COMO ES EL VIAJE DEL CONGRESO POR FRONTERA

ACLARACIONES Y CONDICIONES IMPORTANTES:

El congreso internacional agradece su participación y espera tenga una grata experiencia.

Por favor tenga en cuenta las siguientes consideraciones.

El congreso internacional es un evento académico y no debe tomarse como un viaje turístico de

vacaciones, de ninguna forma es el objetivo y por esto contara con condiciones muy diferentes
expresadas en este documento. Está orientado para estudiantes y se debe entender que la
condición de promoción en su precio de $695.000 obliga por economía que tenga ciertas
condiciones especiales sobre todo en movilidad que el usuario aceptara en caso de viajar. En caso
de no estar de acuerdo el congreso siempre tiene la opción de inscripción plena con vuelos
internacionales que manejan condiciones totalmente diferentes en movilidad y comodidad.

El congreso debe gestionar los servicios para que el evento se desarrolle normalmente, pero en caso
de alguna falla o incumplimiento de parte de hotelería o servicios aéreos los prestadores del servicio
(aerolíneas, hoteles) serán los responsables y el congreso se exime de toda responsabilidad debido
a que solo actúa como ente intermediario e integrador de ellos y no como prestador directo del
servicio y su interés es netamente académico y de experiencia

Acompañamiento logístico: el evento cuenta con acompañamiento que será únicamente para
temas logísticos como coordinación de buses e información de salida. Para cada servicio el prestador
(hoteles y aerolíneas) tendrán su personal propio y el personal del congreso no actuará como guía
turístico en ningún caso ni estará obligado a guianza turística o ninguna situación similar en general.

Aclaraciones generales sobre logística del viaje:

 las comidas y bebidas ilimitadas incluidas son únicamente dentro de las instalaciones del
hotel, no incluye en hoteles de frontera ni en aeropuertos o tramos de espera
 todos los impuestos y gastos no estipulados serán pagados por los participantes
 es responsabilidad del participante la puntualidad en las horas de vuelos y salidas para evitar
perder el servicio, el congreso le enviara con anticipación un mensaje con las horas de vuelo para
que este informado. Caso de perder el servicio el congreso no se podrá hacer cargo.
 Si la persona incumple la ley llevando sustancias ilegales u otra situación, el congreso lo
vetará de su participación y perderá todo beneficio.
 Para el congreso es muy importante el respeto con los participantes y personal de apoyo, si
algún participante falta al respeto a otro participante o personal del evento o generando mal
ambiente, desorden o pánico podrá ser expulsado del evento y el comité se reservará el derecho
de admisión y permanencia el mismo y todos los servicios prestados.
  Si en algún momento el personal logístico del evento o algún participante se ve irrespetado
o amenazado por algún participante del evento podrá retirarse del sitio para salvaguardar su
persona y los participantes se verán por sus propios medios para continuar el servicio.
 El recibimiento y llegada se hace en la frontera, el participante deberá llegar por sus propios
medios a este sitio.

LLEGADA EL DIA ANTERIOR DEL VUELO

08:00 00 AM DEL DIA ANTERIOR AL VUELO

REPORTE DE LLEGADA: todos los participantes del congreso deben reportarse a las 8 de la mañana
del día anterior al VUELO con el comité organizador en la oficina de migración Colombia barrio la
parada de la ciudad de Cucuta. esto con motivo de poder realizar los trámites migratorios que son
lentos, el tramite migratorio varía de acuerdo a la dinámica del gobierno y entidades migratorias de
ambos paises, pero en general se demora todo el día en ello, por esto se dispone el día anterior
para hacerlo sin contratiempo (día fuera del pago del evento). También allí se realiza la respectiva
verificación de información y el registro al congreso.
En caso de llegar en un horario fuera del acordado para el evento (08:00 am), la responsabilidad de
tramites la tendrá el participante, y el resto del grupo no podrá esperar. es importante tener una
comunicación constante y seguir las instrucciones al pie de la letra para evitar contratiempo,
cualquier duda preguntar al líder del grupo

Aclaración: el tramite migratorio y cruce del puente Simón Bolívar es peatonal como único método
establecido por la ley.

