MAJALAH

DIKLAT SEBAGAI SUATU SISTEM

Oleh:
Puji Iswari *)

Abstrak

Keterkaitan antar unsur (bagian) dalam penyelenggaraan diklat bagaikan sebuah sistem dengan susunan ter-
padu dan terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan saling mendukung serta
membentuk satu kesatuan yang utuh. Diklat menjadi efektif dan efisien apabila berada dalam kerangka sistem
melalui tahapan-tahapan yang meliputi: proses analisis kebutuhan diklat, proses penentuan tujuan diklat,
proses perencanaan program diklat, proses pelaksanaan diklat dan proses evaluasi diklat. Setiap proses tidak
berdiri sendiri tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya yang menentukan proses
berikutnya. Agar tujuan penyelenggaraan diklat tercapai secara efektif dan efisien, proses-proses tersebut
hendaknya berada dalam pendekatan sistem yang integral.

Kata kunci: Sistem, Diklat, Keberhasilan Diklat

Pendahuluan penentuan tujuan diklat, pengembangan

kurikulum, penyusunan program diklat,
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) adalah
penetapan peserta dan widyaiswara, penye-
sebuah kata yang sangat akrab dengan kita
lenggaraan administrasi dan keuangan, proses
sehari-hari karena keterlibatan kita sebagai
pembelajaran serta lingkungan fisik dan ling-
penyelenggara, widyaiswara, ataupun peserta
kungan emosional. Faktor-faktor tersebut akan
diklat. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor
menunjang efektivitas dan efisiensi penyeleng-
101 Tahun 2000 dinyatakan bahwa diklat
garaan diklat apabila berada dalam kerangka
adalah proses penyelenggaraan belajar menga-
sistem.
jar dalam rangka meningkatkan kemampuan
Dengan kata lain faktor yang menentu-
(pengetahuan, keterampilan, dan sikap) Pega-
kan keberhasilan diklat adalah sistem penye-
wai Negeri Sipil agar dapat melaksanakan dan
lenggaraan diklat yang integral dimana sub sis-
meningkatkan kualitas tugas pekerjaannya
tem dari sistem tersebut terkait satu dengan
yang berorientasi pada pelayanan, pengayo-
yang lainnya. Perlu ada sistem yang mengatur
man dan pengembangan partisipasi masyara-
dan ada pengelola yang melaksanakan, men-
kat. Muncul pertanyaan-pertanyaan, mengapa
gendalikan agar diklat berjalan sesuai dengan
setelah sekian banyak diklat dilaksanakan hasil-
fungsinya, tujuan diklat tercapai secara efektif
nya masih belum mencerminkan tujuan yang
dan tidak terjadi pemborosan karena salah
sebenarnya? Bagaimana membangun diklat
memilih arah dan tujuan.
sebagai suatu sistem agar manfaat dan tujuan
diklat bisa tercapai dengan baik?
Konsep Diklat
Diklat dianggap sebagai salah satu upaya
strategis dalam peningkatan kualitas sumber Diklat merupakan wadah pengembangan
daya manusia (SDM). Keberhasilan Diklat SDM aparatur dan non aparatur sebagai sosok
ditentukan oleh berbagai faktor yang meliputi individu profesional untuk dapat melaksanakan
tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan

Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016 1


sesuai tuntutan kerja. Proses belajar yang
dimaksudkan adalah untuk mengubah kom-
petensi kerja seseorang sehingga ia dapat
berprestasi lebih baik dalam jabatannya.
Kompetensi diklat secara umum mencakup
3 (tiga) ranah utama yaitu ranah kognitif
(pengetahuan), ranah afektif (sikap dan
perilaku) dan ranah psikomotorik
(ketrampilan). Kegiatan diklat akan ber-
muara kepada peningkatan kualitas peserta
diklat dengan kompetensi yang dipersyarat-
kan untuk mampu melaksanakan tugas dan
tanggungjawabnya sebagai abdi negara dan
abdi masyarakat. Lulusan diklat diharapkan
mampu berperan sebagai pembaharu,
memiliki sikap dan pengabdian yang berori-
entasi pada pelayanan prima organisasi.
Diklat dipandang sebagai bagian dari
pendidikan yang mengkaitkan proses
belajar untuk meningkatkan pengetahuan,
ketrampilan dan sikap di luar sistem pen-
didikan yang berlaku dalam waktu yang re-
latif singkat dan metode yang lebih mengu-
tamakan praktik daripada teori
(Atmodiiwiryo,2002), dengan empat kata
kunci yaitu:
2 Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
MAJALAH
1. Proses belajar (learning) adalah usaha
aktif seseorang yang dilakukan secara
sadar untuk mengubah perbuatan, peri-
laku atau kemampuannya dimana hasil-
nya bisa benar atau salah.
2. Kinerja/kemampuan kerja (perfor-
mance) adalah perubahan atau prestasi
hasil kerja seseorang pekerja secara ke-
seluruhan, dimana hasil kerja tersebut
harus ditunjukkan buktinya secara konk-
rit dan dapat diukur (dibandingkan den-
gan standar yang telah ditentukan).
3. Pekerja/karyawan/pegawai (people)
adalah seseorang yang sudah dewasa
yang menduduki suatu jabatan tertentu
dalam suatu organisasi yang memerlu-
kan suatu diklat untuk meningkatkan
pengetahuan, ke-terampilan dan
sikap mentalnya untuk mening-
katkan hasil-hasil pekerjaannya.
4. Pekerjaan/jabatan (job)
adalah sejumlah tugas-tugas spe-
sifik yang dilakukan oleh pekerja/
karyawan/pegawai dimana tugas-
tugas tersebut mempunyai ting-
kat kerumitan dan kesulitan serta
berhubungan satu dengan lain-
nya.
Secara umum diklat merupakan
pelatihan praktis yang biasanya
berlangsung dalam jangka pendek yang
bertujuan meningkatkan dan memperbaiki
sikap perilaku, keterampilan dan pengeta-
huan peserta diklat sesuai tujuan.
Konsep Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin
systema dan bahasa Yunani sustema adalah
suatu kesatuan yang terdiri dari komponen
 MAJALAH
atau elemen yang dihubungkan bersama
untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Dalam pengertian yang paling umum sebuah
sistem adalah sekumpulan benda yang
memiliki hubungan di antara mereka.
Sistem dapat diartikan sebagai suatu
susunan terpadu dan terdiri atas bagian-
bagian yang saling berhubungan, saling ber-
interaksi dan saling mendukung antar
bagiannya serta membentuk satu kesatuan
yang utuh.
Pada prinsipnya setiap sistem selalu
terdiri dari empat elemen yaitu objek,
atribut, hubungan internal dan lingkungan.
Adapun batasan sistem: memiliki komponen
untuk menjalankan fungsi (sub sistem), sis-
tem dikelilingi sistem lain dan tidak berdiri
sendiri, menjalankan proses transformasi
mengubah masukan dan keluaran, kompo-
nen saling berinteraksi saling bergantung,
memiliki efek keterpaduan (sinergisme),
memiliki mekanisme balikan, dan bersifat
relatif tergantung pada lingkungan.
PROSES PRODUK
INPUT
Konsep Diklat sebagai Suatu Sistem
Konsep diklat sebagai suatu sistem
merupakan seperangkat komponen atau
unsur-unsur atau sub sistem yang saling
berinteraksi untuk mengubah kompetensi
kerja pegawai/karyawan/orang sehingga da-
pat berprestasi lebih baik dalam jabatannya
melalui proses belajar dalam kegiatan diklat.
Pendekatan sistem dalam diklat meru-
pakan pendekatan dengan menggunakan
bagan arus mulai dari input (masukan),
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
proses, output (keluaran), dan outcome
(dampak). Dengan penjelasan sebagai beri-
kut:
1. Masukan (input): peserta dengan kom-
petensi yang ingin dimiliki, widyaiswara
sesuai kompetensi keahlian dalam proses
belajar mengajar, bahan ajar/modul se-
suai tujuan diklat, anggaran yang
tersedia, waktu pelaksanaan, alat, bahan,
bangunan (sarana prasarana) untuk pen-
yelenggaraan diklat
2. Proses: meliputi proses identifikasi kebu-
tuhan diklat, proses penentuan tujuan
diklat, proses perencanaan program dik-
lat, proses pelaksanaan diklat, dan proses
evaluasi diklat.
3. Produk: diklat selesai, bahan dan materi
divalidasi, dan penguasaan kapasitas oleh
peserta
4. Keluaran: peserta (lulusan) diklat
memiliki kompetensi sesuai dengan yang
diharapkan, sertifikasi, keterangan masuk
kerja dan SIM
OUTPUT OUT
COME
5. Dampak (outcome): peningkatan pro-
duktifitas lulusan, kontribusi lulusan yang
diberikan ke organisasi.
Penerapan pendekatan sistem dalam dik-
lat adalah berdasarkan kebutuhan nyata
dilapangan antara lain: mengembangkan
kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta,
menyiapkan secara cermat faktor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan program
diklat, menyediakan lingkungan fisik dan
lingkungan emosional yang mendukung
3

