TI0005_M2AA1L1_Ejecutivos
Versión: Septiembre 2012
Revisor: José Miguel Campos

 Sistemas de información para ejecutivos (EIS) 
 
por Ma. de la Luz Mendoza Uribe
 

Los sistemas de información para ejecutivos, como su nombre lo indica, están orientados a apoyar el
proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos que hay en una organización. Como mencionan
Cohen y Asín (2005, p. 232), “el objetivo fundamental de este tipo de sistemas es permitir el monitoreo
y seguimiento por parte del ejecutivo de los factores críticos del éxito del negocio”. Define como
factores críticos de éxito al “conjunto de variables de una organización que es necesario monitorear y
dar seguimiento para asegurar el éxito de la empresa”. Rockart (1998, citado por Cohen y Asín, 2005,
p. 232).

Cohen y Asín definen un “sistema de información para

ejecutivos como un sistema computacional que provee al
ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al
negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos
de éxito” (p. 233.).
Se puede decir que la función principal de los EIS es brindar
la información actualizada sobre cómo se encuentra la
organización en este momento, esa información es base
para la toma de decisiones del Ejecutivo.

Imaginemos la siguiente situación, Fernando es el Gerente de un reconocido supermercado, debido que

se encuentra casi a final del mes, debe revisar detalladamente ¿cuáles son los productos que más se
han vendido en el mes?, ¿cuánto producto tienen en bodega?; además requiere una gráfica sobre los
productos más vendidos y menos vendidos de los últimos 6 meses.

La idea es que Fernando tome decisiones importantes acerca de la cantidad de producto a pedir, de los
productos perecederos, los productos que se han caducado, etc.

 
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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
 
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Para poder realizar todas las consultas sobre la información actual de la empresa, lo que hace
Fernando es ingresar al sistema de información, ahora es importante mencionar que el sistema que
maneja Fernando no es el mismo que manejan los encargados de almacén o los cajeros, ello se debe a
que Fernando requiere de un sistema de información para ejecutivos que le permita analizar, consultar
y graficar la información de la empresa, ello con la finalidad de tomar decisiones que sean pertinentes.

Este punto es prioritario, ya que si Fernando toma una mala decisión en cuanto a la administración de
la empresa, en este caso la adquisición de productos, esta mala decisión puede dar como resultado la
perdida de miles o millones de pesos; lo cual no puede ser concebido, ni siquiera de manera imaginaria.

De ahí radica que los ejecutivos tengan sistemas que les permitan realizar el análisis de información
actualizada, que le permita la mejor toma de decisiones.

Considerando el caso de Fernando, un EIS, debe cumplir o tener algunas características básicas que le
permitan funcionar de manera pertinente, ente estas características se encuentran las mostradas en la
Figura 1.

Entre las características principales de los EIS, se encuentran:

Figura 1. Características de los EIS. Cohen y Asín (2005, p.233).

 
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Factores de éxito

Además de las características principales es relevante considerar que para que un EIS sea exitoso es
recomendable que en su desarrollo se consideren factores como “Que se vea bien, Que sea relevante,
Que sea rápido y Que la información esté disponible y actualizada” (Cohen y Asín, 2005, p. 234), en la
tabla 1 puedes ver la descripción de cada uno de estos factores.

Factor Descripción
Verse bien. La interface del sistema debe ser amigable y fácil de
utilizar, así mismo se debe contar con una alta
resolución gráfica.

Ser relevante. La información y la extracción de información de las

bases de datos debe ser relevante para las necesidades
del sistema.
Ser rápido. Un punto relevante es que el sistema no se tarde mucho
tiempo en procesar y mostrar la información, ya sea
como reporte, gráfico, etc.

Tener información El sistema manejará información que se encuentran en

disponible y los sistemas transaccionales, por ello los datos y bases
actualizada. de datos deben estar disponibles siempre que lo
requiera el ejecutivo; además la misma debe estar
actualizada, es decir debe estar al día.

Tabla 1. Factores críticos de éxito.

Desarrollo de un EIS

El desarrollar un EIS, no es sencillo, requiere de un alto grado de análisis y abstracción, por parte del
analista de sistemas, ello es porque no deben existir errores, la información que maneja el sistema es
confidencial y prioritaria para la organización, por ello también debe ser seguro.Para desarrollar un EIS,
se debe seguir un proceso importante, cada EIS tendrá aspectos que lo harán único en su categoría y
entorno del trabajo. Cabe mencionar que el desarrollo de estos sistemas implica un arduo trabajo
además es necesario considerar que la forma que se desarrollan estos sistemas, es única.

Para desarrollar un EIS, se debe seguir un proceso importante, cada EIS tendrá aspectos que lo harán
único en su categoría y entorno del trabajo. Cabe mencionar que el desarrollo de estos sistemas implica
un arduo trabajo además es necesario considerar que la forma que se desarrollan estos sistemas, es
única.

 
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Según Cohen y Asín (2005, p. 235), existen una metodología que es utilizada para el desarrollo de
sistemas; además menciona que los pasos a seguir en la misma son:
1. “Identificación de las alternativas para el desarrollo del sistema.
2. Creación de la propuesta.
3. Determinación de las necesidades del ejecutivo.
4. Creación del sistema y presentación de un prototipo”.

A continuación se muestra una breve explicación de la metodología:

 
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Implementación de un EIS

  Figura 2. Metdología para el desarrollo de sistemas EIS. Cohen y Asín (2005, p. 237)
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La fase de implementación de un sistema conlleva el considerar factores que van desde el compromiso
de los ejecutivos con los desarrolladores, hasta contar con la tecnología de información que permitirá el
uso del sistema, como equipos de cómputo y la integración de redes, entre los factores más
importantes se encuentran los que mencionan Cohen y Asín (2005, p.238), entre ellos se encuentran
los siguientes:

Compromiso con el proyecto. En este punto es relevante que el ejecutivo se comprometa

completamente con el proyecto de desarrollo del EIS, ello es porque gran parte del sistema se realizará
de acuerdo a sus necesidades y a las labores que realiza; además es necesario que el ejecutivo
conozca los límites del sistema, es decir todo lo que se puede y no se puede realizar.

Socio operativo. Es la persona encargada del vínculo entre el ejecutivo y el sistema de

información, en su fase de implementación; esta persona es de confianza y mantendrá una relación
estrecha con el ejecutivo, a quién asesorará y preguntará detalles que son relevantes para el sistema.

Departamento de informática. El equipo que labora y forma parte del departamento de sistemas,
es esencial para el desarrollo e implementación del sistema de información ejecutivo, son las personas
que tendrán una relación directa con el proyecto; además de ser los responsables de entregar un
software de calidad y que cubra las necesidades de los ejecutivos de la organización; así mismo
tendrán la responsabilidad, de la adquisición y mantenimiento tanto del equipo computacional, como de
los sistemas de información y redes.

Tecnología. Un EIS, no puede funcionar solo, requiere de la tecnología de hardware, redes y

software que permita el uso óptimo del sistema. En este punto es importante realizar una evaluación de
los requerimientos técnicos del proyecto, se revisa y propone el equipo tecnológico requerido, así como
los proveedores y costos de adquisición.

Datos. En todo sistema es indispensable el tener un lugar en donde se guarda y administra la

información, ello se da a través de bases de datos que se encuentran debidamente estructuradas,
analizadas y modeladas. La información que se encuentra aquí es con la el ejecutivo interactúa a través
del sistema de información.

Relación de los objetivos del negocio. Cuando se desarrolla un sistema de información es

importante no perder de vista los objetivos, metas y visión de negocios, el sistema debe estar
estratégicamente alineado a las necesidades de la organización por ello debe tener la capacidad de la
resolución adecuada de problemas que estén directamente relacionados con los resultados de la
organización.

Resistencia al cambio. El desarrollo e implementación de tecnologías de información es un factor

detonante para que la mayoría de las
personas se resistan a cambiar sus estructuras y optimizar su forma de
trabajo, por lo que este punto es muy delicado. Se debe realizar una evaluación del nivel de cultura
computacional que existe en la empresa, pues de esta forma se crearán estrategias que manejen la
resistencia al cambio.

 
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Evolución y expansión del sistema. Al momento de implementar el EIS, es necesario considerar

que cuando la implementación es exitosa, desde ese momento se debe considerar que además de
cubrir las necesidades actuales, surgirán nuevas necesidades, por ello el sistema tendrá una evolución
y expansión dentro de las personas de la organización, por ello se debe planear la revisión, evaluación,
mejoramiento y expansión del sistema.

Impacto en la organización

¿Cuál consideras sería el mayor impacto de la implementación de un EIS en la organización?.

Retomemos el caso de Fernando, si no contará con un sistema de información para ejecutivos, ¿cómo
realizaría su trabajo?, tendría que trabajar con programas como Excel para el análisis y abstracción de
información, además debería hacerse un experto en el uso del programa, para de esta manera poder
filtrar, seleccionar y realizar las consultas pertinentes de información.

Además considera que el tiempo que invertiría en su trabajo sería relativamente mayor, incluso tendría
que llevar trabajo a su casa o quedarse más tiempo a trabajar en la empresa.

En caso de que a Fernando como gerente se le desarrolle e implemente el EIS, ello tendrá repercusión
en sus labores, ya que procesos que a lo mejor le tomaban días, ahora le pueden tomar un par de
horas, ¿pero cómo puede suceder eso?, cabe mencionar que dentro de la fase de análisis existe o se
planea una reingeniería de procesos, la cual consiste en revisar y mejorar procesos que realiza
Fernando de manera común, ello se verá reflejado en el sistema, esta reingeniería tendrá como
finalidad, no solamente apoyar sus labores sino mejorarlas y agilizarlas.

¿Interesante no es así?, existe una gran cantidad de mejoras que se pueden tener en la organización a
través de la implementación y uso de los EIS, Cohen y Asín (2005, p. 239) mencionan que algunas de
las mejoras que se pueden lograr al usar los EIS, son:

1. Mejorar sistemas actuales.

Mejoramiento en la integridad de los datos.
Aceleración del proceso de obtención de información.
Utilización de técnicas para la presentación de información: gráficas, histogramas, dibujos y
animaciones.

2. Rediseño de los sistemas actuales

Necesidad de contar con información diaria o semanal, lo cual impacta a la planeación de la
organización ya que generalmente se hace por periodos trimestrales.
Rápido avance de tecnología de hardware y software.

3. Cambios en el proceso de planeación y pronóstico.

El sistema de planeación y pronósticos es el que se encarga de producir o generar las metas a
alcanzar por la empresa, el EIS impacta este proceso de la siguiente manera:
 
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o Automatiza el proceso de planeación.

o Se crean aplicaciones de planeación estratégica y de análisis
competitivo.
o Los ejecutivos utilizan el EIS para la planeación técnica y a largo plazo.

4. Crear análisis específicos.

Es importante considerar que el EIS debe estar diseñado para extraer información relacionada con
las bases de datos tanto internas como externas, con la finalidad de que el ejecutivo pueda manipular
la información que es crítica para él y poder crear reportes de control.

5. Relaciones de comunicación. El ejecutivo debe contar con todas las herramientas que le permitan
comunicarse con otros ejecutivos o personal
de la organización con la finalidad de que la información fluya de manera
vertical y horizontal en la empresa.

6. Administración de programas en organizaciones orientadas a proyectos.

El sistema debe proveer acceso rápido a la información.
Debe permitir que se disponga de textos, datos y gráficos de manera inmediata.
Debe permitir el acceso a la información detallada.

Referencias   

Cohen, D. y Asín, E. (2005). Sistemas de Información para los negocios.

Cuarta Edición. México: Mc Graw Hill.

Flores Tirado, L. (2009). Importancia de los sistemas de información para ejecutivos como apoyo a la
toma de decisiones en las organizaciones. Recuperado el 07 de Junio de la bases de datos E-libro,
de: http://site.ebrary.com/lib/uvegsp/Doc?id=10311230&ppg=4

 
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