LAPORAN ORIENTASI KARYAWAN TRAINING

RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK SAYANG IBU BATUSANGKAR

2018
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN ORIENTASI KARYAWAN TRAINING

OLEH :
FIKRATUNIL KHASIFAH., SE
NIK. 17007010

Laporan ini telah siap untuk

dipertanggungjawabkan kepada Direktur RSIA Sayang Ibu Batusangkar

Batusangkar, 22 Agustus 2018

Meyetujui,
Direktur RSIA Sayang Ibu

dr. Rika Desviorita, MARS

NIK. 17001002

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat serta karunia-

Nya penulis dapat menyelesaikan laporan On The Job Training tepat pada waktunya. Laporan ini

berdasarkan pengalaman yang diperoleh penulis dalam melaksanakan kegiatan training selama 4

bulan dari tanggal 19 Maret sampai 19Juli 2018 di RSIA Sayang Ibu Batusangkar. Pada

kesempatan ini pula penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak RSIA Sayang Ibu

yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan.Penulis berharap laporan ini dapat

digunakan sebagai bahan evaluasi untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik lagi ke depannya.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang sifatnya membangun. Semoga

laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pembaca.

Penulis

Fikratunil khasifah., SE
NIK. 17007010

2
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ………………………………………………………….. 1

KATA PENGANTAR ……………………………………………………………….. 2

DAFTAR ISI ………………………………………………………………….……… 3

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………….………. 4
1.1 Latar Belakang……………………………………………………….………... 4
1.2 Tujuan ……………………………………………………………….………... 5
1.3 Ruang Lingkup………………………………………………………………... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Kasir……………………………………………………………….. 7
2.2 Uraian Tugas Kasir……………………………………………………………. 7
2.3 Pengertian Penerapan Sistem………………………………………………….. 8
2.4 Sistem Penerimaan Kasir……………………………………………………… 9
BAB III TINJAUAN MASALAH
3.1 Alur Pelayanan Kasir………………………………………………………….. 11
3.2 Penerapan Sistem Aplikasi…………………………………….……………… 13
BAB IV PEMBAHASAN PROGRAM
4.1 Penerapan Sistem Yang Lebih Optimal……………………………………….. 15
4.2 Penerapan Alur Yang Efektif………………………………………………….. 15
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan……………………………………………………………………. 17
5.2 Saran…………………………………………………………………………… 17
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………… 18

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Rumah sakit merupakan sebuah fasilitas kesehatan yang ditujukan untuk publik

dimana pelayanannya diesediakan oleh dokter, perawat dan tenaga ahli kesehatan

lainnya. Pelayanan kesehatan tersebut dapat berupa pelayanan rawat jalan, rawat inap dan

gawat darurat.Penyelenggaraan rumah sakit ini bertujuan untuk mempermudah

masyarakat dalam memperoleh akses serta mendapatkan pelayanan kesehatan yang

dibutuhkan.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

340/MENKES/PER/III/2010 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat”.

RSIA Sayang Ibu merupakan salah satu rumah sakit swasta yang memberikan

pelayanan pemeriksaan kesehatan ibu dan anak di Batusangkar. Salah satu kejadian yang

biasanya terjadi dirumah sakit adalah keadaan dimana pasien harus mengantri dan

menunggu lama baik itu dalam hal pelayanan pendaftaran pasien maupun pembayaran

setelah pasien mendapatkan pengobatan. Dalam memberikan pelayanan yang terbaik

seharusnya memberikan pelayanan yang cepat sehingga pasien tidak menunggu lama

untuk mendapatkan antrian pendaftaran maupun dalam pembayaran. Untuk itu kita harus

menyikapi hal tersebut dengan cermat dan memperbaiki sistem kinerja yang lebih efisien

dan efektif.

4
 Mengingat hal tersebut diatas, setiap perusahaan dituntut untuk menerapkan

sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi maing-masing perusahaan. Penerapan

sistem pada suatu perusahaan dilakukan untuk mendukung strategi bisnis perusahaan,

proses bisnis, struktur dan budaya perusahaan dalam rangka meningkatkan mutu dari

perusahaan tersebut. Dukungan strategis dari penerapan sistem informasi pada

perusahaan tersebut dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam

pelaksanaan berbagai tugas atau aktifitas harian perusahaan. Suatu sistem dapat dikatakan

berjalan dengan baik apabila didukung oleh faktor-faktor tertentu, terutama user. Apabila

user atau karyawan tidak mampu menerapkannya maka sistem tersebut tidak akan

bermanfaat.

