BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan atas nama suatu organisasi atau
perusahaan kepada pihak lain. Informasi dalam surat itu dapat berupa dalam :
1. Pemberitahuan.
2. Pernyataan.
3. Perintah.
4. Permintaan atau permohonan.
5. Laporan.
B. Fungsi Surat
Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat
itu. Ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Sebagai wakil atau duta.
3. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut.
4. Sebagai alat bukti untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan
waktu.
C. Tujuan Surat
Tujuan seseorang atau organisasi/kantor menulis surat adalah :
1. Menyampaikan informasi kepada pihak lain.
2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
3. Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan
tidak salah tafsir.
4. Menghemat waktu, tenaga, dan biaya daripada bertemu langsung dengan
pihak yang di tuju.
D. Jenis-Jenis Surat
Dilihat dari segi bentuk, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pribadi
 Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi, Seperti komunikasi antara anak dan orang
tua.
2. Surat dinas pribadi
Surat dinas pribadi adalah surat yang dikirimkan dari seseorang kepada
instansi salah satunya komunikasi yang sangat penting, Seperti penyampaian
berita tertulis yang berisi pemberitahuan.
3. Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, Seperti perdagangan,
pendistribusian, dan usaha jasa.
E. Bentuk-Bentuk Surat
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
Bentuk surat lurus penuh yaitu
bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri artinya
mulai dari tanggal, kata penutup sampai
kata lampiran yang ditulis disebelah
bawah penulisannya dimulai dari kiri.
2. Bentuk lurus (block style)
Bentuk surat lurus pada dasarnya
sama dengan bentuk surat lurus penuh
perbedaannya terletak pada penempatan
tanggal, salam penutup, nama instansi
dan nama jabatan ditulis disebelah
kanan.

3. Bentuk setengah lurus (semi block

style)
Bentuk surat setengah lurus yang
membedakan bentuk setengah lurus
dengan bentuk lurus maupun bentuk
lurus penuh adalah pada awal paragraph
yang menjorok 5 karakter kedalam,
kemudian tandatangan berada disebelah
kanan surat.
4. Bentuk lekuk (indented style)
Bentuk surat lekuk ini dikenali pada
alamat dalamnya yang berlekuk, dan
setiap awal paragraph selalu menjorok 5
baris kedalam sedangkan baris berikutnya
tetap pada margin kiri.

5. Bentuk alinea menggantung (hanging

paragraph style)
Perbedaan bentuk surat ini terletak
pada isi paragraphnya, dimana baris
kedua pada paragraph surat tersebut
dimulai 5 baris (menggantung).
F. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Sistem buku agenda adalah sistem dalam pencatatan surat dengan
menggunakan buku untuk mencatat surat keluar dalam satu tahun yang
mengelompokan antara surat penting dan surat biasa.
Langkah-langkah penanganan surat keluar dengan sistem buku agenda :
1. Pembuatan konsep
Konsep surat disebut dengan draf, hampir semua perusahaan menggunakan
tekonologi komputer untuk melakukan kegiatan pengonsepan surat, karena
memudahkan untuk memperbaikinya.
Walaupun hanya konsep namun pembuatan konsep sebaiknya dibuat dengan
baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan
bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya sehingga tidak
terjadi banyak kesalahan dan revisi pada pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
a) Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat
rahasia.
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
 Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris.
 Konsep didiktekan langsung kepada sekretatis atau pembantunya.
b) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya, untuk membuat
konsep surat.
Nomor : Alamat yang dituju :
Lampiran :
Hal :
Isi Surat :
Disusun Oleh :. ............................. Tanggal. ......................................
Paraf. ...................................................................................................
 Disetujui Oleh :. ..................................................................................
Paraf. ...................................................................................................
Keterangan :. ........................................................................................

2. Persetujuan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa apakah
konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.
Bila konsep mendapatkan persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan
memberi acc pada konsep tersebut.
3. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya
dicatat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan untuk
mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor
surat yang berlaku dikantor tersebut.
Contoh pencatatan surat kedalam buku agenda surat keluar :
No No Surat Tanggal Dikirim Perihal Lampiran Ket
Surat Kepada

4. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik
dengan rapi berikut dengan sampulnya.
5. Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint, jangan
sampai ada kesalahan pengetikan. Apalagi jika berupa angka-angka harus teliti,
karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa
juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Dan
memberikan parafnya dengan pensil sebagai tanda surat sudah sesuai dengan
konsep.
6. Penandatanganan surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau
yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut membubuhkan tandatangan di
atas nama terangnya.
7. Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditanda tangani oleh penanggung jawab, selanjutnya diberi
cap/stempel dinas sebagai tanda sah nya surat, surat yang tidak ada cap/stempel
dinas akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan disebelah
kiri tandatangan dengan menyinggung sedikit dari tandatangan tersebut.
8. Melipat surat
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan lipatan surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke-2
disimpan sebagai arsip.
9. Menyampul surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan kedalam sampul yang
telah disiapkan.
10. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju sedangkan tembusan atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, misalnya : sistem abjad, subjek, tanggal,
nomor, dan wilayah.
G. Proses Penemuan Kembali Surat
Langkah-langkah dalam penemuan kembali surat antara lain :
1. Mencari data arsip atau surat yang akan dicari pada buku agenda.
2. Setelah menemukan datanya, kemudian langsung mencari ke tempat arsip.
3. Setelah ditemukan surat tersebut, lalu cocokan dengan kode dan
perihalnya.
4. Apabila surat tersebut sudah cocok dengan surat yang dicari, maka
kemudian dapat di proses sesuai dengan apa yang dibutuhkan.