UNIDAD 2 FASE 3

CASO DE ESTUDIO “FARMATA S.A”

ANGÉLICA FARLEY SILVA COD. N°

CAROLINA SALAZAR ZULUAGA COD. N° 64585047
PABLO GARCIA OCAMPO COD. N°75.096.014
SENEN ADOLFO ÁVILA COD. N°
WILLIAM ORLANDO BELTRÁN COD. N°79.646.719

COMPRAS Y SUMINISTROS

GRUPO: 102607_20

TUTORA: AMALFI BABILONIA ZAMBRANO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y ADISTANCIA (UNAD)

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MAYO 2018
 INTRODUCCION

El informe que se presenta a continuación expresa las mejores respuestas a los

interrogantes planteados por cada uno de los participantes del grupo colaborativo que
activamente y a tiempo publicaron sus aportes en el foro propuesto para el desarrollo de
las actividades.

Los interrogantes están enfocados al caso analizado desde el inicio del presente
semestre y estos comprenden la gestión de inventarios, el manejo de almacenes, los
sistemas de inventarios y la modalidad del justo a tiempo.

La idea es realizar los ajustes necesarios para que la empresa mejore sus prácticas
logísticas, optimice los tiempos y evite los Reprocesos.
 RESPUESTAS A LOS INTERROGANTES PLANTEADOS.

1. Diagrama de flujo.

Estudio y Compr
selección de a
Medicamentos

Requisitos

Almacenamient Distribuci
o ón
Emitir
Requisición de
Compras
Registros de
Ingreso al
Inventario
Solicitud al
Departamento de Compras
Realizar Acta
de Recepción

S
Negociación
i
con proveedores
N Devolución al
Se acepta
o proveedor
el pedido S
N
i
o

Emitir
Orden de
Plan de Muestreo
Muestreo Compra
previamente definido

Realizar reporte
N S de inconsistencias Despacho por
Inspección de Exist
o i el Proveedor
los productos en

Comparación Estudio de la Recepción

de los Contenidos documentación del del pedido
negocio
Reglamento de
inventario

Factura de Venta
vs Orden de Compra
 2. Indique las posibles soluciones que debe implementar Farmata S.A., para
solucionar los inconvenientes identificados en la Fase 1, en Sector de
Logística.

Las posibles soluciones que se presenten deben buscar las oportunidades de mejora
para la empresa Farmata S.A haciéndola más competitiva, En este sentido la gestión se
debe centrar en el almacén y la gestión logística en general con el fin de reducir costos
y generar más valor a los clientes. Mejorar los problemas en la gestión de
aprovisionamientos.

 Rediseñar los flujos de información entre los distintos departamentos, se puede

lograr con la implementación de un modelo de información empleado por un
software de gestión más actualizado que cubra las necesidades de información
de la compañía evitando las duplicidades de tareas entre departamentos
logrando así que la información sea consultada en tiempo real permitiendo
conocer el nivel de stock de determinados productos se tenía que ir al almacén e
inspeccionarlo de manera visual. Este sistema debe posibilitar la manera de
realizar análisis sobre la rotación de productos tanto para comprar las cantidades
correctas como para su disposición física en el almacén. Evitando una rotación
inadecuada de los productos y por tanto que hubiera artículos sin rotación
durante largos periodos del almacén, aumentando considerablemente la
presencia de artículos obsoletos y de mermas.
 Redefinir todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la
expedición de los medicamentos, eliminando todas las ineficiencias que se
producen cuando el proceso pasa a través de los distintos departamentos.
 Implementar el concepto de líder del proceso para que gestione el proceso a
través de todos los departamentos y planteando así una estructura organizativa
matricial que haga más eficiente los procesos y subprocesos.
 Capacitar al personal en técnicas de mejora continua para conseguir que los
procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del
tiempo en lugar de perderla.
 3. Teniendo en cuenta que Farmata es una empresa comercial que distribuye
medicamentos al por mayor, sugiera el tipo de inventario que se debe implementar
para tener un mayor control.

Debido a la alta rotación que se presenta en una empresa dedicada a la comercialización,

sugiero para Farmata S.A un manejo de inventarios permanente, donde aleatoriamente
de las referencias que mas presentan rotación, se debe implementar un conteo
permanente, donde una persona se encargara semanalmente de dichos conteos, rotando
el personal quincenalmente para evitar desgastes en el personal y posibles errores por
exceso de confianza y desmotivación de realizar la misma labor.