Selain penerapan sistem, hal utama yang perlu diperhatikan juga adalah alur

pelayanan, mulai dari pasien mendaftar hingga melakukan pembayaran. Seringkali pasien

mengeluh karena lamanya menunggu proses administrasi kepulangan pasien. Beberapa

kendala yang menyebabkan hal tersebut antara lain pendaftaran dan penginapan pasien

yang belum terkoordinasi dengan baik, tindakan keperawatan yang tidak terperinci,

sehingga membutuhkan waktu untuk mengoreksi ulang kembali.

Berdasarkan hal diatas, penulis sangat tertarik untuk mengupas dan membahas

masalah diatas dengan tema “ALUR PELAYANAN KASIR DAN PENERAPAN

SISTEM BILLING RSIA SAYANG IBU BATUSANGKAR”.

1.2 Tujuan

Tujuan laporan ini dibuat antara lain :

5
 a. Tujuan khusus

a. Untuk menghimpun seluruh pengetahuan dan wawasan yang didapat selama masa

training.

b. Untuk mengetahui dan memahami sistem penerimaan kas (cash dan non cash)RSIA

Sayang Ibu.

c. Mengetahui ruang lingkup tugas dan tanggung jawab unit kasir rumah sakit.

b. Tujuan umum

memberikan masukan dalam permasalahan yang terjadi dan dapat meningkatkan mutu

dan kualitas kerja Rumah Sakit Sayang Ibu Batusangkar.

1.3 Ruang lingkup

Untuk menghindari bahasan laporan ini terlalu luas dan mengingat keterbatasan

kemampuan, pengetahuan dan waktu yang penulis miliki, maka ruang lingkup laporan ini

terbatas pada alur pelayanan dan kasir dan penerapan sistembilling RSIA Sayang Ibu

batusangkar.

6
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian kasir

Kasir merupakan salah satu komponen yang penting disuatu

instansi/perusahaan.Kasir dapat diartikan sebagai orang yang menangani keuangan yaitu

menerima pembayaran dari konsumen (pasien).Menurut kamus besar bahasa Indonesia,

”kasir adalah seorang pemegang kas (uang) atau orang yang bertugas menerima dan

membayarkan uang”.

Seiring meningkatnya persaingan antar perusahaan yang bergerak dalam bidang

jasa kesehatan diperlukan terobosan dan cara-cara baru guna menyempurnakan sistem

yang telah ada. Salah satu hal yang sangat penting untuk mencapai tujuan dari rumah

sakit yang telah dtentukan yaitu dengan menghasilkan output yang cepat dan akurat.

Suatu sistem yang baik sangat dibutuhkan baik itu dibidang jasa maupun

perdagangan.Keberadaan sistem tersebut, dapat membantu tugas-tugas unit organisasi

yang terkait. Setiap perusahaan akan menggunakan sistem yang paling sesuai dengan

aktivitas perusahaan yang dijalankan, sederhana dalam pelaksanaan serta mudah dalam

pengawasannya.

2.2 Uraian Tugas Kasir

Tugas kasir pada umumnya sama, yaitu menerima pembayaran dari konsumen/pasien.

Adapun tugas kasir antara lain :

7
 a) Menjalankan proses transaksi / menerima pembayaran atas pengobatan pasien baik itu

pasien IGD, rawat jalan, rawat inap, pemeriksaan labor, pemeriksaan radiologi dan

sebagainya.

b) Melakukan perincian biaya pasien rawat jalan/rawat inap dan mengclosing pembayaran

pasien disistem kasir

c) Membantu memberikan informasi mengenai rumah sakit kepada pasien

d) Melakukan pencatatan atas semua transaksi serta pelaporan kepada atasan/spv

e) Mencatat dan merekap data pasien masuk dan keluar, pasien IGD/Rajal/Ranap/OK/visite

dokter dan memfiling seluruh bukti transaksi.

2.3 Pengertian Penerapan Sistem

Implementasi sistem adalah suatu proses untuk menempatkan sistem informasi baru ke

dalam sistem yang sudah ada (sistem lama). Implementasi hendaknya dilakukan sesuai dengan

rancangan yang telah dibuat, jika tidak maka hasilnya tidak akan sesuai dengan yang diharapkan.

Penerapan sistem juga merupakan hal yang sangat penting dalam keseluruhan rangkaian

kegiatan. Segala sesuatu yang telah direncanakan dengan baik tidak akan berarti apa-apa jika

tidak dilaksanakan atau dilaksanakan asal-asalan. Oleh sebab itu, setiap perusahaan harus

memastikan bahwa implementasi teknologi dan sistem informasi pada perusahaan tersebut telah

optimal dan berjalan dengan baik.

Menurut Laudon, faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu

sistem yaitu:

8
 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap

pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-

line.

2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.

3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari

sistem informasi.

4. Tujuan suatu organisasi tercapai.

5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan

penjualan dan profit.

Sementara menurut O’Brien dan Marakas (2009) alasan kegagalan penerapan sistem

informasi antara lain :

1) Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

2) Kurangnya keterlibatan atau input dari end user

3) Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

4) Inkompetensi secara Teknologi

2.4 Sistem Penerimaan Kasir

Kasir memiliki fungsi sebagai orang yang menangani pembayaran. Beberapa rumah sakit

menerapkan sistem dimana seluruh pembayaran baik dari IGD/rawat jalan/rawat inap/apotik dan

penunjang hanya pada satu tempat saja yaitu kasir. Selain itu ada juga pembayaran dilakukan

pada unit-unit tertentu. Ada beberapa tipe pembayaran yang mungkin dilakukan di rumah sakit,

yaitu :

9
 a) One Gate Payment
Adalah sistem dimana seluruh pembayaran baik dari poliklinik, apotek, laboratorium

dan penunjang lain, juga rawat inap maupun rawat jalan hanya pada satu tempat saja (dikenal

dengansebutan satu pintu).

b) Multi Gate Payment

Adalah sistem dimana pembayaran untuk masing-

masingunit dilakukan di unitnya masing-masing. Untuk semua aktivitas pembayaran dan

penerimaan uang maupun setara uang, maka kasirrumah sakit memiliki aplikasi sehubungan

dengan semua transaksi-transaksi keuangan di rumahsakit.

10
 BAB III

TINJAUAN MASALAH

3.1 Alur Pelayanan Kasir

Pada instansi Rumah Sakit orientasi bukanlah pada keuntungan, melainkan pada

kepuasan pelanggan, dalam hal ini kepuasan masyarakat pengguna jasa. Dalam mencapai tujuan

tersebut, instansi Rumah Sakit lebih memusatkan perhatiannya kepada pelayanan dengan sebaik

baiknya. Pelayanan sebagai hal-hal yang jika diterapkan terhadap sesuatu produk,

akan meningkatkan daya atau nilai terhadap pelanggan.

Salah satu kejadian yang biasanya terjadi dirumah sakit adalah keadaan dimana pasien

harus mengantri dan menunggu lama baik itu dalam hal pelayanan pendaftaran pasien maupun

pembayaran setelah pasien mendapatkan pengobatan. Dalam memberikan pelayanan yang

terbaik seharusnya memberikan pelayanan yang cepat sehingga pasien tidak menunggu lama

untuk mendapatkan antrian pendaftaran maupun dalam pembayaran. Untuk itu kita harus

menyikapi hal tersebut dengan cermat dan memperbaiki sistem kinerja yang lebih efisien dan

efektif.

Selain itu hal yang paling utama adalah memperhatikan alur pelayanan rumah sakit.

Dimana alur ini bertujuan agar seluruh aktivitas berjalan dengan baik dan lancar. Alur pelayan

ditiap perusahaan tentunya berbeda beda sesuai dengan kondisi yang ada pada perusahaan

tersebut. Alur pelayanan ini dibuat dengan tujuan agar terciptanya keteraturan dan kedisiplinan

baik itu untu seluruh karyawan maupun untuk pasien. Berikut alur pelayanan dirumah sakit

Sayang Ibu Batusangkar :

11
 a. Alur pelayanan rawat jalan

Pendaftaran IGD/poli
pasien obgyn/poli Pendaftaran
(admission
anak/kb/ok (admission

kasir farmasi

pulang

Berdasarkan flowchart diatas, dapat dilihat bahwa alur pelayan yang diterapkan

sudah bagus. Namun masih terdapat beberapa kendala antara lain adanya miss

communication antara kasir dengan apotik dikarenakan lokasi yang terpisah serta sistem

penerimaan kas dirumah sakit sayang ibu yang bersifat multi gate payment.

b. Alur pelayanan rawat inap

OK

pasien Ruang Ruang

admision IGD kasir
Rawatan Rawatan

KB Pasien
pulang

12
 Lamanya proses pembayaran yang dilakukan di kasir disebabkan oleh beberapa faktor,

antara lain :

1. Pendaftaran dan penginapan pasien yang masih banyak bermasalah

2. Pemindahan ruangan pasien yang masih belum terkoordinasi dengan baik

3. Status pasien seperti pasien umum/bpjs terkadang belum jelas

4. Beberapa tindakan keperawatan sering tidak diisi oleh petugas keperawatan, seperti

lamanya pemakain O2, rontgen

Faktor diatas juga mempengaruhi proses penginputan rincian biaya tindakan

perawatan pasien setiap harinya. Selain itu, Saat pasien sudah diperbolehkan pulang oleh

dokter, status pasien diisi oleh petugas terkait sehingga perincian biaya belum bisa

dilakukan dan pasien harus menunggu sampai status pasien diberikan ke petugas kasir oleh

perawat. Faktor lain yang menyebabkan lamanya proses pemulangan pasien rawat inap

adalah karena tidak samanya jadwal visite antara dokter spesialis kandungan dengan dokter

spesialis anak. Sehingga ketika pasien ibu diperbolehkan pulang, pasien tetap harus

menunggu sampai visite dokter anak selesai.

3.2 Penerapan Sistem Aplikasi

Keberhasilan atau kegagalan suatu sistem tidak hanya dipengaruhi oleh kehandalan

sistem itu sendiri, namun terdapat pada keseluruhan sistem yang telah terintegrasi baik secara

teknis maupun non-teknis. Sebuah sistem harus diawali melalui perencanaan yang baik sehingga

dapat berfungsi dengan baik dan dapat memenuhi keinginan pengguna yang tujuannya adalah

menunjang kegiatan operasional secara optimal, efektif dan efisien.

Selain direncanakan dan dikembangkan dengan baik, sebuah sistem juga perlu dikelola

dengan baik. Pengelolaan yang baik merupakan tantangan terberat dalam kelangsungan sistem

13
informasi, banyak aspek yang harus diperhatikan seperti pengelolaan sumber daya, pengelolaan

aplikasi, pengelolaan infrastruktur, pengelolaan informasi, pengelolaan risiko, pengelolaan

sekuriti, pengelolaan operasional sistem dan pengelolaan mutu. Hal tersebut tentunya

membutuhkan pengawasan manajemen yang ketat.

Keberhasilan sistem informasi menjadi penting mengingat teknologi dan sistem informasi

sudah dipandang sebagai salah satu senjata untuk bersaing di kompetisi global. Kurangnya

dukungan manajemen dan masukan dari pengguna yang kurang spesifik dan berubah-ubah dapat

menghambat perencanaan, pengembangan, implementasi dan pengelolaan sistem informasi,

sehungga hal tersebut dapat menghambat. keberhasilan sistem informasi di suatu organisasi atau

perusahaan.

Salah datu kendala yang dihadapi di RSIA sayang ibu adalah penerapan sistem billing

yang belum maksimal, sehingga proses pembilingan masih belum berjalan dengan baik. Faktor

yang sering meyebabkan kegagalan dalam sistem informasi adalah inkompetensi karyawan

secara teknologi. Kurangnya kemampuan dalam menerapkan sistem informasi/aplikasi, membuat

motivasi karyawan menjadi lemah untuk mengenal dan mempelajari sistem yang telah

diterapkan dalam perusahan. Kesalahan perusahaan adalah memaksa karyawan untuk

mengaplikasikan sistem informasi tersebut pada karyawan dalam waktu singkat, sehingga

karyawan mengerti kulit luarnya saja dari penerapan sistem informasi serta mengerjakannya

asal-asalan saja.

Hal diatas mempengaruhi proses pembilingan di unit kasir, terutama saat penginputan

tarif registrasi kamar Ibu/Bayi. Sehingga saat pasien mengurus administrasi kepulangan, unit

kasir harus meregistrasi ulang tarif kamar yang salah. Hal ini juga berkaitan erat dengan

komplain pasien dimana terlalu lama menunggu untuk proses administrasi di kasir.

