KELOMPOK 5

KOMUNIKASI BISNIS
"Ketepatan dan KelancaranMenyusun dan
MengorganisasikanPesanBisnisNegatif (Bad News) dan Persuasif”

DISUSUN OLEH:

I GEDE ARTHA SANJAYA (1707522011)

GDE A. PRABAWATYA JYOTISANTA (1707522050)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

S1 MANAJEMEN REGULER DENPASAR

UNIVERSITAS UDAYANA

2019

i
 KATA PENGANTAR

“Om Swastyastu…”

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat-

Nya lah kami dapat menyusun dan menyelesaikan Rangkuman Materi Kuliah (RMK) untuk

memenuhi tugas yang telah diberikan oleh ibu Ica Rika Candraningrat, S.E.,M.M selaku dosen

mata kuliah Komunikasi Bisnis. RMK ini kami susun dengan harapan agar dapat berguna dalam

rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai perhitungan biaya hidup. Kami

juga menyadari bahwa tidak ada gading yang tak retak. Begitu juga halnya dengan RMK ini.

Masih banyak kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam RMK ini. Untuk itu, kami sangat

mengharapkan kritik, saran, dan usulan yang membangun demi kesempurnaan RMK ini.

Semoga RMK ini dapat bermanfaat dengan sebagaimana mestinya bagi para pembaca

dan kami mohon maaf sebelumnya apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan

pada RMK kami ini.

“Om Santhi, Santhi, Santhi, Om.”

Denpasar, 12 Maret 2019

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .....................................................................Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 1
1.2 Tujuan Penulisan .............................................................................................................. 1
1.3 Rumusan Masalah ............................................................................................................ 2
1.4 Manfaat Penulisan ............................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 3
2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif .............................. 3
2.2 Pengorganisasian Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif ................................. 6
BAB III PENUTUP ...................................................................................................................... 16
3.1 Kesimpulan..................................................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 17

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring berjalannya waktu suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan
dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Dengan penyampaian pesan bisnis yang tepat maka dapat membantu menjalin
hibugan antar perusahaan. Komunikasi sangat penting dalam menyampaikan sejumlah
pengetahuan dan informasi antara kedua pihak yang berkomunikasi (komunikator dan
komunikan), atau antara badan perusahaan yang sedang bermitra atau saling berinteraksi.
Pesan bisnis juga dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut
perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas
surat menyurat atau pembuatan suatu pesan bisnis itu. Citra perusahaan dapat tercemar atau
tercoreng apabila dalam pembuatan pesan bisnis dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh
sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika dalam pembuatan pesan bisnis tersebut.
Pesan bisnis sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan
dibaca berulang ulang oleh penerimanya. Oleh karena itu, pengirim harus berusaha agar
dapat memberikan kesan yang baik dalambenak si penerima. Demikian dengan kata kata dan
kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan
baik dan teliti sehingga mudah dimengerti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan
untuk menjamin ketepatan isi pesan sebagaimana yang diinginkan pengirimnya. Penulisan
pesan buruk/negatif sangat penting diketahui karena dengan mengerti dalam penulisan pesan
buruk/negatif maka dapat menjaga goodwill sebaik mungkin untuk audiens dan menjaga citra
perusahaan sebaik mungkin sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai dan juga tidak
menyinggung perasaan penerima. Sehingga mengorganisasikan pesan pesan secara baik
adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.
1.2 Tujuan Penulisan
Selain untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis, RMK ini kami susun
untuk memberi pengetahuan kepada mahasiwa, tenaga pengajar, maupun masyarakat
mengenai menyusun dan mengorganisasikan pesan bisnis buruk (bad news) dan persuasif.

