Curso: Técnico em Secretariado

Turma: 2º Módulo (1º semestre 2019)

Componente Curricular: Assessoramento Empresarial e de Eventos

Abordagem geral sobre reunião

De acordo com Nakane (2017), uma reunião pode ser caracterizada como o
encontro entre duas ou mais pessoas com a finalidade de desenvolver debates,
apresentações e discussões sobre tópicos específicos dentro de um tema central
abordado. O principal intuito das reuniões é a obtenção de maiores níveis de
rendimento e foco por parte de seus participantes diante de uma abordagem colocada
em pauta. Em linhas gerais, a reunião é um tipo de evento muito comum em diversas
situações, ocorrendo especialmente no contexto interno das organizações.

Aspectos básicos do planejamento e organização de reuniões

Segundo Veiga (2007), os principais aspectos relacionados ao planejamento e

realização da uma reunião são os seguintes:
 Convocação dos participantes: deve ser feita da forma mais breve possível
para que todos os indivíduos que dela forem participar possam se preparar
adequadamente. As convocações, na maioria dos casos, são realizadas
através de e-mail e telefone. Em reuniões de caráter mais formais, utiliza-se a
convocação por meio de editais;
 Pauta: representa a agenda da reunião, devendo constar o título da mesma, a
data, o horário, o local, os nomes dos participantes (em ordem alfabética ou
hierárquica), os assuntos que serão discutidos em ordem de importância e o
tempo disponibilizado para cada item;
 Lista de presença: devem constar título da reunião, data, horário, local e nome
dos participantes (em ordem alfabética ou hierárquica), com respectivo espaço
para assinatura;
 Ata: é o documento no qual fica registrado tudo o que foi discutido e acordado
pelos participantes durante a reunião. Deve ser redigida em linguagem objetiva
e simples. O responsável pela elaboração da ata deve relatar os assuntos e as
discussões propiciadas na reunião exatamente da maneira como ocorreram.