Anda di halaman 1dari 15

MAKALAH

Pengolahan Arsip Berbasis Otomasi Menggunakan Aplikasi SIMARDI

Di Susun Oleh:

Resya Pitria (1614400084)

Reza Agustina (1654400086)

Rasikhah Izdiharti Rizki (1624400082)

Risma Ayunita Pratiwi (1654400092)

Tanti Andriyani (1654400105)

Yuzlir Aziz (1654400118)

Chandra Adziman Fauzan (1654400020)

Dosen Pengampu:

Okky Rizkiantha,M.A

PRODI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG

2019
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada era saat ini, hal yang terus berkembang dan mendapat perhatian lebih dari setiap
masyarakat adalah informasi. Definisi informasi memiliki makna dan pengertian yang luas
tergantung dengan ilmu yang membahasnya. Pada sebuah organisasi baik itu organisasi
pemerintah maupun swasta, informasi menjadi hal utama yang dianggap penting dalam
menjalankan tugas-tugas keorganisasian. Salah satu rekaman informasi adalah arsip, seperti
yang tertuang dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa: Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam kegiatan pengelolaan arsip, diperlukan manajemen kearsipan yang baik.
Dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik diperlukan teknologi yang mampu
mempermudah proses pengelolaan arsip, seperti halnya komputer.Dalam hal pengetikan
dulu cukup dengan mesin ketik manual, kemudian meningkat penggunaan mesin ketik
elektronik, dan diera sekarang penggunaan komputer sudah tidak asing lagi dalam
penyelesasiaan tugas-tugas kantor. Perkembangan dalam bidang komputer pun semakin
meningkat baik dalam hal hardware maupun software yang digunakan. Teknologi komputer
akan membantu mewujudkanmanajemen kearsipan yang baik karena akan mempercepat dan
mempermudah Sumber Daya Manusia dalam menyelesaikan tugasnya. Teknologi komputer
merupakan salah satu teknologi yang efektif digunakan dalam kegiatan kearsipan. Dengan
menggunakan komputer, kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan, pengolahan,
penyimpanan, penelusuran, pelayanan hingga penyebaran informasi kemasing-masing
bagian dalam organisasi dapat lebih cepat dilakukan.
Ada berbagai macam aplikasi dalam pengelolaan arsip berbasis otomasi seperti
Omeca, Simardi, Arteri, Skid, E-Fillin, dan lain sebagainya. Dalam makalah ini yang akan
di bahas adalah mengenai pengelolaan arsip berbasis otomasi menggunakan aplikasi
Simardi offline versi 4.0. Penerapan teknologi informasi dilakukan dengan mengubah dari
sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi.
Di era globalisasi dan teknologi informasi, sangat dibutuhkan peran dari
komputerisasi arsip dalam hal kearsipan di perlukan sistem yang canggih, efektif dan
efisien. Tujuan dari penggunaan sistem simardi ini menciptaan pengelolaan kearsipan lebih
baik yang dapat mengurangi resiko, rusak, hilang, dan menciptakan ketetapan dan
kecepatan di dalam penemuan kembali arsip, di dalam penerapan Simardi mewujudkan dan
mengatasi permasalahan kearsipan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang di maksud dengan aplikasi Simardi?
2. Bagaimana cara mneginstall aplikasi Simardi?
3. Bagaimana cara mnegelola arsip di aplikasi Simardi?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui tentang aplikasi simardi
2. Untuk mengetahui bagaimana cara menginstall aplikasi simardi
3. Untuk mengetahui cara mengelola aplikasi simardi
BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi

Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip dinamis dan arsip statis secara
efisien, efektif dan sistematis pada unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan di
lingkungan perguruan tinggi.1 Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip statis adalah prosespengendalian
arsip statis secara efisien,efektif dan sistematis meliputi akuisisi pengolahan, preservasi,
pemanfaatan,pendayagunaan, dan pelayanan public dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Sistem otomasi arsip (automated recordsystem) adalah salah satu jenis
sisteminformasi yang merupakan sarana untukmendukung proses penataan arsip
(recordkeeping). Menurut Kennedy (1994:167) sistem otomasi arsip merupakan sistem
yangmenggunakan komputer digunakan untukmendukung pengimplementasikan
penataanarsip yang merupakan bagian integral dalampelaksanaan pengawasan arsip.
Tujuanpenerapan sistem otomasi arsip adalah untukmengelola bukti transaksi arsip
dariorganisasi dengan melakukan pengawasanterhadap arsip-arsip tersebut secarasistematis.
Sistem otomasi arsip sangatberagam mulai dari sistem yang sederhanauntuk mengatur file
kertas hingga sistemyang dapat mengelola seluruh prosespenataan arsip dalam semua format
yangada,baik manual maupun elektronik. Sistemotomasi arsip yang memuaskan
yangmemuaskan seharusnya mencangkupseluruh kegiatan penataan arsip dan
mampumelakukan pengelolahan bentuk arsip.2
Penerapan teknologi informasi dalam manajemen arsip di implementasikan dalam
suatu sistem otomasi arsip. Sistem otomasi arsip merupakan sitem yang menggunakan
komputer untuk mendukung pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian
integral dalam pelaksanaan pengawasan arsip (Kennedy,1994:57). Pada perkembangannya,

