Anda di halaman 1dari 42

Pejabat Pengadaan dalam PBJP

admin December 28, 2018 No Comments


Tulisan ini sudah diterbitkan sebelumnya di Buletin Pengadaan P3I Edisi ke 4
November 2018
Tidak semua penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah berada
dalam karakteristik high risk dan high expenditure. Baik organisasi yang
besar ataupun kecil, karakteristik low risk dan low expenditure pun akan
selalu ditemukan. Sehingga tetap diperlukan perangkat kerja yang lebih
akurat dalam mengelola proses-proses pengadaan yang masuk kelompok
dengan karakteristik umum tersebut, seperti nilai pembeliannya relatif
kecil, risiko akibat ketidaktersediaan yang tidak besar, jumlah item yang
tidak banyak, supplier yang banyak, dan/atau terkadang menghabiskan
waktu dalam proses pembeliannya. Salah satu personil yang dihantarkan
dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah dengan karakteristik
tersebut adalah Pejabat Pengadaan.

Pejabat Pengadaan di dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018


tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan salah satu pihak
atau personil yang diatur sebagai Pelaku Pengadaan (Pasal 8 Peraturan
Presiden Nomor 16 Tahun 2018). Di dalam peraturan tersebut, Pejabat
Pengadaan merupakan pejabat administrasi/pejabat fungsional/personel
yang bertugas melaksanakan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung,
dan/atau E-purchasing (Pasal 1 angka 13 Peraturan Presiden Nomor 16
Tahun 2018).

Dalam Pasal 12 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, Pejabat


Pengadaan memiliki tugas sebagai berikut :

1. Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung;

2. Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk


pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai
paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);

3. melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk


pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak
Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan

4. melaksanakan E-purchasing yang bernilai paling banyak


Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Berdasarkan ketentuan dan peraturan tersebut di atas, serta
memperhatikan bagian lain dari peraturan perundaang-undangan yang
berlaku, dapat dijelaskan hal-hal yang terkait dengan Pejabat Pengadaan
sebagai berikut :

1. Tugas

Pejabat Pengadaan melaksanakan tugas sebagaimana yang disebutkan di


Pasal 12 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 di atas. Berdasarkan
tugas tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

A. Persiapan dan Pelaksanaan Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung merupakan salah satu metode memilih penyedia


untuk pengadaan dengan kecenderungan karakteristik low
risk dan low expenditure. Di dalam Peraturan Peraturan Presiden
Nomor 16 Tahun 2018, pengadaan langsung diatur atas kondisi nilai
paket pengadaan yang relatif tidak terlalu besar. Peraturan Peraturan
Presiden tersebut mengatur bahwa Pengadaan Langsung
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya adalah metode pemilihan
untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus
juta rupiah), dan Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi adalah
metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Jasa Konsultansi
yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah)
(Pasal 1 angka 40 dan angka 41 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun
2018).

Pelaksanaan Pengadaan Langsung dilakukan dengan memperhatikan


jenis pengadaan, nilai pengadaan, dan bukti kontrak. Pasal 50 ayat 7
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 dan Bagian V Lampiran
Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia, mengatur pelaksanaan
Pengadaan Langsung sebagai berikut :

i. Pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk


Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang menggunakan bukti
pembelian atau kuitansi.

Pengadaan Langsung ini dipergunakan untuk pengadaan dengan


jenis pengadaan Barang/Jasa Lainnya, yang harganya sudah pasti
dengan nilai paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta
rupiah). Pengadaan ini dilaksanakan dengan tahapan sebagai
berikut:

a. Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya


ke Penyedia;

b. Penyedia dan PPK melakukan serah terima Barang/Jasa


Lainnya;

c. Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau


kuitansi kepada PPK; dan/atau

d. PPK melakukan pembayaran.

PPK dalam melaksanakan tahapan Pengadaan Langsung dapat


dibantu oleh tim pendukung.

Pengadaan dengan mekanisme ini merupakan pengadaan dengan


teknis proses yang relatif sederhana dan mudah. Beberapa pola
dalam transaksi umum “berbelanja” bisa diterapkan dengan
metode ini. Hal ini dapat dilihat dari penyajian frasa dalam
peraturan ini dengan penggunaan kata sebagaimana tersebut di
atas yaitu “Pengadaan ini dilaksanakan dengan tahapan” dan
disandingkan dengan bagian lain yang menjadi lanjutan pada
penggunaan kata hubung di point c ke d dengan kata “dan/atau”,
serta terdapat pengaturan bahwa “PPK dapat dibantu oleh tim
pendukung”. Sehingga pelaksanaan pengadaan langsung ini dapat
ditempuh dengan urutan tahapan keempat proses tersebut atau
dengan proses salah satunya yang mengakomodir rangkaian
proses dengan logis namun tetap akuntabel.

Contoh tertib proses pengadaan langsung yang dapat dilakukan


berdasarkan ketentuan ini adalah :

e. Di awal proses persiapan dan/atau pelaksanaan pengadaan


(misal sebelum atau awal tahun pelaksanaan), Pejabat
Pengadaan telah melakukan identifikasi segenap barang/jasa
yang akan dilaksanakan melalui pembelian/pembayaran
langsung dengan memperhatikan pemaketan, jenis pengadaan,
nilai pengadaan, dan bukti kontrak.
f. Pejabat Pengadaan memetakan strategi pembelian/pembayaran
terhadap pelaku usaha yang dapat memenuhi kebutuhan barang
dimaksud. Seperti toko atau pelaku usaha lainnya di sekitar
tempat pelaksanaan pengadaan.

g. Berdasarkan pemaketan dan karakteristik barang/jasa lainnya


tersebut, Pejabat Pengadaan mengatur strategi untuk pihak yang
akan melaksanakan proses pembelian/pembayaran langsung
kepada Pelaku Usaha. Dalam hal ini perlu diselaraskan dengan
Pihak PPK, terkait apakah PPK yang melaksanakan sendiri atau
menggunakan Tim Pendukung yang membantu PPK untuk
melaksanakan serah terima Barang/Jasa Lainnya, penerimaan
bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi dari penyedia,
dan/atau yang akan melakukan pembayaran. Tim pendukung
yang dimaksud di sini adalah adalah personil yang terkait dalam
proses administrasi atau keuangan.

Misalkan Pejabat pengadaan yang memiliki kesempatan cukup


untuk melakukan transaksi, maka pejabat pengadaan yang
melakukan sendiri transaksi pembelian tersebut. Namun jika
terdapat situasi lain seperti intensitas kesibukan, lokasi, dan
ketersediaan personil yang membantu, dapat saja proses
pengadaan langsung tersebut dilakukan oleh pihak lain yang
membantu pejabat pengadaan dan menjadi tim pendukung PPK,
seperti staf administrasi kantor, pramubakti kantor atau
personil lainnya, dengan penugasan, atau standar operasional
prosedur yang berlaku.

h. Setelah diidentifikasikan dengan baik pemaketan pengadaan,


pelaku usaha, pihak yang akan melakukan transaksi, dan
perangkat tim pendukung PPK, Pejabat Pengadaan melakukan
pemesanan Barang/Jasa Lainnya ke Penyedia. Proses ini dapat
dibuat dengan tertib melalui dokumen pemesanan setiap
transaksi, atau di awal proses pelaksanaan pengadaan Pejabat
pengadaan melakukan pemesanan secara keseluruhan, dengan
dibantu PPK dan/atau Tim Pendukung PPK.

i. Setelah penyedia menyediakan barang/jasa lainnya yang


dibutuhkan, Penyedia dan PPK melakukan serah terima
Barang/Jasa Lainnya. Tahapan ini PPK dapat dibantu oleh Tim
Pendukung PPK untuk secara administrasi menerima
barang/jasa lainnya tersebut. Contoh untuk penerimaan dan
pencatatan penerimaan pengadaan makan dan minum tamu
atau fotokopi dokumen, maka dapat dibantu oleh tim
pendukung.

j. Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau


kuitansi kepada PPK. Tahapan ini PPK dapat dibantu oleh Tim
Pendukung PPK untuk secara administrasi menerima bukti
pembelian/pembayaran tersebut. Contoh untuk penerimaan dan
pencatatan penerimaan bukti pembelian/pembayaran
pengadaan makan dan minum tamu atau fotokopi dokumen,
maka dapat dibantu oleh tim pendukung.

k. Atas penyerahan barang/jasa lainnya dan penyerahan bukti


pembelian/pembayaran atau kuitansi, maka PPK melakukan
pembayaran (Dalam kondisi lain ketika tidak ada pelimpahan
kewenangan kepada PPK untuk pembayaran, maka hal ini
melalui kewenangan PA/KPA). Proses pembayaran ini PPK
dapat dibantu tim pendukung. Tim pendukung yang dimaksud di
sini adalah adalah personil yang menangani proses administrasi
atau keuangan.

Dalam melaksanakan proses ini, diperlukan sinkronisasi dengan


tata kelola keuangan yang berlaku, seperti dengan adanya
penerapan transaksi non tunai, skema perpajakan yang
diterapkan, dan prosedur pengelolaan barang habis pakai. Tidak
jarang proses ini melibatkan bendahara untuk kepastian dan
tertibnya administrasi keuangan, serta pengurus barang dalam
pengelolaan barang milik negara/daerah.

Catatan dan hal-hal yang perlu diperkuat dalam proses pengadaan


langsung dengan tata laksana ini antara lain :

l. Tidak diangkat atau tidak ditugaskannya Pejabat Pengadaan


untuk nilai pengadaan langsung dalam nilai pengadaan ini.
Banyak proses pengadaan langsung jenis ini yang dilakukan
tanpa melalui peran Pejabat Pengadaan. Seolah-olah paket
pengadaan langsung dengan nilai sampai dengan
Rp50.000.000,00 menjadi kewenangan bendahara atau pihak
tertentu tanpa melalui pengelolaan pejabat pengadaan. Padahal
cukup jelas bagaimana aturan mengatur tugas pejabat
pengadaan untuk nilai pengadaan tersebut. Alasan sederhana
yang sering dimunculkan adalah akan lebih mudah jika belanja-
belanja kecil langsung dilakukan oleh bendahara dan yang
memegang teknis kegiatan. Padahal peran Pejabat Pengadaan
hadir di awal proses pengadaan, akan memberikan sentuhan
strategis teknis pengadaan langsung, sesuai dengan kompetensi
yang dimiliki oleh Pejabat Pengadaan.

