Anda di halaman 1dari 14

ISI KANDUNGAN

1. Kenal pasti tugas yang paling penting dan lakukan


segera!
2. Susun tugas dalam kalendar, bukan senaraikan
sahaja.
3. Sentiasa bawa buku nota bersama
4. Kawal inbox dalam emel
5. Katakan TIDAK kepada perkara yang tidak
membantu ke arah pencapaian matlamat.
6. Segera lakukan tugas yang kurang dari 5 minit!
7. Lakukan rutin awal pagi dengan menguatkan
minda, badan, dan semangat dalaman.
8. Produktiviti adalah tentang Tenaga dan Fokus,
bukan Masa
9. Pastikan komunikasi yang jelas dan betul.
10. Susun waktu makan pagi dan tengah hari.
1 Kenal pasti tugas yang paling
penting dan lakukan segera!

Orang yang berjaya akan fokus kepada perkara-perkara yang


memerlukan keutamaan yang lebih tinggi, matlamat jangka
panjang yang bermakna, dan matlamat jangka pendek yang
spesifik yang perlu dicapai terlebih dahulu.
Jadi mereka memecahkan matlamat jangka pendek kepada
beberapa langkah kecil yang boleh diukur dan dicapai
membolehkan kita mengenal pasti "most important task"
(MIT).
Fokus dalam menyiapkan semua atau sebahagian tugas MIT
itu sebelum pergi kepada tugas yang lain.
Bagi memastikan tugas dapat dilakukan, teori sains
mengatakan otak manusia akan berfungsi pada kapasiti
maksimum pada 2 jam pertama semasa bangun pada waktu
pagi.
Jadi, apa tunggu lagi? Ayuh! Mulakan hari kita lebih awal
supaya kita mempunyai masa yang cukup dan tenang dalam
melakukan tugas penting, sebelum masalah harian mengejar
dan mengganggu kita daripada melakukan tugas penting itu.
2 Susun tugas dalam kalendar,
bukan senaraikan sahaja.

Kajian menunjukkan mereka yang hanya membuat senarai


tugas tidak pernah menyiapkan 41% daripada senarai tugas
mereka.
Mengapa ini berlaku? Kerana senarai tugas harian tidak
meletakkan kepentingan sesuatu tugas tersebut dan akhirnya
menyebabkan fokus kita bercelaru atau dalam erti kata
mudah, kita menghadapi kekeliruan yang mana satukah yang
mahu dimulakan terlebih dahulu.
Kebanyakan CEO yang berjaya bergantung kepada jadual
kalendar yang ketat untuk membolehkan mereka fokus
kepada tugas-tugas penting sekaligus mengelakkan mereka
daripada membuang masa dan mengurangkan stres.
Tambahan, dalam senarai tugas berjadual tersebut, masukkan
sekali tugas-tugas yang biasa dibuat setiap hari dan nyatakan
juga langkah yang biasa diambil untuk melakukannya.
Dalam pada itu juga, pastikan juga kita memberi masa untuk
diri kita sendiri, kesihatan, keluarga, dan komuniti. Jadi,
dengan membuat senarai tugas secara berjadual, kita akan
dapat melihat tahap kecekapan kita dalam mengurus masa
dan dapat mengenal pasti aktiviti manakah yang kurang
penting dan boleh dikurangkan masa penggunaannya.
3 Sentiasa bawa buku nota
bersama

