PERENCANAAN PRODUKSI (PERAMALAN DAN PENJADWALAN)

A. Pendahuluan
Setelah mempelajari perencanaan produksi, mahasiswa mendapatkan wawasan dan paham mengenai:
1. Fungsi perencanaan produksi (aggregate planning)
2. Fungsi peramalan (forecasting)
3. Konsep penjadwalan produksi
4. Siklus produksi (fabrikasi dan penjadwalan)

B. Penyajian
Penjadwalan produksi adalah proses pengalokasian dari sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan mempertimbangkan batasan-batasan yang ada untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Penjadwalan produksi merupakan aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi untuk jangka pendek,
umumnya dalam periode perencanaan kurang dari 1 tahun, dimana suatu pekerjaan diproses dengan
menggunakan sumber daya yang terbatas. Dalam penjadwalan produksi, pengalokasian sumber daya tersebut
didasarkan suatu prosedur sistematis untuk mencapai suatu criteria diharapkan; misalnya meminimumkan rata-
rata waktu keterlambatan, memaksimumkan utilitas sumber daya, dan lain-lain.

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI

Perencanaan dan pengendalian produksi – diterjemahkan dari istilah Production Planning and Control –
merupakan aktivitas manajemen produksi yang bertujuan untuk merencanakan (plan) dan mengendalikan
(control) aliran material (khususnya bahan baku) yang masuk, melalui berbagai tahapan proses, dan kemudian
keluar dari pabrik, seperti digambarkan dalam bagan berikut:

Perencanaan &
Pengendalian
Produksi

Input Proses Produksi Output

(Bahan Baku) (Transformasi / (Barang jadi)
Nilai Tambah)

Information
Direction
Gambar 7.1. Perencanaan & pengendalian produksi

Fungsi-fungsi perencanaan dan pengendalian produksi antara lain:

1. Fungsi Peramalan (Forecasting)
2. Fungsi Perencanaan Produksi (Aggregate Planning)
3. Fungsi Penjadwalan Produksi/Operasional (Operational Scheduling)
4. Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Persediaan (Inventory Planning & Control)

1. PERAMALAN (FORECASTING)
Peramalan adalah suatu upaya untuk memperoleh gambaran mengenai apa yang akan terjadi di masa depan.
Dalam hal ini, gambaran mengenai masa depan itu akan menjadi dasar dalam membuat perencanaan.
Fungsi peramalan dapat digambarkan dalam bagan sistem input-output seperti berikut:
 Hambatan : - Data Pengambilan Keputusan
- Waktu - Pemilihan Data
- Pengalaman
- Pemilihan Metoda
- Dana / Biaya
MASUKAN KELUARAN

1. Data Internal Estimasi Tentang:

- Historis Metode Peramalan - Jangka panjang
- Subyektif 1. Prediksi Kebutuhan yang (2 – 10 thn)
- Survei (Predictive) diharapkan
2. Sebab-Akibat (demand) - Jangka menengah
2. Data External (Causal) (1 – 24 bln)
- Ekonomi 3. Seri Waktu Kesalahan
- Sosial-Politik (Time Series) Peramalan (error) - Jangka pendek
- Teknologi (1 – 5 mg)
- Lingkungan

Umpan Balik

Gambar 7.2. Fungsi peramalan

A. Metode Peramalan Subyektif / Prediktif

Metode ini sangat tergantung pada pengalaman dan kemampuan membuat opini visioner dari pelaku peramalan.
Metode ini umumnya digunakan dalam kondisi keterbatasan waktu dan tidak ada data historis yang dapat
digunakan, dan digunakan untuk hal-hal yang bersifat makro.
1. Metode Fishbowling
Fishbowling adalah teknik untuk mengumpulkan pendapat secara kelompok dengan membagi kelompok
menjadi dua. Kelompok pertama duduk ditengah dan kelompok kedua duduk mengelilingi mereka.
Kelompok yang ditengah mendiskusikan tentang masalah yang diramalkan, sedangkan kelompok yang
mengelilinginya memberikan kritik terhadap hasil diskusi kelompok pertama. Metode diskusi yang dipakai
umumnya adalah brainstorming.
2. Subjective-Estimates Survey
Adalah metode yang menggabungkan antara peramalan yang didasarkan pada pengalaman dan intuisi,
dengan didukung oleh hasil survey pelanggan, distributor, atau pasar.
3. Metode Delphi
Pendekatan yang dipakai dalam metode ini adalah dengan menggunakan forum diskusi panel dari para pakar
yang mencoba memberikan jawaban terhadap kuesioner yang berkaitan dengan kondisi dan permasalahan
masa depan. Langkah pertama adalah dilakukan presentasi latar belakang masalah, tujuan, dan informasi lain
yang berkaitan dengan permasalahan. Kemudian disebarkan kuesioner yang telah disiapkan oleh steering
committee. Hasil jawaban para pakar dikumpulkan, ditabulasi dan disebarkan kembali. Proses ini dilakukan
berulang-ulang (umumnya 3 kali). Dengan cara ini akan dapat diketahui ekspektasi kelompok pakar tersebut
dengan memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengubah pendapatnya tanpa merasa segan seperti
yang dapat terjadi pada forum dialog terbuka.

B. Metode Peramalan Sebab-Akibat (Causal)

Metode ini terutama diaplikasikan untuk meramalkan kejadian-kejadian dalam jangka waktu pendek
(short term) dan jangka menengah (medium term). Asumsi yang perlu diambil dalam metode ini adalah
segala kondisi yang digunakan dianggap stabil / konstan.
Ada tiga tahapan yang perlu dilakukan dalam metode ini:
1. Identifikasi satu atau lebih variable yang merupakan faktor-faktor yang berpengaruh secara signifikan
dan memiliki hubungan sebab-akibat dengan kebutuhan (demand).
2. Pilih bentuk hubungan (model matematis) dari variabel-variabel penyebab dan variabel yang
dipengaruhi (akibat). Dalam hal ini, disarankan menggunakan model-model sederhana lebih dulu
untuk bisa memberikan gambaran umum, baru kemudian dicari model yang lebih canggih untuk
menambah tingkat ketelitiannya. Model sederhana yang biasa dipakai adalah model regresi
sederhana. Disini kebutuhan (demand) hanya dikaitkan dengan satu variabel bebas dan
diformulasikan dengan Y=f(X); dimana Y = besaran kebutuhan yang diramalkan, dan X = variabel
penyebabnya. Bentuk persamaan regresi sederhana misalnya:
 Linear : Y = a + bX
 Exponensial : Y = abX
 Parabolic : Y = a + bX + cX2
3. Analisa dan pengujian statistik dari model hubungan matematis tersebut. Uji ini dilakukan untuk
mengetahui apaka model yang dipilih sudah valid atau belum.
 C. Metode Peramalan Seri Waktu (Time Series Forecasting Method)
Metode ini didasarkan pada kenyataan bahwa kondisi-kondisi yang akan terjadi di masa depan sangat bergantung
pada apa yang telah terjadi di masa lampau.
Asumsi dasar yang dipergunakan dalam model ini adalah bahwa kebutuhan (demand) dari hasil kegiatan untuk
suatu periode waktu merupakan interaksi dari 4 faktor yaitu:
1. Faktor kecenderungan (trend)
2. Faktor siklus bisnis (business cycle)
3. Faktor fluktuasi yang disebabkan oleh pengaruh musiman (seasonal fluctuation)
4. Faktor tak terduga (random)
Keempat faktor tersebut dapat dijelaskan dalam gambar-gambar berikut:
Kebutuhan (Y) Kebutuhan (Y)

Garis Trend Siklus Bisnis

Time Series (t) Time Series (t)

(1) Faktor Trend (2) Faktor Siklus Bisnis

Kebutuhan (Y) Kebutuhan (Y)

Seasonal Random
Fluctuation Fluctuation

Time Series (t) Time Series (t)

(3) Faktor Fluktuasi Musiman (4) Faktor Random

Gambar 7.3. Faktor-faktor dalam peramalan

Dari keempat faktor yang berpengaruh tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
 Untuk ramalan jangka panjang, maka variabel yang berkaitan dengan faktor musiman dan faktor
random bisa diabaikan, sehingga ramalan lebih difokuskan pada faktor trend dengan sedikit
perhatian terhadap siklus bisnis.
 Untuk ramalan jangka menengah, maka fokus ramalan lebih ditekankan pada faktor siklus bisnis,
musiman, dan sedikit perhatian pada faktor acaknya.
 Untuk ramalan jangka pendek, maka fokus perhatian semata-mata ditujukan terutama pada faktor
fluktuasi acak.

Dalam metode ini, terlebih dulu harus dibuat plotting data masa lalu yang diatur berdasarkan seri
waktunya. Pemetaan ini akan bisa menghasilkan identifikasi garis kencenderungannya. Berdasarkan titik-
titik yang tersebar (scatter diagram) itu, maka bisa ditarik garis atau kurva yang melewati titik-tik data
tersebut. Agar bisa mendapatkan model matematis yang lebih akurat, maka digunakan pendekatan
statistik regresi kuadrat terkecil (least square method), rata-rata bergerak (moving average), atau metode
statistik lainnya.

2. AGGREGATE PLANNING
Perencanaan agregat bertujuan untuk membuat perencanaan produksi dalam memenuhi permintaan (demand)
berdasarkan kapasitas produksi yang sesuai.
 Macam / tipe perencanaan produksi dapat dilihat dalam bagan berikut:
Variabel – Variabel Keputusan
Masukan Proses - Kapasitas Produksi Tingkat Pemakaian Keluaran Proses
Perencanaan - Jml Tenaga Kerja Perencanaan
Jangka Panjang Alternatif Produksi /
(Planning Inputs) - Rate Produksi (Planning Outputs)
- Alokasi Sumber Kegiatan (Reguler,
- Order Sequencing
(Produk, Proses,dll) Inventory, dll)
Manajemen Puncak - Perencanaan untuk
- Basic Purpose perluasan kapasitas
- Tujuan Organisasi (ekpansi) atau
- Permalan Umum Long Term penciutan
(Sosial-Ekonomi, Planning - Perencanaan untuk
Teknologi,dll) (5 – 10 th) pemakaian teknologi
- Modal tersedia baru, pemasaran,
- Kompetisi lokasi, dll

Manajemen Menengah
- Perencanaan Jangka
Perencanaan kegiantan
Panjang
Medium Term produksi untuk melihat
- Keterbatasan Kapasitas
Aggregate apakah kebutuhan
Terpasang
Planning (demand) bisa dipenuhi
- Peramalan Jangka
(1 – 24 bln) dengan kapasitas dan
Menengah (Tahunan)
sumber-sumber
- Kelayakan Alternatif
produksi tersedia
Produksi dan Biaya

Manajemen Bawah
Penjadwalan kegiatan
- Perencanaan Jangka
Short Term produksi dengan
Menengah
Planning / penugasan secara
- Order yang diterima
Scheduling spesifik ke departemen,
- Waktu untuk
(1 – 30 hr) tenaga kerja (shifts),
penyampaian output
mesin dan peralatan
yang dikehendaki
produksi, dll
- Untuk memperoleh Untuk mencapai Untuk memenuhi
arah dan sasaran efektifitas dan efisiensi kepuasan pelanggan
organisasi yang pemakaian segala dalam hal pelayanan
Tujuan spesifik resources yang tersedia dan ketepatan waktu
Perencanaan - Strategi dan Policy
jangka panjang yang
layak

Gambar 7.4. Tipe-tipe perencanaan produksi

Fase-fase Perencanaan Agregat
Ada 4 fase dalam prosedur perencanaan agregat:
1. peramalan kebutuhan agregat (Forecast Aggregate Demand)
2. pemanfaatan kapasitas terpasang (Smooth out Capacity Utilization)
3. penentuan alternatif produksi yang sesuai (Feasible Production Alternatives)
4. alokasi permintaan untuk setiap periode produksi (Allocate demand to production periods)
Keempat fase itu bisa dilihat dalam bagan berikut:

Phase # 2 Phase # 3
Smooth out Feasible Production
Capacity Utilization Alternatives

Phase # 1 Phase # 4
Forecast Aggregate REGULARLY Allocate Demand to
Demand Production Periods

Complementary Fixed Work Force

Products  Overtime
Time Series Linear Costs
 Undertime
with Seasonals  Trial & Error
Pricing  Shifts
 Linear
Moving Average Programming
Promotions Variable Work Force
Other methods  Hiring
Flexible  Layoffs Non-linear costs
Delivery Times
Pricing Heuristic &
Search Model
Advertising

Flexible
Delivery Times

Gambar 7.5. Fase-fase Aggregate Planning

 1. Fase 1. Peramalan Kebutuhan (Permintaan) Agregat.
Merupakan langkah persiapan untuk membuat perencanaan kebutuhan agregat. Terlebih dulu akan dibuat
peramalan kebutuhan dalam suatu periode dengan satuan unit yang umum.
Kebutuhan Agregat bisa diramalkan dengan mengaplikasikan metode yang umum seperti least square,
moving average, dll.

2. Fase 2. Spesifikasi kebijakan organisasi untuk Pemanfaatan Kapasitas Terpasang

Fase kedua ini ditempuh untuk mencoba mengidentifikasikan kebijakan organisasi (manajemen) yang
dapat melancarkan pelaksanaan/realisasi ramalan kebutuhan/permintaan, seperti:
a. Introduksi produk-produk tambahan/pelengkap
Pembuatan produk-produk tambahan sebagai substitusi produk reguler yang saat itu memiliki
siklus permintaan menurun.
b. Elastisitas harga (Flexible Pricing Policy)
Penentuan kebijakan atas harga yang fleksibel, terutama bila permintaan sangat dipengaruhi oleh
adanya elastisitas harga. Contohnya: diskon terhadap pembelian produk dalam jumlah besar,
harga tiket pesawat terbang yang lebih rendah untuk malam hari, tarif hotel lebih murah untuk
hari-hari tertentu, dll.
c. Advertising/Promosi
Merupakan usaha untuk meningkatkan permintaan maupun usaha untuk memperkenalkan produk
baru.
d. Fleksibilitas Waktu Penyerahan Barang
Kebijakan untuk memberikan pengurangan harga bagi mereka yang bersedia untuk cukup toleran
menerima keterlambatan waktu penyerahan barang. Contoh: kesediaan konsumen untuk masuk
dalam daftar tunggu, pemberian voucher akibat keterlambatan jadwal, dll.

3. Fase 3. Penetapan Alternatif Produksi

Pada fase ini, dilakukan identifikasi alternatif produksi yang memungkinkan untuk merealisasikan
permintaan pada tingkat biaya minimal, misalnya dengan cara-cara:
a. Merubah Laju Produksi dengan jumlah tenaga terja tetap
Cara ini bisa dicapai melalui penambahan jam kerja (overtime) maupun pengurangan jam kerja
(undertime).
b. Merubah Laju Produksi dengan menambah / mengurangi jumlah tenaga kerja
Untuk hal ini bisa dilakukan dengan menambah jumlah tenaga kerja (hiring), atau mengurangi
sementara (layoff), maupun mengurangi permanen (firing).
c. Menyerap permintaan melalui persediaan (inventory)
Lonjakan permintaan diantisipasi melalui persediaan berlebih. Hal ini tidak bisa dilakukan pada
sektor jasa.
d. Menyerap permintaan melalui penundaan pesanan (back ordering)
Langkah ini dilakukan bila permintaan melebihi kapasitas produksi terpasang dan tidak ada
persediaan. Dalam kasus ini, pesanan tetap diterima dengan janji akan dipenuhi beberapa waktu
kemudian (back order).
e. Menyerap permintaan melalui sistem sub-contract
Sub-contract bisa dilakukan bila kemampuan produksi juga dimiliki oleh pihak lain. Asumsi yang
dipakai adalah produk / jasa harus memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, dan waktu
penyelesaiannya juga bisa dipenuhi oleh sub kontraktor.

