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DMS SAC A4

Acta de Constitución del Proyecto N° 05-07/GD


(Project Charter)

A. Información General

Nombre del Fecha de


Proyecto Oficina de Certificaciones Preparación Marzo 15, 2007
Fecha de
Patrocinador: Directorio DMS SAC Modificación:
Sr. Ramón Barriga Directorio
Preparado por: Gerente General Autorizado por: Acta N° 2007-06/A04

B. Descripción del producto o servicio del Proyecto

Oficina de certificación en estudios de impacto ambiental en agua y suelos. La Oficina debe otorgar las certificaciones de
acuerdo a lo establecido en la norma correspondiente y bajo procedimientos estandarizados y documentados incorporados al
sistema de gestión de calidad de la empresa.

Se espera que el margen operativo de la oficina sea de un rango entre 20 y 30% durante los primeros 5 años y se establezca
en un 15% como mínimo durante los siguientes 5 años en promedio. Estimando para este margen al menos, un ingreso
promedio anual de S/. 800,000.00 en los 5 primeros años y disminuya a S/. 350,000. La proyección establecida para máxima
rentabilidad de la oficina es de 10 años. Pasados los 10 años se revaluará el mantenimiento o traspaso a otra unidad de
negocios.

Asimismo, la Oficina de Certificaciones de DMS SAC, debe liderar el mercado de las certificaciones, con un margen de
participación de al menos 30% al término del 3er año de operaciones. La influencia en las demás operaciones de la empresa
producto de las certificaciones debe ser el menos de un 5% en esos 3 años e ir subiendo paulatinamente hasta 8% por lo
menos en los próximos 7 años. Ello implica además que las operaciones de la oficina deben ayudar a incrementar la
participación total (por todos los servicios de DMS SAC) en el mercado en un promedio de 0.5% al año.

El detalle del estudio de la oficina realizado por la gerencia comercial se muestra adjunto a la presente Acta de Constitución del
Proyecto.

C. Alineamiento del Proyecto

Objetivos de la Organización Propósitos del Proyecto


Incrementar la cartera de productos y servicios para ampliar Implementar una oficina para otorgar certificaciones en
la participación del mercado en el sector medioambiental, en estudios de impacto ambiental en agua y suelos que logre
un 5% en los próximos 5 años (plan estratégico 2005 – ampliar la participación de la empresa en un 1.5% en el sector
2010 de DMS SAC) medioambiental en los próximos 3 años.
Generar un ambiente de trabajo adecuado en la oficina de
certificaciones para contar con gente motivada y orientada al
objetivo de captar mercado

D. Objetivos del Proyecto

Implementar una oficina de certificaciones considerando los siguientes requerimientos:

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1. La oficina debe estar lista para operar dentro de 7 meses, contados a partir de una semana después de la fecha de
aprobación del proyecto establecida en el Acta de Directorio N° 2007-06/A04.
2. El costo de la implementación de la Oficina de Certificaciones no debe exceder los S/. 190,000.00 (Ciento noventa mil y
00/100 soles).
3. Los procesos y procedimientos de operaciones para la oficina deben estar acorde a la norma que regula las oficinas de
certificación y la política establecida en el sistema de gestión de calidad para el desarrollo de procesos y procedimientos.
4. La oficina debe estar ubicada en las instalaciones de la empresa.

E. Alcance y Extensión del Proyecto

Principales Entregables del Proyecto.


 Procesos diseñados y documentados
 Personal seleccionado
 Personal entrenado
 Oficina diseñada
 Oficina equipada
 Sistema de información operativo
 Material de promoción elaborado
 Estrategia de venta aprobada
 Encuesta de satisfacción de clientes aplicada

Principales Fases del Proyecto.


 Fase I: Diseño
 Fase II: Equipamiento
 Fase III: Implementación
 Fase IV: Inicio

Involucrados ( stakeholders ) claves.


 Directorio de DMS SAC
 Gerente General
 Gerente de Finanzas
 Gerente de Desarrollo
 Congreso de la República
 Ministerio de Energía y Minas
 Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento
 Ministerio de Agricultura
 Consejo Nacional del Medioambiente – CONAM
 Proveedores de equipos
 Empresas de reclutamiento de RRHH
 Consultoras, empresas que realizan estudios
 Universidades

Restricciones.
 El costo del proyecto no debe exceder los S/. 190,000.00 (Ciento noventa mil y 00/100 soles)
 Se permite hasta un máximo de S/. 20,000.00 para ejecutar planes de contingencia del fondo de reservas de la empresa.
 La oficina debe estar lista para iniciar sus operaciones para la primera semana de agosto.
 Todos los procesos de compras y contrataciones deben seguir las normas y procedimientos del área de adquisiciones de
DMS SAC.
 El personal de operaciones asignado al proyecto solo puede dedicarle como máximo medio tiempo de trabajo (4 horas
laborales diarias al proyecto) la distribución de las horas en todo el proyecto es un acuerdo entre el Gerente del Proyecto y
los Gerentes de Línea correspondientes.
 La mitad de los asesores de los congresistas trabajan efectivamente en los proyectos de ley.

