cari format => standard.

2.2.7 Membuat Form Query

1. Pilih tab Create, pada group form pilih Form Wizard.
2. Pada kolom Tables/Query, pilih tabel yang akan dibuat form. Tabel
yang harus dibuat form adalah tabel barang, tabel customer dan tabel
transaksi.
3. Lalu akan muncul daftar field yang ada pada tabel tersebut di kolom
available field.
4. Gunakan tanda > untuk memilih field yang akan digunakan (satu
persatu).
5. Gunakan tanda >> untuk memilih semua field.
6. Kemudian, klik Next, pada pemilihan layout untuk form pilih
Columnar  Klik Next.

14
7. Untuk judul disesuaikan dengan form yang akan dibuat, jika sudah
diberi judul  Klik Next.

15
2.2.8 Membuat Form dan Subform
1. Pilih tab Create, pada group form pilih Form Wizard
2. Pada kolom Tables/Query, pilih tb_transaksi  pindahkan semua
field.
3. Kemudian kembali ke kolom Tables/Query, pilih queryjual 
pindahkan semua field kecuali no_trans.

4. Klik Next.
5. Pada View Data pilih by tb_transaksi  Klik Next.

16
 6. Pada pemilihan Layout untuk form, pilihlah jenis Datasheet  Klik
Next.
7. Beri nama form transaksi layanan dan subform transaksi  Klik
Finish.

2.2.9 Menambahkan Text Box Pada Form

1. Buka form transaksi, pilih Design View.

2. Tambahkan Text Box pada tab design ke dalam design subform.

3. Lalu pada bagian Property Sheet, pilih Label12  Klik All isi caption
dengan “Total Bayar”.
4. Kemudian klik View sehingga akan muncul tampilan Form Transaksi
Layanan yang siap digunakan.

17
2.2.10 Membuat Navigasi beserta Message Box
1. Masuk ke Design View

2. Pilih Button di tab Design, sehingga akan muncul Command

Button Wizard.
3. Pilih jenis Button
-Record Navigation : navigasi record
Exp: next, previous, go to last, go to first
-Record Operation : mengolah data record
Exp: save, delete, add new
-Form Operation: melakukan operasi pada form
Exp: open, close, print
4. Pilih tampilan Button berupa Picture sehingga akan menghasilkan
navigasi berupa gambar.

18
5. Tuliskan nama command Button atau abaikan, Karena jika
menggunakan Picture tidak berpengaruh  Klik Finish.

6. Ulangi pembuatan Button pada setiap form.

7. Setelah semua Button telah selesai, kemudian klik kanan pada salah
satu Button untuk memberikan Message Box dengan cara pilih Build
Event, sehingga akan tampil Macro Builder yang sudah ada pada
tombol yang bersangkutan, untuk menambahakan pesan/message box
pada pilihan pilih Message dan isikan data berikut:

19
2.2.11 Membuat Laporan Barang dan Customer
1. Pilih tab Create, pada group Reports klik Report Wizard sehingga akan
menampilkan kotak dialog Report Wizard.
2. Pada Tables/Query pilih tb_brg (Tabel barang), kemudian klik >>
untuk memilih semua field yang akan digunakan dalam laporan 
Klik Next.

3. Pilih field kunci untuk mengelompokan laporan  Klik Next.

20
4. Kemudian tentukan field kunci untuk pengurutan data dengan klik
tombol drop down pada nomor 1 dan field kd_brg  Klik Ascending
 Klik Next.

5. Pilihlah layout untuk tampilan dari laporan dengan memilih Tabular

dan pada bagian orientation pilih Potrait  Klik Next.
6. Beri judul laporan dengan nama Laporan Barang  Klik Finish.

7. Pilih jendela design, kemudian atur tampilan laporan dengan

mengaktifkan Design View kemudian atur dengan tab Format.

21
8. Jika sudah sesuai keinginan  Klik Report View untuk melihat hasil
tampilan laporan.

9. Lakukan cara yang sama untuk membuat Laporan Data Customer

sehingga tampilan akhirnya akan menghasilkan tampilan seperti
dibawah ini:

22
2.2.12 Membuat Laporan Transaksi Layanan
1. Pilih tab Create, pada group Reports klik Report Wizard sehingga akan
menampilkan kotak dialog Report Wizard.
2. Pada Tables/Query pilih tb_customer (Tabel Customer) dan queryjual
semua field  Klik Next.
3. Pilih field kunci untuk mengelompokan laporan  Klik Ascending 
Klik Next.
4. Pilih tampilan layout dengan menggunakan Tabular dan pilih
orientation dengan menggunakan Potrait  Klik Next.
5. Berilah judul dengan judul Laporan Transaksi Layanan  Klik Finish.
6. Lalu edit tampilan laporan jika perlu, dengan menggunakan tab
Format.
7. Jika sudah selesai mengedit tampilan sesuai dengan yang diinginkan,
 Klik View untuk melihat tampilan Laporan Transaksi Layanan
seperti dibawah ini:

23
2.2.13 Membuat Form Utama
Form Utama merupakan form yang pertama kali dijalankan dan
berisi tombol-tombol yang berhubungan dengan form-form dan laporan
yang lainnya. Berikut adalah langkah-langkah membuat form utama:
1. Aktifkan Design View pada group View di tab Home.
2. Kemudian pada Form Design Tools pilih tab Design. Pilih Option
Group, lalu drag ke bawah dan letakan dalam jendela Form Design
Tools.
3. Klik Frame. Pada bagian Property Sheet pilih label1  pilih Format
 isi caption: FORMAT MASTER.
4. Lalu kembali klik tab Design, kemudian buatlah Button dan letakan
didalam Option Group dari FORMAT MASTER  isi caption :
MASTER CUSTOMER.
5. Ulangi langkah ke-3 dan ke-4 untuk membuat Button yang captionnya
berisi MASTER BARANG.
6. Kemudian kembali ke Form Design Tools pilih tab Design. Pilih
Option Group, lalu drag ke bawah dan letakan dalam jendela Form
Design Tools.
7. Selanjutnya klik Frame. Pada bagian Property Sheet pilih label5 
pilih Format  isi caption: FORM TRANSAKSI.
8. Lalu kembali klik tab Design, kemudian buatlah Button dan letakan
didalam Option Group dari FORM TRANSAKSI  isi caption :
TRANSAKSI LAYANAN.
9. Ulangi langkah ke-6, kemudian lakukan langkah ke-7 pilih Label9
dengan caption LAPORAN.
10. Kemudian buatlah Button didalam Option Group dari LAPORAN 
isi caption: LAPORAN CUSTOMER.
11. Ulangi lagi dengan Button yang diisi caption LAPORAN
TRANSAKSI.

24
12. Jika sudah selesai, edit sesuai dengan keinginan  Klik tab Format 
Klik View untuk melihat form yang sudah jadi, seperti tampilan
dibawah ini:

25
2.3 Penjelasan Program
2.3.1 Entity Relational Diagram dan Logical Relational Structure
Entity Relational Diagram merupakan pemodelan basis data
dengan menggunakan diagram relasi antar entitas, dapat dilakukan dengan
menggunakan suatu pemodelan basis data. Simbol/Notasi yang digunakan
dalam program kami:
1. Atribut
Notasi yang menjelaskan karakteristik suatu
entitas dan juga relasinya. Atribut dapat di-
jadikan sebagai key yang bersifat unik
Primary Key.
2. Entitas

Notasi yang mewakili suatu objek dengan karakteristik sama yang

dilengkapi oleh atribut, sehingga pada suatu lingkungan nyata setiap
objek akan berbeda dengan objek lainnya.

3. Relasi
Notasi yang digunakan untuk menghubung-
kan beberapa entitas berdasarkan fakta pada
suatu lingkungan.

4. Garis Penghubung

Notasi untuk merangkai keterkaitan antara

notasi-notasi yang digunakan seperti
Entitas, Relasi dan Atribut.

26
 Logical Relational Structure merupakan representasi dari struktur
record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar
himpunan entitas. Dalam program kami untuk menentukan Kardinalitas,
Jumlah Tabel dan Foreign Key kami menggunakan One to Many: Relasi
1:M (Satu ke banyak) yang membentuk 2 tabel. Namun masih ada relasi
cara lainnya, seperti Many to Many : Relasi M:N (Banyak ke banyak) akan
membentuk 3 tabel dan One to One: Relasi 1:1(Satu ke satu) yang
membentuk 2 tabel.

