KOMUNIKASI BISNIS

SAP 4
“PERENCANAAN PESAN BISNIS”

Oleh : Kelompok 3
Putu Ratih Kartika Dewi 1607531106 / 7
Kadek Tania Ayu Widyawati 1607531110 / 8
Ida Ayu Nabila Meidyna 1607531113 / 9

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2018

1
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Terjadi berbagai kegiatan komunikasi baik lisan maupun tulisan setiap harinya salam
suatu organisasi bisnis. Kegiatan komunikasi ini dimulai dari yang sangat sederhana hingga yang
rumit dan sangat kompleks. Keberhasilan organisasi bisnis sangat dipengaruhi oleh komunikasi
yang dilakukan oleh seluruh anggota organisasi, bahkan terkait dengan pesan yang disampaikan
oleh orang yang tidak dikenalnya. Bagaimana agar seorang komunikator bisa mempengaruhi
komunikannya, sehingga bisa bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh komunikator,
bahkan bisa merubah sikap dan perilaku dari komunikan. Karena banyaknya kegiatan
komunikasi, pesan bisnis harus dirancang agar lebih menarik dan mudah dipahami oleh
penerima.
Dalam suatu komunikasi bisnis yang dilakukan oleh seseorang tentunya membutuhkan
tahap perencanaan dalam rangka menyusun pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan kepada
pihak lain. Tahapan perencanaan bertujuan agar pesan bisnis dapat disampaikan dan diterima
dengan baik oleh komunikator maupun komunikan, sehingga pesan yang tersampaikan dapat
secara efektif dilaksanakan dan akan membantu kelancaran dalam hubungan bisnis. Pesan bisnis
tidak hanyak dilakukan di dalam internal organisasi melainkan dilakukan juga terhadap pihak
eksternal. Sehingga nantinya pesan bisnis ini dapat menciptakan goodwill bagi perusahaan jika
dilakukan dengan benar dan sesuai dengan tujuan dari organisasi bisnis tersebut. Pesan bisnis
yang disampaikan harus disesuaikan dengan pihak yang akan menerima informasi, setidaknya
memiliki pemahaman mengenai masalah bisnis agar penyampaian pesan terjadi secara efektif.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut
diantaranya :
1. Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis?
2. Bagaimana cara menentukan tujuan pesan bisnis?
3. Bagaimana cara menganalisis penerima pesan?
4. Bagaimanakah memilih saluran dan media yang tepat?
1.3 Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui proses penyusunan pesan bisnis
2
2. Untuk dapat menentukan tujuan pesan bisnis
3. Untuk menganalisis penerima pesan
4. Untuk memilih saluran dan media yang tepat

3
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap harinya baik lisan
maupun tulisan. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan
komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik
e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat
perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk menarik perhatian
penerima. Oleh krena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibandingkan yang lain
ataupun dibandingkan sebelumnya.

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Tujuan
dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat
diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang,
dan selaras dengan tujuan organisasi. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan
menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan
jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk
pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga
bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi
audiens.

Menyusun pesan yang bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan dari penyusunan pesan bisnis
bukanlah untuk membuat penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan
bisnis dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas. Agar
pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses
penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang
terbaik. Walaupun demikian sejumlah langkah umum dalam menyusun pesan binis yang efektif
perlu di perhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri dari 3 tahap sederhana,
yaitu :

a. Perencanaan Pesan

4
 Dalam tahap ini, di tentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi

 Perencanaan Tujuan
 Analisis audiens atau penerima
 Penentuan Ide Pokok
 Pemilihan Saluran dan Media
b. Penyusunan Pesan

Setelah perencanaan pesan, selanjutnya ide/gegasan dituangkan dalam pesan tertulis.

Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata, kalimat, paragraph,
serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan. Tahap ini meliputi 2
kegiatan, yaitu :

 Mengorganisasikan Pesan
 Memformulasikan Pesan
c. Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan,
tanda baca, dan tata bahasa. Berbagai kegiatan pesan pada tahap revisi pesan adalah :

 Menyunting Pesan
 Menulis Ulang
 Memproduksi Pesan
 Mencetak Pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap proses

penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%, menyusn draff surat 20%, merevisi
40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf dalam Haryani, 2001:87). Pada bab ini akan dibahas tahap
pertama dari proses penulisan pesan bisnis, yaitu perencanaan pesan bisnis yang dimulai dengan
penentuan tujuan pesan bisnis.