Dalam organisasi swasta, pejabat pengadaan dapat dikaitkan


dengan peran seorang manager logistik yang mengatur tata
kelola pengadaan pada sebuah organisasi secara keseluruhan.
Jadi tidak tepat kalau seorang pejabat pengadaan diterjemahkan
sekedar berbelanja ketika barang habis. Namun sentuhan
keilmuan pengadaan dari pejabat pengadaan inilah yang akan
mengantarkan lebih optimalnya value for money dalam proses
pengadaan.

m. Adanya potensi rekayasa proses pengadaan yang dilakukan oleh


oknum pengelola keuangan atau bukti transaksi yang dilakukan,
tanpa sepengetahuan dari Pejabat Pengadaan. Walhasil Pejabat
Pengadaan dikarenakan tugas dan tanggungjawab yang dimiliki,
menjadi pihak yang turut serta bertanggungjawab. Untuk itu
Pejabat Pengadaan perlu dengan seksama mengetahui dan
memetakan strategi proses pengadaan secara keseuruhan dari
awal sesuai dengan penugasan tertulis yang diberikan. Misalkan
ketika ditugaskan sebagai Pejabat Pengadaan pada sebuat Unit
Kerja, maka seluruh proses pengadaan langsung pada unit kerja
tersebut harus dalam pengelolaan Pejabat Pengadaan.

n. Adanya pemahaman yang berbeda antara Bukti


Perjanjian/Kontrak dalam aturan pengadaan dengan Bukti
Pembayaran dalam aturan keuangan, kadang berdampak proses
pengadaan langsung yang sederhana ini masih diliputi
rangkaian proses yang panjang dengan dokumen yang beraneka
ragam yang tidak substantif. Bahkan akibatnya terjadi rekayasa
dokumen pertanggujawaban demi pemenuhan syarat
adminisrasi keuangan. Untuk itu perlu disusun sinkronisasi
antara aturan keuangan dan pengadaan dalam tata laksana
pengadaan ini.

ii. Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta


negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha untuk
Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK.
Pengadaan Langsung dengan permintaan penawaran yang disertai
dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku
Usaha ini dipergunakan untuk pengadaan dengan karakteristik
sebagai berikut :

a. Jasa Konsultansi dengan nilai paling banyak Rp100.000.000,00


(seratus juta rupiah);

b. Barang/Jasa Lainnya dengan nilai di atas Rp50.000.000,00 (lima


puluh juta rupiah) sampai dengan nilai paling banyak
Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); dan

c. Pekerjaan Konstruksi dengan nilai paling banyak


Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

Pengadaan langsung ini dilaksanakan dengan tahapan sebagai


berikut:

d. PPK menyerahkan Dokumen Persiapan Pengadaan kepada


Pejabat Pengadaan, yang terdiri atas Dokumen Penetapan
Spesifikasi, Penetapan HPS, dan Penetapan Rancangan SPK.
Pejabat Pengadaan menerima dokumen tersebut, mempelajari,
dan melakukan reviu. Tak menutup kemungkinan terdapat
saran dan masukan perbaikan yang lebih baik kepada PPK

e. Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang


akan dilaksanakan dan harga, antara lain melalui media
elektronik dan/atau non-elektronik. Proses ini menjadi ikhtiar
untuk memperkuat penguasaan analisis pasar Pejabat
Pengadaan dalam proses pengadaan, seperti pada tahapan
negosiasi. Jika tidak dapat diperoleh, maka pejabat pengadaan
terbatas menggunakan data yang diperoleh dari PPK.

f. Dalam hal informasi sebagaimana dimaksud dalam butir 1 di


atas tersedia, Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan
kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang
berbeda. Hal ini pun merupakan bentuk ikhtiar untuk
memperkuat kemampuan kerja Pejabat Pengadaan.

g. Pejabat pengadaan menyusun dokumen untuk mengundang


penyedia berdasarkan dokumen persiapan pengadaan PPK.
Proses ini hendaknya dilakukan secara realistis, menyesuaikan
metode kerja Pejabat Pengadaan dan karakteristik barang/jasa
yang akan diadakan.

h. Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini


mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis,
harga dan kualifikasi. Proses ini akan dipengaruhi data dan
informasi yang dimiliki oleh Pejabat Pengadaan. Pengajabat
Pengadaan dapat menggunakan penyedia yang telah diketahui
oleh Pejabat Pengadaan mampu melaksanakan dan memenuhi
persyaratan sesuai pengalaman yang pernah dilakukan. Dapat
pula menggunakan referensi informasi lain, seperti penilaian
kinerja kepada Penyedia dari PPK.

i. Undangan dilampiri spesifikasi teknis dan/atau gambar serta


dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan
yang dibutuhkan.

j. Calon Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran


administrasi, teknis, harga dan kualifikasi secara langsung
sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan.

k. Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi


administrasi, teknis dan kualifikasi dengan sistem gugur,
melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk
mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat
dipertanggungjawabkan.

l. Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS dan/atau informasi


lain sebagaimana dimaksud dalam butir 1.

m. Dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan,


Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan
Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Pelaku Usaha
lain.

n. Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan


Langsung yang terdiri dari:

a. nama dan alamat Penyedia;

b. harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi;


c. unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada);

d. hasil negosiasi harga (apabila ada);

e. keterangan lain yang dianggap perlu; dan

f. tanggal dibuatnya Berita Acara.

g. Pejabat Pengadaan melaporkan hasil Pengadaan Langsung


kepada PPK.

Catatan dan hal-hal yang perlu diperkuat dalam proses pengadaan


langsung dengan tata laksana ini antara lain :

o. Di beberapa permasalahan pengadaan langsung dengan pola ini


ditemukan peran Pejabat Pengadaan hanya formalitas saja.
Banyak proses pengadaan langsung jenis ini yang dilakukan
tanpa melalui peran Pejabat Pengadaan secara riil. Pejabat
Pengadaan hanya mengesahkan dokumen yang telah selesai
proses pekerjaannya. Hal ini merupakan bentuk rekayasa
negatif yang tidak diperbolehkan. Kecenderungan kesalahan
administrasi yang dilakukan dapat berdampak kepada
permasalahan hukum dari ranah hukum yang lain.

p. Adanya potensi rekayasa proses pengadaan yang dilakukan oleh


oknum pelaksana kegiatan, tanpa sepengetahuan dari Pejabat
Pengadaan, seperti pinjam perusahaan atau proses pengadaan
yang fiktif. Walhasil Pejabat Pengadaan dikarenakan tugas dan
tanggungjawab yang dimiliki, menjadi pihak yang turut serta
bertanggungjawab. Untuk itu Pejabat Pengadaan perlu dengan
seksama mengetahui dan memetakan strategi proses pengadaan
secara keseuruhan dari awal sesuai dengan penugasan tertulis
yang diberikan. Misalkan ketika ditugaskan sebagai Pejabat
Pengadaan pada sebuat Unit Kerja, maka seluruh proses
pemilihan penyedia dilakukan oleh Pejabat Pengadaan.

q. Pejabat Pengadaan menjalankan proses pengadaan langsung


tanpa sesuai dengan proses kerja yang telah dilakukan, seperti
di dalam dokumen terdapat Surat dari PPK kepada Pejabat
Pengadaan untuk melaksanakan proses Pengadaan Langsung,
namun ternyata tahapan tersebut tidak terjadi. Nyatanya
pembuatan surat tersebut dari PPK ke Pejabat Pengadaan hanya
dokumen yang dibuat sendiri oleh Pejabat Pengadaan. Contoh
lain terdapat dokumen surat dari pejabat pengadaan kepada
Penyedia, Surat Penawaran dari Penyedia ke Pejabat Pengadaan,
atau Berita Acara Negosiasi harga, namun ternyata tahapan
tersebut tiak pernah terjadi. Tahapan tersebut hanya rekayasa
dokumen belaka. Hal ini juga merupakan kesalahan yang dapat
berdampak kepada permasalahan hukum dari ranah hukum
yang lebih berat, seperti ranah hukum pidana. Ideal Pejabat
Pengadaan menuangkan seua proses pengadaan sesuai dengan
proses kerja yang telah dilakukan.

r. Beberapa pihak penyedia yang dipilih oleh Pejabat Pengadaan


adalah Pelaku Usaha yang dipilihkan oleh Pihak lain, seperti
PA/KPA atau PPK yang menyodorkan nama Pelaku Usahanya,
bukan dari hasil pemilihan sendiri oleh Pejabat Pengadaan.
Maka atas konteks ini Pejabat Pengadaan perlu menuangkan
proses pemilihan penyedia ini ke dalam kertas kerja Pengadaan
Langsungnya, dengan menggambarkan hal awal proses
pemilihan penyedia. Tak salah jika menyebutkan pihak penyedia
tersebut berdasarkan masukan dari Pihak yang telah
merekomendasikan. Hal ini dalam upaya tertib administrasi atas
kerja dari Pejabat Pengadaan. Sehingga jika di kemudian waktu
dilaksanakan proses audit atas dasar Pejabat Pengadaan
memilih Pelaku Usaha tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa
ini berdasarkan input dari pihak lain dimaksud.

s. Pejabat Pengadaan memilih Pelaku Usaha yang tidak tepat.


Misalkan untuk pengadaan komputer, maka idealnya pembelian
dilakukan kepada Pelaku Usaha yang memang menjalankan
usaha atau perdagangan berjualan komputer, bukan kepada
Pelaku Usaha yang tidak berjualan komputer yang hanya punya
SIUP Pengadaan Komputer. Contoh lain untuk pengadaan
meubeleir, maka idealnya pembelian dilakukan kepada Pelaku
Usaha yang memang menjalankan usaha atau perdagangan
berjualan meubeleir, bukan kepada Pelaku Usaha yang tidak
berjualan meubeleir yang hanya punya SIUP Pengadaan
meubeleir. Ketentuan ini tentunya tantangan bagi Pejabat
Pengadaan untuk memperbaiki teknis pelaksanaan pengadaan
langsungnya. Harus mulai memperbaiki sistem pengadaan
dengan mengedepankan Value for Money, bukan hanya yang
tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, dan tepat tempat,
namun juga harus tepat harga dan tepat penyedianya.

Ada cacatan menarik yang diatur di dalam Bagian V Lampiran


Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 ini, bahwa Calon Penyedia
tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian kualifikasi,
apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Pelaku Usaha
dimaksud memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan.
Ketentuan ini memberikan kewenangan dan keleluasaan kepada
Pejabat Pengadaan untuk membuat justifikasi tidak meminta isian
kualifikasi penyedia, ketika Pelaku Usaha yang dipilih diyakini
mampu melaksanakan pekerjaan. Contohnya ketika memilih sebuah
toko untuk menjadi penyedia pada paket pengadaan langsung ini,
sementara toko dimaksud telah lama berdiri, memiliki aktivitas
penjualan yang tinggi, beberapa pihak yang pernah bertransaksi di
toko tersebut tidak memiliki keluhan, dan/atau PPK sebelumnya yang
pernah melakukan perjanjian/kontrak dengan toko tersebut menilai
kinerja toko dimaksud baik, maka Pejabat Pengadaan dapat tidak
meminta Calon Penyedia menyampaikan formulir isian kualifikasi.

B. Persiapan dan Pelaksanaan Penunjukan Langsung

Pejabat Pengadaan melaksanakan persiapan dan pelaksanaan


Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak
Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), dan untuk pengadaan Jasa
Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus
juta rupiah).