El participante se hará cargo y será responsable de llevar su documentación según lo establecido

por la ley migratoria.

El participante de igual manera se hará cargo y responsable de todas sus pertenencias y objetos
personales (maletas, dinero,etc)
Si el participante no puede ingresar al país por falta de documentación o algún problema legal,
perderá su cupo y los beneficios del congreso, debido a que los servicios son declarados como “no
show” por los hoteles y aerolíneas y no hacen devolución. Debido al incumplimiento de las normas
legales migratorias.

Personal logístico de frontera: el evento cuenta con personal encargado de la logística general del
evento, entendiendo instruir tramites de migración y coordinación de buses para transporte, sin
embargo dicho personal no podrá encargarse del equipaje ni de las particularidades de cada
participante, únicamente tienen la función de coordinar el transporte y verificar que los
participantes lleguen al punto de encuentro a la hora establecida, el congreso no cuenta con la
capacidad logística de poner guías personalizados para el desarrollo del evento, por esto cada
empresa prestadora de servicio tiene su propio personal y es con este con quien deberemos recurrir
en caso de cualquier duda o reclamo sobre algún servicio en particular. De todas formas, el grupo
tendrá un líder con quien podremos hacer llegar cualquier notificación o informar de alguna
situación.
1) 10:00 AM: INSCRIPCION Y VERIFICACION DE ASISTENCIA: se verificará la llegada de los
participantes y se inscribirán al evento, se entregará el material y dará instrucciones generales.

EMPEZANDO EL PROCESO DE MIGRACION.

2) 10: 30 AM: PROCESO DE SELLADO- MIGRACIÓN: se guiará el sellado del pasaporte en la

oficina “migración Colombia” y se procederá a salir del país. (tiempo estimado 2 horas)

3) 12:00 AM PUENTE PEATONAL SIMÓN BOLÍVAR: una vez finalizado el proceso de sellado de
salida de Colombia, se debe cruzar el puente colombo-venezolano, el único paso habilitado es
PEATONAL según la ley. en el puente existen varios controles por parte de la guardia venezolana y
colombiana El trayecto es corto, sin embargo, se demora debido a los controles y todo el tiempo es
de pie.

4) 01: 00 PM PROCESO MIGRATORIO ENTRADA AL PAÍS: Posteriormente se realiza el

respectivo sellado y el registro de ingreso al país en oficina de migración Venezuela (saime), este es
uno de los procesos que suelen ser más lento. El tiempo estimado es de 4-6 horas.

5) 06: 00 PM: TRANSPORTE FRONTERA HOTELES: se deberá caminar hasta el terminal del
pueblo (4 cuadras) en donde se encuentran los busetas de transporte publico destinados a llevarlos
hacia la ciudad (el vigía\la fría) desde donde se tomará el vuelo el día siguiente. Tiempo aproximado
de viaje 4-6 horas.

6) 8: 00 PM: HOTEL CIUDAD LA FRÍA\EL VIGÍA: la organización ha destinado un hotel muy

básico para que todas las delegaciones pernocten esa noche. Y puedan descansar. Al día siguiente
se tomara vuelo, es importante asegurarse el horario de vuelo de cada quien, a veces son distintos
vuelos.
 DIA DEL VUELO Y LLEGADA A LA ISLA

SOBRE LOS VUELOS:

Los vuelos generalmente se toman con escala (maiquetia) ida y vuelta y esta escala debe durar
mínimo 6 horas como norma para evitar que el retraso de un vuelo haga perder la conexión. Esto
por disposición de las aerolíneas. Debido a que las cosas en el país son diferentes.

En el aeropuerto u otros sitios que no sean el hotel central del evento el congreso no podrá proveer
comida ni bebida a los participantes. Será por cuenta de cada quien.

La hora normal de llegada a la isla es a las 5-7 pm porque esa es la hora que los vuelos tienen las
salidas hacia la isla debido al clima y para evitar perder la escala por temas propios de aerolíneas
venezolanas.

