4

Manajemen Proyek
Sistem Informasi

K Candra Brata
andra.course@gmail.com
Business Case
 Business Case
Inisiasi awal suatu perencanaan proyek untuk menghasilkan produk
TI dan mengelola proses proyek.

Business Case adalah analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya,

manfaat, dan risiko dari rencana proyek.

Atribut dari Business Case yang baik:

✓Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
✓Jelas membandingkan alternatif
✓Secara obyektif mencakup semua informasi yang berhubungan
dengan project
✓Sistematis dalam hal merangkum temuan
 Business Case
Proses Pengembangan Business Case :
 Select Core Team

Tim inti harus mencakup Manajer, ahli bisnis, ahli IT (yang memahami
peluang, keterbatasan, dan risiko terkait dengan IT) dan bahkan
melibatkan pengguna yang memahami requirement yang harus
dipenuhi.
 Select Core Team
Organizational Structure
Select Core Team Functional
 Select Core Team Functional

 Advantages  Disadvantages
 Increased flexibility  Determining
 Breadth and depth of responsibility
knowledge and  Poor response time
experience  Poor integration
 Less duplication
Select Core Team

The
Projected
Organization
 Select Core Team The Projected
Organization

 Advantages  Disadvantages
 Clear authority and  Project isolation
responsibility  Duplication of effort
 Improved  Projectitis ((never
communication ending project))
 High level of integration
Select Core Team Matrix
 Select Core Team Matrix

 Advantages  Disadvantages
 High level of integration  Higher potential for
 Improved conflict
communication  Poorer response time
 Increased project focus
Select Core Team

Super Team vs Super Man

MOV

The IT Value Chain

Project Goal ?

Install new hardware and software to improve our customer service to

world class levels.

OR

Respond to 95% of our customers’ inquiries within 90 seconds with

less than 5% callbacks about the same problem.
 MOV

A Really Good Goal

“ Our goal is to land a man on the moon and return him safely by
the end of the decade. ”

-John F. Kennedy-
 MOV
Membuat Measurable Organization value (MOV)

❑ Be measurable
❑ Provide value to the organization
Resources and time should not be devoted to a project unless they provide
some kind of value to the organization.

❑ Be agreed upon
A clear and agreed upon MOV sets expectations for the project stakeholders.
It is important that all project stakeholders understand and agree to the
project's MOV.

❑ Verifiable
At the end of the project, the MOV must be verified to determine if the project
was a success.
 MOV

Langkah membuat MOV

1. Identifikasi area yang ingin diubah
2. Identifikasi manfaat proyek TI yang diusulkan terhadap area tersebut (better,
faster, cheaper).
3. Mengembangkan target/tujuan sesuai Metric , apakah menambah atau mengurangi.
▪ Metric: Uang, persentase, nilai numeric.
4. Menetapkan waktu (time frame ) kapan MOV dicapai.
5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek. Manajer
proyek dan tim hanya dapat membimbing pproses.
6. Summarize MOV dalam sebuah pernyataan singkat dan jelas, atau dalam bentuk
table.
MOV
MOV

Sample MOV Using Table Format

Year MOV
1 20% return on investment
500 new customers
2 25% return on investment
1,000 new customers
3 30% return on investment
1,500 new customers
 MOV SUMMARY

❑ Tujuan proyek

❑ Mengukur keberhasilan

❑ Harus terukur

❑ Memberikan nilai bagi organisasi

❑ Harus disepakati

❑ Harus diverifikasi pada akhir proyek

❑ Panduan proyek sepanjang siklus hidupnya

❑ Harus menyesuaikan dengan strategi dan tujuan organisasi

 Identify
Alternatives
Dalam business case harus terdapat beberapa alternatif yang
dicantumkan.
Pertama perlu dibuat base case terlebih dahulu tentang kondisi
organisasi jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak berjalan).

Kedua buat Kemungkinan Strategi Alternatif:

❑ Ubah proses yang sudah ada tanpa investasi di bidang TI.
❑ business process engineering
❑ Adopsi / Adaptasi sistem dari daerah organisasi lainnya.
❑ Mengembangkan Sistem yang sudah ada (faster, better).
❑ Pembelian paket aplikasi off-the-shelf.
❑ Membangun Solusi Baru (sistem).
 Define
Feasibility
Definisi Kelayakan dan Menilai Resiko

❑ Kelayakan ekonomi
❑ Kelayakan teknis
❑ kelayakan Organisasi
❑ Kelayakan yang lain

Resiko fokus pada:

❑ Identifikasi
❑ Penilaian/ assesment (dampak resiko)
❑ Respon (bagaimana organisasi menghindari atau meminimal
resiko).
 Total Cost of
Ownership
▧ TCO adalah jenis perhitungan yang dirancang untuk membantu
konsumen dan manajer perusahaan menilai biaya dan manfaat
yang terkait dengan pembelian komponen TI secara langsung
dan tidak langsung.

▧ Tujuannya adalah untuk mendapatkan angka akhir yang akan

mencerminkan biaya yang efektif dari sebuah pembelian,
setelah mempertimbangkan semua hal.
 Total Cost of
Ownership
TCO dapat dikategorikan menjadi :

❑ Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) :

pembayaran awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak,
peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi,
biaya konsultasi, dsb
❑ Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya
upgrade, maintenance, supply, dsb.
❑ Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat
berkurangnya procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan
sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR (Post
Implementation Review).

TCO harus dibandingkan dengan manfaat kepemilikan secara

keseluruhan (total benefits of ownership, disingkat TBO) untuk
menentukan kelayakan dari sebuah pembelian.
 Total Benefits of
Ownership
Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai
berikut :
❑ Increasing high-value work (misal adanya teknologi yang
mengurangi pekerjaan dengan kertas).

❑ Improving accuracy and efficiency (misal mengurangi

kesalahan, duplikasi, atau jumlah tahap dari suatu proses bisnis).

❑ Improving decision-making (misal dengan menyediakan

informasi yang akurat dan tepat waktu).

❑ Improving customer service (misal adanya produk atau layanan

baru, layanan menjadi lebih cepat dan lebih handal, dsb)
 Analyze alternatives
financial models and scoring models
 Analyze
alternatives

❑ Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat

kita gunakan untuk menghitung pembobotan tiap altenatif
solusi yang kita buat, antara lain : payback, break even,
return on investment, net present value.
Analyze
alternatives
Payback
payback period dapat diartikan sebagai jangka waktu
kembalinya investasi yang telah dikeluarkan, melalui keuntungan
yang diperoleh dari suatu proyek yang telah direncanakan.

Payback Period = Initial Investment

Net Cash Flow
= $100,000
$20,000
= 5 years
 Analyze
alternatives
Break Even
Break Even Point (BEP) adalah titik impas di mana keadaan jumlah
pendapatan dan biaya sama atau seimbang sehingga tidak
terdapat keuntungan ataupun kerugian.

Materials (putter head, shaft, grip, etc.) $12.00

Labor (0.5 hours at $9.00/hr) $ 4.50
Overhead (rent, insurance, utilities, taxes, etc.) $ 8.50
Total $25.00

If you sell a golf putter for $30.00 and it costs $25.00 to make, you have
a profit margin of $5.00:

Breakeven Point = Initial Investment / Net Profit Margin

= $100,000 / $5.00
= 20,000 units
Analyze
alternatives
Return of Investment
adalah rasio uang yang diperoleh atau hilang pada suatu investasi,
relatif terhadap jumlah uang yang diinvestasikan.
ROI bisa juga diartikan sebagai rasio laba bersih terhadap biaya.
Analyze
alternatives
Net Present Value
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4

Total Cash Inflows $0 $150,000 $200,000 $250,000 $300,000

Total Cash Outflows $200,000 $85,000 $125,000 $150,000 $200,000

Net Cash Flow ($200,000) $65,000 $75,000 $100,000 $100,000

NPV = -I0 +  (Net Cash Flow / (1 + r)t)

I = Total Cost or Investment of the Project

r = discount rate
t = time period
Analyze
alternatives
Net Present Value
Discounted Cash
Time Period Calculation
Flow
Year 0 ($200,000) ($200,000)

Year 1 $65,000/(1 + .08)1 $60,185

Year 2 $75,000/(1 + .08)2 $64,300

Year 3 $100,000/(1 + .08)3 $79,383

Year 4 $100,000/(1 + .08)4 $73,503

Net Present Value (NPV) $77,371

Weighted
Scoring Model

Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis

dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.

1. Identifikasi kriteria yang penting

2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot
total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang
didapatkan.
 Weighted
Scoring Model
Pembobotan untuk setiap alternative solusi, pilih berdasarkan
bobot yang paling menguntungkan.
Weighted
Scoring Model
Propose and Support
the Recommendation

Mengajukan dokumen business case kepada

high level management untuk dibandingkan
dengan proyek lainnya.
 Business Case
SUMMARY
❑ Select Core Team : Mengumpulkan para ahli menjadi 1 tim.
❑ Define MOV: Menetapkan goal, dimana goal tersebut harus :
dapat diukur, menyediakan manfaat bagi perusahaan,
disetujui oleh stakeholder, dapat diverifikasi.
❑ Identify Alternatives : menetapkan semua alternatif skenario
penyelesaian masalah.
❑ Define feasibilities : tiap alternatif harus dianalisis resikonya
dan apakah tiap alternatif itu bermanfaat.
❑ Define Total Cost of Ownership : menetapkan laba
perusahaan.
❑ Define total benefit of ownership : menetapkan laba
perusahan.
❑ Propose and support recommendation : mengusulkan
alternative solusi yang telah ditentukan.
Business Case
Templates
 Presentation !!!

❑ Buat Kelompok
❑ Identifikasi sebuah Masalah
❑ Buat MOV sederhana sesuai framework pembuatan MOV
❑ Identifikasi semua alternatif solusi untuk mencapai tujuan
(MOV)

40
terimaThanks!
kasih
Semoga
JOIN !! Bermanfaat

You can find me at: C.1.8

http://bit.do/mpsi_si_e