1
1.3 Rumusan Masalah
1. Bagaimana Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif?
2. Bagaimana Pengorganisasian Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif?
1.4 Manfaat Penulisan
1. Untuk mengetahui bagaimana Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan
Persuasif.
2. Untuk mengetahui bagaimana Pengorganisasian Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan
Persuasif.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif
1. Pesan Buruk (Bad News)
Pesan-pesan yang disampaikan dalam bisnis tidak selalu menyenangkan. Pesan
buruk sebaiknya disampaikan secara langsung melalui tatap muka atau melalui telpon.
Jika tidak memungkinkan, pesan dapat di sampaikan secara tertulis. Pesan-pesan yang
diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatifsebaiknya disusun dengan pendekatan
tidak langsung atau induktif. Penekanan diberikan pada alasan yang mendasari pesan
negative yang akan disampaikan.
Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa menjatuhkan kesalahan pada individu
atau organisasi tertentu. Terdapat lima tahap yang dapat dijadikan pedoman dalam
penyusunan pesan buruk, yaitu (Vicks & Gildsof dalam Sri Harani, 2001 : 138)
1) Mulai dengan pesan yang sifatnya umum.
2) Jelaskan masalah yang dihadapi.
3) Nyatakan pesan negative.
4) Ambil tindakan yang diperlukan.
5) Tutup dengan pesan positif.
Contoh:
Terlebih dahulu, kami mengucapkan terimakasih atas surat pesanan yang telah
disampaikan kepada kami.
Kami telah melakukan berbagai upaya untuk mendapatkan bahan baku merek dengan
sesuai pesanan, tetapi hingga kini belum berhasil. Kami khawatir tidak dapat memenuhi
pesanan tepat pada waktunya.
Untuk itu mohon dipertimbangkan untuk menggunakan bahan baku merek “Royal” yang
kualitas dan mereknya setara serta lebih mudah diperoleh.
Kami menunggu informasi lebih lanjut;, dan terimakasih atas perhatian yang diberikan.
Tidak semua pesan buruk dapat disusun dengan pendekatan tidak langsung. Apabila
reaksi negative berpengaruh kecil terhadap audiens, maka pesan buruk dapat juga
disampaikan dengan pendekatan langsung. Indikator satu pesan buruk dapat

3
 menggunakan pendekatan langsung adalah (Edward & Burnet dalam Haryani, 2001 :
140):
(1) Terjadi dilingkungan internal dan bersifat informal.
(2) Komunikator juga menerima pesanan memiliki hubungan positif dengan
komunikator.
(3) Pesan relative ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi.

2. Pesan Peruasif
Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sabar dilakukan dengan individu atau
organisasi untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercyaan, atau perilaku
individu maupun organisasi lain, dengan demikian pesan persuasif adalah pesan yang
dimaksudkan untuk mengubah, pendapat, sika, kepercayaan, atau perilaku individu
maupun organisasi (Vik & Gilsdorf dalam Haryani, 2001:141).
Komunikator yang efektif bahwa untuk mengubah pendapat, sikap, kepercyaan,
atau perilaku tersebut sangatlah sulit. Apalagi niat untuk mengubah pendapatan, sikap,
kepercayaan, atau perilaku tersebut dilakukan dengan harapan agar perusahaan nemerima
manfaat atau keuntungan.
Pesan persuasif biasanya di susun dengan pendekatan tak langsung atau indukatif,
yakni AIDA (Attention, Interest, Desire, Action).
1) Attention (perhatian)
Pada bagian awal diuraikan ide pokok yang menarik perhatian bermanfaat bagi
audiens.
2) Interest (minat)
Ide pokok yang relevan dengan audiens digambarkan dengan baik untuk
membangkitkan minat audiens
3) Desire (keinginan)
Ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia
mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator.
4) Action (tindakan)
Bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audiens agar melakukan tindakan
sesuai keinginan komunikator.

