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Ejemplo Práctico de Organización

“LA ESCUELITA” es una empresa que se dedica a la venta de suministros de oficina, útiles escolares y papelería en
general. Actualmente está situada en la Zona 1 de la Ciudad de Guatemala, lugar estratégico por ubicación de
colegios, escuelas y oficinas. En época de inicio de año las ventas incrementan. Dentro sus actividades principales
esta la distribución de listas de útiles escolares a un colegio que ya desde hace unos años consecutivos pide la
bolsa de útiles escolares para los grados de nivel primario y secundaria completa. La empresa actualmente cuenta
con 5 empleados y dentro de los planes a corto plazo del dueño de la empresa está ampliar las instalaciones, esto
con el objetivo de buscar nuevos clientes que se interesen en los productos que distribuye y así poder elevar los
niveles de venta durante los meses de fin de año que es donde las ventas tienden a bajar.

 La falta de personal hace que las 3 personas que se encargan de la atención al cliente, despacho, cobros y
abastecimiento de producto hagan su trabajo con lentitud.
 En el cierre diario del corte de caja siempre presenta faltantes, en lo cual se presenta deficiencia, ya que no
hay una persona en específico designado a cobrar el producto despachado y existe deficiencia en el área de
cobro.
 No tiene personal suficiente de atención al cliente, dándose así un problema con colas de espera para atender
a los clientes. Actualmente no cuenta con un área de espera para los clientes.
 Necesitan reforzar la seguridad de la librería, ya que se cuenta actualmente con un policía particular al cual se
le contrato específicamente para el resguardo de la empresa, únicamente cubre la jornada diurna de trabajo
y no tiene un entrenamiento específico.
 El área de bodega actual no tiene el espacio necesario para todo el producto por el desorden de producto que
existe, por lo que no existe un control de inventario eficiente.
 Otro punto que no se toma en cuenta es la temperatura de la bodega donde se encuentran los productos ya
que una gran parte de esta puede ser afectada por la humedad.
 El producto que ingresa a bodega no pasa por una inspección de calidad, debido a que no existe una persona
que ocupe dicho cargo.
 No se posee un encargado de bodega para el manejo de entrada y salida del todo el producto.
 Actualmente existen muchos reclamos referentes a la atención al cliente y eficiencia en servicio.

Se solicita elaborar:

1. La departamentalización de la empresa.
2. La organización de la empresa.
3. La descripción de puestos de cada área.
Solución

Aplicación del tema

Según nuestro caso planteado anteriormente notamos que existen muchos problemas dentro de la empresa, se
empezó trabajando con un organigrama de la nueva estructura de la empresa, agregando al personal adecuado
para que la necesidad de cada área sea atendida, por el giro del negocio establecimos que nos encontramos con
una organización por productos, por lo tanto, la empresa se organiza en base a sus productos o línea de producto.
Lo que se quiere obtener es llenar cada área de la librería y contar con el personal capacitado en cada área para
atender las necesidades que se presenten durante la ejecución de las actividades.

Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre todos
desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas
vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.

Un factor importante en la nueva estructura de la librería es conocer las actitudes psicológicas, las actitudes,
experiencias, creencias y valores de todos los trabajadores, basados en el cambio de cultura organizacional para
que toda la organización trabaje en equipo y el clima laboral sea el adecuado, así los objetivos de la empresa
sean alcanzados a cabalidad como han sido establecidos, las ventas sean las esperadas y los nuevos clientes
sean atendidos en el tiempo establecido sin ninguna demora en el despacho de la mercadería siendo esta de la
mejor calidad.

