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Acta de constitución del proyecto


Sistema de Inventario y Facturación

Fecha:26/04/2019

SIFTIC

Realizado Gerson Eliad Ariza Mendez

Tunja 2019

Acta de constitución del proyecto


DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor


30/03/2019 I Acta de Iniciación de un proyecto Gerson Ariza

1. Descripción del Proyecto

Debe describir conceptualmente en que consiste el proyecto. Debe explicar cuál es la necesidad o
el problema que genera el proyecto. Debe además explicar los antecedentes del presente
proyecto: otros proyectos en el área, otros proyectos con los que se relaciona, etc.

En el último año en Colombia se ha estipulado que todas las empresas legalmente constituidas,
tienen que generar sus facturas de manera electrónica. La gran mayoría de empresas
PIMES y algunas de las grandes empresas, no están implementando la factura
electrónica, según decreto 2242 del 2015, debido a este motivo SIFTIC “Sistema de
Inventario y Facturacion” se presenta como una alternativa para satisfacer esta
necesidad.

SIFTIC es un sistema de inventario y facturación pensado en suplir todas aquellas necesidades


de las micro, pequeñas medianas y grandes empresas. Es un sistema de información
online y multiplataforma diseñado para usar desde un computador como desde un
Smartphone con su aplicación móvil, el usuario o la empresa se conecta y realiza
inventarios y facturación en una plataforma web ubicada en un servidor seguro, que
realiza respaldos de información en tiempo real, lo que refleja gran seguridad en los datos
de la empresa. “No hay límites para la tecnología donde quieras y cuando lo necesites
SIFTIC”.

1.1. Arbol de problemas


[​ Realizar la diagramación del árbol de problemas]

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2. Objetivos del proyecto a realizar

Definir objetivo general del proyecto ( Que busca este proyecto, para que
Objetivo general está?) Debe responder a la pregunta DE “QUÉ” “PARA QUÉ” él o los
“actores” principales quieren el proyecto.
Especifique los pasos para alcanzar el objetivo general. Que se debe
Objetivos específicos lograr o alcanzar con el producto a realizar para cumplir con el objetivo
general.

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Para cada Objetivo específico definir los “entregables” que serán
Entregables necesarios terminar para que el objetivo específico sea alcanzado. A partir
de los entregables definidos, se deberá definir la WBS o EDT del proyecto
Objetivos El proyecto propuesto no puede estar aislado del plan estratégico
institucionales que institucional, por lo tanto anote a cuál o cuáles objetivos apoya el
apoya el proyecto proyecto propuesto

3. Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto


[​ Mencione las oportunidades a corto mediano y largo plazo de realizar el proyecto]
Diga porque y que transforma con l propuesta que yo hago. Que oportunidades ofrezco

Que oportunidades y ventajas ofrece a los ususarios

4. Cronograma

4.1. Criterios de aceptación de producto


Se debe especificar detalladamente las características que se exigirán de cada entregable, de forma que
quede definido de antemano hasta donde se debe llegar en cada uno. Este punto es muy
importante que sea detallado ya que define que será exigido para terminar el proyecto y cada una
de sus etapas. Se debe especificar también cómo será aprobado cada uno de los entregables
exigidos.

4.2. Definición detallada del alcance (EDT o WBS)


En este punto debe especificar las actividades del proyecto en detalle. Se recomienda dividir las actividades
por fases, de manera que se facilite definir los entregables, los hitos que ayudaran a controlar el
avance del proyecto. (Para este ítem se debe usar una herramienta de gestión que permita
desglosar las actividades del proyecto)

4.3. Organigrama del proyecto, listado de tareas

En este punto se deberá realizar en un software de gestión de proyectos:


▪ Identificación de las tareas a realizar, descripción de las mismas, recursos
necesarios y tiempos estimados.
▪ un diagrama de GANTT del proyecto con nivelación de recursos. (opcional)
▪ Identificación del camino crítico (opcional)

Se generará a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de inicio, fecha de
fin, horas hombre de dedicación programadas y Recursos.
Además, se adjuntarán dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: % realizado, horas reales.

Organigrama del proyecto, listado de tareas

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Fase / Actividad Fecha de Duración Fecha de Recursos
inicio por terminación Necesarios
día/Sem (Personal,
ana Equipos,
etc.
Fase 1….
1.documento proyecto de diseño revista digital 15/10/2016 30 15/11/2016
de cerámica con grado 10°
2. Documento encuestas estudiantes grado 16/11/2016 2 18/11/2016
decimo
3.documento con la diagramación, formato y 19/11/2016 10 29/11/2016
vista de la revista
4.documento de selección de tipo de letra, 30/11/2016 5 05/12/2016
colores e imágenes
Fase 2….
5.documento con la selección del software de 06/12/2016 2 08/12/2016
diseño y construcción
6.documento con los soportes normativos 09/12/2016 2 11/12/2016
7. documentos para la inscripción ISSN 12/12/2016 2 14/12/2016
8. acta de organización del comité editorial 15/12/2016 5 20/12/2016
9.acta de reglamento y organización, misión y 21/12/2016 5 26/12/2016
visión
10. términos de la convocatoria, artículos, 27/12/2016 6 01/01/2017
producciones y obras
Fase 3….
11. corrección y edición de contenidos 02/01/2017 5 07/01/2017
12. actualización de contenidos en repositorio 08/01/2017 5 13/01/2017
13.capacitacion a estudiantes grado 10° y 14/01/2017 2 16/01/2017
socialización del proyecto
14.capacitacion a docentes del área y 17/01/2017 2 19/01/2017
socialización del proyecto
Fase 4….
15. capacitación a padres de familia 20/01/2017 2 22/01/2017
seleccionados y socialización del proyecto
16. difusión de la revista y ajustes de los 23/01/2017 2 25/01/2017
temas y contenidos
Fase N….
17. ajustes de los temas y contenidos 26/01/2017 3 29/01/2017

