BAB I

PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. PENDAHULUAN

Informasi adalah salah satu sumber daya bisnis sama halnya dengan sumber daya
bisnis lainnya yaitu bahan baku, modal, teknologi dan tenaga kerja. Informasi merupakan
sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis dijaman sekarang ini, karena
tingkat persaingan bisnis yang semakin ketat dan kompleks. Setiap hari dalam bisnis, arus
informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan
pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Selain itu, informasi
mengalir keluar dari organisasi ke pemakai eksternal, sperti pelanggan, pemasok, dan
para stake holders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan (gambar 1.1)
menyajikan suatu tinjauan tentang arus informasi internal dan eksternal.

Manaje
men atas

Pemegang saham

Manajemen Tengah
Informasi anggaran Informasi kinarja
Dan instruksi

Manajemen Operasional

Pelanggan Pemasok

Personal Operasi
Informasi Operasi hari per hari

Gambar 1.1 Arus informasi Internal dan Extenal

(Sumber: James A. Hall Page 4)

Piramida dalam gambar 1.1 menunjukkan bahwa organisasi bisnis dibagi secara
horizontal ke beberapa tingkat aktivitas. Kegiatan operasional bisnis membentuk dasar
piramida. Aktivias – aktivitas ini terdiri atas kerja organisasi yang berorientasi – produk,
seperti proses manufaktur, penjualan, distribusi. Di atas bagian dasar piramida, organisasi
dibagi menjadi tiga tingkatan manajemen: manajemen operasional (operational level),
manajemen menengah (coordinating level) dan manajemen atas (strategic level).
 Manajemen Operasi secara langsung bertanggungjawab akan pengawasan dan
pengendalian kegiatan operasi setiap hari. Manajemen tengah bertanggungjawab untuk
perencanaan dan koordinasi aktivitas jangka pendek yang diperlukan untuk mencapai
tujuan organisasi. Manajemen atas bertanggungjawab untuk perencanaan jangka panjang
dan menetapkan tujuan – tujuan organisasi. Setiap individu dalam organisasi, dari operasi
bisnis sampai ke menajemen atas, memerlukan informasi untuk menjalankan tugas
mereka.

Perhatikan gambar 1.1 bagaimana informasi mengalir dalam dua arah dalam
organisasi : secara horizontal dan vertikal. Arus informasi horizontal mendukung tugas –
tugas ditingkat operasi dengan informasi yang sangat rinci tentang transaksi – transaksi
bisnis yang mempengaruhi perusahaan.

Dalam informasi ini termasuk peristiwa – peristiwa seperti penjualan dan

pengiriman barang, penggunaan tenaga kerja dan bahan baku dalam proses produksi,
serta transfer sumber daya secara internal dari satu departemen (bagian) ke departemen
(bagian) lainnya.

Arus informasi vertikal mendistribusikan rangkuman informasi tentang kegiatan

informasi dari kegiatan – kegiatan lainnya ke atas, ke semua manajer di semua tingkatan
manajemen menggunakan informasi ini untuk mendukung berbagai fungsi perencanaan
dan kontrol. Informansi juga mengalir ke bawah dari manajer senior ke manajer yunior
dan personel operasi dalam bentuk instruksi, kuota, dan anggaran.

Arus informasi yang ke tiga dari gambar 1.1 menunjukkan pertukaran antara
organisasi dan para pemakai di lingkungan eksternal. Pemakai eskternal dibagi dalam dua
kelompok: mitra perdagangan (trading partener) dan stake hoeders. Pertukaran antara
mitra perdagangan meliputi penjualan kepada pelanggan dan informasi penagihan,
informasi pembelian untuk pemasok dan informasi penerimaan persediaan. Para
stakeholder merupakan entitas – entitas di luar (atau di dalam) organisasi memiliki
kepentingan diperusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Para pemegang
saham (share holders), institusi – institusi keuangan, pembayaran pajak, dan informasi
transaksi saham. Para stakeholders internal antara lain para akuntan dan auditor internal.