Tentunya pengadaan yang dapat dilakukan dengan penunjukan


langsung ini adalah pengadaan yang memenuhi kriteria dalam
keadaan tertentu. Kriteria keadaan tertentu yang dimaksud adalah
(Pasal 38 dan Pasal 41 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018) :

i. penyelenggaraan penyiapan kegiatan yang mendadak untuk


menindaklanjuti komitmen internasional yang dihadiri oleh
Presiden/Wakil Presiden;

ii. barang/jasa yang bersifat rahasia untuk kepentingan Negara


meliputi intelijen, perlindungan saksi, pengamanan Presiden dan
Wakil Presiden, Mantan Presiden dan Mantan Wakil Presiden
beserta keluarganya serta tamu negara setingkat kepala negara/
kepala pemerintahan, atau barang/jasa lain bersifat rahasia sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

iii. Pekerjaan Konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan


sistem konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko
kegagalan bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat
direncanakan/diperhitungkan sebelumnya;

iv. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang hanya dapat


disediakan oleh 1 (satu) Pelaku Usaha yang mampu;

v. pengadaan dan penyaluran benih unggul yang meliputi benih padi,


jagung, dan kedelai, serta pupuk yang meliputi Urea, NPK, dan ZA
kepada petani dalam rangka menjamin ketersediaan benih dan
pupuk secara tepat dan cepat untuk pelaksanaan peningkatan
ketahanan pangan;

vi. pekerjaan prasarana, sarana, dan utilitas umum di lingkungan


perumahan bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah yang
dilaksanakan oleh pengembang yang bersangkutan;

vii. Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan


hanya dapat dilaksanakan oleh pemegang hak paten, atau pihak
yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak
yang menjadi pemenang tender untuk mendapatkan izin dari
pemerintah;

viii. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang setelah dilakukan


Tender ulang mengalami kegagalan.

ix. Jasa Konsultansi yang hanya dapat dilakukan oleh 1 (satu) Pelaku
Usaha yang mampu;

x. Jasa Konsultansi yang hanya dapat dilakukan oleh 1 (satu)


pemegang hak cipta yang telah terdaftar atau pihak yang telah
mendapat izin pemegang hak cipta;

xi. Jasa Konsultansi di bidang hukum meliputi konsultan


hukum/advokasi atau pengadaan arbiter yang tidak direncanakan
sebelumnya, untuk menghadapi gugatan dan/atau tuntutan hukum
dari pihak tertentu, yang sifat pelaksanaan pekerjaan dan/atau
pembelaannya harus segera dan tidak dapat ditunda; atau
xii. Permintaan berulang (repeat order) untuk Penyedia Jasa
Konsultansi yang sama.

Proses persiapan pengadaan dengan metode Penunjukan Langsung


dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

xiii. Mengikuti ketentuan dalam proses persiapan pengadaan yang


diatur pada Bagian II (Persiapan Pengadaan Barang/Jasa) pada
Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia. Namun
terdapat hal yang dikecualikan dari ketentuan persiapan
pengadaan yang diatur pada Bagian II tersebut, yaitu dalam
tahapan penyusunan spesifikasi teknis/KAK, HPS, dan rancangan
Kontrak dalam Penunjukan Langsung, dapat dilakukan bersama
calon Penyedia yang akan ditunjuk. Hal ini dengan
mempertimbangkan karakteristik jenis pengadaan dan dasar
keadaan tertentu yang dijadikan dasar penunjukan langsung.
Sehingga PPK dalam spesifikasi teknis/KAK, HPS, dan rancangan
Kontrak, dapat berdiskusi dengan calon penyedia, untuk mendapat
rumusan yang paling tepat memenuhi kebutuhan pengadaan.

xiv. Setelah dokumen persiapan pengadaan diterima, direviu dan


dinyatakan lengkap, Pejabat Pengadaan melakukan persiapan
pemilihan Penyedia sesuai dengan ketentuan persiapan pemilihan
Penyedia yang diatur pada Bagian III (Persiapan Pemilihan
Penyedia) pada Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018.
Namun terdapat pengecualian dari ketentuan persiapan pemilihan
Penyedia yang diatur pada Bagian III, yaitu dalam persiapan
Penunjukan Langsung Pejabat Pengadaan menetapkan :

a. Metode kualifikasi dengan prakualifikasi;

b. Metode penyampaian penawaran dengan 1 (satu) file; dan

c. Evaluasi teknis dan harga dengan klarifikasi dan negosiasi.

xv. Pejabat Pengadaan menyusun jadwal dan tahapan Penunjukan


Langsung sesuai kebutuhan. Tahapan Penunjukan Langsung :

a. Undangan prakualifikasi;
b. Penyampaian dan Evaluasi dokumen kualifikasi;

c. Pembuktian kualifikasi;

d. Penetapan hasil kualifikasi dan penyampaian undangan (apabila


lulus kualifikasi);

e. Pemberian penjelasan;

f. Penyampaian dan Pembukaan dokumen penawaran;

g. Evaluasi dokumen penawaran;

h. Klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga; dan

i. Penetapan dan pengumuman.

xvi. Pejabat Pengadaan menyusun Dokumen Penunjukan Langsung.


Penyusunan dokumen Penunjukan Langsung mengacu pada Bagian
III (Persiapan Pemilihan Penyedia) pada Lampiran Peraturan LKPP
Nomor 9 Tahun 2018. Dokumen Penunjukan Langsung yang
menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK), Pejabat Pengadaan
menyusun Dokumen Penunjukan Langsung paling sedikit meliputi:

a. undangan; (apabila diperlukan)

b. Instruksi Kepada Peserta;

c. Rancangan Surat Perintah Kerja (Bagian dari Dokumen


Persiapan Pengadaan yang disusun dan ditetapkan oleh PPK),
terdiri dari:

a. Pokok-pokok perjanjian;

b. syarat umum Kontrak;

c. syarat khusus Kontrak; dan

d. dokumen lain yang merupakan bagian dari Surat Perintah


Kerja;
d. Daftar Kuantitas dan Harga;

e. spesifikasi teknis/KAK dan/atau gambar, brosur;

f. bentuk surat penawaran; dan/atau

g. contoh-contoh formulir yang perlu diisi.

Proses pelaksanaan pemilihan pemilihan dengan metode Penunjukan


Langsung dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

xvii. Pejabat Pengadaan mengundang sekaligus menyampaikan


Dokumen Kualifikasi untuk Penunjukan Langsung kepada Pelaku
Usaha yang dianggap mampu untuk menyediakan Barang/Jasa.

xviii. Pelaku Usaha yang diundang menyampaikan Dokumen Kualifikasi.

xix. Pejabat Pengadaan melakukan evaluasi kualifikasi.

xx. Pejabat Pengadaan melakukan pembuktian kualifikasi.

xxi. Pejabat Pengadaan melakukan penetapan hasil kualifikasi dan


penyampaian undangan (apabila lulus kualifikasi);

xxii. Pejabat Pengadaan memberikan penjelasan.

xxiii. Pelaku Usaha menyampaikan Dokumen Penawaran dalam 1 (satu)


file yang berisi dokumen administrasi, teknis, dan harga.

xxiv. Pejabat Pengadaan membuka Dokumen Penawaran, melakukan


evaluasi administrasi, teknis, koreksi aritmatik, dan harga.

xxv. Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan


harga.

xxvi. Apabila hasil evaluasi administrasi, teknis, atau harga dinyatakan


tidak memenuhi syarat, Pejabat Pengadaan mengundang calon
Penyedia lain (jika ada). Jika tidak ada calon Penyedia lain Pejabat
Pengadaan melaporkan kepada PPK.
xxvii. Pejabat Pengadaan menyusun Berita Acara Hasil Penunjukan
Langsung.

xxviii. Pejabat Pengadaan mengumumkan hasil Penunjukan Langsung di


dalam aplikasi SPSE.

xxix. Pejabat Pengadaan menyampaikan hasil Penunjukan Langsung


kepada kepada PPK.

Catatan dan hal-hal yang perlu diperkuat dalam proses penunjukan


langsung dengan tata laksana ini antara lain :

1. Beberapa permasalahan dalam proses penunjukan langsung sama


dengan proses pengadaan langsung yang telah diulas di atas,
seperti terkait dengan adanya praktik-praktik rekayasa negatif
yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.

2. Rangkaian tahapan yang cukup banyak perlu untuk diatur dalam


proses kerja yang lebih tepat sasaran, sehingga proses tetap
terlaksana, namun lebih mudah dan tetap dapat
dipertanggungjawabkan. Seperti untuk pengadaan tertentu
penyampaian undangan dan menunggu balasan jawaban dapat
disederhanakan dengan proses langsung berkunjung ke tempat
Pelaku Usaha.

1. Persiapan dan Pelaksanaan E-purchasing

Pejabat Pengadaan melaksanakan E-purchasing untuk pengadaan


yang Pagu Anggarannya bernilai paling banyak Rp200.000.000,00
(dua ratus juta rupiah). Adapun E-purchasing untuk pengadaan yang
Pagu Anggarannya bernilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00
(dua ratus juta rupiah) dilaksanakan oleh PPK.

Berdasarkan ketentuan Pasal 50 Peraturan Presiden Nomor 16


Tahun 2018, bahwa pelaksanaan E-purchasing wajib dilakukan
untuk barang/jasa yang menyangkut pemenuhan kebutuhan nasional
dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga,
atau kepala daerah. Oleh karena itu, untuk barang/jasa yang diluar
kriteria pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis,
pengadaan barang/jasanya tidak wajib dilakukan melalui metode E-
purchasing. Dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak termasuk
kriteria wajib namun terdapat dalam Katalog Elektronik, keputusan
pembelian melalui E-purchasing harus mempertimbangkan
pemerataan ekonomi dengan memberikan kesempatan pada usaha
mikro, kecil dan menengah serta Pelaku Usaha lokal. E-Purchasing
mengutamakan pembelian barang/jasa Produk Dalam Negeri sesuai
kebutuhan K/L/PD.

Persiapan E-Purchasing dilakukan oleh Pejabat Pengadaan dengan


ketentuan sebagai berikut :

1. Dalam hal PPK menyerahkan proses E-purchasing kepada Pejabat


Pengadaan maka PPK menyampaikan spesifikasi teknis,
perkiraan/referensi harga, dan rancangan Surat Pesanan kepada
Pejabat Pengadaan. Untuk pengadaan barang/jasa tertentu yang
membutuhkan pengaturan Kontrak yang lebih rinci atau
diperlukan/ dipersyaratkan secara administratif dalam proses
pembayaran maka Surat Pesanan dapat ditindaklanjuti dengan
Surat Perintah Kerja atau Surat Perjanjian.

2. Pejabat Pengadaan melakukan pencarian pada portal katalog


elektronik dan membandingkan barang/jasa yang tercantum
dalam katalog elektronik, dengan memperhatikan antara lain :
gambar, fungsi, spesifikasi teknis, asal barang, TKDN (apabila
ada), harga barang, dan biaya ongkos kirim/instalasi/training
(apabila diperlukan).

Untuk pelaksanaan E-Purchasing dilakukan oleh Pejabat Pengadaan


dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Pelaksanaan E-purchasing mengacu pada Prosedur untuk E-


purchasing, Syarat dan ketentuan penggunaan pada aplikasi E-
Purchasing, dan Panduan pengguna aplikasi E-purchasing
(user guide) yang diimplementasikan pada sistem. Prosedur E-
purchasing, syarat dan ketentuan penggunaan pada aplikasi E-
purchasing dan panduan pengguna (user guide) aplikasi E-
purchasing secara teknis diatur melalui penetapkan Deputi Bidang
Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP.

