PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP

Ditetapkan Oleh
No. Kode : 162/V.5.5.4/UKM
Kepala Puskesmas Kawua
Terbitan : 01

SPO No. Revisi : 00

PUSKESMAS Tgl berlaku :
Albert Kalengkongan, A.Md.Kep
KAWUA Nip.19711015 199303 1 007
Halaman : 1-3

1. Pengertian  Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara

arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat
penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara
sistematis, di mana arsip disusun secara teratur,
menurut proses, metode, menggunakan alat-alat
tertentu menurut format arsip.
 Pengendalian arsip puskesmas adalah sistem
pengelolaan dokumen/surat menyurat, yang
meliputi sistem penomoran maupun pengkodean
dokumen terkait perencanaan dan
penyelenggaraan kegiatan UKM puskesmas.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
penyimpanan dan pengendalian arsip
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas kawua nomor tahun 2015
tentang peraturan, kebijakan dan prosedur-prosedur
yang digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan
dan pelaksanaan UKM
4. Referensi Peraturan pemerintah RI Nomor 46 Tahun 2014
tentang sistem informasi kesehatan
5. Langkah-langkah a. Arsip dikelola dan dikendalikan sebaik mungkin
b. Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan,
kehilangan maupun penyalah-gunaan oleh pihak-
pihak yang tidak berhak.
c. Arsip ditata dengan rapi dan diberikan kode-kode
atau penomoran pada surat menyurat sedemikian
rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan bila
diperlukan dan dapat dikembalikan pada tempat
semula dengan mudah setelah digunakan.
d. Setiap Unit harus menunjuk petugas pengelola
Pengendalian Arsip untuk mengelola dan
mengendalikan arsip-arsip yang ada pada Unit
tersebut.
e. Petugas pengelola/pengendalian Pengendalian
Arsip dibekali pelatihan Pengendalian Arsip yang
diperlukan.
f. Petugas pengelola/pengendali Pengendalian Arsip
bertanggung jawab langsung kepada Koordinator
Unit

1
g. Setiap Unit wajib mempunyai log book untuk
mencatat/membukukan semua arsip yang masuk
dan log book untuk mencatat/membukukan semua
arsip yang keluar
h. Setiap dokumen/surat masuk yang belum menjadi
arsip harus diberi disposisi oleh pejabat yang
dituju sebelum didistribusikan kepada pihak-pihak
terkait/yang berkepentingan.
i. Setiap pendistribusian suatu arsip wajib dicatat
dalam log book/buku eksepedisi sehingga setiap
arsip yang didistribusikan dapat ditelusuri dengan
mudah dan cepat.
j. Dokumen/surat yang belum selesai dilaksanakan
dan masih memerlukan disposisi/tindak lanjut
harus dipisahkan pada tempat khusus yang diberi
nama PENDING FILE
k. Pending file merupakan tangung jawab langsung
Koordinator Unit/personil yang dituju
l. Setiap arsip yang dikeluarkan dari tempat
penyimpanannya untuk berbagai keperluan harus
di catat dalam buku peminjaman arsip .
m. Arsip yang dikeluarkan/dipinjam harus dipastikan
dikembalikan ke tempatnya semula.
n. Penyimpanan/pengeluaran/peminjaman untuk
pemakaian harus dikoordinasikan/diatur oleh
pengelola arsip.
o. Arsip-arsip yang telah lewat masa retensi dapat
dipisahkan pada tempat khusus bila dipandang
perlu.
p. Arsip-arsip yang telah kedaluarsa dan akan
dihancurkan, maka sebelum dihancurkan harus
mendapat persetujuan minimal dari Koordinator
Unit
q. Setiap penghancuran arsip harus dilengkapi
dengan berita acara singkat yang berisi keterangan
tentang arsip yang dihancurkan, tanggal
penghancuran/siapa yang menghancurkan dan
bagaimana arsip tersebut dihancurkan.
r. Masa retensi/waktu penyimpanan setiap arsip
ditentukan masing-masing Koordinator Unit,
berdasarkan kesepakatan/keperluan. Kecuali
arsip-arsip yang menyangkut masalah keuangan
/hukum disimpan sesuai ketentuan undang-
undang yakni minimal selama sepuluh tahun. Bila
masa retensi tidak ditetapkan secara spesifik
sesuai keperluannya dianggap masa retensi arsip
adalah 3 tahun.

2
6. Dokumen terkait

7. Unit terkait Program UKM Esesnsial dan Program UKM

pengembangan (Kepala puskesmas, , Perawat, Bidan,
Nutrisionis, Sanitarian)