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CODIGO: VERSIÓN:

FECHA DE
NOMBRE: PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO VIGENCIA: 26-Oct-15

1. OBJETIVO

Manejar y controlar de forma oportuna cualquier cambio que pueda afectar los
procesos de la organización en aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los cambios que se puedan presentar en la
empresa y que estén establecidos en este procedimiento.

3. DEFINICIONES

3.1. Cambio: Todo aquello que modifica temporal o permanentemente a una


organización, actividades, tareas, equipos, materiales, especificaciones, servicios,
programas de control de procesos. Los cambios pueden ser en los procesos,
actividades, metodologías de trabajo, condición operacional, diseño, planificación,
etc., que puedan afectar la seguridad de las personas, el proceso o los bienes
físicos.

3.2. Análisis del Cambio: Proceso de identificación de peligros y evaluación de


riesgos y determinación de controles relacionados a la Seguridad y Salud en el
Trabajo asociados con los cambios.

3.3. Control: Proceso, política, dispositivo, práctica u otra acción existente que
actúa para minimizar el riesgo negativo o potenciar oportunidades positivas.

3.4. Gestión del cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos


para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios
o nuevos procesos.

3.5. Identificación de riesgo: Proceso para determinar que, cuando, donde,


porque y como podría suceder algo.

3.6. Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de


enfermedad o lesiones a las personas, o una combinación de estos.
3.7. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o
exposición peligrosa y la severidad de daño, lesión o enfermedad que puede
causar el evento o exposición.

3.8. SST: Seguridad y Salud en el Trabajo

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Gerente

 Aprobar el procedimiento
 Asignar los recursos necesarios para llevar acabo las acciones requeridas y
asegurar un cambio seguro y exitoso.

4.2. Responsable Del Área

 Conocer y aplicar este documento.


 Estar capacitado para identificar los cambios que afecten las tareas a su
cargo.
 Tramitar con el encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo el Formato
de Gestión del cambio.
 Informar al Coordinador de SST, cualquier desviación respecto al
cumplimiento sistemático de los controles operacionales, con el fin de tomar
las acciones correctivas o preventivas correspondientes.

4.3. Encargado De Seguridad Y Salud En El Trabajo

 Asegurar que todo “cambio”, sea identificado, analizado, evaluado y


registrado en el documento respectivo.
 Verificar la implementación de las acciones definidas en la gestión del
cambio.
 Es el responsable en que se realicen modificaciones a los diferentes
documentos afectados por los cambios.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Identificación

Se debe aplicar el presente procedimiento al identificarse alguno de los siguientes


casos:

 Una nueva actividad dentro de los procesos.


 Cambios en instalaciones.
 Se realiza una modificación del ambiente de trabajo.
 Se realiza una modificación en las actividades de los servicios prestados.
 Se crea un nuevo cargo en la empresa
 Identificación de nuevos requisitos legales
 Otros que se consideren impactantes para la empresa

Cuando se presente alguno de los cambios mencionados anteriormente, el


responsable de este punto, es la persona quien detecta el problema o daño que
pueda justificar un cambio, el cual debe documentar el cambio que se ha visto
necesario realizar; para esto procede utilizar el FORMATO DE GESTIÓN DEL
CAMBIO (F-GSYSO-XXXXX). En el punto N°1 debe hacer una descripción
detallada del cambio a generarse y las causas o las fuentes que lo motivan.

5.2. Evaluación De Riesgos

Los cambios se analizaran mediante la identificación de peligro, evaluación y


control de los riesgos y minimización de los impactos que se generen y se
aplicaran los niveles de controles como el de eliminación, sustitución, controles de
ingeniería, precauciones y/o controles de administración y equipos de protección
personal. El responsable de este numeral es el coordinador SST con la ayuda del
originador o quien identifica el cambio a generarse, esto permitirá evaluar si el
cambio es viable y no traerá consecuencias adversas a la empresa.

La forma de aplicar controles para manejar el riesgo o minimizar los impactos al


ambiente variará de acuerdo a los cambios que se generen, según la norma:

 Eliminación del peligro/riesgo: Medida que se toma para suprimir (hacer


desaparecer) el peligro/riesgo. (Ejemplo: introducir dispositivos mecánicos
de alzamiento para eliminar el peligro de manipulación manual).
 Sustitución: Medida que se toma a fin de remplazar un peligro por otro que
no genere riesgo o que genere menos riesgo; (Ejemplo: reducir la
temperatura, el amperaje, etc.)
 Controles de Ingeniería: Medidas técnicas para el control del peligro/riesgo
en su origen (fuente) o en el medio, tales como el confinamiento
(encerramiento) de un peligro o un proceso de trabajo, aislamiento de un
proceso peligroso o del trabajador y la ventilación (general y localizada),
entre otros;
 Controles Administrativos: Medidas que tienen como fin reducir el tiempo de
exposición al peligro, tales como la rotación de personal, cambios en la
duración o tipo de la jornada de trabajo. Incluyen también la señalización,
advertencia, demarcación de zonas de riesgo, implementación de sistemas
de alarma, diseño e implementación de procedimientos y trabajos seguros,
controles de acceso a áreas de riesgo, permisos de trabajo, entre otros; y,
 Equipos y Elementos de Protección Personal y Colectivo: Medidas basadas
en el uso de dispositivos, accesorios y vestimentas por parte de los
trabajadores, con el fin de protegerlos contra posibles daños a su salud o su
integridad física derivados de la exposición a los peligros en el lugar de
trabajo. El empleador deberá suministrar elementos y equipos de protección
personal (EPP) que cumplan con las disposiciones legales vigentes. Los
EPP deben usarse de manera complementaria a las anteriores medidas de
control y nunca de manera aislada, y de acuerdo con la identificación de
peligros y evaluación y valoración de los riesgos. Ejemplo: gafas de
seguridad, protección auditiva, guantes, entre otros.

5.3. Procedimiento Operativo

Una vez identificado los peligros y evaluados los riesgos se procederá a realizar el
procedimiento específico de la actividad a desarrollar para identificar los pasos
necesarios y los riesgos inherentes a estos.

5.4. Aprobación Del Cambio

Si el procedimiento cumple con los requisitos mínimos de seguridad, deberá


aprobar el cambio la Gerencia y el Coordinador SST, de lo contrario este deberá
ser nuevamente revisado.

5.5. Divulgación De Cambios A Personas Involucradas

Al ser revisado y aprobado el cambio, se divulgará el cambio a realizar a todas las


personas que podrían ser afectadas, así como el procedimiento que se utilizará.

5.6. Ejecución del Cambio

Se ejecutará el cambio con la continua supervisión por parte de los responsables


de la gestión del cambio, si el cambio a realizar no es correspondiente al
procedimiento previamente aprobado, este será suspendido hasta una nueva
validación de la información.

6. Registro

F-GSYSO-XXX FORMATO DE GESTION DEL CAMBIO.

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