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INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS INSTITUCIONES DE SALUD -

MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social


Bogotá, 2016
INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE
ARCHIVOS INSTITUCIONES DE SALUD CÓDIGO: I-GI-1
MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
VERSIÓN: 2
Proceso: Gestión para la Inclusión Social
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1 INTRODUCCIÓN

Más Familias en Acción requieren que los niños cumplan con la asistencia a los
controles de crecimiento y desarrollo.

La condicionalidad determinada por el programa a las familias para la entrega del


incentivo de salud de todos los menores de 7 años inscritos en una misma familia,
asistan a los controles de crecimiento y desarrollo (CCD) de acuerdo a la edad,
según el protocolo establecido en la Resolución 412 del 2000, del Ministerio de
Salud y Protección Social.

2 OBJETIVO

Explicar el paso a paso para el diligenciamiento del archivo de registro de la


asistencia al control de crecimiento y desarrollo por parte de las instituciones de
salud.

Es importante que tenga en cuenta los siguientes aspectos en el marco del


compromiso adquirido con MFA para el registro de la verificación de compromisos:

 Una vez la entidad de salud acepta la opción de cargue directo de archivos de


verificación, el enlace municipal no podrá registrar las asistencias a control de
crecimiento y desarrollo de esta institución.
 La modalidad de cargue directo de archivos aplicada para los próximos
periodos de verificación.

3 ENTREGA DE LAS CLAVES Y USUARIOS

Cada IPS contará con un usuario y con una contraseña inicial la cual una vez
ingrese el funcionario de salud por primera vez, le solicitará cambio de la misma y
actualización de los datos (en los casos que sea necesaria dicha actualización).

4 CARGUE Y DESCARGE ARCHIVOS

4.1 INGRESO AL SISTEMA SIFA

Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –


SIFA- ingrese por la siguiente dirección: masfamilias.prosperidadsocial.gov.co. e
ingrese la clave y usuario entregado por el programa MFA.

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4.2 DESCARGA DE ARCHIVO DE LA ESE O IPS

Para descargar el archivo deben realizarse las siguientes actividades:

Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos- Manejo de Archivos –


Generar archivo por Entidad de Salud”.

En seguida se presenta la siguiente pantalla que muestra el nombre del municipio


asociado al usuario que ingreso:

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Dar clic en generar.

El sistema genera el archivo y presenta el siguiente mensaje:

El archivo se descarga comprimido.

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Seleccione abrir y guárdelo descomprimido.

Guardar el archivo seleccionando en el equipo el formato Libro


de Excel 97-2003 (*.xls). y con el mismo nombre con que se descarga

Cada IPS, ESE descarga el archivo de niños y niñas potenciales a verificar


asociados a su institución de salud, incluidos los menores que no tienen entidad
de salud asociada.

La estructura del archivo se observa en la siguiente imagen:

En rojo se indica el periodo de verificación el cual se registrará, para el ejemplo


corresponde al periodo Marzo – Abril 2014.

En morado se indica el periodo de verificación al cual se le registrará


información complementaria de fechas de asistencia al control de crecimiento y
desarrollo de los menores a los cuales por alguna razón no se les registró la
asistencia.

4.3 REGISTRAR FECHAS DE ASISTENCIA AL CONTROL IPS O ESE.

En el archivo descargado en la columna correspondiente al periodo a verificar -


para el ejemplo “Fecha Control Marzo – Abril”, la institución de salud debe
registrar la fecha del cumplimiento de la cita de crecimiento y desarrollo, en los
casos en que el niño o la niña hayan asistido.

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Algunos aspectos que deben tenerse en cuenta para el diligenciamiento del
archivo son:

 El archivo que descarga la IPS solo podrá ser modificado en el campo de


registro de las fechas de cumplimiento.

 La entidad registra las asistencias a los controles de crecimiento y


desarrollo del niño, niña durante los meses citados en la columna “Fecha
de control”. Se requiere que la fecha sea ingresada en el formato:
AAAAMMDD sin separadores.

 Si la fecha ingresada no cumple con la especificación indicada y/o cuando


la misma está por fuera del período verificado, el sistema genera la
siguiente inconsistencia:

En el ejemplo citado, como se está verificando el periodo marzo – abril, si se


llegara a incluir una fecha del mes de mayo o cualquier otro mes diferente a
marzo – abril, el sistema la rechazará y arrojara un error como el planteado en
la parte superior.

Adicionalmente en el ejemplo se registra la fecha en un formato diferente a


AAAAMMDD.