Realizar conteos constantes disminuye la posibilidad de diferencias de inventarios,

además, evitan ajustes y se detectan errores en digitación de información.

4. De las 5 planillas que menciona el estudio de caso, para usted cuál planilla
debe eliminarse, ¿por qué y cómo sustituye esa información?

Actualmente el proceso logístico de Farmata S.A cuenta con 5 planillas de control de los
procesos, mi planteamiento es eliminar la totalidad de las planillas y reemplazarla con
dos, en la cual deben intervenir la mayoría de actores del proceso logístico.

La primer planilla se generara al mismo tiempo que la remisión, y deberá continuar todo
el procedimiento hasta el despacho. Como la idea es que el jefe de almacén genere la
remisión, este a su vez imprimirá una planilla donde quede claro quién es la persona que
alisto el material, también debe firmar la persona que lo entrega y recibe (en este caso el
conductor del vehículo), los datos del vehículo también tendrán una casilla especial que
contendrá la fecha y hora de despacho del material.

La segunda planilla es exclusivamente para devoluciones de los clientes, esta planilla

será también diligenciada por el jefe de almacén solo en los casos que aplique, es decir,
solo si existen devoluciones de lo contrario no se utilizara el documento ya que el proceso
se cierra a conformidad.
En esta planilla se debe especificar los causales de devolución por parte del cliente, esta
información será analizada por el departamento comercial y logística para atacar el
problema que lo causo.

5. Qué decisión tomaría usted como administrador de Farmata S.A., ¿con

respecto a la actitud y falta de pertenencia del señor Ramírez y qué solución
propone para realizar el proceso que él lleva?

El empleado de control de inventario de bodega recibe y cuenta los artículos que hay en
la bodega y registra la información ya sea manualmente en la planilla, pero el Sr. Ramírez
no lleva ningún control, No compara las cantidades de artículos que están físicamente
presentes en la bodega con los registros del inventario. No se entera que hay alguna
diferencia entre los artículos en existencia y los registros, y esto está afectando la
empresa y el Gerente debe tomar medidas finales que contribuyan a una solución final.

Frente a la situación actual del colaborador Pablo Ramirez, la decisión unilateral sería la
de despedir el personaje en cuestión, debido a su falta de interés para realizar las labores
que están a su cargo, es claro que esta desmotivación no puede ser combatida para
generar un cambio de actitud por parte del señor, debido a el tiempo de antigüedad que
cuenta en la compañía y las personas con esta característica son muy reacios al cambio
y la empresa debe implementar muchos cambios.

Realmente el señor Ramirez no lleva ningún proceso, debido a su incumplimiento en las

labores asignadas, la propuesta es eliminar la figura de 2 jefes y asignar en primer
instancia el compañero de Pablo Ramirez las nuevas tareas de unificación del jefe de
almacén, en las cuales se ven implicadas las políticas de compras y abastecimiento, la
generación de la remisión, la impresión y seguimiento de las nuevas planillas
implementadas y la supervisión de todo el proceso logístico. Es importante definir un
incremento salarial para lograr más sentido de pertenencia del colaborador.
 CONCLUSIONES

Los procesos en cualquier compañía independientemente de su objeto social

deben estar en constante monitoreo y evaluación que nos ayuden en la toma de
decisiones eficientes y eficaces, el proceso logístico en cuanto a las compras y
suministros son de vital importancia en las empresas, ya que afectan directamente el flujo
de caja, los balances generales y estados de resultados. Por ello la importancia de
realizar cambios de forma y fondo en la empresa Farmata, para obtener al final los
mejores resultados frente a la satisfacción total del cliente final.

Con el desarrollo del anterior trabajo, se pudo observar la importancia de la

Logística que está cada vez más presente en el mundo empresarial. En el mundo
corporativo competitivo farmacéutico, la resolución de los contratiempos relacionados con
el flujo inverso de las mercancías puede implicar una reducción significativa de costes,
esto genera la optimización de las redes de distribución y la precisión en las previsiones
de venta, mientras que la serialización de los presenta desafíos en la industria
farmacéutica.
 BIBLIOGRAFIA

Mora García, L. A. (2008). Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos.
Bogotá́ : Ecoe ediciones.

J.Mesa (2012) Introducción a la Gestión de Almacenes. Modulo 1. UMB Virtual.

Fiaep (2014) Control y Manejo de Inventario y Almacén.