Kebanyakan orang-orang yang berjaya adalah disebabkan oleh


tabiat membawa buku nota bersama ketika ke mana-mana.
Tabiat ini akan memudahkan kita untuk terus menulis
pandangan, idea yang bernas, dan nota mesyuarat sekaligus
dapat mengelakkan diri kita daripada terlupa dan
mewujudkan satu pandangan yang kekal, sama ada atas kertas
mahupun di dalam minda kita.
Pastikan tarikh nota ditulis supaya ianya boleh dirujuk
kembali.
Kajian menunjukkan otak manusia menggunakan beberapa
fungsi yang saling berkaitan untuk memproses maklumat yang
bertulis dan ini menghasilkan ingatan yang lebih aktif dan
tepat berbanding jika maklumat itu ditaip.
Namun begitu, pindahkan maklumat tersebut ke dalam
komputer untuk rujukan pada masa hadapan.
Atau jika ia ditulis tangan apa kata ambil gambar melalui
telefon yang canggih itu dan jika kita kehilangan nota itu
memorinya masih boleh dicari kembali di dalam memori
telefon.
4 Kawal inbox dalam emel

Kajian menunjukkan pekerja pejabat menghabiskan masa


sehingga 1/3 waktu mereka untuk membaca dan membalas
emel.
Apakata gunakan kaedah "321-0", iaitu 3 kali sehari, dan 21
minit untuk membaca dan mengambil tindakan atas emel
tersebut. Matlamat kita adalah mengosongkan inbox tanpa
emel-emel baru.
Dengan menggunakan kaedah ini, ianya dapat mengehadkan
masa dan memaksa kita untuk mengambil tindakan cepat
sama ada perlu dilakukan segera, masukkan dalam kalendar
untuk tindakan selanjutnya, mewakilkan kepada orang lain
atau memfailkannya.
Gunakan icon Copy atau Forward untuk mengelakkan inbox
anda menjadi banyak.
Malah, dengan menggunakan ayat subjek emel yang betul dan
tepat, dapat menyedarkan penerima emel tersebut sama ada
emel tersebut perlu diambil tindakan segera atau kemudian,
atau sekadar untuk makluman sahaja.
5 Katakan TIDAK kepada perkara yang
tidak membantu ke arah pencapaian
matlamat.

Orang yang berjaya akan mengatakan tidak untuk hampir


semua perkara.
Mereka menyedari setiap komitmen masa mereka akan
menyebabkan mereka terlepas banyak peluang dalam
mencapai matlamat.
Kerana itulah mereka sangat melindungi harta mereka yang
paling berharga, MASA, daripada mana-mana perkara yang
tidak perlu dan tidak mendatangkan apa-apa manfaat untuk
jangka panjang.
Kita boleh sahaja menjaga hati dengan mengiyakan sahaja
tetapi ia akan menyebabkan hati orang terguris apabila apa
yang kita janjikan tidak dapat ditunaikan.
6 Segera lakukan tugas yang
kurang dari 5 minit!

Bagi mempercepatkan kerja, gunakan prinsip "touch it once".


Prinsip ini diguna pakai untuk tugas yang memerlukan masa
kurang dari 5 minit sahaja. Sebagai contoh, urus emel dengan
segera dengan memberi maklum balas, mewakilkan kepada
orang lain sebanyak mungkin, atau memasukkan ke dalam
kalendar untuk tindakan selanjutnya.
Selain itu, kemaskini kalendar seberapa kerap dengan
membuat peringatan untuk membalas emel seberapa segera
atau menetapkan masa untuk tugasan harian seperti
membayar bil.
Seterusnya, konsisten dalam menyelesaikan kekusutan.
Sebagai contoh, jika kita sedar apabila kita tersalah letak
barang, ianya akan menggunakan masa yang banyak untuk
mencarinya. Justeru itu, pastikan barang diletakkan pada
tempatnya kerana tempat yang bersepah boleh menyebabkan
stress dan serabut.
7 Lakukan rutin awal pagi dengan
menguatkan minda, badan, dan
semangat dalaman.
Kebanyakan usahawan yang berjaya akan melakukan rutin
awal pagi ini seperti meminum air, makan makanan berkhasiat
dan bersenam untuk mengembalikan semula tenaga secara
fizikal dan mental.
Bagi CEO yang sentiasa sibuk, mereka akan manyegarkan dan
mencerdaskan minda dengan membaca atau meditasi.
Bersenam dan berekreasi adalah amat penting dalam
pengurusan diri.
Minda yang tenang dan relaks akan membantu dalam proses
membuat keputusan apabila berada dalam situasi yang
menekan ataupun luar jangka.
8 Produktiviti adalah tentang
Tenaga dan Fokus, bukan Masa

