PROGRAM KERJA

UNIT REKAM MEDIS TAHUN 2019

Rumah Sakit Umum Pekerja

A. PENDAHULUAN
Rekam medis adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada
pasien di sarana pelayanan kesehatan” (Gemala R. Hatta (2012:73))
Penyelenggaraan rekam medis adalah salah satu kegiatan yang menunjang
terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu kepada pasien atau pelanggan
rumah sakit. Untuk mencapai pelayanan yang bermutu, khususnya pelayanan
rekam medis diperlukan adanya keseragaman bertindak dan keseragaman
berprilaku dalam mengelola rekam medis disamping dituntut disiplin kerja yang
tinggi.
Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Pekerja harus dapat
menyesuaikan pelayanan yang diberikan dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Pelayanan yang harus ditingkatkan meliputi
pelayanan medis dan manajerial. Pelayanan yang cepat, tepat dan aman hanya
dapat terwujud apabila Unit Rekam Medis didukung oleh sarana dan prasarana
yang memadai dan berfungsi dengan baik, serta didukung pula oleh petugas
yang profesional.

B. LATAR BELAKANG
Unit Rekam Medis merupakan salah satu unit penunjang kesehatan di Rumah
Sakit Umum Pekerja dan bertanggung jawab kepada Direktur yang didalam
tugas dan fungsinya dibawah Koordinasi Manajer Penunjang dan Pelayanan
Medis. Unit Rekam Medis berperan dalam penyelenggaraan dan pelayanan
Rekam Medis Rumah Sakit.
Setiap Unit di Rumah Sakit Umum Pekerja wajb menyusun Program Kerja,
dimana program kerja tersebut mendukung dalam penyusunan Rencana Kerja
Rumah Sakit Umum Pekerja dalam meningkatkan mutu pelayanan, untuk itu
perlu diterapkan suatu standar pelayanan. Mutu pelayanan dirumah sakit dapat
dilhat dari kegiatan pelayanan yang diberikan dan di catat dalam dokumen rekam
medis sebagai bukti proses dan hasil yang dilakukan oleh tenaga profesional
yang berhak atas rekam medis. Unit rekam medis adalah unit penyedia informasi
atau data-data pasien. Semua data pasien dapat di akses melalu rekam medis.
Program Kerja Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Pekerja tahun 2019
disusun berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan kerja dan hasil yang telah

1
 dicapai di tahun 2018. Kegiatan peningkatan mutu Tahun 2018 yang belum
tuntas akan dilanjutkan dan mencari kegiatan lain serta mengupayakan gagasan-
gagasan baru untuk meningkatkan mutu pelayanan di Unit Rekam Medis di
Rumah Sakit Umum Pekerja

C. TUJUAN
1. Umum
Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan pelayanan rekam medis
yang cepat, tepat dan akurat.

2. Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan dengan pelayanan rekam medis yang lebih
baik
b. Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian
data dan informasi rumah sakit
c. Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadapt penyelennggaraan rekam medis
sesuai sistem yang standar
d. Meningkatnya sarana prasarana Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum
Pekerja
e. Meningkatkan keterampilan petugas rekam medis secara
berkesinambungan
f. Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program, rencana kerja dan
kegiatan Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Pekerja.

D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Program Peningkatan Mutu
a. Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis 1x24 Jam
Defenisi : Kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap 1x24
jam
setelah pasien mendapatkan pelayanan.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
- Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis
Setiap berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan
perawatan
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan Data ketidak
lengkapan pengisian berkas rekam medis oleh PIC Mutu Unit Rekam
Medis

2
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan

3
b. Kelengkapan Formulir Informed Consent
Defenisi : Kelengkapan pengisian formulir informed consent 1x24 jam
setelah
pasien mendapatkan informasi yang jelas.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
- Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis
Setiap berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan
perawatan
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidak
lengkapan pengisian berkas rekam medis oleh PIC Mutu Unit Rekam
Medis
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.