Semua kelompok pemakai, memiliki ciri informasi yang unik. Tingkat

kelengkapan dan hakikat informasi yang mereka terima pada dasarnya berbeda. Misalnya
para manajer tidak menggunakan informasi yang rinci seperti yang diperlukan para
personel operasi. Informasi manajemen lebih bersifat rangkuman dan berorientasi pada
pelaporan keseluruhan kinerja dan masalah – masalah dari pada operasi rutin. Informasi
ini harus mengidentifikasi masalah – masalah potensian agar dapat dilakukan tindakan
perbaikan. Stakeholder eksternal memerlukan informasi yang sangat berbeda dari
manajemen dan personel operasi. Infprmasi laporan keuangan yang didasarkan pada
prinsip – prinsip akuntansi yang diterima umum, berbasis akrual dan merupakan agregasi
dari informasi yang digunakan pemakai internal.
 Secara garis besar pengguna informasi adalah: Pihak External dan pihak Internal
Pihak external terdiri dari pemegang saham, kreditur, analisis keuangan, organisasi
karyawan dan berbagai institusi maupun instansi pemerintah. Sumber informasi
diperoleh dari laporan keuangan sebagai dasar pembuatan keputusan tentang
hubungan pihak external dengan organisasi bisnis yang bersangkutan.
 Para investor membutuhkan informasi keuangan suatu organisasi bisnis untuk
pengambilan keputusan apakah mereka akan melakukan investasi dalam
perusahaan tersebut atau di perusahaan lain. Sumber informasi yang dapat
diperoleh adalah dari laporan keuangan yang di publikasikan oleh organisasi
bisnis baik annual report maupun audited financial report.
 Para kreditur memerlukan informasi keuangan dari pihak yang mengajukan
permintaan atau permohonan kredit untuk memutuskan pemberian kredit dan
bentuk kredit yang akan diberikan.
 Kantor pelayanan pajak membutuhkan inforamsi keuangan perusahaan untuk
menentukan pajak yang terhutang,
Pihak Internal terdiri dari manajemen berbagai tingkatan untuk mengambil keputusan
mengenai perusahaan itu sendiri.

2. SISTEM INFORMASI

Informasi yang dihasilkan oleh suatu perusahaan merupakan hasil dari suatu sistem
yang bekerja pada perusahaan tersebut, elemen – elemen sebuah sistem dapat
didefinisikan sebagai berikut:

A System is set of two or more interrelated components that interact to achieve

a goal. System are almost almost always composed of smaller subsystems, each
performing a specific function important to and supportive of the larger system
of which it is a part. (Marshall B. Romney, 4).
Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen – komponen yang
saling berkaitan (interrelated) atau subsistem – subsistem yang bersatu untuk mencapai
tujuan yang sama (common purpose)

Atau dapat dikatakan :

Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen – komponen yang saling
berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Tujuan dalam hal ini dapat dilihat dari dua hal yaitu:
1. Tujuan utama perusahaan yaitu yang tertuang dalam Visi dan Misi perusahaan
biasanya dinamakan Goal.
2. Sub tujuan yaitu tujuan yang akan dicapai dan ditargetkan oleh strategic
management untuk dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan dinamakan Objective.

Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing – masing
melakukan fungsi yang penting untuk mendukung bagi sistem yang lebih besar,
tempat mereka berada.
 Penjelasannnya adalah sebagai berikut:

