Pengertian Analisis Jabatan menurut Wikipdia adalah proses atau metode atau dan teknik untuk memperoleh data

jabatan serta mengolahnya menjadi

informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian serta memberikan umpan balik bagi sebuah organisasi

............

Sedangkan Pengertian Analisis Jabatan menurut Dessler (1997), adalah merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan
dari suatu jabatan dan orang seperti apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua
aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

.........

Informasi yang dikumpulkan adalah mencakup tanggung jawab, kewajiban dan kualifikasi minimal atau persyaratan minimal untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dalam sebuah jabatan untuk mencapai stadanda kinerja yang diharapkan.

.........

Sedangkan Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut akan digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki
seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Sedangkan hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job
description, atau pertelaan tugas) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah sebuah suatu rangkuman tertulis yang
menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan
spesifikasi jabatan merupakan uraian tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan apa dan
dukungan apa saja yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.

..............

Analisis jabatan sangat penting dan harus dirumuskan atau disusun oleh bidang kepegawaian atau personalia atau HRD di sebuah instansi baik itu instansi
negeri maupun swasta tak terkeculi pada sebuah lembaga Negara sekalipun. Kenapa analisis jabatan itu penting dan diperlukan…? Jawaban sederhana saya
adalah untuk mengetahui apakah pegawai tersebut cocok atau pantas menempati jabatan yang diberikan, mulai dari pendidikannya, keahliannya,
pengalamannya.

...........

Lalu kapan dan apa kegunaan dari analisis jabatan itu sendiri..? Kegunaan dari analisis jabatan bagi seorang personalia atau HRD adalah:

-Merekrut pegawai

-Menetapkan kompensasi

-Sebagai dasar penilaian kinerja atau Performance appraisal

-Rencana pelatihan

-Memastikan dukungan apa saja yang harus dilengkapi termasuk peralatan kerjanya.

...........

Dari analisis jabatan tersebut seorang personalia bisa melakukan seleksi terhadap calon pegawai yang akan ditempatkan sesuai dengan pendidikan,
ketrampilan dan pengalaman calon pegawai . Langkah selanjutnya adalah untuk menetapkan akan ditempatkan di posisi/jabatan apakah calon pegawai
tersebut sesuai dengan kriteria yang dipersyaratkan dan berapa besar kompensasi yang pantas diberikan.

..........

Analisis jabatan sebagai dasar penilaian kinerja/Performance Appraisal bagi pegawai. Penilaian kinerja ini lazimnya dilakukan setiap tahun sekali namun
demikian semua kembali kepada kebijakan sebuah perusahaan itu sendiri. Hasil penilaian kinerja/performance appraisal tersebut biasanya adakan dijadikan
dasar oleh seorang personalia/HRD untuk kenaikan jabatan dan golongan juga kompensasi.

...........

Jika hasil penilaian kerja tersebut dirasakan oleh personalia tidak/belum memenuhi standar kinerja yang diharapkan, biasanya seorang personalia/HRD
akan membuat GAB analisis dan akan mengambil kebijakan yaitu dengan mengikut sertakan pegawainya untuk mengikuti pelatihan/training sesuai dengan
bidang kerjanya atau jabatannya atau melakukan rotasi jabatan yaitu dengan memindahkan pegawai ke divisi lain yang dianggap cocok dan sesuai dengan
ketrampilannya. Lalu peralatan kerja apakah yang harus disediakan untuk mendukung kelancaran pekerjaannya.

..........
Seiring dengan bergulirnya waktu sebagian besar perusahaan swasta besar telah menerapkan analisis jabatan tersebut, namun tak jarang perusahaan
perusahaan kecil dan menengah pun juga sudah banyak yang menerapkan analisis jabatan ini untuk meningkatkan kinerja sumber daya manusianya dan
juga kemajuan usahanya.

..........

Lalu seberapa penting analisisi jabatan ini diperlukan di instansi pemerintahan atau di sebuah lembaga Negara seperti anggota dewan negeri ini misalnya..?

.......

Agak sulit untuk menguraikan, tetapi harus disadari betul bahwa analisis jabatan ini sangat penting apalagi di sebuah lembaga Negara seperti DPR. Saya
belum melihat analisis jabatan ini dijadikan dasar pada saat pemilihan seorang calon anggota DPR yang duduk mewakili rakyat disana. Sehingga wajar bila
masih terjadi ketidak sinkron-an antara pendidikan, ketrampilan serta pengalamannya dalam melaksanakan bidang tugasnya sebagai anggota DPR.

...........

Hasilnya apa…? Pekerjaan di sub kan.. bisa jadi seperti itu karena tidak memiliki ketrampilan sesuai dengan yang dipersyaratkan. Rapat juga ogah ogahan,
malah kebanyakan yang tidur dan kursi juga banyak yang kosong. Seamangatnya saat ditunjuk untuk melakukan studi banding keluar kota atau keluar
negeri. Santernya berita yang disorot calon anggota dewan telah melakukan tes fit and proper, yakin begitu..? jawabanya ada pada anda dan saya sebagai
rakyat jelata.

...........

Uraian diatas adalah sharing informasi kepada sahabat disini akan pentingnya sebuah analisis jabatan pada sebuah instansi atau perusahaan. Semoga
bermanfaat sekecil apapun itu.

Analisis Jabatan

Tujuan dari rekrutmen, seleksi dan penempatan adalah mencocokkan (to match) antara karakteristik individu (pengetahuan,
ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain) dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu
jabatan, Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan
kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi.

Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran
(assessment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands) dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Proses
inilah yang disebut dengan Analisis Jabatan. Analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi
terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus
dimiliki oleh si pemegang jabatan.

Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan (the job), bukan terhadap orang
(person). Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun
kuestioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi
jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).

Uraian Jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si
pemegang jabatan ( job holder / incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut
dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi
dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang
ditetapkan oleh divisi/ unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.

Spesifikasi Jabatan adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan
agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan
pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam
mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Mengapa analisis jabatan diperlukan? Sampai saat ini masih terdapat pendapat pro dan kontra. Pendapat yang pro analisis jabatan
memandang bahwa uraian jabatan (produk dari analisis jabatan) merupakan panduan yang mutlak dalam menjalankan pekerjaan
dan memudahkan bagi pekerja dan perusahaan. Sebaliknya, pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya akan
membuat seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan terkotak-kotak
dalam suatu pekerjaan tertentu.
Dalam tulisan ini saya tidak ingin memperdebatkan mana di antara kedua pendapat tersebut yang paling benar. Saya percaya
bahwa kedua pendapat tersebut pasti memiliki sudut pandang masing-masing. Pada tulisan ini saya hanya ingin memberikan suatu
gambaran, bagaimana suatu proses rekrutmen dan seleksi memiliki hubungan yang krusial dengan analisis jabatan.

Rekrutmen & Seleksi

Meski banyak perusahaan memandang penting adanya analisis jabatan, namun seringkali prosesnya tidak dilakukan secara tepat
sehingga produk yang dihasilkan pun kurang tepat sasaran, sehingga tidak berhasil menemukan individu yang tepat.

Fakta lain mengenai gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat pada iklan-iklan
lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali
terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar
yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak qualified.

Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi tes dan wawancara dengan si pelamar. Materi
tes yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang
diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan
sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa
mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.

Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan jabatan guna
mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan
jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh.