MANUAL

DOCUMENT
Modul Sourcing




18 September 2018



Daftar Isi

Daftar Isi ...................................................................................................................................................................... 2
Sourcing ....................................................................................................................................................................... 3
1. Auction Process ...................................................................................................................................... 3
1.1 Proposal Teknis .................................................................................................................................. 3
1.2 Penawaran Harga ........................................................................................................................... 11
1.3 Bidding/Negotiation ..................................................................................................................... 17
1.4 Verifikasi Pemenang ..................................................................................................................... 20
Warehousing ........................................................................................................................................................... 25
1. Goods Receipt ....................................................................................................................................... 25
1.1 Delivery Planning – Portal .......................................................................................................... 25
2. Service Acceptance ............................................................................................................................. 32
2.1 Service Acceptance Request - Portal ...................................................................................... 32

Sourcing
Proses sourcing terdiri Proses Pre Action dan Auction Proses. Untuk melakukan proses
sourcing, terlebih dahulu harus dilakukan pembuatan PR. Pembuatan PR dijelaskan di
Dokumen Procurement. Setelah PR dibuat baru kemudian masuk ke proses Sourcing. Di
dokumen ini akan dijelaskan tahap-tahap proses sourcing.

1. Auction Process
Auction Process adalah proses utama dalam sourcing, yang meliputi semua flow proses
pengadaan dari awal sampai selesai didapatkan vendor pemenang nya.

1.1 Proposal Teknis

Proposal Teknis oleh Vendor

Pada tahap ini, vendor melakukan penawaran yang dilakukan melalui aplikasi portal
iProcura. Berikut tahapan untuk membuat penawaran :
1. Login sebagai Vendor, di aplikasi iProcura Portal.

2. Jika berhasil login, kemudian akan tampil halaman utama iProcura Portal. Kemudian
pilih menu Auction

3. Kemudian akan tampil halaman Auction List yang berisi daftar Auction dan status dari
auction tersebut. Tampilannya adalah seperti berikut :

4. Klik untuk melihat informasi detail dari project aution. Tampilannya adalah seperti
berikut :

5. Pada gambar diatas, terlihat status yang masih IN PROGRESS adalah di activitas

Pemasukan Penawaran Teknis. Klik tombol untuk membuka aktifitas

Pemasukan Penawaran Teknis. Sistem akan menampilkan tab Quotation :
4


6. Lengkapi data yang ada di tab Quotation dengan mengisi field Quotation No. Kemudian

klik tombol untuk menyimpan data. Setelah data berhasil disimpan, di

halaman tab Quotation akan muncul tombol-tombol untuk menginput data keperluan
penawaran. Tampilannya adalah seperti berikut :

7. Klik tombol , kemudian akan tampil tab Quotation Document

seperti berikut :

Klik untuk mengupload dokumen teknis.

8. Selanjutnya akan tampil pop up upload dokumen dan penawaran :

Klik , lalu pilih file dokumen yang akan diupload. Selanjutnya klik tombol

untuk mengupload file.

9. Berikut adalah tampilan setelah data berhasil diupload :

10. Kembali ke tab , kemudian klik tombol untuk

mendownload template Bill of Quantity (BoQ).

11. Template Bill of Quantity (BoQ) berbentuk file excel. Setelah sukses mendownload file
Template BoQ, buka file template BoQ. Tampilannya adalah seperti berikut :

12. Selanjutnya klik tombol untuk menginput data BoQ

6


13. Selanjutnya sistem akan menampilkan halaman tab Bill of Quantity seperti berikut :

14. Untuk menginput data BoQ, tersedia field upload data. Oleh karena itu, isi template
BoQ yang telah didownload dengan mengacu pada item di tab Bill of Quantity :

Isi file template BoQ untuk penawaran yang diajukan oleh vendor, sesuaikan dengan
keterangan berikut :
Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
1 No Isikan dengan nomer Input/ Mandatory
urut Ketik
2 Reff No (*) Isikan sesuai dengan Input/ Mandatory
Reff No di aplikasi Ketik
3 Part Number Isikan dengan part Input/ Mandatory
7

Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
(*) number Ketik
4 Product Isikan dengan lokasi Input/ Mandatory
Description rapat Ketik
(*)
5 Brand (*) Isikan dengan merk Input/ Mandatory
item Ketik
6 Qty (*) Isikan dengan jumlah Input/ Mandatory
kuantitas Ketik
7 UOM (*) Isikan dengan satuan Input/ Mandatory.
unit item Ketik Contoh satuan : unit, pcs, dll
8 Pricelist Isikan dengan harga Input/ Mandatory
item Ketik
9 Price (*) Isikan dengan harga Input/ Mandatory
item berdasarkan Ketik
penawaran
pengadaan
10 Total Price Isikan dengan total Formula Mandatory
[Qty x Price] harga menggunakan Excel
rumus : kuantitas *
price
11 Discount (%) Isikan dengan Formula Mandatory
[100% - presentase diskon Excel
(Price/Pricelis menggunakan rumus :
t)] 100%-
(Price/Pricelist)
12 Garansi (*) Isikan dengan waktu Input/ Mandatory. Inputkan berupa angka
garansi Ketik
13 Satuan Isikan dengan satuan Input/ Mandatory :
Garansi (*) waktu garansi Ketik Satuan garansi & Delivery :
H : Hari/ Day
M : Minggu/ Week
B : Bulan/ Month
T : Tahun/ Year
14 Delivery (*) Isikan dengan waktu Input/ Mandatory. Inputkan berupa angka
delivery Ketik
15 Satuan Isikan dengan satuan Input/ Mandatory :
Delivery (*) waktu delivery Ketik Satuan garansi & Delivery :
H : Hari/ Day
M : Minggu/ Week
B : Bulan/ Month
T : Tahun/ Year

15. Berikut adalah contoh isi data di file template BoQ :

16. Setelah file template BoQ diisi, selanjutnya lakukan upload data BoQ dengan klik

Kemudian pilih file BoQ, kemudian klik tombol untuk mengupload data
BoQ.
17. Jika file template BoQ berhasil diupload, data yang terdapat di-file tersebut akan
tampil di tabel Product Detail seperti berikut :

18. Setelah data BoQ berhasil diupload, kembali ke tab Quotation untuk melakukan
submit Quotation :

19. Klik tombol untuk mensubmit Quotation. Jika data berhasil

disubmit akan muncul kotak dialog seperti berikut :

20. Status Quotation akan beribah menjadi “Sudah Dikirim”.

21. Status Quotation yang berhasil disubmit akan muncul di List of Quotation di aplikasi
iProcura Back Office.

10

1.2 Penawaran Harga
Terdapat dua proses yang dilakukan di aktifitas Penawaran harga, yaitu input penawaran
harga yang dilakukan oleh vendor, kemudian submit aktifitas penawaran harga oleh
buyer.

Input Penawaran Harga oleh Vendor

Pada tahap ini, vendor melakukan penawaran yang dilakukan melalui aplikasi portal
iProcura. Berikut tahapan untuk membuat penawaran :
1. Login sebagai Vendor, di aplikasi iProcura Portal.

2. Jika berhasil login, kemudian akan tampil halaman utama iProcura Portal. Kemudian
pilih menu Auction

11


3. Kemudian akan tampil halaman Auction List yang berisi daftar Auction dan status dari
auction tersebut. Tampilannya adalah seperti berikut :

4. Klik untuk melihat informasi detail dari project aution. Tampilannya adalah seperti
berikut :

5. Pada gambar diatas, terlihat status yang masih IN PROGRESS adalah di aktivitas

Pemasukan Penawaran Harga. Klik tombol untuk membuka aktifitas

Pemasukan Penawaran Harga. Sistem akan menampilkan tab Quotation :
12


Isi field Quotation No, kemudian klik tombol untuk menyimpan data.

6. Setelah data Quotation No berhasil disimpan, pada tab Quotation akan muncul button
Quotation Document, dan Bill of Quantity.

7. Klik button untuk membuka halaman Quotation Document. Klik

untuk mengupload dokumen teknis.

13

8. Selanjutnya akan tampil pop up upload dokumen penawaran :

Klik , lalu pilih file dokumen yang akan diupload. Selanjutnya klik tombol

untuk mengupload file.