La devuelta está programada temprano en la mañana para que se pueda llegar a tiempo a Colombia
y no generar más gastos a los participantes o perdidas de transporte.

7) 06:00 AM HOTEL- AEROPUERTO: todas las personas deben estar en recepción listas con sus
respectivos equipajes para el desplazamiento hasta el aeropuerto la hora será confirmada al
momento de llegar al hotel, es fundamental la puntualidad de cada uno de ustedes.

8) AEROPUERTO: la llegada al aeropuerto debe ser 2 o 3 horas antes del vuelo, una vez se
llegue lo primero que se realiza es el CHECK IN, para ello es fundamental que tengan en sus manos
la cédula, el pasaporte y tener claro cuál es el vuelo de cada uno.

9) VUELOS CON ESCALA: Las horas del vuelo pueden varían, lo más normal es que se retrasen
por diferentes variables entre ellas el clima. Los vuelos tendrán escala en Caracas(maiquetia) donde
tendremos que esperar algunas horas la conexión del siguiente vuelo hacia la isla.

10) PORLAMAR (ISLA MARGARITA): llegada al aeropuerto de islas Margarita, cada persona
debe reclamar su equipaje y recibir las orientaciones para arribar los buses que los llevaran hasta el
HOTEL SUNSOL ISLA CARIBE sede oficial del congreso.

11) 7: 00 PM HOTEL SUNSOL ISLA CARIBE: de manera organizada se realiza el respectivo “CHECK
IN” en el salón del hotel, donde se darán unas palabras de bienvenidas e información general y se
efectúa la asignación de habitaciones. Los participantes quedaran libres para cenar en el hotel y
disfrutar de los servicios. Tomando en cuenta que al día siguiente inicia la agenda académica.

12) INICIO AGENDA ACADEMICA: VER ITINERARIO ACADEMICO. Se realizará el evento

académico y las demás actividades previstas dentro de la isla para el Disfrutar de los participantes.
Se entregará a los participantes información de las actividades académicas y otras actividades
importantes de integración en el congreso internacional (algunas tienen costo adicional
previamente notificado) es importante que participen de estas para que puedan disfrutar de la
experiencia que se tiene preparada, ya que si bien el viaje hasta allí es largo es cuando todo se pone
bueno y vale la pena vivir el evento, disfrutando de las actividades en grupo como visitas a toda la
isla sede y fiestas de integración, todas son muy buenas y pensadas para un gran disfrute. Infórmate
sobre el paquete acceso total y obtén camiseta oficial del evento totalmente gratis.

DEVUELTA HACIA COLOMBIA

03: 00 AM: TODAS LAS DELEGACIONES deben estar listas con sus respectivos equipajes y disponibles
para salir en recepción. Es importante que recuerden que el itinerario está sujeto a modificaciones
que la aerolínea disponga. La hora puede variar, consultar la noche anterior a los líderes.

- LLEGADA AL AEROPUERTO: se tomarán los vuelos según el horario asignado el vuelo es con
escala, al llegar a la ciudad de frontera (vigia) se tomará un bus hacia la frontera devuelta. (4 horas)

- OFICINA DE MIGRACIÓN VENEZUELA: Las diferentes delegaciones realizaran el proceso de

sellado y registro para abandonar el país. (3 horas)

- CRUCE DE FRONTERA: se realiza la travesía caminando y se despedirán las delegaciones en

frontera, en este punto la guardia venezolana hace requisas por lo que se recomienda acatar las
sugerencias del equipo organizador.

- LLEGADA A CUCÚTA: Se hará la despedida a cada delegación en frontera quienes

emprenderán el viaje hasta sus ciudades de origen.

BIENVENIDOS UNA VEZ MÁS A TU CONGRESO 2019, ESPERAMOS QUE PUEDAN DISFRUTAR AL
MÁXIMO ESTE ESPACIO Y QUE SE CONSTITUYA COMO UNA EXPERIENCIA ÚNICA