Tablas Dinámicas y Elementos Calculados

Descargar el fichero: TDelementocalculado.xlsx

E n un post anterior habíamos hablado de Campos Calculados de una Tabla

Dinámica de #Excel. Ahora vamos a ver un caso un tanto especial en el que
necesitamos calcular la variación porcentual de cierta magnitud económica entre los
años 2010 y 2011. El problema es que la información de partida no distingue entre
ambos años, sino que simplemente existe un campo (una columna) con la fecha. Lo
vamos a resolver por dos métodos. Primero emplearemos fórmulas matriciales y en
segundo lugar lo haremos creando un Elemento calculado en una Tabla dinámica.

Puede consultar el post donde hablábamos de:

 Tablas dinámicas y Campos Calculados

Datos de origen (Hoja1)

Partimos de una pequeña base de datos, de únicamente dos columnas:

1. Fecha. El primer día de cada mes de los años 2010 y 2011. En total 24
registros (filas)
2. Importe. Es el valor de cierta magnitud económica. Podría se por
ejemplo la facturación de una empresa
Resolución con fórmulas matriciales
En la propia Hoja1 vamos a resolver nuestro caso aplicando una función matricial.
Para saber cómo se ha de trabajar con este tipo de funciones puede consultar el post
siguiente:

 Funciones matriciales en Excel

La celda F5 es:

{=SUMA(Importe*(AÑO(Fecha)=F$4)*(MES(Fecha)=$E5))}

La fórmula está entre llaves lo que indica que es una fórmula matricial. Cuando
nosotros escribimos la fórmula no ponemos las llaves, esto lo hace Excel, al validar la
fórmula. Las fórmulas matriciales no se validan pulsando ENTER, se han de pulsar
simultáneamente las tres teclas siguientes:

CONTROL + MAYÚSCULAS + ENTER

La tecla de MAYÚSCULAS es la tecla SHIFT.

Los rangos empleados son:

 Fecha =Hoja1!$B$5:$B$28
 Importe =Hoja1!$C$5:$C$28
La fórmula se ha de copiar al rango F5:G16.

Para crear la columna H, simplemente aplicamos la fórmula que nos da la variación

porcentual entre los valores del año 2010 y los valores del año 2011, que es lo que
estamos buscando. La celda H5 es:

=+G5/F5-1

Luego se la dota con formato de porcentaje, y obtenemos un 20% que es el

incremento experimentado entre el importe del año 2010 (1.000) y el importe del año
2011 (1.200), para el mes de enero. Se copia hacia abajo y se obtienen los
porcentajes de variación por cada mes.

Añadimos columnas para el año y el mes

(Hoja2)
No es muy ortodoxo añadir a una base de datos nuevos campos (columnas) que se
calculan con información ya contenida en la propia base de datos. Pese a ésta
recomendación general, en este caso, añadiremos la columna Mes y la columna Año,
que se calculan utilizando las fórmulas de Excel MES y AÑO. Estas fórmulas al
aplicarse a una fecha válida nos proporcionan precisamente el mes y el año de esa
fecha.

Es imprescindible que estas fórmulas se apliquen a una fecha válida en Excel. Por
este motivo hemos necesitado que la columna de Fecha sea una fecha válida, y
hemos tenido que tomar el primer día de cada uno de los meses considerados. Así la
primera fecha es el 1-enero-2010, y no hubiera valido haber puesto simplemente
enero-2010 sin indicar el día. Una fecha válida debe indicar el día, el mes y el año
aunque luego en el formato que demos únicamente pidamos que se muestre el mes y
el año.

En la columna B aparece la fecha en formato mmm/aaaa. Son fechas válidas ya que

aunque no veamos el día, esto es por el formato, pero la fecha está introducida como
dia-mes-año.

La celda D5 es:
=MES(B5)

La celda E5 es:

=AÑO(B5)

Resolución con Tabla Dinámica

Primero creamos una Tabla dinámica como la siguiente.

Hemos puesto el Mes en rótulos de fila, el Año en rótulos de columna y el Importe

como datos en Valores.

En Excel 2007, con el cursor situado en la tabla dinámica pinchamos arriba sobre la
pestaña "Herramientas de tabla dinámica". Luego sobre Fórmulas.

Deseamos elegir Elemento calculado pero vemos que aparece deshabilitado, en

color gris. Para que podamos tener disponible esta opción debemos situar el cursor del
ratón exactamente sobre la celda B4 o C4 de la tabla dinámica que es donde se
encuentran los indicadores de los años 2010 y 2011.

Ahora si podemos insertar un Elemento calculado.

Aparecerá la ventana donde podemos construir nuestro elemento calculado.

Al elemento calculado le denominaremos Var.% ya que representará la variación

porcentual. La fórmula que pondremos es:

='2011'/ '2010'-1

Pero no debemos escribir la fórmula tecleando los años sino eligiendo los Elementos
con el ratón. Elegimos el elemento del año 2011, pulsamos luego sobre el símbolo de
dividir (/), pulsamos sobre el elemento del año 2010, y finalmente restamos uno.

Con ello se genera la columna correspondiente al elemento calculado Var.%. La nueva

columna se formatea en formato de porcentaje y tendremos ya creada nuestra Tabla
dinámica con elemento calculado.
Crear lista de fórmulas
Podemos crear una lista con todas las fórmulas creadas en la tabla dinámica tanto de
elementos calculados como de campos calculados. Para ello, sitúe el cursor en la
tabla dinámica y elija 'Herramientas de tabla dinámica', Fórmulas, y 'Crear lista de
fórmulas'.

Esto genera una nueva hoja en la que obtendremos el listado solicitado.

Bajo este listado aparece el siguiente comentario.

Notas:
 Cuando una celda se actualiza con más de una fórmula, el valor lo establece la
fórmula con la última orden de resolución.
 Para cambiar el orden de resolución de varios elementos o campos
calculados, en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a
continuación, seleccione Orden de resolución.

Caso práctico propuesto

Descargue el archivo siguiente.
 caso_TD_compara_años.xlsx
Disponemos de una base de datos con dos campos: Fecha e Importe de ventas.

En este caso práctico nos proponemos crear una tabla dinámica como la siguiente.

Otro archivo para practicar.

 caso_TDelementocalculado.xlsx