Asunciones
 La ley será publicada en mayo de 2007 y su reglamento (para poder operar) en julio de 2007.

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 Ambos documentos (ley y reglamento) no contendrán modificaciones que afecten el alcance del presente proyecto en más
del 5% del presupuesto o del 10% de tiempo.
 La oportunidad del mercado permanece por los próximos 10 años como se ha estimado.
 El monto aprobado para planes de contingencia no será modificado durante el período de ejecución del proyecto.
 La oposición a la norma que pudiera surgir será minimizada por el apoyo de los medios y de la población en general
evitando que se varíe el cronograma estimado de aprobación.
 Hay un crecimiento permanente en la demanda de estudios de impacto en agua y suelos por los próximos 8 años.
 Las operaciones normales de la empresa no van a afectar el tiempo disponible del personal para el proyecto.
 Existirá oferta de profesionales con las competencias definidas para los puestos (en particular los puestos de
especialización) requeridos en la Oficina de Certificaciones.
 La política de estado en relación a los estudios de impacto ambiental en agua y suelos no varía por lo menos en los
próximos 6 años.

Límites del Proyecto


 El proyecto no incluye hacer un seguimiento permanente a la agenda del congreso, dicha labor recae en el área legal de la
empresa que realiza el trabajo de monitoreo parlamentario. Sólo se efectúa un seguimiento de tipo informativo para
conocer el estatus, las actividades o coordinaciones de apoyo para la asegurar la generación de la norma la realiza el área
legal.
 En ese sentido los gastos del área legal, son parte de los gastos operativos no se incluyen en el proyecto, a excepción que
sea requerido del fondo de contingencia pero con aprobación de la Gerencia General.
 El proceso de promoción y pre-venta de los servicios no les corresponden al proyecto, sino al área de marketing y ventas
de la empresa. El proyecto es responsable del diseño de la estrategia y el material promocional pero no de la ejecución de
la estrategia propiamente.
 El proyecto solo incluye la implementación de la Oficina de Certificaciones, una vez que esté operativa la responsabilidad
de los resultados es producto de quien hace la gestión de la misma

F. Factores Críticos de Éxito del Proyecto

 Fecha de aprobación de la norma en el plazo estimado.


 Existencia de oferta de profesionales con las competencias determinadas
 Calidad de los congresistas

G. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimación de recursos requeridos:


 Área de trabajo para el proyecto, equipada con computadoras, acceso a la red de la empresa, Internet y teléfono (sólo es
necesario con salidas a llamadas locales y celulares)
 Escritorios, una mesa de trabajo, estantes y gabinetes.
 Pizarra blanca y plumones
 Material de oficina (papelería, lapiceros, archivadores, etc.)
 01 Persona del área de marketing
 01 Persona del área de sistemas
 01 Persona del área de recursos humanos
 01 Persona de apoyo administrativo

Costo Estimado del Proyecto:


 S/. 190,000 (Ciento noventa mil y 00/100 soles)
 Disponibilidad de contingencia de S/. 20,000.00 (pero uso bajo aprobación de la Gerencia General)

Beneficios Estimados:
 Incremento de los ingresos generales de la empresa en un 5% promedio anual por los 5 primeros años (proporción
correspondiente a la oficina de certificaciones)
 Mayor participación de servicios en el sector medio ambiental en 0.5% al año

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 Mejor imagen de la empresa en el mercado (por liderazgo adquirido: 30% de participación en certificaciones)

Estimación de Fechas a Programar:


 Fecha de inicio: 1 de abril de 2007
 Fecha de término: 31 de agosto de 2007

H. Autoridad del Proyecto

Autorización
Sr. Ramón Barriga; Gerente General

Gerente del proyecto


Sra. Florinda Jirafales

Comité de Seguimiento (Dirección)


 Directorio de DMS SAC
 Gerente General
 Gerente del Proyecto (sólo voz)

I. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

Integrante Roles Responsabilidades


Florinda Jirafales Gerente del Proyecto  Planificación trabajo
(área de desarrollo)  Obtención de resultados
 Aprobación de los entregables
 Sustentación ante el Directio de DMS
SAC
Godinez Bolaños Desarrollo de procesos  Manual de procesos
(sistemas e informática)  Manual del SOC
 Programa de Capacitación
 Desarrollo de sistema
Edgar Villagrán Asesor Legal  Análisis legal
(área legal)  Adecuación de los procesos a la norma
Roberto Vivar Apoyo al proyecto  Perfiles por competencias
(área de recursos  Coordinación con contrataciones
humanos)  Programa de inducción
 Programa de capacitación
Angelines de las Nieves Asistente Administrativo  Trámite documentario
(contratada para el  Mantenimiento archivos
proyecto)  Administración agenda del equipo de
trabajo

J. Firmas

Nombre/Función Firma Fecha


Ramón Barriga / Gerente General 18 de marzo de 2007

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Rubén Gómez / Gerente de Finanzas 18 de marzo de 2007

Florinda Jirafales / Gerente Proyecto 18 de marzo de 2007

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