Problem Perusahaan

 Apa yang menyebabkan pendapatan perusahaan Amerika Serikat mengalami

penurunan antara tahun 1970 sampai 1980 dari 95 persen menjadi 45 persen?
 Seberapa pentingkah fungsi keuangan dan pengendalian manajemen di Xerox?
 Apakah kecendrungan terakhir di Xerox berpengaruh terhadap proses pengendalian
manajemen?
 Seberapa pentingkah budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses
pengendalian di Xerox?

Analisis dan Evaluasi

Antara tahun 1970 hingga 1980 pendapatan perusahaan peralatan fotokopi AS mengalami
penurunan dari 95% menjadi hanya 45%. Penurunan ini disebabkan persaingan hebat dari
perusahaan Jepang yang memiliki modal, sumber daya dan teknologi yang tangguh sehingga
dapat menjual peralatan pada tingkat biaya manufaktur Xerox. Kenyataan ini benar-benar
disadari telah kehilangan pangsa pasar yang sangat signifikan dan mengharuskan Xerox
memformulasikan kembali strategi bisnis yang telah dijalankan. Xerox berusaha membenahi
diri dalam kompetisi ini dengan mengembangkan rencana revitalisasi perusahaan dan strategi
baru yaitu : mengubah budaya perusahaan, dengan tujuan : memberikan kekuatan kompetitif
pada perusahaan dan merebut pangsa pasar yang hilang.

14 Titik sentral untuk fungsi keuangan di Xerox adalah Dewan Eksekutif Keuangan (
Financial Executive council – FEC). Keanggotaannya terdiri dari staf senior keuangan
perusahaan (corporate finance) dan kepala-kepala keuangan dari organisasi-organisasi operasi
utama xerox. FEC didirikan pada tahun 1980-an sebagai respon atas tujuan manajer senior
keuangan akan perbaikan lebih lanjut operasi-operasi keuangan dan memperoleh keterlibatan
yang lebih besar daripada eksekutif keuangan. Sebanyak 12 orang pengendali unit bisnis
dalam organisasi pemrosesan dokumen melaporkan secara langsung (lini yang kokoh) kepada
manajer umum dari unit bisnis mereka masing-masing.
Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota
organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Dari gambaran SPM
Xerox tersebut terdapat unsur-unsur kunci atau aspek yang membuat SPM Xerox bekerja
dengan baik, yaitu :
Keselarasan tujuan (goal congruen)
Kenyataan akan kehilangan pangsa pasar yang signifikan mengharuskan Xerox
memformulasikan kembali strategi dengan tujuan perusahaan agar merebut kembali pangsa
pasar yang telah hilang. Setiap anggota organisasi dalam Xerox secara pribadi memiliki
tujuan tersebut yang diwujudkan dalam setiap operasi bisnis Xerox. Dengan begitu terdapat
keselarasan antara tujuan pribadi dengan tujuan perusahaan.
Adanya perangkat atau kerangka bagi penerapan strategi
Adanya ukuran kinerja financial dan non financial
Bantuan dalam pengembangan strategi baru untuk membantu strategi yang telah ditetapkan
sebelumnya

15 Pada tahun 1991 Xerox telah berhasil merebut kembali pangsa pasar yang hilang dengan
mengembangkan budaya melalui LTQ. Laporan tahunan telah menunjukkan sebagian
keberhasilan tersebut. Selain itu Xerox telah berhasil dengan SPM yang dijalankan, ternyata
kecenderungan terakhir yang berpengaruh terhadap perusahaan pengendalian manajemen
adalah :
Peranan atau partisipasi aktif dalam manajemen, komunikasi terbuka dan adanya jalinan
kerjasama antar bagian pemasaran, teknologi dan keuangan.
mengurangi proses manajemen yang kurang praktis, terutama dalam pelaporan , tanpa
mengurangi nilai informasi. Operasi-operasi individu dilakukan dengan tetap menghasilkan
data yang dibutuhkan. Dan hal ini memberikan pengurangan yang signifikan terhadap jumlah
orang yang tidak terlibat langsung dalam proses manajeman.
Dilakukan perbaikan terhadap proses perencanaan dengan rincian yang dapat dijalankan oleh
para manajer/pengendali unit.

16 Budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di Xerox

nampak pada beberapa hal :
LTQ sebagai prinsip dasar strategi kualitas yang berorientasi konsumen merupakan panduan
bagi organisasi maupun individual dalam bekerja. LTQ ini senyatanya telah berhasil
diimplementasikan secara individu sehingga secara keseluruhan dalm organisasi telah
menjadi suatu budaya perusahaan. LTQ mensyaratkan keterlibatan karyawan, tolok ukur
kompetitif dan proses peningkatan kualitas. Hal ini diimplementasikan dalam target- target
yang akan diraih dan selanjutnya dilakukan pengukuran keberhasilannya. Budaya organisasi
dapat benar-benar terwujud pada Xerox karena LTQ telah dapat dilaksanakan secara
konsisten oleh setiap individu.
Budaya informal dalam system pelaporan yang dikembangkan dalam komunikasi yang jujur,
terbuka dan informative. Pembicaraan ini melibatkan semua pengendali unit operasional,
sehingga benar-benar dapat diketahui masalah-masalah operasional dan keuangan. Pelaporan
informal ini memberikan pengaruh yang besar dalam budaya perusahaan dan memberikan
manfaat bagi Xerox secara keseluruhan .

17 Rekomendasi ( Kesimpulan dan Saran)

Unsur-unsur kunci Xerox yang membuat system pengendalian bekerja adalah sebagai
berikut:
Sistem perencanaan mengembangkan rencana tahunan dan rencana panjang perusahaan
kemudian dikonsolidasikan agar pengendalian persediaan tetap stabil.
Manajemen menerapkan leadership of quality sebagai standar kualitas produksi mereka
Manajemen juga mempunyai tolok ukur kelas dunia sebagai standar merekadan terus
meningkatkan tolok ukur mereka.
Manajemen berarah kepada kepuasan konsumen.
Xerox pun berfokus pada tingkat manajemen bisnis dimana Xerox memperlihatkan hubungan
keterkaitan yang efektif antara pasar dan teknologi

18 Menurut kelompok kami, budaya organisasi dan kepribadian individual sangat penting
dalam proses pengendalian. Budaya organisasi merupakan bagian penting dalam
pengendalian manajemen, yaitu ketika manajer mengimplementasikan strategi yang
diinginkan dalam kerangka kerja penerapan strategi. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut:

19 Untuk menerapkan pengendalian yang baik, maka harus ada budaya organisasi yang
solid, respect dan dapat bekerjasama dengan baik pada antar lini atau divisi. Begitupun
sebaliknya, budaya organisasinya tidak bisa solid, respect dan dapat bekerjasama dengan baik
maka akan mempengaruhi proses pengendalian pada perusahaan yang tidak baik.
Budaya organisasi yang telah terbentuk di Xerox adalah sebagai berikut:
Masing-masing unit operasi dalam divisi bisnis maupun divisi konsumen mengembangkan
dan mengkonsolidasikan rencana tahunan dan jangka panjang
Pengukuran oprasional yang digunakan dalam skema manajemen adalah pansa pasar,
kepuasan konsumen, dan kualitas lainnya
Pengukuran kinerja berbasis tradisional yaitu ROI
Unit operasi menentukan jumlah target yang akan dicapai