9. Berikut adalah tampilan setelah data berhasil diupload :

10. Kembali ke tab , klik tombol untuk menginput data BoQ

11. Selanjutnya sistem akan menampilkan halaman tab Bill of Quantity seperti berikut :

14


12. Untuk menginput data BoQ, tersedia field upload data. Oleh karena itu, isi template
BoQ yang telah didownload di tahap Penawaran Teknis dengan mengacu pada item di
tab Bill of Quantity. Berikut adalah contoh BoQ yang sudah diisi :

13. Setelah file template BoQ diisi, selanjutnya lakukan upload data BoQ dengan klik

Kemudian pilih file BoQ, kemudian klik tombol untuk mengupload data
BoQ.
14. Jika file template BoQ berhasil diupload, data yang terdapat di-file tersebut akan
tampil di tabel Product Detail seperti berikut :

15


15. Setelah data BoQ berhasil diupload, kembali ke tab Quotation untuk melakukan
submit Quotation :

16. Klik tombol untuk mensubmit Quotation. Jika data berhasil

disubmit akan muncul kotak dialog seperti berikut :

17. Status Quotation akan beribah menjadi “Sudah Dikirim”.

16


18. Status Quotation yang berhasil disubmit akan muncul di List of Quotation di aplikasi
iProcura Back Office. Proses penawaran harga oleh vendor telah selesai. Proses
selanjutnya adalah submit Penawaran Harga oleh Buyer.

1.3 Bidding/Negotiation

Remote Auction Vendor

Pada tahapan Bidding/Negotiation terdapat metode tiga metode untuk melakukan

bidding , salah satunya adalah Remote Auction. Berikut akan dijelaskan tahapan yang
dilakukan di proses remote auction yang dilakukan oleh vendor.
1. Untuk melakukan remote auction, login sebagai Vendor di aplikasi iProcura Portal.

2. Jika berhasil login, kemudian akan tampil halaman utama iProcura Portal. Kemudian
pilih menu Auction
17


3. Kemudian akan tampil halaman Auction List yang berisi daftar Auction dan status dari
auction tersebut. Tampilannya adalah seperti berikut :

4. Klik untuk melihat informasi detail dari project aution. Tampilannya adalah seperti
berikut :

18

5. Pada gambar diatas, terlihat status IN PROGRESS ada di aktivitas Bidding/Negosiasi.

Klik tombol untuk membuka aktifitas Bidding/Negosiasi. Sistem akan

menampilkan tab Bidding seperti berikut :

6. Klik button untuk memulai remote auction. Selanjutnya sistem akan

menampilkan tab Bidding History seperti berikut :

7. Masukkan penawaran di field Bidd Price, kemudian klik button untuk men-
submit penawaran.

8. Setelah button diklik, akan muncul kotak dialog, klik jika nilai
penawaran benar.

19


9. Setelah bidding berhasil disubmit, data bid akan tampil di tabel. Klik button
untuk me-refresh halaman tab bidding history.

10. Proses bidding dapat dilakukan berkali-kali, sampai batas waktu bidding selesai.

1.4 Verifikasi Pemenang

Aktifitas selanjutnya adalah verifikasi pemenang. Vendor yang dinyatakan menang harus
melakukan verifikasi melalui aplikasi portal.

Verifikasi Pemenang oleh Vendor

Setelah vendor dinyatakan menang dalam proses pengadaan, vendor tersebut harus
melakukan verifikasi melalui aplikasi iProcura Portal. Berikut tahapan untuk mengakses
proses verifikasi pemenang :
1. Untuk melakukan verifikasi pemenang, login sebagai Vendor di aplikasi iProcura
Portal.

20


2. Jika berhasil login, kemudian akan tampil halaman utama iProcura Portal. Kemudian
pilih menu Auction

3. Kemudian akan tampil halaman Auction List yang berisi daftar Auction dan status dari
auction tersebut. Tampilannya adalah seperti berikut :

4. Klik untuk melihat informasi detail dari project auction. Tampilannya adalah
seperti berikut :
21


5. Pada gambar diatas, terlihat status IN PROGRESS ada di aktivitas Verifikasi Pemenang.

Klik tombol untuk membuka aktifitas Verifikasi Pemenang. Sistem akan

menampilkan tab Winner Verification seperti berikut :

Tab Winner Verification menampilkan informasi product detail yang diajukan oleh
vendor.
6. Jika nilai Grand Total dan grand total BoQ berbeda, upload ulang file BoQ baru dan
sesuaikan nilai Grand Total BoQ baru dengan nilai Grand Total. Untuk meng- upload

file BoQ klik button kemudian pilih file. Selanjutnya klik button

untuk mengupload file.