1. Departamentalización

Productos

Libros,
Útiles Útiles de
Revistas Papeles
escolares Oficina
y otros
2. Organización

Gerente
General

Jefe
Administrativo

Secretaria

Encargado de
Ecargado de
Encargado de limpeza y
compras e Contador
Ventas mantenimient
inventarios
o

Vendedores Vendedores Encargado de Cajero Cajero


minoristas mayoristas bodega minoritas mayoristas

Auxiliar de
bodega

3. Descripción de Puestos

Puesto: Gerente General


Depende de: Dueño
Subordinados: Jefe Administrativo
Función básica y responsabilidades. Formular y proponer normas, políticas y procedimientos para
el mejor funcionamientos de las actividades relacionadas con
la administración y la contabilidad de la organización.
1. Supervisar la formulación, ejecución y evaluación del
presupuesto.
2. Evaluar continuamente como puede optimizar cada uno
de los recursos disponibles para beneficios de la
organización.
3. Coordinar con las distintas áreas de producción para
garantizar el adecuado uso de los insumos.
4. Elaboración y control de presupuestos.
5. Apoyar a las organizaciones en todas las gestiones
legales y reglamentarias.
6. Elaborar informe de Estados Financieros.
Puesto: Jefe Administrativo
Depende de: Gerente General
Subordinados: Encargado de ventas, Encargado de compras e inventarios,
Contador, Encargado de Seguridad, Encargado de Limpieza
y Mantenimiento.
Función básica y responsabilidades. Supervisar y coordinar la actividades las actividades
administrativas de los encargados de cada área.
1. Tiene la obligación de informar a sus subordinados el
puesto que desempeñan, sus responsabilidades,
obligaciones y capacitarlos que realicen su trabajo.
2. Debe mantener una permanente comunicación con el
gerente general para desarrollar planes de acción, así como
a sus subordinados.
3. Supervisar al personal a su cargo además de presentar los
informes de actividades realizadas.
4. Es responsabilidad que el personal a su cargo realice bien
su trabajo.

Puesto: Secretaria
Depende de: Jefe Administrativo
Subordinados: No tiene
Función básica y responsabilidades. Apoyar en la actividades administrativas al jefe
administrativo y en su momento al gerente general.
1. Llevar la agenda del jefe administrativo.
2. Simplificar la información recibida.
3. Informar sobre las últimas noticias.
4. Contestar llamadas telefónicas de clientes y proveedores.
5. Agendar el pago a proveedores y los cobros a clientes.

Puesto: Encargado de Ventas


Depende de: Jefe Administrativo
Subordinados: Vendedores
Función básica y responsabilidades. Supervisar a los vendedores minoristas y mayoristas a que
cumplan con sus labores y metas.
1. Promover el producto a los clientes.
2. Dar a conocer todos los productos que se tienen a la venta.
3. Codificar cada uno de los productos.
4. Informar y reportar sobre el rendimiento de las ventas
semanales, quincenales y mensuales.
Puesto: Vendedor
Depende de: Encargado de Ventas
Subordinados: No tiene
Función básica y responsabilidades. Ofrecer el producto con actitud de servicio al cliente.
1. Atender la demanda de los clientes
2. Disponibilidad para ayudar al cliente en la selección del
producto.
3. Tener una buena relación y ser proactivo.

Puesto: Encargado de Compras e Inventarios


Depende de: Jefe Administrativo
Subordinados: Encargado de Bodega
Función básica y responsabilidades. Trabajar en equipo y con debida eficiencia, desarrollarse en el
rubro de negociación y el poder de convencimiento.
1. Control de inventarios.
2. Verificar la rotación de los inventarios.
3. Mantener actualizadas las existencias.
4. Realizar negociaciones con los proveedores.
5. Dar la ubicación adecuada a los productos.

Puesto: Encargado de Bodega


Depende de: Encargado de Compras e Inventarios
Subordinados: Auxiliar de Bodega
Función básica y responsabilidades. Mantener los productos en la ubicación exacta, indicada por el
inmediato superior.
1. Entregar el producto a tiempo a los vendedores.
2. Controlar máximos y mínimos de los inventarios.
3. Verificar la autenticidad y calidad de los productos
4. Manejo del inventario físico.