2. Prosedur E-purchasing oleh Pejabat Pengadaan meliputi:

A. Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan barang/jasa pada


katalog elektronik;
B. Calon Penyedia menanggapi pesanan dari Pejabat Pengadaan;

C. Pejabat Pengadaan dan calon Penyedia dapat melakukan


negosiasi teknis dan harga, kecuali untuk barang/jasa yang
tidak dapat dinegosiasikan. Negosiasi harga dilakukan terhadap
harga satuan barang/jasa dengan mempertimbangkan
kuantitas barang/jasa yang diadakan, ongkos kirim (apabila
ada), biaya instalasi/training (apabila diperlukan);

D. Pejabat Pengadaan dan calon Penyedia


menyetujui/menyepakati pembelian barang/jasa; dan

E. Penerbitan Surat Pesanan melalui sistem.

3. Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih Penyedia yang dapat


menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan, maka untuk
mendapat harga barang/jasa terbaik dapat dilakukan negosiasi
kepada penyedia yang harga barang/jasanya paling murah dan
telah memperhitungkan ongkos kirim, instalasi, training (apabila
diperlukan), atau dilakukan E-Reverse Auction sesuai proses pada
sistem.

Di samping tanggungjawab dan penugasan pada Pasal 12 tersebut, di


bagian Pasal yang lain juga menjelaskan beberapa bagian yang spesifik
dari tugas Pejabat Pengadaan, antara lain :

1. Pejabat Pengadaan menjadi Pelaku pengadaan dalam Pengadaan


Barang/Jasa yang dikecualikan pada Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah (Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah).

2. Pejabat Pengadaan melakukan persiapan pemilihan dan pelaksanaan


pemilihan melalui nonkompetisi dan melalui mengikuti lelang dengan
nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta
rupiah) untuk Pengadaan Barang/Jasa Yang Dilaksanakan Berdasarkan
Praktik Bisnis Yang Sudah Mapan (Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun
2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah), yaitu untuk jenis dan cara
pengadaan sebagai berikut :
A. Pengadaan Barang/Jasa yang pelaksanaan transaksi dan usahanya
telah berlaku secara umum dalam persaingan usaha yang sehat,
terbuka dan Pemerintah telah menetapkan standar biaya untuk harga
barang/jasa tersebut. Contohnya antara lain: jasa akomodasi hotel,
jasa tiket transportasi, dan langganan koran/majalah.

Pejabat Pengadaan melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan


Penyedia yang dilaksanakan melalui nonkompetisi dengan nilai pagu
anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Persiapan dan Pelaksanaan Pemilihan penyedia melalui nonkompetisi
dilakukan sekurang-kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

i. Berdasarkan spesifikasi teknis/kriteria teknis dan anggaran biaya,


Pejabat Pengadaan mengidentifikasi Pelaku Usaha yang dianggap
mampu.

ii. Pejabat Pengadaan dapat melakukan pemesanan kepada Pelaku


Usaha yang dianggap mampu, atau mengundang 1 (satu) Pelaku
Usaha yang dianggap mampu untuk menyampaikan penawaran.

iii. Pejabat Pengadaan dapat melakukan negosiasi teknis dan harga


kepada Pelaku Usaha yang dianggap mampu.

Catatan : dalam mekanisme pengadaan ini, peran Pejabat Pengadaan


dapat pula digantikan oleh Personel Lain. Personel lain dimaksud
adalah pejabat fungsional/pejabat administrasi/personel yang
ditugaskan untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa).

B. Pengadaan Barang/Jasa yang jumlah permintaan atas barang/jasa


lebih besar daripada jumlah penawaran (excess demand) dan/atau
memiliki mekanisme pasar tersendiri sehingga pihak pembeli yang
menyampaikan penawaran kepada pihak penjual. Contohnya antara
lain : keikutsertaan seminar/pelatihan/pendidikan, jurnal/publikasi
ilmiah/ penelitian/laporan riset, kapal bekas, pesawat bekas, dan Jasa
sewa gedung/gudang.

Pelaksanaan pemilihan penyedia dilaksanakan dengan mengikuti


lelang di mana Pejabat Pengadaan menyampaikan penawaran kepada
Penyedia. Dalam melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan,
Pejabat Pengadaan dibantu oleh Tim Teknis. Pejabat Pengadaan
melaksanakan pemilihan penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa
dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua
ratus juta rupiah). Persiapan dan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia
dengan mengikuti lelang dilakukan sekurang-kurangnya melalui
tahap sebagai berikut:

i. Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis mengidentifikasi barang/jasa


yang sesuai dengan spesifikasi/kriteria teknis.

ii. Tim teknis memeriksa kesesuaian teknis dan melakukan penilaian


harga atas barang/jasa.

iii. Pejabat Pengadaan menyampaikan penawaran.

iv. Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan mekanisme


lelang yang ditetapkan oleh Penyedia.

C. Pengadaan Jasa profesi tertentu yang standar remunerasi/imbalan


jasa/honorarium, layanan keahlian, praktik pemasaran, dan kode etik
telah ditetapkan oleh perkumpulan profesinya. Contohnya antara
lain: Jasa Arbiter, Jasa Pengacara/Penasihat Hukum, Jasa Tenaga
Kesehatan, Jasa PPAT/Notaris, Jasa Auditor, Jasa
penerjemah/interpreter, dan Jasa Penilai.

Pelaksanaan pemilihan penyedia dilakukan melalui kompetisi dan


nonkompetisi. Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan Penyedia
untuk Pengadaan Barang/Jasa nonkompetisi dengan nilai pagu
anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Tim Teknis membantu Pejabat Pengadaan dalam menyusun kriteria
teknis dan perkiraan harga pasar barang/jasa. Persiapan dan
Pemilihan penyedia melalui nonkompetisi dilakukan sekurang-
kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

i. Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis mengidentifikasi pelaku usaha


yang dianggap mampu;

ii. Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) pelaku usaha yang


dianggap mampu untuk menyampaikan proposal;

iii. Pejabat Pengadaan dapat mengundang Peserta untuk


menyampaikan paparan/wawancara;
iv. Tim Teknis melakukan penilaian atas proposal dan hasil
wawancara;

v. Tim Teknis menyampaikan hasil penilaian proposal kepada Pejabat


Pengadaan;

vi. Dalam hal hasil penilaian proposal memenuhi kriteria teknis,


Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi harga.

D. Pengadaan Barang/Jasa yang merupakan karya seni dan budaya


dan/atau industri kreatif. Contohnya antara lain:
Pembuatan/sewa/pembelian film, Pembuatan/sewa/ pembelian
iklan layanan masyarakat, Jasa pekerja seni dan budaya, dan
Pembuatan/sewa/pembelian barang/karya seni dan budaya.

Pemilihan dilaksanakan melalui kompetisi atau nonkompetisi. Namun


Pejabat Pengadaan hanya melakukan persiapan pemilihan dan
pelaksanaan pemilihan Penyedia yang dilaksanakan melalui
nonkompetisi dengan nilai pagu anggaran paling banyak
Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Tim Juri/Tim Teknis
membantu Pejabat Pengadaan dalam melakukan evaluasi proposal
peserta pemilihan dan melakukan penilaian paparan/wawancara
peserta pemilihan.

Persiapan dan Pemilihan penyedia melalui nonkompetisi dilakukan


sekurang-kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

i. Berdasarkan spesifikasi teknis/kriteria teknis/KAK dan anggaran


biaya, Pejabat Pengadaan mengidentifikasi pelaku usaha yang
dianggap mampu;

ii. Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) pelaku usaha yang


dianggap mampu untuk menyampaikan proposal;

iii. Tim Juri/Tim Teknis melakukan penilaian atas proposal;

iv. Tim Juri/Tim Teknis menyampaikan hasil penilaian proposal


kepada Pejabat Pengadaan; dan

v. Dalam hal hasil penilaian proposal memenuhi kriteria teknis,


Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi harga.
1. Persyaratan, Pengangkatan dan Pemberhentian

Pejabat Pengadaan merupakan pihak yang melaksanakan tugas yang


diberikan oleh PA/KPA. Dengan memperhatikan uraian tugas
sebagaimana yang telah dibahas tersebut di atas, maka dapat dipetakan
beban kerja yang harus dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan. Tugas
Pejabat Pengadaan menuntut pemenuhan syarat kualifikasi, norma dan
kompetensi yang harus dimiliki. Sehingga PA/KPA dalam mengangkat
Pejabat Pengadaan tidak dapat sembarangan menetapkan personil
untuk menjalankan tugas tersebut.

PA/KPA menetapkan Pejabat Pengadaan pada


Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dengan Persyaratan sebagai
berikut (Pasal 8 Peraturan LKPP Nomor 15 Tahun 2018 tentang Pelaku
Pengadaan Barang/Jasa) :

1. Memiliki integritas dan disiplin;

Persyaratan ini merupakan kualifikasi yang bersifat kecukupan


kompetensi norma yang memang sulit diukur. Kecenderungannya lebih
kepada penilaian kualitatif yang dilakukan oleh PA/KPA dalam
pengangkatan berdasarkan rekam jejak.

2. Menandatangani Pakta Integritas;

Integritas merupakan mutu, sifat atau keadaan yang menunjukan


kesetiaan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang
memancarkan kewibawaan dan atau kejujuran. Sedangkan pakta
merupakan bentuk perjanjian. Sehingga dapat kita sebut bahwa pakta
integritas merupakan pernyataan janji bersama atau komitmen sebagai
bentuk kesanggupan untuk patuh terhadap ketentuan yang berlaku.
Dokumen tertulis ini biasanya digunakan dalam rangka mencegah
terjadinya tidakan korupsi.

Penerapan penandatanganan perjanjian ini dalam penyelenggaraan


pemerintah merupakan langkah untuk memastikan bahwa aparatur
sanggup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya serta peran
dan wewenangnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Selain itu dokumen tersebut merupakan wujud penyelenggaraan
pemerintah yang akuntabel, transparan dan bertanggungjawab dalam
rangka menciptakan pemerintahan yang baik.
Pemenuhan syarat menandatangani Pakta Integritas ini dapat dilakukan
sebelum diterbitkannya Surat Penugasan atau segera setelah
diterbitkannya Surat Penugasan sebagai Pejabat Pengadaan.

3. Memiliki Sertifikat Kompetensi okupasi Pejabat Pengadaan.

Skema Sertifikasi Kompetensi Okupasi Pejabat Pengadaan digunakan


untuk pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa mengacu pada Keputusan
Menteri Ketenagakerjaan Republik lndonesia Nomor 70 Tahun 2016
tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional lndonesia
Kategori Jasa Profesional, llmiah dan Teknis Golongan Pokok Jasa
Profesional, llmiah dan Teknis Lainnya Bidang Pengadaan Barang/Jasa.
Rincian Unit Kompetensi atau Uraian Tugas Pejabat Pengadaan adalah :

A. M.749020.006.02, Menyusun Harga Perkiraan;

B. M.749020.008.02, Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa;

C. M.749020.010.02, Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa;

D. M.749020.011.02, Melakukan Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa;

E. M.749020.013.02, Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan


Barang/Jasa;

F. M.749020.014.02, Megevaluasi Dokumen Penawaran;

G. M.749020.016.02, Melakukan Negosiasi;

H. M.749020.028.02, Mengelola Kinerja;

I. M.749020.029.02, Mengelola Risiko.

Pejabat Pengadaan wajib dijabat oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa


sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74 ayat (1) huruf a dan Pasal 88
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 paling lambat 31 Desember
2020. Pengelola Pengadaan Barang/Jasa adalah Pejabat Fungsional yang
diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh
pejabat yang berwenang untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.
Pejabat Pengadaan wajib memiliki sertifikat kompetensi di bidang
Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 31 Desember 2023. Pejabat
Pengadaan wajib memiliki Sertifikat Keahlian Tingkat Dasar di bidang
Pengadaan Barang/Jasa sepanjang belum memiliki sertifikat kompetensi
di bidang Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan 31 Desember 2023.