4
Pesan persuasif dibedakan berdasarkan tujuannya. Jenis-jenis pesan persuasif:
(1) Pesan persuasif untuk tindakan
Pesan persuasif untuk tujuan melakukan sesuatu dibedakan menjadi dua, yaitu
untuk internal perusahaan dan eksternal perusahaan. Pesan persuasif untuk tindakan
internal perusahaan pada umumnya lebih mudah diorganisasikan karena komunikator
dan audiens sudah saling mengenal dan kejadian bersifat rutin atau berulang-ulang.
Contoh pesan persuasif untuk internal perusahaan antara lain permintaan untuk
mengubah kebijakan, permintaan untuk mngeluarkan uang, dan permintaan promosi
jabatan.
Pesan persuasif untuk eksternal perusahaan biasanya lebih sulit dan
diorganisasikan menggunkaan pendekatan tak langsung. Misalnya, permohonan
donasi, bantuan, dan kerjasama. Dalam menyusun pesan persuasif, penekanan
dilakukan dengan manfaat yang diperoleh bila memenuhi dan kewajaran permintaan.
Contoh:
Seminar sehari tentang “Kesehatan Produksi Wanita” yang akan dilaksankan bulan
depan bertujuan meningkatkan kesadaran wanita tentang pentingnya menjaga
kesehatan organ reproduksi.
Melalui surat ini kami bermaksud mengajukan permohonan agar “PT Dian Medika”
berkenan menjadi sponsor utama dalam dalam kegiatan tersebut.
Berbagai manfaat yang diterima dapat dilihat dalam proposal kegiatan terlampir.
Besar harapan kami agar Bapak/Ibu/Sdr dapat meluluskan permohonan kami.
(2) Pesan persuasif untuk klaim dan penyusuaian
Penekanan pesan untuk klaim dan penyusunan tindakan pada dasarnya terletak
pada keluhan atau aduan, tetapi harus mengisyaratkan adanya persuasif agar
penerimaan bersedia melakukan tindakan tertentu. Fakta-fakta yang menyimpang
diuraikan dengan jelas dan disajikan kemudahan bagi penerima untuk melakukan
penelusuran. Apabila penerima melakukan tindakan yang diharapkan, maka penerima
juga akan memperoleh manfaat.
Contoh :

5
 Kami telah menerima faktur nomor 174 atas barang yang telah kami terima pada
tanggal 12 januari 2005 yang lalu. Saying sekali pembayaran belum dapat kami
proses karena terdapat kekeliruan penulisan harga pada faktur tersebut.
Kami tidak dapat melakukan pembayaran selama faktur yang benar belum kami
terima.
Demikian kami sampikan. Terima kasih atas kerja sama yang baik.
(3) Pesan persuasif dalam penjualan.
Pesan persuasif yang berkaitan dengan tujuan penjualan bias dengan menjaring
konsumen baru, meningkatkan tingkat calon konsumen, menanamkan nama
perusahaan kedalam ingatan konsumen, menarik calon konsumen agar bersedia
berkunjung, dan membangkitkan minimal untuk menggunakan produk yang
ditawarkan.
Pesan diorganiasikan dengan pendekatan AIDA dan dimulai dengan nada yang telah
akrab, tidak mencerminkan sikap serba tahu, dan menunjukan bahwa perusahaan
tidak memiliki sikap bertentangan.
Contoh:
PT Kharisma adalah agen resmi toner printer merek HP untuk wilayah Denpasar.
Sebagai agen resmi, kami mendapat jaminan mengenai keaslian produk, suplai
produk, dan harga yang bersaing.
Kami yakni Bapak telah memahami risiko yang dihadapi akibat tindakan mengisi
ulang (refill) catridge dengan toner yang sulit dibuktikan keasliannya.
Penggunaan toner HP yang asli akan meringankan biaya pemeliharaan dalam
jangka panjang dan meghasilkan kualitas print-out yang lebih baik

2.2 Pengorganisasian Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif

1. Pesan Buruk (Bad News)
Tiga sasaran utama ketika menyampaikan berita buruk: menyampaikan berita buruk,
memperoleh penerimaan mengenainya, dan mempertahankan niat baik sejauh mungkin
dengan penerima. Mencapai demikian banyak sasaran dalam suatu pesan tidak mudah.
Tetapi, dengan memilih kata secara hati hati, menggunakan nada yang berpusat pada
penerima dan mengatur besar agar memenuhi kebutuhan harapan penerima, kita dapat

6
 menyampikan pesan berita buruk dengan efektif. Adapun strategi dalam
pengorganisasian pesan buruk (bad news):
1) Menciptakan Nada yang Berpusat pada Penerima
Nada memberi kontribusi pada efektifitas pesan dengan menopang tiga sasaran
spesifik seperti :
(1) Membantu penerima memahami bahwa berita buruk anda mewakili keputusan
perusahaan
(2) Membantu penerima memahami bahwa, dengan keadaan tertentu keputusan anda
adil dan beralasan
(3) Membantu penerima tetap bersikap baik terhadap bisnis anda dan mengekang ego
penerima
Jika menetapkan nada, berusahalah sebaik baiknya untuk tegas, adil, berniat baik.
Dalam pesan berita buruk, sikap “anda” diterjemahkan menjadi:
a. Menekankan sasaran penerima dan bukti sasaran anda sendiri
b. Mencari sisi terbaik dalam diri penerima
c. Menggunakan ungkapan positif bukan yang neatif
Kita dapat mengurangi rasa kecewa dengan menggunakan kata kata positif
dibandingkan dengan kata kata negatif yang merusak. Pastikan bahwa nada positif
kita tidak menyembunyikan berita buruk di balik Bahasa yang sulit. Ingat kita ingin
menyampaikan berita buruk bukan menutupinya.

SEBAGAI GANTI INI KATAKAN INI

Kami menerima jam anda yang rusak Kami telah menerima jam yang anda
Pengiriman pesanan anda akan tertunda kirimkan
Kami akan mengirimkan pesanan anda
sesegera mungkin

2) Memilih Pendekatan Organisional

Seperti halnya dengan pesan bisnis pada umumnya, kunci untuk memilih
pendekatan terbaik bagi pesan berita buruk adalah menganalisis penerima lebih
dahulu. Bila kita mengetahui bahwa penerima lebih menyukai berita buruk dahulu,

7
 atau bila situasinya minor dan berita itu hanya sedikit melukai perasaan atau
kekecewaan orang itu, gunakan rencana langsung. Mulai dengan pernyataan jelas
mengenai berita buruk, lanjutkan dengan alasan berita itu, dan akhiri dengan penutup
yang sopan. Akan tetapi, pada umumnya menggunakan pendekatan tidak langsung
untuk menyampaikan berita buruk lebih disukai.
(1) Menggunakan Rencana Tidak Langsung
Memulai pesan berita buruk secara berterus terang dapat menyebabkan
penerima berhenti membaca atau mendengarkan alasan tersebut. Sebaliknya,
antarkan penerima ke dalam pesan Dan berikan alasan sebelum menyampaikan
berita buruk. Menyajikan alasan lebih dulu meningkatkan peluang untuk lebih
diterima oleh penerima dan perlahan lahan menyiapkan penerima akan
kekecewaan yang akan datang. Rencana tidak langsung mengikuti urutan empat
bagian : (1) buka dengan penyangga ; (2) lanjutkan dengan alasan pendukung
keputusan negatif; (3) diikuti dengan pernyataan yang jelas dan diplomatis
mengenai keputusan negatif (berita buruk); dan (4) akhiri dengan penutup yang
membantu, bersahabat, dan positif. Mungkin pernyataan akan perhatian,
mendorong, atau niat baik.
Pendekatan Organisasi Tak Langsung
Gunakan pendekatan ini kalau penerima secara emosional terlibat atau
akan merasa tidak senang dengan berita buruk.

Berita Buruk Penutup Positif

Alasan
Penyangga Nyatakan berita buruk Tutup dengan
Secara logis, netral, dengan jelas dan singkat.
Mulai dengan pernyataan pernyataan positif,
dan singkat jelaskan Tekankan berita baik
netral atau positif menyenangkan,
alasan berita buruk apapun, kurangi tekanan
berita buruk melihat ke depan

(2) Menggunakan Rencana Langsung

Pesan berita buruk yang di atur dalam rencana langsung dimulai dengan
pernyataan yang jelas mengenai berita buruk, dilanjutkan dengan alasan untuk
keputusan itu, dan diakhiri dengan penutup yang sopan. Menyatakan berita buruk
di bagian awal mempunyai dua keuntungan; membuat pesan sependek mungkin,