 Keterkaitan (relatedness)
Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem,
walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain, semua bagian
mendukung tujuan yang sama, jika suatu komponen tertentu tidak memberikan
kontribusi ke tujuan bersama, maka bagian itu bukan bagian dari sistem tersebut.
 Sistem versus subsistem
Pembedaan antara istilah sistem dan subsistem semata – mata merupakan masalah
perspektif. Untuk tujuan sistem dalam kaitannya dengan sistem yang lebih besar
dimana subsistem merupakan bagian darinya dan sebaliknya.
 Tujuan
 Sebuah sistem harus mempunyai tujuan, tetapi dapat juga memberikan
pengukuran waktu atau informasi, memberikan tujuan bagi justifikasi dasarnya.
 Dekomposisi sistem
Adalah proses membagi sistem menjadi bagian – bagian subsistem yang lebih
kecil. Ini adalah cara mudah untuk memaparkan, memandang, dan memahami
relasi di antara subsistem. Dengan medekomposisi suatu sistem, dapat meyajikan
keseluruhan sistem sebagai suatu hierarki dan memandang hubungan antara
subsistem subordinate dengan subsistem tingkat yang lebih tinggi. Setiap
subsistem subordinate melakukan satu atau lebih fungsi tertentu untuk
membentuk keseluruhan sistem tingkatan yang lebih tinggi mencapai tujuan.

Gambar 1.2 menunjukkan dekomposisi sebuah kendaraan agar dapat berjalan

sebagaimana mestinya, dibagi menjadi empat sub sistem yaitu (1) sub sistem bahan
bakar; (2) sub sistem mesin pendorong; (3) sub sistem elektrik; dan (4) sub sistem rem.
Semua sub sistem saling berinteraksi dengan sub sistem yang lain sehingga kendaraan
berfungsi untuk melaksanakan tugasnya yaitu sebagai alat transportasi.
 Kendaraan bermotor

Sub sistem Sub sistem Sub sistem Sub system

Bahan bakar Pendorong Elektrik Rem

Tangki Mesin Lampu Pedal

Bahan bakar rem

Pemompa Transmisi Pembakar

Silinder
Bahan bakar Masker

Karbulator Poros roda Radio bentuk

Rem

Roda Baterai Disket

Accu

Gambar 1.2 Subsistem – subsistem Utama dari sebuah kendaraan bermotor

Interdependensi Subsistem, kemampuan suatu sistem untuk mencapai tujuannya

tergantung pada efektifitas fungsi dan interaksi yang harmonis diantara subsistemnya.
Jika sebuah subsistem yang vital gagal atau rusak dan tidak lagi dapat memenuhi
tugasnya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya.

3. SUATU KERANGKA KERJA BAGI SISTEM INFORMASI

Sistem inforamsi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data

dikumpulkan dan diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.
Gambar 1.3 menunjukkan sistem infromasi dari sebuah perusahaan manufaktur yang
didekomposisi menjadi sub sistem – sub sistem. Perhatikan dua kelas sistem utama dari
dekomposisi tersebut : Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Sistem informasi
Manajemen (SIM). Hal ini digunakan untuk mengidnetifikasi wilayah SIA dengan
membedakannya dari SIM
 Sistem Informasi (SI)

Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Manajemen

(SIA) (SIM )

Sistem Pelaporan Sistem Sistem Pelaporan Sistem

Sistem Sistem Sistem Sumber
Buku Besar Pemrosesan Manajeman Manajemen
Pemasaran Produksi Daya Manusia
Keuangan (SPBB/K) (SPK) (SPM ) Keuangan

Siklus Siklus Siklus

Pengeluaran Konversi Pendapatan

Sistem Sistem Sistem Pemrosesan

Pembelian Akuntansi Penjualan
Biaya
Sistem
Pengeluaran Kas Sistem Sistem Penerimaan
Perencanaan Kas
Sistem Keperluan
Pemrosesan Gaji Bahan Baku

Sistem Aktiva
Tetap

Gambar 1.3 Sebuah kerangka kerja bagi sistem informasi

(Source: James A. Hall, page 6)

Perbedaan antara sub sistem SIA dan SIM berpusat pada konsep sebuah transaksi,
seperti yang digambarkan dalam gambar 1.4 Sistem informasi menerima input, disebut
transaksi yang kemudian dikonversikan melalui proses menjadi output informasi yang
akan didistribusikan kepada para pemakai informasi. Transaksi akan dibagi menjadi dua
kelas: transaksi keuangan dan transaksi non keuangan, yang kedua duanya dioleh
bersamaan.
Transaksi
keuangan
informasi

Sistem informasi Keputusan –

Keputusan
Pemakai
Transaksi
Non keuangan
Gambar 1.4 Transaksi diproses oleh Sistem informasi
(Source: James A. Hall, page 6)
 Transkasi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi
organisasi dan di proses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja (mencakup
peristiwa keuangan dan non keuangan).

Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva

dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun – akun dan diukur dalam satuan
moneter.
Contoh :
Penjualan produk ke pelanggan, pembelian persediaan dari para pemasok, dan
pengeluaran serta penerimaan kas.

Transaksi non keuangan termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh
sistem informasi organisasi.
Contoh :
Menambah seorang pemasok bahan baku baru dalam daftar para pemasok yang
sah dan dimasukkan dalam master file pemasok.

Transaksi keuangan dan non keuangan erat terkait dan sering kali diproses oleh sistem
fisik yang sama.

4. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sub sistem – sub sistem SIA memproses transaksi keuangan dan non keuangan
yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari
tiga sub sistem utama:
1. Sistem Pemrosesan Transaksi – SPT (Transaction Processing System, TPS),
Mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan –
pesan untuk para pemakai seluruh organisasi.
2. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan – SPBB/K (General Ledger/Financial
Reporting System, GL/F RS),
Menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi, neraca,
laporan arus kas, pembayaran pajak, dan laporan – laporan lainnya yang
ditetapkan oleh hukum; dan
3. Sistem Pelaporan Manajemen – SPM (Management Reporting System, MRS),
Menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus
dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran,
laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban.

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari lima komponen:

1. Orang – orang (SDM) yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur – prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memporses, dan meyimpan data tentang aktivitas – aktivitas
organisasi.
3. Data tentang proses – proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk computer, peralatan pendukung
(peripheral device) dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Ke lima komponen tersebut secara bersama – sama memungkinkan suatu SIA memenuhi
tiga fungsi penting dalam organisasi yaitu:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas –
aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
3. menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga assets – assets
organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut saat
dibutuhkan, akurat, dan andal.

Dengan demikian Sistem Informasi Akuntansi mempunyai peranan yang sangat

penting pada suatu organisasi agar informasi yang dihasilkan dapat di andalkan dan dapat
dipertanggungjawabkan.

5. Sistem Informasi Manajemen

Pihak manajemen memerlukan informasi yang melampaui kapabilitas SIA. Ketika

sebuah organisasi bertumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, wilayah – wilayah yang
khusus memerlukan informasi tambahan untuk perencanaan dan control produksi,
peramalan penjualan, perencanaan gudang persediaan, riset pasar, dan lain – lain. Sistem
Informasi Manajemen (SIM) memproses transaksi non keuangan yang biasanya tidak
berkaitan dengan wilayah – wilayah fungsional sebuah perusahaan.

Tabel 1.1

Contoh aplikasi SIM dalam wilayah – wilayah fungsional.

FUNGSI CONTOH APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PRODUKSI Sistem Perencanaan dan control produksi

Sistem Penjadwalan pekerjaan

KEUANGAN Sistem Manajemen Portofolio

Sistem Penganggaran Modal

PEMASARAN Analisis Pasar

Pengembangan Produk Baru

Analisis Produk

DISTRIBUSI Organisasi dan Penjadwalan Gudang

 Penjadwalan Pengiriman

Pemuatan Kendaraan dan Model – model Alokasi

PERSONEL Sistem Manajemen Sumber Daya manuasi :

 Sistem penelusuran keahlian pekerjaan

 Sistem tunjangan pegawai

6. PERUBAHAN PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Manajemen dalam pengambilan keputusan memerlukan informasi yang

menentukan data keuangan dan non keuangan. Misalnya seorang manajer pembelian,
mengevaluasi kinerja pemasok, mencari informasi mengenai jumlah dan nilai keuangan
pemesanan persediaan dari pemasok tertentu selama periode waktu tertentu, juga ingin
mengetahui jumlah pengiriman yang melampaui waktu tunggu normal, dan kondisi
habisnya persediaan yang disebabkan oleh terlambatnya pengiriman dari pemasok.

