Sia Sap 8 KLP 12
Sia Sap 8 KLP 12
Oleh Kelompok 12
1
A. PROSES BISNIS PROKUREMEN
Prokuremen merupakan proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremer adalah:
a) Menetukan kebutuhan
b) Memilih sumber daya
c) Permintaan untuk quotation
d) Memilih pemasok
e) Menerbitkan pesanan pembelian
f) Penerimaan barang
g) Verifikasi faktur
h) Pembayaran kepada pemasok
Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses
sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.
SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan
cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang
diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sifat total terintegrasi sistem mampu
mengurangi kesalahan dan kecepatan proses bisnis.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara
pnline dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini juga
dapat dicetak dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada
R/3 terdiri dari:
a) Permintaan pembelian
b) Permintaan untuk quotation
c) Quotation
d) Pesanan pembelian
e) Perjanjian ringkas
f) Kontrak
g) Perjanjian penjadwalan
h) Pencatatan informasi pembelian
Dokumen-dokumen akan didiskusikan satu per satu ketika membahas prokuremen.
Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini
menentukan field yang ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran
nomer-nomer unik yang ditentukan untuk dokumen tertentu. R/3 dapat menyalin semua
2
informasi yang relevan dari dokumen yang ada sehingga proses pembuatan dokumen
menjadi cepat dan kesalahan pun berkurang.
1. Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta
sesuatu pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara
manual. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials
requirements planning). Sistem MRP dapat melaksanakan analisis secara canggih
untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item
dan proses produksi suatu perusahaan.
Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan, secara elektronik ke
supervisor untuk disetujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa
permintaan pembelian dalam batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam
permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke orang yang tepat untuk disetujui.
2. Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber
penyedia untuk permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak
dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada R/3
memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka
permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
3. Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan
dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk
quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa
yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim
ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran
untuk suplai produk atau jasa. Permintaan untuk quotation mungkin juga dikirimkan
dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax, atau secara elektronik seperti EDI
(Electronic data interchange). Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation
adalah satu atau banyak dokumen quotation yang akan dimasukan ke dalam R/3.
Pemasok potensial memberi harga dan jangka waktu yang dimasukkan dalam
dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk memilih pemasok.
4. Memilih pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang
telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas
3
untuk permintaan. R/3 akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk
penawaran yang diterima.
Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3
menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi
dalam proses bisnis prokuremen.
5. Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi
barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi
dokumen yang ada. Pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti
fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI.
Merupakan hal yang biasa bagi perusahaan untu melakukan konfigurasi sistem
untuk menerbitkan pesanan pembelian secara otomatis untuk permintaan pembeliaan
yang sesuai dengan kriteria.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar
diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak
diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk
memproduksi produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian
subkontrak menentukan produk akhir dan juga suku cadang yang harus diperoleh
pemasok. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang yang ditangani
dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga diterbitkan ketiga barang atau jasa
akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi
persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang antarpabrik di dalam
perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang
dengan pemasok. Ada dua tipe perjanjian ringkas: kontrak dan perjanjian
penjadwalan (scheduling agreement). Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana
pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu. Perjanjian
penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item. Perjanjian
penjadwalan mempunyai item baris. Penjadwalan pengiriman terus-menerus dibuat
untuk setiap perjanjian penjadwalan item baris, yakni dengan membuat nomer
penjadwalan waktu individual yang dikirimkan ke pemasok dalam dokumen
penerbitan perjanjian penjadwalan.
4
6. Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang
disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen
penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa
memerhatikan sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item
dikirim dari sumber in-house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan
sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain.
Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau
tidak diterima pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku
cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor
pengiriman dan pelaporan ketika pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai. Ini
dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran untuk barang hanya terjadi jika
barang telah diterima.
Setelah barang yang diterima diposting, R/3 membuat dokumen persediaan
yang mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga akan dibuat
dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.
7. Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang
dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisni ini dikenal dengan nama
verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi.
R/3 memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab
terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Verifikasi faktur menghubungkan
manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi
keuangan dan pengendalian.
Nomer pesanan pembelian dimasukkan bersama-sama dengan rincian faktur
yang lain. R/3 menyalin informasi dari dokumen pesanan pembelian ke dalam
dokumen verifikasi faktur. R/3 juga harus memasukkan jumlah yang ada di faktur
dan kuantitas barang atau jasa yang sesugguhnya difakturkan.
Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.
Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten
dan yang dikirimkan adalah jumlah yang benar. Sebagai hasil posting dari faktur,
pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk
mengindikasikan transaksi buku besar.
5
8. Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat
sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam
pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang
dagang dalam akuntansi keuangan.
9. Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan
struktur organisasi dari proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode..
Kode perusahaan mengidentifikasi unit akuntansi yang memiliki neraca saldo dan
laporan rugi laba. Kode pabrik mengidentifikasikan lokasi yang terpisah, misal
pabrik atau gudang. Kode lokasi penyimpanan mengidentifikasi daerah dimana
barang disimpan. Kode organisasi pembelian mengidentifikasi tanggung jawab unit
untuk negoisasi pembelian untuk satu atau beberapa pabrik. Dan terakhir, kode grup
pembelian, mengidentifikasi individu atau tim yang bertanggung jawab untuk
pembelian material atau kas material. Grup pembelian merupakan kontrak utama
antara perusahaan dengan pemasok.
R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek.
Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam R/3, tetapi setiap modul
hanya bisa melihat daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen
mengakses record master pemasok dan record master material.
9
diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh
tempo faktur.
Hutang dagan merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung
jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan
untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini
disiapkan. Voucher diposting ke buku besar hutang dagang. Posting ini diringkas pada
ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher
dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada
voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen
pengeluaran kas. Ayat journal dilanjutkan ke buku besar.
2. Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departeman hutang dagang. Setelah
cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda tangani dan voucher dicap dan
disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap
untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke
registrasi cek. Contoh total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan
direkonsilisasikan dengan voucher yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher
dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total dilanjutkan ke buku besar.
3. Buku Besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total
disimpan menurut tanggal.
4. Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsi
bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran
kas.
5. Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian
sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang
menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran.
Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket
voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher,
atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini
menunjukkan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai
10
dengan spesifikasi sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan penandatanganan
cek, yaitu pengendalian. Hal ini menjadi jelas dengan menggunakan aplikasi
komputer di mana cek “ditandai” cap tanda tangan dengan tingkat kecepatan sratus
cek per menit.
6. Posting Hutang Dagang
Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai
tanggal jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan
dibukukan pada saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Karena
banyak perusahaan berusaha membayar faktur-fakturnya pada tanggal jatuh tempoh
untuk memaksimalkan modal kerjanya. Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh
tempo, tidak ada pencatatan formal dari faktur yang belum dibayar karena kewajiban
akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur dibukukan pada tanggal persetujuan,
pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini adalah pada biaya
: register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau diurutkan menurut
tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran. Ada tiga file yang diperlukan
untuk mengelola informasi yang berguna :
(1) file yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh
tempo untuk pembayaran,
(2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerik, dan
(3) file pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum,
yang diurut kode pemasok.
12
(a) Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk
unit organisasi, profil Kerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses
bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti.
Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk
perubahan yang sering terjadi.
(b) Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan
event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan
field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah
database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan
data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja
merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia. Sistem
mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga
menampilkannya. Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat
untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia. Event personel
secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk
disesuaikan dalam R/3.
(c) Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf
sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Setiap karyawan
juga punya nomer personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui sistem
informasi. Kode untuk objek pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan merupakan
deskripsi yang umum. Suatu pekerjaan tidak identik dengan posisi sesungguhnya
dalam organisasi sumber daya manusia. Kode untuk objek kualifikasi adalah
“Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, seperti
tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kenampuan. Kode untuk unit
organisasi adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dari
organisasi, seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”.
Suatu posisi adalah pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap
unit organisasi terdiri dari satu atau lebih posisi. Kode untuk objek pusat biaya
adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan
biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering
dibebankan ke pusat biaya.
13
E. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN
Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara
untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai.
Karakteristik utama dari proses penggajian adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini:
1. Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi
semua potongan dari pembayaran.
2. Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan
laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pencatat waklu
bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau
laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan
waktu kerja yang diterima dari produksi.
3. Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan
data input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data
personel. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih
(pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran). Slip gaji
dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.
Tembusan register penggajian dikirimkan ke hutang dagang untuk memulai
pencatatan suatu voucher penggajian.
4. Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar
karyawan, seperti nama, alamat besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk
menyiapkan gaji. Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk
mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan
pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pensiun, perencanaan
turra jangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi
yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian
14
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
http://siadyahdanayusetia.blogspot.co.id, (diakses tanggal 25 OKTOBER 2018)
15