14
 BAB IV

PEMBAHASAN PROGRAM

4.1 Penerapan System Yang Lebih Optimal

Dari pembahasan sebelumnya telah diuraikan masalah dan kendala-kendala yang

dihadapi selama penerapan system aplikasi billing yang baru. Dimana dalam penerapan system

aplikasi harus didukung oleh factor-faktor tertentu, antara lain :

1. Perencanaan yang matang

2. Dukungan manajemen, serta

3. Keterlibatan pengguna akhir.

Penerapan system aplikasi yang belum optimal disebabkan karna masih terbatasnya

pengetahuan pengguna akan aplikasi tersebut. Penerapan system aplikasi dalam waktu singkat

serta sosialisasi pengetahuan akan system tersebut yang kurang menyebabkan tingginya risiko

kesalahan pada pengguna.

Dalam hal ini penulis menyarankan agar diadakannya sosialisasi kepada unit-unit terkait

agar pengguna lebih memahami system aplikasi tersebut. Hal ini bertujuan agar efektivitas dan

efisiensi kerja suatu perusahaan meningkat serta mengurangi risiko kesalahan dalam pembilingan

dimana dapat berdampak pada kerugian Rumah Sakit.

4.2 Penerapan Alur Yang Efektif

Pada pembahasan sebelumnya, alur rawat jalan di RSIA sayang ibu sudah bagus, namun

masih terdapat kendala pada alur pelayanan rawat inap, terutama pada proses pemulangan

pasien. Dimana pada saat pasien mengurus administrasi kepulangan, pasien menunggu lama

sehingga beberapa diantaranya mengeluh akan pelayanan yang buruk. Setelah pasien

15
menyelesaikan administrasi di unit kasir, pasien kembali ke ruang rawatan untuk mengambil

obat dan surat kontrol ulang pasien. Hal ini membuat pasien mengeluh karena harus bolak-balik

untuk mengurus administrasi. Mengingat kondisi pasien ibu yang pasca melahirkan masih belum

pulih untuk mengikuti proses administrasi yang berulang-ulang tersebut.

Berdasarkan hal diatas, penulis mencoba memberikan saran dan gambaran menegnai alur

pelayanan kasir sebagai berikut :

 Alur pelayanan rawat inap-kasir sebelumnya :

OK

pasien Ruang Ruang

admision IGD kasir
Rawatan Rawatan

KB Pasien
pulang

 Gambaran alur rawat inap-kasir berdasarkan pengamatan :

OK

pasien Ruang
admision IGD kasir Apotek
Rawatan

KB Pasien
pulang

16
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan pada bab-bab sebelumnya dapat

disimpulkan bahwa :

1. Alur pelayanan kasir RSIA Sayang Ibu belum sepenuhnya efektif terutama alur rawat

inap. Masih banyak kendala dalam hal pemulangan pasien.

2. Sistem penerimaan kas di RSIA sayang ibu sudah baik dan sesuai dengan alur

penerimaan kas pada umumnya.

3. Penerapan system aplikasi di RSIA sayang ibu masih belum optimal, disebabkan

Inkompetensi secara Teknologi.

5.2 Saran

Semoga hasil pembahasan dan kesimpulan yang telah diuraikan dapat dijadikan masukan

bagi pihak RSIA Sayang Ibu antara lain :

1) Menyarankan kepada pihak manajemen dan IT agar mensosialisasikan system

pembillingan secara lebih detail kepada setiap unit, karena data yang ada pada aplikasi

saling terkait. Sehingga efektivitas kerja karyawan meningkat.

2) Menyarankan agar penerapan alur pelayanan lebih di disiplinkan lagi, sehingga tidak

menimbulkan permasalahan yang dapat menurunkan kualitas pelayan di RSIA sayang

ibu.

3) Semoga apa yang disampaikan penulis menjadi masukan dan saran untuk perbaikan

kinerja dan kualitas Rumah Sakit yang lebih baik untuk kedepannya.

17
 DAFTAR PUSTAKA

www.hukumonline.com

http://inovapos.com/tugas-dan-tanggung-jawab-kasir/

https://kbbi.web.id/kasir

https://www.scribd.com/doc/221696426/KASIR

http://bpsdmd.jatengprov.go.id/v1/content/alur-pelayanan-memperjelas-proses-pelayanan-

administrasi-terpadu-kecamatan-paten-ikbal

http://alan52e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/16/faktor-faktor-keberhasilan-dan-kegagalan-

penerapan-sistem-informasi-dalam-suatu-perusahaan/

http://yudha45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/01/30/faktor-pendukung-dan-penghambat-

penerapan-sistem-informasi-di-perusahaan/

http://www.apb-group.com/implementasi-sistem-informasi/

https://hoedayas.wordpress.com/2013/07/06/implementasi-sistem-informasi-di-perusahaan

18