Revision de Informe

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE PRÁCTICAS ESTUDIANTILES
EN LA COMUNIDAD –PROPEC–
PRÁCTICA PROFESIONAL DE CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA
“AUDITORÍA EXTERNA CON ÉNFASIS EN LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Y SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A LA DIRECCIÓN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ”
INFORME FINAL
GUATEMALA, SEPTIEMBRE DE 2,018
INFORME FINAL
REVISADO Y APROBADO POR:
Lic. Edgar Roger Ríos Villatoro
DOCENTE SUPERVISOR
INFORME FINAL
DOCENTE SUPERVISOR Lic. Edgar Roger Ríos
Villatoro
ELABORADO POR:
COORDINADOR DE EQUIPO NÚMERO DE
CARNÉ
Escobar Rodríguez, Jhannia Eunice 201514465
INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO
Contreras Palma Flor de María 201505895
Mejía Solórzano Kevin Gustavo 201505898
García Per Harol Alexander 201505905
Say Batz Mónica Catarina 201505928
Sosa Contreras María Lorena 201505951
Gramajo Vásquez Mario Alejandro 201505959
Buch Flores Brenda Massiel 201505960
i
Pérez Raxón Miguel Angel 201505966
Cabrera Godoy Yvonne de los Angeles 201505975
Turuy Chavac Josué Nehemías 201505985
Hidalgo Mayen Kevin Aldair 201505992
Ramos Coronado Kevin Fernando 201505995
Ixcajoc Micán Jonathan Alexander 201506004
Contreras Ruano Patrick Cristhofer Julianny 201506005
Hernández Jerónimo Sebastiana Josefina 201506015
García Canel Juan Jose 201506025
Felipe Simón Astrid Carolina 201513977
Méndez Marroquín Sayra Liseth 201513990
Ambrocio Macario Patricia Maybé 201513992
Herrera Herrera Mildred Yulissa 201513994
Alas Castillo Oseas Mauricio 201514012
Ochoa Ibarra Marlon Josué 201514029
Vielman Ruíz Rocío Margarita 201514035
Patzán Sequén Brandon Ottoniel 201514056
Manuel Ramírez Geovany Crispín 201514062
Pérez Gómez Zully Xiomara 201514070
Alvárez Marroquin Susana Estefani 201514110
López Duarte Keily Sucely 201514128
Garrido Orozco Azucena Esmeralda 201514176
Rodríguez Samayoa Kevin Tomy Alexis 201514179

Tojes Salazar Mildred Daniela 201514204
CastiLlo Valdéz Fredy Rolando 201514249
Yup Soc Henry Danilo 201514255
Rodríguez Ruíz Gerardo Jesús 201514259
Gómez Ivara Wilmer Estuardo 201514266
Liquez García Migdalia Zaraí 201514282
Chojoj Boj Edy Brandon 201514288
Salazar Escobar Vinicio Josué 201514302
López Villatoro Diego Alejandro 201514309
Maxía Cuxil Vilma Aracely 201514311
Robles Larios Carlos Vinicio 201514313
Chanquín Ajualip Wilmer Fernando 201514347
Rivera Aj, Kristell Daniela 201514380
Folgar Martínez Brayan Saúl 201514410
Juárez Escobar Luis Alfredo 201514413
Rojas de la Rosa Eliza Gabriela 201516700
ÍNDICE
Página
INTRODUCCION i
CAPÍTULO I
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE MAZATENANGO,
SUCHITEPÉQUEZ
1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Y LEGALES DE SU CREACIÓN 1
1.2. FUNCIONES 5
1.3. POLITICAS 7
1.3.1. Plan estratégico de Educación 2016 - 2020 9
1.3.2 Principios de Acción 9
1.3.3 Líneas Estratégicas 9
1.3.4 Líneas de Acción 10
1.4. MISIÓN 12
1.5. VISIÓN 13
1.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 13
1.7. ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE
EDUCACIÓN DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ 13
1.7.1. Objetivos Generales 14
1.7.2. Objetivos Específicos 14
1.7.3. Organigrama, estructura organizacional de la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez 16
1.7.4. Áreas y municipios de jurisdicción y número de estudiantes que se atienden en
la Dirección Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez 23
1.7.5. Municipios que cubre la Dirección Departamental de Educación de
Mazatenango, Suchitepéquez 23
1.8. PRESUPUESTO 25
1.9. ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTIÓN 26
1.10. LEYES, REGLAMENTOS NORMATIVOS Y OTROS APLICABLES 27
CAPÍTULO II
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE
MAZATENGO, SUCHITEPÉQUEZ
2.1. ÁREA ADMINISTRATIVA 28
2.1.1. Compras 28
2.1.1.1. Estructura Organizacional del Área de Compras 28
2.1.1.2. Modalidades de Compra 29
2.1.1.3. Compra Directa 29

2.1.1.4. Compras de Baja Cuantía 29
2.1.2. Inventarios 31
2.1.2.1. Coordinador de Inventarios 31
2.1.2.2. Asistente de Inventarios 31
2.1.2.3. Alza de bienes muebles 32
2.1.2.4. Asignación de bienes muebles 33
2.1.2.5. Baja de bienes muebles 34
2.1.2.6. Por destrucción o incineración 34
2.1.3. Almacén 35
2.1.3.1. Instalaciones y Localización de Materiales y Suministros 35
2.1.3.2. Manejo y Control de Materiales y Suministros 35
2.1.3.3. Ingreso de Materiales y Suministros 36
2.1.3.4. Egreso de Materiales y Suministros 36
2.1.4. Servicios generales 36
2.1.4.1. Capacitaciones al personal 37
2.1.4.2. Apoyo a otros Departamentos 37
2.1.4.3. Mantenimiento Preventivo de Instalaciones 37
2.1.4.4. Control de Limpieza de Instalaciones 38
2.1.4.5. Proceso de Solicitud de Vehículo 38
2.1.4.6. Compra y Utilización de Útiles y Enseres 39
2.1.4.7. Resguardo de Solicitudes Atendidas 39
2.1.4.8. Asignación de Teléfonos Móviles 39
2.1.4.9. Traslado de bienes y equipos 39

2.1.5. Recursos Humanos 40
2.1.5.1. Función de Recursos Humanos 40
2.1.5.2. Reclutamiento y selección del personal 41
2.1.5.3. Selección magisterial 41
2.1.5.4. Jurado oposicional 42
2.1.6 Informática 42
2.1.6.1. Funciones principales 42
2.1.7. Jurídico 43
2.1.8. Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa sección de
Fortalecimiento a la Comunidad Educativa 44
2.1.8.1. Sección de Organización Escolar 44
2.1.8.2. Sección de Administración Programa de Apoyo 44
2.1.8.3. Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar 45
2.2. ÁREA FINANCIERA 45
2.2.1. Análisis documental (Contabilidad) 45
2.2.1.1. Funciones Principales 46
2.2.1.2. Aspectos legales 46
2.2.1.3. Sistema de Contabilidad Integrada Web -SICOIN WEB- 47
2.2.1.4. Comprobante Único de Registro -CUR- 47
2.2.1.5. Archivo y Documentación 47
2.2.2. Presupuesto 48
2.2.2.1. Aspectos financieros y de gestión 48
2.2.2.1.1. Alimentación Escolar 48

2.2.2.1.2. Útiles Escolares 49
2.2.2.1.3. Valija Didáctica 49
2.2.2.1.4 Gratuidad 49
2.2.2.1.5. Becas Estudiantiles 50
2.2.2.2. Plan Operativo Anual -POA 53
2.2.2.3 Contenido del Plan Operativo Anual 53
2.2.2.4 Objetivo del Plan Operativo Anual 55
2.2.2.5. Formulación 55
2.2.2.6. Aprobación 56
2.2.2.7. Ejecución 56
2.2.2.8. Análisis de Ejecución Presupuestaria Primer Semestre 2018 57
2.2.3. Tesorería 63
2.2.3.1. Cuentas Bancarias 63
2.2.3.2. Fondo Rotativo 64
2.2.3.3. Ejecución de Gastos 64
2.2.3.4. Pago de Viáticos 65

CAPÍTULO III
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACION DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ
DEFICIENCIAS DETECTADAS EN LAS UNIDADES

3.1.
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS 66
3.1.1. Área Administrativa 66
3.1.1.1. Adquisiciones (Compras) 66
3.1.1.2. Inventarios 68
3.1.1.3. Almacén 69
3.1.1.4. Servicios Generales 71
3.1.1.5. Recursos Humanos 72
3.1.1.6. Informática 76
3.1.1.7. Jurídico 79
3.1.1.8. Otros 80
3.1.2. Área Financiera 82
3.1.2.1. Análisis Documental (Contabilidad) 82
3.1.2.2. Presupuesto 84
3.1.2.3. Tesorería 85
CAPÍTULO IV
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A LA DIRECCIÓN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ
4.1. ANTECEDENTES 87
4.2. OBJETIVO GENERAL 88
4.3. ALCANCE Y PERÍODO DEL ESTUDIO 88
4.4. DETALLE DE RECOMENDACIONES 2016 88
4.5. RESULTADOS 97
Matriz de seguimiento a las recomendaciones efectuadas a la Dirección

4.5.1. 112
Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez
Resultado del seguimiento a las recomendaciones efectuadas a la Dirección

4.5.2. 120
Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
4.5.2.1. Recomendaciones Cumplidas 121
4.5.2.2. Recomendaciones No Cumplidas 121
4.5.2.3. Recomendaciones Parcialmente Cumplidas 121
4.5.2.4. Recomendaciones No Aplicables 121
BIBLIOGRAFIA 122
EGRAFIAS 123
ÍNDICE DE TABLAS
No. Página
1 Organigrama, estructura organizacional de la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez, comprendido del 1 de enero al 30
de junio de 2018 16
2 Estudiantes que atienden por Municipio la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez, comprendido del 1 de enero al 30
de junio de 2018 24
3 Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez,
Presupuesto por Rubro, comprendido del 1 de enero al 30 de junio de 2018 52
4 Reporte de Ejecución del Presupuesto por Gasto de la Dirección
Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez. De enero a junio 2018 58
5 Reporte de Ejecución del Presupuesto por Programa de la Dirección
Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez. De enero a junio 2018 60
6 Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
Resultado del seguimiento a las recomendaciones del año 2016 97
7 Sobregiro en la ejecución del renglón presupuestario 110
8 Matriz de Seguimiento a las Recomendaciones de enero a junio 2016 113

ÍNDICE DE GRÁFICAS
No. Página
Resultados del seguimiento a las recomendaciones del año 2016 a la Dirección
1 Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez 120

INTRODUCCIÓN
El programa de Prácticas Estudiantiles en la Comunidad –PROPEC- de la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, promueve la realización de
actividades esencialmente cognoscitivas, aplicativas y formativas, que tienen por objeto integrar a
los estudiantes de Contaduría Pública y Auditoria, al ámbito profesional promoviendo que el
estudiante pueda conocer, analizar e interpretar con un criterio científico y técnico, temas de la
realidad nacional poniendo en práctica los conocimientos adquiridos y así contribuir con
propuestas de soluciones a los problemas sociales de Guatemala.
En el presente informe se expone acerca de la Evaluación de Control Interno desde el punto de
vista de la Auditoría Externa y Seguimiento a las Recomendaciones 2016 efectuado en la
Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez, teniendo como uno de
los principales objetivos que el estudiante del octavo semestre de la carrera de Contaduría Pública
y Auditoría pueda poner en práctica sus conocimientos. Para la realización de esta evaluación se
utilizó el método científico y técnicas de investigación como: la observación, entrevista,
cuestionario, también se utilizaron técnicas de auditoría, la realización de dicha evaluación se
realizó en dos fases; la primera fue la Visita Preliminar para que se tuviera la oportunidad de
conocer el entorno de la entidad, identificación de procedimientos, procesos y controles utilizados
en sus actividades, entrevistando a los funcionarios y colaboradores de dicha institución con el
objetivo de detectar si en la institución se contaban con deficiencias de control interno, la
evaluación se realizó a cada una de las áreas que conforman la Dirección Departamental entre las
i
cuales podemos mencionar dos de las principales áreas: área administrativa y área financiera,
integradas por diversas secciones; la segunda fue la Visita de Campo en la que se realizó una
secuencia en recabar información por medio de instrumentos de trabajo previamente elaborados,
con la finalidad de establecer los hallazgos (oportunidades de mejora) de la Dirección
Departamental y profundizar en los mismos, para que con base a estos se estableciera las
recomendaciones (plan de mejora) correspondientes, con los cuales corregir y optimizar los
procesos de la Dirección y dar alcance a los objetivos establecidos.
El presente informe se plantea en capítulos, de la forma siguiente:
El capítulo I, se describen aspectos generales de la Dirección Departamental de Educación de
Mazatenango, Suchitepéquez, expone sobre la creación de la misma, funciones que desempeña,
misión, visión, estructura organizacional, los objetivos que buscan alcanzar, políticas, las
autoridades que han estado al frente de la Dirección, presupuesto y otros aspectos relevantes para
conocer más sobre dicha entidad.
En el capítulo II, se describe la forma en la que está dividida la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez; de las dos más importantes, el área administrativa la
cual cuenta con subáreas que son las siguientes: compras, inventarios, almacén, servicios
generales, recursos humanos, informática, entre otras. La segunda es el área financiera que está
compuesta por análisis documental (Contabilidad), presupuesto y tesorería. En este capítulo se
hace una descripción general de las operaciones que realiza cada una de las áreas.
En el capítulo III, después de realizar un análisis al control interno de la Dirección Departamental,
se exponen los hallazgos (oportunidades de mejora) detectados, las posibles causas, los efectos y
las recomendaciones (plan de mejora) dirigidas a la Directora Departamental para que
ii
conjuntamente con los colaboradores realicen las acciones para solventar y subsanar las
recomendaciones planteadas.
En el capítulo IV se hace un seguimiento a las recomendaciones que se realizaron en el 2016,
efectuadas a la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez. Si estas
fueran cumplidas, no cumplidas, parcialmente cumplidas o no aplicables.
iii
CAPÍTULO I
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE MAZATENANGO,
SUCHITEPÉQUEZ
1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Y LEGALES DE SU CREACIÓN
Las Direcciones Departamentales de Educación tienen su origen en la desconcentración y
descentralización del Sistema Educativo Nacional, fueron creadas a partir de 1991, para tratar de
viabilizar la adecuada prestación de los servicios educativos a partir de que los procesos de
planificación, ejecución y administración de las acciones educativas estén basados en las
necesidades e intereses de la población y que fueran planteadas. Al inicio funcionaba una
dependencia regional, porque eran las Direcciones Regionales de Educación las instancias del
Despacho Central de donde emanaban todas las disposiciones, lineamientos y estrategias de
aplicación en las Direcciones Departamentales de Educación, para ponerlos al servicio de los
docentes, niños y niñas y población en general.
Los puestos o nombramientos de los empleados en esta institución eran el producto de un Proceso
de Oposición, como lo siguen siendo hoy en día, salvo casos en que los funcionarios son
nombrados por otros procedimientos. Las acciones anteriores se realizaron sin ningún respaldo
legal más que por jerarquía, era la Dirección Regional de Educación quien orientaba la estructura
administrativa.
Es importante señalar que en esos inicios no se contaba con ningún tipo de apoyo presupuestario
al extremo de tener que solicitarle algunos ambientes a otras instituciones educativas para poder
realizar las funciones que se exigían del Despacho Superior, como en los Colegios Privados, y
Escuelas Oficiales.
En el año de 1991, fue nombrado Director Departamental de Educación de Suchitepéquez, el
Licenciado Norman Boris Juárez Almengor, estando ubicada la institución en el edificio contiguo
al Colegio Particular Mixto “La Ilustración”, la que

2
luego se instaló en la casa No. 1 de Cantón “El Porvenir”, camino al rastro, salida a San Gabriel,
donde funcionaba el Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. Aún en esta situación y
con los escasos recursos el trabajo técnico, pedagógico y administrativo de la educación del
departamento de Suchitepéquez se mantenía actualizado y en muy buena coordinación con todos
los establecimientos educativos públicos y privados del departamento, luego, para poder ejecutar
todas las tareas inherentes a los puestos, se contó con el apoyo de un grupo de ocho coordinadores
administrativos, comisionados de escuelas a las distintas sedes municipales de la administración
educativa del departamento, quienes tomaron posesión por Resolución Departamental, lo cual
consta en el libro No. 3, Acta No. 54-92 folios 149-152, en donde se nombra a los siguientes
Coordinadores Administrativos: Profesor Ademar Samayoa López, Profesor de Enseñanza Media
-PEM- Francisco Rubén Morales Martínez, Profesor Erasmo Antonio Cervantes Quijada, Profesor
Luis Alfredo Gordillo Castillo, Profesor Edwin Rigoberto Ávila, Profesor José Francisco Rivas
Barreno, Profesor Mauro I. Montes Molina y el Profesor Víctor Manuel Cifuentes, con quienes se
realizaba todo el trabajo técnico-administrativo de la educación en las distintas áreas del
departamento.
Así también, en 1992 fueron seleccionados 10 Supervisores Educativos. La selección de los
Supervisores nombrados consta en el libro anterior, Acta No. 52-92, folios 137-140, de fecha 01
de septiembre de 1992; siendo ellos: Profesor Eduardo Roberto Quiñónez, Profesor Néstor Molina
Batres, Profesora Hilda Leticia Robles Reyes, Profesora Irma Magnolia Recinos, Profesor Erwin
Rigoberto Ávila, Profesor Antonio Tumax, Profesor Elmo Rogelio Rodríguez y en el Acta No. 56-
92 en folios 158-160 de fecha 01 de octubre del mismo año, se nombró a el Profesor de Enseñanza
3
Media -PEM- Juan de Dios Pérez Sánchez y el Profesor de Enseñanza Media -PEM- Walter René
Díaz Meda.
Cuando el presupuesto para el arrendamiento de un local (Q. 2,000.00) fue suspendido, las oficinas
de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango se ubicaron en el Instituto Privado
Tecnológico de Sur Occidente,

3
propiedad de la familia Fernández durante el periodo 1994-1995, quienes proporcionaron un aula
de los módulos existentes para brindar el servicio educativo a la población en general. Hubo
necesidad de trasladar las oficinas educativas a otro lugar, por razones puramente de protección y
seguridad al alumnado del colegio se omite el nombre del mismo. Después, las oficinas
departamentales de educación, fueron trasladadas, por gestiones realizadas con el director de la
Escuela Oficial Urbana Mixta de la Colonia San Andrés (1995), concedió una de las aulas para
que las oficinas de la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez se instalaran.
A partir de 1996, el Acuerdo Gubernativo 165-96 de fecha 21 de mayo, establece que las
Direcciones Departamentales se desanexan de la Dirección Regional, para pasar a ser, bajo la
rectoría y autoridad superior del Ministerio de Educación los órganos encargados de planificar,
dirigir, coordinar y ejecutar las acciones educativas en los diferentes departamentos del país, lo
que se ha venido dando cada vez con más apoyo del Despacho Superior y la implementación de
los diferentes programas, proyectos que van en búsqueda del mejoramiento educativo local.
En este acuerdo se establecen las funciones que legalmente les corresponde, para que a partir de
esa fecha se puedan satisfacer las demandas Administrativas, Técnicas y Pedagógicas, para dar
cumplimiento a los objetivos, principios y funciones que las leyes asignan al Sistema Educativo
Nacional, así también en la prestación de los servicios Educativos y problemática existente en su
localidad, sean resueltos por una estructura organizativa que permita atender las expectativas,
intereses y necesidades de la población, en forma eficiente, eficaz y efectiva, con la celeridad
necesaria; por lo que se requiere que esa estructura comprenda órganos desconcentrados con
capacidad de ejecución y decisión por cada departamento. En 1997, el Licenciado Norman Boris
4
Juárez Almengor, entregó el cargo, por disposiciones Superiores, a la Licenciada Lidia Socorro
Meza Sánchez.
En 1998, nuevamente se contó con una partida presupuestaria para el arrendamiento de un edificio,
en donde se pudieran ubicar las diferentes Unidades Administrativas que ya se estaban
implementando; esta vez se arrendó el edificio que está ubicado en la esquina de la 4ta. Av. y 5ta.
Calle zona 1.
Bajo la Dirección de la Licenciada Lidia Socorro Meza. (Hasta 1-2-2000) se inició la
implementación de las Unidades siguientes: Unidad Financiera, Unidad de Desarrollo Educativo,
Oficina de Servicio a la Comunidad, que en ese tiempo iniciaban los procesos específicos de su
competencia. Nuevamente se cambió de local y se trasladaron las oficinas a la 3ra. Avenida entre
4ta. Y 5ta. Calle, arriba del Colegio “La Ilustración”, cuya casa era propiedad de la familia
González. Después las oficinas fueron trasladadas a un edificio propiedad del señor Vicente
Fernández, localizado al final de la Avenida Dolores, frente a lo que se conoció durante mucho
tiempo como Obras Públicas, actualmente está cargo de la Municipalidad de Mazatenango y se
encuentran instaladas las oficinas del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. Del 1-2-2000
al 1-2-2004, estuvo en funciones el Licenciado Arnoldo Xec Morales; quien por una suspensión
transitoria fue sustituido durante los meses de septiembre y octubre del 2003 por el Licenciado
Francisco Lavagnino. En los meses de febrero y marzo del año 2004 estuvo temporalmente en la
Dirección Departamental de Educación el Licenciado Byron de Jesús Morales. Del 1 de abril del
2004 al 16 de febrero del 2005 la Dirección estuvo a cargo del Licenciado Jorge Luis Bac Motta.
5
El 16 de febrero del 2005 tomó posesión de la Dirección Departamental de Educación la
Licenciada Dairin Mabel Portillo de Peña, de ese año hasta finales del año 2,007, las oficinas de
la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez se encuentran localizadas en un
edificio situado en la 3ra. Avenida entre 8ª y 9ª calle, propiedad del señor Ricardo Barahona,
ocupando 16 ambientes en donde después de 10 años (1997-2007) se encuentran implementadas
todas las unidades enmarcadas en el acuerdo gubernativo 165-96, cuentan con 52 personas
laborando: Personal Profesional de la Educación, Trabajadores Sociales, Contadores Públicos y
Auditores, Asistentes Profesionales, Profesores de Enseñanza Media, Maestros de Educación
Primaria Urbana y de Preprimaria.
El 5 de mayo del año 2008, el licenciado Bayron de Jesús Morales toma posesión como Director
Departamental de Educación del departamento, a la fecha. El edificio de dicha institución se ubica
en la Bajada del Corinto, 7-24 zona 1 de la Ciudad de Mazatenango desde el 2008, cuya propiedad
es del señor José Martínez, esto debido a la nueva reestructuración de la institución contemplando
en su reorganización ciento dos (102) puestos de trabajo, entre ellos algunos por contrato y
reubicaciones de docentes, quedando la mayoría presupuestados bajo el renglón 011. Así como
también se cuenta con el apoyo de la Franja de Supervisión integrado por veintitrés miembros (23)
entre ellos Supervisores de Educación, Coordinadores Técnicos Administrativos y Coordinares de
áreas educacionales específicas esto con el objeto de descentralizar los procesos de educación y
obtener resultados satisfactorios mediante la implementación de las políticas emanadas por el
Ministerio de Educación.
En la actualidad todas las Jefaturas, Departamentos, Unidades y Secciones se encuentran ubicadas
en los diferentes 25 ambientes del edificio de la Dirección Departamental y cuentan con equipo de
6
cómputo conectado a la red de Internet del Ministerio de Educación y con procesos administrativos
en búsqueda de la Certificación de ISO 9,000, brindando servicios de primera calidad a las
personas internas y externas.
1.2. FUNCIONES
Dentro de las funciones de la Dirección Departamental de Educación están:
 Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito
departamental correspondiente adaptándolas a las características y necesidades de su área.
 Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en función de la
identificación de las necesidades locales;
 Programar los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para el cumplimiento
de los planes y programas educativos departamentales,
 Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura física educativa
y velar por su adecuada ejecución;
 Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades educativas que
funcionan en su jurisdicción, buscando la ampliación de la cobertura educativa, el
mejoramiento de la calidad de la educación y la eficiencia administrativa;
 Levar a cabo las acciones que le corresponden en la adquisición y entrega de los bienes
objeto de los programas de apoyo establecidos por el Ministro de Educación;
 Coordinar la ejecución de las acciones de educación, desarrollo y evaluación curricular de
conformidad con las políticas educativas nacionales vigentes y según las características y
necesidades locales;
 Evaluar la calidad de educación y rendimiento escolar en el departamento correspondiente
y apoyar acciones en esta materia dirigidas por el Ministerio de Educación;