Untuk efisiensi operasional dan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam pasar,

banyak organisasi merekayasa kembali teknologi sistem informasinya (reengineered)
untuk memasukkan kedua sistem SIA dan SIM. Tindakan ini telah mempengaruhi peran
tradisional akuntan ketika mereka memiliki tanggungjawab baru untuk menghasilkan
data non keuangan yang dapat diandalkan. Seperti REA (Resource, Event, and Agent)
sumber daya, peristiwa dan agen. Atau ERP (Enterprise Resource Planning) perencanaan
sumber daya perusahaan.

7. MENGAPA MEMBEDAKAN SIA DAN SIM?

Berdasarkan perubahan – perubahan yang muncul dalam akuntansi, perlukah

membedakan antara SIA dan SIM? Jawaban untuk pertanyaan ini adalah “Ya”.
Organisasi – organisasi yang dikelola secara publik harus menyediakan laporan
keuangan untuk pihak – pihak eksternal yang berkepentingan. Pihak manajemen, para
akuntan internal, dan akuntan publik memiliki tanggung jawab hukum atas desain,
operasi, kontrol, dan audit dari aplikasi SIA yang mempengaruhi laporan keuangan.
Pada dasarnya, aplikasi SIM juga penting bagi perusahaan, oleh karena itu
manajemen organisasi, professional sistem, dan para akuntan membutuhkan sebuah
model konseptual yang merefleksikan perbedaan penting antra SIA dan SIM

8. SUBSISTEM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) (Transaction Processing System)
Merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan:

a. Mengkonversikan peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan

b. Mencatat transaksi keuangan (business/transaction paper) dalam record

akuntansi (jurnal dan buku besar )

c. Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi

untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka

Sistem Pemrosesan Transaksi terdiri atas tiga siklus transaksi:

a. Siklus pendapatan

b. Siklus pengeluaran; dan

c. Siklus konversi

Siklus – siklus tersebut akan dibahas lebih lanjut pada bab – bab selanjutnya.

2. Sistem Pelaporan Buku Besar / Keuangan (SPBB/K) (General Ledger /

Financial Reporting System)

Adalah dua subsistem yang saling terkait. Namun demikian, karena

interdependensi operasional mereka, keduanya dipandang sebagai suatu
sistem tunggal yang integrasi. Besarnya input ke sistem buku besar diperoleh
dari siklus transaksi. Rangkuman aktifitas siklus transaksi ini diproses oleh
Sistem Buku Besar untuk memperbaharui akun – akun control buku besar.

Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan status sumber daya

keuangan dan peubahan dalam sumber daya – sumber daya tersebut. Sistem
Pelaporan Keuangan (SPK) mengkominikasikan informasi ini terutama
kepada pemakai eksternal. Jenis pelaporan ini disebut nondiscretionary (tidak
bebas untuk menentukan) karena organisasi memiliki sedikit atau tidak ada
sama sekali pilihan dalam informasi yang disediakannya, terdiri dari laporan
keuangan tradisonal, pembayaran pajak dan dokumen hukum lainnya.

3. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)

Sistem Pelaporan Manajemen (SPM) menyediakan informasi keuangan

internal yang diperlukan untuk memanajemen sebuah bisnis. Para manajer
harus segera menangani banyak masalah bisnis sehari – harinya, juga rencana
dan control atas kegiatan operasional mereka. Para manajer memerlukan
informasi yang berbeda untuk bebagai jenis keputusan yang harus dilakukan.
Laporan – laporan yang dihasilkan oleh SPM meliputi anggaran, laporan
 varian, analisis biaya – volume – laba dan laporan – laporan yang
menggunakan data biaya lancar. Laporan ini disebut pelaporan discretionary
( bebas untuk menentukan ) karena organisasi dapat memilih informasi apa
yang akan dilaporkan dan bagaimana menyajikannya.

