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PLANEJAMENTO DO TEMPO

Aprender e refletir sobre o uso do Tempo é bastante relevante na atualidade,


em face da necessidade de aumento da produtividade na vida profissional, sem,
contudo, deixar de lado as realizações pessoais e a qualidade de vida.
O curso Planejamento do Tempo seguirá o programa a saber:

UNIDADE I

1 A EVOLUÇÃO DO TRABALHO E AS MUDANÇAS NO ESTILO DE VIDA


1.1Tripalium versus poiesis
1.2 O trabalho
1.3 As Três Ondas
1.4 O Trabalhador do Conhecimento
1.5 Globalização
1.6 De Recursos Humanos à Gestão de Pessoas
1.6.1 Grupo e equipe
1.6.2 Tendências na Administração de recursos humanos

Objetivo de Aprendizagem:
Apresentar conceitos relativos ao cenário atual do mundo trabalho;
Entender a evolução do trabalho e seus reflexos no estilo de vida;
Compreender o novo papel do trabalhador na Era do Conhecimento.

UNIDADE II

2 PRINCÍPIOS GERENCIAIS CLÁSSICOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO


2.1 O Tempo
2.2 Controle Seu Espaço
2.3 Estabeleça Prioridades Usando o Sistema ABC
2.4 Príncipio de Pareto
2.5 Eficácia, Eficiência e Produtividade
2.6 Dicas Para Administração do Tempo

Objetivo de Aprendizagem:
Refletir sobre o tempo e suas peculiaridades;
Apresentar as teorias clássicas sobre Gestão do Tempo;
Oferecer técnicas que auxiliam na distribuição das atividades do tempo disponível.

UNIDADE III

3 NOVAS ABORDAGENS SOBRE O TEMPO


3.1 Divisão Matricial, Matriz do Tempo e a Tríade do Tempo
3. 2 A Tríade do Tempo
3.2.1 As Composições Nefastas da Tríade do Tempo

Objetivo de Aprendizagem:
Conhecer as mais importantes abordagens sobre a divisão do tempo;
Apresentar a Tríade do Tempo, enquanto modelo emergente sobre o tema Gestão do
Tempo;
Refletir sobre problemas causados por disfunções na aplicação do Tempo.

UNIDADE IV

4 GESTÃO PESSOAL
4.1 Identidade
4.2 Meta
4.3 Planejamento
4.4 Organização
4.5 Execução

Objetivo de Aprendizagem:
Compreender o papel do autoconhecimento para ampliação da produtividade do
trabalhador do conhecimento;
Apresentar as cinco fases que visam atender às principais necessidades do
trabalhador do conhecimento em matéria de produtividade pessoal;
Apresentar uma nova abordagem para as técnicas de Gestão do Tempo.

UNIDADE V

5 AS FINALIDADES DO TRABALHO
5.1 Relação Entre a Vida Profissional e Familiar
5.2 Aplicando as Técnicas Para Administrar o Tempo

Objetivo de Aprendizagem:
Refletir sobre as alterações no mundo do trabalho e os seus reflexos na vida pessoal /
familiar.
Conhecer algumas consequências do modelo flexibilizado do mundo do trabalho;
Avaliar a aplicação prática das técnicas de Gestão do Tempo.

UNIDADE VI

6 PLANEJAMENTO DO TEMPO E QUALIDADE DE VIDA


6.1 Estruturação do Tempo, Gestão do Tempo e a Busca da Qualidade de Vida
6.2 A Complexidade do Sucesso
6.3 Processo Civilizatório e Felicidade das Pessoas

Objetivo de Aprendizagem:
Conhecer os modelos de estruturação do tempo;
Refletir sobre a relação entre gestão do tempo e qualidade de vida;
Avaliar as consequências do processo civilizatório sobre a felicidade das pessoas.
INTRODUÇÃO

O curso discorre sobre o Planejamento do Tempo sua importância e suas


consequências no âmbito do trabalho e da vida pessoal. Estruturado em seis unidades,
oferece, além de conteúdo teórico sobre o tema principal, uma oportunidade de
reflexão sobre a relação entre o tempo e a qualidade de vida. O tema é apresentado de
modo que as contribuições trazidas para a educação continuada favoreçam o
entendimento do assunto com conhecimento pertinente ao aprendizado em ambiente
corporativo.
A fundamentação teórica buscou tanto a visão de autores clássicos sobre esta
temática, como DAMIT, CHIAVENATO e quanto a de outros estudiosos: LACOMBI,
OLIVEIRA, BARBOSA, MATTOS, ARAÚJO e CORTELLA entre os demais. Vídeos e
textos complementares fornecem outros conteúdos pertinentes ao tema, possibilitando
a ampliação ou atualização para aperfeiçoamento profissional.
A Unidade I apresenta a evolução sofrida pelo mundo do trabalho e seus claros
reflexos no estilo de vida adotado pela sociedade contemporânea, em que predomina o
protagonismo das organizações. A base da economia, que já foi agrícola e mais
recentemente industrial, agora reside na informação e no conhecimento. Neste
contexto, emerge o trabalhador do conhecimento, adaptado às constantes mudanças
de cenário que caracterizam os tempos atuais.
Diante desse novo perfil de trabalhador, houve uma evolução também no
relacionamento das organizações com as pessoas que a compõe; gerir as pessoas
como simples recursos deu lugar a uma maior valorização. A Gestão de recursos
humanos caminha para a administração do capital humano, representado pelos
profissionais do conhecimento, que não podem simplesmente receber ordens e metas,
como o trabalhador da Era Industrial; nesta última, a relação com o tempo era baseada
em rotinas, e já na Era da Informação o uso do tempo acompanha a flexibilidade
característica do mundo globalizado.
Considerando que, entre os limites de produção, o tempo é um recurso escasso e
limitado, torna-se natural a busca por seu uso mais eficiente, o que levou ao
surgimento de teorias sobre a Gestão do Tempo.
Na Unidade II, são expostas técnicas da Teoria Clássica da Administração do tempo,
que visam oferecer opções para aumentar a produtividade no mundo do trabalho. A
aplicação da Teoria Clássica possui algumas limitações na atualidade, decorrentes, em
parte, da sua análise parcial do homem; este é o assunto explorado na Unidade III, que
apresenta a Divisão Matricial, a Matriz do Tempo e a Tríade do Tempo, uma teoria
contemporânea que considera o homem como um ser complexo, cuja divisão de
atividades é realizada com base em três critérios: importante, urgente e circunstancial.
A tríade objetiva simplificar, modernizar e propor uma nova ótica sobre as teorias
anteriores.
A Gestão Pessoal é abordada na Unidade IV, em que a Teoria da Tríade do Tempo é
aprofundada, ressaltando a importância do autoconhecimento para a ampliação da
produtividade do trabalhador do conhecimento, e apresenta uma nova abordagem para
as técnicas de Gestão do Tempo.
As alterações no mundo do trabalho e os seus reflexos na vida pessoal e familiar são
expostos na Unidade V, onde também são discutidas as consequências do modelo
flexibilizado, como por exemplo, os relacionamentos de curto prazo, inclusive no âmbito
profissional. A prática das técnicas já expostas surge como uma oportunidade para um
melhor aproveitamento do tempo, criando espaço para o equilíbrio entre todos os
papéis sociais que vivemos.
Finalizando, são expostos os modelos de estruturação do tempo, sendo possível ao
leitor fazer uma relação entre a necessidade humana de organizar o tempo
socialmente, levando em consideração os papéis que são desempenhados ao longo da
vida, e a qualidade de vida: é o tema da Unidade VI.
É válido salientar que as técnicas de Gestão do Tempo são extremamente úteis quando
usadas de acordo com o estilo de vida de cada pessoa. Assim, como indicado no
programa, a exposição deste conteúdo busca gerar mudança de hábito, visando à
satisfação pessoal e profissional, desenvolvendo habilidades e competências para
aplicação no contexto corporativo de uma organização pública federal.
PLANEJAMENTO DO TEMPO

UNIDADE 1
Vídeo (o desorganizado)
https://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o

1. A EVOLUÇÃO DO TRABALHO E AS MUDANÇAS NO ESTILO DE VIDA

Para começar o tema Planejamento do Tempo faz-se necessário trazer à


reflexão o texto Tripalium Versus Poiesis, de Mário Sérgio Cortella1, cuja abordagem é
o trabalho e a realização de uma obra, seus reflexos, suas associações e o seu sentido
na vida do homem.
1.1 Tripalium versus poiesis
A ideia de trabalho como castigo precisa ser substituída pelo conceito de realizar uma
obra.
Por que muitas vezes a ideia de trabalho é associada a castigo, fardo, provação?
Do ponto de vista etimológico, a palavra “trabalho” (assim como em francês e italiano)
tem origem no vocábulo latino tripalium, que era um instrumento de tortura, ou seja,
três paus entrecruzados para serem colocados no pescoço de alguém e nele produzir
desconforto. A origem do Ocidente é o mundo Greco-romano. Se pegarmos, por
exemplo, o período do século II a.C. até o século V, teremos a formação da sociedade
clássica Greco-romana com as heranças que o mundo grego havia gerado. Essa
sociedade cresceu em sua exuberância a partir do trabalho escravo. Em sociedades
assim, montadas com base no sistema escravocrata, a própria ideia de trabalho remete
à escravidão. Portanto, trabalho é coisa menor, indecente, imoral ou de gente que está
sendo punida.
Tivemos, depois, o mundo medieval em que a relação foi senhor e servo. Substitui-se,
num determinado momento, a ideia de trabalho pela de servidão. Não há mais o
escravo, mas há o servo, o que precisa trabalhar um pouco para ele e o restante para o
senhor dele. Persiste o esquema de dependência. O mundo capitalista europeu
substituiu o trabalho escravo na Europa pelo trabalho escravo fora da Europa.

1Filósofo, Mestre e Doutor em Educação.


Continuamos, portanto, com a mentalidade escravocrata. O mundo ocidental no Brasil
e nos Estados Unidos, por exemplo, foi todo construído sob a lógica da exploração do
outro.
Nessas sociedades só nos faltava uma concepção religiosa na qual o trabalho
aparecesse como castigo, e isso o judaísmo nos ofereceu. O mundo semita trouxe
essa ideia à tona, porque a religiosidade semítica expressa no mundo hebraico vai
trazer a ideia do trabalho como castigo. Afinal de contas, qual foi o grande crime de
Adão e Eva? Eles desobedeceram à divindade. A mulher recebeu uma condenação:
“Vais pagar com as dores do parto pelo teu erro”. E o homem recebeu outra
condenação: “Vais trabalhar”. A primeira coisa que Adão e Eva percebem quando traem
a divindade, segundo o relato religioso hebraico, é que estão nus. E isso não é um
empecilho moral, porque aquela sociedade não tinha problema com aquele tipo de
nudez. O problema de perceber-se nu é que você se dá conta de que tem corpo. E, ao
perceber que tem corpo, você tem de sustentar o corpo, alimentá-lo, cuidá-lo, abrigá-lo
etc. Para tal, vai ter de trabalhar. Então, do ponto de vista da religiosidade originária no
Ocidente, a ideia do trabalho continua como castigo.
Se isso está no campo da religião, no campo da Filosofia a noção mais forte em
relação à definição de humano é dada por Aristóteles, que, no século V a.C., diz: “O
homem é um animal racional”. Ou seja, o que define a humanidade de alguém – e,
portanto, a sua dignidade – é a capacidade de dedicar-se ao pensamento e não às
obras manuais, a tal ponto que, no mundo escravocrata da filosofia e da ciência
gregas, não se faziam trabalhos manuais. Platão, um dos maiores pensadores da
história, desprezava o trabalho manual. De tal modo que ele achava que, quando se
estabelecessem os infernos, aqueles que deveriam ficar junto com os escravos lá eram
os pintores, os escultores, todos aqueles que fossem da elite, mas que
desenvolvessem alguma atividade com as mãos. O mundo da Antiguidade, que é a
base da nossa sociedade ocidental, coloca o trabalho como um castigo a partir da
vontade dos deuses da cultura grega.
O mundo medieval que terá Deus no centro, especialmente na Europa – o teocentrismo
avançado -, vai colocar a ideia de que bom é ser o senhor; o servo está sempre na
posição de submissão. O mundo capitalista vai introduzir outra relação, diferente
daquela de senhor e escravo ou servo e suserano. Esta relação, bem trabalhada pelo
pensador alemão Karl Marx, será entre patrão e empregado. A escravatura não vai
acontecer nesse mundo europeu, mas sim na América e na África. O Brasil até hoje
não se recuperou da formação escravagista. Nós ainda consideramos o trabalho
manual como tarefa de inferiores. Quer ver um exemplo? Você diz para seu filho ou sua
filha: “Você não está estudando. Sabe o que vai ser na vida? Você não vai ser
ninguém, vai ser faxineiro”. O trabalho manual como castigo, o trabalho que estafa, vai
aparecer fortemente no mundo ocidental como uma decorrência moral dos que não têm
misericórdia.
O mundo protestante luterano e calvinista no século XVI vai trazer uma outra inflexão.
Vai colocar o trabalho, o que nasce junto com o capitalismo, como a continuidade da
obra divina. Nesse sentido, o trabalho para acumular e guardar será exatamente
valorizado. Não é casual que essa ética, tão bem estudada por Max Weber, em Ética
protestante e o espírito do capitalismo (uma obra do século XIX, mas de uma
atualidade brutal no século XXI) vai diferenciar inclusive os modos de organização da
sociedade no Ocidente: aquelas com uma ética mais protestante e aquelas com uma
ética católica, apoiada na lógica de que só a pobreza salva.
O trabalho como castigo persiste. Tanto que a maior parte das pessoas diz: “Quando
eu parar de trabalhar, eu vou fazer isso, isso e isso”, Sendo que isso é uma ilusão,
porque você pode dizer: “Quando eu não tiver dependência em relação ao trabalho, eu
vou fazer isso”. Mas parar de trabalhar, você não vai parar nunca. Nem pode. Porque
você nunca deixará de fazer sua obra. Seja sua obra aquela que você faz para
continuar existindo, seja para ter seu reconhecimento. Eu me vejo naquilo que faço,
não naquilo que penso. Eu me vejo aqui, no livro que escrevo, na comida que eu
preparo, na roupa que eu teço.
Etimologicamente, a palavra “trabalho” em latim é labor. A ideia de tripalium aparecerá
dentro do latim vulgar como sendo, de fato, forma de castigo. Mas a gente tem de
substituir isso pela ideia de obra, que os gregos chamavam de poiesis, que significa
minha obra, aquilo que faço, que construo, em que me vejo. A minha criação, na qual
crio a mim mesmo na medida em que crio o mundo.
Vejo meu filho como minha obra, vejo um jardim como minha obra. Tenho de ver o
projeto que falo como minha obra. Do contrário, ocorre o que Marx chamou de
alienação: todas as vezes que eu olho o que fiz como não sendo eu ou não me
pertencendo, eu me alieno. Fico alheio. Portanto, eu não tenho reconhecimento. Esse é
um dos traumas mais fortes que se tem atualmente.
Todas as vezes que aquilo que você faz não permite que você se reconheça, seu
trabalho se torna estranho a você. As pessoas costumam dizer “não estou me
encontrando naquilo que eu faço”, porque o trabalho exige reconhecimento – conhecer
de novo.
Hoje, quando penso em um trabalho de qualidade de vida numa instituição, estou
pensando em um trabalho que não seja alienado. Trabalhar cansa, mas não
necessariamente precisa gerar estresse. Isso tem a ver com resultado, trabalho tem
sempre a ver com resultado.
Por que um bombeiro, que não ganha muito e trabalha de uma maneira contínua em
algo que a maioria de nós não gostaria de fazer, volta para casa cansado, mas de
cabeça erguida? Por causa do sentido que ele vê no que faz. Por causa da obra
honesta, a serviço do outro, independentemente do status desse outro, da origem
social, da etnia, da escolaridade etc.
Aí, não é suplício.

1.2 O Trabalho

Na conceituação do trabalho, há pontos de vista que o adotam na qualidade de


fardo, o homem trabalha para sobreviver, ou no caso dos afortunados, para conseguir
excedentes suficientes para permitir-lhe fazer coisas das quais realmente gostam.
(LACOMBE, 2005)
Entretanto, o trabalho é parte essencial da vida do homem, constitui aquele
aspecto de sua vida que lhe dá status e o liga à sociedade; as pessoas tendem a
gostar de seu trabalho ou a procurar trabalho que lhes tragam satisfação.
Muitas citações sobre o trabalho são conhecidas:
“O trabalho isento de coeficientes ideológicos, é a mais fecunda afirmação da
vida humana. O trabalho não é pena e dor, pelo contrário, é, essencialmente, alegria de
viver, sendo trabalho penoso aquele que não conseguimos fazer nosso, que não se
funde com nossas disposições e tendências, ou que não se torna nossas disposições e
tendências, ou que não nos empenha inteiramente.” (Benedetto Croce)
“Não há substituto para o trabalho árduo.” (Thomas Alva Edison)
“O mundo não será feliz senão quando todas as pessoas tiverem a alma de
artista, isto é, quando todos sentirem prazer no seu trabalho.” (Auguste Rodin)
“Escolha um trabalho de que goste e você não terá que trabalhar um só dia.”
(Confúcio)
“A humanidade se divide em dois grupos: os que trabalham e os que levam o
crédito por ele. É melhor estar no primeiro grupo: há muito menos competição ali.”
(Indira Gandhi)
Na Revolução Industrial, a desvalorização do trabalho foi acentuada, mas suas
origens remontam à Idade Antiga, aos romanos e à maioria das civilizações orientais. A
desvalorização do trabalho é devida, em parte à própria divisão do trabalho, em
especial ao trabalho manual.
Na língua portuguesa, a expressão ganhar dinheiro dá a impressão de que o
dinheiro é obtido sem esforço. A expressão make money, em inglês, sinaliza a
existência de um esforço para obtê-lo. Na Alemanha sempre existiu menos preconceito
em relação ao trabalho manual. No Brasil, por mais de quatro séculos, perdurou o
regime de escravidão, o que, certamente, contribuiu para desvalorizar a natureza do
trabalho no País.
A preocupação com a qualidade do trabalho e com a qualidade de vida
aumenta cada vez mais. E o conceito de qualidade no trabalho requer que as
organizações sejam capazes de oferecer trabalho qualificado no lugar de tarefas, além
de juntar o trabalho, novamente, ao indivíduo e à sua existência.
O trabalho, quanto à sua natureza, tem seis dimensões, que serão indicadas e
definidas a seguir:
- dimensão fisiológica: o ser humano não é nem trabalha como máquina. Ele não é
infalível e não pode trabalhar ininterruptamente. Diferentemente da máquina, o homem
consegue relacionar a percepção à ação. As pessoas trabalham melhor se não forem
vistas como máquinas, isto é, se o ser inteiro estiver engajado no trabalho: seus
músculos, sentidos e cérebro.
- dimensão psicológica: o trabalho como maldição e benção. A antiguidade definia
diferentes tipos de trabalho numa hierarquia de personalidade, com trabalho manual
cabendo ao mais ignóbil, escravo, camponês, artesão e soldados, e o trabalho
intelectual dizendo respeito à personalidade integral;
- dimensão social: o trabalho como vínculo social e comunitário. O trabalho cria
vínculos sociais. Determina o status, faz uma afirmação significativa sobre ela mesma,
sua posição na sociedade e seu papel na comunidade. O trabalho é para muitas o
único vínculo fora de sua família;
- dimensão de econômica: o trabalho como meio de vida. O trabalho passa a ter um
componente econômico a partir do momento em que a sociedade adota a divisão de
trabalho. Ele, o trabalho, é um meio de vida para o trabalhador, e também produz o
capital para a economia. Produz os meios pelos quais a economia se perpetua,
proporciona os riscos da atividade econômica e os recursos para o futuro;
- dimensão de poder: existe sempre uma relação de poder implícita quando se
trabalha em grupo, no trabalho em organizações. A sociedade moderna é uma
sociedade de empregados, o que implica a existência de uma relação de poder que
afetam a todos;
- dimensão do poder econômico: em todas as sociedades modernas, o poder e a
economia estão ligados, seja instituição, agência de governo, universidade ou hospital.
A distribuição das compensações econômicas aos membros da organização requer
uma autoridade central com poder de decisão.
A maior parte das pessoas tem de estar sempre fazendo alguma coisa: o
homem é um ser ativo, um sistema de energia, sua capacidade para a inatividade ou
reflexão é limitada. A atividade laboral proporciona um escape para a energia e
assegura que alguma coisa está sendo feita para a satisfação das necessidades. Para
o homem a doença corresponde à ideologia da vergonha de parar de trabalhar.
Para Lacombe (2005) o trabalho é uma fonte de êxito para o indivíduo e das
civilizações. O êxito de uma civilização requer a existência de um desafio, além de uma
resposta positiva a ele. O desafio e sua resposta são indispensáveis para a criação e o
desenvolvimento da civilização. A resposta positiva ao desafio conduz a um progresso
que só será contínuo se essa resposta bem-sucedida produzir nova dificuldade, que
provocará nova resposta positiva e assim sucessivamente. A noção de progresso
inevitável é inadequada, uma vez que há riscos de involução e retrocesso, e o êxito
tenderá a causar acomodação. “Quem nunca teve de lutar para vencer pode tornar-se
inseguro” Lee Iacocca apud Lacombe (2005, p. 8).
As organizações são constituídas de pessoas. São elas que agem, tomam
decisões. Nada acontece em uma organização até que as pessoas tomem decisões e
ajam em seu nome. Por outro lado são as organizações que executam quase todas as
atividades da sociedade moderna. (CHIAVENATTO, 2010c)
As organizações complexas representam um dos elementos mais importantes
da sociedade moderna. Por que as pessoas vivem nelas: nascem em hospitais, são
educadas em escolas, trabalham em instituições. Os membros das sociedades
modernas obtêm grande parte de sua satisfação material, social e cultural por meio das
organizações. O caminho para a compreensão das pessoas e da sociedade conduz,
portanto, ao estudo das organizações complexas. Neste contexto, organização é
definida como um grupo de pessoas que se reúne de forma organizada para alcançar
objetivos comuns. “Para que exista uma organização é preciso que existam objetivos
comuns, divisão de trabalho, fonte de autoridade e relações entre as pessoas.“
(LACOMBE, 2007, p. 8)
A divisão de trabalho pressupõe especialização, que, por sua vez, aumenta a
produtividade e permite que as pessoas se concentrem naquilo que elas sabem fazer
bem, propiciando trocar os bens que produzem e os serviços que prestam pelos bens e
serviços que consomem.
No que se refere a consumo, este não está limitado a bens materiais, mas
qualquer tipo de consumo: artístico, cultural, educacional, lazer etc. As pessoas e as
organizações estão intimamente ligadas e dependem umas das outras. Mesmo
constituídas por pessoas, as organizações são mais que a somas dessas pessoas,
pois possuem outros componentes, gerando sinergia, o todo é maior que a soma das
parcelas que o constituem.
Pode-se observar que as organizações estão sempre mudando, são sistemas
abertos e sofrem influência do ambiente no qual estão inseridas. Assim como
interferem no ambiente, influenciando-o. Compreende-se aqui ambiente como tudo que
circunda o sistema organizacional: ambiente geral, macroambiente, e ambiente
operacional, microambiente ou ambiente-tarefa. O macroambiente é o sistema que
envolve as organizações, abrangendo aspectos demográficos, científicos,
tecnológicos,físicos, políticos, econômicos, sociais e culturais.
Para Bertalanffy (1973) o homem não é apenas um ser político mas, antes de
tudo, é um indivíduo. E a sociedade é baseada nas realizações do indivíduo e estará
condenada se ele for transformado numa roda dentada da máquina social. O Leviatã
da organização não deve engolir o indivíduo sem selar sua própria e inevitável ruína.

1.3 – As Três Ondas

Alvin Toffler, nos anos de 1960, vislumbrava um mundo agitado, movido pelo
uso desenfreado da tecnologia e dos produtos descartáveis. Ele previa o surgimento
das megacorporação mundiais e mais uma série de coisas que são corriqueiras hoje.
Em seu livro A Terceira Onda, Toffler divide a humanidade em três grandes ondas: a
agrícola, a industrial e a da informação, ou pós-industrial.
Onda agrícola Onda industrial Onda da informação

• Durou
Durou cerda
cerda dede 6.000
6.000 anos.
anos. Um
Um • Começou por
• Começou por volta
volta de
de 1700
1700 e e se
se •
• Pós-industrial,
Pós-industrial, é
é aa onda
onda que
que valoriza
valoriza o
o
período
período marcado pelo uso
marcado pelo uso intenso
intenso da
da estendeu
estendeu até
até 1950.
1950. Foi
Foi um
um período
período ser
ser humano
humano pelo
pelo seu
seu conhecimento
conhecimento e e
força humana para a realização
força humana para a realização do do marcado
marcado pelas
pelas relações
relações industriais,
industriais, competências,
competências, nana qual
qual aa evolução
evolução da
da
trabalho. Usava-se essa força para
trabalho. Usava-se essa força para a a criação
criação de
de processos
processos de
de produção
produção e e tecnologia
tecnologia permite
permite a a troca
troca de
de
própria subsistência e
própria subsistência e posteriormente
posteriormente sistemas
sistemas de gerenciamento. O
de gerenciamento. O informação
informação rápida e sistematizada. O
rápida e sistematizada. O
para o enriquecimento
para o enriquecimento de de outros.
outros. principal foco era produzir mais
principal foco era produzir mais em em elemento
elemento principal
principal passa
passa a a ser
ser o
o
Nessa
Nessa fase
fase o
o principal
principal elemento
elemento dede menos
menos tempo
tempo com
com menor
menor custo,
custo, e
eoo capital humano – é a Era
capital humano – é a Era do do
riqueza era a
riqueza era a terra.
terra. elemento
elemento predominante
predominante era era o
o capital.
capital. Conhecimento.
Conhecimento.

Conhecimento é poder. Podemos defini-lo como experiência de vida e


capacidade de discernimento que transformam dados em informações e necessidades
em ação com base em informações anteriores.
Sob o ponto de vista de grupos ou equipes, esse conhecimento individual
somado permite tal sinergia de informações que pode produzir resultados melhores.
Porém é extremamente complicado capturar, gerenciar e reaproveitar todo o
conhecimento gerado pelo grupo.
A economia mundial passou a ter o conhecimento como base. É possível criar
mais riqueza com a ideia do que com dezenas de horas numa linha de produção
tradicional. Haja vista o fenômeno da Internet.

1.4 O Trabalhador do Conhecimento

No decorrer do tempo e em meio às transformações da sociedade surge um


novo tipo de trabalhador, bem diferente daquele gerado pelas ondas anteriores, citadas
por Toffler, o trabalhador do conhecimento. “Peter Druker usou este termo por volta de
1960 para definir esse novo perfil profissional.” (BARBOSA, 2011, p. 32)
TRABALHADOR TRABALHADOR DO
INDUSTRIAL CONHECIMENTO
• Principal função: • Principal função:
• - Fazer/Fabricar • Pensar/Inovar
• Uso do corpo: • Uso do corpo:
• - Físico • - Mental
• Matéria-prima: • Matéria-prima:
• – Peças/Dados • – Informação/Conhecimento
• Meio de comunicação • Meio de comunicação:
• – Papel/Redes convencionais • – Internet/E-mail
• Valorizado por • Valorizado por:
• - Produção • –Competências
• Trabalha • Trabalha
• - Individualmente • – Em grupo/Equipe
• Uso do tempo • Uso do tempo
• – Baseado em rotinas • – Imprevisível

Hoje, o trabalhador do conhecimento pode perceber que mesmo esse perfil


vem sendo alterado nas últimas décadas, principalmente em função das inovações
tecnológicas e das demandas de um mercado cada vez mais exigente. Nas últimas
décadas do século XX, para divulgar um comunicado em uma instituição multinacional
para todas as suas filiais, em diversos países, na década de 1980, utilizava-se o
telefone, o telex ou o fax. Mesmo assim, até a informação ser distribuída a todas as
pessoas, demorava dias. Hoje, o mesmo comunicado pode ser feito em segundos, por
e-mail. Basta selecionar algumas pessoas na lista de contatos, clicar no botão enviar e
rapidamente todos recebem a mensagem. O mundo passou a girar numa velocidade
muito mais acelerada e o tempo nessa história parece que ficou curto.

1.5 Globalização

A Era Industrial predominou em quase todo o século XX e cedeu lugar à Era da


Informação. Nessa nova era, as mudanças e transformações passam a ser
gradativamente mais rápidas e intensas. Sobretudo, descontínuas. A descontinuidade
significa que as mudanças não são mais lineares ou sequenciais e nem seguem uma
relação casual – causa e efeito. Elas são totalmente diversas e alcançam patamares
diferentes do passado. A simples projeção do passado ou do presente não funciona
mais, pois as mudanças não guardam nenhuma similaridade com o que se foi. A atitude
produtiva é a de inovar o que pode ser chamado de destruição criativa. Destruir o velho
pra criar o novo. (CHIAVENATO, 2010)
Neste contexto podem ser citados dois elementos importantes: a Internet e a
globalização dos negócios.
- A Internet. A world wide web - www2, não há mais lugar para se fazer as
coisas do passado. Claro que precisamos conhecer o que foi feito no passado com
base elementar para nosso conhecimento e para criar e inovar. Todavia, o que
aprendemos no passado passa a ter pouco valor prático para o futuro que se aproxima
cada vez mais rapidamente. Trata-se de uma nova dimensão de tempo e de espaço à
qual o mundo ainda está se acostumando.
A globalização dos negócios. Um processo de mudança que, crescentemente,
conjuga um número maior de atividades por meio das fronteiras e da tecnologia da
informação, permitindo a comunicação instantânea no mundo. E, também promete dar
as pessoas em qualquer confim o acesso ao melhor do mundo.
A globalização constitui uma das mais poderosas e difusas influências sobre
nações, organizações, ambientes de trabalho, comunidades e vidas. Quatro processos
estão associados à globalização:
mobilidade - de capital, pessoas e ideias. A transferência de informações em alta
velocidade torna o lugar irrelevante;
simultaneidade - em todos os lugares ao mesmo tempo. Disponibilidade, cada vez
maior, de bens e serviços em muitos lugares ao mesmo tempo. O intervalo de tempo
entre o lançamento de um produto ou serviço em um lugar e sua adoção em outros
lugares está caindo vertiginosamente, em especial ao que se refere às novas
tecnologias;
desvio - múltiplas escolhas, pluralismo. A globalização é ajudada pela competição além
das fronteiras apoiada por um trânsito internacional mais fácil. O desvio significa
inúmeras rotas alternativas para atingir e servir clientes. Os serviços de entrega de
encomendas em 24 horas, em qualquer lugar do mundo, substituíram os serviços
postais governamentais. Transferências de fundos eletrônicos substituem os bancos
centrais;
pluralismo - o centro não pode dominar. No mundo inteiro os centros monopolistas

2Tudo foi muito rápido. Em 1989, Tim-Berners Lee criou um programa que permitia que textos e figuras fossem transferidos e
captados por qualquer computador interligado à rede: o hipertexto (nome abreviado como HTTP – hyper text transfer protocol). Em
1991, surge a invenção da WWW ou web, teia, o avanço tecnológico a partir da internet se torna rapidamente um fenômeno
mundial. Logo, em 1992, surge o primeiro browser – o Mosaic – que permite acesso à rede por meio do mouse eliminando os
códigos de programação. Daí a web passou a proporcionar uma rede mundial cuja avalanche de dados provoca uma formidável
explosão de informações. A chamada super-rodovia de informação virou as comunicações e o mundo dos negócios de pernas para
o ar. Com isso surgiu uma rede interativa chamada ciberespaço (cyberspace, termo criado por William Gibson no livro
Neuromancer, em 1984). (CHIAVENATO, 2010)
estão se dispersando e sofrendo um processo de descentralização. O pluralismo se
reflete na dissolução de funções para todo o mundo, independentemente do lugar.
Juntos, os processos mobilidade, simultaneidade, desvio e pluralismo, ajudam
a colocar um número maior de opções nas mãos do consumidor individual e dos
clientes das organizações que, em contrapartida, geram uma cascata de globalização,
reforçando mutuamente os ciclos de retroação que fortalecem e aceleram as forças
globalizantes. Pensar como o cliente3 está se tornando a lógica global de negócios.
Para vencer em mercados globais e altamente competitivos, as organizações
bem-sucedidas compartilham uma forte ênfase em inovação, aprendizado e
colaboração. Há paradoxos, essas organizações apresentam uma cultura que combina
características aparentemente opostas: padrões rígidos e interesse pelas pessoas;
ênfase em inovações proprietárias e uma habilidade de compartilhar com os parceiros.
E seus principais ativos são três: conceitos; competência e conexões, que elas
estimulam e repõem constantemente.
E no processo de globalização, elas se tornam classe mundial: focalizando
externamente e não internamente, baseando-se no conhecimento mais recente e
operando através das fronteiras de funções, setores, instituições, comunidades ou
países em complexas redes de parcerias estratégicas.

1.6 De Recursos Humanos à Gestão de Pessoas

As organizações atuais já se deram conta da importância das pessoas e da


forma como são administradas, diferentemente do que acontecia no passado, quando o
foco recaía exclusivamente sobre a tecnologia do produto ou do processo, nos
mercados protegidos e regulamentados, no acesso a recursos financeiros e economias
de escala.
É necessário considerar que, mesmo que as pessoas precisem ser
administradas pelas organizações como recursos humanos, não se deve perder de
3 Devido às peculiaridades do serviço público, a palavra cliente é substituída por cidadão. Ressalte-se que cidadão é um termo
restritivo, de significado político, pois trata-se da pessoa no gozo de seus direitos políticos, aquele que vota e pode ser votado, não
se enquadrando os alienados mentais, as crianças, os presidiários e outros segmentos da sociedade, que não deixam de ser
clientes das organizações públicas. Cliente é uma palavra de significado único, insubstituível. Por isso, a leitura que se deve fazer
da palavra cidadão no contexto da gestão pública deve ter o mesmo significado de cliente do serviço público, considerado com
a clareza que o termo embute. Com a palavra cidadão vem a palavra sociedade. Esta, no conceito mundial da gestão, representa
os aspectos de sustentabilidade da gestão, as questões de responsabilidade socioambiental e a contribuição organizacional para o
desenvolvimento. (KANAANE; FIEL FILHO; FERREIRA, 2010)
vista que elas são seres humanos, que querem ser felizes e ter qualidade de vida, que
têm outros vínculos além daqueles que mantêm com as organizações e que seus
objetivos não coincidem inteiramente com os da organização, mesmo tendo muitos
pontos convergentes. A sobrevivência da organização depende muito da escolha que
for feita pelos seus fundadores. Os administradores que desejam construir uma
organização perene dão prioridade ao desenvolvimento de pessoas. Nas organizações
em que os benefícios se destinam apenas a um grupo restrito todos os demais
membros são outsiders, ou seja, não são verdadeiramente membros da organização.
Eles trocam tempo e conhecimento por dinheiro. Já está evidenciado pelas
experiências que, este tipo de contrato não inspira as pessoas a sentirem lealdade pela
organização e seus administradores. Elas trabalham com perspectiva de saída sempre
presente. A sucessão nessas organizações é difícil e custosa, e sua continuidade por
várias gerações não fica assegurada.
Portanto é necessário controlar custos de mão de obra, a produtividade do
trabalho, as reivindicações sindicais. O mais importante, entretanto, é que isto não é
administrar pessoas e sim solucionar os problemas resultantes das falhas na
administração de pessoas.
A compreensão desses fatos deu origem à proposta de pessoas serem
colocadas nos orçamentos contábeis das instituições como ativos no lugar de
despesas, como geralmente ocorre.. Mas não é fácil compreender como é possível
registrar pessoas como ativos nos livros contábeis. Um ativo é algo que se pode vender
e que possui valor quando a instituição é liquidada. Mas a Instituição não é dona de
pessoas, e, um ativo que pode, por iniciativa própria, deixar a instituição não é um ativo
no sentido contábil da palavra. Às vezes é difícil entender por que as instituições não
investem mais em recursos humanos. A razão disso está, em parte, na insegurança
que elas têm em relação à sua capacidade de reter pessoal competente, à
necessidade de privilegiar, em alguns casos, os resultados a curto prazo e à
impossibilidade de contabilizar como ativo a capacidade dos recursos humanos. “É
paradoxal o fato das instituições gastarem de 50% a 70% de seu orçamento em
salários e investir menos de 1% de seus recursos em treinamento ou ainda gastarem
mais tempo e dinheiro na manutenção de seus prédios e equipamentos do que na
retenção e no desenvolvimento do seu pessoal.” (LACOMBE, 2007, p. 16)
As instituições precisam deixar de apenas reagir às crises do dia a dia, o
urgente, para se ocuparem com as questões de longo prazo, o importante. Vários
profissionais em vez de planejar e delegar preferem apagar incêndios, e centralizar
todo o trabalho em si mesmos. Os gerentes/diretores/chefes heróis não têm tempo
para pensar a instituição, ou a sua unidade. Frequentemente optam por fazer tudo
sozinhos, não estimulam o crescimento dos subordinados, e ainda prejudicam sua
própria perspectiva de crescimento na instituição.

1.6.1 Grupo e equipe

Grupo é qualquer conjunto de pessoas com um objetivo comum. Equipe é um


grupo em que as pessoas têm as mesmas metas, e mais ainda, atuam de forma a
colocar os objetivos do grupo acima dos interesses que elas próprias têm dentro dele.
Dito de outra forma, grupo é quando nos reunimos, equipe é quando nos ajudamos.
Defini-se equipe também como um pequeno grupo de pessoas com conhecimentos
complementares, compromissadas com um propósito, metas de desempenho e
abordagens comuns, e pelos quais se mantêm mutuamente responsáveis.

1.6.2 Tendências na Administração de Recursos Humanos

Nas instituições do século XXI, as comunicações serão intensas e tanto mais


eficientes quanto maior for a qualificação dos administradores. A força de trabalho está
ficando mais velha. A média de idade dos empregados aumentará continuamente num
futuro próximo. O que forçará uma mudança na forma de gerir as pessoas, e o órgão
central de recursos humanos deverá ser capaz não só de acompanhar essas
mudanças, como também de se antecipar a elas.
O setor de serviços4 aumenta a sua participação no total da economia, o que
causa uma mudança significativa no modo de administrar pessoas.
O administrar o pessoal numa instalação industrial - setor de produção - não é
o mesmo que administrar pessoas do setor de serviços, especialmente prestadores de
serviços especializados5. Portanto, a instituição depende muito mais de seu pessoal na
nova economia. Um bancário ou um vendedor que não sabe lidar com os clientes
podem prejudicar a instituição de forma irreversível.
4 Neste contexto está o serviço público, a gestão pública.
5Serviços especializados, por exemplo: em saúde, educação, justiça, atendimento ao cidadão, consumidor etc.
Os novos métodos de administração preocupam-se com a administração do
capital humano, representado pelos profissionais do conhecimento, que não podem
simplesmente receber ordens e metas para serem atingidas num prazo/tempo
determinado.
UNIDADE 2

2 PRINCÍPIOS GERENCIAIS CLÁSSICOS DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO


Vídeo – (técnicas) Alan Schlup Sant'Anna
https://www.youtube.com/watch?v=G9w7SiVIp_M

“O tempo é uma das coisas mais indefiníveis e paradoxais, o passado já se foi,


o futuro ainda não chegou e o presente se torna passado enquanto procuramos defini-
lo. É como se fosse um relâmpago, num instante existe e se extingue.” (DAMIT, 1997,
p. 120)
Diariamente, todos são atingidos por uma infinidade de assuntos a serem
resolvidos, seja no campo profissional, seja no campo pessoal. No trabalho: conciliar
telefonema, assinaturas em documentos, preenchimento de formulários e reuniões das
mais diversas. Fora do trabalho: a correspondência pessoal, comparecer a consultas
de médicos e dentistas, hobbies, recreação, programas sociais, consertos, compras,
encomendas, atenção com as crianças, os demais familiares, atividades que parecem
aumentar a cada dia que passa.
Certamente haverá falta de tempo para a realização das tarefas, porém,
ninguém se preocupa em questionar-se se esta usando seu tempo com eficiência ou
duvidar que esteja usando seu tempo de forma racional ou se perguntar: será que você
esta administrando adequadamente seu tempo?

2.1 O Tempo

O tempo é um elemento singular e que serve como ponto de referência para


nossas realizações. Os gestores eficazes sabem muito bem que o tempo é um fator
limitativo.
Os limites de produção, em qualquer processo, são estabelecidos pelo tempo,
e este é escasso. O capital é um dos elementos mais importantes, por ser ele que
estabelece os limites para o crescimento de atividades econômicas. As pessoas são o
terceiro elemento limitativo do qual necessitamos para que a produção se concretize.
Podemos contratar, embora raramente consigamos, boas pessoas em quantidades
suficientes.
Analisando estes três elementos, fica bem claro que o Capital e as Pessoas,
você resolve com certa facilidade, mas ninguém consegue aumentar o número de
horas de um dia, nem também alugar mais tempo do que se utiliza em uma produção.
O suprimento do tempo é inelástico, independentemente de qual for a demanda, o
tempo não se altera. O tempo é ainda perecível, impossível de ser estocado e
insubstituível. O tempo de ontem está perdido para sempre, é irrecuperável e não volta
mais.
O tempo é um elemento escasso, e esta escassez nos coloca em situações
difíceis. O que veremos adiante é como aproveitar o pouco tempo que temos para
nossas realizações.
A administração do tempo deve partir da premissa que sempre você deve estar
avaliando sua correta utilização, vivemos numa constante dinâmica e, com certeza
haverá uma maior produtividade das atividades.
Por isso deve-se considerar algumas perspectivas como: - fazer o registro das
atividades; - identificar os pontos de estrangulamento e refletir sobre a importância dos
eventos
- Registro das atividades
As pessoas imaginam que sabem usar o seu tempo corretamente, entretanto,
quando registram o que fazem é que percebem que não é bem assim como pensavam.
As mais diversas situações se passam que modificam o planejamento. Por exemplo:
uma ligação telefônica pode se estender por um tempo acima do normal; interrupções
constantes cujos resultados nada acrescentam ao trabalho; assuntos de pouca
importância que poderiam ser tratados por outra pessoa; conversas infrutíferas; refazer
trabalhos anteriores; esvaziar-se às rotinas de trabalho; assinaturas desnecessárias em
documentos. Estes são apenas alguns pontos que comprovam que não há uma
disciplina no uso do tempo.
Assim, registrar as atividades, para iniciar a análise de tempo, é recomendável:
- analisar as atividades;
- identificar os pontos de estrangulamento. Esta identificação deve considerar que:
. 30% das atividades só você poderia fazer;
. 35% das atividades tanto você como outra pessoa poderia fazer;
. 35% das atividades você poderia delegar a outras pessoas.
Seguidas as considerações indicadas acima, será possível identificar os pontos de
estrangulamento.
- Pontos de estrangulamento
Pontos de estrangulamento são os fatores que interferem no aproveitamento
produtivo do tempo. A determinação de pontos de estrangulamento depende de uma
criteriosa análise das atividades, onde você registrou o seu tempo gasto com o
desenvolvimento de cada uma. Esta análise deve ser profunda e pode detectar as
atividades que dominam o seu dia com esforços inúteis identificando onde o seu tempo
é perdido. (DAMIT, 1997)
Analisada a lista dos pontos de estrangulamento, devem ser adotadas medidas
que possam atenuar ou eliminar sua perda de tempo. Pelos registros sabemos que
telefonemas, reuniões, entrevistas e conversas são gargalos em nosso trabalho. Por
isso,

Documentos: delegue, elimine, distribua;

Ligações telefônicas: verifique a frequência de suas ligações e as que você


recebe,
recebe, em
em seguida
seguida determine um horário
determine um horário para
para efetuar ligações concentrando-
efetuar ligações concentrando-
as dentro do possível. As supérfluas, só devem ser atendidas ou efetuadas se
for
for de
de sua
sua conveniência.
conveniência. É
É você
você que
que vai
vai determinar
determinar o
o horário
horário a
a cada
cada dia;
dia;

Reuniões: O conselho para este gargalo é fazer uso de técnicas de


reuniões;

Entrevistas: provavelmente a delegação também se aplica a esta


situação. Marcar horários e limitar o tempo é extremamente importante.
Por se tratar de seu tempo, deve ser dimensionado de acordo com a
sua necessidade e conveniência;

Conversas: pode ser


Conversas: pode ser bastante constrangedor interromper
bastante constrangedor interromper o
o interlocutor.
interlocutor.
Portanto, neste caso, de forma educada procure demonstrar ao interlocutor
que em outra
que em outra hora
hora você
você poderá
poderá “bater
“bater aquele
aquele papo”, que no
papo”, que no momento
momento está
está lhe
lhe
tomando um tempo
tomando um tempo precioso.
precioso.

Feita a análise de seu tempo e providenciada a eliminação dos pontos de


estrangulamento, resta refletir como deve ser aplicado o tempo economizado.
Voltando então à lista feita, separa-se o que é importante do que não é
importante. O maior tempo é gasto em pedidos considerados de urgências ou
emergências. Neste caso é necessário usar um antídoto: analise sempre se a urgência
é mesmo urgência e o mesmo faça com a emergência. Usando de sua experiência e
critérios, compare-os com os de seu interlocutor. Certamente os dois concluirão que o
pedido pode seguir a rotina normal.
Pode ocorrer o impasse, só há uma alternativa, que é definir prioridades em função de
importâncias e urgências.
Para auxiliar os critérios de prioridades você pode estabelecer:
- assunto importante é todo aquele está voltado para os objetivos da Instituição e
contribui para os resultados.
- urgências são necessidades prementes de se realizar atividades dentro de um prazo
e que não tem relação com os assuntos importantes.
Quando ocorre uma grande quantidade de urgências ou emergências, procure
verificar os casos com muita cautela, pois certamente o planejamento foi inadequado
ou a Gerencia não está sendo eficaz. Urgente é tudo aquilo que não foi executado no
tempo certo.
Em seguida, recomendações básicas para facilitar o trabalho de administração
do tempo em sua vida pessoal e que contribuem para sua disciplina.

- Agenda das atividades


Acostume-se a fazer registros diários de todas as suas atividades, isto lhe
permitirá avaliar se houve ganho ou perda de tempo no final de cada dia. Não deixe de
anotar tudo que você delegou.
A lista de perguntas a seguir, devem ser respondidas mediante análise da
agenda feita durante o dia.
- Quais as atividades que me tomam mais tempo e por que?
- Os tempos despendidos nas atividades são coerentes com a sua importância?
- Quem efetivamente está programando seu tempo e estabelece suas prioridades:
você, seu superior ou seu subordinado?
- Comparando o que você faz ou deveria fazer quais as divergências? O que você pode
passar a fazer?
- Qual o maior obstáculo para que você melhore sua administração?
Respondendo a estas perguntas, você estará apto a melhorar cada vez mais o uso de
seu tempo.

- Agenda dos pontos de estrangulamento


O mesmo trabalho que você fez quando agendou suas atividades, tente fazer
para os pontos de estrangulamento. Só que as soluções para estes pontos podem ser
obtidas com a ajuda de seus subordinados. Para tanto proceda da seguinte forma:
- relacione em ordem de importância, os dez principais pontos de estrangulamento, na
sua visão. Mais importante recebe número 1. Observe que podem existir números
iguais.
- oriente seus subordinados para proceder da mesma forma, lembrando que este é um
esforço para início de uma melhoria de utilização do tempo. Se você não tem
subordinado, procure pessoas com quem você tenha uma intensa relação funcional e
que seja de mesma posição hierárquica que a sua.
- discuta com seus subordinados ou colegas os pontos apontados por eles e compare
com a sua agenda. Dê maior atenção às sugestões que vão aparecer.
- de posse de todas as agendas, concentre-se nas oportunidades que podem se
apresentar para melhoria da utilização do tempo.
- considerando as agendas de seus subordinados, a sua agenda e seu diagnóstico,
poderá contribuir também no sentido de melhorar a utilização do tempo do seu chefe,
observando: - o que ele deveria fazer e não faz; que ele faz que não deveria fazer; o
que ele poderia delegar.
Com estas recomendações você poderá estabelecer um diagnóstico da melhor
forma de utilizar o seu tempo, contribuindo com sua chefia com a mesma finalidade. O
problema é determinar o que é realmente importante.
Agendados os problemas e identificados as possíveis soluções, veja como
implantar as sugestões oferecidas e vamos enumerar os aspectos estratégicos e
táticos necessários para o sucesso dessa implantação.
- Aspectos estratégicos:
- concentrar-se nas oportunidades;
- mostrar à parte envolvida que ela também terá benefícios com sua ideia;
- negociar com sua chefia um plano de ação voltado para as mudanças;
- explicar para as pessoas, antes de promover as mudanças, o porque e quais os
benefícios
esperados;
- vender as ideias gradualmente.
Iniciar pela sugestão que depende exclusivamente de você. Dando certo, será
mais fácil convencer os outros; ser flexível. O radicalismo não motiva ninguém a mudar;
ser persistente, pois entenda que toda mudança gera resistências; evitar criticar a má
aplicação do tempo de alguém. Procurar explicar com fatos construtivos. Qualquer
julgamento cria resistência; respeitar o tempo do outro e a recíproca será verdadeira,
nem que seja por educação.
- Aspectos táticos: - Estes aspectos envolvem a chefia, os clientes, a secretária e os
subordinados, e são sugestões de ampla aplicação.
- mantenha seu chefe informado de seus esforços na administração do tempo. Isto é
ótimo argumento para novas ideias;
- marque, sempre que possível, seus contatos com seu chefe predeterminadamente.
Isto criará o hábito da disciplina de horários, desde que sejam regulares;
- sempre que for interrompido por seu chefe, procure respeitar a hierarquia. Informe o
que estava fazendo ele então decidirá se deve ou não dar prioridade ao assunto que foi
tratar com você;
- solicite aos seus subordinados que traga os problemas e, junto a ele, as possíveis
alternativas de solução. Assim não haverá perda de tempo;
- acostume seus subordinados a ligar previamente, avisando que precisam falar com
você;
- oriente seus colaboradores de que os assuntos devem ser tratados do mais
importante ao menos importante;
- despache diariamente com sua secretária, cerca de duas vezes ao dia, momento em
que você definirá os documentos que vais assinar e as pessoas que quer receber ou
não. – aproveite para treinar sua secretária;
- peça que, ao lhe passar a documentação, trate em primeiro lugar os assuntos mais
importantes;
- reserve horários para atender seus clientes;
- procure definir previamente a duração de uma entrevista com o cliente ou uma
reunião;
- os contatos sociais ou pessoais devem ser marcados para a hora do almoço, para o
final do expediente, ou num horário que você sabe que o seu rendimento e menor.

- Delegação
Delegar a alguém as atividades que não conseguimos executar se torna um
valioso instrumento de ajuda na administração do tempo.
“Delegação é a transferência de autoridade e da responsabilidade (parcial), para
execução de uma ou mais atividades, que podem ser executadas por outrem, sem
prejuízos no resultado final”. (DAMIT, 1997, p. 130)
Cabe aqui observar quanto à responsabilidade ser delegada parcialmente, uma
vez que a mesma é indelegável.
A delegação da responsabilidade será sempre parcial, pois diante da Instituição,
o responsável será o delegante, enquanto que o delegado tem sua responsabilidade
limitada em apenas executar as atividades que lhe foram confiadas. Ao delegado
caberá prestar contas do que lhe foi pedido junto àquele que delegou, é que concluídas
as atividades, a responsabilidade dele cessa imediatamente.

- Características da delegação
A delegação tem características muito especiais tanto de quem delega quanto
de quem deseja que a atividade seja delegada.
Quando a atividade é desagradável, se pensa logo em delegá-la, o que pode ser
perigoso, por sua importância;
A Direção, muitas vezes, não sabe bem o limite da delegação ou o que delegar,
provocando conflito entre a alta administração e a operação propriamente dita.
Comumente isso ocorre nas instituições que defendem a descentralização.

- o que delegar
Algumas razões para delegar:
- delega-se o que está programado e se mantém o não programável;
- delega-se o urgente para ficar com o importante, nem sempre o urgente é importante;
- delega-se a rotina para ficar com o que satisfaz o ego, a criatividade e a inovação;
- delega-se o que não se gosta de fazer.
Existem muitas outras razões para se delegar, só deve-se delegar algo quando
temos a visão do conjunto, uma visão sistêmica do que se deseja. Caso isso não
aconteça acontece o delegando por delegar e aí incorre num erro grave, que seria o de
perder o controle do conjunto.
Entretanto, a delegação auxilia em muito a motivar seus subordinados, no
instante em que ela objetiva:
- conhecer e desenvolver as aptidões de seu quadro de pessoal;
- treinar os servidores;
- motivar seus subordinados atribuindo-lhes atividades específicas e complexas;
- poder se dedicar a atividades mais importantes;
- ter mais tempo para administrar.

- Causas da não-delegação
Existem causas que levam os administradores a não delegar. Esta atitude leva
muitas vezes a uma sobrecarga das chefias e a um desgaste, que resulta num lento
desenvolvimento pessoal.
Ocorre que os subordinados têm causas que provocam o não-recebimento da
delegação. Por exemplo:
- falta de visão sistêmica por parte da chefia que em caso de dúvida prefere não
delegar;
- as chefias que têm medo de perder o poder;
- a chefia que tem medo de errar na escolha da pessoa que deverá receber a
delegação. Se houver erro, lembre-se que só erra quem trabalha, constituindo-se num
momento de aprendizado;
- o subordinado que não se interessa em solicitar atividades que ele tem consciência
de que lhe pode ser delegadas;
- o subordinado que devolve à chefia a delegação que lhe foi confiada, por medo;
- subordinados que preferem a rotina a testar sua capacidade técnica e psicológica na
condução de um trabalho.
Estas situações retratam um quadro real do que realmente ocorre nas
organizações.

- Eficiência na delegação
Podem ocorrer erros numa delegação, e para evita-los citamos alguns:
- sempre que delegar uma atividade não se esqueça de orientar de como deve ser
executada. Interpretações variam de pessoa para pessoa;
- dizer que alguém é responsável por algo, sem lhe dar autoridade, é incoerente e
inadmissível. Libere a autoridade mesmo que seja gradualmente;
- a delegação tem três etapas de início, fim e controle. Se você não determina, não
queira cobrá-los quando se aperceber de seu erro;
- delegar não é se afastar da atividade a ponto de não mais tratar do assunto. Os
subordinados se sentem mais seguros quando o assunto pode ser discutido com sua
chefia, embora ele esteja responsável por aquilo.
São situações que devem ser evitadas para que haja uma delegação eficiente, com
também devem ser observadas:
- informar aos seus subordinados que você vai cobrar os resultados e em que período
fará tal controle. Isto o deixará atento em lhe atender com presteza;
- permitir que os seus subordinados perguntem a respeito do trabalho e ajude-os.
- entender quando algo ocorrer, ajudando-os a evitar os erros de maneira cordial;
- permitir que seus subordinados desenvolvam sua forma de trabalho, deixando-os
tentar e tomar iniciativas que melhorem seus resultados;
- definir, de maneira bem clara, até onde lhes é permitido ir, para que eles saibam os
limites de sua autoridade e possam tomar suas próprias decisões.
Estas recomendações colocarão você numa situação privilegiada, sempre que
estiver frente à necessidade de delegar ou receber delegação.

2.2 Controle Seu Espaço

Até que ponto você pode controlar seu ambiente de trabalho? Existem
maneiras de minimizar certos tipos de desorganização sistêmica e má administração
do tempo corporativo ou, pelo menos, de reduzir seus efeitos. O segredo é assumir o
comendo da situação sempre que notar possível. Para Mancini (2007) ele indica os
pontos a seguir:
- ouse pensar grande. Por exemplo, talvez você possa participar de um comitê para
distribuir melhor as responsabilidades dentro da instituição. Se você ajudar na criação
do processo, pode até conseguir melhorar sua própria situação.
- você também pode fazer mudanças menores. Se as pessoas não sabem onde
colocam seus documentos, faça cópia extra de todos os papéis importantes. Se elas
não cumprem prazos, divida o trabalho em etapas e estabeleça uma data-limite para
cada umas delas.
Se sua maneira de trabalhar não combina com a filosofia de sua instituição, você tem
três opções: adaptar-se ao estilo dela, organizar o que for possível do seu espaço ou
então procurar outra instituição em que você se sinta mais confortável.
As três sugestões:
- estabeleça um horário de descanso: as pessoas sofrem por falta de tempo. Sugira a
hora para o reabastecimento uma vez por mês ou por semana, para que os
funcionários possam se reunir em uma sala sem telefones, fazer um lanche e bater um
papo – nenhum assunto relacionado a trabalho será permitido.
- reduza as interrupções: Se as pessoas o interrompem demais, peça permissão para
trabalhar parte do tempo em casa ou ter horário mais flexível. Combine com os colegas
a melhor maneira de vocês se comunicarem, mas estabeleça também uma hora por dia
em que não deseja receber telefonemas sem visitas – exceto em casos de emergência,
lógico.
- saiba distinguir o possível do impossível: organize o que você pode organizar. Aceite
o que está fora de seu controle. Seja esperto o bastante para reconhecer a diferença
entre os dois casos.
Como todas as pessoas são diferentes, cada uma deve adotar o estilo de
gerenciamento de tempo que seja mais adequado às suas próprias necessidades.
Alguns princípios até se aplicam à maioria de nós - estabelecer prioridades, planejar
com antecedência, delegar responsabilidades - mas outros precisam ser adaptados,
levando em consideração as demandas individuais.
Se você prefere completar um trabalho antes passar para o seguinte, significa
que você trabalha de uma forma linear. Mas você pode ter uma abordagem holística,
realizando várias tarefas ao mesmo tempo, alternadamente. Ou pode funcionar como
um velocista: jogar toda a energia num primeiro momento e depois se reabastecer com
períodos de descanso ou baixa atividade. Ou talvez produza como se estivesse numa
maratona: usa um ritmo mais lento, porém firme e constante.
Qualquer que seja seu estilo deve adaptar as técnicas às suas características
psicológicas e fisiológicas pessoais. Nem sempre será possível fazer isso, mas é
importante que você reconheça e aceite sua individualidade sempre que se dispuser a
aplicar princípios de administração do tempo.
O mundo corporativo também tem atitudes diferenciadas em relação ao
tempo. Algumas instituições adotam uma cultura mais informal e menos hierárquica,
valorizando mais a criatividade do que a eficiência. Muitas empresas de alta tecnologia
dependem mais de pesquisa e desenvolvimento – o que requer um pensamento não
linear – do que as organizações tradicionais. Outras baseiam suas atividades em
organização, velocidade.
O segredo é se ajustar a outras culturas e estilos e ajudar os outros a se
adaptarem à maneira como você trabalha. Se você acreditar que pode gerenciar seu
próprio tempo, ficará livre para encontrar alegria em uma vida bem organizada e para
superar as barreiras que o impedem de cuidar melhor de sua rotina. Experimente as
três sugestões:
- seja sensível às diferenças individuais: cada um de nós tem um jeito próprio de utilizar
o tempo. Mas muitas vezes podemos aprender com as outras pessoas as técnicas que
elas usam para organizar seu tempo e sua vida.
- pense regionalmente: Os conceitos e expectativas sobre o tempo variam de região
para região, algumas vezes até de cidade para cidade. Fique atento a isso.
- pense em termos mundiais: O mundo pode ter se tornado uma aldeia global, mas
ainda existem diferenças culturais abundantes. A utilização do tempo está
profundamente inserida na realidade local. Se você faz negócios com companhias
estrangeiras, familiarizar-se com sua cultura irá melhorar seu relacionamento com
esses clientes. Se algum de seus colegas de trabalho é oriundo de outro país, você
deve mostrar-se sensível a quaisquer diferenças ligadas à sua origem. Você também
pode ajudá-lo a se adaptar a seu novo ambiente.

2.3 Estabeleça Prioridades Usando o Sistema ABC

Uma opção para estabelecer prioridade é usar o sistema ABC, recomendado


por praticamente todos os especialistas em administração do tempo, principalmente o
consultor Alan Klein, e praticado por mais pessoas do que qualquer outro, o avô das
estratégias de priorização. Primeiro você atribui a cada tarefa a ser feita um conceito A,
B ou C.
Atribua um A se a tarefa deve ser feita – e tem de ser feita logo. Uma tarefa A pode
produzir resultados extraordinários. Se não for cumprida, as consequências podem
gerar sérios problemas, desagradáveis ou desastrosos. A = crítico e imediato.
Classifique como B a tarefa que precisa ser feita em seguida. Uma tarefa B
não é urgente quanto uma A, mas ainda assim é importante. Se for adiada por muito
tempo, ela pode facilmente alcançar o nível de prioridade A. B = importante, mas um
pouco menos sensível ao tempo.
Avalie como C a tarefa que possa ser adiada sem consequências terríveis.
Algumas atividades podem permanecer no nível C indefinidamente. Outras irão subir
eventualmente para B e acabarão adquirindo o status de A. C = Não existe urgência –
por enquanto.
Pode, ainda, ser que você queira ou precise rotular outras tarefas como D.
Neste caso, atribui-se D quando a tarefa não é realmente necessária. Seria bom
arranjar tempo para executá-la, mas ela pode ser totalmente ignorada, sem nenhum
efeito sério ou adverso. Todavia, algumas vezes, uma tarefa D pode produzir benefícios
surpreendentes. D = opcional.
O sistema ABC permite a objetividade em relação à prioridade das atividades
que devem ser executadas. Caso se depare com vários itens com o mesmo conceito,
crie subclasses como A-1, A-2, A-3, etc.
Em outras palavras o trabalho que for mais urgente precisa ser feito antes de um que
seja mais importante.
Por isso, para estabelecer suas prioridades:
- valorize seu sistema de organização: Classifique com A, B ou C cada item que estiver
na lista. É claro que esta recomendação presume que você adote algum sistema de
organização – se não fez isso ainda, faça. Identificar suas tarefas por ordem de
prioridade pode ajudá-lo a redefinir a verdadeira importância de cada pendência que
anotou em sua agenda.
- valorize sua lista de coisas a fazer: primeiro, faça a lista de forma casual, à medida
que for se lembrando. Depois, identifique cada item com uma letra, de acordo com o
conceito atribuído. Essa lista deve orientar toda a sua agenda e determinar seus
prazos.
- equipe sua mesa com três ou quatro prateleiras: coloque A na prateleira superior,
abaixo coloque um B e na seguinte um C. Você pode criar uma quarta prateleira com a
letra D. Coloque cada projeto ou trabalho dentro de uma pasta e coloque-a na posição
adequada. Todas as manhãs, revise as prateleiras superiores, promovendo para A os
itens B que forem necessários. A cada sexta-feira, verifique as prateleiras C e D para
ver se existem pendências que devem ser movidas mais para cima.
“A beleza do sistema ABC é que ele ajuda a eliminar as emoções que você
possa ter desenvolvido com relação a cada tarefa.” (MANCINI, 2007, p. 24)
O sistema ABC pode ser usado ainda, para classificar prioridades utilizando-
se fichas ou etiquetas adesivas. Escreva cada uma das tarefas em uma ficha separada,
coloque os cartões sobre uma superfície plana e depois organize suas atividades por
ordem de urgência ou importância.
Você pode fazer a mesma coisa usando etiquetas. Esse é um bom recurso
quando há várias pessoas envolvidas no mesmo trabalho. Outra alternativa é usar um
quadro metálico e adesivos imantados, o que lhe permite movimentar as tarefas à
vontade.
Esse sistema apresenta vantagens consideráveis: primeiro, muita gente se
sente mais livre para trabalhar com peça, etiquetas ou fichas, pois os itens podem ser
movidos e reorganizados mais facilmente do que se estivessem escritos em uma lista;
em segundo, esse sistema permite o trabalho em equipe, porque diversas pessoas
podem ver e manipular as etiquetas ou fichas ao mesmo tempo; a terceira e mais
importante vantagem é que esse método possibilita identificar com um único olhar qual
será sua próxima tarefa, sem ficar remexendo em sua escrivaninha ou correndo os
dedos por uma lista – e isso irá poupar alguns minutos de seu precioso tempo.
Mancini (2007) recomenda:
- arquive de acordo com as prioridades; - chame sua própria atenção; - priorize, reflita e
revise. Independentemente do sistema que você usar, o melhor momento para
organizar as prioridades é durante a tarde ou a noite do dia anterior – nunca na manhã
do dia em que as tarefas devem ser executadas. Dessa forma, você pode descansar a
cabeça depois de completar sua lista e então revisá-la na manhã seguinte, se achar
necessário.
Uma terceira opção para estabelecer prioridades é o sistema inventário. Uma
variação do sistema ABC, com a diferença de que é orientada para resultados e
funciona por meio de modificação de comportamentos. Você prioriza suas tarefas
empregando o mesmo método – embora seja mais fácil usar 1, 2 e 3 em vez de A, B e
C - a razão se tornará clara num instante. Esta é a primeira etapa.
No segundo passo, começam as diferenças. Ao final de cada dia, ou no início
da manhã seguinte, você avalia os resultados de todas as tarefas realizadas. Dê a si
mesmo uma nota da A a F – A quando obteve sucesso, F quando nem chegou a
começar o trabalho, e B,C,D ou E quando teve um desempenho intermediário. Então
analise as razões para não ter conseguido sempre o grau A. Por que você não foi
capaz de cumprir a tarefa completa e perfeitamente? O que atrapalhou?
A seguir, descubra o que precisa fazer para alterar seu comportamento ou sua
situação, a fim de efetuar uma mudança em seus resultados. Finalmente redefina suas
prioridades. Agora você já sabe porque pode ser melhor usar 1, 2, 3, e não A, B, e C:
simplesmente para evitar confusão entre a classificação das tarefas e as notas
atribuídas aos resultados.
Conforme foi mencionado, você avalia e analisa seu desempenho no final de
cada dia, especialmente quando sabe que agiu bem e quer reforçar seu sentimento de
satisfação, ou no início da manhã, se não obteve êxito e quer usar suas falhas para
realizar um trabalho melhor depois.
Assim você determina o que espera realizar durante esse dia e, no final,
novamente avalia os resultados para medir seu sucesso – identificando os obstáculos e
realizando as mudanças necessárias. O sistema e inventário gasta um pouco mais de
tempo que o sistema ABC simples. Mas as mudanças resultantes dessa avaliação irão
economizar tempo. A modificação de comportamentos é uma estratégia significativa
para a administração de seu tempo.
Veja as três de forma resumida:
- avalie os resultados de cada tarefa: Faça isso no final de cada dia ou no início da
manhã. - atribua notas ao seu desempenho – A, B, C, D, E, ou F;
- analise as razões que levaram a resultados insatisfatórios: Por que você não mereceu
uma nota A? O que o impediu de cumprir a tarefa completa?
- identifique o que deve ser mudado: Os motivos foram pessoais ou comportamentais?
As causas envolveram situações ou pessoas? O que deverá fazer para superar esses
obstáculos?
Uma quarta técnica para estabelecer prioridades será pensar em termos de
custo-benefício. Qual será o ganho gerado por isso? Essa é a questão essencial
quando você determina prioridades.
Nessa abordagem, você avalia o uso de seu tempo em termos de valor e
retorno financeiro. Isso faz sentido porque é fácil de medir.
Veja como funciona: as tarefas listadas abaixo representam um espectro de
valores que vão de alto a reduzido. Nem sempre o retorno é financeiro; há outros tipos
de valores a considerar: emocionais, sociais, práticos, físicos etc.
O agendamento de tarefas deve ser lógico. O sistema de estabelecer
prioridades em função dos ganhos vale a pena porque leva em conta tanto os valores
comerciais como os pessoais na classificação das tarefas.
Abaixo três ideias para melhorar seu sistema:
- lembre-se do OQEGCI – O que eu ganho com isso?: é essa resposta que quase
sempre motiva as pessoas a fazerem as coisas. Para modificar seu comportamento,
encontre uma forma de identificar seu comportamento, encontre uma forma de
identificar facilmente o seu OQEGCI. Aplique o mesmo tipo de raciocínio às pessoas
que são subordinadas a você. Cada vez que delegar uma tarefa, comunique
claramente qual vai ser o OQEGCI deles.
- faça uma lista do que não devo fazer: essa sugestão de Michael Leboeuf pode tanto
poupar tempo quanto energia. Inclua nessa lista as tarefas de baixa prioridade, as que
você pode delegar e, especialmente, aquelas que outra pessoa já deveria ter feito.
- atribua um valor a seu tempo: Quanto você ganha por hora de trabalho? Quando está
perdendo tempo, ou deixando que os outros o façam, é como se este valor estivesse
escorrendo pelo ralo. Tanto você quanto a instituição se beneficiam com o bom
aproveitamento do seu tempo. E esse é um valor que você pode mensurar facilmente
em termos monetários – de fato, seu próximo aumento de salário pode depender disso.
Considerar o tempo em termos financeiros frequentemente adiciona uma precisão
mensurável à determinação de suas prioridades.

2.4 Príncipio de Pareto

O princípio de Pareto é mais uma opção para ajudá-lo a estabelecer suas


prioridades. Em 1906, o economista Vilfredo Pareto observou que 20% dos italianos
possuíam 80% das riquezas daquela nação. Ao longo do tempo, as pessoas passaram
a aplicar essa proporção de 80/20 em outras situações. Durante os anos de 1930 e
1940, o pioneiro da administração de qualidade Joseph M. Juran reconheceu um
princípio universal que denominou de poucos vitais e muitos triviais. Essas duas
descobertas deram origem a uma regra simples e prática: um pequeno número de itens
- os poucos vitais - são muito mais importantes que todos os demais itens reunidos - os
muitos triviais.
Veja alguns exemplos de como essa regra pode ser aplicada:
- 20% de seus produtos correspondem a 80% de suas vendas.
- 20% das pessoas causam 80% das interrupções.
- 20% de seus produtos ou serviços geram 80% das queixas de seus clientes.
- 20% de seus problemas causam 80% de suas preocupações.
Esse princípio pode ser empregado na administração do tempo porque algumas tarefas
lhes dão um retorno muito maior do que outras. Você pode usá-lo para avaliar a
importância relativa das atividades ao determinar suas prioridades. O segredo para
uma priorização eficiente é determinar quais são os 20% das tarefas que produzem até
80% dos resultados positivos.
Conheça mais três considerações a respeito desse princípio:
- Escolha duas tarefas em cada dez: Se confiarmos na ideia de que 20% das tarefas
produzem 80% dos resultados, então devemos escolher dois em cada dez itens em
nossa lista de tarefas e investir prioritariamente neles o nosso tempo e a nossa energia,
- Mantenha o foco: Frequentemente nos sentimos assoberbados por tantas atividades.
De acordo com o Princípio de Pareto, podemos ser 80% eficientes se conseguirmos
atingir 20% de nossas metas. Em vez de tentar cumprir diariamente todas as tarefas,
realize primeiro a mais importante em cada grupo de cinco. Desse modo você estará
realizando quatro quintos de tudo o que precisa fazer.
- Aceite isso apenas como uma orientação: os números que Vilfredo Pareto encontrou
se referiam apenas aos italianos ricos de um século atrás. O importante é pesar em
termos de poucos vitais e muitos triviais. Use esse princípio para determinar suas
prioridades.
O princípio de Pareto, isto é, a regra 80/20, serve para lembrá-lo de focalizar
80% de seu tempo e energia nos 20% de tarefas realmente importantes. Não basta
trabalhar com inteligência – é preciso trabalhar com inteligência nas tarefas certas.
Fazer muitas coisas em pouco tempo é perigoso. A pressa aumenta a
probabilidade de erros e deixa menos tempo para que eles sejam descobertos e
corrigidos.
O perfeccionismo gasta tempo e energia. Portanto, não tente ser perfeito.
Pense nas consequências: O que vai acontecer caso você não cumpra essa
tarefa?
Entenda suas próprias razões: Faça uma lista das coisas que estiver adiando
e identifique os motivos que estão levando você a se comportar assim em relação a
cada uma delas.
Depois você poderá determinar o que precisa modificar em si mesmo, no seu
ambiente ou nas outras pessoas.
“A procrastinação é o grande vilão da administração do tempo. Entra
furtivamente em sua vida e depois sai correndo com um de seus bens mais preciosos –
seu próprio tempo” (MANCINI, 2007, p.36)
Ter objetivos é essencial para administra bem o tempo. Reserve uma parte do
dia para determinar suas metas.
Os objetivos devem ser atingíveis - ambiciosos, realísticos, mensuráveis,
responsáveis e com prazos bem definidos.
Quando estiver estabelecendo objetivos faça um planejamento sobre eles
pode tornar mais simples realiza-los.
Identifique os períodos em que você provavelmente terá poucas interrupções.
Pendure uma mensagem de não perturbe na porta de sua sala ou na sua mesa de
trabalho. Mantenha a porta fechada, se não tiver porta, prenda em local bem visível.
Este método requer um pouco de tato, mas se você for produtivo, as pessoas
respeitarão sua dedicação e eficiência.
Agende períodos curtos de descanso: faça pausa para relaxar, recuperar as
energias e recomeçar o trabalho com mais ânimo.
Planeje o seu dia com eficiência. Se o seu estômago e emprego permitirem,
almoce às onze da manhã ou às duas da tarde. Assim você terá um período de relativa
calma para trabalhar entre meio dia e duas horas.
Fuja das distrações: encontre um lugar secreto em que possa trabalhar sem
ser interrompido. Pode ser na sala de reuniões ou na biblioteca da instituição.

Agrupe as tarefas a partir de padrões


Agrupar, em administração do tempo, significa reunir tarefas que possuem
algo em comum.
Você pode juntar todos os documentos que precisam ser copiados e leva-los
para fotocopiar ou escanear de uma só vez; pode pesquisar diversos assuntos numa
única consulta à internet ou fazer uma visita à biblioteca.
Algumas vezes faz sentido agrupar ao contrário. Por exemplo, se você
reparou que recebe a maior parte dos telefonemas numa determinada hora do dia,
evite marcar compromisso nesse período.
Preste atenção em outros padrões que ocorrem em seu trabalho, como visitas
e interrupções.
Existem padrões de compromissos pessoais também. Identifique seu estilo e
use esse conhecimento para distribuir melhor suas tarefas. Em geral, os níveis de
energia apresentam flutuações. Tente encontrar seus padrões pessoais – os períodos
em que você se sente mais alerta e cheio de energia, os horários em que realmente
precisa parar um pouco. Ajuste sua agenda de acordo com elas.
Conheça três estratégias:
- não esqueça nenhum item: A técnica do agrupamento só funciona se você não deixar
furos.
- planeje um tempo extra para as reuniões: Sempre que marcar uma reunião, imagine
que ela durará 50% a mais do que o provável. Reuniões podem implodir seu
planejamento.
- utilize melhor seu corpo: Empregue da melhor forma possível os seus ritmos naturais.
Por acaso você está cumprindo tarefas que não fazem parte do seu trabalho?
Talvez fosse bom aprender a delegar.
Mas para isso você não pode ficar com medo de perder o controle, pensar
que é a única pessoa capaz de executar a tarefa corretamente, acreditar que passar o
serviço adiante vai fazê-lo ficar mal aos olhos do seu chefe, ficar em dúvida se
realmente tem autoridade para delegar e muito menos temer dar a impressão de que
seu trabalho pode ser dispensado.
Veja as etapas básicas para delegar:
- identifique a tarefa;
- elabore um fluxograma6
- encontre a pessoa certa para delegar. Quem poderia fazer isto? Quem gostaria de
fazer?
- explique a tarefa cuidadosamente;
- deixe claro que tipo de benefício a pessoa poderá receber depois que tiver executado
a tarefa;
- comunique regras e prazo;
- faça um relatório do progresso;
- responda a todas as perguntas;
- providencie para que a pessoa disponha de autoridade para tomar decisões e tenha
acesso a todos os recursos disponíveis;
- anote a tarefa, a pessoa que ficará responsável por ela, o dia em que passou a
incumbência, as datas para apresentação de relatórios e o prazo final;
- monitore o progresso fazendo vistorias inesperadas;
- avalie os resultados;
- reconheça o trabalho.
Finalmente, não delegue em excesso. Se você der a impressão de que está
fugindo de suas responsabilidades, delegar vai se tornar cada vez mais difícil.
Delegar é uma arte sutil que requer avaliação e consideração cuidadosas.
- delegue criteriosamente: Passe a tarefa sempre que possível à pessoa que vai custar
menos para a companhia e que seja perfeitamente capaz de cumprir as ordens. Para
fazer uso do tempo de qualquer funcionário, devemos passar-lhe tarefas que se
enquadrem em suas habilidades e treinamento. Isso se refere a você também: delegue
as responsabilidades que possam ser executadas por pessoas que custem menos do
que você mesmo.
- aprenda a abrir mão do controle: se você insistir em controlar cada detalhe de suas
responsabilidades, significa que ainda não entendeu a natureza e os benefícios do
controle. A não ser que seja capaz de abrir mão do domínio sobre as pequenas coisas,

6 Fluxograma. Disponível em:


<http://www.oficinadanet.com.br/artigo/desenvolvimento/como_fazer_um_fluxograma>
você terá poucas chances de entender seu poder para as grandes.
- terceirize: Pague pessoas de fora da Instituição para executar determinadas tarefas.
Se alguém que não é da instituição puder executar um serviço direito e cobrar menos
do que vale o seu tempo, terceirize o trabalho. Assim você pode usar esse tempo
economizando para realizar atividades mais importantes.
Em administração de tempo, a palavra mais importante pode ser um simples
não.
- convoque para as reuniões somente as pessoas necessárias.
- nunca faça reuniões apenas por hábito.
- não escale uma equipe completa para uma tarefa que pode ser perfeitamente
executada por uma única pessoa.
- faça um resumo de todas as conclusões, decisões e designações de tarefas ao final
de cada reunião.
- distribua uma ata da reunião a todos os participantes incluindo todos os acertos e
conclusões.
Saiba também dizer sim. Encontre estratégias para produzir resultados
satisfatórios e, ao mesmo tempo, desgastar-se menos.
Seja corajoso e honesto: se você não pode ou não quer fazer alguma coisa,
diga logo, na hora e no local em que estiver. Atrasar uma decisão somente é justificável
em situações complicadas.
Faça uma lista das responsabilidades que você deveria ter recusado: De que
maneira você pode evitar esse tipo de incumbência no futuro?
Você não tem de fazer tudo o que todo mundo quer que você faça. E tampouco de
realizar tudo da maneira que os outros querem. Se houver um jeito melhor de produzir
os mesmos resultados, aprenda a dizer não para a forma de execução tradicional.
- antecipe e planeje
Qualquer coisa pode dar errado. E, quando isso acontece, sempre perdemos
tempo – ou algo pior. Se pudermos nos antecipar às possibilidades, podemos fazer
planos e não perder tanto.
Quando precisar substituir um item, adquira logo um sobressalente – e se
reabasteça de uma só vez. Não corra o risco de ficar sem alguma coisa necessária.
Faça uma lista dos itens importantes – em casa e no trabalho – que você não
tem sobressalentes.
Proteja documentos de caráter vital. Sempre que possível mantenha backups
em um outro local.
Não podemos evitar todos os problemas, mas podemos limitar seu impacto e
economizar energia.
Preste atenção ao que está acontecendo ao seu redor: Antecipar o futuro,
envolve conhecer o passado e o presente, quanto mais você souber, mais facilmente
reconhecerá os eventos que poderão afetá-lo.
Crie tempo: Você pode adiantar seu relógio alguns minutos ou estabelecer
prazos anteriores ao verdadeiro. Para ajudar uma pessoa que tem dificuldades de
terminar as tarefas na data certa, antecipe seu prazo em alguns dias, mas nunca revele
que a data não era real. Não crie expectativas vagas de tempo, seja exato: preciso
disso às cinco da tarde ou terá de estar pronto até ao meio dia de sexta-feira. Esteja
preparado para problemas que as pessoas possam causar: Pense em alternativas para
a ausência ou possível substituição de um dos membros da equipe, inclusive você.
Socializar adequadamente
Mancini (2007, p. 52) afirma que dos seis maiores fatores de desperdício de
tempo no mundo dos negócios, o pior deles é a socialização. O excesso de
comunicação pode consumir um tempo enorme. De muitas formas, a interação social
em níveis razoáveis aumenta a satisfação com o emprego e levanta o moral das
pessoas. Em consequência, ajuda a elevar a produtividade.
É claro que a necessidade de socializar-se é influenciada pela personalidade
de cada um, pelos colegas de trabalho, pela natureza do serviço, pelos requisitos das
tarefas e o tempo disponível para realiza-las. Até que ponto – e de que maneira – você
deve monitorar as conversas de seus colaboradores?
Você de realmente encorajar seus colaboradores a usar o tempo de forma
criteriosa e produtiva, mas esforços exagerados para banir toda comunicação pessoal,
conversa e até mesmo acesso à internet podem afetar negativamente o trabalho.
E quanto a você mesmo? Até que ponto é sociável? Você precisa ter
consciência de quanta interação social necessita e estabelecer limites – ou, quem
sabe, buscar mais.
Aqui estão três possibilidades:
- se você for extrovertido, estabeleça limites;
- se você não for extrovertido nem introvertido, mantenha o equilíbrio;
- se você for introvertido, socialize-se, mas também fique sozinho.
Se o seu trabalho for orientado para tarefas, você precisa de pausas para
fazer contato, mas trate de mantê-las breve. Mas, se seu emprego for orientado para
pessoas, você não precisa buscar interações – então momentos de isolamento
poderão lhe fazer bem.
O segundo maior fator de desperdício de tempo na vida profissional é não
saber onde estão as coisas.
As pessoas perdem em media três horas por semana procurando objetos
perdidos. Desse modo, se você puder encontrar rapidamente as coisas de que precisa,
estará economizando tempo.
Estas simples sugestões funcionam bem com a maior parte das pessoas:
- deixe sobre sua mesa somente o projeto em que estiver trabalhando e os objetos que
você costuma utilizar mais;
- guarde pequenas provisões na primeira gaveta de sua mesa. Deixe sobre a
escrivaninha apenas os itens necessários.
Qualquer que seja o seu estilo, reserve um grande espaço livres no centro
da mesa e disponha todos os objetos ao redor. Mas apenas as coisas essenciais
devem ficar ali.
Conserve a maior parte dos itens secundários, inativos ou de referencia fora
de sua mesa, guarde-os em arquivos, fichários, gavetas ou um armário auxiliar.
Seguem mais três sugestões:
- avalie seu estilo de administrar sua mesa de trabalho: Ele precisa estar de acordo
com sua maneira de pensar. Deve se encaixar nas necessidades de seu emprego e
permitir-lhe encontrar qualquer coisa rapidamente e sem dificuldades;
- limpe sua mesa ao final de cada dia: A maioria das pessoas adquire um senso de
controle maior quando sua área de trabalho é organizada ou, pelo menos, limpa;
- lembre-se que as aparências são importantes: Talvez o método de organização do
seu espaço seja eficiente para você, mas seu chefe, seus colegas e outros visitantes
podem não saber disso – ou não aceitar isso. Você está projetando a imagem que
deseja?
O terceiro maior vilão do desperdício de tempo é o esquecimento. Esta é a
recomendação mais simples que existe para economizar tempo: se a coisa for
importante o bastante para precisar ser lembrada, então tome nota por escrito.
Torne a vida mais fácil para sua mente: utilize-a mais para pensar e menos
para lembrar coisas que poderiam facilmente se anotadas.
Caso você não consiga acessar rapidamente as informações de que precisa,
deixe-as por escrito em qualquer lugar que seja fácil de encontrar depois. Leva muito
menos tempo rabiscar um lembrete do que fazer um esforço para recordar-se de um
pensamento perdido. É claro que isso só funciona se você for capaz de lembrar onde
guardou suas anotações!
Três sugestões que o próprio Einstein poderia lhe fazer:
- empregue alguma técnica mnemônica para lembrar coisas que não pode escrever:
Isso funciona muito bem para nomes de pessoas. Quando você conhece alguém, pode
associar seu nome a alguma característica física visível ou a alguma coisa arbitrária ou
ilógica;
- exercite sua memória: Devemos usar nosso cérebro mais para processar informações
do que apenas par armazená-las. É saudável exercitar a memória, mas é perigoso
confiar nela para recordar coisas importantes;
- deixe um papel na sua carteira: para fazer anotações.
O quarto maior item desperdiçador de tempo no mundo dos negócios são os
longos deslocamentos e as viagens.
O deslocamento de casa para o trabalho – seja de automóvel, de ônibus ou
de metrô – é uma atividade que consome muito tempo. Mas é possível tirar mais
dessas viagens do que apenas aborrecimento e frustração. Podemos ler jornais, fazer
ligações pelo celular, escutar CDs motivacionais, trabalhar no laptop e assim por
diante.
É claro que você deve ser capaz de realizar essas atividades com eficiência.
Entretanto, ter a oportunidade de aproveitar esses momentos não significa que você
tenha obrigação de fazê-lo.
Viagens aéreas podem despender uma grande quantidade de tempo. Para
reduzir suas perdas você pode:
- dar preferência a um voo sem paradas ou conexões;
- levar sempre malas ou bolsas na mão para não perder tempo procurando sua
bagagem.
- conseguir um lugar com assento vago ao lado sempre que possível;
- se você costuma viajar com frequência na classe econômica, utilize os programas de
milhagens para pagar s diferença de preço para a classe executiva ou para a primeira
classe, tornando sua viagem de negócios bem mais agradável.
A seguir três sugestões para realizar tarefas enquanto viaja:
- execute tarefas múltiplas no estilo clássico: algumas pessoas carregam na pasta
envelopes contendo pequenas tarefas pendentes. Onde quer que essas pessoas vão,
podem trabalhar sempre que houver qualquer interrupção e tenham de esperar;
- tome cuidado ao fazer muitas coisas ao mesmo tempo: Se estiver em transporte
público, você pode ter de manter sua atenção voltada para outros possíveis problemas
– como perder a estação em que tinha de descer por ter se concentrado demais em
seu trabalho;
- nunca deixe que a multitarefa se torne obsessiva: o sentimento de ser capaz de
acumular diversas tarefas pode se tornar uma compulsão. Muitas atividades serão
prejudicadas pela falta de concentração total.
A quinta coisa que nos faz perder tempo é a leitura. Ler é um excelente meio
de se obter informações. Mas muitos executivos se queixam disso – não da leitura em
si, mas da quantidade de material que tem de ser lido.
A maior parte das incontáveis palavras que circulam ao nosso redor tem
pouco ou nenhum valor, mas outras podem ser muito importantes e até mesmo
cruciais.
Você pode ler mais com maior eficiência e eficácia:
- no caso de relatórios, olhe primeiro o sumário. Percorra o texto rapidamente, a fim de
encontrar as informações que lhe sejam necessárias.
- sublinhe as palavras ou frases fundamentais. Escreva anotações nas margens. Tire
dos relatórios apenas aquilo que você quer ou de que precisa – e torne mais fácil a
localização dessas informações mais adiante.
- passe os olhos pelas revistas para localizar artigos que lhe interessam de verdade.
Leia-os assim que tiver tempo – ou então destaque as páginas e arquive para futura
referência.
Algumas dicas para ler menos:
- assine publicações que apresentem resumidamente livros, artigos e outras
informações.
-bloqueie informações irrelevantes.
- faça uma triagem do material que recebe.
Finalmente há três coisas simples que você pode fazer para reduzir o
número de palavras que recebe:
- jogue fora ou recicle qualquer correspondência que claramente seja lixo;
- limite a quantidade de e-mails indesejados: instale um programa ante-spam em seu
computador;
- cancele assinaturas: se você recebe assinaturas que nunca tem tempo de ler, cancele
assinatura. Talvez, o que é pior, você finalmente acabe lendo quando o conteúdo já
ficou velho, em vez de dedicar seu tempo às informações novas contidas em outras
revistas.
O sexto maior fator que rouba nosso tempo são as pessoas que não param
de falar.
Veja algumas maneiras de lidar com os faladores:
Ao telefone:
- telefone para eles numa hora em que provavelmente estarão com pressa, por
exemplo, antes do almoço;
- finja que foi interrompido por alguém e diga: sinto muito, tenho de desligar;
- filtre seus telefonemas; mais tarde responda às chamadas por e-mail, ou messenger.
Pessoalmente:
- permaneça em pé; isso vai fazer com que o falador se sinta menos à vontade para
conversar durante muito tempo;
- levante-se quando tiver a intenção de encerrar o assunto.
Visitantes que entram sem pedir licença:
- se você tem uma sala com porta, tranque-a sempre que precisar evitar interrupções;
- se o visitante for um colega de trabalho, diga que vai à sala dele assim que puder. Vai
ser muito mais fácil você sair da sala dele do que conseguir que ele vá embora da sua.
Aqui vão mais três sugestões:
- utilize a linguagem do corpo: Você não precisa empregar palavras se for capaz de
transmitir a mensagem que deseja através da linguagem corporal;
- seja curto e grosso: No telefone ou pessoalmente, diga logo o que tem a dizer. Desde
o começo mostre que tem pouco tempo;
- monitore a si mesmo: Permaneça alerta para ver se não está transmitindo sinais que
fazem os outros pensarem que você é o falador. Nossa perspectiva de tempo fica
diferente quando somos nós que estamos falando.
Dispomos de muitos instrumentos tecnológicos que nos permitem
administrar melhor o nosso tempo. Quando for escolher qualquer ferramenta, primeiro
faça a si próprio estas cinco perguntas:
1- Será que preciso mesmo disso? Avalie seus prováveis benefícios e seus potenciais
prejuízos. Se os prejuízos tiverem um peso maior do que os benefícios, então o
produto pode não valer o que custa.
2- Será que eu preciso de todas essas funções? Qual o modelo que apresenta todas as
qualidades necessárias sem trazer um monte de dispositivos que eu nunca vou usar?
3- É fácil de usar? Encontre um modelo que vá lhe permitir satisfazer todas as suas
necessidades da maneira mais fácil possível.
4- Até que ponto o aparelho é confiável? Qualquer mau funcionamento desperdiça
tempo. Faça um contrato de manutenção que forneça uma substituição temporária
enquanto seu aparelho fica no conserto.
5- Por quanto tempo irá atender às minas necessidades? Você não pode prever o
futuro, mas essa questão o forçará a imaginar suas necessidades e a pesquisar o
produto.
Três pontos finais a respeito das ferramentas tecnológicas:
- conheça aquilo de que precisa: Descubra as características do aparelho que está
pensando em comprar;
- adquira exatamente o que quer: Quando você comprar um aparelho, faça uma lista
das atividades que irá desenvolver com ele. Peça ao vendedor que lhe mostre um
modelo capaz de atender às suas necessidades e que lhe explique a maneira mais fácil
de realizar as operações;
- procure depressa, mas com cuidado: tenha em mente dois fatos essenciais. Um: a
internet pode economizar seu tempo – ou devorar suas horas. Seja disciplinado. Dois:
nem tudo que está na rede é verdadeiro. Trate com ceticismo qualquer fonte de cuja
autoridade você não esteja plenamente seguro.
Um bom ambiente deve incluir:
- uma cadeira confortável e ergonômica;
- iluminação clara em todas as áreas;
- temperatura constante e agradável;
- pelo menos uma janela;
- espaço suficiente para trabalhar;
- locais adequados para armazenar materiais.
Modele seu escritório para obter o máximo de produtividade e conforto.
Para usar seu computador mais eficientemente, siga estes conselhos:
- delete as pastas e arquivos que não estiverem mais em uso. Libere espaço em seu
disco rígido e torne mais rápidas as pesquisas;
- faça backups de todos os seus dados;
- acostume-se a usar a função salvar com regularidade enquanto estiver trabalhando
em um documento
Os e-mails podem ser uma ótima ferramenta – desde que você minimize suas
desvantagens:
- seja breve. Um parágrafo por mensagem, em geral é o melhor;
- ao preencher o item assunto, seja claro e escreva algo interessante;
- se o assunto for urgente, use o telefone. Se não adiantar, envie um e-mail, mas
também um messenger;
- não escreva tudo em letras maiúsculas. Frases escritas assim podem ser
interpretadas como gritos e são mais difíceis de ler;
- mande cópias somente para pessoas que realmente precisam saber do assunto;
- envie mensagens longas como anexos, não como texto no corpo do e-mail;
- apague as mensagens que não precisa guardar;
- telefone ou escreva cartas para transmitir mensagens importantes, informações
confidenciais, comunicações que possam ser mal interpretadas, más notícias e
também quando um contato pessoal for mais apropriado.
- verifique sempre sua ortografia e gramática.
Arquivar também é um ato importante. Seguem três sugestões para fazer isso
da melhor forma:
- escolha a ordem mais apropriada: há quatro tipos de ordenação – alfabética, por
assunto, numérica e cronológica.
- dê aos arquivos nomes simples e lógicos: o melhor é colocar primeiro um substantivo
e depois um modificador. Por exemplo: correspondências internas e não Internos:
correspondência.
- faça uma limpeza periódica em seus arquivos: Pelo menos uma vez por mês, faça
uma triagem para deixar suas pastas mais finas.

2.5 Eficácia, Eficiência e Produtividade


Eficácia é a forma como devemos nos conduzir para atingir os resultados
esperados pela Instituição.
Obter resultados está intimamente ligado com eficácia. Aquele que dirige
alguém tem que ser eficaz. Em qualquer ramo o Administrador é o indivíduo que faz
acontecer.
Pessoas inteligentes com alguma imaginação e conhecimento, não são as
únicas que se relacionam com a eficácia exigida.
Os esforçados que se movimentam no meio da agitação do dia a dia entre
pessoas brilhantes, com sua criatividade, colocam pé ante pé e acabam por atingir sua
meta em primeiro lugar, tal qual uma tartaruga.
Inteligência, imaginação e conhecimento são qualidades essenciais para uma
boa administração, mas só a eficácia pode converter tudo isso em realização.
O Administrador tem de ser eficaz, por que a eficácia é inerente àquele que
dirige pessoas, enquanto que do trabalhador manual é exigida a eficiência em seu
trabalho.
Antes se media a eficiência sem se importar com a eficácia. Eficazes eram
apenas aqueles que estavam na alta administração, dando ordens para que outros
cumprissem. Com a Administração Participativa, exigiu-se que os demais níveis
hierárquicos da Instituição, tivessem também que usar de eficácia para atingir os
resultados previstos pelo planejamento estratégico.
O trabalho eficaz produz conhecimento, ideias, informação e transforma tudo
isso em ação ou atuação.
Há cinco práticas para que você se torne um Gerente eficaz:
- saber como empregar o tempo, trabalhar sistematicamente controlando o pouco
tempo que pode ficar sob seu controle;
- que resultados esperam de mim? E não como o trabalho deve ser feito.
- construir com base em suas próprias forças, a de seus superiores, colegas e
subordinados, elas podem fazer suas capacidades. Não se começam coisas que não
se pode fazer.
- concentrar-se nas grandes áreas onde a execução superior produzirá excelentes
resultados, forçando o estabelecimento de prioridades e a manter suas decisões de
prioridade. Fazer o que é urgente em primeiro lugar.
- tomar decisões eficazes, sabendo, entretanto que estas vêm, acima de tudo, de uma
questão sistemática, os passos certos na sequencia certa. Uma decisão eficaz é
sempre um julgamento entre opiniões divergentes. Tomar decisões rapidamente
significa tomar decisões erradas. Tome poucas decisões, mas fundamentais.
Estas práticas não são fáceis de serem seguidas, com algum exercício e
vontade acabará por aprender a ser eficaz.
Como já sabemos da importância da eficácia na Administração, vemos que o
planejamento de qualquer trabalho serve como advertência. Ele coloca a sua frente
todas as alternativas, vantagens, desvantagens e barreiras que serão enfrentadas no
desenvolvimento da atividade. Mesmo alertados sobre prováveis riscos, poucas vezes
a eficácia é colocada em prática.
Esta afirmação nos coloca diante de uma situação grave, no que diz respeito
ao tempo que, como sabemos, funciona como um elemento limitativo. O fundamento
da eficácia está em:
- observar o seu tempo;
- controlar o tempo;
- consolidar o tempo.

2.6 Dicas Para Administração do Tempo

Quando chega o final do dia você sente que fez várias coisas, mas que não
fez o importante? Você sente que atravessa os dias e não administra a sua vida? Para
administrar sua agenda e sua vida, você precisa de 3 coordenadas: onde você está,
para onde você vai e porque você quer ir.
Onde você está é a sua situação atual. Para isto, é necessário auto crítica e
auto observação. Você deve se perceber. As suas metas representam a coordenada
para onde você vai. Seus valores definem a coordenada do porquê você quer ir para
suas metas.
Administrar o seu tempo é priorizar o que é importante para você, é você
fazer o que te aproxima das tuas metas e que faz você viver os seus valores. O resto é
secundário e é perda de tempo, ou de vida.
Frederico Graef (2009), coach e palestrante, membro da Sociedade
Brasileira de Coaching, apresenta 7 itens, sintetizando a administração do tempo, ei-
las:
1 Defina suas metas. Para isso, utilize o modelo SMART, acrônimo para eSpecífica,
Mensurável, Atingível, Relevante, Tempo, para cada meta.
A meta deve ser eSpecífica, Mensurável, você pode medir para acompanhar
o seu avanço, Relevante, por que você quer esta meta?, Atingível, você acredita que
pode alcançar a meta? e ter um tempo, data limite para conclusão.
2 Use a Lei de Pareto. Ela diz que 20% das causas são responsáveis por 80% dos
efeitos, isto é, 20% do que você faz explica 80% dos seus resultados. Assim, pense em
quais são as atividades principais que você precisa realizar para atingir a sua meta
SMART. Garanto para você que as principais não passarão de 5.
3 Analise a sua agenda e a alocação do seu tempo na sua última semana ou no último
mês. Classifique atividades em A, B, C, D ou E. Esta classificação tem a ver com o
efeito que as atividades têm sobre 2 das principais coordenadas da Administração do
Tempo: metas e valores. Quando você faz ou deixa de fazer uma atividade A você gera
um alto efeito, positivo ou negativo, sobre suas metas e sobre seus valores. Uma
atividade B tem médio efeito, e geralmente está liga às demandas de outras pessoas, e
não necessariamente às suas metas ou seus valores. Uma atividade C é gostosa de
fazer mas tem zero de efeito sobre as suas metas ou seus valores, por exemplo,
navegar na Internet. Uma atividade D é delegável e uma E é eliminável.
4 Reorganize a sua agenda. Coloque o máximo de As, pois são as atividades que te
aproximam das tuas metas e valores. Reduza e controle as Bs, elimine as Cs, delegue
as Ds e elimine as Es. Você ganha quando coloca o foco nas As e dá uma pequena
olhada para as Bs.
5 Acesse seu e-mail em horários fixos em no máximo 2 vezes por dia, salvo se você
souber que está esperando algo importante. Checar a caixa de entrada a todo instante
não te ajuda a se aproximar das tuas metas nem de viver os teus valores.
6 Assim que abrir um e-mail, aplique o tema de LARA sobre ele, isto é, ou Lixo, ou
Atue, ou Remeta para alguém se encarregar da tarefa ou tiver que fazer algo com o e-
mail ou Arquive, para caso você precise depois. Não deixe o e-mail parado na caixa de
entrada. Isto drena tua energia e te faz perder foco.
7 A última e mais importante dica é a seguinte: quando você for planejar a sua
semana, o seu dia ou quando surgir qualquer atividade para você agendar, faça a você
mesmo duas perguntas: esta atividade me aproxima das minhas metas? Esta atividade
me faz viver pelos meus valores? Aí fica fácil decidir.
Certamente, de uma forma ou de outra, você terá um sentimento positivo
no final do dia se usar estas dicas. Quando você se aproxima das suas metas e vive
pelo que é importante para você, seus valores, a sua felicidade e o seu senso de
propósito aumentam. Use as dicas acima e administre melhor a sua vida e o seu
tempo.
UNIDADE 3

3 NOVAS ABORDAGENS SOBRE O TEMPO


Vídeo. Christian Barbosa
https://www.youtube.com/watch?v=od9k4JFa2ms

O paradoxo da atualidade é que, ao mesmo tempo em que se discute o


indeterminismo, a complexidade e a subjetividade, a Administração está recebendo
uma preciosa ajuda dos sistemas inteligentes baseados em computadores.
Os fabricantes de soluções estão desenvolvendo ferramentas de apoio à
tomada de decisão. O desenvolvimento tecnológico dos sistemas de gestão e a
inteligência artificial estão proporcionando programas que imitam o processo de
raciocínio usado pelas pessoas na solução de problemas e que são compostos de
bancos de dados e regras que os especialistas usam para fazer inferências sobre um
problema e determinar o que é necessário ser feito.
Essas regras constituem o centro do sistema inteligente que funciona como
base de apoio às decisões administrativas. E regras sempre constituem abordagens
prescritivas e normativas. Isso significaria o retorno da Teoria Geral da Administração
(TGA) por meio de novos enfoques tradicionais proporcionados pela moderna
tecnologia? Como dizia Guiseppe Lampeduza, no livro II Gattopardo: é preciso sempre
mudar as coisas para que elas permaneçam como estão. Há muito em jogo. A evolução
da TGA promete ser profunda e inarredável. (CHIAVENATTO, 2010).
Não se imaginava o impacto que a transformação da sociedade geraria na
administração do nosso tempo. Aprender a lidar com esse novo momento é
fundamental para tornar sua vida mais equilibrada. Mas parece que a gestão do tempo
custou a enxergar isso.
Nas últimas décadas surgiram diversos autores e teóricos que escreveram e
propuseram diversas metodologias e ministraram centenas de cursos sobre a melhor
forma de lidar com o excesso de tarefas no dia a dia. Administrar o tempo não pode se
transformar em um fardo a mais para as pessoas.
O próprio tema administração do tempo virou commodity e algo intangível para
muitos. Na literatura podem ser encontradas promessas de soluções mágicas ou que
apresentam conceitos que na prática não conseguem lidar com as condições de nosso
mundo estressante e moderno (BARBOSA, 2010). Alguns pontos são indicados para
considerações:
- visão parcial do ser humano. Ninguém vive exclusivamente para o trabalho, como
sugerem alguns teóricos. Administração do tempo é uma denominação inadequada.
Deveria se chamar de administração da vida. Todos os dias há 1.440 minutos para
serem gastos e não podem ser utilizados exclusivamente no trabalho. Parte dele deve
ser convertido em horas de relaxamento, diversão, em relacionamentos, reflexão,
saúde, estudos e mais uma série de atividades. O ser humano é muito complexo para
que uma série de procedimentos-padrão sejam suficientes para torná-lo mais produtivo.
Essa é uma visão parcial do todo.
A verdadeira produtividade está relacionada ao equilíbrio. Palavra (que é
raramente encontrada em algumas metodologias apresentadas por vários estudiosos.
Alguns autores abordam o conceito de equilíbrio pessoal baseado na gestão de energia
por meio de relacionamento ou de meditação.
Elizabeth Clare Prophet apud Barbosa (2011) também reforça o conceito de
quatro corpos e dimensões do ser humano: o físico, o mental, o emocional e o
espiritual.
O conceito de identidade é outro ponto fundamental, esquecido por muitos
processos de gestão do tempo. É essencial descobrir quem você é de verdade, quais
as pessoas importantes em sua vida, o que deseja e qual sua missão. Essas reflexões
ajudam no processo de administração da vida. Isso é equilíbrio: orientar sua vida de
forma a atender suas prioridades profissionais e pessoais, em todas as dimensões;
- falta de práticas para administrar conhecimento. Você já parou para analisar o volume
de informações com as quais tem de lidar atualmente? São revistas, jornais, manuais,
relatórios, documentos, e-mails, correio de voz, portais na Internet e centenas de outras
fontes. Muitas trazem informações extremamente úteis, que costumam ser lidas e
esquecidas. Quando se precisa de algumas dessas informações, acaba-se não
aproveitando esse conhecimento adquirido pelo simples fato de que ele não foi
gerenciado de forma correta. Isso significa o seguinte: uma informação não gerenciada
acaba se transformando em informação perdida. Caso você precise dela novamente,
perderá um tempo enorme para localizá-la. O excesso de informações se tornou um
grande problema para o trabalhador do conhecimento.
O volume de informações é algo inevitável na sociedade do conhecimento. A
tendência é que esse problema aumente nos próximos anos. Se essa crescente
demanda por informações é uma variável importante de uso do tempo, então as
metodologias deveriam se preocupar com esse tipo de demanda.
É necessário estabelecer uma estratégia, um modelo e uma ferramenta que
permitam tratar informações de forma gerenciável. Muitas instituições já dão a devida
importância ao conhecimento de seus colaboradores e várias delas já começaram a
adotar soluções para o gerenciamento do conhecimento corporativo. Trabalhadores do
conhecimento precisam de uma forma de capturar, arquivar, pesquisar e compartilhar
seu conhecimento como forma de melhorar a produtividade pessoal;
- visão apenas do tempo individual. Vivemos no mundo do conhecimento, onde o
indivíduo não trabalha mais sozinho, e sim em grupos. Então se ensina o sentido da
palavra delegar, mas será que aprender a delegar é suficiente no mundo de hoje? E
mais, será que estão em posição de delegar tarefas e responsabilidades? Não adianta
apenas priorizar tarefas e delegar tarefas. É preciso ter um olho voltado para si e o
outro para as pessoas à sua volta. É necessário delegar a tarefa a alguém,
acompanhar o andamento dos trabalhos e, mais do que isso, de ajudar a pessoa em
caso de necessidade. Isso pode ser feito in loco ou mesmo à distância, mas sempre
com esse foco de equipe. O mundo de hoje precisa de gestão do tempo em equipes, e
não apenas gestão individual;
- uso da tecnologia como acessório. Hoje a tecnologia é vital para se ganhar tempo.
Ninguém mais vive off line, todos têm pelo menos um celular ou um e-mail. A
tecnologia precisa ser usada como ferramenta para dar resultados. Essa é uma das
coisas mais significativas sobre como a produtividade entra na vida de uma pessoa.
Primeiro se aprende um modelo mental baseado em padrão de uso do tempo; depois
vem a ferramenta, que dá suporte à aplicação do método e faz o modelo ser
sustentado; e finalmente, a persistência, pois nada acontece da noite para o dia em
produtividade, é preciso treinar o modelo mental.
Falta de modelos distribuídos. Muitos autores indicam a administração do tempo
voltada para o uso de agendas. Um modelo distribuído considera que existe uma série
de dispositivos tecnológicos que podem ser usados para a distribuição e para consulta
de informações. O computador, o smartphone, o tablet, a internet e o celular são alguns
instrumentos. Cada um à sua maneira, todos devem permitir acesso as suas
informações.
Todos os trabalhadores do conhecimento têm alguma afinidade com um dispositivo
eletrônico. Enfim, o objetivo deste modelo é manter você conectado em qualquer lugar,
utilizando para isso os dispositivos que tiver à disposição. O modelo distribuído é o uso
da tecnologia de forma inteligente, a favor da produtividade.

3.1 Divisão Matricial, Matriz do Tempo e a Tríade do Tempo

Por décadas, a administração do tempo identificou dois grandes fatores que


definem todo tipo de atividade. Dividiu o tempo pelos critérios urgência e importância.
Urgente é tudo que deve ser feito com rapidez, que exige ação imediata. Importante é
algo que produz resultado, que tem grande valor, que merece atenção especial e não
exige pressa, tem tempo para ser concluído.
A gestão do tempo tradicional divide o tempo em matriz. O início dessa divisão
matricial do tempo foi atribuído ao general Dwight Eisenhower, ex-presidente dos
estados Unidos da América, depois muitos teóricos a usaram. O americano Stephen
Covey modificou esse conceito e desenvolveu a Matriz do Tempo. De acordo com a
matriz, uma atividade pode ser: urgente e importante; não urgente e importante;
urgente e não importante, e não urgente e não importante. O conceito de matriz do
tempo foi difundido nas últimas décadas e utilizado por diversos teóricos e cursos de
administração do tempo.

URGENTE NÃO URGENTE


TEIMPORTAN

ESTRATÉGIAS E AÇÕES
CRISES PLANEJADAS
Acrescentam valor e resultados e são Não são de resolução imediata, mas
de resolução imediata. acrescentam valor e resultado.
IMPORTANTNÃO

PERDA DE TEMPO
INTERRUPÇÕES
Nem acrescentam valor, nem são de
São de resolução imediata, mas não aplicação imediata.
acrescentam valor.
Projeção da Matriz do tempo, Stephen Covey

3.2 Tríade do Tempo


Com base no princípio de Eisenhower e na trilogia do tempo foi desenvolvido o
conceito de tríade do tempo. A divisão da atividade em três critérios: importante,
urgente e circunstancial. A tríade objetiva simplificar, modernizar e propor uma nova
óptica sobre o princípio de Eisenhower e da matriz do tempo proposta por Stephen
Covey.
Barbosa (2011) na tríade do tempo considera que o tempo é uma trindade.
Este geralmente é referenciado em três dimensões: horas, minutos e segundos;
manhã, tarde e noite; dia, mês e ano; décadas, séculos e milênios, apenas alguns
exemplos.
A base do novo conceito é a trindade. As três esferas juntas compõe toda a
forma como você utiliza o tempo. A principal diferença desse modelo em relação à
matriz é que, as esperas da importância e da urgência nunca acontecem
simultaneamente. Não há interseção das esferas.

IMPORTANTE
IMPORTANTE

URGENTE
URGENTE CIRCUNSTANCIAL
CIRCUNSTANCIAL

Fonte: Barbosa, 2011, p. 43.

A esfera da importância refere-se a todas as atividades que você faz e que são
significativas em sua vida, aquelas que trazem resultados a curto, médio ou longo
prazo. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias,
semanas, meses, etc.
A esfera da urgência reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto
ou se esgotou. São as atividades que surgem em cima da hora, que não podem ser
previstas, mas geralmente causam estresse.
A esfera das circunstancias, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias. São
os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem
socialmente apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não
traz resultados, apenas frustrações.
3.2.1 Composições Nefastas da Tríade do Tempo
Existem algumas composições da tríade que merecem uma análise mais
criteriosa. É chamada a composição nefasta da tríade. As composições mais perigosas
surgem quando a esfera da importância é menor em relação à esfera da urgência ou
das circunstâncias. O objetivo é aumentar seu tempo dedicado às coisas importantes
de forma a levar a sua tríade a um padrão próximo do ideal. As composições nefastas
deixam as coisas importantes de lado, mas em cada composição existem
características próprias, que podem ser comparadas com determinados personagens:
O Super-homem; Homer Simpson; e o Equilibrista.
A tríade do Super-Homem tem a esfera da urgência com a maior percentagem.
A segunda maior é a das circunstâncias. O gráfico da tríade é parecido com o modelo a
seguir:

IMPORTANTE
IMPORTANTE

URGENTE
CIRCUNSTANCIAL
CIRCUNSTANCIAL

A composição do super-homem é para quem tem a tendência de viver salvando


a humanidade. Vive resolvendo crises, problemas urgentes que aparecem no dia a dia.
Gosta de ajudar os outros com tudo. Apagar incêndios já é tão comum que ele acredita
que isso é normal. Está tão preso na urgência, sufocado com os problemas, que
raramente sobra tempo para atividades importantes. Tudo é para ontem. A segunda
maior esfera é a das circunstâncias, pois é a fuga da rotina da urgência. É a forma de
se desligar da rotina estressante. Neste caso, considera relaxante as horas que dorme
em excesso, as rodas de chopp prolongadas com os amigos, o tempo gasto em
atividades fúteis. Essas atividades que podem ser muito prazerosas no tempo e hora
certos são usadas nesse caso como válvulas de escape do estresse diário. Esses
profissionais vivem para resolver problemas dos usuários, na área de tecnologia, o
pessoal do suporte encarna muito bem este perfil de Super-Homem.
É a tendência mundial da vida na urgência. Os resultados são estresse,
cansaço, depressão, insegurança e doenças.
A composição Hommer Simpson tem a esfera das circunstâncias com a maior
percentagem. A segunda maior esfera é a da urgência.

IMPORTANTE
IMPORTANTE

CIRCUNSTANCIAL
CIRCUNSTANCIAL
URGENTE
URGENTE

Hommer, pai de Bart, da família Simpson, tem uma vida de circunstâncias. Faz
o que é socialmente aceitável, trabalha na fábrica porque nunca conseguiu um
emprego melhor, mas também não tenta sair de lá. Vive seu papel de pai de acordo
com o que Bart decide e é um boneco como marido. Hommer é um escravo do destino,
vive o que surge e não busca algo melhor para si. Retrata as pessoas que têm a esfera
da circunstância maior. Elas vivem o momento que surge, a roda-viva do mais fácil. A
ausência de sonhos ou da coragem de lutar por eles deixa as circunstâncias
dominarem. Como não sabe o que quer, qualquer coisa que surge é sempre aceitável.
Muitas pessoas vivem dessa forma. Deixam a vida passar, submetendo-se ao acaso.
Se sua tríade é assim, está mais do que na hora de mudar, de assumir sua posição de
piloto e lutar pelos seus sonhos.
A composição do Equilibrista. Ela possui percentagens muito semelhantes das
esferas das circunstâncias e da urgência.
IMPORTANTE
IMPORTANTE

URGENTE
CIRCUNSTANCIAL

A imagem do equilibrista de pratos é perfeita para essa composição.


Sustentando em uma das mãos as tarefas urgentes e na outra, as circunstanciais. Aqui
se encontram os maiores casos de estresse, pois essas pessoas absorvem, além das
urgências, todas as circunstâncias que aparecem. Geralmente dizem poucos não e
quase não tem hábito de planejamento. Saem do trabalho sentindo dores nos olhos, na
cabeça, nas costas. Chegam em casa sem energia para estudar, ficar com a família.
Cada dia é um grande agito. Está sempre ocupado e preocupado. São pessoas
maravilhosas, sempre disponíveis. Há alguém assim na sua unidade de trabalho? Você
já reparou que os equilibristas sempre aceitam novas tarefas? Existe uma máxima em
administração que dia: Se você precisar de alguma coisa solicita à pessoa mais
ocupada do escritório; ela vai dar um jeito de fazer essa tarefa para você.
É bem comum as pessoas se sentirem, conforme as esferas: urgente e circunstancial
da imagem acima, mais confortáveis com as urgências e circunstâncias, do que ter
controle sobre seus processos, organizar seu método de trabalho e reavaliar a sua
vida. É fácil ficar sempre ocupado quando você tem um mundo desconhecido para
enfrentar. Isso será necessário, e mais cedo ou mais tarde a sua vida irá exigir essa
atitude de você.
Na tríade do tempo, existe uma composição perfeita? Sim. Existe uma tríade
ideal, que deve ser uma meta para sua vida. E será aquela que traz felicidade para
você. Não adianta ficar a vida inteira tentando transformar sua tríade na ideal e ficar se
matando por isso.
No modelo ideal, as esfera da importância tem maior percentagem e as demais
têm percentagens menores, conforme o gráfico a seguir:

IMPORTANTE
IMPORTANTE
70%
70%

CIRCUNSTANCIAL
CIRCUNSTANCIAL
10%
10%
URGENTE
URGENTE
20%
20%

É natural que haja o urgente e o circunstancial na tríade ideal. Pois é


impossível tirar as urgências da vida. As circunstâncias também são difíceis de serem
eliminadas totalmente. Não podemos nos transformar em robôs, começar a dizer não
para tudo e fazer o que planejamos. É preciso ter flexibilidade. É claro que adoraríamos
não ter que ir a alguns eventos mais ou menos chatos, mas às vezes isso é necessário.
O desafio da tríade ideal é manter sua vida baseada nas coisas mais
importantes e tirar das urgências e das coisas circunstanciais o poder de influenciar
sua vida. Você sabe que elas podem acontecer, mas está no controle da situação.
Então, agora, pense na tríade em horas e não em percentagens. Se você tiver
uma jornada semanal de 40 horas, significa que 28 delas estarão dedicadas a tarefas
importantes para você, seu trabalho e seus relacionamentos. Você ainda tem 8 horas
para atender às urgências que podem ocorrer durante a semana e quatro horas para
gastar com as circunstâncias. Esse é um grande padrão de produtividade pessoal.
Mas de que forma você pode alcançar a sua tríade ideal? Em primeiro lugar, é
preciso adotar uma metodologia de administração do tempo e se concentrar em
atividades importantes. O segundo passo é adotar medidas para reduzir seu tempo nas
esferas da urgência e das circunstâncias e aumentá-lo na esfera da importância.
Diminua a esfera da urgência. Descubra por que você entrou em uma atividade
de urgência; pense nas suas atividades urgentes da última semana e responda as
perguntas:
- Por que essa atividade foi urgente?
- Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?
- Que atividades posso planejar para evitar essa urgência?
- É possível pedir a alguém que me ajude com essas atividades?
Por exemplo, é muito comum as pessoas deixarem para o último dia a entrega
da declaração do imposto de renda. Quando o prazo está encerrando é que elas
lembram de procurar os comprovantes e acabam lembrando que algo ficou pelo
caminho. Nesse caso a urgência já se instalou. Elas torcem para que o prazo seja
prorrogado. Essas pessoas poderiam ter prevenido essa urgência se tivessem, durante
o ano, guardado a documentação necessária em uma pasta para que não precisasse
perder tempo com isso na hora de prestar contas. E poderia ainda, delegar a tarefa a
um contador, que poderia fazer a declaração com antecedência.
O exemplo acima sugere como uma forma de transformar uma atividade que
era urgente, que tinha que ser feita naquela hora, uma tarefa importante que irá
prevenir que a urgência aconteça novamente.
A maioria das urgências que você faz em algum momento foi importante. E,
como foram negligenciadas se tornaram urgentes.
A melhor maneira de evitar urgências é o planejamento. E, quando uma
urgência aparecer, analise, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que
apareça de novo nessa esfera. Aja imediatamente diante de uma urgência, não deixe
que ela se transforme em uma catástrofe. Não entre em pânico. Resolva sua urgência
e reveja suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.
Diminua a esfera das circunstâncias. Para resolver a urgência, disciplina e
planejamento são necessários. Mas para as circunstâncias, além da disciplina e
planejamento, é necessário enfrentar certas coisas que muitas vezes queremos deixar
debaixo do tapete. Mudar hábitos exige muita atitude de sua parte.
O problema com as circunstâncias é definir objetivos, se manter focado neles e
saber dizer não. Pense nas tarefas circunstanciais da semana anterior. Quantas
poderiam ser eliminadas? Quantas poderiam desaparecer com um simples não?
Quantas poderiam ser delegadas a outras pessoas? Quantas não tinham nada a ver
com os objetivos?
E quando uma circunstância tem nome e cargo? Como por exemplo, seu
chefe? Ele sempre solicita aquelas tarefas super importantes na opinião dele, mas que
para você e para a instituição não traz nenhum resultado. Aqui entra um processo
importante de saber dizer não e de negociação de prioridades. Qual a solução neste
caso? Quantas vezes temos que lidar com situações parecidas na nossa convivência
com o chefe, com subordinados, clientes, familiares? Quantas vezes uma visita chega
sem avisar e temos que adiar a tarefa importante para atendê-la? A resposta é simples:
saber dizer não sem culpa. Mas vale dizer não e ficar vermelho alguns segundos do
que sempre dizer sim e ficar laranja para o resto da vida. Também é válido posicionar
as pessoas quanto a suas prioridades e pedir para ajudar a estabelecer critérios de
priorização. Se ela reparar que você tem muitas coisas importantes a fazer, talvez fique
até com vergonha de pedir algo novo. Às vezes a pessoa diz sim para evitar
constrangimentos, para manter a aprovação ou por medo de dizer não.
Até se dar conta de que está se sobrecarregando por causa dessa atitude, aí
começa a ter mais critério. Pode começar então a dizer outras palavras: desculpe, não
posso fazer isso, não vou poder me dedicar a essa tarefa neste momento. O mais legal
dessa atitude é que muitas pessoas, em vez de ficarem criticando, ficam
impressionadas com a disciplina e até dizem que gostaria de ter essa mesma coragem.
Vale lembrar que a palavra mais ouvida na nossa infância: não, logo ela é
familiar; seja sincero. De nada adianta dizer sim e não conseguir fazer a tarefa ou se
prejudicar apenas para conseguir a aprovação das pessoas.
Não aceite chantagens como: me ajude, por favor, desta vez; só você pode me ajudar.
Não me desaponte.
Seja simpático, sem agressividade ou mentiras. Seja firme nas suas posições.
Não tenha medo e nunca volte atrás, pois isso pode dar margens a outras situações
similares.
Assuma responsabilidade. Se quiser aumentar a esfera da importância,
diminuir a da urgência e reduzir ou até quase eliminar a das circunstâncias, é preciso
que você assuma responsabilidade por suas decisões. Não existe técnica, metodologia
ou procedimento que o leve a atingir esses objetivos se você não se esforçar para isso.
O que quer dizer que você precisa assumir uma postura assertiva e proativa.
Proatividade significa que você é o único responsável pela sua vida, que você
toma a iniciativa e age para conseguir o que deseja. Assertividade significa que você
tem confiança no que faz e expressa isso para o mundo de forma sincera e aberta.
Não espere ajuda de ninguém. Você é a pessoa capaz de transformar sua vida,
de reduzir suas urgências, de dizer não, de fugir do círculo das circunstâncias.
Pare de culpar seu chefe por não lhe dar um aumento, sua
esposa/marido/companheira(o) por ser infeliz, sua geladeira por fazê-lo engordar, seu
banco por sua conta negativa. Somos especialistas em achar culpados, mas não temos
a capacidade de entender que tudo o que acontece em nossa vida é em função de
nossas próprias escolhas e ações. Comece a tomar iniciativa na sua vida, a controlar
seus sentimentos, a ser mais ativo. Fale com firmeza, cumprimente as pessoas com
vontade, ande com a coluna ereta, seja mais positivo, encare a vida com bom humor,
faça da alegria um hábito, pare de culpar os outros por tudo, ajude o próximo,
agradeça.
Não é necessário perder tempo para reinventar a roda. O que ser pretende
aqui é indicar que assumir a responsabilidade pela própria vida é começar a
transformar sua tríade na tríade ideal.
UNIDADE 4

4. GESTÃO PESSOAL

Vídeo – Persona (adm do tempo)


https://www.youtube.com/watch?v=ypSagHe84wE

A coisa mais divina que há no mundo é viver cada segundo como nunca mais.
Vinícius de Moraes.

Então, como administrar o tempo? Existe um exercício para quem quer


administrar o tempo: olhe para seu relógio. Veja a hora que está marcando. Então
cruze os dedos da mão direita e os dedos do pé esquerdo. Bata três vezes com o pé
direito no chão no chão. Olhe novamente para o relógio. Que horas está marcando? A
hora atual é igual à primeira que você viu - incluindo minutos e segundos? Claro que
não! O tempo não para! Não podemos administrar o tempo! O tempo não para e anda
sempre à razão de 60 segundo por minuto, 60 minutos por hora, 24 horas por dia. Usar
a expressão administrar o tempo se torna estranho. Como ensinar alguém a
administrar o que não pode ser alterado? O que é possível de se administrar são as
ações e os eventos que acontecem ao longo do tempo: reuniões e outras tarefas
profissionais, festas, viagens, lazer, leituras e uma série de outras situações e tarefas.
Todos têm a mesma quantidade de tempo para usar. Ela é igual para qualquer pessoa
do mundo. Por isso é mais adequado trocar a expressão administração do tempo por
administração pessoal, porque a nós mesmos podemos controlar, cada um a si.
Administração pessoal é mais complexa que uma série de dicas, listas de
tarefas, agendas, pastas, cadernos, softwares. Não somos uma sociedade de robôs.
Vivemos em busca de algo mais: de um sonho, de um objetivo, uma paixão, um ideal.
Administração pessoal é viver de forma a conseguir realizar esse algo mais, e para isso
precisamos ter tempo.
Administração pessoal não significa controlar cada aspecto da sua vida. Não
exige que você se transforme em uma máquina, sem flexibilidade nem autonomia.
Significa assumir o compromisso de ser feliz consigo mesmo, de assumir o controle, de
viver seus sonhos com base no que você deseja, de fazer a diferença em sua vida.
A administração pessoal é uma conjuntura de conceitos e se faz necessária a
sua familiarização:
Descarregar: é um princípio que envolve um dos principais problemas que existem em
relação ao uso do tempo. Por melhor que seja sua memória, ela pode falhar e mesmo
sem falhar ela não vai administrar todas as suas demandas. Consiste em tirar da
cabeça qualquer tipo de coisa a fazer e colocar em alguma ferramenta de produtividade
de sua escolha: agenda, caderno, Outlook, etc.
A utilização da memória como agenda, gera ansiedade. Quando não estamos
tranquilos em relação ao que temos que fazer, tendemos a nos preocupar com o
volume de coisas a serem feitas, e isso a médio prazo além de prejudicial à
produtividade, é nocivo para a saúde.
O princípio de descarregar é poderoso por dois motivos: 1) ele permite que
você reduza a ansiedade e minimize a tendência de urgências, pois promove a
segurança de ter suas demandas armazenadas em algum local seguro e permite que
os princípios do planejamento e antecipação aconteçam; 2) ele é a única forma de
começar a criar um modelo mental que vai lhe proporcionar mais tempo, pois permitirá
que você estabeleça prioridades, visualize o que tem de ser feito e administre o volume
de horas diárias.
Planejar: O que pode ser feito com muito mais facilidade depois que sua mente é
descarregada é o Planejamento. Muitos acham chato planejar, desnecessário e
cansativo. Contudo, planejar é a melhor forma de ganhar tempo.
A tendência é começar a fazer as coisas diretamente, sem planejamento, ou seja,
iniciar o processo do fazejamento, o que pode comprometer o resultado final.
Planejar é o hábito saudável e deve ser cultivado. Ajuda a dar uma visão daquilo que
deve ser feito e de como será feito. Ajuda a reduzir os riscos e prever resultados. O
segredo é transformar o planejamento em um processo natural. Você irá perceber que
quanto mais tempo dedicar ao planejamento, mais ganhará no seu dia a dia. Na pior
das hipóteses, ele evita surpresas e prevê urgências, torna sua vida menos
estressante.
Antecipar: Deixar uma tarefa importante se tornar urgente, é uma das formas mais
frequentes de entrar no estado de estresse.
Antecipar é um conceito simples e óbvio, mas que muitas vezes é esquecido
ou negligenciado. Antecipe tudo o que você acha que possa dar problemas e conte
sempre com imprevistos. Eles podem acontecer. Você deve adquirir o hábito de
antecipar as coisas na sua vida de forma a reduzir as urgências e aumentar as
situações importantes.
Priorizar: Durante o planejamento você perceberá que o processo de priorização é vital
para seu dia a dia. Quando você faz determinada tarefa e deixa outra de lado, está na
verdade priorizando uma coisa em detrimento de outra. O que você fez naquele
momento era mais importante do que a outra tarefa posta de lado.
Acima de tudo, saber o que priorizar faz a diferença. Tendemos a priorizar a
urgência ou as circunstancias e a deixar de lado as coisas importantes. Às vezes, as
urgências devem ser as primeiras coisas a serem feitas, para serem eliminadas logo,
mas não podemos deixar que isso se torne uma rotina. Quando você prioriza o que é
importante, está colocando sua vida na estrada da vida e deixando sua tríade mais
próxima do ideal.
Priorizar é vital na administração pessoal. Você precisa sempre se perguntar:
- estou priorizando as coisas importantes na minha vida? Sua qualidade de vida está
diretamente ligada às suas escolhas e prioridades.
Equilibrar: Significa fatiar o tempo para que possamos aproveitar a vida em sua
totalidade e não transformá-la em uma situação mecânica, dedicada a uma função
específica.
É muito prazeroso terminar o dia com a sensação de que valeu a pena, e isso
só acontece quando nossas atividades estão de acordo com nossas metas, identidade
e com as coisas que nos trazem equilíbrio. Isso é viver seu tempo com sabedoria,
fazendo valer a pena, e não apenas a correria a que estamos acostumados. Como
seres completos, possuímos diversas dimensões ou corpos que precisam ser
equilibrados em conjunto com seus papéis e objetivos. O estresse surge quando esses
corpos estão desequilibrados, quando um está sendo mais trabalhado que o outro. Veja
o quadro abaixo e a relação com a completude citada:
• Andar • Ler
• ir à academia, • escreve
• dormir, • trabalhar
• se alimetar bem • assistir a um filme
• fazer dieta • fazer um curso,
• visitar o médico • ensinar algo
• fazer exames • aprender idiomas
• sorrir • sorrir
Físico Mental

• Namorar • Rezar/Orar
• fazer novos amigos Emocional Espiritual • celebrar a natureza
• ajudar pessoas • refletir
• deixar alguém feliz • buscar o autoconhecimento
• demonstrar emoções • meditar
• ser sincero • relaxar
• cantar • viver
• sorrir • sorrir

A busca do equilíbrio é o objetivo principal do processo proposto. Equilibrar


seus corpos em função do que importa para você. O objetivo é saber dosar, dar tempo
ao trabalho, ao lazer, à família, a tudo o que é importante para você. Quando planejar e
priorizar suas tarefas, lembre-se sempre de perguntar se elas estão de acordo com o
que equilibra você.
Não se arrependa do passado. Não prometa para o futuro. Faça o presente
não ter esse nome à toa.
“A melhor coisa do futuro é que ele chega à razão de um dia de cada vez.”
Abraham Lincoln
Para tornar o processo de administração pessoal aplicável, é necessário
desenvolver dinâmicas que guiem os profissionais do conhecimento à adoção de
métodos e técnicas para melhorar sua produtividade.
O conceito metodologia é usado para organizar as ideias e criar fluxo de
ações que tragam resultados para sua vida. Até a vida das pessoas funciona graças a
um conjunto de métodos preestabelecidos: você tem um método para ler, para escovar
os dentes, para dirigir um automóvel, e também um para administrar seu tempo.
Para atender necessidades visíveis para este início de século XXI e inovar em
relação às propostas da tradicional administração do tempo, alguns pontos deverão ser
considerados. Estes pontos para os trabalhadores do conhecimento são: a visão do
tempo coletivo e colaborativo; uso da tecnologia como ferramenta de produtividade;
modelo distribuído, com o uso da internet como meio de difusão; a administração de
informações e do conhecimento gerado; a tríade do tempo como forma de indicador de
resultados; a visão holística do ser humano; o foco na obtenção de resultados e
execução do necessário no dia.
A tríade do tempo apresenta cinco fases distintas, que devem ser postas em
prática de forma sequencial e cíclica. Cada uma delas visa atender às principais
necessidades do trabalhador do conhecimento em matéria de produtividade pessoal. O
processo de administração pessoal não é um processo finito. As fases são cíclicas, o
que ajuda no processo de revisão de suas prioridades e da necessidade natural de
alteração de rota toda vez que houver mudança em seus objetivos ou qualquer outro
fator relevante envolvido em suas rotinas. Esse processo de revisão ajuda a manter
você na direção correta e sempre aperfeiçoar o caminho traçado para obter resultados
que se propôs alcançar.
As cinco fases são as seguintes:
Identidade: o objetivo desta fase é servir como um espelho. Ela contém algumas
ferramentas que possibilitam a autoanálise, mostrando a forma como você deve para
pensar nas coisas que realmente são importantes em sua vida. A fase da identidade é
fundamental em todo processo. É a visão a longo prazo para as coisas relevantes em
sua existência, é a forma de escrever o direcionamento que você quer dar para sua
vida. Fica difícil criar e manter o hábito, uma nova forma de produtividade, se não
tivermos uma identidade muito bem definida que responda aos nossos porquês.
Metas: são fundamentais quando se trata de produtividade pessoal, pois dão sentido
ao seu tempo, associando as atividades do dia a dia com a realização dos seus
sonhos.
Planejamento: a meta indica o ponto que você pretende alcançar. Os caminhos que o
conduzirão até lá são definidos pelo planejamento. É a resposta às perguntas: Como
vou fazer isso? As pessoas trabalham 8, 12, 14 horas por dia. Mas pra que? Qual a
finalidade de todo esse esforço se não sabemos como chegar ao ponto que
desejamos?
A falta de planejamento está diretamente relacionada ao nível de estresse.
Quando não se planeja, a urgência acontece com maior frequência.
Planejar é definir, sempre por escrito, o caminho que será percorrido. É prever
os possíveis problemas, identificar os passos intermediários, definir os prazos, os
recursos. Planejar é economizar tempo – tanto na realização de suas metas quanto no
trabalho diário. Sucesso por obra do acaso é raro.
Organização: é mais fácil executar as ações em um ambiente limpo e arrumado.
Perdemos muito tempo localizando aquele papel importante que foi perdido, aquele
contrato que deveria estar em alguma pasta, um arquivo de computador, uma revista
com uma informação importante. Organizar o ambiente de trabalho ou doméstico ajuda
a ganhar tempo no dia a dia.
Os desafios da organização sempre existiram e o avanço da tecnologia
acrescentou novas exigências a esse quadro. Quantos e-mails você recebe por dia?
Quantas informações úteis você precisa buscar em sites, mas quando precisa nunca
consegue reencontrar? Como armazenar e reutilizar essa avalanche de informações?
A organização é indispensável para a arrumação de seu ambiente e para a
ordenação lógica de seus arquivos. Essa fase apresenta estratégias para
armazenamento e compartilhamento de informações e conhecimento.
Execução: a fase da execução é a convergência de todas as demais. Nela sua
identidade é exposta ao mundo, suas metas começam a ser cumpridas, seu
planejamento é colocado em prática e a organização auxilia na produtividade.
É a etapa mais desafiadora de todas. É nela que aparecem os ladrões do
tempo, como os telefonemas, os e-mails, as reuniões, as tarefas urgentes, etc. Na fase
da execução você será levado a priorizar as coisas importantes, utilizar sua
organização pessoal, lidar com o inesperado, delegar e monitorar seus resultados.
A grande chave do sucesso da execução é a sua capacidade de treinar o
cérebro a adotar uma nova postura.
Na era do conhecimento, da tecnologia e da Internet, temos novos desafios e
necessidades. Temos que utilizar a tecnologia para combater os problemas que ela nos
traz.

4.1 Identidade
Que imagem vem à sua mente quando você pensa em pessoas como
Mahatma Gandhi, Madre Teresa de Calcutá, Nelson Mandela, Santos Dumont e Albert
Einstein? Que tipo de contribuição eles trouxeram, que tipo de legado deixaram para a
humanidade? O trabalho que cada um deles empreendeu teve, em tempo e em
proporções diferentes, o poder de mudar o mundo. Cada um deles teve uma história e
uma identidade única, que será lembrada por gerações. Cada um tem sua identidade,
não importa se é famoso como essas pessoas, o que importa é a marca que você
deixa no lugar onde vive, nas instituições por onde passa. O que importa é o exemplo
que você dará para seus filhos, sua dedicação à família e a capacidade que tem de agir
para realizar seus ideais.
A identidade é a base que definirá o caminho a ser percorrido nas etapas
seguintes. É como definir por escrito, a direção que a sua estrela pessoal deseja
alcançar. É buscar mais clareza e lucidez sobre sua vida. Lucidez e clareza de visão –
nos dão o poder de decidir melhor. Eles nos ajudam a concentrar a energia necessária
para a realização de nossos sonhos.
O objetivo da fase da identidade é definir a posição de cada um perante o
mundo e diante de si mesmo. É a fase do autoconhecimento e da reflexão sobre as
coisas importantes que compõem a vida. A identidade é a visão do ser humano em sua
totalidade, na busca do equilíbrio e da realização pessoal.
O processo de descoberta da própria identidade é similar ao estouro da rolha
de uma garrafa de champanhe: acontece de dentro para fora. Sempre acontece nesse
sentido. Quando estoura de fora para dentro é porque a garrafa se quebrou. Ninguém
pode interferir nesse processo. Ninguém é capaz de dar uma identidade de presente
para quem quer que seja.
A identidade transforma o processo de administração pessoal na busca do
sentido da felicidade e de tudo aquilo que é realmente importante para você.

- Seus papéis
Sua identidade se manifesta no mundo através das diversas funções que
você exerce de forma implícita ou explícita, o que representa os papéis que assumimos
na vida.
Papéis são formas de agir que o indivíduo assume em momentos específicos,
em um determinado ambiente e nos relacionamento em geral. Você troca de papéis de
acordo com o ambiente ou situação, o que não tem nada a ver com caráter e
princípios.
Você pode ter diversos papéis que variam entre profissionais, pessoais, ou
até criativos.
Não importa o nome do papel e quão diferente ele possa parecer. O que
importa é que ele é uma função que você exerce num determinado momento,
pertinente e constante em sua vida, à qual você dedica parte de seu tempo. E se você
dedica tempo a esse papel, torna-se extremamente relevante para a sua administração
do seu tempo.
Cada papel tem um limite de atuação, uma definição específica para cada
pessoa que o exerce. Os objetos em torno dele também variam de pessoa para
pessoa. O papel do empreendedor, por exemplo, pode levar um determinado individuo
a abrir novos negócios a partir de ideias inovadoras. Para outro, o mesmo papel pode
ter um significado diferente, como por exemplo: vestir a camisa da instituição.
Definir com precisão o significado de um determinado papel na sua vida é
também uma maneira de estabelecer os limites de cada um deles e impedir que
eventuais superposições causem a contaminação de papéis. O que acontece quando
não trocamos de papéis em cenários que exigem mudança ou quando um papel está
invadindo o espaço do outro. Isso exige de nós um desempenho diferente. Qual filho,
ou esposa, nunca se queixou do pai ou do marido, que traz problemas do trabalho para
casa?
Papéis podem conter metas específicas a serem alcançadas. Podem ter
implicações quanto a aspectos pessoais ou profissionais, critérios de dedicação de
tempo, qualidade dos relacionamentos vinculados ao papel em questão e uma série de
outras atividades.
É assim que pequenos detalhes começam a valer a pena e a ter um sentido
mais claro em nossas vidas. Isso mostra que administrar a vida é mais importante do
que administrar o tempo, de acordo com o que é mais importante para você! Esta é
uma visão muito mais abrangente e muito mais holística sobre o tema.
Identificar, definir metas, planejar, organizar e executar. Percebeu como as
fases são sequenciais, cíclicas e interligadas?

- Papeis desenvolvidos e rudimentares

Existem papéis que são extremamente desenvolvidos. Talvez porque você


tenha mais prazer em exercê-los simplesmente porque eles fazem parte da sua rotina
diária, ou talvez porque você seja talhado para eles. Por exemplo: o papel de técnico
pode ser muito desenvolvido caso você trabalhe como técnico de manutenção em uma
instituição.
Alguns de nossos papeis são rudimentares ou pouco desenvolvidos. São
aqueles para o qual dedicamos pouco tempo porque não gostamos deles, porque não
temos coragem suficiente para abraçá-los como gostaríamos, ou ainda, porque as 24
horas do dia não são suficientes para todos os papéis que exercemos. Às vezes, um
papel do qual você não gosta ou que não desempenha com frequência pode ser
eliminado: isso evita uma sobrecarga. Eliminar os excessos é uma forma de ganhar
tempo.
O problema ocorre quando o papel rudimentar é um papel importante, que
deveria merecer mais sua atenção. Por exemplo: o papel de pai, o de filho, o de
marido, o de funcionário, o de amigo, etc.
Um dos papeis mais importantes é o de empreendedor.
Existe ainda um papel fundamental, o seu próprio papel. O papel EU, o núcleo
do ser. A sua mais profunda relação com você mesmo. Você também precisa de
dedicação!
O americano Spencer Johnson escreveu verdadeiro tributo ao papel EU em
seu livro Um minuto para mim. Ele afirma que cuidamos demais dos outros e pouco
de nós mesmos, e apresenta a técnica de um minuto para você, que sugere parar
algumas vezes durante o dia e fazer algo importante, perguntando a si mesmo: O que
posso fazer no próximo minuto para melhorar o meu dia? Vale a pena dedicar um
minuto para você!

- Como identificar papéis e pessoas-chave na prática?


Se você tem dificuldades para identificar e definir seus papeis e
relacionamentos, esta seção traz algumas dicas muito úteis que podem auxiliar nesse
processo.
O primeiro passo para identificar papeis é pensar em todas as funções que
você exerce na sua vida profissional. Com a lista pronta, comece a agrupar suas
funções similares. Esses agrupamentos poderão se transformar em papeis. Por
exemplo, caso você exerça as funções de neto, primo, cunhado, filho, então pode
agrupar todas elas em um papel chamado familiar.
Se uma função for muito especifica, deve ser considerada como um papel
individual. Mantenha até oito papeis para desempenhar.
Quanto menos papeis você tiver, mais tempo terá para dedicar-se às
pessoas-chave. Assim você descobre que exerce papeis demais na sua vida e que
talvez isto esteja tomando tempo em excesso.
- Analisando papeis e relacionamentos
Algumas vezes não temos consciência de como estamos atuando nesses
papeis e relacionamentos.
- Equilíbrio pessoal
O mundo se transformou no império do marketing de consumo, que
transforma um homem em um ser melhor que o outro pelo seu terno, caneta, perfume,
carro, etc. Estamos preocupados demais com as aparências e com a rotina. Existimos,
mas deixamos de viver. Não saboreamos o prazer da vida, mas sempre estamos
pedindo mais.
Equilíbrio e qualidade de vida não se compram em uma livraria ou farmácia,
eles se encontram dentro de você, em seus diversos corpos.
O homem possui quatro dimensões de sua existência, conforme
mencionamos anteriormente: física, mental, emocional e espiritual. Juntas elas formam
a unicidade de seu ser, as bases do seu templo.
Mente, coração, espírito e corpo juntos formam você! Você já viu uma
matrioska? São bonecas russas que se encaixam uma dentro da outra com perfeição.

https://www.youtube.com/watch?v=fa8TCer1tE0

Assim são nossos corpos, interligados e conectados. Eles são


interdependentes. Logo, o desequilíbrio de um pode afetar todos os demais.
O conceito dos quatro corpos é algo extremamente rico e complexo. A partir
dele, podemos fazer duas analogias interessantes.
A primeira é com relação aos quatro elementos da natureza, identificados
desde os gregos antigos.
A segunda relação é com as definições das funções da consciência de Carl
Jung: sensação, físico; pensamento, mental; sentimento, emocional; e intuição,
espiritual.
Corpo Espiritual

Corpo Emocional

Corpo
Corpo Mental
Mental

Corpo Físico

Representação gráfica das quatro dimensões da existência humana

O equilíbrio é conquistado quando conseguimos administrar essas quatro


dimensões. Somos o maestro de uma grande orquestra. Precisamos reger a mente
para agir com o coração, que responde ao espírito que age através do corpo.

- O equilíbrio dos quatro corpos


Os quatro corpos citados acima são aqueles conceituados por Elizabeth Clare
Prophet apud Barbosa (2011), e no quadro abaixo referem-se às atitudes a eles
vinculadas, os posicionamentos de cada indivíduo e sua harmonia o que, neste
aspecto, propícia o equilíbrio e a manutenção da saúde e da qualidade de vida,
conforme explicado no texto, e a associação das imagens a seguir recapitula e
favorece a compreensão de como acontece a interligação dos corpos no cotidiano.
- Missão
Uma missão pessoal deve ter o mesmo sentido da missão institucional, ou
seja, dar uma direção e um objetivo a sua vida. É a sua filosofia de vida, sua
declaração de propósito, seu credo pessoal.
Sua missão é a convergência de todos os elementos que discutimos na fase
de identidade. É a união de seus papéis, de seus corpos, de seus sonhos, crenças e
valores. Portanto, não tenha dúvidas: anote-a no papel. A missão é um fator de
motivação pessoal.
Missões pessoais podem ser sinérgicas. Quando bem conduzidas, elas
ajudam a criar missões para grupos ou famílias.
É importante frisar que missão não é sinônimo de objetivo. A missão é um
exercício de autoconhecimento, que ajuda a focar, priorizar, direcionar e dar um senso
de propósito para o que somos. Um objetivo é algo a ser conquistado, com passos
intermediários, datas e responsabilidades definidas.
Uma missão pessoal é atemporal. Ela se modifica conforme o seu momento
de vida, valores e pessoas com quem convive. A vida muda e você pode mudar sua
missão com o passar do tempo também.

- A descoberta da missão
Stephen Covey diz que não inventamos uma missão, apenas a encontramos.
Já temos um sentido dentro de nós, aquele pelo qual a estrela pessoal brilha.
Não existe uma missão certa ou errada. Existe, sim, algumas considerações
que devem ser levadas em conta para a criação de uma missão pessoal eficaz: ela
deve ser poderosa, inspiradora, envolvente e motivadora; deve abranger todas as
áreas da sua vida, e não apenas a parte pessoal ou profissional; deve ser realista e
desafiadora. Uma missão impossível não irá motivá-lo a lutar por ela; tem de estar no
seu limite de atuação ou controle. Fora desse escopo poderá transformar-se em uma
grande angustia ou infelicidade. Não existe um tamanho mínimo ou máximo para sua
missão pessoal; deve ser escrita no infinitivo com verbos e palavras que levem a ação
e não à contemplação; e explicativa por si só e o de ser entendida por outras pessoas;
é atemporal. Não se restringe a um período de tempo específico; você descobre a sua
missão, você não assume a missão de outra pessoa. É um processo de dentro para
fora; tem essência e espírito jovem. Pode ser um texto, música, poesia ou declaração,
a forma não tem importância.
O fundamental é nunca se esquecer de que a missão deve refletir a essência
de sua identidade. Ela precisa, necessariamente, estar em perfeita sintonia com os
seus quatro corpos, com seus papéis e relacionamentos. Ela é a convergência de
todos os itens da identidade.

4.2 Meta

As metas dão um rumo para sua vida. Estar perdido, com a sensação de
estar andando sempre em círculo, é mais comum do que se imagina. Para muita gente,
estar perdido não é a exceção – é a regra. De modo geral, esse sintoma denuncia a
falta de metas – de balizas que orientem na direção dos sonhos. São elas que definem
o caminho a ser percorrido e não permitem que haja desvios ou dúvidas. Sem uma
meta, você certamente ficará perdido sem saber direito o que deseja. Ficará, enfim,
muito mais sujeito às circunstancias. Se, em lugar disso, existe um alvo definido, essa
sensação desaparece; nesse caso, a mente trabalha para encontrar os caminhos. É
inútil pretender encontrar um rumo para a vida antes de saber onde se pretende
chegar.
Sonhar é importante, mas insuficiente. É preciso realizar. E as metas são uma
forma eficaz de transformar sonhos em realidade.
É preciso determinar seus objetivos – aquelas situações e atividades para as
quais pretende dedicar seu tempo. Traçar, enfim, o rumo que sua vida vai tomar. Essas
metas devem estar conectadas com seus papéis e relacionamentos, com seu equilíbrio
e sua missão. Com base nas metas definidas seremos capazes de elaborar o
planejamento que nos permitirá realizá-las, sem desculpas de faltas de tempo. Lembre-
se: se você não sabe o que quer da sua vida, qualquer coisa serve!
Além disso, a vantagem de ter metas é dar sentido ao tempo e não
simplesmente administrá-lo. A pessoa que tem metas vê vantagem em uma vida com
mais equilíbrio: começa achar segunda-feira um dia legal, pois é o primeiro dia da
semana capaz de realizar seus sonhos. Metas mudam o significado da vida.
Metas podem ser de:
 Curto prazo – metas até um ano a partir da data atual;
 Médio prazo – metas até cinco anos a partir da data atual;
 Longo prazo – metas acima de cinco anos a partir da data atual.

- Definição de meta
Meta é algum objetivo ou sonho definido por escrito, de realização possível,
importante e que você realmente queira alcançar. Esta definição contém quatro
princípios básicos, que são fundamentais para a compreensão do que realmente
caracteriza as metas:
São pessoais – suas metas devem ser traçadas para você mesmo, jamais para outras
pessoas. Devem indicar um objetivo que esteja ao seu alcance. Se você coloca a
responsabilidade pela conclusão da meta nas mãos de outra pessoa, ou se você
depende que alguém mude a própria maneira de ver o mundo para conseguir algo,
você está aumentando suas chances de fracasso, de sensação de impotência, de
angústia e de preocupação. Você está transferindo a responsabilidade pelo resultado
para outra pessoa. O importante é formular metas de modo que você seja capaz de
alcançá-las – sem precisar que outras pessoas ajam ou as mudem.
Repare que há diferença entre a meta ser pessoal e ser realizada por
terceiros. Você pode definir uma meta sua e delegar tarefas para terceiros executarem,
isto é extremamente viável e com certeza será feito, mas a responsabilidade final e o
objetivo são seus, não de outras pessoas.
São escritas – as metas verdadeiras não são definidas apenas como uma linha da qual
você possa facilmente se lembrar. Elas são definidas em detalhe, com um plano
específico para serem alcançadas. E os planos não se guardam na memória.
Existe ainda outra razão para escrever as metas. Trata-se da possibilidade de
realização. Tudo na vida tem 50% de chances de dar certo e 50 % de dar errado.
Quando você escreve uma meta, a percentagem de dar certo comprovadamente sobe.
Mesmo que suba apenas 1%, talvez seja exatamente essa diferença que você precisa
para ser bem sucedido.
Além de tudo, o fato de escrever ajuda a tornar mais clara a visão daquilo que
você esta pensando e o leva a prever eventuais dificuldades antes que eles
aconteçam.
São possíveis – o ser humano deve aprender a identificar o limite do possível. Se você
persegue uma meta impossível, pode se tornar cego e teimoso. Pode desperdiçar
muito tempo em algo que não levará a parte alguma. Essa linha tênue entre o possível
e o impossível é muito sutil. Ela pode se realizar e virar persistência, ou naufragar e ser
vista como uma grande burrice. Observe sempre qual é esse limite.
Pense sempre se suas metas são possíveis. Não confunda o difícil com o
impossível. Uma meta difícil trará ainda mais prazer à sua conquista; já uma meta
impossível é apenas perda de tempo – algo que existirá apenas em seus sonhos.
São importantes – o fator de relevância nas metas é fundamental. Do contrário você
perderá a motivação para conquistá-la. Se não for de fato importante, a tendência é
empurrá-la com a barriga.

- A forma correta de escrever suas metas


Existem algumas técnicas recomendadas para escrever uma meta de forma
concreta. O modelo adotado é o do acróstico SMART, desenvolvido por Peter Drucker.
Uma meta deve atender aos quatro princípios básicos e estar escrito na forma SMART,
que significa:
eSpecífica – O que?
Mensurável – Quanto?
Alcançável – Como?
Relevante – Por Que?
Temporal - Quando
Especifica – O que é exatamente sua meta?
Uma meta deve ser definida de forma muito específica, a tal ponto que
qualquer pessoa possa visualizá-la e entender exatamente o que você quer com ela.
Especificar significa detalhar ao máximo o que você deseja alcançar com a
sua meta. Se você não especificar a sua meta, poderá confundir qualquer resultado
que alcançar com o seu objetivo. Nesse caso, você apenas transformou um resultado
circunstancial na sua meta – e isso é pura ilusão. O trabalho de torná-la específica
significa fazer com que ela revele em detalhes aquilo que se pretende alcançar. Isso
define limites e evita ilusões.
Mensurável – qual o tamanho da sua meta?
Tudo que é delimitado pode ser medido. Mensurar uma meta significa
determinar o seu tamanho, de forma qualitativa ou quantitativa. Quando você a
mensura, na verdade está avaliando quanto ainda precisa andar para chegar ao ponto
em que pretende. Essa resposta pode ser dada em valor, em tempo ou em qualquer
outra unidade de medida que permita o acompanhamento dos passos dados.
Alcançável – como alcançarei essa meta?
Para que uma meta se concretize é preciso definir os passos necessários
para sua realização. Elaborar um plano de ação. O que pode parecer um objetivo
enorme inalcançável deixa de ser assustador depois de dividido em pequenas
atividades. Cada uma delas deverá ser executada em períodos de tempo - diário,
semanal, mensal, etc. Sem esse plano, não existe maneira de se realizar uma meta.
A determinação desses passos intermediários é um exercício de
planejamento. Eles devem conter a atividade, o responsável por sua realização e a
data na qual deve estar concluída. É necessária a adoção de um critério de prioridades
para essas atividades de forma a ordenar o que deve ser feito.
Relevante – Qual a importância da meta?
É a principal pergunta que devemos fazer a nós mesmos antes de começar a
trabalhar a meta: Por que isso é importante para mim? Por que eu quero realizá-lo? Por
que vou investir tempo nesse objetivo?
A resposta deve ser conectada aos itens da identidade. Fazer algo com um
sentido e não fazer por fazer. Por isso, o motivo que o faz partir para ação deve ser
forte o suficiente para manter sua meta ao longo do tempo.
Temporal – Quando vou realizar a meta?
Uma boa definição de metas é: um sonho com data marcada. Se você não
tiver uma data, vai ficar empurrando com a barriga. É preciso especificar quando e ter o
tempo necessário para a realização de seu sonho.
Se você não especificar um determinado dia, mês e ano, vira promessa de
“algum dia, talvez, quem sabe”. A data estabelecida dá o tom do seu desafio. Se você
errar, não tem problema, é humano e perfeitamente aceitável. Você se desafiou para
isso, não deixou a decisão para as circunstâncias. Se precisar prorrogue o prazo, mas
tenha um!

- Verificação de metas
Às vezes estamos tão obstinados em realizar um sonho que não paramos
para analisar os resultados nem os impactos positivos e negativos que essa conquista
pode ter em diversos aspectos de nossa vida. Seus objetivos devem sempre beneficiar
você e as outras pessoas, e nunca prejudicar.
Seus sonhos devem ser congruentes com benefícios para toda a sua
identidade. Quando sua meta estiver redigida da forma como descrito anteriormente,
algumas perguntas devem ser feitas de modo a explorar as suas consequências. Faça
isso antes que elas aconteçam e seja tarde demais para voltar atrás.
Segue uma lista de perguntas que podem ser feitas:
1 – Você imagina algum problema ou dificuldade que pudesse surgir caso você já
tivesse alcançado sua meta?
2 – Existe alguma parte ou papel dentro você que tenha objeção a sua meta?
3 – O que o impediu de ter criado esse objetivo no passado?
4 – O que você teria perdido se tivesse feito essa mudança naquele tempo?
5 – Ao alcançar esse objetivo, todas as pessoas e situações da sua vida mudarão de
forma positiva para você?

4.3 Planejamento
Planejamento: preparando o caminho. O planejamento na administração é um
processo simples, indolor e com resultados rápidos. A fase de planejamento foi
desenvolvida de forma a tornar o processo prazeroso, organizado e eficaz. Convença-
se de que o processo nada tem de difícil, chato ou engessado; depois que você
aprender, tudo fica transparente e natural.
Algumas pessoas costumam atribuir o sucesso, sobretudo o dos outros, à
sorte. O planejamento não garante o sucesso, mas reduz as chances de fracasso. A
única certeza nessa história é que, quanto mais você se planejar mais sorte você terá.
A única regra importante no planejamento é a flexibilidade. O cenário pode
mudar e, quando isso acontece, o plano deve ser adaptado conforme a nova realidade.
Escreva seu plano a lápis - a referência ao lápis é apenas metafórica. Ela significa
apenas que é preciso haver a possibilidade de mudanças.
Projetos - Antes de detalhar o processo de planejamento, precisamos definir com
precisão o conceito de projetos. É importante não confundir metas com projetos.
Projetos têm menor relevância, ou seja, um projeto é composto pela descrição ou pela
imagem do produto final, que se materializará como consequência da sua execução.
Ele deve prever todas as ações necessárias até a sua conclusão, indicar os
responsáveis por cada um desses passos e definir os prazos para cada etapa.
O plano de negócios é um conjunto de pequenas tarefas. Ele inclui a definição
de metas e estratégias, a pesquisa sobre os concorrentes, o desenvolvimento de
pesquisas de mercado, o detalhamento do produto, as projeções financeiras e daí por
diante.
A partir do momento que você prioriza uma tarefa de um projeto, ela tem
menor duração e pode ser executada sob seu controle e conforme a sua motivação. Na
verdade, você não executa um projeto - o que faz são pequenas ações que conduzem
à conclusão daquilo que você buscava.
- A fase do planejamento: como, onde e quando planejar.
Planejar é simples prático e óbvio. Planejar é antecipar soluções. O principal
objetivo do planejamento é conduzir sua tríade ao mais próximo possível da ideal.
Planejar significa definir um conjunto de ações; por isso, é importante que
tudo seja feito na medida certa. Quando se atinge o ponto ótimo de planejamento,
qualquer excesso transforma-se em perda de tempo. No momento em que escrevemos
nossas metas de curto, médio e longo prazos, definimos o ponto de partida do nosso
planejamento.
4.4 Organização
Organização: vamos arrumar a bagunça? Um dos grandes inimigos da
produtividade pessoal é a desorganização. A desorganização está visível sobre a
mesa, trancada a chaves numa gaveta ou nos arquivos de um computador, e rouba
boa parte de seu tempo, deslocando sua energia das atividades fundamentais para as
coisas sem importância. Em alguns casos, a simples reorganização do ambiente de
trabalho, do fluxo de informações e da gestão do conhecimento poderia representar
ganhos enormes de tempo e de dinheiro. Um detalhe tão óbvio como esse sempre
passa despercebido aos olhos de muitas pessoas.
A era do conhecimento trouxe benefícios inquestionáveis para a humanidade,
mas também acrescentou à nossa rotina problemas que precisam ser levados em
conta. Caso não consigamos encontrar uma solução para eles, estaremos vivendo a
era do caos em poucas décadas. Para algumas pessoas, essa era já começou! Será
que isso é um exagero? Pode ser que não.
Um dos principais males da Era do Conhecimento é o e-mail. Apesar de ser
uma ferramenta fantástica, capaz de agilizar e de reduzir o custo das comunicações, o
e-mail representa um dos maiores problemas dos administradores de rede em todo o
mundo – inclui-se neste caso todos os problemas de segurança e de vírus que estão
diretamente ligados a esta questão.
Os spams representam um prejuízo de milhões de dólares para a indústria e
representam 90% de todos os e-mails enviados no mundo. Prejuízo causado pelo uso
indevido das redes de comunicação e que podem ser medidos. Além deles, temos os
prejuízos causados pelas horas de trabalho dedicadas à leitura de propagandas, de
frases, de histórias, de piadas e de todas aquelas mensagens que circulam pela rede.
Em uma pesquisa realizada em 2006, pela revista Época, comprovou-se que o
brasileiro gasta em média algo em torno de três horas diárias para ler, responder e
organizar suas mensagens.
A facilidade criada pela internet para a circulação de conteúdo acabou nos
colocando diante de outro grande vilão: o excesso de informações.
Quanto tempo você gasta localizando informações? Faça uma autoanálise. É
provável que você gaste em média 30 minutos diários localizando informações ou
papéis em seus armários, pastas, agendas, computadores, arquivos de e-mail, na
própria internet ou em muitos outros lugares.
Os meios de comunicação cresceram e se diversificaram, além de tornarem-
se mais acessíveis e baratos. Assim, você provavelmente assina jornais que não lê ou
revistas das quais mal vê a capa, recebe boletins que lotam a caixa postal de seu
computador, assina serviços de mensagem em celular que nem sabe utilizar - o volume
de informação é tão grande que se tornou simplesmente impossível ter tempo para
absorver todas as informações disponíveis. É preciso, portanto, saber definir a
utilidade, a necessidade da informação e a forma de aproveitá-lo no futuro.
A abordagem da fase de organização trata de formas de armazenar, gerenciar
e localizar informações em diversas mídias e ambientes. O principal objetivo é facilitar
e proporcionar mais rapidez e eficiência ao processo de recuperação daquela
informação da qual você necessita. Com isso, você terá mais facilidade de colocar em
prática tudo o que foi definido nas etapas anteriores.
- Os níveis de organização
Organizar não significa apenas colocar as gavetas em ordem, nem livrar-se
de pilhas de papel sobre a mesa e passar a trabalhar num ambiente limpo e tranqüilo, é
mais abrangente. Esta metodologia trabalha com três níveis de organização. Eles são
interdependentes e englobam os principais problemas organizacionais dos
trabalhadores do conhecimento. Os níveis serão apresentados numa ordem lógica:
começa pelo mais extremo e sensitivo, que é o físico, passa pelo nível lógico e segue
até o mais interno de todos, que é o nível do conhecimento.

NIVEIS ORGANIZACIONAIS
Conhecimento

Lógico

Físico

O nível físico compreende toda a bagunça que você pode ver e tocar. Isso
engloba sua agenda, seu caderno de notas, seus papéis, os documentos comerciais e
pessoais, as gavetas, as anotações, os livros, as revistas, as cartas, os CDs, as pastas
e tudo mais. É o nível mais externo e aparente de todos. Ele é visível a olho nu.
Qualquer esforço que fazemos no sentido de eliminar a desorganização no nível físico
tem uma repercussão positiva e imediata sobre a produtividade.
O nível digital ou lógico, por sua vez, compreende a utilização eficaz da
computação nosso dia a dia. Nas últimas décadas, muitas informações físicas foram
transformadas em lógicas com a evolução e a popularização da informática. Apesar do
avanço tecnológico, muitas pessoas ainda se perdem com sua utilização, e assim
acabam transformando aquilo que veio para ajudar num fator que compromete a
produtividade.
O terceiro nível é novo para as metodologias de administração de tempo, mas
na era do conhecimento ele é extremamente pertinente e necessário. Esse nível tratará
de formas para administrar o excesso de informação a que estamos submetidos –
incluindo-se aí o conhecimento que você mesmo gera e precisa reaproveitar sempre.

- Taxonomia pessoal: a hora de colocar ordem na bagunça


O principal problema na organização pessoal dos três níveis é que as
pessoas utilizam mapas diferentes para cada ambiente que precisam pôr em ordem.
Suas gavetas tem uma forma de organização, seu computador tem outra e por ai vai.
Quando você precisa achar alguma coisa, primeiro tem que lembrar o mapa daquele
local e então procurar sua informação. Para evitar esses problemas, pode-se usar um
mapa unificado, proposto por BARBOSA (2010), que é chamado de taxonomia pessoal.
Taxonomia é um ramo da biologia que se ocupa da classificação natural dos
seres vivos – animais e vegetais. Aplicado à ciência da computação, o mesmo conceito
destina-se às técnicas de classificação, categorização, agrupamento e hierarquização
das informações.
Existe uma enorme diferença entre browse - ato de folhear - e a pesquisa de
informações. É fácil fazer um browse na informação que desejamos. Assim, as
informações desejadas poderiam ser localizadas com mais facilidade caso estivessem
agrupadas em categorias, conforme uma determinada hierarquia. Esse conceito
aplicado à informação pessoal pode ser seu salva-vidas na localização de informações.
Esse agrupamento hierarquizado poderá ser utilizado em todos os níveis da
metodologia para organizar qualquer tipo de informação, em qualquer ambiente. O
objetivo é tornar essa procura simples em qualquer área. A próxima vez que precisar de
um documento, você poderá procurá-lo dentro do seu agrupamento,ou taxonomia
pessoal, de uma forma muito mais rápida e eficaz do que ocorreria caso tivesse que
localizá-lo no meio de todos os seus arquivos.
O primeiro passo na fase de organização é fazer sua taxonomia pessoal, ou
seja, definir as áreas de informação de seu interesse da maneira mais abrangente e
hierárquica possível. Você deve, inclusive, como sugerido na fase de planejamento,
sempre revisar essa hierarquia para chegar a uma estrutura que se adapte
completamente às suas necessidades.
Existem duas formas simples de compor essa taxionomia: a primeira é a
hierarquização dos temas a partir da definição dos seus papéis; a outra é uma
abordagem por assuntos gerais, levando-se em conta a simpatia ou interesse por cada
um deles.
No caso da taxonomia por papéis, você cria as áreas principais com o nome
de seus papéis e, a partir deles, agrupa os diversos ramos com seus respectivos
subtemas.
No caso da taxonomia por assuntos gerais, você cria os ramos principais,
com os macroassuntos de sua atenção, e a partir dele agrupa os subitens. Não caia no
erro de criar muitos ramos principais, o ideal é ficar com menos de 10 e com poucos
sub-ramos.
Evite criar ramos principais ambíguos, pois eles podem confundi-lo na hora de
localizar as informações. Cada um deles deve ter uma característica marcante, um
apelo psicológico diferente dos demais e sua própria finalidade. O segredo é manter
uma estrutura simples e de fácil memorização.
Deixe sua taxonomia impressa de forma que possa visualizá-la na
organização se seus ambientes nos primeiros meses. A tendência é que ela seja
memorizada como passar do tempo e você acelere a sua localização de informações.
Organização física
Para Barbosa (2011), muitos dizem que o grande culpado da desorganização
pessoal é o papel, não fosse por ele teríamos mais florestas e menos entulho! A
questão é que, em meados dos anos de 1990, todos os futurólogos diziam que, na
virada do milênio, o computador acabaria com as informações impressas – tudo se
transformaria em arquivo eletrônico. O mundo moderno é o reino das torres de papel,
mas ele não é o culpado pela desordem Quando você se propuser a passar pela fase
de organização, inicialmente terá que dedicar a ela algumas horas. Isso dependerá do
volume de papelada que você coleciona. A vantagem é que, no fim, a sensação de ver
a mesa limpa é tão gratificante que faz o esforço ter valido a pena!
- As ferramentas de resgate
Antes de iniciar a fase de organização, é preciso ter algumas ferramentas que
vão ajudar a organizar o ambiente físico. Aqui vale o conceito da flexibilidade e
criatividade: a melhor organização é aquela que pareça feita sob medida para você –
que tenha sua cara e seja fácil de ser implementada.
A segunda ferramenta, da maior importância, é um grande saco de lixo, de
preferência preto – para que você nunca mais veja o que atirou lá dentro. Aquilo que for
útil de verdade merece ser guardado. O que for inútil deve ser posto fora
imediatamente.
A terceira ferramenta são pastas para arquivar a papelada. As pastas podem
ser coloridas, suspensas ou de qualquer tipo que lhe agrade, o importante é que siga
sua taxionomia. Para sua área pessoal, use cor azul. Para sua área profissional, use
pastas pretas. Para sua atividade de lazer, vermelhas e assim por diante. Existem
apenas duas recomendações: as pastas devem ser transparentes para facilitar a
visualização e devem ter tamanho suficiente para armazenar os documentos atuais e
os futuros.
A quarta ferramenta necessária são as etiquetas autoadesivas, de boa
qualidade para que não venham a se desprender com o tempo. Essas etiquetas serão
utilizadas para rotular suas pastas e, se for o caso, as gavetas e os armários de acordo
com as categorias.
Para completar, duas bandejas de papel. Uma será utilizada para a papelada
que chegou e você ainda não agiu sobre ela, chame-a de bandeja de ações. A outra
será para os itens em espera ou delegados, chame-a de bandeja de pendências.

- Aplicando a taxonomia pessoal no nível físico


A taxonomia envolverá a criação de áreas específicas para cada item da sua
hierarquia. Você deve adaptá-la a seus espaços físicos, ambientes e necessidade.
Você pode, por exemplo, ter a parte pessoal de sua taxonomia em casa e os ramos
dedicados à profissão no seu local de trabalho. A divisão não importa, o fundamental é
saber exatamente onde estão cada parte de sua taxonomia pessoal e seguir sempre a
hierarquia que você planejou.
O primeiro passo é definir as áreas onde ficarão seus papéis ou seus
assuntos principais. Essas áreas de ramos principais devem ser bem planejadas. A
recomendação óbvia é a seguinte: mantenha o mais próximo possível aqueles que
você utiliza com mais frequência.
- Hora de começar a organizar: operação resgate em ação
PAPELADA
1 Lixo 2 Guardar 3 Execução

Guardar
Base Bandeja de
Base
Arquivos Conhecimento Pendências

1 – Lixo, o melhor caminho para o desnecessário.


O primeiro passo é o lixo, um destino memorável para aquele papel inútil que
ocupava espaço sobre mesa.
Se estiver em dúvida se deve jogar alguma coisa fora, faça estas perguntas:
se precisar dessa informação tenho como obtê-la de outra maneira? Esta informação
está ultrapassada? Posso viver tranquilamente sem esse papel? Se você respondeu
sim a alguma dessas três perguntas, então não hesite: embole a folha de papel e
despache-a imediatamente para o lixo! Se por acaso essa informação puder conter
algo relacionado com informações importantes, senhas, estratégias ou qualquer tipo de
segredo, então picote e distribua em diversas lixeiras. Pode parecer neurose, mas há
gatunos especializados em remexer o lixo institucional em busca de segredos
estratégicos.
2 – Guardar os papéis de acordo com sua taxionomia pessoal.
A segunda alternativa é guardar o item para recuperá-lo quando necessário.
Um item pode ser guardado em três locais diferentes: nos seus arquivos - pastas,
armários e gavetas - na base de conhecimento ou na bandeja de pendências. Para
guardar o item em seus arquivos, selecione na sua taxionomia em que categoria ele se
encaixa. Arquive-o pela ordem mais conveniente - alfabética, prazo de validade,
subcategorias e daí por diante.
No caso de informações/conhecimento que precisarão ser recuperados, a
melhor forma é armazenar o item na sua base de conhecimento – da qual falaremos no
próximo nível – digitalizando ou não essa informação conforme sua necessidade.
A terceira opção é deixar o item na sua bandeja de pendências, onde deve
ser colocado qualquer item que esteja dependendo da ação de terceiros. Você não é
um terceiro de si mesmo; logo, essa bandeja não é lugar para algo adiado. É apenas
um local que você irá rever constantemente para não esquecer daquele item que
delegou.
3 – Execução: uma ação efetiva com a papelada
A última alternativa para a papelada é agir sobre ela, ou seja, definir uma
tarefa, um compromisso, delegar a alguém, associá-la a uma atividade de um projeto
ou meta, etc. Se um item precisar de algum tipo de ação - compromisso, tarefa,
delegação, projetos etc. - coloque-o na bandeja de ações para que algo seja feito.
- Organizando sua agenda de papel
Algumas pessoas, inconformadas em terem apenas a agenda, ainda
transportam: um caderno de anotações, smartphone, folhas soltas de papel. E quando
precisam localizar uma informação? Está na agenda? No caderno? Em algum
papelzinho? No smartphone.
O maior objetivo para tornar esses acessórios produtivos deve ser a
centralização. Ou seja, a informação deve estar em um único lugar.
- Mesa de trabalho
Um local que precisa ser bem organizado é sua mesa de trabalho. Ela é o
ambiente de execução e, para exercer bem a sua finalidade, precisa estar em ordem.
Uma mesa organizada deve conter, em primeiro lugar, o material de escritório: canetas,
lápis, grampeador e sua agenda ou caderno. Também devem estar ali a bandeja de
pendências e a bandeja de ações, além dos documentos relativos ao trabalho que
estiver sendo feito.
A bandeja de ações é reservada para a papelada que ainda não passou pelo
processo de organização. A partir do momento que você tocar em um dos itens ali
armazenados, uma das três alternativas anteriormente mencionadas deve ser posta em
prática imediatamente. A bandeja de pendências deve ser utilizada para armazenar
documentos que esperam pela ação de terceiros para ter o mesmo destino. Não caia
na tentação de deixar assuntos não executados nessa bandeja.
- Organização digital (lógica)
Além de toda a papelada com a qual temos que lidar diariamente, a evolução
tecnológica ainda trouxe uma série de novos desafios e problemas aos trabalhadores
do conhecimento. Então, aplique a taxionomia pessoal no computador; utilize as formas
de busca de seu sistema; organize os favoritos do seu navegador; organize o ambiente
de trabalho; utilize nomes óbvios para seus arquivos; faça backup de seus arquivos.
- O caso do e-mail
Desligue o aviso de chegada de e-mail; aplique taxionomia pessoal nas
pastas de mensagem; crie uma pasta denominada importantes; tenha um e-mail
alternativo; limpe sua caixa de entrada; crie códigos para avisos de mensagens
importantes; tenha horário para seus e-mails; aja imediatamente; nunca responda
spams; utilize um antivírus/anti-spam.
- Organização do conhecimento
O conhecimento é hoje um dos maiores diferenciais competitivos das
organizações do século XXI.
Na era do profissional do conhecimento, o seu valor não está apenas em seu
currículo, está principalmente em suas competências e conhecimentos. Esse perfil
profissional acaba por se tornar um problema para as organizações. Elas precisam
compartilhar e perpetuar esse conhecimento para aumentar lucros e reduzir prejuízos
em eventuais saídas. Surge então a necessidade de gerenciar conhecimento na
instituição.
- Gestão do conhecimento pessoal
E a gestão das informações e do conhecimento pessoal, fora dos sistemas da
sua instituição? No mundo corporativo, essas práticas estão se consolidando como
excelentes ferramentas de produtividade, de redução de custo e de colaboração. No
universo pessoal, as mesmas práticas podem ser adotadas e produzir ótimos
resultados.
Gerenciamento do conhecimento pessoal é uma forma moderna e inteligente
de trabalhar e de economizar tempo. Deixamos conhecimento em todos os lugares e
em todos os momentos, o que independe da instituição em que você estiver, por isso
ele é pessoal!

4.5 Execução
Agora que você definiu as coisas importantes da sua vida, escreveu objetivos
claros e relevantes, iniciou seu processo de planejamento e organizou seu ambiente, é
hora de colocar tudo isso em prática nas suas ações diárias. Sem uma boa execução
de nada adianta seus planos e objetivos, mas sem as fases anteriores a execução se
perde na montanha de urgências e circunstâncias.
A ação é o ingrediente principal do sonho a ser realizado, da ideia a ser
concretizada. A execução nada mais é do que uma série de ações encadeadas,
sempre voltada para o mesmo objetivo. Ou seja, o processo nunca se realiza com um
único ato: ele exige envolvimento. Portanto, o primeiro passo no caminho dos seus
sonhos é a ação. A caminhada até a sua realização é a execução.
A execução é a convergência de todas as fases da metodologia. E, de todas
elas, é a única em que existe a possibilidade da realização. Sua identidade aparece
nas ações em que existe a possibilidade da realização. Sua identidade aparece nas
ações diárias, os planos para alcançar metas são executados no dia de hoje. Sempre.
A bagunça era passado ou será futuro, pois a organização é feita no presente. E o
único instrumento para se fazer isso é a ação concreta. É a etapa mais prática de toda
a metodologia. É nela que todas as interrupções vão acontecer, que os e-mails
chegarão, que seu chefe o colocará diante de novas urgências.
É preciso dar sentido ao seu tempo, para que ele reflita uma vida baseada na
esfera da importância. Cada ação deve ser tratada de forma que se acomode a seus
objetivos e àquilo que foi planejado. Esse é o propósito dessa fase: ajudar você a tomar
decisões certas para as diversas ações que o dia lhe proporciona.
- a primeira ação do dia: priorização diária
Um hábito essencial para aumentar sua produtividade e que completa tudo o
que falamos previamente é a priorização diária. A priorização diária é de fato eficaz
quando executada em conjunto com o planejamento semanal, que “descarregou” para
os dias da semana seus afazeres e prioridades de metas e projetos e que agora serão
realizados. Quando você não sabe exatamente o que vai fazer no seu dia, sem duvida
perderá tempo atendendo urgências e circunstâncias.
Você planeja para ter certeza de estar preparado para as coisas que não
imagina que possa acontecer. Isso lhe dá flexibilidade, espontaneidade e até a opção
de adiar uma ou outra tarefa. É dar prioridade mensurada, em horas, àquilo realmente
importante.
Para entender a priorização diária é necessário que você entenda o conceito
do meu dia de trabalho, que na verdade é uma tríade também. Seu dia de trabalho, sua
execução, é composta de três elementos:
- tarefas – elas precisam ter duração, ou seja, a previsão de quanto tempo elas
demoram para ser feitas;
- compromissos (reuniões) – atividades que têm hora certa para começar e para
terminar;
- conhecimento – é toda a informação, é um produto que você tem a partir de uma
tarefa ou de uma reunião.
Então, se você não está em uma reunião nem está fazendo uma tarefa, você
está enrolando no seu dia de trabalho.
Os motivos pelos quais as pessoas perderem tempo são os mais diversos,
mas os campeões são: redes sociais, comunicadores - messenger, Skype, etc,
conversas de corredor.
Um dos motivos que fazem as pessoas perderem tanto tempo e não
conseguirem ser produtivos é que o seu dia de trabalho está desfocado, sem
prioridades, perdido. Aí qualquer urgência, qualquer e-mail, qualquer conversinha mais
interessante rouba nossa atenção.
O único indicador viável para saber se seu dia vai comportar todas as suas
atividades é o cálculo da duração das horas de cada uma delas. O seu dia útil precisa
ter um indicador em horas do total de trabalho que será realizado. Se você não calcula
a duração de uma tarefa, a tendência é ocupar com outras atividades todo o tempo
disponível para realiza-la.
A prioridade diária é composta de três passos simples e rápidos. É
fundamental que você utilize a ferramenta que escolheu para planejar a semana. Se
for, por exemplo, a agenda de papel, e hoje for o primeiro dia da semana, terá uma lista
de tarefas previamente planejadas. Agora é o momento de dar ordem de execução
para o seu dia. É terminantemente proibido ter essas tarefas na cabeça! Como diz
Peter Drucker, é impossível gerenciar aquilo que você não consegue medir ou
visualizar!
Passos para priorizar o seu dia de trabalho:
Revisar
Agrupar pendências
atividades
semelhantes Calcular a
para serem duração das
executadas em tarefas
um período de
tempo

Priorizar as
tarefas, com
Passos para
Delegar base nos
priorizar seu
atividades no resultados e em
dia de
período matinal estatísticas de
trabalho
alta
performance

Executar
atividades
Priorizar
difíceis ou
atividades mais
complexas no
Resolver rápidas (até 10
seu período de
qualquer minutos) e mais
maior
urgência o mais fáceis
produtividade
no dia brevemente
possível para se
concentrar nas
coisas
importantes

- Você é multitarefa ou monotarefa


Você pode não acreditar, mas a verdade é que ainda não existe um ser
humano capaz de fazer várias tarefas simultaneamente com extrema qualidade e sem
perda de tempo.
Se você priorizou, siga a ordem; se surgir algo novo escreva e reordene
conforme o nível de importância ou a urgência da atividade. O que não pode é ficar
pulando entre tarefas, e-mail, etc., ou seu dia vai todo por água abaixo! Por isso é
fundamental aprender a lidar com essas atividades inesperadas e não sair
multitarefando.
Lidando com o inesperado: fluxograma de ação. Se você planejou bem a sua
semana e priorizou corretamente suas tarefas e atividades, deve ter separado algumas
horas para as situações inesperadas; e mesmo que algo saia fora do previsto, deve ser
realocado ao longo da semana.
Você tem quatro alternativas:

 Dizer não;
 Delegar;
 Fazer;
 Priorizar.

- E-mails vinculados a ações


Sabe qual a maior qualidade do e-mail? Ela é a ferramenta mais rápida de
comunicação nos dias atuais. E o maior defeito? O e-mail é a maneira mais rápida para
se esquecer das coisas! Quando você responde a um e-mail, geralmente existe algum
tipo de ação da sua parte, ou do destinatário, agregada a essa resposta.
O problema é que respondemos a muitos e-mails durante o dia, mas na
maioria das vezes nos esquecemos de incluir na nossa agenda, sob a forma de tarefas
ou de compromissos, as responsabilidades que assumimos nessa hora. Às vezes é
uma promessa feita a outra pessoa e que foi esquecida assim que enviou a
mensagem. Pode ser algo que você cobrou do destinatário e, depois, nada mais fez
para acompanhar o andamento das providencias que ele deveria tomar.
- Delegue tudo o que puder!
Saber delegar é de grande utilidade durante a fase de execução. Fazer isso
corretamente é uma verdadeira arte.
O inverso também é absolutamente verdadeiro. A delegação é um dos
maiores ladrões de tempo. O chefe delega uma tarefa ao subordinado. Ele recebe as
instruções, acha que entendeu tudo e corre para executá-la. Quando a tarefa está
concluída, o chefe descobre que estava tudo errado. A solução agora é ele refazer todo
o trabalho ou tentar delegar novamente.
Delegar significa transferir para outra pessoa uma tarefa a ser cumprida. A
responsabilidade final, de liderança sobre a tarefa, nunca pode ser transferida. Ela será
sempre de quem está delegando. Se não for assim, seria apenas “largar” a tarefa – e é
justamente aí que acontecem os problemas de delegação. O sucesso ou o fracasso
pela realização da tarefa será sempre da pessoa que a delegou.
Ao contrario do que muita gente pensa, a delegação não acontece apenas na
relação entre chefe e subordinado. Ela pode se dar em diversos níveis: entre o mesmo
nível hierárquico, entre amigos, entre marido e mulher, etc.
A centralização ofusca o crescimento das pessoas e das organizações.
Alguns chefes demonstram uma resistência enorme com relação à delegação.
Por isso, acham que a centralização é a chave para resolver todos os problemas.
Como delegar de forma eficaz:

 Delegação é sempre 1:1;


 Escolha a pessoa certa;
 Defina as expectativas de autoridade;
 Explique claramente o que deve ser feito;
 Estimule o feedback;
 Monitore a execução;
 Elogie os resultados.

- Foco: o maior segredo da produtividade pessoal


Manter o foco nas atividades do dia é o mais clássico segredo da
produtividade pessoal. Se uma pessoa conseguir ficar centrada naquilo que estiver
fazendo 100% do tempo, dificilmente chegará ao fim do dia com uma tarefa não
concluída. E mais: dificilmente terá um projeto não realizado, uma meta não alcançada.
- A operação shutdown
O principio do shutdown é se desconectar para conectar! A operação
shutdown consiste em impedir qualquer tipo de distração que possa acontecer até a
conclusão da tarefa. Isso inclui: desligar o telefone de modo que não toque nem vibre,
avisar às pessoas que ficará indisponível por algumas horas, desligar o e-mail, desligar
programas como Messenger, trancar a porta, desligar o celular, fechar programas
desnecessários. Ou seja: significa a imersão na tarefa.
Longe das distrações, nos tornamos capazes de nos concentrar apenas
naquilo que deve ser feito. Nesse ambiente, o cérebro não encontra desculpas para
interromper o trabalho. Repare que o foco é na tarefa e não no dia inteiro. Se você tiver
que levar duas horas para fazer um relatório, o shutdown deve ter essa mesma
duração. Depois é necessário ir beber um café, andar ou qualquer outra coisa que
queira fazer , até ver suas redes sociais.
Mas utilize rotineiramente essa ferramenta toda vez que precisar se focar em
uma determinada atividade. E não se esqueça de limitar seu tempo de foco, que pode
ser uma, duas ou até três horas!
- Como lidar com interrupções
As interrupções se manifestam na forma de telefonemas, e-mails, ruídos
produzidos pelos colegas de trabalho e tudo o mais. Existem muitas pessoas que se
espantam ao constatar que praticamente metade do seu dia é perdido com
interrupções desnecessárias.
- Evite a procrastinação
Outro grande inimigo da execução, além da distração, é a procrastinação ou
adiamento das tarefas. Popularmente conhecida como empurrar com a barriga, deixar
para depois ou, simplesmente, enrolar, a procrastinação é um mal que atinge todo o
mundo em diversos momentos da vida. Geralmente procrastinamos atividades que são
difíceis, que não sabemos fazer, que são desagradáveis, chatas, muito longas etc.
Algumas pessoas procrastinam metas, sonhos e tarefas importantes. Seja por medo,
insegurança ou qualquer outro motivo, esse tipo de ação é autodestrutiva e acaba
adiando o seu sucesso e o brilho da sua estrela pessoal.
- Se a tarefa for grande, divida. Uma das principais desculpas para a procrastinação é
o fato de a tarefa parecer grande demais para ser concluída. Ela pode ser recortada em
pequenos pedaços, conforme detalhamos na fase do planejamento. Talvez até
transformada em um projeto. E mais: evite programar a execução de todas as tarefas
resultantes da divisão da tarefa principal para um único dia. Psicologicamente o
problema ainda existe. E, em vez de procrastinar uma tarefa, agora serão várias.
Distribua sempre que possível essas tarefas ao longo do planejamento semanal.
- Utilize a operação shutdown. Tente utilizar a operação shutdown quando iniciar a
execução da tarefa. Muitas vezes, o que provoca o adiamento da tarefa é o fato de ela
ser chata. Nesse caso, qualquer distração é mais interessante que ela. O melhor a
fazer é encarar o desfio logo de uma vez, em lugar de adiá-la sempre.
Outras dicas importantes para evitar a procrastinação:
- Delegue ou cancele;
- Transforme a tarefa em compromisso;
- Utilize recompensas. O importante é ser honesto e se dar o presente apenas
quando merecer;
- Imagine o objetivo que existe por trás daquela tarefa. Se você pensar que existe
um objetivo maior para a realização da atividade, isso pode ser de grande ajuda.
- Coloque sentido na execução diária.
Um conceito vital e final para a execução é que você precisa aceitar que o
tempo no universo do trabalho é infinito. Se você procurar trabalho, sempre vai
encontrar. Mas o seu tempo é finito, ele acaba e rápido; por isso, é preciso aprender a
limitar seu tempo de trabalho, pois afinal de contas a vida acontece lá fora! Procure
limitar seu tempo diário de execução e oriente-se para esse planejamento. Claro que
vão acontecer imprevistos e dias complicados, mas eles precisam estar na categoria de
exceções e não de padrões na sua vida.
A maior parte do sucesso está contida nessa fase. Por meio de ações você
pode realizar seus sonhos e fazer sua estrela pessoal brilhar. Mas não ações
quaisquer. Devemos colocar sempre significado em tudo o que fazemos.
Quando você coloca sentido nessas tarefas, o dia passa a ser um passo na
direção dos seus maiores sonhos, o importante se torna predominante e você começa
a perceber que o tempo está passando mais devagar.
UNIDADE 5
5 AS FINALIDADES DO TRABALHO
Marcos Cavalcante
A transformação do mercado de trabalho nos últimos anos, o avanço tecnológico, a globalização, a tecnologia da informação e os seus aspectos na
vida profissional

https://www.youtube.com/watch?v=vrjEUx9nYjo

Até a metade do século XX, as pessoas trabalhavam para ganhar a vida. Hoje é o
trabalho que ganha a vida de grande parte das pessoas. O tempo era linear na vida das
pessoas; a cada ano, as famílias acumulavam experiências e poupanças, e sentiam o
passar do tempo em cada melhoria ou prestação paga da casa ou no progresso material e
social dos filhos. (OLIVEIRA, 2003; SENNET, 2002).
O trabalho deve ser para a maioria das pessoas um meio de vida e não a
finalidade da própria vida. Atualmente é o trabalho, quase sempre, que ganha a nossa vida.
Na medida em que a vida produtiva ganha terreno sobre o tempo da vida afetiva, é o
cotidiano das pessoas que vai moldando uma sociedade em que vínculos fundamentais são
esvaziados de sua própria humanidade. O tempo não é mais previsível. Entre as
características da nova forma de trabalhar está o lema não há longo prazo; entretanto, os
laços fortes dependem da associação de longo prazo.
Não há longo prazo é um princípio que corrói a confiança, a lealdade e o
compromisso mútuo. As experiências mais profundas de confiança são mais informais
quando as pessoas aprendem em quem podem confiar. O esquema de curto prazo da
maioria das organizações modernas limita o amadurecimento da confiança informal. As
condições de tempo da nova economia criaram um conflito entre caráter e experiência, a
experiência do tempo desconjuntado ameaçando a capacidade das pessoas transformarem
seus caracteres em narrativas sustentadas. Mesmo as organizações que usam o tempo
flexível de trabalho são obrigadas, para manterem-se competitivas, a trocar o controle do
tempo real pelo controle da localização das pessoas por meios eletrônicos.
No passado recente, tem-se presenciado uma diminuição da remuneração do
trabalho assalariado no processo produtivo, exigindo na maioria dos casos, que as duas
pessoas do casal trabalhem para manter o padrão de vida.

5.1 Relação Entre a Vida Profissional e Familiar


A manutenção das estruturas tradicionais da família, que repousavam sobre a
presença da mulher no lar, está se tornando impossível com a entrada das mulheres no
mercado de trabalho e a eliminação da divisão de trabalho que existia anteriormente. É o
mundo do trabalho e a sociedade como um todo que precisam se reorganizar em razão da
família que mudou.
As mulheres trabalham hoje tanto quanto os homens. Como é possível que
homens e mulheres continuem trabalhando tanto quanto trabalhavam antes? Se a vida dos
homens não mudou e a das mulheres mudou muito, quem está fazendo o que as mulheres
faziam antes?
Difícil é estabelecer um exemplo válido para os filhos. A mobilidade linear e
ascendente é uma história do passado. A vida de trabalho dos pais, nem sempre é um bom
exemplo para a constituição de uma família com boa comunicação e fortes vínculos afetivos.
Transposto para a vida familiar, o lema não há longo prazo, significa mudar, não se
comprometer e não se sacrificar. Em lugar dos valores de camaleão da nova economia, a
família deveria enfatizar, ao contrário, a obrigação formal, a confiança, o compromisso mútuo
e o senso de objetivo. Todas estas são virtudes de longo prazo.

Inovações tecnológicas e suas consequências


O Século XXI está se iniciando com grandes inovações tecnológicas e
agravamento do desemprego.
A história mostra que, até o final do século XX, novas necessidades emergem
com o aumento da produtividade, eliminando no longo prazo o desemprego que se observa
no início do processo de substituição de tecnologias, pois os excluídos no início do processo
acabam sendo reabsorvidos com a demanda de maior trabalho. A economia tende a se
estabilizar em novo patamar, quase sempre mais alto. Se não fosse assim, teríamos que dar
razão aos luditas, que no século XIX, destruíram as máquinas das empresas para obrigá-las
a contratar mais trabalhadores manuais.
Com todos os estudos e discussões sobre o trabalho e horas trabalhadas, é certo
que o trabalho pode ser um espaço privilegiado de realização pessoal, e se assim não fosse,
as mulheres não teriam lutado tanto para romper as fronteiras dos territórios domésticos e
ganhar o direito de realização profissional. O que se deseja é que o trabalho faça parte da
vida, sem ela submeter-se inteiramente a ele. A luta pela redução da jornada de trabalho,
bem conhecida de todos os movimentos sociais, supõe que o trabalho não seja o centro da
vida, nem fonte de identidade.
Desemprego e a flexibilização de contratação
O mundo passa por uma revolução no campo do trabalho. A proporção de
pessoas com vínculo empregatício diminui, enquanto aumenta a proporção dos que
trabalham em tempo parcial, por prazo determinado, por projeto, subcontratados ou sob
condições de teletrabalho: realizado em casa ou em ambientes de escritório denominados
plataformas de trabalho.
Os avanços tecnológicos têm ocorrido com velocidade meteórica, criando
demandas por talentos inexistentes e instigando a desigualdade social. As tecnologias
destroem e criam empregos. Ocorre que destruir empregos é rápido; criar é demorado. Por
isso, os efeitos diretos e imediatos das novas tecnologias são mais facilmente identificados.
Os indiretos e mediatos são de difícil registro, mas não podem ser desprezados. Quando as
regras legais e contratuais são flexíveis, as sociedades conseguem acomodar as pessoas
nas novas modalidades de trabalho. Quando as regras são rígidas, como ocorre no Brasil,
os ajustes são difíceis e o desemprego explode. Entre 1992 e 1996, o Brasil cresceu 18,3%
e, no entanto, o emprego formal reduziu em 0,21%.
Não há escolha entre introduzir novas tecnologias ou não. Com a globalização, as
instituições que não o fizerem estarão com os dias contados. Os avanços tecnológicos têm
causado reduções significativas nos preços, beneficiando toda a população. Não se sabe,
ainda, com precisão qual será o cenário no século XXI, nem se o desenvolvimento
tecnológico e o progresso social são mutuamente exclusivos. Porém, é certo que: as
inovações tecnológicas serão as grandes responsáveis por uma completa reformulação do
processo produtivo em escala planetária e, portanto, das formas de contratação no mercado
de trabalho. O progresso econômico foi sempre consequência da introdução de novas
tecnologias, do investimento em processos produtivos e do aumento da educação e da
qualificação do pessoal. (PASTORE, 1998)

Competição entre a família e o trabalho pelo uso do tempo


A vida pessoal e familiar e o trabalho competem por um fator escasso: o tempo da
cada pessoa. O tempo para si mesmo não é só um tempo de lazer, é, muitas vezes, o
momento da introspecção, de pensar na vida. Tempo de fazer projetos, de sonhar, de
caminhar sem testemunhas. Um tempo não é hipotecado.
Acrescente-se a isso a necessidade que se tem de uma educação permanente ao
longo de toda vida profissional, sob pena de ser transferido para o bloco dos excluídos, e se
visualiza um tipo de vida cuja qualidade está longe do que poderia ser se houvesse mais
equilíbrio nas escolhas.
Compensação aparentemente natural das violências do trabalho, o tempo fora
dele não traz para todos as vantagens que poderíamos esperar. Se levarmos em conta o
custo financeiro das atividades fora do trabalho (esporte, cultura, formação profissional),
poucos sãos os trabalhadores e trabalhadoras que podem organizar o lazer de acordo com
seus desejos e necessidades.
A insatisfação e o estresse dos trabalhadores
Neste início de século XXI, estamos assistindo uma enorme pressão das
instituições pela obtenção de resultados. Os profissionais de recursos humanos devem ter
como preocupação adicional a necessidade de ajudar os trabalhadores assoberbados a
superarem ou atenuarem suas atribulações. Isso contribuiria para o bem-estar das pessoas
e os resultados das instituições. Quem não está satisfeito não dá o melhor de si, não tem
comprometimento com a instituição, faz o necessário para manter o emprego, mas não se
esforça, não dá aquele algo mais tão necessário para vencer a competição. Isso pode ser
uma situação conjuntural em que o mercado mundial está recessivo, mas não há sinais de
mudança no horizonte.
Por que as instituições agem dessa forma? Na maioria dos casos, por uma
questão de sobrevivência no curto prazo, mas, na verdade, algumas não acordaram para a
situação. Aquelas que pautarem sua estratégia pela busca da vantagem competitiva por
meio dos recursos humanos vão colher os frutos no longo prazo.
No século passado, a situação das instituições era muito mais confortável: a
competição era local e menos intensa, havia grande demanda reprimida por bens e serviços,
as mudanças eram mais lentas. Quando a competição aumenta, o poder maior de barganha
passa para o cliente e a instituição passa a exigir mais do seu pessoal.
Neste contexto, pode-se verificar que um dos fatores que aumenta o estresse é a
falta de controle das pessoas sobre os possíveis riscos. Isto causa medo. Medo de não
conseguir realizar o que se espera. Medo dos riscos que não são controlados. Outro fator de
estresse é a exagerada pressão pelos resultados e o medo de não conseguir um
desempenho satisfatório, bom como a falta de controle sobre algumas variáveis importantes
para a obtenção dos resultados. Num ambiente altamente competitivo, os fatores fora do
controle da instituição podem ser grandes, causando um estresse acima do aceitável.
Para as pessoas, talvez o pior medo seja o medo do fracasso. Ele não é mais
uma situação normal dos mais pobres, mas atinge todas as camadas sociais. O fracasso é o
grande tabu moderno. Nem sempre o fracasso se caracteriza pela perda do emprego ou
pela falência pessoal, mas muitas vezes ele ocorre por meio de demoções, com perda de
status, congelamento da remuneração e perda de benefícios. O pior é enfrentar essa
situação diante da família. Com frequência, os best sellers dão receitas de como vencer na
vida. E, finalmente, existe ainda o medo de perder o controle de suas vidas.

5.2 Aplicando as Técnicas Para Administrar o Tempo

A disponibilidade de horas para colocar em prática o que devemos e o que


queremos fazer delimita que o tempo é finito, uma vez que só nos cabe um determinado
número de horas; por isso e para isso, quando administramos melhor o nosso dia, que tem
24 horas, nem mais nem menos, reduzimos a tensão e a frustração, nos tornamos mais
autoconfiantes e, em geral, nos sentimos melhor.
As pessoas são diferentes umas das outras. Cada um vive e trabalha de maneira
diferente e por isso alcança o sucesso através de caminhos distintos. Então, não há o jeito
certo e o jeito errado de administrar o tempo. O jeito certo é aquele que leva à obtenção dos
resultados desejados.
Portanto há muitas formas de mudar a maneira de agir e de encontrar os meios
para fazer as mesmas coisas com mais eficiência. Mas ser capaz de administrar o tempo
não é uma questão de aprender estratégias e técnicas e sim de aplicá-las na prática.
Antes de começar a organizar melhor o tempo, é preciso identificar a forma como
tem agido até o momento. Que escolhas tem feito, consciente ou inconscientemente? Qual
seu estilo organizacional?
De que maneira você usa seu tempo?
 Você mantém uma agenda diária?
 Você tira cópia de cada documento que assina?
 Em geral, confirma com antecedência seus compromissos?
 Você tenta retornar telefonemas dentro de 24 horas?
 Quando chega em casa, sempre coloca as chaves no mesmo lugar?
 Você costuma ter papel e caneta perto do telefone?
 Se você ficar doente amanhã existe alguém que possa assumir temporariamente suas
responsabilidades no trabalho?
 Você tem um arquivo para seus documentos particulares?
 Tem hábito de levar algo para quando tem hora marcada em algum consultório?
Se você tiver dado resposta sim para a maior parte das questões acima, melhor!
Segue mais uma lista:
 Você perdeu a data de vencimento de alguma conta nos últimos três meses?
 Você leva trabalho para casa mais de uma vez por semana?
 Existe alguma atividade em que você esteja envolvido que o deixe aborrecido?
 Você evita responder telefonemas quando não gosta do interlocutor ou quando o as-
sunto o faz sentir-se desconfortável?
 Pedaços de papel com números de telefone, endereços, anotações, etc. se acumulam
em sua mesa de trabalho ou superlotam seus bolsos?

Se você tiver dado resposta sim para a maior parte das questões acima, pode a
partir de agora identificar os fatores que o fazem perder tempo.
Então, avalie seu comportamento com honestidade e identifique as áreas de sua
vida que mais precisam de ajuda.
Apresentamos três pontos que podem servir de guia:
- examine a maneira com o tempo se apresenta para você e como você se sente
diante disso: ele é suficiente para você? é um fator de pressão ou um inimigo? é um recurso
que você utiliza para atingir seus objetivos?
- verifique como aplica o seu tempo: - tome nota de suas atividades e o tempo
que gastas em cada uma delas. Responda: que tarefas em seu trabalho ocupam a maior
parte do seu dia? Que compromissos pessoais exigem mais tempo? O que poderia ter sido
resolvido mais rapidamente?
- Avalie seu controle: faça uma lista de suas atividades usuais e atribua o valor de
1 a 5. Concentre-se nas atividades marcadas com 4 e tente aumentar esse poder ao
máximo. As atividades marcadas com 1 são aquelas que você não tem nenhum controle; as
marcadas com 5 você tem total controle. Àquelas marcadas com 4 você tem domínio quase
completo. Em seguida passe para as atividade que foram classificadas como 3.
“Cada um de nós tem uma perspectiva pessoal do tempo, mas a maioria das
pessoas não se dá conta de que possui sentimento a respeito dele. Muitas não têm noção
de como seu tempo é gasto.” (MANCINI, 2007, p. 10)
Administrar o tempo consiste em uma série de escolhas e requer a determinação
de prioridades. Quando se faz isso, aceita-se o fato de que o tempo naturalmente impõe
limites a essas escolhas. A sensatez é necessária. Sugestão: Elimine os comportamentos
obsessivo-compulsivos enquanto eles ainda são simples, empregando a técnica dos quatro
Rs:
Reconheça que este comportamento produz mais tensão do que resultados.
Raciocine que abandoná-lo vai ser fazer bem. Resolva desistir desse hábito. Reveja seu
comportamento, adotando uma atitude menos estressante, mas igualmente eficaz.
Seja sensato: Aceite o fato de que nem sempre é inteligente tentar descobrir a
solução mais eficiente. Não fique obcecado com isso; algumas vezes é melhor escolher a
solução que é apenas muito boa.
Tenha cuidado com o que os psicólogos chamam de comportamento tipo A: as
pessoas classificadas como tipo A organizam agenda pouco racionais, estabelecendo alvos
impossíveis ou inapropriados e executam tarefas demais em tempo de menos. Não se deixe
seduzir por este padrão.
Vídeo Síndrome de Burtnout
https://www.youtube.com/watch?v=lV1HFvx3ByU

Uma das mais comuns, e mais nocivas, faces do comportamento obsessivo – que
pode de fato interferir na eficiência e na produtividade - é o perfeccionismo. A ilusão de que
podem fazer tudo de maneira perfeita impede que algumas pessoas consigam fazer
qualquer coisa de forma suficientemente boa. (MANCINI, 2007)
Inclua a diversão em sua programação
https://www.youtube.com/watch?v=SOw-xk1rHLs
Isso também acontece na vida profissional. A produtividade não é meramente
uma questão de trabalho e tempo – envolve um compromisso psicológico. Somos mais
produtivos quando gostamos do que fazemos, quando temos confiança de que estamos
fazendo bem, quando podemos aproveitar as oportunidades e quando não somos distraídos
pelo sentimento de que deveríamos estar fazendo outra coisa.
É importante gostar do trabalho e se sentir motivado por ele. É claro que não é
possível adorar todas as tarefas, mas podemos aumentar a satisfação que sentimos em
realizá-las. Esse ponto é especialmente importante para os gestores, porque lideram pelo
exemplo. Se você demonstra prazer em fazer seu trabalho, é mais fácil para os integrantes
da sua equipe sentirem-se bem com aquilo que eles próprios estão fazendo. Da mesma
forma, se você parece exausto, irá solapar a motivação daqueles que o rodeiam.
Frequentemente nos sentimos assoberbados por fatores que se encontram
totalmente fora do nosso controle – e essa é a causa mais comum do estresse. Desse
modo, quando aprendemos a organizar melhor aquilo que conseguimos controlar,
diminuímos esse desconforto.
Neutralize os efeitos do estresse desenvolvendo um estilo de vida mais saudável.
Seguem três sugestões:
 Planeje a forma de aproveitar a vida: Faça uma lista das atividades de que você gos-
ta. Se não se dedicou há pelo menos duas delas durante o último mês, ajuste o seu tempo
de modo que você possa se divertir mais;
 Lute contra o estresse: gerencie melhor o que está sob seu controle. Reduza a pres-
são de ter de se dedicar a muitas atividades ao mesmo tempo;
 Minimize a tensão: Torne-se mais resistente a ela. Desenvolva atitudes saudáveis
para reduzir seus efeitos.
Para Mancini (2007) ao invés de prejudicar a criatividade e diminuir o prazer, a
administração correta do tempo pode, de fato, criar oportunidades para melhor aproveitá-los.
UNIDADE 6

6 PLANEJAMENTO DO TEMPO E QUALIDADE DE VIDA


Vídeo - tempo e qualidade de vida – Antonio Pedreira
https://www.youtube.com/watch?v=AmEAHV_jhlo

O tempo representa a dimensão essencial da nossa vida. O tempo vem sendo


estudado desde a antiguidade grega, quando foi classificado em dois tipos: Cronos e Kairós.
Cronos corresponde ao tempo objetivo, que é o fluxo de ocorrência de eventos
sucessivos, por exemplo: a rotação e translação do planeta Terra. O movimento de rotação é
regular, em torno do seu próprio eixo, e nos dá a sensação do passar do dia e da noite, em
resposta a esta realidade física, ajustamos o funcionamento de nosso corpo e mente a este
fluxo inexorável. Para isto criamos alguns indicadores de tempo que orientam o cotidiano: as
horas, os minutos e os segundos.
A translação que a nossa terra faz em torno do sol, modula a dinâmica da
natureza, define as estações: verão, outono, inverno, primavera, nas quais precisamos nos
adaptar para ter uma vida mais saudável e longeva. Para lidar com as mudanças de longa
duração, criamos outros indicadores de tempo: o ano, os meses e os dias.
Kairós refere-se ao tempo em conotação subjetiva. Há situações que nos fazem
sentir que o tempo não passa, já tem outras que nos dão a impressão de que o tempo voa,
não temos tempo para nada. Neste caso vivemos o tempo emocional, sentindo maior ou
menor tranquilidade diante do ritmo de seu fluxo e da quantidade de tarefas e
responsabilidades que assumimos por intervalo de tempo. Há situações em que temos a
sensação de que sobra tempo e podemos nos sentir enfadados, entediados com a falta do
que fazer para preenchê-lo. Existem outras situações opostas, ficamos ansiosos,
angustiados, hipertensos, estressados por não termos como fazer tantas coisas ao mesmo
tempo. (MATTOS, 2014)
Sabemos que, desde a criação do mundo, sempre houve a divisão do tempo: os
segundos, os minutos, as horas, os dias, os meses, os anos e os séculos. Assim, também
sempre existiu o livre arbítrio, para que cada pessoa utilize seu tempo de acordo com suas
necessidades e suas prioridades.
Estudaram o tempo e determinaram que houvesse o tempo de meta e o tempo de
relógio, o passado remoto e o passado presente, o presente, o aqui e agora e o futuro.
Pensaram também que, no passado de todo mundo, existiram fatos positivos e negativos e
que o tempo mais importante da vida de todos os seres humanos é o aqui e agora.
O tempo de relógio representa quantas unidades de tempo necessitamos para
realizarmos uma tarefa, enquanto o de meta indica quantas tarefas poderemos realizar em x
unidade de tempo. Podemos pensar também que tudo que já passou, passou... Nada mais
poderemos fazer para mudar, o que nos resta é trabalharmos para construirmos um futuro
diferente. (ARAÚJO, 2014)

6.1 Estruturação do Tempo, Gestão do Tempo e a Busca da Qualidade de Vida

Todos os seres humanos necessitam ter o seu tempo relativamente estruturado,


saber o que vai fazer, quando vai fazer, onde e com quem e, ainda, saber os resultados que
serão obtidos com o que faz, que é uma necessidade psicológica de muito valor. A falta
desta estrutura, geralmente, faz sentir-se por uma sensação de vazio, quase sempre
acompanhada de ansiedade. (ARAÚJO, 2014)
Eric Berne fez referencia à imperiosa necessidade que temos de estruturar nosso
tempo, baseada em sete impulsos que ele classificou como fomes: Fome de estímulo ou
sensação, tanto física quanto humana. Por isso buscamos eventos que nos mobilizam e
produzam uma cota maior de adrenalina, com os quais nos sentimos estimulados e vivos,
tais como a prática de esportes, corridas, lutas, brigas, viagens, encontros, parque de
diversões etc. Segundo Berne, temos:
- fome de estímulos: inclui todos os tipos de estímulos dirigidos aos órgãos dos sentidos,
estímulos físicos - carícias7 - odores, sons, luzes, sabores, com os quais nos sentimos bem e
funcionamos com mais amplitude, ficamos mais estimulados e nosso poder criativo mais
intenso.
- fome de reconhecimento: o ser humano necessita de ser reconhecido por outro ser
humano, em especial pelos indivíduos que pertencem ao mesmo grupo, em alguns casos
até mesmo por outro animal, em suas qualidades, sua inteligência, seu potencial, sua
essência. Para isso, estrutura seu tempo nas relações, com objetivos claros de manter um
padrão, onde a lei do equilíbrio - dar e receber ou reciprocidade - se processe, e as trocas
sejam uma realidade na qual podemos dar, com a certeza que podemos receber. Se assim
7 Carícias são estímulos intencionais dirigidos de um ser vivo para outro ser vivo,
gerando uma comunicação acompanhada de um componente emocional. É uma
necessidade básica e vital para qualquer ser vivo. É um estímulo que pode ser verbal
ou físico. Podemos dizer que o alimento está para o corpo assim como as Carícias
estão para o psiquismo. A Carícia, portanto é uma necessidade básica e vital para o ser
humano. (ARAÚJO, 2014)
não for, infelizmente, estamos possibilitando o desenvolvimento da solidão;
- fome de estrutura ou estruturação do tempo: como referido anteriormente, é uma
necessidade que evita a incerteza, a insegurança a respeito das atividades, quanto ao
tempo e ao que fazer... Além de assegurar a recompensa dos estímulos correspondentes.
- fome de posição existencial: esta fome nos dá a consciência que estamos correspondendo
às expectativas de todos do grupo a que pertencemos;
- fome de incidentes: como o ser humano não suporta a monotonia, necessita de momentos
de excitação, com a qual mobiliza a produção de hormônios, como as catecolaminas. Por
isso, cria situações que gerem algum nível de estresse e, assim, busca nos incidentes
-acidentes, velocidades, esportes perigosos, brigas - a satisfação destas necessidades;
- fome de sexo: a satisfação dessa fome é mais complexa, pois além de diminuir a
expectativa e a tensão desenvolvida pela espera, o benefício das Carícias Físicas com a
estimulação de todas as áreas do corpo promove um estado de relaxamento, que pode
culminar com o orgasmo, a mais nobre e elevada experiência humana (ARAÚJO, 2014);
- fome de liderança: todos nós, em algum momento da vida, necessitamos de alguém que
possa nos conduzir e mostrar o caminho que estamos buscando. Ser liderado em alguma
situação é uma necessidade humana. Ser orientado em alguma necessidade e ter apoio
para o cumprimento de alguma tarefa é por demais importante.
É curioso e grandioso o poder de Berne, ao classificar estas atitudes de Fomes
haja vista que esta é uma das principais motivações para todos os animais buscarem no
universo seu sustento. Assim ficam plenos, satisfeitos e potentes para subir, com plenitude,
as montanhas da vida. Satisfazer nossas fomes é uma questão de inteligência e criatividade.
Outra grande contribuição de Berne consiste na estruturação do tempo social.
Todos temos as mesmas unidades de tempo; ninguém tem mais de 24 horas e ninguém tem
menos de 24 horas. Cada um faz com o seu tempo o que está relacionado com a realidade
interna, e pelas formas de relacionamento que estabelecemos com o mundo e com as
pessoas à nossa volta.
Berne distinguiu seis maneiras de estruturação do tempo social, identificadas
como isolamento, atividades, jogos psicológicos, rituais, passatempo e intimidade.
Isolamento, encontramos pessoas que se utilizam desta maneira de estruturar o
seu tempo por terem dificuldade de manter relacionamento social.
O isolamento é a forma que usamos para evitar a ansiedade que o tempo vazio
pode provocar, nos afastando física ou mentalmente das outras pessoas, nos isolamos para
ruminar questões não resolvidas, cozinhar ressentimentos, curtir viagens imaginárias, sonho
e ilusões.

Quando em situação sociais, as pessoas são reservadas, se envolvem pouco,


ficam reverberando em seus pensamentos ou diálogos internos e trocam poucos estímulos.
E o que estamos observando neste momento é a tecnologia potencializando este
afastamento entre as pessoas. Frequentemente vemos aparelho celular, tablet, computador,
Ipod, entre outros, que estão competindo com o relacionamento humano, inclusive – e pior –
entre membros de uma mesma família, o que torna os relacionamentos cada vez mais
pobres de calor humano. O uso destes aparelhos antecedendo a hora de dormir, além de
prejudicar o relacionamento das pessoas, dificulta o relaxamento cerebral interferindo
sobremaneira o conciliar do sono.
Casos amenos de isolamento ocorrem quando estamos ouvindo alguém e
pensando em outra situação, ou então fazendo alguma tarefa fisicamente, mas,
psicologicamente, estamos ligados em outro contexto Assim, a característica deste modo de
programar o tempo é que não fazemos nada, enquanto estamos isolados. As manifestações
psicopatológicas do isolamento são a depressão e a síndrome do pânico (MATTOS, 2014).
Contudo, o isolamento pode ser utilizado como uma forma positiva de viver algum
tempo na vida, refletindo acerca de uma situação que precisamos definir, meditando,
contemplando alguém ou a natureza e, principalmente quando estamos projetando, criando,
reciclando algum conhecimento para uma apresentação, uma aula ou uma palestra.
Vale observar que quando estamos sozinhos, meditando, estudando algum
assunto, ou elaborando algum parecer ou relatório, ou compondo uma música, estamos em
atividade e não em isolamento.

Quando estamos executando uma tarefa por mais de duas horas, estudando ou
concentrado em alguma situação, é salutar passar alguns minutos em isolamento,
descansando e refazendo as energias.
Rituais, esta forma de estruturar o tempo esta relacionada com a cultura de seus
participantes, uma vez que são empregadas frases, atitudes, devaneios, padrões,
estereotipias, e suas pautas sociais são transmitidas de geração em geração. As saudações,
os elogios, as confraternizações, cerimônias religiosas e os encontros diplomáticos fazem
parte desta classificação. São desenvolvidas por meio de transações simples e
complementares.
Os rituais são um modo rotineiro, repetitivo e condicionado de nos comportar em
relação a outras pessoas. Constitui hábitos sociais que mantemos e usamos para nos
apresentar ao outro, sem ser necessário nos revelar como pessoas. Os rituais são usados
nos ambientes de trabalho, em casa, nos salões, na rua. São exemplos de rituais os
cumprimentos: bom dia, boa tarde, como vai? entre outras frase que usamos como um tipo
de cartão de visitas.
Com o uso dos rituais ganhamos tempo. Imagine se tivéssemos que pensar o que
iríamos fazer após acordar... No entanto, ao levantar, já estamos programados para fazer o
que temos que fazer e, assim, quando percebemos, já fizemos muitas coisas sem nos dar
conta - escovamos os dentes, tomamos banho, vestimos a roupa e já estamos na mesa
tomando café. Logo estamos no tráfego chegando ao trabalho.
Quando encontramos alguém ou atendemos ao telefone, tudo é feito de forma
automática - ritualística. Assim, quanto mais amigos nós temos, e com quanto mais pessoas
trocamos rituais, mais carregados de alegria, amor e afeto poderemos ficar.
Passatempo é uma forma de atividade com a qual simplesmente trocamos ideias
a respeito de alguma coisa, uma conversa, um bate-papo sem comprometimento de resolver
qualquer dificuldade. É uma conversa que não dá em nada, mas é necessária. O
Passatempo constitui uma transação simples e complementar que se processa entre duas
ou mais pessoas. O passatempo é o modo de estarmos juntos sem nos arriscar a uma
relação de intimidade. Criamos um tema, um assunto comum, que se interpõe entre as
pessoas, estabelecendo uma relação nem tão superficial como o ritual e nem tão profunda
como a intimidade. Exemplos de passatempo: bate papo que mantemos com os colegas, na
hora do cafezinho, nos coredores, nas salas de estar e nos bares. O assunto precisa ser de
interesse comum dos participantes, do contrário o passatempo se esgota. O elemento
comunicacional do passatempo é a conversa.
Vale salientar que os momentos de descontração, que incluem jogos de cartas,
damas, dominó, xadrez, não estão classificados como passatempos, não raro, estes
estímulos se desenrolam como jogos psicológicos, o que não é nada agradável.
Atividade, esta categoria abrange tudo que fazemos no nosso dia. Então, a
atividade é a estratégia que usamos para fazer algo com objetivo deliberado. É uma forma
de estrutura do tempo que nos gera uma satisfação pelo que estamos fazendo, pode ser
expressa de vários modos, quando executamos um trabalho profissional, uma tarefa,
estudamos, praticamos algum esporte, dançamos, pintamos um quadro, cantamos, jogamos
cartas, arrumamos a casa o quarto, enfim quando fazemos alguma operação usando algum
utensílio ou nosso próprio corpo, assistimos a um programa de televisão, vamos a um teatro,
um cinema etc. algumas atividades são realizadas em isolamento, enquanto outras, com
pessoas.
Nesta estruturação do tempo, as carícias são positivas condicionais, pois estão
correlacionadas com os resultados obtidos pela realização da atividade desenvolvida. Por
outro lado, podem ser negativas, quando ocorrem erros no desempenho da tarefa ou
trabalha-se até um ponto de exaustão física ou mental.
Deste grupo fazem parte aquelas pessoas que são viciadas em trabalho
compulsivo, com o que pode evitar estar em contato consigo mesmo e até com outras
pessoas.
Assista ao vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=MrR04Fnm3BQ

Outro fator de grande nível prejudicial de carícias negativas é o desenvolvimento


de atividade que leve a níveis elevados de estresse por muito tempo, o que irá promover o
desencadeamento de patologias de toda ordem.
Jogos psicológicos, estes jogos são todas as atitudes desenvolvidas por todas as
pessoas, em algum momento da vida, nas relações. São mensagens psicológicas trocadas
entre duas ou mais pessoas, com a utilização das transações ulteriores. São estímulos
passados de forma subliminar, sutil.
Não há forma positiva desse jogo; todos chegam a um desfecho desagradável.
Existem jogos psicológicos em todas as áreas – nas áreas da sexualidade, na área familiar,
na área social e na área profissional.
Intimidade, a forma mais produtiva e saudável de estruturarmos o tempo é com
intimidade. A intimidade é aquele momento que estamos em relação íntima com uma ou
mais pessoas, em que há uma sintonia, trocamos carícias verbais e físicas, nos tocamos,
vibramos numa frequência afetiva e alegre. Infelizmente, não entramos em intimidade com
todas as pessoas e são poucos os momentos nos quais desfrutamos da intimidade. Com
muita frequência fugimos desta possibilidade, da força e da importância da Intimidade, e
passamos para as outras formas de estruturação do tempo como rituais, atividades e jogos,
falar de outras coisas, fazer algo, atender celular, responder mensagens, instigar e
desenvolver uma discussão, podendo até brigar.
A intimidade é a estratégia que usamos para nos revelar ou para acolher o outro,
naquele tempo que dispomos para passar juntos. Se na atividade temos que fazer alguma
coisa para não ficarmos parados, na intimidade enfrentamos o desafio ou desfrutamos da
oportunidade de ser alguém junto com outra pessoa. O próprio relacionamento interpessoal
é a essência da intimidade. Nós precisamos estar juntos para sentirmos a energia que
emana do encontro humano. As amizades e as relações amorosas são expressões típicas
da intimidade. O elemento comunicacional da intimidade é o diálogo.
A intimidade intensa, com trocas afetivas de alto valor energético e vínculo
profundo, possibilita o desenvolvimento de mecanismos emotivos, com respostas
neurofisiológicas muito intensas, facilitando a produção de endorfinas e similares. Leva-nos
a experimentar sensação elevada de autoestima, desejo de viver, interesse por valores
superiores aos materiais, sensação de paz, alegria, relaxamento e uma profunda sensação
de bem-estar.
Acreditamos que as pessoas que têm um alto padrão de intimidade, por estarem
mobilizando com mais constância esse potencial energético e hormonal, estão propensas a
um nível de imunidade elevado, o que lhes possibilita maior nível de saúde física, mental,
emocional e espiritual.
Já foi descoberto que nós não conseguimos viver um tempo não estruturado, isto
é, um tempo vazio. Nós somos, biológica e culturamente, obrigados a preenchê-lo, do
contrário a ansiedade alcançaria níveis insuportáveis para a nossa saúde. Então,
aprendemos a lidar com o tempo usando as cinco tipos de estratégias de programação do
tempo: a atividade, o ritual, a intimidade, o passatempo e o isolamento, das quais não nos
damos conta, pois já se tornaram automáticas em nossas vidas.
As estratégias citadas, que usamos para lidar com o tempo se manifestam nos
papéis que vivemos: o de casal, o familiar, o profissional, o social e o político.
O papel casal representa a relação afetivo-sexual que mantemos com outra
pessoa. É importante lembrar que este papel, entretanto, não se confunde com o familiar.
O papel familiar abrange as relações que estabelecemos com os filhos, os pais,
os irmãos, os tios, os primos etc.
O papel profissional manifesta-se no ambiente laboral, mas já começa a ser
desenvolvido no ambiente escolar.
O papel social refere-se às relações que mantemos com colegas e amigos, quer
sejam de nosso convívio profissional, escolar ou pessoal.
O papel político é uma expressão especial do papel social, porém se refere às
nossas relações de cuidar, proteger e defender o ambiente onde trabalhamos e vivemos.
Isto é, constitui o que denominamos de comportamento de cidadania.
É comum, na vida urbana e organizacional dedicarmos muito tempo
desempenhando papéis profissionais e deixando de lado nossas relações conjugais,
familiares, sociais e políticas, além de descuidarmos de nosso corpo, de nossa mente e de
nossa espiritualidade. E neste caso o resultado será uma vida desequilibrada, desarmônica
e fragmentada.
Portanto, diante deste fenômeno incontrolável que é o tempo, uma vez que não
gerenciamos o tempo, só nos resta gerenciar as responsabilidades, as tarefas, as operações
que tentamos encaixar no fluxo do tempo. Isto é o que chamamos de gerenciar o tempo,
uma licença poética que usamos talvez porque não queiramos admitir que precisamos, na
realidade, é gerenciar a nós mesmos, isto é, o que fazemos e como fazemos as coisas no
tempo.
Uma pessoa dispõe de elevada qualidade de vida quando consegue dedicar-se
de modo adequado, a esses papéis, sem realçar demais um em detrimento do outro.
“A construção da qualidade de vida deve abranger todos os fatores, as estratégias
que usamos para programar o tempo, nas diversas relações e situações que vivemos em
nossos cinco papéis vitais.” (MATTOS, 2014)
A qualidade de vida, portanto, será o resultado do que fazemos e do modo como
vivemos os nossos papéis vitais.

6.2 A Complexidade do Sucesso

O sucesso depende de muitas variáveis e é julgado conforme os valores de cada


pessoa. O sucesso envolve bem mais que corrida até uma linha de chegada. Há quatro
componentes indispensáveis a um sucesso duradouro: felicidade (sentimento de
contentamento e satisfação com a vida); êxito (realizações que se comparam
favoravelmente com os objetivos similares de pessoas em condições semelhantes);
significado (o sentimento de que você obteve um impacto positivo nas pessoas com as quais
se preocupa); legado (um modo de estabelecer seus valores e realizações de modo a ajudar
os outros a encontrar sucesso no futuro). (NASH; STENVENSON apud LACOMBE, 2005)
Os que se preocupam apenas com uma das dimensões do sucesso acabam, na
maioria das vezes, não o obtendo. Os que conseguiram ser bem-sucedidos compreenderam
o paradoxo que se encontra no fundo dessa questão: para obter êxito nos vários
componentes que constituem nossa medida de satisfação na vida é preciso reconhecer que,
às vezes, deve-se saber sacrificar um deles em benefício do conjunto.
Quando determinadas pessoas são reunidas numa equipe para se obter
vantagem dos seus conhecimentos coletivos, inevitavelmente, reúnem-se com essas
pessoas seus preconceitos, suas paixões, erros de opinião, interesses locais e pontos de
vista. Será possível obter produção perfeita de tal equipe?
Os administradores devem ser mais orientados para os aspectos psicológicos do
que foram no passado: devem conhecer seu pessoal, suas prioridades, suas motivações,
necessidades e aspirações da mesma forma que compreendem os demonstrativos
financeiros.

6.2.1 Processo civilizatório e felicidade das pessoas


O ponto crucial do processo civilizatório e do processo produtivo: qual é sua
relação com a felicidade humana? Os benefícios da civilização são tangíveis e passíveis de
mensuração.
Um conjunto expressivo de indicadores biomédicos, sociais e econômicos atesta
os ganhos de saúde, escolarização, acesso a bens de consumo e tantos outros feitos
derivados do progresso científico e do aumento da produtividade. Mas quais têm sido os
efeitos de todas essas brilhantes conquistas no tocante à felicidade, ou seja, tendo em vista
a nossa satisfação de viver e o grau de realização que esperamos e alcançamos em nossas
vidas? Até que ponto a civilização moderna tem promovido ou dificultado a busca da
felicidade? O que vem revelando o programa de pesquisa empírica sobre as relações entre
indicadores objetivos e subjetivos de bem-estar? Existiriam custos embutidos no progresso
civilizatório?
O grande divisor de águas no tocante à evolução da noção de progresso
civilizatório e do seu impacto sobre a felicidade humana foi o iluminismo europeu do século
XVIII – a era da razão baseada na fé sobre o poder da própria razão. Há pouca margem
para dúvida de que os avanços no campo da ciência, da tecnologia e da produtividade
trouxeram enormes benefícios na vida prática em termos de saúde, conforto, renda e
condições de trabalho.
Eduardo Giannetti da Fonseca (2002) concluiu que o contrário de felicidade não é
infelicidade, mas ausência de felicidade, e o contrário de infelicidade não é felicidade. Mas
podemos fazer uma analogia entre essa afirmação e os estudos de satisfação e insatisfação
no trabalho, conforme definidos por F. Herzger nos quais ele conclui que o contrário de
satisfação no trabalho não é insatisfação no trabalho, mas a ausência de satisfação no
trabalho e o contrario de insatisfação no trabalho é a ausência de insatisfação no trabalho e
não satisfação no trabalho. As pessoas podem não ter motivo para se considerarem
infelizes, mas levar uma vida insossa, sem grandes prazeres e motivações, não produz a
felicidade. Seu estado de espírito determinará se ela é infeliz ou se apenas não é feliz. Do
mesmo modo, ela pode ter uma vida de aventuras e felicidades, mas com grandes
percalços, que a fazem se considerar ao mesmo tempo feliz e infeliz.
Não se pretende esgotar o tema, aliás, inesgotável, mas apenas lançar uma
semente para reflexões.
“Se quisermos ser felizes, poderemos sê-lo, mas se quisermos ser mais felizes do
que uma outra pessoa, será impossível, porque sempre acreditamos que as pessoas são
mais felizes do que realmente o são.” (Barão de Montesquieu)
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SUGESTÃO DE LEITURAS E VÍDEOS

Teste
- http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/193/noticias/controle-os-ponteiros

- A arte de esquecer, Iván Izquierdo; Lia R. M. Bevilaqua; Martín Cammarota


http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0103-40142006000300024
(Entrevista)
http://www.cerebromente.org.br/n04/opiniao/izquierdo.htm

- A Ciência da Informação, Memória e Esquecimento


http://www.dgz.org.br/dez08/Art_02.htm

- http://exame.abril.com.br/topicos/administracao-do-tempo

- Como lutar contra o hábito primitivo de procrastinar ... - Exame

Vídeos

- Lúcia Helena Galvão (Administração do tempo).


Parte 1 (7'00”)
https://www.youtube.com/watch?v=BLE574yZql8
Parte 2 (57'21”)
https://www.youtube.com/watch?v=1RSEn1Bg8x8
Parte 3 (7'24”)
https://www.youtube.com/watch?v=xiAcY_z3TWw

- Cortella (viver apressadamente)


https://www.youtube.com/watch?v=fNxWPBwJCHQ

- Vídeo – Mario Persona


Tempo - Como voce gasta o que tem? Administracao do tempo
https://www.youtube.com/watch?v=ETfGHKtA4-Q
- Christian Barbosa (Tempo e qualidade de vida)
https://www.youtube.com/watch?v=dT7hkt--PO0

Muito interessante! (procrastinação?)


- Viciado em trabalho
https://www.youtube.com/watch?v=hwgSU3cuPBc