4. Fase 4. Penetapan Strategi Produksi Optimal

Pada fase ini, peramalan dari fase pertama dialokasikan untuk setiap periode dengan menggunakan
kebijakan dan strategi dari fase kedua dan ketiga sehingga akhirnya bisa diperoleh biaya yang paling
minimum.

3. PENJADWALAN PRODUKSI
Industri dapat dipandang sebagai kegiatan untuk mengolah suatu input melalui proses produksi sehingga
dihasilkan output yang memiliki nilai tambah. Kegiatan mengolah input tersebut tentunya tidak lepas dari peran
sumber daya manusia yang bertindak sebagai operator dalam menjalankan dan mengendalikan proses produksi
tersebut serta fasilitas-fasilitas produksi, seperti mesin-mesin produksi. Dengan demikian aktifitas penjadwalan
produksi yaitu proses pengalokasian beban kerja ke masing-masing bagian atau departemen dapat mempengaruhi
kinerja perusahaan secara keseluruhan, yang nantinya akan berpengaruh terhadap tingkat kepuasan konsumen /
consumer satisfication. Namun kenyataan menunjukkan banyak perusahaan yang kurang memperhatikan
pentingnya aktifitas penjadwalan produksi. Padahal aktifitas penjadwalan produksi dapat mempengaruhi tingkat
utilisasi fasilitas produksi perusahaan, kapasitas produksi, dan kelancaran proses produksi. Terdapat beberapa
metode penjadwalan yang sering digunakan, antara lain:
a. Forward Scheduling (prioritas EDD/earliest due date)
Yaitu, aktifitas penjadwalan dimulai dari proses pertama sampai proses ke-n yang akan dialami oleh material
untuk membuat suatu produk tertentu. Metode ini memiliki beberapa kekurangan, antara lain: sering mengalami
keterlambatan/tardiness penyelesaian produk (waktu penyelesaian > due date), selain itu dampak dari penerapan
metode ini adalah earliness/terlalu cepat (waktu penyelesaian < due date) sehingga sering terjadi penumpukkan
produk jadi di gudang (inventory cost tinggi).

Gambar 7.6. Forward Scheduling

b. Backward Scheduling (prioritas LDD/last due date)

Yaitu aktifitas penjadwalan dimulai dari proses paling terakhir sampai proses ke-1 yang akan dialami oleh
material untuk membuat suatu produk tertentu. Jika dibandingkan dengan metode forward scheduling, metode
ini lebih efektif karena suatu job akan diselesaikan tepat pada waktunya sehingga dapat meminimasi terjadinya
tardiness dan earliness. Tetapi salah satu kekurangan dari metode ini adalah ada kemungkinan terjadinya
infisiable time, yaitu waktu pengerjaan/release time proses ke-n < waktu order masuk. Banyak alternative yang
dapat dilakukan jika terjadi infisiable time, antara lain: melakukan subkontrak untuk proses yang infeasible time,
melakukan lembur, dan melakukan pendistribusian beban kerja.

Gambar 7.7. Backward Scheduling

Perencanaan dan Pengendalian Produksi
Produk yang harus dibuat haruslah diterjemahkan dalam bentuk “master schedule” yang mana secara spesifik
master schedule akan memberikan informasi mengenai berapa banyak jumlah unit dari masing-masing produk
(komponen) yang harus dibuatkan dan kapan masing-masing harus dikirim.
Selain menyusun master schedule maka tugas dan tanggung jawab lainnya dari bagian ini adalah melaksanakan
aktifitas-aktifitas :
 Perencanaan kebutuhan.
 Penjadwalan.
 Penyebaran.
 Ekspedisi (penjadwalan ulang)

4. SIKLUS PRODUKSI
Dalam pengelolaan rutin sistem produksi dapat diidentifikasikan adanya siklus fabrikasi dan siklus penjadwalan,
sebagai berikut:
1. Siklus Fabrikasi
Menurut Groover siklus fabrikasi suatu sistem produksi dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 7.8. Siklus Fabrikasi

2. Siklus Penjadwalan
Penjadwalan produksi merupakan kegiatan yang bersifat dinamis dalam artian bahwa kegiatan penjadwalan
bukan merupakan kegiatan yang sekali jadi tetapi akan mengalami perubahan tergantung pada pelaksanaan dan
kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian penjadwalan merupakan suatu siklus yang dapat digambarkan pada
Gambar 7.9.

Gambar 7.8. Siklus Penjadwalan

Gambar 7.8 jelas terlihat bahan penyusunan penjadwalan operasi dimulai dari penentuan besarnya volume
permintaan barang/jasa yang diminta oleh konsumen yang kemudian dilanjutkan dengan:
 Rencana pengaturan tenaga kerja
 Rencana pengaturan mesin/peralatan
 Rencana pengaturan material
Selanjutnya begitu jadwal disusun maka akan dioperasionalisasikan dalam bentuk pelaksanaan. Dalam
kenyataannya tidak selalu pelaksanaan sesuai dengan rencana. Apabila timbul perbedaan antara pelaksanaan dan
rencana maka perlu dilakukan tindakan koreksi terhadap:
 Jadwal yang telah dibuat, ada kemungkinan rencana yang dibuat terlalu optimis sehingga sulit untuk
dilaksanakan atau kemungkinan lain terjadi perubahan volume permintaan yang cukup berarti. Apabila
hal ini terjadi maka perlu adanya perubahan rencana yang lebih realistis.
 Pelaksanaan yang dilakukan, tidak jarang terjadi hambatan di dalam pelaksanaan baik yang berkaitan
dengan manusianya maupun peralatan serta faktor–faktor eksternal lain yang mempengaruhinya. Apabila
hal ini terjadi maka perlu diadakan perbaikan – perbaikan didalam pelaksanaannya. Dengan demikian
akan terlihat bahwa antara proses perencanaan dan perbaikannya (pengendalian) akan selalu terjadi dan
menggelinding secara kontinu. Oleh sebab itu antara perencanaan dan pengendalian merupakan 2
kegiatan yang harus dilakukan secara simultan oleh orang yang bertanggungjawab ata kelancaran suatu
sistem usaha. Dari urutan tersebut nampak bahwa jadwal operasi tidak selalu sama dengan volume
permintaan barang/jasa, sebab tidak semua volume permintaan akan dipenuhi jika sumber daya yang
diperlukan untuk merealisasikan tidak tersedia.

C. PENUTUP
Tes Formatif
1. Buat bagan perencanaan & pengendalian produksi, jelaskan bagan tersebut! (20)
2. Jelaskan fungsi perencanaan dan pengendalian produksi sebagai:
 Fungsi Peramalan (Forecasting)
 Fungsi Perencanaan Produksi (Aggregate Planning)
 Fungsi Penjadwalan Produksi/Operasional (Operational Scheduling) (40)
3. Buat bagan siklus fabrikasi dan jelaskan! (20)
4. Buat bagan siklus penjadwalan dan jelaskan! (20)

Umpan Balik
Bentuk soal tes formatif adalah esai terstruktur, kunci jawabannya menjelaskan skor nilai yang disesuaikan
dengan bobot soal. Pada tes formatif ini bobot soal adalah: soal pertama, ke tiga dan ke empat bobot soal 20, dan
soal nomor 3 bobotnya 40.
Kategori nilai:
Nilai 90 sampai 100, baik sekali
Nilai 80 sampai 89, baik
Nilai 70 sampai 79, cukup
Kurang dari 70, kurang

Tindak Lanjut
Kalau mahasiswa sudah mencapai tingkat penguasaan 80 ke atas bearti sudah baik dan dapat meneruskan dengan
kegiatan belajar selanjutnya. Tetapi kalau nilai mahasiswa di bawah 80 perlu mempelajari kembali kegiatan
belajar tersebut, terutama yang belum dikuasai dengan mencari titik-titik kelemahan kemudian mencoba
berdiskusi dengan teman sejawat sehingga jawaban yang lebih tepat dapat ditemukan.