8
 dan penerima memerlukan waktu lebih sedikit untuk mencapai gagasan pokok
dari pesan, berita buruk itu sendiri.
Jadi, dalam berbagai keadaan kita mungkin ingin menggunakan rencana
langsung dan memindahkan komentar positif sebagai penutup. Sekalipun
demikian, ingat bahwa nada bijaksana dan fokus pada alasan akan membantu agar
pesan berita seburuk apapun lebih mudah diterima.
Gunakan rencana langsung kalau:
a. Atasan kita lebih menyukai pesan internal segera disampaikan
b. pesan yang menyebabkan dampak kecil pada pribadi
c. kita ingin mengemukakan pendapat kita secara empatik
Pendekatan Orgaisasi Langsung
Gunakan pendekatan ini bila kita mengetahui bahwa penerima lebih
menyukai berita buruk lebih dahulu, bila situasi itu rutin atau minor, bila pembaca
kemungkinan tidak kecewa karena berita, atau bila kita mengetahui bahwa
ketegasan diperlukan.

Alasan Penutup Positif

Berita Buruk
Jelaskan alasan berita Tutup dengan
Nyatakn berita buruk buruk. Tawarkan pernyataan positif:
di depan beberapa alternatif bila sesuatu yang
memang ada bermaksud untuk
menenangkan pembaca

a) Penyangga
Langkah pertama dalam menggunakan rencana tidak langsung adalah
menempatkan penerima dalam suasana hati yang dapat menerima dengan membuat
pernyataan netral, tidak kontoversial berkaitan erat denga inti pesan; pernyataan ini
disebut penyangga. Penyangga adalah pembuka netral untuk berita buruk. Gunakan
penyangga yang netral, relevan, tidak menyesatkan, asertif, dan singkat
Selain itu ada beberapa hal lain yang perlu dihindari jika menulis penyangga adalah:
(a) Hindari untuk mengatakan tidak. Seorang penerima yang menjumpai penolakan yang
kasar di bagian awal biasanya bereaksi negatif terhadap pesan selanjutnya, tidak
peduli apa pun alasannya dan seberapa baik pengungkapannya.

9
 (b) Hindari menggunakan nada mengetahui semua hal. Apabila menggunakan ungkapan
seperti “Anda seharusnya sudah mengetahui hal itu” penerima menduga kuliah Anda
mengarah pada tanggapan negatif dan oleh karena itu menolah pesan yang lain.
(c) Hindari kata-kata dan ungkapan yang panjang lebar dan tidak relevan. Kalimat
seperti “Kami telah menerima surat anda,” “Surat ini merupakan balasan terhadap
permintaan anda,” dan “kami menulis sebagai respon terhadap permintaan anda”
adalah tidak relevan. Lebih baik langsung merujuk kepada subyek dari surat.
(d) Hindari meminta maaf. Permintaan maaf melemahkan penjelasan anda mengenai
keputusan yang tidak berat sebelah.
(e) Hindari menulis penyangga yang terlalu panjang. Maksudnya adalah secara singkat
mengidentifikasi sesuatu yang menarik bagi anda dan penerima serta menyetujuinya
sebelum melanjutkan dengan cara seperti bisnis.
b) Alasan
Setelah kita selesai menyusun penyangga, secara alami alasan akan mengikuti.
Kemukakan alasan untuk menunjukkan bahwa keputusan kita masuk akal dan adil.
Cakup hal yang lebih positif telebih dahulu kemudian pindah kepada hal yang kurang
positif. Jika akan memberikan alasan, bersikaplah bijaksana dengan menonjolkan
bagaimana keputusan akan menguntungkan penerima (bukan memfokuskan pada
mengapa keputusan itu baik bagi kita dan perusahaan). Ketika kita menjelaskan alasan,
jangan bersembunyi di belakang kebijakan perusahaan untuk memperlunak berita buruk.
Demikian juga, hindari meminta maaf saat memberikan alasan. Meminta maaf hanya
tepat jika seseorang dalam perusahaan kita melakukan kesalahan besar atau melakukan
sesuatu yang keliru.
Alasan yang ditulis dengan baik meliputi:
(a) Terinci
(b) Bijaksana
(c) Individual
(d) Tidak meminta maaf
(e) Positif
c) Berita Buruk