7
 Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente;
 Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas
departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel regional o
nacional;
 Efectuar o supervisar la ejecución de las acciones y evaluaciones institucional para
fortalecer la legislación técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito
departamental
 Formular el anteproyecto de presupuesto de conformidad con las políticas, normas y
lineamientos dictados por el Ministerio de Educación;
 Apoyar al proceso de reclutamiento, selección y propuesta de un nombramiento de
personal, de conformidad con el marco legal vigente las normas y lineamientos dictados
por el Ministerio de Educación;
 Designar al personal interno, aprobar la concesión de licencias, traslados y permutas;
aplicar los procedimientos legales del régimen disciplinario y otras acciones del personal,
cuando corresponda de conformidad de la ley, todo al tenor de los lineamientos
establecidos por el Ministerio de Educación y lo que establezcan las disposiciones legales;
 Ejecutar y verificar el cumplimiento de las acciones de administración escolar relacionadas
con los horarios y calendarios escolares, uso de las instalaciones y edificios educativos,
cumplimiento de disposiciones disciplinarias, cumplimiento de jornadas de trabajo y todas
aquellas funciones que correspondan a la adecuada prestación de los servicios; en su
jurisdicción, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y supervisar su
funcionamiento y calidad de la educación que imparten;

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 Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su Departamento
y elaborar los informes correspondientes;
 Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas correspondientes a las
carreras de Ciclo de Educación Diversificada;
 Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas y modalidades
en su jurisdicción;
 Levar a cabo el proceso de recolección procesamiento y análisis de la información
educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes para
orientar la toma de decisiones;
 Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su
jurisdicción, promoviendo la participación en los mismos de organizaciones
gubernamentales y no gubernamentales;
 Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para la
realización de proyectos y programas educativos en su jurisdicción;
 Programar, organizar o coordinar la ejecución y supervisar programas de educación
bilingüe intercultural; y,
 Ejecutar otras funciones que correspondan de conformidad con las responsabilidades que
le conciernen en el nivel departamental.
1.3. POLÍTICAS
De conformidad con el Artículo 2 y 3 del Acuerdo Ministerial 3409-2011 del Ministerio de
Educación las políticas educativas son el conjunto de lineamientos de trabajo, de aplicabilidad para
el Sistema Educativo Nacional, que buscan la calidad educativa y la multiculturalidad e
interculturalidad; a través de un modelo de gestión efectiva y transparente del sistema educativo

9
nacional, el fortalecimiento institucional, la descentralización, la formación de recurso humano y
del aumento de la inversión educativa, estos también son aplicables a direcciones departamentales,
entre otras se menciona:
 Política de Calidad:
Mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que todas las personas sean
sujetos de una educación pertinente y relevante.
 Política de Cobertura:
Garantizar el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niñez y la juventud sin
discriminación, a todos los niveles educativos y subsistemas escolar y extraescolar.
 Política de Equidad:
Garantizar la educación con calidad que demandan las personas que conforman los cuatro
pueblos, (maya, garífuna, xinca y ladinos) especialmente los grupos más vulnerables,
reconociendo su contexto y el mundo actual.
 Política de educación bilingüe, multicultural e intercultural:
Fortalecimiento de la Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural.
 Política de modelo de gestión:
Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y transparencia en el sistema
educativo nacional.
 Política de fortalecimiento institucional y descentralización:
Fortalecer la institucionalidad del sistema educativo nacional y la participación desde el
ámbito local para garantizar la calidad, cobertura y pertinencia social, cultural y lingüística
en todos los niveles con equidad, transparencia y visión de largo plazo.

10
 Política de formación del recurso humano:
Fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del recurso humano del Sistema
Educativo Nacional.
 Política de aumento de la inversión educativa:
Incremento de la asignación presupuestaria a la Educación hasta alcanzar lo que establece
el Artículo 102 de la Ley de Educación Nacional, (7% del producto interno bruto).
1.3.1. Plan estratégico de Educación 2016 - 2020
Constituye un instrumento para implementar las políticas y estrategias encaminadas a mejorar los
servicios educativos, con un enfoque integral, pertinente, idóneo y coherente con las características
y necesidades de los pueblos que habitan en el país.
Se considera de vital importancia el fortalecimiento de las dependencias educativas en los ámbitos
central, departamental y local, sobre la base de una gestión efectiva, desconcentrada y
descentralizada para responder de manera inmediata a las demandas de los pueblos y regiones del
país.
1.3.2. Principios de Acción
 Transparencia
 Inclusión
 Dialogo y participación social
 Pertinencia lingüística y cultural
 Multiculturalidad e interculturalidad
11
 Educación como un derecho
 Equidad e igualdad
1.3.3. Líneas Estratégicas
 Igualdad de oportunidades para todos.
 Modernización del sistema educativo.
 Educación de calidad para todos.
 Escuelas dignas y equipadas.
 Tecnología educativa al alcance de los más pobres.
 Educación como un derecho irrenunciable.
 Compromiso y participación de todos como soporte para la mejora de la educación.
 Atención a los niños y jóvenes fuera del sistema como un sector clave para el desarrollo del
país.
El plan fue diseñado a partir de un análisis situacional del Sistema Educativo Nacional, en el que
se identifican desafíos en las áreas de cobertura, infraestructura, tecnología, calidad educativa,
población no atendida, modelo de gestión, entre otros. Por lo que se plantean líneas de acción en
el marco de cinco ejes prioritarios:
 Cobertura;
 Calidad, equidad e inclusión;
 Modalidades diversas de entrega escolar y extraescolar;
 Espacios dignos y saludables para el aprendizaje;
 Gestión Institucional (transparente y participativa).

12
1.3.4. Líneas de Acción
a) Cobertura
 Incrementar la oferta pública del nivel preprimaria y primaria en las áreas rural y urbano
marginales, a través de modalidades cultural y lingüísticamente pertinentes.
 Favorecer la asistencia y permanencia de niños y niñas del nivel pre primario y primario
tendiendo a su universalización, mediante programas de apoyo y compensatorios a la
economía familiar, en el marco de la gratuidad.
 Incrementar la oferta educativa pública del nivel medio, principalmente en las áreas
rural y urbano marginales, flexibilizando la oferta educativa.
 Garantizar en todos los niveles el acceso y permanencia de la población escolar,
mediante incentivos que favorezcan la economía familiar.
 Implementar programas de educación inicial en grupos piloto, a partir de las buenas
prácticas y experiencias validadas en otras instituciones y comunidades, así como
fortalecer las ya existentes.
 Crear estrategias emergentes para la ampliación de cobertura del subsistema
extraescolar, con énfasis en migrantes y jóvenes excluidos, en los municipios con
mayores índices de pobreza.
b) Calidad, equidad e inclusión
 Promover la calidad educativa mediante la implementación de programas de
innovación metodológica, que garanticen estrategias eficaces para mejorar el
aprendizaje en el aula.
 Implementar el Sistema Nacional de Acompañamiento Escolar -SINAE-

13
 Impulsar la educación bilingüe e intercultural en todos los niveles y modalidades,
propiciando la metodología, el material y las condiciones idóneas para su efectiva
implementación.
 Fortalecer los procesos de escuelas inclusivas para mejorar la calidad de la educación
a las personas con necesidades educativas especiales.
 Asegurar la calidad de la Formación Inicial Docente -FID- y continua (Programa
Académico de Desarrollo Profesional Docente -PADEP/D-), procurando el impulso del
Sistema Nacional de Formación del Recursos Humano Educativo –SINAFORHE-
 Reestructurar integralmente el nivel medio, desde lo organizativo hasta la entrega
técnica, con una oferta educativa que permita atender en la diversidad y con pertinencia.
 Revisar el Curriculum Nacional Base -CNB- en los niveles correspondientes,
propiciando ajustes y adaptaciones que demande el contexto y su operatividad.
 Fortalecer el desarrollo de destrezas en áreas específicas de recreación y deporte
escolar.
c) Modalidades diversas de entrega escolar y extraescolar
 Evaluar la pertinencia de las modalidades de entrega del Sistema Educativo e
identificar las buenas prácticas a nivel de aula, para su difusión e implementación.
 Implementar modelos de alternancia pertinentes para el grupo poblacional excluido del
sistema, así como programas coherentes con la demanda laboral.
 Crear un modelo de atención educativa al migrante, facilitando acceso y acreditación.

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d) Espacios dignos y saludables para el aprendizaje
 Crear espacios dignos y saludables para el aprendizaje, a partir de la identificación de
necesidades y riesgos.
 Promover una cultura de mejoramiento del entorno escolar para generar condiciones
saludables, con el apoyo de la comunidad educativa.
 Ampliar el acceso de los estudiantes a las tecnologías de información y comunicación
con el fin de mejorar los aprendizajes y reducir la brecha digital.
 Promover el uso de diversas tecnologías para el aprendizaje, en armonía con el entorno.
e) Gestión institucional (transparente y participativa)
 El Ministerio de Educación realiza una gestión eficiente y desconcentrada para lograr
la descentralización con criterios lingüísticos y culturales.
 Asegurar una gestión eficiente, intercultural y transparente de la Dirección
Departamental de Educación.
1.4. MISIÓN
Somos una institución integrada por un equipo de colaboradores, comprometidos en atender y
orientar con respeto a la comunidad educativa del Departamento de Suchitepéquez facilitando de
manera eficiente y eficaz los servicios técnicos-administrativos en cumplimiento de la política de
nuestro Ministerio.
1.5. VISIÓN
Ser una Dirección Departamental de Educación modelo que contribuya al desarrollo del
Departamento de Suchitepéquez, garantizando una educación con calidad, pertinencia, equidad y
cobertura total, que coadyuve a la formación de ciudadanos íntegros.

15
1.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Como en toda institución es de suma importancia la segregación de puestos y funciones, la
Dirección Departamental cuenta con una estructura organizacional para trabajar de una forma
eficaz y eficiente para el desarrollo de la educación del municipio, esta se divide así:
1.7. ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN
DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ
 Despacho superior
El Director Departamental es el encargado de realizar funciones directivas orientadas a los
planes, políticas y estrategias educativas emanadas del Despacho Superior; para lograr el
desarrollo de la comunidad educativa del departamento.
 Departamento técnico pedagógico
Verificar la correcta aplicación de los programas de estudio del área correspondiente.
 Departamento administrativo financiero
Asigna la distribución económica para proyectos, programas de la Dirección
Departamental de Educación -DIDEDUC-.
 Recursos humanos
Selecciona, ubica y vela por las prestaciones del personal de la Dirección Departamental
de Educación -DIDEDUC-.
 Departamento de fortalecimiento a la comunidad educativa
Trabaja directamente con los usuarios educadores, estudiantiles y establecimientos apoya
y fomenta los programas de formación para el crecimiento de la comunidad educativa en
todo el departamento.
 Unidad informática
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Se encarga del sistema informático y soporte técnico de la Dirección Departamental de
Educación -DIDEDUC-.
Recolecta la información de estadística inicial y final, según calendario proporcionado por
la Unidad de informática-central.
 Planificación educativa
La Unidad de Planificación Educativa es la responsable de asesorar y apoyar en la
formulación de políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de desarrollo para el
sector de la Educación que cubre la Dirección Departamental.
1.7.1. Objetivos Generales
 Ejecutar las políticas, programas y estrategias educativas nacionales del Ministerio de
Educación en el respectivo departamento.
 Mejorar la calidad y ampliar la cobertura del Sistema Educativo en su ámbito territorial.
1.7.2. Objetivos Específicos
 Constituirse en el canal idóneo entre la comunidad educativa del departamento y el
Ministerio de Educación.
 Administrar racionalmente los recursos humanos, materiales y financieros asignados al
departamento.
 Monitorear y evaluar permanentemente la calidad de la educación y del rendimiento
escolar aplicando los correctivos y metodologías adecuados para mejorar la educación.
 Prestar servicios técnicos y administrativos a la comunidad educativa del departamento.
 Reclutar, seleccionar y proponer el nombramiento de personal docente, técnico
administrativo y de apoyo que se caracterice por poseer mística de servicio, eficiencia y
experiencia demostrada.
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 Desarrollar sistemas y procedimientos de trabajo que permitan modificar las acciones en
materia de administración escolar para la adecuada prestación de los servicios.

18
1.7.3. Organigrama, estructura organizacional de la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
La Dirección Departamental de Educación de Mazatenango se encuentra estructurada con base
al Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación -DIDEDUC- código DES-MAN-07A correspondiente al Manual de Funciones.
Tabla No.1
Organigrama, estructura organizacional de la Dirección Departamental de Educación de
Mazatenango, Suchitepéquez, comprendido del 1 de enero al 30 de junio de 2018

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Fuente: Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez.
 Despacho de Dirección
 Coordina la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el
ámbito departamental.
 Planifica, dirige, coordina, supervisa y evalúa la ejecución de actividades, programas y
proyectos de índole administrativa y educativa.
 Ejecuta otras acciones que correspondan, de conformidad con las responsabilidades en
el nivel departamental.
 Asesoría Jurídica
 Brinda información sobre: Bienes inmuebles de particulares y Municipalidades para ser
adscritos al Ministerio de Educación -MINEDUC-.
 Análisis Jurídicos de disposiciones Reglamentarias, Acuerdos Ministeriales y Leyes.
 Planificación Educativa
Es la encargada de atender solicitudes de información de Estadística, Avales (la carta de
solicitud debe llevar el código y nombre del establecimiento, indicar claramente el tipo de
aval a solicitar, firma y sello del director, con dictamen favorable del Supervisor o
Coordinador Técnico Administrativo).

20
 Comunicación Social
Brinda información general sobre Dirección Departamental de Educación:
 Acceso a la Información Pública.
 Envío de información sobre procesos y campañas educativas implementadas a nivel
Departamental
 Cobertura de Eventos.
 Departamento Administrativo Financiero
 Sección Financiera
 Pago de becas, fondos de alimentación, útiles escolares, valija didáctica y gratuidad.
 Elaboración y entrega de cheques de pago a proveedores.
 Jefatura Depto. Administrativo Financiero
 Atiende y orienta a directores y docentes en acciones administrativas financieras.
 Inventarios
 Brinda orientación sobre manejo y administración de inventarios, así como el
recuento físico de los bienes del Estado sin extensión.
 Sección Administrativa
 Notas de habilitación de libros de inventarios para su autorización en Contraloría
General de Cuentas.
 Habilitación de libros de Gratuidad.
 Determinación de la Demanda
 Información de códigos personales, presentar carta firmada y sellada por el director
del establecimiento.
 Atención al público
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 Orientación a usuarios de manera personal y telefónica para diferentes trámites.
 Atención de quejas
 Recepción de documentos dirigidos al Despacho de la Dirección
 Emite notas para audiencia con el director.
 Sección de Recursos Humanos
 Orientación sobre problemas laborales y casos de expedientes administrativos
 Información sobre convocatorias
 Agilización de pago de docentes
 Atención a casos jurídicos.
 Reclutamiento y Selección de Personal
Servicios que brinda:
 Constancia salarial para docentes del renglón 021 y 031
 Información sobre requisitos de convocatorias 021 - 011 - 031
 Junta Calificadora de Personal
Brindan los siguientes servicios:
 Extensión de hoja de tiempo de servicio de la Junta Calificadora de Personal y
Catalogación
 Actualización de datos del personal con cédula docente
 Trámite para primera cédula docente y reposición
 Información de ascensos
 Jurado Auxiliar Departamental de Oposición
 Información sobre bancos de elegibles
 Resolución de inconformidades, interesados presentar Documento de Identificación

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Personal -DPI-.
 Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa
 Orientación sobre Consejos Educativos
 Sección de Administración de Programas de Apoyo
 Información sobre Programa de Becas de Alimentación, Becas Bolsas de Estudio,
Becas de Educación por Discapacidad
 Recepción de facturas de energía eléctrica y telefonía
 Recepción de cuadros de Rendimiento Académico de alumnos beneficiarios de Bolsa
de Estudio
 Monitoreo o seguimiento a becados de todos los programas (Trabajo de campo)
 Departamento Técnico Pedagógico
Tiene a su cargo las siguientes funciones:
 Coordina con las instituciones gubernamentales y no gubernamentales todo lo relativo
a programas y proyectos que tengan que ver con la calidad de la educación.
 Autorización de giras educativas fuera del Departamento. (Requisitos: Plan de la gira,
listado de participantes, docentes y padres de familia, permisos, itinerario, tarjeta de
circulación del bus, póliza de seguros, licencia de conducir del chofer).
 Sección de Entrega Educativa
Se encarga de planificar, coordinar, dirigir y supervisar actividades relacionadas con la entrega
educativa en sus diferentes niveles, ciclos y modalidades en los establecimientos educativos a
través de sus diferentes unidades.
 Dirección General de Educación Física -DIGEF-
Orientadora Metodológica de Educación Física: Orienta, dirige, apoya, capacita y supervisa, a

23
los todos Maestros de Educación Física en relación con el área curricular.
Coordinador Técnico de Educación Física: Coordina todos los eventos extraescolares,
supervisa a los equipos que participan en las diferentes disciplinas en los diferentes torneos
que se realizan a nivel nacional, departamental y municipal. Apoya a los establecimientos
educativos en relación con Juegos Deportivos Escolares.
 Proyectos Educativos Institucionales
 Orienta y aporta seguimiento a establecimientos sobre Programas Educativos
Institucionales
 Orientación sobre programas institucionales como: Equidad y Género, Programa
Nacional de Lectura Leamos Juntos, Maternidad y Paternidad Responsable.
 Formación Docente
 Atención a solicitudes de establecimientos oficiales y privados de todas las áreas,
Organizaciones no Gubernamentales sobre planificaciones y planificación del
Currículo Nacional Base -CNB-, Metodología de Trabajo en Equipo.
 Implementación del Programa de Mejora de Calidad Educativa -MECE-.
 Educación Escolar
 Asesoría y monitoreo sobre aplicación del Currículo Nacional Base en todos los niveles
y sectores, también en Educación Especial.
 Orientación y enlace del evento Olimpiadas de la Ciencia a nivel Departamental.
 Enlace de la Dirección Departamental de Educación con la Universidad de San Carlos
de Guatemala, Coordinación de Diplomados para actualización de docentes.
 Educación Bilingüe Intercultural
 Entrega de recursos didácticos

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 Atención a solicitudes de diplomados de Idiomas Mayas de la región en coordinación
y aval de la Academia de Lenguas Mayas
 Información sobre Evaluación Lingüística en coordinación con la Academia de
Lenguas Mayas
 Orientación a docentes sobre el proceso metodológico de Educación Bilingüe
 Seminario
 Orientación a docentes y estudiantes sobre la elaboración y presentación de Seminario
realizado por los graduandos de diversificado.
 Atender solicitudes de capacitación a estudiantes de Magisterio sobre Planificación
según el Currículo Nacional Base.
 Educación Extraescolar
 Solicitudes de Códigos de Academia
 Aperturas de Academias de cursos libres
 Orientaciones a Grupos Municipales para el Programa de Centros Municipales de
Capacitación y Formación Humana -CEMUCAF-
 Orientaciones para atender a grupos de Personas con Primaria Acelerada y Programa
de Educación de Adultos por Correspondencia -PEAC-
 Sección de Aseguramiento De La Calidad
 Orientación sobre la creación y ampliación de servicios educativos en los diferentes
sectores (oficial, privado y cooperativa), actualización de información de los centros
educativos con relación a las cuotas educativas
 Dirección técnico administrativa y dirección geográfica.
 Tramita la creación de códigos de establecimientos para la legalización de su

25
funcionamiento.
 Inducción a los representantes de los diferentes sectores de las comunidades educativas,
respecto a la elaboración del Proyecto Educativo Institucional – PEI-
 Equiparación de estudios por cambio de estructura curricular, realizados dentro del
Sistema Educativo Guatemalteco y por estudios realizados en el extranjero.
 Divulgación de información respecto a nuevas leyes educativas relacionadas con el
sistema de evaluación de los aprendizajes, pensum de estudios, entre otros.
 Investigación y Evaluación Pedagógica
 Se proporciona información relacionada a las evaluaciones diagnósticas de docentes y
estudiantes graduandos en las fechas que determina el Ministerio de Educación,
información de resultados del presente y de años anteriores.
 Coordinar con los establecimientos educativos, asignados como sedes, la preparación
de la logística institucional, para la realización de las pruebas.
 Acreditamiento Y Certificación
 Extiende certificaciones de registros de títulos a partir del año 2000 al presente año.
 Recepción y revisión de expedientes académicos de graduandos a nivel departamental
de fin de ciclo y recuperaciones
 Revisión de expedientes a nivel departamental de reimpresiones.
 Recepción de expedientes de graduandos de años anteriores y reimpresiones.
 Impresión de títulos y diplomas de graduandos de fin de ciclo, recuperaciones y
reimpresiones.
 Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar
 Servicios de asistencia técnica a docentes del departamento.

