Anda di halaman 1dari 26

MANUAL BOOK

APLIKASI M-ACTION
(MONITORING FOR ACTION PLAN)

PT. PLN (PERSERO)


PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No.375, Demang Lebar Daun, Ilir Bar. I
Kota Palembang
Sumatera Selatan 30151
DAFTAR ISI

JUDUL.............................................................................................................................1

DAFTAR ISI......................................................................................................................2

KATA PENGANTAR...........................................................................................................3

1. Login Aplikasi...............................................................................................................4

2. Halaman Dashboard....................................................................................................4

3. Menu Agenda.............................................................................................................5

4. Menu List....................................................................................................................5

5. Menu Tasks................................................................................................................7

6. Menu Approval.............................................................................................................9

7. Menu Profile.................................................................................................................9

8. Menu Master..............................................................................................................10

9. Import Keputusan/Rencana Kerja...................................................................................20

PENUTUP........................................................................................................................26

2 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat dan
Hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan manual bookaplikasi
m-action ini.
Kami berharap manual book ini dapat menjadi petunjuk penggunaan aplikasi m-
action sehingga user dapat memanfaatkan secara maksimal. Kami menyadari
bahwa masih perlu penyempurnaan baik dari segi aplikasi maupun manual book.
Oleh karena itu kami sangat berharap masukan-masukan yang bersifat membangun
untuk terus menyempurnakan aplikasi m-action tersebut.

Palembang, 16 Maret 2017

PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN

3 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
1. Login Aplikasi

 Buka alamat aplikasi m-action PLN Kit SBS dengan alamat : http://www.pln-
kitsbs.co.id/m-action

 Input username, password dan pilih environment : PLN KIT SBS.

 Lalu klik login.

2. Halaman Dashboard
5
4

4 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Keterangan :
1. Menu
2. Pie Chart Status Keputusan
3. Rekap Keputusan Per Jabatan Per Status
4. Indikator Rapat Yang Aktif
5. Logout untuk keluar/logout dari aplikasi

3. Menu Agenda
Merupakan menu untuk menambahkan/melihat rencana agenda rapat.

a b c

a. Pencarian Agenda Rapat Per Tanggal


 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Masukkan tanggal agenda rapat yang akan dicari


 Klik Lihat Data
b. Penambahan Agenda Rapat
 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Masukkan tanggal agenda rapat yang akan ditambahkan


 Masukkan Judul Agenda (Contoh : Rakor Semester I Tahun 2017)
 Klik Tambahkan ke List Agenda
c. Daftar Agenda Rapat Keseluruhan
 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Input pada “Search” untuk melakukan pencarian agenda rapat


4. Menu List
Merupakan menu untuk menginput action plan (keputusan & rencana kerja).

5 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
a

a. Penambahan Keputusan Rapat


 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Masukkan tanggal agenda rapat yang akan ditambahkan


Keputusan/Rencana Kerja
 Klik “Set Agenda”
 Pilih Agenda Rapat yang akan ditambahkan Keputusan/Rencana Kerja
 Pilih PIC/Penanggung jawab untuk Keputusan/Rencana Kerja tersebut
 Masukkan tanggal target penyelesaian/tindaklanjut Keputusan/Rencana
Kerja tersebut
 Klik “Browse” untuk melampirkan file.
 Klik “Simpan List Keputusan” untuk menyimpan keputusan.
b. Daftar Keputusan Rapat
 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Input pada “Search” untuk melakukan pencarian agenda rapat

 Klik Presentasi untuk menampilkan daftar keputusan menjadi 1 halaman

 Klik Export Excel untuk mengekport daftar keputusan ke file excel.

 Klik Pilih Status untuk memfilter status keputusan

6 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
c. Detail/Edit/Hapus Keputusan Rapat

 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Pilih/Klik Keputusan yang akan di edit

 Klik “Hapus Keputusan” untuk menghapus keputusan.