9. MODEL UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Gambar 1.5 menunjukkan model umum untuk mengkaji aplikasi SIA. Model ini
merupakan model umum karena menggambarkan semua system informasi, tanpa
memperhitungkan arsitektur teknologi. Elemen – elemen model umum ini adalah
pemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data, manajemen database,
penghasil informasi dan umpan balik.

Lingkungan Eksternal

Sistem Informasi Lingkungan Internal

Manajemen
Database

Sumber Pengumpulan Pemrosesan Penghasil Pemakai

Data Data Data Informasi Akhir
External External

Umpan balik

Sumber data Pemakai Akhir

Internal Internal

Organisasi Bisnis

Umpan balik

Gambar 1.5 Model umum Sistem Informasi Akuntansi

Penjelasan Gambar 1.5
 Pemakai Akhir (End User)
Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok umum: ekternal dan internal. Pemakai
Eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial,
agen – agen pembuat peraturan, otorisasi pajak, para pemasok, dan pelanggan.
Pemakai Institusional seperti bank, SEC dan IRS menerima informasi dalam
bentuk laporan keuangan, pengembalian pajak, dan laporan – laporan lainnya
yang menjadi kewajiban hukum perusahaan untuk melaporkannya.
Pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkatan organisasi, juga
personel operasi. Pelaporan internal ditentukan terutama oleh apa yang membuat
pekerjaan terselesaikan seperti menyeimbangkan antara keinginan para pemakai
internal dengan kebutuhan hukum dan ekonomi.
 Data Versus Informasi
Data adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum,
atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai.
Informasi, menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia
lakukan atau tidak dilakukan, informasi adalah data yang diproses.

 Sumber data
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari
sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan sumber
data yang umum bagi kebanyakan organisasi bisnis. Termasuk dalam transaksi ini
adalah pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luar
perusahaan. Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan
sumber daya dalam organisasi bisnis, termasuk dalam transaksi ini adalah
pergerakan bahan baku pe persediaan barang dalam proses (WIP), aplikasi tenaga
kerja dan overhead ke WIP, transfer WIP ke persediaan barang jadi serta
penyusutan peralatan pabrik dan lain lain.

 Pengumpulan data
Merupakan tahap opersional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah
untuk memastikan bahwa data – data peristiwa yang memasuki sistem itu sudah
sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. Tahap ini merupakan
tahap penting dalam sistem. Jika transaksi yang salah memasuki pengumpulan
data tanpa terdeteksi, sitem mungkin akan memproses kesalahan dan
menghasilkan output yang salah dan tidak dapat diandalkan, dan akhirnya akan
menghasilkan tindakan yang salah dan keputusan yang salah dari pihak pemakai.
Dua aturan yang mengatur desain prosedu pengumpulan data: relevan dan efisien.
Sistem Informasi seharusnya hanya menangkap (capture) data yang relevan.
Tugas mendasar dari seorang sistem desiner adalah untuk menentukan apa yang
relevant dan apa yang tidak relevan, dengan menganalisis kebutuhan pemakai.

 Perosesan data
Data perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahapan
pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks. Misalnya
algoritma matematika (program linier), digunakan untuk aplikasi penjadwalan
 produk, teknik statistik untuk peramalan penjualan, dan prosedur untuk
memposkan dan merangkumkan yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.

 Manajemen database
Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non
keuangan. Dapat berupa filling cabinet atau sebuah disk computer. (Lihat gambar
1.6) Tingkatan – tingkatan dalam hierarki data adalah sebagai berikut: atribut,
record, dan file. Tujuan manajemen database yaitu penyimpanan, perbaikan
(retrieval), dan penghapusan.