26
 Servicio de asistencia pedagógica y administrativa.
 Atención a denuncias de establecimientos educativos todas las áreas, ciclos y niveles.
 Asesoría para el cumplimiento de la docencia.
 Acompañamiento pedagógico a docentes con problemas de metodología educativa.
 Confrontación a personal administrativo y ciclo básico y diversificado.
 Capacitación técnica pedagógica.
 Franja de Supervisión: Ubicados en cada Distrito Escolar
 Todo lo relacionado a movimiento de personal
 Movimiento administrativo / Apoyo técnico-administrativo
 Capacitaciones y actualizaciones para docentes
 Orientación técnica
 Atención a denuncias de su distrito
 Confrontaciones.
 Reducción de Riesgos
La Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez cuenta con un comité que tiene a
su cargo la coordinación para la reducción de riesgos.
1.7.4. Áreas y municipios de jurisdicción y número de estudiantes que se atienden en la
Dirección Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez
La Dirección Departamental de Educación del departamento de Suchitepéquez, es una
dirección de tipo B o mediana, debido al porcentaje de atención del sistema educativo nacional,
atiende una población estudiantil de 149,989.

27
Entre las áreas se tienen:
 Urbano
Es la población que se ubica en la cabecera departamental del Departamento de
Suchitepéquez, que tiene diversidad de actividades económicas propias del
departamento.
 Rural
Es la población o comunidad rural que conforman los municipios, aldeas caseríos del
departamento de Suchitepéquez que se dedican principalmente a actividades
económicas propias del medio rural.
1.7.5. Municipios que cubre la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango,
Suchitepéquez
Chicacao, Cuyotenango, Mazatenango, Patulul, Pueblo Nuevo, Río Bravo, Samayac, San
Antonio Suchitepéquez, San Bernardino, San Francisco Zapotitlán, San Gabriel, San José el
Ídolo, San José la Máquina, San Juan Bautista, San Lorenzo, San Lorenzo, San Miguel Panam,
San Pablo Jocopilas, Santa Bárbara, Santo Domingo, Suchitepéquez, Santo Tomás la Unión y
Zunilito.
Tabla No. 2
Estudiantes que atienden por Municipio la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez, comprendido del 1 de enero al 30 de junio de
2018
Municipio No. Estudiantes
Chicacao 15,510
28
Cuyotenango 6,907
Mazatenango 30,017
Patulul 10,429
Pueblo Nuevo 2,756
Rio Bravo 6,324
Samayac 5,345
San Antonio Suchitepéquez 15,764
San Bernardino 4,220
San Francisco Zapotitlán 5,345
San Gabriel 1,864
San José El Ídolo 2,582
San José La Maquina 5,841
San Juan Bautista 1,858
San Lorenzo 3,220
San Miguel Panam 2,517
San Pablo Jocopilas 5,676
Santa Bárbara 6,039
Santo Domingo Suchitepéquez 10,770
Santo Tomas La Unión 4,491
Zunilito 2,514
Total 149,989
Fuente: Dirección General de Coordinación de Direcciones Departamentales de Educación -
DIGECOR-
29
La Cantidad total de estudiantes atendidos en los municipios del departamento de Suchitepéquez
asciende a 149,989, considerándose los municipios con mayor población estudiantil Mazatenango
con 30,017, Chicacao con 15,510, San Antonio La Cantidad total de estudiantes atendidos en los
municipios del departamento de Suchitepéquez asciende a 149,989, considerándose los municipios
con mayor población estudiantil Mazatenango con 30,017, Chicacao con 15,510, San Antonio
Suchitepéquez con 15,764 y Santo Domingo Suchitepéquez con 10,770 estudiantes.
1.8. PRESUPUESTO
La Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez cuenta para el ciclo
2018 con un presupuesto inicial de Q. 453,048,637.00, el cual ha sufrido modificaciones por un
total de Q. 14,166,101.12, quedando en vigencia un monto que asciende a la cantidad de Q.
467,214,738.12. Del presupuesto vigente se ha ejecutado el 49.79% que equivale a Q.
232,376,629.11. Este resultado se ha obtenido debido a que la DIDEDUC ha comprometido del
total de su presupuesto Q. 258,762,451.75, Devengado Q. 232,376,629.11, pagado
Q232,088,629.11 y pendiente de pagar Q. 288,000.00. El presupuesto ha sido utilizado para los
diferentes programas con los que cuenta la DIDEDUC. Entre estos se pueden mencionar los
siguientes: Servicios Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Propiedad,
Planta, Equipo e Intangibles y Transferencias Corrientes. Y entre estos los denominados
“programas estrellas” que apoyan a los estudiantes de todo el departamento ofreciéndoles becas,
alimentación, útiles escolares y valijas a los catedráticos.
Cabe mencionar que el Presupuesto que fue autorizado para este año es el mismo monto que en el
año 2017, lo que genera que haya un desbalance en la ejecución. Se puede poner de ejemplo el
30
Programa de Alimentación en el cual para el año 2017 se brindaba Q1.00 por cada alumno inscrito
y para el año 2018 se deben brindar Q3.00.
1.9. ASPECTOS FINANCIEROS Y DE GESTIÓN
La Dirección Departamental se ocupa del desarrollo académico y humano de los niños del
departamento, ofreciéndoles programas de apoyo.
Dentro de estos programas esta la alimentación escolar, que se rige por el Decreto 16-2017 “Ley
de Alimentación Escolar” en el artículo no. 43 establece que para el 2018 debe asignarse un rubro
especifico concerniente en un mínimo de Q.3.00 por estudiante inscrito. Programa de útiles
escolares, esta va encaminada a proveer a los estudiantes de nivel pre-primario y primario en las
áreas urbanas y rurales fondos para adquisición de útiles escolares, del cual reciben una única cuota
de Q. 50.00 área urbana y Q.55.00 área rural. Programa de Valija Didáctica, se otorga a cada
docente un monto de Q. 220.00 al año para material didáctico a utilizar.
Actividades Centrales esto incluye gastos como Dirección Superior, Servicios de Informática y
Telecomunicaciones, Servicios de Administración General, Planta Central, Administración del
Recurso Humano por un monto de Q. 10,221,752.00.
Actividades comunes a los programas de preprimaria y primaria, esto incluye gastos por docencia
en educación estética y artística, reclutamiento personal docente, docencia en educación especial,
dirección y coordinación de educación bilingüe por un monto de Q. 6,131,143.00.
Los programas de preprimaria y primaria, básico y diversificado, esto incluye todo lo concerniente
a la supervisión educativa por un monto de Q. 6, 421,186.00.

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Educación escolar preprimaria, dirección, docencia, administración, financiamiento de útiles
escolares, provisión de textos escolares por un monto de Q. 67, 231,205.12.
Educación escolar primaria, esto incluye dirección coordinación y subvenciones, evaluación
educativa, administración y docencia rural, financiamiento de alimentación escolar, por un monto
de Q. 270, 699,231.00.
Educación escolar básica y diversificada, Educación física recreación y deporte, apoyo a la
educación, prevención del sida y la drogadicción, administración y docencia, telesecundaria Q. 57,
365,553.00.
Educación extraescolar esto incluye, Dirección y coordinación, núcleos familiares educativos para
el desarrollo, programa educación para adultos por correspondencia, formación de docentes
extraescolar Q. 2, 033,536.00.
1.10. LEYES, REGLAMENTOS NORMATIVOS Y OTROS APLICABLES
El presente manual enmarca los siguientes Acuerdos autorizados por el Ministerio de Educación
de Guatemala.
 Decreto Legislativo 12-91, del 12 de enero de 1991, Ley de Educación Nacional.
 Acuerdo Gubernativo Número 165-96, de fecha 21 de mayo de 1996; en el cual se
acuerda la creación de las Direcciones Departamentales de Educación.
 Acuerdo Gubernativo 225-2008, de fecha 12 de septiembre de 2008, Reglamento Orgánico
Interno del Ministerio de Educación,
 Acuerdo Ministerial No. 1291-2008, Normas de Organización Interna de las Direcciones
Departamentales de Educación
32
 Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, de fecha 11 de noviembre de 2010, Reglamento
Interno de las Direcciones Departamentales de Educación.

CAPÍTULO II
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE MAZATENGO, SUCHITEPÉQUEZ
2.1. ÁREA ADMINISTRATIVA
El área es integrada por la estructura y funciones administrativas de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango,
Suchitepéquez, teniendo como base la información administrativa obtenida.
2.1.1. Compras
También identificado como Unidad de Adquisiciones, es la unidad responsable de programar y ejecutar compras y/o contrataciones de
la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez, regido bajo la Ley de Contrataciones del Estado según el Decreto No. 9-
2015, así como el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Según el Acuerdo Gubernativo No. 122-2016.
2.1.1.1. Estructura Organizacional del Área de Compras
En conjunto con la Coordinación Administrativa y Jefatura Administrativa Financiera, el área de compras realiza el proceso de análisis,
evaluación y consolidación de solicitud de compra presentadas por las diferentes áreas administrativas, tiene la facultad de adquirir
compromisos de compra con proveedores registrados con cargo al presupuesto de funcionamiento de la Dirección Departamental, así
como los diferentes programas asignados bajo su responsabilidad.
La persona encargada del área de adquisiciones verifica que el proceso de compra de bienes y servicios se cumpla, según el Reglamento,
Normas y Procedimiento para la Adquisición de Suministros, Bienes y Servicios, de acuerdo con lo autorizado por la Dirección
Departamental de Educación de Suchitepéquez bajo la Resolución No. DDES/SA 005-2016/ASCR y otras leyes aplicables.
2.1.1.2. Modalidades de Compra
La Ley de Contrataciones del Estado establece diferentes modalidades para realizar compras, el Ministerio de Educación entre los
aspectos legales que se fundamenta son el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley de Contrataciones
del Estado” y sus reformas, Resolución número 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas “Normas para el uso del Sistema de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS”, respecto a las Modalidades Específicas donde se proponen mejoras a
las adquisiciones efectuadas por el departamento asignado, podrán realizarse de acuerdo con cualquiera de las siguientes modalidades,
compra directa y de baja cuantía o combinaciones entre ellas, conforme su naturaleza y objeto lo hicieren conveniente
En la evaluación de control interno realizada, se determinó que la encargada del área de compras gestiona, autoriza, programa y efectúa
las adquisiciones de las compras de forma directa y de baja cuantía, no comprando con otro tipo de modalidad.
2.1.1.3. Compra Directa
La modalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de una oferta electrónica en
el sistema GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización, cuando la adquisición sea por montos
mayores a veinticinco mil quetzales (Q.25,000.00) y que no supere los noventa mil quetzales (Q.90,000.00). Resolución número 11-
2010 del Ministerio de Finanzas Públicas “Normas para el uso del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS”.
29
2.1.1.4. Compras de Baja Cuantía
La forma de adquisición de baja cuantía se refiere a la compra directa de bienes, suministros, obra y servicios, exceptuando el
requerimiento de los procesos competitivos de las demás modalidades considerando se podrá realizar la compra de baja cuantía cuando
la adquisición sea por un monto de hasta Q 25,000.00. Resolución número 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas “Normas para
el uso del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS”.
Los procedimientos que deben seguirse es contactar a los posibles oferentes o proveedores vía telefónica, correo electrónico o fax, con
base al listado de proveedores registrados en GUATECOMPRAS o conforme a la base de datos de oferentes calificados de la Unidad
Ejecutora responsable, quedando bajo su responsabilidad y a discreción, la cantidad de ofertas a solicitar, según la naturaleza de la
adquisición.
Revisa que las ofertas enviadas por los oferentes cumplan con las especificaciones técnicas establecidas y requisitos generales siguientes:
 Debe contar con un encabezado que identifique plenamente a la organización/institución oferente, en el que se incluya: Nombre
del oferente -Razón Social-, Teléfono, Dirección, Régimen Tributario y NIT.
 Debe indicar el nombre, número telefónico y correo electrónico del vendedor o contacto.
 Debe ser presentada en hoja membretada de la entidad.
 Descripción exacta del producto ofertado (modelo, color, marca, descrito en el bien físico) y que coincidan con las
especificaciones técnicas requeridas.
 Indicar precio unitario y total, expresado en quetzales, tanto en números como en letras, en caso de discrepancia predominará lo
escrito en letras.
 En las ofertas debe incluirse fecha de entrega del producto o servicio y tiempo de garantía -cuando aplique-
Toda compra bajo cuantía debe publicarse en el portal de GUATECOMPRAS. Recibido el bien, servicio o suministro, se debe publicar
la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampare la negociación realizada. La normativa no establece
un plazo fijo para la publicación en el portal de GUATECOMPRAS, pero si indica que deberán publicarse una vez recibido el bien,
servicio o suministro, por lo que se concluye que la fecha de ser la misma en que fue
emitido el Certificado de Conformidad y Autorización de Pago o la Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario.
2.1.2. Inventarios
La Unidad de Inventarios, como parte integral de la Sección Financiera del Departamento Administrativo Financiero, tiene el propósito
de planificar, organizar, dirigir y controlar el Inventario de Bienes Muebles, por medio de conocimiento y procedimientos contables
legales, a través del uso de tecnología que permita asegurar y resguardar los bienes valores de la Dirección Departamental de Educación
Suchitepéquez.
La Unidad de Inventarios está a cargo del Coordinador(a) de Inventarios y del Asistente de Inventarios, entre las funciones que realizan
los diferentes puestos están:
2.1.2.1. Coordinador de Inventarios
 Realizar Adiciones a los libros de inventarios de bienes adquiridos.
 Ingresar y registrar información relacionada con los activos fijos al sistema SICOIN-WEB.
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 Asignar códigos a los bienes inventariables.
 Llevar el control por medio de tarjetas de responsabilidad al igual que el control sobre ellas.
2.1.2.2. Asistente de Inventarios
 Suscribir y certificar actas relacionadas con los bienes de inventario.
 Orientar y capacitar a directores de establecimientos educativos sobre la administración de inventarios.
 Integrar informes anuales de activos fijos de la dirección a la planta central del MINEDUC.
Para las diferentes actividades que se desarrollan para el alza de bienes muebles INV-INS-01, asignación de bienes muebles INV-INS-
02, baja de bienes muebles INV-INS-03, administración de inventario INV-INS-04, se rigen bajo los documentos siguientes, Acuerdo
Gubernativo número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”, que contiene el
reglamento para inventarios de los bienes muebles de la administración pública, la Circular número 3-57 “Instrucciones sobre Inventarios
de Oficinas Públicas” contiene el tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas de bienes muebles.
El manual de Inventario Activos Fijos de SICOIN WEB, aprobado bajo Resolución número DCE-01-2015 y el manual de Registro de
Donaciones aprobado por Acuerdo Ministerial 523-2014 ambos aprobados por el Ministerio de Finanzas Públicas.
2.1.2.3. Alza de bienes muebles
Desarrolla el procedimiento que debe seguir la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez, para el registro de alzas de
bienes muebles en inventario, en cada una de las modalidades existentes: Por compra, Por Donación, Por Traslado entre dependencias,
Por reposición y Por traslado a Centros Educativos Públicos por parte de otras Entidades.
 Por Compra de Activos Fijos
Se remite el expediente de la compra al Coordinador de Inventario para la recepción de bienes que incluye los formularios
siguientes:
 ADQ-FOR-01 “Requerimiento”
 ADQ-FOR-03 “Orden de Pedido”
Si la Unidad solicitante ha indicado en el formulario ADQ-FOR-01 “Requerimiento”, se notificará al Representante esté presente
durante la recepción del bien, en este proceso el proveedor presenta la Factura (Original) que describe de forma específica
modelo, marca, seria, color y dimensiones del bien, esto para la correcta identificación de los activos.
Si existen inconsistencias con el bien, se notifica a la Unidad Solicitante su visto bueno, si no hay autorización de recepción de bienes
que no llenan las especificaciones, se rechazan y por medio del formulario ALM-FOR-01 “Boleta
de Solicitud de Cambio/Corrección de Documentación o Activo No Conforme” se notifica el rechazo del bien.
Si el proceso fue admitido, se elabora la forma oficial 1H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” firma y sella y
adjunta al expediente de compra. Se crea la unidad administrativa correspondiente en el Módulo de Inventario del Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN WEB-, al igual que se registra en el Libro de Inventario INV-FOR-02 “Libro de Inventario de
Activos Fijos”.
 Por Donación de Activos Fijos
En caso de donaciones, se recibe el expediente de donación con los siguientes documentos:

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 Convenio de Donación
 Resolución o Acuerdo Ministerial de Donación
 Oficio de la Dirección de Crédito Publico del Ministerio de Finanzas Publicas
 Numero de gestión de donación
Se prosigue con los formularios anteriormente descritos en el caso “Por Compra de Activos Fijos” y el proceso de creación de
unidad administradora.
2.1.2.4. Asignación de bienes muebles
La Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez, para el registro, custodia y entrega de bienes muebles en inventario sigue
las modalidades Por Asignación de bienes por compra o incorporación, Por Toma de Posesión, Entre Usuarios por cambio de
responsables y Entrega de Puesto.
 Asignación de bienes por compra o incorporación
Se recibe formulario INV-FOR-03 “Control de Descargo y Cargo del Resguardo de Bienes Muebles”, registra la asignación del
bien de conformidad con los establecido en el “Manual de Inventarios de Activos Fijos, SICOIN WEB. Se entrega copia de
resguardo al funcionario o empleado público.
 Toma de Posesión
Se libera el Resguardo de Bienes a la persona que estaba a cargo, para poder asignar nuevamente a la persona que será responsable
del mismo, para este proceso de cambio de responsables se recibe el formulario INV-FOR-03 y se entrega copia.
2.1.2.5. Baja de bienes muebles
Las actividades que debe seguir La Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez para la baja de bienes muebles de
inventario se hace por medio de 3 tipos de certificación dependiendo el caso desarrollado.
 Certificación de asiento en Inventario
 Certificación o constancia de la fase en que se encuentren los juicios o procesos
 Certificación de actas
2.1.2.6. Por destrucción o incineración
Cuando en una oficina o Centro Educativo Público, se encuentren bienes de madera, tela, papel, vidrio, cuero, plástico o caucho, (bienes
no ferrosos), que por el uso al que han sido sometidos y el deterioro que han sufrido ya no se encuentren utilizables, se debe solicitar
autorización para destruirlos y rebajarlos del inventario.
Para no incurrir en ningún tipo de ilegalidad y no retardar la tramitación final del expediente, el criterio que se sigue con el material de
computación, es que sus componentes en su mayor porcentaje no son de metal, sino de otros bienes que son incinerables o destructibles,
circunstancias que deberán ser tomadas en cuenta para futuros trámites de baja, debiendo hacer la separación correspondiente y por
medio de sus procedimientos normales.

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2.1.3 Almacén
Es el área destinada a resguardar y controlar en gran cantidad todos aquellos, artículos, útiles y enseres, papelería y útiles que serán
utilizadas por las diferentes áreas en el desarrollo de sus funciones.
Es un lugar o espacio físico que sirve para depositar o guardar gran cantidad de artículos, útiles y enseres, papelería y útiles para su
posterior uso o distribución.
El Área de Almacén utiliza el Manual de Procedimientos denominado “Almacén
ALM-PRO-01”.
2.1.3.1 Instalaciones y Localización de Materiales y Suministros
Se observó el área física del almacén en dónde se resguardan los materiales, suministros, y se archivan las copias de los expedientes por
ingresos y despachos. Cuenta con suficiente luz natural, pues posee una ventana de un tamaño aceptable, protegida con barrotes hacia
el exterior. Adicional, cuenta con una puerta, la cual aseguran con candado.
En el lugar se encuentran estanterías donde se organiza productos de limpieza y oficina (desinfectantes, cepillos para inodoros, cera
liquida, resmas de papel bond); gabinetes con documentación (Carpetas rotuladas Formas 1-H, formularios autorizados por la
Contraloría General de Cuentas) y sobre el suelo se apilan cajas de papel.
2.1.3.2 Manejo y Control de Materiales y Suministros
El encargado informó que los materiales deben estibarse en las estanterías, y que algunas veces debe colocarlos sobre el suelo. Para el
control de materiales y suministros se elaboran Kardex y se archivan en el Almacén, se realizan inventarios cada dos meses, tomando
como base el reporte de existencias que el mismo elabora manualmente.
2.1.3.3. Ingreso de Materiales y Suministros
En la evaluación se confirmó que los productos que ingresan al Almacén corresponden a adquisiciones de la entidad y luego son
distribuidos al área que lo solicitó, el encargado debe movilizarse a un espacio externo de la entidad para recibirlos cuando existen
compras voluminosas de materiales y suministros.
Los expedientes contienen: Formulario ADQ-FOR-01 “Requerimiento” y
Formulario ADQ-FOR-03 “Orden de Pedido”.
La revisión de ingreso se efectúa contra orden de compra y descripción de los productos según factura, también se revisa su caducidad
y buen estado del material y suministro. Se elabora el formulario 1H “Constancia de Ingreso a
Almacén y a Inventario” se registra información en los campos requeridos y se lleva el ingreso al Kardex que corresponda.
2.1.3.4. Egreso de Materiales y Suministros
El despacho de los materiales y suministros realiza el procedimiento siguiente:

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El Encargado de Almacén recibe el Formulario para Despacho de Almacén (ALM-FOR-02), el cuál debe estar firmado por el solicitante,
Coordinador/Jefe de departamento, Encargado de Almacén y Director Financiero; después realiza la entrega de los productos en base a
lo solicitado.
2.1.4. Servicios generales
El Departamento se encarga de realizar los servicios que requiera la organización para la cual labora, realiza actividades como
comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de documentos, intendencia, vigilancia, mensajería y el suministro
de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte, entre otras. También ayuda en la
formulación del plan de distribución anual del presupuesto de gasto corriente para su aprobación, contribuyendo en la definición de
criterios y prioridades de asignación de El Departamento de Servicios Generales de la Dirección Departamental de Educación de
Suchitepéquez presta los servicios de: organización de actividades, iluminación, infraestructura, mantenimiento preventivo y correctivo
de las instalaciones; todo esto con el fin de crear un ambiente agradable tanto para los usuarios internos como externos. También llevan
el control del sistema de telefonía móvil de los supervisores de los distintos Departamentos.
El Encargado del Departamento, se ocupa de supervisar todas las labores que el personal realiza dentro de las instalaciones.
Se utiliza el Sistema de Gestión de Calidad, ISO 9001 en donde descargan los formatos requeridos para el cumplimiento de sus labores,
estos se llenan electrónicamente y mantienen un archivo de estos como constancia de las actividades realizadas.
2.1.4.1. Capacitaciones al personal
Se encarga de dar inducción al personal para la correcta realización de actividades y funciones dentro de la Dirección Departamental,
hasta la fecha han logrado cumplir con las mismas gracias a la experiencia obtenida durante los años de labor.
2.1.4.2. Apoyo a otros Departamentos
Se apoya a los demás departamentos en labores como: reparación de ventiladores, limpieza y en algunos casos cuando los departamentos
tienen sobrecargas laborales, el personal de Servicios Generales, se ocupa de brindarles apoyo para que estos puedan cumplir con labores
asignadas.
2.1.4.3. Mantenimiento Preventivo de Instalaciones
La programación de mantenimiento en las diferentes áreas de las instalaciones se realiza con periodicidad de un año; con base al Plan
Operativo Anual -POA- conformado por Compras, Inventarios, Recursos Humanos y áreas relacionadas.
De esta manera pueden cumplir con cada actividad de manera diaria para mantener las instalaciones en óptimas condiciones.
2.1.4.4. Control de Limpieza de Instalaciones
El objetivo es tener un control detallado de cada una de las actividades que realiza el personal del Departamento, cuenta con la firma de
la persona que realizo el servicio y adicional también la firma del encargado del área al momento de realizar la supervisión y cuentan
con un formato, el cual se descarga desde el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.
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2.1.4.5. Proceso de Solicitud de Vehículo
El Encargado del Departamento es quien asigna el vehículo al personal que lo requiera, estos son utilizados únicamente para el
cumplimiento de las distintas actividades de la Departamental de educación. Se debe realizar la solicitud de vehículo generando la
bitácora del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.
El Departamento cuenta con tres vehículos, sin embargo, para ejercer la labor de polito no se cuenta con personal específico.
Para la asignación de vales de combustible, el Encargado del Departamento ha preparado un archivo electrónico en Excel, en el cual
detalla un aproximado de los kilómetros que se van a recorrer tomando en cuenta tanto la ida como la vuelta, así como el costo que el
viaje tendrá.
Así mismo se determinó que, para el mantenimiento de los vehículos, el Encargado del Departamento realiza la solicitud de fondos para
cubrir dichos gastos al Departamento de Compras. Esto debido a que el Departamento no cuenta con fondos en efectivo que ellos puedan
manejar, sino realizan la solicitud de estos. Debido al tiempo limitado para la ejecución de estos gastos, en algunas ocasiones este
mantenimiento no puede realizarse, por lo que los fondos asignados tienen que ser devueltos.
2.1.4.6. Compra y Utilización de Útiles y Enseres
Realizan un presupuesto de compras anual, el cual se lleva a cabo en base a las necesidades de insumos que el Departamento utilizará
durante el período, el control de este se lleva manualmente según se vaya utilizando en las mejores de las instalaciones. Este reporte lo
actualiza el Encargado del Departamento comparándolo con los gastos realizados.
2.1.4.7. Resguardo de Solicitudes Atendidas
El personal resguarda los formularios emitidos para la solicitud de diferentes servicios, tales como: organización de eventos, asignación
de vehículos y telefonía móvil, entre otros, lo realizan por medio de folders. Dichos documentos, se envían al área financiera para su
resguardo correspondiente.
2.1.4.8. Asignación de Teléfonos Móviles
Se identificó que los teléfonos móviles son asignados exclusivamente para el personal administrativo, es decir, para los encargados de
cada departamento; en este caso el encargado del departamento es quien cuenta con servicio de telefonía móvil.
2.1.4.9. Traslado de bienes y equipos
El personal del Departamento de servicios generales también realiza traslados de bienes y equipo de una a otra localidad, para realizar
dicha actividad, se debe realizar la solicitud llenando el formulario SER-FOR-08 Préstamo de Herramientas y Equipo en el cual se
detalla el trabajo que se realizará. El Encargado mantiene un archivo de estas solicitudes.
2.1.5. Recursos Humanos
Es la sección encargada de realizar el reclutamiento del personal para la Dirección Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez y la
coordinación del pago de prestaciones.

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La principal atribución del Área de Recursos Humanos es ser mediador entre el personal que opta para las vacantes, de acuerdo al
manual de normas, procesos y procedimientos de clasificación presupuestaria del sector público de Guatemala, renglón 011 donde se
contrata al personal permanente, 022 personal por contrato, 031 por jornales y 029 por la contratación de personal por servicios y
profesionales técnicos. Además, coordina que las distintas áreas que conforman la entidad cuenten con el personal capacitado para la
ejecución de sus actividades.
El área de Recursos de divide en cuatro unidades las cuales son:
 Recursos Humanos
 Reclutamiento y selección del personal
 Selección magisterial
 Jurado oposicional
2.1.5.1. Función de Recursos Humanos
Su función es administrar la sección de recursos humanos, conforme a las normas legales establecidas y mediante la aplicación del
proceso administrativo (planeación, organización, dirección, integración y control) para un eficiente funcionamiento de la institución.
Coordinar con la dirección de recursos humanos -DIREH-, los procesos propios de recursos humanos (reclutamiento, selección,
capacitación, etc.), para el personal administrativo.
2.1.5.2. Reclutamiento y selección del personal
Su fin es planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de reclutamiento y selección de personal, orientadas a
fortalecer el proceso de contratación de personal de la institución en forma técnica y profesional, tomando como base los objetivos y
estrategias establecidas para el efecto.
Con base a los parámetros de selección de personal docente y administrativo, asesorar en el análisis de los expedientes que se conforman
para traslados presupuestarios, cambio de especialidad, corrección de códigos, corrección de ubicación geográfica de los
establecimientos del departamento.
2.1.5.3. Selección magisterial
Su función es realizar el análisis curricular del expediente de los precandidatos a ocupar puestos dentro de la dirección departamental, a
fin de garantizar la calidad en el proceso de análisis y la asignación idónea del recurso humano de acuerdo a los requisitos establecidos.
(Aplica para puestos administrativos y docentes).
El cual procede a la verificación de la nómina de aspirantes, que son los que están a la espera de una plaza vacante y que han reunido
los requisitos necesarios para su selección y de no haber nomina se procede a la valoración de candidatos a los cuales se les realiza una
serie de pruebas para posteriormente la realización de una entrevista, las cuales tienen como fin analizar sus cualidades, capacidades y
conocimientos en relación a la labor profesional a desarrollar.
Lleva a cabo investigaciones para determinar la autenticidad de los documentos presentados por los candidatos que optan a puestos,
cuando el caso lo amerite, proponer la reestructuración de instrumentos técnicos administrativos a utilizar en el proceso de selección de
personal.
El trámite se realiza por el personal de la departamental, quien lo envía directamente al ministerio de educación en la ciudad capital,
quien es el encargado de la selección final del personal.

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2.1.5.4. Jurado oposicional
Ejecuta el proceso de oposición con el fin de presentar los expedientes analizados para que se realice la elección de los docentes que
ocuparán las plazas vacantes, brinda asesoría técnica y administrativa en lo referente al trámite de los expedientes ingresados, tanto para
la resolución de casos, dudas como para el seguimiento respectivo, mantiene comunicación constante con jurados departamentales y el
jurado en planta central para estar informado de cambios, actualizaciones, y cualquier información que sea de su pertinencia.
2.1.6 Informática
Es el área responsable de atender todas las necesidades de computo que se presenten; por lo cual su propósito es dirigir el servicio de
apoyo informático para las instalaciones, mantenimiento y revisión del equipo de cómputo (Hardware y Software), a los usuarios de la
Dirección Departamental de Educación que contribuya para llevar a cabo de manera adecuada sus actividades laborales.
2.1.6.1. Funciones principales
 Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las labores de informática en la dirección departamental
 Ser el enlace de la Dirección Departamental de Educación con la Dirección Informática de la Planta Central del Ministerio de
Educación.
 Coordinar las actividades relacionadas con escaneo, procesamiento y verificación de las distintas boletas de los diferentes
procesos; así mismo es el encargado de la depuración de la base de datos de estadística que se generan en la Dirección
Departamental.
 Es el encargado de crear, modificar, almacenar, proteger, recuperar y trasmitir esa información, principalmente como una
herramienta que contribuya a mejorar el desarrollo de los procesos administrativos.
 Promover y orientar en el uso de los sistemas de consultas e información creados por la Dirección de informática de la planta
central.
 Coordinar y aplicar las políticas de red y uso de sistemas definido por la unidad de informática de la planta central.
 Coordinar y monitorear que los sistemas de computación y red de datos estén funcionando para todas las estaciones de trabajo
de la departamental
 Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto, o tareas de carácter eventual que no entorpezcan
el cumplimiento del propósito principal del puesto y para las cuales la persona posea la competencia y cumpla con los requisitos
legales.
Por ello podemos concluir que el área de informática es el encargado de dar soluciones a todas las necesidades de cómputo que se
presenten dentro de la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez y con ello es el encargado de elaborar propuestas para
sistematizar y acelerar los procesos administrativos, para así; respaldar toda la información de dicha departamental.
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2.1.7. Jurídico
La dirección de jurídico, es la responsable de encauzar la actividad de las dependencias del Ministerio dentro de los parámetros legales
para proporcionar la transparencia, probidad, eficiencia y ajustando sus funciones a la legislación vigente, revisando, opinando y
recomendando los aspectos legales para el conocimiento y la aprobación del Despacho Ministerial; también le corresponde la dirección
y procuración en los procesos administrativos y judiciales de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
de Suchitepéquez.
Prestar la asesoría legal a las consultas que se presenten, apoyar y cumplir las programaciones y políticas jurídicas y de trabajo
establecidas por la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez. Atender a los usuarios tanto internos como
externos, en la evacuación de consultas jurídicas. Por designación del director departamental, asistir a oficinas públicas o privadas para
gestionar o procurar cualquier asunto jurídico o de audiencia.
Elaborar y revisar instrumentos de carácter legal derivados de la aplicación de los diversos programas, políticas, proyectos
administrativos y de campo.
2.1.8. Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa sección de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa
Este El departamento es el encargado de planificar, dirigir, coordinar actividades relacionadas con la organización y participación de los
padres de familia en cada uno de los establecimientos educativos de su departamento. Así como colaborar en la dirección y coordinación
de la formulación del anteproyecto de presupuesto, la programación de la ejecución presupuestaria y con los responsables de cada
programa, la evaluación de la gestión presupuestaria de los programas de apoyo.
El Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa funge como la organización encargada de velar por los establecimientos
escolares a través de programas de apoyo para proporcionarles los recursos monetarios, los cuales son entregados a las organizaciones
de padres de familia –OPF-, para invertir en las escuelas según sean sus necesidades.
2.1.8.1. Sección de Organización Escolar
Esta sección planifica, organiza, dirige, coordina y supervisa actividades relacionadas con la organización de los padres de familia en
los establecimientos educativos. Se encarga de formular procedimientos para la planificación y coordinación de las actividades e
integración de las organizaciones de padres de familia. Planifica y organiza la elaboración de instrumentos técnicos que permitan la
orientación para la conformación de las organizaciones de padres de familia.
2.1.8.2. Sección de Administración Programa de Apoyo
Esta sección es la encargada de planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar actividades relacionadas con la administración de
los programas de apoyo a los establecimientos educativos y en sus principales funciones se encuentra:
 Formular procedimientos para la planificación y coordinación de las actividades de cada uno de los programas de apoyo.
 Promover la identificación y análisis de las nuevas propuestas pedagógicas y metodológicas para el mejoramiento del proceso
de enseñanza-aprendizaje en las modalidades de entrega escolarizada y extraescolar.
 Velar por la integración de esfuerzos de otros organismos para la consecución de la calidad educativa.
 Asegurar que el personal a su cargo cuente con el equipo y sistemas necesarios, y que se mantenga en óptimas condiciones.
Analizar, evaluar y presentar informes de resultados sobre el trabajo de las distintas unidades que conforman el departamento.
2.1.8.3 Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar
Esta sección es la encarga de cumplir con las funciones de planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la implementación del
currículo nacional base y las actividades técnico-pedagógicas del departamento asignado. Investigar y proponer modelos pedagógicos
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de mejoramiento de la calidad con base a las características y necesidades de su ámbito de acción. Asegurarse que el personal a su cargo
cuente con el equipo y sistemas necesarios, y que se mantenga en óptimas condiciones. Informar al personal a su cargo de las
disposiciones emitidas por las autoridades ministeriales.
2.2. ÁREA FINANCIERA
El área es integrada por la estructura y funciones financieras de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango,
Suchitepéquez, teniendo como base la información financiera obtenida.
2.2.1. Análisis documental (Contabilidad)
Es el área encargada de realizar procedimientos de análisis contable, administrativo y financieros, necesarios para dirigir y gestionar
con exactitud y seguridad las operaciones financieras y presupuestales con base a los principios de contabilidad generalmente aceptados
y leyes aplicables con el fin de garantizar el cumplimiento que estas establecen suministrando información relevante a la Dirección
Departamental de Educación del departamento de Suchitepéquez, como a la Dirección de Administración Financiera – DAFI – con el
objetivo de cumplir el alcance del plan de Gobierno.
2.2.1.1. Funciones Principales
El área de Análisis Documental, cuenta con un encargado y una asistente, ambos son graduados a nivel de Licenciatura de Contador
Público y Auditor, quienes ejercen sus funciones con base a lo indicado por la Dirección Central del Ministerio de Educación. Entre sus
funciones están:
 Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas a su unidad.
 Asesorar en materia contable a las autoridades y personal de la dirección departamental.
 Colaborar y asesorar a la dirección departamental en la apertura y liquidación del presupuesto de la misma cuando le aplique.
2.2.1.2. Aspectos legales
La contabilidad gubernamental se llevará en forma tal que integre la contabilidad financiera y la contabilidad presupuestaria de manera
que se produzcan informes financieros que cumplan con los requisitos legales de medir la ejecución presupuestaria y a la vez se emitan
estados financieros que estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
A diferencia de los estados financieros de las empresas privadas, los estados financieros de las entidades gubernamentales, deben cumplir
con las disposiciones de tipo legal, fundamentalmente en la materia presupuestaria y los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados, se describen como las guías y normas uniformes mínimas de la contabilidad
financiera y sus informes. Estos principios deben ser observados para poder dar base a la comparación de entidades del gobierno. Los
principios de contabilidad generalmente aceptados son aplicables a los informes financieros anuales y cualquier estado financiero de
propósito general que sea presentado por separado.

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2.2.1.3. Sistema de Contabilidad Integrada Web -SICOIN WEB-
En el área de análisis documental la aplicación principal que se utiliza es el Sistema de contabilidad integrada SICOIN, la cual es
proporcionada por el Ministerio de Finanzas Públicas; el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental -SICOIN- es una
herramienta informática del Sistema Integrado de Administración -SIAF- cuya función es monitorear las ejecuciones presupuestarias en
cada una de las unidades ejecutoras para lograr su objetivo, el SICOIN registra ingresos y egresos de los programas y proyectos estatales,
construyendo la contabilidad del Estado y sus procesos de pago. Entre sus funciones también está el registrar las metas, indicadores de
desempeño e ingresos del Plan Operativo Anual de cada una de las instituciones.
2.2.1.4. Comprobante Único de Registro -CUR-
El Comprobante Único de Registro “CUR” es un documento contable el cual es generado por el sistema de contabilidad integrada para
brindar soporte de todas las operaciones contables que se realizan en la unidad ejecutora, adicional se pueden generar reportes del mismo
para validar todas las operaciones realizadas exceptuando las solicitudes de cheques las cuales se indican de forma verbal.
2.2.1.5. Archivo y Documentación
La documentación generada en el departamento de Análisis Documental (Contabilidad), se archiva en leitz los cuales son rotulados
indicando la operación o proyecto en el cual se trabajó posterior se colocan en estantes dentro de la oficina de archivo, también se
colocan otros documentos en cajas plásticas, estas se apilan dentro de la misma oficina ya que por acuerdos gubernamentales la
información debe de ser almacenada por un periodo de 20 años contando a partir de la fecha de elaboración de dichos documentos.
2.2.2. Presupuesto
Es el área encargada del control y manejo de los recursos presupuestarios de la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez
y tiene como objetivo principal planificar, dirigir, coordinar, y ejecutar las acciones educativas que permitan el máximo rendimiento
académico de los estudiantes. Para ello es necesario contar con un presupuesto que pueda cumplir con todos los objetivos especificados.
El presupuesto asignado para el ejercicio del año 2018 asciende a un monto de Q. 453,048,637.00 con el que se planea cubrir los gastos
de los diferentes programas administrativos y de apoyo a la población. A la fecha se han realizado modificaciones al monto inicial,
teniendo vigente un presupuesto de Q. 467, 214,738.12.
2.2.2.1. Aspectos financieros y de gestión
La Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez se preocupa por el desarrollo académico y humano de los
niños y adolescentes de los 21 municipios, ofreciéndoles Programas de apoyo como lo son:
2.2.2.1.1. Alimentación Escolar
Que tiene como base actual el Decreto del Congreso 16-2017 “Ley de Alimentación escolar” el cual tiene por objeto contribuir al
crecimiento y desarrollo de los niños y adolescentes en edad escolar, enfocándose en el aprendizaje, el rendimiento escolar y la formación
de hábitos alimenticios saludables de los estudiantes, por medio de acciones de educación alimentaria y nutricional y de la entrega de
raciones y productos que cubran las necesidades nutricionales de los estudiantes durante el período escolar. Según el artículo no. 43 se
indica que para el año 2018 deberá asignarse un rubro específico concerniente en un mínimo de tres Quetzales diarios (Q.3.00) por
beneficiario. A partir del año 2019 se deberá cumplir con asignar un rubro específico concerniente en un mínimo de cuatro Quetzales
diarios (Q.4.00) por beneficiario.

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Cuando se habla de beneficiarios se debe entender que son los estudiantes inscritos en los centros educativos durante el periodo. La
Dirección Departamental de Educación apoya con transferencias bancarias a 805 Organizaciones de Padres de Familia (OPF) y realiza
Compras Directas para 49 establecimientos (Compra Directa debido a que no cuentan con OPF).
2.2.2.1.2. Útiles Escolares
Es una Actividad encaminada a proveer a los estudiantes de los niveles pre-primario y primario, en las áreas urbana y rural de los fondos
necesarios para la adquisición de la bolsa de útiles básicos, de acuerdo a las especificaciones dictadas por la DICADE, (lápices, lapiceros,
cuadernos, borradores, sacapuntas, crayones, plastilina, hojas, goma, fólder), para el mejor desempeño de sus tareas. Para este programa
la Dirección Departamental apoya a los estudiantes con una única cuota al año que se divide para el área Urbana en Q50.00 y para el
área Rural Q55.00.
2.2.2.1.3. Valija Didáctica
Consiste en la dotación de recursos financieros a los Centros Educativos Oficiales para proveer la valija didáctica docente, la cual
consiste en la adquisición de material y de insumos destinados a facilitar el proceso de enseñanza aprendizaje en el aula (papel, lapiceros,
borradores, marcadores y cartulinas, entre otros), a razón de Q220 por docente. Este año se le acreditó a 487 Organizaciones de Padres
de Familia el monto respectivo para cada maestro.
2.2.2.1.4. Gratuidad
Es un apoyo económico para cubrir el pago de servicios básicos de establecimientos educativos oficiales (agua, energía eléctrica,
telefonía, enlaces dedicados e internet), suministros de oficina y didácticos, mantenimiento y remozamientos menores y otros gastos de
operación. La asignación de este Programa es de Q40 por alumno inscrito en el nivel de Preprimaria y Primaria y Q100 por alumno
inscrito en el nivel Medio.
2.2.2.1.5. Becas Estudiantiles
La Dirección Departamental de Educación continúa fortaleciendo los diferentes programas de becas para estudiantes del nivel Medio,
ciclo Básico y Diversificado. Entre las cuales se encuentran las siguientes:
 Becas por alimentación: Se brindan para el alojamiento y alimentación de estudiantes en internados oficiales como lo es el
Instituto Técnico Industrial "GEORG KERSCHENSTEINER" en el cual se brindan 146 becas y según el Acuerdo Gubernativo
23-2014 se deben dar Q650.00 por alumno beneficiado.
 Bolsas de Estudio: El programa de “Bolsas de Estudio” con cobertura nacional, está dirigido a estudiantes de escasos recursos
de nivel Medio en el sector público y por cooperativa. Según el Acuerdo Ministerial 474-2017, artículo 1 Monto de las Bolsas
de Estudio, se fija un monto de Q150.00 a partir del mes de febrero para cada alumno beneficiado a través de pago por
acreditamiento en cuenta monetaria o de ahorro a nombre del Padre, Madre o Encargado del becado. En la Dirección
Departamental se otorgan 853 becas las cuales al mes de junio 2018 llevan Q750.00 para cada beneficiado.
 Becas para estudiantes con incapacidad: Beneficia a estudiantes con discapacidad física, visual, auditiva, intelectual, por
trastornos generalizados del desarrollo, múltiple y otra discapacidad, que están inscritos en el sector oficial de los niveles de
41
Preprimaria, Primaria y Media, en áreas urbana y rural, en condiciones económicas con mayor vulnerabilidad, con el objeto de
proporcionar el acceso a los servicios de educación el cual es un pago único durante el año de Q 1,000.00 según el Acuerdo
Ministerial 2987-2011 de fecha 21 de octubre de 2011. Este año se reportaron 291 becas en todo el departamento.
De una forma general se pueden mencionar las actividades centrales que incluyen gastos como: Dirección Superior, Servicios de
Informática y Telecomunicaciones, Servicios de Administración General, Planta Central, Administración del Recurso Humano por un
monto de Q10, 221,752.00. del presupuesto vigente de la Dirección Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez.
Actividades comunes a los programas de preprimaria y primaria, esto incluye gastos por docencia en educación estética y artística,
reclutamiento personal docente, docencia en educación especial, dirección y coordinación de educación bilingüe por un monto de Q 6,
131,143.00.
Los programas de preprimaria y primaria, básico y diversificado, esto incluye todo lo concerniente a la supervisión educativa por un
monto de 6, 421,186.00.
Educación escolar preprimaria, dirección, docencia, administración, financiamiento de útiles escolares, provisión de textos escolares
por un monto de 67, 231,205.12.
Educación escolar primaria, esto incluye dirección coordinación y subvenciones, evaluación educativa, administración y docencia rural,
financiamiento de alimentación escolar, por un monto de 270, 699,231.00.
Educación escolar básica y diversificada, educación física recreación y deporte, apoyo a la educación, prevención del sida y la
drogadicción, administración y docencia, telesecundaria Q57, 365,553.00.
Educación extraescolar esto incluye, dirección y coordinación, núcleos familiares educativos para el desarrollo, programa educación
para adultos por correspondencia, formación de docentes extraescolar Q2, 033,536.00.
Tabla No. 3
Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez,
Presupuesto por Rubro, comprendido del 1 de enero al 30 de junio de 2018

42
Fuente: Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada
Del cuadro Presupuesto por Rubro, la segunda columna representa el presupuesto que fue asignado por rubro a la Dirección
Departamental el cual es por un monto de Q 453, 048,637.00. Debido a las variaciones que se realizaron en el presupuesto, tales como
adiciones y disminuciones, se llega al monto actual vigente para el periodo 2018 que es por la suma de Q 467,214,738.12, según la
tercera columna de la tabla tres. Un ejemplo es que redujo en las Actividades Centrales un tres por ciento del presupuesto que había sido
asignado, esto ocasionó que el presupuesto vigente en el rubro de Actividades Centrales disminuyera a Q 10,221,752.00.
2.2.2.2. Plan Operativo Anual -POA
El Plan Operativo Anual –POA-, es el instrumento que permite operar las políticas públicas y de gobierno; en función de fortalecer el
proceso de planificación, presupuestaria, seguimiento de la gestión pública por resultados, el cual es de observancia obligatoria para las
instituciones del Sector Público, en el mismo se definen los objetivos que desea cumplir y se detallan los pasos a realizar. Dicho
documento es elaborado por cada dependencia del Estado de Guatemala, siendo parte importante para la Ejecución Financiera del país,
dicha información deberá ser utilizada con respecto a lo que ha de plasmarse en la Planificación Anual de Compras -PAC-, a fin de
buscar el logro de las metas trazadas para cada período.

