BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perencanaan meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk
mencapai tujuan tersebut. Perencanaan telah dipertimbangkan sebagai fungsi
utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Membuat
keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat
berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Perencanaan penting karena
banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Perencanaan
merupakan proses pengambilan keputusan sistematis yang dilakukan secara sadar
berkaitan dengan tujuan dan kegiatan yang hendak dilakukan oleh seseorang,
sebuah kelompok, unit kerja atau organisasi di masa depan. Perencanaan bukanlah
respon informal atau tiba- tiba terhadap suatu krisis, melainkan suatu upaya yang
dilakukan dengan sengaja yang diarahkan dan dikendalikan oleh manajer dan
sering kali memerlukan pengetahuan dan pengalaman karyawan dari segala
lapisan perusahaan. Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit
pekerja berupa panduan yang jelas untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa
mendatang (Thomas Bateman dan Scott A. Snell. 2008)
Aspek perencanaan operasional meliputi analisis masalah,
penentuan prioritas, pengambilan keputusan dan programming.Analisis masalah
adalah memahami seluruh informasiyang ada, melakukan analisis situasi
untukmengetahui isu apa yang sedang terjadi. Setelah tahap analisa masalah,
tahap selanjutnya adalah penentuan prioritas masalah. Penentuan prioritas
masalah bertujuan untuk menentukan permasalahan mana yang menjadi prioritas
utama untuk diselesaikan.Tahap selanjutnya adalah pengambilan keputusan
mengenai permasalahan tersebut.Dalam manajemen, perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-

1
fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat
berjalan.

B. Rumusan Masalah
a. Apakah yang dimaksud dengan perencanaan operasional?
b. Apa saja langkah-langkah dalam perencanaan operasional?
c. Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara
mengatasinya?

C. Tujuan
a. Untuk mengetahui mengenai perencanaan operasional?
b. Untuk mengetahuilangkah-langkah dalam perencanaan operasional?
c. Untuk mengetahui Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan
bagaimana cara mengatasinya.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Perencanaan Operasional
Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit pekerja berupa
panduan yang jelas untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa mendatang.
(Thomas Bateman dan Scott A. Snell. 2008) Perencanaan dapat dibedakan
menjadi dua macam yaitu perencanaan tujuan dasar organisasi (perencanaan
strategis) dan perencanaan operasional. Perencanaan strategis adalah bentuk
perencanaan jangka panjang atau jangka menengah yang dilakukan untuk
menentukan tujuan dan sasaran strategis organisasi. Perencanaan operasional
adalah penjabaran dari perencanaan strategis dalam jangka pendek yang
umumnya memuat target dan kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun.
(I Gusti Agung Rai. 2008). Perencanaan operasional menurut A.F.Al - Assaf
(2001) lebih spesifik dan lebih detail dalam desain, proses dan kegiatannya.
Perencanaan operasional meliputi perencanaan yang detail untuk setiap dan
semua kegiatan yang akan dilakukan selama menerapkan sebagian atau seluruh
mutu layanan. Dalam tahap perencanaan ini, individu yang berwenang secara aktif
memprediksi alokasi sumber daya yang tepat, berbagai keperluan pelatihan,
partisipasi pegawai, serta jenis dan jumlah proyek yang akan dilakukan, semuanya
merupakan prediksi untuk tahap intervensi. Tahap perencanaan ini membutuhkan
lebih banyak waktu dan detail dibandingkan tahap perencanaan strategis dan juga.
Dengan demikian, perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:
a. Proses. Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan
yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang di
tentukan.dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut
proses yang berlaku.
b. Penetapan tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan merencanakan ke arah
mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya secara khusus ataupun
umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.

3
 c. Pemilihan tindakan. Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada
beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua
tindakan yang kadang kala tidak efektif
d. Mengakaji cara terbaik. Walaupun pilihan tindakan itu sudah
dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan
dengan cara kurang baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila
dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan
sesuatu yang efektif.
e. Tujuan. Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang
diinginkan oleh organisasi. Keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu
standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif.

1. Bentuk Perencanaan Operasional

Rencana Operasional (Operational Plan) terdiri atas rencana sekali pakai
dan rencana tetap. Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan
tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Rencana sekali
pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk
yang sama dimasa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara
lain:
a. Program (Programs)
Program mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatu program
menjelaskan :
a) Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu
tujuan
b) Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
c) Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

b. Proyek (Project )
Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Proyek
memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu.
Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan
diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu.

4
 c. Anggaran (Budget )
Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan (Financial
Resource) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula
.Anggaran merupakan alat untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi. Oleh
karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap program dan
proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian,
anggaran menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan, biaya tiap bagian,
atau investasi baru.

2. Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial
lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.

a. Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-
sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan
menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk
mencapai efektivitas paling tinggi.

b. Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan
menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan,
sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk
mengarahkan dan memotivasi karyawan.

c. Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga
sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah
penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan
bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan
setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara
positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

5
 3. Pentingnya Suatu Perencanaan
Perencanaan sangat penting dan perlu untuk setiap usaha mencapai tujuan.
Alasan ini didasarkan pada suatu pandangan bahwa kondisi masa depan tidaklah
pasti. Lingkungan yang berubah begitu cepat menuntut siapa pun baik
perseorangan maupun lembaga untuk selalu membuat rencana. Tanpa membuat
perencanaan, organisasi akan kehilangan arah dan sulit untuk mengantisipasi
ancaman perubahan lingkungan.Banyak faktor yang mempengaruhi pentingnya
pembuatan suatu perencanaan antara lain; perubahan ekonomi, kemajuan
teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan
sistem keamanaan yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus
dihadapi walaupun penuh dengan resiko.
Selain untuk lebih memantapkan arah bagi organisasi dalam mencapai
tujuannya, perencanaan juga memiliki peranan penting lainnya, seperti:

a. Untuk mengkoordinasikan usaha-usaha

Didalam suatu organisasi pekerjaan-perkerjaan dilakukan individu dan
kelompok yang memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda. Maka perlu
dilakukan koordinasi, agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan
organisasi.
b. Untuk mengatasi perubahan
Dengan adanya perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan
potensial yang akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat mungkin.

c. Untuk pengembangan manajer

Manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan
sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi. Tindakan
perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir ketika
mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan kemungkinan-
kemungkinan yang akan terjadi.

6
 d. Untuk pengembangan standar kinerja
Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja
untuk masa yang akan datang. Tanpa perencanaan, standar performa mungkin
menjadi tidak rasional dan subjektif.

B. Langkah-Langkah Dalam Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan
perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan
dengan tujuan mencapai efisiensi. Dalam melakukan perencanaan operasional
maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan
prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa
prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut. Langkah-langkah
itu adalah sebagai berikut :

1. Langkah 1: Menetapkan tujuan

Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih

diantara banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud
misi dan sasaran yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber
daya yang dimiliki, tujuan yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber
daya yang sangat terbatas, maka harus menetapkan tujuan yang terbaik bagi
organisasi.

2. Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini

Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang
dapat dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau
posisi organisasi pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui,
memahami dan kemudian merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu
diperlukan data dan informasi yang relevan dengan tujuan organisasi.

3. Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan

Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor

kemudahan dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui

7
kemudahan-kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang
tersebut sebaik-baiknya. Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan,
maka organisasi sedini mungkin sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya
atau mengantisipasinya yang akan dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada
berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.

4. Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan:

a. Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
b. Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai: hasil akhir yang
diharapkan: menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
c. Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatan-
kegiatan yang diperlukan: langkah-langkah yang akan diambil
menurut prioritas pelaksananya.
d. Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang
tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
e. Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan
sumber-sumber yang tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah
keuangan.
f. Memperkembangkan prosedur-prosedur, membuat standar.

C. Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanan dan Cara

Mengatasinya
Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan Efektifitas penting
bagi seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif
manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama dalam
pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
a. Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap penetapan tujuan dan
pembuatan rencana untuk mencapainya. David A. Kolb dan kawan –
kawan mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu –
raguatau seringkali gagal dalam menetapakan tujuan organisasi.

8
 1) Keengganan melepaskan tujuan alternatif
2) Ketakutan akan kegagalan
3) Minimnya pengetahuan tentang organisasi
4) Minimnya pengetahuan tentang lingkungan

b. Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima

rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.
Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan
– perubahan yang akan terjadi.
1) Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan.
2) Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.
3) Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan

Mengatasi Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan:

a. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses
perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga
mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan
pembuatan rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak
selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari
waktu ke waktu.

b. Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut
harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang
yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang
mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut
diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk
mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya
dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki
informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan
mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang

9
biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu
.bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf
perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya
dilibatkan dalam proses perencanaan.

c. Konsistensi /revisi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal
.konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru
organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya.
Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas
hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus
selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang
dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala.
Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi
yang semakin sering.

d. Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena
menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil
mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar
pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam
mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

10
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Perencanaan operasional meliputi perencanaan yang detail untuk setiap dan
semua kegiatan yang akan dilakukan selama menerapkan sebagian atau seluruh
mutu layanan. Dalam tahap perencanaan ini, individu yang berwenang secara aktif
memprediksi alokasi sumber daya yang tepat, berbagai keperluan pelatihan,
partisipasi pegawai, serta jenis dan jumlah proyek yang akan dilakukan, semuanya
merupakan prediksi untuk tahap intervensi. Tahap perencanaan ini membutuhkan
lebih banyak waktu dan detail dibandingkan tahap perencanaan strategis dan juga.
Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain:
1. Program (Programs)
2. Proyek (Project )
3. Anggaran (Budget )
Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan
tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan
yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

B. Saran
Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk
organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.Dalam
sebuah perencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai
hasil yang diinginkan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Amirullah, Rindyah Hanafi. 2002. Pengantar Manajemen. Graha Ilmu,

Yogyakarta.

L. Daft Richard. 2006. Manajemen. Edisi enam, Salemba empat, Jakarta.

https://fitridtrind.wordpress.com/2014/04/19/makalah-perencanaan-pengantar-
manajemen/. Diakses pada tanggal 16 Maret 2019

http://www.academia.edu/9291871/OPERATIONAL_PLANNING_PERENCAN
AAN_OPERASIONAL. Diakses pada tanggal 16 Maret 2019

https://www.google.co.id/?gws_rd=cr,ssl&ei=rQ8PWaraL56YvQS4qioAg#q=fasi
litas+yang+diperlukan+dalam+operational+plan. Diakses pada tanggal 16
Maret 2019

12