Gambar 1.6. Atribut, Record dan File

Atribut Piutang Dagang

Nomor Akun Pelanggan (kunci)

Nama Pelanggan Catatan Piutang

Dagang
Alamat Pelanggan =

Saldo Akun Lancar

Batas Kredit Pelanggan

Semua catatan Piutang Dagang

 File Piutang
Dagang

Catatan
Piutang
Dagang

 Atribut Data

Merupakan bagian berpotensi menjadi data yang berguna dalam database. Sebuah
atribut merupakan karaktekristik yang logis dan relevan dari sebuah entitas tentang
apa yang ditangkap sebuah perusahaan.

 Record

Sebuah record merupakan satu rangkaian atribut yang lengkap untuk satu peristiwa
dalam satu kelas entitas. Misalnya: nama, alamat dan saldo dari pelanggan tertentu
merupakan satu peristiwa (1 record)

 File

File merupakan suatu rangkaian record yang lengkap dari sebuah kelas identik,
misalnya record piutang dagang dari organisasi membentuk file piutang dagang.
10. PENGHASIL INFORMASI
 Merupakan proses pengumpulan, mengatur, memformat, dan meyajikan informasi
untuk para pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasional. Informasi yang
berguna memiliki karakteristik berikut ini:
1. Relevan
Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan
demikian laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas petugas
administrasi.
2. Tepat waktu
Umur informasi merupakan faktor yan kritikal dalam menentukan
kegunaanya. Informasi tidak lebih tua dari periode tindakan yang
didukungnya.
3. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun
materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikuantifikasi.
4. Lengkap, dan
Tidak boleh ada bagian informasi esensial yang hilang bagi pengambil
keputusan atau pekasana tugas.
5. Rangkuman
Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Manajer
bawah cenderung mementukan informasi yang sangat rinci. Semakin ke atas
isi informasi hanya berupa rangkuman.
Umpan balik
Umapan balik adalah suatu bantuk output yang dikirim kembali ke sistem
sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal dan
digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses.

11. TUJUAN SISTEM INFORMASI

Setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan

pemakainya. Tujuan sistem yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke
perusahaan lain. Namun demikian, terdapat tiga tujuan utama sistem informasi yaitu:
1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship). Kepengurusan merujuk ke
tanggungjawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara
benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke
pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan – laporan
yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi
kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.
2. untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi
memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan
tanggungjawab pengambilan keputusan.
3. untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem inforamsi
meyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan
tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.

12. Tujuan Perancangan Database

Lengkap Database harus berisi seluruh data (dan semua hubungan antar data) yang
dibutuhkan oleh para pemakai. Harus ada integrasi dan koordinasi antara
pemakai dan penghasil data. Data yang ada dalam database harus dicatat
dalam kamus data.
Relevan Hanya data yang relevan dan bermanfaat saja yang harus direkam dan
disimpan. Daya akses data yang tersimpan harus dapat diakses oleh para
pemakai yang berhak secara tepat waktu.
Keterkinian Data yang tersimpan harus terpelihara keterkiniannya.
Fleksibilitas Database harus cukup fleksibel sehingga para pemakai dapat terpuaskan
kebutuhan informasinya
Efesiensi Penyimpanan data harus dilakukan seefisien mungkin dengan
menggunakan sesedikit mungkin sumber daya. Waktu yang diperlukan
untuk memutakhirkan, memanggil, dan memelihara database harus
diminimumkan
Efektivitas biaya Data harus disimpan sedmikian rupa sehingga manfaat yang
diharapkan dapat dicapai dengan mengeluarkan biaya sesedikit mungkin
Integritas Database haru bebas dari berbagai macam keselahan baik kesalahan yang
tidak disengaja maupun kesalahan yang disengaja
Keamanan Database harus terlindungi dari kemungkinan hilang, rusak, dan
pengaksesan secara tidak sah. Prosedur backup dan recovery harus
dilaksanakan secara tepat sehingga database dapat dibangun kembali jika
diperlukan