AKUNTANSI UNTUK PUSAT, AGEN DAN CABANG

A. Akuntansi Untuk Pusat dan Agen

Agen adalah suatu perwakilan yang bekerja sebagai suatu unit organisasi penjualan lokal
pada suatu daerah tertentu dibawah pengawasan kantor pusat. Agen tidak mengadakan pencatatan
secara komplit, tetapi pada umumnya agen cukup menyelenggarakan buku kas untuk mencatat
penerimaan dan pengeluaran kas. Penerimaan kas pada suatu agen berasal dari hasil penjualan
barang dagangan tetapi berasal dari kantor pusat sebagai pengisian dana untuk modal kerja guna
membiayai operasi agen. Pengeluaran kas pada suatu agen guna membiayai operasi, biasanya
dicatat dalam beberapa rangkap dan tembusannya diberikan kepada kantor pusat. Persediaan
barang dagangan yang ada pada suatu agen, bukan merupakan persediaan barang untuk dijual,
tetapi hanya berupa sampel (contoh/monster) saja. Apabila terjadi pesanan dari pembeli, pesanan
tersebut diterima oleh agen untuk dikirimkan langsung kekantor pusat untuk dimintakan
persetujuan. Jika semua syarat sudah dipenuhi, kantor pusat akan mengirimkan barang pesanan
tersebut kepada pembeli bersama-sama faktur penjualannya tanpa melalui agen.

Untuk mencatat transaksi yang terjadi pada suatu agen digunakan sistem saldo tetap, yaitu
semua transaksi dicatat atas nama kantor pusat sehingga tidak disediakan rekening tersendiri.
hanya saja setiap transksi yang berhubungan dengan agen diberikan tanda atau diberi nama agen
yang bersangkutan. semua transaksi akan dibukukan oleh kantor pusat. Pembukuan transaksi-
transaksi dengan agen oleh kantor pusat dapat menggunakan dua metode pencatatan yaitu:

1. Laba atau rugi yang diperoleh dari penjualan melalui agen dicatat secara terpisah, dan
2. Laba atau rugi yang diperoleh dari penjualan mmelalui agen dicatat secara tidak terpisah.

Untuk tujuan pengendalian intern dan penilaian kinerja kantor pusat, sebaiknya digunakan
metode yang kedua yaitu laba atau rugi kantor agen dipisahkan dengan laba atau rugi yang
diperoleh kantor pusat sendiri. Apalagi bila kantor Agennya lebih dari satu. Dalam praktik yang
sering digunakan adalah metode yang pertama atau laba/rugi kantor agen tidak dipisahkan dengan
laba atau rugi kantor pusat. Penjelasan dari kedua metode adalah sebagai berikut:
1. Laba atau rugi kantor agen tidak dipisahkan dengan laba atau rugi kantor pusat

Dalam metode ini pendapatan dan biaya kantor agen tidak dipisahkan dengan pendapatan
dan biaya kantor pusat. Sehingga tidak bisa diketahui laba atau rugi kantor agen secara tersendiri.
Bila metode ini yang digunakan, kantor pusat hanya dapat mengetahui laba atau rugi secara
total/keseluruhan.

2. Laba atau rugi kantor agen dipisahkan dengan laba atau rugi kantor pusat

Dalam metode ini pendapatan dan biaya kantor agen dipisahkan dari pendapatan dan biaya
kantor pusat. Sehingga laba atau rugi kantor agen bisa diketahui secara individual. Apabila metode
ini yang dipakai maka diperlukan rekening tersendiri. Rekening-rekening yang dibutuhkan bila
digunakan metode ini antara lain:

a. Modal kerja kantor agen

b. Penjualan kantor agen
c. BPP kantor agen
d. Biaya pemasaran kantor agen
e. Biaya administrasi dan umum kantor agen

Apabila kantor pusat mempunyai Kantor Agen lebih dari satu, maka dapat digunakan salah satu
dari cara berikut:

a. rekening masing-masing kantor agen disendirikan atau diberikan kode berbeda.

b. Kantor pusat hanya memakai satu rekening buku besar untuk seluruh Kantor Agen,
sedangkan untuk masing-masing kantor agen hanya dibuatkan rekening pembantu.

Hubungan Kantor Pusat Dan Agen:

1. Operasi (Usaha) Suatu Agen

a. Beroperasi sebagai organisasi penjualan lokal di bawah petunjuk kantor pusat

b. Biaya operasi diperoleh berupa modal kerja dari kantor pusat. Pengawasan modal kerja
(kas agen) digunakan Imprest Fund System.
 c.Diserahkan pertanggung jawaban untuk operasi pengawasan piutang, pembuatan faktur
penjualan dan atau menagih piutang dagang.

2. Akuntansi suatu agen akuntansi di agen tidak diperlukan pembukuan lengkap, kegiatan
meliputi pengikhtisaran modal kerja yang diterima dan digunakan, serta mencatatnya
penjualan kepada langganan. Akuntansi suatu agen di selenggarakan pada buku – buku
kantor pusat, dengan cara :

a. Laba atau rugi aktivitas penjualan melalui tiap agen tidak ditentukan secara terpisah.
Cara ini menunjukkan bahwa seluruh transaksi penjualan ( rekening penjualan ) dan biaya
-biaya ( rekening biaya ) yang terjadi di tiap agen, dicatat dalam rekening pembukuan
seperti halnya dengan transaksi – transaksi penjualan dan biaya reguler yang terjadi di
kantor pusat. Pada penutupan buku, saldo laba atau rugi menunjukan Catatan hasil operasi
kombinasi yaitu hasil operasi di tiap agen dan hasil operasi di kantor pusat.

b. Laba atau rugi aktivitas penjualan melalui tiap agen ditentukan secara terpisah.
Cara ini menunjukan bahwa diperlukan rekening rekening khusus
pembukuan untuk agen,
terutama rekening penghasilan untuk mencatat semua transaksi penjualan dan
rekening biaya untuk mencatat semua biaya yang terjadi pada agen. Apabila kantor pusat
mempunyai beberapa agen, maka rekening penghasilan dan rekening biaya
diselenggarakan sbg rekening kontrol ( buku besar), sedangkan rekening penghasilan dan
biaya untuk tiap agen diselenggarakan sbg rekening rekening pembantu (tambahan).
Pada penutupan buku, saldo laba atau rugi menunjukan Catatan hasil operasi tiap agen.

B. Akuntansi Untuk Pusat dan Cabang

Berbeda dengan agen, cabang mempunyai otonomi sendiri dalam hal menyelenggarakan
pembukuan . cabang berusaha dan bekerja sebagai unit usaha yang berdiri sendiri.Dalam
usahanya tersebut, cabang diberi modal kerja oleh kantor pusat, baik berupa uang kas,
barang-barang dangangan maupun aktiva-aktiva lainnya.
Otonomi yang lain diberikan kepada cabang oleh kantor pusat adalah:

- Cabang dapat membeli sendiri barang dagangan dari pihak ketiga untuk memenuhi
kebutuhan permintaan barang dagangan yang tidak dapat dipenuhi oleh kantor pusat.

- Cabang dapat melakukan aktipitas penjualan mulai dari usaha untuk mendapatkan pembeli,
mengirimkan barang dagangan beserta pembuatan pakturnya,menagi piutangnya, dan
menyimpan uang hasil dari penjualan tersebut.

Dalam hubungan antara kantor pusat dan cabang, dikenal adanya sistem sentralisasi dan
sistem desentralisasi. Pada sistem sentralisasi, proses terjadinya transaksi pembukuan dan proses-
proses pencatatan lainnya sama seperti pada hubungan kantor pusat dan agen yang telah
diuraikaan dimuka.Pada sistem desentralisasi, cabang dianggap sebagai unit usaha yang berdiri
sendiri sehingga proses terjadinya transaksi, pembukuan dan proses pembuatan laporan
dilaksanakan seperti halnya perusahaan-perusahaan pada umumnya.