c. Ketepatan Pengiriman Laporan Eksternal

Defenisi : Ketepatan waktu dalam melaporkan rekapitulasi laporan (RL)
rumah
sakit sesuai dengan batas waktunya (bulanan, tahunan atau up
to date)
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
- Rekap Laporan yang akan dikirim setiap bulan
- Monitoring ketepatan pengiriman Laporan Eksternal ke Dinkes tepat
waktu
- Bukti pengiriman
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.

d. Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Defenisi : Jumlah berkas RM rawat jalan yang di antar tepat waktu
Sasaran : ≤ 10 menit
Cara Pelaksanaan :
- Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pendistribusian berkas
rekam medis rawat jalan
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data
keterlambatan pendistribusian Berkas RM oleh PIC Mutu Unit Rekam
Medis
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.

4
2. Program Pengembangan
a. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan
- Pengajuan permohonan pendidikan
- Presentasi hasil
- Monev dan pengembangan ilmu
b. Evaluasi Kinerja Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
- Rapat bulanan internal rekam medis.
- Rapat dengan Spv. Yanmed
- Pengisian kuisioner
- Penilaian indikator kinerja setiap 3 bulan sekali

c. Penyusunan Laporan Rekam Medis

Cara Pelaksanaan:
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan, triwulan, semester dan
tahunan data mentah laporan triwulan rekam medis.
- Pengembangan format laporan

d. Revisi Formulir RM sesuai standar SNARS1 dan Akreditasi Syariah

Cara Pelaksanaan :
- Mencari referensi format Formuir
- Pengajuan revisi ke Direktur
- Mengadakan Rapat dengan Panitia RM dan pihak terkait

e. Pengajuan penggunaan SIMRS di Unit RM

Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan SIMRS
- Membuat pengajuan penggunaan SIMRS di Unit RM
-
f. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan lemari penyimpanan
- Mengajukan PO pembelian alat
- Mengajukan WO pengerjaan/ pembuatan lemari penyimpanan

g. Penataan Tata Ruang Unit RM

5
Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan perubahan tata ruang
- Membuat pengajuan perubahan tata ruang
- Mengajukan PO pembelian barang yang dibutuhkan
- Mengajukan WO pengerjaan

6
 h. Pemusnahan Berkas RM in-aktif selama 5 tahun terakhir
Cara Pelaksanaan :
- Melakukan pemilahan berkas aktif dan in-aktif (2013-2018)
- Melakukan proses scaning (alih media berkas – foto)
- Melakukan pemilahan formulir yang bernilai guna
- Melakukan pemusnahan sesuai standar
- Membuat berita acara pemsnahan

i. Gotong Royong
Cara Pelaksanaan :
- Merapikan penyusunan berkas rekam medis di rak penyimpanan
- Merapikan berkas-berkas rakitan yang tidak terpakai
- Menyapu lantai dan melap lemari rak penyimpanan dari debu

3. Program Manajemen
a. Program Pengajuan RAB dan RKA
Cara Pelaksanaan :
- Pendataan Rencana Anggaran Sarana dan Prasaran Unit RM
- Pendataan Rencana Kerja dan Anggaran Kegiatan
- Pengajuan ke Manajer dan Direktur
- Format Terlampir

E. PROGRAM RUTIN
1. Rapat Bulanan
2. Program Peningkatan Mutu
3. Program retensi berkas rekam medis in-aktif selama 5 tahun terakhir 1x
setahun
4. Laporan internal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
5. Laporan eksternal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
6. Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7. Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas RM rajal
8. Meminimalisir dalam hal kesalahan fiiling (penyimpanan)
9. Gotong Royong bersih- bersih ruangan (merapikan berkas RM di rak
penyimpanan)

F. SASARAN
Terlaksananya Program Kerja Unit Rekam Medis Tahun 2019 minimal sebesar
80%

7
8
 G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
BULAN
NO KEGIATAN 1 1 KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9 12
0 1
Program Peningkatan
1. X X X X X X X X X X X X
Mutu
Pendidikan dan Pelatihan
2. Rekam Medis X