Teknis Pengangkatan dan pemberhentian Pejabat Pengadaan tentunya


memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan dalam
pengangkatan personil sesuai tata laksana organisasi, serta pengangkatan
dan pemberhentian Pejabat Pengadaan tidak terikat tahun anggaran.
Adapun pihak yang dapat diangkat sebagai Pejabat Pengadaan adalah
(Pasal 8 Peraturan LKPP Nomor 15 Tahun 2018 tentang Pelaku Pengadaan
Barang/Jasa) :

1. Pengelola Pengadaan Barang/Jasa atau Aparatur Sipil Negara di


lingkungan Kementerian/Lembaga /Perangkat Daerah;

2. Aparatur Sipil Negara/Tentara Nasional Indonesia/Kepolisian Republik


Indonesia di lingkungan Kementerian Pertahanan dan Kepolisian
Republik Indonesia; atau

3. personel selain yang dimaksud dalam huruf a dan huruf b di atas

Terdapat pihak-pihak yang tidak dapat diangkat rangkap dengan


jabatan lain, yaitu (Pasal 6 dan Pasal 8 Peraturan LKPP Nomor 15 Tahun
2018 tentang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa):

1. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) atau


Bendahara;

2. Pejabat Pembuat Komitmen untuk paket Pengadaan Barang/Jasa yang


sama; atau

3. PjPHP/PPHP untuk paket Pengadaan Barang/Jasa yang sama.

Dinamis dan tuntutan kebutuhan organisasi ada kalanya terjadi


pergantian Pejabat Pengadaan. Dalam hal terjadi pergantian Pejabat
Pengadaan dalam setiap tahapan, maka harus secara tertib administrasi
dilakukan serah terima jabatan kepada pejabat yang baru, dengan
dukungan kejelasan batas penugasan yang telah dilaksanakan dan yang
akan diserahkan. Sehingga dapat diketahui batasan tanggungjawab yang
telah dan akan dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan lama dan yang
baru.
Memperhatikan kondisi permasalahan yang sering muncul dan
beberapa temuan yang sering tayang di kelas pengadaan,
direkomendasikan beberapa catatan dalam pengangkatan dan
pelaksanaan tugas Pejabat Pengadaan, antara lain sebagai berikut
(mengutip dari tulisan terdahulu, Catatan: Mengangkat Organisasi
Pengadaan, pada Weblog www.fahrurrazi.id) :

1. Pertimbangan Beban Kerja

Pastikan pengangkatan dilakukan setelah melakukan pemetaan


kekuatan sumber daya yang ada terhadap beban kerja yang akan
dilaksanakan. Tentunya akan amat bagus jika sampai mampu melakukan
analisis beban kerja. Pihak yang mengangkat tidak boleh dengan
minimalis berpikir dalam mempersiapkan daftar yang tepat atas
personil yang akan ditugaskan, namun harus pastikan semua unsur jelas,
kapasitas terpenuhi, dan semua paket-paket pengadaan, jelas siapa
tuannya sesuai ranah kewenangan.

1. Personil Dengan Cukup dan Cakap Kualifikasi

Setiap pihak yang akan diangkat telah diatur spesifikasi kualifikasi yang
harus minimal dimiliki sebagaimana penjelasan di atas. Di organisasi
tertentu terkadang cukup mudah untuk mendapatkannya, namun di
organisasi lain tak jarang sulit sekali memperoleh personil yang layak
syarat tersebut. Semisal ketika ada kegiatan pekerjaan konstruksi di
satuan kerja berkarakteristik Pekerjaan Umum, rasanya cukup mudah
mendapatkan personil yang menguasai dunia sipil dan arsitektural. Tapi
ketika pekerjaan konstruksi tersebut berada di satuan kerja kesehatan
atau pendidikan, ini menjadi beban tersendiri. Sehingga pihak yang
mengangkat perlu ekstra mengatur strategi pengangkatan.

Terdapat syarat kualifikasi yang bersifat kecukupan kompetensi norma


(walau sulit diukur), seperti disiplin, tanggung jawab, dan integritas.
Namun juga terdapat syarat yang bersifat teknis, seperti memiliki
kualifikasi untuk kompetensi tertentu atau pemahaman kontrak, dan
lain-lain. Idealnya ketika pihak yang memiliki kewenangan mengangkat
akan mengangkat, maka pastikan yang diangkat telah memenuhi semua
unsur-unsur tersebut. Jika mengangkat personil yang tak lengkap syarat,
maka pihak yang mengangkat harus bertanggungjawab untuk
melengkapi kebutuhan yang diperlukan oleh pihak yang diangkat. Misal
untuk pekerjaan konstruksi yang membutuhkan kompetensi teknis,
ketika diangkat personil yang tidak memiliki kompetensi teknis atas
pekerjaan tersebut, maka idealnya perlu didampingi pihak lain seperti
ahli/tim teknis. Jangan diangkat tapi dilepas kebutuhan atas
pendampingan teknis.

1. Pengangkatan Di Waktu yang Tepat.

Salah satu permasalahan yang kerap terjadi adalah tidak diangkatnya


pelaku pengadaan di waktu yang tepat. Masih terdapat pola
pengangkatan dilakukan setiap tahun anggaran setelah diterimanya
dokumen anggaran atau setelah ditetapkannya Pengguna Anggaran /
Kuasa Pengguna Anggaran. Kondisi ini berdampak lain seperti
keterlambatan waktu pelaksanaan atau yang paling tidak
menyenangkan adalah dengan diangkatnya organisasi pengadaan yang
tidak terlibat dalam perencanaan.

Dapat dengan sederhana dibayangkan, jika ada pihak lain yang


bagian nge-draft Dokumen rencana anggaran atau pengadaan, hanya
berpikir sesuai dengan kapasitas yang dimiliki, dan tidak melibatkan
pihak yang akan melaksanakan, padahal kegiatan tersebut perlu untuk
didiskusikan dengan Pihak yang akan melaksanakan, maka cukup
dikhawatirkan yang akan bekerja tidak memiliki kecukupan sumberdaya
yang dimiliki.

Seperti seorang Pejabat Pengadaan mungkin memerlukan anggaran


untuk melaksanakan uji survey pasar dan lain sebagainya, namun
karena tak dilibatkan dalam perencanaan, makan urgensi kebutuhan
Pejabat Pengadaan tersebut luput akomodir.

Sangat banyak khasiat dan manfaat sebenarnya pengangkatan


organisasi pengadaan yang tidak terikat tahun anggaran ini. Salah
satunya adalah orang yang diangkat sudah dapat diajak diskusi terhadap
rencana kerjanya dalam bertugas. Sehingga akan sangat jauh lebih baik
jika pengangkatan organisasi pengadaan diangkat lebih awal, agar
terlibat dalam perencanaan program, kegiatan, keuangan, dan
pengadaan. Jika di tahun perencanaan tidak ada perubahan formasi
organisasi, maka tak perlu membuang energi dengan membuat surat
penugasan baru, tapi manfaat organisasi pengadaan yang tidak terikat
tahun anggaran.

1. Bebaskan Dari Intervensi Jahat


Akan dzalim rasanya jika organisasi yang dibentuk dengan orang yang
diangkat hanya sebatas alat untuk kejahatan semata. Menyimak
pemberitaan perkara pidana di dunia pengadaan yang sekarang acap
kali muncul, terlihat bagaimana pimpinan-pimpinan yang jahat
menggunakan orang-orang yang diangkat untuk memenuhi keinginan
melalui kewenangan orang yg diangkat. Misalkan diangkatnya Pejabat
Pengadaan, namun kewenangan mereka di kebiri dengan tetap adanya
intervensi harus memenangkan penyedia tertentu yang tak layak pilih
atau bahkan terindikasi pidana. Bahasan ini tentu banyak variabel
penyebab di lingkup luas, misal dari upaya pengembalian mahar politik,
upaya balas budi, keserakahan kekayaan, dan lain-lain. Peduli lacur
untuk alibi itu semua, yang perlu diperhatikan di sini adalah pastikan
ketika mengangkat orang dalam organisasi pengadaan, wajib yang
diangkat dapat melaksanakan tugas dan kewenangannya secara optimal.
Jangan berikan intimidasi dan intervensi kewenangan untuk melakukan
kesalahan atau kejahatan. Yang diintervensi pun harus mampu untuk
menolak dengan santun. Karena jika dilakukan proses audit atau
pemeriksaan, peraturan telah menyiapkan tool evaluasi yang jelas untuk
melihat siapa dan berbuat apa untuk dimintakan pertanggungjawaban.
Skema yang ada ini kadang membuat pihak pengintervensi bisa luput
pemeriksaan, kecuali terdapat alat bukti.

1. Evaluasi Kinerja

Satu hal yang kadang luput dilakukan adalah mengukur atau


mengevaluasi pelaku pengadaan secara secara ilmiah. Tak jarang tidak
dapat diketahui secara pasti kinerja yang telah dilakukan oleh pelaku
pengadaan tersebut. Kalau dinilai bagus, tak dapat nilai kualitatif atau
kuantitatif ukuran bagusnya. Kalaupun dinilai buruk, tanpa ada
perbandingan nilai maka aja riskan subyektivitas tak bernalar.

Untuk itu ketika diangkat pelaku pengadaan dalam tahapan


perencanaan Pengadaan, pastikan pula standar kinerja dan cara
pengukuran capaian kinerjanya. Hal ini akan memberikan manfaat
selama proses kerja organisasi, dan dapat menjadi bahan pertimbangan
di pengangkatan selanjutnya.

Beberapa alat ukur kinerja standar yang secara obyektif dapat


dipergunakan seperti : ukuran efisiensi sumber daya, ketepatan waktu,
kepuasan internal/eksternal (stakeholder), penanganan risiko, deviasi
pelaksanaan dengan peraturan, dan lain-lain.
1. Sanksi

Kata “Sanksi” di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia memiliki pola arti
yang setara dari beberapa definisi yang diangkat, seperti dengan definisi
sanksi sebagai tanggungan (tindakan, hukuman) untuk memaksa orang
menepati perjanjian atau menaati ketentuan; imbalan negatif berupa
pembebanan atau penderitaan yang ditentukan di dalam hukum. Dari
pemilahan kata tersebut, sanksi dapat dipahami sebagai ketentuan
berupa tindakan atau hukuman untuk memaksa orang menepati
perjanjian, ketentuan atau peraturan, sehingga apabila terjadi
pelanggaraan maka dikenakan tindakan atau hukuman bagi yang
melanggar perjanjian, ketentuan atau peraturan dimaksud.

Proses pengadaan Barang / Jasa pemerintah pada dasarnya merupakan


penyelenggaraan hukum administrasi negara, yang memungkinkan
pelaku administrasi negara untuk menjalankan fungsinya dan
melindungi warga terhadap sikap tindak administrasi negara, serta juga
melindungi administrasi negara itu sendiri. Peran pemerintah yang
dilakukan oleh perlengkapan negara atau administrasi negara harus
diberi landasan hukum yang mengatur dan melandasi administrasi
negara dalam melaksanakan fungsinya.

Pemahaman dari ulasan di atas tentunya pemberlakuan sanksi yang ada


merupakan sanksi yang bersifat administrasi. Hal ini juga sejalan dengan
ketentuan Sanksi untuk Pejabat Pengadaan dan beberapa Pelaku
Pengadaan lainnya yang diatur di dalam Pasal 82 Peraturan Presiden
Nomor 16 Tahun 2018, bahwa Saksi administratif dikenakan kepada
Pejabat Pengadaan yang lalai melakukan suatu perbuatan yang menjadi
kewajibannya. Pemberian sanksi administratif tersebut dilaksanakan
oleh Pejabat Pembina Kepegawaian/pejabat yang berwenang sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sanksi hukuman
disiplin ringan, sedang, atau berat dikenakan kepada Pejabat Pengadaan
yang terbukti melanggar pakta integritas berdasarkan putusan Komisi
Pengawas Persaingan Usaha, Peradilan Umum, atau Peradilan Tata
Usaha Negara.

2. Mempedomani Prinsip Pengadaan, Etika Pengadaan, dan


Menghindari Kerugian Keuangan Negara

Ada kalanya Pejabat Pengadaan akan berhadapan dengan situasi harus


membuat keputusan yang aturan tegas mengatur atau kadang tidak
tegas diatur. Untuk itu Pejabat Pengadaan dituntut untuk dapat
menguasai peraturan yang berlaku sesuai dengan lingkup kewenangan
dan penugasan yang dimiliki.

Untuk keputusan yang tidak secara spesifik aturan mengatur, maka


Pejabat Pengadaan perlu mengambil keputusan dengan kembali
memperhatikan Prinsip dan Etika Pengadaan, serta selalu menganalisis
tindakan guna menghindari terjadinya kerugian keuangan negara.

Sebagai upaya menghindari terjadinya permasalahan, maka Pejabat


Pengadaan perlu membangun pola pikir dan budaya kerja, antara lain :

A. Pahami tugas dan kendalikan intervensi yang menyimpang. Ingat


tanggungjawab yang diberikan berdasarkan penugasan.

B. Tulis yang telah dilaksanakan dalam kertas kerja, dan simpan dengan
tertib dokumen yang diterima dan diterbitkan.

C. Hindari terjadinya fiktif dan rekayasa negatif.

D. Gunakan pendapat pihak yang ahli ketika harus membuat keputusan


teknis yang tidak dipahami.

E. Selalu peduli atas potensi risiko dengan membiasakan aktivitas kerja


berbasis mitigasi risiko.

F. Dipahami bahwa Tugas Pejabat Pengadaan adalah sebagai Ibadah.

Banyak penyajian tulisan yang berbeda untuk memberikan rekomendasi


tata kelola pelaku pengadaan, termasuk yang dikemas dalam tulisan ini.
Semoga dapat menjadi bahan i’tibar untuk ikhtiar perbaikan pelaksanaan
pengadaan melalui pengelolaan sumber daya manusia yang lebih handal.
MENYUSUN HPS

Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebenarnya merupakan ikhtiar


baik, untuk membuat rangkaian proses memilih penyedia semakin
memberikan nilai, khususnya pada point efisiensi dan efektivitas.
Paradigmanya pun seharusnya merupakan ilmu manajemen dengan unsur
seni dan keterampilan tertentu. Sehingga akan sangat banyak dipengaruhi
oleh variabel-variabel, seperti kekayaan informasi pasar, semangat
mencari informasi, kemudahan jalur informasi, keunikan karakteristik
yang akan diadakan, motivasi penjual, dan lain-lain.
Contoh proses sederhananya bisa terlihat dalam aktifitas yang sering
dilakukan oleh Para Pembelanja sebelum melakukan transaksi. Idealnya
agar ada standar pada saat bertransaksi, Para Pembelanja tersebut terlebih
dahulu melakukan ikhtiar-ikhtiar mencari harga pasaran. Fungsi
sederhananya adalah Kita punya patokan agar bisa menawar, bisa
mengatakan kemahalan, bisa curiga kalau terlalu murah, dan bisa
mengukur uang lebih akurat sebelum belanja.
Namun ternyata hal yang terkesan sederhana ini kadang menjadi tidak
sederhana ditafsirkan, ketika penyusunan harga perkiraan ini
dipergunakan untuk penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah.
Variabel-variabel baru pun menjadi pertimbangan, mengingat yang dipakai
ada uang negara yang mana negara tak mau dan tak boleh dirugikan.
Sesekali terdengar bagaimana permasalah hukum dalam pengadaan, salah
satu penyebabnya adalah ketidakcermatan dalam penyusunan HPS.
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap beberapa permasalahan administrasi
dan hukum pengadaan yang berurusan dengan soal HPS, diramu menjadi
pendekatan catatan penting bagi pihak yang dapat tugas nge-draft atau
menetapkan HPS, dengan kalimat-kalimat obrolan melalui kelompok ulasan
sebagai berikut :

 Pemenuhan Harga Pasar

HPS yang paling ideal adalah diperolehnya harga pasar atas kejadian
transaksi. Sehingga kalau sudah bertemu dengan harga pasar atas transaksi
yang sebenarnya, maka itulah dasar HPS. Contoh sederhana ketika sebuah
toko menjual komputer dengan harga Rp. 5 juta, dan pembeli berada di
lokasi yang relatif dekat dengan toko, maka nilai itulah lah HPS. Tak perlu
menjadi lebih mahal dengan ditambahkan keuntungan, karena asumsi
sederhananya ketika toko menjual, toko sudah mendapat keuntungan dan
idealnya toko sudah perhitungkan pajak.
Pemikiran ini mungkin menjadi aneh bagi PPK/Pejabat Pengadaan yang
terbiasa berbelanja pada penyedia-penyedia makelar yang bermodal cuma
izin usaha dengan sub bidang seabrek-abrek. Dengan argumen yang
dipegang, bahwa kalau pengadaannya tidak langsung ke toko namun
melalui perusahan tersebut, maka ditambahkan lagi biaya-biaya seperti
keuntungan.
Hal tersebut di paragraph di atas lah yang sebenarnya menjadi aneh dan
membuat pengadaan tidak efisien. Seharusnya Kita bertransaksi dengan
nilai yang semakin mendekati harga pasar. Komponen biaya yang
ditambahkan hanya biaya yang memang dibutuhkan namun belum
terakomodir dalam informasi pasar tersebut. Misal jika berbelanja
komputer yang dekat kantor dengan jumlah banyak dan toko bersedia
mengantarkan atau mungkin Kita yang ambil semdiri, maka tak perlu
ditambahkan ongkos kirim. Namun jika lokasi jauh dan harga yang
diperoleh belum termasuk harga pasar, maka dimungkinkan untuk
ditambahkankan ongkos kirim yang juga harus sesuai dengan harga pasar.
Termasuk pajak seperti PPN, jika memang belum termasuk maka dapat
ditambahkan.