7. Kemudian pada bagian atas akan tampil kolom verifikasi seperti berikut :

22


8. Isi pesan konfirmasi di field Confirmation Note. Jika vendor setuju sebagai pemenang

lakukan konfirmasi dengan klik button . Jika tidak setuju menjadi pemenang,

klik button .

9. Jika vendor setuju sebagai pemenang, setelah button di-klik, akan tampil

kotak dialog. Klik untuk melanjutkan proses.

10. Kemudian status di field Confirmation akan berubah menjadi “Setuju”.

23


11. Proses konfirmasi pemenang oleh vendor telah selesai. Proses selanjutnya adalah
Submit Aktifitas Verifikasi Pemenang di aplikasi iProcura Back Office.

24


Warehousing
Modul warehousing terdiri dari beberapa menu. Menu-menu yang terdapat dimodul
warehousing akan dijelaskan pada bab selanjutnya.

1. Goods Receipt
Submodul Goods Receipt digunakan untuk mencatat barang yang akan dikirim oleh
vendor atau untuk mencatat penerimaan barang oleh perusahaan. Pekerjaan ini
melibatkan menu yang ada di aplikasi back office dan di aplikasi portal. Berikut akan
dijelaskan tahapan proses-proses yang terdapat di Goods Receipt.

1.1 Delivery Planning – Portal

Untuk memulai proses pencatatan penerimaan barang, dimulai dengan vendor
mengirimkan catatan rencana pengiriman barang yang nantinya akan diterima oleh
perusaan. Untuk membuat rencana pengiriman barang, vendor diharuskan login di
aplikasi portal iProcura. Berikut tahapan untuk membuat delivery planning :
1. Login sebagai Vendor, di aplikasi iProcura Portal.

2. Jika berhasil login, kemudian akan tampil halaman utama iProcura Portal. Kemudian
pilih menu Purchasing → Delivery Planning

25


3. Kemudian akan tampil halaman Delivery Planning. Klik tombol

untuk menambahkan data delivery plan.

4. Selanjutnya akan tampil form delivery plan seperti berikut :

26


Lengkapi field-field yang terdapat di form delivery plan sesuai dengan keterangan
berikut :
Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
1 DO No Isikan dengan DO No Input/ Mandatory
Ketik
2 Delivery Plan Pilih tanggal delivery Pilih Klik , lalu pilih tanggal :
Date plan

3 PO Number Pilih PO Number Pilih
Mandatory. Klik lalu pilih :

27

Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
4 PO Date Menampilkan tanggal Display Otomatis terisi setelah PO Number
PO dipilih
5 Company Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
Code informasi kode dipilih
perusahaan
6 Vendor Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
Number informasi nomer dipilih
vendor
7 Vendor Name Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
informasi nama dipilih
vendor
8 Reference Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
Type informasi tipe dipilih
referensi
9 Notes Isikan dengan catatan Input/
Ketik

5. Setelah semua field diisi, klik untuk menyimpan data. Berikut adalah tampilan
delivery plan yang berhasil disimpan :

6. Selanjutnya lengkapi data di tab Delivery Plan Detail dengan cara klik tab

28


7. Klik button kemudian akan tampil form berikut :

Klik checkbox, kemudian klik button

8. Lalu akan muncul kotak dialog, klik untuk melanjutkan proses :

9. Jika data berhasil ditambahkan, data tersebut akan masuk ke tabel delivery plan
seperti berikut :

10. Klik untuk melengkapi data :

29


11. Klik link , untuk mendownload template serial number. Tampilan
template-nya adalah seperti berikut :

Template tersebut berupa file excel yang berisi kolom No, dan serial number. Isi No.
Dan kolom serial number.
12. Selanjutnya lakukan upload template serial number yang telah diisi. Klik button

kemudian pilih file template yang telah diisi oleh serial number. Kemudian

klik button untuk menyimpan data.

30


Di kolom sebelah kanan, akan tampil serial number berdasarkan data yang diupload di
template.
13. Lakukan upload serial number pada semua delivery plan detil. Serial number diinput
sebanyak quantity.
14. Setelah upload serial number selesai, selanjutnya kembali ke tab Delivery Plan untuk

melakukan Posting. Klik tab .