4.3.1 Cargar archivo con cumplimientos de salud.

La institución de salud debe ingresar a la opción de cargue siguiendo la


siguiente ruta: Cumplimiento de Compromisos- Cargar Cumplimientos Salud

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Al ingresar a la opción se presenta una pantalla con la siguiente información:

Posteriormente, seleccionar las sedes de la institución de salud asociadas en


caso de aplicar.

Luego: Hacer clic en “Examinar” y localizar el archivo que desea cargar.

Una vez seleccionado el archivo dar clic en “Cargar”.

Si el sistema detecta algún error con el archivo va a generar el siguiente


mensaje

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Esto se puede presentar porque el formato en el que se guardó cuando fue
descargado no es Libro de Excel 97-2003 o porque como lo indica el mensaje el
archivo se encuentra abierto. Es necesario revisar estas dos situaciones para
poder solucionar el problema presentado.

Una vez cargado el archivo, el sistema le presenta el siguiente mensaje:

Lo que indica que el archivo ingreso a la cola de procesos y será ejecutado más
tarde. Cuando el archivo ha sido modificado en su nombre, aparecerá un
mensaje como el siguiente:

En este caso se debe verificar que el código del archivo y el código seleccionado
sean iguales y luego volver a cargarlo.

Recuerde que el archivo debe ser guardado como Libro de Excel 97 – 2003.

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4.3.2 Consultar resultado del archivo cargado.

Para conocer el resultado del proceso de validación del archivo cargado registrar
el código de la institución y dar clic en “Buscar”.

Al dar Buscar, el sistema presenta la siguiente información.

En el espacio “Estado de proceso” se muestran los siguientes datos:


 El estado:
 Pendiente: El archivo aún está en cola pendiente de ejecución.
 Ejecución: El archivo se está ejecutando. Si desea esperar el resultado,
pueda dar Buscar en el código para refrescar la información en pantalla.
 Finalizado: Indica que el proceso de validación del archivo finalizó.

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 Finalizado con error: Indica que el proceso de validación del archivo
no terminó presentando error por alguna de las siguientes causas:
comunicación, servidor, luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio
de sesión por tiempo inactivo. En este caso debe comunicarse con la
mesa de ayuda, en este caso el archivo debe cargarse nuevamente.
 La fecha y hora asociada al estado así:
 Pendiente: Indica la fecha y hora en el que se realizó el cargue del
archivo.
 Ejecución: Indica la fecha y hora en que se está ejecutando el proceso
de validación del archivo cargado.
 Finalizado: Indica la fecha y hora en que finalizó la ejecución del
proceso de validación del archivo cargado.

El estado que se muestra al inicio en el campo “Estado del


Proceso” corresponde al estado en que se encuentra el procesamiento
del archivo en el momento de la consulta.

 Mensaje

Presenta el total de registros procesados, que corresponde a los registros


contenidos en el archivo cargado y el total de citas de crecimiento y desarrollo
registrados en cada uno de los períodos contenidos en el archivo.

En la parte inferior del mensaje se presenta la Huella Digital, la cual permite


garantizar la integridad de la información del archivo cargado. Este número debe
ser conservado por la institución de salud, ya que en caso de requerirse alguna
revisión o reclamo este será la evidencie del cargue.

Es importante tener en cuenta que el sistema siempre tomará el último archivo


cargado por cada institución de salud, es decir, que si se carga un archivo dos veces
pero con información diferente, se deja la contenida en el último archivo cargado.

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Cuando para un mismo período, la IPS reporta más de una


asistencia del mismo niño(a) a control de crecimiento y desarrollo, el
sistema aplica el control más antiguo que fue reportado.

Cada vez que la IPS cargue un archivo se sugiere consultar el resultado del archivo
cargado. Es muy importante que el usuario tenga claro lo que indica cada estado,
de tal forma que solo cuando el proceso ha Finalizado se puede conocer el
resultado del cargue.

En los eventos en que el proceso finalice con error no queda cargada ninguna
información, en este caso se debe reintentar cargar el archivo un poco más tarde.

RECUERDE QUE ESTE INSTRUCTIVO ES UNA HERRAMIENTA


QUE AYUDA PARA RESOLVER LAS DUDAS QUE PUEDAN
PRESENTARSE; LÉALO DETENIDAMENTE Y PROCURE TENERLO
SIEMPRE A SU ALCANCE

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CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES


FECHA DE
VERSIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
APROBACIÓN

1 15-12-2015 Verificación de Compromisos/

Verificación de Compromisos / Redacción en el último mensaje


2 03-02-2016
del uso de la herramienta.

REVISÓ: APROBÓ:
Nombre: Andrea Paola Fernandez Guarín
Nombre: Yolima Alejandra Acosta Lobo Cargo: Coordinadora Seguimiento y
Cargo: Profesional Especializado Monitoreo – Gestión para la Inclusión
Social

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