 Sumber Informasi dan Kalkulasi Yang Dapat Dipertanggungjawabkan

Banyak referensi informasi yang dapat dijadikan HPS. Namun tetap kata
kunci yang terpentingnya adalah informasi tersebut berdasarkan kalkulasi
harga pasar kekinian yang dapat dipertanggungjawabkan. Nyaris banyak
sekali bentuk-bentuk informasi yang bisa dipergunakan, tapi
tetap mindset dan logika sehat pengadaan yang efektif dan efisien harus
dikedepankan.
Seperti contoh untuk pengadaan yang ada di sekitaran Kita, maka
ketersediaan di pasaran sekitar Kita yang diutamakan. Kalau tak ada, atau
terdapat informasi lain yang lebih update dan bertanggungjawab, maka
informasi tersebut dapat dipergunakan.
Sumber HPS ini juga yang dapat menjadi ekstra tambahan pekerjaan jika
didapatkan dari sumber-sumber yang belum matang kalkulasinya.
Misalkan informasi dari sebuah website, maka perlu ikhtiar tambahan
untuk memastikan apakah website tersebut dapat dipertanggungjawabkan,
apakah harga sudah jelas cakupannya, apakah sampai di titik lokasi yang
Kita butuhkan, apakah ada kalkulasi lain, apakah sudah termasuk pajak,
dan lain-lain. Hal terpentingnya adalah ada ikhtiar untuk memastikan
komponen biaya telah telah memenuhi spesifikasi (mutu, jumlah, lokasi,
waktu, dan tingkat layanan) yang dibutuhkan.
Beberapa catatan khusus yang perlu disampaikan dalam bahasan substasi
ini adalah :
1. Kejelasan Sumber Informasi
Dalam penyusunan HPS dituntut cermat dalam memilih sumber informasi
HPS. Beberapa kasus dalam pengadaan yang menimpa Sang Penetap HPS
adalah tidak mendapatkan informasi HPS dari sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan. Misalkan, idealnya mendapatkan informasi untuk
pengadaan alat kesehatan adalah melalui pabrikan/distributor tunggal,
namun ternyata penyusun HPS mendapatkannya dari pihak sub distributor
yang mengaku sebagai distributor, dengan kalkulasi harga berlipat-lipat
jika dibanding langsung memperoleh dari sumber awalnya.
Kondisi ini sebenarnya bisa kembali landai jika dalam proses pemilihan
terjadi proses kompetitif, tanpa syarat diskriminatif, pemaketan yang
cermat, dan waktu yang cukup bagi penyedia dalam mengikuti kompetisi.
Namun menjadi naif jika indikator tersebut tidak terpenuhi. Sehingga
cukup dikhawatirkan yang akan tampil adalah sosok sub distributor yang
memberikan info HPS berkali lipat tadi, ikut menjadi peserta lelang yang
telah lebih siap dari awal dengan barang yang diminta, sehingga harga yang
tinggi tadi menjadi leluasa sebagai patokan penawaran.
2. Penggunaan Standar Biaya
Masih ada yang berbeda mazhab tentang apakah Standar Biaya yang
ditetapkan oleh Kepala Daerah di suatu wilayah dapat langsung dijadikan
HPS. Hal ini kadang dikarenakan keengganan para pihak untuk melakukan
kembali pemetaan informasi pasar, sehingga cara praktisnya langsung
menggunakan standar biaya kepala daerah setempat.
Dalam hal ini jumhur ahli pengadaan berpendapat bahwa penyusunan HPS
dengan penggunaan langsung standar biaya tidaklah tepat (dikecualikan
untuk maksud penyusunan HPS atas billing rate konsultan). Apalagi
beberapa pendekatan aturan dan pendekatan teknis mengedepankan
penetapan HPS dilakukan menjelang masuknya penawaran penyedia.
Sehingga standar biaya yang ditetapkan beberapa waktu lampau tidak
memenuhi maksud ini.
Standar Biaya kepala daerah lebih tepat digunakan untuk menyusun pagu
anggaran, yang dapat dipergunakan untuk penyusunan RUP, RKA/RKA-KL,
dan DPA/DIPA. Untuk penyusunan HPS, maka optimalkan informasi pasar
dan bukti transaksi riil pengadaan.
3. Penggunaan Produk Konsultan
Menetapkan HPS yang bersumber dari Engineering Estimate
(EE) Konsultan merupakan salah satu pendekatan yang sangat membantu
bagi Penetap HPS. Tapi tetap perlu diingat bahwa tidak serta merta produk
tersebut langsung dinyatakan sah tanpa adanya pembahasan terlebih
dahulu untuk memastikan segenap kalkulasi yang digunakan penyedia.
Terkadang penyusunan EE itu sendiri sudah lampau waktunya, sehingga
mungkin tidak sesuai dengan kekinian harga pasar. Atau terdapat kalkulasi
yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku.
Untuk itu pihak yang menetapkan HPS hendaknya ketika menerima produk
EE tersebut melakukan analisis atas segenap komponen kalkulasi. Tak
menutup kemungkinan melibatkan ahli/tim teknis untuk mengevaluasinya.
EE yang sudah dikaji dan dinilai handal sebagai pedoman perkiraan inilah
yang kemudian ditetapkan menjadi Owner Estimate (OE) atau HPS.
4. Pengurangan Diskon
Tak ada memang ketentuan yang memerintahkan Penyusun dan Penetap
HPS menanyakan apakah ada diskon atau tidak pada saat mengumpulkan
informasi HPS. Tapi terasa sekarang ini beberapa permasalahan hukum
yang muncul mempersalahkan Para Penyusun dan Penetap HPS yang tidak
menanyakan dan tidak mengkalkulasikan diskon.
Seperti tuduhan kepada sosok PPK sebagai penetap HPS yang
melakukan mark up HPS untuk pengadaan alat peraga pendidikan, karena
tidak menanyakan keberadaan diskon, padahal terdengar kabar bahwa
pengadaan sejenis itu sarat akan diskon. Atau cerita lain tentang
pengadaan alat berat yang diskonnya sengaja ditutupi, agar nilai diskon ini
bisa jadi bancakan fasilitas berbagi jahat pasca pengadaan.
Ternyata salah satu penyebab munculnya pola tak boleh diskon masuk HPS
ini adalah karena salah satu pendekatan kalkulasi dalam menyusun HPS
yang tidak memperbolehkan menambah biaya lain-lain dan biaya tak
terduga. Pemaknaan dari jumhur beberapa ahli pengadaan
menterjemahkan diskon pada saat kalkulasi HPS termasuk biaya lain-lain
yang tidak boleh ditambahkan.
Atas permasalahan ini, cukup sangat disarankan kepada penyusun dan
penetap HPS untuk melengkapi ikhtiar penyusunan HPS dengan
menanyakan ada tidak pengenaan diskon. Kalau memang ada, kurangi lah.
Tapi jangan lupa pertimbangkan waktu dan kalkulasi spesifikasi pekerjaan
dalam pengurangan diskon jika memang ada. Karena pemberian diskon
bisa merupakan strategi bisnis penyedia.
Secara sederhana dapat dicontohkan ketika PPK mencari informasi HPS
melalui bersurat kepada pabrikan atau distributor tunggal, tak ada
salahnya di surat juga turut menanyakan ada tidaknya kalkulasi diskon jika
pengadaannya dilakukan pada jadwal pemilihan penyedia yang telah
direncanakan. Jawaban yang diberikan dapat dijadikan dasar dalam
perhitungan. Sehingga kalau hadir tuduhan tidak memperhitungkan diskon
dan harga diduga mark-up, bisa dijawab dengan bijak.
Catatan tambahan, jangan sampai menanyakan dan memberi informasi
diskon juga disertai pemufakatan jahat.
5. Jumlah Informasi HPS
Berapa banyak informasi HPS yang diperlukan untuk bisa ditetapkan? Tak
ada aturan spesifik yang menyatakan jumlah minimal sumber HPS. Karena
yang terpenting adalah sumber tersebut jelas, dapat
dipertanggungjawabkan, dan akurat dalam kalkulasinya. Sehingga telah
mendapatkan 1 (satu) referensi pun sudah memenuhi atas maksud ini.
Namun sangat tetap disarankan untuk penyusun HPS, setidaknya
mempunyai lebih dari 1 (satu) referensi. Hal ini dengan maksud lebih agar
dalam penetapan HPS nanti terdapat informasi yang lebih mempertajam
pola kalkulasi.
6. Di Antara Beberapa Pilihan Informasi HPS
Jika dimiliki lebih dari 1 (satu) sumber informasi, semisal 3 (tiga) referensi,
maka yang manakah yang dipakai? Yang terendah (minimal), tertinggi
(maksimal), nilai tengah (median), nilai yang sering muncul (modus), atau
rata-rata (rerata)? Dalam hal ini terdapat pemikiran-pemikiran yang
berbeda dari beberapa ahli pengadaan. Kondisi yang wajar, karena
memang menyusun HPS itu seni dan peraturan pun tidak membatasinya.
Hal yang terpenting adalah proses pemilihan penyedia dilakukan dengan
benar.
Ada yang menggunakan pendekatan tertinggi, karena punya niat agar
banyak peserta yang bertarung dalam proses tender. Pendekatan ini
terkadang dikritisi, karena dianggap tidak efisien dalam menggunakan
patokan harga yang tinggi.
Ada yang menggunakan pendekatan dengan nilai rata-rata atau nilai
modus, karena bermaksud memperoleh harga keterwakilan dalam proses
lelang/seleksi. Pendekatan ini dikritisi karena dinilai tidak cukup handal
jika terdapat beberapa sumber informasi dengan nilai deviasi yang besar.
Ada yang menggunakan pendekatan dengan nilai terendah, karena
bermaksud menjaga efisiensi dari nilai awal pengadaan. Pendekatan ini
terkadang ditolak karena dinilai tidak cukup tepat untuk membuat
persaingan dengan jumlah peserta yang lebih banyak.
HPS bukan merupakan variabel yang berdiri sendiri. Sehingga tidak tepat
jika muncul tuduhan bahwa permasalahan tunggal pengadaan adalah HPS
yang salah. Bahkan ketidakcermatan dalam menyusun HS pun bisa
ditangkis, ketika proses pemilihan penyedia normatif, kompetitif, dan
tanpa niatan jahat. Namun untuk meminimalisir potensi permasalahan atas
persepsi yang tidak seragam tersebut, maka direkomendasikan dalam
penyusunan HPS atas kondisi lebih dari 1 (satu) sumber informasi,
pendekatan yang dipergunakan adalah dengan menggunakan harga yang
minimal. Pilihan ini tentunya dengan catatan bahwa variasi yang ada
merupakan harga atas barang/jasa yang spesifikasinya telah memenuhi
kebutuhan.
7. Penambahan Keuntungan
HPS disusun dengan memperhitungkan keuntungan dan
biaya overhead yang dianggap wajar. Overhead merupakan biaya yang
dikategorikan sebagai biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya
tenaga kerja langsung. Dalam sebuah perusahaan yang memproduksi
barang, biaya overhead didefinisikan sebagai biaya penolong, biaya tenaga
kerja tidak langsung, dan semua biaya produksi lainnya yang tidak dapat
dengan mudah diidentifikasikan atau dibebankan secara langsung pada
pesanan dan produk tertentu. Di dalam pengadaan barang / jasa,
biaya overheadbisa diartikan sebagai biaya yang diperlukan oleh penyedia
selain harga barang itu sendiri, misalnya biaya untuk jasa akuntan
perusahaan, biaya asuransi, biaya bunga, biaya untuk aspek hukum dan
perijinan, biaya untuk ATK, biaya telepon dan sebagainya.
Dalam dunia perdagangan secara umum, tidak ada batasan keuntungan
yang didapat oleh seorang pedagang atau pengusaha atas produk
barang/jasa yang ditawarkan atau dijual. Yang penting ditempuh dengan
pemenuhan peraturan yang berlaku dan etika kehidupan.
Adanya ketentuan dapat menambah nilai keuntungan dan overhead
maksimal 15% (lima belas perseratus) dari total biaya tidak termasuk PPN,
merupakan upaya untuk pemenuhan efektivitas dan efisiensi dalam
pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Penambahan keuntungan
perlu memperhatikan dari mana sumber harga pasar didapatkan. Terdapat
kelompok informasi pasar dalam menghitung HPS, tergantung jenis
barang/jasa dan sumber perolehan informasi pasarnya.
Jenis barang/jasa di pasar dapat dikelompokan ke dalam barang yang
sudah tersedia di pasar atau barang/jasa hasil proses produksi. Sedangkan
perolehan informasi pasar dapar dilihat apakah harga tersebut sudah harga
jual atau belum harga jual. Sehingga penambahan keuntungan dan
overhead pada saat PPK membuat HPS tergantung informasi-informasi
tersebut atas jenis pengadaan barang/jasanya.
Seperti contoh ketika menyusun HPS untuk pengadaan barang yang
harganya jualnya sudah didapat dari toko sekitar kita, maka tidak perlu
ditambahkan keuntungan. Hal ini dengan asumsi harga tersebut sudah
merupakan harga jual dan harga pasar. Tapi ketika ada pekerjaan
konstruksi yang sifatnya merupakan pekerjaan produksi yang
mengkombinasikan segenap material, tenaga kerja dan alat, maka dapat
ditambahkan keuntungan dan overhead.

 Dokumentasi Riwayat HPS

Sebagai bentuk pemenuhan akuntabilitas, maka riwayat perolehan HPS


harus didokumentasikan. Namun pendokumentasian ini jangan sampai
diwarnai dengan perbuatan fiktif dan rekayasa negatif. Contoh sederhana
yang kerap ditemukan seperti dibuatkan dokumen penyusunan HPS yang
seolah-oleh telah meminta harga dari sebuah perusahaan, namun ternyata
hanya buatan dari rekayasa sendiri yang nge-draft HPS. Tindakan ini justru
yang membahayakan.
Proses ini dalam logika pengumpulan data sebenarnya relatif mudah. Misal
untuk pengadaan barang/bahan/material yang di sekitaran Kita (contoh :
toko), tinggal melakukan kunjungan dalam bentuk survey. Tak perlu
dengan rekayasa Berita Acara yang diketik rapi jika memang tidak
memungkinkan (kalau bisa tentu lebih baik). Silahkan untuk mencatat
informasi yang didapat pada kertas kerja atau bahkan secarik kertas yang
dapat terbaca. Jika mau ditambahkan ikhtiar tandatangan atau stempel
toko dipersilahkan, namun jika pihak toko tak memberikan pun tidak
masalah. Tambahkan saja catatan di kertas kerja kalau sudah dimintakan
tanda tangan dan stempel, namun toko tidak berikan.
Hal ini kadang jadi pertanyaan lanjutan apa ini boleh? Apalagi
pemikirannya apa nanti yang mengaudit mau terima? Tentu bisa terjawab
bahwa tak ada perintah penyusunan HPS harus diketik rapi dan ada
legalisasi dari toko. Yang terpenting benar datanya, disusun dari informasi
yang dapat dipertanggungjawabkan, dan didokumentasikan. Bahkan
mendapatkan informasi dari via telpon ke toko pun dimungkinkan. Yang
penting sudah dapat dipastikan nomor telpon tersebut memang benar
tujuannya dan informasinya yang didapat tercatat dengan baik. Jika yang
mengaudit meragukan, silahkan untuk melakukan pengecekan kepada
pihak yang tercatat dalam kertas kerja tersebut.
 Ketepatan Waktu