Puesto: Auxiliar de Bodega


Depende de: Encargado de Bodega
Subordinados: No tiene
Función básica y responsabilidades. Auxiliar en todas la actividades al encargado de bodega.
1. Mantener ordenada la bodega.
2. Identificación de los productos existentes.
3. Controlar e inspeccionar las entradas y salidas de los
productos.
Puesto: Contador
Depende de: Jefe Administrativo
Subordinados: Cajeros
Función básica y responsabilidades. Llevar e informar oportunamente de la información
financiera de la empresa a los diversos interesados.
1. Registrar todas las operaciones financieras de la empresa.
2. Realizar las declaraciones y pagos de impuestos
3. Generar informes financieros que se le soliciten.
4. Verificar el pago de salarios a los empleados.

Puesto: Cajero
Depende de: Contador
Subordinados: No tiene
Función básica y responsabilidades. Realizar la facturación y cobro correspondiente las ventas
diarias.
1. Registrar los pagos recibidos por la ventas.
2. Facturar cada venta realizada.
3. Informar diariamente la cantidad de ingresos recibidos.
4. Depositar los ingresos diarios.

Puesto: Encargado de limpieza y mantenimiento


Depende de: Jefe administrativo
Subordinados: No tiene
Función básica y responsabilidades. Darle mantenimiento y limpieza a cada una de las
instalaciones
1. Realizar la limpieza en los distintos departamentos.
2. Reparar imperfecciones del edificio.
3. Mantener en orden el mobiliario de la empresa.
Ejercicio No. 1

Claudia es propietaria de una pequeña empresa que produce Chumpas de hilo. Ella tiene bajo su responsabilidad
a Jaime, quien se encarga de llevar las cuentas y a Omar, el jefe de máquinas, que a su vez coordina a dos
operarios en las máquinas de tejido. Además, también está Zoila, quien se encarga de la parte logística de
entablar relaciones con los proveedores y comprar los insumos.

Elaborar:
1. Departamentalización
2. Organización
3. Descripción de puestos

Ejercicio No. 2

Empresa Agencia de Viajes


Existe una junta General de Accionistas. De la junta de General de Accionistas depende el Presidente, el
presidente es asesorado por Auditoria Externa (Staff) Del Presidente depende el Gerente General Existen tres
gerencias que dependen del Gerente General, las cuales son: Gerencia administrativa, Gerencia Financiera y
Gerencia de Mercadeo y Ventas. Estas tres gerencias son asesoradas por Auditoria Interna (Staff) De la Gerencia
administrativa dependen dos departamentos: Departamento de Servicio Administrativo y el Departamento de
Personal De la Gerencia financiera dependen tres departamentos: Contabilidad, Control de Boletos y Créditos y
Cobros. De la Gerencia de Mercadeo y Ventas depende el Departamento de Ventas. Del departamento de ventas
dependen dos departamentos: Boletos Aéreos y Paquetes Turísticos.

Elaborar:
1. Departamentalización
2. Organización

Ejercicio No. 3

Plásticos Orientales S.A., Se dedica a la producción y comercialización de envases plásticos para la industria de
la bebida, la industria cosmética y alimenticia. Trabajan en él 100 personas: 45 en el área de producción, 36 en
comercialización y 19 en administración. Las ventas locales y las ventas de exportación de Plásticos Orientales
representan el 60% y el 40% del total respectivamente. La materia prima que utiliza es importada en un 80%. El
Directorio está compuesto por 3 miembros, que habitualmente concurren a la empresa y dan instrucciones a los
Gerentes, y es apoyado por dos unidades asesoras: Jurídica e Informática. Del Directorio dependen la Gerencia
de Producción, la Gerencia de Comercialización y la Gerencia de Administración. De la Gerencia de Producción
dependen 2 Departamentos: Fabricación y Depósito y 2 Secciones: Control de Calidad y Mantenimiento. En el
Departamento de Depósito se almacenan tanto los productos terminados como las materias primas y la Sección
Mantenimiento se ocupa del mantenimiento técnico de las maquinarias. El Departamento de Fábrica está
organizado en forma acorde al proceso productivo, altamente automatizado. La Sección Control de Calidad,
además de controlar el cumplimiento de las normas técnicas del proceso productivo y la calidad de los productos,
realiza compras menores, controla la asistencia del personal de producción y paga sus sueldos. De la Gerencia
de Administración dependen 4 Departamentos: Contaduría, Personal, Compras y Servicios Generales. El
Departamento de Contaduría tiene a su cargo la realización de los registros contables, los pagos y las cobranzas
de la empresa. Del Departamento de Compras dependen dos Secciones: Compras Plaza e Importaciones. El
Departamento de Personal tiene a su cargo la liquidación y el pago de sueldos, el control de asistencia del
personal y la actualización del Manual de Organización y Funciones de la empresa. El Departamento de Servicios
Generales se ocupa de la limpieza y vigilancia de la planta de fabricación. La Gerencia de Administración cuenta
con el asesoramiento de una unidad de Organización y Sistemas. La Gerencia de Comercialización está integrada
por un Gerente, su secretaria, 30 vendedores y cuatro choferes, que manejan los camiones que distribuyen el
producto en el país. Nueve de los vendedores están específicamente dedicados a exportaciones, los restantes
realizan las ventas locales. Los vendedores de exportación se ocupan, además, de todos los trámites vinculados
a las mismas.

Elaborar:
1. Departamentalizaciones (3 por lo menos)
2. Organización
3. Identificar las áreas funcionales

Ejercicio No. 4

La empresa de fabricación y ventas de vehículos de motor "El Rápido, S.A." tiene su sede social en la calle
Encarnación Nº 14 de Madrid. Como S.A. tiene un capital social de 600.000 UM que ha sido desembolsado
íntegramente por los socios; además dispone de unos talleres situados en el Polígono Industrial de Arroyomolino
en los que se fabrican todos sus productos. Los objetivos de la empresa para el año 2.020 son incrementar las
ventas en un 15 %, contratar a 50 nuevos técnicos y obtener unos beneficios de 60.000 UM

En ella se acaba de contratar a Juan López como Director de Recursos Humanos, al cual se le encarga que haga
un estudio de la estructura formal e informal de la empresa. Para la realización del citado estudio Juan se ha
puesto a trabajar recogiendo la siguiente información:

 La empresa como cualquier Sociedad Anónima, tiene su Consejo de Administración, del cual es
Presidente el señor Pedro Ruiz; del cual depende el Director General de la Empresa
 Tiene los siguientes departamentos: Producción, Marketing, Recursos Humanos y Económico-
Financiero; al frente de cada uno de ellos está un director.
 El departamento de Producción está dividido en 5 secciones, (Turismos, Furgonetas, Camiones,
Repuestos y Compras) cada una de ellas con sus jefes de sección.
 El departamento de Marketing ha dividido el territorio nacional en 4 grandes zonas (Sur, Este, Norte y
Oeste) cada una de ellas con su director.
 El Departamento de Recursos Humanos al frente del cual está Juan López, cuenta con dos
departamentos: uno encargado de la contratación y otro de la formación.
 El Departamento Económico-Financiero, está compuesto por una sección encargada de los
temas Fiscales, que cuenta con un Abogado y 2 Economistas, y otra sección encargada de la
contabilidad compuesta por un jefe de contabilidad, que tiene a su cargo a 5 contables.

Elaborar:
1. Departamentalizaciones (3 por lo menos)
2. Organización
3. Identificar las áreas funcionales
4. Por el tipo de empresa, ¿Necesita personal de staff? Justifique el por qué “No” o “Si”; de ser si, detalle
el personal en la organización