4.4. Recursos
 
Recursos Descripción Proveedor
Equipo del
proyecto

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Equipamiento,
Hardware
Software
Formación
Otros

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado Requerimientos exigidos


Cliente Necesidad o requerimiento del interesado
Patrocinador

6. Organizaciones funcionales y su participación.


Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo del
desarrollo del proyecto

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo


Patrocinador1
Líder funcional2
Usuarios Finales3
Coordinador o
director del proyecto4

7. Supuestos.
Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hipótesis que estamos haciendo y que
deben cumplirse para alcanzar los objetivos).
1
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
2
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
3
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o
laborales).
4
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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8. Restricciones
Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

Presupuesto general

PRESUPUESTO GENERAL DE LA PROPUESTA POR


FUENTES DE FINANCIACIÓN (EN MILES DE $).
RUBROS
INSTITUCIÓN
TOTAL
Efectivo Especie
Honorarios (Servicios profesionales
personal)
Compra de Equipo
Software
Materiales y Suministros
Material Bibliográfico
Impresos y Publicaciones
Servicios Técnicos
Comunicaciones, Internet y Transporte
Viáticos y Gastos de Viaje
Otros
TOTAL

9.1 Presupuesto Discriminado

DESCRIPCIÓN PERSONAL (EN MILES DE $).

TOTAL
(Miles $)
Cargo del personal Dedicación Horas/
Perfil del personal** Semana Y tiempo INSTITUCIÓN
total TOTAL

Efectivo Especie
(Miles $) (Miles $)

TOTAL

**Registre el área y nivel de formación de cada uno de las personas, así como la experiencia relacionada para el cumplimiento de los
objetivos del proyecto.

DESCRIPCIÓN COMPRA DE EQUIPOS (EN MILES DE $).

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RECURSOS
INSTITUCIÓN TOTAL
Equipos Justificación
Efectivo ​(Miles $) Especie ​(Miles $) (Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN SOFTWARE (EN MILES DE $).


RECURSOS
INSTITUCIÓN
SOFTWARE JUSTIFICACIÓN COFINANCIACIÓN TOTAL
(Miles $)
Efectivo ​(Miles $) Especie ​(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS (en miles de $)


Materiales* Justificación Cantidad Valor ​(Miles $)

TOTAL
*Pueden agruparse por categorías, ej: vidriería, reactivos, papelería, etc.

DESCRIPCIÓN MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (en miles de $)


Ítem Justificación Cantidad Valor ​(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN DE IMPRESOS Y PUBLICACIONES (en miles de $)


VALOR ​(Miles $)
Ítem Justificación
INSTITUCIÓN Cofinanciación Total ​(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN SERVICIOS TÉCNICOS (en miles de $)


Tipo de servicio Justificación Valor ​(en miles de $)

TOTAL

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DESCRIPCIÓN COMUNICACIONES, INTERNET Y TRANSPORTE
Ítem Cantidad Costo unitario Valor ​(en miles de $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE (en miles de $)


RECURSOS
Pasajes Estadía
Lugar / Justificación* INSTITUCIÓN
(Miles $) (Miles $) Total TOTAL
No. de
días
viajes (Miles $)
Efectivo Especie
(Miles $) (Miles $)

TOTAL

10. Análisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el éxito tanto técnicos, como
en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Dos aspectos a considerar como base para el análisis de riesgo son:

- Los supuestos y restricciones identificados


- El análisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificará la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto de
cada riesgo identificado..-

De este análisis surgirán aquellos de mayor impacto y más alta probabilidad de ocurrencia, para los cuales
se deberá establecer que acciones y planes se realizarán. Se deberá definir un plan mediante el cual
se tome alguna de las posibles acciones:

• Se evite el riesgo
• Se mitigue el riesgo
• Se transfiera el riesgo
• Se realice un plan de contingencia
• Se acepte el riesgo

Impacto Estrategias & acciones


Objetivo Factores de riesgo (Alto, Causas Efectos
Medio, Bajo)
de mitigación

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11. Requisitos para la aprobación del proyecto

Qué constituye el éxito, quién lo decide y quién firma la aprobación del proyecto. Escriba los factores a
tener en cuenta.

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