 Klik “Edit Keputusan” untuk mengedit Keputusan.

5. Menu Tasks
Merupakan menu untuk melihat keputusan-keputusan yang perlu ditindaklanjuti oleh user
(yang melakukan login).

7 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Pilih/Klik Keputusan yang akan ditindaklanjuti

 Input Tindak Lanjut Keputusan/rencana kerja


 Klik “Browse” untuk melampirkan file

8 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Pilih status keputusan/rencana kerja

 Klik “Simpan” Untuk menyimpan tindak lanjut

6. Menu Approval
Merupakan menu untuk memverifikasi keputusan-keputusan bawahan langsung yang sudah
ditindaklanjuti.

 Klik untuk mengembalikan status keputusan/rencana kerja bawahan langsung


menjadi on progress.
 Klik untuk menyetujui (approve) keputusan/rencana kerja bawahan langsung.

7. Menu Profile
Merupakan menu untuk merubah password dan berlangganan email keputusan yang belum
ditindaklanjuti.

 Masukkan password baru apabila menghendaki perubahan password.

9 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Masukkan email apabila berlangganan email keputusan yang belum ditindaklanjuti.

 Klik “Simpan” untuk menyimpan perubahan.

8. Menu Master

e
f

a. Environment

 Penambahan Environment
 Masukkan Environment pada kolom set environment

10 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Klik “Simpan” untuk menyimpan environment baru
 Edit Environment
 Pilih/klik Environment yang akan diedit

 Masukkan perubahan environment

 Klik “simpan” untuk menyimpan perubahan environment


 Delete/Non Aktif Environment
 Klik untuk menonaktifkan environment.

b. Rapat (Jenis Rapat)

11 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Penambahan Rapat
 Input Rapat pada kolom set rapat

 Klik “Simpan” untuk menyimpan Rapat Baru


 Edit Rapat
 Pilih/Klik Rapat yang akan di edit

 Masukkan perubahan rapat

 Klik “simpan” untuk menyimpan perubahan rapat


 Delete/Non Aktif Rapat
 Klik untuk menonaktifkan rapat

c. Unit Pelaksana

12 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Penambahan Unit Pelaksana
 Input Unit Pelaksana pada kolom Set Unit Pelaksana

 Klik “simpan” untuk Menyimpan Unit Pelaksana Baru


 Edit Unit Pelaksana
 Pilih Unit Pelaksana yang akan diedit

 Masukkan perubahan unit pelaksana

 Klik "Simpan” untuk menyimpan perubahan unit pelaksana


 Delete/Non Aktif Unit Pelaksana
 Klik untuk menonaktifkan rapat

13 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
d. Bidang/Sektor/PL

 Penambahan Bidang/Sektor/PL
 Input Bidang/Sektor/PL dan pilih Unit Pelaksana pada kolom Set
Bidang/Sektor/PL

 Klik “simpan” untuk Menyimpan Bidang/Sektor/PL Baru


 Edit Bidang/Sektor/PL
 Pilih Bidang/Sektor/PL yang akan diedit

14 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Masukkan perubahan Bidang/Sektor/PL dan pilih unit pelaksana

 Klik "Simpan” untuk menyimpan perubahan Bidang/Sektor/PL


 Delete/Non Aktif Bidang/Sektor/PL
 Klik untuk menonaktifkan Bidang/Sektor/PL

e. Jabatan

 Penambahan Jabatan
 Input Jabatan, pilih Bidang/Sektor/PL dan pilih Atasan pada kolom
Set Jabatan

15 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Klik “simpan” untuk Menyimpan Jabatan baru
 Edit Jabatan
 Pilih Jabatan yang akan diedit

 Masukkan perubahan Jabatan, pilih Bidang/Sektor/PL dan pilih


Atasan.