1
ANRI. 2011. Pedoman Penyelenggaraan Kearsipandi Lingkungan PerguruanTinggi.Jakarta:
PusatPengkajian DanPengembangan SistemKearsipan Deputi Bidang Informasi Dan
Pengembangan SistemKearsipan Arsip NasionalRepublik Indonesia

2
Kennedy, Jay.1988. RecordManagement: A Guide ToCorporate Record Keeping.2nd ed. Melbourne:
AddisonWesley Longman.
sistem otomasi arsip dapat sebagai bagian dari sistem informasi yang menyediakan informasi
untuk pengambilan keputusan.Tujuan penerapan sistem otomasi adalah untuk mengelola
butuk transaksi bisnisorganisasi dengan melakukan pengawasan terhadap arsip-arsip secara
sistematis.Sistem otomasi arsip sangat beragam mulai dari sistem yang sederhana untuk
mengatur file kertas sehingga sistem yang dapat mengelola seluruh penataan arsip dalam
semua format yang ada baik tesktual maupun elektronik. Sistem otomasi arsipyang
memuaskan seharusnya mampu melibatkan kegiatan pengelolaan semua bentuk arsip.
Dengan melihat pentingnya penggunaan arsip dan penggunaan otomasi arsip maka
melihat bagaimana efesiennya penggunaan otomasi arsip dengan arsip yang manual.Pengaruh
penggunaan digitalisasi pada erateknologi yang sudah berkembang. Namun disisi lain, masih
banyak keluhan dari pengguna otomasi arsip karena banyaknya kendala dalam penggunaaan
dan sering terjadi salah dalam penyimpanan arsip,dapat dijadikan sebagai ukuran masih
kurangnya layanan bagi pemakai digitalisasi arsip. Otomasi arsip pada umumnya
menganggap semua sistem elektronik pada pengelolaan arsip adalah sudah sesuai dengan
yang diharapkan oleh pengguna.3
B. Temu Balik Arsip
Suatu arsip dapat menjadi sumberinfomasi apabila arsip tersebut dapatditemukan
kembali fisik dan isiinformasinya. Penemuan kembali arsipdilakukan apabila ada
permintaan daripengguna terhadap informasi arsip.Pengguna disini adalah mereka
yangmembutuhkan informasi arsip di dalamkonteks pelaksanaan kerja atau
pelaksanaanfungsi-fungsi manajemen. Hal ini sepertiyang dikemukakan oleh Gunarto
(1997)tentang salah satu tujuan pemberkasan arsipyang termasuk proses
pengklasifikasian,pemberian indeks, penyusunan, penempatanarsip, semua tipe arsip dengan
carasistematis, sehingga dengan mudah, cepatdan tepat ditemukan kembali.
C. Pengertian Simardi

SIMARDI adalah sebuah program yang berfungsi untuk mengolah data Arsip
Dinamis, menciptakan perekaman data surat masuk dan keluar, membuat DPA (Daftar
Pertelaan Arsip), membuat Lembar Disposisi dan Kartu Kendali secara otomatis, Menetapkan
Arsip Permanen, Arsip Musnah dan Arsip Dinilai Kembali, Merekam data akusisi arsip,
mengatur Jadwal Retensi Arsip secara otomatis dan proses dijalankan secara periodik,

3
Barthos, Basir. 2005. ManajemenKearsipan. Jakarta : BumiAksara
Membantu proses manufer arsip, merekam data penyusutan arsip, memberikan pelayanan
informasi arsip (penemuan kembali arsip).

Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan adalah suatu solusi yang paling efektif bagi
tujuan penertiban kearsipan lembaga/organisasi. Progam aplikasi kearsipan “SiMARDI” ini
adalah salah satu aplikasi kearsipan yang dapat diterapkan di seluruh unit pengendali surat
instansi Pemerintah maupun Swasta, dengan kemampuan pengolahan nya secara sistematis
dan aplikatif dapat membantu pengelolaan kearsipan secara menyeluruh, baik penempatan
klsifikasi yang tepat dan cepat, penertiban sistem penataan berkas yang baik, penelurusan
data arsip yang cepat dan akurat serta dapat menuntun dalam melakukan penyusutan arsip
yang tersebar di seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKDP) dan BUMD/BUMN yang
ada dilingkungan kerjanya di masing-masing daerah. Aplikasi “SiMARDi” terkoneksi dengan
modem untuk memberiksn peringatan via SMS dalam mengelola undangan dan kegiatan
pimpinan, menyajikan berbagai bentuk laporan statistik volume surat masuk dan keluar,
laporan agenda surat masuk dan keluar, daftar arsip permanen, musnah dan dinilai kembali,
daftar retensi, daftar retensi arsip dan nilai guna arsip sera berbagai bentu laporan lainnya.
Penerapan ormulasi dirancang untuk mempermudah tugas pengedali surat di
Instansi/Lembaga dalam pengelolaan, penataan dan pelayanan informasi arsip (surat masuk
dan keluar).4

Minimum Requirements :

1. Windows XP
2. Prosesor Intel Pentium 4 2.0 Ghz
3. 256 MB RAM
4. Video Adapter 128 MB
5. 200 MB free harddisk
D. Cara install Simardi
1. Download Aplikasi Simardi Offline 4.0
2. Klk aplikasi simardi, maka akan muncul tampilan berikut:

4
Prisma,Dony.Simardi( sistem informasi manajemen arsip dinamis).Donyprisma.wordpress.com di akses pada
senin 25 pebruari 2019
MasukanPasswordRARmbaksri

3. Pilih Install, maka akan muncul setup (bila muncul kotak dialog reinstall, diclose saja)
4. Klik Setup (bila tidak bisa, klik kanan run administrator), maka akan muncul tampilan
berikut lalu klik lanjut:
5. Masukan Nama Admin dan intansi/lembaga lalu klik lanjut

6. Pilih lokasi file mau ditaruh dimana, bisa di C:/ atau D:/ lalu klik lanjut

7. membuat shortcut lalu klik lanjut


8. Siap untuk instalasi lalu klik lanjut, tunggu prosesnya lalu klik selesai

9.

10. Selamat instalasi berhasil selanjutnya klik simardi offline 4.0


11. cari database, lokasinya ada di destinasi folder, biasanya C:/progam file/simardi offline

12. lalu pilih smdata.MDB


SiMardi Offline 4 terdiri dari 3 aplikasi sekaligus. Yaitu Arsip Aktif, Inaktif dan Arsiparis
E. Username dan Pasword
1. Untuk masuk ke Arsip Aktif gunakan
Username : simardi
Password : aktif
2. Untuk masuk ke Arsip Inaktif gunakan
Username : simardi
Password : inaktif
3. Untuk masuk ke Arsiparis gunakan
Username : simardi
Password : arsiparis
F. Pengoperasian aplikasi simardi
Simardi yaitu suatu aplikasi kearsipan yang dapat dipergunakan bagi penyelenggaran
kearsipan pemerintah dalam menangani perekaman data surat masuk dan surat keluar.
Aplikasi ini dapat memformulasikan secara otomatis terhadap penentuan jadwal retensi
arsip yang telah diformulasikan pada pemilihan klasifikasi suatu surat yang telah tersedia
pada operasi pengentrian surat masuk dan keluar sehingga setiap record data surat akan
dapat dijalankan melalui suatu proses pengelolaan arsip sejak masa aktif sampai dengan
masa statis. Surat masuk Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa langkah yang
harus dilakukan yaitu5 :

1. Pengetikan asal surat

Klik tombol dari, nanti akan muncul kolom kelompok, kode dan nama instansi. Pada
kolom kelompok sudah tersedia daftar yang bisa dipilih atau ketik kode atau nama
instansi untuk mencari asal surat. Bila nama instansi tidak ada dalam daftar, bisa
menambahkan sendiri dengan klik tambah baru.

2. Pengetikan data tanggal terima surat

Klik tombol tanggal maka hasilnya akan ditampilkan tanggal kalender, pilih tanggal
dan bulan serta tahun yang dikehendaki kemudian klik tanggal yang dimaksud, maka
elemen kolom entri akan berubah tanggal sesuai dengan tanggal yang diklik. Demikian
pula dengan pengisian tanggal surat.