2.2 PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

5
 Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambahan bagi perusahaan. Pesan-pesan yang
disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas,
dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi (perusahaan). Ada tiga tujuan
umum komunikasi bisnis yaitu memberikan informasi (informing), membujuk atau
persuasi(persuading), melakukan kerja sama atau kolaborasi (collaborating). Masing-masing
tujuan tersebut akan menetukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat partisipasi pengirim.
Maksud atau tujuan tersebut mungkin saja bersifat jelas dan langsung (seperti melakukan order
atau mengkomunikasikan tanggapan survei) atau tidak langsung seperti meyakinkan tim
manajemen untuk meluncurkan produk baru. Jadi tujuan spesifik berhubungan dengan apa yang
mau dicapai dengan pesan bisnis.

Jika hanya bertjuan untuk memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja partisipasi
komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komuikator. Pesan yang disampaikan
persuasif akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi tinggi serta pengendalian pesan
tidak sepenuhnya berada pada komunikator. Sementara jika pesan bertujuan untuk menjalin kerja
sama, akan diperlukan partisipasi maksimun dari komunikan dan kendali komunikator terhadap
isi pesan yang lebih rendah. Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai
tujuan. Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan
tujuan perusahaan (organisasi)

2.3 ANALISIS PENERIMA / AUDIENS

Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, langkah selanjutnya adalah melakukan
analisis audiens. Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau audiens.
Oleh karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi
komunikasi bisa individu ataupu organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda – beda atas pesan yang mereka terima.

a. Mengembangkan profil audiens

Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasnaya relatif lebih mudah dilakukan
tanpa harus tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang
dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan. Contoh audiens
6
yang sudah dikenal adalah atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama. Apabila
audiens belum dikenal, maka petunjuk berikut bisa dipergunakan untuk membantu melakukan
analisis (Boove dan Thill, 2003:103).

Analize Siapa pihak penerima pesan

Understand bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?

Demographics berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?

Interest apa yang menarik perhatian penerima?

Environment apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?

Needs informasi apa yang diperlukan penerima?

Customize bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?

Expectation apa yang diharapkan penerima?

b. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang – orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Namun adakalanya justru orang
yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan yang ditujukan kepada banyak orang. Gaya
penulisan, format, dan bahasa pesan bisnis yang ditujukan kepada orang banyak cenderung lebih
formal.

d. Mengukur tingkat pemahaman audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada
umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan. Dalam
keadaan demikian , pengirim tidak perlu melakukan usaha – usaha tertentu untuk memberikan
pemahaman kepada penerima. Namun apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda,
7
maka pengirim harus siap memberikan penjelasan – penjelasan tanpa rasa bosan agar tidak
terjadi kekeliruan interpretasi.

e. Memperkirakan reaksi penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis biasanya
dilengkapi dengan argumentasi yang didukung dengan bukti – bukti yang cukup dan penjelas
yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan atau rekomendasi.

f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi
kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi
audiens, yaitu:

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah
menggali keinginan audiens dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk
menghindari keragu – raguan.

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan

informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens
memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya.

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Berilah kelengkapan pesan yang dikirm dengan berpedoman dengan 5W + 1H ( Who,

What, Why, When, Where, How).

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus diperhatikan terlebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis.

8
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang
paling menarik perhatian auidens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkan oleh pesan yang menyajikan informasi
yang tidak diperlukan, alasan yang dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak
menarik untuk dibaca.

Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang
juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis mereka pada
umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk membaca pesan. Disamping itu, audiens
pada uumnya enggan melakukan perubahan.

Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan

pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional , serta disusun dengan format yang menarik.

Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis, baik panjang maupun pendek pasti mengacu pada suatu ide pokok.
Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain (supporting idea). Ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu pokok yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehinggadapat
diterima dengan baik oleh audiens. Topik merupakan suatu subjek pesan yang luas. Dengan
demikian, ide pokok tidak sama dengan topik.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada tiga teknik atau cara
yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok:

1. Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan
ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariasi, baru,
dan orisinil.

9
2. Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta
petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan

Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulang – ulang, biasanya
dikembangkan ide pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.

Topik : Iuran Anggota Asosiasi

Ide Pokok : iuran anggota merupakan sumber dana asosiasi

Dengan membayar iuran, anggota akan memperoleh beberapa manfaat tambahan, seperti
mengikuti seminar tanpa dipungut bayaran lagi, komunikasi antaranggota lebih lancer,
memperoleh newsletter gratis, dan bebas menggunakna fasilitas milik asosiasi.

Ide pendukung : manfaat yang diterima lebih banyak dari uang yang dikeluarkan
Pembayaran iuran tidak memberatkan dan merepotkan anggota

Setelah ide pokok ditentukan, berikutnya perlu diperhatikan batasan atau cakupan
informasi yang menyangkut luas maupun kedalaman. Hal tersebut perlu dilakukan mengigat
manusia memiliki keterbatasan dalam menerima informasi, misalnya akibat gangguan dalam
menerima informasi atau kurangnya kredibilitas komunikator. Pesan yang bersifat umum dan
luas sebaiknya dikoreksi lagi agar lebih spesifik dan mudah dipahami.

2.4 PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis
yang berpusat pada penerima. Komunikasi efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui
pilihan atas saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas,
dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral
communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki
beberapa jenis media. Media yang dimaksud disisni adalah alat atau sarana yang digunakan
untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima.

10
2.5.1. Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan meruakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis.
Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena
sederhana, spontan, nyaman, praktis ekonomis, dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik.

Tentu saja tidak semua pesan bisa dengan tepat dikomunikasikan secara lisan. Salura
lisan dapat dipergunakan apabila:

- Diperlukan umpan balik secara langsung dari si penerima

- Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti
- Tidak memerlukan catatan permanen
- Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
- Ingin mendorong interkasi untuk pemecahan maslaah dan pengambilan keputusan

Tipe atau tingkatan komunikasi sangat menentukan tempat dan media yang diperguakan.
Komunikasi lisan antarpribadi bisa dilakukan diruang kerja hanya dengan panca indra atau
dengan media elektronik, seperti telepon dan voice mail. Selain memiliki kelebihan dalam
kecepatan, telepon dan voice ail juga lebih ekonomis.

Dalam aktivitas komunikais yang melibatkan audiens lebih banyak, biasnaya digunakan
media kelompok atau public, misalnya seminar, rapat dan konferensi yang diselenggarakan
disuatu tempat yang lebih luas dengan bantuan peralatan audio visual jarak dekat maupun jarak
jauh. Sementara dalam komunikasi massa biasnaya digunakan meida elektronik, misalnya radio,
film, televise, computer, dan tape.

2.5.2 Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan – pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis dilakukan dengan hati – hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat.

11
 Pesan – pesan tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media
elektronik yang biasa digunakan adalah mesin faks, telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi
tertulis tepat dipergunakan apabila:

- Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari si penerima

- Pesan terinci dan kompleks
- Memerlukan perencanaan yang seksama
- Memerlukan catatan permanen
- Penerima dalam jumlah banyak
- Penerima sulit dijangkau kaena tersebar secara geografis
- Ingin meminimalkan peluang distorsi

Kelebihan dari saluran komunikasi tertuli adalah adanya kesempatan bagi para
komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

Media pada saluran lisan: Media pada saluran tertulis:

- Percakapan tatap muka - surat, memo , laporan, proposal

(pidato, rapat, seminar, konferensi)
- Telepon, voice mail - e-mail
- Radio, televise, computer - telepon (SMS)
- Pita audio dan video - komputer
- Teleconference - faks
- Video conference - Telegram
- Pos biasa dan khusus

2.5.3 Kelayakan Media

Kelayakan media adalah nilai dari media dalam situasi komunikasi. Kekayaan ditetapkan
oleh kemampuan media untuk menyampaikan pesan dengan memakai lebih dari satu isyarat,
emudahkan umpan balik, dan menetapkan focus pribadi. Komunikasi tatap muka adalah media
yang paling kaya karena bersifat pribadi, menyediakan umpan balik verbal dan non verbal secara
langsung, dan menyampaikan emosi dibalik pesan. Namun, tatap muka juga merupakan salah

12
satu media yang paling terbatas karena penerima dan pengirim pesan harus berada di satu tempat
yang sama saat berkomunikais. Keterbatasan itu dapat diatasi dengan media yang benama
teleconference.

13
 BAB III
PENUTUP
3.1 Simpulan
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses
penyusunan pesan bisnis terdiri dari tiga tahap, yaitu perencanaan pesan, penyusunan pesan,
revisi pesan. Pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi (perusahaan). Menganalisis penerima juga perlu
dilakukan dengan cara mengembangkan profil audiens, mengenali penerima primer, menetapkan
jumlah dan komposisi audiens, mengukur tingkat pemahaman audiens, memperkirakan rekasi
penerima, memenuhi kebutuhan informasi audiens, memuaskan kebutuhan emosional dan praktis
audiens. Ide pokok dalam pesan bisnis dapat ditentukan dengan tiga teknik diantaranya
brainstorming petunjuk atasan, dan kebiasaan. Pemilihan saluran dan media sangat penting
dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Saluran komunikasi
dapat dibedakan menjadi saluran komunikai lisan dan saluran komunikasi tertulis.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Penerbit Andi

15