Al finalizar el período contable, además del cierre contable y la conciliación fiscal, la elaboración
del presupuesto es una preocupación de los empresarios, la cual se debe preparar de forma
integrada con las áreas de gestión, finanzas, ventas, recaudos y administración.
1. Ajustar el organigrama
En las empresas que no llevan contabilidad o tienen información desactualizada, se puede recurrir
a algunos soportes, como el registro de ventas por medio de la facturación, los extractos
bancarios, los recibos de servicios públicos y todos aquellos soportes útiles para definir los niveles
de ingresos y costos.
Con toda esta información se determinan los niveles de ingresos y los requerimientos que han sido
necesarios para la producción de los mismos, a fin de definir el comportamiento de la empresa
durante los últimos períodos y señalar la tendencia.
Algunos de los cuestionamientos útiles en este punto son: ¿se espera mantener el nivel de
ingresos?, ¿la empresa pretende aumentar el nivel de ingresos?, ¿se cuenta con la capacidad para
asumir los requerimientos de un aumento de ingresos?, ¿durante los últimos períodos la empresa
ha cumplido con las expectativas presupuestadas?
Las expectativas se deben ajustar a la realidad del sector en el que se desempeña la empresa, con
la capacidad operativa, las condiciones del mercado, las proyecciones macroeconómicas, entre
otras.
Con la información recolectada la empresa identifica las fuentes de ingreso; por ejemplo: la venta
de productos y/o servicios, comisiones, honorarios, participaciones en los mercados de capitales,
entre otros.
Con el concepto de usos se hace referencia a los costos y gastos del negocio. Es importante
clasificarlos adecuadamente en fijos y variables, directos e indirectos y resaltar los no
operacionales; todas estas clasificaciones son útiles para identificar las opciones de optimizar el
uso de los recursos y aumentar las utilidades de la organización.
Los usos proyectados se deben ajustar a las expectativas; es decir, la decisión de aumentar los
ingresos es directamente un aumento de costos y gastos. Una de las mejores opciones para
incrementar las ganancias de una empresa es la disminución de los costos y gastos por medio del
cambio de proveedores, la sustitución de materias primas, entre otros.
Con los estados e informes financieros del período actual se realiza un contraste con el período
anterior a fin de evaluar la gestión de la compañía. El informe del cumplimiento presupuestal es
un insumo importante para la elaboración del nuevo presupuesto, puesto que permite entender
las dinámicas de la compañía, principalmente en el juego de las expectativas, que es una
herramienta de especial cuidado al momento de presupuestar.