2.3.2 Objek Yang Terdapat Dalam Program

1. Tabel yaitu tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan
mempunyai suatu tema tertentu. Terdiri dari Field dan Record yang
keduanya ditempatkan pada bagian kolom dan baris. Contoh tabel
dalam program kami: Tabel Barang (tb_brg), Tabel Customer
(tb_customer), Tabel Detail(tb_detail), dan Tabel
Transaksi(tb_transaksi).
2. Query merupakan objek database yang digunakan untuk menyunting
dan menganalisa data. Selain itu query juga digunakan untuk
menginput data berupa rumus. Contoh: Querylayanan.
3. Form yaitu objek yang digunakan untuk menginput, menyunting data
dan menambah kontrol-kontrol. Contoh: Form Barang, Form
Customer, Form Transaksi Layanan, Form Transaksi, Form Utama,
serta Subform Transaksi.
4. Report yaitu hasil akhir dari pengolahan data yang dapat ditampilkan
dalam layar maupun dalam bentuk cetakan dengan diedit sesuai
dengan kebutuhan dan juga dapat dimodifikasi. Contoh: Laporan
Barang, Laporan Data Customer, dan Laporan Transaksi Layanan.

27
2.3.3 Tab Yang Sering Digunakan Dalam Program
1. File: menu yang terdiri dari beberapa tombol seperti New untuk
membuat database baru, Open untuk membuka database atau database
lain, Save untuk menyimpan database, Print untuk mencetak atau
melihat database sebelum dicetak, dan Close untuk menutup database.
2. Home: dalam tab ini yang sering digunakan yaitu group View. Group
View terdiri dari beberapa pilihan yaitu:
 Design View untuk menampilkan design tabel dan query.
 Datasheet View untuk menampilkan tabel dan query yang
sudah di isi data.
 Form View untuk melihat dan menjalankan program yang
telah dibuat.
 Layout View untuk mengedit atau mengubah tampilan
form dan laporan/report.
 Report View untuk melihat laporan yang sudah jadi.
3. Create: artinya membuat atau membangun. Jadi tab ini berhubungan
dengan kegunaannya untuk membuat atau mengedit database. Pada tab
create yang digunakan dalam program kami antara lain :
 Table Design digunakan untuk mengisi data pada tabel.
 Query Design untuk merelasikan beberapa tabel sehingga
berubah atau menghasilkan query.
 Report Wizard digunakan untuk menghasilkan laporan
yang diinginkan. Seperti Laporan Barang, Customer dan
Transaksi Layanan.

2.3.4 Tabel Dan Field Yang Ada Dalam Program

1. Table : Nama tabel dari field yang ditampilkan. Contoh: Tabel Barang,
Tabel Customer, Tabel Transaksi, dan Tabel Detail.
2. Field : Nama field yang ingin ditampilkan. Contoh: kd_brg, nm_brg,
harga, no_trans, jumbel, tgl_trans, kd_custom, nm_custom, alamat,
dan telepon.

28
2.3.5 Kegunaan Dari Setiap Laporan
1. Laporan Barang: untuk melihat data berupa daftar jenis layanan
laundry dan tarif laundry.
2. Laporan Data Customer: untuk melihat data berupa daftar pelanggan
atau customer yang menggunakan layanan laundry.
3. Laporan Transaksi Layanan: untuk menunjukan jumlah transaksi
layanan laundry dalam jangka waktu sehari. Dalam laporan transaksi
layanan ini, laporan menampilkan nama pelanggan, tanggal, kode
pelanggan, kode barang dan tarif atau harga.

29
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
1. Tabel dalam database tidak boleh mengandung record (data) ganda, atau
dengan kata lain tidak boleh ada redudancy data. Jika terdapat data yang sama,
maka perlu dilihat kembali rancangan tabelnya.

2. Setiap tabel dalam database, harus memiliki field (kolom) yang unik. Field ini
disebut sebagai Primary Key.

3. Tabel harus sudah normal.

4. Besar atau ukuran database hendaknya dibuat seminimal mungkin. Hal ini
ditentukan oleh pemilihan tipe data yang tepat.

5. Merancang database hendaknya memperhatikan apakah rancangan dapat

menampung data (record) sesuai yang dibutuhkan oleh aplikasi.

3.2 Saran
1. Semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya dalam
memahami setiap langkah-langkah untuk membuat data base melalui Mc. Acces
2. Semoga makalah ini bisa menjadi sarana pembelajaran bagi pembaca.

30
 DAFTAR PUSTAKA

1. http://riskigood.blogspot.co.id/
2. http://aminsudiono21.blogspot.co.id/
3. Modul ADB D3 BSI 2016

31