INFORME:

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS DE UNA ORGANIZACION

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión

e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el
desarrollo del proceso.
SOLUCIÓN
El Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos o bien
llamados como materias primas, importantes para la función pertinente de una organización,
de ahí la relación con la gestión de calidad es de suma importancia; una entrada para muchos
de los procesos, es el departamento de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter
misionales como procesos de carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión
impacta directamente en los resultados que busca la empresa porque su importancia va
ajustada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto
final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente externo e interno respectivamente.
¿CÓMO SERÍA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS?
A continuación enumeraremos un proceso de compra de una organización:
1 Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen
parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al
identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello
entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y
el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes,
como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen,
si bien se puede llamar índice de criticidad.
2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben establecer
y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de
compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al
proveedor. Las especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos
de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la organización.
3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de
lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los programas
de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de
ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los
tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores,
adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se
debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que encamina a
realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con
el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario
que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las características entre ellos encajan materiales delicados y los
que tiempo corto plazo como los que se pueden vencerse estando en comercialización.
4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresa u organización en funcionamiento
inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran
seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias.
Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos
para comercializar ya obtenidos por la empresa, Con dicha evaluación se deben seguir
criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración
pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener
un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de
incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos
de servidos. Por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las
certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la
comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que trabajaran con dicha
organización, pero también es importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de
selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera periódica, considerado
semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del
comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos de evaluación deben
ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento
de elegir a un proveedor.
5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de
Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva
6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la verificados
y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se debe
realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve
inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica muy
útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico dado que
si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide, puede considerarse como puntos
considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa.
Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz
 comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración
de contratos y convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.
7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de
proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en
función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la
evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que
el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.
8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición
del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con
ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa,
resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

DOCUMENTACION INTERNA DOCUMENTACION EXTERNA

Documento donde se recopila las características Requisitos legales, y normas internacionales,

específicas del producto o servicio a vender, donde acoplan las características estándares que
aspectos cuantitativos/cualitativos debe tener cada producto.
pertenecientes a dicho producto a vender,
producto a comprar, cantidad, criticidad entre
otros

Documento cargado con las metodologías del Catálogos de los equipos, necesarios para obtener
proceso de compra y subcontrataciones. el producto o/y servicio a realizar.

Documentos nutridos de los datos y resultados Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la

de la selección y evaluación de proveedores que materia prima o insumos, con las cuales se
hacen parte de la empresa y los que están en el obtendrá el producto o/y servicio.
proceso evaluativo.

Documento donde se describe tanto el producto Orden de compra, facturas y Registros de lo

como el plazo solicitado, así como otros comprado
condicionantes (presupuestos, plazos de
entrega, características del producto etc.)

Documento que contengan la realización de los

pedidos, como el proceso de la aprobación del
pedido. Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Formato de la hoja de pedido de compra,

formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el registro de
la información solicitada a los proveedores para
su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de servicio
(para subcontrataciones)

Elaborado por yanelis Parra