Menghabiskan masa dengan kerja tidak menjamin hasil yang lebih


baik. Dengan mengekalkan tenaga di tahap maksimum, ianya
boleh mambantu ke arah produktiviti.
Orang yang berjaya sentiasa akan mengehadkan keupayaan tubuh
badan mereka. Mereka tahu, kerja jika dilakukan 24 jam sehari pun
tetap tidak akan habis kerana urusan kerja tiada penamatnya.
Apabila melakukan sesuatu tugas, berusaha sehabis boleh untuk
menyiapkannya dan tinggalkan yang selebihnya untuk disiapkan
pada hari yang lain.
Dengan mengatasi tanggungjawab kerja secara konsisten, kita
boleh menjalani kehidupan normal dan boleh menjaga diri sendiri
dan keluarga tanpa perlu rasa bersalah.
Setiap manusia akan melakukan dua jenis tugas, iaitu tugas rutin
dan tugas kerja. Dalam hal ini, tugas rutin hendaklah diutamakan
terlebih dahulu kerana ianya mempengaruhi tugas kerja.
Contoh mudah tugas rutin adalah makan. Bayangkan jika kita tidak
makan dan hanya bekerja sepanjang hari, sudah tentu badan tidak
akan bertenaga sekaligus memberi kesan negatif kepada tenaga
badan untuk membuat kerja.
8 Produktiviti adalah tentang
Tenaga dan Fokus, bukan Masa

Keupayaan otak untuk memproses data secara efisien akan


terputus-putus sepanjang hari, daripada keadaan bertenaga
kepada keletihan setiap 90 minit.
Jadi, dengan mengambil masa yang pendek dengan kerap
untuk berehat seperti minum air, makan snek berkhasiat, dan
senaman ringan mampu untuk mengembalikan semula tenaga
kita yang sekaligus meningkatkan produktiviti kerja kita.
Orang yang berjaya akan sentiasa membina tenaga dan fokus
bagi memastikan setiap minit adalah benar-benar memberi
kesan kepada tugas mereka.
9 Pastikan komunikasi yang jelas
dan betul.

Bagi memastikan pekerja kita bekerja dengan lebih efisien,


beritahu dengan jelas jangkaan kita terhadap hasil kerja
mereka.
Berikan arahan yang lebih spesifik dengan memberitahu apa
yang dikehendaki dan kesannya jika arahan itu tidak diikuti.
Jika anda adalah seorang pengurus, pastikan pekerja kita tahu
akan matlamat dan objektif sesuatu tugasan.
Berikan tarikh akhir, sediakan struktur dan bina satu rangka
kerja untuk tugasan tersebut.
Tetapkan bonus atau ganjaran insentif untuk kerja yang
efisien.
Jangan mengganggu produktiviti orang lain dengan
komunikasi yang tidak jelas dan selalu bertukar-tukar. Kita
akan dilihat tidak konsisten dan paling teruk menyusahkan staf
atau pasukan kita.
10 Susun waktu makan pagi dan
tengah hari.

Waktu makan pagi dan tengah hari adalah waktu yang sangat
sesuai untuk menjalankan sesuatu urus niaga.
Pastikan tempat perjumpaan urus niada dan tempat makan
adalah berdekatan dengan tempat kerja anda.
Adalah lebih baik urus niaga dijalankan pada waktu makan
pagi kerana menggunakan hidangan yang ringkas.
Sentiasa membuat pengesahan tempat dan masa berjumpa.
Elakkan makanan yang manis kerana ianya cepat mengundang
keletihan badan.
KLIK UNTUK BELI