Hubungan antara kantor pusat dan cabang akan tampak pada rekening timbal balik
(reciprocal account), yaitu rekening buku besar yang diselenggarakan oleh masing-masing pihak.
Rekening timbal balik tersebut adalah dikantor pusat mempunyai rekening”R/K-kantor cabang”,
sedang dicabang mempunyai rekening”R/K-kantor pusat”.

Penggunaan masing-masing rekening tersebut adalah sbb:

1. Dikantor pusat terdapat rekening “ R/K kantor cabang “yang menggunakannya adalah:

Debit :

 Untuk mencatat pengiriman uang atau pengiriman barang (dropping) kekantor cabang.
 Untuk mencatat pembebanan biaya kepada kantor cabang.
 Untuk mencatat pengakuan laba dari operasi kantor cabang.

Kredit:

 Untuk Mencatat penerimaan uang dari kantor cabang.

 Untuk mencatat penerimaan kiriman barang atau pengembalian barang dari kantor cabang
 Untuk mencatat pengakuan rugi dari operasi kantor cabang.
2. Dikantor cabang terdapat rekening”R/K- kantor pusat” yang penggunaannya adalah sbb:

Debit :

 Untuk mencatat pengiriman atau setoran uang kekantor pusat.

 Untuk mencatat pengembalian barang atau pengiriman barang ke kantor pusat.
 Untuk mencatat rugi operasi cabang pada saat penutupan untuk dilaporkan ke kantor pusat.

Kredit:

 Untuk Mencatat penerimaan uang dari kantor pusat.

 Untuk mencatat penerimaan dropping barang ke kantor pusat.
 Untuk mencatat laba operasi cabang pada saat penutupan untuk dilaporkan ke kantor pusat.

Kantor pusat adakalanya menginvestasikan sebagian aktiva tetap kepada kantor cabang.
Apabilah terjadi hal yang demikian, maka diperlukan sama seperti pengiriman barang dagangan.
Halini disebabkan karena pengiriman aktiva tetap akan dinvestasikan yang sefatnya tetap serta
menyangkut jangka waktu lebih dari satu periode akuntasi, sehingga transaksi yang demikian
tidak boleh menggunakan rekening “R/K- Kantor cabang” ataupun”R/K-akntor pusat”.

Pengiriman kekayaan ( selain barang dagangan) kekantor cabang, pada saat pengiriman akan
dicatat sbb:

Aktiva tetap- kantor cabang………………………….Rp XX

Aktiva tetap………………………………………………..Rp XX

Sedangkan untuk kantor cabang akan mencatat:

Aktiva tetap…………………………………………...Rp XX

Aktiva tetap kantor pusat…………………………………..Rp XX

Apabila investasi selain barang dagangan yang sipatnya jangka panjang dilakukan oleh kantor
pusat, maka kantor pusat akan menjurnal:

Investasi tetap –kantor cabang…………………………Rp XX

Aktiva tetap/saham/surat berharga……………………………Rp XX

Sedangkan untuk kantor cabang akan mencatat sbb:

Aktiva tetap/saham/surat-surat berharga……………Rp XX

investasi tetap dari kantor pusat………………………………….Rp XX

C. Pengiriman Uang ( Transfer Kas ) Antar Cabang

Pengiriman uang antar cabang ini dapat terjadi karena cabang yang satu mengirimkan
sejumlah uang kepada cabang yang lain baik atas kemuan sendiri mauppun kemauan atas kantor
pusat. Apabila sejumlah uang sudah di kirimkan ke cabang yang lain,kedua cabang yang terlibat
dalam transaksi pengiriman tersebut tidak perlu membuat rekening khusus yang menyebutkan
nama atau tempat masing-masing cabang tetapi transaksi tersebut akan di tangani oleh kantor
pusat dengan berdasarkan otorisasi yang diberikan.

Pencatatan di lakukan oleh masing-masing pihak yaitu cabang penerima akan

mengkredit rekening “R/K –kantor pusat” seperti halnya pada saat menerima dopping kas dari
pusat dan mendebet rekening kas. Untuk cabang pengiriman akan mendebit rekening “R/K-kantor
pusat ” ,sebagai mana halnya dia menyatorkan uang ke pusat dan mengkredit rekening kas.
Sedangkan untuk kantor pusat sendiri akan membut jurnal antar cabang yaitu dengan mengkredit
rekening “ R/K –kantor cabang pengiriman” dan mendebit rekening R/K – kantor cabang
penerima”.

D. Pengiriman Barang Antar Cabang

Pengiriman barang adalah pengiriman barang dagangan (transfer of merchandise), seperti

halnya pada transfer kas pengiriman barang dagangan antara cabang ini otorisasi tetap ada pada
kantor pusat. Untuk pengiriman barang dagangan ini, menimbulkan masalah tersendiri yaitu
ongkos angkut untuk pengiriman barang dagangan dari cabang pengirim dari cabang penerima.
 Dalam hal pengiriman barang-barang dari pusat ke cabang biasanya ongkos angkutnya
untuk barang-barang tersebut di perhitungkan dan menjadi beban untuk kantor cabang yaitu
ditambahkan pada harga barang-barang yang bersangkutan. Tetapi dalam hal pengiriman barang
antar cabang di lakukan atas perintah kantor pusat, maka perlakuan terhadap ongkos angkut barang
tersebut di atur sebagai berikut :

1. Ongkos angkut barang dari cabang pengirim ke cabang penerima, terlebih dahulu dibayar
oleh cabang pengirim dan nantinya akan di perhitungkan sebagai beban kantor pusat.

2. Cabang penerima akan dibebani ongkos angkut sebesar ongkos angkut apabila barang
tersebut langsung di kirim dari kantor pusat, bukan sebesar ongkos angkut dari cabang
pengirim.

3. Apabila terjadi selisi ongkos angkut antar cabang pengirim ke cabang penerima dengan
ongkos angkut dengan kantor pusat langsung ka cabang penerima, maka selisih ongkos
angkut tersebut dibebankan ke kantor pusat dan di catat kedalam rekening “ selisih Ongkos
Angkut Barang Antar Cabang”.

E. Pengiriman Barang ke Cabang di Nota di Atas Harga Pokoknya

Tujuan pengiriman barang kecabang dinota diatas harga pokoknya dimaksudkan untuk
menutup sebagian ongkos pengurusan dan ongkos pengawasan serta menutup biaya-biaya
administrasi yang menyangkut hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang. Apabila barang
dikirim kecabang dicatat diatas harga pokoknya, maka nilai barang yang diterima oleh cabang
akan dicatat lebih tinggi dari harga pokoknya yang seharusnya. akibatnya adalah laba yang
dilaporkan oleh cabang sebenarnya lebih rendah dari yang sesungguhnya. demikian pula laporan
mengenai persedian akhir barang dagang yang masih ada dicabang, tidak sesuai dengan harga
pokok yang sesungguhnya.

Oleh Karena Itu Lah, Maka Informasi Atau Data-Data Mengenai Pengiriman Barang
kecabang yang dinota diatas harga pokoknya harus dikum pulkan dan disimpan oleh kantor pusat
untuk digunakan dalam proses penyesuain pada saat akan disusun laporan keuangan. Selisih yang
ada antara “harga pokok” Menurut kantor pusat dengan “Harga diatas nota” untuk cabang, dicatat
kedalam rekening “Cadangan kenaikan harga barang cabang” pada buku kantor pusat.