proses pembelajaran secara kondusif, men-
getahui sejauh mana keberhasilan program
diklat, menjamin pencapaian tujuan diklat
secara efektif dan efisien.
Analisis
Kebutuhan
Diklat
Evaluasi
Diklat
Pelaksanaan
Penentuan
Diklat
Tahap pertama dalam konsep model
diklat sebagai suatu sistem adalah analisis
kebutuhan diklat (training needs assess-
ment). Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
adalah suatu proses kegiatan yang bertujuan
untuk menemukenali adanya suatu
kesenjangan dalam bentuk pengetahuan,
keterampilan maupun sikap dan perilaku
pegawai pada suatu unit organisasi, kelom-
pok kerja atau komunitas tertentu yang da-
pat ditingkatkan melalui diklat. AKD dilak-
sanakan sebagai dasar untuk menyusun pro-
gram diklat. Pedoman bagi organisasi untuk
merancang bangun program diklat, memberi-
kan masukan bagi organisasi lembaga diklat
untuk melanjutkan atau menghentikan
kegiatan selanjutnya, menjaga dan mening-
katkan produktivitas kerja, menghadapi kebi-
jakan baru, menghadapi tugas-tugas baru.
Adapun manfaat AKD adalah menghasilkan
rencana diklat sesuai dengan kebutuhan dan
4
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
MAJALAH
sebagai dasar yang kuat untuk penyusunan
program diklat. Proses selanjutnya setelah
AKD adalah adalah proses penentuan tujuan
diklat. Proses ini untuk menentukan tujuan
diklat yang dilandasi oleh upaya un-
tuk menghilangkan diskrepansi
kinerja yang ditentukan pada proses
AKD. Dalam hal penentuan tujuan
diklat inilah dilakukan kegiatan
rancang bangun program
Perencanaan
Program diklat. Dengan melakukan
Diklat
proses rancang bangun pro-
gram diklat akan dihasilkan
kurikulum dan Garis-garis Besar Pro-
gram Pembelajaran (GBPP). Ran-
cang bangun program diklat dapat
diartikan sebagai suatu proses
Tujuan kegiatan yang dimaksudkan untuk
Diklat
membuat atau menyusun secara
garis besar hal-hal yang akan dikerjakan
berkaitan dengan proses belajar seseorang
agar dapat mengubah kompetensi kerjanya
sehingga ia dapat berprestasi dalam ja-
batannya.
Proses ketiga adalah proses perenca-
naan program diklat. Ini merupakan proses
yang panjang dan berkesinambungan. Aspek
-aspek yang diperhatikan dalam proses
perencanaan diklat adalah sebagai berikut:
seleksi peserta diklat, pengembangan pan-
duan diklat, penyelenggaraan diklat,
penetapan pengajar/widyaiswara sesuai per-
syaratan kompetensi diklat, sarana dan
prasarana diklat dan mekanisme penyediaan
dana. Kegiatan perencanaan ini yang
menyangkut unsur-unsur pengelolaan diklat
(6 M yaitu Man, Money, Material, Machines,
Methods, Market) dan menghasilkan rencana
yang matang.
Proses selanjutnya adalah proses pe-
laksanaan diklat, yang meliputi: pembukaan
 MAJALAH
dan penutupan, pelaksanaan proses pem-
belajaran (kesiapan petugas, kesiapan
widyaiswara, ketersediaan bahan diklat),
evaluasi proses pembelajaran (dibatasi
pada evaluasi hasil pembelajaran), dan
kegiatan administrasi diklat.
Proses terakhir adalah proses
evaluasi diklat, yang meliputi: evaluasi se-
belum dan sesudah pelaksanaan diklat,
evaluasi proses pembelajaran, evaluasi
penyelenggaraan diklat dan evaluasi dam-
pak (pasca) diklat. Evaluasi diklat adalah
mata komponen penting dalam sistem dik-
lat. Tanpa ada evaluasi, kita tentu saja ti-
dak mengetahui apakah program diklat
yang diselenggarakan oleh suatu lembaga
diklat berhasil atau sebaliknya tidak berha-
sil. Tingkat pencapaian efektivitas dan
efisiensi suatu program diklat dapat diketa-
hui dari hasil evaluasi diklat. Pengelola dik-
lat yang handal dipersyaratkan memiliki
kompetensi mengenai pelaksanaan
evaluasi diklat.
Penutup
Merupakan keniscayaan bagai suatu
lembaga diklat untuk sinergis merancang
diklat dalam proses-proses yang telah dise-
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
butkan diatas dalam kerangka sistem yang
integral. Setiap proses tidak berdiri sendiri
tetapi saling terkait satu dengan lainnya
dan hasil proses sebelumnya
akan menentukan proses beri-
kutnya.
Lembaga diklat juga sudah
sepatutnya mengelola dan
memiliki sistem balikan dalam
rangka meningkatkan kualitas
layanan yang relevan dengan
kebutuhan organisasi, unit keja
dan individu dalam pengemban-
gan karirnya. Dampak lebih lan-
jut penerapan diklat sebagai
suatu sistem adalah dapat
menghasilkan lulusan diklat yang berkuali-
tas. Semoga!
Daftar Pustaka
Atmodiwiryo, Subagyo, 2002. Manajemen
Pelatihan. PT. Ardadizya Jaya. Jakarta
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun
2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan
Jabatan Pegawai Negeri Sipil
*) Kepala BDLHK Pekanbaru
JIKA SATU PINTU DITUTUP MAKA AKAN
ADA PINTU LAIN YANG TERBUKA,
HANYA TERKADANG KITA TERLALU LAMA
MENYESALI PINTU YANG TERTUTUP ITU
HINGGA TIDAK MELIHAT PINTU LAIN
YANG DIBUKAKAN UNTUK KITA
(LINCOLN)
5