43
2.2.2.3 Contenido del Plan Operativo Anual
 Diseño de la portada: queda a criterio de la Institución, mientras cumpla con los elementos básicos: nombre del documento,
nombre de la institución y su ubicación, Fecha de Elaboración (mes y año) y puede incluir una fotografía de la Institución.
 La presentación: la redacta y suscribe el director de la entidad y se resalta la importancia de este para la gestión de la Institución.
 Certificación del punto de acta de aprobación del POA: es considerado requisito indispensable para respaldar la legitimidad de
este.
 Introducción: describe de forma breve el contexto de la planificación estratégica de la Institución, su orientación hacia resultados
y la secuencia lógica. Se debe incluir la finalidad del POA y la metodología utilizada, adicionar de forma breve en otro párrafo
el contenido del POA, y al final a quien va dirigido y la utilidad o aplicación de dicha herramienta.
 Base Legal: deben incluirse las leyes y los Artículos que competen a la Institución que la esté realizando.
 Resultados definidos para el periodo de Administración: priorizados de tres a cinco y en particular los que contribuyen al
resultado de País.
 Alcance y Limitaciones en la ejecución del POA del año anterior: análisis comparativo con el primer cuatrimestre del año
inmediato siguiente, para observar si se contribuyó a la disminución de la problemática local priorizada, de no haberse concluido
los proyectos, deberá de programarse y continuarse al igual que los nuevos proyectos.
 Limitaciones y Propuesta de Solución: la revisión del año anterior debe considerar si se aplicó la Matriz de disponibilidad
presupuestaria, si existieran reprogramaciones y la incidencia política u otros factores que afectaron el alcance de lo planificado.
 Matriz de Disponibilidad Financiera: necesariamente se debe analizar para conocer el presupuesto que tiene para inversiones en
nuevos proyectos.
 Matriz POA definida por la Secretaria de Planificación y Programación de la presidencia -SEGEPLAN- y el Ministerio de
Finanzas Públicas -MINIFIN-: contiene la visión, misión, resultado final, política de gobierno, resultado inmediato, metas entre
otros.
 Recursos necesarios: deben considerarse varios factores realistas para el cumplimiento del plan, como cantidad de recurso
humano y su valor en nóminas, la inversión en recursos tecnológicos. Es importante tomar en cuenta los grandes rubros desde la
planificación, para cotejar con la disponibilidad financiera.
 La Contraportada es recomendable que incluya: nombre del documento, municipio y departamento, breve descripción del alcance
y fotografía representativa de municipio.
2.2.2.4 Objetivo del Plan Operativo Anual
Uno de los objetivos del POA es cumplir con los principios de transparencia, calidad y racionalidad del gasto público, tomando en
cuenta las necesidades de la población y promoviendo desarrollo integral del ciudadano guatemalteco, además dicho documento facilita
la comprensión a cerca de los gastos, ya que se encuentran identificados por renglón.
Este departamento ejecuta los recursos financieros conforme a lo planificado en el POA, elaborado por el departamento de Planificación,
tomando como base la información recopilada de cada departamento, solicitado mediante Oficio por el área de Presupuesto.
44
2.2.2.5. Formulación
Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 21.- Presentación de anteproyectos. Para los fines que establece esta ley, y con
el objeto de integrar el presupuesto consolidado del sector público, los Organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y
autónomas, deberán presentar al Ministerio de Finanzas Públicas, en la forma y en el plazo que se fije en el reglamento, sus anteproyectos
de presupuesto, adjuntando sus respectivos planes operativos.
El Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 24. Fecha de presentación de los Anteproyectos
de Presupuesto. Los anteproyectos de presupuesto a que se refiere el Artículo 21 de la Ley, deben presentarse al Ministerio de Finanzas
Públicas, a más tardar el 15 de julio de cada año, en el entendido que si éste fuere inhábil, se presentará el día hábil inmediato posterior
a dicha fecha, y se estructurarán conforme a las categorías programáticas y clasificaciones señaladas en el Artículo 15 de este reglamento,
según los formatos e instructivos que proporcione la Dirección Técnica del Presupuesto, debiéndose acompañar el respectivo Plan
Operativo Anual elaborado conforme lineamientos que emita la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.
Los planes estratégicos y el operativo deberán ser enviados a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, por las
entidades e instituciones y demás entes que establece el Artículo 2 de la Ley, a más tardar el 30 de abril de cada año.
Derivado de la evaluación realizada, se verificó que en la formulación del Anteproyecto del Presupuesto se involucran el Director
Departamental, el Coordinador de Registro y Seguimiento Presupuestario, en conjunto con la Unidad de Planificación. Se determinó
que el proceso de aprobación del presupuesto cumple con lo dispuesto en la Ley mencionada.
2.2.2.6. Aprobación
Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 40. Presentación y aprobación del Presupuesto: Las entidades descentralizadas
presentarán su proyecto de presupuesto de ingresos y egresos al Organismo Ejecutivo, a través del Ministerio de Finanzas Públicas, El
Organismo Ejecutivo los aprobará antes del quince de diciembre de cada año y ordenará publicar en el diario oficial el acuerdo
gubernativo correspondiente. Si dichas entidades no presentaren su presupuesto en la fecha prevista, el Ministerio de Finanzas Públicas
los elaborará de oficio y los someterá a la consideración y aprobación del Organismo Ejecutivo. Las entidades autónomas remitirán
anualmente al Organismo Ejecutivo y al Congreso de la República sus presupuestos para su conocimiento e información.
2.2.2.7. Ejecución
Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 25 Ejecución del Presupuesto de Ingresos: La ejecución del presupuesto de
ingresos se regirá por las leyes y reglamentos que determinan su creación y administración, así como por las normas y procedimientos
establecidos por el órgano rector del sistema presupuestario.
La Administración Tributaria será responsable del registro de los ingresos tributarios en el Sistema de Contabilidad Gubernamental
Integrada -SICOIN- así como del cumplimiento de procesos legales y administrativos derivados del mismo y proporcionará la
información que requiera el Ministerio.
Se verificó que para la ejecución del Presupuesto, se realiza conforme a lo que establece el Acuerdo Ministerial número 2409-2010 del
Ministerio de Educación, Artículo 6 Literal I, Formulará el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de conformidad a políticas, normas
y lineamientos dictados por el Despacho Ministerial; asimismo, ejecutar y evaluar la ejecución de los recursos financieros asignados al
departamento verificando la correcta utilización de los mismo, de conformidad con la ley, políticas, normas y lineamientos dictados para
el efecto.
45
Según el artículo 38 de La Ley Orgánica del Presupuesto, Saldos de caja establece que cuando no se ejecuta el 100% del presupuesto se
debe devolver el saldo pendiente de ejecutar a tesorería nacional y además quedan propensos a reducción de presupuesto, por lo cual el
presupuesto se debería ejecutar en manera porcentual de tal forma que al mes número seis (6) se debería haber ejecutado el 50% y en
diciembre la totalidad para poder pedir una ampliación. Y en la Dirección Departamental De Educación De Suchitepéquez lleva
ejecutado el 49.74% a nivel Consolidado del Reporte por Grupo de Gasto, esto nos indica que se encuentra en condición optima en la
ejecución de los recursos que les fueron asignados por el Ministerio de Finanzas Publicas.
2.2.2.8. Análisis de Ejecución Presupuestaria Primer Semestre 2018
A continuación se presentan 2 tablas las cuales son analizadas individualmente:

46
Tabla No. 4
Reporte de Ejecución del Presupuesto por Gasto de la Dirección Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez.
De enero a junio 2018
-
Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental
Ejecución de Gastos - Reportes - Informacion Consolidada PAGINA : 1 DE 1
Ejecucion del Presupuesto (Grupos Dinamicos) FECHA : 05/09/2018
Expresado en Quetzales
HORA : 13:56.38
ENTIDAD = 11130008, UNIDAD_EJECUTORA = 310
REPORTE : R00804768
- ENTIDAD / UNIDAD EJECUTORA - GRUPO GASTO -
DEL MES ENERO AL MES DE JUNIO
EJERCICIO: 2,018
DESCRIPCION ASIGNADO MODIFICADO VIGENTE PRE COMPROMETIDO DEVENGADO PAGADO SALDO POR SALDO POR SALDO POR %
ANÁLISIS: COMPROMISO COMPROMETER DEVENGAR PAGAR EJ
11130008-0310 MINISTERIO DE EDUCACIÓN - DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SUCHITEPÉQUEZ

000 SERVICIOS PERSONALES 395,243,547.00 581,742.00 395,825,289.00 0.00 209,466,673.67 183,184,041.03 183,184,041.03 186,358,615.33 212,641,247.97 0.00
100 SERVICIOS NO PERSONALES 3,329,895.00 -460,708.00 2,869,187.00 0.00 999,995.99 907,285.99 907,285.99 1,869,191.01 1,961,901.01 0.00
200 MATERIALES Y SUMINISTROS 6,298,808.00 -4,954,018.88 1,344,789.12 22,392.35 384,557.27 384,557.27 384,557.27 960,231.85 960,231.85 0.00
300 PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO E 5,638,700.00 -314,789.00 5,323,911.00 0.00 312,511.62 312,511.62 312,511.62 5,011,399.38 5,011,399.38 0.00
INTANGIBLES
400 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 42,537,687.00 19,313,875.00 61,851,562.00 0.00 47,598,713.20 47,588,233.20 47,300,233.20 14,252,848.80 14,263,328.80 288,000.00
TOTAL 11130008-0310 MINISTERIO DE EDUCACIÓN - 453,048,637.00 14,166,101.12 467,214,738.12 22,392.35 258,762,451.75 232,376,629.11 232,088,629.11 208,452,286.37 234,838,109.01 288,000.00
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE
SUCHITEPÉQUEZ
47
Fuente: Reporte por Grupo de Gasto de Sicoin Web Ministerio de Educación -Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez-
48
Análisis:
La Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez cuenta para el ciclo
2018 con un presupuesto inicial de Q. 453,048,637.00, el cual ha sufrido modificaciones por un
total de Q. 14,166,101.12, quedando en vigencia un monto que asciende a la cantidad de Q.
467,214,738.12. Del presupuesto vigente se ha ejecutado el 49.79% que equivale a Q.
232,376,629.11. Este resultado se ha obtenido debido a que la DIDEDUC ha comprometido del
total de su presupuesto Q. 258,762,451.75, Devengado Q. 232,376,629.11, pagado
Q232,088,629.11 y pendiente de pagar Q. 288,000.00. Como se puede observar los programas han
tenido modificaciones que hacen que incremente o disminuya el monto asignado, esto con el fin
de lograr los objetivos planteados por la Dirección Departamental.

49
Tabla No. 5
Reporte de Ejecución del Presupuesto por Programa de la Dirección Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez
De enero a junio 2018
Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental

Ejecución de Gastos - Reportes - Informacion Consolidada
PAGINA : 1 DE 1
Ejecucion del Presupuesto (Grupos Dinamicos)
FECHA : 05/09/2018
Expresado en Quetzales
HORA : 13:59.57
ENTIDAD = 11130008, UNIDAD_EJECUTORA = 310
- ENTIDAD / UNIDAD EJECUTORA - PROGRAMA -
DEL MES ENERO AL MES DE JUNIO REPORTE : R00804768.rpt
EJERCICIO: 2,018
D ESC R IPC ION A SIGN A D O M OD IF IC A V IGEN T E PR E C OM PR OM ET I D EV EN GA D O PA GA D O SA LD O POR SA LD O POR SA LD O %

DO C OM PR OM IS DO C OM PR OM ET ER D EV EN GA R POR EJEC
O PA GA R
1113 0 0 0 8 - 0 3 10 M IN IST ER IO D E ED U C A C IÓN - D IR EC C IÓN D EPA R T A M EN T A L D E ED U C A C IÓN D E SU C HIT EPÉQU EZ
01 ACTIVIDADES CENTRALES 10,530,721.00 -308,969.00 10,221,752.00 22,392.35 5,470,516.53 4,847,651.89 4,847,651.89 4,751,235.47 5,374,100.11 0.00 47.42
03 ACTIVIDADES COM UNES A LOS 5,033,775.00 1,097,368.00 6,131,143.00 0.00 2,757,118.68 2,757,118.68 2,757,118.68 3,374,024.32 3,374,024.32 0.00 44.97
PROGRAM AS DE PREPRIM ARIA Y
PRIM ARIA (PRG. 11 Y 12)
05 ACTIVIDADES COM UNES A LOS 6,395,646.00 25,540.00 6,421,186.00 0.00 2,395,720.19 2,395,720.19 2,395,720.19 4,025,465.81 4,025,465.81 0.00 37.31
PROGRAM AS DE PREPRIM ARIA,
PRIM ARIA, BÁSICO Y DIVERSIFICADO
(PRG. 11, 12, 13 Y 14)
11 EDUCACIÓN ESCOLAR DE PREPRIM ARIA 66,674,444.00 556,761.12 67,231,205.12 0.00 36,043,116.76 33,207,501.74 33,207,501.74 31,188,088.36 34,023,703.38 0.00 49.39
12 EDUCACIÓN ESCOLAR DE PRIM ARIA 271,620,125.00 -920,894.00 270,699,231.00 0.00 139,105,951.20 130,285,919.87 130,285,919.87 131,593,279.80 140,413,311.13 0.00 48.13
50
DESCRIPCION ASIGNADO M ODIFICA V IGENTE PRE COM PROM ETI DEV ENGADO PAGADO SALDO POR SALDO POR SALDO %
DO COM PROM IS DO COM PROM ETER DEV ENGAR POR EJEC
O PAGAR
1113 0 0 0 8 -0 3 10 M INISTERIO DE EDUCACIÓN - DIRECCIÓN DEPARTAM ENTAL DE EDUCACIÓN DE SUCHITEPÉQUEZ
13 EDUCACIÓN ESCOLAR BÁSICA 36,057,616.00 0.00 36,057,616.00 0.00 24,874,625.72 16,295,784.52 16,118,784.52 11,182,990.28 19,761,831.48 177,000.00 45.19
14 EDUCACIÓN ESCOLAR DIVERSIFICADA 20,891,272.00 416,665.00 21,307,937.00 0.00 11,634,666.76 7,190,557.38 7,079,557.38 9,673,270.24 14,117,379.62 111,000.00 33.75
15 EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR 2,033,536.00 0.00 2,033,536.00 0.00 1,932,893.18 848,532.11 848,532.11 100,642.82 1,185,003.89 0.00 41.73
20 APOYO PARA EL CONSUMO ADECUADO 25,887,950.00 13,299,630.00 39,187,580.00 0.00 29,929,329.53 29,929,329.53 29,929,329.53 9,258,250.47 9,258,250.47 0.00 76.37
DE ALIMENTOS
22 COBERTURA EDUCATIVA ESCOLAR EN 118,000.00 0.00 118,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 118,000.00 118,000.00 0.00 0.00
PREPRIMARIA Y PRIMARIA
99 PARTIDAS NO ASIGNABLES A 7,805,552.00 0.00 7,805,552.00 0.00 4,618,513.20 4,618,513.20 4,618,513.20 3,187,038.80 3,187,038.80 0.00 59.17
PROGRAMAS
TOTA 1113 0 0 0 8 -0 3 10 M INISTERIO DE 4 53 ,0 4 8 ,6 3 7.0 0 14 ,16 6 ,10 1.12 4 6 7,2 14 ,73 8 .12 2 2 ,3 9 2 .3 5 2 58 ,76 2 ,4 51.75 2 3 2 ,3 76 ,6 2 9 .11 2 3 2 ,0 8 8 ,6 2 9 .11 2 0 8 ,4 52 ,2 8 6 .3 7 2 3 4 ,8 3 8 ,10 9 .0 1 2 8 8 ,0 0 0 .0 0 4 9 .74
L EDUCACIÓN - DIRECCIÓN
51
Fuente: Reporte por Programa de Sicoin Web Ministerio de Educación -Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez-
62
ANÁLISIS:
Se observa el detalle por Programa de la Dirección Departamental De Educación De
Suchitepéquez que tiene un porcentaje de lo ejecutado del presupuesto de enero a junio por cada
programa, sin embargo en el programa 22 ”Cobertura Educativa Escolar en Preprimaria Y
Primaria” se comprobó que lleva 0% de ejecución, lo cual nos indica que existe una baja ejecución
y se debe prestar el debido interés y determinar qué está sucediendo en este programa, al igual el
programa 20 “Apoyo para el consumo Adecuado de Alimentos” debido a que lleva un alto
porcentaje individual, siendo el mismo del 76.37%, lo cual indica una alta ejecución y un bajo
presupuesto que le queda para contrarrestar el año. Las diferentes modificaciones realizadas se han
efectuado debido al cambio de normativa para este año, ya que el presupuesto actual no tuvo
cambios para este año, lo que significa que es el mismo del año pasado. Lo que ha causado
desajustes dentro de la ejecución.

63
2.2.3. Tesorería
El en área se llevan a cabo las gestiones de emisión de cheques, vales, pagos de viáticos y
reembolsos de caja chica con cargo al Fondo Rotativo, por tanto, esta área se encarga de
salvaguardar todos los valores monetarios asignados a la Dirección Departamental de Educación
del Departamento de Suchitepéquez y cuyos funcionarios a cargo ejecutan pruebas de
control como por ejemplo las conciliaciones bancarias que se elaboran mensualmente para
justificar las variaciones entre los saldos de las cuentas bancarias y los saldos existentes en el fondo
rotativo.
Derivado de lo anterior es importante mencionar que, con base al Manual de Funciones,
Organización y Puestos, las actividades de dicha área se encuentran a cargo de la Coordinadora de
Operaciones de Caja con la colaboración de la Asistente de Operaciones de Caja.
Para realizar la evaluación del Control Interno en el área se utilizó como herramienta para recabar
información un cuestionario de control interno con preguntas abiertas y cerradas cuya ejecución
facilito la identificación de diversos aspectos que fundamentan las propuestas de mejora y también
se determinó que dicha área se encuentra comprendida por cuentas bancarias que se trabajan a
través de los fondos rotativos de la Dirección Departamental de Educación.

64
2.2.3.1. Cuentas Bancarias
El área de Tesorería dispone de dos cuentas Bancarias siendo estas las siguientes:
Cuenta No. 01-009-000843-7 a Nombre de Fondo Rotativo Interno de Suchitepéquez del Banco
Crédito Hipotecario Nacional en esta cuenta es donde se emiten cheques para realizar los diferentes
pagos no mayores de Q.10,000.00.
Cuenta No. 01-009-002483-1 a nombre Ingresos Privativos Operación Escuela DIDEDUC
Suchitepéquez Banco Crédito Hipotecario Nacional Autorizadas por el MINEDUC en esta cuenta
se recibe el pago de que realizan los diferentes establecimientos, en la misma se giran cheques
únicamente para depositar directamente al fondo común del Estado de Guatemala.
En el área realizan conciliaciones bancarias mensuales en ambas cuentas por parte de la Encargada
de Operaciones de Caja siendo éstas debidamente supervisadas por la Coordinadora
Administrativa Financiera, también se verificaron los cheques físicos validando que los bouchers
se encuentran firmados por el beneficiario del cheque, el resguardo de los mismos se encuentra en
un archivo metálico con llave.
2.2.3.2. Fondo Rotativo
Se determinó que existe el Fondo Rotativo de Gratuidad con un límite de Q.200,000.00 el
acreditamiento de reposición lo realiza el Ministerio de Educación, con el cual se pagan los
servicios básicos de las escuelas; energía eléctrica y telefonía, asignadas a la Dirección
65
También existe el Fondo Rotativo de Funcionamiento con un límite de Q60, 000.00 el
acreditamiento de reposición lo realiza el Ministerio de Educación, con el cual se pagan los
servicios básicos de la Dirección Departamental de Educación (la Administración).
Se determinó también que se cuenta con disponibilidad monetaria para realizar pagos y se verifico
que los Fondos Rotativos se demuestran como recibidos a través de la Forma 63-A2 “Recibo De
Ingresos Varios”
2.2.3.3. Ejecución de Gastos
La ejecución de gastos de la Dirección se lleva a cabo con la debida planificación, previo a realizar
el registro de la ejecución presupuestaria de egresos, después de haber en el sistema una serie de
procesos previos como la definición de los clasificadores, formulación y aprobación del
presupuesto de egresos, la programación de cuotas financieras de pago y otros procedimientos no
menos importantes en el sistema.
A tratarse de registros automáticos de gastos, al igual que en el caso de los ingresos, los datos que
se cargan al sistema son los necesarios para realizar un registro completo del gasto. Seguidamente,
se realizan los registros correspondientes, mismos que se ejecutan a través de los renglones
presupuestarios, los cuales deben estar previamente registrados y aprobados.
2.2.3.4. Pago de Viáticos
Se realizan pagos de viáticos a empleados encargados de realizar comisiones en nombre de la
Dirección Departamental de Educación siendo el límite de éstos la cantidad de Q. 420.00, los

66
comprobantes de los gastos se presentan a los 10 días hábiles al regreso de la comisión, los cuales
se documentan con los formularios: FIN-FOR-04, FIN-FOR-25 y FIN-FOR-05 cumpliendo así
con el Acuerdo Gubernativo 35-2017, “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos”.

CAPÍTULO III
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE
EDUCACION DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ
El control interno dentro de las unidades administrativas y financieras de la Dirección
Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez es vital para el cumplimiento de los
objetivos que anualmente deben alcanzar, por lo que se realizó un análisis dentro de los puntos
críticos encontrados durante la Evaluación de Control Interno que se realizó para asegurar que el
funcionamiento de este sea eficaz.
3.1. DEFICIENCIAS DETECTADAS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y
FINANCIERAS
En el desarrollo de la evaluación se detectaron hallazgos (oportunidades de mejora), las cuales se
describen a continuación:
3.1.1. Área Administrativa
3.1.1.1. Adquisiciones (Compras)
Hallazgo (Oportunidad de mejora) 1
Falta de espacio físico en la oficina asignada al área de adquisiciones.
Condición
67
Dentro de las instalaciones de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, el lugar
designado al área de adquisiciones es una sola oficina, compartida por cinco trabajadores de dicha
área, incluyendo el mobiliario y equipo asignado a la misma.
Criterio
Según el acuerdo gubernativo número 09-03 en su artículo 1 faculta a la contraloría General de
Cuentas a la emisión de Normas Generales de Control Interno, en la sección 1. Normas de
Aplicación General, inciso 1.5. Separación de Funciones, establece que: “Una adecuada separación
de funciones garantiza independencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro,
recepción, custodia de valores, bienes y el control de las operaciones.”
Causa
El limitado espacio con el que cuenta el área de adquisiciones propició que el desarrollo de las
funciones se vea comprometido y propenso a incorrecciones en los procesos.
Efecto
Existe un riesgo considerablemente alto en cuanto a extravío, robo, destrucción de comprobantes
de compra, cotizaciones o información confidencial.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, debe girar
instrucciones por escrito al encargado del área administrativa para la reubicación del área de
68
adquisiciones en un espacio físico dentro de las instalaciones que permita que los colaboradores
del área tengan un espacio cómodo para el desarrollo de los atributos asignados.
3.1.1.2. Inventarios
Registro desactualizado en las tarjetas de responsabilidad y resguardo inadecuado de la
información.
Condición
En la Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez dentro del Área de Inventarios, se
pudo comprobar que algunas de las tarjetas de responsabilidad no se encuentran archivadas de
conformidad con el manual de procedimientos autorizado, la información de las tarjetas mal
archivadas es visible por todo el personal que ingresa a la oficina y mediante una prueba al azar se
determinó que una tarjeta de responsabilidad no estaba actualizada ni firmada por la persona a
cargo de los bienes.

69
Criterio
Según el acuerdo gubernativo número 09-03 en su artículo 1 faculta a la contraloría General de
Cuentas a la emisión de Normas Generales de Control Interno, en la sección 1. Normas de
Aplicación General, Inciso 11 Archivos, establece que: “Es responsabilidad de la máxima
autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las
políticas administrativas para que, en todas las unidades administrativas de la organización, creen
y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil
localizar la información”.
“La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la
entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un
orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas”. Para
su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros
riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente
del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos”
Causa
La sobre carga laboral llevó al resguardo inadecuado de los activos fijos por parte del encargado
del área de inventarios; así como el registro desactualizado de las tarjetas de responsabilidad.
Efecto
Alta probabilidad de duplicar o perder la información registrada en las tarjetas de responsabilidad
y con ello proveer información errónea sobre los bienes con que cuenta cada área.
70
Recomendación
La Directora Departamental de Educación debe girar instrucciones por escrito al Encargado del
Área de Inventarios para mantener las tarjetas de responsabilidad actualizadas, firmadas y
archivadas como lo establece el Manual de Procedimientos del área de inventarios.
3.1.1.3. Almacén
Hallazgo (Oportunidad de Mejora) 3
Resguardo Inadecuado de los Suministros
Condición
En el Área de Almacén existen tres estanterías las cuales no son suficientes para resguardar los
suministros de los que se disponen, también se observaron artículos que no corresponden al área.
Criterio
En el Acuerdo Número 09-03, del Jefe la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de
Control Interno Norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos Establece “La máxima
autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones
y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
Los jefes, directores y demás ejecutivos de cada entidad, son los responsables de que existan
manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y

71
aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.” motivo por el cual,
el manual de Procedimiento ALM-PRO-01 en el Inciso C.2 Numeral 1 y 2, indica la forma de
resguardar, identificar, clasificar los materiales y suministros, además la forma de cómo llevar el
control de los suministros perecederos
Causa
Falta de espacio en el cual se encuentra ubicado el Área de Almacén.
Efecto
Clasificación incorrecta e indebida de los materiales y suministros. Probabilidad de que los
productos caduquen por rotación inadecuada.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación debe girar instrucciones por escrito al
encargado del Área de Almacén para reorganizar la ubicación de las estanterías y maximizar el
espacio del Área de almacén.

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3.1.1.4. Servicios Generales
Falta de mantenimiento de vehículos
Condición
Se determinó que los vehículos, que el Área de Servicios Generales tiene bajo su cuidado, no
cuentan con un mantenimiento adecuado.
Criterio
En el Acuerdo Número 09-03 del Jefe la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de
Control Interno Norma 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos Establece "Los entes
rectores y la máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover entes rectores y la
autoridad competente de cada ente público, deben establecer los procedimientos técnicos que les
permita controlar oportunamente el avance de la ejecución presupuestaria, física y financiera así
como el comportamiento de los ingresos y fuentes de financiamiento, con base en lo cual el ente
rector debe hacer el seguimiento y evaluación correspondiente".
Causa
Falta de programación adecuada para el cumplimiento de pago por mantenimiento de los
vehículos.
Efecto
73
Falta de programación adecuada para el cumplimiento de pago por mantenimiento de los
vehículos.
Recomendación
La Directora Departamental de Educación debe girar instrucciones por escrito al Coordinador
Administrativo Financiero para asignar los fondos adecuados y necesarios para el mantenimiento
de todos los vehículos que el Área de Servicios Generales tiene bajo su servicio.
3.1.1.5. Recursos Humanos
Falta de segregación de Funciones
Condición
Se determinó que el Encargado de Almacén tiene una sobre carga de laboral y realiza dos tipos de
trabajo: administrativo y de campo. En lo administrativo: sistema de inventarios, actualización de
tarjetas de responsabilidad, manejo, control y actualización de archivo documental. En el trabajo
de campo: revisión y actualización de tarjetas de responsabilidad, levantamiento de inventarios
físicos y en al área de Informática, solamente se encuentra el Coordinador de informática,
ejecutando las funciones correspondientes a las plazas de: Técnico de Informática y Encargado de
Procesamiento de datos.
Criterio
74
Según el Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control
Interno Gubernamental, Norma 1.5, separación de funciones, establece: “Es responsabilidad de la
máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las
unidades administrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza
independencia entre los procesos de: Autorización, ejecución., registro, recepción, custodia de
valores y bienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene como objetivo
evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación”. Además
en el mismo cuerpo legal, se estable la Norma 3.1 Determinación de Puestos establece: “La
máxima autoridad de cada ente público,
debe dictar las políticas que le permitan determinar la cantidad de puestos de trabajo necesarios”.
Causa
Incumplimiento de la norma vigente al no realizar la segregación de funciones de personal
adecuada.
Efecto
Atraso en brindar respuesta a las solicitudes generadas mediante boletas de los usuarios e
incumplimiento con la normativa legal vigente.
Recomendación
La Directora Departamental de educación debe girar instrucciones por escrito al jefe de Recursos
Humanos para que se contrate al personal necesario y así brindar apoyo al Coordinador de
Informática y debe indicarle al Coordinador Administrativo Financiero, considerar en el POA y

75
presupuestar la plaza para un auxiliar del Área de Inventarios que permita la realización de
actividades al día y de forma oportuna; y segregar las funciones para una distribución equitativa.
Desconocimiento de manuales de funciones y procedimientos
Condición
Se determinó que los trabajadores no tienen conocimiento del contenido de los manuales de
funciones y procedimientos establecidos para las Direcciones Departamentales.
Criterio
Según el acuerdo 9-03 de la Contraloría General de Cuentas Normas Generales de Control Interno
Gubernamental, en el punto 1.10 manuales de funciones y procedimientos establece “La máxima
autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones
y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan
manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y
aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.” Además en el punto
1.9 se estable que: “la máxima autoridad de cada ente público, debe establecer que toda instrucción
emanada por los distintos niveles jerárquicos, sea por escrito y divulgados hasta los niveles
necesarios. Las instrucciones por escrito facilitan el entendimiento y aplicación de las mismas y
fortalecen el control interno y el proceso de rendición de cuentas institucional.”

76
Causa
Incumpliendo en la implementación y conocimiento de los manuales de funciones y
procedimientos.
Efecto
Riesgo que no se cumplan los objetivos de manera eficaz y eficiente. Así mismo Que los
trabajadores desconozcan las funciones, los procedimientos y los procesos tanto administrativos
como financieros.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación debe girar instrucciones por escrito a
los encargados de cada área para que en forma inmediata se elabore y se ponga en vigencia el
Manual de Procedimientos y funciones para cada puesto, de modo que todos los trabajadores
conozcan sus obligaciones.
Incumplimiento de los horarios de trabajo
Condición
Se determinó cuatro que los empleados del área de recursos humanos no se encuentran en su área
de trabajo en horarios laborales.

77
Criterio
Según el Código de Trabajo Decreto 1441, en el artículos 64, inciso a, establece: Se prohíbe a los
trabajadores: abandonar el trabajo en horas de labor sin causa justificada o sin licencia del patrono
o de sus jefes inmediatos
Causa
Falta de supervisión y control por parte de los responsables del cumplimiento de los horarios
laborales establecidos en la entidad.
Efecto
El incumplimiento de los horarios de trabajo retrasa las actividades y aumenta el trabajo en algunas
áreas y esto lleva al sobrecargo de responsabilidades en algunos empleados.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación debe girar por escrito instrucciones al
jefe de Recursos Humanos para que se implementen controles para verificar que se cumplan los
horarios de trabajo de la entidad.
No se realizan capacitaciones al personal en general.

78
Condición
Se determinó que al personal de La Dirección Departamental de Educación no se le capacita en
temas de actualización de sus respectivas áreas de trabajo.
Criterio
Según el acuerdo 9-03 de la contraloría general de cuentas Normas Generales de Control Interno
Gubernamental en el punto 3.5 capacitaciones y desarrollo establece: “La máxima autoridad de
cada ente público es responsable de promover y respaldar la ejecución de programas de
capacitación continua para desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal. Toda unidad
administrativa responsable de la capacitación institucional de su personal, debe diseñar el
programa anual de capacitación, de acuerdo a sus necesidades y considerando el Plan de
Capacitación Continua, elaborado por los órganos rectores del Sistema Integrado.”
Causa
Falta de programación adecuada que incluyen las capacitaciones y actualizaciones para aumentar
los conocimientos de los empleados.
Efecto
Riesgo de desconocimiento y desactualización en temas relacionados a sus áreas.
Recomendación
79
La Directora de la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez debe
girar instrucciones por escrito al Jefe de Recursos Humanos para que promueva las capacitaciones
para los empleados de la dependencia a su cargo, con el fin de realizar un trabajo eficiente.
3.1.1.6. Informática
Falta de resguardo de la información electrónica por medio de back up
Condición
Se determinó que no se realiza un back up por lo menos una vez al año en los departamentos de la
Dirección Departamental para resguardar la información electrónica que se maneja.
Criterio
El acuerdo ministerial 2409-2014 capitulo IV Atribulaciones de las Unidades de Apoyo, Articulo
13 informática inciso a, Establece: las atribulaciones específicas de la unidad de informática son
las siguientes: Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las labores de informática en la Dirección
Causa
Falta de programación para realizar back up periódico.

80
Efecto
Riesgo de perder la información electrónica de la Dirección Departamental.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental debe girar instrucciones por escrito al Coordinador de
Informática indicando que debe realizar back up por lo menos una vez al año.
Atraso en respuesta a boletas generadas por los usuarios
Condición
Se determinó que el Coordinador de Informática no da una respuesta inmediata a las boletas
generada por los usuarios.
Criterio
El acuerdo Ministerial 2409-2010 Capitulo IV Atribuciones delas unidades de Apoyo Articulo 13,
Informática inciso k, establece: “Las atribuciones específicas de la Unidad de informática son las
siguientes:
k. Coordinar y realizar soportes solicitados por los usuarios de la Dirección Departamental”
Causa
81
Falta de coordinación con Recursos Humanos ya que en dicho departamento solamente se
encuentra una persona realizando el trabajo completamente.
Efecto
Riesgo de atraso en los procesos del usuario solicitante y acumulación de trabajo.
Recomendación
informática para que dé seguimiento continuo a las boletas generadas.
Atraso en respuesta a boletas generadas por los usuarios
Condición
Se determinó que el Coordinador de Informática no da una respuesta inmediata a las boletas
generada por los usuarios.
Criterio
El acuerdo Ministerial 2409-2010 Capitulo IV Atribuciones delas unidades de Apoyo Articulo 13,
Informática inciso k, establece: “Las atribuciones específicas de la Unidad de informática son las
siguientes:
k. Coordinar y realizar soportes solicitados por los usuarios de la Dirección Departamental”
Causa
82
Falta de coordinación con Recursos Humanos ya que en dicho departamento solamente se
encuentra una persona realizando el trabajo completamente.
Efecto
Riesgo de atraso en los procesos del usuario solicitante y acumulación de trabajo.
Recomendación
informática para que dé seguimiento continuo a las boletas generadas.
3.1.1.7. Jurídico
Contratación de asesor Jurídico no Concretada desde el 2015
Condición
Se determinó que no existe persona responsable en lo que respecta a la representación jurídica para
la dirección departamental.
La dirección departamental de educación de Mazatenango no cuenta con abogado colegiado desde
el año 2015 ante esta situación se optó por delegar al asistente del abogado titular como
representante. La persona que quedo a cargo – asistente- al percatarse que no estaba facultada para
realizar todas las atribuciones que se le asignaban como representante jurídico de la dirección,
renuncio en el año 2017.

83
Criterio
El Gubernativo Número 225-208 del Ministerio de Educación. Determina que los requisitos
indispensables para las personas que opten por la plaza de asesor jurídico son los siguientes:
 Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional. Ser colegiado
activo, 6 años de experiencia.
 Conocimientos en: Derecho Constitucional, Derecho Administrativo, Educativo, Leyes
educativas vigentes.
Por lo que Kevin Cordón –asistente- quien quedo como asesor jurídico temporal de la dirección
departamental de educación no reunía todos los requisitos indispensables renuncio. Se realizó el
proceso de convocatoria para reclutar a la persona adecuada para este departamento con tanta
importancia para la dirección.
Causa
No se ha realizado la convocatoria correspondiente para que profesionales que cumplan con los
requisitos anteriormente detallados; puedan optar a la plaza de asesor jurídico de la dirección.
Efecto
Incurrir en faltas a las normativas que rigen a la dirección departamental.
Recomendación
Agilizar el proceso de reclutar a la persona competente que será el asesor legal de la dirección
departamental de educación de Mazatenango siempre y cuando el individuo cumpla con cada una
de la característica para optar por la plaza, y obtener el mejor servicio como asesor.
84
3.1.1.8. Otros
Falta de visualización adecuada de rótulos de la misión y visión de la entidad.
Condición
Los rótulos de misión y visión no están visibles al personal.
Criterio
El manual de funciones, organización y puestos de las direcciones departamentales de educación.
En el Manual 4.7 Funciones específicas de Comunicación Social. Inciso f) Establece mantener
informada a la comunidad sobre temas de interés relacionados con las actividades de educación
departamental.
Causa
Falta de adecuado mantenimiento de las instalaciones ya que en las áreas donde deben de estar la
misión y la visión fueron pintadas.
Efecto
Riesgo de influir en el desempeño de los empleados al trabajar bajo sus propios ideales y no
entender los objetivos globales ni sobre la razón de ser de la entidad y de su propósito.

85
Recomendación
La Directora de la Departamental de Educación debe girar instrucciones por escrito al encargado
del departamento de Comunicaciones los procedimientos a seguir para que la visión y la misión
siempre puedan estar a la vista de todos y en un lugar adecuado.
El personal no porta carné de identificación.
Condición
Los empleados no se identifican con su carné de la entidad.
Criterio
El Acuerdo Ministerial Número 2072-2009 “Reglamento Interno de Trabajo del Ministerio de
Educación” Capitulo XI Disposiciones para el uso y portación del carné de identificación. Artículo
36. Objetivo establece. Es obligación de todo el personal, portar en lugar visible el carné de
identificación, mientras permanezca en las diferentes áreas o instalaciones del Ministerio. Las
personas que no porten el carné, no tendrán acceso a su centro de trabajo, ni a otras instalaciones
del Ministerio.
86
Causa
Falta de impresión del Reglamento Interno de Trabajo e incumplimiento del mismo.
Efecto
Riesgo que personal ajeno a la entidad pueda ingresar a las instalaciones sin ser detectados.
Recomendación
La Directora de la Departamental debe girar instrucciones por escrito indicando al personal de la
entidad deben de portar el carné.
3.1.2. Área Financiera
3.1.2.1. Área De Análisis Documental (Contabilidad)
Archivo documental en condiciones no aptas para un adecuado funcionamiento.
Condición
Se comprobó que la información financiera está en un lugar no apto para almacenar documentos
de periodos anteriores y recientes, no poseen las medidas adecuadas para resguardo ya que dicha
área también comparte espacio físico con otras dos áreas (Tesorería y Presupuesto).
87
Criterio
De conformidad al Acuerdo No. 09-03 Normas Generales de Control Interno Gubernamental de
la Contraloría General de Cuentas en el grupo 1, Norma de Aplicación General en su sección 1.11,
establece: “La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que
realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores,
siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de
cuentas.”
“Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios
u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas;
independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o
electrónicos”.
Causa
El espacio físico donde se encuentra ubicado el archivo documental es insuficiente para instalar
adecuadamente toda la información financiera y administrativa.
Efecto
Existe riesgo de pérdida y deterioro de información financiera y administrativa.

88
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación, debe girar instrucciones por escrito al
Encargado del Área para habilitar un espacio físico amplio con luz adecuada y sin humedad, dar
mantenimiento constante y salvaguardar la documentación en cajas plásticas.
3.1.2.2. Presupuesto
Oportunidad de Mejora 15
Incumplimiento en la Participación del Proceso del Fondo Rotativo
Condición
Se determinó que dentro de las funciones atribuidas al Coordinador de Registro y Seguimiento
Presupuestario se encuentra la función de aprobar las rendiciones del fondo rotativo interno y que
actualmente no realiza.
Criterio
89
El manual de Funciones, Organización y Puestos para las Direcciones Departamentales de
Educación con base en el Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, de fecha 11 de noviembre de 2010,
Reglamento Interno de las Direcciones Departamentales de Educación, establece entre las
Funciones del Encargado de Registro y Seguimiento Presupuestario, numeral 9 “aprobar las
rendiciones (fr03) de fondo rotativo interno, fondo rotativo interno específico para programas de
apoyo, bolsas de estudio y becas de alimentación, programa de gratuidad”
Causa
Falta de ejecución de las atribuciones establecidas en los manuales, ya que entre áreas relacionadas
se delegan funciones a puestos que no les corresponden.
Efecto
Riesgo de dejar de realizar funciones e incumplimiento con lo establecido en los manuales.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación debe girar las instrucciones por escrito
para que se cumpla con el manual de funciones y el encargado de presupuestos vuelva a participar
en el proceso de aprobación de rendiciones del fondo rotativo.

90
3.1.2.3. Tesorería
Incumplimiento del Manual de Función al reasignar la caja chica a otra Unidad de la -
DIDEDUC-
Condición
Se observó que dicha área no maneja el fondo de caja chica como lo establece el manual de
Funciones, Organización y Puestos del Ministerio de Educación ya que se tuvo a la vista una
Resolución como documento de respaldo en el cual se delega la responsabilidad del manejo de
caja chica a otra unidad.
Criterio
Según Acuerdo 09-03 de la Contraloría General de Cuentas de las Normas de Control Interno
Gubernamental en su numeral 6.1 Función normativa establece “El Ministerio de Finanzas
Públicas a través de la Tesorería Nacional, debe emitir las políticas y normativa para la
administración del efectivo y sus equivalentes. La Tesorería Nacional y la autoridad superior de
cada ente público, en su respectivo ámbito, deben velar por el cumplimiento de las políticas y
normas emitidas para la adecuada administración de: La captación de los ingresos, los pagos de
obligaciones y el control de las disponibilidades.”
Causa
91
Falta de conocimiento del Manual de Funciones, Organización y Puestos.
Efecto
Riesgo en el manejo de la información por personas diferentes al área de Tesorería.
Recomendación
La Directora de la Dirección Departamental de Educación debe girar instrucciones por escrito a la
Coordinadora de Operaciones de Caja para que delegue la administración de caja chica a la
Asistente de Operaciones de Caja (Tipo C) de conformidad con el Manual de Funciones,
Organización y Puestos.
CAPÍTULO IV
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A LA DIRECCIÓN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE MAZATENANGO, SUCHITEPEQUEZ
Con el fin de darle seguimiento a las recomendaciones del año 2016 y el cumplimiento de las
mismas, fueron formulados criterios en la evaluación realizada del año en referencia por
practicantes estudiantes de la Universidad de San Carlos a la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez, cuyo análisis, evaluación y cumplimiento se
proporcionan a continuación:
4.1. ANTECEDENTES
En el año 2,016 en la Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez se
identificaron aspectos relevantes que afectan el logro de los objetivos de la entidad. Se determinó
que en algunas áreas de la Dirección se encontraron hallazgos relevantes, dentro de las cuales se
identifica la carencia de manuales de procedimientos e incumplimiento de los reglamentos
autorizados por el Ministerio de Educación.
Durante la evaluación se analizaron las siguientes unidades: administrativo y financiero. El
departamento administrativo comprende las áreas de compras, inventarios, almacén, servicios
generales, recursos humanos, informática, jurídica y otros. Los hallazgos más relevantes del
departamento administrativo en el área de inventarios, es la falta de personal y capacitación
continua del mismo.
El departamento financiero comprende las áreas de contabilidad, presupuestos y tesorería. Los
hallazgos más relevantes del departamento financiero en el área de tesorería es la alteración en la
documentación por parte del encargado debido a la falta de procedimientos y normas que regulen
la actividad del mismo. dhkahkhsjdkh

88
4.2. OBJETIVO GENERAL
Establecer si las recomendaciones efectuadas a la Dirección Departamental de Educación de
Mazatenango, Suchitepéquez en el año 2016 fueron cumplidas, no cumplidas, parcialmente
cumplidas y no aplicables.
4.3. ALCANCE Y PERÍODO DEL ESTUDIO
El alcance del seguimiento a las recomendaciones corresponde al período 2,016 la cual fue
realizada a la dirección departamental de educación de Mazatenango, Suchitepéquez.
4.4. DETALLE DE RECOMENDACIONES 2016
ÁREA DE ADQUISICIONES
Hallazgo 1
Documento de cotización sin firma ni sello del proveedor.
El Director Administrativo y Financiero, gire sus instrucciones al Jefe de Compras Directas, para
que previo a autorizar la orden de pedido o servicio debe verificar que la documentación del
expediente sea original, suficiente, adecuada y cumpla con los requisitos básicos que permitan
verificar su originalidad y promuevan la transparencia indicada en el Acuerdo Número 09-03 y
Acuerdo Número A-57-2006, Normas Generales de Control Interno Gubernamental.

89
Hallazgo 2
Atraso en publicaciones.
La Coordinadora de la Sección Administrativa debe girar instrucciones al Encargado del Área de
Adquisiciones, de publicar en el sistema de Guatecompras al momento de adquirir un bien o
servicio, para llevar el control y transparentar la forma como se distribuyen los mismos, en
cumplimiento con las leyes establecidas.
ÁREA INVENTARIOS
Hallazgo 3
Falta de personal para el área de Inventarios.
El Director de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez, debe
girar instrucciones al Coordinador Administrativo Financiero, considerar en el POA y presupuestar

90
la plaza para un auxiliar del Área de Inventarios que permita la realización de actividades al día y
de forma oportuna; y segregar las funciones para una distribución equitativa.
Hallazgo 4
Falta de capacitación continua para el personal del Área de Inventarios.
girar instrucciones al Encargado del Área de Recursos Humanos, para que notifique
oportunamente la implementación de cambios vía correo electrónico para conocimiento del Área.
Así mismo solicitar capacitación constante al Área de Recursos Humanos cuando se realicen
cambios que les competen.
ÁREA DE ALMACÉN
Hallazgo 5
Falta de espacio físico.
El Director de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez debe
girar instrucciones al Encargado del Área de Quejas la reubicación dentro de las instalaciones para
que el Área de Almacén cumpla con los manuales y reglamentos evitando ser compartida.
91
Hallazgo 6
Resguardo inadecuado de los materiales y suministros.
girar instrucciones al Encargado del Área de Almacén, sobre lo siguiente:
a- Reorganizar la ubicación de las estanterías para maximizar el espacio del Área de Almacén.
b- Mantener un inventario adecuado al tamaño de la Dirección Departamental de Educación,
evitando el exceso de producto de poca rotación.
c- Capacitación del personal de manera que este aplique la forma apropiada de clasificar,
organizar, archivar y resguardar los materiales y suministros del Área.
Hallazgo 7
Archivo inadecuado de las tarjetas de Kardex.
El Director Departamental de Educación debe girar instrucciones al Encargado del Área de
Almacén mantener las tarjetas de kardex archivadas correctamente, como lo establece el Manual
de Procedimientos.
Hallazgo 8
Inventario Desactualizado
92
El Director Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez gire instrucciones al
encargado de Almacén para llevar el control de las existencias de materiales y suministros de
conformidad con el Manual de Procedimientos Autorizados.
Hallazgo 9
Falta de un sistema informático para manejar los Ingresos y Egresos de los suministros.
girar instrucciones al Encargado del Área de Informática, para implementar un sistema informático
para el control de ingresos y egresos en el Área de Almacén.
Hallazgo 10
Falta de información actualizada con respecto a la existencia de los materiales.
Actualización constante de las operaciones en las hojas de kardex y en el registro de inventario del
Área de Almacén, supervisión constante de parte del Coordinador Administrativo Financiero.

93
SERVICIOS GENERALES
Hallazgo 11
Registros desactualizados.
girar instrucciones al Encargado del Área de Servicios Generales para que lleve un control más
estricto en los registros de las actividades realizadas, así mismo la actualización de los archivos.
Hallazgo 12
Desconocimiento de manuales.
girar instrucciones a la persona encargada de Recursos Humanos para programar la capacitación
del personal del Área de Servicios Generales en los distintos campos y sistemas integrados que
funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar la eficiencia en los servicios
que brinda, crear y motivar a sus colaboradores a seguir los lineamientos puestos por el Ministerio
de Educación.
RECURSOS HUMANOS
Hallazgo 13
Aplicación de procesos políticas y objetivos generales.

94
girar instrucciones al Profesional Jefe III (Jefe de la sección de recursos humanos), Proporcionar
los manuales correspondientes a cada una de las secciones. Al momento de referirse a un jefe, sea
de manera correcta como lo indica el manual general de funciones.
Hallazgo 14
Control con el horario de los colaboradores.
El Director de la Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez debe girar
instrucciones al Jefe III (Jefe de la Sección de Recursos Humanos), para que en caso de vacaciones
del personal delegue a otros colaboradores la función de control del ingreso y egreso del personal.
Hallazgo 15
Organigrama específico de la departamental.
El Director de la Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez girar
instrucciones al Encargado del área de Recursos Humanos para elaborar un organigrama específico
que sea acorde a las distintas Áreas.
ÁREA DE INFORMÁTICA
Hallazgo 16
Archivos y registros desactualizados.

95
El Director de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez, girar
sus instrucciones al Encargado del Área de Informática llevar un control más estricto en los
registros de las actividades realizadas, asimismo la actualización de los archivos.
ÁREA JURÍDICA
Hallazgo 17
Falta de segregación de funciones.
El Director de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez, es
conveniente que se considere la contratación del Asesor Jurídico para cubrir las plazas y mejorar
los procedimientos en cada una de estas.
ÁREA DE CONTABILIDAD
Hallazgo 18
96
Falta de verificación de documentos.
girar instrucciones al Encargado del Departamento de Contabilidad para llevar el control y análisis
de la nómina de sueldos y salarios antes de realizar los pagos.
Que al momento de revisar la nómina en Contabilidad el Encargado debe solicitar las bajas, las
suspensiones de personal para que no haya pagos que no corresponden y que los empleados firmen
la nómina.
Hallazgo 19
Bodega en malas condiciones.
Al Encargado del Área mantener sin humedad, dar mantenimiento a la bodega y mantener la
documentación en cajas plásticas para resguardo y mantener extinguidores en Áreas visibles y
llevar una copia en versión scanner digital.
Hallazgo 20
Desconocimiento de manuales de procedimientos.
Se recomienda solicitar manual de procedimientos para desempeñar sus actividades y delegar
funciones específicas a cada persona del Área para mayor armonía de trabajo.
97
Hallazgo 21
Incumplimiento del manual de funciones.
Al Encargado del Departamento de Contabilidad vele por el cumplimiento de las funciones.
Hallazgo 22
Instrucciones no establecidas por escrito.
girar instrucciones al Encargado del Departamento Contable para gire instrucciones por escrito y
tener soporte documentado en las transacciones que realice.
ÁREA DE PRESUPUESTO
Hallazgo 23
Sobregiro en la ejecución de renglón presupuestario.
Al Coordinador Administrativo Financiero girar instrucciones al Jefe de Registro y Seguimiento
Presupuestario, cumplir con lo presupuestado de acuerdo a lo planificado.
ÁREA DE TESORERÍA (OPERACIONES DE CAJA)

98
Hallazgo 24
La caja chica para gastos menores no cuenta con seguridad para el resguardo del efectivo.
A la coordinadora del Departamento Administrativo Financiero solicitar la compra o asignación
de una caja fuerte para el resguardo del dinero y la documentación de soporte para a la persona
responsable de caja chica para gastos menores.
Hallazgo 25
Alteración en la documentación de liquidación de viáticos.
girar sus instrucciones a la Coordinadora Administrativa Financiera, para crear manuales de
funciones y procedimientos para la revisión y aprobación de los documentos previos a realizar los
reintegros solicitados; y para las revisiones a los documentos de liquidación previa a desembolso.
Hallazgo 26
En la entidad no se cuenta con un espacio físico independiente donde se puede ubicar el
departamento de tesorería.
Al Director Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez solicitarle un
espacio o una oficina exclusiva para desenvolver las funciones y tener un riesgo residual mínimo.
99
4.5. RESULTADOS
Se obtuvieron los siguientes resultados durante el seguimiento a las recomendaciones 2016, se
analizaron las unidades de la Dirección departamental de educación de Mazatenango,
Suchitepéquez.
Tabla No. 6
Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
Resultado del seguimiento a las recomendaciones del año 2016
Recomendaciones % Total
Cumplidas 50.00 13
No cumplidas 38.46 10
Parcialmente cumplidas 11.54 03
No aplicables 00.00 00
Total 100.00 26
Fuente: Investigación de campo Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Grupo
No. 13
100
Análisis:
Del total de 26 hallazgos encontrados en el año 2016 en la Dirección Departamental de
Educación de Mazatenango, Suchitepéquez, 13 recomendaciones fueron cumplidas, lo que
refleja un 50 % del total. 10 recomendaciones fueron no cumplidas, lo que refleja un 38.46% del
total. 3 recomendaciones fueron parcialmente cumplidas, lo que refleja un 11.54% del total.
ÁREA DE ADQUISICIONES
Hallazgo 1
Documento de cotización sin firma ni sello del proveedor.
Recomendación
El Director Administrativo y Financiero, gire sus instrucciones al Jefe de Compras Directas, para
que previo a autorizar la orden de pedido o servicio debe verificar que la documentación del
expediente sea original, suficiente, adecuada y cumpla con los requisitos básicos que permitan
verificar su originalidad y promuevan la transparencia indicada en el Acuerdo Número 09-03 y
Acuerdo Número A-57-2006, Normas Generales de Control Interno Gubernamental.
Resultado
101
Según criterio del equipo evaluador la recomendación del área de adquisiciones está cumplida,
porque el encargado del área mostro evidencia de que todos los documentos de compras siempre
han contado con el sello y firma del proveedor dependiendo del tamaño de la empresa.
Hallazgo 2
Atraso en publicaciones.
Recomendación
La Coordinadora de la Sección Administrativa debe girar instrucciones al Encargado del Área de
Adquisiciones, de publicar en el sistema de Guatecompras al momento de adquirir un bien o
servicio, para llevar el control y transparentar la forma como se distribuyen los mismos, en
cumplimiento con las leyes establecidas.
Resultado
A criterio del equipo evaluador la recomendación está cumplida, porque la encargada actual
demuestra como realiza las operaciones por medio del programa virtual y según el procedimiento
la compra siempre aparece publicada en el instante en que se realiza la adquisición.
Hallazgo 3
102
Falta de Personal para el área de inventarios.
Recomendación
girar instrucciones al Coordinador Administrativo Financiero, considerar en el POA y presupuestar
la plaza para un auxiliar del Área de Inventarios que permita la realización de actividades al día y
de forma oportuna; y segregar las funciones para una distribución equitativa.
Resultado
La recomendación no fue aplicada, debido a que se pudo confirmar la falta de personal en el
departamento de inventarios para el desarrollo de las actividades que le son competentes, en la
actualidad, los asuntos de gestión y administración son realizadas por una persona, lo cual
confirma la existencia en la segregación de atribuciones para dicho departamento.
Hallazgo 4
Falta de capacitación continua al personal del área de inventarios.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Área de Recursos Humanos, para que notifique
oportunamente la implementación de cambios vía correo electrónico para conocimiento del Área.
Así mismo solicitar capacitación constante al Área de Recursos Humanos cuando se realicen
cambios que les competen.

103
Resultado
La recomendación no fue aplicada debido a que se pudo confirmar que el departamento de
inventarios no recibe capacitaciones que puedan contribuir a la mejora de los procesos internos
aplicados, lo cual dificulta la implementación de nuevas técnicas y herramientas que permitan
agilizar cada uno de sus procesos, de acuerdo a las pruebas sustantivas de conocimiento de área y
su entorno realizadas en la Dirección Departamental de Educación.
AREA DE ALMACÉN
Hallazgo 5
Falta de espacio físico.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Área de Quejas la reubicación dentro de las instalaciones para
que el Área de Almacén cumpla con los manuales y reglamentos evitando ser compartida.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no fue cumplida, la dirección departamental
sigue teniendo el mismo espacio físico para almacenar los materiales de la dirección
departamental de educación.
104
Hallazgo 6
Resguardo inadecuado de los materiales y suministros.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Área de Almacén, sobre lo siguiente:
a- Reorganizar la ubicación de las estanterías para maximizar el espacio del Área de Almacén.
b- Mantener un inventario adecuado al tamaño de la Dirección Departamental de Educación,
evitando el exceso de producto de poca rotación.
c- Capacitación del personal de manera que este aplique la forma apropiada de clasificar, organizar,
archivar y resguardar los materiales y suministros del Área.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue cumplida, a pesar del poco espacio para el
resguardo de los materiales y suministros que se tiene en el área de Almacén, el espacio que tienen
disponible se encuentra en adecuadas condiciones.
Hallazgo 7
Archivo inadecuado de las tarjetas de Kardex.

105
Recomendación
El Director Departamental de Educación debe girar instrucciones al Encargado del Área de
Almacén mantener las tarjetas de kardex archivadas correctamente, como lo establece el Manual
de Procedimientos.
Resultado
A criterio del grupo la recomendación fue cumplida, él encargado del área de almacén tiene de
forma organizada y correcta el archivo de los kardex del inventario de los materiales y suministros.
Hallazgo 8
Inventario desactualizado.
Recomendación
El Director Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez gire instrucciones al
encargado de Almacén para llevar el control de las existencias de materiales y suministros de
conformidad con el Manual de Procedimientos Autorizados.
Resultado
106
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue cumplida, él encargado del área de almacén
tiene el inventario actualizado y lleva control físico y electrónico del mismo.
Hallazgo 9
Falta de un sistema informático para manejar los ingresos y egresos de los suministros.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Área de Informática, para implementar un sistema informático
para el control de ingresos y egresos en el Área de Almacén.
Resultado
cuenta con un sistema electrónico para el control de los ingresos y egresos de los suministros y
materiales que se tienen y manejan.
Hallazgo 10
Falta de información actualizada con respecto a la existencia de los materiales.
Recomendación
107
Actualización constante de las operaciones en las hojas de kardex y en el registro de inventario del
Área de Almacén, supervisión constante de parte del Coordinador Administrativo Financiero.
Resultado
tiene actualizado los kardex de registro de inventario.
SERVICIOS GENERALES
Hallazgo 11
Registros desactualizados.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Área de Servicios Generales para que lleve un control más
estricto en los registros de las actividades realizadas, así mismo la actualización de los archivos.
Resultado
108
A criterio del grupo la recomendación fue cumplida, según lo observado presentado por el
encargado de Servicios Generales los registros se encuentran actualizados y se lleva un mejor
control de los archivos concernientes a las actividades que se realizan en dicha área.
Hallazgo 12
Desconocimiento de Manuales.
Recomendación
girar instrucciones a la persona encargada de Recursos Humanos para programar la capacitación
del personal del Área de Servicios Generales en los distintos campos y sistemas integrados que
funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar la eficiencia en los servicios
que brinda, crear y motivar a sus colaboradores a seguir los lineamientos puestos por el Ministerio
de Educación.
Resultado
A criterio del grupo la recomendación fue cumplida, según lo observado el área de Servicios
Generales actualmente si tiene conocimiento de los manuales específicamente los de funciones y
procedimientos los cuales son aplicados en sus procesos.

109
RECURSOS HUMANOS
Hallazgo 13
Aplicación de procesos políticas y objetivos generales.
Recomendación
girar instrucciones al Profesional Jefe III (Jefe de la sección de recursos humanos), Proporcionar
los manuales correspondientes a cada una de las secciones. Al momento de referirse a un jefe, sea
de manera correcta como lo indica el manual general de funciones.
Resultado
A criterio del equipo evaluador la oportunidad de mejora no fue cumplida, porque el manual de
funciones está obsoleto, no aparece en el sistema de calidad de Recursos Humanos. No están
definidas las funciones de cada área de Recursos Humanos.
Hallazgo 14
Control con el horario de los colaboradores.

110
Recomendación
El Director de la Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez debe girar
instrucciones al Jefe III (Jefe de la Sección de Recursos Humanos), para que en caso de vacaciones
del personal delegue a otros colaboradores la función de control del ingreso y egreso del personal.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no fue cumplida debido a que el reporte se genera
a través de un usuario y contraseña personal e intransferible, donde se maneja información
relevante e importante y no se designó a otra persona para que pueda llevar el control cuando la
encargada se encuentre de vacaciones.
Hallazgo 15
Organigrama especifico de la departamental.
Recomendación
El Director de la Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez girar
instrucciones al Encargado del área de Recursos Humanos para elaborar un organigrama específico
que sea acorde a las distintas Áreas.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no fue cumplida debido a que el organigrama es
proporcionado por el Ministerio de Educación, teniendo como base legal el Manual de funciones,
organización y puestos de las organizaciones, y el Reglamento Interno de las Direcciones

111
Departamentales de Educación. Por consecuente la Sección de Recursos Humanos no está
facultada para la realización de un organigrama.
ÁREA DE INFORMÁTICA
Hallazgo 16
Archivos y registros desactualizados.
Recomendación
El Director de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez, girar
sus instrucciones al Encargado del Área de Informática llevar un control más estricto en los
registros de las actividades realizadas, asimismo la actualización de los archivos.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no se cumplió debido a que no se cuenta con
soporte físico que respalde el seguimiento realizado a las solicitudes presentadas por cada Sección
de la Dirección Departamental.
ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA
Hallazgo 17
Falta de segregación de Funciones.

112
Recomendación
El Director de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez, es
conveniente que se considere la contratación del Asesor Jurídico para cubrir las plazas y mejorar
los procedimientos en cada una de estas.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue parcialmente cumplida debido a que la plaza
de Asesor Jurídico se encuentra vacante sin embargo está cubierta por interinato y se nos informó
que la Asistente había renunciado por lo cual la plaza se encuentra vacante.
ÁREA DE CONTABILIDAD (ANÁLISIS DOCUMENTAL)
Hallazgo 18
Falta de Verificación de Documentos.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Departamento de Contabilidad para llevar el control y análisis
de la nómina de sueldos y salarios antes de realizar los pagos.
Que al momento de revisar la nómina en Contabilidad el Encargado debe solicitar las bajas, las
suspensiones de personal para que no haya pagos que no corresponden y que los empleados firmen
la nómina.
113
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no se cumplió debido a que el encargado de la
Sección estaba ausente y no se permitió acceder a la información de la nómina 031, siendo la única
que maneja la Dirección Departamental.
Hallazgo 19
Bodega en Malas Condiciones.
Recomendación
Al Encargado del Área mantener sin humedad, dar mantenimiento a la bodega y mantener la
documentación en cajas plásticas para resguardo y mantener extinguidores en Áreas visibles y
llevar una copia en versión scanner digital.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue parcialmente cumplida, se constató que los
documentos son archivados en leitz, guardados en cajas plásticas para luego colocarlas en un
archivo movible, pero no se ha implementado un archivo de respaldo en forma digital.
Hallazgo 20
Desconocimiento de manuales de procedimientos.

114
Recomendación
Se recomienda solicitar manual de procedimientos para desempeñar sus actividades y delegar
funciones específicas a cada persona del Área para mayor armonía de trabajo.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue parcialmente cumplida, en Contabilidad
(Análisis Documental) se cuenta con un manual de funciones proporcionado por la ISO siendo
este el marco de referencia que les indica cómo realizar sus actividades sin embargo no se cuenta
con un manual de funciones impreso a la vista de todo el personal de la Dirección Departamental.
Hallazgo 21
Incumplimiento del manual de funciones.
Recomendación
Al Encargado del Departamento de Contabilidad vele por el cumplimiento de las funciones.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue cumplida, tomando en cuenta el manual de
funciones que describe las atribuciones del puesto del encargado de Contabilidad (Análisis
115
Documental), quien cuenta con la ayuda de un asistente que se encarga de revisar las órdenes de
compra y pago de servicios.
Hallazgo 22
Instrucciones no establecidas por escrito.
Recomendación
girar instrucciones al Encargado del Departamento Contable para gire instrucciones por escrito y
tener soporte documentado en las transacciones que realice.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue cumplida, la persona encargada de
Contabilidad (Análisis Documental) y su asistente únicamente proceden a realizar pagos tomando
como base legal el Decreto 57 - 92 Ley de Contrataciones del Estado.
Hallazgo 23
Sobregiro en la ejecución de renglón presupuestario.
Recomendación
Al Coordinador Administrativo Financiero girar instrucciones al Jefe de Registro y Seguimiento
Presupuestario, cumplir con lo presupuestado de acuerdo a lo planificado.

116
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no fue cumplida, la persona encargada no se rige
al Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas en donde indica que deben establecer
procedimientos para controlar oportunamente el avance de la ejecución presupuestaria y también
se corroboró en SICOIN WEB que en el mes de mayo a junio existen 2 renglones sobregirados, lo
cual nos indica que no realizan las regularizaciones en los 30 días plazo establecidos.
Tabla No. 7
Sobregiro en la ejecución del renglón presupuestario
(Cifras en Quetzales)
Fuente: Trabajo de campo, visita Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Grupo
13.
Esto demuestra que la persona encargada no realiza sus funciones de acuerdo con lo establecido
en los reglamentos y manuales de puestos.
Hallazgo 24
La caja chica para gastos menores no cuenta con seguridad para el resguardo del efectivo.
Recomendación
117
A la coordinadora del Departamento Administrativo Financiero solicitar la compra o asignación
de una caja fuerte para el resguardo del dinero y la documentación de soporte para a la persona
responsable de caja chica para gastos menores.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue cumplida, se comprobó que la Dirección
Departamental adquirió una caja de seguridad para el resguardo del efectivo.
Hallazgo 25
Alteración en la documentación de liquidación de viáticos.
Recomendación
girar sus instrucciones a la Coordinadora Administrativa Financiera, para crear manuales de
funciones y procedimientos para la revisión y aprobación de los documentos previos a realizar los
reintegros solicitados; y para las revisiones a los documentos de liquidación previa a desembolso.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación fue cumplida, en la evaluación realizada se
observó que existen formularios de liquidación de viáticos, en el cual el único documento de
respaldo es factura, utilizando como marco de referencia el manual de liquidación de viáticos.

118
Hallazgo 26
En la entidad no se cuenta con un espacio físico independiente donde se puede ubicar el
departamento de tesorería.
Recomendación
Al Director Departamental de Educación del Departamento de Suchitepéquez solicitarle un
espacio o una oficina exclusiva para desenvolver las funciones y tener un riesgo residual mínimo.
Resultado
A criterio del grupo evaluador la recomendación no fue cumplida, derivado que el espacio físico
se encuentra compartido con las áreas de Contabilidad y Presupuesto.
4.5.1. Matriz de seguimiento a las recomendaciones efectuadas a la Dirección
Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez
A continuación se presenta el detalle de las recomendaciones y el resultado al proceso en la
evaluación de las mismas:

119
Tabla No.8
Matriz de Seguimiento a las Recomendaciones
de enero a junio 2016
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE PRÁCTICAS ESTUDIANTILES EN LA COMUNIDAD -PROPEC-
PRÁCTICA PROFESIONAL DE CONTADURÍA PUBLICA Y AUDITORÍA AÑO 2018
ENTIDAD: DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE MAZATENANGO, SUCHITEPEQUEZ

TIPO DE AUDITORÍA: EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA AUDITORÍA EXTERNA
ÁREA DELIMITADA: SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEL AÑO 2016
PERÍODO A EXAMINAR:DEL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2016
PROCESO DE RECOMENDACIONES
NO. INFORME TITULO DEL HALLAZGO RECOMENDACIÓN AREAS AFECTADAS COMENTARIO
CUMPLIDAS NO CUMPLIDAS PARCIALMENTE CUMPLIDAS NO APLICABLES
Evaluación del
Control Interno en la
El Director Administrativo y Financiero, gire sus instrucciones al Jefe Según criterio del equipo evaluador la
Dirección
de Compras Directas, para que previo a autorizar la orden de pedido recomendación del área de adquisiciones está
Departamental de
o servicio debe verificar que la documentación del expediente sea cumplida, porque el encargado del área mostro
Educación del Documento de cotización sin
1 original, suficiente, adecuada y cumpla con los requisitos básicos que Adquisición x evidencia de que todos los documentos de
departamento de firma ni sello del proveedor.
permitan verificar su originalidad y promuevan la transparencia compras siempre han contado con el sello y
Suchitepequez
indicada en el Acuerdo Número 09-03 y Acuerdo Número A-57-2006, firma del proveedor dependiendo del tamaño de
desde el punto de
Normas Generales de Control Interno Gubernamental. la empresa.
vista de la auditoria
operacional
Evaluación del
A criterio del equipo evaluador la
Dirección
La Coordinadora de la Sección Administrativa debe girar recomendación está cumplida, porque la
Departamental de
instrucciones al Encargado del Área de Adquisiciones, de publicar en encargada actual demuestra como realiza las
Educación del
2 Atraso en publicaciones. el sistema de Guatecompras al momento de adquirir un bien o Adquisición x operaciones por medio del programa virtual y
departamento de
servicio, para llevar el control y transparentar la forma como se según el procedimiento la compra siempre
Suchitepequez
distribuyen los mismos, en cumplimiento con las leyes establecidas. aparece publicada en el instante en que se
desde el punto de
realiza la adquisición.
operacional
Evaluación del
A criterio del grupo evaluador la recomendacion
Dirección El Director General de la Dirección Departamental de Educación de
no fue cumplida de acuerdo a las pruebas
Departamental de Mazatenango , Suchitepequez debe girar instrucciones al
sustantivas y de entendimiento de la entidad y el
Educación del Falta de Personal para el área Coordinador Administrativo Financiero, considerar en el POA y
3 Inventarios x entorno de la misma, se pudo confirmar que las
departamento de de inventarios presupuestar la plaza para un auxiliar en el area de inventarios que
activades cotidianas del departartamento de
Suchitepequez permita la realización de sus actividades al dia y de forma oportuna, y
inventarios son realizadas unicamente por una
desde el punto de asi agregar las funciones de forma equitativa.
persona.
operacional
120
Evaluación del A criterio del grupo evaluador la recomendacon

Control Interno en la no fue cumplida de acuerdo a las pruebas
Dirección El Director General de la Dirección Departamental de Educación de sustantivas y de entendimiento de la entidad y el
Departamental de Mazatenango , Suchitepequez, debe girar instrucciones al Encargado entorno de la misma, se pudo confirmar que el
Falta de capacitacion continua
Educación del del area de Recursos Humanos para que notifique oportunamente la departamento de inventarios no recibe
4 al personal del area de Inventarios x
departamento de implementación de cambios via correo electronico para conocimiento capacitaciones que puedan contribuir a la
inventarios
Suchitepequez del área. Asimismo solicitar capacitaciones a Recursos Humanos al mejora de los procesos internos aplicados, lo
desde el punto de momento que se realicen cambios que les competan. cual no permite la implementacion de nuevas
vista de la auditoria tecnicas y herramientas para la innovacion de
operacional los procesos aplicados.
Evaluación del
Dirección
A criterio del grupo evaluador la recomendación
Departamental de El director de la direccion departamental de educacion de
no fue cumplida, la dirección departamental
Educación del Mazatenango debe de girar instrucciones al encargado de quejas
5 Falta de espacio Físico Almacén x sigue teniendo el mismo espacio físico
departamento de para que el área de almacén cumpla con los manuales y reglamentos
para almacenar los materiales de
Suchitepequez evitando ser compartida.
la dirección departamental de educación.
desde el punto de
operacional
Evaluación del
Dirección El director de la direccion departamental de educacion de A criterio del grupo evaluador la recomendación
Departamental de Mazatenango debe girar instrucciones al encargado del área de fue cumplida, a pesar del poco espacio para el
Educación del Resguardo inadecuado de los almacén sobre lo siguiente: A. Reorganizar la ubicación de las resguardo de los materiales y suministros que se
6 Almacén x
departamento de materiales y suministros estanterias para maximizar el espacio del área de almacén. B. tiene en el área de Almacén, el espacio que
Suchitepequez Mantener un inventario adecuado al tamañano del almacén, evitando tienen disponible se encuentra en adecuadas
desde el punto de el exceso de producto de poca rotacion. condiciones.
operacional
Evaluación del
Dirección
A criterio del grupo la recomendación fue
Departamental de El director departamental de educación de Mazatenango debe de
cumplida, él encargado del área de almacén
121
Evaluación del
Dirección
Departamental de El director departamental de educacion de Mazatenango gire A criterio del grupo evaluador la recomendación
Educación del instrucciones al encargado de almacén para llevar el control de las fue cumplida, él encargado del área de almacén
8 Inventario desactualizdo Almacén x
departamento de existencias de materiales y suministros de conformidad con el manual tiene el iventario actualizado y lleva control físico
Suchitepequez de procedimientos autorizados. y electrónico del mismo.
desde el punto de
operacional
Evaluación del
Dirección
Departamental de Falta de un sistema El Director de la dirección departamental de
fue cumplida, él encargado del área de almacén
Educación del informático para manejar los educacion de Mazatenango debe de girar instrucciones al encargado
9 Almacén x cuenta con un sistema electrónico para el control
departamento de ingresos y egresos de los del área de informatica para implementar un sistema informático para
de los ingresos y egresos de los suministros y
Suchitepequez suministros. el control de ingresos y egresos en el área de almacén.
materiales que se tienen y manejan.
desde el punto de
operacional
Evaluación del
Dirección
Departamental de Falta de información Actualización constante de las operaciones en las hojas de kardex y A criterio del grupo evaluador la recomendación
122
Evaluación del
Control Interno en la El Director de la Dirección Departamental de Educación del
Dirección Departamento de Suchitepéquez debe girar instrucciones a la A criterio del grupo la recomendación fue
Departamental de persona encargada de Recursos Humanos para programar la cumplida, según lo observado el área de
Educación del capacitación del personal del Área de Servicios Generales en los Servicios Generales actualmente si tiene
12 Desconocimiento de Manuales Servicios Generales x
departamento de distintos camos y sistemas integrados que funcionen en su interior, conocimiento de los manuales específicamente
Suchitepequez para fortalecer el conocimiento y garantuzar la eficiencia en los los de funciones y procedimientos los cuales son
desde el punto de servicios que brinda, crear motivar a sus colaboradores a seguir los aplicados en sus procesos.
vista de la auditoria lineamientos puestos por el Ministerio de Educación.
operacional
Evaluación del
Dirección El Director de la Dirección Departamental de Educación del A criterio del equipo evaluador la oportunidad de
Departamental de Departamento de Suchitepéquez debe girar instrucciones al mejora no fue cumplida, porque el manual de
Falta de conocimiento en
Educación del Profesional Jefe III (Jefe de la sección de recursos humanos ), funciones está obsoleto, no aparece en el
123

Evaluación del
Dirección
El Director de la Dirección Departamental de Educación del A criterio del grupo evaluador la recomendación
Departamental de
Departamento de Suchitepéquez, girar sus instrucciones al no se cumplió debido a que no se cuenta con
124
125
Evaluación del
fue parcialmente cumplida, en Contabilidad
Dirección
(Análisis Documental) se cuenta con un manual
Departamental de
Se recomienda solicitar manual de procedimientos para desempeñar de funciones proporcionado por la ISO siendo
Educación del Desconocimiento de manuales Contabilidad (Análisis
20 sus actividades y delegar funciones especificas a cada persona del x este el marco de referencia que les indica cómo
departamento de de procedimientos Documental)
Área para mayor armonia del trabajo. realizar sus actividades sin embargo no se
Suchitepequez
cuenta con un manual de funciones impreso a la
desde el punto de
vista de todo el personal de la Dirección
Departamental.
operacional
Evaluación del
Dirección
fue cumplida, tomando en cuenta el manual de
Departamental de
funciones que describe las atribuciones del
Educación del Incumplimiento del manual de Al Encargado del Departamento de Contabilidad vele por el Contabilidad (Análisis
21 x puesto del encargado de Contabilidad (Análisis
departamento de funciones cumplimiento de las funciones. Documental)
Documental), quien cuenta con la ayuda de un
Suchitepequez
asistente que se encarga de revisar las órdenes
desde el punto de
de compra y pago de servicios.
operacional
Evaluación del
Dirección A criterio del grupo evaluador la recomendación
Departamental de El Director de la Dirección Departamental de Educación del fue cumplida, la persona encargada de
Educación del Instrucciones no establecidas Departamento de Suchitepequez, debe girar instrucciones al Contabilidad (Análisis Contabilidad (Análisis Documental) y su
22 x
departamento de por escrito Encargado del Departamento Contable para gire instrucciones por Documental) asistente únicamente proceden a realizar pagos
Suchitepequez escrito y tener soporte documentado en las transacciones que realice. tomando como base legal el Decreto 57 - 92 Ley
desde el punto de de Contrataciones del Estado.
operacional

Evaluación del
no fue cumplida, la persona encargada no se
rige al Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría
Dirección
General de Cuentas en donde indica que deben
Departamental de
Al coordinador Administrativo Financiero girar instrucciones al Jefe de Presupuesto (Registro establecer procedimientos para controlar
Educación del Sobregiro en la ejecucion de
23 Registro y Seguimiento Presupuestario, cumplir con todo lo y seguimieto x oportunamente el avance de la ejecución
departamento de renglón presupuestario
presupuestado de acuerdo a lo planificado. presupuestario) presupuestaria y también se corroboró en
Suchitepequez
SICOIN WEB que en el mes de mayo a junio
desde el punto de
126
Evaluación del
Dirección
Departamental de La caja chica para gastos A la coordinadora del Departamento Administrativo Financiero A criterio del grupo evaluador la recomendación
Educación del menores no cuenta con solicitar la compra o asignacion de una caja fuerte para el resguardo Tesoreria (Operación fue cumplida, se comprobó que la Direccion
24 x
departamento de seguridad para el resguardo de dinero y la documentacion de soporte para la persona responsable de Caja) Departamental adquirió una caja de seguridad
Suchitepequez del efectivo. de caja chica para gastos menores. para el resguardo del efectivo.
desde el punto de
operacional
Evaluación del El Director de la Dirección Departamental de Educación del

Control Interno en la Departamento de
Dirección Suchitepéquez, debe girar sus instrucciones a la Coordinadora A criterio del grupo evaluador la recomendación
Departamental de Administrativa fue cumplida, en la evaluación realizada se
Alteración en la
Educación del Financiera, para crear manuales de funciones y procedimientos para Tesoreria (Operación observó que existen formularios de liquidación
25 documentación de liquidación x
departamento de la revisión de Caja) de viáticos, en el cual el único documento de
de viáticos.
Suchitepequez y aprobación de los documentos previos a realizar los reintegros respaldo es factura, utilizando como marco de
desde el punto de solicitados; y referencia el manual de liquidación de viáticos.
vista de la auditoria para las revisiones a los documentos de liquidación previa a
operacional desembolso.
Evaluación del
Dirección
En la entidad no se cuenta con Al Director Departamental de Educación del Departamento de
Departamental de A criterio del grupo evaluador la recomendación
un espacio físico Suchitepéquez
Educación del Tesoreria (Operación no fue cumplida, derivado que el espacio físico
26 independiente donde se solicitarle un espacio o una oficina exclusiva para desenvolver las x
departamento de de Caja) se encuentra compartido con las áreas de
puede ubicar el departamento funciones y
Suchitepequez Contabilidad y Presupuesto.
de tesorería. tener un riesgo residual mínimo.
desde el punto de
operacional
127
Fuente: Investigación de campo. Grupo 13 Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez

128
4.5.2. Resultado del seguimiento a las recomendaciones efectuadas a la Dirección
Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
Gráfica No. 1
Resultado del seguimiento a las recomendaciones del año 2016
Dirección Departamental de Educación de Mazatenango, Suchitepéquez
12%
50%
38%
Cumplidas No Cumplidas Parcialmente Cumplidas
Fuente: Investigación de campo. Grupo 13 Dirección Departamental de Educación de
Mazatenango, Suchitepéquez
Análisis
129
Con base a la evaluación de control interno efectuada en la Dirección Departamental de Educación
de Mazatenango respecto a las 26 recomendaciones realizadas durante el periodo 2016, se
estableció el siguiente análisis de cumplimiento al Plan de Mejora, donde se determinaron los
siguientes resultados:
4.5.2.1. Recomendaciones Cumplidas
Existe un cumplimiento del 50 por ciento de las recomendaciones establecidas en el período 2016,
dicho cumplimiento lo integran los departamentos de Tesorería y Servicios Generales, quienes
cumplieron en un 100 por ciento con las recomendaciones establecidas para esos departamentos,
mientras que el área de Almacén cumplió cinco de las seis recomendaciones, lo que representa el
83 por ciento de cumplimiento individual.
4.5.2.2. Recomendaciones No Cumplidas
De acuerdo a las evaluaciones realizadas, se determina que existe incumplimiento del 100 por
ciento a las recomendaciones establecidas en los departamentos de Inventarios, Recursos Humanos
y Presupuesto, lo que representa un 38 por ciento de incumplimiento a nivel institucional, esto
indica que dichos departamentos continúan como áreas críticas dentro de la institución a la fecha.
4.5.2.3. Recomendaciones Parcialmente Cumplidas

130
Con base a las pruebas sustantivas de evaluación al control interno en la Dirección Departamental
de Educación, se establece que existe cumplimiento de forma parcial de un 12 por ciento a las
recomendaciones establecidas durante dicho periodo, donde se identifica a los departamentos de
Contabilidad y Asesoría Jurídica como las únicas áreas que se encuentran en proceso de
implementación de dichas recomendaciones.
4.5.2.4. Recomendaciones No Aplicables
No se encontraron recomendaciones no aplicables en el seguimiento a las recomendaciones del
2016 a la Dirección de Educación Departamental de Mazatenango, Suchitepéquez en la evaluación
de control interno realizada en el año 2018.

122
BIBLIOGRAFÍA
 Acuerdo Gubernativo Número 540-2013, Reglamento de la ley Orgánica del Presupuesto
 Acuerdo Gubernativo 165-96 Creación de las direcciones departamentales
 Manual de funciones y operaciones de la dirección departamental de educación
Suchitepéquez tipo B (ministerio de educación)
 Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 10-97
 Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a
Guatemala -ISSAI.GT-Acuerdo Gubernativo número 9-2017
 COSO I ERM Versión 2013
 Guía Metodológica para la elaboración del -POA- Municipal 2016.
 Auditoria Operacional, Lindbergh, Rony A. Cohn, Theodored.
 Manual de Clasificadores Presupuestarios para el Sector Publico de Guatemala.
 Ministerio de Finanzas Públicas/Proyecto SIAG-SAG-Bases teóricas del presupuesto por
Programas, 2009
 Constitución Política de la República de Guatemala
 Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92
 Ley de Educación Nacional Decreto 12-91

123
E-GRAFÍAS
 http://www.mineduc.gob.gt/suchitepequez/
 content/uploads/2015/06/12._Ley_del_Organismo_Ejecutivo_Decreto_114_97.pdf
 http://www.web.oas.org/childhood/ES/List/Recursos
 http://www.mineduc.gob.gt/DIGEBI/documents/leyes/165-1996.pdf
 http://infopublica.mineduc.gob.gt/mineduc/images/4/4b/DIDEFI_ADMIN-
INVENTARIO_INCISO6_2015_VERSION1.pdf
 http://www.minfin.gob.gt/images/downloads/leyes_manuales/manuales_varios/inventario
2016.pdf
 http://infopublica.mineduc.gob.gt/mineduc/index.php?title=DIDEFI:6_)_Manuales_de_P
rocedimientos_-_Almac%C3%A9n_/_Inventario
 http://infopublica.mineduc.gob.gt/mineduc/images/9/9b/DIDEFI_DIDECO_INCISO1D_
2012_VERSION1.pdf
 http://infopublica.mineduc.gob.gt/mineduc/images/9/9d/DIDEFI_ADQ_INCISO6_2017_
VERSION2.pdf
 http://www.minfin.gob.gt/images/archivos/leyes/tesoreria/Decretos/DECRETO%20DEL
%20CONGRESO%2057-92.pdf
 http://portalgl.minfin.gob.gt/Descargas/Documents/Reglamento%20de%20la%20Ley%2
0de%20Contrataciones%20del%20Estado.pdf
 http://www.guatecompras.gt/Descargas/Contrato_Abierto/Proceso%20para%20contrato
%20Abierto%20Nuevo.pdf
124
 https://www.congreso.gob.gt/transparencia-y-acceso-a-la-informacion/informacion-
publica-de-oficio/mision-objetivos-y-plan-operativo-anual/
 https://www.mineduc.gob.gt/portal/contenido/menu_lateral/quienes_somos/politicas_edu
cativas/pdf/PLAN-EDUCACION.pdf
 https://sicoin.minfin.gob.gt/sicoinweb/menu/index.html

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE PRÁCTICAS ESTUDIANTILES

PRÁCTICA PROFESIONAL DE CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

“AUDITORÍA EXTERNA CON ÉNFASIS EN LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Y SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A LA DIRECCIÓN

DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE MAZATENANGO, SUCHITEPÉQUEZ”

REVISADO Y APROBADO POR:

Lic. Edgar Roger Ríos Villatoro

DOCENTE SUPERVISOR Lic. Edgar Roger Ríos

COORDINADOR DE EQUIPO NÚMERO DE

Escobar Rodríguez, Jhannia Eunice 201514465

INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO

Contreras Palma Flor de María 201505895

Mejía Solórzano Kevin Gustavo 201505898

García Per Harol Alexander 201505905

Say Batz Mónica Catarina 201505928

Sosa Contreras María Lorena 201505951

Gramajo Vásquez Mario Alejandro 201505959

Buch Flores Brenda Massiel 201505960

Cabrera Godoy Yvonne de los Angeles 201505975

Turuy Chavac Josué Nehemías 201505985

Hidalgo Mayen Kevin Aldair 201505992

Ramos Coronado Kevin Fernando 201505995

Ixcajoc Micán Jonathan Alexander 201506004

Contreras Ruano Patrick Cristhofer Julianny 201506005

Hernández Jerónimo Sebastiana Josefina 201506015

García Canel Juan Jose 201506025

Felipe Simón Astrid Carolina 201513977

Méndez Marroquín Sayra Liseth 201513990

Ambrocio Macario Patricia Maybé 201513992

Herrera Herrera Mildred Yulissa 201513994

Alas Castillo Oseas Mauricio 201514012

Ochoa Ibarra Marlon Josué 201514029

Vielman Ruíz Rocío Margarita 201514035

Patzán Sequén Brandon Ottoniel 201514056

Manuel Ramírez Geovany Crispín 201514062

Pérez Gómez Zully Xiomara 201514070

Alvárez Marroquin Susana Estefani 201514110

López Duarte Keily Sucely 201514128

Garrido Orozco Azucena Esmeralda 201514176

Rodríguez Samayoa Kevin Tomy Alexis 201514179

CastiLlo Valdéz Fredy Rolando 201514249

Yup Soc Henry Danilo 201514255

Rodríguez Ruíz Gerardo Jesús 201514259

Gómez Ivara Wilmer Estuardo 201514266

Liquez García Migdalia Zaraí 201514282

Chojoj Boj Edy Brandon 201514288

Salazar Escobar Vinicio Josué 201514302

López Villatoro Diego Alejandro 201514309

Maxía Cuxil Vilma Aracely 201514311

Robles Larios Carlos Vinicio 201514313

Chanquín Ajualip Wilmer Fernando 201514347

Rivera Aj, Kristell Daniela 201514380

Folgar Martínez Brayan Saúl 201514410

Juárez Escobar Luis Alfredo 201514413

Rojas de la Rosa Eliza Gabriela 201516700

1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Y LEGALES DE SU CREACIÓN 1

1.3.1. Plan estratégico de Educación 2016 - 2020 9

1.3.2 Principios de Acción 9

1.3.3 Líneas Estratégicas 9

1.3.4 Líneas de Acción 10

1.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 13