Harga menjelang proses memilih penyedia merupakan harga dengan


situasi yang paling handal untuk ditetapkan menjadi HPS, karena lebih
mewakili situasi ketika akan bertransaksi. Untuk itu bagi pihak yang
menetapkan HPS harus dapat memastikan harga perkiraan yang akan
ditetapkan merupakan harga mutakhir.
Ketika sumber informasi yang akan ditetapkan diperoleh dari situasi waktu
yang lampau, maka diperlukan ikhtiar untuk memperbarui informasi
tersebut, baik secara langsung seperti mencari informasi pasar, atau
dengan menggunakan kalkulasi yang mempertimbangkan faktor-faktor
yang dapat mengkonversikan harga tersebut, seperti infalasi dan norma
indeks.
Sebagai penutup catatan yang mungkin akan berkembang di kesempatan
yang berbeda, kembali mengulang beberapa rangkaian kalimat sebelumnya
di atas, bahwa HPS bukan merupakan variabel yang berdiri sendiri. Bahkan
tuduhan permasalahan pengadaan dari sebuah proses penyusunan HPS
yang salah pun bisa ditangkis ketika proses pemilihan penyedia normatif,
kompetitif, dan tanpa niatan jahat. Sehingga untuk para Penyusun dan
Penetap HPS, pastikan untuk : 1) Dapatkan informasi yang jelas dan dapat
dipertanggungjawabkan; 2) Kalkulasikan dengan tertib dan tepat dalam
menambah komponen biaya yang dibutuhkan; 3) Lihat ketepatan waktu
pada saat pengumpulan informasi dan penetapan; 4) Dokumentasikan
dengan rapi segenap informasi dan cara kalkulasi yang telah dilakukan; 5)
Hindari kejahatan dalam pengadaan pada saat penyusunan HPS (Stop
Fiktif, Stop Mark-up Jahat, Stop Rekayasa Negatif, Stop Suap/Gratifikasi).
KEUNTUNGAN WAJAR

Banyak sekali yang menanyakan masalah mengenai pengertian


keuntungan wajar dalam proses pelelangan dan juga apakah penyedia
tidak diperkenankan untuk mendapatkan keuntungan lebih dari 15%. Hal
ini dikaitkan dengan Peraturan Presiden Perpres No. 54 th. 2010 yang
sebagaimana diubah dengan Perpres 70 th. 2012.
Secara logika tidak mungkin para stakeholder baik penyedia maupun
pemerintah terkait tidak bisa membatasi keuntungan yang harus
ditawarkan penyedia. Keuntungan penyedia adalah mekanisme pasar.
Siapa yang bisa memastikan mekanisme pasar? Paling banter
memperkirakan saja. Maka dari itu Perpres 54/2010 sebagaimana
diubah dengan perpres 70/2012 hanya mengatur tata cara
menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS), bukan masalah keuntungan
yang bakal didapatkan oleh pihak penyedia.

Bahkan dalam hukum ekonomipun berbicara bahwa prinsip ekonomi


adalah mendapatkan keuntungan yang maksimal dengan modal yang
minimal. Dalam memperhitungkan keuntungan dipasar dasarnya adalah
opportunity. Peluang untuk mendapatkan keuntungan yang optimal
dengan pengorbanan tertentu. Dan itu sah-sah saja, tidak ada yang
melarang.

Lalu, mengapa anggapan mengenai penjelasan penawaran penyedia


tidak boleh lebih 15% tersebut bisa muncul?. Hal ini bisa saja muncul
dari beberapa ahli atau yang dianggap ahli pengadaan barang/jasa
pemerintah tidak sependapat dengan hukum pasar ini. Kemudian
menyatakan bahwa dalam pengadaan barang/jasa pemerintah
keuntungan penyedia itu maksimal 15%. Dari manakah simpulan yang
mengingkari hukum kodrati pasar ini?

Ternyata dasarnya adalah penjelasan pasal 66 Ayat (8) yang


menyebutkan “Contoh keuntungan dan biaya overhead yang wajar
untuk Pekerjaan Konstruksi maksimal 15% (lima belas perseratus).

Sepertinya harus kita coba cari asbabun nuzul munculnya penjelasan


ini. Pertama; Penjelasan pasal ini berada dalam Bagian Ketujuh Perpres
54/2010 sebagaimana diubah dengan perpres 70/2012 yang khususnya
membahas Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Artinya sangat jelas ketika
berbicara keuntungan dalam lingkup bagian ini semua terkait dengan
tata cara menyusun HPS.
Sesuai dengan akronimnya HPS adalah Harga Perkiraan. Menurut
KBBI, perkiraan adalah yg diperkirakan; hasil mengira-ngira;
pertimbangan; perhitungan. Dari sini jelas bahwa HPS bukanlah sesuatu
yang pasti. Menyusun HPS adalah tentang seni dan keahlian
memperkirakan harga pasar dengan metode perhitungan yang dapat
dipertanggungjawabkan. Namun demikian perkiraan tetaplah perkiraan
tidak punya kebenaran dan ketepatan absolut. Ada sampling error yang
menjadi bagian tak terpisahkan darinya.

Kapan HPS ketahuan salah? Ketika bertemu dengan harga pasar yang
tercipta pada saat pelelangan/pemilihan penyedia! Sangat jarang
ditemukan HPS yang absolut benar karena hukumnya memang begitu.
Lihat pasal 66 ayat 5 fungsi HPS adalah alat untuk menilai kewajaran
penawaran termasuk rinciannya dan dasar untuk menetapkan batas
tertinggi penawaran yang sah.

Dari aturan ini maka dapat dipastikan 99% HPS adalah salah karena
penawaran kalau tidak diatas HPS ya dibawah HPS. Sangat jarang
ditemukan HPS dan Harga Penawaran sama persis. Kalau sama persis
potensi kejahatannya sangat besar, meski belum tentu juga kejahatan.
Apalagi untuk struktur biaya yang terdiri dari rincian. Bukankah rincian
HPS hukumnya rahasia, jika HPS sama dengan Harga Penawaran
kemungkinan besar rincian bocor.

Baca Juga: Contoh Penyusunan HPS dengan Sistem Activity Based


Costing
Kembali kedalam pembahasan keuntungan penyedia PBJ. Dari uraian
sebelumnya jelas bahwa keuntungan yang dijelaskan dalam pasal 66
ayat 8 tersebut adalah perkiraan keuntungan dalam menyusun HPS.
Bukan dalam menentukan keuntungan penyedia dalam pengadaan
barang/jasa. Jika HPS sudah disusun, dikalkulasikan secara keahlian
berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan maka keuntungan
penyedia dalam Harga Penawaran bukanlah sebuah kejahatan.
Keuntungan penyedia seperti ini tidak dapat dibatasi karena tingkat
persaingan telah dibatasi melalui HPS. Singkatnya, tidak ada alasan
memeriksa atau mengejar penyedia untuk menyampaikan bukti
pembelian kepada distributor atau pabrikan karena para penyedia sudah
menyesuaikan dengan HPS yang ada di dalam Surat Dokumen
Pengadaan (SDP).

Kedua; Penjelasan pasal 66 ayat 8 hanya mencontohkan saja. Artinya


angka maksimal 15% itu hanyalah contoh. Kemudian angka tersebut
tidak bercerita tentang batas keuntungan tetapi batas keuntungan
ditambah overhead. Tidak ada persentase berapa keuntungan dan
berapa overhead-nya. Lebih kemudian lagi contoh ini hanya untuk
contoh pekerjaan konstruksi. Bukan untuk pengadaan barang, jasa
lainnya atau konsultansi.

Parahnya argumen ini dipatahkan oleh Perka LKPP 14/2012 tentang


petunjuk teknis Perpres 70/2012. Dimana dalam menjelaskan
penyusunan HPS Barang disebutkan dengan tegas bahwa :

Dalam menyusun HPS telah memperhitungkan:

1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN); dan


2. keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar bagi
Penyedia maksimal 15% (lima belas perseratus) dari total biaya
tidak termasuk PPN;
Sepertinya ini PR besar kebijakan karena hal ini terus terang berpotensi
menyesatkan pelaksana, pemerhati, pengawas dan penindak terkait
pengadaan barang/jasa. Ada tafsiran yang belum sinkron antara batang
tubuh dengan petunjuk teknis.

Untuk pengadaan barang keuntungan sangat-sangat tergantung dengan


mekanisme pasar pada saat proses pengadaan dilakukan atau pada 28
hari sebelum batas akhir pemasukan. Ada persoalan supply
dan demand disana. Ada persoalan peta persaingan pasar penyedia dan
sebagainya. Yang hukum pasarnya sudah ditelurkan dalam beratus-
ratus teori. Contoh kecil jika jumlah barang dipasaran sedikit sementara
pembeli/kebutuhan meningkat maka secara otomatis harga pasar tinggi.
Meski harga pokok pembelian penyedia sebelum permintaan meningkat
sangat murah tidak bisa dijahatkan penyedia menawarkan harga tinggi.

Pengakuan tentang ini sebenarnya tertuang pada perpres 54/2010


sebagaimana diubah dengan Perpres 70/2012 Paragraf Tentang
Penyesuaian Harga Pasal 92 ayat 3 bahwa dalam penyesuaian harga
untuk menetapkan Koefisien Tetap yang terdiri atas keuntungan dan
overhead jika penawaran tidak mencantumkan besaran komponen
keuntungan dan overhead maka Koefisien Tetap = 0,15 (15%). Ini
maknanya dalam memperhitungkan keuntungan pada harga penawaran
penyedia diserahkan kepada penyedia. Terkecuali penyedia tidak
mencantumkan maka baru diambil simpulan 15%.

Disamping itu tidak ada satu literatur lain yang menyebutkan persentase
tertentu untuk menentukan keuntungan yang wajar pengadaan barang.
Kalau untuk pekerjaan konstruksi memang ada. Salah satunya Standar
penyusunan Analisa Harga Satuan Pekerjaan (AHSP)Balitbang
Kementerian PU tahun 2012 dimana disebutkan “Jumlah Harga
pekerjaan seluruh mata pembayaran ditambah dengan biaya umum dan
keuntungan 15%, serta PPN 10% sehingga merupakan perkiraan
(estimasi) biaya kegiatan pekerjaan”. Estimasi ini juga didasarkan pada
nilai optimum yang relatif dekat dengan tingkat Suku Bunga Bank
Indonesia (SBI). Yang digaris bawahi adalah bahwa nilai optimum
tersebut adalah Harga Pekerjaan yang terdiri dari komponen material,
pekerja dan peralatan, sehingga wajar benchmarknya SBI. Kalau untuk
material/barang tentu tidak beralasan.

Kesimpulan

Simpulan yang bisa diambil adalah :

1. 15% bukanlah batas maksimal keuntungan penawaran


penyedia.
2. 15% adalah batas maksimal keuntungan yang wajar dalam
menyusun HPS pekerjaan kontstruksi atau pekerjaan yang terdiri
dari input material, peralatan dan SDM.
3. 15% bukanlah batas maksimal keuntungan yang wajar
dalam menyusun HPS Barang karena sangat tergantung pada
harga pasar 28 hari sebelum batas akhir pemasukan.
Demikian bahasan ini semoga bisa membuka diskusi yang lebih baik
dalam menelaah Harga dalam proses pengadaan barang/jasa.