Evaluasi Kinerja Rekam

3. X X X
Medis
Penyusunan Laporan
4. X X X X X X X X X X X X
Rekam Medis
Revisi Formulir RM sesuai
standar SNARS1 dan
5. X X
Akreditasi Syariah

Pengajuan penggunaan
6. X X
SIMRS di Unit RM
Penambahan Lemari
7. X X
Penyimpanan Berkas RM
Penataan Tata Ruang
8. X X
Unit RM
Pemusnahan Berkas RM
9. in-aktif selama 5 tahun X X X
terakhir
10. Gotong Royong X X X X X X X X X X X X

H. PELAPORAN HASIL EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

Pelaporan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun
berjalan, menuju pembuatan program kerja tahun berikutnya. Pelaporan hasil
evaluasi pelaksanaan kegiatan ini sebagai pertimbangan dalam melakukan
rencana program kerja kedepan.

9
 LAPORAN HASIL EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
UNIT REKAM MEDIS TAHUN 2018
Rumah Sakit Umum Pekerja

HASIL TINDAK
NO KEGIATAN REKOMENDASI
EVALUASI LANJUT
1. Program peningkatan Telah dilakukan sosialisasi Ada pengembangan
mutu dari Tim Mutu dan indikator mutu untuk Masuk
penetapan Indikator Mutu tahun 2019 Program
Unit RM dan berjalan mulai Kerja 2019
Agustus 2018
2. Pemusnahan Berkas Telah dilakukan scan data Terus berkolaborasi Masuk
berkas in-aktif tahun 2011- dengan manajemen Program
2016, namun pengerjaan IT untuk Kerja 2019
terhenti di bulan Mei 2018 pengontrolan
karna Komputer rusak, dan komputer dan back-
semua data hilang up data
3. Penambahan Lemari Telah dilakukan Akan dilakukan Masuk
Penyimpanan Berkas penambahan lemari bulan permintaan Program
RM Mei 2018 dan lemari sudah penambahan lemari Kerja 2019
terisi lagi, karna jumlah
pasien semakin
meningkat
4. Evaluasi Kinerja Dilakukan 1x dalam 3 bulan Akan dilakukan Masuk
Rekam Medis dan ada penambahan 2 evaluasi sesuai Program
orang petugas di bulan standar Kerja 2019
januari 2018 dan mei 2018
karna ada petugas yang cuti
melahirkan dan
mengundurkan diri

5. Gotong Royong Terlaksana setiap bulannya Akan terus Masuk

bersamaan dengan rapat dijalankan Program
bulanan unit RM Kerja 2019
6. Penyusunan Laporan Terlaksana setiap bulannya Akan dilakukan Masuk
Rekam Medis internal dan eksternal pengembangan Program
format laporan Kerja 2019
7. Pengajuan Belum terlaksana - Masuk

10
 penggunaan SIMRS Program
di Unit RM Kerja 2019
8. Revisi Formulir RM Masuk
sesuai standar Belum terlaksana - Program
Akreditasi Kerja 2019
9. Pendidikan dan Masuk
Pelatihan Rekam Belum terlaksana - Program
Medis Kerja 2019
10. Penataan Tata Masuk
Ruang Unit RM Belum terlaksana - Program
Kerja 2019

11
I. PENUTUP
Program kerja Unit Rekam Medis ini dibuat dalam periode 1 (satu) tahun sekali,
kemudian akan dilakukan monitoring dan evaluasi. Hasil evalasi merupakan
dasar untuk membuat program kerja periode berikutnya.

Dengan adanya program kerja ruangan rekam medis diharapkan dapat menjadi
acuan atau pedoman melakukan perbaikan kedepan serta menentukan target
kedepannya dalam hal pelayanan Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum
Pekerja.

Pekanbaru, Januari 2019

Disiapkan Oleh, Diperiksa Oleh,
Koordinator RM Spv. Penmed

Disetujui Oleh, Diketahui Oleh,

Mng. Yanpenmed Direktur

12