5
Prisma, Dony. Cara entri surat Simardi. Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25 pebruari
2019
3. Tahap pengentrian data nomor urut surat

Ketik nomor sesuai dengan nomor urutan terakhir, nomor ini telah diatur secara
otomatis komputer akan menolak nomor ganda pada tahun yang sama. Untuk proses
pengentrian selanjutnya nomor ini akan menampilkan secara otomatis nomor selanjutnya
dan tidak perlu mengetiknya pada kolom tersebut.

4. Tahap pengentrian data nomor surat

Ketiklah data nomor surat sesuai dengan nomor surat yang tertera pada surat yang
diterima.Pengetikan nomor surat tidak ada ketentuan apapun yang membatasinya, jadi
kita dapat mengetikkan bebas sesuai dengan nomor surat yang kita terima

5. Tahap pengisian data klasifikasi

jika surat yang dimaksud berasal dari perusahaan atau lembaga swasta maka biasanya
pada penulisan nomor surat tidak mencantumkan klasifikasi seperti tata persuratan
pemerintah. Meskipun begitu, pengentrian klasifikasi harus tetap diisikan sesuai dengan
analisa pendeskripsian masalah yang tergambarkan pada surat tersebut. Cara pengentrian
dapat dilakukan dengan nomor klasifikasi yang telah diarahkan pengendali surat
kemudian tekan tombol TAB, agar komputer segera menampilkan isian masalah, jadwal
retensi arsip secara otomatis.

6. Tahap pengisian nama berkas

Pengentrian nama berkas diberikan ketentuan pengisian yaitu jika pengisian nama
berkas kalua bisa harus melalui tabel yang telah disediakan dengan menekan tombol
tabel berkas. Ketentuan ini dimaksudkan supaya pengisian data berkas identik dengan
data klasifikasi yang tersedia pada klasifikasi yang telah ditentukan. Bila berkas tidak
ditemukan, bisa menambahkan sendiri dengan memilih tambah baru.

7. Tahap pengisian indeks surat

Pengisian ini tidak ada ketentuan yang membatasi cara pengisian, pemberian indeks
dapat secara spesifik membedakan dan menegaskan terhadap maksud surat tersebut,
sehingga indeks surat ini dapat dihimpun dalam satu kelompoknya. Hal ini jika
dibutuhkan laporan data surat berdasarkan indeks surat maka dapat menyajikan laporan
yang akan mengelompok berdasarkan indeks surat, dan mempermudah dalam
penelusuran data surat berdasarkan indeks surat.6

6
Daryono.2011Tentang.PengelolaanArsipBerbasis Elektronik
http://daryono.staff.uns.ac.id/211/12/22/pengelolaanarsipberbsiselektronik/ di akses pada senin 25
pebruari 2019
BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang dijelaskan maka selanjutnya dapat dirumuskan beberapa
kesimpulan. Aplikasi sistem informasi arsip dinamis (SIMARDI ) yaitu softwere membantu
dalam pengelolaan arsip berbasis otomasi, aplikasi ini telah banyak di gunakan di berbagai
lembaga pemerintah maupun swasta. cara mendownload aplikasi inipun sangat mudah
sekali. Bisa langsung di diwonload di google salanjutnya mengikuti langkah-langkah nya.
Setelah berhasil di download selanjutnya di install. Setelah itu bisal langsung di operasikan.
Di era globalisasi dan teknologi informasi, sangat di butuhkan peran dari
komputerisasi arsip dalam kearsipan di perlukan sistem yan g canggih, efektif dan efisien.
Tujuan dari penggunaan sistem Simardi ini menciptakan pengelolaan kearsipan yang lebih
baik, yang dapat mengurangi resiko, rusak, hilang, dan menciptakan ketetapan serta
kecepatan dalam penemuan kembali arsip.
DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2011. Pedoman Penyelenggaraan Kearsipandi Lingkungan PerguruanTinggi. Jakarta:


Pusat Pengkajian DanPengembangan SistemKearsipan Deputi Bidang Informasi Dan
Pengembangan SistemKearsipan Arsip NasionalRepublik Indonesia

Barthos, Basir. 2005. ManajemenKearsipan. Jakarta : BumiAksara

Kennedy, Jay.1988. RecordManagement: A Guide ToCorporate Record Keeping.2nd ed.


Melbourne: AddisonWesley Longman.

Daryono.2011Tentang.PengelolaanArsipBerbasis Elektronik
http://daryono.staff.uns.ac.id/211/12/22/pengelolaanarsipberbsiselektronik/ di akses
pada senin 25 pebruari 2019

Prisma, Dony. Cara entri surat Simardi. Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25
pebruari 2019

Prisma,Dony.Simardi( sistem informasi manajemen arsip dinamis).


Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25 pebruari 2019

Anda mungkin juga menyukai