F. Masalah Barang yang di Nota di Atas Harga Pokok, Belum Semuanya Habis Terjual Oleh
Cabang

Apabila terjadi bahwa barang dangangan yang dikirimkan kecabang yang dinota atas harga
pokok belum berhasil dijual seluruhnya oleh cabang, maka dalam hal ini barang yang belum terjual
tersebut melekat pada persediaanakhir milik cabang. kantor pusat dalam hal ini harus segera
mengadakan penyesuain terhadap rekening-rekening “dagang kenaikan harga barang cabang” dan
penyesuain terhadap harga pokok dan laba yang dilaporkan oleh cabang. Pada akhir periode, sesaat
setelah cabang melaporkan jumlah barang dagangan yang dikirim dari pusat yang terjual beserta
laporan laba ruginya, maka kantor pusat akan segera menghitung kembali harga pokok yang
seharus nya dari barang dagangan yang telah dijual oleh cabang, kemudian setelah itu menghitung
laba atau rugi yang sebenarnya dan segera mengurangi atau menyesuaikan rekening “ cadangan
kenaikan harga barang cabang”.

G. Rekonsiliasi antara Kantor pusat dan cabang

Prosedur Pembuatan Rekonsiliasi:

1. Penyebab yang berakibat saldo R/K kantor cabang terlalu besar, misalnya transaksi:

a. Pengiriman kas dari kantor cabang masih dalam perjalanan

b. Pengembalian barang dagangan dari kantor cabang masih dalam perjalanan

c. Pengiriman kas atau aktiva lain ke kantor cabang telah dicatat terlalu besar oleh
kantor pusat.

d. Pembebanan biaya kepada kantor cabang dicatat terlalu besar oleh kantor pusat.

e. Pengakuan laba kantor cabang yang terlalu besar atau rugi yang terlalu kecil.

2. Penyebab yang berakibat saldo R/K kantor cabang terlalu kecil, misalnya transaksi:

a. Penagihan piutang kantor pusat yang dilakukan oleh kantor cabang.

b. Laba kantor cabang yang belum diakui atau diakui terlalu kecil oleh kantor pusat.
 c. Pembebanan biaya kepada kantor cabang yang dicatat terlalu kecil oleh kantor pusat.

d. Pengiriman aktiva dari kantor pusat ke kantor cabang yang terlalu kecil.

e. Pengiriman aktiva dari kantor cabang ke kantor pusat yang terlalu besar.

f. Rugi kantor cabang yang dicatat terlalu besar oleh kantor pusat.

3. Penyebab yang berakibat saldo R/K kantor Pusat terlalu besar, misalnya transaksi:

a. Penagihan piutang kantor cabang yang dilakukan oleh kantor pusat dicatat terlalu
besar.

b. Pengirirman barang dagangan dari kantor Pusat yang dinilai terlalu besar oleh
kantor cabang.

c. Pengiriman kas atau aktiva lain ke kantor Pusat telah dicatat terlalu besar oleh
kantor cabang.

d. Pembebanan biaya kepada kantor pusat yang dicatat terlalu besar oleh kantor
cabang.

4. Penyebab yang berakibat oleh saldo rekening koran kantor pusat terlalu kecil, misalnya
transaksi:

a. Pengiriman barang dagangan dari kantor pusat yang masih dalam perjalanan.

b. Pengiriman barang dagangan dari kantor pusat yang dicatat terlalu kecil oleh kantor
cabang.

c. Pengiriman kas atau aktiva lain ke kantor pusat telah dicatat terlalu besar oleh
kantor cabang.

d. Pembebanan biaya oleh kantor pusat yang dicatat terlalu kecil oleh kantor cabang.

Di dalam sistem akuntansi untuk hubungan kantor pusat – kantor cabang, antara rekening
koran kantor pusat dengan rekening koran kantor cabang tidak selalu sama jumlahnya oleh karena
itu harus dibuat rekonsiliasi dari kedua rekening tersebut. Jadi rekonsiliasi adalah prosedur
pengecekan, pembandingan dan analisa terhadap perbedaan atau selisih yang terjadi antara
rekening koran kantor pusat dan kantor cabang.
H. Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan Antara Pusat dan Cabang

Untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan gabungan antara kantor pusat dan
cabang, dibuatlah “Kertas Kerja Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan” yang berisi kolom-
kolom:

1. Akun Kantor Pusat.

2. Akun Kantor Cabang.

3. Eliminasi Debet dan Kredit.

4. Kolom Neraca Gabungan atau Laporan Laba-Rugi Gabungan.

Kantor Pusat dan Cabang: Pencapaian tujuan pemasaran Agen (Agency) atau Cabang (Branch).
Perbedaan Agen dan cabang :

1. Agen Cabang

a. fungsi penerima pesanan

b. persediaan berupa sample

c. syarat-syarat penjualan ditentukan pusat

d. modal kerja diberi pusat

e. wewenang transaksi

f. mempunyai persediaan

g. memberikan syarat-syarat penjualan

h. transaksi pembayaran sendiri.

2. Hubungan Agen dan Pusat :

Agen hanya menyelenggarakan buku kas untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas.
Sedangkan pusat pembukuan atas transaksi-transaksi yang terjadi di agen dapat dilakukan dengan
dua cara yaitu :
 a. ditentukan secara terpisah

b. ditentukan secara tidak terpisah.

3. Hubungan Cabang dan Pusat :

Bekerjanya suatu cabang diantaranya adalah :

a. Cabang diberi modal kerja

b. Cabang dapat membeli kebutuhan barang dagangan

c. Cabang dapat melakukan aktivitas penjualan

Sistem Akuntansi Cabang :

a. Sentralisasi. Pembukuan sepenuhnya dilakukan oleh kantor Pusat.

b. Desentralisasi. Cabang menyelenggarakan pembukuan atas transaksi-transaksi

yang terjadi pada cabang.

c. mengeliminasi saldo rek R/K Pusat dan R/K Cabang dan hutang pihutang pusat
cabang.

d. menjumlahkan saldo-saldo rekening aktiva dan hutang.

Laba/ Rugi :

a. mengeliminasi Pengiriman brg Pusat dan Pengiriman brg Cabang dan rekening
pendapatan dan biaya-biaya pusat cabang

b. menjumlahkan saldo pendapatan dan biaya.

Penyesuaian dari perkiraan silang Saldo perkiraan cabang dalam buku kantor pusat dan
saldo perkiraan kantor pusat dalam buku cabang munkin tidak menunjukkan saldo yang
bersilangan pada suatu saat,karena data-data tertentu antar kantor yang telah dicatat oleh kantor
yang satu belum tentu dicatat oleh kantor yang lain.

Data –data yang harus dipertimbangkan dalam mencocokan dua perkiraan silang antara lain:

a. debit pada perkiraan cabang tidak disertai dengan kredit yang sama pada perkiraan
kantor pusat.
 b. Kredit pada perkiraan cabang tidak disertai dengan debit yang sama pada perkiraan
kantor pusat.

c. Debit pada perkiraan kantor pusat tidak disertai dengan kredit yang sama pada
perkiraan kantor cabang.

d. Kredit pada perkiraan kantor pusat tidak disertai dengan debit yang sama pada
kantor cabang.

I. Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan antara Pusat dan Cabang Apabila Barang
Dagangan di Cabang di Nota/di Catat di Atas Harga Pokok

Apabila barang untuk cabang oleh kantor pusat dicatat diatas harga pokoknya, maka pada saat
akan disusun laporan keuangan gabungan akan menimbulkan beberapa masalah yang harus
diperhatikan, yaitu :

a. Persediaan akhir maupun awal barang-barang di cabang yang berasal dari pusat

b. Kertas kerja penyusunan laporan keuangan gabungan, disusun berdasarkan neraca saldo
(trial balance) dari pusat dan cabang.