Nomor Dokumen : 02.

12/LSP/SMKN1K/SOP/X/2018
Standar Operasional Prosedur
(S.O.P) Nomor Edisi/ :
Revisi
PENGENDALIAN
Tanggal Terbit : 19 Oktober 2018
DOKUMEN Halaman : 1 dari 4

1. Tujuan :
a. Memastikan pengendalian atas seluruh dokumen kelembagaan dan sertifikasi yang
dipergunakan dengan tindak pemeliharaan berkelanjutan, termasuk koreksi dalam
rangka efektifitas penggunaan/validasi dokumen
b. Memastikan pemenuhan standar pengendalian dokumen dalam :
 menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
 memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen diidentifikasi
 memastikan bahwa versi yang tepat dari dokumen yang berlaku tersedia di
tempat di mana dokumen tersebut digunakan
 memastikan bahwa dokumen terpelihara agar dapat dibaca dan mudah
diidentifikasi
 memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan dikendalikan
distribusinya
 mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi yang
tepat apabila dokumen lama dipertahankan untuk tujuan apapun
c. Memelihara sistem manajemen dan mengendalikan ketelusuran rekaman mutu
sesuai dengan kondisi dan peraturan perundang-undangan, termasuk cara-
cara untuk mengkonfirmasikan status dokumen dan ketelusuran sertifikasi

2. Ruang Lingkup : meliputisemua aktivitas pengendalian dokumen dan data baik

internal maupun eksternal, antara lain :
a. Sistim kendali dokumen yang disesuaikan dengan fungsinya
b. Ketelusuran dokumen dengan keterkaitan dan distribusinya
c. Penggunaan/koreksi dan pemusnahan dokumen kedaluwarsa
3. Koordinator :
- Kepala Bidang Administrasi : bertanggungjawab terhadap pengendalian seluruh
dokumen LSP
- Kepala Bidang Mutu : bertanggungjawab mengendalikan dokumen mutu
- Kepala Bidang sertifikasi bertanggungjawab terhadap dokumen proses sertifikasi
4. Acuan : Panduan Mutu LSP SMK Negeri 1 Karimun: klausul 10.3
5. Uraian prosedur :

MEDIA &
LANGKAH PROSEDUR PIC
KELUARAN
1. MENGUSULKAN PENERBITANDOKUMEN

Instruksi Kerja :
1.1. Gunakankata Draft dalam Perubahan Draft dokumen Bidang Terkait
Dokumen/usulan penerbitan dokmen baru
yang akan diusulkan dibawah kendali
Bidang terkait dan diserahkan ke Kepala
 Nomor Dokumen : 02.12/LSP/SMKN1K/SOP/X/2018
Standar Operasional Prosedur
(S.O.P) Nomor Edisi/ :
Revisi
PENGENDALIAN
Tanggal Terbit : 19 Oktober 2018
DOKUMEN Halaman : 2 dari 4

Bidang Mutu
1.2. Beri Identifikasi dokumen berupa :
a) Penomoran dokumen sesuai dengan
kaidah pengkodean yang berlaku di LSP Kodefikasi
SMKN 1 Karimun : Dokumen
Kode Surat : 008/LSPSMKN1K/X/2018
Kode Dokumen Panduan Mutu :
01/LSP/SMKN1K/X/2018
Kode SOP : 02/LSP/SMKN1K/X/2018
Kode Dokumen : 04/LSP/SMKN1K/X/2018
Kode Rekaman : 05/LSP/SMKN1K/X/2018
Kode MUK : 03/LSP/SMKN1K/X/2018
Kode Skema : 06/LSP/SMKN1/X/2018
Kode Form : FR02/No. Form
b) Nomor Edisi dan revisi ditulis sesuai urutan
revisi dokumen. : A/00
c) Tanggal berlaku dituliskan tanggal saat
kapan perbaikan dokumen mutu akan
diberlakukan
d) Nomor halaman ditulis sesuai halaman
danjumlah halaman pada masing-masing
klausul yang dibuat
e) apabila draft dokumen merupakan
dokumen revisi yang menyebabkan
halaman bertambah, nomor halaman revisi
ditambahkan huruf 1, 2, 3 dan seterusnya
sesuai jumlah halaman hasil revisi

2. MEMVERIFIKASI USULAN DRAFT DOKUMEN

Instruksi Kerja :
2.1 verifikasi tujuan penerbitan dokumen  Draft Dokumen Kepala Bidang
 Catatan Ralat Mutu
2.2 Verifikasi kecukupan isi draft dokumen
2.3 Verifikasi kesesuaian format draft dokumen

3. MENGESAHKAN/ MEMVALIDASI DOKUMEN 1) Pembuat

Validasi Dokumen Dokumen
Instruksi Kerja : (lembar
2) Kepala
3.1 Validasi dokumen yang telah lolos verifikasi Pengesahan) Bidang
 Nomor Dokumen : 02.12/LSP/SMKN1K/SOP/X/2018
Standar Operasional Prosedur
(S.O.P) Nomor Edisi/ :
Revisi
PENGENDALIAN
Tanggal Terbit : 19 Oktober 2018
DOKUMEN Halaman : 3 dari 4

dengan cara menandatangani dokumen Mutu

(pembuat, pemeriksa & Ketua LSP) (pemeriksa)

3) Ketua LSP

4. MEMBUBUHKAN PENANDA BERUPA

CEKLIST‘TERKENDALI’ PADA DOKUMEN
INTERNAL DAN EKSTERNAL
Tanda V Kepala Bidang
Instruksi kerja : “Terkendali” Mutu
4.1 Tandai Vpada kolom “TERKENDALI”pada
dokumen yang telah diverifikasi saat akan
disimpan

5. MEMBUAT SALINAN DOKUMEN

Instruksi Kerja :
a) Buat dokumen salinan sejumlah yang Salinan Kepala
perlukan. dokumen BidangAdminst
b) Distribusikan hanya kepada yang berhak rasi
memegang salinan
c) Pelihara Salinan dokumen terdiri dari :
 Salinan Master.
 Salinan Terkendali.
 Salinan Tidak Terkendali.
 Salinan Kadaluwarsa
 Salinan Copy

6. MENGINVENTARIS & MEMELIHARA DAFTAR

INVENTARIS DOKUMEN

Instruksi kerja
6.1 buat Daftar Induk Dokumen dari setiap Bidang Daftar Induk Kepala
yang menunjukan informasi: Dokumen BidangAdminis
 kode dan judul dokumen trasi
 pemilik atau pengguna dokumen
 masa berlaku
6.2. Pelihara daftar induk dokumen dengan cara
memutakhirkan data secara periodik setiap kali
aktifitas revisi dokumen
 Nomor Dokumen : 02.12/LSP/SMKN1K/SOP/X/2018
Standar Operasional Prosedur
(S.O.P) Nomor Edisi/ :
Revisi
PENGENDALIAN
Tanggal Terbit : 19 Oktober 2018
DOKUMEN Halaman : 4 dari 4

7. MENYIMPAN DOKUMEN

Instruksi Kerja Ruang Bagian

7.1 Simpan dokumen di area bidang terkait Penyimpanan Administrasi
7.2 Simpan dokumen master di bagian manajemen
mutu
7.3 Perlakukan dokumen sesuai dengan sifat
kerahasiaannya
7.4 Pelihara lingkungan penyimpanan dari
kemungkinan yang dapat mengakibatkan
deteriorisasi fisik dokumen
7.5 Simpan dokumen selama masa pakainya

8. MERIVIEW & MEMUTAKHIRKAN DOKUMEN

INTERNAL & EKSTERNAL YANG TERSEBAR/
AGAR SENANTIASAUP-DATE (MUTAKHIR)

Instruksi Kerja Bidang Terkait

6.1. Review dokumen secara berkala Dokumen edisi
6.2. Mutakhirkan dokumen setiap kali diperlukan Revisi
6.3. Beri kode/ catatan tanggal setiap kali
pemutakhiran

6. MEMUSNAHKAN DOKUMEN
Instruksi Kerja
a. Identifikasi dokumen yang telah mencapai - Berita Acara Kepala Bidang
batas masa penyimpanan / tidak valid lagi Pemusnahan
Administrasi/
Dokumen
karena telah mengalami revisi Ketua LSP

b. Minta otorisasi pemusnahan bagi dokumen

yang akan dimusnahkan
c. Musnahkan dokumen dengan cara di
hancurkan dimesin paper shredder/dibakar
d. Buat berita Acara Pemusnahan Dokumen
e. Mutakhirkan kembali daftar inventaris
dokumen
 Nomor Dokumen : 02.12/LSP/SMKN1K/SOP/X/2018
Standar Operasional Prosedur
(S.O.P) Nomor Edisi/ :
Revisi
PENGENDALIAN
Tanggal Terbit : 19 Oktober 2018
DOKUMEN Halaman : 5 dari 4

Disetujui oleh :

Disetujui oleh :
Ketua Diperiksa oleh :
LSP SMK Negeri 1 Karimun Bidang Manajemen Mutu Dibuat oleh :
Bidang Administrasi

Yusriati Yusuf, S. Pd., MM Yeni Saprita, S. Pd

Rizki Meliasari, S. Pd