J-31442864-O DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

ACTVIDADES A REALIZAR POR EL ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

Contestar el teléfono educadamente como: Buenos Días/Tardes C.C

Global.

Todos los números de proveedores, bancos entre otros… se encuentran

en el directorio telefónico que esta a tu derecha del escritorio.

Cada vez que se realice una llamada se debe a notar en la carpeta

control de llamadas que está en el escritorio (físico) el formato de este
se encuentra en la (PC) en documentos de Excel como control de
llamadas.

Al momento de realizar una llamada se debe marcar primero la línea

luego introducir 2 asterisco (*) y luego el código que es 1702.

La contraseña de la fotocopiadora es 8010#.

El control de asistencia del personal de Mantenimiento,

Administrativo y personal de la contrata de FUGASCA, C.A se
deben imprimir el día viernes. Dichas asistencias se encuentran
ubicadas en la carpeta digital de la computadora con el nombre de
control de asistencia, se le cambia las fechas diarias, cuando un
personal está de vacaciones o de reposo se combinan las celdas del
trabajador correspondiente y

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Se sombrea de color gris con el nombre de vacaciones hasta la fecha de

su Reintegro dichas fechas le preguntas a la licenciada Madai Castillo
de Recursos Humanos.

Todos los lunes del mes debes cambiar el control de asistencia de la

carpeta del personal de Mantenimiento y Administración, la que
retires se le hará entrega a la licenciada Madai Castillo y la asistencia
del personal de la contrata al coordinador Brayan Jauregui (Dpto.
Mantenimiento).

El control de recorrido y apertura de seguridad se realiza todos los

lunes del mes con las fechas correspondientes de la semana entrante
este formato se le hace entrega al supervisor de seguridad que este de
turno, el formato está ubicado en la carpeta documentos de Excel de la
PC.

El Rol de Guardia del departamento de Mantenimiento está situado en

la carpeta de Dpto. de Operaciones Rol de guardia 2018, en
este formato se modifica el mes, la fecha, los turnos de los empleados
como por ejemplo si un personal libra sábado y domingo y antes de sus
días libres tiene 1er turno después de su descanso le corresponde 2 do
turno y sucesivamente esto aplica para los supervisores excepto el
supervisor Alfredo González , el demás personal no cambia de turno
como los auxiliares, servicios generales y jardinero solo cuando se cree
el nuevo mes se coloca su días libres en el día que le indique.

En cuanto a la ejecución de depósitos de cheques se debe endosar con

la cuenta según el nombre del cheque (ver los sellos con las cuentas) y
llenar los bauches que se encuentran ubicados en la segunda Gaveta de
tu lado izquierdo luego, una vez realizado esto se debe llenar el formato
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De relación de depósitos que está en la carpeta de documentos de

Excel y debe ser firmado por el depositante y archivado en la carpeta
recepción de condominio.

Cuando la licenciada Blanca García te haga entrega de los cheques de

pago u otros, le debes sacar copia estas irán archivadas en la carpeta de
copias de cheques dependiendo de la empresa y los originales en la
carpeta tipo acordeón, si es de condominio la carpeta morada y si
pertenecen a la empresa de promociones 18 y estacionamiento van en
la carpeta negra.

Si tienes cheques pertenecientes de Recursos Humanos tales como:

pagos de prestaciones sociales, pago de liquidaciones, pago de
vacaciones, pago de nomina, pago de bono de alimentación, banavih,
inces, Seguro social entre otros… debes llenar el formato de relación
de entrega de cheques que se encuentra en la carpeta de documentos de
Excel y entregárselo a la Lic. Madai Castillo y que te firme la hoja de
la relación de entrega, a la misma se le saca una copia una pertenece al
registro en la carpeta de recepción de condominio y la otra es de ella.

El cheque del tesoro nacional se endosa con el Rif de la empresa que

esté pagando.

La contabilidad de condominio se hace mensual debes utilizar una

carpeta lomo ancho crear la etiqueta la cual se ubica en la carpeta
descrita como escritorio anterior en digital etiquetas, con en el
mes correspondiente y guiarte de la carpeta del mes anterior con
respecto a los separadores.

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De igual modo en las otras carpetas debes crear la pestaña del mes
entrante como la contabilidad de Estacionamiento y Promociones
Global 18.

Cuando la licenciada Blanca García realice las facturas de condominio

las hojas azules van archivadas en el libro de ventas.

Por otro lado cuando se efectúa la entrega de las facturas de

condominio se debe realizar el acuse de recibo cambiando el mes y la
fecha de entrega este formato se encuentra ubicado en la carpeta
escritorio anterior carpeta formatos de mercadeo.

Al momento de que un proveedor envié una factura de cobro debes

revisar la fecha de la misma y colocarle el sello que indique la fecha
que se está recibiendo y la firma por la parte de atrás. Luego ingresar la
factura en el formato detallado como libro de compras año 2018 en la
carpeta digital de documentos de Excel una vez ya realizado esto se le
debe sacar copia, la original ira en la carpeta pendiente por cheque y
la copia en la carpeta de libro de compras según el mes que le
corresponda.

Al final del mes se realiza el cierre del libro de compras es decir

totalizar los montos de las facturas (columnas) ingresadas durante el
mes.

Los documentos que genere el señor Raúl Agustini le debes preguntar a

la licenciada blanca sobre su archivo de igual modo estas carpetas se
encuentran ubicadas en la segunda gaveta debajo de la fotocopiadora.

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En cuanto a la entrega de cheques de pago a proveedores el mismo

debe firmar la hoja donde está el cheque (soporte) y debes visualizar si
tiene retenciones en caso de que posea el proveedor debe firmar 2 y la
tercera se le hace entrega al mismo junto con el cheque de pago una de
las retenciones va archivada en la carpeta de I.S.L.R y la otra se queda
con el soporte del cheque la cual ira archivada en la carpeta de
contabilidad de condominio según la empresa y el mes.

Todos los formatos de seguridad se encuentran ubicados en el sobre

amarillo denominado formatos de seguridad.

Las hojas de condominio como solicitud de acceso a las Caminerias,

orden de compra, requisición de compra entre otros están ubicados en
la carpeta de formatos varios está ubicada en el escritorio a tu lado
izquierdo.

Cuando un locatario solicite el acceso a Caminerias le debes entregar el

formato y preguntarle a la licenciada Blanca García si ese locatario esta
solvente. Y el formato debe tener la copia de la cedula anexada del
contratista.

Acerca de la cancelación de pago de las factura de los locatarios la

copia verde debe ir en el expediente según el local (guíate por los
números) y la blanca se les entrega a los locatarios indicándole que ya
se realizo el pago de la factura.

Las facturas de los locales que estén cerrados van archivadas en la

carpeta de copias de factura de condominio.

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Los números de cuentas de las empresa de Estacionamiento y

Promociones Global 18 están escritos por la parte de atrás del cuaderno
de directorio telefónico.

Con respecto a los depósitos de cheque perteneciente a un local se le

sacara una copia que ira junto a las copias verdes luego se realiza el
procedimiento de endoso y llenado de bauches después de que se
deposite se tomara la copia de el cheque y se sacara otra copia pero esta
vez junto al soporte de él deposito y el depósito original se pegara en
una hoja de reciclaje y se archivara en la carpeta de contabilidad de
condominio según el mes y en la sección de depósitos según el banco
donde fue depositado el cheque.

Nota: lo primordial en el sitio de trabajo es la total discreción y la

comunicación.

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