31


15. Klik untuk memposting delivery plan. Kemudian akan muncul notifikasi

berikut. Klik

16. Jika posting data berhasil, maka status delivery plan akan berubah menjadi ‘Posted’.

17. Data delivery plan yang sudah dikirim tidak dapat diubah lagi.

2. Service Acceptance
Sub modul Service acceptance berisi kumpulan menu yang digunakan untuk mencatat
penerimaan jasa/service baik yang berasal dari perintah pengadaan (PO/RO) atau yang
bermula dari permohonan pengadaan (PR).

2.1 Service Acceptance Request - Portal

Untuk memulai proses service acceptance, pertama dilakukan adalah membuat service
acceptance request di aplikasi Portal. Caranya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai Vendor, di aplikasi iProcura Portal.

32


2. Jika berhasil login, kemudian akan tampil halaman utama iProcura Portal. Kemudian
pilih menu Purchasing → Service Acceptance Req

3. Kemudian akan tampil halaman Service Acceptance. Klik tombol

untuk menambahkan data permohonan service

acceptance.

33

4. Selanjutnya akan tampil form request service acceptance seperti berikut :

Lengkapi field-field yang terdapat di form request service acceptance sesuai dengan
keterangan berikut :
Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
1 ID Menampilkan ID Display Otomatis terisi setelah data request
Request SA SA berhasil ditambahkan ke sistem
2 Delivery Plan Pilih tanggal delivery Pilih Klik , lalu pilih tanggal :
Date plan

3 Purchase Pilih PO Number Pilih
Mandatory. Klik lalu pilih :
Order
Number

4 Purchase Menampilkan tanggal Display Otomatis terisi setelah PO Number
Order Date PO dipilih
5 Company Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
Code informasi kode dipilih
perusahaan
6 Vendor Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
Number informasi nomer dipilih
vendor
7 Vendor Name Menampilkan Display Otomatis terisi setelah PO Number
informasi nama dipilih
34

Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
vendor
8 Is Final Entry? Apakah final entry? Pilih Pilih :
Ketik

9 Notes Isikan dengan catatan Input/
Ketik

5. Setelah semua field diisi, klik untuk menyimpan data. Data yang berhasil
disimpan akan muncul di tabel Request Service Acceptance seperti berikut :

6. Klik untuk melihat informasi detil.

Jika terdapat data yang akan diubah, lakukan pengubahan di field yang tersedia,

kemudian klik untuk menyimpan data.

35

7. Selanjutnya lengkapi data di tab Request Service Acceptance Detail dengan cara klik

tab .

8. Klik tombol kemudian akan tampil form berikut :

Lengkapi field-field yang terdapat di form request service acceptance sesuai dengan
keterangan berikut :
Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
1 Delivery Pilih delivery scedule Pilih Mandatory. Klik , lalu pilih :
Scedule Date date

36

Isi
No Nama Field Penjelasan Informasi Tambahan
Field
2 Reference Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
Type informasi reference scedule date dipilih
type
3 Delivery Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
Sequence delivery sequence scedule date dipilih
4 Is Partial Menampilkan status Display Otomatis terisi setelah delivery
Delivery partial delivery scedule date dipilih
Allowed allowed
5 Service / Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
Material Type informasi tipe scedule date dipilih
material atau service
6 Scheduled Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
Qty/Pct informasi schedule scedule date dipilih
qty/Pct
7 PO Qty Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
informasi PO Qty scedule date dipilih
8 Unit Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
informasi unit scedule date dipilih
9 Currency Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
informasi mata uang scedule date dipilih
10 Nett Price Menampilkan Display Otomatis terisi setelah delivery
informasi harga nett scedule date dipilih
11 Planned Isikan dengan Input/ Mandatory
Qty/Pct Planned Qty/Pct Ketik
12 Notes Isikan dengan catatan Input/
Ketik

9. Setelah semua field diisi, klik untuk menyimpan data. Data yang berhasil
disimpan akan muncul di tabel Detail Request Service Acceptance seperti berikut :

10. Klik untuk melihat informasi detil.

37


Jika terdapat data yang akan diubah, lakukan pengubahan di field yang tersedia,

kemudian klik untuk menyimpan data.

11. Selanjutnya kembali ke tab Request Service Acceptance untuk melakukan Posting. Klik

tab .

38


12. Klik untuk memposting request service acceptance. Kemudian akan muncul

notifikasi berikut. Klik

13. Jika posting data berhasil, maka status delivery plan akan berubah menjadi ‘Posted’.

39