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MINUTA DE JUNTAS

Asunto: Entrenamiento Smartsheet


Fecha: 04-Sep-2018 Hora: -
Minuta prepared por: Yuryeth Vivenes Ubicación: Sala de Juntas
Asistentes:
Tipo de junta ☐ Información y reportes ☒ Solución de Problemas/Toma de decisiones ☐Planificación
(objetivo) ☐ Creativa y Tormenta de ideas ☒ Entrenamiento

ACCIONES A SER TOMADAS


No. Quién Detalles de Acciones Cuando / Fecha de enrtega
Revisar Smartsheets y empaparse con los básicos de su
Obed Isai Ek
1 funcionamiento, uso, proyectos, tareas y seguimiento a los Lo más pronto posible
Interian
mismos.

PUNTOS CLAVE (Presentado por Yuryeth)


No. Tema Detalles
1. Inicio
2. Revisión de hojas y reportes
1 Intro a Smartsheets 3. Alimentar hojas y reports
4. Mantener la página de incio ordenada
a. Carpetas
1. Qué signigican los colores
2. Qué significan las letras
3. Qué significan las tres primeras columnas
4. Tipos de proyectos
a. Recurrentes
Introducción a la
2 b. Miscelaneos
plantilla de proyectos
c. Proyectos especificos
5. Importancia de llenar la mayor cantidad de información posible
6. Importancia de asignar tareas
7. Importancia de asignar fechas de vencimiento
8. Importancia de asignar dependencias
1. Sangrías
2. Insertar (inserte columnas, inserte en el tablero, haga clic derecho)
3. Cambiar el formato (negrita, tamaño de fuente, color de fuente)
4. ¿Por qué es importante el formato?
3 Jerarquías a. Claridad, facilidad de uso
5. Propiedades de línea de jerarquía
a. Título - No se puede cambiar% hecho o fecha de vencimiento
b. Subtítulo: No se puede cambiar% hecho o fecha de vencimiento
c. Tarea: puede cambiar% hecho o fecha de vencimiento
1. Tipo de información que debe dejar
a. Llamada a la acción precisa y detallada, orientada a lograr el objetivo
b. Puntos de viñeta
c. Resumen, decisión, motivo de la decisión
d. Adjunte una base de datos y / o documentos de respaldo de cómo llegó a la
decisión.
2. Tipo de información que no debe usar (mejores prácticas de correo electrónico)
Comentarios y 3. ¿Respuesta o nueva cadena?
4
Adjuntos 4. Dónde agregar archivos adjuntos
a. En comentarios
b. Como nueva versión
i. Si es una nueva versión, deja comentarios de lo que se cargó (tal vez
mencionar qué cambios se hicieron o responder al comentario)
c. Cargar desde la computadora de la unidad?
5. Tipo de vistas de comentarios
a. Los comentarios se muestran más nuevos al más antiguo
1. Cómo y cuándo enviar
a. Elija solo ciertas columnas
b. Llamada a la acción (¿qué quieres?)
i. Si necesita aprobación
Solicitudes de ii. Si necesita una acción (información, aclaración sobre la tarea
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actualización necesita actualización, etc.)
2. Cómo responder
a. Comentarios, archivos adjuntos, etc.
b. Responda lo que se le pidió

1. Cómo enviarlas
Enviar una fila o a. Selecciona una columna especifica
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multiples filas 2. Cuándo enviarlas
a. Informativo, no esperes respuestas
1. Importancia
2. Cómo usarlos
7 Reportes 3. Cómo hacerlos
4. Cómo editarlos (filtrar, añadir o cambiar una columna, actualizar informacion)

8 Mover a otra hoja 1. Cómo hacerlo


1. Resaltar los cambios
2. Recibir alertas
3. Diferentes vistas
a. Tarjeta
b. Gant
9 Importante c. Calendario
d. Regular
4. Compartir permisos
5. Hacer detallado de proyectos
6. Delegar y hacer seguimiento