10
 Jika berita buruk merupakan hasil logis dari alasan yang disebutkan sebelumnya,
penerima secara psikologis dipersiapkan untuk menerimanya. Akan tetapi,
penerimamungkin masih memberikan reaksi negatif bila berita buruk dikemukakan
dengan sembrono. Tiga teknik yang bermanfaat untuk mengatakan tidak dengan jelas dan
sehalus mungkin. Pertama, tidak menekankan berita buruk:
(a) Meminimalkan ruang atau waktu yang dikhususkan untuk itu.
(b) Jadikan dalam anak kalimat dari kalimat majemuk (“Bagian saya sudah kekurangan
tenaga, jadi saya memerlukan semua staf paling sedikit dalam dua bulan ini”).
Susunan ini mendorong berita buruk ke tengah kalimat, isinya kurang ditekankan.
(c) Sisipkan berita buruk di tengah paragraph atau gunakan ekspresi dalam tanda kurung
(“Laba kami, yang turun, hanya bagian dari gambaran keseluruhan”)
Kedua, gunakan pernyataan yang berbentuk pengandaian (bila atau kalau) untuk
menyatakan bahwa penerima :

SEBAGAI GANTI INI GUNAKAN INI

Saya harus menolak permintaan anda Saya akan berada diluar kota pada hari anda
memerlukan saya

Kami harus menolak lamaran anda Posisi ini sudah terisi

d) Penutup yang Positif

Setelah menyampaikan berita buruk kepada penerima, tugas kita adalah
mengakhiri pesan dengan nada yang membangkitkan semangat. Bila kita meminta
seseorang untuk memilih salah satu alternative atau untuk melakukan suatu tindakan,
pastikan bahwa dia mengetahui apa yang harud dilakukan, kapan melakukannya, dan cara
melakukannya dengan mudah. Apa pun jenis peutup yang kita pilih, ikuti pedoman ini:
(a) Buat penutup sepositif mungkin. Jangan merujuk, mengulangi, atau meminta maaf
untuk berita buruk, dan menahan diri untuk mengungkapkan keragu-raguan bahwa
alasan kita akan diterima (hindari pernyataan seperti “saya percaya keputusan kami
memuaskan”)

11
 (b) Dorong komunikasi tambahan hanya bila kita ingin membahas keputusan kita lebih
lanjut (hindari “Bila Anda memunyai pertanyaan lebih lanjut, silahkan menulis”)
(c) Tetap berpandangan positif mengenai masa depan. Jangan mengantisipasi masalah
(hindari pernyataan seperti “seandainya anda mempunyai masalah lebih lanjut,
silahkan memberi tahu kamu”).
(d) Bersikap jujur. Jauhi kalimat klise yang tidak jujur dalam memandang berita buruk
(hindari mengatakan, “sekiranya kami dapat membantu, silahkan menghubungi
kami”).
(e) Percaya diri mengenai mempertahankan orang itu sebagai pelanggan (hindari
ungkapan seperti “kami berharap anda akan terus melakukan bisnis dengan kami”).
Penutup yang membangkitkan semangat dan positif adalah penutup yang dapat
membina niat baik, menawarkan saran tindakan, memberi pendangan ke masa depan.

2. Pesan Persuasif
Persuasi adalah proses mengubah sikap orang atau mempengaruhi tindakan
mereka. Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyajikan pesan dengan cara
yang membuat pembaca atau pendengar merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka
memilih untuk setuju. Walaupun pada umumnya pesan bisnis bersifat rutin, beberapa
keadaan mengharuskan pesan didesain untuk memotivasi untuk membujuk orang lain.
Dalam suatu oranisasi, misalnya individu dapat menulis pesan persuasif untuk menjual
gagasan mengenai penghematan biaya, individu dapat menulis pesan persuasif untuk
menjual gagasan mengenai penghematan biaya, menyarankan prosedur operasi yang
lebih efisien, untuk memperoleh kerjasama dari bagian yang bersaing, untuk memperoleh
dukungan karyawan dalam memperjuangkan paket tunjangan baru, untuk meminta dana
membeli peralatan baru atau menandai proyek khusus, atau untuk meminta bantuan
kepada supervisor.
Demikian juga, berbagai pesan yang tujuan kepada orang diluar organisasi
memerlukan teknik persuasif. Misalnya, banyak pesan persuasif ditulis untuk meminta
bantuan, penyesuaian, infomasi atau untuk memperoleh dana dan kerjasama. Sebenarnya,
pesan persuasif eksternal merupakan salah satu tugas tersulit yang mungkin dikerjakan.

12
Oleh karena sibuk, orang enggan melakukan sesuatu yang baru, terutama bila hal itu
menyita waktu dan tidak memberi jaminan imbalan.
Dalam suatu organisasi kita mungkin menulis pesan persuasif untuk menjual
gagasan, meminta bantuan, mengumpulkan dukungan, dan meminta pendanaan suatu
proyek. Permintaan persuasif juga mengalami dua masalah seperti permintaan ini sering
tidak menawarkan sesuatu yang berwujud sebagai imbalan, dan banyak permintaan yang
saling bersaing.
Adapun strategi pengorganisasian dari pesan persuasif sebagai berikut:
1) Menganalisis Pihak Penerima
Pesan persuasif terbaik berkaitan erat dengan keinginan dan minat penerima.
Untuk mengakomodasikan perbedaan individu ini, analisis penerima dan kemudian
susun pesan yang mempertimbangkan kebutuhan mereka. Mulai dengan
memperhatikan pertanyaan penting seperti:
(1) Siapa penerima?
(2) Apa yang ingin mereka lakukan?
(3) Bagaimana kemungkinan mereka menolak?
(4) Posisi alternatif yang harus saya pelajari?
(5) Bagaimana kredibilitas saya memengaruhi pesan?
Beberapa ahli teori yakin bahwa kebutuhan tertentu mempunyai prioritas. Gambar
dibawah menunjukkan hierarki kebutuhan dari ahli psikologi Abraham Maslow,
dengan kebutuhan paling dasar muncul di dasar gambar. Maslow mengatakan bahwa
setelah kebutuhan tingkat yang lebih rendah terpenuhi seseorang akan berusaha
memenuhi kebutuhan ditingkat yang lebih tinggi. Untuk menilai berbagai kebutuhan
individu, anda dapat merujuk pada informasi spesifik seperti demografi (umur, jenis
kelamin, pekerjaan, penghasilan, Pendidikan dan karakteristik lain yang dapat diukur
dari orang yang anda ingin pengaruhi) dan psikografi (karakteristik psikologi
seseorang, seperti kepribadian, sikap dan gaya hidup). Sebagai tambahan, Sebagai
tambahan, kedua jenis informasi ini amat dipengaruhi oleh budaya. Berikut adalah
gambar dari hierarki kebutuhan maslow:

13
 Aktualisasi-diri
Kreativitas Kebijaksanaan Realisasi-diri Profesi Pencapaian

Harga Diri dan Status

Nilai-diri Keunikan Respek Pengakuan dalam komunitas

Sosial
Kasih-sayang Persahabatan Keterikatan dalam kelompok

Keselamatan dan Keamanan

Percaya Diri Stabilitas Perlindungan dari Musuh

Fisiologi (bertahan hidup)

Udara Makanan Air Tidur Rumah

2) Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

Pemahaman dan respect kita terhadap perbedaan budaya tidak hanya akan
membantu kita memuaskan kebutuhan anggota penerima tetapi juga akan membantu
mereka menghormati kita. Hal itu karena persuasi berdeda dalam budaya yang
berbeda.
Seperti halnya dengan individu, budaya atau sub budaya suatu organisasi amat
mempengaruhi jenis pesan yang di anggap efektif. Bila kita menerima dan
menggunakan tradisi ini, kita pada dasarnya membentuk suatu tipe dasar yang sama
dengan penerima, dan kita akan mendapat imbalan dengan diterima dalam budaya
perusahaan. Bila kita tidak pernah mempelajari tradisi ini atau bila menolaknya, kita
akan mengalami kesulitan mencapai dasar yang sama, dan usaha persuasi kita akan
gagal.
3) Memilih Pendekatan Organisional
Seperti halnya dengan pesan rutin dan berita buruk, kita memilih pendekatan
organisasi terbaik atas dasar kemungkinan reaksi penerima terhadap pesan kita.
Karena sifat persuasi adalah untuk meyakinkan penerima atau untuk mengubah sikap,
keyakinan, atau tindakan mereka, kita akan menggunakan pola organisasi tak

14
 langsung untuk pesan persuasif pada umumnya. Artinya, kita mungkin ingin
menjelaskan alasan dan membangun minat sebelum mengungkapan tujuan.
Akan tetapi, bila penerima obyektif atau bila kita mengetahui bahwa mereka
lebih suka mendengar “akhirnya” lebih dulu (mungkin karena hal ini menghemat
waktu mereka), pendekatan langsung mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.
Bila kita menggunakan pendekatan langsung, ingat bahwa walaupun penerima
mungkin mudah diyakinkan, kita akan tetap ingin menyertakan paling sedikit
penjelasan singkat. Dengan kata lain, jangan mengharapkan pembaca menerima
gagasan kita begitu saja. Pertimbangkan ini:
BURUK LEBIH BAIK
Saya merekomendasikan membangun gerai Setelah membandingkan empat tempat yang
eceran kita yang barun di west mind street mungkin untuk gerai eceran kita yang
barusaya merekomendasikan west mind
street sebagai satu satunya tempat yang
memenuhi kriteria kelayakan, kedekatan
dengan transportasi masa dan luas
perseginya.

15
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dalam menulis pesan bisnis baik yang positif maupun negative haruslah memperhatikan
strategi atau cara menyusun pesan tersebut agar terlihat baik. Pesan pesan negative (bad
news) dimaksudkan untuk menyampaikan informasin kurang menyenangkan dengan tetap
menjaga atau memperhatikan dampak terhadap audiens. Dalam penyampaiannya dapat
menggunakan pendekatan tak langsung atau pendekatan langsung. Secara umum, pendekatan
organisasi yang banyak diterapkan untuk pesan pesan negative (bad news) adalah pendekatan
tak langsung, yang dimulai dengan suatu pembuka yang netral, kemudian diikuti dengan
suatu alasan yang mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang
memiliki dampak positif bagi audiens. Pesan persuasif ini dimaksudkan untuk orang diluar
organisasi untuk meminta bantuan, penyesuaian, infomasi atau untuk memperoleh dana dan
kerjasama. Dalam menyampaikan pesan pesan persuasif, rencana oganisasional yang dapat
digunakan adalah dengan menerapkan prinsip AIDA itu sendiri. Untuk memperkuat
kredibilitas terdapat beberapa cara yang dilakukan diantaranya memberikan dukungan
pernyataan dengan fakta dan sumber sumber lainnya menjelaskan tujuan secara jelas,
menunjukkan sikap hormat, menunjukkan sikap percaya terhadap orang lain, dan Bahasa
yang sederhana dan mudah dipahami. Dengan demikian, strategi srategi peulisan pesan bisnis
negatif atau persuasif penting diketahui agar dapat membuat pesan bisnis tersebut dapat
diterima oleh penerima.

16
 DAFTAR PUSTAKA

1. Bovee, L. Courtland and John V. Thill. 2008. Business Comunication Today (Versi
Indonesia), Sixth Edition. Prentice Hall.
2. Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Penerbit Andi

17