 Klik "Simpan” untuk menyimpan perubahan jabatan


 Delete/Non Aktif Jabatan
 Klik untuk menonaktifkan Jabatan

16 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
f. People

 Penambahan Karyawan/User
 Input Nama Lengkap, NID/Username, pilih Jabatan pada kolom Set
People

 Klik “simpan” untuk Menyimpan Karyawan/User baru


 Edit Karyawan/User
 Pilih Karyawan/User yang akan diedit

 Masukkan Nama Lengkap, NID/Username, pilih Jabatan

17 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Klik "Simpan” untuk menyimpan karyawan/user
 Delete/Non Aktif Karyawan/User
 Klik untuk menonaktifkan Karyawan/User

g. Role
Merupakan sub menu untuk manajemen otorisasi/role user per rapat.

 Penambahan Role Rapat


 Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Pilih User, pilih role pada kolom set role

18 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Keterangan :
No : Tidak memiliki akses ke rapat aktif yang dipilih
System : Akses penuh (Superadmin) ke seluruh rapat
Operator : Akses Entry List Keputusan/Rencana Kerja (List) ke
rapat aktif yang dipilih
Review : Akses Read Only untuk melihat
Keputusan/Rencana kerja rapat aktif yang dipilih
User : Akses Tindak Lanjut keputusan/rencana kerja
(Tasks) rapat aktif yang dipilih.
 Klik “simpan” untuk Menyimpan Karyawan/User baru
 Edit Role Rapat
 Pilih Karyawan/User yang akan diedit

 Pilih role perubahan yang akan diinginkan, input password apabila


menghendaki perubahan password

 Klik "Simpan” untuk menyimpan karyawan/user

19 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
9. Import Keputusan/Rencana Kerja
 Pilih rapat aktif

 Buat agenda sebagai persiapan sebelum loader data

 Pilih tombol import

20 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Muncul form isian sebagai berikut

Catatan :
a. File yang di loader extension/format harus excel (.xls)
b. Nama file harus sesuai dengan yang ada kotak merah (nama file akan selalu
berubah setiap harinya dan berbeda saat akan memilih rapat aktif dan tanggal
agenda)
 Sebagai contoh nama file yang saya upload adalah keputusan_1_15032017.xls

21 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Format loadernya adalah sebagai berikut

Keterangan :
a. JUDUL  Judul Rapat.
b. TARGET  Target Keputusan dengan format (dd/mm/YYYY), contoh
30/12/2017.
c. TGL_REPORT  Tanggal rapat dengan format (dd/mm/YYYY), contoh
30/12/2017.
d. NID PIC  Isi dengan NID karyawan atau dengan cara lookup “master_role
.xls”.
e. AGENDA  nama agenda di samakan dengan agenda yang di buat di
langkah no 2 atau yang di kotak merah

 Untuk memastikan row kosong untuk di clear content

22 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Upload file keputusan_1_15032017.xls

Keterangan :
1. Pilih file yang akan di upload (contoh file : keputusan_1_15Mar2017.xls)
2. Klik upload.
3. Setelah sukses akan muncul notifikasi warna hijau.

 Klik tombol “+ Tambah Keputusan”

 Klik import untuk loader ke m-action

23 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Setelah di klik “import” akan muncul log seperti ini

Keterangan :
a. Kotak merah adalah data excel yang berhasil di masukkan ke aplikasi
b. Kotak hitam adalah data yang tidak berhasil masuk di database, mohon di cek
ulang
Kemungkinannya karena NID atau AGENDA tidak terlookup dengan master di
aplikasi.

24 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
 Masuk menu “List” untuk mengecek apakah data loader masuk ke aplikasi dengan
mencocokkan dengan file excel yang di loaderkan.

 Selesai

25 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
PENUTUP
Demikian Manual Book ini disusun dengan harapan implementasi m-action akan benar-benar
mampu meningkatkan kualitas manajemen keputusan di PLN KIT SBS. Kami mengharapkan masukan
agar aplikasi dan implementasi m-action dapat semakin efektif. Terima kasih

26 MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION


PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN