Ekma4159 - Edisi 1 PDF

Hak Cipta  dan Hak Penerbitan dilindungi Undang-undang ada pada
Universitas Terbuka - Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan – 15418
Banten – Indonesia
Telp.: (021) 7490941 (hunting); Fax.: (021) 7490147;
Laman: www.ut.ac.id
Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini

dalam bentuk apa pun tanpa izin dari penerbit
Edisi Kesatu
Cetakan pertama, Agustus 2010 Cetakan kesembilan, September 2014
Cetakan kedua, April 2012 Cetakan kesepuluh, Juni 2015
Cetakan ketiga, September 2012 Cetakan kesebelas, September 2015
Cetakan keempat, Mei 2013
Cetakan kelima, November 2013
Penulis : Dr. Yosal Iriantara

Penelaah Materi : Dr. Ronny Chaniago
Pengembang Desain Instruksional : Dra. Wiwin Siswantini, M.M.
Desain Cover & Ilustrator : Zulkarnaini

Lay-Outer : Sapriyadi
Copy Editor : Edi Purwanto
302.22
IRI IRIANTARA, Yosal

m Materi pokok komunikasi bisnis; 1 – 9; EKMA4159/
3 sks/ Yosal Iriantara. -- Cet.11; Ed 1--. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2015.
401 hal; ill; 21 cm
ISBN: 978-979-011-552-1
1. komunikasi
I. Judul
iii
Daftar Isi
TINJAUAN MATA KULIAH ........................................................... ix
MODUL 1: KOMUNIKASI BISNIS 1.1

Kegiatan Belajar 1:
Memahami Komunikasi Manusia ...................................................... 1.3
Latihan …………………………………………............................... 1.17
Rangkuman ………………………………….................................... 1.18
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 1.19
Kegiatan Belajar 2:
Memahami Komunikasi Bisnis ......................................................... 1.21
Latihan …………………………………………............................... 1.39
Rangkuman ………………………………….................................... 1.40
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 1.41
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 1.43

GLOSARIUM .................................................................................... 1.44
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 1.45
MODUL 2: PESAN KOMUNIKASI BISNIS 2.1

Kegiatan Belajar 1:
Tipe Komunikasi Bisnis .................................................................... 2.3
Latihan …………………………………………............................... 2.20
Rangkuman ………………………………….................................... 2.22
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 2.23
Kegiatan Belajar 2:
Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis ................................. 2.25
Latihan …………………………………………............................... 2.35
Rangkuman ………………………………….................................... 2.36
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 2.37
iv

GLOSARIUM .................................................................................... 2.40
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 2.41
MODUL 3: KOMUNIKASI LINTASBUDAYA DALAM BISNIS 3.1

Kegiatan Belajar 1:
Komunikasi Lintasbudaya .................................................................. 3.3
Latihan …………………………………………............................... 3.18
Rangkuman ………………………………….................................... 3.19
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 3.20
Kegiatan Belajar 2:
Melakukan Komunikasi Bisnis Antarbudaya .................................... 3.22
Latihan …………………………………………............................... 3.34
Rangkuman ………………………………….................................... 3.35
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 3.36

GLOSARIUM .................................................................................... 3.39
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 3.40
MODUL 4: KORESPONDENSI 4.1

Kegiatan Belajar 1:
Merencanakan Korespondensi Bisnis ................................................ 4.3
Latihan …………………………………………............................... 4.13
Rangkuman ………………………………….................................... 4.13
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 4.14
Kegiatan Belajar 2:
Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis ................................. 4.16
Latihan …………………………………………............................... 4.34
v
Rangkuman ………………………………….................................... 4.36

Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 4.37

GLOSARIUM .................................................................................... 4.40
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 4.41
MODUL 5: MENULIS PROPOSAL DAN LAPORAN 5.1

Kegiatan Belajar 1:
Menulis Laporan ................................................................................ 5.3
Latihan …………………………………………............................... 5.20
Rangkuman ………………………………….................................... 5.21
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 5.21
Kegiatan Belajar 2:
Menulis Proposal ............................................................................... 5.24
Latihan …………………………………………............................... 5.40
Rangkuman ………………………………….................................... 5.41
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 5.41

GLOSARIUM .................................................................................... 5.44
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 5.45
MODUL 6: TEKNIK PRESENTASI 6.1

Kegiatan Belajar 1:
Presentasi Bisnis (1) ........................................................................... 6.3
Latihan …………………………………………............................... 6.16
Rangkuman ………………………………….................................... 6.18
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 6.19
vi
Kegiatan Belajar 2:
Presentasi Bisnis (2) .......................................................................... 6.21
Latihan …………………………………………............................... 6.35
Rangkuman ………………………………….................................... 6.37
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 6.38

GLOSARIUM .................................................................................... 6.41
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 6.42
MODUL 7: MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS 7.1

Kegiatan Belajar 1:
Menyelenggarakan Rapat Bisnis (1) ................................................. 7.3
Latihan …………………………………………............................... 7.17
Rangkuman ………………………………….................................... 7.18
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 7.19
Kegiatan Belajar 2:
Menyelenggarakan Rapat Bisnis (2) ................................................. 7.22
Latihan …………………………………………............................... 7.35
Rangkuman ………………………………….................................... 7.37
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 7.38

GLOSARIUM .................................................................................... 7.41
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 7.42
MODUL 8: TEKNIK LOBI DAN NEGOSIASI 8.1

Kegiatan Belajar 1:
Teknik Lobi ........................................................................................ 8.3
Latihan …………………………………………............................... 8.15
vii
Rangkuman ………………………………….................................... 8.16

Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 8.17
Kegiatan Belajar 2:
Teknik Negosiasi ............................................................................... 8.20
Latihan …………………………………………............................... 8.36
Rangkuman ………………………………….................................... 8.37
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 8.38

GLOSARIUM .................................................................................... 8.41
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 8.42
MODUL 9: TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

BISNIS 9.1
Kegiatan Belajar 1:
Mengenal Teknologi Komunikasi dan Informasi .............................. 9.3
Latihan …………………………………………............................... 9.17
Rangkuman ………………………………….................................... 9.18
Tes Formatif 1 ……………………………..…….............................. 9.19
Kegiatan Belajar 2:
Aplikasi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Komunikasi
Bisnis .................................................................................................. 9.21
Latihan …………………………………………............................... 9.34
Rangkuman ………………………………….................................... 9.36
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 9.37

GLOSARIUM .................................................................................... 9.41
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 9.42
ix
Tinjauan Mata Kuliah
D alam percakapan sehari-hari, sering kita mendengar ungkapan yang

menunjukkan komunikasi seolah-olah segalanya. Bila ada anak yang
tak betah di rumah, buruh mogok, demonstrasi mahasiswa, ketegangan
politik atau perceraian, sering dengan mudah orang menyebut penyebabnya
adalah kurangnya komunikasi. Seolah-olah, kurangnya komunikasi
merupakan penyebab tunggal dari berbagai peristiwa, mulai dari perceraian
hingga ketegangan politik.
Tentu saja, kurangnya komunikasi bisa merupakan salah satu penyebab
munculnya peristiwa-peristiwa yang disebut tadi. Tapi kita tidak bisa
menyatakan bahwa komunikasi merupakan satu-satunya penyebab. Tentu
akan ada penyebab lain. Perceraian misalnya bukan hanya soal kurangnya
komunikasi, melainkan juga bisa terjadi karena tekanan ekonomi atau
perbedaan budaya. Ketegangan politik bisa saja terjadi karena kecurangan
dalam penyelenggaraan pemilihan umum atau adanya intervensi dari
kekuatan asing.
Meski komunikasi bukan merupakan satu-satunya penyebab banyak
peristiwa, namun begitu seringnya kita mendengar komunikasi sebagai
penyebab peristiwa menunjukkan satu hal: Komunikasi itu penting dalam
kehidupan manusia. Kata para ahli komunikasi, manusia tidak dapat tidak
berkomunikasi. Artinya, di mana pun manusia berada dan dalam kegiatan apa
pun, manusia akan melakukan komunikasi. Tentu juga dalam kegiatan bisnis,
akan ada kegiatan komunikasi di dalamnya.
Kita bisa melihat contoh yang sangat sederhana. Penjual dan pembeli di
pasar tradisional saling berkomunikasi. Penjual menyatakan harga barang
yang diperlukan pembeli dan pembeli menyatakan harga yang dipandangnya
pantas untuk barang itu. Lalu, terjadi tawar menawar dan akhirnya timbul
kesepakatan harga di antara keduanya. Itulah komunikasi bisnis yang terjadi
di pasar tradisional.
Memang salah satu tujuan komunikasi adalah upaya membangun
kesamaan (commoness) atau kesepakatan (konsensus). Kesepakatan harga
antara penjual dan pembeli tadi merupakan konsensus sehingga terjadi
transaksi jual beli. Komunikasi dilakukan manusia untuk membangun
x
kesamaan dan kesepakatan. Meski ada juga tujuan lain, yaitu saling
memahami. Bisa jadi kesepakatan tidak tercapai dan perbedaan tetap ada
namun dengan komunikasi manusia berupaya saling memahami dan
menghargai adanya perbedaan itu.
Melalui mata kuliah Komunikasi Bisnis ini kita akan mempelajari
berbagai dimensi konsep dan praktik komunikasi yang berlangsung dalam
kegiatan bisnis. Kita terlebih dulu akan mempelajari konsep-konsep dasar
komunikasi dan komunikasi bisnis. Karena itu, Anda harus memahami betul
apa, bagaimana dan mengapa komunikasi dan komunikasi bisnis itu. Lalu
kita beranjak pada segi-segi yang lebih bersifat praktis dalam bentuk
komunikasi lisan seperti lobi dan negosiasi, rapat dan presentasi. Di samping
mempelajari pula segi-segi praktis komunikasi tertulis seperti membuat
laporan dan proposal. Akhirnya, karena pengaruh perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi, kita pun akan mempelajari bagaimana teknologi
informasi dan komunikasi ini mempengaruhi dunia komunikasi pada
umumnya dan komunikasi bisnis pada khususnya.
Setelah kita mempelajari modul ini, diharapkan Anda dapat menjelaskan:
1. Memahami konsep-konsep dasar komunikasi dan komunikasi bisnis.
2. Memahami dimensi etis dalam komunikasi.
3. Mampu melakukan komunikasi bisnis secara tertulis dan lisan.
4. Mampu memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kegiatan komunikasi bisnis.
Manfaat yang bisa kita peroleh setelah mempelajari mata kuliah ini
adalah pemahaman atas konsep-konsep dan etika komunikasi dan komunikasi
bisnis untuk diaplikasikan ke dalam kegiatan komunikasi bisnis secara lisan
dan tertulis.
Petunjuk Belajar
Agar kita berhasil dalam mempelajari modul mata kuliah ini, hendaknya
petunjuk-petunjuk berikut ini diperhatikan:
1. Biasakan untuk berdoa sebelum mempelajari modul ini.
2. Kita baca dengan cermat keseluruhan isi modul ini hingga isi dan
maksudnya bisa dipahami dengan baik.
xi
3. Kita baca dulu secara sepintas bagian demi bagian dalam modul ini.
Temukan kata-kata kuncinya. Lalu pahami makna dan maksud kata-kata
kunci tersebut.
4. Upayakan kita bisa memahami dengan baik setiap pengertian yang
dijelaskan dalam modul ini. Untuk mempertajam pemahaman atas setiap
pengertian, dianjurkan untuk berdiskusi dengan sesama mahasiswa.
Atau, bila memang sangat diperlukan bisa ditanyakan langsung pada
tutor yang mendampingi kita belajar.
5. Dianjurkan juga untuk mendalami lebih lanjut dengan membaca buku
yang menjadi rujukan seperti yang tertulis pada setiap akhir modul.
6. Sangat dianjurkan untuk berdiskusi dalam kelompok kecil untuk
meningkatkan pemahaman.
Selamat Belajar, Semoga Berhasil!

xii
Pet a Ko m pe ten si
Komunikasi Bisnis/EKMA4159/3 sks
KOMPETENSI UMUM:
Mampu memahami konsep dan etika komunikasi
bisnis dan mengimplementasikan konsep dan
etika dalam praktik komunikasi bisnis di dunia
nyata
9
Mampu Mengembangkan Pesan dan Medium
Komunikasi Bisnis dalam Era Teknologi Informasi
dan Komunikasi
8 7 6
Mampu Menjalankan Teknik-teknik Mampu Menyelenggarakan dan Mampu Melakukan
Lobi dan Negosiasi Mengikuti Rapat Bisnis Presentasi
3 5 4
Mampu memahami perbedaan Mampu Menullis Laporan dan Mampu Melakukan
budaya sebagai konteks Proposal Bisnis Korespondensi
komunikasi bisnis
2
Mampu Menyusun Pesan
dalam Komunikasi Bisnis
1
Memahami Konsep-konsep
Dasar Komunikasi an
Komunikasi Bisnis
Modul 1
Komunikasi Bisnis
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
P ada Modul 1 ini kita akan mempelajari beberapa konsep dasar

komunikasi. Kita perlu memahami konsep-konsep tersebut, karena pada
modul-modul selanjutnya dalam mata kuliah ini, konsep-konsep tersebut
akan banyak dipergunakan. Modul-modul berikutnya merupakan penerapan
dari konsep-konsep yang kita pelajari pada Modul 1 ini.
Memang komunikasi sering dipandang sebagai kemampuan bawaan,
bukan kemampuan yang kita peroleh melalui belajar. Namun sebenarnya,
komunikasi itu merupakan hasil belajar. Kita belajar berkomunikasi melalui
meniru apa yang dilakukan orang lain, terutama orang tua kita saat kita masih
bayi. Lalu kita belajar komunikasi dari rekan sebaya. Intinya, kita bisa
berkomunikasi karena kita memang mempelajari komunikasi. Meski bisa saja
proses belajarnya sendiri tidak kita sadari, namun proses belajar tersebut
tetap berlangsung dan kita pun memanfaatkan hasil belajar tersebut untuk
kegiatan komunikasi kita.
Kini kita mempelajari bagaimana komunikasi berlangsung. Karena
itulah, kita perlu memahami konsep-konsep komunikasi. Melalui pemahaman
atas konsep-konsep tersebut maka kita akan lebih mudah menerapkan
konsep-konsep dasar tersebut dalam konteks komunikasi tertentu. Konteks
komunikasi itu bisa beragam. Bisa dalam konteks sosial seperti dalam
pergaulan sehari-hari, konteks formal seperti komunikasi antardua kepala
negara, dan konteks bisnis seperti yang akan kita pelajari pada modul ini.
Pada Modul 1 ini, pertama-tama, pada Kegiatan Belajar 1, kita akan
mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi. Selanjutnya pada Kegiatan
Belajar 2, kita akan mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi bisnis.
Pemahaman atas konsep dasar pada dua kegiatan belajar ini selanjutnya akan
membantu kita melakukan komunikasi secara lebih mudah, baik komunikasi
lisan maupun komunikasi tertulis.
1.2 Komunikasi Bisnis z
Setelah mempelajari Modul 1 ini, diharapkan Anda akan bisa:

1. memahami konsep dasar komunikasi secara umum;
2. memahami konsep dasar dan aplikasinya dalam konteks bisnis;
3. memahami proses komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi
bisnis.
z EKMA4159/MODUL 1 1.3
Kegiatan Belajar 1
Memahami Komunikasi Manusia
M ungkin tidak kita sadari, sejak bangun tidur hingga tidur lagi kita selalu
terlibat dalam kegiatan komunikasi. Pagi-pagi kita dibangunkan orang
lain atau alarm dari handphone, lalu menjawab panggilan telepon atau
membaca SMS, membaca koran, menonton televisi, bercakap-cakap dengan
teman, mendengarkan radio, atau membaca modul ini saat menjelang tidur.
Memang tidak seorang manusia pun yang tidak berkomunikasi dalam
kehidupannya.
Kita bisa membayangkan, bagaimana jadinya kehidupan manusia bila
manusia tidak berkomunikasi. Orang tak bisa menyatakan keinginannya,
tidak pula bisa memenuhi kebutuhannya. Tidak pula manusia akan bisa
mengetahui apa yang terjadi di lingkungannya. Karena itu, sering dinyatakan
bahwa salah satu ciri manusia adalah berkomunikasi sehingga manusia
dinamakan makhluk yang berkomunikasi.
Dalam kegiatan komunikasi itu,pada dasarnya ada 4 kegiatan pokok,
yaitu (a) berbicara, (b) mendengarkan, (c) membaca, dan (d) menulis.
Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi dua bentuk
komunikasi yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kegiatan
komunikasi lisan merupakan kegiatan komunikasi yang tertua dalam sejarah
peradaban manusia. Karena kegiatan komunikasi tertulis baru dilakukan
manusia setelah manusia mengenal huruf. Kita bisa membayangkan, mereka
yang buta huruf, hingga kini masih mengandalkan komunikasi lisan dalam
kehidupannya. Berbeda halnya dengan mereka yang melek huruf, kegiatan
komunikasi tertulis, merupakan bagian penting dalam kehidupannya.
Sekarang, kita mulai mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi,
yang akan kita mulai dari pengertian komunikasi. Mari kita mulai
penjelajahan kita mempelajari komunikasi bisnis.
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Sering kali, saat diminta merumuskan pengertian sesuatu yang sering

kita lakukan, kita mengalami kesulitan. Kita bisa memperoleh pengertian
yang sama banyaknya dengan jumlah orang yang merumuskan pengertian
sesuatu. Bisa kita ambil misal pengertian berbicara atau membaca. Kita pasti
akan mendapatkan banyak pengertian bila kita meminta rekan-rekan kita

untuk merumuskan pengertian berbicara atau membaca. Bahkan mungkin
akan menemukan orang yang menjawab, untuk apa membuat pengertian
berbicara atau membaca, toh kita sudah bisa dan biasa berbicara dan
membaca meski tidak bisa membuat rumusan pengertiannya. Sebagian lagi
mungkin akan menyatakan, “Saya paham apa yang dimaksud dengan
berbicara atau membaca itu, tapi saya tidak bisa merumuskannya dalam kata-
kata.”
Tampaknya begitu juga halnya dengan pengertian komunikasi. Karena
kita setiap hari berkomunikasi, maka kita pun merasa tak perlu untuk
merumuskan pengertian komunikasi. Rumusan pengertian biasanya dibuat
untuk membantu pemahaman. Untuk apa membuat rumusan pengertian untuk
sesuatu yang sudah kita pahami bahkan biasa kita lakukan sehari-hari?
Pertanyaannya kini, benarkah kita memahami komunikasi manusia?
Benarkah kita bisa menjelaskan proses komunikasi yang berlangsung dalam
interaksi antarsesama manusia? Bila kita sudah memahami komunikasi
manusia, tentu akan sangat mudah bagi kita untuk melakukan komunikasi
yang efektif, yaitu komunikasi yang mampu membawa kita pada tujuan
komunikasi. Tapi nyatanya, kita bisa melihat berapa banyak kegagalan
komunikasi, termasuk komunikasi yang dilakukan para profesional
sekalipun. Kita lihat ada iklan, sebagai salah satu bentuk komunikasi,
ternyata tak berdampak pada pemasaran dan penjualan produk. Kita pun
melihat, banyak pria yang gagal mengkomunikasikan rasa cintanya pada
gadis idamannya.
Karena berkomunikasi itu ternyata tidak semudah yang dibayangkan,
maka orang mempelajari komunikasi manusia. Dalam mempelajari
komunikasi manusia itu, gerbang utama yang perlu dilalui adalah
pemahaman atas konsep-konsep dasar komunikasi. Konsep dasar komunikasi
tersebut, akan dipengaruhi oleh bagaimana kita merumuskan pengertian
komunikasi karena dalam rumusan tersebut tentu akan ada komponen-
komponen atau unsur-unsur komunikasi. Konsep dasar itu menjelaskan
unsur-unsur atau komponen-komponen komunikasi tersebut.
Fiske (2004: 8-9) melihat setidaknya ada dua aliran utama (mazhab) ahli
komunikasi dalam merumuskan pengertian komunikasi. Pertama, ahli
komunikasi yang merumuskan komunikasi sebagai penyampaian atau
transmisi pesan yang kemudian disebut sebagai “mazhab proses”. Kedua, ahli
komunikasi yang melihat komunikasi sebagai pembuatan dan pertukaran
makna yang disebut sebagai “mazhab semiotika”. Sedangkan Deddy

Mulyana (2005a: 61) menyebutkan adanya tiga kerangka pemahaman atas
komunikasi, yaitu (a) komunikasi sebagai tindakan satu arah, (b) komunikasi
sebagai interaksi, dan (c) komunikasi sebagai transaksi. Komunikasi sebagai
tindakan satu arah melihat komunikasi sebagai penyampaian pesan
(informasi) dari seseorang/lembaga kepada orang lain. Komunikasi sebagai
interaksi menunjukkan komunikasi sebagai proses sebab-akibat atau aksi-
reaksi yang arahnya bergantian. Sedangkan komunikasi sebagai transaksi
memandang komunikasi sebagai proses personal karena makna atau
pemahaman kita atas apa yang kita peroleh sebenarnya bersifat pribadi.
Kita pun bisa mendapatkan pengertian komunikasi dari salah seorang
ahli komunikasi yaitu Harold D. Lasswell, yang dikenal dengan model
Lasswell-nya (lihat, Fiske, 2004: 46). Lasswell merumuskan komunikasi
dengan pernyataan dalam bentuk pertanyaan seperti berikut:
Who
Says what
In which channel
To whom
With what effect
Apa yang dijelaskan Lasswell itu pada dasarnya juga menunjukkan
komponen-komponen komunikasi, yaitu (a) siapa yang berkomunikasi atau
biasa dinamakan sumber komunikasi/komunikator, (b) menyatakan apa
(pesan/isi komunikasi/informasi yang disampaikan), (c) dengan saluran mana
(media yang digunakan), (d) pada siapa (penerima/komunikan), dan
(e) dengan efek apa.
Apa yang dikemukakan Lasswell tersebut, dilengkapi dengan apa yang
dikembangkan oleh Shannon dan Wever yang menyebutkan adanya
gangguan dalam proses penyampaian pesan dari pemberi/komunikator pada
komunikan/penerima. Gangguan tersebut bisa bersifat teknis, bisa juga
bersifat psikologis. Ada juga yang menyebut gangguan bahasa (semantis).
Sekarang, kita perhatikan apa yang dikemukakan Shannon dan Weaver dalam
gambar berikut ini.
Sumber: Mulyana (2005a: 138)
Gambar 1.1.
Model Komunikasi Shannon dan Weaver
Sesungguhnya antara Model Lasswell dan Model Shannon dan Weaver

ini tidak jauh berbeda, karena pada prinsipnya sama. Perbedaan yang ada
hanya karena Shannon dan Weaver ini merupakan insinyur yang bekerja di
Bell Laboratories sehingga proses komunikasi yang digambarkannya bersifat
mekanis. Pada Gambar 1.1. itu, sumber informasi (komunikator)
menyampaikan pesan melalui transmiter (media) yang kemudian diubah ke
dalam sinyal elektromagnetik yang kemudian diterima pesannya melalui
pesawat penerima sejauh tidak terjadi gangguan sehingga pesan bisa sampai
pada penerima (komunikan).
Berdasarkan uraian di atas, kita bisa mengutip Everette M. Roger
(dalam Mulyana, 2005a: 62) bahwa komunikasi adalah “proses di mana satu
ide dialihkan dari sumber kepada seorang penerima atau lebih, dengan
maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”. Definisi tersebut
menggambarkan proses sekaligus tujuan dari proses tersebut, yang dalam
ungkapan Lasswell dinamakan sebagai efek. Mulyana (2005a: 69) sendiri,
setelah menguraikan berbagai definisi komunikasi kemudian menjelaskan
bahwa komunikasi disebut proses karena merupakan kegiatan yang ditandai
dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan.
Kita pun bisa merumuskan komunikasi dengan cara kita sesuai dengan
tujuan pembelajaran mata kuliah ini. Komunikasi bisa kita rumuskan sebagai
proses pertukaran pesan di antara manusia untuk mencapai saling pengertian
atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang yang kita ajak
berkomunikasi. Sedangkan pertukaran pesannya bisa menggunakan pesan
verbal atau melakukan komunikasi verbal yaitu komunikasi dengan kata-

kata. Bisa juga komunikasinya menggunakan pesan-pesan nonverbal yaitu
segala tindakan dan unsur di luar kata-kata yang dipergunakan dalam
komunikasi seperti mimik wajah, intonasi, gambar, simbol, dan bahasa
tubuh. Di samping itu, komunikasi bisa dilakukan secara langsung atau tatap
muka bisa juga melalui media.
B. PROSES KOMUNIKASI
Dari pengertian komunikasi tadi, kini kita sudah bisa mengetahui

komponen-komponen yang ada dalam komunikasi sebagai sebuah proses.
Tentu saja, proses tersebut tidaklah berlangsung di ruang hampa udara,
melainkan berlangsung dalam konteks tertentu. Ada banyak konteks
komunikasi tersebut, misalnya dalam konteks organisasi bisnis atau dalam
konteks bisnis. Apa yang akan kita pelajari melalui mata kuliah ini tidak lain
merupakan komunikasi dalam konteks organisasi dan bisnis.
Kita bisa menambahkan gambar lingkaran yang menunjukkan konteks
komunikasi pada Gambar 1.1. Model Komunikasi Shannon dan Weaver.
Penambahan tersebut membuat gambar tersebut menjadi seperti berikut ini.
Gambar 1.2.
Konteks Komunikasi
Tentu saja konteks tersebut adakalanya tidak bersifat tunggal seperti

konteks organisasi saja atau bisnis saja. Bisa juga konteksnya banyak.
Sebutlah sebagai tambahan konteks budaya. Maka dalam komunikasi yang
berkonteks bisnis itu akan ada juga konteks budayanya. Karena bagaimana
pun, kegiatan komunikasi dan bisnis itu akan berlangsung dalam ruang
budaya tertentu. Dalam budaya itu akan ada sistem kognitif (atau sistem
pengetahuan), sistem etik atau nilai-nilai dan sistem estetik atau konsep
tentang keindahan.
Lantas, apa yang dimaksud dengan konteks komunikasi? Mulyana
(2005a: 69-70) menjelaskan konteks komunikasi adalah semua faktor yang
berada di luar orang yang berkomunikasi. Faktor-faktor tersebut oleh
Mulyana dikelompokkan menjadi (a) fisik seperti cuaca, suhu udara, dan
warna dinding; (b) psikologis, seperti sikap, kecenderungan dan prasangka;
(c) sosial, seperti norma kelompok dan nilai sosial, dan (d) waktu, yaitu saat
komunikasi berlangsung.
Kita bisa melihat model komunikasi yang lain, yang secara tak langsung
sesungguhnya juga menunjukkan konteks komunikasi yaitu Model S-C-M-R
dari David K. Berlo. Kita perhatikan gambar berikut ini.

Gambar 1.3.
Model Berlo
Berlo menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikator

(sumber) dan komunikasi (penerima) yaitu keterampilan komunikasi, sikap,
pengetahuan, sistem sosial dan budaya. Sedangkan pesannya sendiri
dikembangkan berdasarkan elemen pesan, struktur pesan, isi pesan,
perlakuan (treatment) pesan dan kode pesan. Sedangkan saluran yang
dipergunakan dalam komunikasi akan berkaitan dengan pancaindra kita.
Dalam model tersebut, dikemukakan pengaruh pada sumber dan komunikan
yang bisa menjadi konteks komunikasi.
Dari model tersebut kita bisa melihat bagaimana, misalnya, keterampilan
komunikasi menjadi salah satu faktor penting dalam proses komunikasi.
Keterampilan komunikasi inilah yang antara lain mendorong manusia
mempelajari komunikasi. Dengan memiliki keterampilan komunikasi kita
bisa melakukan komunikasi yang efektif. Selain itu, hal lain yang penting
kita perhatikan adalah bagaimana pesan yang kita buat itu mengikuti struktur
tertentu, misalnya. Apa yang dikemukakan Berlo ini penting kita kuasai
untuk memahami praktik komunikasi bisnis yang akan kita pelajari pada
modul-modul berikutnya.
Sekarang, kita berkenalan lagi dengan model berikutnya yaitu Model
Gudykunst dan Kim. Model ini menyebutkan adanya pengaruh kultural,
sosiokultural dan psikokultural pada proses komunikasi. Selain itu, model ini
menyebutkan adanya umpan-balik (feedback) dalam komunikasi. Berarti
model ini membawa kita pada komponen dalam proses komunikasi yang
tidak disebutkan sebelumnya misalnya dalam Model Lasswell atau Berlo.
Sebelum beranjak lebih jauh, kita simak dulu Gambar 1.4. berikut.

Gambar 1.4.
Model Gudykunst dan Kim
Model Gudykunst dan Kim ini pun menegaskan adanya pengaruh

lingkungan yang mempengaruhi proses komunikasi yang berlangsung. Ini
berarti menegaskan kembali apa yang kita pelajari sebelumnya bahwa
komunikasi manusia itu tidak berlangsung di ruang hampa. Akan ada
pengaruh lingkungan terhadap kegiatan komunikasi manusia. Karena itu, saat
kita mempelajari proses komunikasi manusia maka lingkungan menjadi salah
satu faktor yang penting kita perhatikan.
Selain itu, Gudykunst dan Kim menggambarkan lingkaran dengan
menggunakan garis yang terputus-putus yang menunjukkan masing-masing
pengaruh dalam lingkaran tersebut tidak berdiri sendiri. Pengaruh kultural
akan mempengaruhi juga pada pengaruh sosiokultural dan psikokultural.
Artinya, dunia sosial kita atau biasa dinamakan dunia objektif kita
dipengaruhi kultur dan begitu juga halnya dengan dunia batin kita atau dunia
subjektif kita juga dipengaruhi budaya. Kemudian kedua hal tersebut juga
mempengaruhi budaya.
Hal penting yang dikemukakan pada proses komunikasi dalam Model
Gudykunst dan Kim adalah adanya encoding (penyandian) dan decoding
(penyandi-balikan). Kedua istilah ini menggambarkan proses perubahan dari
pikiran, perasaan atau gagasan yang ada dalam benak kita ubah ke dalam
kode komunikasi yang biasanya berupa bahasa atau simbol nonverbal dan
sebaliknya untuk decoding. Dengan mengubah apa yang ada dalam benak
kita ke dalam kode-kode komunikasi sehingga tersusun pesan maka
komunikasi bisa berlangsung.
Apa yang Anda baca ini merupakan hasil encoding dari apa yang ada
dalam benak penulis modul. Apa yang ada dalam benak penulis modul ini di-
encode ke dalam kode komunikasi yaitu bahasa tulis (verbal) dan bahasa
visual (non-verbal). Maka modul ini kemudian berisikan sederetan kalimat
dan sejumlah gambar sehingga maknanya bisa dipahami. Kemudian saat
Anda mempelajari modul ini, Anda melakukan decoding yaitu mengubah
kode komunikasi tadi menjadi “bahasa” pikiran Anda. Bagi banyak ahli
komunikasi, encoding dan decoding ini merupakan bagian penting dalam
proses komunikasi.
Dalam proses komunikasi pun, biasanya muncul umpan-balik.
Bayangkan Anda sedang berbicara dengan teman Anda. Anda begitu
bersemangat menceritakan pengalaman Anda berlibur, namun respon teman
Anda ternyata dingin saja. Mimik wajahnya sedikit pun tak menunjukkan
ketertarikan pada kisah Anda. Itu merupakan umpan-balik dari lawan
komunikasi kita. Umpan-balik itu biasanya dipergunakan untuk menilai atau

mengevaluasi keberhasilan komunikasi. Umpan-balik juga dipergunakan
untuk mengubah teknik, isi pesan atau gaya komunikasi. Misalnya, setelah
Anda melihat respon yang dingin dari teman Anda kemudian Anda
mengalihkan topik perbincangan menjadi soal pertandingan sepak bola di
Liga Inggris karena Anda tahu baik Anda maupun teman Anda sama-sama
menyukai pertandingan sepak bola Liga Inggris.
Dengan demikian, kita bisa menyimpulkan komponen-komponen dalam
proses komunikasi yaitu:
1. Komunikator, yang di dalamnya mencakup faktor-faktor seperti
keterampilan komunikasi, sikap, pengetahuan dan sistem sosial serta
pengaruh kultural, sosiokultural dan psikokultural.
2. Pesan, yang disusun dengan elemen, isi, struktur tertentu yang
merupakan hasil transformasi dari pikiran/gagasan/perasaan dalam
proses encoding yang dilakukan komunikator yang kemudian di-decode
oleh komunikan.
3. Media atau saluran komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan
pesan yang diserap melalui pancaindra.
4. Komunikan, yang di dalamnya terkandung faktor-faktor seperti yang ada
pada komunikator.
5. Efek, yang merupakan akibat yang ditimbulkan dari kegiatan komunikasi
yang biasanya dirumuskan sebagai perubahan atau peneguhan sikap,
pendapat dan perilaku. Efek pun adakalanya juga disebut sebagai tujuan
komunikasi atau untuk menunjukkan keberhasilan komunikasi.
6. Umpan-balik, merupakan respons komunikasi selama proses komunikasi
berlangsung yang bisa mengubah pesan komunikasi, media komunikasi
atau komunikator.
7. Gangguan komunikasi, gangguan yang dipandang membuat komunikasi
tidak efektif. Gangguan komunikasi ini bisa berupa gangguan psikologis,
gangguan fisik atau gangguan semantik dan gangguan mekanis.
8. Lingkungan, merupakan pemberi pengaruh pada proses komunikasi
manusia karena proses komunikasi tidak berlangsung di ruang hampa.
C. FUNGSI DAN TUJUAN KOMUNIKASI MANUSIA
Barangkali, dalam soal komunikasi, perhatian kita lebih tertuju pada

“bagaimana berkomunikasi” dibandingkan dengan “mengapa
berkomunikasi”. Banyak orang yang belajar, dengan mengikuti pelatihan atau

membaca buku tentang “bagaimana berkomunikasi” karena ada kebutuhan
untuk bisa melakukan komunikasi secara efektif. Buku-buku cara melakukan
sesuatu, termasuk cara berkomunikasi, cara berbicara di depan publik atau
cara melakukan presentasi banyak ditulis dan dibaca manusia. Karena
memang kita merasakan ada kebutuhan untuk bisa berkomunikasi secara
efektif.
Namun demikian, penting juga bagi kita sebenarnya untuk menjawab
pertanyaan “mengapa kita berkomunikasi”. Jawaban atas pertanyaan ini bisa
dikategorikan menjadi (a) fungsi komunikasi dan (b) tujuan komunikasi.
Artinya, kita bisa memperoleh jawaban pertanyaan tersebut dengan melihat
apa fungsi komunikasi dalam kehidupan manusia dan apa tujuan manusia
berkomunikasi.
Kita memulai penjelajahan kita mengenai “mengapa manusia
berkomunikasi” dengan memahami terlebih dulu kebutuhan komunikasi
manusia. Kita bisa bertanya, mengapa manusia membutuhkan komunikasi?
Dimbleby dan Burton (1985: 10-12) memberikan daftar kebutuhan
komunikasi manusia, yaitu:
1. Untuk mempertahankan hidup (survival). Kita bisa mengambil contoh
saat orang lapar atau haus kemudian meminta makanan atau saat orang
berobat ke dokter menyatakan keluhan penyakitnya.
2. Kerja sama. Di mana pun manusia membutuhkan orang lain, sehingga
manusia akan bekerja sama dengan manusia lain dan komunikasi
menjadi jembatan untuk menjalin kerja sama itu.
3. Personal. Setiap manusiakan membutuhkan untuk mengkomunikasikan
dirinya. Misalnya dengan menggunakan bahasa tubuh untuk
menunjukkan siapa dirinya melalui apa yang dipakainya atau buku yang
dibacanya. Manusia pun terkadang membutuhkan menuliskan apa yang
dialaminya dalam buku hariannya.
4. Sosial. Sebagai manusia tentu kita akan terlibat bersama orang lain
dalam kehidupan sosial kita. Kita berkomunikasi dengan orang lain
seperti mengemukakan gagasan atau memberikan sumbangan pemikiran
atas satu persoalan kemasyarakatan.
5. Praktis. Kita pun terlibat dalam kegiatan-kegiatan praktis, seperti
kegiatan bisnis. Kegiatan praktis tersebut pada dasarnya kita lakukan
untuk menjaga agar masyarakat kita bisa berjalan dengan baik.
6. Ekonomis. Kita pun membutuhkan komunikasi karena kepentingan

ekonomis seperti melakukan promosi atau memasang iklan di media
massa.
7. Informasi. Kita membutuhkan komunikasi untuk mendapatkan informasi
mengenai dunia sekeliling kita.
8. Bermain. Komunikasi pun kita butuhkan antara lain untuk bermain-
main. Ada banyak permainan yang bisa kita lakukan dengan
menggunakan komunikasi seperti tebak-tebakan. Termasuk ke dalam
fungsi ini adalah bercanda, melucu atau menuturkan cerita lucu.
Sedangkan Rudolph F. Verderber (dalam Mulyana 2005a: 4) menyebut

fungsi komunikasi itu adalah (a) fungsi sosial, yaitu untuk tujuan
kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan
memelihara hubungan, dan (b) fungsi pengambilan keputusan yaitu
memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat
tertentu. Sedangkan William I. Gorden (dalam Mulyana, 2005a: 5)
menyebutkan fungsi komunikasi itu adalah (a) komunikasi sosial, (b) komu-
nikasi ekspresif, (c) komunikasi ritual, dan (d) komunikasi instrumental. Satu
hal penting yang dikemukakan Gorden mengenai fungsi-fungsi komunikasi
tersebut adalah tidak saling meniadakan sehingga fungsi satu peristiwa
komunikasi tidak saling independen melainkan berkaitan dengan fungsi-
fungsi yang lain, meski ada satu fungsi yang lebih dominan.
Kini kita memasuki pembahasan tentang tujuan komunikasi. Kita
kembali pada Dimbleby dan Burton. Dengan mengacu pada kebutuhan
komunikasi tadi, Dimbleby dan Burton (1985: 16) menyebutkan bahwa
tujuan komunikasi manusia adalah (a) informasi, (b) hubungan (relasi),
(c) persuasi, (d) kekuasaan, (e) pengambilan keputusan, dan (f) ekspresi diri.
Sedangkan menurut Gordon I. Zimmerman (dalam Mulyana, 2005a: 4)
tujuan komunikasi manusia itu bisa dibagi ke dalam dua kategori utama.
Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas penting bagi
kebutuhan kita Kedua, kita berkomunikasi untuk membangun dan memupuk
hubungan dengan orang lain. Kedua tujuan tersebut, selanjutnya dijelaskan
Mulyana (2005a: 4) menunjukkan bahwa komunikasi memiliki fungsi isi
yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk
menyelesaikan tugas dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran
informasi tentang bagaimana hubungan kita dengan orang lain. Namun yang
cukup populer, tujuan komunikasi biasanya dirumuskan: (a) meng-

informasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.
Sekarang kita sudah memiliki gambaran mengapa manusia
berkomunikasi. Secara ringkas, manusia berkomunikasi karena manusia
memang membutuhkan komunikasi itu untuk membangun dan
mengembangkan relasi dengan orang lain yang dibangun melalui pesan
(isi/informasi) yang disampaikan melalui tindakan komunikasi. Akan halnya
komunikasi bisnis yang akan kita dalami melalui mata kuliah ini, merupakan
salah satu wujud dari alasan manusia berkomunikasi. Melalui komunikasi
bisnis manusia membangun dan mengembangkan hubungan dengan
sesamanya untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis.
Melalui komunikasi tersebut, manusia membangun kerja sama untuk
mencapai tujuan bersama. Melalui komunikasi tersebut, bisa juga, satu
organisasi bisnis melakukan komunikasi persuasif (bujukan) untuk
mempengaruhi lawan komunikasinya sehingga bisa mengubah pendapat,
pengetahuan, sikap dan perilaku lawan komunikasinya. Dengan demikian,
organisasi bisnis bisa melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk
pencapaian tujuan organisasi.
D. ETIKA KOMUNIKASI
Tadi kita sudah membahas tentang fungsi komunikasi yang antara lain
menyebutkan tentang dimensi hubungan dan dimensi isi dari kegiatan
komunikasi manusia. Sekarang, kita berbicara tentang dimensi hubungan atau
relasi antara satu manusia dengan manusia lainnya. Relasi itu tentu
dikembangkan dalam kerangka budaya. Bisa saja orang yang menjalin relasi
itu adalah orang yang sama budayanya, namun bisa juga berbeda budayanya.
Begitu eratnya kaitan antara komunikasi dan budaya, ditegaskan oleh Condon
dan Yousef (dalam Mulyana, 2005b: 14) yang menyatakan, “begitu kita
berbicara tentang komunikasi, tak terhindarkan lagi, kita pun berbicara
tentang budaya.
Sebelum beranjak lebih jauh kita perhatikan dulu makna budaya seperti
digambarkan berikut:
Sumber: Mulyana (2005b: 15)
Gambar 1.5.
Model Budaya Hofstede
Gambar 1.5. menunjukkan bagaimana budaya itu. Kita bisa

mengibaratkannya seperti mengupas bawang. Setelah lapis yang satu kita
kelupas, ada lapis berikutnya dan terus begitu hingga sampai ke lapis
terdalam. Budaya yang oleh Hofstede dirumuskan sebagai pemrograman
kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota satu kategori
dengan kategori lainnya (Mulyana, 2005b: 14), menggambarkan budaya
seperti lapisan bawang itu. Lapis-lapis simbol, pahlawan dan ritual bisa
dilihat oleh orang yang bukan berasal dari budaya itu, namun nilai-nilai ada
di lapis inti yang hanya dapat ditafsirkan oleh orang yang berasal dari budaya
itu.
Nah, nilai-nilai itu kemudian antara lain terwujud dalam etika.
Berdasarkan nilai-nilai tersebut kita kemudian melihat soal kepantasan,
kepatutan, ketepatan, keserasian, keindahan, dan keharusan satu perilaku
dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi yang merupakan bagian dari
kehidupan kita sehari-hari, tentu saja tidak lepas dari ikatan nilai-nilai itu.
Tindak komunikasi manusia merupakan tindakan yang terikat nilai-nilai.
Kita bisa melihat bagaimana orang lebih memilih menggunakan kata
beliau dibandingkan dengan kata dia untuk orang yang dihormati secara
sosial. Hal tersebut menunjukkan bagaimana ada soal kepatutan dan
ketepatan untuk menyebut kata ganti bagi orang yang dihormati bersama.
Karena itulah, dalam komunikasi manusia, etika komunikasi menjadi bagian
yang penting. Tentu juga dalam komunikasi bisnis akan ada etika yang
mengatur bagaimana cara berkomunikasi dan bagaimana sepatutnya
komunikasi dilakukan oleh satu organisasi yang menunjukkan dirinya
sebagai organisasi yang beradab.
Nilai-nilai luhur seperti kejujuran, ketulusan, kasih sayang, dan tanggung
jawab akan tercermin dalam komunikasi manusia. Kebohongan dianggap
berlawanan dengan kejujuran sehingga komunikasi yang berisi kebohongan
dipandang tidak patut dilakukan oleh manusia. Begitu juga komunikasi yang
tidak tulus atau komunikasi yang mendorong berkembangnya ketidaktulusan
(mistrust) di tengah komunitas bisnis atau masyarakat pada umumnya
merupakan tindak komunikasi yang dipandang tidak patut dikembangkan.
Apa yang dikemukakan di atas merupakan beberapa contoh dari dimensi
isi pesan komunikasi. Isi pesan komunikasi itu, setelah di-encode ke dalam
bahasa akan terikat pada kesantunan berbahasa. Dalam beberapa bahasa
daerah di Indonesia kita mengenal tingkatan bahasa dari kasar sampai halus.
Dalam bahasa Indonesia, meski tidak ada tingkatan bahasa seperti bahasa
daerah, namun kesantunan berbahasa merupakan bagian dari sopan santun
kita. Adanya fenomena eufemisme sesungguhnya menunjukkan bagaimana
sopan santun berbahasa itu, meski kini kerap dipandang eufemisme
dipandang sebagai penghalusan kenyataan dan tindakan untuk
penyembunyian kenyataan. Namun eufemisme yang ada pada semua bahasa
sesungguhnya bagian dari kesantunan berbahasa tadi.
Etika juga mengatur bagaimana dimensi relasi dari komunikasi manusia.
Pada masyarakat kita ada etika yang mengatur hubungan antara anak dan
orang tua, pria dan wanita, atau antara seseorang dengan orang yang lebih
tua. Etika pun mengatur waktu yang dipandang tepat untuk berkomunikasi.
Kita memiliki waktu yang dianggap patut untuk berkomunikasi dan waktu
yang tidak patut untuk melakukan komunikasi. Di samping waktu, ada juga
tempat untuk melakukan komunikasi yang dianggap patut dan tidak patut
selain situasi yang dianggap tepat dan tidak tepat.
Dengan demikian, pada dasarnya etika komunikasi tersebut bersumber
dari etika sosial tempat komunikasi tersebut dilangsungkan. Sebagai tindakan
manusia yang terikat etika dan nilai-nilai, komunikasi manusia tentunya akan
merefleksikan etika dan nilai-nilai tersebut. Komunikasi bisnis pun tentu
demikian adanya. Tidak ada komunikasi bisnis yang tidak terikat oleh nilai-
nilai dan etika yang berlaku dalam dunia bisnis.
Selain itu, dalam konteks bisnis, tentu ada aturan main dalam dunia
bisnis. Orang menyebutnya sebagai tata krama dan tata cara (code of
conduct) dalam dunia bisnis. Hal tersebut tentu saja mesti tercermin dalam
komunikasi yang berlangsung di dalam dunia bisnis. Kegiatan dan proses
komunikasi yang berlangsung dalam konteks bisnis akan terikat oleh code of
conduct itu dan juga terikat oleh nilai-nilai dan etika yang berlaku dalam
masyarakat yang menjadi tempat organisasi bisnis beroperasi.
L A TIH A N
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

kerjakanlah latihan berikut!
1) Tentu Anda sendiri memiliki pengalaman berkomunikasi. Anda pasti
pernah berkomunikasi dengan orang tua Anda, dengan sahabat-sahabat
Anda atau dengan guru-guru Anda. Cobalah Anda melakukan refleksi
atas pengalaman berkomunikasi tersebut. Lalu coba rumuskan definisi
komunikasi menurut Anda. Lalu diskusikan dalam kelompok.
2) Cobalah berkomunikasi melalui telepon dengan salah seorang sahabat
Anda. Lalu Anda identifikasi siapa yang menjadi komunikator dan
komunikan, media komunikasi apa yang dipergunakan, dan apa isi
komunikasi yang dikemukakan. Lalu, hasilnya diskusikan dengan teman-
teman Anda dalam kelompok.
3) Pada saat Anda mempelajari modul ini, Anda sedang terlibat dalam
kegiatan komunikasi. Dalam proses komunikasi, biasanya terjadi
gangguan komunikasi. Gangguan apa sajakah yang Anda alami saat
mempelajari modul ini atau modul-modul lain. Lalu kategorikan
gangguan komunikasi yang Anda alami itu. Termasuk pada kategori
apakah gangguan komunikasi yang Anda alami? Hasilnya diskusikan
dengan teman-teman Anda dalam kelompok.
Petunjuk Jawaban Latihan
1) Berikut ini definisi komunikasi yang sudah kita pelajari:

a) Komunikasi adalah “proses di mana satu ide dialihkan dari sumber
kepada seorang penerima atau lebih, dengan maksud untuk
mengubah tingkat laku mereka”.
b) Komunikasi merupakan proses karena merupakan kegiatan yang

ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan.
2) Lasswell menunjukkan komponen-komponen komunikasi adalah (a) si-
apa yang berkomunikasi atau biasa dinamakan sumber
komunikasi/komunikator, (b) menyatakan apa (pesan/isi komu-
nikasi/informasi yang disampaikan), (c) dengan saluran mana (media
yang digunakan), (d) pada siapa (penerima/komunikan), dan (e) dengan
efek apa.
3) Gangguan komunikasi, gangguan yang dipandang membuat komunikasi
tidak efektif. Gangguan komunikasi ini bisa berupa gangguan psikologis,
gangguan fisik atau gangguan semantik dan gangguan mekanis.
RA NGK UMA N
Komunikasi dapat kita pandang sebagai proses dan interaksi untuk

membangun makna. Kita mempelajari komunikasi sebagai proses. Salah
satu ahli komunikasi yang melihat komunikasi sebagai proses adalah
Harold D. Lasswell, yang terkenal dengan formula atau model
komunikasi yang menjelaskan komunikasi dengan pertanyaan seperti
berikut: who, says what, in which channel, to whom, with what effect.
Ada beberapa model komunikasi yang menjelaskan proses
komunikasi manusia. Model Shannonn dan Weaver merupakan salah
satu model awal yang menjelaskan fenomena komunikasi. Ada Model
Berlo yang menjelaskan situasi dan kondisi komunikator dan
komunikan. Ada Model Gudykunst dan Kim yang menjelaskan pengaruh
kultural dalam kegiatan komunikasi manusia.
Sedangkan tujuan komunikasi manusia menurut Dimbleby dan
Burton adalah (a) informasi, (b) hubungan (relasi), (c) persuasi,
(d) kekuasaan, (e) pengambilan keputusan, dan (f) ekspresi diri. Gordon
I. Zimmerman mengkategorikan tujuan komunikasi manusia menjadi:
(a) untuk penyelesaian tugas-tugas penting bagi kebutuhan kita, dan
(b) untuk membangun dan memupuk hubungan dengan orang lain.
Kedua kategori tujuan tersebut, menunjukkan bahwa komunikasi
memiliki fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang kita
perlukan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi hubungan yang
melibatkan pertukaran informasi tentang bagaimana hubungan kita
dengan orang lain. Ada juga yang merumuskan tujuan komunikasi
sebagai: (a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan
(d) mempengaruhi.
Tindak komunikasi manusia pun tidak bisa dilepaskan dari nilai-

nilai dan etika. Tindak komunikasi merupakan tindakan yang terikat
nilai-nilai dan etika tempat komunikasi berlangsung. Komunikasi yang
etis dan menghargai nilai-nilai merupakan salah satu karakteristik
komunikasi manusia.
TES FORMATIF 1
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1) Mempelajari modul ini bisa kita pandang sebagai proses komunikasi,
sehingga penulis modul ini bisa dipandang sebagai ....
A. komunikator
B. komunikan
C. media
D. efek
2) Terkait dengan pertanyaan nomor 1 di atas, Anda saat membaca modul

ini disebut sebagai ....
A. komunikator
B. komunikan
C. media
D. efek
3) Sedangkan buku atau CD modul yang Anda baca ini dalam kegiatan atau
proses komunikasi dinamakan ....
A. komunikator
B. komunikan
C. media
D. efek
4) Ada pun adanya perubahan pengetahuan pada diri Anda setelah

mempelajari modul ini, dan juga modul yang lain, dalam proses
komunikasi dinamakan ....
A. komunikator
B. komunikan
C. media
D. efek
5) Ketika Anda mengisi soal tes formatif ini, lalu mencocokkannya dengan
kunci jawaban dan Anda mengetahui persentase penguasaan Anda pada
satu kegiatan belajar dan hasilnya Anda pakai untuk memperbaiki
penguasaan Anda atas kegiatan belajar, dalam komunikasi dinamakan ....
A. komunikator
B. komunikan
C. umpan-balik
D. efek
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang

terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Jumlah Jawaban yang Benar

Tingkat penguasaan = × 100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat

meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang
belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Memahami Komunikasi Bisnis
S eperti yang dikemukakan pada Kegiatan Belajar 1, kegiatan komunikasi

manusia pada dasarnya ada 4 yaitu berbicara, mendengarkan, membaca
dan menulis. Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi
komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Munculnya komunikasi tertulis,
tidak dengan sendirinya menghilangkan komunikasi lisan, karena keduanya
saling melengkapi. Kita bisa melihat orang yang melakukan presentasi yang
menampilkan bagian-bagian penting ditayangkan misalnya melalui LCD
Projector dan ada juga uraian yang disampaikan secara lisan.
Menurut ahli komunikasi, dalam kegiatan komunikasi bisnis, hampir
separuh kegiatan komunikasi manusia yaitu 45%-nya adalah
mendengarkan/menyimak pesan yang disampaikan orang lain. Sedangkan
untuk membaca 16%. Sedangkan berbicara kita lakukan sebanyak 30% dari
kegiatan komunikasi kita dan menulis 9%. Kita bisa mengkaji sendiri
kegiatan komunikasi yang kita lakukan sehari-hari. Benarkah kita lebih
banyak mendengar dibandingkan dengan berbicara, dan lebih banyak
membaca dibandingkan dengan menulis? Anda tentu memiliki jawaban
masing-masing. Namun jawaban itu biasanya mendekati apa yang
dikemukakan para ahli komunikasi itu.
Lantas, bagaimana pengaruhnya kegiatan komunikasi tersebut terhadap
penyimpanan informasi yang disampaikan melalui komunikasi tersebut
dalam diri kita. Ternyata, bila informasi diserap dengan cara membaca maka
kita mengingat 10% dari keseluruhan informasi yang dibaca. Sedangkan bila
mendengarkan, orang bisa menangkap 20% dari informasi yang disampaikan.
Kalau melihat, ternyata kita bisa menyerap 30% informasi yang disampaikan
dan bila mendengar sambil melihat kita bisa menyerap 50% informasi yang
diterima.
Pada sisi lain, penelitian komunikasi menunjukkan, ternyata 70% jam
kerja kita digunakan untuk berkomunikasi. Tidak terlalu mengherankan
temuan penelitian tersebut. Karena kita bisa menyimak bagaimana di tempat
kita bekerja kegiatan komunikasi selalu mewarnai semua kegiatan
penyelesaian pekerjaan. Menjawab panggilan telepon, membalas SMS,
membalas atau membaca e-mail, melakukan presentasi, menegur bawahan,
menyapa rekan kerja, meminta kopi pada office boy, dan banyak lagi kegiatan
kita ternyata merupakan kegiatan komunikasi.
Selanjutnya kita akan memperdalam pemahaman kita atas komunikasi
yang berlangsung dalam kehidupan atau kegiatan bisnis yang lazim
dinamakan komunikasi bisnis. Setelah kita memahami konsep dasar
komunikasi pada Kegiatan Belajar 1, maka pada Kegiatan Belajar 2, kita
akan menerapkan konsep komunikasi tersebut dalam konteks komunikasi
bisnis.
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Banyak orang yang tergoda untuk memberi pengertian dari satu istilah
yang terdiri atas dua kata berdasarkan pengertian masing-masing kata. Tapi
biasanya cara merumuskan pengertian seperti itu tidak menggambarkan
kondisi yang sesungguhnya. Kita bisa mengambil misal untuk pengertian
rumah sakit. Bila kita merumuskan pengertian rumah sakit dengan
menjelaskan lebih dulu pengertian rumah sebagai tempat tinggal dan sakit
sebagai keadaan yang tidak baik dialami manusia, maka bila kita gabungkan
dua kata itu menjadi rumah sakit akan menjadi apa maknanya? Oleh sebab
itu, kita berusaha menangkap makna komunikasi bisnis bukan sebagai
paduan makna komunikasi dan bisnis, melainkan merupakan satu kesatuan
yang memiliki makna khas.
Untuk itu, kita mengutip saja penjelasan pakar komunikasi bisnis.
Rosenblatt, et al., (1977: 3) mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai
“pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang
memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal
melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”.
Dalam definisi tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6
unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu (1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis
harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan
pencapaian tujuan organisasi/lembaga. Bisa saja tujuan komunikasi tersebut
bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat sosial kecuali yang sejalan
dengan tujuan utama organisasi/lembaga, (2) pertukaran, kegiatan ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan
komunikan, (3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan
yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya,
(4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau
melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan,

(5) simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat
dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. Simbol bisa
bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal. Tapi
yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti
dengan baik, (6) pencapaian tujuan organisasi.
Kita akan memperhatikan pada butir 6, yaitu pencapaian tujuan
organisasi. Kita tentu tahu bahwa setiap organisasi, apa pun bentuknya, pasti
didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu yang biasanya dikemukakan
dalam anggaran dasar/anggaran rumah tangga (AD/ART) organisasi tersebut.
Bisa juga dilihat dalam visi dan misi organisasi tersebut. Begitu juga halnya
dengan organisasi bisnis, tentu akan memiliki tujuan tertentu. Misalnya
organisasi bisnis didirikan dengan tujuan memberikan keuntungan bagi
pemegang saham dan menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat.
Biasanya tujuan organisasi bisnis dikategorikan menjadi (a) tujuan produktif
dan (b) tujuan memelihara.
Dengan demikian, dalam komunikasi bisnis, selain kita memperhatikan
tujuan yang hendak dicapai organisasi juga harus memperhatikan tujuan
komunikasi yang akan kita lakukan. Kita sudah membahas tujuan
komunikasi pada Kegiatan Belajar 1. Kita ambil saja rumusan tujuan
komunikasi yang paling populer yaitu (a) menginformasikan, (b) mendidik,
(c) menghibur, dan (d) mempengaruhi. Dalam komunikasi bisnis, tujuan
komunikasi tersebut tentu saja merupakan bagian dari upaya mencapai tujuan
organisasi bisnis.
Komunikasi bisnis ini, bisa berlangsung di antara sesama karyawan/staf
satu organisasi bisa juga dengan orang lain yang berada di luar organisasinya.
Bila komunikasinya merupakan perintah pada bawahan tentu komunikasi itu
berlangsung di lingkungan organisasi. Namun bila ada pemberitahuan kepada
masyarakat luas, tentu komunikasinya berlangsung dengan orang yang
berada di luar organisasinya. Komunikasi bisnis juga bisa terjadi antara satu
organisasi dengan organisasi lainnya. Satu perusahaan mengirimkan surat
pada perusahaan pemasoknya, misalnya, merupakan contoh komunikasi yang
berlangsung antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Untuk lebih
jelasnya, kita lihat Gambar 1.6. berikut:
Gambar 1.6.
“Peta” Komunikasi Organisasi
Gambar 1.6. menunjukkan, dalam Organisasi X, Y dan Z masing-masing

ada komunikasi. Komunikasi antara direksi, para manajer, dan staf/karyawan.
Komunikasi tersebut bisa bertujuan memberikan informasi atau upaya
mempengaruhi semangat kerja karyawan. Intinya, pada setiap organisasi akan
ada komunikasi. Di samping itu, kita juga melihat ada komunikasi di antara
Organisasi X dengan Organisasi Y dan Z. Di samping ada komunikasi antara
Organisasi X dengan masyarakat/publik A dan B.
Setelah kita mengetahui pengertian komunikasi bisnis dan “peta”
komunikasi bisnis satu organisasi, kini pertanyaan kita adalah: Untuk apa
atau mengapa berlangsung komunikasi bisnis? Jawaban pertanyaan tersebut
sesungguhnya menunjukkan arti penting komunikasi bisnis dalam kehidupan
organisasi bisnis. Dalam pandangan pakar komunikasi bisnis, keterampilan
berkomunikasi merupakan keterampilan yang penting dimiliki oleh orang-
orang yang berada pada satu organisasi. Mengapa? Karena para pekerja
organisasi akan termotivasi dan giat bekerja untuk organisasinya bila di

dalam organisasi tersebut para pekerja merasakan adanya arus komunikasi
yang terorganisasikan dengan baik.
Di samping itu, ada sejumlah kegiatan dalam organisasi bisnis yang tidak
bisa tidak akan melibatkan kegiatan komunikasi. Kita mulai dari proses
rekruitmen karyawan. Tentu satu organisasi akan mengkomunikasikan
kebutuhan akan tenaga kerja sehingga kebutuhan organisasi itu diketahui
orang lain atau organisasi lain. Setelah karyawan tersebut direkrut menjadi
staf di satu organisasi tentu akan ada proses pelatihan yang diikutinya. Lagi-
lagi di sini kita menemukan proses komunikasi dalam pelatihan karyawan itu.
Lalu setelah karyawan tersebut menjadi staf, maka akan menjalankan tugas
atau pekerjaan tertentu di samping akan berhubungan juga dengan karyawan
lainnya. Dalam berhubungan dengan karyawan lain, tentu akan berlangsung
juga komunikasi. Dalam pelaksanaan pekerjaan tentu akan juga dilakukan
komunikasi. Misalnya, satu saat dia akan menulis laporan pada atasannya
atau melakukan presentasi di hadapan kliennya.
Komunikasi seperti apa yang diharapkan dilakukan? Tentu saja
komunikasi yang efektif. Komunikasi yang memungkinkan tercapainya
tujuan organisasi. Dalam prosesnya, komunikasi yang dilakukan itu bisa saja
tujuannya menginformasikan, mendidik, menghibur atau mempengaruhi.
Manakala si karyawan tadi menjelaskan produk yang dihasilkan
organisasinya dia sedang melakukan komunikasi yang tujuannya
menginformasikan. Saat si karyawan mendapatkan penjelasan dari atasannya
bagaimana perilaku yang diharapkan organisasi maka tujuan komunikasi itu
adalah mendidik. Saat si karyawan bersama karyawan lain menikmati makan
siang sambil bertukar cerita lucu, maka tujuan komunikasinya adalah
menghibur. Namun saat si karyawan berusaha mempengaruhi pengambilan
keputusan kliennya agar menggunakan produk organisasinya maka
komunikasinya jelas bertujuan mempengaruhi.
Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya
bisa dikategorikan seperti berikut ini.
1. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications)
yang merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarki
organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya. Biasanya
komunikasi seperti ini bersifat instruksi atau perintah.
2. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications) yang
merupakan kebalikan dari komunikasi pada butir a. Di sini orang yang
lebih rendah posisinya dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan

atau umpan-balik pada atasannya. Biasanya berupa usulan, saran atau
masukan. Pada beberapa organisasi, dengan pendekatan manajemen
partisipatif, banyak pimpinan mendapatkan gagasan yang baik dari
bawahannya melalui komunikasi seperti ini.
3. Komunikasi pada sesama (sideways communications) yang merupakan
proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama
kedudukannya dalam hierarki organisasi seperti komunikasi di antara
sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan. Komunikasi
seperti ini biasanya berlangsung dalam bentuk koordinasi misalnya
antara bagian keuangan dengan bagian SDM.
4. Komunikasi multisaluran (multichannel communications) yang
merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan
berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan. Dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maka saluran
komunikasi menjadi begitu beragam. Bukan hanya dalam bentuk tertulis
seperti nota atau memo dan telepon tapi juga bisa dalam bentuk video-
conference, memanfaatkan fasilitas messenger atau berkirim SMS.
Sedangkan kegiatan komunikasinya sendiri dapat dilakukan dalam

wujud kegiatan seperti:
1. Briefing, yang memungkinkan berlangsung komunikasi antara ketua tim
atau para manajer dengan para stafnya. Pada banyak organisasi, briefing
ini dilakukan setiap hari atau seminggu sekali.
2. Rapat, yang dilakukan untuk berkomunikasi dengan suasana yang relatif
formal.
3. Komunikasi tatap-muka, yang bisa menjadi ruang untuk terjadinya
pertukaran gagasan dan informasi secara santai dan informasi.
Tentu saja, apa atau bagaimana bentuk dan wujud kegiatan komunikasi
yang hendak dipilih akan disesuaikan dengan tujuan komunikasinya. Seperti
dikemukakan pada Kegiatan Belajar 1, komunikasi bukan hanya berdimensi
isi-pesan/informasi namun juga berdimensi relasi maka kegiatan komunikasi
bisnis pun tak bisa hanya berdimensi tunggal misalnya isi-pesan saja atau
relasi saja. Komunikasi manusia akan memerlukan keduanya. Dalam suasana
yang informal, komunikasi tatap-muka yang memungkinkan terjadinya
pertukaran informasi (dimensi isi) sambil mengeratkan keakraban (dimensi
relasi) bisa menjadi pilihan komunikasi bisnis. Namun ada kalanya kita lebih
menekankan pada dimensi informasi seperti yang dilakukan melalui rapat
sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis. Namun adakalanya juga lebih
menekankan dimensi relasinya, seperti percakapan yang dilakukan sambil
bermain tenis atau menyelenggarakan acara coffee morning.
B. RUANG LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS
Sesungguhnya, sepintas kita sudah menguraikan ruang lingkup

komunikasi bisnis saat mempelajari “peta” komunikasi organisasi. Namun,
kita sekarang akan lebih dalam mempelajari ruang lingkup komunikasi bisnis
setelah kita memahami konsep dasar komunikasi dan pengertian komunikasi
bisnis. Pada dasarnya, ruang lingkup di sini, menunjuk pada lingkungan-
lingkungan organisasi bisnis. Dalam lingkungan tersebut ada sejumlah pihak
yang berkepentingan (stakeholder) yang mempengaruhi organisasi secara
keseluruhan. Seperti dalam “peta” komunikasi organisasi tadi, komunikasi itu
dilakukan pada lingkungan internal organisasi dan lingkungan eksternal
organisasi.
Pada lingkungan internal, organisasi tentunya memiliki stakeholder
internal seperti para manajer dan karyawan. Pada lingkungan eksternal,
organisasi memiliki stakeholder eksternal seperti para pelanggannya atau
organisasi/perusahaan lain seperti perusahaan distributor dan pemasok. Inilah
lingkungan eksternal yang masih berada dalam lingkungan tugas (task)
organisasi. Namun ada juga lingkungan paling luar yang mempengaruhi
organisasi seperti perkembangan teknologi, perubahan politik, dan kondisi
sosial ekonomi.
Ringkasnya, ruang lingkup di sini menunjukkan lingkungan yang
menjadi sasaran komunikasi yang dilakukan atau menjadi komunikan dari
komunikasi bisnis yang dilakukan organisasi. Kita perhatikan gambar
berikut yang menunjukkan lingkungan komunikasi bisnis satu organisasi:
Sumber: Rosenblatt et al. (1977: 5)
Gambar 1.7.
Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis
Sekarang, pembahasannya kita mulai dari bagian tengah Gambar 1.7.

Pertama, lingkungan internal organisasi atau biasa disebut juga stakeholder
internal yang digambarkan dengan kotak yang berada di tengah gambar.
Kegiatan bisnis mesti mencapai keseimbangan dalam dirinya sendiri dengan
cara membangun komunikasi dan relasi yang harmonis antara pemilik,
manajemen dan karyawan. Kedua, lingkungan eksternal organisasi atau biasa
dinamakan stakeholder eksternal. Pada lingkungan ini ada dua bagian, yakni
lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung pada kegiatan organisasi
dan kedua lingkungan yang secara langsung atau tidak mempengaruhi
kegiatan organisasi bisnis. Lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung
itu dinamakan demikian karena lingkungan tersebut berada dalam lingkungan
tugas organisasi, sehingga perubahan pada lingkungan itu akan berpengaruh
langsung pada organisasi. Sedangkan lingkungan eksternal yang satunya lagi,
pengaruhnya boleh dikatakan tidak langsung pada organisasi meski sangat
mungkin akan dirasakan juga oleh organisasi.
Setelah satu organisasi membangun komunikasi dan relasi yang

harmonis dengan lingkungan internalnya, barulah membangun keseimbangan
dengan lingkungan terdekatnya yakni pelanggan, pemasok, distributor,
kompetitor dan pemerintah/lembaga regulator guna mendapatkan dan
memelihara tingkat pencapaian laba. Selain itu, faktor-faktor sosial, politik,
ekonomi dan teknologi harus diperhitungkan untuk menghindari kegagalan
dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga.
Penting dikemukakan di sini, meski regulator pada umumnya disamakan
dengan pemerintah, namun dalam praktik mutakhir regulator tidak selalu
pemerintah, melainkan merupakan lembaga tersendiri yang di dalamnya
duduk pihak-pihak yang berkepentingan yang mewakili dunia usaha,
pemerintah dan masyarakat. Dalam bisnis telekomunikasi di Indonesia,
misalnya, ada lembaga regulator tersendiri. Begitu juga halnya dengan
industri perminyakan kita, ada regulator sendiri yang mengatur kegiatan
bisnis pertambangan. Regulator independen tersebut pada umumnya
berbentuk komisi seperti Komisi Penyiaran Indonesia yang menjadi regulator
industri penyiaran di Indonesia.
Dengan demikian, ruang lingkup komunikasi bisnis satu organisasi
adalah komunikasi dengan lingkungan internalnya dan komunikasi dengan
lingkungan eksternalnya. Komunikasi dengan lingkungan internal, bentuk
dan kegiatannya sudah kita bahas contoh-contohnya saat membahas
pengertian komunikasi bisnis. Sedangkan komunikasi dengan lingkungan
eksternal akan kita bahas teknis pelaksananya pada modul-modul selanjutnya
dalam mata kuliah ini.
C. VARIABEL-VARIABEL KOMUNIKASI BISNIS
Pada Kegiatan Belajar 1 modul ini, kita sudah mempelajari komponen-

komponen dalam proses komunikasi. Istilah komponen itu, adakalanya
dinamakan variabel komunikasi. Mengapa dinamakan variabel? Karena
masing-masing komponen itu bisa memberikan pengaruh dan wujudnya tidak
akan sama pada setiap kegiatan komunikasi atau bersifat dinamis. Berbeda
dengan istilah komponen yang mengesankan statis. Itu sebabnya, beberapa
ahli komunikasi lebih menyebutnya sebagai variabel komunikasi ketimbang
komponen komunikasi. Sambil berkenalan dengan istilah baru dalam
komunikasi, kita gunakan saja istilah variabel untuk apa yang sebelumnya
kita sebut dengan komponen komunikasi.
Manakala membahas variabel-variabel komunikasi, termasuk

komunikasi bisnis, orang biasanya mengacu pada model komunikasi klasik
yang dikembangkan Harold D. Laswell yang sudah kita pelajari sebelumnya.
Variabel-variabel tersebut dirumuskan dalam apa yang dinamakan Model
atau Formula Laswell yang menyatakan: Who, say what, to whom, through
which channel and with what effect? Tentunya kita masih ingat, karena
pernah kita dalami saat kita mempelajari konsep dasar komunikasi. Namun
penerapan formula ini untuk komunikasi bisnis memerlukan sedikit
modifikasi, seperti yang dilakukan Rosenblatt, et al. (1977: 16). Rosenblatt
menguraikan variabel-variabel komunikasi bisnis dengan memberi tambahan
variabel yaitu variabel konteks sebagai berikut.
1. Variabel Sumber/Komunikator
Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam
komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong
terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif
mendorong terjadinya proses komunikasi. Di samping itu, penerimaan atau
penolakan pesan komunikasi sering kali terkait dengan penilaian suka-tidak
suka, percaya-tidak percaya atau respek-tidak respek penerima atau
komunikan terhadap komunikator. Selain itu, “status” dan
“kekuatan/kekuasaan” (power) yang ada pada komunikator pun berpengaruh
pada penerimaan pesan oleh komunikan. Sekedar contoh yang ekstrem,
bayangkan bagaimana reaksi kita bila seorang satpam sebuah bank
menyatakan bisa meluluskan permohonan kredit yang kita ajukan pada bank.
Padahal ajuan kreditnya mencapai lebih dari Rp5 miliar! Tentu reaksi kita
akan berbeda, bila pernyataan itu datangnya dari pimpinan bagian kredit dari
bank itu.
Reaksi atau respons yang Anda berikan saat menerima pesan,
sesungguhnya dipengaruhi kredibilitas komunikator/sumber. Kredibilitas
terkait dengan seberapa besar tingkat kepercayaan kita pada komunikator.
Kredibilitas biasanya dinilai melalui: (1) expertness/keahlian atau kompetensi
(competence). Seorang satpam tentunya tidak kompeten meluluskan
permohonan kredit, meskipun dia satpam di sebuah bank yang cukup
termasyhur dan bonafide, sedangkan staf atau pimpinan bagian kredit
memiliki kewenangan meluluskan ajuan kredit; (2) dapat dipercaya
(truthwortiness)/aman (safety). Kembali kepada contoh satpam tadi, tentu
tidak dapat dipercaya ada bank yang memberi kewenangan pada satpamnya
memeriksa dan meluluskan ajuan kredit bernilai miliaran rupiah pada

nasabahnya. Bahkan mungkin malah akan muncul pertanyaan pada diri kita,
bank macam apa memberi kewenangan seperti itu pada satpamnya; (3) dina-
misme (dynamism) yang memunculkan sifat-sifat seperti agresif, empatik,
tegas, aktif dan energetik. Tentu, satpam yang menjadi contoh kita, belum
tentu memiliki sifat-sifat dinamisme dalam artian memperjuangkan
pencapaian tujuan organisasi/lembaga bisnis.
Dalam organisasi bisnis, status dan kekuasaan terkait dengan posisi
jabatan. Makin tinggi jabatan dalam hierarki jabatan pada satu organisasi
makin tinggi juga status dan kekuasaannya. Dengan kekuasaan yang besar
maka daya kontrolnya juga akan makin besar dan tanggung jawabnya juga
besar. Dengan jabatan sebagai satpam, dalam contoh kita tadi, tentunya ruang
kekuasaan dan kewenangannya berbeda dengan kepala bagian kredit.
Kredibilitas sumber/komunikator dapat bersifat individual dapat pula
bersifat institusional. Individu dengan status dan kekuasaan/kewenangan
tinggi lebih memiliki kredibilitas dibandingkan dengan individu yang status
dan kekuasaan/kewenangannya rendah. Kita juga mengenal ada orang-orang
yang dipandang memiliki kredibilitas dalam bidang tertentu. Misalnya Prof.
Dr. Otto Soemarwotto untuk bidang lingkungan hidup atau Prof. Dr. J.A.
Katili untuk bidang geologi. Pada tingkat institusi, kita juga mengenal
lembaga-lembaga tertentu yang memiliki kredibilitas. Informasi mengenai
bahan bakar minyak (BBM) lebih meyakinkan bila datang dari Pertamina
dibandingkan dari PT Kereta Api Indonesia (PT KAI), meskipun PT KAI
merupakan salah satu BUMN yang juga merupakan konsumen BBM. Tapi
sebaliknya, informasi tentang perkeretaapian akan lebih tinggi kredibilitas
bila bersumber dari PT KAI dibandingkan Pertamina, meski bisa saja staf
Pertamina pun melakukan perjalanan dengan kereta api.
2. Variabel Pesan
Pesan, seperti yang sudah kita bahas, dapat diartikan sebagai sesuatu
yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang
disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada
lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain. Pesan ini dapat
disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan simbol
atau sinyal tertentu. Pesan yang menggunakan kata-kata dinamakan pesan
verbal dan pesan yang disampaikan dengan tidak menggunakan kata-kata
seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan nonverbal.
Dalam praktik komunikasi bisnis, dikembangkan berbagai teknik

penyusunan pesan. Pada intinya teknik-teknik yang dikembangkan itu
dimaksudkan agar komunikasi yang kita lakukan bisa berjalan dengan efektif.
Di samping itu, agar pesan yang disampaikan bisa mencapai tujuan
komunikasi dan tujuan organisasi. Pada Modul 2 mata kuliah ini, kita akan
lebih mendalami teknik penyusunan pesan ini.
Untuk sementara ini, kita baru sampai pada dua kategori besar pesan
yaitu pesan verbal dan pesan nonverbal. Dalam praktik komunikasi, kedua
kategori pesan ini sesungguhnya bisa kita gunakan secara bersama-sama.
Misalnya, saat Anda menulis surat dengan menggunakan surat berlogo
perusahaan Anda, pesan verbal dan pesan nonverbal Anda sampaikan. Isi
suratnya merupakan pesan verbal. Namun jenis kertas surat, warna logo
perusahaan, atau penempatan logo perusahaan dalam kop surat merupakan
pesan nonverbal. Semua itu berpengaruh pada cara komunikan menafsirkan
pesan yang Anda sampaikan sekaligus citra perusahaan/organisasi bisnis
Anda.
3. Variabel Penerima/Komunikan
Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi
yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan
bagaimana cara kita berkomunikasi. Misalnya, perhatikan saja saat orang
mengajak berbicara dengan seorang bayi akan mencadel-cadelkan
ucapannya. Namun orang yang sama akan berbicara dengan cara yang
berbeda saat berbicara dengan temannya.
Hal tersebut menunjukkan, saat melakukan komunikasi, seorang
komunikator akan memperhatikan dan memperhitungkan siapa
komunikannya. Karena itu, dalam kajian komunikasi kita mengenal istilah
analisis khalayak yang merupakan kajian untuk mengetahui profil khalayak
sehingga bisa ditemukan cara berkomunikasi yang paling tepat dengan
khalayak tersebut. Dalam komunikasi bisnis, publik yang menjadi
komunikan tentu sangat beragam. Ada banyak stakeholder, seperti karyawan,
manajer, pemegang saham, distributor, mitra bisnis, pemasok, konsumen,
serikat pekerja, dan pemerintah yang tentunya memiliki karakteristik yang
berbeda.
Karakteristik komunikan itu bisa dirumuskan dengan berbagai cara. Ada
yang merumuskannya dengan menggunakan pendekatan demografis seperti
dengan menggambarkan komunikan berdasarkan profil status ekonomi dan
sosial (SES). Ada juga yang menggunakan pendekatan psikologis, seperti

menyusun profil khalayak berdasarkan kebutuhan yang biasanya mengacu
pada teori kebutuhan Maslow yang tentunya sudah Anda pelajari pada mata
kuliah lain. Ada juga yang menggunakan pendekatan gaya hidup sehingga
kita mengenal analisis nilai dan gaya hidup. Pada Modul 2, kita akan
mempelajari hal analisis khalayak ini saat kita mempelajari teknik
penyusunan pesan.
4. Variabel Konteks
Saat mempelajari proses komunikasi pada Kegiatan Belajar 1, kita tahu
bahwa komunikasi itu berlangsung dalam konteks tertentu. Konteks
komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja
diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi
yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian
yang wajar. Sedangkan konteks yang kita ciptakan adalah suasana yang
sengaja kita buat. Konteks komunikasi yang sengaja diciptakan misalnya
acara business lunch, permainan golf, coffee morning atau menyelenggarakan
rapat di kawasan wisata. Sedangkan konteks yang alamiah, misalnya
komunikasi yang berlangsung di ruangan kantor atau perbincangan di ruang
rapat.
Apa yang dikemukakan di atas menunjukkan pentingnya variabel
konteks dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, mengingat konteks
komunikasi berpengaruh terhadap keberhasilan komunikasi bisnis. Dalam
konteks yang formal, kegiatan komunikasinya mungkin terkendala oleh
waktu dan pembicaraan yang formal. Tapi dalam suasana makan siang, tentu
kekakuan sudah mencair dan situasi seperti ini sangat menunjang untuk
melakukan komunikasi. Adolf Hitler, misalnya, termasuk orang yang
menyadari pentingnya konteks dalam komunikasi sehingga dia menyatakan,
bila Anda ingin menguasai khalayak dalam sebuah rapat umum, adakanlah
rapat itu pada malam hari. Ini bisa dimaklumi, pada malam hari kondisi fisik
dan kejiwaan hadirin sudah letih sehingga gagasan yang kita sampaikan
menjadi lebih mudah diterima. Konteks yang dimanfaatkan oleh Hitler tadi
adalah konteks psikologis dan fisikal.
Masih berkaitan dengan konteks komunikasi ini adalah iklim komunikasi
(communication climate). Apa yang dimaksud dengan iklim komunikasi?
Secara sederhana, iklim komunikasi adalah suasana komunikatif yang
berkembang pada satu organisasi. Karena berkembang pada satu organisasi,
maka iklim komunikasi ini akan sangat bergantung pada gaya manajemen
yang dijalankan pada organisasi tersebut.
Ada 4 gaya manajemen yang berpengaruh terhadap iklim komunikasi.
Pertama, gaya direktif, yang merupakan gaya manajemen yang menuntut
karyawan melakukan apa yang dikatakan manajer. Akibatnya arus informasi
hanya dari atas ke bawah, sehingga manajemen memiliki informasi terbatas
dari bawahannya dan membuat arus informasi antarbagian manajemen
terbatas. Kita sudah mempelajari downward communications ini pada
kegiatan belajar sebelumnya. Kedua, gaya pelatih, yang membuat manajer
menjalankan peran seperti dalam gaya direktif namun manajemen
memandang bawahan sebagai anggota tim. Komunikasi berlangsung dua
arah, dari atas ke bawah dan sebaliknya. Manajemen menjelaskan secara
rasional keputusan yang diambilnya dan mendengarkan ide dari bawahan. Ini
merupakan komunikasi dua arah yang sering disebut sebagai bentuk
komunikasi yang demokratis. Ketiga, gaya suportif, para manajer
menganggap bawahan memiliki kemampuan dan keterampilan serta memiliki
motivasi untuk bekerja sebaik-baiknya. Manajemen hanya menetapkan
tujuan, bawahan bekerja untuk mencapai tujuan itu. Dengan demikian, arus
informasi berjalan dua arah. Sedangkan Di lingkungan bawahan sendiri
terbentuk saluran komunikasi informal, atau apa yang sudah kita pelajari
pada Kegiatan Belajar 1 dengan istilah sideways communications. Keempat,
gaya pendelegasian, para manajer membiarkan bawahannya untuk
“memperlihatkan kemampuannya”. Manajer memberi arahan umum, dan
mendelegasikan kewenangan pada bawahannya. Karena para bawahan
terlibat langsung dalam menentukan apa yang harus dilakukannya untuk
mencapai tujuan, maka rasa tanggung jawab akan muncul. Gaya ini mungkin
akan membuat para manajer terisolasi dan kehilangan kontrol atas operasi
organisasi.
Dengan demikian, kita bisa melihat konteks alamiah dari proses
komunikasi yang berlangsung dalam satu organisasi. Gaya direktif membuat
iklim komunikasi menjadi bernuansa otoriter dan memberlakukan karyawan
seperti robot. Gaya suprotif membuat komunikasi berkembang di tengah
organisasi, yang bisa juga mendorong berkembangnya saluran-saluran
komunikasi informal yang produktif. Pada gaya direktif, iklim
komunikasinya memang memungkinkan juga munculnya saluran komunikasi
informal. Namun pada gaya direktif saluran komunikasi informal itu hanya
akan menjadi arena penyebaran gosip atau desas-desus. Karena dalam
komunikasi ada ungkapan, bila saluran komunikasi formal tersumbat maka

pesan akan mengalir melalui saluran bawah tanah.
Namun yang terpenting dalam variabel konteks ini, kita hendaknya
mencermati konteks komunikasi sehingga bisa mengembangkan komunikasi
bisnis yang efektif. Konteks harus kita perhatikan, karena setiap tindak
komunikasi akan berlangsung dalam konteks tertentu yang mempengaruhi
keberhasilan komunikasi yang dilakukan. Kita akan memerlukan gaya
komunikasi yang berbeda untuk konteks komunikasi yang berbeda. Pada
suasana formal gaya bicara kita berbeda dengan komunikasi pada suasana
informal. Begitu juga komunikasi tertulis dalam bentuk memo yang kurang
formal akan berbeda dengan komunikasi tertulis dalam bentuk surat
keputusan yang bersifat formal.
5. Variabel Saluran
Komunikasi yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran
komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi
dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada
juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang
seperti telepon. Lantas, bagaimana kalau percakapan tatap-muka di antara
dua orang? Saluran apa yang dipergunakan? Menurut ahli komunikasi, suara
yang dipergunakan dalam percakapan itu bisa terdengar lawan komunikasi
karena merambat melalui udara sehingga udara itulah yang menjadi saluran
komunikasi kita.
Pilihan saluran mana yang akan dipergunakan akan ditentukan oleh
banyak hal. Dua di antaranya adalah variabel pesan dan variabel penerima.
Bila penerima pesan berjumlah besar dan tidak berdiam di satu tempat yang
sama, tentu saluran media massa yang akan kita pilih. Namun bila pesannya
bersifat pribadi, tentu kita akan lebih memilih penggunaan telepon atau surat.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi, kini tersedia beragam
saluran komunikasi. Satu di antaranya yang cukup populer adalah internet
yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah
yaitu komputer, media massa dan telekomunikasi yang memungkinkan
penyampaian pesan secara audio-visual dan interaktif.
6. Variabel Efek
Suatu saat, setelah membaca iklan lowongan kerja di koran, seorang
penganggur menyatakan dalam hatinya, “Mungkin ini lowongan kerja yang
sesuai dengan kualifikasi yang saya miliki.” Lantas, si penganggur itu pun
mengembangkan harapan. Dia merasa yakin akan diterima di perusahaan
tersebut. Lalu mulai membayangkan apa yang akan dikerjakannya nanti
setelah menjadi karyawan. Itulah contoh efek komunikasi. Ada perubahan
pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu ada
lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan menyatakan
kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu.
Akhirnya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran.
Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis yang memang dirancang
untuk menciptakan, mengubah atau memperkokoh perilaku, sikap, informasi
tentang bisnis kita. Bisa juga komunikasi itu dirancang untuk membangun
dan memperkokoh citra positif organisasi bisnis seperti yang kita harapkan.
Ringkasnya, kita mengharapkan terjadi sesuatu pada diri komunikan atau
khalayak setelah kita melakukan komunikasi bisnis. “Sesuatu” yang terjadi
itu tentu merupakan apa yang kita inginkan yang sejalan dengan tujuan
organisasi bisnis.
Dalam komunikasi bisnis, “sesuatu” yang terjadi setelah proses
komunikasi itu cukup beragam. Mulai dari kesediaan menerima, rasa
suka/tidak suka terhadap organisasi atau produk sampai para stakeholder
merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya. Namun,
sekali lagi, apa yang kita harapkan setelah proses komunikasi bisnis itu akan
mengacu pada tujuan organisasi mengingat komunikasi bisnis merupakan
salah satu fungsi manajemen satu organisasi.
Variabel-variabel komunikasi bisnis di atas, merupakan variabel-variabel
yang perlu kita perhitungkan saat kita menyusun rencana komunikasi
(bisnis). Dalam rencana komunikasi, variabel-variabel tersebut kita
pertimbangkan dengan baik. Kita harus menyadari bahwa kegiatan
komunikasi bisnis itu kita lakukan agar memiliki dampak, bukan sekedar
kegiatan yang dilakukan untuk bisa berjalan saja. Dengan perencanaan yang
baik, efektivitas komunikasi bisa lebih terjamin.
D. PRINSIP KOMUNIKASI BISNIS
Seperti dikemukakan tadi, komunikasi merupakan salah satu fungsi

manajemen organisasi bisnis. Oleh karena itu, komunikasi akan ada dan tetap
berlangsung dalam satu organisasi sepanjang organisasi tersebut ada. Di
sinilah letak arti penting membuat perencanaan komunikasi bisnis agar

komunikasi bisnis yang dilakukan bisa berjalan secara efektif.
Sekarang kita mempelajari prinsip komunikasi bisnis. Murphy dan
Hildebrandt (1991: 78), merumuskan ada 7 prinsip yang harus dipegang saat
melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dirangkum dalam
akronim 7C. Prinsip tersebut adalah:
1. Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa
memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang
membutuhkan. Karena informasi yang lengkap bisa membangun
kepercayaan dan kepastian pada diri penerima informasi. Orang biasanya
mencari informasi karena dirinya sedang menghadapi ketidakpastian,
adanya informasi yang lengkap akan membuat orang merasa
memperoleh kepastian. Di samping itu, informasi yang tidak lengkap
sering kali menimbulkan pertanyaan dan membuat komunikasi tidak
efektif.
2. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan
kata-kata jelas, singkat dan padat. Informasi utuh yang dikemukakan di
atas harus disampaikan dalam kemasan yang jelas, singkat dan padat.
Dengan demikian, orang menjadi mudah memahami apa yang kita
komunikasikan. Tidak perlu mengernyitkan dahi untuk bisa memahami
apa maksud informasi yang disampaikan.
3. Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun
secara spesifik dan konkret, bukan abstrak. Sering kita memperoleh
informasi yang abstrak seperti tercermin dalam kalimat “perbaikan
derajat kehidupan” atau “meningkatkan mutu”. Sebenarnya kalimat
tersebut bisa kita buat konkret. Perbaikan derajat kehidupan misalnya
bisa kita buat konkret dengan kalimat “peningkatan penghasilan”,
“peningkatan taraf pendidikan” atau “peningkatan kesehatan”.
4. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti
mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. Kita sudah
mempelajari variabel penerima tadi. Dalam menyampaikan informasi
bisnis, penting bagi kita untuk mengetahui siapa komunikan atau
penerima informasi itu. Kita pertimbangkan dengan baik siapa atau di
mana komunikan kita.
5. Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat
yang mudah dipahami komunikan. Ini akan terkait dengan prinsip
komunikasi sebagai proses berbagi. Informasi yang kita sampaikan mesti
berorientasi pada penerima, sehingga kita membuat informasi itu sejelas

mungkin sehingga bisa dipahami penerima. Informasi yang disampaikan
sama sekali bukan untuk menunjukkan kecerdasan atau taraf pendidikan
komunikatornya sehingga dipilih kata-kata yang menunjukkan taraf
pendidikan komunikatornya dengan banyak menggunakan istilah atau
jargon yang membingungkan penerima.
6. Courtesy, yang berarti sopan santun dan tata krama merupakan hal yang
penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan
kepada komunikan. Kesantunan merupakan bagian penting dari
komunikasi. Dengan kesantunan orang akan menaruh penghargaan dan
simpati pada diri kita. Kesantunan berbahasa, kesantunan sikap dan
kesantunan perilaku merupakan bagian penting dan melekat pada
tindakan komunikasi manusia.
7. Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara
cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan tata
bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan memperhatikan
komunikan. Kecermatan dan ketelitian akan membuat kita bisa
mendeteksi sejak dini bila terjadi kekeliruan pada kemasan informasi
yang kita persiapkan untuk kegiatan komunikasi bisnis kita.
Prinsip-prinsip komunikasi tersebut bisa menjadi pedoman bagi kita saat

mempersiapkan kemasan informasi yang akan kita gunakan dalam
komunikasi bisnis. Prinsip-prinsip tersebut sesungguhnya lebih banyak
berkaitan dengan penyusunan pesan komunikasi bisnis. Penyusunan pesan
komunikasi bisnis ini kita akan dalami lebih lanjut pada modul berikutnya
setelah modul ini.
Di samping itu, perlu juga kita memperhatikan ―sekali lagi― konteks
komunikasi dalam artian budaya tempat komunikasi berlangsung. Prinsip-
prinsip yang dikemukakan di atas, bisa diterapkan dengan
mempertimbangkan konteks budaya tempat komunikasi dilangsungkan. Carté
dan Fox (2006: 19-20), dengan mengutip Edward T. Hall menyatakan ada
dua kategori komunikator yaitu komunikator konteks tinggi dan komunikator
konteks rendah.
Carté dan Fox menjelaskan, komunikator konteks rendah cenderung
mengekspresikan diri mereka secara eksplisit dan tegas. Hampir tidak ada arti
yang tersembunyi dari kata yang dipergunakan Dengan demikian kita bisa
menafsirkan apa adanya maksud pernyataannya. Sedangkan komunikator
konteks tinggi cenderung berkomunikasi lebih implisit, sehingga kita

diharapkan untuk menafsirkan maksud pernyataannya berdasarkan
pengetahuan kita atas kata yang dipergunakan sesuai dengan latar belakang
budayanya.
Akan halnya komunikasi bisnis, Carté dan Fox (2006: 19) menunjukkan,
dalam komunikasi dengan komunikator berkonteks rendah maka komunikasi
perlu dilakukan secara terus terang, eksplisit dan apa adanya. Sedangkan
komunikasi dengan komunikator berkonteks tinggi, komunikasi perlu
dilakukan secara diplomatis, implisit dan tidak langsung. Carté dan Fox
(2006: 20) menyebutkan Amerika Serikat, Jerman, Skandinavia dan
Finlandia sebagai negara yang komunikatornya dalam komunikasi bisnis
berkonteks rendah. Sedangkan Perancis dan Jepang termasuk kategori
berkonteks tinggi.
L A TIH A N

1) Anggap sajalah organisasi yang Anda ikuti atau yang berada di

lingkungan tempat tinggal Anda merupakan satu organisasi bisnis.
Cobalah mengidentifikasi stakeholder internal dan eksternal organisasi
tersebut!
2) Setelah berhasil mengidentifikasi stakeholder-nya, seperti yang Anda
lakukan saat mengerjakan Latihan nomor 1, tugas Anda sekarang adalah
menyusun pesan yang dianggap tepat untuk kelompok-kelompok
stakeholder tersebut dengan memperhatikan prinsip penyusunan pesan
dan prinsip komunikasi bisnis. Pesannya berisi ajakan kerja sama.
3) Cobalah menulis sebuah surat ajakan bergabung dengan organisasi yang
Anda ikuti pada rekan-rekan Anda dengan memperhatikan prinsip
komunikasi bisnis!
1) Lingkungan internal organisasi atau biasa disebut juga stakeholder

misalnya pemilik, manajemen dan karyawan. Lingkungan eksternal
organisasi atau biasa dinamakan stakeholder eksternal. Pada lingkungan
ini ada dua bagian, yakni lingkungan eksternal yang berpengaruh

langsung pada kegiatan organisasi dan kedua lingkungan yang secara
langsung atau tidak mempengaruhi kegiatan organisasi bisnis.
Lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung itu dinamakan
demikian karena lingkungan tersebut berada dalam lingkungan tugas
organisasi, sehingga perubahan pada lingkungan itu akan berpengaruh
langsung pada organisasi. Sedangkan lingkungan eksternal yang satunya
lagi, pengaruhnya boleh dikatakan tidak langsung pada organisasi meski
sangat mungkin akan dirasakan juga oleh organisasi.
2) Prinsip komunikasi bisnis itu mencakup: (a) completness;
(b) conciseness; (c) concretness; (d) consideration; (e) clarity;
(f) courtesy; dan (g) correctness. Pesan verbal dapat disusun dengan
menggunakan kalimat yang menarik dan mudah dibaca sehingga pesan
diterima oleh komunikan. Pesan nonverbal dapat dibuat dengan cara
yang membuat citra diri seseorang dapat terpelihara.
3) Untuk prinsip komunikasi bisnis, lihat Petunjuk Jawaban Latihan No. 2
di atas.
RA NGK UMA N
Komunikasi bisa dapat didefinisikan sebagai “pertukaran gagasan,

pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan
tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-
simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”. Dalam
definisi tersebut, terkandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu:
(1) tujuan; (2) pertukaran; (3) gagasan, opini, informasi, instruksi;
(4) saluran personal atau impersonal; (5) simbol atau sinyal;
(6) pencapaian tujuan organisasi.
Sedangkan ruang lingkup komunikasi bisnis pada dasarnya
merumuskan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan atau proses
komunikasi. Pada umumnya, ruang lingkup ini menunjuk pada
(a) lingkungan internal atau stakeholder internal organisasi yaitu pemilik
saham, karyawan dan manajer, dan (b) lingkungan eksternal atau
stakeholder eksternal organisasi yang mencakup lingkungan pemberi
pengaruh langsung atau lingkungan tugas seperti pemasok dan regulator
dan lingkungan pemberi pengaruh tidak langsung seperti perkembangan
teknologi dan situasi sosial-ekonomi-politik.
Ada pun variabel-variabel yang perlu dicermati dalam komunikasi

bisnis mencakup (a) variabel komunikator, (b) variabel pesan,
(c) variabel saluran/media, (d) variabel penerima/komunikan,
(e) variabel konteks, dan (f) variabel efek. Sedangkan prinsip
komunikasi bisnis yang penting diperhatikan dikenal dengan akronim 7C
yang mencakup: (a) completness; (b) conciseness; (c) concretness;
(d) consideration; (e) clarity; (f) courtesy; dan (g) correctness.
TES FORMATIF 2
1) Salah satu komponen penting dalam komunikasi bisnis yang harus kita
perhatikan adalah ....
A. tujuan komunikasi
B. tujuan organisasi
C. tujuan pesan
D. tujuan komunikator
2) Berikut ini merupakan salah satu stakeholder internal yang termasuk

dalam cakupan ruang lingkup komunikasi bisnis ....
A. pemasok
B. pemerintah
C. distributor
D. pemilik saham
3) Salah satu prinsip komunikasi bisnis adalah ....

A. Kesantunan
B. Pengetahuan
C. Pendirian
D. Penegasan
4) Variabel komunikasi bisnis yang menunjukkan apa yang hendak

disampaikan melalui komunikasi bisnis adalah ....
A. komunikator
B. komunikan
C. pesan
D. efek
5) Bentuk komunikasi yang merupakan penyampaian informasi dari

bawahan pada atasan dikenal dengan istilah ....
A. upward communications
B. downward communications
C. sideways communications
D. multichannel communications


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%,
belum dikuasai.
Kunci Jawaban Tes Formatif
Tes Formatif 1 Tes Formatif 2

1) A 1) B
2) B 2) D
3) C 3) A
4) D 4) C
5) C 5) A
Glosarium
Decoding : Perubahan dari kode-kode tertentu, biasanya berupa

bahasa baik bahasa verbal maupun bahasa nonverbal
menjadi ide atau pikiran pada diri komunikan dalam
proses komunikasi.
Efek : Akibat yang ditimbulkan dari proses komunikasi yang
berupa peneguhan atau perubahan sikap, pendapat dan
perilaku
Encoding : Perubahan dari ide atau pikiran yang ada dalam benak
komunikator ke dalam kode-kode tertentu, biasanya
berupa bahasa baik bahasa verbal maupun bahasa
nonverbal dalam proses komunikasi
Komunikan : Orang/lembaga yang menerima pesan. Biasa disebut juga
penerima, destinasi atau khalayak (untuk penerima dalam
jumlah besar).
Komunikasi : Proses penyampaian pesan (informasi, gagasan, pikiran,
pendapat, pengetahuan) dari seseorang/satu lembaga
kepada orang/lembaga lain dengan menggunakan atau
tanpa media dengan tujuan tertentu.
Komunikator : Orang/lembaga yang mengirimkan pesan. Biasa disebut
juga pengirim atau sumber.
Media : Saluran yang dipergunakan untuk pengiriman pesan.
Dapat berbentuk media massa seperti koran, majalah,
radio dan televisi atau media non-massa, seperti telepon,
handphone, dan e-mail.
Pesan : Isi yang disampaikan dalam proses komunikasi yang bisa
berupa informasi, pengetahuan, ungkapan perasaan, atau
pendapat.
Umpan-balik : Salah satu komponen komunikasi yang menunjukkan
respons yang diberikan oleh pihak yang terlibat dalam
komunikasi.
Daftar Pustaka
Carté, P dan Fox, C. (2006). Bridging The Culture Gap Komunikasi Lintas
Budaya. (Terjemahan Dra. K. Anggraini, M.Si). Jakarta: Indeks.
Dimbleby, R. Dan Burton, G. (1985). More Than Words: An Introduction to

Communication. London: Methuen.
Fiske, J. (2004). Cultural and Communication Studies: Sebuah Pengantar

Paling Komprehensif. (Terjemahan Yosal Iriantara dan Idi Subandy
Ibrahim). Yogyakarta: Jalasutera.
Mulyana, D. (2005a). Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung:

Remadja Rosdakarya.
Mulyana, D. (2005b). Komunikasi Efektif: Suatu Pendekatan Lintasbudaya.

Bandung: Remadja Rosdakarya.
Murphy, H. A. dan Herbert, W. H. (1991). Effective Business

Communication. New York: McGraw-Hill.
Rosenblatt, S. et al. (1977). Business Communication. Englewood Cliff, N.J.:

Prentice Hall.
Modul 2
Pesan Komunikasi Bisnis

Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
P enjelajahan kita mengenai komunikasi bisnis, membawa kita pada

pembahasan mengenai pesan komunikasi bisnis. Pembahasan pada
Modul 2 ini lebih bersifat teknis dibandingkan dengan Modul 1 yang bersifat
konseptual. Namun demikian, Modul 2 ini bisa kita pandang sebagai
jembatan yang menghubungkan antara dunia konseptual- teoretis dengan
dunia praktis. Katakanlah, ini merupakan modul transisi menuju dunia praktis
komunikasi bisnis, sehingga dimensi konseptual-teoretis masih tampak pada
modul ini.
Pada Modul 2 ini, penjelajahan kita di dunia komunikasi bisnis kita
mulai dengan mempelajari “Tipe Komunikasi Bisnis”. Melalui analisis ini
kita mempelajari berbagai bentuk komunikasi bisnis yang merupakan
landasan bagi kita dalam menyusun pesan-pesan komunikasi bisnis. Dimensi
teknis penyusunan pesan komunikasi bisnis akan kita pelajari pada Kegiatan
Belajar 2 yang membahas “Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis”.
Kita mempelajari proses komunikasi bisnis secara lebih teknis
mengingat dewasa ini, sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi, tersedia cukup banyak media yang memperlancar arus informasi
dalam komunikasi bisnis. Di samping itu, bentuk-bentuk komunikasi bisnis
sendiri jadi berkembang akibat penerapan teknologi tadi. Meski bentuk-
bentuk dasar komunikasi bisnis masih saja berlangsung dan dipraktikkan
dalam berbagai kegiatan komunikasi bisnis. Teknologi informasi dan
komunikasi tidak melenyapkan bentuk-bentuk dasar itu, melainkan lebih
melengkapi dan memperkuat kemampuan komunikatifnya.
Setelah memahami berbagai bentuk komunikasi bisnis itu, barulah kita
membahas dimensi teknis penyusunan pesan. Berdasarkan pemahaman yang
mendalam atas watak komunikasi bisnis, kita bisa melakukan penyusunan
pesan dengan baik. Karena pesan komunikasi bisnis itu akan dipengaruhi
bagaimana proses komunikasi bisnis yang berlangsung. Selain itu, pesan
untuk komunikasi lisan tentu akan berbeda dengan komunikasi tertulis

sehingga kita membutuhkan pemahaman yang mendalam atas bentuk-bentuk
komunikasi.
Setelah mempelajari Modul 2 ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan:
1. mampu menganalisis proses komunikasi bisnis;
2. mampu mengaplikasikan hasil analisis komunikasi bisnis dalam praktik
komunikasi bisnis;
3. memahami teknik penyusunan pesan komunikasi bisnis;
4. mampu mengaplikasikan teknik penyusunan pesan dalam praktik
komunikasi bisnis.
Kegiatan Belajar 1
Tipe Komunikasi Bisnis
S alah satu definisi komunikasi menyatakan bahwa komunikasi adalah

“interaksi sosial melalui pesan”. Definisi tersebut menunjukkan
pentingnya pesan dalam proses komunikasi manusia. Bila definisi itu kita
gunakan dalam konteks komunikasi bisnis, maka setidaknya kita bisa
mendapatkan dua definisi baru tentang komunikasi bisnis. Pertama,
komunikasi bisnis adalah “interaksi sosial melalui pesan bisnis” dan kedua,
“interaksi bisnis melalui pesan”.
Berdasarkan dua “definisi” itu, maka kita bisa mendapatkan pula dua
hal. Pertama, komunikasi bisnis yang menekankan pada komponen pesan
bisnis-nya dan kedua, komunikasi bisnis yang lebih menekankan pada
komponen interaksi bisnis yang dilakukan melalui pesan. Kedua “definisi”
tersebut sama-sama menunjukkan pentingnya pesan dalam proses dan
kegiatan komunikasi bisnis. Kita bahkan bisa menyatakan, tidak ada
komunikasi tanpa pesan atau tidak akan ada komunikasi bisnis yang bisa
dilakukan tanpa pengiriman dan penerimaan pesan.
Oleh sebab itu, pada Modul 2 ini kita akan mendalami penyusunan
pesan. Namun, bagaimana pesan disusun akan bergantung juga pada kegiatan
dan proses komunikasi yang dilangsungkan. Itu sebabnya, kita pun akan
mempelajari terlebih dulu proses komunikasi bisnis. Secara umum, proses
komunikasi ini sudah kita pelari pada Modul 1. Namun pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 2 ini, kita akan mempelajari lebih mendalam mengenai
proses komunikasi bisnis ini. Barulah, setelah itu, kita lanjutkan dengan
mempelajari penyusunan pesannya pada kegiatan belajar selanjutnya.
Dalam menganalisis proses komunikasi bisnis, sesungguhnya tak jauh
berbeda dengan menganalisis proses komunikasi pada umumnya. Perbedaan
antara proses komunikasi pada umumnya dan proses komunikasi bisnis
hanya terletak pada tujuan komunikasinya. Kita ingat lagi, seperti sudah
dijelaskan pada Modul 1, salah satu komponen penting komunikasi adalah
tujuan komunikasi dilakukan.
Mengingat pada dasarnya komunikasi bisnis dan komunikasi pada
umumnya sama, maka bentuk-bentuk komunikasi bisnis pun sama saja
dengan bentuk-bentuk komunikasi pada umumnya, yaitu (a) komunikasi
verbal, (b) komunikasi nonverbal, (c) komunikasi visual, dan (d) komunikasi
audio-visual. Keempatnya biasa dinamakan juga sebagai tipe komunikasi

seperti yang diuraikan dari Quible, Johnson dan Matt (1996: 20). Pada
dasarnya keempat tipologi itu memiliki persamaan dan perbedaan. Kesamaan
itu terletak pada tujuannya, yaitu sama-sama digunakan untuk mencapai
tujuan bisnis atau bila dibuat lebih spesifik lagi untuk mencapai tujuan
organisasi bisnis. Sedangkan perbedaan yang paling jelas adalah pada proses
penyampaian pesan, kendati pesannya boleh jadi sama, karena ada yang
menggunakan pesan yang didominasi pesan verbal untuk komunikasi verbal,
dan pesan nonverbal untuk komunikasi nonverbal.
Dalam praktiknya, sesungguhnya kita tidak memisah-misahkan
komunikasi verbal, nonverbal, visual dan audio-visual. Karena bisa saja
keempat bentuk itu kita gunakan saat kita melakukan komunikasi bisnis. Kita
bisa mengambil misal, komunikasi bisnis dalam bentuk presentasi. Pesan
verbal kita gunakan dalam bentuk untaian lisan yang kita lakukan, namun
pesan nonverbal pun kita sampaikan melalui mimik wajah atau gerak tangan
saat melakukan presentasi. Di samping itu, bila kita gunakan LCD projector,
kita pun menggunakan komunikasi visual melalui penyajian gambar, grafik,
bagan atau tata warna tertentu, dan bisa juga audio-visual karena presentasi
kita ada yang disajikan dalam bentuk animasi yang menggunakan tata warna
dan tata suara.
Sebelum membahas lebih mendalam setiap tipe komunikasi tersebut, kita
bahas dulu pengertian masing-masing tipe komunikasi itu. Dalam
komunikasi verbal, pesan yang disampaikan menggunakan lambang-lambang
atau simbol-simbol bahasa lisan atau tulisan dalam bentuk kata-kata, yang
secara kultural ada kesepakatan atas maknanya. Sedangkan dalam
komunikasi nonverbal, pesan disampaikan melalui bahasa tubuh (body
language), nada suara (intonasi), jarak antara komunikator dan komunikan
(proxemic), bahkan melalui pakaian dan penampilan kita. Ada pun dalam
komunikasi visual, pesan disampaikan untuk diterima komunikan melalui
indra penglihatannya sehingga disajikan dalam bentuk grafik, foto atau
gambar diam (still picture). Dalam dunia bisnis, bentuk komunikasi visual
yang paling mudah kita kenali adalah iklan di surat kabar dan majalah. Lain
halnya dengan komunikasi audio-visual yang menyampaikan pesan pada
komunikan melalui pesan yang ditangkap melalui indra penglihatan dan
pendengaran. Oleh sebab itu, pesan disajikan tidak hanya dalam bentuk
gambar diam tapi juga dalam bentuk animasi, yang dilengkapi dengan efek
suara. Perbedaan ini sekaligus menjadi kelebihan komunikasi audio-visual,
terutama dalam menarik perhatian khalayak dan dramatisasi pesan sehingga

pesan dapat lebih berdampak terhadap khalayak dibandingkan dengan tipe
komunikasi lainnya.
Mana tipe komunikasi yang kita pilih untuk lebih dominan dalam proses
komunikasi bisnis, sangat bergantung kepada banyak dan luasnya sasaran
khalayak yang hendak dijangkau, dan tingkat kerumitan pesan yang
disampaikan. Di samping perlu juga mempertimbangkan tujuan
komunikasinya: apakah untuk menginformasikan perusahaan atau produk
bisnis, mempromosikan produk, atau meningkatkan pemasaran. Pemahaman
terhadap karakteristik tipe-tipe komunikasi bisnis ini, akan sangat membantu
upaya kita mencapai tujuan organisasi melalui kegiatan komunikasi bisnis
yang kita lakukan.
Sekarang kita perhatikan tipe-tipe komunikasi ini secara lebih rinci,
seperti berikut ini:
A. KOMUNIKASI VERBAL
Tadi, kita sudah mempelajari, bahwa komunikasi verbal itu merupakan

komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara lebih konseptual-
teoretis melalui simbol-simbol bahasa. Kata-kata yang kita sampaikan dalam
proses komunikasi itu ada yang disampaikan secara lisan dan ada pula yang
disampaikan melalui tulisan. Tatkala Anda mendengarkan seorang teman
menjelaskan isi modul ini, berarti pesan disampaikan secara lisan. Namun
saat Anda membaca alinea ini pada Modul 2, Anda menerima pesan dalam
bentuk tulisan.
Kita awali pembahasan komunikasi verbal ini dengan komunikasi lisan
(oral communications). Ini merupakan tipe komunikasi manusia yang paling
tua. Manusia sudah melakukan komunikasi jauh sebelum huruf ditemukan
dalam peradaban manusia. Konon manusia mengenal bahasa sejak sekitar
tahun 35.000 SM pada Jaman Cro-Magnon. Dengan demikian, sesungguhnya
tradisi komunikasi lisan ini sudah berlangsung sejak sangat lama. Bisa juga
kita menyatakannya, tradisi komunikasi lisan ini ada sejak Nabi Adam dan
istrinya pertama kali mendiami bumi yang kita tinggali sekarang.
Meski pun kini teknologi komunikasi sudah sangat maju, tidak berarti
komunikasi lisan kita tinggalkan. Dalam kegiatan bisnis, begitu banyak
komunikasi bisnis yang dilakukan dalam bentuk komunikasi lisan ini. Kita
bisa ambil contoh komunikasi bisnis yang paling sederhana seperti yang
dilakukan tukang sayur keliling di tempat tinggal kita. Pedagang sayuran

keliling itu mengkomunikasikan kehadirannya dengan berteriak,
“Yuuuuuuurrrrr!!!”. Lalu pembeli pun datang. Terjadi komunikasi lisan
antara penjual sayuran dan calon pembelinya. Misalnya terjadi negosiasi
harga, untuk satu kantung plastik toge. Lalu terjadi kesepakatan harga antara
pedagang sayuran dan calon pembelinya sehingga terjadi transaksi jual beli.
Dalam proses komunikasi antara penjual sayuran dan pembelinya itu, pesan
disampaikan secara timbal balik, dalam bentuk penawaran dan tanggapan
(umpan-balik), yang bahkan adakalanya terjadi secara spontan. Tapi anehnya,
kesepakatan harga dapat dicapai dalam waktu yang relatif singkat. Diakhiri
dengan kepuasan pada kedua belah pihak. Itulah salah satu kelebihan
komunikasi lisan.
Komunikasi lisan memang memiliki beberapa kelebihan bila
dibandingkan dengan bentuk atau tipe komunikasi lainnya. Menurut Bovee
dan Thill (1989: 57-59), kelebihan atau keunggulan komunikasi lisan adalah:
(a) komunikasi lisan memungkinkan terjadinya interaksi. Umpan balik dapat
langsung disampaikan pada saat komunikasi sedang berlangsung, seperti
munculnya pertanyaan sehingga pemahaman terhadap pesan dapat teruji;
(b) pelaku komunikasi (komunikator dan komunikan) dapat berbagi, bertukar
gagasan dan bekerja sama dalam memecahkan masalah, karena bisa
diperoleh titik temu antarkepentingan; (c) bersamaan dengan itu, pesan
nonverbal juga dapat tersampaikan sehingga lebih menegaskan makna pesan
yang disampaikan, dan (d) masing-masing pihak yang terlibat dalam
komunikasi lisan akan merasa nyaman, karena kebutuhan utamanya
terpuaskan yakni kebutuhan untuk diakui sebagai bagian dari komunitas
manusia.
Namun, komunikasi lisan pun seperti diuraikan Bovee dan Thill (1989:
59-61) memiliki juga kelemahan. Kelemahan komunikasi lisan bisa saja
menjadi salah satu sumber permasalahan komunikasi dalam kegiatan bisnis
yang kita lakukan. Masalahnya timbul biasanya dengan diawali (a) tidak
adanya kesadaran bahwa pembicaraan (komunikasi lisan) sebenarnya
merupakan sarana untuk mencapai tujuan bisnis; sehingga (b) berbicara
secara spontan, tanpa persiapan apa pun, seperti apa yang akan dikatakan dan
bagaimana cara menyatakannya; juga (c) tak berpikir soal tujuan komunikasi
sehingga tidak merumuskan pesan yang akan disampaikan dan menetapkan
khalayak yang menjadi sasaran; akibatnya (d) tak merancang dan
menyampaikan pesan secara logis, dan sering kali juga (e) demi keuntungan
sesaat, kita jadi cenderung memanipulasi pembicaraan, seperti dalam

menangani keluhan kustomer, terkadang yang diutamakan adalah berhentinya
kustomer menyatakan keluhannya bukan terselesaikannya masalah yang
dihadapi kustomer; ada kalanya juga kita (f) memualkan sikap yang
melecehkan orang lain dan tidak terfokus pada upaya menumbuhkan “good
will” yang akibatnya bisa memutuskan ikatan relasi bahkan membunuh bisnis
kita.
Berdasarkan uraian tersebut, kita mengetahui bahwa komunikasi lisan
dalam komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi lisan dalam bentuk
obrolan di pos ronda atau di warung kopi. Kita perlu merencanakan apa yang
akan kita sampaikan, siapa yang kita ajak berbicara dan apa tujuan yang
hendak disampaikan melalui komunikasi tersebut. Di samping itu, penting
juga untuk diperhatikan, dalam komunikasi lisan posisi kita tidak hanya
sebagai komunikator melainkan juga komunikan sehingga ada saat-saat kita
berbicara dan ada saat-saat kita lebih banyak mendengarkan. Dalam
komunikasi lisan, keterampilan berbicara dan mendengarkan atau menyimak
ini sama pentingnya kita kuasai. Karena dalam komunikasi lisan, pemisahan
komunikator dan komunikan itu bukan soal peran melainkan lebih soal
fungsi sehingga ada kalanya kita memfungsikan diri sebagai komunikator
dan ada kalanya juga menjadi komunikan.
Kita perhatikan dulu gambar berikut.
Sumber: Harris (1990: 2)
Gambar 2.1.
Komunikasi
Gambar 2.1 menunjukkan, baik pengirim maupun penerima akan

berposisi sebagai komunikator dan komunikan secara bergantian. Ada
kalanya berbicara dan adakalanya menyimak. Dengan demikian, dalam
konteks komunikasi lisan, keterampilan menyimak apa yang dinyatakan
orang lain menjadi penting. Tidak mengherankan bila salah satu keterampilan
yang diperlukan seorang pemimpin adalah keterampilan menyimak apa yang
dinyatakan orang lain. Bahkan dalam komunikasi bisnis dinyatakan, bahwa
sekarang ini, seorang manajer yang berhasil adalah manajer yang banyak
menyimak.
Apalagi bila kita menyimak apa yang dikatakan orang lain itu dengan
penuh empati. Dalam ungkapan dinyatakan bahwa empati adalah berdiri
dengan memakai sepatu orang lain. Artinya, kita menyimak dengan
memperhatikan apa yang dipikirkan dan dirasakan orang lain dengan
menggunakan pikiran dan perasaan orang lain itu. Kita menghilangkan
egoisme kita dan diganti dengan kesediaan membuka diri dan berbagi dengan
sesama. Dalam komunikasi yang berlangsung dua arah itu, menyimak dengan
empati menjadi sangat penting, termasuk dalam kegiatan komunikasi bisnis.
Sekarang kita membahas komunikasi tertulis. Dalam sejarah peradaban
manusia, sebelum manusia menggunakan huruf untuk berkomunikasi secara
tertulis dengan sesamanya, terlebih dulu manusia menggunakan gambar.
Tercatat, pada tahun 22.000 SM manusia mengkomunikasikan apa yang
dipikirkan dan dirasakannya melalui gambar seperti yang dijumpai dalam
lukisan dalam gua oleh manusia prasejarah. Sedangkan huruf sendiri, konon,
baru dikenal manusia pada tahun 4.000 SM, dengan dipergunakannya
lempengan tanah liat untuk ditulisi huruf oleh orang-orang Sumeria.
Tentu saja, dengan komunikasi secara tertulis ada banyak keuntungan
yang bisa kita peroleh. Sebutlah, kita tak perlu harus bertemu secara langsung
dengan komunikatornya bila hendak memperoleh informasi. Cukup membaca
apa yang dituliskan komunikator, sehingga ketika digandakan tulisan tersebut
akan banyak orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tersebut. Kita
bisa mengambil contoh, saat Anda mempelajari Modul Komunikasi Bisnis
ini. Anda tidak perlu bertemu dengan penulis modulnya, melainkan cukup
mempelajari apa yang ditulis di dalam modul tersebut.
Karena itu menurut Bovee dan Thill (1989: 84) penyampaian pesan
secara tertulis, mempunyai beberapa keuntungan yaitu: (a) adanya peluang
untuk mengontrol pesan; (b) isi pesan yang kita sampaikan dapat memuat
informasi yang sangat kompleks yang membutuhkan uraian yang sangat
rinci; (c) pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan sehingga dapat

dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang; (d) pesan dapat
disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar
dan terpisah secara geografis, dan (e) bisa dipergunakan bila kita tidak ingin
berinteraksi langsung dengan orang lain karena bertemu langsung dianggap
tak begitu penting.
Dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, bentuk-bentuk
komunikasi tertulis banyak kita jumpai. Bahkan banyak kegiatan komunikasi
bisnis dengan pihak internal dan eksternal organisasi dilakukan secara
tertulis. Kita tentu mengenai istilah memo atau nota, yang biasanya
disampaikan dari orang yang secara hierarkis posisinya lebih tinggi kepada
orang yang lebih rendah. Selain itu, ada berbagai laporan yang dibuat dalam
kegiatan bisnis dibuat secara tertulis. Bahkan meski ada laporan lisan,
biasanya juga disertai dengan laporan tertulis. Belum lagi dengan berbagai
usulan atau proposal dari bawahan kepada atasan yang biasanya dibuat secara
tertulis. Di samping tentu saja ada pula proposal yang ditulis untuk
disampaikan kepada pihak lain, seperti proposal pengembangan usaha yang
ditulis untuk disampaikan kepada bank yang akan memberi kredit.
Bentuk komunikasi tertulis yang paling populer tentulah surat. Tak ada
satu organisasi pun yang tak pernah menulis surat. Berbagai surat dibuat,
mulai dari undangan rapat hingga surat penawaran kepada calon pelanggan.
Surat tersebut, selain surat konvensional yang ditulis di atas kertas, kini
sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi ada juga
dalam bentuk surat elektronik. Direct mail misalnya, kini tak hanya
dikirimkan sebagai surat konvensional melainkan banyak juga yang
disampaikan dalam bentuk surat elektronik.
Namun demikian, kita tak perlu memandang komunikasi lisan sebagai
lawan dari komunikasi tertulis atau sebaliknya sehingga kita memilih salah
satu untuk menghilangkan yang satunya lagi. Keduanya bentuk komunikasi
ini lebih bersifat komplementer atau saling melengkapi dan bukan saling
melenyapkan. Adakalanya kita membutuhkan penyampaian pesan secara
lisan, namun adakalanya juga kita membutuhkan penyampaian pesan secara
tertulis.
Lantas, bagaimana dan kapan kita lebih memilih komunikasi lisan dan
komunikasi tertulis? Bovee dan Thill (1989: 85) memberikan penjelasan
melalui tabel berikut ini.
Tabel 2.1.
Perbedaan Penggunaan Komunikasi Lisan dan Tertulis
Komunikasi Lisan Itu Tepat, Bila Komunikasi Tertulis Itu Tepat, Bila
1. Menghendaki umpan-balik langsung 1. Tidak memerlukan umpan-balik
dari khalayak. langsung.
2. Pesannya relatif sederhana dan 2. Pesannya rumit dan sangat rinci
mudah dipahami. sehingga membutuhkan perencanaan
pesan yang cermat.
3. Kita tidak membutuhkan dokumen 3. Membutuhkan adanya dokumen yang
yang permanen. permanen.
4. Perlu mendorong terjadinya interaksi 4. Hendak meminimalkan peluang
dan pemecahan masalah. terjadinya distorsi jika pesan
disampaikan secara lisan.
Sumber: Bovee dan Thill, (1989: 85)
B. KOMUNIKASI NONVERBAL
Kita sekarang mempelajari dulu pengertian komunikasi nonverbal.

Dalam daftar istilah Cultural and Communication Studies, Sebuah Pengantar
Paling Komprehensif dinyatakan, komunikasi nonverbal adalah “semua
ekspresi eksternal selain kata-kata terucap atau tertulis (spoken and written
word), termasuk gerak tubuh, karakteristik penampilan, karakteristik suara,
dan penggunaan ruang dan jarak (Fiske, 2004: 281). Sedangkan Harris (1990:
7) menyatakan komunikasi nonverbal mengacu pada bahasa tubuh, seperti
gerak-gerik tubuh. Sedangkan Jandt (1998: 97) menyebut komunikasi
nonverbal sebagai “pesan yang disampaikan tanpa menggunakan kata-kata”.
Jandt (1998: 99) membagi pengertian komunikasi nonverbal secara sempit
dan luas. Secara sempit, komunikasi nonverbal adalah “penggunaan secara
intensional seperti dalam penggunaan simbol nonlisan untuk
mengkomunikasikan pesan tertentu”. Sedangkan secara luas, komunikasi
nonverbal mengacu pada unsur-unsur lingkungan yang dipergunakan
manusia dalam berkomunikasi, seperti warna dinding tempat percakapan
berlangsung.
Dalam kegiatan sehari-hari, komunikasi bisnis yang menggunakan
komunikasi nonverbal itu dengan mudah bisa kita jumpai. Mulai dari
seragam yang dipergunakan para teller bank hingga logo yang dipergunakan
satu perusahaan. Bonafiditas satu perusahaan adakalanya ditunjukkan dengan
pilihan merek mobil tertentu sebagai mobil dinas direktur perusahaan.
Sedangkan jenis-jenis komunikasi nonverbal ini, menurut Jandt (1998:

104-116) ada 9 jenis. Kita perhatikan jenis-jenis komunikasi nonverbal
seperti berikut ini.
1. Proxemics (Kedekatan), untuk menunjukkan adanya ruang atau teritorial
baku dan ruang personal yang kita gunakan dalam berkomunikasi.
Dengan proxemics ini kita membangun jarak antara kita dan lawan
komunikasi kita. Makin dekat jaraknya makin menunjukkan keakraban
dan makin jauh makin formal suasana komunikasinya. Bandingkanlah
jarak yang terbangun saat berkomunikasi dengan orang yang secara
sosial setara kedudukannya dan saat berkomunikasi dengan atasan.
Sumber: Pease, 1987: 15

Gambar 2.2.
Jarak Zona
2. Kinesics (kinesik), untuk menunjukkan gerak-gerik atau sikap tubuh

(gestures), gerak tubuh (body movement), ekspresi wajah, dan kontak
mata. Kinesics yang cukup populer pada masyarakat kita adalah acungan
jempol untuk pujian.
Sumber: Pease (1987: 95)
Gambar 2.3.
Tatapan Bisnis
3. Chronemics (kronemik), yang berkaitan dengan cara kita menghargai

waktu. Kronemik ini akan tercermin dari cara kita menepati waktu bila
berjanji.
4. Paralanguage (parabahasa), yang menunjuk pada unsur-unsur nonverbal
suara dalam percakapan verbal. Para bahasa ini meliputi karakter vokal
seperti bicara yang disertai senyum atau sedu sedan, sifat vokal seperti
keras-pelan atau tinggi-rendah, dan segregasi vokal seperti mengucapkan
emmmhhh. Kita tahu seseorang sedih karena bicaranya tersedu-sedu,
misalnya.
5. Kebisuan, yang dipandang agak membingungkan, karena membisu
dipandang tidak berkomunikasi. Namun sebenarnya, saat membisu
dikomunikasikan sesuatu. Kebisuan bisa mengkomunikasikan
persetujuan, apatis, terpesona, bingung, termenung, tidak setuju, malu,
menyewal, sedih, tertekan, dan seterusnya.
6. Haptics, yang berkaitan dengan penggunaan sentuhan dalam

berkomunikasi. Seperti saat seorang ibu mengusap-usap kepala anaknya
saat memberi nasihat pada anaknya.
7. Tampilan fisik dan busana, yang menunjuk tampilan fisik dan busana
yang dikenakan. Pelayat orang yang meninggal dunia mengenakan
busana hitam untuk menyatakan rasa duka.
8. Olfactics, yang terkait dengan penggunaan indra penciuman dalam
berkomunikasi nonverbal. Misalnya, wangi parfum atau bau kemenyan
mengomunikasi sesuatu.
9. Oculesics, yang menunjuk pada pesan yang disampaikan melalui mata.
Mata yang membelalak atau melotot, misalnya, menyatakan kekaguman
atau marah.
Sekarang kita melihat bagaimana komunikasi nonverbal ini dalam

praktik komunikasi bisnis. Bayangkan jarak yang terbangun saat direktur
berbicara dengan manajer, direktur dengan sesama direktur, dan direktur
dengan office boy. Pasti ada perbedaan jarak yang terbangun, sesuai dengan
posisi yang ditempati lawan bicara dalam struktur organisasi. Dalam kontak
personal, Edward T. Hall membedakan empat ruang interpersonal, seperti
diperlihatkan pada Gambar 2.2, yakni (a) jarak intim, dari mulai
bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini digunakan
untuk bercinta, melindungi atau menenangkan; (b) jarak personal, jarak
yang menunjukkan perasaan masing-masing pihak yang berkomunikasi dan
juga menunjukkan keakraban dalam relationships, jarak ini berkisar antara
satu setengah kaki hingga empat kaki; (c) jarak sosial, dalam jarak ini
pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini
pembicara berusaha tidak menggangu dan menekan orang lain,
keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua
belas kaki, dan (d) jarak publik yaitu berkisar antara dua belas kaki sampai
tak terhingga.
Sekarang, kita perhatikan Gambar 2.4 berikut.
Gambar 2.4.
Contoh Komunikasi Nonverbal
Meski Gambar 2.4 tidak dilengkapi dengan teks yang menunjukkan ada
percakapan antara orang yang berbaring dan berdiri, kita bisa mengetahui apa
yang kira-kira sedang berlangsung. Mengapa? Karena kita memang terbiasa
dengan komunikasi nonverbal. Kita menafsirkan orang yang berbaring di
tempat tidur dan tergolek lemah adalah orang yang sakit. Sedangkan orang
yang berdiri dengan stetoskop tergantung di lehernya tentulah seorang dokter.
Lantas apa fungsi komunikasi nonverbal? Ternyata komunikasi
nonverbal itu memegang peran penting dalam kegiatan komunikasi manusia.
Jandt (1998: 100-101) menyebut fungsi komunikasi nonverbal sebagai
berikut.
1. Menggantikan pesan lisan, mengingat adakalanya kita dihadapkan pada
situasi yang tak memungkinkan menyampaikan pesan lisan. Misalnya, di
tengah keramaian orang menggunakan isyarat saat berkomunikasi.
2. Menyampaikan pesan-pesan yang tak enak disampaikan secara lisan,
ada kalanya juga kita sulit mengungkapkan dengan kata-kata dan merasa
lebih nyaman menyampaikan dengan menggunakan isyarat. Misalnya,
sepasang ABG yang jatuh cinta merasa malu untuk menyatakan rasa
cintanya sehingga memilih mengungkapkannya dengan pandangan mata
atau kedekatan fisik.
3. Membentuk kesan yang mengarahkan komunikasi, ada saat-saat kita

berusaha mengelola kesan orang lain terhadap diri kita melalui pesan
nonverbal. Misalnya, saat wawancara lamaran kerja, kita memakai
pakaian rapi.
4. Memperjelas relasi, yang menunjukkan relasi di antara pihak-pihak yang
berkomunikasi. Kalau informasi relasi sulit diungkapkan secara verbal,
maka komunikasi nonverbal yang dipakai. Misalnya, meja besar yang
digunakan seorang direktur utama menunjukkan bagaimana dia menjalin
relasi dengan para karyawan di kantornya.
5. Mengatur interaksi, ini terjadi misalnya manakala kita terlibat dalam
percakapan antarpribadi. Lawan bicara kita terus saja berbicara seolah
tak memberi kita kesempatan berbicara. Kita angkat tangan, minta
kesempatan untuk berbicara.
6. Memperkuat dan memodifikasi pesan-pesan verbal, isyarat-isyarat
nonverbal dapat menjadi metapesan yang mempengaruhi penyandi-
balikan (decoding) pesan. Misalnya, kalau kita menceritakan terjadinya
tabrakan kereta api, kita menggunakan tangan kanan dan tangan kiri kita
untuk menggambarkan tabrakan itu.
C. KOMUNIKASI VISUAL
Kita mulai pembahasan komunikasi visual ini dengan merumuskan

pengertian komunikasi visual. Dalam kegiatan komunikasi, isi pesan
umumnya diubah ke dalam simbol-simbol yang dapat dipahami lawan-
komunikasi kita, umumnya simbol-simbol bahasa atau simbol verbal. Dalam
komunikasi visual, simbol-simbol bahasa itu dibantu atau diganti dengan
simbol visual seperti gambar dan grafik untuk membantu pemahaman lawan-
komunikasi. Jadi, komunikasi visual itu merupakan kegiatan penyampaian
pesan dengan menggunakan simbol-simbol visual.
Mengapa komunikasi visual ini penting bagi komunikasi bisnis? Hasil
penelitian menunjukkan, 83% informasi yang diperlukan manusia diperoleh
secara visual. Bayangkanlah saat kita berjalan menyusuri rak di pasar
swalayan. Apa yang pertama kali kita tangkap adalah informasi visual. Hasil
pengujian para pakar ilmu komunikasi menunjukkan dalam bentuk
komunikasi oral, rata-rata, 75% dari apa yang kita komunikasikan, hilang
begitu saja dari benak lawan-komunikasi sehingga tersisa hanya 25%. Untuk
menjaga agar yang 25% itu bertahan diperlukan kiat komunikasi tersendiri,
salah satu di antaranya dengan menggunakan bentuk komunikasi visual.
Bentuk komunikasi visual yang paling sering digunakan adalah
(a) gambar, yang misalnya digunakan sebagai ilustrasi laporan, sehingga
memperjelas isi pesan yang disampaikan. Dengan fungsi seperti itu, tak
mengherankan bila Konfusius menyatakan, “sebuah gambar bermakna 1.000
kata”. Pentingnya gambar ini pun dapat kita kaitkan dengan 3 cara pokok
proses belajar yang kita alami yakni (1) enaktif (pengalaman langsung),
(2) ikonik (pengalaman lewat gambar), dan (3) simbolik (pengalaman dengan
tingkat abstraksi yang tinggi). Mengomunikasi pesan melalui bentuk
komunikasi visual yang berupa gambar, maka dengan sendirinya memasuki
salah satu proses belajar yang sudah kita alami berulang-ulang, yakni
bersentuhan dengan realitas melalui gambar. Selain menggunakan gambar,
ada bentuk penyampaian pesan secara visual yakni (b) grafik, yang
bentuknya cukup beragam mulai dari grafik garis, grafik lajur sampai grafik
lingkaran. Visualisasi secara grafis ini akan membantu lawan-komunikasi
untuk (1) memfokuskan perhatian pada materi yang disajikan, (2) menarik
perhatian, (3) bisa memperlihatkan hubungan materi yang disampaikan
dengan waktu pencapaian, (4) mempercepat pemahaman , dan (5) membantu
interpretasi data yang disajikan.
Sekarang kita masuk pada bentuk komunikasi visual berikutnya yakni
(c) foto dan slide. Dibandingkan dengan gambar, foto atau slide mampu
menampilkan realitas yang lebih mendekati aslinya. Walaupun dengan
teknik-teknik tertentu, bisa saja realitas yang direkam dengan kamera foto
direkayasa sehingga menampilkan kenyataan yang lebih indah dari aslinya.
Namun untuk kepentingan komunikasi bisnis, foto dan slide itu digunakan
dengan fungsi yang sama dengan gambar. Perbedaan foto dan slide hanya
terletak dalam cara melihatnya saja. Untuk melihat foto, kita tak
membutuhkan alat bantu apa-apa. Begitu satu realitas dipotret, kemudian
dicuci-cetak, maka hasilnya bisa kita lihat. Sedangkan slide, membutuhkan
alat bantu berupa slide-projector yang akan menyorotkan gambar dalam slide
pada layar. Dengan alat bantu seperti itu, maka ukuran gambar bisa
disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan kita, bisa kecil dan bisa besar.
Kita perhatikan dulu, Gambar 2.5 berikut.
Gambar 2.5.
Contoh Komunikasi Visual
Komunikasi visual ini, sebenarnya sudah biasa kita gunakan dalam

kehidupan sehari-hari. Saat seorang kekasih mengirimi foto dalam bingkai
yang berbentuk gambar hati, dia sedang mengungkapkan rasa cintanya pada
pasangannya. Gambar surat pada Gambar 2.5 di atas bukan hanya
menunjukkan surat dalam artian konvensional. Bisa juga digunakan sebagai
visualisasi dari SMS atau surat elektronik (e-mail). Di jalan raya kita pun
sering menjumpai rambu-rambu lalu-lintas yang merupakan bentuk
komunikasi visual. Hal tersebut menunjukkan, sesungguhnya begitu banyak
komunikasi visual yang kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari, termasuk
dalam kegiatan komunikasi bisnis.
D. ANALISIS KHALAYAK
Setelah kita bisa menetapkan bentuk-bentuk komunikasi yang kita

lakukan dalam komunikasi bisnis, maka langkah berikutnya yang penting
adalah menganalisis siapa yang menjadi sasaran komunikasi kita. Atau,
dengan siapa kita berkomunikasi. Sudah dicontohkan pada Modul 1,
bagaimana kita bicara dengan mencadel-cadelkan diri saat mengajak

berbicara dengan seorang bayi. Artinya, kita berusaha menyesuaikan diri kita
dengan lawan komunikasi kita atau kita berempati dengan lawan komunikasi
kita. Dalam kegiatan komunikasi, hal tersebut biasanya dinamakan sebagai
analisis khalayak.
Dalam berkomunikasi, termasuk komunikasi bisnis, penting untuk
mengetahui siapa khalayak komunikasi kita. Ungkapan lama yang
menyatakan “kenali lawan bicara Anda agar komunikasi efektif” bisa kita
jadikan acuan. Begitu kita tahu lawan bicara kita, maka kita bisa memutuskan
strategi komunikasi apa yang tepat, pesan seperti apa yang mesti disampaikan
dan bagaimana cara pesan dikemas. Bila kita sudah tahu siapa khalayaknya
maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan berbeda. Misalnya, cara Anda
berkomunikasi dengan bawahan akan berbeda dengan cara berkomunikasi
dengan atasan. Hal tersebut terjadi karena kita mengetahui siapa khalayak
kita. Hanya saja, memang mustahil mengenali sepenuhnya khalayak, apalagi
pada komunikasi bisnis level komunikasi massa. Namun kita juga tak bisa
mengingkari bahwa mengenal lebih banyak siapa khalayak kita akan
membuat pesan kita jadi bisa lebih dimengerti khalayak.
Perbedaan level komunikasi dengan sendirinya membedakan cara
mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal, cara
mengidentifikasi lawan-komunikasi kita sangat mudah. Karena kita bertatap-
muka dengannya. Bahkan orangnya kita kenal secara pribadi. Pada level
komunikasi kelompok, kita mulai menemui kesulitan mengidentifikasi
khalayak. Memang lawan-komunikasi kita bisa terlihat, namun kita tidak bisa
begitu saja mengidentifikasi khalayak komunikasi kita. Pada level
komunikasi massa, tentu identifikasi khalayak ini lebih rumit lagi. Karena
khalayak komunikasi bisnis kita tidak langsung kita hadapi, di antara sesama
khalayak sendiri tidak saling kenal, dan mereka menyebar di berbagai tempat.
Padahal level komunikasi massa ini kian hari kian terasa saja pentingnya
dalam menunjang kegiatan komunikasi bisnis kita.
Untuk memudahkan identifikasi khalayak biasanya dibuat kategori-
kategori khalayak. Secara umum ada tiga kategorisasi yang biasa digunakan
untuk mengidentifikasi khalayak yakni secara: (1) demografis, (2) lokasi
geografi, dan (3) psikografis. Identifikasi khalayak berdasarkan faktor-faktor
demografis mencakup usia, jenis kelamin, status keluarga, tingkat
pendidikan, pekerjaan/jabatan, tingkat pendapatan, agama, ras dan etnis.
Berdasarkan identifikasi demografis tersebut misalnya kita mengidentifikasi
jabatan seseorang yang berdasarkan identifikasi ini kita menentukan cara dan
isi pesan komunikasi yang disampaikan. Ini terlihat seperti dalam contoh tadi,
cara berkomunikasi dengan atasan dan bawahan berbeda. Identifikasi
berdasarkan lokasi geografis berkaitan dengan budaya, tempat tinggal (kota
besar, kota madya, kota kecil; desa atau kota; pantai atau pegunungan).
Berdasarkan identifikasi khalayak seperti itu, pesan yang disampaikan untuk
penduduk kota besar tentu ada bedanya dengan pesan yang akan disampaikan
pada penduduk desa, karena ruang pengalaman dan orientasi budayanya
berbeda. Identifikasi berdasarkan faktor-faktor psikografis berkaitan dengan
persepsi, disonansi kognitif, proses belajar, kebiasaan, motivasi dan
kebutuhan.
Melengkapi uraian tadi, ada baiknya kita mengikuti apa yang dinyatakan
Philip Lesly (1991: 12) tentang faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan komunikasi, yang salah satu di antaranya adalah. Faktor
khalayak ini, menurut Lesly harus dilihat dari aspek postur mental khalayak.
Postur mental ini membagi khalayak ke dalam dua kecenderungan, yakni
kecenderungan menjadi manusia konkret dan manusia abstrak. Orang-orang
yang postur mentalnya cenderung abstrak menyukai prospek yang tak
kelihatan, menyingkap hal baru dan hidup dengan dunia yang belum
terjamah. Orang berpostur mental seperti ini di antaranya seniman dan
ilmuwan. Sedangkan orang yang berpostur mental konkret yang disebut juga
manusia praktis umumnya akan melihat dan merasakan dulu sebelum
mempercayai keberadaan sesuatu yang tidak bisa diukur dan dihitung. Orang
berpostur mental seperti ini adalah pengacara dan akuntan.
Identifikasi atas khalayak dengan pendekatan psikososial bisa juga kita
lakukan. Proses identifikasinya dimulai dengan mengenali komponen-
komponen sosio-psikologis manusia yang dibagi menjadi 3, yaitu (1) kom-
ponen afektif yang berkaitan dengan kecenderungan untuk
menyukai/menyenangi/meminati sesuatu, (2) komponen kognitif yang
berkaitan dengan pengetahuan, dan (3) komponen konatif yang berkaitan
dengan tindakan manusia. Masing-masing komponen ini memiliki
kebutuhannya sendiri. Namun satu sama lain saling berkaitan karena
ketiganya berada pada diri seorang manusia. Kebutuhan masing-masing
komponen itu dapat dicontohkan sebagai berikut. Ketika kita membutuhkan
rasa kasih sayang dari orang lain, maka komponen afektiflah yang sedang
bekerja. Manakala kita membutuhkan informasi baru untuk mengetahui
gejala alam yang ganjil, maka komponen kognitif kita sedang meminta
kebutuhannya dipenuhi. Namun manakala kita ingin melakukan sesuatu,

maka komponen konatiflah yang sedang meminta dipenuhi kebutuhannya.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut berkaitan dengan motif, yang dipandang
merupakan dasar terbentuknya kebutuhan. Motif manusia itu biasanya dibagi
menjadi (1) motif primer yang sifatnya biologis yang tentunya melahirkan
kebutuhan yang biologis pula seperti makan, minum dan bersebadan, dan
(2) motif sekunder yang sifatnya sosiogenis yang melahirkan kebutuhan yang
bersifat sosiogenis pula seperti kebutuhan untuk berprestasi.
Ada banyak ahli yang sudah merumuskan motif dan kebutuhan manusia,
atau dalam hal ini kita namakan saja kebutuhan khalayak itu. Satu di
antaranya yang cukup populer yakni Abraham Maslow yang dikenal dengan
teori hierarki kebutuhannya. Berdasarkan teori tersebut kita melihat adanya
jenjang kebutuhan manusia yang dimulai dari (1) kebutuhan biologis seperti
makan dan minum, (2) kebutuhan akan rasa aman, (3) kebutuhan akan
ketertarikan dan cinta, (4) kebutuhan akan penghargaan, dan (5) kebutuhan
untuk aktualisasi diri. Sedangkan David McLeland melihat ke-butuhan
manusia itu ada 3, yakni (1) kebutuhan untuk berprestasi, (2) kebutuhan akan
kasih sayang, dan (3) kebutuhan untuk berkuasa.
Pentingnya mengetahui kebutuhan khalayak tersebut adalah agar kita
bisa menentukan strategi komunikasi, isi pesan yang sesuai dan taktik
berkomunikasi yang tepat dengan khalayak yang sudah kita identifikasi.
Semakin kompleksnya komunikasi bisnis akibat semakin kompleksnya juga
kondisi masyarakat, tentu saja memaksa kita untuk cermat dalam melakukan
komunikasi. Kecermatan berkomunikasi tersebut antara lain dibimbing
dengan pengidentifikasian khalayak yang bisa kita lakukan melalui
pendekatan motif dan kebutuhan khalayak.
L A TIH A N

1) Cobalah perhatikan dashboard sebuah mobil. Tentu di situ kita banyak
menemukan pesan-pesan yang disampaikan secara visual. Misalnya,
indikator BBM atau tanda pada penghidup wiper. Mengapa komunikasi
visual dipergunakan untuk berbagai tombol dalam mobil?
2) Coba perhatikan komunikasi nonverbal yang dipergunakan dalam

sinetron apa saja yang ditayangkan stasiun-stasiun televisi di tanah air.
Ada pria yang mengenakan jas dan bermobil bagus, dengan kantor yang
apik. Ada pula orang yang digambarkan dengan pakaian sederhana dan
selalu batuk-batuk. Anda tentu bisa menangkap pesan apa yang
disampaikan secara nonverbal tersebut. Jas dan mobil bagus merupakan
penyampaian pesan nonverbal atas keberhasilan seseorang secara
material, misalnya. Cobalah Anda diskusikan dengan teman-teman
Anda, pesan nonverbal apa yang disampaikan pakaian seragam yang
dipergunakan para pelayanan di rumah makan cepat saji (fast-food)?
3) Dengan alasan demi efisiensi, seorang pimpinan perusahaan memilih
untuk berdiskusi dengan staf yang berada di kota lain dalam rangka
memecahkan masalah dengan memanfaatkan Yahoo! Messenger.
Pertukaran pesan jadi dilakukan secara tertulis. Menurut pendapat Anda,
apakah tepat upaya yang dilakukan pimpinan perusahaan tersebut?
1) Sebagian besar informasi yang kita terima merupakan informasi yang

disajikan secara visual. Orang tidak memerlukan kemampuan membaca
untuk bisa memahami pesan visual. Pesan visual memudahkan
pemahaman bagi siapa saja, dengan latar belakang dan usia yang
berbeda.
2) Pesan nonverbal bisa berfungsi memperkuat pesan verbal, seperti saat
kita berbicara menggunakan tangan untuk menceritakan sesuatu. Namun
pesan verbal sendiri merupakan bentuk komunikasi manusia yang akan
membantu memudahkan pemahaman. Di samping itu, pesan nonverbal
pun merupakan pesan yang biasa kita sampaikan sehari-hari melalui
potongan rambut, model pakaian, pilihan warna pakaian, seragam yang
dipergunakan dan seterusnya. Pesan nonverbal seperti itu bukan untuk
memperkuat komunikasi verbal yang kita lakukan, melainkan
merupakan kegiatan komunikasi yang tersendiri.
3) Komunikasi lisan merupakan pilihan yang tepat, bila komunikasi
tersebut dilakukan untuk memecahkan masalah. Sedangkan komunikasi
tertulis lebih tepat bila kita menghendaki untuk meminimalkan
kemungkinan terjadinya distorsi.
RA NGK UMA N
Pertama, komunikasi bisnis adalah “interaksi sosial melalui pesan

bisnis” dan kedua, “interaksi bisnis melalui pesan”. Mengingat pada
dasarnya komunikasi bisnis dan komunikasi pada umumnya sama, maka
bentuk-bentuk komunikasi bisnis pun sama saja dengan bentuk-bentuk
komunikasi pada umumnya, yaitu (a) komunikasi verbal, (b) komunikasi
nonverbal, (c) komunikasi visual, dan (d) komunikasi audio-visual.
Keempatnya biasa dinamakan juga sebagai tipe komunikasi. Pada
dasarnya keempat tipologi itu memiliki persamaan dan perbedaan.
Kesamaan itu terletak pada tujuannya, yaitu sama-sama digunakan untuk
mencapai tujuan bisnis atau bila dibuat lebih spesifik lagi untuk
mencapai tujuan organisasi bisnis. Sedangkan perbedaan yang paling
jelas adalah pada proses penyampaian pesan, kendati pesannya boleh
jadi sama, karena ada yang menggunakan pesan yang didominasi pesan
verbal untuk komunikasi verbal, dan pesan nonverbal untuk komunikasi
nonverbal.
Jenis-jenis komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi bisnis,
mencakup: (a) komunikasi verbal, yaitu komunikasi yang menggunakan
kata-kata secara lisan, tertulis atau keduanya untuk menyampaikan
pesan; (b) komunikasi nonverbal, yaitu komunikasi yang menggunakan
simbol-simbol nonbverbal seperti warna pakaian, model rambut,
penataan ruang kerja dan seterusnya untuk menyampaikan pesan
tertentu; dan (c) komunikasi visual yang merupakan penyampaian pesan
dengan menggunakan citra visual seperti rambu lalu-lintas, papan
peringatan di pabrik atau logo lembaga pelayanan umum semacam
gambar handset telepon untuk simbol layanan telepon dan gambar
amplop untuk layanan SMS.
Apa pun jenis komunikasi bisnis yang akan kita langsungkan, salah
satu prinsip penting yang harus diperhatikan adalah mempertimbangkan
khalayak sasaran komunikasi. Karena dengan mengenali siapa lawan
komunikasi kita, maka akan memudahkan kita untuk menyusun pesan
yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan khalayak. Keberhasilan
komunikasi bisnis yang kita lakukan akan sangat bergantung pada sejauh
mana kita mengenali khalayak komunikasi kita.
TES FORMATIF 1
1) Komunikasi verbal pada dasarnya merupakan kegiatan komunikasi yang

penyampaian pesannya dengan menggunakan ....
A. kata-kata
B. nada suara
C. logat
D. bahasa tubuh
2) Gambar terompet, amplop, tanda panah ke kiri dan ke kanan, gambar

sendok dan garpu merupakan bentuk-bentuk pesan ....
A. verbal
B. non-verbal
C. visual
D. audio-visual
3) Logo perusahaan yang ditampilkan di atas kertas surat perusahaan

merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang merupakan jenis
komunikasi ....
A. verbal
B. non-verbal
C. visual
D. audio-visual
4) Jarak yang terbangun antara seorang pimpinan dan karyawan saat

keduanya sedang berbicara, merupakan jenis komunikasi ....
A. verbal
B. non-verbal
C. visual
D. audio-visual
5) Menurut ahli komunikasi, sebenarnya sebagian besar informasi yang

sampai kepada kita merupakan pesan yang disajikan secara ....
A. verbal
B. non-verbal
C. visual
D. audio-visual


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Teknik Penyusunan Pesan

Komunikasi Bisnis
P ada Kegiatan Belajar 2 ini, kita membahas teknik penyusunan pesan

dalam komunikasi bisnis. Kegiatan Belajar 2 ini merupakan kelanjutan
dari kegiatan belajar sebelumnya pada modul ini. Kita bisa menyusun pesan
komunikasi bisnis dengan baik, bila kita sudah memahami dengan baik apa
yang diuraikan pada kegiatan belajar sebelumnya. Misalnya, kita akan
melakukan penyampaian pesan melalui komunikasi lisan maka kita perlu
mengetahui kekuatan dan kelemahan komunikasi lisan tersebut. Bila kita
hendak melakukan komunikasi secara visual, maka kita mesti memahami
dengan baik mengapa komunikasi visual itu dilakukan dan apa yang harus
dilakukan sehingga pesan komunikasi bisnis yang kita sampaikan bisa
berdampak atau mencapai tujuan seperti yang kita inginkan.
Kita bisa membayangkan iklan yang ditayangkan di televisi, yang
hampir setiap hari kita saksikan. Pada umumnya, durasi iklan tidak lebih dari
30 detik. Tapi kita bisa memahami apa yang dimaksudkan dengan iklan itu.
Apalagi, selain mudah memahami isi pesan iklan, kita pun merasa tertarik
dengan mengingat pesan yang disampaikan melalui iklan. Artinya, pesan
iklan itu singkat, menarik dan mudah dipahami namun berdampak.
Mengapa bisa demikian? Karena iklan dirancang dengan cermat.
Disusun dengan menggunakan teknik penyusunan pesan tertentu. Prinsip-
prinsip dalam teknik penyusunan pesan tersebut, bisa juga kita gunakan
untuk kepentingan komunikasi bisnis. Maksudnya, dengan meminjam teknik
penyusunan pesan yang biasa dipergunakan dalam kegiatan komunikasi pada
umumnya, kita menyusun pesan-pesan untuk komunikasi bisnis sehingga
kegiatan komunikasi yang kita lakukan bisa berdampak.
Kita bisa memperhatikan, direct mail yang dikirim oleh satu perusahaan
kepada calon pelanggannya. Surat tawaran itu begitu menarik yang membuat
kita mempertimbangkan untuk membeli produk yang ditawarkan melalui
surat itu. Tapi, banyak juga surat seperti itu yang kita buang sebelum isinya
dibaca. Jangankan membeli produk yang ditawarkan, suratnya pun tidak kita
baca.
Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari teknik penyusunan pesan.

Kita akan berusaha membuat pesan bisnis yang akan disampaikan melalui
komunikasi bisnis menjadi pesan yang menarik dan berdampak. Bukan pesan
yang malah merangsang orang untuk mengabaikannya. Pada kegiatan belajar
ini, kita perdalam pemahaman kita atas konsep dasar penyusunan pesan. Baru
pada kegiatan belajar pada modul berikutnya kita mempelajarinya untuk
meningkatkan kemampuan teknis kita melakukan komunikasi bisnis.
A. ORGANISASI PESAN
Kalau Anda membaca atau menulis makalah, pada Bab I biasanya ada
subjudul Organisasi Tulisan/Karangan atau Sistematika Tulisan/Karangan.
Pada dasarnya, organisasi tulisan/karangan itu merupakan organisasi pesan.
Kita merangkai pesan yang kita sampaikan melalui tulisan/karangan itu
dengan menyajikan bagian yang perlu disajikan terlebih dulu hingga bagian
terakhir. Dalam penulisan karya ilmiah, ada semacam konvensi, pada bagian
awal disajikan permasalahan yang diteliti atau dikaji, dilanjutkan dengan
kajian pustaka. Berikutnya pembahasan dan diakhiri dengan kesimpulan dan
rekomendasi.
Begitu juga halnya dengan penyusunan dan organisasi pesan dalam
komunikasi bisnis. Ada hal yang kita tempatkan pada bagian awal dan bagian
tengah dan bagian akhir pesan kita. Kita menata pesan kita sedemikian rupa,
sehingga antara bagian awal dan bagian akhir ada urut-urutan yang
menunjukkan keterkaitan. Urut-urutan itu diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga orang yang menerima pesan tersebut bisa memahami pesan
tersebut.
Pada umumnya, pesan yang kita susun diorganisasikan dengan
mengelompokkannya ke dalam tiga bagian besar. Ketiga bagian tersebut
meliputi (a) pembuka/pendahuluan (introduction), (b) isi (body), dan
(c) penutup/kesimpulan (conclusion). Ahli-ahli komunikasi menunjukkan,
apa yang harus disajikan pada masing-masing bagian tersebut. Ada
perbedaan dalam merumuskan apa yang harus dimasukkan ke dalam bagian
tertentu.
Mengapa kita memperhatikan organisasi pesan? Penelitian-penelitian
membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah
dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Di
samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih efektif dibandingkan
dengan pesan yang tidak terorganisasi (Rahmat, 2005: 295). Kiranya,

pernyataan tersebut makin meyakinkan kita atas pentingnya pengorganisasian
pesan dalam komunikasi bisnis.
Lantas, bagaimana pesan diorganisasikan? Sekarang, kita perhatikan
dulu sajalah Tabel 2.2 berikut:
Tabel 2.2.
Sistem Penyusunan Pesan
Hollingsworth Ross Hovland Miller & Monroe

Dollard
Introduction Attention
Attention Attention Drive Attention
Body InterestNeed Comprehension Stimulus Need
Impression
Plan Response Satisfaction
Conviction
Objection Visualization
Conclusion Direction
Reinforcement Acceptance Reward Action
Action
Sumber: Raymond S. Ross dalam Rahmat (2005: 269)
Tabel 2.2 menunjukkan, dari 5 ahli komunikasi hanya Miller dan Dollard
yang menyatakan bagian pembukaan hendaknya berisi dorongan (drive),
sedangkan empat ahli komunikasi lainnya menyepakati pada bagian
pendahuluan itu berisikan sesuatu yang menarik perhatian (attention).
Sedangkan pada bagian isi, kita menemukan butir-butir yang berbeda. Begitu
juga pada bagian penutup/kesimpulan, ada perbedaan butir yang sebaiknya
menjadi isi pesan pada bagian penutup/kesimpulan tersebut. Namun
hendaknya kita ingat, ada semacam kesepakatan bahwa pesan
diorganisasikan dengan urut-urutan yang sama yaitu pendahuluan, isi dan
penutup.
Kita bisa mengorganisasikan pesan dengan urut-urutan seperti yang
dibuat Monroe yang terkenal dengan akronim ANSVA (attention, need,
satisfaction, visualization, dan action). Dengan begitu, pesan yang kita susun
diawali dengan sesuatu yang menarik perhatian orang. Tentu saja perhatian
orang itu tidak sama. Bagi pengidap kanker, kesaksian orang yang sebuah
dari penyakit itu dengan mengkonsumsi obat tertentu menarik perhatian.
Biasanya orang tertarik dengan data atau angka sehingga pesan yang
disajikan dengan mengungkapkan misalnya data jumlah kecelakaan di jalan
tol, data orang yang berhasil masuk perguruan tinggi negeri dari satu lembaga
bimbingan belajar atau data lama menunggu setelah lulus dari perguruan
tinggi sampai memiliki kerja menarik perhatian kalangan tertentu.
Setelah tertarik dengan informasi yang disajikan dilanjutkan dengan
pembangkitan kebutuhan. Bagi penderita kanker, kebutuhan pada obat yang
bisa menyembuhkan penyakitnya tentu sangat tinggi. Bagi siswa SMA yang
ingin melanjutkan ke perguruan tinggi, data jumlah siswa bimbingan belajar
yang diterima di perguruan tinggi negeri sesuai dengan kebutuhan untuk
menjadi mahasiswa. Lantas, berikan penjelasan bagaimana lembaga kita
bisa memenuhi kebutuhan itu. Lembaga bimbingan belajar menjelaskan
kemampuan lembaga memberikan bimbingan yang baik sehingga bisa
membuat siswa diterima di perguruan tinggi negeri. Dilanjutkan dengan
visualisasi misalnya satu kelas maksimal berisi 20 siswa dan dididik oleh
pendidik lulusan perguruan tinggi ternama yang berdedikasi. Diakhiri dengan
ajakan untuk bertindak.
Ada juga akronim lain yang terkenal dalam penyusunan pesan yaitu
AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Prinsipnya sama
dengan ANSVA. Bangkitkan perhatian, lalu dorong minatnya, kembangkan
hasratnya, dan ajak membuat keputusan dan akhirnya melakukan tindakan.
Misalnya, banyak lulusan SMA yang ingin masuk perguruan tinggi negeri
gagal. Kemukakan data. Disambung dengan penjelasan tentang pentingnya
mengikuti bimbingan belajar untuk bisa bersaing dalam memperebutkan
bangku perguruan tinggi negeri. Lalu bangkitkan keinginan/kebutuhan
mengikuti bimbingan belajar. Diikuti dengan ajakan untuk memilih lembaga
bimbingan belajar tertentu. Akhirnya mengajak untuk segera mendaftarkan
diri ke lembaga bimbingan belajar itu.
Selanjutnya, bagaimana apa yang dikemukakan lewat ANSVA atau
AIDDA itu diorganisasikan. Rahmat (2005: 295) menunjukkan enam macam
organisasi pesan. Kita menggunakan enam macam tersebut seperti berikut
ini.
1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas
dengan pernyataan pendukung atau bukti. Misalnya, kita menunjukkan
data persaingan masuk perguruan tinggi negeri sekarang ini adalah 1:40
artinya dari 40 peserta ujian masuk hanya 1 orang yang diterima. Oleh
karena itu perlu mempersiapkan diri dengan mengikuti bimbingan
belajar. Lalu diungkapkan data yang menunjukkan 9 dari 10 orang yang
diterima di perguruan tinggi negeri adalah yang mengikuti bimbingan
belajar. Selanjutnya diungkapkan pentingnya mengikuti bimbingan

belajar. Diakhiri dengan ajakan untuk mengikuti bimbingan belajar.
2. Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu
menarik kesimpulan. Misalnya, kita menyajikan data 9 dari 10 orang
yang diterima di perguruan tinggi negeri adalah mereka yang mengikuti
bimbingan belajar. Ditambahkan pula data ketatnya persaingan masuk
perguruan tinggi negeri. Diakhiri dengan penegasan akan kebutuhan
bimbingan belajar.
3. Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu
peristiwa. Misalnya, kisah perjalanan seseorang untuk memasuki
perguruan tinggi negeri. Mulai dari menjadi siswa SMA, lalu mengikuti
bimbingan belajar dan akhirnya masuk ke perguruan tinggi.
4. Logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab
akibat sehingga kita bisa menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau
sebab dulu baru akibat. Misalnya, menuturkan kisah keberhasilan
seorang siswa SMA yang berhasil masuk ke perguruan tinggi favorit.
Dijelaskan latar belakang SMA dan ketekunannya belajar saat mengikuti
bimbingan belajar. Latar belakang SMA dan ketekunan belajar selama
mengikuti bimbingan belajar dipandang sebagai penyebab seorang siswa
masuk ke perguruan tinggi favorit.
5. Spasial, yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat.
Misalnya, perjalanan seorang siswa dari satu daerah di Indonesia yang
berhasil masuk ke perguruan tinggi negeri di Bandung. Siswa itu berasal
dari sebuah SMA di satu kota kecil di Indonesia Timur. Lalu setelah
lulus SMA, mengikuti bimbingan belajar intensif di Jakarta. Akhirnya
berhasil masuk perguruan tinggi negeri di Bandung.
6. Topikal, yang menggunakan topik tertentu mulai dari yang kurang
penting hingga yang terpenting dan sebaliknya. Misalnya, menceritakan
kebiasaan belajar seorang siswa seperti kedisiplinan belajar dan
ketekunan mempelajari sesuatu. Lalu mengikuti bimbingan belajar.
Akhirnya berhasil masuk perguruan tinggi negeri ternama di Yogyakarta.
Dalam komunikasi bisnis, pesan bisa disusun dengan menggunakan

salah satu dari enam macam pengorganisasian pesan. Kita bisa menggunakan
salah satu pengorganisasian pesan itu saat menyampaikan presentasi, saat
melakukan negosiasi atau saat menulis surat penawaran dalam korepondensi
bisnis. Kita bisa memilih salah satu yang dipandang paling tepat dan
mempertinggi kemampuan pesan yang kita susun dalam menghasilkan

dampak untuk pencapaian tujuan organisasi.
Bagaimana cara menentukan untuk memilih salah satu cara
pengorganisasian yang paling tepat. Dengan mengingat kegiatan komunikasi
adalah penyampaian pesan pada komunikan atau khalayak, maka pemilihan
cara tersebut akan lebih banyak ditentukan oleh komunikannya. Kepada siapa
pesan komunikasi bisnis tersebut hendak kita sampaikan. Untuk khalayak
dalam presentasi bisnis yang kritis, pengorganisasian secara logis bisa kita
pilih. Untuk menegaskan adanya tahapan secara kronologis atau topikal pada
khalayak yang sangat memperhatikan urut-urutan satu peristiwa tentu lebih
tepat menggunakan pengorganisasian pesan secara kronologis atau topikal.
Pesan yang kita sampaikan itu akan lebih berdampak bila kita juga
memperhatikan imbauan pesannya. Kita mendalami soal imbauan pesan ini
pada bagian berikut dari kegiatan belajar ini. Dengan memahami imbauan
pesan kita akan lebih mampu menyusun pesan yang diharapkan berdampak
dalam kegiatan komunikasi bisnis yang kita lakukan.
B. IMBAUAN PESAN
Tentu pertanyaan yang pertama kali muncul dalam benak kita adalah apa
yang dimaksud dengan imbauan pesan (message appeal)? Imbauan pesan itu
berkenaan dengan upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang
kita sampaikan yang menyentuh motif yang menggerakkan atau mendorong
perilaku penerima pesan (Rahmat, 2005: 298). Artinya, pesan yang kita
sampaikan itu menyentuh aspek psikologis tertentu khususnya motif dari
penerima pesan atau komunikan. Dengan sentuhan psikologis tersebut pesan
akan menjadi lebih berdampak dalam mengubah opini, sikap dan perilaku
komunikan.
Kita kembali lagi mengingat soal motif yang merupakan pendorong
orang melakukan sesuatu. Pada Kegiatan Belajar 1, kita sudah mempelajari
konsep kebutuhan manusia. Kebutuhan itu menjadi motif manusia untuk
bertindak. Misalnya, kebutuhan biologis seperti makan minum menjadi motif
bagi manusia untuk bergerak mencari makanan dan minuman. Bila imbauan
pesan kita ingin mengena pada motif yang membuat seseorang bertindak
maka penting bagi kita untuk mengetahui kebutuhan komunikan kita,
sehingga kita bisa memilih jenis imbauan pesan tertentu yang akan kita
gunakan dalam menyusun pesan komunikasi bisnis.
Rahmat (2005: 298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan

tersebut seperti berikut ini. Selanjutnya kita akan melengkapi jenis-jenis
imbauan pesan tersebut dengan memberikan contohnya sehingga kita bisa
lebih memahami apa yang diuraikan Rahmat itu. Kita ikuti uraian
selanjutnya, seperti berikut ini.
1. Imbauan rasional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan
pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti. Namun penting untuk
diketahui bahwa imbauan rasional ini dalam penggunaannya sangat
bergantung pada topik pesan, menyadari keraman khalayak dalam
banyak faktor, dan sistem klasifikasi pembuktian yang ada sekarang ini
diambil dari sistem pembuktian dalam hukum yang belum diteliti
keterkaitan antara sistem klasifikasi ini dengan perilaku komunikan.
Misal: Karena dalam asap rokok itu ada zat karsiogenik yang bisa
menyebabkan kanker paru-paru. Jadi, rokok itu bukan hanya
mengandung zat adiktif yang namanya nikotin, tetapi juga ada zat lain
yang berbahaya. Kalau begitu, masihkah Anda tetap merokok?
2. Imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan
pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain. Dalam berbagai
propaganda sering sekali digunakan pendekatan emosional ini. Seperti
kata peribahasa, ajaklah bicara soal makanan pada orang yang lapar,
imbauan emosional ini menyajikan pesan yang sejalan dengan kebutuhan
khalayaknya. Misal: Kalau Anda ingin berbahagia, jangan ragu lagi ikuti
ajaran kami. Kami bersama-sama rekan lain membantu Anda merenungi
hidup dan meraih energi positif hidup untuk ketenteraman hati.
3. Imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan
menunjukkan sisi-sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong
orang lain mengikuti apa yang kita inginkan. Imbauan seperti ini
dipergunakan karena pada dasarnya manusia selalu bertindak bila ada
rasa takut menghampirinya. Dalam contoh yang ekstrem kita sering
menyaksikan bagaimana orang berlari sekuat tenaga karena takut dikejar
anjing atau dikejar “hantu”. Misal: Lingkungan kita sudah rusak. Air
hujan tidak diserap lagi tanah, melainkan mengalir ke sungai lalu ke laut.
Pada musim kemarau kita jadi kesulitan air. Kita harus berbuat dengan
menabung air pada musim hujan dan menggunakannya pada musim
kemarau. Karena selama hidup kita akan terus membutuhkan air, maka
mari kita selamatkan kehidupan dengan menabung air. Buatlah sumur
resapan di rumah Anda.
4. Imbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah sikap, pendapat dan

perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian,
penghargaan atau hadiah. Begitu banyak kita saksikan komunikasi
manusia yang menggunakan imbauan ganjaran ini. Salah satu yang
paling kita akrabi adalah penjualan barang berhadiah. Misal: Untuk
Anda konsumen setiap kopi bubuk XXX, tukarkan 10 bungkus kemasan
kopi XXX dengan satu kaos cantik.
5. Imbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk
mengubah sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan-
pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi kita. Sering kita
saksikan bagaimana para pelatih sepak bola berbicara di kamar ganti
pakaian timnya dengan menggunakan imbauan motivasional ini. Salah
satu imbauan motivasional yang cukup populer dalam sejarah kita adalah
pidato Bung Tomo melalui siaran radio yang membakar semangat Arek-
arek Suroboyo untuk melawan kehadiran kembali penjajah di Bumi
Nusantara yang baru merdeka. Misal: Saudara-saudara Anda tidak
sendirian menghadapi musibah gempa bumi ini. Kami yang berada di
daerah lain akan membantu Anda, menolong dengan segenap tenaga dan
hati. Kita bangun kembali daerah ini. Kita bekerja giat memperbaiki
semuanya.
Imbauan-imbauan yang kita pelajari tadi, pada dasarnya merupakan

pendekatan dalam menyusun pesan. Terkait dengan penyusunan pesan ini,
apa yang dikemukakan Lesly (1991: 51-51) kiranya perlu juga kita
pertimbangkan dalam menyusun pesan komunikasi bisnis. Menurut Lesly,
hasil beberapa studi menunjukkan bahwa kemampuan untuk
mengekspresikan diri sendiri secara lisan dan tertulis sekarang ini semakin
menurun. Padahal, kompleksitas masyarakat kian meningkat dan
mengakibatkan adanya kebutuhan untuk bisa menyatakan sesuatu secara jelas
dan jernih.
Selanjutnya Lesly menunjukkan beberapa hal yang menjadi ciri pesan
yang efektif, yaitu:
a. Kesederhanaan. Karena yang paling efektif itu hampir semuanya
dinyatakan secara sederhana. Pesan yang baik itu adalah pesan yang
bernas pikirannya yang disajikan bahasan yang sederhana.
b. Jernih. Mengingat penerima pesan kita bukan semuanya orang yang

berpendidikan tinggi. Pesan yang baik itu, adalah pesan yang bisa
dipahami oleh mereka yang tidak tamat SMP sekalipun.
c. Bobot. Ini bukan berarti bobot itu ditentukan oleh panjang pesan
melainkan oleh pesan yang disampaikan.
d. Presisi. Berarti kita cermat menggunakan kata-kata. Ada baiknya kita
tanya diri kita sendiri mengenai makna dari kata-kata yang
dipergunakan.
e. Substansi. Berarti pesan yang disampaikan harus bermakna dan menarik
perhatian.
f. Bertujuan. Maksudnya, pesan yang disampaikan dimaksudkan untuk
mendukung tujuan komunikasi, bukan untuk menunjukkan kepandaian
berkata-kata.
g. Organisasi. Ini membuat kita harus pandai menempatkan bagian pesan
pada posisinya yang tepat sehingga bisa menarik perhatian komunikan.
h. Keterkaitan. Kejelasan, konsistensi, dan kesatuan tampak sejak awal
hingga bagian akhir pesan.
i. Efektivitas. Memilih kata-kata yang tepat dan berdampak sehingga bisa
mencapai tujuan komunikasi.
j. Kredibilitas. Penyampai pesan adalah pihak yang dianggap memiliki
kredibilitas.
k. Motivasi. Ini berarti penerima pesan terdorong untuk melakukan
tindakan. Ini merupakan titik puncak dari penyampaian pesan.
Satu hal penting yang perlu diperhatikan, sejalan dengan makin

seringnya kontak antarbudaya ―komunikasi di antara orang yang berbeda
budaya― maka penting sekali bagi kita untuk melakukan pertimbangan
budaya dalam penyusunan pesan ini. Kita ingat kasus iklan Seiko yang
menggunakan moto man creating time and Seiko fix it yang mendapat protes
dari beberapa kalangan. Karena dalam pandangan mereka, manusia bukanlah
menciptakan (creating) waktu, melainkan menemukan (inventing). Tuhanlah
yang menciptakan waktu. Ini membuat Seiko kemudian mengubah motonya
menjadi man inventing time and Seiko fix it.
Artinya, di samping kita mesti memperhatikan aspek teknis penyusunan
pesan kita juga sangat penting memperhatikan siapa khalayak komunikasi
bisnis kita. Orang yang berbeda budayanya akan menafsirkan pesan sesuai
dengan acuan budayanya. Apa yang dimaksudkan untuk mengungkapkan
penciptaan dalam sejarah manusia, ternyata bisa ditafsirkan secara berbeda

dengan menggunakan acuan budaya yang berbeda.
Kian hari kian membesar saja kesadaran perbedaan antara satu budaya
dengan budaya lain ini. Kesadaran tersebut selain makin mengembangkan
sikap pluralistik juga diikuti dengan kesadaran praktis bahwa pesan yang
sama bisa ditafsirkan secara berbeda oleh orang yang berbeda budaya.
Pertimbangan budaya khalayak ini sesungguhnya merupakan bagian dari
prinsip komunikasi yaitu memperhatikan siapa lawan komunikasi kita atau
siapa khalayak komunikasi kita. Kata “siapa” tersebut antara lain akan
mengacu pada budaya khalayak kita.
Aspek perbedaan budaya ini akan mewarnai pembahasan kita pada
modul-modul selanjutnya. Komunikasi bisnis yang kita lakukan tentunya
tidak akan pernah lepas dari pengaruh budaya tempat komunikasi
berlangsung. Mengingat komunikasi bukanlah proses atau kegiatan yang
berlangsung di ruang hampa, melainkan berlangsung dalam konteks budaya
tertentu. Komunikasi bisnis yang baik tentunya akan sangat memperhatikan
aspek budaya ini di samping aspek teknis.
Pada Modul 4 ―dan juga pada modul-modul berikutnya― kita akan
mencoba menerapkan penggunaan teknik penyusunan pesan ini. Pada Modul
4 ini kita akan menerapkannya dalam konteks korespondensi, yang
merupakan bentuk penyampaian pesan tertulis. Karena itu, penting bagi Anda
untuk bisa memahami dengan baik pokok bahasan pada modul ini agar
memudahkan Anda dalam memahami dan menyusun pesan-pesan
komunikasi bisnis.
Mengakhiri Modul 2 ini, kembali diingatkan bahwa pesan yang
diorganisasikan dengan baik akan mempermudah lawan komunikasi kita
untuk memahami pesan yang disampaikan. Karena itulah, maka penting bagi
kita untuk memiliki kemampuan mengorganisasikan pesan dengan baik.
Tanpa kemampuan mengorganisasikan pesan dengan baik, sepenting apa pun
pesan yang disampaikan mungkin akan tidak berarti bagi khalayak
komunikasi kita.
L A TIH A N

1) Bacalah iklan di sebuah majalah atau koran. Perhatikanlah dengan
seksama salah satu iklan yang Anda anggap paling menarik. Coba
perhatikan, bagaimana pengorganisasian pesan dalam iklan tersebut.
Buatlah analisis atas organisasi pesan yang dipergunakan dalam iklan
tersebut. Lalu diskusikan dengan teman-teman Anda.
2) Coba perhatikan imbauan yang disebarluaskan Palang Merah Indonesia
(PMI) yang mengajak masyarakat untuk mendonorkan darahnya. Salah
satu pesan yang disampaikan PMI melalui berbagai poster adalah
“Setetes darah Anda, nyawa bagi si sakit”. Menurut pandangan Anda,
imbauan apa yang dipergunakan PMI? Mengapa?
3) Berkaitan dengan latihan nomor 2 di atas, cobalah diskusikan dengan
teman-teman Anda, pengorganisasian pesan seperti apa yang
dipergunakan? Mengapa? Apakah memungkinkan untuk mengorgani-
sasikan pesan dengan cara yang lain untuk pesan yang disampaikan
PMI? Buatlah rekomendasi untuk memperbaiki pengorganisasian pesan
dengan cara yang membuat komunikasi yang dilakukan PMI lebih
efektif.
1) Dalam mengorganisasikan pesan, ada satu akronim terkenal yakni

AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action) dan ANSVA
(attention, need, satisfaction, visualization, dan action).
2) Pesan dapat diorganisasikan seperti berikut: (a) deduktif, yang
menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan
pendukung atau bukti; (b) induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian
dan data pendukung lalu menarik kesimpulan; (c) kronologis, yang
menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa;
(d) logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab
sebab dulu baru akibat; (e) spasial, yang menyusun pesan dengan urut-
urutan berdasarkan tempat; dan (f) topikal, yang menggunakan topik
tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan
sebaliknya.
3) Imbauan pesan yang dapat dipergunakan dalam menyusun pesan:
(a) imbauan rasional; (b) imbauan emosional; (c) imbauan takut;
(d) imbauan ganjaran; (e) imbauan motivasional.
RA NGK UMA N
Organisasi pesan merupakan bagian penting dalam kegiatan

komunikasi manusia, termasuk komunikasi bisnis. Penelitian-penelitian
membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih
mudah dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun
dengan baik. Di samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih
efektif dibandingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi.
Dalam mengorganisasikan pesan, ada satu akronim terkenal yakni
AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Di samping
itu ada juga ANSVA (attention, need, satisfaction, visualization, dan
action). Dengan dua pendekatan itu ―AIDDA dan ANSVA― pesan
diorganisasikan dengan diawali menyajikan sesuatu yang menarik
perhatian, diikuti dengan pembangkitan kebutuhan dan diakhiri dengan
ajakan bertindak.
Ada enam macam organisasi pesan, yaitu (a) deduktif, yang
menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan
pendukung atau bukti; (b) induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian
dan data pendukung lalu menarik kesimpulan; (c) kronologis, yang
menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa;
(d) logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab
sebab dulu baru akibat; (e) spasial, yang menyusun pesan dengan urut-
urutan berdasarkan tempat; dan (f) topikal, yang menggunakan topik
tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan
sebaliknya.
Sedangkan imbauan pesan yang dapat dipergunakan dalam
menyusun pesan adalah (a) imbauan rasional, yang berarti kita
meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-
bukti; (b) imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain
dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain; (c) imbauan
takut, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi-
sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti
apa yang kita inginkan; (d) imbauan ganjaran, yang berarti kita
mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan

imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah; (e) imbauan
motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah
sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang
membangkitkan semangat lawan komunikasi kita.
TES FORMATIF 2
1) Tatkala seorang salesman software menyatakan kepada calon

konsumennya bahwa “produk ini akan memberi solusi pada manajemen
arsip di perusahaan Anda”, imbauan pesan yang dipergunakannya
adalah ....
A. motivasional
B. rasional
C. takut
D. emosional
2) Pesan yang diorganisasikan dengan membangkitkan perhatian lalu

diakhiri dengan ajakan bertindak merupakan pengorganisasian pesan
dengan menggunakan ....
A. ANSVA dan AIDDA
B. ANSVA dan Deduktif
C. AIDDA dan Deduktif
D. Deduktif
3) Dalam sebuah rapat, seorang pimpinan perusahaan menunjukkan data

produksi yang memperlihatkan kecenderungan menurun dari bulan ke
bulan. Berdasarkan data tersebut, pimpinan perusahaan tersebut
mengajak para karyawannya untuk bekerja lebih keras. Pesan yang
disampaikan pimpinan perusahaan tersebut menggunakan imbauan
pesan ....
A. rasional
B. emosional
C. takut
D. motivasional
4) Dalam ceramahnya, seorang rohaniwan menyatakan pentingnya berbuat

baik terhadap sesama manusia. Manusia yang berbuat baik terhadap
sesamanya akan dikasihi Tuhan dan akan masuk surga. Sebaliknya, yang
berbuat keji pada sesamanya akan masuk neraka. “Karena itu, marilah
kita selalu berbuat baik terhadap sesama,” ajak rohaniwan itu, “agar
hidup kita bahagia.” Pesan seperti itu menggunakan imbauan ....
A. rasional
B. takut
C. emosional
D. motivasional
5) Bacalah surat undangan resepsi pernikahan dengan baik. Pada umumnya,

surat undangan seperti itu, pesannya diorganisasikan dengan
pendekatan ....
A. kronologis
B. spasial
C. logis
D. induktif


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) A 1) A
2) C 2) A
3) C 3) A
4) B 4) D
5) C 5) A
Glosarium
Bahasa Tubuh : Bagian dari bahasa nonverbal yang ditunjukkan

dengan gerak-gerik, mimik wajah atau sikap
tubuh.
Kinesiks : Untuk menunjukkan gerak-gerik atau sikap
tubuh (gestures), gerak tubuh (body movement),
ekspresi wajah, dan kontak mata.
Komunikasi Verbal : Bentuk komunikasi tertua manusia yaitu
komunikasi dengan menggunakan bahasa atau
kata-kata secara lisan atau tertulis.
Komunikasi Nonverbal : Bentuk komunikasi yang menggunakan simbol-
simbol nonverbal seperti bahasa tubuh.
Komunikasi Visual : Bentuk komunikasi yang menggunakan simbol-
simbol visual seperti rambu lalu-lintas.
Proksemiks : Istilah yang menunjuk pada adanya ruang atau
teritorial baku dan ruang personal yang kita
gunakan dalam berkomunikasi.
Kronemiks : Istilah yang menunjuk pada cara kita
menghargai atau memandang waktu.
Daftar Pustaka
Adler, R. B. dan Jeanne M. E. (1996). Communicating at Work Principles

and Practices for Business and Professions, 5th ed. New York: McGraw-
Hill Co.
Berko, R. M., Andrew D. W. dan Darlyn R. W. (1995). Communicating A

Social and Carier Focus, 6th ed. Boston: Houghton Mifflin Co.
Bovee, C. L. dan John V. T. (1989). Business Communication Today. New

York: McGraw-Hill, Inc.
Fiske, J. (2004). Introduction to Communication Studies. (Terjemahan Idi

Subandy Ibrahim dan Yosal Iriantara). Yogyakarta: Jalasutra.
Harris, S. (1990). Human Communication. Oxford: NCC Blackwell Limited.
Himstreet, W. C., Wayne M. B. dan Carol C. L. (1993). Business

Communication. Belmont: Wardsworth Publishing Co.
Jandt, F. E. (1998). Intercultural Communication: An Introduction 2nd ed.

Thousand Oaks, Cal: SAGE Publication Inc.
Lesly, P. (1991). Lesly’s Handbok of Public Relations and Communcations,

4th ed. Chicago, III: Probus Publishing Company.
Pease, A. (1987). Body Language. (Terjemahan Arum Gayatri). Jakarta:

Penerbit ARCAN.
Quible, Z. K., Johnson, M. H., dan Mott, D. L. (1996). Business

Communication: Principles and Applications. Singapore: Prentice-Hall
International.
Rahmat, J. (2005). Psikologi Komunikasi. Edisi Revisi. Bandung: Remaja

Rosdakarya.
Rosenblatt, S. B., et al. (1977). Communication in Bussines. Englewood

Cliff, N.J: Prentice-Hall Inc.
Wood, J. T. (1994). Gendered Lives: Communication, Gender, and Culture.

Belmont: Wadsworth Publishing Company.
Modul 3
Komunikasi Lintasbudaya
dalam Bisnis
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
K ita sudah mempelajari bahwa komunikasi selalu berlangsung dalam

konteks tertentu. Kita bisa menyebutkan, salah satu konteks yang
penting untuk diperhatikan dalam kegiatan komunikasi manusia adalah
budaya. Semua komunikasi yang kita lakukan berlangsung dalam konteks
budaya tertentu. Tatkala Anda menyapa teman Anda dengan ucapan, "Apa
kabar?" menunjukkan keterikatan pada budaya tertentu dalam komunikasi
yang Anda lakukan.
Sekarang ini, sejalan dengan mobilisasi manusia yang bergerak dari satu
titik penjuru dunia ke titik penjuru yang lain, membuat kita tidak bisa
melepaskan diri dari kegiatan komunikasi yang dilakukan di antara orang-
orang yang berbeda. Kita bisa ambil misal, perusahaan penambangan yang
berkantor pusat di salah satu negara maju yang mempekerjakan staf dari
negara asalnya akan melakukan komunikasi lintas budaya dengan
karyawannya yang biasanya penduduk lokal. Karena ada kebiasaan merantau
ke tempat yang berbeda budayanya, maka pendatang akan terlibat dalam
kegiatan komunikasi lintas budaya.
Bagaimana komunikasi bisnis yang dipengaruhi dan berlangsung dalam
konteks budaya ini, kita bisa melihat contoh tindakan yang dilakukan
produsen komputer Dell. Perusahaan ini sangat memperhatikan aspek-aspek
lokal dalam komunikasi bisnisnya. Dell misalnya tidak menjual komputer
berbahasa Inggris di Cina. Lebih dari itu, Dell juga sangat memperhatikan
budaya dalam kegiatan komunikasi bisnisnya. Perusahaan ini mengetahui
bahwa orang Jerman tak begitu senang menelepon satu perusahaan sebagai
respons atas iklan yang dipasang perusahaan itu di media massa. Mereka
lebih senang mengirimkan faksimile yang mencantumkan nomor teleponnya
sehingga staf Dell yang menghubungi mereka.
Pada Modul 3 ini, kita akan mempelajari bagaimana komunikasi bisnis

antarbudaya. Tentu saja, komunikasi bisnis antarbudaya ini baru kita akan
pelajari setelah kita memahami konsep-konsep komunikasi antarbudaya. Kita
akan mempelajari konsep-konsep komunikasi antarbudaya ini pada Kegiatan
Belajar 1. Pada kegiatan belajar pertama Modul 3 ini kita menelaah apa dan
bagaimana komunikasi antarbudaya (intercultural communications) dan
komunikasi lintasbudaya (cross-cultural communications).
Sedangkan pada Kegiatan Belajar 2, kita akan mendalami bagaimana
komunikasi antarbudaya ini berlangsung dalam kerangka komunikasi bisnis.
Praktik bisnis yang melintasi batas-batas budaya dan bangsa menuntut
pemahaman kita atas komunikasi antarbudaya ini. Pemahaman atas
komunikasi antarbudaya ini akan menambah kemampuan kita untuk
melakukan komunikasi bisnis dengan lawan komunikasi yang berasal dari
budaya yang berbeda.
Sejak jaman dulu, kegiatan bisnis memang akan mendorong pelakunya
untuk berhubungan dengan orang yang berbeda latar belakang budayanya.
Misalnya, para pedagang asal Gujarat di India yang datang ke Indonesia pada
abad ke-7 tentu berbeda budayanya. Namun kontak komunikasi yang
berlangsung di antara kedua bangsa itu rupanya berlangsung dengan baik
sehingga terjadi proses saling mempengaruhi.
Setelah mempelajari Modal 3 ini diharapkan Anda dapat menjelaskan:
1. menganalisis situasi komunikasi antarbudaya dalam kegiatan komunikasi
bisnis;
2. merencanakan kegiatan komunikasi antarbudaya dalam kegiatan
komunikasi bisnis;
3. melakukan komunikasi antarbudaya dalam kegiatan komunikasi bisnis;
4. melakukan evaluasi atas kegiatan komunikasi antarbudaya dalam
komunikasi bisnis.
Kegiatan Belajar 1
Komunikasi Lintasbudaya
M cNab (2006) menulis, paradigma ekonomi sekarang sudah berubah.

Awalnya, seperti sering kita dengar, tercermin dari ungkapan "think
globally and act locally", tapi kini berubah menjadi "act globally and think
locally". Perubahan paradigma ini tentu saja berakibat pada cara bagaimana
satu organisasi bisnis beroperasi. Satu organisasi jadi membutuhkan orang
dari berbagai latar budaya, yang tentunya akan terbiasa dengan cara berpikir
lokal itu. Cara berpikir lokal itu, diyakini akan memberi perspektif baru
terhadap satu permasalahan dan juga bisa memberikan solusi baru terhadap
permasalahan. Solusi dan perspektif tersebut sering kali segar, baru dan
sebelumnya tak terpikirkan.
Dengan memiliki model sumber daya manusia dari berbagai latar
belakang budaya itulah maka akan memungkinkan satu organisasi bisnis
untuk menjalankan kegiatan bisnisnya secara global. Bayangkan satu tim
kerja ada orang Jepang, Hong Kong, Finlandia, Australia, Indonesia, dan
Afrika Selatan. Tim yang beragam bangsa dan budaya ini tentunya akan
memungkinkan satu organisasi bisa bertindak global namun berpikir lokal.
Dengan kondisi seperti itu, maka kemampuan melakukan komunikasi
antarbudaya menjadi sangat penting. Bila orang ingin berhasil dalam satu tim
antarbudaya seperti itu, wajar bila dan harus memiliki keterampilan
komunikasi antarbudaya. Di sini, bukan hanya berarti menguasai satu bahasa
yang bisa dipahami semua anggota tim, misalnya bahasa Inggris. Namun juga
penguasaan dan pengetahuan atas budaya anggota tim lainnya. Karena bahasa
merupakan salah satu sarana mengekspresikan gagasan, pikiran dan perasaan
yang bisa sangat dipengaruhi budayanya. Misalnya, kita ingin menangkap
makna di balik bahasa tubuh yang dipergunakan.
Bahasa lisan atau bahasa verbal sangat mudah dipelajari karena kita
memang memiliki bahasa internasional seperti bahasa Inggris, Prancis atau
Arab. Namun untuk bahasa tubuh, kita tidak memiliki "bahasa internasional"
seperti itu. Bahasa tubuh sangat dipengaruhi budaya tempat bahasa tubuh itu
dipergunakan. Misalnya, jarak antara dua orang yang berkomunikasi bisa
berbeda-beda pada setiap kelompok budaya.
Kita memulai pemahaman kita atas komunikasi antarbudaya dengan
mempelajari konsep-konsep dasar dalam komunikasi antarbudaya, khususnya
makna komunikasi antarbudaya dan bahasa tubuh yang kita pergunakan

dalam konteks komunikasi bisnis. Ada banyak kegiatan komunikasi bisnis
yang mau tidak mau akan melibatkan komunikasi antarbudaya ini.
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI ANTARBUDAYA
Pada saat pertama kali mendengar istilah komunikasi antarbudaya,

pertanyaan yang pertama muncul adalah "apa yang dimaksud dengan
komunikasi antarbudaya?" Karena itu, pada saat kita membuka pembahasan
tentang komunikasi antarbudaya ini kita akan mulai dengan penjelasan
dengan menggunakan pengertian komunikasi antarbudaya. Kita akan
mengutip pendapat beberapa pakar tentang komunikasi antarbudaya ini.
Secara sederhana, komunikasi antarbudaya bisa dinyatakan sebagai
proses komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berbeda
budayanya. Dengan demikian, sesungguhnya komunikasi antarbudaya ini
berlangsung hampir setiap waktu. Karena kita selalu bertemu dengan orang-
orang yang berbeda budayanya, apalagi bagi kita yang tinggal di kota-kota
besar yang masyarakatnya berasal dari berbagai bagian tanah air atau bahkan
dari berbagai negara.
Berdasarkan pengertian di atas, bisa kita membayangkan bagaimana para
pedagang di kawasan wisata internasional seperti di Bali atau Batam. Di Bali,
para turis berkomunikasi dengan penduduk setempat yang menjajakan
berbagai cendera mata. Para pelayan toko di Batam berkomunikasi dengan
turis asal Singapura atau Malaysia yang biasanya membanjiri Batam pada
hari Sabtu dan Minggu. Ini menunjukkan praktik komunikasi antarbudaya itu
berlangsung pada berbagai taraf kehidupan sosial.
Sedangkan pakar komunikasi antarbudaya, L. A. Samovar dan R.E.
Porter (1972) merumuskan komunikasi antarbudaya sebagai komunikasi
yang terjadi ketika orang-orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut
melibatkan latar belakang pengalaman budaya yang berbeda yang
menunjukkan nilai-nilai yang dianut oleh kelompoknya yang berupa
pengalaman, pengetahuan dan nilai-nilai.
Jadi, komunikasi antarbudaya itu terjadi karena orang yang terlibat
dalam komunikasi tersebut membawa serta pengalaman, pengetahuan dan
nilai-nilai dalam budayanya dalam berkomunikasi. Ini bisa kita pandang,
orang yang berkomunikasi akan membawa sistem kognitif, sistem etik dan
sistem estetiknya masing-masing saat berkomunikasi. Sistem kognitif yang
berkaitan dengan pengetahuan yang dipergunakan untuk menilai benar salah,

sedangkan sistem etik berkenaan dengan baik buruk atau patut dan tidak
patut, dan sistem estetika berkenaan dengan apa yang disebut indah dan tidak
indah.
Kita bisa membayangkan bagaimana dua orang yang berkomunikasi
yang berbeda latar belakang budayanya yang tidak saling memahami
perbedaan budaya. Salah seorang di antaranya memandang berkomunikasi
dengan jarak yang terlalu dekat dianggap tidak sopan berdasarkan sistem
etiknya dan sistem kognitifnya pun mengajarkan seperti itu. Sedangkan sat
orang lagi memandang, jarak yang terlalu jauh dengan lawan komunikasi
menunjukkan ketidaksopanan.
Pertanyaan yang berikutnya yang sering muncul adalah "apa beda
komunikasi antarbudaya dan komunikasi lintasbudaya?" Pada prinsipnya,
dua istilah ini menunjukkan satu proses komunikasi yang sama yakni
komunikasi yang dilakukan orang yang berbeda budayanya. Bahkan kedua
istilah itu sering dipertukarkan dalam penggunaannya, karena pada dasarnya
memiliki makna yang kurang lebih sama. Namun, ada yang membedakan di
antara keduanya. Bila komunikasi antarbudaya berlangsung di antara dua
orang yang berbeda budayanya, maka komunikasi lintasbudaya berlangsung
di antara beberapa orang atau lebih dari dua orang yang berbeda budaya.
Contohnya, bila seorang Indonesia berkomunikasi dengan seorang Australia
maka disebut komunikasi antarbudaya. Tapi bila seorang Indonesia, seorang
Brasil, seorang Maroko dan seorang Jerman bertemu dalam sebuah kegiatan
komunikasi maka dinamakan komunikasi lintasbudaya.
Ada contoh kasus menarik yang disampaikan Carte dan Fox (2006:xv)
dalam kata pengantar buku mereka yang menunjukkan bagaimana nilai
mempengaruhi praktik bisnis dan praktik komunikasi bisnis. Kasus yang
dikemukakan adalah satu perusahaan Swedia yang beroperasi secara global
yang salah satu di antaranya adalah di Vietnam. Perusahaan Swedia itu
menerapkan aturan bahwa satu pemasok hanya boleh memasok tidak lebih
dari 30% barang yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu ada aturan, harga
yang ditawarkan pemasok harus dibandingkan setidaknya dengan harga yang
ditawarkan 3 perusahaan lain.
Tapi aturan itu tidak dijalankan di Vietnam. Manajer cabang perusahaan
itu di Vietnam yang orang Cina memilih pemasok orang Cina juga yang
masih ada ikatan keluarga dengan manajer tadi. Jelas ini melanggar aturan
perusahaan sehingga manajer itu ditegur. Memang untuk melakukan
perbandingan harga dengan 3 perusahaan pemasok lain tidak bisa dilakukan

karena terbatasnya jumlah perusahaan pemasok di sana. Namun, kalau
pasokan sepenuhnya datang dan satu perusahaan yang pemiliknya masih ada
hubungan keluarga dengan manajer, jelas ada indikasi KKN dalam
pandangan pimpinan perusahaan di Swedia. Bahkan dinilai tidak sesuai
dengan semangat pasar bebas dan tidak etis sehingga harus dihentikan.
Rupanya manajer cabang di Vietnam itu punya alasan lain. Malah dia
menyatakan tidak mengerti dengan larangan dan penilaian tidak etis itu.
Manajer itu menyatakan, dia memilih keluarganya sendiri karena bisa lebih
dipercaya dan bisa lebih diandalkan dibandingkan dengan orang yang tidak
dikenal. Apalagi, karena masih ada hubungan keluarga, bisa dikontak kapan
saja, siang atau malam. Selain itu, harga yang ditawarkan pun lebih rendah
dibandingkan dengan yang lain. "Itulah sebabnya saya lebih memilih bekerja
sama dengan orang yang saya bisa percaya," jelas manajer itu.
Di sini, nilai bukan hanya mempengaruhi komunikasi yang berlangsung
melainkan juga mempengaruhi praktik bisnis yang berlangsung. Ada
dimensi-dimensi yang harus diperhatikan dan disesuaikan dengan kondisi
setempat dalam melakukan komunikasi. Karena nilai-nilai yang dianut dan
diwariskan dari satu generasi ke generasi berikutnya akan tertanam dengan
mendalam. Nilai-nilai itulah yang kemudian akan mempengaruhi perilaku
komunikasi dalam hal penafsiran pesan, analisis pesan dan penyusunan pesan
komunikasi.
Itu sebabnya, sekarang ini orang mulai menggagas apa yang diistilahkan
dengan kecerdasan budaya (cultural intellegence (C1)/cultural quotients
(CQ)). Bisa jadi, istilah ini dikembangkan setelah kita berkenalan dengan
istilah kecerdasan jamak atau multiple intellegences yang dikembangkan
Howard Gardner, Konsep kecerdasan jamak menunjukkan bahwa kecerdasan
itu tidak tunggal melainkan ada sekian banyak kecerdasan yang dapat
dijadikan landasan untuk pengembangan hidup seseorang melalui
pengembangan keahlian yang didasari kecerdasan yang dimiliki orang
tersebut. Kita akan membahas pada bagian lain Kegiatan Belajar 1 Modul 3
ini tentang kecerdasan budaya.
Namun satu hal yang terpenting dari komunikasi antarbudaya ini adalah
adanya kesadaran bahwa kita ini hidup di satu dunia yang dihuni orang
dengan latar belakang budaya yang berbeda. Perbedaan budaya merupakan
satu kenyataan sosial yang harus kita akui keberadaannya. Kita justru
diharapkan mengembangkan pemahaman atas perbedaan ini dan
mengembangkan keterampilan untuk hidup di dunia yang dihuni manusia

dengan berbagai budayanya. Kita dituntut untuk memiliki kepekaan dan
kesadaran atas adanya perbedaan budaya itu.
B. BAHASA TUBUH
Setelah mempelajari soal perbedaan budaya, sebelum kita membahas

soal bahasa tubuh kita lihat contoh singkat berikut ini. Orang di Amerika
Utara memandang kontak mata langsung merupakan tanda ketulusan,
sedangkan di Asia dipandang sebagai perilaku tidak sopan. Bisakah
membayangkan bila dua orang dari dua bagian dunia itu berbeda? Satu orang
ingin menganggap perilakunya sopan sehingga tidak melakukan kontak mata
secara langsung dan seorang lagi justru ingin melakukan kontak mata untuk
menunjukkan ketulusan dalam berkomunikasi.
Kita bisa juga melihat contoh lain yang menunjukkan bagaimana sistem
nilai itu mempengaruhi kegiatan komunikasi. Salah satu perusahaan
penghasil pasta gigi asal Belanda memasarkan pasta gigi melalui iklan yang
menyatakan pasta giginya "membuat gigi lebih putih" untuk konsumen di
Asia Tenggara. Tapi rupanya, pada sebagian masyarakat di kawasan itu, ada
tradisi menghitamkan gigi dengan mengunyah buah pinang. Gigi menghitam
karena buah pinang itu justru dianggap lebih menarik. Oleh sebab itu, kini
pasta gigi tersebut beriklan dengan menyatakan, pasta giginya membuat gigi
lebih kuat.
Dua contoh di atas menunjukkan adanya dua bahasa nonverbal. Satu
tentang kontak mata dan satu lagi tentang makna gigi yang menarik yang
ternyata berbeda antara satu budaya dengan budaya lainnya. Dua contoh itu
mengungkapkan apa yang dinamakan sebagai bahasa tubuh. Melalui bahasa
tubuh seperti gerak-gerik, mimik wajah dan gerakan kepala disampaikan
pesan-pesan komunikasi.
Pearse (1988:1-2) mengutip hasil penelitian Albert Mehrabian tentang
dampak komunikasi. Komunikasi verbal hanya 7%, suara termasuk nada
suara dan bunyi-bunyi 38%, dan pesan nonverbal 55%. Sedangkan penelitian
lain menunjukkan, pada saat orang berbicara 35% pesan disampaikan secara
verbal dan 65% disampaikan secara nonverbal. Kedua hasil penelitian itu
menunjukkan bahwa komunikasi nonverbal sesungguhnya merupakan bagian
terbesar dalam kegiatan komunikasi manusia. Karena itu, bahasa tubuh
menjadi bagian sangat penting untuk kita pelajari manakala kita mempelajari
komunikasi, termasuk komunikasi bisnis.
Pertanyaannya kini, apakah bahasa tubuh itu merupakan bawaan atau
merupakan produk kebudayaan? Memang diakui ada bukti-bukti bahwa
bahasa tubuh itu diturunkan secara genetis. Buktinya, orang yang buta tuli
pun bisa menggunakan bahasa tubuh. Padahal orang yang buta dan tuli itu
tidak bisa belajar dari orang lain karena tidak bisa melihat dan mendengar.
Namun, para pakar bahasa tubuh. seperti sepakat sesungguhnya banyak
perilaku nonverbal dan makna perilaku nonverbal itu ditentukan oleh budaya
(Pearse, 1988:3).
Dengan memperhatikan bahwa di dunia ini ada begitu banyak budaya
yang berbeda maka bisa jadi pula bahasa tubuh sebagai bahasa nonverbal
kita, pun berbeda. Bahasa nonverbal ini rupanya mendekati juga bahasa
verbal kita, yang memang berbeda-beda. Hasil penelitian lain menunjukkan
bagaimana jarak zona dalam komunikasi di antara dua orang bisa berbeda-
beda. Kita mengetahui ada zona intim, zona pribadi, zona sosial dan zona
umum. Zona intim berjarak antara 15-45 cm. Artinya, ketika orang yang
berbicara itu hubungannya intim maka jarak antara keduanya antara 15-45
cm. Zona pribadi berjarak antara 46-122 cm, zona sosial antara 123-360 cm,
dan zona umum di atas 361 cm. Ini sudah kita bahas pada Modul 2 sehingga
Anda bisa kembali pada Modul 2 untuk mendalami tentang zona jarak ini.
Bagaimana hal ini dipraktikkan dalam kehidupan sehari-hari bisa dilihat
yang ternyata berbeda-beda antara satu budaya dengan budaya lainnya.
Misalnya, di Eropa dan Amerika Utara, para pebisnis selalu menyisakan
sedikit ruang di antara mereka saat mengadakan pembicaraan. Bagi mereka
saling bersentuhan tubuh hanya bisa dilakukan dengan sesama teman, bukan
dengan mitra bisnis. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin dan Timur
Tengah, para pebisnis akan berusaha Baling mendekat sehingga tidak ada
jarak lagi di antara mereka. Sedangkan di Jepang dan Cina, seperti di
Amerika Utara namun jarak mereka lebih dekat sehingga hampir
bersentuhan. Namun sentuhan hanya akan diberikan pada orang yang
memiliki ikatan keluarga atau kawan dekat.
Artinya, meski sama-sama dalam percakapan itu lawan bicara diajak
memasuki zona intim atau zona pribadi namun tetap ada jarak yang dibangun
di antara mereka kecuali di Amerika Latin dan Timur Tengah. Artinya,
pembicaraan bisnis tetap dilakukan di ruang yang dinamakan zona pribadi
bukan di zona intim. Karena yang bisa diajak berbicara di zona intim adalah
kawan dekat atau anggota keluarga.
Kita bisa melihat bagaimana penafsiran secara budaya terhadap pesan-
pesan komunikasi nonverbal ini melalui beberapa contoh berikut. Kita
melihat bagaimana kontak mata. Tatapan mata langsung di Amerika Serikat,
Inggris dan kebanyakan negara-negara Eropa bagian utara dipandang sebagai
percaya diri dan ketulusan. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin
dipandang sebagai orang yang dapat dipercaya. Namun di beberapa negara
Asia, kontak mata langsung itu dipandang sebagai bentuk kekurangajaran dan
biasanya dihindari untuk melakukan kontak mata langsung.
Sekarang kita perhatikan contoh ungkapan nonverbal pada Gambar 3.1
berikut.
Sumber: Brosnahan (1990:83)

Gambar 3.1.
Isyarat Nonverbal
Keterangan:
1. Tanda nol bisa bermakna uang bagi orang Jepang bila horizontal dan
bodoh bila vertikal. Sedang bagi orang Inggris artinya oke, ya dan bagus.
2. Berarti laki-laki, suami, ayah atau pacar. Di Jepang artinya berani dan di
Inggris artinya beruntung.
3. Berarti wanita, gadis, istri, ibu atau pacar bagi orang Jepang sedangkan
bagi orang Inggris tak ada artinya.
Gambar 3.1 menunjukkan bahwa pesan noverbal itu disampaikan dan

ditafsirkan secara kultural. Artinya, pesan-pesan nonverbal itu terikat pada
budaya tertentu. Oleh karena itu, meski tanda yang dipergunakan saran
seperti mempertemukan jempol dan telunjuk membentuk huruf O bisa

bermakna berbeda pada dua kebudayaan yang berbeda.
Kita bisa mengkaji spa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan
untuk bahasa tubuh saat mengikuti wawancara kerja. Apakah saran yang
disajikan dalam tabel berikut ini memperhatikan dimensi budaya atau tidak.
Anda bisa mempertimbangkannya sendiri atau mendiskusikannya dengan
teman-teman Anda. Kita lihat Tabel 3.1 berikut.
Tabel 3.1.
Bahasa Tubuh Saat Wawancara Kerja
Bisa Dilakukan Jangan Dilakukan

Tersenyum, yang menunjukkan rasa percaya Menyimpan benda pribadi atau siku
diri dan yakin akan kemampuan diri tangan di atas meja pewawancara karena
merupakan zona pribadi pewawancara
Percaya diri dan sombong hanya beda Memakai wewangian berlebihan
sedikit sehingga harus berhati-hati
Lakukan kontak mata yang wajar saat Selalu menunduk saat menjawab
menjawab pertanyaan pertanyaan
Duduk dengan sikap wajar Terlalu menantang mata lawan bicara
Anda
Erat berjabatan tangan saat Cengengesan saat menjawab pertanyaan
memperkenalkan diri
Ucapkan terima kasih atas kesempatan Menggoyang-goyangkan kaki karena
wawancara yang diberikan gugup
Sumber: Majalah KarirUp No.3/Vol. 1
Saat melakukan komunikasi antarbudaya, hal terpenting yang perlu

dikembangkan adalah kesadaran adanya perbedaan. Bukan
mempermasalahkan perbedaan, namun menghargai dan mengapresiasi
perbedaan-perbedaan tersebut. Begitu juga halnya dengan perbedaan-
perbedaan dalam penyampaian pesan nonverbal. Kita memandang bagaimana
ekspresi nonverbal dilakukan bukan untuk memaksa orang lain mengikuti
ekspresi nonverbal kita, melainkan kita berusaha untuk memahami,
menghargai dan mengapresiasi perbedaan ekspresi nonverbal tersebut.
Intinya, kita mau menyadari dan menghargai adanya perbedaan itu.
Selanjutnya kita berusaha memahami perbedaan-perbedaan tersebut. Dengan
begitu kita akan memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi
antarbudaya. Tanpa kesediaan untuk mengakui dan menerima ada perbedaan
yang diikuti dengan keinginan untuk memahami perbedaan-perbedaan

budaya tadi maka kita tidak akan pernah berbasil menjalin kontak dan
komunikasi antarbudaya. Ini membawa kita pada pembahasan berikutnya
mengenai kecerdasan budaya.
C. KECERDASAN BUDAYA
Kita hidup di dunia yang makin memberi peluang besar pada terjadinya
kontak antarbudaya. Bahkan saat kita berdiam diri di rumah saja pun, kita
akan melakukan kontak dan komunikasi antarbudaya misalnya melalui
tayangan televisi atau membaca e-mail dari teman di negara lain. Artinya,
komunikasi antarbudaya itu merupakan bagian kehidupan yang tak bisa kita
hindari. Tidak mungkin lagi kita menutup diri dengan hanya melakukan
kontak dan komunikasi pada orang-orang yang sama budayanya dengan kita.
Lingkungan tempat kita tinggal pun dihuni orang dari berbagai suku bangsa
di Indonesia, khususnya lingkungan pemukiman di kota-kota besar.
Industrialisasi bukan hanya melahirkan berbagai produk yang diproduksi
secara massal tetapi juga melahirkan pembahan sosial. Mobilitas sosial
semakin cepat. Orang berpindah dari kampung halamannya ke kawasan-
kawasan industri yang berkembang. Mereka yang merasa memiliki
keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan dunia industri akan memasuki
kawasan industri yang berkembang. Kita bisa menyaksikan fenomena seperti
ini di sekitar Jabodetabek, Cilegon, Batam, Surabaya atau Medan.
Salah satu dampak sosial dari mobilitas sosial tersebut adalah
berhimpunnya orang dari berbagai suku bangsa bahkan bangsa pada satu
lokasi. Komunikasi antarbudaya pun menjadi bagian dari kehidupan sosial
masyarakat atau komunitas yang seperti itu. Komunikasi antarbudaya
menjadi bagian dari kehidupan keseharian masyarakat industrial seperti itu.
Heterogenitas menjadi bagian kehidupan sosial sekaligus merupakan sebuah
fakta sosial yang harus dihadapi.
Kondisi seperti itulah yang kemudian membawa kita pada konsep
kecerdasan budaya. Menurut Bibikova dan Kotelnikov (2006), kecerdasan
budaya merupakan kemampuan untuk berkembang secara personal melalui
belajar berkesinambungan dan pemahaman yang baik terhadap keragaman
warisan budaya, kearifan dan nilai-nilai serta secara efektif bisa berhadapan
dengan orang dari latar belakang budaya dan pemahaman yang berbeda.
Intinya, kecerdasan budaya ini adalah kemampuan yang dikembangkan

melalui kegiatan belajar yang terus-menerus untuk memahami keragaman
budaya. Kecerdasan seperti ini tentunya sangat dibutuhkan manakala kita
memperhatikan fenomena globalisasi. Dengan globalisasi, komunikasi
antarmanusia dari berbagai penjuru dunia semakin sering terjadi dan semakin
mudah dilakukan. Kita menjadi bagian dari masyarakat global.
Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis. Baik pada lingkungan
internal organisasi bisnis maupun pada lingkungan eksternalnya ada orang-
orang yang berbeda budayanya. Pada satu organisasi bisnis akan ada orang-
orang dari berbagai budaya berbeda. Pada satu perusahaan nasional misalnya
akan ada orang Sunda, Jawa, Batak, Bugis, Madura, Bali, Papua dan Ambon.
Keadaan seperti ini akan menuntut kita untuk melakukan komunikasi
antarbudaya atau setidaknya memiliki pertimbangan budaya dalam menyusun
pesan komunikasi.
Bibikova dan Kotelnikov (2006) menegaskan bahwa kecerdasan budaya
ini sangat relevan mengingat makin meningkatnya lingkungan kerja yang
beragam dan global. Bibikova dan Kotelnikov mengingatkan, memang
beberapa aspek budaya mudah untuk dilihat seperti musik dan perilaku
orang-orangnya. Namun ada bagian budaya yang paling penting dan
menantang justru tersembunyi, yaitu keyakinan, nilai-nilai, ekspektasi, sikap
dan asumsi. Semua hal yang tersembunyi itulah yang justru "memprogram"
segala hal yang kita lakukan, bahkan yang berperan sangat penting untuk
memutuskan spa yang "wajar" dalam pandangan kita. Inilah salah satu
masalah budaya lain memandang sebagai penyimpangan namun budaya kita
menyebutkan wajar.
Sedangkan manfaat kecerdasan budaya, Bibikova dan Kotelnikov
menyebutnya sebagai berikut:
1. memperkecil kendala budaya yang disebabkan oleh dikotomi "kami" dan
"mereka" dan memungkinkan kita untuk memperkirakan apa yang
"mereka" pikirkan dan bagaimana reaksinya terhadap pola perilaku kita;
2. bisa memanfaatkan kekuatan keragaman budaya.
Lebih jauh lagi ditegaskan Bibikova dan Kotelnikov bahwa kecerdasan

budaya ini merupakan perangkat penting bagi setiap manajer dalam
menghadapi para staf, pelanggan (customer), mitra bisnis, kompetitor, staf
pemerintah, dan pelaku-pelaku bisnis lainnya.
Sumber: The Intercultural Project-Fondazione Antonio Genovesi Salerno-

SDOA
Gambar 3.2.
Perbedaan Budaya
Apa yang dikemukakan Bibikova dan Kotelnikov itu, oleh ahli yang lain
disebut dengan kompetensi antarbudaya. Konsep kompetensi antarbudaya ini
menunjukkan hal yang kurang lebih sama dengan konsep kecerdasan budaya.
Kedua konsep ini sama-sama menekankan pada kesediaan untuk memahami
dan menyadari adanya perbedaan budaya. Kompetensi antar budaya ini
dikembangkan melalui proses pendidikan dan pelatihan misalnya untuk para
staf satu organisasi bisnis yang akan ditempatkan di luar negeri yang
memiliki budaya yang berbeda.
Salah satu upaya kita mengenali perbedaan budaya dalam konteks
komunikasi antarbudaya adalah mengenal konteks budaya. Pada pembahasan
berikut, kita mendalam soal konteks budaya ini dan pengaruhnya terhadap
komunikasi, khususnya komunikasi bisnis.
D. GAYA KOMUNIKASI
Ada kisah yang menarik yang dituturkan Deddy Mulyana (2005:133)

tentang pengalaman para dosen asing yang menjadi sukarelawan yang
mengajar di sebuah sekolah tinggi bahasa asing di Bandung. Menurut
mereka, pertanyaan yang dipandang paling mengganggu yang datang dari
mahasiswanya adalah "Where are you going?" atau "Where do you live?"
Karena pertanyaan seperti itu dianggap sebagai pertanyaan orang usil bagi
mereka, sedangkan bagi orang Indonesia sapaan atau pertanyaan seperti itu
justru sebagai bentuk keramahan. Bukankah kita biasa menyapa orang yang
lewat di depan rumah kita dengan menanyakan, "Mau ke mana?"
Ilustrasi di atas membawa kita pada pembahasan tentang gaya
komunikasi, yang merupakan salah satu bahasan dalam komunikasi
antarbudaya. Gaya komunikasi ini berkaitan dengan apa dan bagaimana kita
berkomunikasi seperti bagaimana kita memilih kata-kata, menggunakan
intonasi atau logat bahasa, apa yang kita tekankan dalam sebuah percakapan
dan seterusnya. Pada dasarnya, dengan gaya komunikasi, kita bisa melihat
apa yang dilakukan orang lain saat dia berkomunikasi.
Dalam melihat gaya komunikasi ini, orang biasanya melihat apa yang
dikemukakan Edward T. Hall (dalam Mulyana, 2005:130) yang
mengklasifikasikannya gaya komunikasi menjadi komunikasi konteks-tinggi
dan komunikasi konteks-rendah. Komunikasi konteks-tinggi kebanyakan
berlangsung pada masyarakat yang relatif homogen. Dalam komunikasi
konteks tinggi, pesan yang disampaikan kebanyakan ada dalam konteks fisik
sehingga makna pesan hanya dapat dipahami dalam konteks pesan tersebut
(Mulyana, 2005:131). Sebaliknya dengan komunikasi konteks-rendah
berjalan cepat dan mudah berubah. Budaya konteks rendah biasanya memberi
perhatian pada spesifikasi, rincian, dan jadwal waktu yang mengabaikan
konteks.
Orang yang berasal dari budaya konteks-tinggi biasanya lebih memiliki
kemampuan dalam membaca perilaku nonverbal. Itu sebabnya mereka
berbicara lebih sedikit dibandingkan dengan anggota masyarakat yang
diklasifikasikan berbudaya konteks-rendah. Pada masyarakat yang berbudaya
konteks-tinggi, komunikasinya cenderung menggunakan ungkapan yang
tidak langsung dan implisit. Sedangkan mereka yang berasal dari budaya
konteks-rendah, komunikasinya langsung dan eksplisit. Dalam komunikasi
konteks-rendah, pesan verbal menjadi sangat penting. Banyak hal
dikemukakan secara verbal. Biasanya apa yang disebut sebagai orang
"Timur" seperti Indonesia, Korea, Cina dan Jepang disebut masyarakat
berbudaya konteks-tinggi. Sedangkan orang-orang "Barat" seperti Eropa dan
Amerika dikategorikan sebagai masyarakat yang berbudaya konteks-rendah.
Agar kita bisa memiliki gambaran lebih jelas mengenai komunikasi
konteks tinggi dan konteks rendah itu, kita lihat tabel berikut.
Tabel 3.2.
Komunikasi dalam Budaya Berkonteks Tinggi dan Rendah
Konteks Tinggi Konteks Rendah

Pilihan strategi komunikasi Tidak langsung, Langsung, konfrontatif, jelas
santun, ambigu
Mendasarkan pada kata-kata Rendah Tinggi
untuk berkomunikasi
Mendasarkan pada tanda-tanda Tinggi Rendah
nonverbal untuk berkomunikasi
Arti penting kata-kata tertulis Rendah Tinggi
Kesepakatan tertulis Tak mengikat Mengikat
Kesepakatan lisan Mengikat Tidak Mengikat
Perhatian pada hal-hal yang rinci Rendah Tinggi
Sumber: Victor, RA. (1992), International Business Communication, New
York: Harper ColIins
Bila kita memperhatikan Tabel 3.2 maka kita bisa melihat, pada
komunikasi bisnis yang dilakukan pebisnis dari budaya konteks-tinggi maka
hampir dipastikan ada banyak ungkapan yang dipergunakan. Di dalam
negosiasi yang mereka lakukan, misalnya, akan ada hanya pesan nonverbal
yang disampaikan. Ungkapan nonverbal itu bisa berupa pemberian cendera
mata atau hadiah benda tertentu yang bisa mengungkapkan maksud
negosiasi. Tingkat kepercayaan di antara pihak yang terlibat tinggi karena
mereka mengikat perjanjian dengan kesepakatan lisan. Kata-katalah yang
dipegang. Sebaliknya dengan mereka yang berbudaya konteks-rendah, akan
lebih banyak berkomunikasi dengan kata-kata verbal sehingga perjanjian
tertulis menjadi sangat penting.
Dalam melakukan komunikasi bisnis yang bersifat antarbudaya,
pemahaman kita atas budaya konteks-tinggi dan konteks rendah ini sebagai
kecerdasan budaya, sangat penting. Ada banyak kasus yang menunjukkan
kegagalan komunikasi bisnis terjadi karena aspek budaya diabaikan. Salah
satu yang sering dikemukakan adalah saat pertama kali ayam goreng cepat
saji asal Amerika Serikat yang dipasarkan di negara-negara berpenduduk
mayoritas Muslim. Iklan-iklan yang mereka pasang di berbagai media massa,
tidak mendapatkan respons yang memadai dari masyarakat. Penyebabnya,
dalam iklan tersebut tidak dicantumkan tulisan halal. Padahal status halal
sangat penting bagi komunitas Muslim di mana pun.
E. MELAKUKAN KOMUNIKASI ANTARBUDAYA
Sekarang, kita memasuki dimensi praktis dari komunikasi antarbudaya

mi. Anggaplah kita menjadi orang yang sering melakukan komunikasi
antarbudaya dalam kerangka komunikasi bisnis. Tentu kita pernah bertemu
dengan masalah komunikasi antarbudaya ini. Pembahasan berikutnya, kita
mempelajari beberapa petunjuk yang disampaikan pan pakar saat kita
melakukan komunikasi antarbudaya.
Kita bisa mempertimbangkan saran yang disampaikan Lee (2006). Lee
mengingatkan kita bahwa untuk bisa memahami budaya orang lain, pertama-
tama kita harus memahami dulu budaya kita sendiri. Hanya sayangnya, tulis
Lee, sering kali kita tidak mengenali budaya kita sendiri sehingga sulit untuk
bisa memahami budaya orang lain. Namun demikian, ada beberapa petunjuk
yang ada baiknya kita pertimbangkan saat melakukan komunikasi
antarbudaya.
Hal pertama yang harus kita lakukan, tulis Lee, adalah mengabaikan
dulu perasaan pribadi dan mengembangkan kesediaan untuk menyimak
secara sungguh-sungguh. Jadi kita harus belajar untuk "tidak hanya bicara"
sambil mengembangkan kemampuan menyimak. Kita disarankan untuk
menahan komentar-komentar yang menunjukkan adanya perbedaan antara
"kami" dan "mereka", karena komentar seperti itu justru menunjukkan
adanya jarak antara "kami" dan "mereka". Menyimak dengan sungguh-
sungguh dan tidak banyak bicara itu pada dasarnya merupakan bentuk
membuka diri. Kate kunci pertama yang disarankan Lee, memang kesediaan
untuk membuka diri itu, yang merupakan faktor penting untuk bisa menjadi
komunikator yang berhasil.
Hal kedua yang penting diperhatikan adalah perilaku verbal dan
nonverbal. Kita sebaiknya menyadari bahwa bahasa lebih dari sekedar kata-
kata, atau bahasa bukan hanya kata-kata. Selain itu, setiap bahasa memiliki
preferensi linguistik yang sering menunjukkan kial-kial tentang perilaku,
sopan-santun dan cara berpikir budaya tertentu. Lee menunjukkan, orang
Inggris sering sengaja menyamarkan makna untuk menghindari konfrontasi.
Orang Spanyol dan Italia lebih menyukai bahasa yang berbunga-bunga
sehingga yang penting ekspresif ketimbang kejelasan makna. Orang Jerman
sangat logis dalam berkata-kata. Sedangkan di negara-negara Asia, harmoni
merupakan hal yang sangat penting sehingga orang Asia cenderung
menghindari konfrontasi dalam bentuk apa pun. Itu sebabnya, orang Asia
sering menyatakan "ya" dalam berbagai hal meski bisa saja kata "ya" itu juga
menunjukkan ketidaksetujuannya atas apa yang dikatakan.
Selanjutnya, Lee pun menunjukkan beberapa saran agar kita bisa
menjadi komunikator antarbudaya yang berhasil. Kita perhatikan saran-saran
berikut ini.
1. Hendaknya ingat bahwa budaya kita sendiri sebenarnya memberikan
kerangka perilaku dan keyakinan yang bisa diterima.
2. Hendaknya menyadari bahwa perilaku dan preferensi kita didasarkan
pada budaya dan bukanlah "yang paling benar" dan hanya satu-satunya.
3. Hendaknya peka terhadap rentang perilaku verbal dan nonverbal.
4. Hendaknya berjiwa terbuka terhadap pandangan dan cara orang lain
berperilaku.
5. Hendaknya ingat bahwa tidak ada bahasa tubuh yang universal.
Kita sudah mempelajari konsep-konsep dasar dan umum komunikasi

antarbudaya. Tentu saja tidak memadai untuk bisa memahami secara
mendalam komunikasi antarbudaya. Namun konsep-konsep dasar yang
disajikan pada Kegiatan Belajar 1 ini diharapkan dapat menjadi fondasi bagi
kita dalam memahami dimensi komunikasi antarbudaya dalam kegiatan
komunikasi bisnis. Setidaknya, kita bisa memiliki kepekaan atas dimensi
budaya dalam setiap kegiatan komunikasi bisnis yang kita lakukan.
Pada kegiatan belajar berikutnya dari Modal 3 ini, kita akan menyelami
dimensi praktis komunikasi bisnis antarbudaya ini. Setidaknya setelah kita
mempelajari Kegiatan Belajar 1 ini memiliki bekal untuk mendalami
Kegiatan Belajar 2. Setelah mengikuti Kegiatan Belajar 2, diharapkan kita
memiliki kepekaan dan pemahaman antarbudaya sehingga akan menjadi
pertimbangan kita dalam melakukan komunikasi bisnis.
L A TIH A N

1) Cobalah Anda mencari joke tentang dialog dua orang Indonesia yang
berbeda suku bangsanya! Seperti joke orang Sunda dan orang Jawa.
Orang Sunda menyuruh orang Jawa membeli gedang, tapi pas pulang
membawa pisang. Karena gedang dalam bahasa Jawa artinya pisang
sedang dalam Bahasa Sunda artinya pepaya. Cobalah Anda mengkaji

joke seperti itu dari sudut pandang komunikasi antarbudaya! Lalu,
hasilnya diskusikan dengan teman mengenai peran budaya dalam
komunikasi!
2) Pada Tabel 3.1. Kegiatan Belajar 1 di antaranya menyatakan bahwa
Anda perlu menatap main pewawancara namun jangan berkesan
menantang. Apakah ada nuansa budaya dalam penyataan itu? Bagaimana
saran dalam Tabel 3.1 itu dikaitkan dengan perbedaan-perbedaan bahasa
tubuh karena adanya perbedaan budaya? Diskusikan dengan teman Anda
dalam kelompok!
3) Cobalah berbicara dengan orang yang berbeda suku bangsa atau
bangsanya dengan Anda! Carilah informasi sebanyak-banyaknya tentang
budaya orang tersebut! Lalu coba bandingkan dengan budaya Anda
sendiri! Di manakah perbedaan dan persamaannya? Bila Anda bisa
mengidentifikasi perbedaan tersebut dan juga Anda belajar mengenai
perbedaan budaya, apakah Anda merasa sudah memiliki kecerdasan
budaya? Mengapa? Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam
kelompok!
1) Secara sederhana, komunikasi antarbudaya bisa dinyatakan sebagai

budayanya. Dengan demikian, sesungguhnya komunikasi antarbudaya
ini berlangsung hampir setiap waktu. Karena kita selalu bertemu dengan
orang-orang yang berbeda budayanya, apalagi bagi kita yang tinggal di
kota-kota besar yang masyarakatnya berasal dari berbagai bagian tanah
air atau bahkan dari berbagai negara.
2) Tatapan mata langsung di Amerika Serikat, Inggris dan kebanyakan
negara-negara Eropa bagian utara dipandang sebagai percaya diri dan
ketulusan. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin dipandang
sebagai orang yang dapat dipercaya. Namun di beberapa negara Asia,
kontak mata langsung itu dipandang sebagai bentuk kekurangajaran dan
biasanya dihindari untuk melakukan kontak mata langsung.
3) Menurut Bibikova dan Kotelnikov (2006), kecerdasan budaya
merupakan kemampuan untuk berkembang secara personal melalui
belajar berkesinambungan dan pemahaman yang baik terhadap
keragaman warisan budaya, kearifan dan nilai-nilai serta secara efektif

bisa berhadapan dengan orang dari latar belakang budaya dan
pemahaman yang berbeda Bibikova dan Kotelnikov (2006) menegaskan
bahwa kecerdasan budaya ini sangat relevan mengingat makin
meningkatnya lingkungan kerja yang beragam dan global. Bibikova dan
Kotelnikov mengingatkan, memang beberapa aspek budaya mudah
untuk dilihat seperti musik dan perilaku orang-orangnya. Namun ada
bagian budaya yang paling penting dan menantang justru tersembunyi,
yaitu keyakinan, nilai-nilai, ekspektasi, sikap dan asumsi.
RA NGK UMA N
Secara sederhana, komunikasi antarbudaya bisa dinyatakan sebagai

budayanya. L. A. Samovar dan R.E. Porter (1972) merumuskan
komunikasi antarbudaya sebagai komunikasi yang terjadi ketika orang-
orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut melibatkan latar belakang
pengalaman budaya yang berbeda yang menunjukkan nilai-nilai yang
dianut oleh kelompoknya yang berupa pengalaman, pengetahuan dan
nilai-nilai.
Pearse (1988:1-2) mengutip hasil penelitian Albert Mehrabian
tentang dampak komunikasi. Komunikasi verbal hanya 7%, suara
termasuk nada suara dan bunyi-bunyi 38%, dan pesan nonverbal 55%.
Sedangkan penelitian lain menunjukkan, pada saat orang berbicara 35%
pesan disampaikan secara verbal dan 65% disampaikan secara
nonverbal. Kedua basil penelitian itu menunjukkan bahwa komunikasi
nonverbal sesungguhnya merupakan bagian terbesar dalam kegiatan
komunikasi manusia. Karena itu, bahasa tubuh menjadi bagian sangat
penting untuk kita pelajari manakala kita mempelajari komunikasi,
termasuk komunikasi bisnis.
Lee menunjukkan beberapa saran agar kita bisa menjadi
komunikator antarbudaya yang berhasil. Kita perhatikan saran-saran
berikut ini.
1. Hendaknya ingat bahwa budaya kita sendiri sebenarnya memberikan
kerangka perilaku dan keyakinan yang bisa diterima.
2. Hendaknya menyadari bahwa perilaku dan preferensi kita
didasarkan pada budaya dan bukanlah "yang paling benar" dan
hanya satu-satunya.
3. Hendaknya peka terhadap rentang perilaku verbal dan nonverbal.
4. Hendaknya berjiwa terbuka terhadap pandangan dan cara orang lain

berperilaku.
5. Hendaknya ingat bahwa tidak ada bahasa tubuh yang universal.
TES FORMATIF 1
1) Paris dasarnya, kecerdasan budaya itu menuntut kita untuk selalu ....
A. beradaptasi
B. belajar
C. mencari
D. inovatif
2) Pesan yang lebih memiliki dampak adalah pesan ....

A. verbal
B. kinestetik
C. nonverbal
D. visual
3) Bahasa tubuh itu bersifat ....

A. universal
B. spesial
C. partikular
D. kultural
4) Bila seseorang berbicara lebih banyak menggunakan pesan nonverbal

dan kata-kata bermakna implisit, maka orang tersebut berasal dari
budaya ....
A. konteks-tinggi
B. konteks-rendah
C. konteks sosial
D. konteks budaya
5) Komunikasi antarbudaya berlangsung manakala dua orang yang

berkomunikasi berbeda latar belakang ....
A. pengalaman budaya
B. pendapatan
C. pandangan
D. pendidikan


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Melakukan Komunikasi Bisnis Antarbudaya
S ekarang kita benar-benar masuk ke dimensi teknis komunikasi bisnis

antarbudaya. Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan mendalami dimensi
praktik komunikasi bisnis antarbudaya. Memang kita hanya selintas saja
membahas dimensi praktik komunikasi bisnis lintas budaya ini, karena hal-
hal praktis dari komunikasi bisnis akan dibahas pada modul-modul
selanjutnya. Pada Kegiatan Belajar 2, ini kita melulu melihat praktik
komunikasi bisnis ini dari perspektif komunikasi antarbudaya.
Kita mulai dengan ilustrasi sederhana yang menunjukkan bagaimana
praktik komunikasi antarbudaya ini berlangsung. Pada satu waktu seorang
turis asal Australia, John W. Murphy sedang check-in di counter satu
perusahaan penerbangan nasional di sebuah bandara di salah satu ibukota
provinsi di Indonesia. Murphy rupanya membawa banyak bawaan. Dia
memasukkan hampir semua bawaannya ke bagasi. Kecuali satu tas koper
berukuran agak besar.
Murphy bertanya pada petugas di counter, "Can I take this bag to the
cabin?"
Petugas celingukan. Bila dijawab bisa, jelas ukuran tasnya terlalu besar
untuk dibawa ke kabin pesawat. Bila dijawab tidak, dia merasa tidak
memberikan pelayanan yang baik pada warga negara asing yang menjadi
turis. Akhirnya dia memutuskan untuk menjawab dalam bahasa Inggris yang
sebenarnya, "O Sir, that can be a problem."
"Problem? What the problem? I just ask, can this bag take to the cabin?"
ujar Murphy setengah jengkel. Karena dia tidak merasa membuat masalah.
Padahal maksud petugas tadi, bila dia membawa tas ke kabin akan menjadi
masalah., "Can or can not?" tegas Murphy.
Petugas akhirnya menjawab, "can not". Murphy puas dengan jawaban
tersebut. Dia pun memasukkan tas ke dalam bagasi.
Ilustrasi tersebut menunjukkan bagaimana salah pengertian terjadi
karena ada perbedaan dalam memaknai kata. Dalam bahasa Indonesia,
menjadi urusan atau menjadi kerepotan dianggap sebagai masalah. Sedang
Murphy merasa heran, mengapa harus menjadi masalah. Toh tas itu adalah
miliknya, yang kalau menjadi masalah berarti dia harus menyelesaikannya
sendiri. Perbedaan pemaknaan tersebut memang tidak menimbulkan konflik,
namun ada ketegangan di antara petugas maskapai penerbangan dan turis asal
Australia itu.
Selanjutnya, kita mempelajari beberapa praktik yang paling sering
dilakukan dalam komunikasi bisnis dari perspektif komunikasi antarbudaya.
Artinya, kita mempertimbangkan aspek budaya dalam semua tindakan
komunikasi bisnis kita. Seperti sudah kita bahas dan pelajari pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 3 ini, kita membutuhkan kecerdasan budaya agar kita
mampu berkomunikasi dengan baik dalam lingkungan kerja yang semakin
hari semakin bersifat multikultural.
Untuk bisa melaksanakan komunikasi lintasbudaya atau komunikasi
antarbudaya yang efektif, McNab (2006) memberikan beberapa saran sebagai
berikut:
1. mengembangkan pengertian yang mendasar tentang keragaman budaya;
2. keterbukaan terhadap perspektif yang berbeda;
3. bisa menerima dan menyesuaikan dengan berbagai komunikasi;
4. memiliki keterampilan menyimak dan bertanya yang efektif.
Sekarang, coba kita bandingkan saran McNab di atas dengan apa yang
ditunjukkan Schuler (2003) yang memaparkan apa yang kita alami saat kita
pertama kali melakukan kontak dan komunikasi antarbudaya, seperti berikut
ini.
1. Pengalaman langsung merupakan cara terbaik untuk memulai belajar
budaya apa pun. Memang cara seperti mi tidak selalu mudah, namun
stasiun radio, musik, mengunjungi organisasi keagamaan, atau menonton
film bisa menjadi cara yang membantu bagi kita untuk mulai mengenal
kebudayaan lain.
2. Pada mulanya, perbedaan bisa dirasakan sebagai semacam ancaman.
Memang secara naluriah, tak akan seorang pun yang akan merasa
nyaman dengan menjadi orang asing, yang membuat kita sungkan dan
ragu bertindak karena takut salah atau tidak sesuai dengan norma. Ini
merupakan bagian yang alamiah dari pengalaman manusia, karena itu
penting bagi kita untuk melihat perasaan ini dan perspektif bahwa
perbedaan-perbedaan tersebut kalah penting bila dibandingkan dengan
kesamaan atau kesesuaian.
3. Kita cenderung berlebihan melihat kesamaan dan tak banyak
memperhatikan perbedaan saat kita pertama kali melakukan interaksi
dengan orang lain dan budaya yang berbeda. Akibatnya, kita memakai
standar-standar penafsiran yang biasa kita pakai dalam budaya kita

sendiri pada orang dari budaya yang berbeda sehingga kita salah menarik
kesimpulan.
4. Stereotip yang muncul akibat dari generalisasi yang tergesa-gesa sering
kali terjadi, khususnya di antara orang yang jarang mengadakan kontak
dengan budaya lain. Saat kita dihadapkan pada ketidakpastian, secara
alamiah jiwa kita berupaya membuat tatanan atau sistem dari apa yang
kita amati. Khususnya kita lakukan manakala kita merasa sangat lemah
akibat ketidakpastian itu.
5. Selalu ada lebih banyak variasi di dalam kelompok-kelompok
dibandingkan dengan variasi di antara kelompok-kelompok dalam satu
budaya. Ringkasnya, setiap kelompok akan memiliki orang yang pemalu
dan berani, orang yang ramah dan tidak ramah, orang yang curiga
terhadap orang baru dan orang yang bisa menerima orang baru.
6. Sebenarnya kita sendiri belum bisa merasakan dengan baik atau melihat
dengan jelas identitas budaya kita sampai kita mulai berinteraksi dengan
orang yang berbeda latar budayanya.
7. Budaya itu selalu berubah, khususnya akibat dari interaksi antara satu
budaya dengan budaya lainnya.
Selanjutnya, sejalan dengan perkembangan jaman yang membuat

mobilitas sosial semakin meninggi dan interaksi antarbudaya merupakan
bagian dan pengalaman hidup keseharian, maka kontak komunikasi
antarbudaya juga sering terjadi. Pada satu organisasi, selalu muncul tim yang
berasal dan berbagai etnis. Padahal perkembangan organisasi modern
menuntut terbentuknya tim-tim kerja yang menjadi wahana pencapaian
tujuan organisasi.
Oleh sebab itu, tim antarbudaya ini menjadi fenomena yang biasa kita
jumpai dalam berbagai kegiatan. Pada sebuah perusahaan konsultan
Australia, dibentuk sejumlah subtim yang berasal dari Indonesia. Pada setiap
subtim itu ternyata berkumpul orang dari berbagai suku bangsa di Indonesia
seperti Sunda, Jawa, Batak, Komering, dan Minang. Tentu saja masing-
masing anggota tim itu dipengaruhi budaya tempat mereka secara individual
tumbuh dan berkembang serta mempengaruhi cara pandangnya terhadap
dunia pada umumnya dan pekerjaan pada khususnya.
Sumber: Business Etiquette Training
Gambar 3.3.
Komunikasi Antarbudaya
Kita kembali pada McNab (2006) yang kali ini menyarankan adanya 7
keterampilan yang diperlukan untuk menjadi anggota tim lintasbudaya.
Ketujuh keterampilan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Mencoba untuk menjadi orang yang mampu melakukan refleksi diri
sehingga bisa menyadari kesulitan-kesulitan komunikasi yang dirasakan
sendiri. Di sini kita diajak untuk melihat kesulitan komunikasi kita,
apakah pada sisi sebagai komunikator atau komunikan. Ini menjadi
perhatian karena komunikasi merupakan proses dua arah yang membuat
kita adakalanya menjadi komunikator dan adakalanya menjadi
komunikan, sehingga selain memerlukan kepandaian berbicara juga
perlu kepandaian menyimak.
2. Memiliki kepekaan terhadap kenyataan bahwa bahasa tertentu
merupakan bahasa asing bagi orang lain. Misalnya, Bahasa Inggris
merupakan bahasa kedua atau ketiga bagi kebanyakan warga masyarakat
di Asia dan Afrika. Bahkan meski bahasa Inggris ini dituturkan oleh
orang Inggris, Amerika dan Australia namun harus disadari ada
perbedaan memaknai ungkapan pada tiga bangsa penutur bahasa Inggris
itu.
3. Berupaya agar komunikasi yang kita lakukan itu bisa menyampaikan
pesan yang jelas, sederhana dan tidak bermakna ganda. Oleh sebab itu,
bila mengajukan pertanyaan hendaknya jangan mengajukan serentetan
pertanyaan pada orang yang berbeda budayanya dengan kita, melainkan

lebih baik mengajukan pertanyaan satu demi satu.
4. Mencoba bersikap inklusif sehingga kita membangkitkan suasana yang
dirasakan anggota tim yang berbeda budayanya itu merasa sebagai orang
yang dihargai perspektifnya. Di samping itu penting juga anggota tim
merasa senang dan memahami apa yang kita lakukan dengan sikap
inklusif tersebut.
5. Mendorong adanya pengungkapan sudut-pandang yang berbeda dan
perdebatan mengenai sesuatu.
6. Menyadari adanya perbedaan waktu dan cara kerja guna menjaga
perasaan setiap orang bahwa dirinya dilibatkan dan ada penghargaan
terhadap berbagai perbedaan yang ada.
7. Menyediakan waktu untuk memahami ketersediaan, kemudahan
penggunaan dan dampak media komunikasi dalam memilih anggota tim.
Sedangkan butir-butir penting yang perlu diperhatikan saat melakukan

komunikasi antarbudaya ditunjukkan McNab (2006) seperti berikut. Dia
menunjukkan ada 8 (delapan) butir penting yang perlu diketahui, yang cara
mempraktikkannya berbeda-beda pada setiap budaya. Butir-butir penting
tersebut sesungguhnya buikan hanya penting untuk melakukan komunikasi
lintasbudaya, melainkan penting juga untuk perhatian kita saat melakukan
komunikasi dengan orang yang sama budayanya. Kita perhatikan kedelapan
butir penting tersebut.
1. Membuka dan menutup percakapan. Ini penting diperhatikan karena
budaya yang berbeda memiliki adat kebiasaan yang berbeda tentang
siapa yang berbicara pada siapan, kapan dan bagaimana serta siapa yang
dipandang berhak, atau bahkan kewajiban, untuk memulai pembicaraan,
dan apa yang tepat untuk menyimpulkan percakapan.
2. Mengubah peran dalam percakapan. Pada beberapa kebudayaan, cara
yang paling baik mengubah peran dalam percakapan adalah dengan cara
interaktif. Artinya peran sebagai pembicara dan pendengar berganti-ganti
karena kehendak kedua belah pihak. Pada kebudayaan yang lain, justru
dianggap sangat penting lawan bicara menyelesaikan dulu semua yang
hendak disampaikannya, baru kemudian kita berbicara untuk memberi
komentar atau sekedar memberi tanggapan.
3. Memotong pembicaraan. Persoalan lain dalam komunikasi antarbudaya
adalah memotong atau menyela pembicaraan. Ada kebudayaan yang
memandang memotong pembicaraan dianggap sebagai bagian dari gaya

percakapan. Hal seperti ini biasanya terjadi pada budaya yang egaliter.
Sedangkan pada kebudayaan yang lain, memotong pembicaraan
dianggap tidak sopan bahkan dipandang menantang.
4. Jeda percakapan. Ada kalanya, saat kita bicara kita berdiam sejenak,
barang beberapa detik. Rupanya makna berdiam sejenak itu berbeda-
beda pada setiap kebudayaan. Pada kebudayaan tertentu, berdiam
sejenak dipandang sebagai bentuk memikirkan semua apa yang
dikatakan dengan penuh pertimbangan, namun pada saat yang lain bisa
saja ini dipandang sebagai sikap bermusuhan. Bagi masyarakat Barat,
berdiam selama 20 detik dalam sebuah pertemuan dipandang sebagai
tanda kekurangnyamanan, dan banyak orang akan merasa tidak enak
dengan suasana seperti itu. Namun pada masyarakat lain dipandang
sebaliknya.
5. Topik pencakapan yang tepat. Ada beberapa topik yang bila dibicarakan
dipandang tidak tepat. Berbicara mengenai uang atau harta kekayaan
secara terbuka, pada satu masyarakat dianggap sebagai bentuk
kesombongan namun pada masyarakat lain justru dianggap sebagai tanda
keakraban atau kedekatan.
6. Humor sering kali dianggap sebagai bumbu percakapan yang berfungsi
mengakrabkan atau membangun kedekatan. Dalam kehidupan sehari-
hari, kita biasa berusaha membangun kedekatan dengan humor. Namun
hendaknya ini tidak kita pandang berlaku universal, atau berlaku untuk
semua situasi. Pada orang yang baru kita kenal dan sedang berdua, tidak
sepatutnya kita berhumor.
7. Tahu seberapa banyak kita berbicara. Ini salah satu persoalan dalam
komunikasi lintasbudaya. Kita tidak memiliki ukuran atau takaran,
seberapa banyak seseorang dianggap patut dalam berbicara. Bagi satu
kelompok budaya, pembukaan yang sekedar basa-basi tidak begitu
disukai, sehingga dipandang lebih baik berbicara langsung pada pokok
permasalahan. Pada masyarakat yang lain, pembukaan yang panjang-
lebar bagian dari kesantunan dan menunjukkan diri sebagai manusia
yang beradab.
8. Menyusun tahapan untuk unsur-unsur percakapan. Bila kita berbicara isu
yang sensitif, permasalahan yang muncul biasanya pada saat mana kita
dianggap tepat untuk memulai berbicara tentang isu sensitif itu. Di
sinilah kita perlu memiliki kepekaan kapan saat yang tepat untuk mulai
masuk ke dalam pokok bahasan yang sensitif itu, dengan

mempertimbangkan budaya. Karena bisa saja, pertanyaan yang sudah
kita anggap pas yang disampaikan secara tepat pula, bisa dipandang
terlalu dini disampaikan atau terlalu terlambat untuk diajukan, yang bisa
dipandang dan dimaknai secara berbeda oleh setiap orang pada budaya
yang berbeda.
Itulah seluk-beluk sisi praktis komunikasi antarbudaya yang diharapkan

membuat kita makin memiliki kepekaan alas perbedaan-perbedaan yang ada
di sekeliling kita. Kepekaan tersebut tentunya akan sangat penting dan sangat
membantu kita dalam menjalankan kegiatan komunikasi yang berlangsung
dalam lingkungan internal organisasi. Karena kini, organisasi apa pun -
organisasi pemerintahan, bisnis dan akademis- niscaya tidak hanya diisi oleh
orang dari kebudayaan yang sama. Pasti akan diisi oleh orang-orang yang
berbeda budayanya. Bahkan perbedaan tersebut, bukan hanya perbedaan
kecil seperti perbedaan di antara berbagai suku bangsa di Indonesia namun
bisa saja perbedaan yang sangat besar, seperti perbedaan antara cara "Barat"
dan "Timur" yang sering kali menjadi bahan percakapan sehari-hari.
Perbedaan-perbedaan tersebut tentu bukan untuk dihilangkan melalui
komunikasi, melainkan kita justru mengembangkan komunikasi yang
menghargai perbedaan-perbedaan budaya tersebut. Artinya, kita berkomuni-
kasi dengan memperhatikan, memperhitungkan dan mempertimbangkan
aneka perbedaan budaya tersebut untuk mencapai tujuan organisasi bisnis
kita. Budaya bukan sekedar dijadikan alat untuk menyusun pesan
komunikasi, melainkan budaya dihargai sebagai salah satu kekayaan
komunikasi manusia.
Selanjutnya kita memperhatikan bagaimana negosiasi yang dilakukan
dalam konteks komunikasi antarbudaya. Artinya, kita mulai membahas
dimensi praktis komunikasi antarbudaya yaitu negosiasi antarbudaya.
Menurut Payne (2007), ada tiga aspek yang penting kita perhatikan saat
melakukan negosiasi antarbudaya yaitu (a) landasan hubungan, (b) informasi
yang disampaikan saat negosiasi, dan (c) gaya negosiasi. Payne
mengingatkan, ketiga hal ini merupakan aspek-aspek yang saling berkaitan
yang penting diperhatikan saat melakukan negosiasi antarbudaya.
Sekarang, marilah kita menelaah ketiga hal yang oleh Payne dianggap
penting dalam negosiasi antarbudaya. Pertama, landasan hubungan atau basis
relasi. Dalam melakukan negosiasi antarbudaya, penting untuk memperhati-
kan apakah relasi yang menjadi landasan relasi bisnis yang hendak kita
negosiasikan itu merupakan relasi formal-fungsional atau relasi personal.
Tentu akan ada perbedaan antara relasi yang dilandasi relasi formal-
fungsional yang biasanya kontraktual dengan relasi yang sifatnya personal.
Pada relasi formal-fungsional, relasi dikembangkan karena kedua belah pihak
merupakan manfaat dan kegunaan dari relasi yang dikembangkan. Sedangkan
relasi yang sifatnya personal lebih merupakan relasi yang terjadi karena
hubungan baik di antara dua orang yang kemudian bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang sama.
Pada kebanyakan budaya di Eropa dan Amerika Utara, bisnis dipandang
sebagai kegiatan yang bersifat kontraktual. Oleh karena itu, relasi yang
sifatnya pribadi atau personal dipandang sebagai relasi yang tidak sehal untuk
kegiatan bisnis karena akan dipenuhi dengan ketidakjelasan dan tujuan yang
samar-samar serta bisa membawa pada permasalahan. Sedangkan di Amerika
Latin dan kebanyakan budaya di Asia, bisnis itu dibangun melalui relasi
pribadi. Kemitraan hanya akan dibangun dengan mitra yang sudah dikenal,
dipercaya dan orang yang bisa membuat kita merasa nyaman bila
bersamanya. Oleh karena itu perlu untuk terlebih dulu membangun relasi
sebelum menjalankan bisnis.
Kedua, soal informasi saat negosiasi. Informasi di sini bisa berupa fakta,
data, grafik, peta atau bagan. Tentu informasi yang disajikan seperti itu akan
mempercepat penyampaian informasi dan memudahkan pemahaman. Pada
budaya bisnis Barat, sangat ditekankan pentingnya penyajian data secara jelas
dan argumentasi rasional atas proposal bisnis misalnya dengan menggunakan
statistik dan sejumlah fakta. Pada budaya bisnis yang lain meski
menggunakan hal yang sama namun di dalamnya ada perbedaan. Pada
budaya bisnis Amerika Latin, komunikasi visual dan lisan lebih dipilih untuk
menyajikan informasi secara lisan.
Ketiga, gaya negosiasi. Bisa dinyatakan, bahwa jumlah gaya negosiasi
ini mungkin sebanyak jumlah budaya yang ada di dunia ini. Karena itu, cara
kita bernegosiasi akan berbeda-beda dari satu budaya ke budaya lainnya.
Misalnya, di Timur Tengah, para negosiator tidak membagi topik
pembicaraan ke dalam beberapa bagian, melainkan membahasnya secara
bersamaan keseluruhan topik. Sedangkan bagi para pebisnis Jepang,
negosiasi tidak dilakukan secara individual melainkan dilakukan oleh tim dan
keputusan yang diambil didasarkan pada kesepakatan di antara anggota tim.
Di bagian Asia lainnya, keputusan biasanya dibuat oleh tokoh atau pimpinan
paling senior. Di Cina misalnya, para negosiator sangat terlatih dalam seni
mencapai kesepakatan. Sedangkan di Jerman, keputusan akan sangat lama
diambil karena membutuhkan analisis atas informasi dan statistik secara
mendalam. Di Inggris, taktik menekan dan memepetkan hingga pada batas
waktu yang ditetapkan.
Dengan begitu, jelas ada banyak aspek yang memang harus kita
perhatikan manakala kita hendak melakukan negosiasi antarbudaya. Itu
sebabnya ada semacam kesepakatan di kalangan ahli komunikasi
antarbudaya, bahwa keterampilan yang dipedulikan oleh para negosiator
antarbudaya itu tidaklah datang dengan sendirinya melainkan mesti
dikembangkan melalui pelatihan. Memang orang, dengan pengalamannya
selama bertahun-tahun, pada akhirnya akan juga memiliki kepekaan
lintasbudaya ini. Namun, di tengah arus deras perubahan dan antarsatu bagian
dunia dengan bagian yang lainnya sudah sedemikian erat terkait, maka
diperlukan cara cepat untuk bisa memiliki keterampilan bernegosiasi
antarbudaya sekaligus memiliki kepekaan antarbudaya. Caranya? Ya, melalui
pelatihan komunikasi antarbudaya tadi.
Di samping itu, budaya memang merupakan sesuatu yang melekat dalam
diri kita. Disadari atau tidak, budaya membentuk dan mengarahkan
bagaimana kita memersepsi sesuatu. Misalnya, seal kepatutan. Bagi kita di
Indonesia, memanggil orang yang kita hormati dengan hanya menyebut nama
tanpa embel-embel bapak atau ibu dianggap sebagai ketidaksopanan. Di
bagian lain dunia, kesopanan justru dilakukan dengan hanya menyebut nama
orang yang kita hormati tanpa embel-embel bapak atau ibu. Selain itu, dalam
budaya kita, dikenal ada tingkatan-tingkatan bahasa seperti dalam Bahasa
Sunda ada undak-unduk basa atau dalam Bahasa Jawa ada bahasa ngoko dan
kromo inggil. Bahasa seperti itu membentuk kita untuk melihat dalam relasi
dengan sesama manusia, mana yang dianggap secara sosial lebih tinggi,
setara dan lebih rendah dengan pilihan penggunaan kata tertentu.
Kita akan membahas lebih lanjut soal negosiasi pada Modal 8. Pada
Modul 8 itu kita membahas teknik-teknik negosiasi. Pada Modal 3 ini, kita
hanya memfokuskan pada pembahasan dari perspektif komunikasi
antarbudaya. Maksudnya agar kita memiliki kepekaan dalam melakukan
negosiasi dengan memperhatikan dimensi budaya yang memang membentuk
dan mengikat cara kita berkomunikasi.
Sekarang kita membahas soal beberapa “jebakan” dalam praktik
komunikasi bisnis antarbudaya. Disadari atau tidak, adakalanya kita
menanamkan sikap-sikap berikut ini, yang sesungguhnya justru merupakan

kendala atas berlangsungnya komunikasi antarbudaya yang menghargai
perbedaan budaya. Kita menafikan keragaman budaya, dan memandang -
dalam alam bawah sadar kita- dunia ini diisi oleh orang-orang yang sama
dalam segala hal.
“Jebakan-jebakan” sikap tersebut adalah sebagai berikut.
1. Etnosentrisme, yaitu orang yang memandang bahwa kelompok etniknya
atau budayanya yang paling baik di dunia ini. Pada sikap ini
sesungguhnya tercermin ketidakmampuan untuk menerima apa yang
menjadi pandangan dunia orang lain.
2. Diskriminasi, yaitu memberikan perlakuan yang berbeda pada individu
karena statusnya sebagai minoritas. Diskriminasi ini bisa dalam bentuk
yang nyata (aktual), seperti pernah terjadi di Afrika Selatan melalui
diskriminasi rasial, bisa juga terjadi dalam persepsi yang memandang
perlu dilakukan pembedaan dalam memperlakukan kelompok etnis
tertentu.
3. Stereotip, yang sesungguhnya merupakan generalisasi pada individu,
kelompok dan etnik tertentu sehingga kita menyimpulkan orang yang
berasal dari etnik tertentu memiliki sifat dan watak tertentu. Stereotip
yang paling sering kita dengar, orang Padang pandai berdagang.
Stereotip sesungguhnya mengabaikan satu hal penting yaitu adanya
perbedaan-perbedaan yang sifatnya individual.
4. Buta budaya, yaitu mengabaikan perbedaan-perbedaan budaya dan
memandang perbedaan itu sesungguhnya tidak ada. Semua dianggap
sama saja sehingga tidak perlu melakukan pertimbangan budaya dalam
bertindak.
5. Pemaksaan budaya yaitu keyakinan yang menyatakan bahwa semua
orang hendaknya menyesuaikan diri dengan mayoritas. Orang diabaikan
memiliki perbedaan, bila pun memiliki perbedaan diharuskan untuk
mengikuti pada spa yang dianut oleh mayoritas.
Selain negosiasi, "jebakan" komunikasi tersebut bisa kita jadikan acuan

dalam melakukan presentasi. Kita akan membahas teknik presentasi ini pada
Modal 6, namun pada Modal 3 ini kita lebih memperhatikan aspek budaya
dalam melakukan presentasi. Dengan memperhatikan aspek budaya itu, kita
akan lebih cermat dalam memilih kata atau istilah. Contoh klasik bagaimana
pilihan kata itu mempengaruhi presentasi kita adalah penggunaan kata
momok. Dalam Bahasa Indonesia, kata momok berarti sesuatu yang

menghantui atau menakutkan. Tapi dalam Bahasa Sunda, kata ini berarti –
maaf – kelamin perempuan. Tidak mengherankan bila melakukan presentasi
di depan khalayak yang mayoritas orang Sunda, menggunakan kata ini bisa
mengundang tawa.
Dalam melakukan presentasi, kembali soal kepekaan budaya atau
kecerdasan kultural menjadi perhatian kita. Kesadaran alas adanya perbedaan
budaya menjadi perhatian dan pertimbangan kita. Misalnya kita, melakukan
presentasi dengan menggunakan PowerPoint yang memungkinkan kita
menyajikan ilustrasi berupa citra bergerak atau foto. Pilihan gambar atau foto
tersebut bisa menggagalkan keseluruhan presentasi kita, karena pilihan
gambar yang tidak patut menurut satu budaya. Seperti menyajikan gambar
yang didominasi warna merah, yang bagi sebagian orang di Indonesia
dianggap sebagai simbol kemarahan atau angkara murka seperti halnya
merahnya tokoh wayang Rahwana. Meski bisa saja. bagi kelompok
masyarakat lain, warna merah itu menunjukkan rasa percaya diri atau
keberanian tapi hendaknya disadari juga bahwa bagi sebagian warga
masyarakat warna merah itu bisa bermakna sebaliknya.
Apalagi bila warna-warna tersebut identik dengan simbol agama tertentu.
Kita tahu misalnya, di Indonesia warna hijau identik dengan Islam. Meski di
beberapa negara, justru warna merah yang identik dengan Islam. Oleh karena
itu menggunakan warna hijau mesti memperhatikan dimensi-dimensi budaya.
Tentu kita ingat bagaimana protes yang diarahkan pada grup band Dewa
yang salah satu albumnya menggunakan ilustrasi bintang segi enam.
Kontroversi penggunaan lambang bintang segi dam itu berlangsung cukup
lama dan melibatkan sejumlah tokoh nasional.
Hal tersebut menunjukkan, bahwa dalam penggunaan warna dan simbol
tertentu hendaknya dilakukan dengan memiliki kepekaan budaya atau
kecerdasan kultural. Bila hal tersebut tidak dilakukan, bisa jadi presentasi kita
tidak akan berlangsung dengan baik atau bisa saja gagal. Karena orang justru
lebih memperhatikan atau memperdebatkan ilustrasi yang kita sajikan bukan
materi presentasinya sendiri. Padahal ilustrasi tadi tentunya dimaksudkan
untuk memudahkan pemahaman atau untuk menarik perhatian khalayak yang
mengikuti presentasi kita.
Di samping itu, dalam melakukan presentasi juga ada hal lain yang
penting diperhatikan: Apakah kita melakukan presentasi sambil berdiri dan
berjalan-jalan ataukah duduk saja di tempat yang sudah disediakan. Bagi satu
kelompok budaya, berbicara sambil berdiri dan bahkan berjalan-jalan

dianggap tidak sopan dan malah dipandang angkuh. Namun bagi budaya lain,
justru menunjukkan keakraban dan berusaha menjadi bagian dari khalayak.
Begitu juga halnya dengan presentasi yang dilakukan dengan duduk-duduk
saja dianggap tidak sopan, karena menunjukkan keangkuhan. Orang yang
hanya duduk saja, dianggap menjaga jarak dan ingin dihormati. Sedangkan
bagi budaya yang lain justru dipandang sebagai wujud keseriusan dan
penghargaan terhadap khalayak.
Ini berarti, sebagai orang yang melakukan presentasi sebaiknya kita
melakukan semacam "penelitian" untuk mengidentifikasi budaya. Mana yang
bisa lebih diterima bagi masyarakat tempat kita melakukan presentasi, apakah
sambil duduk atau berdiri. Identifikasi budaya itu, seperti sudah kita bahas
pada Kegiatan Belajar 1 Modul 3 ini, merupakan langkah awal atau prosedur
tetap sebelum kita melakukan kegiatan komunikasi, termasuk komunikasi
dalam bentuk presentasi ini.
Tentu saja, identifikasi budaya itu dilakukan bisa dengan berbagai cara.
Misalnya berbincang-bincang sejenak dengan beberapa orang yang kita
temui. Bisa juga meminta informasi dari orang yang kita percaya memiliki
kepekaan budaya atau memiliki pengetahuan yang cukup baik tentang
budaya masyarakat setempat. Intinya, di sini, kita menggali informasi budaya
yang menjadi bahan untuk menarik kesimpulan dan pengambilan keputusan
mengenai komunikasi seperti apa yang paling tepat kita lakukan untuk
masyarakat setempat.
Barulah setelah itu, kita bisa mengembangkan strategi dan taktik atau
teknik komunikasi yang biasa kita lakukan. Dimensi budaya menjadi bagian
dari strategi atau teknik komunikasi yang akan kita gunakan dalam
melakukan komunikasi baik dalam bentuk negosiasi atau presentasi.
Sentuhan budaya dalam komunikasi, yang merupakan inti kajian komunikasi
antarbudaya atau komunikasi lintasbudaya, menjadi bagian penting dalam
menunjang keberhasilan komunikasi.
Kita akan membahas lebih lanjut soal sentuhan atau pertimbangan
budaya dalam komunikasi ini pada modul-modul selanjutnya. Kita akan
memasukkan aspek budaya dalam setiap bentuk komunikasi dalam konteks
komunikasi bisnis. Untuk saat ini, kita cukupkan dulu sampat di sini.
Sedangkan bagi mahasiswa yang ingin memperdalam seal komunikasi
antarbudaya, buku sumber untuk Modul 3 ini bisa dijadikan bacaan lebih
lanjut.
L A TIH A N

1) Upayakan bisa berkomunikasi dengan orang yang berbeda budayanya!
Cobalah lakukan identifikasi budaya mengenai sistem kognitif
(pengetahuan), sistem etik (nilai) dan sistem estetik orang yang berbeda
budaya tersebut! Lalu susunlah semacam daftar, mana yang sama dan
mana yang berbeda dengan kita? Selanjutnya coba diskusikan dengan
teman-teman Anda temuan dan kesimpulan Anda tersebut!
2) Berdasarkan latihan no. 1 di atas, sekarang buatlah rencana untuk
melakukan presentasi dengan menggunakan PowerPoint yang dilengkapi
dengan ilustrasi dan isi presentasi yang memperhatikan dimensi budaya?
Apa yang sebaiknya dilakukan? Diskusikan dengan teman-teman Anda
dalam kelompok!
3) Berdasarkan latihan no. 1 dan 2 di atas, cobalah Anda menyusun
langkah-langkah praktis dalam melakukan presentasi dan negosiasi yang
memperhatikan aspek perbedaan dan kesamaan budaya! Lalu, diskusikan
dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
1) Identifikasi budaya pada dasarnya dilakukan dengan memperhatikan

sistem kognitif atau sistem pengetahuan tentang apa yang benar dan
salah, sistem etik yang berkenaan dengan baik dan buruk dan sistem
estetik yang berkenaan dengan apa yang indah dan tidak indah. Tentu di
dalamnya akan ada kesamaan dan perbedaan antara satu budaya dengan
budaya lainnya. Kita menyusun daftar dengan menggunakan pendekatan
itu untuk melihat persamaan dan perbedaan budaya tadi.
2) Memperhatikan warna, simbol, dan pilihan kata dengan memperhatikan
aspek budaya. Kesalahan mengidentifikasi budaya bisa mengakibatkan
kita salah atau keliru dalam memilih kata, warna dan simbol.
3) Langkah-langkah tersebut mulai dari tahap persiapan, perencanaan,
pengorganisasian pesan.
RA NGK UMA N
Untuk bisa melaksanakan komunikasi lintasbudaya atau komunikasi

antarbudaya yang efektif, McNab (2006) memberikan beberapa saran
seperti berikut ini: (a) mengembangkan pengertian yang mendasar
tentang keragaman budaya; (b) keterbukaan terhadap perspektif yang
berbeda; (c) bisa menerima dan menyesuaikan dengan berbagai
komunikasi; dan (d) memiliki keterampilan menyimak dan bertanya
yang efektif. Sedangkan Schuler (2003) menunjukkan apa yang kita
alarm saat pertama kali melakukan komunikasi antarbudaya, yaitu
(a) pengalaman langsung merupakan cara terbaik untuk memulai belajar
budaya apa pun; (b) pada mulanya, perbedaan bisa dirasakan sebagai
semacam ancaman; (c) kita cenderung berlebihan melihat kesamaan dan
tak banyak memperhatikan perbedaan saat kita pertama kali melakukan
interaksi dengan orang lain dari budaya yang berbeda; (d) stereotip yang
muncul akibat dari generalisasi yang tergesa-gesa sering kali terjadi,
khususnya di antara orang yang jarang mengadakan kontak dengan
budaya lain; (e) selalu ada lebih banyak variasi di dalam kelompok-
kelompok dibandingkan dengan variasi di antara kelompok-kelompok
dalam satu budaya; (f) sebenarnya kita sendiri belum bisa merupakan
dengan baik atau melihat dengan jelas identitas budaya kita sampai kita
mulai berinteraksi dengan orang yang berbeda latar budayanya, dan
(g) budaya itu selalu berubah, khususnya akibat dari interaksi antara satu
budaya dengan budaya lainnya.
McNab (2006) menyebutkan ada 7 keterampilan yang diperlukan
untuk menjadi anggota tim lintasbudaya yakni (a) mencoba untuk
menjadi orang yang mampu melakukan refleksi diri sehingga bisa
menyadari kesulitan-kesulitan komunikasi yang dirasakan sendiri;
(b) memiliki kepekaan terhadap kenyataan bahwa bahasa tertentu
merupakan bahasa asing bagi orang lain; (c) berupaya agar komunikasi
yang kita lakukan itu bisa menyampaikan pesan yang jelas, sederhana
dan tidak bermakna ganda; (d) mencoba bersikap inklusif sehingga kita
membangkitkan suasana yang dirasakan anggota tim yang berbeda
budayanya itu merasa sebagai orang yang dihargai perspektifnya;
(e) mendorong adanya pengungkapan sudut-pandang yang berbeda dan
perdebatan mengenai sesuatu; (f) menyadari adanya perbedaan waktu
dan cara kerja guna menjaga perasaan setiap orang bahwa dirinya
dilibatkan dan ada penghargaan terhadap berbagai perbedaan yang ada;
dan (g) menyediakan waktu untuk memahami ketersediaan, kemudahan
penggunaan dan dampak media komunikasi dalam memilih anggota tim.
Sedangkan untuk negosiasi antarbudaya ada 3 hal yang penting

diperhatikan yaitu (a) landasan hubungan atau basis relasi; (b) soal
informasi saat negosiasi, dan (c) gaya negosiasi. Di samping itu beberapa
jebakan komunikasi, yaitu (a) etnosentrisme; (b) diskriminasi;
(c) stereotip; (d) buta budaya, dan (e) pemaksaan budaya.
TES FORMATIF 2
1) Dalam melakukan komunikasi antarbudaya kita bisa jadi terjebak dalam

kondisi yang mengabaikan keragaman budaya. Salah satunya adalah
dengan mengabaikan adanya perbedaan budaya, yang biasa
dinamakan ....
A. buta budaya
B. pemaksaan budaya
C. etnosentrisme
D. stereotip
2) Pada kebanyakan negara Asia, budaya masyarakatnya dalam

membangun relasi bisnis yang menjadi landasan juga dalam melakukan
negosiasi adalah relasi yang sifatnya ....
A. kultural
B. sosial
C. fungsional
D. personal
3) Saat pertama kali melakukan komunikasi antarbudaya, disarankan untuk

mengembangkan sikap yang ....
A. eksklusif
B. inklusif
C. intrusif
D. empatis
4) Cara terbaik untuk belajar soal keragaman budaya dalam melakukan

komunikasi antarbudaya atau komunikasi lintasbudaya adalah ....
A. pengalaman langsung
B. pelatihan
C. nasihat orang lain
D. pemikiran sendiri
5) Generalisasi yang tergesa-gesa terhadap satu kelompok budaya, satu

profesi atau satu masyarakat mengakibatkan munculnya ....
A. prasangka
B. stereotip
C. diskriminasi
D. konflik


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) B 1) A
2) C 2) D
3) A 3) B
4) A 4) A
5) A 5) B
Glosarium
Bahasa tubuh : Penyampaian pesan melalui isyarat

nonverbal yang berupa sikap tubuh, jarak,
mimik wajah atau isyarat tangan.
Kecerdasan budaya : Salah satu ranah kecerdasan yang
menunjukkan kemampuan untuk
memahami dan menghargai perbedaan
budaya dan pemahaman orang lain.
Komunikasi antarbudaya : Komunikasi yang berlangsung di antara dua
orang yang berbeda budayanya.
Komunikasi lintasbudaya : Komunikasi yang melibatkan lebih dari dua
orang dengan latar belakang budaya yang
berbeda.
Komunikasi konteks-tinggi : Komunikasi atau pesan konteks tinggi (KT)
adalah suatu komunikasi di mana sebagian
besar informasinya dalam konteks fisik atau
ditanamkan dalam seseorang, sedangkan
sangat sedikit informasi dalam bagian-
bagian pesan yang "diatur, eksplisit, dan
disampaikan".
Komunikasi konteks- : Sebagian besar informasi disampaikan
rendah dalam bentuk kode eksplisit. Pesan-pesan
KR harus diatur, dikomunikasikan dengan
jelas, dan sangat spesifik.
Daftar Pustaka
Bibikova, A dan Kotelnikov V. (2006). Cultural Intellegences. Dokumen

www. Dapat diakses: http://www.1000ventures.com/business_guide/
HU UH
crosscuttings/diversity_ power.html [12 Januari 2008].
Carte, P dan Fox, C. (2006). Bridging the Culture Gap: Komunikasi Lintas
Budaya (Terjemahan K. Anggraeni). Jakarta: Penerbit Indeks.
Graham, J. P. (2004). A New Era in Cross-Cultural Communications?

Dokumen www. Dapat diakses: http://going-global.com/articles/[27
April 2008].
Lee, H. (2006). Communicating Across Culture. Dokumen www. Dapat

diakses: http://www.hodu.com/effective-communication-skills-menu.
HU UH
html#fam [16 Maret 2007].
Majalah KarirUp No. 3/Vol.
McNab, J. (2006). Communications: The Key to Successful Cross-Cultural

Teams. Dokumen www. Dapat diakses: http://www.pbwcconnections.
HU UH
com/text/ archives.html [4 Februari 2008].
Mulyana, D. (2005). Komunikasi Efektif: Suatu Pendekatan Lintasbudaya.

Bandung: Remadja Rosdakarya.
Payne, N. (2007). Cross Cultural Negotiation. Dokumen www. Dapat

diakses: http://www.hodu.com/business-communication-menu.html#neg
[8 Maret2008].
Pease, A. (1987). Bahasa Tubuh: Bagaimana Membaca Pikiran Seseorang

Melalui Gerak Isyarat? (Terjemahan Arum Gayatri). Jakarta: Penerbit
Arcan.
Schuler, A.J. (2003). Tips for Successful Cross Cultural Communication.

Dokumen www. Dapat diakses: www.SchuterSolutions.com [16 Juli
2007].
Modul 4
Korespondensi
Dr. Yosal Iriantara
PE N D A HU L UA N
ejak manusia mengenal huruf, kegiatan penyampaian informasi tertulis

S menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia. Berbagai aspek
kehidupan manusia, tidak pernah lepas dari penyampaian informasi secara
tertulis. Hanya medium komunikasi secara tertulis itu sajalah yang berubah
atau berkembang. Dulu orang menggunakan lempengan tanah lihat sekarang
orang menggunakan kertas. Setelah perkembangan teknologi digital, orang
bertukar informasi tertulis misalnya melalui e-mail atau sms.
Modul 4 sampai dengan Modul 8 akan membahas dimensi praktis
komunikasi bisnis. Konsep-konsep dasar komunikasi dan komunikasi bisnis
kiranya sudah cukup memadai kita pelajari pada Modul 1 dan 2, dan paduan
konsep dan praktik kita jumpai pada Modul 3. Oleh karena itu, kita perlu
mengingat dengan baik konsep-konsep dasar. Namun konsep paling umum
yang dipergunakan dalam kegiatan komunikasi ―khususnya komunikasi
bisnis― akan kita ulangi berikut ini.
Semua kegiatan komunikasi bisnis, pada perencanaan komunikasinya
akan mengacu pada aspek-aspek (a) penetapan tujuan, (b) identifikasi dan
profil khalayak, (c) mengembangkan pesan, (d) menetapkan saluran
komunikasi, (e) menetapkan bentuk kegiatan dan materi komunikasi,
(f) mengembangkan kerja sama, (g) menjalankan rencana, dan
(h) pemantauan dan evaluasi.
Pada Modul 4 ini kita mendalami mengenai korespondensi (bisnis).
Orang memandang korespondensi sebagai kegiatan yang sekadar menulis
surat. Padahal sesungguhnya, lebih daripada itu. Karena, di balik surat yang
ditulis itu ada sekian banyak kegiatan yang mendahuluinya. Kita mencoba
menerapkan semua aspek perencanaan komunikasi ini pada kegiatan
korespondensi.
Dengan memandang korespondensi sebagai salah satu bentuk
komunikasi bisnis, maka kita akan menerapkan tahapan-tahapan komunikasi
4.2 Komunikasi Bisnis
bisnis seperti dikemukakan tadi. Oleh karena itu, pada Kegiatan Belajar 1
kita akan membahas perencanaan komunikasi tersebut. Perencanaan
komunikasi ini, akan dipergunakan pula untuk kegiatan belajar pada modul-
modul selanjutnya. Pada Kegiatan Belajar 2, kita akan mempelajari beberapa
bentuk surat dalam korespondensi bisnis.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan:
1. mampu memahami perencanaan komunikasi bisnis melalui kegiatan
korespondensi bisnis;
2. mampu membuat perencanaan komunikasi bisnis melalui kegiatan
korespondensi bisnis;
3. mampu menulis surat untuk korespondensi bisnis yang sejalan dengan
etika yang berlaku.
EKMA4159/MODUL 4 4.3
Kegiatan Belajar 1
Merencanakan Korespondensi Bisnis
ita memulai penjelajahan kita di dunia korespondensi dengan terlebih

K dulu mengkaji perencanaannya. Mirip dengan penjelajahan alam,
penjelajahan kita di dunia korespondensi pun akan diawai dengan menyusun
perencanaan korespondensi. Kita tentu harus kembali pada konsep dasar
komunikasi sebagai landasan dalam menyusun rencana korespondensi ini.
Kita mulai penjelajahan kita dengan memperhatikan gambar berikut.
Sumber: The Spin Project (2005: 3)
Gambar 4.1.
Piramida Perencanaan Komunikasi
Gambar tersebut pada dasarnya menjelaskan 6 pertanyaan yang harus

dijawab tatkala kita menyusun rencana komunikasi bisnis. Pertanyaan
tersebut adalah:
1. Bagaimana infrastruktur komunikasi bisnis yang dimiliki?
2. Apa tujuan yang hendak dicapai melalui komunikasi bisnis?
3. Siapa sasaran komunikasi bisnis kita?

4. Siapa khalayak komunikasi bisnis kita?
5. Apa kerangka komunikasi bisnis kita?
6. Apa pesan komunikasi bisnis kita?
Secara khusus gambar di atas menunjukkan, penetapan tujuan akan

berkaitan dengan sasaran dan sasaran dengan khalayak. Seperti kita ketahui,
tujuan komunikasi bisa dicapai bila kita sudah menetapkan sasarannya.
Namun, sasaran itu masih bersifat umum sehingga perlu dibuat spesifik
menjadi khalayak sasaran. Kita bisa mengambil contoh, sasaran komunikasi
kita adalah remaja. Namun belum spesifik, karena remaja itu merupakan
kelompok besar dalam masyarakat kita. Kita buat spesifik dengan
menyatakan remaja yang menjadi khalayak sasaran adalah remaja putri
perkotaan.
Akan halnya dalam kegiatan korespondensi, sebagai salah satu bentuk
komunikasi bisnis, perencanaan komunikasi yang diuraikan tadi perlu juga
kita lakukan. Misalnya, bagaimana infrastruktur komunikasi yang kita miliki,
kita jawab dengan ketersediaan alat-alat yang diperlukan untuk pembuatan
surat konvensional atau surat elektronika. Namun yang terpenting, saat
melakukan korespondensi adalah menentukan tujuan dan khalayak sasaran
surat yang akan kita sampaikan.
Lantas, bagaimana pengorganisasian pesan yang akan kita sampaikan
melalui surat tersebut akan banyak ditentukan oleh tujuan penulisan surat dan
khalayak sasaran surat tersebut. Surat penawaran tentunya akan berbeda
dengan surat tanggapan dalam pengorganisasian pesannya. Begitu juga
dengan khalayak surat penawaran tentunya akan berbeda dengan khalayak
sasaran untuk surat tanggapan. Perbedaan-perbedaan seperti itu dengan
sendirinya akan melahirkan surat yang berbeda nada dan isinya.
Di samping itu, kita pun sudah memahami pesan nonverbal dan pesan
visual dalam kegiatan komunikasi. Dalam kegiatan korespondensi pun,
komunikasi nonverbal dan komunikasi visual ini berlangsung. Jenis kertas
surat, ukuran kertas, warna logo, tipografi (jenis huruf), bentuk dan ukuran
amplop misalnya mengkomunikasikan sesuatu pada penerima surat. Pembaca
surat akan memiliki kesan tertentu terhadap surat yang diterimanya sebelum
dia membaca isi surat tersebut.
Kita bisa mengambil misal, bila kita menerima sepucuk surat penawaran
yang menggunakan ukuran huruf 10 pt dan berspasi tunggal, sehingga isi
surat nampak sesak tentu tidak nyaman saat membacanya. Kesan yang timbul
pada diri kita bisa saja memandang surat tersebut tidak mendorong orang
untuk membacanya. Karena orang tidak merasa nyaman saat melihat
―belum membaca― surat tersebut. Dalam membuat surat, penting sekali
untuk memperhatikan kenyamanan penerima surat tersebut.
Akan halnya penggunaan e-mail, kita bisa memperoleh kesan yang
berbeda antara surat yang dikirimkan melalui fasilitas e-mail gratis seperti
yahoo.com, yahoo.co.id atau gmail.com dengan surat yang menggunakan
alamat perusahaan seperti amythas.co.id atau kompas.co.id. Karena fasilitas
e-mail yang dibuat oleh satu perusahaan menunjukkan kesungguhan
perusahaan tersebut dalam menyediakan fasilitas komunikasi baik di antara
para karyawannya maupun antara perusahaan dengan pihak luar. Penggunaan
e-mail gratisan bisa menimbulkan kesan, perusahaan tidak mau
menginvestasikan dananya dalam membangun fasilitas komunikasi berbasis
teknologi komunikasi. Pilihan alamat e-mail itu mirip dengan pilihan jenis
kertas atau warna amplop dalam korespondensi dengan menggunakan surat
konvensional.
Dengan memperhatikan surat bisnis pada dasarnya merupakan
representasi satu organisasi di mata publik organisasi itu, maka sangat
penting untuk memperoleh kenyamanan saat menerima surat bisnis tersebut.
Surat menjadi duta, juru bicara dan wakil satu organisasi pada pihak lain.
Bila suratnya lusuh atau kalimatnya tidak keruan, tentu bisa menimbulkan
kesan seperti apakah organisasi yang mengirimkan surat tersebut.
Kenyamanan pembaca menjadi pertimbangan karena surat untuk
kepentingan korespondensi bisnis dibuat dengan mengikuti prinsip tertentu.
Namun sebelum kita membahas prinsip-prinsip korespondensi tersebut, kita
bahas dulu apa yang dimaksud dengan surat bisnis tersebut. Surat bisnis
adalah dokumen singkat yang umumnya terdiri dari 1 atau 2 halaman yang
diorganisasikan sesuai dengan tujuan dan membangun relasi antara pengirim
dan penerimanya. Relasi tersebut merupakan relasi yang memberi manfaat
bagi pihak pengirim dan penerima.
Setelah kita membuat perencanaan komunikasi yang akan dilaksanakan
melalui surat bisnis, maka kita perlu mengetahui lebih lanjut prinsip-prinsip
yang penting kita pegang dalam penulisan surat. Ada 2 prinsip yang harus
kita pegang saat membuat surat untuk kepentingan korespondensi bisnis
yakni (a) empati, dan (b) pengorganisasian pesan. Untuk pertama, kita
membahas empati dulu. Empati adalah kemampuan untuk mengenali
kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain dan untuk
memproyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain.
Atau dalam ungkapan yang populer, empati artinya berdiri di atas sepatu
orang lain. Setelah itu, barulah kita membahas pengorganisasian pesan dalam
penulisan surat.
A. EMPATI
Untuk melukiskan empati ini, sering kita mendengar orang menyatakan

ungkapan “menempatkan diri pada orang lain”. Ini berarti, empati menuntut
kita untuk bisa merasakan situasi pribadi orang lain. Dengan empati, proses
komunikasi yang kita kembangkan berjalan dengan cara:
1. Mencoba memahami satu situasi dari titik pandang pembaca, sehingga
pembaca surat menghargai upaya yang kita lakukan untuk memahami
perasaannya. Empati akan melahirkan sikap saling-percaya (mutual
trust) yang dapat memperbaiki komunikasi dan perasaan orang lain
terhadap diri kita, gagasan kita dan diri mereka sendiri. Ringkasnya,
empati merupakan cara yang paling tepat untuk membangun kedekatan,
kredibilitas dan hubungan antarpribadi dan bisnis yang langgeng.
2. Melihat situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat, yang
tak hanya memungkinkan kita menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan
kepedulian pembaca surat tapi juga memungkinkan kita mengantisipasi
reaksi yang diperkirakan akan muncul pada diri pembaca terhadap pesan
yang kita sampaikan. Pemahaman terhadap empati ini akan membantu
kita dalam menyusun pesan yang mengarah pada pencapaian tujuan yang
kita inginkan. Kita berusaha untuk menempatkan situasi dalam sudut
pandang orang lain, yakni pembaca surat kita, yang merupakan dimensi
pertama dari empati. Dalam mengungkapkan empati ini hal yang
penting kita lakukan adalah (a) mengembangkan “sikap kekitaan” dan
(b) memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat tadi.
Mungkin kini muncul pertanyaan, apa yang dimaksud dengan “sikap

kekitaan” itu? Maksudnya, dengan “sikap kekitaan” itu, tidak dibedakan
antara “saya” dan “Anda” atau “aku” dan “kamu”, melainkan
mengembangkan sikap inklusif yang mengajak orang lain menjadi bagian
dari diri kita dan diri kita pun ditempatkan dalam diri orang lain. Dengan
mengembangkan “sikap” seperti itu biasanya pembaca merasa tertarik dan
terbujuk oleh gagasan yang diungkapkan melalui surat bisnis. Surat yang
mencerminkan “sikap kekitaan” memancarkan sinyal langsung yang
menyatakan penghargaan dan kepedulian kita atas minat pembaca.
Menurut Bovee dan Thill (1989: 76), untuk menanamkan “sikap” ini,
disarankan untuk memusatkan perhatian atas (a) Apakah pesan yang
disampaikan diarahkan pada kebutuhan dan kepedulian utama pembaca?
(b) Apakah informasi dinyatakan secara benar, jujur dan etis? (c) Akankah
pembaca menerima gagasan ini dengan fair, logis dan etis? (d) Apakah
gagasan diungkapkan secara jelas dan padat (untuk menghindari membuang-
buang waktu, uang dan kemungkinan memalukan karena pesan yang
disalahartikan) (e) Apakah pembaca merasa pesan yang disampaikan itu
untuk dirinya, apakah pembaca memiliki gambaran jelas tentang pesan
tersebut (f) Apakah pesan digunakan sebagai sarana untuk mengembangkan
hubungan bisnis yang positif ―sekalipun pesannya negatif. Contohnya:
Silakan, terima kasih, dan ucapan-ucapan penghormatan yang dipakai secara
tepat. (g) Apakah pesan secara eksplisit menunjukkan kesantunan? (h) Apa-
kah surat mencerminkan standar bisnis profesional yang tinggi, yang dapat
dilihat dari kualitas kertas yang digunakan, format yang dipakai, kualitas
cetakan dan tidak adanya salah ejaan dan kesalahan tata bahasa.
Kini kita lanjutkan dengan dimensi kedua dari empati yakni
menggunakan pengetahuan kita tentang penerima surat. Untuk membantu
kita melihat situasi dari titik pandang orang lain, kita hendaknya
memperhatikan informasi-informasi yang relevan mengenai pembaca surat
kita. Semakin kita familier dengan mereka, maka upaya-upaya menggunakan
pengetahuan kita untuk berempati akan semakin mudah. Bila kita
berkomunikasi langsung dengan seseorang, maka secara langsung kita akan
memiliki gambaran seperti penampilan fisiknya, latar belakang (pendidikan,
pekerjaan, agama dan budaya), nilai, pendapat, rujukan dan sebagainya.
Namun tidak begitu halnya, tatkala kita berkomunikasi melalui surat. Kita
perlu memiliki pengetahuan terlebih dulu tentang khalayak komunikasi kita
sebelum bisa menetapkan apa yang akan kita lakukan. Namun, yang paling
penting di sini adalah pengetahuan kita tentang reaksi pembaca. Pengalaman
awal mengenai pembaca surat akan membantu kita dalam mengantisipasi
bagaimana reaksi pembaca surat dalam situasi tertentu.
Sekaitan dengan apa yang dikemukakan pada alinea sebelumnya, ada
beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang
lain, yaitu:
1. Usia. Surat yang ditujukan untuk seorang remaja untuk

menginformasikan perusahaan kita tentu tidak akan ditulis dengan cara
yang sama seperti surat untuk seorang dewasa.
2. Taraf ekonomi. Surat tagihan kredit dari bank untuk nasabah besar akan
berbeda dengan surat tagihan untuk nasabah kecil.
3. Latar belakang pendidikan/pekerjaan. Istilah-istilah teknis dan
akronim yang digunakan dalam usulan pembiayaan yang dikirimkan
kepada bank tidak sesuai jika hendak dikirimkan kepada calon investor
swasta. Begitu pula surat yang dikirimkan kepada eksekutif puncak
sebuah perusahaan besar berbeda dengan surat yang dikirimkan kepada
pemilik saham.
4. Budaya. Perbedaan-perbedaan budaya yang besar (bahasa, ekspresi,
adat-istiadat, nilai dan agama) menimbulkan kompleksnya komunikasi.
Perbedaan budaya ini merupakan salah satu kajian yang mendapatkan
perhatian banyak kalangan, mengingat sekarang ini kontak dan
komunikasi antarbudaya semakin sering dilakukan, terutama dalam
komunikasi bisnis. Karena perbedaan budaya, bisa saja kata yang sama
ditafsirkan berbeda. Bagi orang Sunda di Bandung, kata aliran
dipergunakan untuk menunjukkan terputusnya atau terhentinya arus
listrik, sedangkan bagi masyarakat non-Sunda, aliran justru
dipergunakan untuk menunjukkan hal yang sebaliknya.
5. Kedekatan. Sepucuk surat yang isinya berkenaan dengan perkara
sensitif yang ditulis untuk pelanggan kita, tentu akan ditulis secara
berbeda dengan surat yang ditujukan kepada klien yang baru. Kedekatan
membantu kita untuk memahami situasi tersebut.
6. Harapan. Pada setiap profesi, kita memiliki pandangan dan penilaian
tertentu. Karena kita meyakini bahwa dokter, akuntan, dosen dan
pengacara menjalankan tugasnya sesuai dengan standar yang tinggi,
maka bila surat yang berasal dari profesi tersebut banyak mengandung
kesalahan tata bahasa dan ejaan akan membuat penerima surat
mempertanyakan kredibilitas profesional mereka.
7. Kebutuhan pembaca. Seperti juga halnya penjualan personal yang
sukses, surat diawali dengan identifikasi kebutuhan pembeli prospektif.
Seorang manajer yang efektif berupaya memahami kerangka referensi
pembaca sebagai landasan pengorganisasian pesan dan isi surat. Dengan
demikian, apa yang kita sampaikan melalui sepucuk surat akan sesuai
dengan kebutuhan dan harapan penerima surat.
Untuk membantu proses agar kita bisa berempati, ada hal lain yang
penting untuk diperhatikan yakni kemampuan mengantisipasi reaksi yang
mungkin muncul dari pembaca surat. Untuk itu, penting untuk bisa
menjawab pertanyaan berikut ini.
1. Apakah saya akan memberikan reaksi yang menyenangkan atas pesan
yang menyatakan bahwa ajuan permohonan saya dikabulkan?
2. Perasaan apa yang saya rasakan saat permohonan saya ditolak?
3. Apakah saya merasa senang jika menerima pesan yang menunjukkan
penghargaan atas tugas-tugas yang sudah saya selesaikan dengan baik?
4. Apakah saya merasa kecewa jika saya menerima surat yang menyatakan
adanya penundaan kenaikan gaji.
Empati pada dasarnya merupakan perilaku. Namun ketika diwujudkan

dalam sepucuk surat, empati ini akan merupakan cara kita menyusun pesan
yang akan kita sampaikan kepada orang lain. Dengan kata lain bisa juga
dikemukakan bahwa empati merupakan sikap dasar kita saat menyusun
pesan. Sedangkan bagaimana pesan diorganisasikan, yang merupakan prinsip
berikutnya dalam korespondensi, kita akan membahasnya berikut ini.
B. ORGANISASI SURAT
Setelah kita membahas prinsip pertama penulisan surat bisnis yakni

empati, kini kita mulai membahas prinsip kedua yakni pengorganisasian
pesan dalam surat. Dalam konteks ini, istilah mengorganisasikan memiliki
makna sebagai “pembagian topik ke dalam bagian-bagian dan menyusun
topik tersebut agar memiliki urutan yang tepat”. Sebelum penulis surat
mengorganisasikan pesan, yang pertama kali harus diingatnya adalah pesan
tersebut merupakan pesan yang jelas, yakni pesan yang lengkap, akurat, fair,
masuk akal, etis dan logis. Jika hal-hal tadi belum terpenuhi, maka sebaiknya
surat tadi jangan dikirimkan. Pengorganisasian yang baik dan penulisan yang
baik tidak dapat dijadikan pengganti isi pesan surat yang tidak baik.
Lantas, mengapa pengorganisasian ini menjadi sangat penting sehingga
dijadikan salah satu prinsip penulisan surat bisnis? Alasannya, karena setiap
paragraf dalam surat memiliki fungsi tersendiri. Ada paragraf yang
menyampaikan gagasan utama dan paragraf yang menyampaikan gagasan
yang menunjang gagasan pokok. Karena itu harus diorganisasikan agar isi
pesan yang disampaikan menjadi runtut. Melalui pengorganisasian ini, kita
pada dasarnya membuat terlebih dulu kerangka isi (outline) isi surat. Menurut
Himstreet, Baty, dan Lehman (1993: 98) kerangka tersebut memiliki manfaat
sebagai berikut.
1. Memungkinkan kita menulis surat secara ringkas dan akurat
(meminimalkan kemungkinan hilangnya gagasan penting atau
memasukkan gagasan yang tidak perlu).
2. Memungkinkan kita memberi perhatian pada tahapan-tahapan
(sebaiknya kita memusatkan perhatian pada pemisahan antara (a) ga-
gasan yang perlu disampaikan melalui surat, (b) membedakan antara
gagasan utama dan gagasan penunjang, (c) urutan gagasan, pada tahap
ini kita memusatkan perhatian pada pembahasan selanjutnya dengan cara
mengungkapkan gagasan tersebut.
3. Menghemat waktu dalam menulis (dengan membuat pertanyaan:
gagasan mana yang dicantumkan dan urutan jawabannya dengan tepat,
dengan cara ini kita tak membuang banyak waktu untuk beralih dari satu
topik ke topik lain).
4. Memberikan dukungan psikologis. Dengan merasa mampu membuat
kerangka akan meningkatkan keyakinan bahwa langkah selanjutnya
―menulis― akan bisa berhasil juga.
5. Penonjolan. Setiap kalimat dalam surat memberi sumbangan pada
penyusunan pesan. Ada kalimat-kalimat yang digunakan untuk
menonjolkan gagasan agar bisa tertanam dalam benak pembaca. Satu
kerangka surat yang efektif membuat pokok-pokok utama surat tetap
berada pada posisi yang empati.
Pada sisi lain, dengan memakai kerangka ini, pembaca surat akan
mendapat keuntungan. Apa keuntungan pembaca? Berikut ini keuntungan
atau manfaat bagi pembaca:
1. Pesan yang disampaikan padat dan akurat,
2. Keterkaitan antargagasan yang disampaikan dalam surat menjadi lebih
mudah diperlihatkan dan diingat, dan
3. Reaksi terhadap isi surat dan penulisnya menjadi lebih positif . Reaksi
pembaca terhadap surat dipengaruhi urutan penyajian gagasan. Karena
itu, sebaiknya surat dibuka dan ditutup dengan kalimat yang empati.
Tentu, pertanyaan kita selanjutnya adalah bagaimana cara

mengorganisasikan topik atau gagasan dalam surat. Ada pedoman yang bisa
kita jadikan acuan untuk keperluan ini. Pertama, kita memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut ini.
a. Apa ide utama/pokok dari pesan yang disampaikan?
b. Reaksi apa yang mungkin akan muncul terhadap pesan tersebut?
c. Dengan mempertimbangkan kemungkinan reaksi dari pembaca surat,
haruskah ide utama/pokok tersebut ditempatkan pada bagian awal atau
bagian akhir surat?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan memperhatikan

tujuan penulisan surat. Apakah bertujuan untuk mendapat informasi,
menjawab pertanyaan, menerima penawaran, atau menolak permintaan. Bila
suratnya dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan, maka jawablah
pertanyaan seandainya saya menerima pesan seperti itu, jawaban seperti apa
yang akan saya sampaikan dan apa reaksi saya terhadap pertanyaan itu.
Dengan mengingat, pasti kita akan memberi reaksi senang terhadap
kabar gembira dan memberikan reaksi tak senang atas kabar buruk maka bisa
dipahami bila pembaca surat kita pun akan memberikan reaksi yang serupa.
Oleh karena itu, kita harus mengingat maksud ganda komunikator yakni
kejelasan pesan dan hubungan manusiawi yang efektif. Dengan
mengantisipasi reaksi pembaca maka dengan sendirinya kita bisa mencapai
tujuan membangun hubungan manusiawi yang efektif tadi. Reaksi-reaksi
yang muncul dari pembaca surat, dapat kita bagi ke dalam 4 kelompok, yaitu:
a. senang;
b. tidak senang;
c. berminat, namun diungkapkan dengan cara yang menyenangkan dan
tidak menyenangkan;
d. tidak berminat.
Sekarang, kita menjawab pertanyaan nomor 3 di atas mengenai

bagaimana dan di mana menempatkan gagasan utama/topik surat kita.
Jawaban atas pertanyaan ini dapat diberikan dalam bentuk pertanyaan juga,
yakni, “Haruskah gagasan utama ditempatkan pada awal kalimat? Jika
dijawab ya, maka sajikan pesan secara deduktif dan jika jawabannya tidak,
sajikan pesan secara induktif. Apa pengorganisasian pesan secara deduktif
dan induktif, bisa kita lihat berikut ini.
Ditulis Secara Deduktif Ditulis Secara Induktif

(Mengutamakan Gagasan Besar) (Mengutamakan Rincian)
Jika pesannya menyenangkan pembaca Jika pesannya tak menyenangkan pembaca
Jika pesannya rutin disampaikan (baik pesan Jika pembaca kemungkinan tidak
menyenangkan maupun sebaliknya) meminatinya
Sumber: Himstreet, et al. (1993)
Pola urutan deduktif dan induktif itu, sebenarnya lebih banyak

dipergunakan untuk komunikasi lisan. Namun dapat juga diterapkan sebagai
pola dalam penulisan memo, laporan dan surat.
Selain alasan reaksi yang mungkin muncul dari pembaca, kita juga perlu
memperhatikan mana yang paling baik untuk penulisan surat. Penulisan
secara deduktif dibandingkan dengan penulisan secara induktif, memiliki
beberapa kelebihan, yakni:
a. Lebih mudah membuka kalimat; bisa saja diawali dengan kalimat yang
menunjukkan keraguan, lalu diikuti dengan penjelasan rinci.
b. Kalimat pertama dapat dijadikan sarana penarik perhatian, sehingga
pembaca ditarik minatnya lebih dulu baru disampaikan gagasan
utamanya.
c. Bila kabar baik dimunculkan di bagian awal, dengan sendirinya pesan
tersebut langsung membentuk suasana hati yang menyenangkan dalam
benak pembacanya.
d. Pengaturan seperti ini bisa menghemat waktu pembaca, karena begitu
pembaca menangkap gagasan pokoknya dengan cepat pula mereka bisa
menangkap gagasan penunjangnya.
Setelah kita mempelajari konsep dan prinsip komunikasi melalui

korespondensi, mungkin kita masih belum memahami betul untuk apa semua
itu kita pelajari. Contoh-contoh pada Kegiatan Belajar 2 Modul 4 ini, akan
membantu memperdalam pemahaman kita terhadap Kegiatan Belajar 1 ini.
Namun, apa pun pandangan kita tentang konsep dan prinsip komunikasi yang
diterapkan pada kegiatan korespondensi, hal tersebut diperlukan untuk
membantu kita mempermudah melaksanakan pekerjaan.
Pada kegiatan belajar berikutnya, kita akan membahas bagaimana surat
penawaran sebaiknya kita susun. Atau bagaimana sebaiknya surat
permohonan kita tulis, agar sejalan dengan prinsip dan konsep komunikasi.
Dengan tujuan akhir dari semua penulisan surat tersebut adalah kita mencapai
tujuan yang dikehendaki melalui penulisan surat tersebut. Dengan kata lain,
surat yang kita buat merupakan komunikasi yang efektif.
LAT IH A N

1) Anda sudah mempelajari prinsip penyampaian pesan secara deduktif.
Cobalah Anda membuat pesan ―tidak harus selalu dalam bentuk surat―
dengan urutan deduktif. Pesan yang disusun bisa tentang apa saja.
Setelah selesai, cobalah minta rekan Anda untuk menilai apakah pesan
yang diorganisasikan secara deduktif itu cukup baik? Bila masih belum
baik, jelaskan pada bagian mana yang dipandang belum baik.
2) Seperti halnya pada Latihan No. 1 di atas, cobalah kini menyusun pesan
secara induktif. Lalu lakukanlah seperti halnya pada Latihan No. 1 di
atas.
3) Cobalah membuat perencanaan untuk membuat surat. Berdasarkan
perencanaan tersebut, buat kerangka isi surat. Apa yang akan
dicantumkan pada bagian awal, bagian tengah dan bagian akhir surat?
1) Penyusunan pesan secara deduktif dilakukan (a) jika pesannya

menyenangkan khalayak, dan (b) jika pesannya rutin disampaikan (baik
pesan menyenangkan maupun sebaliknya).
2) Penyusunan pesan secara induktif dilakukan (a) jika pesannya tak
menyenangkan khalayak, dan (b) jika pembaca kemungkinan tidak
meminatinya.
3) Ada dua hal yang penting diperhatikan saat melakukan komunikasi,
termasuk saat menulis surat yaitu apa tujuannya dan siapa khalayaknya.
Sedangkan kerangka pada dasarnya menjelaskan pokok-pokok yang
akan dituangkan dalam surat.
R A NG KU M AN
Sebelum berkomunikasi melalui kegiatan korespondensi, perlu bagi

kita untuk membuat perencanaan komunikasi. Perencanaan komunikasi
tersebut pada dasarnya menjawab 6 (enam) pertanyaan sebagai berikut:
(a) bagaimana infrastruktur komunikasi bisnis yang dimiliki? (b) apa

tujuan yang hendak dicapai melalui komunikasi bisnis? (c) siapa sasaran
komunikasi bisnis kita? (d) siapa khalayak komunikasi bisnis kita?
(e) apa kerangka komunikasi bisnis kita? (f) apa pesan komunikasi bisnis
kita?
Sedangkan dalam melakukan korespondensi ada dua prinsip yang
perlu kita perhatikan. Pertama, empati dan kedua pengorganisasian
pesan. Empati memiliki dua dimensi yaitu (a) mencoba memahami satu
situasi dari titik pandang pembaca, dan (b) melihat situasi atau
permasalahan dari perspektif pembaca surat, yang tak hanya
memungkinkan kita menyesuaikan diri dengan kebutuhan.
Sedangkan dalam mengorganisasikan pesan, kita melakukannya
dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: (a) apa ide
utama/pokok dari pesan yang kita buat? (b) reaksi apa yang mungkin
muncul terhadap pesan tersebut? (c) dengan memperhatikan reaksi yang
mungkin muncul pada pembaca, haruskah ide utama ditempatkan pada
bagian awal atau bagian akhir surat?
TE S F OR M AT IF 1
1) Dua aspek yang penting dalam membuat perencanaan komunikasi,

termasuk saat merencanakan kegiatan korespondensi adalah ….
A. tujuan dan khalayak
B. tujuan dan media komunikasi
C. khalayak dan media komunikasi
D. tujuan, khalayak dan media komunikasi
2) Ada dua prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan

korespondensi, yaitu ….
A. empati dan reaksi penerima surat
B. organisasi pesan dan empati
C. organisasi pesan dan reaksi penerima surat
D. organisasi pesan, empati dan reaksi penerima surat
3) Salah satu ungkapan yang populer yang menjelaskan makna empati

adalah ….
A. memakai baju orang lain
B. berdiri di halaman orang lain
C. berdiri di atas sepatu orang lain

D. memakai peralatan milik orang lain
4) Memahami satu situasi dari sudut pandang orang lain dan melihat
permasalahan dari perspektif orang lain, merupakan dimensi dari ….
A. simpati
B. antipati
C. reaksi
D. empati
5) Ide utama atau gagasan pokok merupakan salah satu aspek yang harus
kita perhatikan, saat kita ….
A. mengorganisasikan surat
B. mengorganisasikan pesan
C. menulis surat
D. menulis pesan


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Teknik Penyusunan Pesan

Komunikasi Bisnis
ini kita masuk pada aspek teknis dari komunikasi bisnis yang
K menggunakan media surat-menyurat atau biasa dinamakan dengan
korespondensi. Korespondensi ini pernah menjadi tulang punggung
komunikasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, atau antara
perusahaan dengan publiknya. Namun dengan makin berkembangnya
teknologi komunikasi, beberapa kegiatan korespondensi ini mulai tergantikan
meski tidak hilang sama sekali. Bahkan, teknologi komunikasi dan informasi
pun menyediakan pilihan baru untuk medium penyampaian surat seperti
faksimile dan e-mail. Memang kini dimungkinkan untuk melakukan
pertukaran suara dan data melalui teknologi komunikasi dan informasi
sehingga bisa dilakukan telekonferensi atau telewicara, namun kegiatan
korespondensi tetap saja diperlukan.
Kini, karena perkembangan teknologi digital, surat yang dibuat satu
organisasi dikirimkan ke organisasi lain dengan berbagai bentuknya. Ada
yang dikirimkan dalam bentuk surat konvensional, yang dibuat di atas kertas
dengan kop surat berlogo organisasi tersebut. Namun ada juga yang
dikirimkan bukan dalam bentuk aslinya karena dikirimkan melalui faksimile.
Di samping ada juga yang dibuat dalam bentuk digital yang dikirimkan
melalui e-mail.
Satu hal yang perlu kita sadari, perkembangan teknologi tersebut pada
dasarnya hanya mengembangkan mediumnya belaka. Medium baru tersebut
memungkinkan surat sampai lebih cepat dibandingkan dengan cara
pengiriman konvensional seperti melalui layanan pos atau jasa kurir. Hanya
dalam hitungan detik surat tersebut sudah tiba di tujuannya. Namun,
bagaimana pesan dalam surat tersebut disusun tetap saja menggunakan
prinsip-prinsip komunikasi seperti yang sudah dijelaskan pada bagian awal
Modul 4 ini.
Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari beberapa bentuk surat.
Kita mempelajari bagaimana cara menulis surat klaim. Belajar juga cara
menulis surat penawaran dan permohonan. Di samping itu, kita juga belajar
membuat surat singkat ―yang populer disebut memo― sebagai ungkapan

perasaan tertentu seperti rasa terima kasih atau belasungkawa.
Bentuk-bentuk surat yang kita pelajari di sini sebenarnya mengacu pada
dua tujuan penulisan surat. Pertama, menyampaikan informasi. Kedua,
menjalin relasi atau hubungan manusiawi. Surat penawaran dibuat untuk
tujuan penyampaian informasi bisnis pada rekanan. Sedangkan surat ucapan
terima kasih lebih besar bobot upaya menjalin dan menjaga relasi dengan
pihak lain. Surat sebagai wakil satu organisasi memang mengemban dua
fungsi tadi. Fungsi tersebut hendaknya selalu kita ingat manakala kita
menulis surat.
Sekarang kita mempelajari penulisan surat tersebut dengan
memperhatikan pula contoh-contohnya. Kita perhatikan contoh-contoh
berikut.
A. SURAT KLAIM RUTIN
Surat klaim rutin adalah surat yang disampaikan kepada pihak lain yang
meminta untuk dilakukan penyelesaian atas masalah tertentu. Melalui surat
klaim ini, penulisnya meminta pihak lain untuk bisa memenuhi tuntutan
dalam upaya penyelesaian masalah. Misalnya, surat klaim yang berisi
permintaan ganti-rugi atau surat klaim karena merasa barang yang kita beli
ternyata tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan pihak penjualnya.
Surat klaim ini ada dua jenis yaitu surat rutin dan surat klaim persuasif.
Surat klaim persuasif dibuat dengan asumsi, klaim kita akan dipenuhi hanya
jika ada penjelasan dan pemberian penjelasan yang bersifat persuasif
argumentatif. Maksudnya, secara persuasif-argumentatif berarti kita berupaya
mempengaruhi pihak lain dengan bujukan yang memiliki alasan yang kuat.
Sedangkan surat klaim rutin bisa saja diajukan karena sudah ada jaminan
sebelumnya atau sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati
akan diajukan klaim bila apa yang diberikan tidak sesuai dengan kesepakatan
sebelumnya. Surat klaim rutin ini dibuat berdasarkan asumsi, permohonan
klaim tersebut akan dipenuhi secara cepat dan pasti tanpa memerlukan
persuasi. Dalam menulis surat klaim ini disarankan untuk bisa memenuhi
syarat-syarat berikut.
1. permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertama;
2. jelaskan dengan rinci hal yang mendukung permintaan itu;
3. surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan penghargaan.
Sekarang kita lihat contoh surat klaim rutin:
YOSAL
Property Management System
Jl. Soekarno Hatta 530 Bandung
Telp. (022) 7808615 e-mail: yosal@telkom.net
Rabu, 16 Juli 2008
1 Hal: Apartemen Taman Bandung
Kepada
Yth. Bapak Drs. S. Rochman MBA
Jalan Wangsareja 10
Bandung
Dengan hormat,
2 Sore kemarin, saya mengunjungi lokasi pembangunan Apartemen Taman
Bandung yang pengerjaannya Anda lakukan. 3Sampai sejauh ini, tampaknya Anda telah
melaksanakan pembangunan apartemen tersebut sesuai dengan jadwal.
4 Sesuai dengan kesepakatan kita, semua permintaan dan keluhan diajukan

secara tertulis. 5 Saya melihat, water-heater telah terpasang di 2 apartemen. 6 Water-
heater yang sudah dipasang itu kapasitasnya hanya 30 gallons, padahal dalam spesifikasi
teknis yang diajukan adalah water-heater yang berkapasitas 50 gallon untuk 12
apartemen.
7 Untuk keluarga kecil, water-heater berkapasitas 30 gallon itu bisa mencukupi.

Tetapi untuk keluarga yang lebih besar, tentunya dibutuhkan water-heater dengan
kapasitas lebih besar. 8 Karena ukuran yang berkapasitas besar yang kita sepakati dalam
persetujuan yang kita tandatangani, saya memohon dengan hormat untuk mengganti 30
unit water-heater dengan 50 unit water-heater yang berkapasitas besar.
9 Terima kasih untuk pertimbangan Anda atas persoalan ini. Saya amat
mengharapkan laporan kemajuan pekerjaan yang Anda lakukan.
Hormat kami,
Yosal Iriantara
Kontraktor
Page 1
Bila kita perhatikan secara seksama, maka dalam surat tersebut yang
tampak pada setiap nomor yang sengaja dicantumkan untuk membantu kita
memudahkan mempelajarinya, ada beberapa hal yang penting untuk kita
simak. Nomor-nomor tersebut menunjukkan hal-hal yang diungkapkan
melalui surat. Kita lihat uraian berikut ini untuk melihat apa yang terkandung
dalam surat tadi:
1. Memberikan informasi umum untuk membantu pemahaman terhadap isi.
2. Pembukaan dengan rincian yang membawa kepada gagasan utama.
3. Melakukan pengamatan untuk menyampaikan alasan.
4. Menyatakan secara langsung informasi yang sudah diketahui.
5. Berpindah pada gagasan utama.
6. Dilanjutkan dengan rincian.
7. Alasan menyampaikan permintaan.
8. Menyatakan butir utama surat yang sudah ditegaskan pada paragraf
pertama, pernyataan dengan kalimat yang panjang membuat penerima
memberikan penekanan pada hal tersebut.
9. Menggunakan ungkapan klise.
Pada gilirannya, surat tersebut akan mendapatkan tanggapan. Sekarang

kita ubah posisi kita menjadi pihak yang menerima surat klaim itu, dan harus
memberikan jawaban. Bagaimana pun juga, klaim dari pihak lain tentu harus
kita jawab. Karena dengan memberikan jawaban akan menyelesaikan
permasalahan, setidaknya membuka jalur komunikasi untuk menyelesaikan
permasalahan. Bila tidak ditanggapi berarti kita merupakan pihak yang
berharap masalah terselesaikan seiring dengan berjalannya waktu yang
sesungguhnya bukanlah menyelesaikan masalah melainkan menunda masalah
tersebut muncul kembali.
Bagaimana surat klaim tersebut dibalas dan ide apa sajakah yang
disampaikan melalui surat tanggapan, kita bisa memperhatikan pada contoh
berikut.
Sekarang, kita perhatikan, apa sajakah yang dikemukakan pada surat

tanggapan tadi. Pada bagian awal, nomor 1. disajikan informasi yang
menggembirakan sebagai gagasan utama dalam surat tanggapan. Kabar
gembira tersebut dilanjutkan dengan penjelasan pada butir 2 yang
menunjukkan sudah dilakukannya tindakan berupa penggantian water heater
berkapasitas 30 galon. Lebih dari itu, pada butir 3 dikemukakan juga
apresiasi terhadap klaim yang disampaikan dengan memberikan reaksi positif
seperti tercermin dalam kalimat, “Terima kasih atas laporan permasalahan
yang Anda sampaikan ....”
Pada bagian selanjutnya, yakni pada butir 4, disampaikan keadaan saat
ini dan langkah yang akan dilakukan perusahaan. Penjelasan pada butir 4 ini,
memperkokoh pemberian informasi yang berupa kabar gembira yang
disampaikan pada bagian awal surat. Akhirnya, pada butir 5, surat ditutup
dengan apa yang akan dilakukan perusahaan yakni menyelesaikan
pemasangan instalasi air, yang ditegaskan, akan berjalan sesuai dengan

jadwal.
Bila kita perhatikan, antara surat klaim dan surat tanggapannya ada
perbedaan dalam mengorganisasikan pesan. Pada surat klaim, gagasan utama
baru dikemukakan pada butir 6, yang menegaskan water heater yang
dipasang kapasitasnya lebih kecil dari yang diminta. Artinya, surat klaim
tidak menyampaikan langsung pokok permasalahan melainkan dengan
memberikan penjelasan lebih dulu. Ini dilakukan antara lain dengan
mengingat surat pada dasarnya bukan hanya sarana berkomunikasi melainkan
juga sebagai sarana untuk membangun relasi.
Sedangkan tanggapannya, lebih langsung pada pokok permasalahan.
Karena memang itulah yang diharapkan oleh penyampai surat klaim. Dengan
cara demikian, melalui surat tersebut dikomunikasikan secara nonverbal
bahwa penyelesaian masalah merupakan prioritas. Pemberian informasi dan
pemeliharaan relasi tetap dilakukan sambil juga mengungkapkan pesan
noverbal yang menunjukkan kepedulian terhadap permasalahan yang dialami
klien.
B. SURAT RUTIN TENTANG KREDIT
Kini kita membicara soal surat pengajuan kredit. Sebelum mengajukan

permohonan kredit biasanya kita meminta informasi terlebih dulu. Lalu kita
mengirimkan surat permohonan. Bila tanggapan atas permohonan itu baik,
maka hendaknya pada surat berikutnya kita menempatkan permohonan kredit
itu pada bagian awal surat. Berdasarkan hasil studi, kerangka surat
permintaan informasi kredit yang efektif hendaknya berisikan:
1. Penjelasan tentang permintaan dan nama kita pada bagian awal, bahkan
bila memungkinkan disampaikan pada kalimat pembuka atau pada baris
perihal.
2. Meyakinkan penerima surat bahwa informasi yang diberikannya akan
dijaga secara konfidensial.
3. Menguraikan informasi yang diminta.
4. Menutup surat dengan ucapan terima kasih.
Agar lebih jelas, uraian mengenai surat permintaan informasi kredit ini
harus diikuti dengan contoh. Perhatikan contoh surat di bawah ini.
Surat permohonan mendapatkan informasi kredit di atas dibuat tidak

bertele-tele. Apa yang hendak disampaikan, dikemukakan langsung. Bahkan
dilengkapi dengan data yang diperlukan, seperti neraca keuangan perusahaan.
Dengan demikian, surat tersebut bukan hanya menyampaikan keinginan
untuk mendapatkan informasi, melainkan juga menunjukkan bagaimana
kinerja keuangan perusahaan yang tentunya informasinya diperlukan oleh
bank.
Data yang dikemukakan dalam surat tersebut bisa dipandang sebagai
bentuk kita membuka diri pada pihak lain. Kita berusaha menunjukkan
bahwa kita terbuka sehingga memungkinkan untuk menjalin komunikasi dan
kerja sama. Bila kita tertutup, tentu komunikasi dan kerja sama tidak dapat
dikembangkan dengan baik. Keterbukaan tersebut pada dasarnya
menunjukkan sikap menyambut uluran tangan pihak lain.
C. SURAT ORDER/PESANAN
Setelah Anda mempelajari contoh-contoh di atas, kini kita mempelajari

jenis surat lain yakni surat order/pesanan. Dalam kegiatan bisnis, tentunya
kita tidak bisa memenuhi segala sesuatu yang kita butuhkan sendiri, tapi
perlu menjalin kerja sama dengan pihak lain, misalnya dengan pemasok
(supplier). Kerja sama pengadaan barang dan jasa kita lakukan berdasarkan
kontrak tahunan atau bulanan misalnya. Di sinilah komunikasi bisnis melalui
korespondensi bila berjalan. Karena itu, surat order/pesanan ini menjadi
sangat penting. Hal yang perlu diingat dari surat pesanan/order ini
menggunakan pendekatan deduktif. Ada pun kerangka surat order/ pesanan
itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Menggunakan kalimat yang menunjukkan order/pesanan pada bagian
awal. Misalnya, Mohon segera dikirimkan, Saya memesan atau kalimat-
kalimat lain yang dipandang dapat meyakinkan penjual bahwa kita
berminat membeli. Bisa juga menggunakan kalimat yang menunjukkan
kita sangat meminati untuk membeli produk yang ditawarkan. Ada
baiknya menghindari penggunaan kalimat-kalimat seperti, Saya tertarik
pada..., Saya menyenangi. Karena kalimat seperti itu belum
menunjukkan keinginan untuk membeli produk yang ditawarkan. Pada
bagian selanjutnya, yang menjelaskan pesanan kita, misalnya disebutkan
nomor dalam katalog penawaran, harga, warna, ukuran, dan informasi-
informasi lain yang memungkinkan penjual memenuhi pesanan dengan
cepat tanpa membutuhkan korespondensi lagi.
2. Cantumkan pula rencana pembayaran dan cara pengiriman pesanan.
Perlu diingat, bila kita tak menjelaskan cara pengiriman pesanan, maka
pengirimannya dilakukan dengan cara yang berlaku selama ini. Karena
itu perlu dikemukakan cara pengiriman pesanan yang diinginkan
termasuk di dalamnya menyatakan kapan, ke mana dan bagaimana
pesanan dikirimkan.
3. Akhiri surat tersebut dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan
pengirim surat kepada pihak yang menerima pesanan.
Untuk lebih jelasnya, kita perhatikan contoh berikut ini.
Karsono & Rekan

Mal Bandung Blok C-3/10
Telp.Fax. (022) 7568663 (hunting)
Bandung
Kepada
Yth. Ibu Dra. Dewi Komalasari, MBA
di Bandung
Dengan hormat,
Mohon dikirimkan dengan menggunakan kapal laut barang-barang di bawah ini, seperti yang
disebutkan dalam katalog terakhir Anda.
20 # RM 80 Scotch Pine, 5' - 6' @ $ 14 $ 280

50 # RM 90 Scotch Pine 7'-8' @ $ 20 - 1.000
30 # ST20 Frazier Fir, 7'-8' @ $ 25 - 750
Biaya Transportasi - 300
JUMLAH - 2.350
Kami kirimkan bersama ini cek sebesar US$ 2.350 untuk biaya pembelian dan pengapalan pesanan
kami. Untuk pengapalan ini, saya memilih perusahaan Highway Express, sungguh pun pasti Anda
memiliki perusahaan yang menjadi langganan Anda.
Hormat kami,
Karsono, MM
Apa yang dikemukakan dalam surat order/pesanan di atas, pada

prinsipnya tidak berbeda dengan jenis-jenis surat yang sudah kita pelajari
sebelumnya. Dalam surat tersebut disampaikan informasi yang diperlukan
oleh pembaca surat untuk memenuhi apa yang kita harapkan. Konsep empati
yang kita pelajari pada Kegiatan Belajar 1 diwujudkan dalam bentuk
informasi apa yang diperlukan oleh penerima pesanan bila menerima pesanan
dari luar. Karena itu, kelengkapan informasi yang disajikan dalam surat bisa
dinyatakan sebagai perwujudan sikap empati kita dalam penulisan surat.
Sikap empati tersebut, bukan hanya membuat kita lebih komunikatif dan
menjalin relasi namun juga membantu kita memperoleh apa yang kita
harapkan.
D. SURAT KHUSUS
Seperti dikemukakan sebelumnya, surat pun berfungsi untuk menjaga

dan meningkatkan hubungan dengan pihak di dalam dan di luar organisasi.
Apa yang kita kategorikan sebagai surat khusus, lebih banyak berfungsi
untuk menjaga hubungan tersebut. Ada banyak surat yang dikategorikan
sebagai surat khusus, karena dikirimkan pada kesempatan tertentu, kepada
berbagai pihak. Surat khusus tersebut dapat berupa ucapan selamat
memperingati hari besar keagamaan, ucapan selamat atas prestasi, ucapan
selamat ulang tahun, belasungkawa, ucapan terima kasih dan siaran pers
(news-release). Semua surat yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk
menunjukkan empati dan membina hubungan baik dengan
organisasi/lembaga bisnis lain.
Kita perhatikan salah contoh surat khusus yang cukup populer, yaitu
kartu lebaran:
Kita tak perlu banyak membahas, karena surat khusus berupa ucapan
selamat menyambut hari besar keagamaan tersebut merupakan hal yang
lumrah dilakukan. Di sini contohnya adalah kartu selamat lebaran. Tapi bisa
juga untuk yang beragama lain menggunakan surat khusus ucapan Selamat
Natal dan Tahun Baru.
Di samping itu, karena kita lebih menyebutnya sebagai surat khusus dan
bukannya kartu, maka surat khusus seperti ini bisa pula dibuat dalam bentuk
digital yang dikirimkan melalui e-mail. Kini banyak organisasi bisnis
mengirimkan surat khusus seperti selamat Idul Fitri itu dalam bentuk digital
yang disebarkan melalui e-mail kepada para relasinya. Penyampaian surat
khusus dalam format digital itu bisa dilakukan secara lebih cepat, lebih akurat
dan lebih mudah. Format digital surat khusus ini, bisa juga digunakan untuk
berbagai jenis surat khusus seperti ucapan selamat atau ucapan
berbelasungkawa.
Selanjutnya, kita melihat contoh surat ucapan selamat. Ucapan selamat
ini merupakan bentuk apresiasi kita terhadap keberhasilan yang dicapai orang
lain. Memberikan apresiasi merupakan salah satu bentuk menjaga hubungan
baik. Kita secara individual sering mengucapkan selamat ulang tahun kepada
sahabat-sahabat kita. Begitu juga halnya dengan organisasi bisnis, akan
memberikan ucapan selamat atas keberhasilan organisasi bisnis lain yang
merupakan mitra kerja. Kita perhatikan contoh surat ucapan selamat.
Surat ucapan selamat tersebut biasanya akan mendapatkan balasan.

Karena itu, kita pun harus mempersiapkan balasan atas surat tersebut.
Membalas ucapan selamat yang diberikan orang lain merupakan kewajiban
sosial dan bagian dari norma hidup bermasyarakat. Biasanya orang
mengucapkan terima kasih bila menerima ucapan selamat dari orang lain.
Begitu pun dengan organisasi bisnis akan mengucapkan terima kasih atas
apresiasi yang diberikan pihak lain atas pencapaian prestasi tertentu. Kita
perhatikan contoh berikut.
Yosal Iriantara
Bandung
Akan halnya kisah perjalanan hidup manusia yang tidak selalu berada
pada sisi yang menyenangkan, adakalanya manusia harus merasakan derita.
Sakit dan kematian merupakan bagian dari kehidupan manusia. Itu sebabnya,
satu organisasi bisnis menghadapi juga saat-saat ketika salah seorang
karyawannya mengalami musibah. Untuk itu kita perlu mengirim surat
belasungkawa. Surat belasungkawa untuk karyawan dan relasi bisnis,
hendaknya dikirimkan sesegera mungkin. Namun sering kali, karena ingin
menulis pesan yang simpatik dan empati membuat kita terlambat
mengirimkannya. Salah satu cara untuk memecahkan persoalan ini, buatlah
surat dengan nada yang sedikit impersonal yang dapat dibuat dalam bentuk
kartu sehingga bersifat informal. Nyatakan duka cita kita dengan, “Kami
turut merasa kehilangan atas meninggalnya ....” Surat ini sebaiknya dibuat
dengan tulisan tangan.
Kita perhatikan contoh surat belasungkawa berikut ini.
Perusahaan pun adakalanya menyelenggarakan kegiatan yang

mengundang pihak luar. Karena itu, kita pun membahas surat undangan.
Surat undangan ditulis dengan pendekatan deduktif dan relatif pendek. Begitu
pula saat kita akan membalas surat tersebut digunakan pendekatan deduktif
dan induktif. Lihatlah contoh berikut.
Adakalanya perusahaan juga mendapatkan kiriman dari relasinya. Oleh

sebab itu, harus mengucapkan terima kasih. Sebagai bagian dari komunitas
bisnis, sangat wajar kita berterima kasih yang merupakan perwujudan dari
menjadi bagian satu komunitas yang memiliki sopan santun. Kini kita
melihat surat ucapan terima kasih. Dalam menulis surat ini harus tercermin
rasa terima kasih yang mendalam. Surat ini biasanya dibuat sebagai balasan
atas kiriman hadiah/bingkisan yang diterima, kunjungan, wawancara dan
sebagainya. Contoh surat tersebut dapat kita lihat di bawah ini.
E. SURAT SIARAN PERS
Sebenarnya, surat untuk siaran pers ini merupakan bagian dari surat
khusus. Namun karena memerlukan perhatian tersendiri, maka dibuat
menjadi subjudul tersendiri. Kini kita membahas surat siaran pers. Pada satu
ketika, satu organisasi/lembaga bisnis pasti perlu menyampaikan informasi
kepada masyarakat luas melalui bantuan media massa. Untuk itu kita harus
membuat siaran pers. Dalam membuat surat siaran pers ada beberapa hal
yang penting untuk kita perhatikan, yaitu:
1. Surat menggunakan kop surat perusahaan.
2. Menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan.
3. Mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut.
4. Memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya (ingat prinsip 5W +
1H, yaitu informasi yang menjawab pertanyaan apa, siapa, di mana,
kapan, mengapa dan bagaimana).
5. Menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan
informasi.
Kita perhatikan contoh berikut.
Surat siaran pers ini, hanya untuk pemuatan berita singkat di koran. Bila
beritanya ingin lebih panjang, maka isi siaran pers dibuat terpisah dan
menjadi lampiran dari surat siaran pers. Isi surat siaran pers, yang berfungsi
sebagai pengantar penyampaian siaran pers, berisikan keterangan apa isi
siaran pers dan siapa yang bisa dihubungi untuk pemberian informasi lebih
lanjut, bila pihak media massa membutuhkan informasi tambahan. Isi surat
pengantar siaran persnya sendiri biasanya cukup singkat dan ditulis secara
deduktif.
F. SURAT PENJUALAN
Dalam menjual barang atau jasa, ada beberapa cara yang dilakukan. Ada
yang melakukan penjualan langsung, seperti yang biasa kita saksikan dalam
penjualan produk-produk konsumen. Namun ada juga penjualan yang
dilakukan dengan terlebih dulu menyampaikan surat penawaran atau surat
penjualan, khususnya untuk produk-produk korporat atau bahan baku
produksi. Surat penjualan merupakan salah satu bentuk penawaran yang
disusun dengan pendekatan persuasif. Kita membujuk pembeli untuk mau
membeli produk yang kita tawarkan melalui komunikasi yang persuasif.
Meski menggunakan pendekatan persuasi, namun bukan berarti kita
melakukan penjualan dengan cara menjebak orang lain agar bertindak demi
keuntungan kita sendiri. Dalam dunia perdagangan, kejujuran tetap sangat
penting. Kita tidak memainkan kata-kata yang membuat orang lupa dengan
tujuan pembeliannya. Namun kita memberikan informasi sejelas-jelasnya
sehingga pembeli prospektif mempertimbangkan tawaran kita.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, kita harus dapat menggunakan
bentuk penyajian informasi yang baik. Sajian informasi yang baik itu bisa
kita peroleh bila kita mempersiapkan informasi tersebut dengan baik juga.
Dengan informasi yang baik, maka daya bujuk terhadap orang lain sehingga
bersedia memenuhi tawaran kita bisa tercapai. Untuk menulis surat penjualan
yang berdaya persuasi, maka dalam perencanaannya kita menjawab
pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.
1. Gambaran sangat kuat seperti apa yang mendukung produk atau gagasan
kita?
2. Seberapa besar perbedaan produk kita dengan produk para kompetitor?
3. Pesan apa yang akan disampaikan kepada khalayak? Siapa khalayaknya,
dan apa yang diinginkan dan dibutuhkan khalayak?
4. Tindakan seperti apa yang diharapkan dari penerima surat?
5. Prinsip-prinsip penulisan mana yang secara khusus dapat membantu?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas merupakan landasan

untuk merencanakan penulisan surat penjualan. Jawaban atas pertanyaan-
pertanyaan itu, pada dasarnya dapat kita rangkum menjadi:
a. pengetahuan tentang produk;
b. pengetahuan tentang pembaca;
c. identifikasi tindakan yang diinginkan, dan
d. penerapan prinsip-prinsip penulisan.
Sekarang kita bahas ke-4 butir tadi. Pengetahuan kita tentang produk
yang ditawarkan tentu sangat penting. Karena dengan pengetahuan itu kita
bisa melihat manfaat produk dan keunggulan produk dibandingkan produk
serupa. Bahkan untuk produk tertentu, kita pun ada baiknya mengetahui
bahan baku, proses pembuatan, perencanaan, harga dan layanan pascajual
produk tersebut bisa menjadi bagian pengetahuan kita tentang produk
tersebut.
Untuk mengetahui siapa pembaca surat penjualan, kita bisa melihatnya
dari faktor-faktor demografis dan psikografis. Faktor demografis berupa
informasi tentang status sosial-ekonomi, sepeti tingkat pendidikan dan
tingkat pembelanjaan per bulan. Sedangkan secara psikografis bisa dilihat
berdasarkan tipologi tertentu seperti orang yang sudah mapan secara sosial
dan ekonomi, orang yang menyenangi untuk mencoba produk baru atau
orang yang lebih mengutamakan pemenuhan kebutuhan dasar.
Sedangkan identifikasi tindakan yang diinginkan diperlukan untuk
melihat respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu. Apakah pembaca
surat cukup hanya mengenal produk yang ditawarkan atau justru mendorong
mereka membeli produk tersebut. Perbedaan respon yang diharapkan dari
penerima surat ini dengan sendirinya akan membedakan kandungan
informasi yang disampaikan. Namun, apa pun respon yang diharapkan, hal
ini perlu dipertimbangkan sebelum menulis surat.
Ada pun dalam prinsip penulisan surat, kita bisa berpedoman pada aspek
teknis penulisan seperti berikut, yang sebetulnya sudah kita bahas pada
Kegiatan Belajar 1:
1. koherensi/keterkaitan;
2. kesatu-paduan; dan
3. penonjolan.
Di samping itu, ada prinsip lain yang berkenaan dengan penggunaan

bahasa, yang penting dalam menulis surat penjualan yaitu:
1. mempergunakan kata kerja aktif;
2. mempergunakan bahasa yang spesifik;
3. membawa pembaca pada bagian yang penting;
4. menonjolkan pada bagian yang menyatakan penjualan; dan
5. menggunakan kerangka dengan pendekatan induktif, dengan tahapan
(1) meraih perhatian pembaca, (2) memperkenalkan produk dan
membangkitkan minat terhadap produk, (3) memasukkan bukti-bukti
yang meyakinkan, (4) mendorong melakukan tindakan. Anda tentunya

masih ingat dengan prinsip AIDDA dalam modul sebelumnya. Inilah
penerapan prinsip AIDDA tersebut dalam praktik.
Untuk lebih memudahkan pemahaman Anda, kita lihat saja contoh di

bawah ini.
Sekarang kita simak secara lebih teliti, aspek-aspek yang terkandung

dalam surat penjualan tadi. Apa yang disajikan dalam surat tersebut dapat
dipelajari berikut ini:
1 : Menarik perhatian dengan memperkenalkan pengalaman yang
mungkin pernah dialami penerima surat. Menunjukkan
“pentingnya memadukan hobi olahraga dan menonton televisi ”
sebagai butir inti penjualan.

2 : Memperkenalkan produk sebagai satu cara untuk memecahkan
masalah.
3 : Mulai menunjukkan bukti-bukti.
4,5 : Menunjukkan betapa mudahnya memecahkan masalah ─ sebagai
alasan untuk membeli produk.
6 : Melanjutkan pemberian bukti-bukti.
7 : Menunjukkan harga dengan kalimat yang menyatakan pemberian
hadiah kepada yang membeli.
8,9 : Mengasosiasikan dengan tindakan melalui pemberian
penghargaan kepada yang melakukan tindakan, mengidentifikasi
tindakan yang diinginkan, menyederhanakan tindakan dan
pemberian hadiah langsung.
Dengan mempelajari apa yang harus kita lakukan saat menulis surat
penjualan ini, maka berakhir pulalah Modul 4 ini. Untuk meningkatkan
kemahiran menulis surat atau keterampilan melakukan korespondensi ini,
cara terbaik yang perlu dilakukan adalah banyak berlatih. Kemampuan
menulis ―termasuk menulis surat― hanya bisa kita kuasi bila kita banyak
berlatih. Kemampuan menulis ini kurang lebih menyerupai kemampuan
mengendarai sepeda. Seberapa banyak pun kita membaca buku tentang naik
sepeda, namun tidak pernah mencoba naik sepeda maka tentu kita tidak akan
pernah bisa naik sepeda. Begitu juga dalam menulis. Berapa banyak pun
materi atau bacaan tentang korespondensi kita pelajari namun tidak pernah
mencoba menulis surat, maka tidak akan pernah bisa menulis surat dengan
baik.
LAT IH A N

1) Anggaplah Anda diminta atasan saya untuk menulis surat penawaran

kepada calon klien Anda. Produk yang Anda tawarkan adalah produk
teknologi informasi berupa sistem absensi pegawai berbasis teknologi
informasi yang bisa secara akurat mencatat jam kedatangan dan
kepulangan pegawai dengan cara memindai mata pegawai. Sistem
absensi ini terhubung langsung dengan bagian personalia dan keuangan

sehingga bisa menetapkan jumlah gaji/potongan yang diterima pegawai
dan tingkat kedisiplinan pegawai. Cobalah membuat surat penawaran
untuk menjual produk tersebut ke beberapa perusahaan yang memiliki
karyawan di atas 100 orang.
2) Anggaplah, perusahaan Anda ingin mempublikasikan keberhasilannya
meningkatkan jumlah produksi boneka yang diekspor ke Timur Tengah
dari 200.000 buah per tahun menjadi 400.000 buah per tahun.
Peningkatan produksi itu dilakukan karena permintaan pasar yang terus
meningkat. Oleh karena itu perusahaan menginvestasikan dana untuk
pembelian mesin pembuat boneka dengan teknologi paling mutakhir.
Anda diminta membuat surat siaran pers yang dikirimkan ke beberapa
media massa di Indonesia. Cobalah membuat surat siaran pers tersebut.
3) Anggaplah, perusahaan tempat Anda bekerja menerima kiriman cangkir
dan barang merchandise lain dari mitra perusahaan yang sedang
merayakan ulang tahun ke-25. Anda diminta atasan Anda untuk menulis
surat ucapan terima kasih atas pemberian bingkisan tersebut. Cobalah
Anda membuat surat ucapan terima kasih tersebut.
1) Dalam menulis surat hendaknya diperhatikan (a) koherensi/keterkaitan

yang berarti antarbagian atau antarparagraf surat menunjukkan
keterkaitan; (b) kesatu-paduan, yang berarti secara keseluruhan isi surat
itu menyampaikan satu pesan untuk mencapai tujuan tertentu, dan
(c) penonjolan, yang berarti ada bagian tertentu dalam surat yang
dianggap penting dan harus ditonjolkan. Di samping itu, harus
dipertimbangkan pula (a) pengetahuan tentang produk yang ditawarkan
untuk menunjukkan manfaat produk dan keunggulan produk
dibandingkan produk serupa; (b) mengetahui siapa pembaca surat
penjualan, misalnya berdasarkan faktor-faktor demografis dan
psikografis; (c) identifikasi tindakan yang diinginkan untuk melihat
respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu, dan (d) respons yang
diharapkan dari penerima surat.
2) Dalam pembuatan surat untuk siaran pers, ada beberapa pedoman yang
harus diperhatikan, yaitu (a) surat menggunakan kop surat perusahaan;
(b) menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan;
(c) mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut;

(d) memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya; (e) menulis
secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan
informasi.
3) Surat ucapan terima kasih lebih menekankan pada upaya pemeliharaan
hubungan yang sudah terjalin dibandingkan dengan pelaksanaan fungsi
pemberian informasi. Oleh karena itu, biasanya dipilih kalimat yang
menekankan pada usaha memperlihatkan kedekatan hubungan.
R A NG KU M AN
Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari beberapa bentuk surat

yang dapat dikelompokkan menjadi surat rutin dan surat khusus. Di
samping itu kita juga mempelajari penulisan surat penawaran. Bentuk-
bentuk surat yang kita pelajari di sini sebenarnya mengacu pada dua
tujuan penulisan surat. Pertama, menyampaikan informasi. Kedua,
menjalin relasi atau hubungan manusiawi.
Dalam penulisan surat, secara teknis kita sebaiknya mengacu pada
pedoman penulisan surat. Pedoman tersebut mencakup (a) kohe-
rensi/keterkaitan yang berarti antarbagian atau antarparagraf surat
menunjukkan keterkaitan; (b) kesatu-paduan, yang berarti secara
keseluruhan isi surat itu menyampaikan satu pesan untuk mencapai
tujuan tertentu, dan (c) penonjolan, yang berarti ada bagian tertentu
dalam surat yang dianggap penting dan harus ditonjolkan.
Akan halnya pembuatan surat untuk siaran pers, ada beberapa
pedoman yang harus diperhatikan, yaitu (a) surat menggunakan kop
surat perusahaan; (b) menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita
yang diinginkan; (c) mencantumkan nama penanggung jawab resmi
siaran pers tersebut; (d) memberikan informasi yang selengkap-
lengkapnya; (e) menulis secara deduktif dengan memperhatikan
kepadatan dan kejelasan informasi.
Dalam penulisan surat, ada empat hal yang harus kita perhatikan.
Keempat hal tersebut adalah sebagai berikut: (a) pengetahuan tentang
produk yang ditawarkan untuk menunjukkan manfaat produk dan
keunggulan produk dibandingkan produk serupa; (b) mengetahui siapa
pembaca surat penjualan, misalnya berdasarkan faktor-faktor demografis
dan psikografis; (c) identifikasi tindakan yang diinginkan untuk melihat
respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu, dan (d) respons yang
diharapkan dari penerima surat.
Dengan mengingat surat sebagai bentuk komunikasi verbal, maka

penggunaan bahasa menjadi penting. Oleh sebab itu kita sebaiknya
memperhatikan prinsip penggunaan bahasa sebagai berikut:
(a) mempergunakan kata kerja aktif; (b) mempergunakan bahasa yang
spesifik; (c) membawa pembaca pada bagian yang penting;
(d) menonjolkan pada bagian yang menyatakan penjualan, dan
(e) menggunakan kerangka tertentu.
TE S F OR M AT IF 2
1) Adanya keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lain surat, atau
antara satu paragraf dengan paragraf lain sebuah surat, dinamakan ....
A. kompetensi
B. kongruensi
C. koherensi
D. kohesi
2) Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian saat menulis surat untuk

siaran pers adalah ....
A. kop surat
B. permohonan tanggal penyiaran
C. penanggung jawab siaran pers
D. jawaban A, B, dan C benar
3) Dalam menulis surat penjualan atau surat penawaran, kita menguraikan

manfaat dan keunggulan produk. Sebenarnya pengetahuan kita tentang
hal tersebut dinamakan pengetahuan ….
A. produk
B. khalayak
C. konsumen
D. media
4) Dalam mengidentifikasi penerima surat, bila kita melihatnya dari jenjang

pendidikan penerima surat, maka kita melakukan identifikasi
berdasarkan aspek ….
A. psikografis
B. demografis
C. psiko-demografis
D. ideografis
5) Surat ucapan terima kasih, ucapan selamat, dan ucapan belasungkawa

merupakan surat yang lebih menekankan pada pelaksanaan fungsi ….
A. komunikasi
B. informasi
C. relasi
D. identifikasi


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) A 1) C
2) B 2) D
3) C 3) A
4) D 4) B
5) B 5) C
Glosarium
Korespondensi : Kegiatan komunikasi secara tertulis melalui

surat, baik surat konvensional maupun surat
elektronika; populer juga dengan istilah
kegiatan surat-menyurati.
Perencanaan Komunikasi : Kegiatan yang dilakukan sebelum
melaksanakan kegiatan komunikasi yang
pada intinya menetapkan tujuan komunikasi
dan khalayak sasaran komunikasi.
Surat Elektronika : Surat yang ditulis dengan menggunakan
fasilitas yang disediakan di internet. Lebih
populer dengan sebutan e-mail.
Surat Konvensional : Surat yang ditulis di atas kertas dengan
tujuan tertentu.
Daftar Pustaka
Bovee, Courtland L. dan John V. Thill. (1989). Business Communication

Today. New York: McGraw-Hill Inc.
Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993).
Business Communication. Belmont: Wadsworth Publishing Co.
The Spin Project. (2005). Strategic Communication Planning. San Fransisco:

The Spin Project.
Modul 5
Menulis Proposal dan Laporan

Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
S ering sekali kita mendengar, “mana laporannya?”, “saya masih

menunggu laporan” atau “tolong buat laporannya”. Pernyataan tersebut
menunjukkan pentingnya laporan dalam kegiatan yang dilakukan satu
organisasi. Karena itu selalu ditanyakan mana laporannya atau masih
ditunggu laporannya. Laporan biasanya dibuat dari seseorang yang hierarkis
lebih rendah posisinya kepada orang yang posisinya dalam hierarkis
organisasi lebih tinggi.
Pada Modul 5, kita mempelajari kegiatan komunikasi bisnis yang
berbasis komunikasi tertulis lainnya, yakni penulisan laporan dan proposal.
Kedua kegiatan komunikasi tertulis tersebut, tidak dapat kita hindari dalam
kegiatan bisnis apa pun. Setiap tahunnya berbagai laporan tertulis di buat
oleh perusahaan untuk berbagai publiknya, misalnya laporan tahunan,
laporan produksi atau laporan yang dibuat kelompok studi perusahaan yang
disampaikan pada pemegang saham, dewan Komisaris, dewan direksi atau
pemerintah. Begitu juga halnya dengan penulisan proposal, setiap tahunnya
puluhan proposal tertulis mungkin dibuat sebuah organisasi/lembaga bisnis.
Proposal tersebut dapat dalam bentuk penawaran untuk menjadi pemasok
pada pemerintah, dapat juga proposal untuk memperbaiki kinerja organisasi,
atau proposal untuk meningkatkan kapasitas produksi.
Laporan pada dasarnya menyajikan informasi tentang bidang tertentu
secara sistematis dan objektif untuk individu tertentu dalam organisasi yang
akan dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis
atau tujuan organisasi. Laporan juga ditujukan untuk pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah. Karena pentingnya laporan itu, maka tentu saja,
dalam menyusunnya mesti didasarkan pada informasi yang akurat dan
lengkap.
Sedangkan proposal pada dasarnya merupakan usulan yang
menggambarkan kondisi saat ini dan kondisi yang hendak dicapai dengan
upaya-upaya perbaikan yang rasional. Sama halnya dengan laporan, proposal

disampaikan pada individu tertentu. Dalam proposal juga diperinci langkah-
langkah yang diperlukan untuk mengubah kondisi saat ini untuk mencapai
kondisi yang diinginkan. Karena itu, dalam proposal pun mesti terkandung
informasi yang akurat, utuh dan lengkap sehingga usulan tindakan yang
dilakukan didasarkan pada informasi yang tepat dan benar.
Kedua hal tersebut mesti ditulis dengan teknik tertentu, sehingga
kalimat-kalimat tertulis tersebut tidak menimbulkan penafsiran ganda. Kita
akan mempelajari hal tersebut melalui dua kegiatan belajar pada modul ini.
Pertama, “Penulisan Laporan” dan kedua, “Penulisan Proposal”. Kedua
bentuk komunikasi tertulis ini kita pelajari dengan pendekatan yang bersifat
teknis.
Setelah mempelajari modul ini diharapkan Anda dapat menjelaskan:
1. menulis laporan dalam konteks komunikasi bisnis;
2. menulis proposal dalam konteks komunikasi bisnis.
Kegiatan Belajar 1
Menulis Laporan
T idak mungkin ada organisasi yang tidak membutuhkan laporan dari

stafnya. Ada berbagai macam laporan yang dibuat untuk berbagai
kepentingan. Laporan menjadi medium komunikasi bisnis yang biasanya
merupakan kegiatan komunikasi internal organisasi. Meski adakalanya juga
laporan tersebut dibuat sebagai bentuk kegiatan komunikasi bisnis eksternal
karena disampaikan kepada publik di luar organisasi seperti lembaga regulasi
dan pengawas atau pemerintah.
Bila dilihat berdasarkan waktu kita bisa menemukan beberapa laporan.
Ada laporan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, kuartalan, semesteran
atau tahunan. Untuk kepentingan komunikasi internal misalnya ada laporan
produksi harian, laporan pemasaran harian atau laporan penjualan harian.
Ada pula laporan penjualan mingguan, laporan produksi triwulanan atau
semesteran. Semua itu kemudian membentuk laporan tahunan. Laporan
tahunan biasanya disampaikan kepada lingkungan internal dan eksternal
organisasi.
Berdasarkan kejadiannya, kita bisa membuat kategori laporan rutin dan
laporan insidental. Laporan produksi harian misalnya merupakan laporan
rutin. Laporan rutin ini dibuat secara berkala berdasarkan jadwal yang sudah
ditetapkan. Sedangkan laporan insidental merupakan laporan yang dibuat
berdasarkan terjadinya satu peristiwa. Staf yang mengikuti seminar di luar
negeri biasanya diminta menulis laporan, merupakan contoh laporan
insidental. Laporan insidental pun bisa diminta bila terjadi musibah seperti
kebakaran yang menimpa salah satu gedung unit produksi. Laporan insidental
biasanya merupakan laporan yang diminta karena ada satu peristiwa.
Berdasarkan formatnya, laporan-laporan tersebut bisa dikategorikan
sebagai laporan informal dan laporan formal. Laporan informal pada dasar-
nya adalah laporan yang dibuat secara ringkas yang penulisan dan
penyajiannya tak seketat struktur penulisan dan penyajian laporan formal.
Adakalanya laporan informal ini disampaikan secara lisan. Sedangkan
laporan formal selain strukturnya ketat, juga lebih analitis dan lebih
mendalam dibandingkan laporan informal. Baik laporan informal maupun
laporan formal sama-sama bisa dipergunakan pihak yang berada di dalam
organisasi seperti manajer atau direksi dan pihak di luar organisasi seperti
konsultan perusahaan atau mungkin mahasiswa yang sedang melakukan

penelitian untuk menulis skripsi, tesis atau disertasi.
Laporan tersebut dapat dibuat oleh bagian-bagian atau divisi-divisi
dalam organisasi/lembaga bisnis dengan rentang waktu tertentu yang
merupakan laporan rutin. Dapat juga berupa laporan insidental yang dibuat
karena adanya penugasan atau kegiatan tertentu, seperti laporan kelompok
kerja yang ditugaskan untuk mengkaji hal tertentu yang berkaitan dengan
organisasi/lembaga bisnis seperti rencana ekspansi perusahaan atau rencana
adaptasi terhadap perkembangan bisnis regional.
Memang tidak semua laporan tersebut dibuat secara tertulis. Ada juga
laporan yang disampaikan secara lisan. Laporan yang disampaikan secara
lisan itu, tidak kita kategorikan sebagai laporan dalam konteks dokumen
bisnis. Mengingat dokumen bisnis tentunya merupakan bentuk tertulis. Fokus
kita pada Kegiatan Belajar 1 ini adalah laporan tertulis. Karena laporan lisan
sering kali hanya disampaikan dalam bentuk karena ada pertanyaan dari
atasan kepada bawahan yang diminta menyampaikan laporannya. Cara
menyampaikannya pun menjadi bergantung pada kemampuan kita untuk
berbicara. Sedangkan laporan yang dibuat secara tertulis tentu saja selain
harus memenuhi syarat atau karakteristik laporan, juga harus disampaikan
dengan teknik penulisan tertentu sehingga isi laporan tersebut dapat
dimengerti maksudnya. Ini berarti, di samping kepandaian melaporkan ada
juga keterampilan komunikasi lain yang harus dikuasai yakni menulis.
A. PENGERTIAN LAPORAN
Untuk membantu memudahkan pemahaman, kita awali pembahasan ini

dengan menguraikan pengertian laporan. Menurut Himstreet, et al. (1983:
109), laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi
kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan
keputusan atau memecahkan persoalan”. Definisi yang kurang lebih sama
juga dikemukakan Quible, Johnson, dan Mott (1996: 74).
Dengan mengacu pada pengertian tadi, maka kita bisa menyatakan
bahwa laporan itu (a) diminta oleh orang yang kewenangannya lebih tinggi;
(b) arusnya dari bawah ke atas; (c) ditulis secara sistematis; (d) objektif, dan
(e) dipersiapkan untuk khalayak yang terbatas.
B. JENIS LAPORAN
Selanjutnya, agar pemahaman kita terhadap laporan menjadi makin utuh,

kita membahas jenis-jenis laporan. Untuk sebagian, jenis laporan ini sudah
kita bahas pada bagian awal Modul 5 ini. Namun, sekarang kita memperluas
cara pandang kita terhadap jenis-jenis laporan ini. Kita perlu mengetahui
jenis-jenis laporan karena ada beberapa jenis laporan dan ada pula
bermacam-macam tujuan menulis laporan.
Kita awali dengan jenis dan klasifikasi pertama yaitu laporan formal dan
laporan informal. Sebenarnya, semua laporan dapat dikelompokkan menjadi
laporan formal dan laporan informal ini. Seperti kita ketahui, laporan formal
umumnya sangat menekankan objektivitas, dengan struktur organisasi
pelaporan yang ketat, memuat data dan fakta secara rinci, analitis dan
mendalam, dan penulisannya menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan
personal. Sedangkan laporan informal biasanya hanya singkat dan
menggunakan bahasa yang tidak baku. Memo intern bisa juga kita sebut
sebagai satu bentuk laporan informal.
Selanjutnya, kita dapat melihat laporan dari panjang dan pendeknya
laporan. Namun penjelasan tentang panjang pendeknya laporan tak banyak
artinya. Karena yang terpenting di sini bukan panjang-pendek atau tipis
tebalnya laporan melainkan isi laporan tersebut. Kita dapat saja menemukan
ada laporan yang hanya ditulis dalam secarik kertas yang dinamakan memo
intern seperti dicontohkan tadi. Tapi dapat juga menemukan ada laporan
setebal ―sebutlah― 30 halaman. Memang, panjang-pendeknya laporan akan
berkaitan dengan formal dan tidak formalnya laporan. Untuk laporan
informal, secarik kertas sudah cukup. Namun untuk laporan formal, bisa saja
dituangkan dalam naskah laporan yang tebalnya sampai 30 halaman atau
bahkan lebih.
Sekarang kita melihat jenis lain laporan dengan melihat kandungan atau
isi laporan. Ada laporan yang isinya informatif dan ada pula yang bersifat
analitis. Laporan informatif menyajikan informasi objektif tentang salah satu
bagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis yang disampaikan kepada
bagian/divisi lain dalam organisasi. Sedangkan laporan analitis menyajikan
data untuk membantu memecahkan persoalan. Kita bisa mencontohkan
laporan informatif ini adalah laporan tahunan, neraca keuangan bulanan,
laporan jumlah karyawan yang mangkir dan laporan tahunan omset penjualan
produk. Sedangkan laporan analitis, misalnya berupa laporan penilaian
kelayakan bisnis properti, atau laporan studi kelayakan yang dibuat

perusahaan konsultan.
Kita pun bisa melihat karakteristik berdasarkan khalayak sasaran laporan
tersebut. Berdasarkan hal tersebut kita bisa membagi laporan menjadi laporan
vertikal atau lateral. Pada saat kita merumuskan pengertian laporan sudah
disebutkan bahwa laporan itu merupakan arus informasi dari bawah ke atas,
sehingga bergerak vertikal. Fungsi laporan vertikal ini merupakan
pelaksanaan salah satu fungsi manajemen yakni kontrol. Sedangkan laporan
lateral, disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berbeda namun
secara hierarkis levelnya sama pada satu organisasi/lembaga bisnis. Misalnya
laporan yang disampaikan dari bagian pemasaran pada bagian keuangan.
Fungsi laporan lateral ini adalah agar manajemen dapat menjalankan
koordinasi antarbagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis.
Kita pun bisa melihat laporan berdasarkan posisi khalayak sasaran
laporan itu dalam hubungannya dengan organisasi, apakah pihak di dalam
atau di luar organisasi. Karena itu dikenal juga istilah laporan eksternal atau
internal. Laporan internal, seperti tercermin dari istilahnya, tentu
disampaikan kepada orang/publik yang berada di dalam lingkungan
organisasi/lembaga bisnis bersangkutan. Laporan internal ini misalnya
laporan harian produksi dan pemasaran. Sedangkan laporan eksternal, seperti
tercermin dari namanya disampaikan kepada pihak luar organisasi/lembaga
bisnis. Laporan neraca tahunan perusahaan-perusahaan yang go public yang
biasanya dimuat sebagai iklan di media cetak tentunya merupakan laporan
yang ditujukan kepada publik di luar organisasi/lembaga bisnis tersebut.
Di samping itu, kita pun bisa melihat laporan berdasarkan jangka waktu
pembuatan yang dinamakan laporan berkala dan manfaat laporan tersebut
yang dinamakan laporan fungsional. Laporan berkala atau reguler, dibuat
berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan. Misalnya laporan produksi dan
penjualan harian, mingguan, bulanan atau semester dan trimester. Sedangkan
laporan fungsional dilihat dari fungsi yang dijalankan di dalam satu
organisasi, seperti laporan akuntan, laporan penjualan, laporan keuangan dan
laporan personalia.
Untuk menambah pemahaman kita terhadap laporan ini, kita melihat
Gambar 5.1. berikut.
FORMAL
Penelitian Ilmiah
Laporan Ringkas
Laporan Panjang
Memo Laporan Tak Rutin

Laporan Surat
Laporan Terformat
Memo Laporan Berkala
INFORMAL
Sumber: Himstreet, et al. (1993)
Gambar 5.1.
Kontinum Formalitas Laporan
Gambar 5.1 menunjukkan satu kontinum. Bagian atas kontinum adalah

laporan formal yang makin ke bawah makin menunjukkan derajat
keformalannya. Laporan berkala atau laporan rutin dikategorikan sebagai
laporan informal karena pembuatan laporan tersebut dibuat berdasarkan
jangka waktu tertentu seperti laporan mingguan atau laporan harian.
Sedangkan laporan yang panjang merupakan laporan formal, karena tidak
mungkin setiap hari atau setiap minggu membuat laporan panjang. Misalnya,
ada laporan penjualan harian dan mingguan, untuk laporan informal. Begitu
dibuat laporan formal, maka laporan penjualan tersebut merupakan laporan
penjualan per semester atau per tahun. Begitu juga halnya dengan laporan
terformat yang dibuat harian atau mingguan yang kolom isiannya sudah
tersedia atau terformat dikategorikan sebagai laporan informal, namun
laporan penelitian tentu merupakan laporan formal.
Dengan memperhatikan tujuan penulisan laporan adalah untuk
pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, tentu laporan itu bersifat
vertikal. Artinya laporan itu berasal dari bawahan kepada atasan, atau dari
mereka yang kewenangannya lebih rendah kepada orang yang

kewenangannya lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Untuk lebih jelasnya,
kita lihat Gambar 5.2 yang menunjukkan arus laporan.
PEMEGANG SAHAM
Laporan Kemajuan Berkala
LAPORAN
DEWAN DIREKSI
Pembuat Kebijakan
LAPORAN
MANAJEMEN EKSEKUTIF
Pengambil Keputusan
LAPORAN LAPORAN LAPORAN
FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF

Produksi Keuangan Distribusi SDM
Gambar 5.2.
Arus Laporan
Gambar 5.2 menunjukkan laporan “bergerak” dari bawah ke atas

mengikuti hierarki organisasi. Bagian yang berfungsi operasional secara
berkala menulis laporan pada manajemen eksekutif. Laporan itu bisa berupa
laporan produksi harian atau mingguan, laporan penjualan harian, mingguan,
bulanan, triwulanan, dan seterusnya. Berdasarkan laporan tersebut,
manajemen eksekutif dapat mengambil keputusan atau tindakan yang
diperlukan, misalnya meningkatkan penjualan atau menambah/mengurangi
SDM pada bagian tertentu sehingga terjadi mutasi, atau ─dalam kondisi
buruk─ melakukan pemutusan hubungan kerja. Manajemen eksekutif pun

membuat laporan pada dewan direksi yang memiliki kewenangan untuk
pengambilan keputusan. Begitu seterusnya hingga laporan itu disampaikan
juga pada pemegang saham, misalnya dalam bentuk laporan tahunan yang
menggambarkan kemajuan/kemunduran/stagnasi organisasi.
Pertanyaannya kini, bagaimana cara menetapkan format dan panjang
laporan. Apakah formatnya formal atau informal, panjangnya cukup satu
halaman, belasan halaman atau puluhan halaman? Terus terang, penetapan
format dan panjang laporan itu bukan perkara gampang. Karena terkait
dengan berbagai aspek seperti ketetapan perusahaan dan kemampuan orang
yang menulis laporan. Untuk laporan harian atau mingguan biasanya sudah
ditetapkan format laporan dalam bentuk kolom-kolom dalam satu tabel yang
harus diisi yang kemudian dibuat rekapitulasi bulanannya untuk laporan
mingguan atau rekapitulasi mingguan untuk laporan harian. Bila formatnya
sudah dipersiapkan tentu bukan perkara sulit membuat laporan, karena
tinggal mengisi saja. Kita lihat contoh format laporan yang sudah disiapkan
perusahaan.
Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Tanggal Masukan* Masukan Hari** Uraian/Lokasi

22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Jumlah
* T Perjalanan PH Libur
D Di lokasi AL Cuti Tahunan
pekerjaan O Lain-lain
SL Cuti sakit
** Masukan satu hari penuh, ½ hari atau ¼ hari
Disampaikan oleh, Mengetahui, Menyetujui

Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Gambar 5.3.
Contoh Format Laporan
Ada kalanya juga, orang ingin membuat laporan cukup panjang namun
apa daya kemampuannya dalam menulis laporan tidak ada. Akibatnya
laporan menjadi singkat dan pendek. Karena itulah, panjang-pendeknya
laporan sering kali bergantung pada kemampuan pembuat laporan
dibandingkan dengan apa yang mesti dilaporkannya. Kita akan menelaah
lebih lanjut mengenai panjang-pendeknya laporan ini pada subbagian berikut
dari Kegiatan Belajar 1 Modul 5 ini.
C. BENTUK-BENTUK LAPORAN
Dalam membahas bentuk-bentuk laporan ini, kita kembali pada laporan

formal dan laporan informal. Kini kita melihat bentuk-bentuk laporan seperti
berikut ini.
1. Laporan Informal
a. Memorandum, yang biasanya merupakan laporan rutin yang sering kali
hanya didistribusikan secara internal meski mungkin juga didistribusikan
secara eksternal.
b. Surat, yang mirip dengan laporan memorandum namun surat biasanya
hanya ditujukan pada pihak yang berada di luar organisasi.
c. Manuskrip, yang merupakan semacam laporan resmi namun lebih
ringkas. Dalam manuskrip ini tak ada rangkuman, daftar isi, daftar tabel
atau bibliografi seperti dalam laporan formal. Manuskrip ini bisa disebut
sebagai edisi ringkas laporan formal, sehingga dikategorikan sebagai
laporan informal.
d. Laporan justifikasi, yang merupakan laporan yang mendukung atau
dijustifikasi pengambilan keputusan atau tindakan tertentu untuk
menyelesaikan masalah, seperti laporan dari bagian penjualan pada
manajer penjualan agar melakukan tindakan tertentu guna meningkatkan
penjualan produk.
e. Laporan berkala, yakni laporan yang disampaikan berdasarkan jangka
waktu tertentu seperti laporan harian, laporan mingguan atau laporan
bulanan.
f. Laporan staf, yang merupakan laporan yang disampaikan staf pada
atasannya setelah atas menetapkan keputusan atau mengambil tindakan
tertentu. Dalam laporan ini dikemukakan dampak dari pengambilan
keputusan atau tindakan tersebut.
g. Laporan kelayakan, yaitu laporan kelayakan pengambilan tindakan
tertentu.
h. Laporan audit, yang berisikan informasi atas hasil penyelidikan tentang
beberapa hal dari fase operasi organisasi.
2. Laporan Formal
Laporan formal dapat dilihat berdasarkan:
a. Panjangnya, yang lebih panjang dari laporan informal.
b. Formatnya, mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format
standar yang ditetapkan seperti dalam laporan informal.
c. Lebih banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, bagan, dan
grafik.
d. Ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.
D. FORMAT LAPORAN
Tadi sudah kita bahas tentang format laporan. Untuk menentukan format
laporan dan panjang laporan, berikut ini ada beberapa hal yang dapat
dijadikan acuan. Ada tiga hal yang penting kita perhatikan dalam
menentukan panjang dan format laporan, yaitu:
1. Apa yang ingin dilaporkan.
2. Apakah urutan laporan bersifat langsung atau tidak langsung, dan
3. Apakah mengikuti urut-urutan logis atau topikal.
Lantas, apa pertimbangan dalam mengambil format tertentu dalam

menulis laporan? Untuk keperluan ini, kita bisa membuat pertimbangan
berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
1. informasi apa yang harus ditulis; haruskah semua bahan yang kita miliki
masuk ke dalam laporan atau membuang beberapa bagian data;
2. pendekatan psikologis apa yang paling tepat untuk pembaca tertentu
laporan kita; haruskah kita menggunakan urutan langsung yang
mengarah pada gagasan utama (rangkuman temuan penting, kesimpulan
dan rekomendasi) ataukah menggunakan urutan tidak langsung yang
berurut dari fakta lalu secara bertahap masuk pada gagasan utama, dan
3. metode subbagian, metode pembagian mana yang akan memungkinkan
bahan yang kita sampaikan jadi jelas dan meyakinkan pembaca laporan;
haruskah kita mengorganisasikan berdasarkan urutan kejadian,
kepentingan, kronologi, lokasi, hubungan antarruang atau kategori; atau
kita mengorganisasikan gagasan berdasarkan logika argumentatif.
E. ORGANISASI LAPORAN
Sekarang kita membahas organisasi laporan. Tentu saja yang kita bahas
di sini adalah laporan formal yang jumlah halamannya lebih dari satu
halaman. Seperti halnya banyak karya tulis yang cukup panjang, organisasi
penulisan laporan formal umumnya terdiri atas (a) pembukaan, (b) isi,
(c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk laporan informal mengikuti
format yang ditetapkan organisasi masing-masing, dan tidak mengikuti
struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal berdasarkan
konvensi.
Secara rinci, isi laporan formal itu adalah sebagai berikut.

A. Pembukaan, yang meliputi:
1. Judul laporan, nama dan jabatan orang yang menerima laporan,
nama dan jabatan penulis laporan, nama perusahaan dan kota lokasi
perusahaan, serta waktu penyampaian laporan
2. Lembar otorisasi, yang menyatakan dasar penyusunan laporan
seperti surat direksi, latar belakang dan teknis penyiapan laporan
3. Surat pengantar, yang menjelaskan untuk apa dan siapa laporan
dibuat
4. Daftar isi
5. Daftar Tabel
6. Daftar Gambar
7. Abstrak/Rangkuman
B. Isi
1. Pendahuluan
a. Latar belakang
b. Rumusan masalah
c. Ruang lingkup
d. Metodologi
e. Rumusan Masalah
f. Batasan Masalah
g. Latar belakang sejarah permasalahan
h. Organisasi laporan
2. Isi Laporan
C. Penutup
1. Rangkuman
2. Kesimpulan
3. Rekomendasi
D. Lampiran
1. Bibliografi
2. Lampiran-lampiran
Kita awali pembahasan organisasi karangan ini dengan bagian

pendahuluan sebagai bagian dari isi laporan. Fungsi utama bagian
pendahuluan adalah (a) menempatkan laporan dalam konteks yang luas yang
terkait dengan permasalahan dan penugasan, (b) menyatakan tujuan laporan
tersebut kepada pembacanya, (c) membawa pembaca untuk mengetahui apa
yang diharapkan dalam isi dan organisasi laporan tersebut, dan (d)
menentukan nada laporan dan hubungan antara pembaca dan penulis.
Panjang pendahuluan bergantung pada panjang laporan. Karena itu kita tidak
harus membuat pendahuluan sampai 5 halaman untuk laporan yang hanya 7
halaman panjangnya.
Kita bisa melihat contoh pendahuluan sebuah laporan yang berjudul
“Efisiensi Biaya Perjalanan di PT Sarana Teknologi Utama”, berikut ini.
Maksud dan Tujuan

Tujuan laporan ini adalah menganalisas biaya
PENDAHULUAN perjalanan dan uang saku, mengevaluasi dampak perubahan
PT Sarana Teknologi Utama sejak lama yakin peraturan perpajakan, serta memberi masukan untuk
bahwa perjalanan bisnis merupakan cara yang paling efektif melakukan kontrol manajemen yang ketat atas biaya
untuk menjalankan operasi perusahaan. Akibatnya, para perjalanan dan uang saku.
karyawan perusahaan sejak awal ditekankan bersedia Namun sekalipun laporan ini menguraikan garis
melakukan perjalanan bisnis ke luar kota dan luar negeri. besar sejum lah lang kah yang dapat diambil untuk
Biaya yang harus dibayarkan perusahaan untuk ini meliputi mengurangi biaya perjalanan dan uang saku itu, tapi
biaya perjalanan dan uang saku. Falsafah perusahaan yang perhitungan keuangan yang pasti langkah tersebut terhadap
seperti ini jelas membantu meningkatkan morale karyawan, neraca keuangan perusahaan sulit diproyeksikan. Perkiraan
namun perusahaan harus menyediakan biaya yang cukup yang dilaporkan di sini hanyalah “tebakan terbaik” yang
besar. Kita bisa melihat, anggaran untuk biaya perjalanan kiranya dapat dilakukan sebagai langkah penghematan
dan uang saku pada tahun lalu mencapai Rp 1,5 milyar, yang Namun sebelum tahapan-tahapan yang diusulkan di sin
berarti Rp 0,5 milyar lebih besar dibandingkan dengan benar-benar dijalankan, sukar untuk mengetahui bagaimana
an ggaran untuk penelitian dan pen gembangan yan g cara mengurangi biaya perjalanan dan uang saku tersebut.
sebenarnya sangat penting untuk kemajuan perusahaan. Sumber dan Metode
Tahun ini, biaya perjalanan dan uang saku yang Dalam mempersiapkan laporan ini, bagian
harus dibayarkan ini pasti mempengaruhi keuntungan keuangan menganalisa laporan pengeluaran internal selama
perusahaan. Apalagi pemerintah sudah mengeluarkan 5 tahun terakhir untuk menentukan berapa banyak uang
peraturan perpajakan dan pengupahan yang baru. Pada saat yang dikeluarkan untuk biaya perjalanan dan uang saku.
yang sama pe r u sah aan me mpe r hi tu ng kan, ju ml ah Data tersebut kemudian dibandingkan secara statistik
pendapatan tahun ini diperkirakan melemah karena situasi dengan data dari perusahaan serupa yang kami peroleh dari
bisnis yang tidak sehat. Berdasarkan hal tersebut, Direktur iklan di suratkabar dan pemberitaan majalah/suratkabar
Administrasi Ir. Joenoes Hassan, MM meminta bagian Bagian keuangan pun menganalisa informasi yang mungkin
keuangan untuk meninjau-ulang anggaran untuk biaya bisa diperoleh meng enai kebijakan perpajakan dan
perjalanan dan uang saku. pengupahan yang baru. Tulisan di majalah dan suratkabar
disaring untuk menentukan bagaimana perusahaan lain
mengatasi tingginya biaya perjalanan bisnis dan uang saku.
Selanjutnya, marilah kita periksa contoh di atas. Setelah diperiksa, coba

tentukan, pendahuluan di atas menggunakan topik-topik apa saja dari daftar
topik berikut: (a) otorisasi: kapan, bagaimana dan oleh siapa laporan
diotorisasi dan siapa yang menulis laporan tersebut dan kapan laporan
tersebut disampaikan. Penggunaan otorisasi ini sangat penting terutama kalau
tidak disertai surat pengantar; (b) Masalah/tujuan. Disampaikan alasan-
alasan penulisan dan tujuan yang ingin dicapai sebagai hasil laporan ini
dituliskan; (c) Ruang lingkup. Ditegaskan apa yang tercakup dan tidak alam
laporan. Ruang lingkup menunjukkan juga Panjang-pendek dan kompleksitas
laporan: (d) Latar Belakang. Dituliskan kondisi dan faktor sejarah
dimasukkan ke dalam laporan. Bagian ini memungkinkan pembaca
memahami bagaimana masalah tersebut berkembang dan seberapa jauh
penanganan yang dilakukan terhadap masalah itu; (e) Sumber dan Metode.
Dijelaskan sumber-sumber informasi sekunder dan sumber dari hasil survei,
eksperimen dan pengamatan. Pada bagian ini disampaikan kepada pembaca
sumber yang kita gunakan, bagaimana sampel ditentukan, ruang lingkup
sampelnya dan cara penentuan sampel, cara penyusunan kuesioner, prosedur
selanjutnya yang digunakan. Semua itu harus disajikan secara rinci agar
pembaca mempercayai laporan dan agar mereka yakin bahwa sumber dan
metode yang digunakan cukup memuaskan.
Selanjutnya, (f) Definisi. Dalam laporan ini dinyatakan definisi-definisi
mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Bisa jadi ada
beberapa istilah yang kurang familier bagi pembaca, namun yang terpenting
adalah memahami esensinya. Misalnya istilah duosony yang didefinisikan
sebagai ekspresi yang familier yang digunakan dengan cara-cara tertentu;
(g) Pembatasan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas laporan seperti
jumlah anggaran, pekerjaan yang harus dilakukan atau kondisi lingkungan
sosial harus diperhatikan. Hal ini dimaksudkan agar hasil yang akan
diperoleh dapat diperhitungkan secara akurat; (h) Organisasi laporan.
Organisasi laporan (topik disusun dengan cara seperti apa dan apa saja yang
tercakup di dalamnya) harus juga dituliskan. Bagian ini adalah merupakan
peta perjalanan yang membantu pembaca memahami pendekatan yang
dipergunakan sehingga memudahkan pemahaman.
Setelah bagian pendahuluan, kini kita memasuki bagian isi yang
merupakan bagian terpenting atau roh dari sebuah laporan. Bagian isi ini
merupakan nyawa sebuah laporan, karena pada bagian inilah berbagai
temuan disampaikan. Karena itu kita harus mengetahui bagaimana cara
menulis bagian isi ini, dan apa saja yang harus masuk ke dalamnya.
Hal pertama yang harus diperhatikan, adanya uraian rinci untuk
mendukung penarikan kesimpulan dan pemberian rekomendasi. Bab isi ini
terdiri dari beberapa bagian yang tiap-tiap bagiannya terdiri dari beberapa
subbagian berupa sajian, analisis dan interpretasi temuan data hasil
penyelidikan kita. Subbagian ini penting untuk mendukung kesimpulan dan
rekomendasi. Kemampuan kita berpikir logis dan melihat permasalahan
secara analitis akan melahirkan penarikan kesimpulan yang tepat dan
pemberian rekomendasi yang bisa menyelesaikan pokok permasalahan.
Salah satu permasalahan yang kerap kita jumpai dalam menuliskan
bagian isi ini adalah kebiasaan kita untuk menggunakan kalimat-kalimat
abstrak. Misalnya, kita merekomendasikan dengan menggunakan kalimat
abstrak, “masih perlu dilakukan upaya peningkatan mutu agar produk yang
dihasilkan menjadi lebih baik lagi”. Kalimat seperti itu belum kongkret
padahal rekomendasi membutuhkan saran kongkret yang operasional atau
bisa dijalankan.
Bagaimana menentukan isi yang akan ditulis bergantung pada seberapa
rinci kita menyajikan data. Sebaiknya penentuan isi tersebut didasarkan pada
sifat informasinya, tujuan laporan dan pembacanya. Dalam bab isi ini, data
dapat dirinci dalam bentuk tabel, grafik dan lampiran. Ketika menuliskan bab
isi ini, kita sebaiknya mulai menentukan apakah kesimpulan atau
rekomendasi dan rangkuman kita masukkan ke dalam bab isi atau menjadi
bab tersendiri. Pokoknya, kita harus ingat bahwa pembaca tidak direpotkan
oleh hal tersebut.
Kita lihat contoh bab isi sebuah laporan dengan melanjutkan contoh
untuk bab pendahuluan di atas:
Tahun lalu jumlah perjalan an yang dilakukan
TINGGINYA BIAYA PERJALANAN DAN UANG karyawan dari berbagai tingkatan mencapai 5.000 kali
SAKU perjalanan. Perjalanan tersebut bila dihitung dengan jarak
Meskipun banyak perusahaan memandang biaya seluruhnya berjumlah 3.000 mil udara penerbangan, yang
perjalanan dan uang saku sebagai biaya “insidental” untuk rata-rata biaya per milnya mencapai Rp 6.000,00. Itu belum
berbisnis, namun biaya yang dikeluarkan terus meningkat. termasuk biaya makan di restoran, sewa mobil atau taksi
Tahun lalu, berbag ai perusahaan bisn is di Indonesia dan uang saku.
membelanjakan lebih dari Rp 600 milyar rupiah untuk biaya Gambar 1 menunjukkan pembiayaan untuk biaya
perjalanan dan uang saku. Di PT Sarana Teknik Utama, biaya perjalanan dan uang saku yang mencakup biaya transportasi
yang dikeluarkan untuk tiket pesawat, hotel, restoran, sewa dan akomodasi yang diperkirakan mencapai 70% dari
mobil/taksi dan uang saku pada tahun lalu mencapai Rp 12 keseluruhan biaya perjalanan dan uang saku.
milyar. Biaya perjalanan dan uang saku meningkat 12% Gambar 1
selama 5 tahun ini. Anggaran sebesar itu untuk perusahaan ini Alokasi Biaya Perjalanan dan Uang Saku
jelas cukup besar.

TIK ET PES AW A T
Rp 10 Milyar Biaya Perjalanan dan Uang Saku
48 %
Biaya perjalanan dan uang saku yang dianggarkan
perusahaan sebesar 8% dari pendapatan perusahaan. Memang
jumlah anggaran sebesar itu cukup kecil bila dibandingkan 6%
LA IN -LA
I IN
DAS
MO
IL
dengan anggaran untuk gaji pegawai dan komisi untuk AKO
B
10 %
MO
25 %
distributor. Namun, anggaran sebesar itu menduduki posisi
A
W
SE
14 %
pengeluaran terbesar ketiga di lingkungan perusahaan. UANG SA KU
Selanjutnya, kita membahas bab rangkuman, kesimpulan dan

rekomendasi. Rangkuman berisikan informasi utama yang merupakan
temuan yang disajikan dalam laporan. Informasi utama itu diambil dari bab
isi dan diungkapkan atau diurutkan seperti yang dalam isi. Sedangkan
kesimpulan berisikan analisis atas makna temuan-temuan tadi. Kesimpulan
ini merupakan jawaban terhadap permasalahan-permasalahan yang telah
diungkapkan dalam laporan. Sedangkan rekomendasi merupakan pandangan
yang didasari logika dan penalaran argumentatif tentang dasar satu tindakan
yang harus diambil untuk menyelesaikan masalah.
Untuk jelasnya, marilah sekarang kita melihat kembali contoh seperti
yang disampaikan pada bagian pendahuluan dan isi tadi yang kesimpulannya
seperti berikut.
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Penghematan biaya perjalanan dan uang saku tanpa
menganggu kegiatan bisnis sebenarnya dapat dilakukan. Ada
beberapa langkah yang dapat diambil untuk mencapai maksud
tersebut yang kami rekomendasikan, yaitu:
¾ Kontrol yang ketat oleh manajemen atas
anggaran biaya perjalalanan dan uang saku.
¾ Mengurangi perjalanan yang tidak begitu
penting.
¾ Mencari mitra perusahaan penerbangan yang
dapat memberikan diskon untuk tiket
penerbangan.
Namun karena kebijakan ini bisa jadi tidak begitu
populer di kalangan pegawai, maka manajemen hendaknya
menjelaskan maksud dan arti penting kebijakan ini bagi
pengembangan perusahaan. Sekaligus menjelaskan rencana
pengembangan perusahaan pada para karyawan, yang dalam
pelaksanaannya membutuhkan kerja sama dari karyawan.
Pada bagian penutup, kita bisa menyampaikan ucapan terima kasih

kepada berbagai pihak yang menjadi sumber informasi. Misalnya kita
menyatakan, “Terima kasih untuk bagian dokumentasi harian XYZ yang
memberikan informasi berharga mengenai aktivitas bisnis perusahaan yang
bergerak dalam jasa teknologi komputasi.” Selain itu pada bagian penutup
ini pun kita masukkan daftar kutipan dan bahan referensi yang menjadi acuan
penulisan laporan. Dengan mencantumkan daftar kutipan dari referensi
berarti kita juga bekerja dengan sungguh-sungguh mengkaji bahan referensi
sebagai sumber informasi.
Terakhir bagian lampiran. Daftar lampiran ini bisa berupa lampiran-
lampiran data yang tidak dimasukkan ke dalam bagian isi, bibliografi atau
indeks.
Namun, tentu saja laporan yang kita tulis, ketika laporan tersebut kita
jilid masih perlu dilengkapi dengan informasi lain yang berkaitan dengan
laporan kita. Kita buat sampul/jilid laporan yang biasanya berisikan judul
laporan, dinyatakan laporan tersebut dibuat untuk siapa, siapa yang menulis
laporan tersebut dan titi-mangsa (date-line) laporan. Kemudian ada kata
pengantar, dilanjutkan dengan daftar isi dan daftar tabel.
E. ORGANISASI, FORMAT DAN GAYA LAPORAN
Selanjutnya kita melihat faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi,

gaya dan format laporan. Hal tersebut perlu kita ketahui karena ada beberapa
bentuk laporan seperti yang sudah kita bahas, yakni formal dan informal,
informatif dan analitis. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat tabel di bawah
ini:
Implikasi pada gaya, format dan

Faktor Mungkin berupa:
organisasi
Perintah SIAPA ? Laporan sukarela yang Membutuhkan pengantar untuk
disiapkan atas inisiatif menjelaskan tujuan laporan (untuk
penulisnya; laporan resmi yang laporan sukarela); laporan resmi
disiapkan atas permintaan tidak begitu mementingkan
orang lain. pengantar karena dibuat untuk
memenuhi permintaan.
Bidang APA ? Laporan penjualan, kebijakan Penyajian ditentukan oleh sifat
penggajian, rencana tindakan, bidang laporan (misalnya informasi
penelitian, proposal rekayasa, statistik resmi yang dirangkum
laporan kemajuan. dalam format tabular).
KAPAN dibuat ? Rutin, yang meliputi laporan Untuk laporan rutin ada format
harian, laporan mingguan, standar yang memungkinkan
laporan bulanan, laporan pembandingan satu periode
triwulan dan laporan tahunan; dengan periode lainnya dan perlu
laporan khusus yang sedikit informasi latar belakang dan
disesuaikan dengan kebutuhan informasi transisional; untuk
tertentu. laporan khusus tidak ada
standarisasi tapi membutuhkan
sedikit latar belakang dan informasi
transisional.
Dikirim Laporan internal yang disusun Laporan internal relatif informal
KEMANA? untuk lingkungan intern yang ditulis dalam bentuk memo
organisasi; laporan eksternal atau manuskrip; laporan eksternal
yang dikirim pada orang di luar relatif bernada resmi dan ditulis
organisasi. dalam bentuk surat atau manuskrip
MENGAPA Laporan informatif; laporan Laporan informatif diorganisasikan
dibuat ? analitis yang memberikan berdasar subtopik; laporan analitik
analisis, interpretasi, diorganisasikan berdasar
kesimpulan dan kadang- kesimpulan/rekomendasi atau
Implikasi pada gaya, format dan

Faktor Mungkin berupa:
organisasi
kadang rekomendasi logika argumentasi.
BAGAIMANA Pembaca reseptif; pembaca Untuk pembaca reseptif disusun
penerimaannya? skeptis. dalam urutan langsung; untuk
pembaca skeptis disusun dalam
urutan tidak langsung.
Sumber Bovee dan Thill (1989)
Tabel di atas menunjukkan bahwa pilihan gaya, format dan organisasi

laporan bergantung antara pada perintah siapa laporan dibuat dan hendak
disampaikan kepada siapa laporan tersebut. Perbedaan dua hal itu saja akan
membedakan format, gaya dan organisasi laporan kita. Jadi pilihan gaya,
format dan pengorganisasian laporan sama sekali bukan bergantung pada
pilihan pribadi kita sendiri sebagai penulis laporan.
L A TIH A N

1) Cobalah membuat format laporan harian untuk bidang produksi dan
pemasaran kerupuk yang dihasilkan sebuah usaha kecil mikro produsen
kerupuk yang dipasarkan ke berbagai warung. Format laporan tersebut
menunjukkan nama pedagang pengecer, jumlah penjualan dan jumlah
produksi kerupuk.
2) Anggaplah Anda bekerja sebagai manajer pemasaran pada satu
perusahaan elektronika yang memproduksi radio kaset, VCD, kulkas,
mesin cuci, televisi dan antena parabola. Anda diminta oleh atas Anda
untuk membuat laporan pemasaran triwulanan. Buatlah format
laporannya.
3) Berdasarkan latihan nomor 2 di atas, cobalah Anda menyusun kerangka
laporan tahunan untuk bidang pemasaran. Apa sajakah yang hendak
Anda masukkan ke dalam laporan tersebut. Mengapa? Diskusikan
dengan teman Anda dalam kelompok.
1) Format laporan harian biasanya dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri
dari beberapa kolom yang disusun berdasarkan kebutuhan pada data
yang tercantum dalam tabel tersebut. Lihat contoh format pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 5 ini.
2) Sama dengan Petunjuk Latihan nomor 1 di atas.
3) Kerangka laporan pada dasarnya berisi butir-butir pokok yang hendak
ditulis dalam sebuah laporan.
RA NGK UMA N
Laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan

objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian
organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu
pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan”. Berdasarkan
jenisnya, pada dasarnya laporan dibagi menjadi dua yaitu laporan formal
dan laporan informal. Namun kita bisa melihat laporan berdasarkan
waktu, yakni laporan berkala yang dibuat berdasarkan jangka waktu
tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, triwulanan, semeteran atau
tahunan. Bisa juga dilihat dari sifatnya, yaitu laporan rutin dan laporan
khusus.
Organisasi penulisan laporan formal umumnya terdiri atas
(a) pembukaan, (b) isi, (c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk
laporan informal mengikuti format yang ditetapkan organisasi masing-
masing, dan tidak mengikuti struktur organisasi laporan yang baku dan
berlaku universal berdasarkan konvensi.
TES FORMATIF 1
1) Laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif

yang digunakan untuk ....
A. penyampaian perintah
B. penyampaian informasi
C. penyampaian ajakan
D. penyampaian himbauan
2) Laporan formal menekankan objektivitas dengan organisasi pelaporan

yang terstruktur secara ketat dan memuat ....
A. data dan fakta
B. berita dan informasi
C. berita dan angka
D. opini dan data
3) Pada dasarnya, laporan vertikal disampaikan untuk melaksanakan fungsi

manajemen, yakni ....
A. planning
B. organizing
C. controlling
D. evaluating
4) Berdasarkan khalayak pembacanya, laporan dapat dibedakan menjadi

laporan internal dan laporan eksternal. Laporan internal adalah pelaporan
yang disampaikan kepada ....
A. atasan
B. publik di dalam organisasi/lembaga bisnis
C. publik yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis
D. keluarga karyawan
5) Dalam laporan, informasi pokok yang berupa temuan dimasukkan ke

dalam subtopik ....
A. kesimpulan
B. rangkuman
C. rekomendasi
D. isi laporan


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Menulis Proposal
K ata proposal cukup populer di tengah masyarakat kita. Meskipun kata

proposal ini, biasanya diidentikkan dengan upaya untuk memperoleh
dana kegiatan. Misalnya, para remaja anggota karang taruna/taruna karya,
mengedarkan proposal saat meminta sumbangan untuk penyelenggaraan
peringatan HUT Republik Indonesia. Begitu juga dengan para mahasiswa
yang hendak menyelenggarakan kegiatan menulis proposal yang
menawarkan kerja sama dengan berbagai perusahaan, yang merupakan
bentuk lain dalam mencari dana. Panitia pembangunan rumah ibadah di
berbagai daerah juga menulis proposal untuk disebarluaskan kepada para
dermawan yang siapa tahu bersedia menyumbangkan hartanya untuk
kepentingan pembangunan rumah ibadah.
Sesungguhnya antara proposal dan laporan itu merupakan pasangan.
Sebelum kegiatan dilaksanakan, orang menulis proposal kegiatan terlebih
dulu. Setelah selesai kegiatan orang menulis laporan penyelenggaraan
kegiatan. Namun dalam praktik dalam hidup keseharian kita, tak jarang
antara proposal dan laporan dianggap dua hal yang berbeda dan tak memiliki
hubungan yang erat.
Kita mulai kegiatan pada kegiatan belajar ini, dengan pengertian
proposal. Ini diperlukan mengingat ada kecenderungan proposal sering kali
dianggap sebagai sekedar sinonim dari permintaan dana atau permintaan
sumbangan. Ringkasnya, proposal diidentikkan dengan uang. Padahal
sesungguhnya tidak seperti itu. Proposal adalah dokumen yang disiapkan
untuk menggambarkan bagaimana sebuah organisasi dapat memenuhi
kebutuhan pihak lain. Dalam kegiatan bisnis sekarang, ketika kita hidup di
abad ledakan informasi, mempersiapkan proposal merupakan kegiatan
penting yang dilakukan oleh berbagai perusahaan. Persiapan menulis
proposal dan kemampuan menulis proposal sangat diperlukan agar proposal
tersebut menarik dan menjalankan fungsinya.
Dalam kegiatan bisnis, permintaan membuat proposal umumnya datang
dari pembeli yang kita anggap potensial. Biasanya pembeli potensial
menyatakan RFP (request for a proposal). Permintaan tersebut biasanya
berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi oleh calon klien kita dan
usulan pemecahan yang kita ajukan melalui proposal tersebut. Proposal
tersebut biasanya terdiri (a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan
dipecahkan dan (b) biaya yang harus dikeluarkan. Oleh sebab itu, proposal
harus dibuat dengan serius sebagai salah satu bagian penting operasi
perusahaan tempat kita bekerja.
Tentu saja, seperti juga laporan, proposal memiliki format tersendiri.
Format sebuah proposal dapat berbentuk sebuah laporan seperti
memorandum jika proposalnya pendek dan diedarkan untuk kepentingan
intern. Format kedua berbentuk surat laporan yang digunakan bila laporan
tersebut pendek dan diedarkan untuk kalangan eksternal organisasi/ lembaga
bisnis. Terakhir, format proposal dibuat dalam bentuk seperti laporan formal.
Bentuk ini digunakan bila proposalnya dibuat cukup panjang dan diedarkan
bisa untuk kalangan internal, bisa juga untuk kalangan eksternal.
Format mana yang akan kita pergunakan, sangat fleksibel. Oleh karena
itu, penulis proposal mesti memiliki sifat fleksibilitas dengan
mempertimbangkan, pola tertentu tampaknya dipandang akan lebih berhasil.
Pola tersebut tak usah diragukan lagi sebagai rencana dasar kita kalau
memang akan membawa hasil. Ujian akhir terhadap sebuah proposal
dilakukan atas efektivitas proposal tersebut dalam mencapai tujuan. Upaya
yang dilakukan penulis proposal adalah merangkai bagian-bagian proposal
agar dapat dijual kepada pihak lain.
A. PENGERTIAN PROPOSAL
Secara harfiah, proposal berarti usulan. Tentu saja, makna harfiah seperti
itu belum menggambarkan apa yang dimaksud dengan proposal dan
bagaimana kaitannya dengan komunikasi bisnis. Oleh karena itu proposal
dapat dirumuskan sebagai “dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar
kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih rendah
kepada orang yang lebih tinggi kewenangannya”. Dengan demikian, di dalam
proposal tersebut akan ada (a) usulan kegiatan, (b) bentuk kegiatan, (c) peng-
usul kegiatan, dan (d) penerima usul kegiatan.
Dalam konteks komunikasi bisnis, proposal sebagai dokumen tertulis
menjadi media penyampaian gagasan (berupa kegiatan) dari pengusul kepada
penerima usulan. Karena itu, sebagai media komunikasi, proposal biasanya
dibuat secara menarik dan seringkas mungkin namun cukup menggambarkan
apa yang diharapkan. Prinsip-prinsip komunikasi dipergunakan dalam
penulian proposal seperti siapa yang menjadi khalayak sasaran proposal

tersebut dan bagaimana pesan diorganisasikan di dalam proposal.
B. JENIS-JENIS PROPOSAL
Proposal pada dasarnya merupakan istilah generik untuk usulan, oleh

karena itu kita perlu memahami jenis-jenis proposal. Ada beberapa jenis
proposal yang kita kenal, seperti berikut ini.
1. Proposal Program, yang merupakan usulan penyelenggaraan program
yang akan terdiri dari beberapa kegiatan. Proposal program ini pada
umumnya berasal dari lingkungan internal organisasi, meski ada kalanya
usulannya datang dari pihak di luar lingkungan organisasi. Misalnya,
proposal program pemberantasan buta aksara, program pemasaran
terpadu atau program peningkatan kepuasan konsumen.
2. Proposal kegiatan, yang merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan
yang merupakan komponen atau bagian dari satu program. Proposal
kegiatan ini bisa berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan
eksternal organisasi. Bahkan adakalanya, satu organisasi mengumumkan
penerimaan proposal dari pihak lain. Proposal kegiatan ini biasanya
dinamakan juga sebagai proposal proyek. Misalnya, proposal penelitian,
proposal kegiatan pemasaran atau proposal penyusunan kampanye
pemasaran.
3. Proposal kompetitif, yang pada dasarnya merupakan bagian dari usulan
penyelenggaraan kegiatan dalam naungan satu program. Proposal
kompetitif ini pada umumnya datang dari pihak eksternal organisasi
yang diminta membuat proposal melalui undangan terbuka di media
massa. Misalnya, proposal penelitian hibah kompetitif.
4. Proposal teknis, merupakan proposal yang ditulis dengan mengacu pada
Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) yang dibuat satu
organisasi. Dengan demikian, program atau kegiatannya sudah
ditetapkan oleh satu organisasi namun bagaimana kegiatan
diselenggarakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan diusulkan
melalui proposal teknis yang dibuat oleh pihak di luar organisasi.
Misalnya, proposal teknis analisis kecenderungan pasar dan proposal
teknis usaha peningkatan kepedulian terhadap konsumen.
C. KOMPONEN PROPOSAL
Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai

berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur,
(e) material/perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi,
(h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-lampiran. Kita akan
mendalami satu per satu bagian-bagian proposal tersebut. Informasi yang
dikandung untuk setiap bagian tersebut akan kita bahas berikut ini.
1. Masalah
Masalah pada dasarnya merupakan kesenjangan antara apa yang ada dan
apa yang seharusnya ada. Misalnya, seharusnya orang berpendapatan Rp
1.200.00/bulan untuk memenuhi kelayakan hidup minimal namun orang itu
hanya berpendapatan Rp 900.000/bulan. Jadi ada kesenjangan antara yang
seharusnya dengan yang ada. Dalam proposal, biasanya uraian masalah
diungkapkan dengan menggunakan kalimat-kalimat konkret yang ditunjang
dengan data. Adanya data akan menunjukkan bahwa permasalahan tersebut
bukan masalah yang diasumsikan ada oleh pembuat atau penulis proposal
melainkan permasalahan nyata yang dihadapi.
Sering sekali masalah yang dikemukakan adalah masalah yang
diasumsikan ada oleh penulis proposal. Atau, masalah tersebut diungkapkan
dengan kalimat-kalimat abstrak sehingga tidak mengungkapkan masalah
yang sesungguhnya. Mengapa permasalahan tersebut harus diungkapkan
dengan konkret, karena pada dasarnya program atau kegiatan
diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan konkret yang dihadapi,
bukan permasalahan yang diasumsikan ada oleh pembuat/perancang
program.
Masalah yang biasanya terkait dengan tujuan yang ingin dicapai dengan
terpecahkannya masalah tersebut. Masalah dan tujuan dapat saling
dipertukarkan dalam proposal yang kita buat. Kita bisa melihat contoh
“Uraian Proyek” sebuah proposal yang diajukan oleh sebuah perusahaan
yang ingin memberikan kontribusi dalam kegiatan pendidikan:
URAIAN PROYEK
Unive r sit as Islam Nu sant ar a B and u ng
m e ngund ang k alangan b isnis d an ind u str i u ntuk
b e r p a r ti s i p a s i d a l a m m e n g e m b a n g k a n k ul i a h
“Komunikasi Bisnis” dalam bentuk kuliah melalui televisi
dan paket pelatihan melalui video. Materi pendidikan
seperti itu akan memberikan pelatihan keterampilan
y a ng e f e k ti f d a l a m “ K o m u ni k a s i B i s ni s ” u ntuk
meningkatkan kinerja sumber daya manusia dalam bisnis
dan memberikan kontribusi terhadap keterampilan
organisasional dan tingkat keuntungan perusahaan.
Dalam masyarakat informasi yang berkembang cepat,
keterampilan berkomunikasi merupakan bagian integral
keberhasilan.
Selanjutnya, permasalahan tersebut dirumuskan dalam kalimat, yang

biasa juga dinamakan pernyataan masalah. Kita hendaknya membedakan
antara perumusan masalah, yang pada dasarnya merupakan pengungkapan
fakta dan data tentang permasalahan dengan pernyataan masalah yang
merupakan pengungkapan masalah yang hendak diselesaikan melalui
program atau kegiatan. Kita lihat contohnya:
MASALAH
Pentingnya komunikasi bisnis ini dirasakan oleh
berbagai perusahaan di Indonesia. Seperti yang dialami PT
Maju Teras yang telah mengikutkan karyawannya dalam
pelbagai latihan komunikasi bisnis. Proposal ini hendak
menunjukkan manfaat dari paket-paket pelatihan komunikasi
bisnis.
2. Tujuan
Tujuan merupakan apa yang akan kita capai melalui program/kegiatan
yang diusulkan. Karena itu dalam tujuan biasanya dinyatakan kondisi yang
diinginkan. Misalnya, meningkatnya kemampuan komunikasi para eksekutif.
Dalam proposal biasanya dicantumkan 2 atau 3 tujuan yang hendak dicapai
yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan.
Seiring dengan tujuan itu, biasanya juga ditetapkan indikator
keberhasilan. Dalam indikator keberhasilan ini, disebutkan ukuran-ukuran
kuantitatif ―terkadang juga kualitatif― pencapaian tujuan. Misalnya,
meningkatnya kemampuan 2/3 eksekutif dalam melakukan komunikasi
bisnis. Indikator keberhasilan ini nantinya dapat dipergunakan juga untuk
mengukur keberhasilan program/kegiatan pada saat dilakukan evaluasi.
3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pada dasarnya membatasi cakupan kegiatan. Melalui
ruang lingkup ini dibatasi aspek-aspek atau komponen-komponen dari satu
kegiatan. Dengan membangun batas-batas tersebut maka dikemukakan apa
yang akan dilakukan dan apa yang tidak dilakukan. Misalnya dalam usulan
kegiatan peningkatan pemasaran produk dinyatakan ruang lingkup
kegiatannya hanya mencakup konsumen baru, sehingga konsumen lama atau
pengguna produk tidak termasuk dalam kegiatan yang diselenggarakan.
4. Metode/Prosedur
Metode pada dasarnya merupakan jalan yang kita usulkan untuk
memecahkan masalah atau menjalankan kegiatan. Ada banyak metode yang
bisa kita pilih dalam pemecahan masalah. Salah satu di antaranya dengan
menggunakan pendekatan sistem, yang memilah satu sistem ke dalam
komponen-komponennya. Pada metode ini, dijelaskan secara sederhana
langkah-langkah yang perlu ditempuh agar sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai. Kemudian metode tersebut diubah ke dalam kerangka kerja yang
menyebutkan komponen-komponen yang akan dijalankan. Kita lihat contoh
kerangka kerja dalam bentuk gambar, seperti berikut.
Gambar 5.3.
Kerangka Kerja
Melengkapi metode ini juga biasanya dicantumkan jadwal pelaksanaan

program/kegiatan. Untuk proposal teknis, biasanya jadwal kegiatan sudah
ditetapkan rentang waktunya oleh pemberi pekerjaan dan menjadi bagian dari
KAK/TOR, yang kemudian dituangkan ke dalam jadwal kerja yang lebih
rinci. Sedangkan untuk proposal program/kegiatan, jadwal tersebut biasanya
disusun oleh pengusul kegiatan. Pada dasarnya, apa yang masuk ke dalam
jadwal kegiatan tersebut adalah komponen-komponen dalam tahapan
pelaksanaan kegiatan.
Kita lihat contoh jadwal kegiatan pada Gambar 5.4 berikut.
Gambar 5.4.
Contoh Jadwal Kegiatan
5. Material/Perlengkapan
Dalam proposal teknis, biasanya dicantumkan material dan peralatan
yang akan dipergunakan. Kemudian dijelaskan pula, mana yang merupakan
material dan peralatan milik sendiri dan pihak lain yang dipergunakan dengan
cara menyewa peralatan tersebut. Sedangkan untuk proposal kegiatan
biasanya disebutkan peralatan yang akan dipergunakan seperti sarana kerja.
Adakalanya beberapa peralatan yang diperlukan disediakan pihak
penerima proposal, sehingga tidak perlu dicantumkan dalam proposal.
Namun banyak juga penerima proposal yang tidak memberikan fasilitas kerja
apa-apa, sehingga peralatan kerja harus disediakan oleh pengaju proposal dan
dimasukkan ke dalam proposal.
6. Personalia
Personalia yang dicantumkan dalam proposal adalah daftar nama dan
keahlian masing-masing orang yang akan terlibat dalam program/kegiatan.
Adakalanya, bila proposal tersebut merupakan kegiatan kepanitiaan, yang
dicantumkan adalah daftar personalia kepanitiaan. Namun pada umumnya,
pada proposal yang dicantumkan adalah nama-nama orang yang memiliki
keahlian yang dilengkapi dengan curriculum vitae-nya sehingga bisa dinilai
kepakaran dan pengalaman kerjanya.
Kita bisa melihat usulan tenaga ahli yang dipergunakan untuk menangani
satu kegiatan seperti berikut.
Gambar 5.5.
Susunan Personalia
Melengkapi tenaga ahli tersebut, pada umumnya dicantumkan pula

nama-nama dan keahlian staf pendukung seperti operator komputer dan
manajer kantor yang mengatur lalu lintas administrasi dan keuangan.
7. Tindak Lanjut dan Evaluasi

Dalam proposal, biasanya juga dicantumkan rencana tindak lanjut bila
program/kegiatan/proyek telah diselesaikan. Biasanya, ada keinginan agar
kegiatan tersebut berlanjut, bukan hanya berjalan pada saat ada
program/kegiatan. Oleh karena itu, dalam proposal dicantumkan rencana
untuk mengembangkan program/kegiatan sehingga keberlanjutan bisa
terjamin. Misalnya, bagaimana kita mengembangkan konsep pemasaran yang
berlanjut meski kegiatan yang diusulkan sudah berakhir.
Ada kalanya, dalam proposal juga dicantumkan rencana tindak lanjut
berupa program/kegiatan lanjutan yang makin memantapkan program/
kegiatan yang sudah dijalankan. Biasanya penetapan program/kegiatan
lanjutan itu diputuskan setelah kita melakukan evaluasi atas
program/kegiatan. Evaluasi ini pada dasarnya untuk mengetahui tingkat
keberhasilan program/kegiatan. Dalam proposal dicantumkan rencana
evaluasi dan indikator yang dipergunakan untuk menilai tingkat keberhasilan
program.
8. Biaya/Anggaran
Biaya/anggaran merupakan komponen penting dari proposal, di samping
metode. Dalam biaya/anggaran ini dicantumkan komponen-komponen biaya,
yang pada umumnya mencakup biaya belanja SDM, belanja peralatan dan
biaya operasional. Masuk ke dalam belanja SDM ini adalah honorarium
tenaga ahli dan staf pendukung. Sedangkan belanja peralatan antara lain
untuk membeli peralatan kantor dan biaya pembuatan laporan. Sedangkan
biaya operasional akan mencakup biaya pelaksanaan pekerjaan seperti biaya

perjalanan.
Biaya yang diajukan dibuat secara rinci dan merupakan satu kesatuan
dengan jadwal kegiatan. Biasanya rencana biaya tersebut dibuat dalam satu
tabel yang memiliki kolom uraian, harga satuan, jumlah keperluan, dan
jumlah subbagian dan jumlah keseluruhan.
9. Rangkuman
Kini kita membicarakan soal anggaran dan rangkuman. Dalam sebuah
proposal kita harus mencantumkan rencana anggaran biaya program secara
terperinci, baik untuk biaya material, peralatan, konsultan, honorarium
anggota tim, biaya transportasi dan akomodasi. Sebagai tambahan, kita juga
sebaiknya menuliskan rangkuman biaya yang dianggarkan.
10. Lampiran-lampiran
Bagian terakhir yang kita bahas adalah lampiran. Pada bagian ini
dilampirkan berbagai dokumen penunjang. Seperti pengalaman lembaga
pengaju proposal, curriculum vitae tenaga ahli, riwayat dan pengalaman
organisasi, dokumen badan hukum organisasi dan NPWP.
Tadi kita sudah melihat contoh untuk bagian per bagian proposal.
Sengaja dibuat bagian per bagian agar kita bisa lebih mudah mempelajarinya.
Namun, tentu saja mempelajari bagian per bagian tidaklah memadai.
Sekarang kita melihat contoh proposal yang utuh. Sekaligus Anda bisa
berlatih untuk mengidentifikasi bagian-bagian proposal tersebut.
Perhatikanlah proposal di bawah ini, yang merupakan sebuah proposal
singkat.
PROPOSAL SEMINAR
PENGEMBANGAN STAF: KETERAMPILAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL
UNTUK SUPERVISOR & MANAJEMEN MADYA
Saldi Gaisudraz
Konsultan Pengembangan SDM
Masalah
Manajamen merasakan adanya kebutuhan untuk memperbaiki kinerja komunikasi para supervisor dan personalia
pada tingkat manajemen madya untuk menguatkan hubungan di antara mereka dan hubungan dengan para pekerja
Tentu saja pelatihan yang diusulkan ini dirancang untuk membantu para peserta mengembangkan keterampila
komunikasi interpersonal yang efektif
.
Metode Pelatihan
Berdasarkan pengalaman kita, konsep-konsep berikut ini sangat efektif dalam memperbaiki pemahaman dan
meningkatkan kinerja
.
Metode Belajar-mengajar
Keterampilan interpersonal hanya dapat diperoleh melalui kegiatan yang diorientasikan pada program pelatihan
yang memungkinkan peserta dapat menerapkan teori melalui permainan peran, diskusi kasus dan umpan-balik.
Dalam pendekatan ini, pelatih berperan sebagai fasilitator belajar dan bukan sebagai guru. Seringnya penggunaan
pengajaran melalui video yang dipakai oeh pelatih dan umpan-balik kelompok menguatkan hasil belajar
.
Isi
Topik-topik berikut merupakan inti dari program pelatihan ini:
Persepsi dan konsep-diri
Iklim komunikasi
Pengiriman dan penerimaan pesan
Kecakapan Nonverbal
Mengurangi Rintangan Komunikasi
Mengatasi Konflik
Wawancara
Komunikasi Kelompok Kecil
Metode Balajar
Agar peserta latihan ini merasa nyaman ketika dibagikan buku teks panduan, kita menggunakan modul
“Komunikasi Bisnis” dari Drs. Tatang Subarna, MS. Ditambah pula, hand-out permasalahan yang diberikan untuk
permainan peran dan diskusi.
Waktu Belajar
Pelatihan ini dibagi menjadi 12 sesi yang masing-masing sesinya selama 2 jam efektif dalam jangka waktu 6 hari
kerja.
Jumlah Peserta
Jumlah peserta yang diharapkan adalah 12 peserta
.
Biaya
Seluruh materi belajar-mengajar yang kita berikan dalam pelatihan ini termasuk buku teks, hand-out, kamera
video, dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah peserta maka biaya keseluruhan yang dibutuhkan mencapai
Rp 5,6 juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 angkatan pada periode waktu yang sama maka biayanya dapat
dikurangi menjadi Rp. 9,5 juta
.
Rincian Biaya
1. Buku teks 12 eks. X Rp 50.000,00 Rp 600.000,00
2. Hand-out studi kasus 12 eks. x Rp 5.000 - 60.000,00
3. Profesional Fee (24 jam pelatihan x Rp.
150.000) -3.600.000,00
4. Transportasi dan akomodasi fasilitator -1.340.000,00
JUMLAH Rp.5.600.000,00
Page 1
---
Jumlah Peserta
Jumlah peserta yang diharapkan adalah 12 peserta
.
Biaya
Seluruh materi belajar-mengajar yang kita berikan dalam pelatihan ini termasuk buku teks, hand-out, kamera video,
dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah peserta maka biaya keseluruhan yang dibutuhkan mencapai Rp
5,6 juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 angkatan pada periode waktu yang sama maka biayanya dapat
dikurangi menjadi Rp. 9,5 juta
.
Rincian Biaya
Buku Teks 12 eks x Rp 50.000,00Rp. 600.000,00
Handout Studi Kasus 12 eks x Rp 5.000,00- 60.000,00
Profesional Fee 24 jam pelatihan x Rp 150.000,00 - 3.600.000,00
Transportasi dan akomodasi fasilitator - 1.340.000,00JumlahRp. 5.600.000,00
Page 1
Berikut ini, contoh lain proposal yang formatnya ditentukan oleh

lembaga yang menjadi tujuan proposal kita. Contoh berikut ini diambil dari
Panduan Pembuatan Konsep Proposal dari Global Environment Facility
Small Grants Programme:
Setelah kita membahas bagian-bagian proposal dan melihat contoh

masing-masing bagian dan contoh utuh sebuah proposal, kini kita memiliki
gambaran yang lebih lengkap mengenai proposal bisnis ini. Untuk lebih
memudahkan Anda bila diminta untuk membuat sebuah proposal bisnis, kini
kita membicarakan langkah-langkah yang perlu diambil pada saat proposal
tersebut belum kita tuangkan ke dalam bentuk tertulis. Kita membahas tahap-
tahap dalam menulis proposal, seperti berikut ini.
1. Memilih format proposal. Perhitungkan juga jumlah halaman proposal.
Format dan jumlah halaman akan ditentukan oleh kepada siapa diajukan
dan masalah yang diungkapkan dalam proposal.
2. Menyiapkan sampul/jilid untuk proposal tersebut. Dalam lembar
sampul/jilid, kita cantumkan “judul proposal” yang ditulis dengan jelas
dan ukuran hurufnya biasanya lebih besar dan menggunakan huruf
kapital. Judul tersebut harus mencerminkan isi.
3. Menyiapkan segala sesuatu yang akan masuk ke dalam bagian isi
proposal. Secara cermat kita tentukan rencana pengorganisasian isi
tersebut. Penting juga perhatikan penggunaan gaya bahasa, apakah
bersifat personal atau impersonal, yang harus kita gunakan secara
konsisten. Dalam penulisan ini juga kita harus konsisten dalam cara
menuliskan judul dan subjudul. Untuk ini kita bisa mengacu pada format
baku yang berlaku di perusahaan kita. Bila perusahaan tidak mempunyai
format baku tersebut, gunakan saja format yang umum digunakan.
Sedangkan gagasan yang dituliskan sebaiknya diurutkan berdasarkan
kategori logis. Dalam menuliskan isi, tentu kita membangun beberapa
pikiran. Satu pokok pikiran biasanya dimasukkan ke dalam sebuah
paragraf/alinea. Untuk menghubungkan satu pokok pikiran dengan
pokok pikiran yang lain, biasanya digunakan kalimat perangkai sebagai
“jembatan” antaralinea atau antarpokok pikiran.
4. Membuat rangkuman proposal dan bila memungkinkan masukkan pula
kesimpulan dan rekomendasi.
5. Cara penulisan dengan mengikuti kaidah-kaidah dalam Bahasa
Indonesia, yang dikenal dengan konsep Ejaan yang Disempurnakan
(EYD). Di dalam EYD ini sudah diatur misalnya cara penulisan gelar
akademik seperti perbedaan penulisan gelar dokter dan doktor, cara
penulisan alamat, penggunaan tanda baca seperti titik (.), titik koma (;)
dan koma (,).
L A TIH A N

1) Buatlah sebuah proposal kegiatan untuk menyambut hari ulang tahun
kota/Kabupaten tempat Anda tinggal. Jelaskan dalam proposal tersebut,
kepada siapa diajukan!
2) Buatlah proposal teknis dengan mencantumkan keseluruhan butir-butir
yang diperlukan dalam penyusunan proposal? Proposal teknis tersebut
mengacu pada contoh kegiatan yang dijalankan Global Environment
Facility Small Grants Programme.
3) Buatlah kerangka isi proposal kegiatan pertunjukan musik?
1) Proposal kegiatan merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan yang

merupakan komponen atau bagian dari satu program. Proposal kegiatan
ini bisa berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal
organisasi. Bahkan adakalanya, satu organisasi mengumumkan
penerimaan proposal dari pihak lain. Proposal kegiatan ini biasanya
dinamakan juga sebagai proposal proyek.
2) Proposal teknis adalah proposal yang ditulis dengan mengacu pada
Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR) yang dibuat satu
organisasi. Dengan demikian, program atau kegiatannya sudah
ditetapkan oleh satu organisasi namun bagaimana kegiatan diselenggara-
kan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan diusulkan melalui proposal
teknis yang dibuat oleh pihak di luar organisasi.
3) Proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai berikut: (a) masalah,
(b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur, (e) material/
perlengkapan, (f) personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/
anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-lampiran.
RA NGK UMA N
Proposal adalah “dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar

kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih
rendah kepada orang yang lebih tinggi kewenangannya”. Dengan
demikian, di dalam proposal tersebut akan ada (a) usulan kegiatan,
(b) bentuk kegiatan, (c) pengusul kegiatan dan (d) penerima usul
kegiatan. Sedangkan jenis-jenis proposal adalah (a) proposal program,
(b) proposal kegiatan, (c) proposal kompetitif, dan (d) proposal teknis.
Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian
sebagai berikut: (a) masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup,
(d) metode/prosedur, (e) material/ perlengkapan, (f) personalia,
(g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan
(j) lampiran-lampiran. Kita akan mendalami satu per satu bagian-bagian
proposal tersebut
Sedangkan tahap-tahap dalam menulis proposal adalah (a) memilih
format proposal dan memperhitungkan jumlah halaman; (b) menyiapkan
sampul/jilid untuk proposal; (c) menyiapkan segala sesuatu yang akan
masuk ke dalam bagian isi proposal; (d) membuat rangkuman proposal,
dan (e) menulis dengan mengikuti kaidah-kaidah bahasa.
TES FORMATIF 2
1) Dalam proposal rumusan permasalahan sebaiknya ditunjang dengan ....

A. asumsi
B. data dan fakta
C. metode
D. kerangka kerja
2) Dalam metode yang dikemukakan, termasuk pula di dalamnya ....

A. kerangka kerja
B. pemecahan masalah
C. personalia
D. data
3) Untuk menentukan tingkat keberhasilan, dalam proposal pun perlu

dicantumkan ....
A. metode
B. tujuan
C. prosedur
D. indikator keberhasilan
4) Proposal yang dikembangkan berdasarkan KAK/TOR, dinamakan ....

A. proposal program
B. proposal kegiatan
C. proposal kompetitif
D. proposal teknis
5) Informasi tambahan yang dilampirkan dalam proposal guna meyakinkan

klien di antaranya ....
A. rekomendasi
B. SIUP
C. NPWP
D. semua jawaban di atas benar


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) B 1) B
2) A 2) A
3) C 3) D
4) B 4) D
5) B 5) D
Glosarium
Laporan : Pesan yang disampaikan secara sistematis dan

objektif yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari satu bagian organisasi kepada
bagian lain atau lembaga lain guna membantu
pengambilan keputusan atau memecahkan
persoalan.
Organisasi Laporan : Biasa dinamakan juga sistematika laporan yang
merupakan urut-urutan atau pembagian
bab/bagian dalam sebuah laporan.
Proposal : Dokumen usulan penyelenggaraan kegiatan baik
datang dari lingkungan internal maupun eksternal
organisasi.
TOR/KAK : Term of Reference/Kerangka Acuan Kerja yang
merupakan pedoman dalam pelaksanaan satu
kegiatan, yang bentuk kegiatannya diajukan
dalam proposal teknis.
Daftar Pustaka
Bovee, Courtland L. dan John V. Thill. (1989). Business Communications

Today. New York: McGraw-Hill Co.
Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993).
Business Communication. Belmont: Windsworth Publishing Co.
Quible, Zane K., Johnson, Margaret H. & Mott, Dennis L. (1996). Business
Communication Principles and Application. Singapore: Prentice Hall
International.
Modul 6
Teknik Presentasi
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
P resentasi merupakan salah sate bentuk komunikasi yang penting dalam

berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana,
seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop
karena sudah mulai menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang
membutuhkan persiapan baik seperti presentasi yang dilakukan seorang
penemu pada sebuah konvensi ilmiah internasional. Tatkala anak mengaju-
kan sejumlah alasan mengenai pentingnya laptop untuk membantu
mempercepat penyelesaian studi, sesungguhnya dia sedang mempresentasi-
kan gagasannya di depan orang tuanya untuk mencapai tujuan yang hendak
dicapai yaitu dibelikan laptop. Begitu juga seorang penemu yang
mempresentasikan temuannya di forum ilmiah, term ingin mencapai tujuan
tertentu seperti menggali kemungkinan memperoleh manfaat komersial dari
temuannya itu.
Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengomunikasikan
gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran
atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga.
Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu.
Kenapa "sesuatu" itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa
membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.
Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan
manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem
kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran
barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang
lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam
kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.
Hanya saja, kini muncul kesan, presentasi itu dipersempit maknanya.

Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan sesuatu dengan
menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau
laptop yang dihubungkan dengan LCD.
Setelah mempelajari Modul 6 ini Anda diharapkan dapat menjelaskan
presentasi bisnis.
Kegiatan Belajar 1
Presentasi Bisnis (1)
P ada dasarnya, presentasi adalah mengomunikasikan informasi/konsep/

pikiran/gagasan pada orang lain dalam suasana komunikasi yang −
biasanya, meski tidak selalu − relatif formal. Meski tidak selalu, biasanya
informasi/konsep/pikiran/gagasan yang dikomunikasikan itu relatif baru.
Kebaruan di sini bersifat relatif. Artinya, baru bagi khalayak sasaran
presentasi kita atau setidaknya bagi sebagian besar khalayak sasaran. Secara
lebih khusus, presentasi biasanya disampaikan secara lisan dan dalam
suasana komunikasi tatap-muka. Bila pun ada media, maka hanya menjadi
alat bantu. Meski alat bantu ini, harus kita akui sangat penting dalam
membantu kita menyampaikan apa yang ingin kita sampaikan. Dengan alat
bantu seperti OHP atau LCD Projection kita bisa dengan mudah
menampilkan data atau pokok pikiran sehingga memudahkan pemahaman
orang lain atas apa yang kita sampaikan.
Bila pun kita memerlukan definisi, maka definisi yang dibuat Murai
(2006) kiranya cukup memadai. Definisi Murai menyatakan bahwa presentasi
adalah "mengupayakan agar khalayak memahami apa yang ingin dinyatakan
atau diusulkan penyaji melalui media seperti huruf, kalimat, angka, gambar,
suara dan sebagainya. Sedangkan tujuan presentasi adalah tercapainya
kepuasan dan kesepakatan dengan khalayak.
Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang
membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau
pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut.
1. Biasanya dilakukan secara formal.
2. Biasanya disusun secara matang dan terencana.
3. Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya.
4. Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga atau alat-alat bantu presentasi.
5. Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator.
6. Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi.
7. Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab.
8. Biasanya memiliki tujuan dan target tertentu.
Projection. Bila tidak menggunakan perangkat seperti itu tidak

dinamakan presentasi. Padahal presentasi pada dasarnya merupakan
penyampaian sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada Modul 6 ini, kita akan mempelajari teknik presentasi dalam
kerangka komunikasi bisnis. Ini kita pelajari lantaran presentasi merupakan
bagian penting dalam kegiatan komunikasi bisnis. Bahkan bisa dikatakan,
bentuk komunikasi yang banyak dilakukan dalam komunikasi bisnis, salah
satu di antaranya adalah presentasi. Di samping itu, karena presentasi
dilakukan dalam kelompok dan komunikasi kelompok biasanya lebih efektif
daripada komunikasi massa dalam mengubah perilaku manusia, maka
presentasi memegang peran penting dalam komunikasi bisnis.
Diharapkan, setelah mempelajari Modul 6 ini Anda memiliki
kemampuan untuk:
1. menyusun perencanaan presentasi dalam kerangka komunikasi bisnis;
2. melakukan presentasi dalam kerangka komunikasi bisnis;
3. mengevaluasi perencanaan dan pelaksanaan presentasi bisnis guna
melakukan perbaikan pada perencanaan dan pelaksanaan presentasi
berikutnya.
Bila kita perhatikan dengan seksama, Anjali menyebutkan ciri-ciri

presentasi yang membedakannya dari pembicaraan lain, kita menemukan
kata biasanya di setiap awal ciri tersebut. Kata biasanya menunjukkan
adakalanya tidak dilakukan atau tidak ada, namun pada galibnya dilakukan
orang. Hal tersebut menunjukkan semacam konvensi mengenai apa yang
harus ada dan dilakukan manakala melakukan presentasi, termasuk tentunya
presentasi bisnis. Oleh karena itu, apa yang dikemukakan Anjali ini sejalan
dengan apa yang sudah kita paparkan pada awal Kegiatan Belajar 1 Modul 6
ini.
Pertanyaan berikutnya yang muncul adalah "mengapa harus melakukan
presentasi?" Jawaban atas pertanyaan ini tidak bisa dilepaskan dari fungsi
dan tujuan komunikasi. Fungsi komunikasi bisa disebutkan secara sederhana
yakni informatif yaitu menyampaikan informasi, edukatif yaitu menyampai-
kan pendidikan, dan hiburan yakni orang merasa terhibur dengan materi
komunikasi yang kita sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti tujuan
komunikasi pada umumnya yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan,
sikap, pendapat dan perilaku khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya
dari modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi
ini.
Untuk sementara ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari
presentasi. Kita bisa membandingkan dengan penyajian informasi melalui
laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu
cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa
menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat
memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja,
banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya.
Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya
langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak
paham bisa langsung bertanya pada penyajinya.
Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa
yang kita sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan
pesan dengan cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga
mencerminkan langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita
hendak melakukan presentasi. Tabel 6.1 berikut ini menyajikan langkah-
langkah tersebut.
Tabel 6.1.
Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi
PERENCANAAN PENGORGANISASIAN REVISI

DAN KOMPOSISI
1. Merumuskan tujuan 4. Mengorganisasikan 6. Mengedit dan menulis
Menetapkan tujuan pesan ulang pesan
Memilih gaya dan nada
2. Menganalisis khalayak 5. Komposisi pesan 7. Menyusun dan
mengoreksi pesan
3. Memilih saluran dan
media komunikasi
Tabel 6.1 menunjukkan dengan jelas langkah-langkah yang harus dilalui

dalam perjalanan melakukan presentasi. Pertama, tentu saja kita harus
menetapkan tujuan yang hendak dicapai melalui presentasi tersebut.
Berdasarkan tujuan tersebut lalu disusun secara lebih spesifik, apa yang mau
dicapai melalui presentasi sekaligus kita memilih gaya presentasi yang kita
lakukan. Selanjutnya, kita menganalisis khalayak sehingga kita bisa
menetapkan gaya komunikasi seperti apa yang paling pas. Lalu memilih
saluran dan media komunikasi yang akan kita pergunakan dalam presentasi,
apakah memanfaatkan OHP atau LCD Projection. Semua itu merupakan
bagian dari tahapan perencanaan.
Sedangkan pada tahap pengorganisasi dan komposisi pesan kita
menetapkan bagaimana pesan akan kita organisasikan. Kita sudah
mempelajari cara mengorganisasikan pesan mi pada Modul 2. Anda bisa
kembali membaca Modul 2, bila pendekatan dalam penyusunan dan
pengorganisasian pesan ini sudah lupa. Begitu juga dalam cara menyusun
atau membuat komposisi pesan sudah kita pelajari pada Modul 2. Lalu, pada
tahap revisi kita pada dasarnya memberikan sentuhan akhir pada materi
presentasi kita. Kita menyunting dan menulis-ulang pesan yang dianggap
kurang tepat pilihan katanya atau kalimatnya dianggap rancu. Setelah itu
maka lahirlah pesan yang akan kita presentasikan.
Tentu saja, pesan yang kita susun itu biasanya memiliki sistematika
tertentu. Sistematika pesan ini akan sangat membantu khalayak dalam
memahami isi presentasi. Bila sistematikanya semrawut atau tidak jelas mana
awal mana akhirnya, khalayak pun akan mengalami kesulitan untuk bisa
menangkap pesan yang kita sampaikan secara utuh.
Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi
adalah sebagai berikut.
A. PENDAHULUAN
Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa
memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting,
karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti
presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamakan tujuan
dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan
hal-hal yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang
biasanya dikemukakan adalah:
1. perkenalan diri;
2. pentingnya apa yang kita uraikan;
3. manfaat yang bisa diperoleh khalayak;
4. konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan.
B. ISI
Ini merupakan bagian terpenting dari presentasi. Karena inilah bagian

tempat kita menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita menentukan
terlebih dulu pokok bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi
pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa yang hendak kita
sampaikan.
C. PENUTUP
Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di

samping itu, pada bagian penutup ini selain menyimpulkan orang juga bisa
membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak.
Kini, kita membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis
presentasi ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara mempersiap-
kan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi presentasinya pun
akan berbeda bila jenis presentasi yang disampaikan berbeda pula. Secara
umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi itu adalah briefing, rapat
orientasi, program pelatihan dan laporan penelitian. Untuk jenis-jenis
presentasi ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya dapat kita lihat tabel di
bawah ini.
Tabel 6.2.
Jenis Presentasi
Jenis Presentasi Contoh

Briefing dan Pengumuman Pengumuman prosedur asuransi kesehatan
Rapat Orientasi Memandu orientasi karyawan baru
Program Pelatihan Menjelaskan bagaimana mengoperasikan software baru
komputer
Laporan Kemajuan Menguraikan hasil survei penelitian pasar
Presentasi Sosial Pidato di depan kelompok-kelompok sosial masyarakat
Presentasi dalam Konferensi Laporan kemajuan teknologi perusahaan
dan Konvensi
Wawancara Media Menjelaskan posisi perusahaan
Perkenalan Memperkenalkan pegawai baru
Presentasi Penjualan Mempresentasikan produk
Proposal Proyek dan Kebijakan Usulan kebijakan baru
Upacara Pidato pada acara pelepasan karyawan
Sumber: Adler dan Elmhorst (1996)
Setelah kita memperoleh gambaran mengenai jenis-jenis presentasi, yang

lebih menekankan pada kegiatan apa presentasi dilakukan, kini kita
membahas tujuan presentasi. Secara sepintas, tujuan presentasi ini sudah kita
bahas sepintas pada awal kegiatan belajar ini. Tentu saja tidak memadai
dengan pembahasan sepintas itu. Karena tujuan presentasi merupakan salah
satu aspek penting yang mesti kita pertimbangkan manakala kita
mempersiapkan presentasi. Berdasarkan tujuan ini kita dapat membuat
kategorisasi presentasi. Secara umum ada 3 tujuan presentasi ini, yakni
untuk:
1. Memotivasi atau menghibur. Bila Anda berusaha memotivasi atau
menghibur khalayak, biasanya Anda harus banyak bicara. Misalnya saja
ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua patah kata untuk
menghormati para pegawai yang pensiun. Anda mungkin akan
memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi
terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang
diberikan para pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda.
2. Menginformasikan atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan
menginformasikan atau menganalisis situasi, maka secara umum Anda
dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya ini sama dengan
sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan
presentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar.
3. Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan interaksi ini terjadi bila
Anda bertujuan untuk mempersuasi orang lain melakukan tindakan
tertentu atau mengajak orang lain berkolaborasi untuk memecahkan
masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus terlebih dahulu
menyampaikan data dan fakta untuk meningkatkan pemahaman khalayak
atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda menyatakan argu-
mentasi yang mendukung kesimpulan atau rekomendasi yang Anda
tawarkan. Sebagai tambahan Anda pun meminta khalayak untuk
berpartisipasi dengan menyatakan kebutuhan, saran, pemecahan,
perumusan kesimpulan, dan rekomendasi. Karena Anda melakukan
presentasi persuasif dan kolaboratif yang melibatkan khalayak untuk
aktif, maka Anda relatif sedikit bisa mengontrol materi presentasi Anda
sehingga Anda harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan
masukkan baru dan reaksi yang tak terduga.
Sedangkan Anjali (2007:39) mengingatkan, bahwa tujuan dalam

presentasi itu mengandung dua makna. Pertama, tujuan dalam artian
keberhasilan membawakan presentasi, dan kedua keberhasilan dalam
pengaruh presentasi terhadap khalayak. Namun, Anjali (2007:43) pun
menunjukkan tujuan presentasi itu, paling tidak, mencakup:
1. menjual;
2. menghibur;
3. memotivasi dan mengarahkan;
4. menginformasikan;
5. menerangkan atau memaparkan;
6. mengusulkan ide atau gagasan.
Sekaitan dengan tujuan presentasi ini, ada baiknya juga kita mempelajari
apa fungsi presentasi. Murai (2006) menunjukkan 3 fungsi presentasi yaitu:
1. untuk menyajikan komunikasi yang lebih baik antara penyaji dan
khalayaknya;
2. untuk mencapai pemahaman dan kesepakatan dengan khalayak;
3. untuk melahirkan dampak dan kesan pada khalayak dalam waktu yang
singkat dengan teknik-teknik multimedia.
Pada Kegiatan Belajar 2 Modul 3, kita membicarakan bagaimana

presentasi sepatutnya kita lakukan: Apakah sambil duduk atau berdiri. Secara
teknis, hal ini akan ditentukan oleh bagaimana interaksi yang kita bangun
dengan khalayak. Tujuan presentasi yang kita pelajari tadi mempengaruhi
tingkat interaksi kita dengan khalayak. Untuk melihat bagaimana keterkaitan
interaksi khalayak dan tujuan presentasi ini, kita lihat gambar berikut.
T IN G K A T IN T ER A K S I
T IN G G I
M e m p e rsu a si a ta u
Ko la b o ra si
SED AN G
M e n g in fo rm a sika n a ta u
M e n g a n a lisis
R EN D AH M e m o tiva si a ta u
M e n g h ib u r
T U J U A N PR ESEN T A SI
Sumber: Bovee dan Thill (1989)
Gambar 6.1.
Pengaruh Tujuan Presentasi pada Interaksi Khalayak
Berdasarkan bagan di atas, kita sudah dapat melakukan analisa tujuan

presentasi kita. Tujuan tersebut akan menentukan tingkat interaksi kita
dengan khalayak. Oleh karena itu, kini kita memasuki lebih dalam dari
kegiatan belajar ini dengan membahas analisa khalayak. Pentingnya analisa
khalayak mengingat sifat khalayak akan mempengaruhi strategi Anda untuk
mencapai tujuan. Misalnya kalau Anda sempat berbincang-bincang dengan
beberapa orang khalayak Anda, Anda akan memperoleh informasi mengenai
karakteristik khalayak. Dengan demikian, Anda memiliki kesempatan yang
lebih baik untuk mencapai tujuan Anda. Anda pun dapat meminta bantuan
tuan rumah atau panitia untuk mendapatkan informasi tentang khalayak.
Kini, kita mempelajari faktor-faktor yang mempengaruhi presentasi.
Murai (2006) menunjukkan ada empat faktor yang harus kita perhatikan
dalam melakukan presentasi. Keempat faktor tersebut adalah (a) faktor
psikologis yang berupa keinginan dan percaya diri; (b) faktor fisik yakni
penampilan kita; (c) faktor logis yakni skenario yang kita kembangkan dalam
melakukan presentasi, dan (d) faktor teknis yakni teknis presentasi seperti
apa yang kita pilih.
Selanjutnya, kita mencoba menelaah satu per satu dari keempat faktor
tersebut. Faktor psikologis jelas sangat mempengaruhi keberhasilan
presentasi. Bagaimana kita bisa meyakini isi presentasi seseorang bila
penyajinya sendiri kelihatan tidak percaya diri, grogi atau sering membuat
kesalahan sehingga kerap menyatakan, "Maaf, maksud saya adalah atau
sering menyatakan, "tujuan saya ... eeeee ... adalah ... eeeee, apa itu ... untuk
....” Secara psikologis orang seperti itu menunjukkan ketidakpercayaan pada
dirinya sendiri. Bagaimana orang lain mau percaya pada dirinya bila dirinya
sendiri pun tidak percaya pada dirinya?
Sedangkan faktor penampilan, jelas mempengaruhi penerimaan khalayak
atas apa yang kita sajikan. Untuk menunjukkan penampilan kita meyakinkan
dalam melakukan presentasi ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan,
yaitu (a) melakukan kontak mata dan melihat wajah khalayak dengan penuh
percaya diri; (b) mengenakan pakaian yang sopan; (c) bersikap santai;
(d) bergaya tidak dibuat-buat, khususnya untuk presentasi di hadapan
khalayak terbatas, dan (e) bergaya mengesankan untuk presentasi di hadapan
khalayak yang berjumlah besar.
Murai pun menyarankan beberapa hal yang perlu kita simak dengan baik
dalam penyusunan skenario presentasi. Murai menyarankan, skenario yang
disusun hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Alur, yang menunjukkan dengan jelas judul, tujuan, isi, metode dan
kesimpulan dalam skenario yang kita susun.
2. Konsep yang akan kita sajikan dalam bentuk gambar atau citra bergerak.
3. Logis, sehingga khalayak bisa memahami usulan atau gagasan
sesungguhnya.
4. Bantuan visual, yang dipergunakan untuk melahirkan pemahaman yang
lebih haik atas apa yang kita presentasikan.
Berkenaan dengan teknik presentasi, Murai menyarankan beberapa hal

yang penting kita perhatikan pada saat kita melakukan presentasi.
1. Menatap pada khalayak dengan senyum. Hal ini penting untuk
ditekankan lantaran dalam banyak peristiwa, penyaji lebih asyik
memandangi layar yang menyajikan materi presentasinya, sehingga dia
membelakangi khalayaknya.
2. Berbicara dengan suara cukup terdengar oleh khalayak dan menghindari
untuk selalu melihat catatan yang dipersiapkannya untuk membantu
mengingat butir-butir pokok presentasinya.
3. Menjaga kontak mata dengan bagian tertentu dari khalayak untuk
menegaskan penerimaan dan persetujuan mereka alas apa yang kita
sampaikan.
4. Menyajikan butir-butir pokok presentasi untuk mengajak khalayak

terfokus pada bagian tertentu dari presentasi. Ada baiknya, pada bagian
yang kita anggap penting untuk diperhatikan khalayak, untuk beberapa
saat kita diam dulu. Ini pun merupakan kiat memberi kesempatan pada
khalayak untuk memahami dengan baik butir-butir pokok tersebut.
Sekarang kita kembali memperhatikan tujuan presentasi. Secara umum

tujuan komunikasi adalah untuk mencapai kesamaan antara komunikator dan
komunikan. Bila ini kita terapkan pada presentasi, maka ada kesamaan antara
penyaji dan khalayak. Namun, kita tidak juga bisa mengingkari bahwa antara
penyaji dan khalayak memiliki perbedaan tujuan dalam menghadiri satu
presentasi. Kita lihat perbedaan tujuan tersebut pada Gambar 6.2 berikut.
TUJUAN
PENYAJI PESAN MEDIA KHALAYAK EFEK
UMPAN-BALIK
Gambar 6.2.
Ruang Tujuan pada Proses Presentasi
Gambar 6.2 itu menunjukkan kenyataan pada tahap kita memurai

presentasi. Pada saat presentasi akan dan sedang berlangsung, ada
kemungkinan terjadi perbedaan tujuan dalam mengikuti presentasi.
Perbedaan tujuan ini akan sangat mempengaruhi suasana presentasi
berlangsung. Tugas penyaji adalah membuat bidang yang diarsir pada
Gambar 6.2 tadi meluas hingga ke bidang putih pada wilayah penerima, yang
berarti tujuan yang hendak dicapai penyaji bisa diterima oleh khalayak. Bila
bidang yang diarsir itu masih tetap seperti yang terjadi pada awal presentasi,
maka presentasi tersebut bisa dikatakan tidak berhasil. Masing-masing
berjalan dengan tujuan yang berbeda.
Memperluas bidang yang berarsir hingga wilayah khalayak merupakan
tugas utama penyaji dalam sebuah presentasi. Ini berarti kita perlu
memperhatikan beberapa hal yang berkenaan dengan teknis presentasi. Untuk
memudahkan, ada beberapa saran penting yang mesti diperhatikan pada saat
melakukan presentasi. Saran-saran tersebut, memang ada yang mirip tapi ada
pula yang berbeda yang diberikan setiap pakar. Kita bisa mempertimbang-
kan, saran mana yang kita pandang paling masuk akal dan sesuai dengan
kondisi kita manakala kita melakukan presentasi dalam kerangka komunikasi
bisnis.
Dari mana kita tahu apakah tujuan kita tercapai atau belum? Kita bisa
melihatnya dari umpan-balik yang diberikan khalayak pada presentasi kita.
Itu sebabnya pada Gambar 6.2 kita melihat tujuan dan umpan-balik itu ditulis
dalam huruf yang lebih besar dan dicetak tebal. Umpan-balik tersebut
merupakan respons dari khalayak atas apa yang kita sampaikan. Pada garis
besarnya, respons tersebut biasanya dikelompokkan menjadi:
1. Positif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penerimaan pada apa
yang kita sampaikan.
2. Netral, yakni umpan-balik yang menunjukkan keadaan tidak menolak
dan tidak pula mencrima apa yang kita sampaikan.
3. Negatif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penolakan atas apa yang
kita sampaikan.
Selanjutnya, umpan-balik tersebut bisa kita pakai untuk menentukan

sikap khalayak terhadap presentasi yang kita lakukan. Kita akan menemukan
orang-orang seperti berikut.
1. Orang yang menyimak dengan baik.
2. Orang yang menyimak sepotong-sepotong.
3. Orang yang tidak menyimak sama sekali.
4. Orang yang tidak mau tahu alas apa yang kita presentasikan.
Ini selanjutnya akan tercermin saat tiba pada sesi tanya jawab. Kita akan
berhadapan dengan orang yang dapat dikategorikan sebagai berikut.
1. Si Serius, yaitu orang yang mengajukan pertanyaan karena ingin
memahami presentasi kita.
2. Si Kritis, yaitu orang yang mengajukan pertanyaan untuk menyampaikan
perspektif lain dari apa yang kita sampaikan. Ada dua jenis Si Kritis ini,
yaitu kritis untuk memberikan pemahaman lain dan satu lagi kritis untuk
menjatuhkan orang lain dengan menunjukkan kehebatan dirinya. Orang
yang disebut terakhir ini adalah orang yang ingin memperlihatkan
dirinya hebat dengan menunjukkan ketidakhebatan orang lain.
3. Si Egois, yaitu orang yang bertanya sebetulnya tidak punya maksud apa-
apa selain ingin menunjukkan siapa dirinya. Jadi sebenarnya, pertanyaan
itu diajukan untuk dirinya sendiri agar dinilai orang sebagai orang yang
berpartisipasi.
4. Si Penuntut, yaitu orang yang selalu meminta atau mengajukan
pertanyaan yang tidak-tidak. Orang seperti ini ingin menjadi pusat
perhatian meski apa yang disampaikannya tidak "nyambung" dengan apa
yang dibicarakan.
5. Si Salah Pentas, yaitu orang yang senang memberikan komentar dengan
tujuan memancing orang lain tertawa dengan celetukannya. Orang
seperti ini ingin menjadi pusat perhatian sehingga disebut salah pentas.
Kadang orang seperti ini sekedar iseng untuk menghilangkan kantuk.
6. Si Reaksioner, yaitu orang yang bereaksi berlebihan terhadap apa yang
kita sampaikan. Orang seperti ini biasanya lebih mengomentari apa-apa
yang berada di luar pokok bahasan, seperti bentuk tayangan LCD atau
pilihan huruf yang kita pakai.
Mengingat "medan" presentasi yang menuntut kita melakukan persiapan

dengan baiki, maka sudah selayaknya kita menimba pengalaman dari
berbagai pihak yang sudah biasa melakukan presentasi. Ada banyak pakar
atau orang berpengalaman melakukan presentasi yang memberikan saran
untuk melakukan presentasi. Sekarang, kita lihat dulu saran pertama yang
disajikan dalam majalah Karir Up berikut ini.
1. Pikirkan konsep besar dari presentasi Anda. Lalu cobalah membuat
daftar kata pemicu, yakni kata yang bisa Anda terangkan dengan durasi
30 detik sampai 5 menit.
2. Siapkan butir-butir penting yang hendak dibicarakan dalam secara kertas
untuk sontekan Anda saat melakukan presentasi. Ini penting agar apa
yang Anda bicarakan tidak melompat-lompat.
3. Lakukan aktivitas fisik ringan seperti jalan cepat atau joging di tempat
sebelum berbicara di depan umum akan mengurangi rasa grogi yang
muncul jika hendak tampil di muka umum.
4. Lakukan latihan berbicara di depan cermin sebelum melakukan
presentasi di depan umum. Latihan dapat membuat Anda siap dan
kesiapan akan mengurangi kadar grogi Anda.
5. Kenali audiens Anda. Ambil variasi dalam cara menyampaikan masalah

sehingga terjangkau oleh mereka yang terdiri dari berbagai latar
belakang yang berbeda.
Gambar 6.3.
Suasana Presentasi
6. Persiapkan dengan baik peralatan presentasi Anda. Pastikan semuanya

dalam kondisi baik dan siap pakai. Mintalah bantuan teknisi jika Anda
tidak dapat melakukannya sendiri. Sedikit gangguan pada alat bantu
presentasi Anda dapat membuat konsentrasi Anda buyar.
7. Aturlah nafas Anda saat berbicara. Intonasi yang tenang membuat apa
yang Anda sampaikan lebih dimengerti khalayak.
8. Jangan terlalu banyak memberi gagasan pada sate presentasi, cukup dua
tiga saja. Ini membantu Anda fokus pada apa yang ingin disampaikan.
9. Perhatikan lamanya waktu yang tersedia dalam menyampaikan
presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat, Anda perlu untuk
meringkas materi yang disajikan.
10. Akhiri presentasi Anda dengan mengulas kembali butir-butir penting
yang dipresentasikan. Ini membuat pesan Anda melekat di benak
khalayak.
Sedangkan Rhenald Kesali (2007:1-4) memberikan saran untuk

melakukan presentasi dengan baik seperti berikut ini.
1. Jangan membiasakan diri tergantung pada teks.
2. Pelajari dulu siapa khalayak Anda, latar belakang, jalan pikiran,

pendidikan dan jabatan mereka.
3. Jangan biarkan dua hal ini: yang sudah mereka ketahui atau yang tak
ingin mereka dengar.
4. Jangan biarkan khalayak jenuh.
5. Humor tidak boleh berlebihan.
6. Periksa ruangan dan fasilitas presentasi termasuk mikrofon sebelum
presentasi dimulai.
7. Biasakan interaktif.
8. Be specific.
9. Jangan merendahkan mutu dengan mengatakan misalnya, "Maaf saya
sebenarnya tidak siap".
10. Latihan yang cukup.
11. Perhatikan bahasa tubuh.
12. Berpakaianlah agak cerah agar Anda menciptakan kesegaran di dalam
ruangan.
13. Jangan berbicara seperti sedang mengobrol dengan seseorang.
Demikianlah beberapa aspek yang lebih bersifat konsep mengenai

presentasi bisnis. Pada Kegiatan Belajar 2 Modul 6 ini, kita akan membahas
aspek-aspek yang lebih bersifat teknis dari presentasi bisnis mi. Sangat
diharapkan, apa yang disajikan pada Kegiatan Belajar 1 Modul 6 ini, bisa
dipahami dengan baik agar memudahkan pemahaman kita atas Kegiatan
Belajar 2. Setelah mengerjakan apa yang diminta pada bagian akhir Kegiatan
Belajar 1, kita mulai mendalami aspek-aspek teknis presentasi bisnis ini.
L A TIH A N

1) Siapkanlah skenario presentasi untuk berbicara dalam situasi-situasi

berikut ini!
a. Presentasi singkat di depan 20 pekerja pabrik tentang rencana
pemotongan upah lembur sebesar 10% sebagai upaya melakukan
efisiensi setelah terjadi kenaikan tajam harga minyak dunia.
b. Presentasi proposal kegiatan selama 10 menit di depan Dewan

Direksi berkaitan dengan adanya temuan penelitian mutakhir
tentang kecenderungan produksi dan konsumsi teh global dalam
jangka waktu 5 tahun terakhir.
c. Presentasi selama 20 menu tentang hubungan antara mode pakaian
remaja dan penurunan tingkat daya beli masyarakat.
2) Susunlah langkah-langkah presentasi yang menjelaskan data
perkembangan rata-rata harga minyak dunia dalam 5 tahun terakhir!
Tahun 2000, 54 dolar AS/barel, tahun 2001, 46 dolar AS/barel, tahun
2003, 67 dolar AS/barel, tahun 2004, 68 dolar AS/barel, tahun 2005, 76
dolar AS/tahun. Presentasi ini hendak disampaikan kepada kelompok
demonstran yang menuntut penurunan harga BBM di Indonesia.
3) Kembangkan rencana presentasi untuk penjualan printer merek baru,
XYZ, yang akan menyaingi merek-merek printer mapan yang
disampaikan kepada Direktur Pemasaran sebuah perusahaan distributor
komputer! Dalam presentasi tersebut akan disampaikan peluang pasar
dan pangsa pasar merek-merek mapan yang mendominasi pasar.
1) Ada empat faktor yang penting kita perhatikan dalam melakukan

presentasi, yaitu (a) faktor psikologis yang berupa keinginan dan percaya
diri; (b) faktor fisik yakni penampilan kita; (c) faktor logis yakni
skenario yang kita kembangkan dalam melakukan presentasi, dan
(d) faktor teknis yakni teknis presentasi seperti apa yang kita pilih.
Latihan nomor I pada dasarnya menekankan pada faktor logis. Skenario
yang disusun hendaknya memperhatikan (a) alur, yang menunjukkan
dengan jelas judul, tujuan, isi, metode dan kesimpulan dalam skenario
yang kita susun; (b) konsep yang akan kita sajikan dalam bentuk gambar
atau citra bergerak; (c) logis, sehingga khalayak bisa memahami usulan
atau gagasan sesungguhnya, dan (d) bantuan visual, yang dipergunakan
untuk melahirkan pemahaman yang lebih baik atas apa yang kita
presentasikan.
2) Langkah-langkah menyusun presentasi adalah (a) merumuskan tujuan,
menetapkan tujuan, memilih gaya dan nada; (b) menganalisis khalayak;
(c) memilih saluran dan media komunikasi, (d) mengorganisasikan
pesan; (e) komposisi pesan; (f) mengedit dan menulis-ulang pesan, dan
(g) menyusun dan mengoreksi pesan.
3) Rencana presentasi pada dasarnya merencanakan apa isi presentasi untuk
bagian-bagian presentasi seperti berikut ini: (a) pendahuluan; (b) isi, dan
(c) penutup.
RA NGK UMA N
Pada dasarnya, presentasi adalah mengomunikasikan

informasi/konsep/pikiran/gagasan pada orang lain dalam suasana
komunikasi yang − biasanya, meski tidak selalu − relatif formal. Meski
tidak selalu, biasanya informasi/konsep/pikiran/gagasan yang di
komunikasikan itu relatif baru. Presentasi sendiri dapat didefinisikan
sebagai "mengupayakan agar khalayak memahami apa yang ingin
dinyatakan atau diusulkan penyaji melalui media seperti huruf, kalimat,
angka, gambar, suara dan sebagainya. Sedangkan tujuan presentasi
adalah tercapainya kepuasan dan kesepakatan dengan khalayak.
Sedangkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis
pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose)
adalah (a) biasanya dilakukan secara formal; (b) biasanya disusun secara
matang dan terencana; (c) biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan
materinya; (d) biasanya dibantu oleh alat-alat peraga atau alat-alat bantu
presentasi; (e) biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator;
(f) biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi;
(g) biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab, dan (h) biasanya memiliki
tujuan dan target tertentu.
Sedangkan sistematika umum dalam menyusun pesan untuk
presentasi adalah sebagai berikut (a) pendahuluan; (b) isi, dan (c)
penutup. Ada pun tujuan presentasi adalah (a) menjual; (b) menghibur;
(c) memotivasi dan mengarahkan; (d) menginformasikan; (e) mene-
rangkan atau memaparkan; dan (f) mengusulkan ide atau gagasan.
Sekaitan dengan tujuan presentasi mi, kita mempelajari fungsi presentasi
sebagai berikut (a) untuk menyajikan komunikasi yang lebih baik antara
penyaji dan khalayaknya; (b) untuk mencapai pemahaman dan
kesepakatan dengan khalayak, dan (c) untuk melahirkan dampak dan
kesan pada khalayak dalam waktu yang singkat dengan teknik-teknik
multimedia.
Sedangkan umpan-balik yang kita terima dari presentasi dapat
dikategorikan menjadi (a) positif, yakni umpan-balik yang menunjukkan
penerimaan pada apa yang kita sampaikan; (b) netral, yakni umpan-balik
yang menunjukkan keadaan tidak menolak dan tidak pula menerima apa
yang kita sampaikan; dan (c) negatif, yakni umpan-balik yang
menunjukkan penolakan atas apa yang kita sampaikan.
Saran yang perlu kita perhatikan agar presentasi yang kita lakukan
berhasil adalah sebagai berikut: (a) Pikirkan konsep besar dari presentasi
Anda; (b) siapkan butir-butir penting yang hendak dibicarakan dalam
secara kertas untuk sontekan Anda saat melakukan presentasi; (c) laku-
kan aktivitas fisik ringan seperti jalan cepat atau joging di tempat
sebelum berbicara di depan umum akan mengurangi rasa grogi yang
muncul jika hendak tampil di muka umum; (d) lakukan latihan berbicara
di depan cermin sebelum melakukan presentasi di depan umum;
(e) kenal audiens Anda; (1) persiapkan dengan baik peralatan presentasi
Anda; (g) aturlah nafas Anda saat berbicara; (h) jangan terlalu banyak
memberi gagasan pada satu presentasi, cukup dua tiga saja; (i) perhati-
kan lamanya waktu yang tersedia dalam menyampaikan presentasi, dan
(j) akhiri presentasi Anda dengan mengulas kembali butir-butir penting
yang dipresentasikan.
TES FORMATIF 1
1) Bila khalayak presentasi Anda seperti mengabaikan apa yang Anda

kemukakan, bahkan banyak di antaranya yang mencibir terhadap apa
yang Anda presentasikan, maka umpan-balik yang kita terima
merupakan umpan-balik ....
A. positif
B. netral
C. negatif
D. semua jawaban di atas salah
2) Presentasi pada dasarnya sama saja dengan jenis-jenis pembicaraan

lainnya. Namun ada ciri yang membedakan presentasi dengan
pembicaraan lain, yaitu ....
A. formalitas
B. koneksitas
C. legalitas
D. implikasi
3) Saat orang akan melakukan presentasi, kemudian bertanya tentang siapa

orang-orang yang akan hadir dalam presentasi tersebut. Pada dasarnya
apa yang kita lakukan itu merupakan kegiatan ....
A. persiapan
B. identifikasi khalayak
C. berjaga-jaga
D. kategorisasi khalayak
4) Sistematika umum yang dipergunakan dalam presentasi adalah ....

A. pendahuluan, isi dan penutup
B. pembuka, batang tubuh, dan kesimpulan
C. informasi umum, informasi inti, dan informasi penutup
D. sajian pembuka, sajian pokok, dan sajian tambahan
5) Membaca kata demi kata teks yang divisualisasikan, dengan tujuan agar
presentasi efektif sebaiknya ....
A. dilakukan
B. dihindari
C. dicoba
D. dilaksanakan


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Presentasi Bisnis (2)
S ekarang, kita mulai membahas aspek-aspek teknis presentasi bisnis. Pada

Kegiatan Belajar 2 ini, kita akan lebih banyak memperoleh gambaran
yang bersifat lebih teknis tentang pelaksanaan presentasi bisnis ini. Kita
mendalami hal-hal yang sifatnya teknis praktis untuk melakukan presentasi
dalam konteks komunikasi bisnis. Di sini kita akan lebih mengasah
keterampilan tentang presentasi dan mencoba menerapkan prinsip-prinsip
dan konsep-konsep yang kita pelajari pada kegiatan-kegiatan belajar
sebelumnya.
Kita awali dengan membahas tahap persiapan dalam melakukan
komunikasi bisnis, yang berarti apa yang kita lakukan ini bukan spesifik
hanya untuk kepentingan presentasi melainkan untuk seluruh kegiatan
komunikasi bisnis. Namun apa yang diuraikan berikut ini bisa diterapkan
pada kegiatan presentasi bisnis. Sedangkan rincian lebih lanjut dari presentasi
bisnis ini, bisa kita ikuti pada halaman selanjutnya. Bila diringkaskan, maka
ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan saat mempersiapkan
komunikasi bisnis, yaitu:
1. mengumpulkan data/fakta yang relevan yang kita perlukan untuk
mempersiapkan materi presentasi;
2. menyusun fakta/data itu menjadi informasi;
3. memilih cara yang paling baik untuk menyajikan informasi yang
mengandung fakta dan data.
Sekarang, kita lihat piramida berikut ini untuk memahami bagaimana
fakta dan data itu kita oleh menjadi informasi, bahkan selanjutnya
menjadi pengetahuan dan kearifan. Kita simak lebih dulu Gambar 6.4
berikut.
K EA RIFA N
PE NGETA HUA N
INFORM A S I
DA TA
FAK TA
Gambar 6.4.
Piramida Informasi
Berdasarkan gambar tersebut, maka kita bisa melihat bahwa yang

namanya data pada dasarnya diambil dari fakta yang sesungguhnya
merupakan peristiwa. Misalnya peristiwa berupa kelahiran, perkawinan
dan kematian. Lalu peristiwa itu kita kumpulkan, catatan dan
dikalsifikasikan berdasarkan tujuan tertentu. Misalnya kita menge-
lompokkan data kelahiran per seratus penduduk di satu kota/kabupaten
atau menyusun angka perkawinan. Ketika data yang satu dihubungkan
dengan data lain, maka jadilah informasi. Misalnya menghubungkan data
kelahiran dan kematian sehingga kita bisa memperoleh informasi tentang
laju pertambahan penduduk. Informasi satu dikaitkan dengan informasi
lain, jadilah pengetahuan, dan pengetahuan yang satu dikaitkan dengan
pengetahuan lain jadilah kearifan.
4. Menentukan bentuk sajian seperti apa yang paling tepat. Apakah dalam
bentuk tabel atau grafis. Pertimbangannya adalah membuat orang
memahami data yang kita sajikan.
Kita bisa menampilkan data itu dalam bentuk deskripsi seperti berikut.
a. Indikator dan Target Kinerja utama

1) Penyerapan Keuangan:
a) Bulan Oktober 2000 sudah harus mencapai minimal 7,5%;
b) Bulan November 2000 sudah harus mencapai minimal 50%,
c) Bulan Desember (akhir tahun anggaran) sudah harus mencapai

minimal 95%.
2) Partisipasi masyarakat dalam musyawarah desa/kelurahan dan jumlah
penerima manfaat:
a) Bulan Oktober 2000:
1) minimal 90% dari seluruh Musdes I dan 2 sudah terselenggara;
2) minimal 30% dari kepala keluarga miskin hadir di salah satu
Musdes I dan 2;
3) minimal 3 unsur masyarakat hadir dalam Musdes 1 dan 2.
b) Bulan November 2000:
1) minimal 90% dari seluruh Musdes 3 dan 4 sudah terselenggara;
2) minimal 15% dari kepala keluarga miskin hadir di salah sate
Musdes 3 dan 4;
3) minimal 3 unsur masyarakat hadir dalam Musdes 3 dan 4.
c) Bulan Desember 2000:
1) minimal 1, 3 juta orang menerima dana Program PDM-DKE;
Kita bisa menampilkan data yang dihubungkan dengan data lain

sehingga menjadi informasi misalnya dalam bentuk tabel seperti berikut.
Satuan/
Jenis Barang/Commodity 1993 1994
Unit
Minyak bumi/Crude oil 000 Brl 547.430 556.072
Gas bumi/Natural gas 000 Mcf 2.661.878 2.867.941
Timah/Tin M.Ton 28.585 27.952
Batubara/Coal M.Ton 27.584.418 36.252.106
Bauksit/Bauxite M.Ton 1.320.418 1.468.835
Bijih Nikel/Nickel Ore M.Ton 1.975.813 1.964.695
Emas/Gold Kg 41.558 69.744
Perak/Silver Kg 90.285 99.022
Pasir Besi/lron Sand M.Ton 341.335 424.527
Aspal/Asphalt M.Ton 200.615 e) 200.633
Bijih Mangan/Manganese 0re M.Ton 12.266 e) 12.950
Konsentrat Tembaga/Copper Concentrate M.Ton 927.189 1.205.339
Sumber: Departemen Pertambangan dan Energi
Atau kita bisa juga menampilkannya dalam bentuk grafis seperti

beberapa contoh berikut ini.
T ID A K
SEKO LAH
27%
PT T ID A K T A M A T
3% SD 12%
P E NDUDUK
B E RDA S A R
T IN G K A T
P E N D ID IK A N
SM A
SD 20%
25%
SM P
13%
atau
25%
b u ta a k sa ra
25%
25%
25%
atau
100
% 90% 80%
70% 60%
Apa yang dilukiskan melalui beberapa ilustrasi di atas, sesungguhnya

hendak menunjukkan bagaimana data/fakta divisualisasikan. Bisa juga
kita memanfaatkan teknik komunikasi visual untuk menyampaikan
gagasan/pikiran kita. Mengapa kita memerlukan visualisasi? Menurut
Kesali (2007:76), khalayak itu mirip anak-anak. Oleh karena itu
presentasi kita akan lebih mudah dipahami khalayak bila kita
menyertakan alat bantu visual. Kesali mencontohkan sekaligus
menyarankan, jika presentasi kita mempergunakan data numerik, maka
kita harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu
ini, presentasi kita akan jauh lebih efektif dibandingkan jika kita
menyatakannya secara lisan.
5. Meningkatkan pemahaman atas apa yang hendak kita sampaikan.
Sekaitan dengan persiapan itu, kita perlu juga memperhatikan prinsip
pengorganisasian pesan. Paling populer yang dipergunakan untuk
pengorganisasian pesan adalah Prinsip AIDA (Attention, Interest,
Decision, Action). Berdasarkan prinsip tersebut, maka pada bagian
pendahuluan itu kita kemukakan juga hal-hal yang bisa menarik
perhatian orang. Lalu kita bangkitkan minatnya, selanjutnya ajak untuk
mengambil keputusan dan bertindak.
Sedangkan pada saat melakukan presentasi, selain penting bagi kita

untuk memiliki penguasaan atas materi presentasi, ada beberapa hal yang
penting diperhatikan, yaitu:
1. Suara. Biasanya manakala grogi atau demam panggung, kita jadi
berbicara dengan cepat dan tidak jelas. Karena itu, penting bagi kita
untuk mengontrol suara kita. Jangan terlalu cepat sehingga sulit
ditangkap maknanya, tapi jangan juga terlalu lambat sehingga
membosankan. Kita bicara wajar-wajar saja.
2. Kontak mata. Kita terus melakukan kontak mata dengan khalayak kita.
Karena kontak mata itu menunjukkan rasa percaya diri.
3. Gerak tubuh. Jangan mematung dan jangan pula terlalu banyak bergerak.
Kita menggunakan gerakan tubuh sewajarnya saja.
4. Sikap tubuh. Penting bagi kita untuk menjaga sikap/postur tubuh kita.
Bila memang memerlukan media untuk melakukan presentasi seperti

memakai LCD Projection, yang biasanya menampilkan slide-slide yang
dibuat dengan menggunakan PowerPoint, Teknologi komputer memang
membantu mempermudah kita dalam melakukan presentasi. Tapi yang

terpenting dalam presentasi itu bukan medianya yang melainkan cara kita
menyajikan presentasinya. Bila memang tak ada alat seperti itu, kita bisa
menggunakan media lain, OHP, misalnya atau lembaran kertas atau bisa saja
menggunakan materi yang fotokopiannya dibagikan kepada khalayak.
Selanjutnya, kita membahas lebih dalam mengenai identifikasi khalayak
yang juga sering diibaratkan kita sedang mengukur kedalaman sungai. Bila
kita mau menyeberangi sungai, maka kita tentu akan mengumpulkan
informasi mengenai kedalaman sungai tersebut sebelum memutuskan apakah
akan menyeberanginya atau tidak. Kita juga akan mengembangkan cara
menyeberangi sungai tersebut setelah tahu kedalamannya. Itu sebabnya kita
perlu melakukan analisis khalayak yang akan kita bahas berikut ini. Analisis
Khalayak.
Untuk melakukan analisa khalayak, ada empat aspek yang harus kita
perhatikan, yakni:
l. Komposisi dan ukuran khalayak: (a) berapa jumlah khalayak, (b) per-
kirakan apakah mereka memiliki afiliasi politik, agama, profesional
tertentu, dan (c) analisis jenis kelamin, usia, kelompok sosio-ekonomi
dan etnik, jabatan, dan asal daerah.
2. Reaksi khalayak yang mungkin timbul: (a) analisis apa tujuan khalayak
mengikuti presentasi; (b) tentukan sikap umum khalayak terhadap topik
presentasi dengan melihat apakah khalayak cukup berminat atau tidak
berminat, bagaimana reaksi khalayak terhadap topik yang sama pada
waktu yang lalu, tetapkan tahapan-tahapan pembahasan yang mungkin
tepat untuk khalayak itu, dan tetapkan jumlah pesan yang akan
memancing persoalan yang menarik bagi setiap khalayak; (c) Analisis
situasi jiwa khalayak; (d) sampaikan informasi latar yang akan menarik
perhatian khalayak seperti informasi historis dan data statistik, dan
(e) perkirakan respons khalayak.
3. Tingkat pemahaman khalayak, meliputi: (a) tetapkan apakah khalayak
sudah tahu tentang permasalahan ini, (b) perkirakan apakah setiap orang
bisa memahami pesan ini, (c) putuskan informasi tambahan apa yang
akan disampaikan untuk meningkatkan pemahaman, (d) pertimbangkan
untuk memadukan konsep umum dan spesifik yang kita butuhkan guna
memberi penjelasan, dan (e) pertimbangkan untuk menyampaikan
pembahasan yang biasa, informasi yang mengejutkan atau topik yang
tidak familier.
4. Hubungan khalayak dengan pembicara, meliputi: (a) analisis bagaimana

biasanya khalayak bereaksi, (b) pastikan apakah khalayak bersahabat,
terbuka, atau ramah pada diri kita selama melakukan presentasi, (c) ten-
tukan respons-respons yang mungkin muncul dengan menganalisa
harapan khalayak terhadap kita, status relatif kita, kemungkinan
khalayak mendapatkan bias terhadap tugas kita dan perhitungkan sikap
yang mungkin muncul dari khalayak terhadap organisasi yang kita
wakili, dan (d) tetapkan aspek-aspek latar belakang diri kita yang akan
membantu membangun kredibilitas kita.
Kini tentunya Anda sudah dapat menganalisis tujuan dan khalayak

presentasi Anda, bukan? Dengan demikian, ketika kita diminta melakukan
presentasi, tugas tersebut akan lebih mudah kita laksanakan. Namun untuk
meningkatkan kemungkinan kita berhasil dalam melakukan presentasi bisnis
ini, kita juga perlu melakukan langkah-langkah perencanaan atau persiapan.
Kita ingat saja kata orang bijak, dengan membuat perencanaan sebenarnya
separuh pekerjaan sudah kita selesaikan. Untuk itulah kita perlu mengetahui,
apa sajakah yang perlu kita lakukan dalam persiapan melakukan presentasi
ini. Pembahasan berikut akan memfokuskan diri pada perencanaan presentasi
ini.
Selanjutnya kita membahas langkah-langkah persiapan presentasi secara
lebih rinci. Memang mengidentifikasi khalayak merupakan bagian dari
persiapan presentasi. Namun identifikasi khalayak itu kita beri bahasan
khusus karena pentingnya kegiatan tersebut dalam upaya mencapai
keberhasilan. Berikut ini, langkah-langkah yang akan kita tempuh untuk
mempersiapkan presentasi.
A. PERSIAPAN PRESENTASI
Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan

adalah sebagai berikut.
1. Pengembangan Gagasan Utama
Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini
menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman
khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan
manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan
Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah
kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda

bisa melihat contoh berikut ini.
Peningkatan permintaan pada kendaraan roda empat dengan cc kecil yang
lebih hemat bahan bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM.
2. Membuat Kerangka
Dengan gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa
mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya
memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk
presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini.
KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN

BISNIS FAST-FOOD
Tujuan: Menyadarkan para memiliki usaha waralaba atas peningkatan

ancaman persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.
1. Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba
semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam
bisnis ini.
2. Toko-toko swalayan terkemuka semakin menunjukkan ancamannya.
Toko-toko swalayan terkemuka talon ini berhasil memperoleh Rp78
miliar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan
penjualannya mencapai 15%/tahun.
Dua toko swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan
cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS
Dept. Store mengembangkan makanan cepat-saji dari milkshake
sampai hotdogs dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store
berhasil melakukan eksperimen untuk pengembangan restoran fast
food yang self-service.
Sementara banyak toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan
rencana membuka restoran fast food dan uji coba untuk keperluan
ini sedang berlangsung.
3. Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan
menu yang menarik konsumen.
4. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh promosi periklanan.
5. Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita

untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji ini
tetap dapat menghasilkan uang.
Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan

pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. Karena,
presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan bosan, apalagi
bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti
dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh
panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama presentasi kita
berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang diucapkan dalam
satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125 kata/menit.
Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan
gaya presentasi kita. Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni
gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan
gaya presentasi untuk peristiwa penting.
Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efektivitas
komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu audio-visual.
Pentingnya menggunakan alat bantu audio-visual ini adalah untuk membantu
baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal
yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti
oleh khalayak.
Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual ini. Pertama
visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan
membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini, kita
menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran-
pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan
penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak
memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar dipahami kalau
dinyatakan secara lisan.
Namun kita harus atas pada, penggunaan alat bantu visual tersebut dapat
menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut membantu
efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini.
1. Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik.
2. Berikan kesempatan kepada khalayak untuk membaca visualisasi itu
sebelum Anda memberikan uraian.
3. Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.
4. Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan

dengan visualisasi.
5. Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata.
6. Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan
alat visualisasi tersebut.
Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu

presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif berikut ini.
1. Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin memberikan
lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak
laporan, atau bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout ini
akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun
dapat juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout
daripada uraian Anda.
2. Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin
memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena
medium ini langsung kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun
untuk situasi tertentu penggunaan papan tulis ini terkesan sangat
informal.
3. Overhead projector (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan
dalam presentasi bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat
memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang.
Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi,
atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD
projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan
presentasi bisnis.
4. Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila Anda
sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya
bisa diproyeksikan di ruang yang relatif gelap.
5. Alat Bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk
atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak
bisa mengalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat
menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film
cukup efektif untuk menarik perhatian khalayak karena disajikan secara
lebih hidup dan berwarna.
Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat memperlihatkan

bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. Namun
hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan
merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik
dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting.
Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling tepat
dalam melakukan presentasi.
Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat
pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan
adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi
presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi
presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan
tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun
harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan
saja.
Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD
projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan
ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat
inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam
lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide Power Point bila
menggunakan LCD projector karena akan menyulitkan khalayak
membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.
Kita lihat gambar berikut.
Masyarakat Pengguna Program Diploma Politeknik
Masyarakat
Pengguna
Kontrol dalam berprofesi

Jumlah & jenis
Key Performance Indicator
kebutuhan
Penjenjangan Karir
Perilaku Berkarya
Pendidikan Diploma
Polteknik (ada unsur
minat dan talenta) Lulusan Yang Kompeten
Kurikulum Berdasarkan
Kompetensi
Profesi
Masyarakat
Penguasaan
Teknologi Masyarakat
Sumber: Presentasi "Filosofi Pendidikan Politeknik" oleh Dr.Ir. Bambang

Boediono, ME
Gambar 6.5.
Slide untuk Presentasi dengan Menggunakan PowerPoint LCD Projector
Kita bisa melihat pada Gambar 6.5 itu, hanya butir-butir pokok saja yang
ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk
bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma
politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk
memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang di presentasi-
kan.
Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan
bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana
cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga
mempelajari metode presentasi seperti berikut ini.
B. METODE PRESENTASI
Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian

presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari
empat metode penyampaian berikut ini.
1. Memori. Janganlah Anda mengapalkan semua pesan yang akan

dipresentasikan, karena akan sulit untuk mengingat semuanya. Cukup
mengingat garis besarnya saja.
2. Membaca. Bila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan
kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita
persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita kehilangan
kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk
melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan
melembutkan suara.
3. Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal-hal
yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika
pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir
tersebut atau beralih ke pokok bahasan lain.
4. Berbicara impromtu. kalau Anda diminta untuk berbicara secara
mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah
beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan tergoda
untuk melantur.
C. MENJAWAB PERTANYAAN
Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-
jawab. Apalagi bila kita menginginkan presentasi itu bukan merupakan
komunikasi satu arah melainkan presentasi yang dibangun dengan semangat
dialog dan interaktif Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang
diajukan khalayak presentasi kita.
1. Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab
pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan
pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar
kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan
dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu
untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak
lain memahami pertanyaan yang diajukan.
2. Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada sate
dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda
memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang
presentasi.
3. Menjawab tanpa emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang

mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau
informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab pertanyaan seperti ini
dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan keras.
Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah
pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.
Sedangkan Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis

dan operasional dalam menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali,
dalam menjawab pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan
adalah:
1. terima pertanyaan dari seluruh khalayak;
2. simak pertanyaan khalayak dengan seksama;
3. batasi jumlah pertanyaan khalayak;
4. berikan jawaban yang berkualitas;
5. fokuskan jawaban sesuai topik utama.
Selanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai

penyaji dalam sebuah kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi,
kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita
harus berupaya memaksimalkan kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa
ditingkatkan dengan cara seperti berikut ini.
1. Menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang
dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu kita
harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) mem-
perkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman
profesional, dan (c) memperlihatkan kemampuan.
2. Raih kepercayaan khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap jujur dan
tidak memihak.
3. Menekankan kesamaan dengan khalayak.
4. Meningkatkan imbauan Anda pada khalayak, dengan memperhatikan
penampilan.
5. Memperlihatkan ketulusan.
Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan
presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele
namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu

diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:
1. jaga kontak mata dengan khalayak,
2. berbicara dengan jelas dan tegas,
3. jangan berbicara terlampau cepat,
4. pastikan suara Anda dapat didengar semua orang,
5. berbicara dengan gaya asli Anda sendiri,
6. berdiri tegak,
7. gunakan gerak-gerik yang alarm,
8. jawab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan
9. jaga perasaan Anda ketika menghadapi kritik.
Akhirnya, pada penghujung Kegiatan Belajar 2 Modul 6 ini, kita ikuti

saran presentasi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang
dikemukakan Anjali (2007:51) sebagai berikut:
1. pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau
kualitasnya;
2. kebutuhan pendengar harus lebih diutamakan daripada kebutuhan kita
sebagai penyaji;
3. seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya,
dan isi presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar;
4. terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal
pembicaraan dan seni berbicara.
L A TIH A N

1) Cobalah merancang media presentasi yang tepat untuk mempromosikan
satu produk ban kepada calon pelanggan! Untuk presentasi seperti ini
apakah Anda akan lebih menekankan pada apa yang dipresentasikan,
bagaimana mempresentasikan atau apa dan bagaimana mem-
presentasikan? Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
2) Cobalah membuat sajian visual untuk data berikut!
Jumlah Bencana Alam di Indonesia

Tahun 2004a)
Jenis Bencana Kejadian Korban Tewas Korban Kerugianb)

Gempa Bumi 5 108 140.833 67,943
Epidemi 1 658 58.301 -
Banjir 1 5 13.000 60.000
Longsor 4 119 5.018 -
Letusan Gunung 4 2 42.933 -
Badai 2 4 3.715 -
Gelombang Pasang 1 165.708 532.898 4.450.000
Jumlah 18 66.604 796.698 4.577.943
Keterangan:
a) Diolah dan Laporan ADRC, 2004
b) Kerugian dalam AS$
3) Buatlah analisis khalayak untuk presentasi promosi panci bertekanan

(press cooker) pada kalangan ibu-ibu di lingkungan tempat tinggal
Anda? Bagaimana profit khalayak sasaran presentasi? Hasilnya
diskusikan dengan teman-teman Anda!
1) Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat
pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih
dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan
apa atau materi presentasinya. Tentu saja Pernyataan tersebut bukan
mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara
presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa
bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya
memperhatikan apa yang dipresentasikan saja.
2) Menurut Kesali (2007:76), khalayak itu mirip anak-anak. Oleh karena itu
presentasi kita akan lebih mudah dipahami khalayak bila kita
menyertakan alat bantu visual. Kesali mencontohkan sekaligus
menyarankan, jika presentasi kita mempergunakan data numerik, maka
kita harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu
ini, presentasi kita akan jauh lebih efektif dibandingkan jika kita
menyatakannya secara lisan.
3) Aspek-aspek yang penting diperhatikan dalam melakukan analisis
khalayak adalah (a) Komposisi dan ukuran khalayak; (b) reaksi khalayak
yang mungkin timbul; (c) tingkat pemahaman khalayak, dan (4) hu-
bungan khalayak dengan pembicara.
RA NGK UMA N
Secara umum, prinsip persiapan komunikasi bisnis bisa diterapkan

untuk kegiatan presentasi bisnis. Prinsip tersebut mencakup
(a) mengumpulkan data/fakta yang relevan yang kita perlukan untuk
mempersiapkan materi presentasi; (b) menyusun fakta/data itu menjadi
informasi; (c) memilih cara yang paling baik untuk menyajikan
informasi yang mengandung fakta dan data, dan (d) menentukan bentuk
sajian seperti apa yang paling tepat. Apakah dalam bentuk tabel atau
grafis. Pertimbangannya adalah membuat orang memahami data yang
kita sajikan.
Salah satu kegiatan penting dalam perencanaan komunikasi bisnis,
termasuk presentasi bisnis adalah mengidentifikasi khalayak yang
selanjutnya diikuti dengan analisis khalayak. Aspek-aspek yang penting
diperhatikan dalam melakukan analisis khalayak adalah (a) Komposisi
dan ukuran khalayak; (b) reaksi khalayak yang mungkin timbul;
(c) tingkat pemahaman khalayak, dan (4) hubungan khalayak dengan
pembicara.
Meski kini biasanya presentasi pada umumnya menggunakan LCD
Projection, namun sesungguhnya ada banyak alat bantu presentasi yang
bisa kita gunakan. Alat bantu tersebut presentasi tersebut adalah
(a) handout; (b) papan tulis; (c) overhead projector (OHP); (d) slide, dan
(e) alat bantu lain. Sedangkan pada saat menyampaikan presentasi ada
empat metode yang bisa kita pergunakan yaitu (a) memori; (b) mem-
baca; (c) berbicara dengan memegang catatan, dan (d) berbicara
impromtu.
Ada pun saat menjawab pertanyaan, beberapa hal yang perlu kita
perhatikan adalah: (a) jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis;
(b) jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita, dan (c) men-
jawab tanpa emosional pertanyaan keras. Namun sebagai penyaji kita
harus menjaga kredibilitas kita dengan cara (a) menunjukkan
kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya
memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu kita harus (1) me-
miliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (2) memperkenalkan

kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (3)
memperlihatkan kemampuan; (b) raih kepercayaan khalayak; (c)
menekankan kesamaan dengan khalayak; (d) meningkatkan imbauan
Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan, dan (e) mem-
perlihatkan ketulusan.
TES FORMATIF 2
1) Dalam melakukan presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat

penting kita jaga dan kita perhatikan. Salah satu komponen penting
kredibilitas adalah ....
A. kompetensi
B. kooperasi
C. koordinasi
D. koeksistensi
2) Salah satu aspek penting yang harus diperhatikan dalam melakukan

analisis khalayak adalah ....
A. kompetensi khalayak
B. komposisi khalayak
C. kooperasi khalayak
D. koordinasi khalayak
3) Dalam presentasi biasanya ada sesi tanya jawab. Salah satu saran yang
kita pelajari, dalam menjawab pertanyaan yang datang dari khalayak
adalah ....
A. memberi jawaban singkat
B. memberi jawaban cukup lengkap
C. mengabaikan pertanyaan
D. mengulangi pertanyaan khalayak
4) Kumpulan fakta yang diolah/diklasifikasikan dengan cara tertentu,

dinamakan ....
A. data
B. informasi
C. pengetahuan
D. kearifan
5) Visualisasi data/angka numerik untuk presentasi dapat dibuat dalam

bentuk ....
A. foto
B. gambar
C. slide
D. grafik


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) C 1) A
2) A 2) B
3) B 3) A
4) A 4) A
5) B 5) D
Glosarium
Audio-Visual Aid (AVA) : Alat bantu dalam melakukan presentasi yang

dapat berupa transparansi yang ditayangkan
melalui overhead projector, slide projector,
LCD projection atau flip-chart.
Isi : Bagian utama atau bagian pokok dari
presentasi.
LCD Projection : Liquid Crystal Display Projection merupakan
proyektor digital untuk menyorotkan data
digital ke atas layar. LCD Projection ini
sekarang merupakan bagian penting dari
presentasi karena mampu menayangkan spa
yang kita tuts di komputer. Pada umumnya
orang menggunakan program PowerPoint
untuk menampilkan sajian yang mengguna-
kan LCD Projection.
Pembuka : Bagian awal dari presentasi yang berisikan
pengantar presentasi.
Penutup : Bagian kesimpulan atau ajakan untuk
melakukan tindakan pada presentasi.
PowerPoint : Nama salah satu program komputer dalam
sistem operasi Windows yang merupakan
salah satu fasilitas untuk melakukan
presentasi.
Daftar Pustaka
Adler, R. B. dan Jeanne M. E. (1996). Communicating at Work Principles

Hill Co.
Anjali, M.P.K. (2007). Pintar Presentasi: Kiat-kiat Menampilkan Presentasi

Cerdas, Memikat & mampu Mempengaruhi Orang Lain. Yogyakarta:
Diva Press.
Bovee, CL. dan Thill, J. V. (1989). Business Communication Today. New

York: McGraw-Hill Inc.
Kesali, R. (2007). Sukses Melakukan Presentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama Majalah KarirUp No.3/Vol. 1.
Murai, S. (2006). Manual of Presentation. Disajikan dalam Simposium IV

Komisi ISPRS, Tokyo, 28 Juni 2006.
Rakhmat, J. (2005). Psikologi Komunikasi. Bandung: Remadja Rosdakarya.

Modul 7
Menyelenggarakan Rapat Bisnis

Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
D alam percakapan sehari-hari sering kita mendengar, "Waaahhhh, saya

tidak bisa ikut nih, ada meeting." Atau percakapan di kalangan aktivis
kampus, "Kita besok harus melakukan rapat evaluasi". Bisa juga sering
mendengar ucapan dari kalangan ibu-ibu rumah tangga yang aktif di
lingkungannya, "Besok ada pertemuan di balai desa, untuk merencanakan
program pendidikan anak usia dini di desa kita".
Dari ilustrasi tersebut menunjukkan setidaknya kita menemukan 3 (tiga)
istilah populer yang berkembang pada masyarakat kita yang menunjukkan
pada kegiatan rapat. Ada yang menyebutnya rapat, yang merupakan istilah
paling populer. Ada juga yang menyebutnya sebagai pertemuan. Tak kurang
juga yang lebih senang menggunakan istilah asing yaitu meeting.
Hal ini bisa menunjukkan indikasi bahwa kegiatan rapat berlangsung
dalam berbagai kegiatan kehidupan. Ada rapat panitia resepsi pernikahan
yang diikuti anggota keluarga, ada rapat yang berkaitan dengan kehidupan
kemasyarakatan seperti rapat di balai desa, ada rapat di ruang perkantoran
yang biasanya dilakukan para pebisnis atau pekerja sektor formal. Di kampus
juga ada rapat yang dilakukan para mahasiswa seperi rapat panitia orientasi
studi bagi mahasiswa baru. Bahkan kita juga mengenal rapat umum, yang
dilakukan kandidat anggota lembaga legislatif atau kandidat gubernur/
bupati/walikota yang sedang berkampanye merebut simpati masyarakat
pemilih.
Pada Modul 7 ini, kita akan membahas secara khusus rapat dalam
konteks komunikasi bisnis. Memang, rapat menjadi salah satu wahana bagi
berlangsungnya komunikasi di antara warga satu organisasi. Rapat menjadi
ruang untuk menyelesaikan masalah, mengkoordinasikan tindakan,
menyusun rencana kerja atau pengambilan keputusan. Dalam konteks
komunikasi bisnis tersebut, rapat dengan tujuan seperti itu sering dilakukan.
Oleh sebab itu. penting bagi kita untuk memiliki pemahaman dan
kemampuan mengenai mekanisme pertukaran pesan dalam proses
komunikasi melalui rapat ini. Tidak mengherankan bila data tentang rapat
bisnis yang berlangsung di Amerika Serikat cukup menakjubkan. Konon,
dalam sehari berlangsung 12 juta rapat bisnis. Rapat-rapat bisnis itu
menghabis 37% jam kerja. Bila dirata-ratakan, satu organisasi bisnis
menyelenggarakan 62 rapat per bulan, yang berarti rata-rata 2 rapat per hari,
yang di dalamnya mencakup 15% dalam bentuk perjalanan, konferensi audio
(audio-conference) atau konferensi video (video-conference) dan 85% dalam
bentuk pertemuan tatap muka.
Oleh karena itu, maka sangat penting untuk mempelajari bagaimana
penyelenggaraan rapat bisnis. Dunia bisnis tentunya tak mungkin melepaskan
diri dari rapat. Berbagai rapat diselenggarakan, baik yang berlangsung di
ruang rapat kantor maupun di hotel-hotel khususnya convention hotel. Tanpa
memiliki keterampilan mengorganisasikan rapat, maka biaya yang
dikeluarkan untuk penyelenggaraan rapat akan menjadi sia-sia.
Melalui Modul 7 ini, kita akan mempelajari seluk-beluk penyeleng-
garaan rapat. Dimulai dengan pembahasan yang bersifat konsepsional pada
Kegiatan Belajar 1, dilanjutkan pada Kegiatan Belajar 2 dengan mempelajari
aspek-aspek teknis penyelenggaraan rapat. Diharapkan, setelah mempelajari
Modul 7 ini, Anda dapat:
1. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam merencanakan
penyelenggaraan rapat bisnis;
2. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam menyelenggarakan
rapat bisnis;
3. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam mengevaluasi
penyelenggaraan rapat bisnis.
Kegiatan Belajar 1
Menyelenggarakan Rapat Bisnis (1)
P ada dasarnya, rapat merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan

salah satu bentuk komunikasi kelompok. Pada Kegiatan Belajar I ini, ini
kita mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok dalam
komunikasi bisnis. Sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat
dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang
berkenaan dengan kinerja organisasi bisnis dan arus informasi yang berjalan
pada satu organisasi bisnis.
Seperti yang dikemukakan pada bagian awal Modul 7 ini, rapat
memegang peran penting dalam konteks komunikasi bisnis. Gambar 7.1
berikut menunjukkan bagaimana hubungan antara rapat dan kepuasan kerja.
Gambar tersebut menunjukkan bahwa bila kepuasan kerja rendah namun
jumlah rapat tinggi, maka yang akan dihasilkan adalah kualitas kerja yang
rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat jumlahnya tinggi juga
maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal tersebut
menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis.
Sumber: AMI Consortium
Gambar 7.1.
Frekuensi Rapat dan Kepuasan Kerja
Setelah kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan
bisnis, maka pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang
sudah sering kita dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat?
Kita bisa mengikuti penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan Winsor
(2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai
gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang
diuraikan ini maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang
untuk menemukan gagasan atau mengambil keputusan.
Tapi rupanya, arti rapat lebih dan sekedar itu. Dengan mengutip Davis,
Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyatakan bahwa rapat sangat efektif
untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif Rapat juga dapat
menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja dan
menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang
memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan
persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek
atau produk baru.
Lebih jauh lagi, Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyebutkan
adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia
bisnis kontemporer, yaitu:
1. kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan
bisnis;
2. kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan
pemerintah yang semakin saling bergantung;
3. pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan
lingkaran kualitas yang luas.
Sedangkan jenis dan tujuan rapat, digambarkan Curtin, Floyd, dan

Winsor (2000:190) melalui tabel seperti berikut ini.
Jenis dan Tujuan Rapat
Maksud Tujuan Rencana

Pelatihan dan Pendidikan Penjelasan peran; perubahan Presentasi; peragaan
perilaku; pengembangan keahlian; aplikasi
kohesi umpan-balik; teknik baru;
pengembangan tim; dukungan
Penyebaran Informasi Distribusi data; peningkatan Presentasi; menjawab
kesadaran; penerangan; pertanyaan
pengendalian gosip
Maksud Tujuan Rencana

Pengumpulan Informasi Mendapatkan fakta, opini & Isu hangat; menanyakan
gagasan prespektif dan perasaan mendapatkan reaksi
Pemecahan Masalah Mengenali dan menguraikan Bentuk berpikir arif
masalah; menganalisis masalah;
menyarankan pemecahan;
penilaian; seleksi dan penerapan
pemecahan masalah
Pengambilan Keputusan Membuat keputusan; menyusun Menjelaskan alternatif;
rencana; memperoleh keuntungan proyek
rekomendasi; mengambil tindakan
Sumber: Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:190)
Dengan demikian, kita bisa melihat berbagai maksud penyelenggaraan

rapat. Dalam label di atas, antara maksud dan tujuan dibedakan. Maksud
lebih berkenaan dengan "niatan" penyelenggaraan rapat, atau bisa dikatakan
dengan pertanyaan "mengapa rapat dilakukan?". Sedangkan tujuan lebih
berkaitan dengan basil atau keluaran dari satu rapat atau bisa dinyatakan
dengan pertanyaan, "apa yang ingin dicapai?". Antara maksud dan tujuan ini
jelas saling terkait sehingga antara maksud dan tujuan merupakan satu
kesatuan.
Selanjutnya, kita membahas rencana penyelenggaraan rapat. Pada
Gambar 7.2 berikut digambarkan siklus penyelenggaraan rapat. Dalam siklus
tersebut ditunjukkan setidaknya 5 langkah penting dalam menyelenggarakan
rapat. Tentu saja, langkah-langkah ini sangat bersifat umum Artinya. pada
jenis rapat tertentu ada langkah yang mungkin tidak perlu dilakukan namun
pada jenis rapat yang lain, justru ada kegiatan yang harus dilakukan.
Misalnya, bila rapatnya merupakan rapat rasio, tentu langkah nomor 3 yaitu
penetapan model rapat tidak perlu dilakukan lagi. Kita perhatikan gambar
berikut.
Gambar 7.2.
Siklus Kegiatan Rapat
Sekarang, kita membahas secara lebih rinci langkah-langkah

penyelenggaraan rapat seperti berikut ini.
1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-
hal seperti berikut.
a. Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan
dan apa yang harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud
dan tujuan rapat?
b. Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut.
c. Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan
berpartisipasi dalam rapat.
d. Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.
e. Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam
penyelenggaraan rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat,
perlengkapan presentasi dan − biasanya − konsumsi rapat.
2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan

penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3
jenjang perencanaan, yaitu:
a. Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan
kita peroleh dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak
kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.
b. Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana

strategis. Di sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario
besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian diturunkan
pada perencanaan yang lebih operasional.
c. Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian
sumber daya manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi
dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab
alas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat
keseluruhan proses dan hasil rapat.
d. Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu
melakukan peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita
memang bisa dijalankan dengan baik.
3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada
pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu
saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang
produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan:
a. Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak
memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat, namun
lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu, kita
jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam
menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
b. Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk
rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang
hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat
melainkan seberapa baik kita memanfaatkan waktu rapat.
c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan,
apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang
mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk
mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi
yang mampat.
d. Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih. misalnya untuk
pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau
pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana
mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang
akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.
Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi
modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan

keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal
untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.
e. Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering
terjadi rapat terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi
catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat penting.
4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam
penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada
beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan
informasi tersebut, yaitu:
a. Kemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya
dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk
memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data
pemasaran.
b. Kelompok diskusi terfokus.
c. Urun-rembug.
d. Dialog.
e. Konsultasi.
f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan.
g. Analisis isu.
5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan

menetapkan langkah-langkah sebagai berikut.
a. Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah.
b. Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau
lateral-kreatif yang akan kita pakai.
c. Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan
suara.
Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat

bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang
dimaksud dengan sense of meeting? Pada dasarnya, yang dimaksud dengan
istilah ini adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya
pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang
diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan
sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam
pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai

tujuan penyelenggaraan rapat.
Bila dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang
pertemuan namun pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga
berbicara sesungguhnya lebih banyak diam sambil terkantuk-kantuk, maka
orang tersebut sebenarnya tak memiliki sense of meeting. Orang tersebut
tidak merasakan pentingnya dan betapa bernilainya rapat bagi satu organisasi.
Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang tak
bermakna apa-apa.
Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih
merupakan kegiatan yang menjadi sarana untuk pertukaran data dan
informasi, tempat mendialogkan gagasan dan konsep, dan tempat bagi
pertukaran pikiran melalui diskusi yang produktif organisasi mana pun tentu
akan membutuhkan gagasan baru yang segar dan kreatif serta pertukaran
informasi yang penting. Bahkan lebih dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan
komunikasi, tentu menjalankan fungsi pendidikan juga. Melalui rapat, orang
saling belajar tentang cara menyelesaikan masalah atau kultur yang
berkembang pada satu organisasi.
Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi,
maka rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan
organisasi. Kita tentu mengenal istilah learning organisation. Istilah ini
menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan perubahan tidak
hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan,
sistem dan sumber daya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan,
secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam
organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya perubahan
organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan
internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.
Oleh karena itu, rapat menjadi salah satu sarana komunikasi yang
penting untuk mengembangkan learning organisation itu. Bisa dikatakan,
rapat merupakan salah satu bentuk implementasi konsep learning
organisation itu, bila saja rapat tersebut diikuti oleh mereka yang memiliki
sense of meeting dan menyadari bahwa rapat merupakan sarana untuk saling
membelajarkan satu sama lain. Kita sudah membahas makna rapat yang
bermaksud sebagai kegiatan pendidikan itu pada tabel tentang jenis dan
tujuan rapat tadi.
Selanjutnya, perjalanan kita dalam menjelajahi rapat ini sampai juga

pada apa yang lumrah kita lakukan sekarang ini. Sejalan dengan
perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, yang akan kita bahas
lebih dalam pada Modul 9, perangkat teknologi komunikasi ini menjadi
bagian dan mewarnai kegiatan rapat. Lumrah berbagai rapat yang
diselenggarakan menggunakan LCD Projector untuk melakukan presentasi.
Para peserta rapat pun, tidak hanya membawa buku catatan tapi membawa
laptop atau telepon seluler yang memiliki kemampuan untuk menulis.
Perubahan tersebut, mau tidak mau, membawa juga perubahan dalam
penyelenggaraan rapat. Materi rapat yang disebarkan bukan dalam bentik
tercetak atau difotokopi melainkan dibuat dalam bentuk digital. Peserta rapat
menerima materi rapat melalui compact disc (CD) atau sudah lumrah juga
dilakukan dikirimkan melalui e-mail pada masing-masing peserta rapat.
Penyebaran materi rapat secara digital seperti itu, membuat kehadiran laptop
dalam rapat tidak bisa dihindari lagi.
Masalahnya, pada banyak organisasi bisnis atau lembaga-lembaga kita,
belum punya etika baku mengenai penggunaan laptop saat menghadiri rapat.
Laptop memang dibuka, namun tidak untuk membaca materi rapat melainkan
untuk hal lain. Misalnya main games yang disediakan dalam laptop, kirim-
kiriman pesan melalui Yahoo! Messengger atau bahkan surfing di internet
bila di lingkungan lembaga dan organisasi tersebut tersedia fasilitas hoispot
yang memungkinkan laptop terhubung langsung ke internet.
Di sini kita kembali pada soal sense of meeting. Orang yang membuka
laptop namun bukan berkaitan dengan rapat malah asyik bekerja sendiri dan
tidak terlibat dalam rapat tersebut, sesungguhnya merupakan orang yang
tidak punya sense of meeting, sehingga kehadirannya tidak memberi manfaat.
Orang tersebut hanya hadir secara fisik namun tidak hadir secara mental
dalam kegiatan rapat. Malah asyik dengan dunianya sendiri melalui laptop-
nya itu.
Itu sebabnya, banyak pakar komunikasi bisnis, mulai memperhatikan
bagaimana penggunaan laptop ini dalam kegiatan rapat. Misalnya, Wuorio
(2007) menulis tentang aturan penggunaan laptop dalam rapat. Mengapa dia
menulis tentang ini? Karena dalam pandangannya, ada kecenderungan
pemakaian laptop dalam rapat terkadang − atau bahkan sering kali −
membuat rapat menjadi tidak produktif. Sense of meeting hilang karena orang
asyik dengan laptop-nya masing-masing. Ada yang meneruskan
pekerjaannya dengan laptop itu, ada yang asyik dengan "percakapan di dunia
maya" dan semacamnya yang pada dasarnya justru membuat rapat menjadi
tidak produktif, dan kehadirannya hanya untuk memenuhi waktu undangan
rapat. Inilah yang mengingatkan kita pada pernyataan bahwa yang penting
dalam rapat itu bukan lamanya waktu rapat melainkan seberapa efektif waktu
dipergunakan.
Gambar 7.3.
Rapat Membawa Laptop
Kita ikuti apa yang dijelaskan Wuorio (2007) tentang aturan penggunaan
laptop dalam rapat seperti berikut ini.
1. Pastikan laptop memang diperlukan dalam rapat. Bila laptop memang
merupakan bagian penting dari rapat seperti untuk presentasi atau sarana
untuk menulis notulasi rapat, maka jelas laptop diperlukan dalam rapat.
Namun bila peserta rapat, yang lebih diharapkan kehadirannya untuk
memberikan sumbangan pikiran, gagasan atau informasi lebih asyik
dengan laptop-nya maka berarti laptop itu jadi menghambat
berlangsungnya rapat yang efektif dari produktif Wuorio (2007)
mengutip pendapat pakar manajemen Deborah Barret, yang menyatakan,
"Mustahil akan ada rapat yang produktif dan interaktif bila peserta rapat
asyik dengan laptop-nya masing-masing. Jadi sebaiknya peserta rapat
meninggalkan laptop-nya di ruangannya masing-masing meskipun
mereka punya alasan kuat untuk membawa laptop-nya ke ruang
pertemuan."
2. Menempatkan laptop sesuai peruntukannya. Bila memang memerlukan
presentasi yang menggunakan laptop atau untuk menyusun laporan
rapat, hendaknya ditunjuk orang yang bertugas untuk mengoperasikan
komputer itu. Kalau kita memerlukan berlangsungnya interaksi tatap-
muka, jangan ada laptop sehingga bisa berlangsung komunikasi tatap

muka yang intensif.
3. Bisa memberikan alasan perlunya membawa laptop. Hendaknya, jika
membawa laptop ke ruang rapat bisa memberikan alasan yang masuk
akal mengapa perlu membawanya kepada pimpinan rapat.
4. Memanfaatkan kesempatan. Sekalipun di depan kita ada laptop
sebaiknya jangan terus dipakai. Artinya, pada saat diperlukan seperti
melihat data atau informasi yang disimpan di laptop, kita melihatnya.
Namun, kita juga dengan penuh antusias melihat juga wajah orang yang
berbicara sehingga orang yang berbicara merasa kita memberikan
perhatian terhadap apa yang disampaikannya.
Gambar 7.4.
Memberikan Perhatian pada Orang Berbicara dalam Rapat
5. Memilah Rapat. Bila permasalahan yang muncul dalam rapat itu muncul
dari pemakaian laptop seperti kurangnya perhatian dan diskusi yang
tidak keruan, maka permasalahannya sebenarnya bukan bersumber dari
laptop itu sendiri. Melainkan dari tidak jelasnya maksud dan tujuan
penyelenggaraan rapat. Karena bila rapatnya dirancang dengan baik,
orang yang menggunakan laptop pun akan tetap mengikuti dengan baik
rapat itu meski dia duduk menghadapi laptop.
Sekarang kita mulai lebih memfokuskan pada penyelenggaraan rapat

bisnis, yang seperti sudah kita kemukakan tadi, merupakan salah satu bentuk
komunikasi bisnis. Rapat bisnis bisa berlangsung hanya dihadiri segelintir
orang atau puluhan orang. Namun adakalanya juga merupakan rapat besar
dalam bentuk sebuah konvensi bisnis yang dihadiri ratusan orang. Agar
penyelenggaraan rapat bisnis tersebut berhasil, ada beberapa hal yang penting
untuk kita perhatikan, seperti diuraikan berikut ini.
1. Sebelum mengikuti rapat bisnis
a. Bertemu dan berbincang-bincang lebih dulu dengan peserta lain
untuk mengenal lebih dekat sebanyak mungkin orang yang hadir
dalam rapat tersebut.
b. Tampil rapi, karena bila kita terlihat rapi maka kepercayaan diri kita
pun meningkat.
c. Mengenakan pakaian yang sesuai, sehingga kita perlu
memperhatikan jenis pakaian apa yang paling tepat. Untuk
Indonesia, dalam rapat formal biasanya orang mengenakan kemeja
batik, pakaian kerja atau berpakaian lengkap. Namun untuk rapat
informal biasanya menggunakan pakaian yang lebih santi. Namun,
kita sebaiknya memang memperhatikan jenis pakaian yang
diharapkan dipakai peserta rapat.
d. Bila rapat diselenggarakan di luar kota hendaknya membawa
pakaian yang tidak mudah kusut. Atau kita membawa setrika kecil
yang praktis atau dapat juga meminta hotel tempat kita menginap
untuk menyetrikakan pakaian kita.
e. Mengenakan sepatu yang nyaman.
2. Saat mengikuti rapat bisnis

a. Memperkenalkan diri pada peserta lain, yang membuat kita tidak
merasa sendirian atau merasa nyaman berada dalam lingkungan
rapat.
b. Tersenyum, karena dengan tersenyum membuat orang lain merasa
dekat dengan kita.
c. Menarik, dengan menunjukkan sifat-sifat kita yang diskusi orang
lain seperti ramah, mudah bergaul, mengembangkan senyum.
d. Membiarkan orang lain membicarakan dirinya sendiri karena pada
dasarnya semua orang senang mengungkapkan siapa dirinya dan
dengan sendirinya akan membuat fokus perhatian terhadap diri kita

berkurang.
3. Setelah mengikuti rapat bisnis

a. Membawa sesuatu yang berharga, seperti membawa gagasan baru
yang bisa saja diterapkan di tempat atau satuan kerja kita, atau
mempunyai kenalan baru yang akan meluaskan jaringan kita.
b. Tetap menjaga hubungan dengan orang lain yang membuat kita
tidak merasa sendiri atau merasa lebih nyaman saat mengikuti rapat
berikutnya, karena sudah mengenal lebih dekat orang-orang yang
mengikuti rapat.
Sumber: Meetings Wizard
Gambar 7.5.
Menjelang Penyelenggaraan Rapat
Secara lebih praktis, kita bisa mengikuti langkah-langkah berikut, yang

bisa menjadi panduan bagi kita dalam merencanakan penyelenggaraan rapat
bisnis. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut.
a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah
permasalahan yang kita hadapi diselesaikan melalui rapat atau
diselesaikan secara individual.
b. Menentukan orang-orang yang akan diundang.
c. Menetapkan waktu penyelenggaraan.

d. Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan
maka sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat.
e. Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan
diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik.
f. Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan,
handout, slide, transparansi start tayangan PowerPoint.
g. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum
hadir.
h. Hendaknya rapat di buku dengan langsung menjelaskan agenda
pertemuan atau pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih
mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat.
i. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang
dibahas.
j. Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi
perdebatan yang memakan waktu.
k. Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang alas
kesimpulan dan rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
Meski kita sudah mengetahui hal-hal yang penting dalam

penyelenggaraan rapat, kurang lengkap rasanya bila kita pun tidak bisa
mengantisipasi beberapa masalah yang biasanya ditemukan dalam berbagai
penyelenggaraan rapat. Curtin, Floyd & Winsor (2000:187) menyusun daftar
mengenai permasalahan umum yang biasanya dijumpai dalam berbagai
penyelenggaraan rapat. Masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut.
a. Tidak ada tujuan atau pokok agenda.
b. Tidak ada orientasi sebelum rapat.
c. Lambat memulai rapat.
d. Persiapan yang buruk atau tidak memadai.
e. Melepaskan masalah.
f. Rapat terlalu lama.
g. Tidak terorganisasi.
h. Tidak meyakinkan.
i. Kepemimpinan tidak efektif.
j. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan.
k. Membuang-buang waktu.
1. Interupsi.
m. Tidak efektif dalam membuat keputusan.

n. Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang.
o. Diskusi didominasi beberapa individu.
p. Tidak ada hasil atau tindak lanjut yang dihasilkan.
Dalam uraian di atas disebutkan salah satu permasalahan umum yang

dijumpai dalam rapat adalah kepemimpinan yang tidak efektif Pemimpin
rapat memegang peran penting dalam penyelenggaraan rapat. Karena
pemimpin rapat itu menjalankan dua tugas penting yaitu (a) menangani
permasalahan pokok yang dibahas dalam rapat dan (b) menangani dan
memimpin peserta rapat. Namun demikian, sebenarnya, menurut Curtin,
Floyd & Winsor (2000:194) peran kepemimpinan itu juga dijalankan oleh
peserta rapat. Pimpinan rapat akan mendapatkan bantuan yang berarti dari
individu-individu yang dianggap memiliki kemampuan dan menjalan peran
seperti yang diuraikan melalui tabel berikut.
Peran Tugas
Pemrakarsa : Mengusulkan gagasan-gagasan baru atau
pendekatan-pendekatan baru dalam pemecahan
masalah.
Pencari informasi : Meminta penjelasan, saran fakta informasi yang
membantu pemecahan masalah.
Pencari gagasan : Meminta penjelasan tentang nilai dan gagasan yang
diungkapkan peserta rapat.
Pemberi informasi : Memberi fakta, contoh, statistik dan bukti lain yang
membantu peserta rapat.
Pemberi saran : Menawarkan saran atas gagasan yang berkembang
dalam diskusi.
Penganalisis : Memberi contoh-contoh untuk menunjukkan
bagaimana melaksanakan saran atau gagasan yang
muncul.
Evaluator : Memberi penilaian atas bukti dan kesimpulan yang
muncul.
Pemberi energi : Memberikan semangat pada peserta rapat agar lebih
produktif.
Sumber: Curtin, Floyd & Winsor (2000:194)
Demikianlah, penjelajahan kita dalam penyelenggaraan rapat.

Pembahasan pada Kegiatan Belajar 1 Modul 7 ini akan dilanjutkan dengan
pembahasan yang lebih bersifat teknis operasional pada Kegiatan Belajar 2.
Dengan demikian, kita akan makin mendalami kegiatan rapat dalam konteks
komunikasi bisnis pada kegiatan belajar selanjutnya. Namun, sebaiknya Anda
memahami lebih dulu apa yang diuraikan pada kegiatan belajar ini.
L A TIH A N

1) Bayangkanlah Anda adalah seorang yang diberi tanggung jawab

menyelenggarakan rapat pemegang saham! Rapat ini bertujuan untuk
meminta persetujuan pemegang saham guna menambah dana investasi
pada lini usaha baru. Rumuskan agenda pertemuan dan tujuan rapat!
Lalu diskusikan dengan teman-teman Anda!
2) Anda diminta untuk menuli undangan rapat yang diselenggarakan serikat
pekerja di perusahaan tempat Anda bekerja. Rapat ini membahas rencana
mengajukan kenaikan gaji kepada direksi. Cobalah Anda menyusun
rencana penyelenggaraan rapat! Diskusikan dengan teman-teman Anda
dalam kelompok!
3) Anda diminta mengorganisasikan sebuah konvensi bisnis yang dihadiri
pimpinan puncak dari berbagai perusahaan. Coba susun maksud dan
tujuan konvensi, peserta konvensi, waktu konvensi, jadwal acara dan
pendistribusian materi konvensi. Lain, diskusikan dengan teman-teman
Anda dalam kelompok.
1) Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah (a) perencanaan dan

logistik rapat; (b) mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada
dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat;
(c) penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada
pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional
(d) pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam
penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat; dan

(e) pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
2) Langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah
(a) memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan;
(b) menentukan orang-orang yang akan diundang; (c) menetapkan waktu
penyelenggaraan; (d) menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah
tujuan, sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat;
(d) menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan
diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik;
(e) mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu); (f) rapat
hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir;
(g) hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda
pertemuan atau pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih
mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat;
(h) menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang
dibahas; (i) menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu
terjadi perdebatan yang memakan waktu; dan O menyebarluaskan
notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang alas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
3) Sama dengan petunjuk latihan No. 1 dan 2 di atas.
RA NGK UMA N
Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah (a) perencanaan dan

logistik rapat; (b) mengkaji-ulang dan perencanaan rapat yang pada
dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat
(c) penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada
pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional;
(d) pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam
penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat; dan
(e) pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Dalam pada itu,
kita pun harus memperhatikan apa yang dinamakan dengan sense of
meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting adalah kondisi di
mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang
diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan
setelah rapat selesai diselenggarakan.
Ada pun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat
adalah (a) memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan;
(b) menentukan orang-orang yang akan diundang; (c) menetapkan waktu

penyelenggaraan; (d) menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah
tujuan, sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat;
(d) menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan
diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik;
(e) mempersiapkan sarana audiovisual (rupa-rungu); (f) rapat hendaknya
dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir; (g) hendaknya
rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau
pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah
dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat; (h) menyediakan
waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas;
(i) menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi
perdebatan yang memakan waktu; dan (j) menyebarluaskan notulasi
rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan rencana aksi
yang disepakati melalui rapat.
Di samping itu, penting bagi kita memperhatikan beberapa
permasalahan umum yang biasa ditemui dalam penyelenggaraan rapat.
Permasalahan tersebut adalah (a) tidak ada tujuan atau pokok agenda;
(b) tidak ada orientasi sebelum rapat; (c) lambat memulai rapat;
(d) persiapan yang buruk atau tidak memadai; (e) melepaskan masalah;
(f) rapat terlalu lama: (g) tidak terorganisasi; (h) tidak meyakinkan;
(i) kepemimpinan tidak efektif; O informasi yang didiskusikan tidak
berhubungan; (k) membuang-buang waktu; (l) interupsi; (m) tidak
efektif dalam membuat keputusan; (n) diskusi bertele-tele, berlebihan,
dan menyimpang; (o) diskusi didominasi beberapa individu; dan
(p) tidak ada basil atau tindak lanjut yang dihasilkan.
TES FORMATIF 1
1) Pada dasarnya, bila orang mengikuti satu rapat dengan penuh

kesungguhan dan memberikan kontribusi yang positif dalam proses rapat
tersebut, maka orang tersebut bias dikatakan memiliki ....
A. Sense of belonging
B. Sense of humor
C. Sense of meeting
D. Sense of important
2) "Jam karet" merupakan salah satu fenomena yang kita jumpai di

Indonesia. Fenomena tersebut merupakan salah masalah umum yang
biasa kita hadapi saat akan menyelenggarakan rapat. Fenomena itu
ditandai dengan ....
A. rapat dimulai terlambat
B. rapat diakhiri terlambat
C. rapat dimulai lebih cepat
D. rapat diakhiri lebih cepat
3) Salah satu hal yang sangat penting kita perhatikan, manakala

merencanakan satu rapat bisnis adalah ....
A. menetapkan basil akhir rapat
B. menetapkan panitia penyelenggara rapat
C. menetapkan maksud rapat
D. menetapkan saat pengiriman undangan rapat
4) Produk teknologi informasi dan komunikasi yang dianggap membantu

penyelenggaraan rapat namun sering kali juga dipandang mengganggu
proses rapat adalah ....
A. laptop
B. komputer meja
C. LCD projector
D. Slide projector
5) Hal terpenting dalam alokasi waktu untuk penyelenggaraan rapat adalah:

A. jumlah jam yang digunakan untuk rapat
B. jumlah waktu yang disediakan untuk prasaran rapat
C. memperpanjang jam rapat
D. memanfaatkan waktu rapat dengan baik


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Menyelenggarakan Rapat Bisnis (2)
P ada Kegiatan Belajar 2 Modul 7 ini. kita, lebih menukik pada persoalan-
persoalan teknis rapat bisnis. Bila pada Kegiatan Belajar 1, kita lebih
memfokuskan pada aspek-aspek yang "berbau" dan bernada konseptual
dalam menyelenggarakan rapat bisnis sebagai salah satu bentuk komunikasi
bisnis, maka pada Kegiatan Belajar 2 mi kita lebih memfokuskan pada
dimensi praktis-operasional penyelenggaraan rapat. Oleh karena itu, pada
Kegiatan Belajar 2 ini kita akan menemukan contoh-contoh.
Diharapkan contoh-contoh tersebut akan makin memperkaya pema-
haman kita terhadap penyelenggaraan rapat bisnis. Sekaligus juga diharapkan
membuat kita memiliki kemampuan untuk mengorganisasikan penyeleng-
garaan rapat bisnis. Tentu saja, contoh-contoh tersebut tidak perlu ditiru
mentah-mentah atau diikuti bulat-bulat, karena kita perlu menyesuaikannya
dengan situasi dan kondisi. Namun setidaknya, akan memberi kita gambaran
bagaimana sebaiknya kita melakukan sesuatu dalam konteks
penyelenggaraan rapat bisnis.
Sekarang kita mulai dengan satu hal yang mendasar dalam
menyelenggarakan rapat bisnis yaitu menetapkan tujuan. Tujuan merupakan
pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita
selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun
jadwal atau agenda rapat. Tujuan ini pula yang bias menjadi panduan bagi
pimpinan rapat untuk mengarahkan ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita
bawa.
Dalam menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan
1. Apa yang ingin diperoleh dari rapat?
2. Untuk apa rapat kita selenggarakan?
3. Mengapa rapat kita selenggarakan?
Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan tersebut kita dapat merumuskan

tujuan penyelenggaraan rapat. Tujuan tersebut, biasanya dirumuskan dalam
bentuk kata kerja aktif, yang berarti diawali dengan kata kerja yang diberi
awalan me-. Misalnya, mengambil keputusan restrukturisasi organisasi atau
mengembangkan konsep hubungan industrial yang sesuai dengan rencana

strategi perusahaan.
Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan:
1. agenda rapat;
2. peserta rapat;
3. waktu dan tempat penyelenggaraan rapat;
4. susunan acara/skenario rapat;
5. perlengkapan yang diperlukan.
Dalam menyusun agenda rapat, kita pada dasarnya membuat rincian atas
tujuan rapat. Kita memilah-milah tujuan besar tersebut ke dalam beberapa
bagian yang merupakan satu kesatuan. Misalnya, dengan kembali pada
contoh tujuan rapat tadi, kita bisa memilahnya menjadi:
1. pembahasan kondisi organisasi saat ini;
2. pembahasan kondisi ideal yang diharapkan;
3. langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi ideal;
4. penetapan upaya restrukturisasi organisasi.
Langkah berikutnya, tentu, menetapkan siapa yang akan diundang untuk

menghadiri rapat tersebut. Tentu saja dalam menetapkan siapa yang diundang
akan disesuaikan dengan kapasitas serta peran dan fungsi seseorang dalam
organisasi. Bila kita membahas strategi pemasaran, tentu saja orang-orang
yang menjalankan peran dan fungsi sebagai pemasar perlu diundang. Bila
kita hendak membahas peningkatan keamanan untuk karena seringnya terjadi
pencurian, maka petugas keamanan atau pimpinan satuan pengamanan
memiliki kapasitas serta peran dan fungsi untuk itu sehingga perlu diajak
berbicara.
Namun bisa juga digunakan pendekatan lain dalam menetapkan siapa
yang hendak diundang dalam sebuah rapat. Pertama, seperti diuraikan di atas
dilihat berdasarkan kapasitas serta peran dan fungsi seseorang. Kedua, karena
kemampuan atau kompetensi yang dimiliki orang tersebut. Misalnya,
kompetensi intelektual seseorang membuat dia diundang untuk memberikan
saran atau menilai gagasan yang berkembang dalam rapat. Bisa juga
seseorang yang dipandang memiliki kompetensi sosial sehingga memiliki
hubungan baik dengan berbagai kalangan dalam organisasi akan diundang
untuk pembahasan mengenai pengurangan pegawai.
Jadi, kita bisa menetapkan siapa yang akan diundang itu berdasarkan dua
pertimbangan. Pertama, kapasitas serta peran dan fungsi, dan kedua
kompetensi yang dimiliki seseorang. Meski bisa juga kita memadukan dua
pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan diundang dalam
rapat.
Langkah selanjutnya tentu mengirimkan surat undangan kepada orang
yang sudah kita tetapkan untuk mengikuti rapat. Sebelum beranjak lebih jauh,
kita perhatikan dulu contoh surat undang berikut.
Gambar 7.6.
Contoh Surat Undangan Rapat
Dalam surat undangan rapat pada Gambar 7.6 tersebut diuraikan secara
rinci apa alasan mengundang rapat dan apa yang diharapkan bisa diperoleh
dari rapat tersebut. Dengan demikian, para peserta rapat memiliki gambaran
untuk apa rapat diselenggarakan. Dengan begitu, diharapkan peserta rapat
dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam penyelenggaraan rapat.
Surat undangan pada Gambar 7.6 tadi dibuat seperti itu, karena rapat
yang diselenggarakan merupakan rapat insidental bahkan dijelaskan dalam
surat undangan tersebut sebagai rapat khusus (special meeting). Karena
rapatnya yang bersifat khusus itu, maka peserta rapat tentu akan bertanya-
tanya mengapa rapat diselenggarakan. Pertanyaan tersebut dijawab langsung
oleh surat undangan yang diterimanya.
Ini akan berbeda dengan surat undangan untuk mengikuti rapat Turin.
Bahkan rapat Turin, undangan itu hanya berupa memo atau memorandum.
Bahkan adakalanya, kini disampaikan melalui SMS, meski ada juga yang
disampaikan melalui surat elektronik (email). Kita perhatikan Gambar 7.7
berikut sebagai contoh!
MEMO
Tanggal 25April 2008
Kepada Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi
Dan Dekan
Kegiatan Rapat Triwulanan
Dengan hormat,
Bersama ini saya beritahukan bahwa Rapat Staf Pengajar Fakultas Ekonomi yang
akan datang dijadwalkan berlangsung pada tanggal 4 Mei 2008 bertempat di
Auditorium Fakultas Ekonomi. Direncanakan rapat berlangsung dari pukul
10.0012.00 WIB.
Penanggung
Acara Bentuk Tujuan Waktu
Jawab
1. Penyempurnaan 1. Ahmed Sanusi 1. Presentasi 1. Informatif 1. 15
tataletak ruangan menit
2. Kebijakan 2. Karta Kartono 2. Diskusi 2. Persetujuan 2. 10
penggunaan lab. menit
Komputer
3. Penetapan target 3. Kurnaen 3. Laporan/ 3. Persetujuan 3. 20
Penyelesaian Tanya menit
pekerjaan Jawab
semester ganjil
Gambar 7.7.
Contoh Memo Undangan Rapat
Undangan rapat dalam bentuk memo sebenarnya lebih merupakan

pengingat (reminder), karena rapat yang diselenggarakan merupakan rapat
Turin. Karena bersifat rutin, tentu saja rapat tersebut diselenggarakan secara
berkala. Bisa berupa rapat mingguan, rapat bulanan. atau rapat triwulanan.
Dalam rapat rutin seperti itu, biasanya yang dibahas adalah aspek teknis-
operasional dari satu kegiatan/pekerjaan yang merupakan bidang pokok satu
organisasi. Dalam Gambar 7.7 tersebut digambarkan memo untuk rapat rutin
satu lembaga pendidikan.
Ada kalanya, untuk rapat tertentu, seperti rapat khusus, materi rapat yang
sudah dipersiapkan disebarkan bersamaan dengan penyebaran surat
undangan. Materi rapat tersebut menjadi lampiran surat undangan. Namun
bila rapatnya merupakan rapat rutin, penyebutan topik dalam agenda rapat
dengan sendirinya merupakan pertanda bahwa peserta rapat mesti membawa
materi yang berkaitan dengan pembahasan dalam rapat rutin tersebut.
Walaupun adakalanya juga dalam surat undangan tersebut disebutkan materi
apa yang harus dibawa peserta rapat, seperti laporan penjualan atau data
produksi yang akan diperlukan dalam pembahasan rapat.
Materi yang sudah dipersiapkan tersebut, tentu saja pada gilirannya akan
dipresentasikan kepada peserta rapat. Gambar 7.8 menunjukkan bagaimana
suasana rapat yang meperlihatkan ada latar yang berupa grafik yang tentu
saja menunjukkan sesuatu. Begitu pula dengan kertas yang berserakan di
meja dan catatan yang dibawa peserta rapat akan memperkaya pembahasan
dalam rapat. Kita lihat gambar berikut.
Gambar 7.8.
Suasana Rapat
Dalam penyelenggaraan rapat penting juga untuk menentukan

bagaimana rancangan tempat duduk. Gambar 7.8 menunjukkan desain tempat
duduk yang berbentuk melingkar, sehingga setiap peserta bisa saling melihat
wajah mitra rapatnya. Hal ini dimungkinkan karena peserta rapat jumlahnya
kecil yakni hanya 5 orang. Untuk rapat yang diikuti jumlah peserta sampai 20
orang, bisa juga digunakan penataan dengan gaya U. Namun bila rapat diikuti
oleh sejumlah besar peserta, misalnya lebih dari 50 orang, maka hanya
ruangan yang sangat besarlah yang memungkinkan penataan kursi dengan
melingkar atau berbentuk U. Rapat dengan peserta dalam jumlah besar
biasanya dibuat dalam gaya kelas. Artinya peserta duduk seperti halnya
murid duduk di ruang kelas yakni terdiri dari beberapa barisan yang
menghadap ke depan. Hal seperti ini misalnya dilakukan dalam rapat di balai
desa.
Penataan ruang rapat seperti itu dilakukan pada dasarnya untuk
memudahkan proses interaksi antarpeserta rapat. Oleh sebab itu, yang
terpenting di sini bukanlah bagaimana penataan ruang melainkan yang
terpenting adalah bagaimana interaksi yang hendak dibangun di antara
peserta rapat. Interaksi tersebut sangat penting karena melalui interaksi itulah
maka proses komunikasi bisnis dalam rapat bisnis bisa berlangsung dengan
baik. Tempat duduk yang ditata sedemikian rupa hanyalah memfasilitasi
terjadinya komunikasi dan interaksi di antara sesama peserta rapat.
Selanjutnya, kita pun perlu memiliki catatan yang menjelaskan proses
berlangsungnya rapat serta keputusan-keputusan yang diambil dalam rapat.
Ada beberapa istilah untuk ini. Ada yang menyebutnya minta rapat (meeting
minute) ada juga yang menyebutnya notulen, dan ada juga yang
menamakannya dengan notulasi. Apa pun penamaan yang dipergunakan,
yang jelas penyelenggaraan rapat tersebut perlu didokumentasikan.
Dokumentasi tersebut selanjutnya disebarkan kepada seluruh peserta rapat.
Ada banyak bentuk notulasi rapat. Ada yang dibuat dalam bentuk catatan
yang berisi agenda rapat, waktu dan tempat rapat, serta nama pemimpin rapat
dan tentu saja proses rapat dan keputusan yang diambilnya. Ada juga yang di
dalamnya dicantumkan nama peserta rapat. Namun ada juga yang
menyebarkan daftar hadir, dan nama peserta rapat menjadi lampiran dari
notulasi rapat tersebut. Apa pun bentuknya, yang jelas setiap rapat
membutuhkan catatan yang pada gilirannya akan disebarluaskan kepada
peserta rapat.
Bagaimana notulasi tersebut dibuat, kita lihat salah satu contoh notulasi
rapat seperti berikut ini.
NOTULASI PERTEMUAN 27 Mei 2008

TEMPAT : RUANG SANGKURIANG JAYAGIRI
oo
WAKTU : Pkl. 10, - selesai
AGENDA :
1. Alur kegiatan Workshop Dana Pembantuan
2. Tinjauan Penilaian Kelulusan TOT
Tri: Pembukaan rapat dan penjelasan tentang dua kegiatan yaitu

penilaian kelulusan TOT dan tahapan/alur workshop dana pembantuan.
Masalahnya, acuan pedoman den pusat untuk dana Pembantuan.
Hari Suderajat: Dalam manajemen ada siklus PPBS. Kita bisa

menerapkan ini dalam pelaksanaan workshop dana pembantuan.
Ade Kusmiadi: Kami ingin dana bantuan itu ingin penggunaannya

disesuaikan dengan prosedur yang berlaku. Kami mengharapkan,
workshop ini input-nya panduan-panduan untuk dana PNFI dan
peningkatan mutu.
Hendi: P2PNFI diharapkan tegas dalam menentukan kriteria peserta.
Tri: Namun kami mengalami kesulitan dalam bertindak tegas dalam

melaksanakan kegiatan.
Sutaryat: Menyarankan untuk penentuan kelulusan peserta dengan

menetapkan apakah kita mau menggunakan PAP atau PAN.
Hari Suderajat: Beranikah kita melakukan pemilahan antara yang

kompeten dan tidak kompeten? Kunci keberhasilan pelatihan adalah
pelatihnya sendiri.
Gambar 7.9.
Contoh Notulasi Rapat
Teknis-operasional penyelenggaraan rapat seperti dikemukakan pada

Kegiatan Belajar 2 Modul 7 ini, diharapkan juga bisa mengatas kemungkinan
munculnya "rapat yang menjadi vampir", yaitu rapat yang luar biasa
menyenangkan karena semua peserta memberikan kontribusinya dan suasana
rapatnya sendiri cukup hangat. Semua peserta rapat sepakat bila rapat yang
diikutinya sangat menyenangkan dan berlangsung cukup produktif. Namun,
begitu selesai rapat, yang diingat peserta bukan keputusan atau kesepakatan
yang dibuat dalam rapat itu melainkan lebih pada suasana rapat yang
menyenangkannya itu.
Tentu saja hal seperti ini menjadi kontraproduktif terhadap
penyelenggaraan rapat. Karena rapat merupakan saran pengambilan
keputusan atau pencapaian kesepakatan namun ketika keputusan atau
kesepakatan itu hendak diubah menjadi tindakan nyata, tak seorang pun dari
peserta rapat yang mengingatnya. Mereka lebih ingat pada rapatnya sendiri
ketimbang keputusan atau kesepakatan yang harus dilaksanakan setelah rapat
selesai dilangsungkan. Bagi organisasi mana pun rapat seperti ini jelas tidak
banyak gunanya.
Kita harus melihat rapat dalam keseluruhan kerangka organisasi, bukan
hanya melihat rapat demi rapat itu sendiri. Rapat harus kita lihat sebagai
bagian dari proses komunikasi yang berlangsung di dalam sate organisasi.
Lebih dari itu, rapat merupakan sasaran antara dan bukan tujuan utama sate
organisasi. Rapat lebih merupakan medium, karena yang terpenting adalah
apa dan bagaimana kita melakukan sesuatu untuk mencapai tujuan organisasi.
Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan
organisasi, ada baiknya kita mengikuti saran yang disampaikan Mann (2006)
1. Menyebarkan agenda rapat. Karena itu, agenda rapat sebaiknya
memperlihatkan langkah-langkah terencana yang membawa peserta
rapat dari "sini" ke "sana". Dengan begitu, peserta rapat akan bisa
menyiapkan diri sebaik-baiknya dan bisa mengantisipasi informasi
seperti apa yang hendak disajikan.
2. Memiliki tema tertentu. Tema inilah yang akan menjawab pertanyaan
mengapa rapat diselenggarakan. Dengan adanya tema itu setiap orang
bisa berpartisipasi dan menggunakan agenda rapat untuk memperkuat
bagaimana cara mengeksplorasi tema atau akan dibahas pada setiap
babak atau sesi rapat.
3. Menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan

mengakhiri rapat. Bisa Anda bayangkan, bila satu rapat dimulai
terlambat, istirahat diberikan setelah pimpinan rapat merasa lapar, dan
diakhiri entah kapan. Sangat tidak menyenangkan dan mencerminkan
sikap tidak menghargai waktu. Padahal rapat bisa diselenggarakan secara
lebih efektif bila kita bersedia menghargai waktu.
4. Tidak ada gangguan barang elektronik. Dalam rapat ketika laptop
dipakai dan orang lebih asyik dengan laptop-nya ketimbang materi rapat
(lihat, Kegiatan Belajar 1 Modul 7 ini), lalu orang pun asyik dengan
telepon selulernya entah mengirim dan menerima SMS, menelepon atau
main game yang ada pada telepon seluler, jelas rapat tidak efektif.
Karena itu, biasanya ada permintaan untuk mematikan HP atau
setidaknya memilih nada silent atau getar dan menutup laptop. Dengan
begitu ada upaya untuk meminimalkan penggunaan barang elektronik
yang bisa mengganggu konsentrasi peserta rapat.
5. Memastikan siapa yang diundang. Karena itu, jangan mengundang
sampai 30 orang ke ruang rapat padahal kita tahu 20 orang di antara
mereka itu tidak berbuat apa pun selama rapat. Tidak menyumbangkan
gagasan dan tidak pula menanggapi gagasan orang lain. Mereka hadir
hanya untuk menikmati makanan dan minuman yang disajikan. Bahkan
sebagian besar di antara undangan itu, datang terlambat dan sebagian
lagi datang sekitar 10 menit sebelum rapat ditutup. Padahal, yang kita
butuhkan adalah rapat yang efektif bukan peserta dalam jumlah yang
besar seperti dalam rapat terbuka pada masa kampanye pemilu.
6. Menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu. Bila kita
memiliki orang yang mengingatkan kita soal waktu, maka kita sebagai
pemimpin rapat akan lebih memfokuskan diri pada upaya memfasilitasi,
merangkumkan, menjelaskan, dan membuat rapat terus mengalir
mencapai tujuannya.
7. Tetap mengarah pada sasaran. Bila butir-butir pembahasan dalam rapat,
ada salah satu di antaranya selesai dibahas, maka segeralah beralih pada
butir yang lain. Jangan terlalu asyik membahas satu butir, meski butir
tersebut menyenangkan kita. Bila sudah diputuskan maka sebaiknya
segera beralih pada butir lain yang menjadi agenda rapat. Dengan cara
begitu maka perjalanan kita menuju tujuan rapat bisa berlangsung
dengan baik.
8. Tindak-lanjut. Begitu rapat mendekati saat-saat akhir atau menjelang

ditutup, ada baiknya Anda meminta notulen untuk membacakan butir-
butir pokok keputusan rapat yang memerlukan langkah lebih lanjut.
Seperti dikemukakan di atas, rapat adalah sasaran antara karena tujuan
utamanya adalah tujuan organisasi. Langkah tindak-lanjut itu
sesungguhnya merupakan langkah untuk mencapai tujuan organisasi
yang langkah-langkahnya ditetapkan dalam rapat.
9. Konsisten. Tentu saja, apa yang dikemukakan di atas tidak semuanya
akan bisa dijalankan dengan baik. Namun hendaknya kita tetap konsisten
untuk terus berusaha memperbaiki penyelenggaraan rapat yang kita
lakukan. Barangkali untuk pertama kali, 2 atau 3 butir yang
dikemukakan di atas bisa dilaksanakan. Sedangkan 1-2 saran lain, mulai
diterapkan pada penyelenggaraan rapat berikutnya. Di sini, intinya kita
konsisten untuk terus memperbaiki apa yang kita lakukan.
Dalam pada itu, rasanya menarik bila kita menyimak apa yang
dikemukakan dalam Harvard Business Communication yang berjudul 10
Commandment of Meeting. Karena di dalamnya ada beberapa hal yang
penting kita perhatikan manakala kita merancang rapat bisnis dalam konteks
komunikasi bisnis. Apa yang dikemukakan dalam "l0 perintah tentang rapat"
tersebut setidaknya bisa meminimalkan rasa jenuh mengikuti rapat yang
membuat peserta rapat serasa mengikuti rapat 60 hari untuk sebuah rapat
yang berlangsung 60 menit saja.
Kini kita perhatikan apa sajakah yang termaktub dalam "10 perintah
tentang rapat" tersebut, seperti berikut ini.
1. Hendaklah tahu waktu. Jam sering kali menjadi penguasa rapat. Terlepas
dari soal komitmen dan kesediaan orang yang hadir, rapat hendaknya
tidak pernah dilangsungkan melebihi waktu yang disediakan. Apalagi
bila rapat itu merupakan rapat berkala. Bila waktu yang tersedia, habis
karena membahas satu isu, hendaknya dijadwalkan untuk membahas isu
tersebut lain waktu.
2. Hendaknya jangan lupa pada alasan utama penyelenggaraan rapat. Satu-
satunya alasan yang tepat untuk penyelenggaraan rapat adalah karena
ada sesuatu yang hanya bisa dilakukan secara bersama-sama dan tidak
bisa dikerjakan seorang diri. Dalam konteks bisnis, rapat
diselenggarakan dengan tiga tujuan pokok yaitu (a) berkomunikasi,
(b) melaksanakan sesuatu dan (c) mengambil keputusan. Ketiga maksud
penyelenggaraan rapat tersebut muaranya sama yakni melakukan

tindakan.
3. Hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji secara terbuka dan
mengkritik secara tertutup. Oleh sebab itu, segera hentikan kritik secara
terbuka karena hal tersebut bersifat destruktif bagi morale staf.
Sebenarnya, banyak hal-hal yang menyakitkan bisa dihindari dalam
dunia bisnis andai saja semua anggota komunitas korporatnya mengingat
fakta sederhana: bila mereka bekerja untuk majikan yang sama, maka
sebaiknya mereka merasa dirinya berada dalam tim yang sama. Memang
politik korporat akan selalu ada, namun ini bukan berarti kita
menerimanya begitu saja.
4. Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja. Tentu saja,
pada saat-saat tertentu aturan ini bisa dilanggar, namun hendaknya hal
tersebut hanya untuk peristiwa yang luar biasa penting atau ada krisis.
Undangan untuk mengikuti rapat yang diselenggarakan sore hari atau
hari libur berarti menganggap peserta rapat tidak memiliki kehidupan
lain. Padahal para staf tentunya punya kehidupan lain bersama
keluarganya atau kerabat dan sahabat-sahabatnya sebagai kehidupan lain
di luar kehidupan di dunia kerja.
5. Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai
kesimpulan. Kiranya cukup jelas kelirunya bila kita memanfaatkan rapat
untuk menekan orang-orang agar menyepakati tindakan atau gagasan
yang mereka ketahui merupakan tindakan yang amoral atau ilegal hanya
demi pengembangan bisnis satu perusahaan. Memang tekanan kelompok
merupakan satu kekuatan ampuh, namun jangan menyalahgunakannya
untuk kepentingan tertentu.
6. Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk
menghancurkan karir orang lain. Kiranya kita menyadari bahwa cukup
banyak ruang dalam setiap rapat untuk menunjukkan ketidaksetujuan/
ketidaksepahaman atas sesuatu tanpa perlu menjadi bersifat pribadi atau
destruktif. Lebih dari itu, menghancurkan karir orang lain melalui rapat
adalah keliru dan secara politik tidak patut dilaksanakan. Kehidupan
dalam satu organisasi bisnis itu bersifat sesaat. Keberhasilan sesaat
dalam satu rapat di satu perusahaan bisa menjadi sumber rasa malu pada
kesempatan lain di perusahaan yang lain, ketika kita pindah ke
perusahaan lain. Kehidupan masa lalu kita di satu perusahaan, cepat atau
lambat akan kita jumpai lagi.
7. Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan.

Memang tidak salah bila kita memiliki teman dalam bekerja. Namun.
rapat bukanlah peristiwa sosial. Dengan takaran yang tepat,
bersosialisasi menjelang dan selesai rapat bisa menjadi pelumas untuk
mesin perusahaan agar bisa berjalan dengan baik. Kita harus
memisahkan antara urusan pribadi dan urusan perusahaan. Terlalu
banyak bersosialisasi dengan orang tertentu menjelang rapat, akan
membuat orang lain merasa dirinya bukan bagian dari pihak yang sedang
mengikuti rapat yang pada gilirannya akan berdampak pada
penyelenggaraan rapat dan berjalannya roda perusahaan.
8. Hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah
demokrasi bukan monarki. Oleh karena itu hendaknya kita tahan
terhadap godaan untuk menggiring peserta lain untuk mengikuti
keputusan yang kita inginkan. Kita lebih baik mengajaknya secara
persuasif. Menggunakan kekuatan atau kekuasaan untuk menggiring
orang lain agar menyepakati apa yang kita inginkan jelas keliru. Sebagai
pemimpin, kita hendaknya kita berupaya sekuat tenaga untuk menjaga
sense of meeting.
9. Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan
mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan. Hal ini
sebenarnya lebih dari sekedar seal kepantasan, melainkan lebih
merupakan praktik bisnis yang baik dan efisien untuk memikirkan
tujuan, sifat dan struktur rapat sebelum rapatnya sendiri diselenggarakan.
Pemikiran tersebut lantas kita tuangkan ke dalam bentuk agenda rapat
yang selanjutnya dibagikan kepada semua peserta rapat sebelum rapat
diselenggarakan. Dengan begitu, peserta rapat jadi memiliki waktu yang
memadai untuk mempersiapkan diri mengikuti rapat.
10. Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang
hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut Bila kita sudah tak punya
lagi alasan yang jelas untuk menyelenggarakan rapat berkala, maka
inilah saatnya untuk menghentikan rapat berkala tersebut. Karena rapat
tersebut jelas sudah kehilangan arahnya. Rapat rutin seperti itu, bisa jadi
sudah tidak diperlukan karena memang tidak ada sesuatu pun yang
hendak dicapai melalui rapat tersebut.
Apa yang diuraikan melalui 10 commandment of meeting itu sebenarnya

lebih merupakan saran atau nasihat yang penting diingat oleh penyelenggara
rapat. Sering kali kita melakukan rapat tanpa mempedulikan bagaimana
kondisi peserta rapat dan apa yang berlangsung selama rapat berjalan. Peserta
rapat yang tak memiliki sense of meeting sama sekali atau tidak
mempedulikan apa yang berlangsung dalam rapat untuk sebagian mungkin
dikarenakan penyelenggara rapat kurang memperhatikan kondisi psikologis
peserta rapat.
Sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, rapat bisnis tentu harus
memperhatikan salah satu "hukum besi" komunikasi yaitu memperhatikan
dan mempertimbangkan komunikan. Perhatian dan pertimbangan itu
mencakup bidang yang luas seperti kondisi psikologis dan fisiologis peserta
rapat. Bila peserta rapat lelah, maka apa pun yang disampaikan lebih banyak
yang tidak disimaknya dibandingkan dengan apa yang disimaknya. Bila lelah
secara psikologis alias merasa jenuh atau bosan, maka peserta rapat akan
berupaya mencari cara menghilangkan kejenuhan tersebut termasuk dengan
cara-cara yang membuat pimpinan rapat merasa dilecehkan seperti asyik
dengan laptop yang ada dihadapkannya.
Begitu juga dengan rapat rutin. Sering kali terjadi, rapat bisnis rutin
diselenggarakan hanya demi terselenggaranya rapat itu sendiri. Tidak ada lagi
tujuan yang jelas dari rapat tersebut, sehingga orang menghadiri rapat
tersebut lebih karena rutinitas bukan karena merasakan ada sesuatu yang
perlu diselesaikan melalui forum rapat. Orang sudah tidak menemukan
makna apa pun dari penyelenggaraan rapat tersebut, sehingga sulit
diharapkan untuk bisa mendapatkan sesuatu yang bermanfaat dari
penyelenggaraan rapat tersebut. Bahkan bisa jadi, rapat seperti itu akhirnya
hanya dipandang sebagai saran untuk keluar dari kebiasaan atau rutinitas
kerja karena merupakan forum yang bisa membuatnya berjumpa dengan
rekan-rekannya yang berasal dari bagian atau departemen lain.
Mengakhiri Modul 7 ini, kita hendaknya memegang teguh prinsip rapat
sebagai salah sate bentuk komunikasi bisnis. Dengan begitu harus ada
penerapan prinsip-prinsip komunikasi dalam menyelenggarakan dan
mengorganisasikan kegiatan rapat. Kita sebaiknya memperhatikan bagaimana
cara mengkomunikasikan gagasan supaya menarik, bagaimana menjaga alur
komunikasi agar komunikasi berlangsung dua arah dan bukan satu arah,
bagaimana suasana batin khalayak dan apa dan bagaimana sebaiknya satu
pesan disampaikan dalam suasana batin khalayak yang seperti itu. Tentu juga
kita harus memperhatikan bagaimana efek komunikasinya: mendorong orang

bertindak, mengubah sikap, pendapat dan perilaku?
Oleh sebab itu, sebaiknya kita memahami modul-modul awal dari mata
kuliah ini. Bagaimana komunikasi berproses dan bagaimana upaya yang kita
lakukan bisa berjalan efektif sudah dijelaskan pada modul-modul awal mata
kuliah ini. Rapat sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis pada dasarnya
merupakan implementasi dari konsep-konsep komunikasi tadi. Kita
mempergunakan media rupa-rungi (audio-visual aids) karena kita
mengharapkan apa yang kita sampaikan bisa ditangkap dengan baik oleh
khalayak sehingga komunikasi kita lebih efektif. Ini hanyalah salah satu
contoh saja dari penerapan prinsip komunikasi dalam rapat bisnis.
Demikianlah kegiatan pembelajaran kita mengenai rapat bisnis dalam
konteks komunikasi bisnis. Tentu saja. untuk Anda yang memiliki
ketertarikan mempelajari rapat sebagai proses komunikasi bisa mendalami
lebih lanjut bahan bacaan yang menjadi acuan untuk penyusunan Kegiatan
Belajar 2 Modul 7 ini. Namun untuk memahami aspek dasar rapat bisnis,
diharapkan Modul 7 ini bisa memberikan pemahaman awal yang mendorong
Anda untuk mendalami lebih jauh rapat bisnis dalam konteks komunikasi
bisnis.
L A TIH A N

1) Bayangkanlah diri Anda sebagai orang yang dimintai atasan Anda untuk
menyusun agenda rapat! Rapat yang diselenggarakan bertujuan
memecahkan masalah semakin menurunnya tingkat penjualan sepeda
akibat kalah bersaing merebut konsumen karena kemudahan membeli
sepeda motor secara kredit. Apa sajakah pokok bahasan yang akan Anda
masukkan ke dalam agenda rapat tersebut? Diskusikan dengan teman-
teman Anda dalam kelompok!
2) Dengan menggunakan permasalahan pada latihan nomor 1 di atas,
cobalah Anda identifikasi siapa sajakah yang sebaiknya diundang untuk
mengikuti rapat tersebut?
Perusahaan tempat Anda bekerja itu memiliki manajer personalia,
manajer keuangan, manajer public relations, manajer pemasaran dan
manajer penjualan. Selain itu, materi apa saja yang barus Anda
persiapkan sehingga peserta rapat memperoleh gambaran yang jelas
mengenai maksud dan tujuan penyelenggaraan rapat dan bisa
memberikan kontribusi yang positif dalam proses pemecahan masalah
melalui rapat! Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
3) Selanjutnya, bayangkan Anda pun diminta menjadi pencatat/notulen
dalam penyelenggaraan rapat tersebut. Cobalah Anda membuat notulasi
rapat tersebut secara fiktif! Apa sajakah yang kiranya penting Anda
masukkan ke dalam catatan rapat tersebut. Diskusikanlah hasil catatan
Anda dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
1) Dalam menyusun agenda rapat, kita mengacu pada tujuan rapat. Untuk
menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti
berikut ini (a) Apa yang ingin diperoleh dari rapat?; (b) Untuk apa rapat
kita selenggarakan?; dan (c) Mengapa rapat kita selenggarakan? Bila
tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan
agenda rapat. Dalam menyusun agenda rapat, kita pada dasarnya
membuat rincian atas tujuan rapat.
2) Kita bisa menetapkan siapa yang akan diundang itu berdasarkan dua
pertimbangan. Pertama, kapasitas serta peran dan fungsi, dan kedua
kompetensi yang dimiliki seseorang.. Meski bisa juga kita memadukan
dua pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan diundang
dalam rapat.
3) Ada banyak bentuk notulasi rapat. Ada yang dibuat dalam bentuk catatan
yang berisi agenda rapat, waktu dan tempat rapat, serta nama pemimpin
rapat dan tentu saja proses rapat dan keputusan yang diambilnya. Ada
juga yang di dalamnya dicantumkan nama peserta rapat. Namun ada juga
yang menyebarkan daftar hadir, dan nama peserta rapat menjadi
lampiran dari notulasi rapat tersebut. Apa pun bentuknya, yang jelas
setiap rapat membutuhkan catatan yang pada gilirannya akan
disebarluaskan kepada peserta rapat.
RA NGK UMA N
Tujuan merupakan pedoman sekaligus panduan yang menetapkan

arah perjalanan rapat yang kita selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan
bagi kita misalnya dalam menyusun jadwal atau agenda rapat. Tujuan ini
pula yang bias menjadi panduan bagi pimpinan rapat untuk mengarahkan
ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita bawa. Dalam menetapkan
tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut ini
(a) apa yang ingin diperoleh dari rapat?; (b) untuk apa rapat kita
selenggarakan?; dan (c) mengapa rapat kita selenggarakan? Berdasarkan
pertanyaan-pertanyaan tersebut kita dapat merumuskan tujuan
penyelenggaraan rapat. Tujuan tersebut, biasanya dirumuskan dalam
bentuk kata kerja aktif, yang berarti diawali dengan kata kerja yang
diberi awalan me. Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita
dapat menetapkan (a) agenda rapat; (b) peserta rapat; (c) waktu dan
tempat penyelenggaraan rapat; (d) susunan acara/skenario rapat; dan
(e) perlengkapan yang diperlukan.
Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan
organisasi maka penting untuk memperhatikan hal-hal seperti berikut ini
yaitu (a) menyebarkan agenda rapat; (b) memiliki tema tertentu;
(c) menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan
mengakhiri rapat; (d) tidak ada gangguan barang elektronik;
(e) memastikan siapa yang diundang; (f) menjadi wasit dan mengangkat
asisten pengatur waktu; (g) tetap mengarah pada sasaran; (h) tindak-
lanjut; dan (i) konsisten.
Dalam pada itu, penting untuk menyimak apa yang dikemukakan
dalam Harvard Business Communication yang berjudul 10
Commandment of Meeting yang meliputi (1) hendaklah tahu waktu;
(2) hendaknya jangan lupa pada alasan mama penyelenggaraan rapat
yaitu (a) berkomunikasi, (b) melaksanakan sesuatu dan (c) mengambil
keputusan; (3) hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji
secara terbuka dan mengkritik secara tertutup; (4) hendaknya tidak
menyelenggarakan rapat di luar jam kerja; (5) hendaknya tidak
menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan;
(6) hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai saran untuk
menghancurkan karir orang lain; (7) hendaknya menjaga jarak antara
kepentingan pribadi dan perusahaan; (8) hendaknya diingat bahwa model
terbaik penyelenggaraan rapat adalah demokrasi bukan monarki;
(9) hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan
mengedarkan agenda itu sebelum rapat dilangsungkan dan
(10) hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang
hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut.
TES FORMATIF 2
1) Secara umum, ada tiga tujuan rapat. Salah satu tujuan yang penting yang
berlaku untuk setiap jenis rapat adalah ....
A. bertatap muka
B. bertukar pikiran
C. beraudiensi
D. berkomunikasi
2) Rapat yang berlangsung dengan baik dan suasananya menyenangkan,

namun tidak membuat keputusan apa pun dan bila pun ada keputusan
yang diambil namun tidak diperhatikan peserta rapat, dinamakan
sebagai ....
A. rapat vampir
B. rapat rekreatif
C. rapat gelap
D. rapat rutin
3) Fungsi undangan dalam penyelenggaraan rapat rutin, pada umumnya

lebih bersifat ....
A. mengundang hadir
B. mengingatkan
C. menetapkan
D. menjelaskan
4) Notulasi rapat yang berisikan catatan mengenai proses berlangsungnya

rapat dan keputusan yang diambil dalam rapat, sebaiknya dan
seharusnya ....
A. disimpan dalam file
B. disebarluaskan kepada peserta rapat
C. diumumkan
D. disosialisasikan
5) Mengajukan pertanyaan, "Apa yang hendak dicapai melalui rapat?",

merupakan pertanyaan yang dapat membimbing kita untuk
menetapkan ....
A. maksud
B. alasan
C. tujuan
D. hasil


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) C 1) D
2) A 2) A
3) C 3) B
4) A 4) B
5) D 5) C
Glosarium
Agenda Rapat : Pokok bahasan yang akan dibicarakan melalui rapat.

Biasanya rapat memiliki lebih dari satu pokok bahasan
sehingga agenda rapat merupakan daftar pokok
bahasan.
Bahan Rapat : Berisikan data/fakta/informasi yang akan dibahas
dalam rapat. Bahan rapat ini biasanya terkait dengan
tujuan dan alasan penyelenggaraan rapat.
Moderator : Sesuat dengan istilahnya, moderator adalah orang yang
menengahi dan mengatur lalu-lintas pembicaraan
dalam sate acara. Dalam rapat fungsi moderator sering
dijalankan oleh pimpinan rapat.
Notulen : Orang yang mencatat proses berlangsungnya rapat dan
keputusan yang diambil dalam rapat. Namun dalam
percakapan sehari-hari, notulen adalah catatan/
transkripsi proses rapat dan keputusan yang diambil
dalam rapat.
Pimpinan Rapat : Orang yang membuka dan menjelaskan tujuan dan
agenda rapat. Pimpinan rapat mengatur lalu-lintas
pembicaraan dalam rapat dan mengarahkan rapat agar
mencapai tujuan penyelenggaraannya.
Daftar Pustaka
Curtin, D.B., Floyd, J.J. & Winsor, J.L. (2000). Komunikasi Bisnis dan
Profesional (terjemahan Nanan Kandagasari, dkk.). Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Mann, M. (2006). 9 Tips for Running More Productive Meetings. Dokumen

www. Dapat diakses: http://www.w3.org/1999/xhtml [12 Maret 2008].
10 Commandments of Meeting. Harvard Bossiness

Communication.
Wuorio, J. (2007). 7 Rules for Using Laptops in Meetings. Dokumen www.

Dapat diakses: http://www.w3,org/1999/xhtml [12 Maret 2008].
Modul 8
Teknik Lobi dan Negosiasi

Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
D ari satu sisi, komunikasi dapat dipandang sebagai seni untuk

mempengaruhi orang lain. Komunikasi bisnis sebagai salah satu bentuk
kegiatan komunikasi pun tentu bisa dipandang sebagai seni mempengaruhi
orang lain dalam konteks bisnis. Ada banyak kegiatan komunikasi yang
merupakan wujud upaya mempengaruhi orang lain seperti persuasi,
periklanan, negosiasi dan lobi.
Pada Modul 8 ini, kita mempelajari dua bentuk kegiatan komunikasi
yang merupakan upaya mempengaruhi orang lain, yakni lobi dan negosiasi.
Dua istilah ini cukup sering kita dengar dipergunakan dalam percakapan
sehari-hari. Kita term sering atau pernah mendengar istilah "lobi Yahudi"
yang menunjuk pada sekelompok orang yang dengan kekuatan lobinya konon
bisa mempengaruhi pelaksanaan politik luar negeri Amerika Serikat. Kita
juga tentu pernah mendengar istilah negosiasi dalam berbagai perundingan
seperti perundingan politik atau ekonomi dalam kerangka hubungan bilateral
atau multilateral.
Kini kita membicarakan dua bentuk kegiatan yang sering kita dengar
istilahnya dalam percakapan sehari-hari itu dalam konteks komunikasi bisnis.
Para pelaku bisnis tidak hanya melakukan pembicaraan formal di ruang rapat
melainkan juga melakukan lobi-lobi ke berbagai pihak yang menjadi bagian
dari publik bisnisnya. Selain lobi, tentu juga dilakukan negosiasi dengan
mitra bisnis, misalnya, membahas rencana pengembangan usaha dengan
calon mitra potensialnya.
Lobi-lobi yang mempengaruhi pengambilan kebijakan biasanya
dilakukan pada negara yang demokratis. Sejalan dengan perkembangan
mutakhir politik Indonesia, lobi menjadi penting dalam upaya mempengaruhi
pengambilan keputusan atau kebijakan yang dilakukan regulator. Di samping
itu, banyak kalangan usahawan kita yang juga melakukan Lobi-lobi politik di
parlemen. Tentu saja Lobi bukan hanya sebagai upaya untuk mempengaruhi
kebijakan atau keputusan politik, tapi juga dipergunakan sebagai teknik

berkomunikasi dengan stakeholder internal satu organisasi bisnis.
Perkembangan dunia bisnis menuntut adanya kerja sama di antara
organisasi-organisasi bisnis. Bila tadinya banyak perusahaan memandang
perusahaan lain yang membuat produk yang serupa sebagai pesaing, kini
justru menggandeng kerja sama. Kerja sama dipandang sebagai cara terbaik
untuk merebut pasar, dibandingkan bila harus bersaing. Tidak mengherankan
banyak perusahaan sejenis yang bekerja sama dengan mantan pesaingnya,
seperti kerja sama antara raksasa industri penerbangan Amerika Serikat
Boeing dengan Airbus dari Eropa, atau antara pabrik mobil Toyota dari
Jepang dan Landrover dari Inggris. Bahkan di tanah air kita menyaksikan
bagaimana Daihatsu dan Toyota memproduksi kendaraan yang sama dengan
merek berbeda, yang dimulai dengan Toyota Avanza dan Daihatsu Xenia.
Dalam menjalin kerja sama seperti itu tentu ada proses negosiasi. Bisa saja
negosiasinya berjalan alot, bisa juga berjalan mulus.
Pada Modul 8 ini kita mempelajari dimensi teknis lobi dan negosiasi.
Teknik lobi dan negosiasi sangat penting untuk diketahui mengingat kedua
kegiatan ini merupakan bagian dari kegiatan komunikasi bisnis. Apalagi
dalam upaya menyelesaikan permasalahan yang dihadapi, teknik lobi dan
negosiasi sangat penting untuk kita ketahui. Misalnya dalam melakukan
negosiasi dengan pekerja yang mogok kerja karena menuntut kenaikan upah.
Setelah mempelajari Modul 8 ini, diharapkan Anda dapat menjelaskan:
1. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan lobi dalam
kerangka komunikasi bisnis;
2. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan negosiasi
dalam kerangka komunikasi bisnis.
Kegiatan Belajar 1
Teknik Lobi
D i dalam masyarakat modern, yang salah satu cirinya adalah

masyarakatnya semakin didiferensiasi ke dalam berbagai kelompok
seperti kelompok profesi atau kelompok yang sehaluan secara ideologis.
dengan sendirinya melahirkan beragam kepentingan. Kepentingan-
kepentingan tersebut selanjutnya diperjuangkan melalui kelompok atau
organisasi. Kita bisa menyaksikan, kepentingan para pekerja diperjuangkan
melalui organisasi yang dinamakan serikat pekerja. Para pengusaha juga
memperjuangkan kepentingannya melalui berbagai organisasi pengusaha.
Dalam dunia politik, kita mengenal adanya kelompok-kelompok penekan
(pressure group) yang melakukan lobi kepada para pengambil kebijakan
untuk memperjuangkan kepentingannya.
Akan halnya, dunia bisnis, seperti telah kita pelajari pada Modul 1, ada
berbagai publik organisasi bisnis seperti karyawan, manajemen, pemilik
saham, pelanggan (costumer) dan pemerintah (regulator). Selain organisasi
bisnisnya sendiri, publik-publik tersebut masing-masing tentu memiliki
kepentingan, yang harus diperjuangkan agar kepentingan tadi dapat
terwujudkah dalam kenyataan. Salah satu usaha yang biasanya dilakukan
guna mewujudkan kepentingannya tersebut adalah lobi. Para pengusaha
melobi pemerintah sebagai regulator agar regulasi yang baru tidak
merugikannya. Kita tentu sering mendapat berita dari media massa
bagaimana para pengusaha untuk sektor usaha tertentu meminta pemotongan
pajak. Begitu juga dengan para karyawan yang melobi manajemen agar
rencana restrukturisasi perusahaan tidak mengorbankan kepentingan
karyawan, atau manajemen melobi perbankan untuk memberikan tambahan
dana segar untuk pengembangan perusahaan.
Pada sisi lain, kita menyaksikan karena begitu pentingnya peran lobi
dalam bisnis, melahirkan profesi baru yang bernama pelobi (lobbyist).
Apalagi dengan semakin berkembangnya bisnis, sehingga sebuah perusahaan
tidak hanya beroperasi di satu negara melainkan di berbagai negara yang
berbeda regulasi mulai dari perizinan dan aturan ketenagakerjaan sampai ke
budaya masyarakatnya, semakin dirasakan pentingnya peran lobi dan pelobi
ini. Mereka melobi pemerintah agar kegiatan usaha internasionalnya berjalan
sesuai dengan kebijakan manajemennya. Konon di Amerika Serikat saja pada
tahun 1990 tercatat 33.000 pelobi yang tercatat (registered lobbyist) di Senat
Amerika Serikat.
Pertanyaannya kini, apa sesungguhnya yang dimaksud dengan lobi.
Secara gramatikal, istilah ini arti sebenarnya menunjukkan pada salah satu
bagian dari satu gedung, yaitu koridor, ruang tunggu atau ruang masuk pada
satu gedung. Istilah ini berasal dari Bahasa Latin labia. Laubia atau lobium
yang artinya beranda, galeri atau tempat yang memiliki atap yang menempel
pada satu bangunan. Dalam perkembangan berikutnya, itulah ini digunakan
untuk menunjuk pada ruang masuk ke gedung parlemen, dan dua koridor
yang menghubungkan gedung lembaga perwakilan.. Inilah tempat yang
terbuka bagi publik, tempat bertemu antara anggota legislatif dan
konstituennya atau dengan pers. Di ruang itu pulalah publik berusaha
mempengaruhi anggota parlemen dalam mengambil satu kebijakan.
Karena itulah, definisi tentang lobi lebih banyak terkait dengan dunia
parlemen. Ada definisi yang menyatakan bahwa lobi adalah "upaya orang-
orang yang bukan anggota legislatif mempengaruhi proses legislasi", dan ada
pula yang mendefinisikannya sebagai "praktik advokasi yang bersifat pribadi
dengan tujuan mempengaruhi lembaga-lembaga yang memerintah dengan
mengajukan satu titik pandang yang kondusif bagi tujuan-tujuan organisasi
atau individu yang melakukan advokasi itu." Untuk definisi pertama, kita
tentu sering mendengar bagaimana kelompok-kelompok profesi berusaha
mempengaruhi proses legislasi yang sedang berlangsung di parlemen.
Misalnya, asosiasi lembaga penyiaran berusaha mempengaruhi perumusan
UU Penyiaran. Sedangkan untuk definisi kedua, kita bisa melihat bagaimana
Asosiasi Perminyakan berupaya agar regulasi yang dikeluarkan pemerintah
yang berkaitan dengan pungutan setelah kenaikan harga minyak dunia, tidak
merugikan kepentingan industri perminyakan.
Namun dalam kerangka komunikasi bisnis, tentu saja ada kesamaannya
dan ada perbedaannya dengan pengertian lobi seperti yang diuraikan di atas.
Namun inti kegiatan lobi yakni mempengaruhi kebijakan atau keputusan
berlaku juga dalam komunikasi bisnis. Itu sebabnya istilah lobi pun
dipergunakan dalam dunia bisnis. Kita akan mendalami pengertian lobi pada
paragraf-paragraf berikutnya.
Kita memperhatikan apa yang dikemukakan Windschuttle dan
Windschuttle (1988). Menurut kedua pakar tersebut, aspek terpenting lobi
adalah berupaya agar segalanya berjalan bukan berdasar perintah atau
paksaan melainkan dengan cara bujukan (persuasi). Karena itu, para pelobi
tidak memaksakan secara langsung kekuasaan yang dimilikinya terhadap

orang yang menjadi sasaran lobinya. Oleh sebab itu, para pelobi tidak
menyatakan apa yang harus dilakukan orang lain melainkan hanya
mempersuasi orang lain untuk melakukan apa yang dikehendakinya. Langkah
yang biasanya dilakukan pelobi adalah memberikan informasi kepada orang
yang di lobinya dan kemudian meyakinkan mereka agar mau memberikan
dukungan terhadap pelobi. Itu sebabnya, dalam kegiatan lobi ini di dalamnya
mencakup keterampilan-keterampilan menulis, meneliti, mengilustrasikan
dan berbicara. Jadi, kita menemukan dua keterampilan dasar komunikasi di si
sini yaitu menulis dan berbicara
Penjelajahan kita dalam dunia lobi ini kita lanjutkan dengan mengenali
beberapa jenis lobi. Secara umum, jenis-jenis lobi ini adalah sebagai berikut.
1. Lobi Tradisional, lobi ini biasanya memanfaatkan orang-orang terkenal,
figur publik, atau mantan pejabat untuk mendekati kelompok-kelompok
kepentingan agar tujuan organisasi/lembaga bisnis dapat tercapai.
Pemanfaatan para mantan pejabat itu cukup menonjol di Indonesia,
untuk didudukkan sebagai Presiden Komisaris atau anggota Dewan
Komisaris sebuah perusahaan. Maksudnya tentu saja, agar mereka itu
bisa melakukan lobi-lobi ke pemerintah melalui jalur yang sudah
dikenainya atau diketahuinya dengan baik.
2. Lobi Akar Rumput (grass-root lobbying) bertujuan mempengaruhi para
pengambil keputusan secara tidak langsung. Para pelobi justru
mempengaruhi masyarakat dan nantinya masyarakat menyatakan
pendapatnya sehingga keputusan yang diambil pemerintah sesuai dengan
keinginan para pelobi itu yang seolah-olah merupakan aspirasi
masyarakat. Artinya, para pelobi mengembangkan dukungan dari
masyarakat atau melakukan rekayasa sosial untuk menunjukkan
dukungan atau penolakan terhadap satu rencana kebijakan yang
diputuskan para pengambil kebijakan.
3. Lobi Political Action Commute adalah komite yang dibentuk
perusahaan-perusahaan besar dengan maksud menempatkan calonnya di
lembaga legislatif atau di eksekutif sehingga keputusan yang diambilnya
tidak merugikan perusahaan yang tergabung dalam komite tersebut.
Bahkan kepentingan perusahaan-perusahaan tersebut kemudian
diidentikkan dengan kepentingan pemerintah. Di berbagai negara, lobi
seperti ini selalu menjadi kontroversi di masyarakat.
Sedangkan fungsi lobi akan kita pelajari pada alinea berikutnya. Fungsi
lobi ini perlu kita perhatikan mengingat loba diselenggarakan tentunya untuk
melaksanakan fungsi tertentu. Sekarang kita perhatikan fungsi-fungsi lobi
1. Mempengaruhi pengambil keputusan agar keputusannya tidak
merugikan para pelobi dari organisasi/lembaga bisnis. Namun dalam
praktiknya, melalui lobi tersebut dipertemukan kepentingan
pemerintah/pengambil keputusan yang hendak menjaga kepentingan
publik dengan kepentingan organisasi/lembaga bisnis yang juga
sebenarnya beroperasi untuk kepentingan masyarakat. Hanya saja dalam
kegiatannya mungkin timbul perbedaan cara mencapai kepentingan itu.
Pemerintah berkepentingan misalnya melindungi tenaga kerja agar
mendapatkan hak-haknya melalui kebijakan upah minimum regional dan
perusahaan karena kemampuannya belum dapat membayar upah buruh
sesuai dengan upah buruh minimum yang ditetapkan pemerintah. Dalam
kondisi seperti itu, melakukan lobi dengan pemerintah banyak dilakukan
oleh organisasi/lembaga bisnis.
2. Untuk menafsirkan opini pejabat pemerintah yang kemudian
diterjemahkan dalam kebijakan perusahaan.
3. Memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan menyampaikan
rekomendasi pada perusahaan agar dapat menyesuaikan diri dengan
peraturan baru dan memanfaatkan peraturan baru tersebut.
4. Menyampaikan informasi tentang bagaimana pandangan perusahaan,
organisasi atau kelompok masyarakat tertentu tentang sate peraturan.
5. Meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan peraturan akan
membutuhkan waktu sebelum menjadi kebiasaan.
Dalam masyarakat kita ada berbagai kelompok lobi. Entah itu lobi yang
dibangun oleh asosiasi-asosiasi perusahaan, organisasi profesi atau pun
lembaga-lembaga swadaya masyarakat. Kelompok-kelompok tersebut
menjalankan kegiatan lobinya untuk mempengaruhi kebijakan yang diambil
oleh pemerintah atau lembaga legislatif. Contoh yang menunjukkan kuatnya
lobi yang dibangun lembaga swadaya masyarakat lingkungan hidup di
negara-negara maju yang dapat memaksakan keinginannya agar pemerintah
mereka menerapkan kebijakan eco-labelling untuk produk-produk hutan
tropis, sehingga ekspor kayu Indonesia pun terkena kebijakan tersebut. Kita
juga misalnya bisa melihat, setelah kenaikan harga BBM ada keinginan yang
berbeda antara pemerintah dan asosiasi pengusaha angkutan, meski kedua

pihak itu sama-sama ingin memberikan pelayanan yang terbaik dalam bidang
transportasi kepada masyarakat.
Kita juga menyaksikan bagaimana kelompok-kelompok masyarakat itu,
terutama setelah terjadi perubahan tatanan politik nasional yang populer
dengan sebutan reformasi, memperkuat kemampuan lobi-lobi tersebut dengan
aksi demonstrasi. Artinya, kegiatan lobi bukan kegiatan tunggal untuk
mempengaruhi pengambilan kebijakan melainkan juga diikuti dengan
kegiatan lain seperti demonstrasi, pembentukan opini melalui tulisan di
media cetak dan soft-campaign melalui kegiatan kehumasan (public
relations).
Dalam praktik negara modern yang demokrasi, apa yang dilakukan
tersebut memang merupakan hal wajar. Mengingat, dalam masyarakat tidak
selalu hanya ada wacana tunggal untuk satu persoalan. Misalnya dalam
penanganan sumber daya air, kita memiliki berbagai wacana. Wacana
tersebut dikembangkan berdasarkan berbagai kepentingan. Kepentingan
industri air minum dalam kemasan tentu akan berbeda dengan kepentingan
para petani pengguna air. Para penganut nasionalisme ekonomi tentu akan
berbeda pandangannya dengan penganut internasionalisme ekonomi. Oleh
sebab itu akan terjadi semacam pergulatan wacana antara wacana yang
ditawarkan satu kelompok dengan wacana yang ditawarkan kelompok lain.
Di negara-negara yang sudah cukup tua tradisi demokrasinya, para
pelobi ini membentuk organisasinya sendiri, karena pelobi merupakan salah
satu profesi. Karena itu, lobi bukan hanya menjadi bagian dari kekuatan
organisasi masyarakat sipil (civil society organisation) melainkan juga
merupakan praktik umum dalam perumusan kebijakan publik. Bahkan di
beberapa negara, ada organisasi pelobi yang merupakan satu badan hukum.
Kelompok-kelompok tersebut sengaja dibentuk sebagai badan hukum untuk
melindungi para pelobi sendiri dan melindungi orang-orang yang
mempekerjakan para pelobi tersebut. Karena memang melobi merupakan
kegiatan yang diatur, dengan pembatasan pada cam melobi guna menghindari
kemungkinan terjadinya korupsi secara politis.
Dengan mencontohkan praktik lobi yang berlangsung di Australia,
Windschuttlle dan Windschuttlle (1988), ada 4 (empat) pilihan bentuk badan
hukum yang biasanya dipergunakan dalam membentuk kelompok lobi, yakni:
1. Perhimpunan, yang merupakan sebuah lembaga non-profit yang
keanggotaannya memang terbatas. Selain itu, tentu juga ruang-geraknya
dibatasi untuk tidak mendapatkan dana dari basil perdagangan.

Perolehan dana hanya diizinkan melalui sumbangan dan bantuan.
Asosiasi seperti ini biasanya dibentuk oleh kelompok-kelompok
komunitas.
2. Perusahaan perorangan, yakni lembaga yang banyak kemiripannya
dengan perusahaan-perusahaan kecil. Banyak organisasi komunitas
menggunakan struktur ini karena bentuk lembaga ini mampu mengatasi
keterbatasan dalam memutarkan roda organisasi. Karena itu, lembaga ini
hanya membutuhkan 2-5 pemilik perusahaan dan memiliki sedikitnya
dua orang direktur. Selain itu, organisasi perusahaan seperti dapat go
public di bursa efek. Karena organisasi mi dibentuk untuk keuntungan
pribadi maka perusahaan tersebut sangat terbatas dalam memperoleh
bantuan dana dari pemerintah, mengingat program-program pemerintah
hanya memberi subsidi dan bantuan bagi organisasi-organisasi non-
profit.
3. Yayasan, yakni lembaga non-profit yang struktur organisasinya memiliki
sejumlah keuntungan yakni anggotanya tidak diminta menginvestasikan
uang atau saham, pertanggungjawaban anggota disesuaikan dengan
jaminan yang mereka berikan, dan pergantian kepemimpinan dilakukan
secara bergilir. Sebagai lembaga non-profit, organisasi ini dibenarkan
untuk mendapatkan bantuan dan subsidi dari pemerintah. Dibandingkan
dengan organisasi non-profit lainnya, organisasi ini memiliki kebebasan
yang besar dalam melakukan perniagaan dan mengelola keuangannya
sendiri. AD/ART organisasi seperti ini menyatakan keuntungan yang
diperoleh dari kegiatan-kegiatannya tidak dibagikan kepada para
anggotanya melainkan didistribusikan kepada masyarakat atau organisasi
lain yang serupa.
4. Koperasi. Setiap negara memiliki peraturan yang menetapkan
pembentukan koperasi namun kebanyakan untuk pembentukannya
dialihkan pada kelompok-kelompok komunitas. Karena peraturan ini
dapat dipindahkan, maka struktur legal seperti ini merupakan daya tank
bagi kelompok-kelompok komunitas. Organisasi ini memiliki struktur
internal yang fleksibel sehingga anggota-anggotanya dapat menyusun
aturan-aturannya sendiri mengenai operasi organisasi dan orang yang
akan ditunjuk untuk mengambil keputusan. Para anggota organisasi ini
biasanya membeli saham namun jumlah kepemilikannya dibatasi. Aturan
koperasi dapat dibuat secara tertulis, karena itu pemilihan ketua
organisasi dipilih oleh anggotanya secara demokratis dan tidak

berhubungan struktur kepemilikan.
Kelompok-kelompok pelobi tersebut bisa digambarkan dalam kaitannya

dengan proses dan pengaruhnya seperti berikut ini.
STRUKTUR PROSES PENGARUH
Asosiasi Analisis Fakta Pengambil Keputusan
Langsung
Korporasi Analisis Institusi
Konsultan Membangkitkan Pengaruh Pihak Ketiga
Intern Tidak Langsung
Sumber: Wikipedia
Gambar 8.1.
Struktur, Proses, dan Pengaruh Lobi
Gambar 8.1 menunjukkan bagaimana proses lobi yang mencakup tiga

hal penting, yaitu menganalisis fakta, menganalisis institusi dan
membangkitkan pengaruh. Artinya, lobi yang kita jalankan bukan
berdasarkan asumsi atau anggapan tertentu melainkan setiap kegiatan lobi
selalu berdasarkan fakta. Dalam kegiatan sehari-hari, sering kali kita lebih
mendasarkan tindakan pada asumsi ketimbang fakta dan data. Oleh karena itu
menganalisis fakta dan data menjadi bagian sangat penting dalam lobi. Tentu
saja, kita pun perlu mengidentifikasi institusi yang terlibat di dalamnya. Lalu
kita melakukan analisis terhadap institusi tersebut. Berdasarkan hasil analisis
tersebut lalu kita mulai membangkitkan pengaruh melalui tindak komunikasi
yang kita lakukan.
Pengaruh tersebut bisa ditujukan langsung pada pengambil keputusan,
seperti kita langsung mempengaruhi pemegang saham atau perusahaan atau
dewan direksi satu perusahaan. Bisa juga kita mempengaruhi pihak ketiga,
yang nantinya akan mempengaruhi pengambil keputusan. Misalnya kita
menggunakan pihak lain yang dipandang bisa mempengaruhi pengambilan

keputusan, seperti istri anggota dewan direksi atau melalui salah satu kawan
akrab dari anggota dewan direksi. Oleh karena itu, dalam kegiatan lobi
penting juga memperhitungkan pihak ketiga yang dipandang berpengaruh
pada pengambil keputusan.
Sebelum kita memutuskan, bentuk organisasi mana yang paling sesuai,
setidaknya ada 4 hal pokok yang harus dipertimbangkan. Hal-hal yang mesti
dipertimbangkan tersebut adalah:
1. Tujuan, yang berkaitan dengan ruang-lingkup kegiatan yang
diperkirakan akan dapat tercapai pada masa datang dan sejumlah rencana
kegiatan yang akan dijalankan.
2. Cakupan operasi dengan mempertimbangkan juga apakah organisasi ini
akan melakukan pengumpulan uang atau penanaman modal.
3. Hubungan di antara orang-orang yang bekerja dalam organisasi itu.
4. Apakah organisasi tersebut ingin mendapatkan bantuan langsung dari
pemerintah. Setelah kita membuat keputusan dan dituangkan dalam
bentuk dokumen tertulis, kita bisa mengontak organisasi lain yang sudah
berdiri untuk mendapatkan informasi mengenai bentuk struktur
organisasi mana yang paling tepat.
Pembentukan organisasi lobi seperti diuraikan di atas, memang belum

merupakan hal yang lazim dalam dunia bisnis Indonesia. Namun bukan
berarti kegiatan lobinya tidak ada. Bentuk-bentuk awal organisasi lobi seperti
diuraikan di atas sudah mulai tampak mewarnai kegiatan bisnis di Indonesia.
Kita tentu pernah mendengar istilah Lady Escort yang disewa untuk
mendapatkan proyek. Hal itu juga setidaknya dapat dilihat dari tahapan-
tahapan kegiatan lobi yang dilakukan berbagai pelobi di tanah air. Para pelobi
kita sudah mulai melakukan pemberian informasi dan mempengaruhi setelah
mereka mengetahui kapan sebuah isu akan dilontarkan dan sebaiknya
pendekatan dilakukan.
Sekarang kita mulai membahas tahapan-tahapan dalam kegiatan lobi,
yang sesungguhnya merupakan proses penyampaian informasi dan upaya
mempengaruhi. Menurut Rhenald Kesali (1994) dengan mengutip Fraser P.
Seitel, tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Pengumpulan data dan fakta. Pemerintah memiliki data dan fakta yang
lengkap tapi sering kali tidak terkoordinasi. Data tersebut ada yang
dipublikasikan dan ada yang dimiliki secara individual yang menangani
bidang tertentu. Selain itu ada juga data yang tidak dipublikasikan.
Karena itu langkah kita adalah menghubungi sumber-sumber data
tersebut untuk mendapatkan data dan fakta yang kita butuhkan sesuai
dengan permasalahan yang akan dibahas dalam lobi.
2. Interpretasi terhadap langkah-langkah pemerintah, keputusan yang
ditetapkan oleh pemerintah, umumnya merupakan penjabaran opini para
pejabat pemerintah. Para pelobi bertugas menerjemahkan opini pejabat
pemerintah itu ke dalam kebutuhan perusahaan serta memperkirakan apa
yang akan terjadi secara hukum dan memberikan rekomendasi agar
perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan peraturan tersebut.
3. Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan. Karena para pelobi
memiliki kontak dengan pejabat pemerintah dan pengambil keputusan,
maka pelobi memiliki informasi mengenai pandangan perusahaan atau
kelompok masyarakat tertentu terhadap ketentuan yang dibuat oleh
pemerintah.
4. Membangun posisi. Ada saatnya pelobi mendekati pejabat pemerintah
agar ada penundaan pelaksanaan sebuah peraturan agar perusahaan yang
menjadi kliennya tidak mengamali kesulitan serius dan semua pihak siap
melaksanakan peraturan itu. Para pelobi harus mampu meyakinkan para
pembuat keputusan bahwa pelaksanaan sebuah keputusan membutuhkan
waktu untuk pelaziman.
5. Melemparkan berita nasional. Istilah yang umum dipergunakan adalah
publicity springboard yakni menggunakan tempat lobi sebagai tempat
peredaran berita. Tempat lobi biasanya adalah suatu tempat yang selalu
dikunjungi wartawan media cetak maupun elektronik. Berita yang
dilemparkan dari tempat lobi ini akan segera menjadi berita nasional.
6. Mendukung kegiatan pemasaran. Melobi agar pemerintah agar membeli
produk yang dihasilkan perusahaan, karena pemerintah merupakan
pembeli terbesar mulai dari alat tulis kantor sampai alat-alat berat. Pelobi
tidak hanya menawarkan barang atau jasa melainkan juga proposal agar
pembelian barang itu dianggarkan oleh pemerintah.
Itulah tahapan-tahapan dalam lobi. Memang tahapan tersebut tidak selalu

berjalan berurutan dari nomor 1 sampai 6. Namun bisa meloncat-loncat,
bergantung pada tujuan melakukan lobi. Untuk lobi yang bertujuan
memasarkan produk barang dan jasa perusahaan, kita tidak selalu perlu
melakukan langkah nomor 5, melainkan bisa langsung mendekati pejabat
pemerintah yang berwenang mengambil keputusan pembelian barang dan

jasa. Hanya saja yang perlu diingat, lobi adalah memberikan informasi dan
kemudian mempengaruhi.
Kita bisa melihat bagaimana tahapan-tahapan lobi itu dalam kasus
Lumpur Lapindo di Sidoarjo. Organisasi-organisasi masyarakat sipil yang
peduli dengan musibah yang terjadi di Jawa Timur itu membentuk Tim
Pencari Fakta. Sedangkan pemerintah membentuk tim dari kalangan
perguruan tinggi untuk mengkaji apa penyebab musibah tersebut. Lapindo
sendiri sebagai perusahaan, tentu, membentuk timnya sendiri.
Kesimpulannya, ternyata berbeda-beda. Ada yang menyatakan lumpur
Lapindo itu merupakan akibat dari kesalahan pengeboran namun ada juga
yang menyatakan hal tersebut sebagai bencana alam.
Maka kemudian, ketika persoalannya mengemuka di pemberitaan ada
dua wacana besar yang muncul: Lumpur Sidoarjo sebagai akibat kesalahan
pengeboran dan bencana yang terjadi akibat rentetan bencana gempa bumi
yang menimpa Indonesia sebelumnya. Pemunculan wacana tersebut dalam
media perkabaran pada dasarnya merupakan upaya lobi untuk mempengaruhi
keputusan pemerintah. Lobi yang dilakukan kelompok-kelompok
masyarakat, khususnya, korban yang terkena langsung dampak lumpur
tersebut dan lobi yang dilakukan PT Lapindo Brantas yang melakukan
pengeboran di kawasan tersebut.
Kini, kita membahas dimensi yang lebih bersifat teknis dari lobi ini. Kita
awali pembahasan yang bersifat teknis mengenai lobi ini dengan dimensi-
dimensi hubungan manusiawi (human relations), seperti yang dikemukakan
Philips Lesly (1991) dalam Managing Human Climate:
1. Menganalisis iklim. Ini dilakukan untuk mengetahui ke arah mana
bergeraknya opini yang sudah terbentuk. Karena akan sangat sulit
mempengaruhi opini agar sesuai dengan keinginan kita, untuk
mengatakannya tidak mungkin. Tapi kita dapat mempercepat
kecenderungan sikap yang bergerak menuju arah yang kita inginkan.
Jadi ketika melakukan lobi, kita tidak perlu secara konfrontatif
mempengaruhi opini yang berkembang melainkan mengubah
kecenderungan sikap orang-orang terhadap pokok masalah tertentu.
2. Menentukan siapa lawan yang kita hadapi dan siapa yang mungkin
mendukung kita. Ringkasnya, di sini kita menemukan siapa kawan
seiring-sejalan dan siapa lawan yang kita hadapi.
3. Mengidentifikasi kelompok kecil yang akan menentukan iklim opini

mengenai suatu pokok masalah, kemudian memfokuskan perhatian pada
kelompok kecil yang mewaspadai dan peduli terhadap pokok masalah
tertentu.
4. Membentuk koalisi dengan berbagai kelompok yang setuju, memihak
atau yang akan menyetujui adanya perubahan guna mendukung kita.
Tapi kita jangan mudah ditundukkan oleh kelompok lain. Karena itu
kitalah yang harus mengambil inisiatif dan melaksanakannya.
5. Menetapkan tujuan, sehingga tujuan Anda sesuai dengan pola-pola yang
mungkin muncul pada saat upaya yang Anda lakukan memberikan basil.
Dengan adanya tujuan ini maka apa yang kita upayakan akan terfokus,
yakni bagaimana tujuan bisa tercapai.
6. Menganalisis penyebab kasus yang muncul dan kemudian
merumuskannya sehingga setiap orang dengan mudah, cepat dan tepat
mampu memahami kasus tersebut.
7. Menganalisis segmen-segmen khalayak. Mengembangkan strategi dan
imbauan yang tepat untuk setiap segmen khalayak.
8. Memperhitungkan media dan saluran komunikasi lain yang ada, yang
tentunya bisa kita manfaatkan untuk kepentingan penyebaran informasi
kita. Bagaimana cara menyampaikan informasinya, bagaimana cara
mengaksesnya, dan bagaimana pula bias-biasnya. Perhitungkan pula
hubungan Anda dengan media, siapa yang menjadi akses kita di media
tersebut.
9. Mengembangkan kasus Anda. Dengan mengingat adanya orang yang
amat ahli dan kita memiliki tujuan yang jelas, maka perhitungkan kasus
tadi secepatnya sebelum diubah menjadi kebijakan dan peraturan.
Biasanya, sumber terbaik untuk satu pokok persoalan ada pada
organisasi-organisasi swasta. Tapi keahlian mereka tidak didengar dan
baru didengar bila para pakar mengajukan usulan penyelesaian mengenai
persoalan yang hampir selesai.
10. Menjaga fleksibilitas. Setiap pokok persoalan itu pasti banyak liku-liku
dan jebakannya, karena itu sebagai seorang pelobi, Anda harus memiliki
kemampuan berkelit dan taktis.
Selanjutnya kita lebih mendalami dimensi teknis dan lobi. Pada bagian
berikutnya, sesungguhnya lebih merupakan saran dalam melakukan lobi.
Saran-saran lobi mi adalah seperti berikut ini.
1. Ketahui motif orang-orang yang terlibat kegiatan lobi, seperti pejabat

pemerintah yang mengundang acara dengar-pendapat, lembaga-lembaga
lain, saksi-saksi yang disiapkan atau kelompok-kelompok lain yang
mencoba untuk mengganggu atau mengalihkan pokok pembahasan.
2. Ketahui jebakan yang bisa saja muncul. Ini kita perlukan agar kita dapat
cermat dalam menjawab pertanyaan jebakan. Kita bisa melakukannya
dengan tidak menjawab pertanyaan yang sepertinya tepat sasaran namun
sesungguhnya salah dan menghentikan pertanyaan dengan memberikan
informasi yang kita anggap tepat.
3. Mengambil langkah-langkah untuk menetralkan pertanyaan-pertanyaan
yang akan menimbulkan pertentangan. Untuk itu Anda perlu
mengajukan bukti-bukti yang menunjukkan kelemahan argumentasi dan
tidak bertanggung jawabnya lawan.
4. Perbesar peluang untuk media yang dapat kita lakukan melalui
perencanaan sebagai berikut.
a. menghubungi media tertentu yang mungkin banyak khalayaknya,
memperhatikan sikap setiap media, perhitungkan tikan sikap
wartawan yang meliput dengar-pendapat tersebut dan perhatikan
juga signifikansi kehadiran wartawan, dan perhatikan juga nuansa
orang yang terlibat, mencobalah mempengaruhi sikap lawan dan
waspada atas apa yang akan dilakukannya;
b. mendukung atau mengalihkan peliputan media dengan memberikan
fakta berdasarkan arti penting dan validitas;
c. memberikan informasi kepada wartawan atau orang yang dapat
mendekati media. Hargai waktu wartawan saat melakukan peliputan
dan berikan perlakuan yang sesuai dengan posisi Anda;
d. memastikan Anda memberikan pelayanan pada media selama
melakukan peliputan.
Mengakhiri pembelajaran kita mengenai lobi ini, kita mempelajari apa

yang dikemukakan Bider yang memberikan saran mengenai lobi yang efektif,
1. Memiliki program yang dirumuskan dengan jelas apa yang hendak
dicapai dan bagaimana cara mencapainya, untuk memulai proses lobi
secara aktif.
2. Memonitor proses penyampaian informasi tentang rencana pengambilan

keputusan pada tahap awal proses pengambilan keputusan untuk
memulai proses lobi secara pasif.
3. Memahami dengan baik tingkat-tingkat keputusan yang berbeda.
4. Memiliki sejumlah parameter untuk melakukan analisis konsekuensi.
5. Memiliki saluran komunikasi dua arah yang efektif dengan anggota-
anggota kelompok lobi.
6. Memiliki jaringan kontak pada berbagai lapisan yang dapat berfungsi
sebagai saluran selama proses lobi. Memulai proses khusus untuk
menjaga hubungan bisa menjadi cara yang baik untuk mencapai tujuan
mengembangkan jaringan kontak.
7. Memiliki catatan agar semua kegiatan yang direncanakan tetap berada
pada jalurnya dan menyempurnakannya untuk kemudian disebarkan
melalui berbagai saluran komunikasi.
Demikianlah, kegiatan belajar kita tentang teknik lobi. Tentu tidak

memadai untuk bisa mempelajari seluk-beluk lobi secara mendalam dan
bahkan bisa menjadi seorang pelobi yang ulung. Namun apa yang kita
pelajari melalui Kegiatan Belajar 1 Modul 8 ini, kiranya bisa memberikan
pengantar dan pemahaman awal mengenai lobi. Bila ingin lebih
memperdalam perihal lobi ini, bisa dilihat pada daftar sumber pada akhir
Modul 8 ini.
L A TIH A N

1) Kampus tempat Anda belajar, mengumumkan rencana kenaikan uang
kuliah mulai tahun ajaran baru tahun depan. Anda diminta untuk
membentuk tim lobi, mewakili mahasiswa untuk menyampaikan aspirasi
yang menginginkan pembatalan rencana kenaikan uang kuliah tersebut.
Jelaskan langkah-langkah yang akan Anda ambil bersama tim.
Diskusikan bersama teman-teman Anda dalam kelompok!
2) Berkaitan dengan Latihan Nomor 1 di atas, bentuk organisasi lobi seperti
apakah yang hendak Anda bentuk. Apa alasannya? Apakah bentuk
organisasi tersebut memang merupakan yang paling efektif? Mengapa?

Coba diskusikan dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
3) Berikut ini merupakan intisari dari dua buah berita di Harian Kompas
edisi 13 Juni 2008 dan 14 Juni 2008. Dalam berita tanggal 14 Juni 2008
yang berjudul "Pajak Migas Bisa Diubah" dikemukakan pilihan-pilihan
bagi industri minyak dan gas, setelah terjadinya perubahan harga minyak
dunia. Pertama, usulan perubahan porsi bagi hasil migas seperti yang
dikemukakan Badan Pelaksana Kegiatan Hulu Migas. Kedua, penerapan
pajak tambahan. Sedangkan pada Kompas edisi 13 Juni 2008 dalam
berita yang berjudul "DPR Bahas Pajak Kontraktor Migas",
dikemukakan ada Panitia Khusus Paket Rancangan Undang-undang
Perpajakan untuk membahas pajak atas penghasilan tambahan akibat
kenaikan harga minyak mentah yang diterima semua kontraktor kontrak
kerja. Asosiasi Perminyakan diberitakan masih mengganggu kejelasan.
Kini, bayangkanlah Anda adalah seorang pelobi, langkah-langkah apa
yang akan Anda lakukan menghadapi kecenderungan perubahan
peraturan tersebut? Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam
kelompok!
1) Anda dapat mengacu pada tahapan-tahapan lobi seperti berikut ini.

(a) Pengumpulan data dan fakta; (b) Interpretasi terhadap langkah-
langkah pemerintah; (c) Interpretasi terhadap langkah-langkah
perusahaan; (d) Membangun posisi; (e) Melemparkan berita nasional;
dan (f) Mendukung kegiatan pemasaran.
2) Bentuk-bentuk organisasi lobi: (a) Perhimpunan; (b) Perusahaan
perorangan; (c) Yayasan, dan (d) Koperasi.
3) Bisa menggunakan Petunjuk Latihan Nomor 1 di atas.
RA NGK UMA N
Pada dasarnya lobi merupakan upaya pemberian informasi untuk

bisa mempengaruhi pengambilan keputusan. Berdasarkan jenisnya, maka
lobi dapat dikategorisasikan menjadi (a) Lobi Tradisional; (b) Lobi Akar
Rumput (grass-root lobbying); (c) Lobi Political Action Commitle, dan
(d) komite yang dibentuk perusahaan-perusahaan besar dengan maksud
menempatkan calonnya di lembaga legislatif atau di eksekutif sehingga

keputusan yang diambilnya tidak merugikan perusahaan yang tergabung
dalam komite tersebut. Adapun fungsi lobi adalah (a) Mempengaruhi
pengambil keputusan agar keputusannya tidak merugikan para pelobi
dari organisasi/lembaga bisnis; (b) menafsirkan opini pejabat pemerintah
yang kemudian diterjemahkan dalam kebijakan perusahaan;
(c) memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan
menyampaikan rekomendasi pada perusahaan agar dapat menyesuaikan
diri dengan peraturan baru dan memanfaatkan peraturan baru tersebut;
(d) menyampaikan informasi tentang bagaimana pandangan perusahaan,
organisasi atau kelompok masyarakat tertentu tentang satu peraturan;
dan (e) meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan
peraturan akan membutuhkan waktu sebelum menjadi kebiasaan.
Sedangkan organisasi lobi dapat berbentuk: (1) perhimpunan,
(2) perusahaan perorangan, (3) yayasan, dan (4) koperasi. Masing-
masing memiliki kekurangan dan kelebihan. Namun di Indonesia,
kegiatan lobi belum terorganisasikan secara profesional, melainkan
masih dilakukan olah orang per orang. Ada pun tahapan lobi adalah:
(1) pengumpulan fakta, (2) interpretasi terhadap langkah pemerintah,
(3) interpretasi terhadap perusahaan, (4) membangun posisi,
(5) melemparkan berita nasional, dan (6) mendukung kegiatan
pemasaran. Dari dimensi hubungan manusiawi, teknik lobi tersebut
adalah (1) menganalisa iklim, (2) menentukan lawan dan kawan,
(3) mengidentifikasi kelompok kecil yang akan menentukan iklim opini,
(4) membentuk koalisi, (5) menetapkan tujuan, (6) menganalisis dan
mendefinisikan penyebab kasus, (7) menganalisa berbagai macam
segmen khalayak, (8) memperhitungkan media, (9) mengembangkan
kasus, dan (10) menjaga fleksibilitas. Secara lebih teknis langkah-
langkah lobi dilakukan dengan (1) mengetahui motif-motif orang yang
terlibat dalam lobi, (2) mewaspadai jebakan. (3) menetralisir sikap
lawan, (4) memperbesar situasi media dan menyusun rancangan
pendekatan media.
TES FORMATIF 1

1) Lobi pada dasarnya merupakan kegiatan penyebaran informasi dan ....
A. persuasi
B. kooperasi
C. koordinasi
D. koersi
2) Untuk memperbesar gema persoalan yang kita selesaikan melalui lobi

biasanya dilakukan ....
A. pemasangan iklan
B. publicity springboard
C. membuat selebaran
D. berbicara pada pengambil keputusan
3) Dalam teknik lobi, ada istilah menganalisa iklim, maksudnya adalah ....
A. menganalisa opini publik
B. menganalisa usaha yang tepat
C. menganalisa suasana yang tepat
D. menganalisa lingkungan
4) Pelobi melakukan interpretasi atas kebijakan pemerintah untuk

kepentingan ....
A. pejabat pemerintah
B. perusahaan yang diwakilinya
C. masyarakat luas
D. dunia bisnis
5) Salah satu fungsi lobi adalah ....

A. menganalisis fakta
B. menganalisis institusi
C. membangkitkan pengaruh
D. meyakinkan pembuat keputusan


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Teknik Negosiasi
K ita baru saja menyelesaikan pembahasan tentang lobi. Dalam kegiatan

lobi, biasanya akan ada negosiasi. Karena dalam lobi itu, akan
bertemu pihak-pihak yang berbeda kepentingannya sehingga akan terjadi
negosiasi. Bagi para ahli komunikasi, sekalipun pesan yang kita sampaikan
dalam kegiatan komunikasi itu amat jelas dan positif, namun tidak ada
jaminan pesan tersebut akan mendapat tanggapan yang positif pula. Apalagi
jika komunikasinya berlangsung dalam situasi negosiasi antara dua pihak
atau lebih yang berbeda kepentingannya. Kepentingan masing-masing pihak
bisa jadi akan mewarnai tanggapannya terhadap isi pesan komunikasi yang
disampaikan selama negosiasi.
Oleh sebab itu, mengenali dengan baik teknik negosiasi dibutuhkan oleh
para pelaku bisnis. Negosiasi ini merupakan kegiatan komunikasi bisnis yang
berlangsung pada level komunikasi interpersonal dan komunikasi kelompok.
Negosiasi juga hampir berlangsung sepanjang hari dengan berbagai publik
organisasi/lembaga bisnis yang kepentingannya berbeda-beda. Dengan pihak
perbankan mungkin kita menegosiasikan penjadwalan kembali pencicilan
utang karena lesunya dunia bisnis, dengan serikat pekerja kita
menegosiasikan penundaan waktu cuti karena permintaan pasar sedang
meningkat, atau dengan para distributor kita menegosiasikan insentif
pemasaran baru untuk menaikkan omzet penjualan.
Karena adanya perbedaan kepentingan dan posisi tersebut maka dalam
negosiasi biasanya terjadi tawar-menawar (bargaining) dan mempertukarkan
pandangan, adanya kepentingan dan posisinya masing-masing. Dalam situasi
negosiasi seperti itu tak dapat dipungkiri kemungkinan munculnya
ketegangan dan konflik. Dalam seal penjadwalan kembali pencicilan utang
misalnya, mungkin muncul konflik karena bank tak menginginkan hal
tersebut dilakukan. Begitu juga dengan seal penundaan waktu cuti akan
menimbulkan ketegangan dan konflik karena pekerja berhak untuk
mendapatkan cuti.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi,
seperti yang diungkapkan Ferguson (2005) negosiasi tidak lagi dilakukan
secara tatap-muka. Tidak perlu orang duduk satu meja untuk membicarakan
atau merundingkan persoalan yang dihadapi. Melainkan bisa memanfaatkan
fasilitas yang disediakan pada era digital ini, seperti melalui e-mail atau
chalting. Namun intinya tetap sama, orang menjalankan proses perundingan,
hanya bedanya, pada era digital mi perundingan itu dilakukan dengan
menggunakan medium komunikasi.
Kita awali pembahasan kita tentang negosiasi dengan membahas
pengertian negosiasi. Negosiasi pada dasarnya merupakan proses
perundingan. Perundingan seperti apa? Perundingan yang dilakukan di antara
pihak-pihak yang menyadari adanya perbedaan dalam pandangan, sikap,
anggapan dan perilaku atas hal-hal yang menjadi perhatian atau kepedulian
pihak lain. Artinya di sini, ada dua pihak yang berbeda pendapat tentang
pokok soal yang sama. Misalnya soal gaji. Atasan memandang gaji dan
fasilitas lain yang diterima seorang manajer sudah memadai berdasarkan
pertimbangan kemampuan perusahaan dan beban tanggung jawab yang
dimiliki. Namun manajer itu berpendapat sebaliknya mengingat beban kerja
yang berat dan lebih kecil bila dibandingkan dengan gaji yang diterima
manajer di perusahaan lain yang kemampuannya sama dengan perusahaan
tempatnya bekerja.
Pertanyaan berikutnya yang muncul: Untuk apa kita bernegosiasi?
Pertanyaan ini pada dasarnya akan berkaitan dengan penjelasan tentang
fungsi negosiasi. Fungsi negosiasi sebenarnya untuk menyelesaikan konflik
kepentingan atau persoalan melalui tindak-komunikasi. Dengan sendirinya,
agar fungsi negosiasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pihak-pihak yang
terlibat dalam negosiasi harus memiliki keterampilan berkomunikasi seperti
berbicara, mendengarkan dan menyatakan gagasan secara jernih dan tepat.
Menyelesaikan masalah melalui negosiasi merupakan salah satu
karakteristik khas manusia. Karena manusia dilengkapi dengan keterampilan
berbicara, maka manusia berusaha menyelesaikan masalahnya melalui kata-
kata, bukan dengan kekuatan otot atau kepalan tangan. Melalui dialog,
diskusi atau negosiasi manusia berupaya menuntaskan masalah yang
dihadapinya. Konon, kemampuan bernegosiasi dalam menyelesaikan masalah
merupakan salah sate ciri manusia beradab.
Selanjutnya, kita membahas jenis-jenis negosiasi. Tadi, kita sudah
mempelajari bahwa negosiasi itu terjadi manakala ada dua pihak atau lebih −
baik individual maupun kelompok- mendiskusikan usulan-usulan yang
spesifik guna mencapai persetujuan yang dapat diterima masing-masing
pihak. Negosiasi merupakan cara yang lazim digunakan untuk mengatasi
konflik dalam kegiatan bisnis. Negosiasi untuk mengatasi konflik tersebut
dapat berlangsung dalam konteks internal dan eksternal. Dalam,konteks

internal misalnya terjadi pemogokan pekerja yang menuntut kenaikan upah
dan jaminan kesejahteraan. Dalam konteks eksternal misalnya terjadi konflik
antara kita dan mitra bisnis.
Kita bisa membuat klasifikasi jenis-jenis negosiasi seperti berikut ini.
1. Berorientasi pada bargaining (bargaining-orientations), yakni bentuk
negosiasi yang menggunakan pendekatan yang digunakan oleh para
komunikator yang kompetitif. Pendekatan ini berasumsi, hanya ada satu
pihak saja yang dapat mencapai tujuannya. Karena itu, ada pihak yang
menang dan ada pihak yang kalah. Negosiasi seperti ini juga dinamakan
"negosiasi berorientasi kalah-menang".
2. "Berorientasi kalah-kalah", yang dalam prosesnya, pihak-pihak yang
bernegosiasi mengabaikan kemungkinan menjadi pemenang sehingga
dalam pendekatan ini pihak-pihak yang bernegosiasi menjadi pecundang.
Namun sebenarnya. ketika negosiasi dimulai tak ada pihak yang ingin
menjadi pecundang, tapi pada saat negosiasi berlangsung kita berada
dalam posisi yang besar kemungkinan menjadi pihak yang kalah oleh
karena itu ketimbang kekalahan diderita sendiri, maka lawan negosiasi
pun harus mengalah. Akibatnya kedua belah pihak mengalami kerugian.
3. Negosiasi dalam bentuk kompromi, yakni pengambilan satu pilihan yang
didasari oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi "kalah-
menang" atau "mengandung risiko kalah-kalah" maka jalan tengah
dipilih sehingga dilakukan kompromi. Jadi dalam kompromi ini, ada
kepentingan yang harus dikorbankan dan dipertahankan begitu juga oleh
pihak lain.
4. Berorientasi "menang-menang" yang disebut juga sebagai pendekatan
kolaboratif. Asumsinya. pemecahan dapat dicapai dan memuaskan
kebutuhan semua pihak yang terlibat di dalamnya. Pendekatan ini sangat
berbeda dengan pendekatan-pendekatan sebelumnya, karena kuncinya
terletak pada bagaimana menemukan solusi "menang-menang" yang
membuat masing-masing pihak tidak merasa dirugikan.
Namun, kita pun mesti menyadari bahwa dalam kegiatan komunikasi

bisnis, pasti melibatkan sedikitnya dua pihak, yang melakukan
mengomunikasikan permasalahan dan kepentingan yang berbeda. Masing-
masing pihak tentu berdiri pada posisinya, dan ingin membela posisinya
tersebut. Dalam kondisi seperti itu tersedia tiga kemungkinan yang bakal
terjadi, yakni:
1. kedua belah pihak menerima keadaan status-quo.
2. pihak yang kuat dapat memaksakan kehendaknya, dan
3. kedua belah pihak mencapai persetujuan melalui negosiasi. Tentu
kondisi yang pertama dan kedua di atas tidak kita inginkan. Karena
kondisi ketiga itulah yang diharapkan, sehingga persoalan yang muncul
dapat diatasi.
Gambar 8.2.
Proses Negosiasi
Dalam relasi manusia, pilihan-pilihan yang diuraikan di atas adakalanya

harus dilakukan. Karena dalam relasi tersebut bisa saja muncul perbedaan
pendapat, sehingga terjadi konflik. Konflik memang tidak selalu bermakna
negatif. Karena konflik pun dapat saja memberi manfaat seperti
meningkatkan derajat relasi, atau justru mengembangkan saling pengertian.
Dalam situasi konflik itulah negosiasi diperlukan. Masing-masing pihak
diajak berkomunikasi agar bisa dilihat posisinya. Negosiasi dilakukan untuk
mempertemukan posisi-posisi tersebut. Memang akhirnya ada kalanya tidak
tercapai titik temu. Ada kalanya juga salah satu pihak mesti mundur
selangkah atau mengalah. Akhirnya kita dihadapkan pada pilihan tiga
kemungkinan yang akan terjadi seperti yang diuraikan di atas.
Selanjutnya kita mempelajari bagaimana perilaku selama negosiasi

berlangsung. Ada 4 (empat) perilaku atau gaya dalam melakukan negosiasi.
Keempat perilaku tersebut adalah sebagai berikut.
1. Mendorong atau biasa juga dinamakan moving against yang dilakukan
dalam bentuk menjelaskan, memperagakan, mengarahkan, mengulangi,
menjernihkan masalah, mengumpulkan perasaan, berdebat,
menghimbau, menghakimi, tidak menyetujui, menentang, dan
menunjukkan kelemahan pihak lain.
2. Menarik atau moving with, yang dilakukan dalam bentuk
memperhatikan, menyampaikan gagasan. menyetujui, mengembangkan
interaksi, mengulangi kecaman-kecaman, mencari dan menemukan
landasan bersama, dan mengungkapkan perasaan-perasaan orang lain.
3. Menunda atau moving away yang dilakukan dalam bentuk menghindari
terjadinya konfrontasi, menghindari terjadinya bimbingan dan sengketa,
menarik kembali isi pembicaraan, berdiam diri, dan membiarkan
pertanyaan pihak lain.
4. Membiarkan atau not moving yang dilakukan dalam bentuk mengamati,
memperhatikan, memusatkan perhatian pada apa yang terjadi "kini dan si
sini", ikut arus, luwes, dan menyesuaikan diri dengan situasi.
Sekarang, kita mempelajari prinsip-prinsip negosiasi. Prinsip-prinsip ini

dapat menjadi semacam pedoman bagi kita dalam menjalankan negosiasi.
Prinsip-prinsip tersebut adalah:
1. Seorang negosiator harus memiliki otoritas untuk melakukan
bargaining demi kepentingan pihaknya. Ini berkaitan dengan pemberian
kewenangan yang jelas untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu
sesuai dengan kepentingan organisasi/lembaga yang diwakilinya. Namun
dalam batas-batas kewenangan tersebut, negosiator memiliki kebebasan
untuk mengendalikan dan kemampuan untuk membentuk posisi
bargaining-nya sendiri.
2. Jika Anda berada dalam situasi di mana pihak lain tidak memiliki
otoritas untuk mengambil keputusannya sendiri, maka sebaiknya Anda
menghentikan negosiasi dan Anda dengan tegas menyatakan hanya ingin
berbicara dengan orang yang mampu mengambil keputusan.
3. Negosiasi dapat dilakukan secara individual pada satu sisi atau secara
kelompok pada sisi lain. Bernegosiasi secara kelompok dapat membantu
meneguhkan morale dan memberikan perspektif yang berbeda, tetapi
kelompok pun justru dapat memungkinkan munculnya ketidakjelasan

dan perbedaan pandangan dalam kelompok sendiri. Cara mana yang
akan Anda pilih bergantung persoalan yang dinegosiasikan.
4. Sejak awal harus ditetapkan, apakah maksud dan tujuan negosiasi.
Apakah untuk mencapai kesepakatan bagian per bagian pokok seal yang
dinegosiasikan atau tidak akan membuat kesepakatan umum sampai
sebelum kesepakatan tercapai. Pada umumnya, pendekatan yang terakhir
membuat Anda menjadi lebih fleksibel.
5. Disarankan untuk menyepakati agar semua kesepakatan yang dicapai
dinyatakan dibuat secara tertulis sehingga tidak menimbulkan salah
pengertian pada masa mendatang.
6. Begitu negosiasi dimulai hal pertama yang harus didiskusikan adalah
agenda negosiasi. Agenda pertama adalah menetapkan posisi masing-
masing pihak, kemudian apa yang akan didiskusikan dan tidak
didiskusikan. Sebaiknya semua itu ditulis dengan cermat. Sebelum
negosiasi dijalankan sebaiknya dilakukan pertukaran dokumen seperti
yang lazim dilakukan dalam hubungan industrial.
7. Cermat dalam menuangkan usulan dalam bentuk gagasan tentang situasi
secara jernih. Gagasan yang Anda ajukan akan kokoh, bila sebelumnya
terjadi pertukaran agenda sehingga Anda memiliki kesempatan untuk
memperhitungkan usulan pihak lain. Jika Anda ingin menolak atau
memodifikasi usulan tersebut, Anda dapat melakukannya secara
persuasif dalam usulan yang Anda buat sehingga orang lain
memperhitungkan usulan Anda tersebut.
Ada pun untuk langkah-langkah negosiasi, kita mengacu pada tulisan

Prijosaksono dan Sembel (2002) di Sinar Harapan tentang negosiasi.
Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut.
1. Persiapan. Ini merupakan dasar dari proses negosiasi. Dengan
mempersiapkan diri orang akan memiliki rasa percaya diri. Dalam
persiapan ini, hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
a. menetapkan tujuan yang terukur;
b. kesiapan mental.
2. Pembukaan. Ini merupakan proses yang sulit. namun rasa percaya diri,
ketenangan dan kejelasan tujuan akan membantu. Dalam tahap ini kita
perlu memiliki tiga sikap yakni (a) menyenangkan (pleasant), (b) tegas
(assertive), dan (c) teguh (firm).
3. Tahapan Awal Negosiasi. Tahapan dalam memulai negosiasi mencakup:

a. jangan memegang apa pun saat memasuki ruangan negosiasi;
b. ulurkan tangan untuk berjabat tangan;
c. jabat tangan dengan tegas dan singkat;
d. berikan senyum dan katakan sesuatu yang tepat untuk mengawali
pembicaraan.
4. Pembicaraan Awal, yang meliputi berupa upaya membangun kesamaan
landasan (commomn ground).
5. Proses Negosiasi. Dalam proses ini, langkah-langkah yang perlu
diperhatikan:
a. menyampaikan apa yang menjadi keinginan atau tuntutan, dengan
memperhatikan:
1) menunggu saat yang tepat untuk memulai pembicaraan pokok
negosiasi;
2) menyampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan dengan
jelas;
3) menekankan keinginan untuk mencapai kesepakatan;
4) menyediakan ruang untuk melakukan manuver atau tawar-
menawar dalam negosiasi dan tak hanya menyediakan pilihan
ya atau tidak;
5) menyatakan bahwa "jika Anda memberi mi pada kita, maka kita
akan memberi itu pada mereka artinya dinyatakan dengan jelas
apa yang kita inginkan dan kompensasi apa yang akan mereka
terima;
6) mendengarkan secara efektif.
b. Memasuki zona tawar-menawar. Zona tawar menawar adalah ruang
yang dibatasi oleh penawaran pihak penjual dan tawaran awal
pembeli. Pada sisi lain dari ruang ini terbentang ruang tawaran ideal,
harga realistis dan harga tertinggi dari sisi pembeli dan harga ideal,
harga realistis dan harga terendah dari sisi penjual. Kesepakatan
yang terbaik yang disebut zona tawaran akhir dibatasi harga realistis
penjual dan harga realistis pembeli. Kita mesti pandai-pandai
membaca keadaan seperti ini.
c. Membangun kesepakatan. Ini merupakan tahap akhir negosiasi yang
ditandai dengan jabat tangan. Tapi bisa juga sebaliknya, bila kedua
pihak tak memiliki komitmen untuk menyelesaikan permasalahan di
antara keduanya. Biasanya dalam keadaan seperti ini diperlukan

peran pihak ketiga sebagai mediator.
Kita akan memberikan perhatian khusus pada proses negosiasinya

sendiri. Karena hal ini merupakan jantung dari kegiatan negosiasi. Kita
memang sudah membahas proses negosiasi ini tadi, namun di sini kita
membahas dimensi yang lebih bersifat teknis dan boleh dipandang sebagai
semacam saran dalam melakukan negosiasi. Kita akan melihat, apa
sesungguhnya yang terjadi dalam proses negosiasi. Dalam proses negosiasi
akan terjadi:
a. Kita akan dihadapkan pada pilihan antara ketegasan dan agresi. Karena
negosiasi berlangsung secara berhadap-hadapan maka Anda dapat
memanfaatkan hubungan personal. Dalam situasi seperti itu kita bisa
menggunakan agresi dan bersikap tegas. Namun sekalipun bersikap
agresif itu memang membuat kita dapat memaksakan kehendak kita pada
orang lain tapi tentunya orang lain akan jengkel dan bersikap defensif
atau malah menjauh. Sebaliknya dengan bersikap tegas, yang
memungkinkan kita dapat memaksakan kehendak pada orang lain, tapi
kita juga tidak menolak pengaruh orang lain. Sikap tegas itu dilakukan
untuk bisa menjadi pemenang tanpa harus mengalahkan orang lain.
Karena itu negosiasi asertif akan terjadi bila kita sudah (a) mengkaji
situasi dari sudut-pandang orang lain, namun bukan dalam artian untuk
menerima usulannya melainkan untuk menemukan kesamaan dasar
dalam melakukan bargaining. Untuk mencapai ini ada tiga syarat
(i) sediakan waktu untuk menguraikan hubungan yang sudah ada
antarpihak yang bernegosiasi dan guna menyatakan dampak perilaku
masing-masing pihak, (ii) buatlah rincian perubahan atau perasaan yang
muncul dan ditawarkan untuk bernegosiasi, dan (iii) uraikan semua itu
dengan cara yang objektif dan tidak mengancam posisi masing-masing
pihak bila hasil dari perubahan tersebut tidak tercapai.
b. Kaukus. Salah satu sarana yang sangat berguna milik negosiator adalah
kaukus yakni kelompok kecil informal. Dengan kaukus itulah kita
melakukan perundingan pada waktu jeda. Penting diperhatikan, jangan
menyalahgunakan proses kaukus sehingga negosiasi terbawa ke dalam
pembicaraan di luar topik pembahasan pokok negosiasi. Kaukus
dilakukan (a) ketika segala sesuatu berjalan cepat dan Anda tidak mau
melakukan kesalahan dalam menangani persoalan yang penting, (b) di
dalam menanggapi sebuah prakarsa yang diajukan oleh pihak lawan.

Kembali pada kaukus menunjukkan keseriusan Anda dalam mengkaji
usulan.
c. Waktu. Pengaturan tempo negosiasi merupakan faktor penentu yang lain
yang amat penting. Ada beberapa taktik yang dapat diambil untuk
kepentingan ini, yakni (a) dimulai secara lamban sehingga waktu
dihabiskan untuk membahas hal-hal kecil. Biasanya hal ini dilakukan
untuk menolak seluruh pembahasan; (b) sebaliknya, jika ada butir
pembahasan yang tidak begitu penting, alihkan pembicaraan. Namun
tetap agar menjaga butir pembahasan yang ada tidak akan diubah; (c) ada
juga negosiator yang memanfaatkan kelelahan dengan cara
memperpanjang waktu pembahasan hingga larut madam, agar pihak
lawan yang merasa kelelahan memberikan konsesinya. Ada dua senjata
yang digunakan untuk ini: (i) lawan kadang-kadang bisa menunjukkan
tidak selelah seperti yang diduga, (ii) cara ini memang dapat digunakan
untuk mengubah pikiran orang lain, namun dapat juga sebaliknya malah
membikin orang lain jadi berkepala baru dan tidak mau mengubah
pandangannya; (d) cara yang terbaik untuk bernegosiasi adalah
membatasi waktu bargaining berdasarkan jam kerja biasa. Jangan
membuat waktu menjadi fleksibel sehingga adakalanya Anda terpaksa
menghentikan pembicaraan justru pada saat akan mencapai kesepakatan
untuk butir-butir yang penting. (e) Taktik lain dalam mengatur tempo ini
adalah memberi peluang untuk melakukan pemusatan-ulang pada suatu
masalah tertentu. Jika masing-masing pihak mengalami jalan buntu,
negosiasi sebaiknya dihentikan sementara dan memberi kesempatan pada
masing-masing pihak untuk beristirahat untuk memikirkan jalan keluar
sehingga mereka bisa mengatasi jalan buntu.
Gambar 8.3.
Mencapai Kesepakatan
Sebelum melakukan negosiasi tentu kita harus melakukan persiapan-

persiapan agar negosiasi berjalan lancar sesuai dengan prinsip-prinsip di atas
atau mencapai apa yang dilukiskan pada Gambar 8.3 di atas. kedua belah
pihak bersalaman yang menunjukkan tercapainya kesepakatan. Persiapan
yang kita butuhkan adalah (1) menetapkan bahwa keputusan yang diambil
sejalan dengan kepentingan ekonomi organisasi/lembaga bisnis,
(2) mengeliminasi atau meminimalkan risiko pengambilan keputusan yang
terburu-buru yang diambil berdasar kesepakatan, (3) memastikan pihak-pihak
yang terlibat memperoleh informasi mengenai perkembangan penting dan
mendapatkan dukungan dari mereka atas posisi organisasi/lembaga bisnis
kita.
Sekarang kita memasuki pembahasan mengenai bagaimana menangani
negosiasi agar prosesnya berjalan dengan baik. Untuk ini kita mengikuti apa
yang diuraikan Bovee dan Thill (1988). Namun sebelum itu, kedua pakar
komunikasi bisnis ini mengingatkan kita satu hal yang amat penting, yakni:
Negosiasi itu hasil belajar, bukan keterampilan bawaan. Artinya, negosiator
itu dapat dilatih bukan dilahirkan. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui
antara cara menangani negosiasi secara sistematis. Untuk menangani
negosiasi langkah pertama yang dilakukan adalah (1) Ketahuilah apa yang
Anda inginkan; sebelum Anda bernegosiasi tetapkan dulu tujuan Anda. Jika
Anda sudah mengetahui apa yang diharapkan maka Anda dapat menjelaskan
posisi Anda pada pihak lain. Selanjutnya, (2) Selesaikan pekerjaan rumah
Anda; pendekatan-pendekatan dalam negosiasi selalu menyaratkan adanya

informasi yang menunjang posisi Anda. Misalnya, Anda mencoba
meyakinkan seorang pegawai baru yang potensial agar mau menerima
tawaran gaji pertama dari perusahaan Anda Jika Anda tahu, dibandingkan
dengan perusahaan lain membayar lebih rendah untuk pekerjaan yang lama
maka Anda mempunya landasan yang kokoh untuk mendukung posisi Anda.
(3) Perhitungkan kebutuhan orang lain; Anda akan lebih mudah
mendapatkan apa yang diinginkan bila orang lain pun merasa diuntungkan
oleh Anda. Sebelum pertemuan cobalah mencari hal-hal yang mungkin dapat
diterima oleh orang lain. Misalnya, jika Anda membeli mobil baru ambillah
daftar harga mobil sehingga Anda tahu biaya titik-impas dealer mobil itu
sehingga kita tidak menawar terlalu tinggi atau terlalu rendah. (4) Carilah
penyelesaian yang dapat diterima kedua belah pihak. Untuk itu, bukalah
mata dan telinga, lalu ajukan pertanyaan yang kiranya bisa membantu Anda
memahami orang lain. Usahakan terjadinya kompromi yang menghasilkan
keuntungan bersama. (5) Ketahui kekuatan dan kelemahan Anda. Dalam
setiap negosiasi Anda terikat oleh keuntungan dan kerugian. Ketahuilah apa
keuntungan dan kerugian tersebut. Cobalah pikirkan cara untuk
meminimalkan kerugian dan memaksimalkan keuntungan serta siapkan hal-
hal yang akan memperkokoh posisi Anda. (6) Tolak tekanan yang
menjebak Anda. Negosiator berpengalaman mengetahui bagaimana caranya
untuk mendapatkan konsesi. Dalam hal ini ada beberapa taktik berdagang
yang harus disadari: (a) tekanan waktu, contoh: "obral besar ini hanya sampai
besok", (b) takut rugi, contoh: "pembeli lain juga ingin mobil ini, tapi .....",
dan (c) usulan ekstrem, contoh: "gila bennneeeer! Masa cuma nawar
Rp10.000!" Terakhir, (7) Latihan. Bernegosiasi banyak kemiripannya
dengan naik sepeda. Lebih banyak berlatih, akan lebih baik kemampuan naik
sepeda Anda.
Tentu saja, dalam melakukan negosiasi akan diperlukan kiat-kiat atau
trik-trik tertentu. Apalagi dalam situasi yang tegang atau konflik, kadang-
kadang kita sulit bisa mempengaruhi orang lain. Bahkan tidak jarang kita jadi
frustrasi karena sikap kepala batu yang diperlihatkan lawan negosiasi kita.
Ada perlawanan terhadap apa yang kita tawarkan. Untuk menghadapi
keadaan seperti ini, ada siasatnya. Bersikaplah tenang dan santai agar dapat
menghindarkan konfrontasi yang destruktif, sehingga Anda pun tetap berada
pada posisi yang rasional. Perhatikanlah siasat di bawah ini.
1. Tunjukkan pengertian Anda. Kebanyakan orang biasanya merasa malu

kalau bersikap emosional terutama dalam situasi bisnis. Orang merasa
direndahkan saat Anda mengatakan, "Anda sih terlalu emosional".
Reaksi yang muncul akan berupa penolakan terhadap Anda dan titik-
pandang Anda. Cara terbaik untuk mengatasi hal ini adalah dengan
menunjukkan simpati, tapi bukan berarti persetujuan. melainkan lebih
merupakan pengertian dan penerimaan. Hal terpenting adalah bagaimana
membuat orang lain lebih santai dan mau membicarakan kegelisahannya
sehingga Anda berpeluang untuk menawarkan jaminan Anda.
2. Buatlah orang lain menyadari penolakannya. Saat Anda memasuki
situasi yang beku, Anda pasti segera tahu bahwa Anda tidak diterima
oleh orang lain. Tapi Anda tidak radar apa penyebabnya. Cara terbaik
untuk mengatasi hal ini adalah Anda berbicara secara langsung mengenai
penolakan tersebut tapi bukan dengan cara yang menuduh. Contoh "Kok,
kelihatannya Anda dingin-dingin saja terhadap usulan saya, apa usulan
ini salah?" Pertanyaan singkat ini bisa mendorong orang lain
mengungkapkan penolakannya.
3. Mengevaluasi keberatan-keberatan secara lebih fair. Jangan hanya
memperhatikan perkatian yang Anda ulang-ulang. Sebaiknya perhatian
difokuskan kepada apa yang dikatakan dan ekspresi perasan orang lain.
Buatlah orang lain lebih terbuka sehingga Anda bisa memahami alasan
penolakannya. Mungkin orang lain mengemukakan pendapat yang dapat
diterima. Jika saran Anda menimbulkan persoalan bagi orang lain, Anda
harus membicarakannya untuk meminimalkan permasalahan persaha-
batan tersebut.
Dalam situasi ini, jika Anda berupaya meyakinkan orang lain terhadap
pandangan Anda, tahan dulu argumentasi sampai orang lain siap
menerimanya. Keberhasilan meyakinkan orang lain, sebagian besar
bergantung pada kerangka jiwa orang lain bukan pada argumentasi Anda.
Anda tidak dapat beranggapan bahwa argumentasi yang kokoh akan terbukti
dengan sendirinya. Hal terpenting Anda harus mengarahkan hal tersebut pada
kebutuhan emosional orang lain.
Situasi negosiasi yang kita bahas di alas cenderung kepada gaya
negosiasi "menang-menang". Namun pada bagian awal kegiatan belajar ini,
kita juga sudah membahas gaya negosiasi yang lain yakni bargaining dan
kompromi. Di bawah ini kita mencoba membandingkan karakteristik gaya

negosiasi.
Karakteristik Gaya Negosiasi
“Bargaining” Kompromi “Win-Win”

Berorientasi untuk Mengakui tidak mungkin Berorientasi pada
mengendalikan orang lain mengendalikan pihak lain persoalan yang ada (kita
(kita lawan mereka) lawan persoalan)
Keberhasilan pihak lain Mengakui keterkaitan Keuntungan bersama
dipandang sebagai antara tujuan seseorang dipandang dapat dicapai
kekalahan pihak lain dan kepuasan pihak lain
Argumentasi mengarah Masing-masing pihak Mencari berbagai
kepada polarisasi menerima posisi lawannya pendekatan untuk
sekalipun dengan segan meningkatkan peluang
mencapai persetujuan
Masing-masing pihak hanya Pemahaman parsial atas Masing-masing pihak
memandang persoalan dari posisi pihak lain saling memahami sudut
sudut pandang sendiri pandangnya
Pendekatan jangka pendek Mengakui kebutuhan akan Pendekatan jangka
hanya terfokus secara hasil panjang untuk menjaga
langsung pada persoalan hubungan baik
Hanya diupayakan kepada Terfokus pada Persolan tugas dan
penyelesaian persoalan penyelesaian persoalan hubungan baik tetap
dipertimbangkan
Negosiasi "menang-menang" memang sangat ideal, karena masing-

masing pihak menjadi pemenang. Namun janganlah kita berpikir, karena ini
situasi yang ideal dalam negosiasi maka hal ini tidak dapat dicapai dalam
kenyataan. Kita bisa melihat sebuah hasil penelitian yang dilakukan terhadap
enam perusahaan yang menggunakan gaya pemecahan persoalan yang
berbeda. Penelitian ini menemukan bahwa dua perusahaan yang
menggunakan pendekatan "menang-menang" dalam menyelesaikan persoalan
menunjukkan kinerja yang amat baik dibandingkan dengan empat perusahaan
lain yang tidak menggunakan gaya "menang-menang".
Untuk menjalankan gaya negosiasi "menang-menang" ini tentu ada
langkah-langkahnya yang tersendiri. Pada bagian selanjutnya dari kegiatan
belajar ini kita akan memfokuskan diri pada pendekatan "menang-menang"
dalam negosiasi. Ada 5 langkah yang ditempuh untuk menjalankan negosiasi
"menang-menang ini, yakni:
1. Mengidentifikasi kebutuhan kedua belah pihak. Kunci untuk mencapai

hal ini kita mesti menghindari pengambilan posisi yang polaristis
(memperdebatkan cara) tapi lebih baik kita mengidentifikasi tujuan atau
sasaran yang ingin dicapai. Untuk mengidentifikasi kebutuhan tersebut
dapat dilakukan dengan mengajukan dua pertanyaan: (a) mengapa kita
berempati dan mengapa persoalan tersebut penting juga bagi orang lain.
Jawablah pertanyaan tersebut sehingga akan memuaskan pihak lain.
(b) tanyakan mengapa kita tidak berempati; cobalah temukan apa yang
membuat pihak lain tak mau menyesuaikan diri dengan keinginan kita.
Kemudian, cobalah temukan jawabannya untuk mengurangi keberatan-
keberatan tersebut. Hal terpenting dalam mengidentifikasi kebutuhan
tadi adalah identifikasi kebutuhan personal, kebutuhan dipahami orang
lain, kebutuhan dihargai dan dihormati orang lain, dan kebutuhan bekerja
saran dengan pihak lain.
2. Urun-rembuk menyusun kemungkinan penyelesaian. Pada tahap ini,
dicari dan dikembangkan sejumlah penyelesaian yang mungkin dapat
memuaskan setiap kebutuhan masing-masing pihak. Kunci keberhasilan
pada tahap ini adalah menghindarkan untuk mengevaluasi kemungkinan
penyelesaian berdasarkan waktu. Kita dapat mempertimbangkan kualitas
masing-masing gagasan. Tapi pada tahap ini yang perlu kita
pertimbangkan adalah kuantitas gagasan.
3. Evaluasi alternatif penyelesaian. Inilah saat untuk memutuskan
penyelesaian mana yang paling menjanjikan. Selama dalam tahapan ini
kita harus tetap berpikir dan bekerja secara kritis atas setiap jawaban
yang memuaskan kebutuhan masing-masing pihak. Karena kerja sama
hanya akan berlangsung jika masing-masing pihak merasa terpuaskan
olah penyelesaian tersebut.
4. Implementasi penyelesaian. Setelah rencana terbaik dipilih, pastikan
setiap orang memahaminya; berikan peluang kepada masing-masing
pihak untuk mencobanya.
5. Tindak-lanjut penyelesaian. Sebagus apa pun sebuah rencana pastilah
membutuhkan revisi ketika diterapkan dalam tindakan. Setelah sampai
batas waktu tertentu, rencana tadi agar disesuaikan dengan pihak-pihak
lain dan bicarakan pula bagaimana penyelesaian tadi dapat dijalankan.
Jika diperlukan, kembalilah ke langkah awal tadi. Identifikasi lagi
kebutuhan-kebutuhan yang tetap tidak memuaskan masing-masing
pihak. Lalu ulangi lagi langkah-langkah seperti yang diuraikan di sini.
Meskipun negosiasi "menang-menang" merupakan gaya yang terbaik

dan bisa memberikan kepuasan pada masing-masing pihak, tapi tidak setiap
situasi negosiasi selalu menggunakan gaya "menang-menang" ini. Ada
kalanya kita juga perlu menggunakan gaya bargaining. Apalagi bila pihak
lain berupaya untuk mendominasi dan tidak menunjukkan sikap bekerja
sama. Di bawah ini ada tabel yang menunjukkan, kapan kita menggunakan
gaya bargaining dan kapan kita menggunakan gaya "menang-menang".
Pilihan Gaya Negosiasi
Pendekatan Bargaining Pendekatan Menang-menang

Saat terjadinya konflik kepentingan antara Saat Anda dan pihak lain memiliki
Anda dan pihak lain kesamaan kepentingan
Saat pihak lain memaksakan untuk Saat pihak lain ingin mempertimbangkan
menggunakan pendekatan kalah menang pendekatan menang-menang
Saat Anda tidak memerlukan lagi hubungan Saat hubungan yang harmonis dan
yang harmonis dalam jangka panjang berlanjut amat dipentingkan
Saat anda merasa cukup kuat Saat Anda berada dalam posisi yang
lemah atau kekuatan anda setara dengan
lawan Anda
Setelah Anda mengetahui dua pendekatan tersebut, tentu Anda akan

merasa bahwa sebagai negosiator harus memilih pendekatan atau gaya mana
yang akan dipergunakan dalam proses negosiasi. Pilihannya, biasanya, hanya
dua yakni pendekatan barganing atau "menang-menang", karena kedua
pendekatan inilah yang bisa memberikan hasil bagi kita. Serasional apa pun
kita, tentu akan menghindari gaya atau pendekatan "kalah-kalah", karena
dengan pendekatan tersebut berarti masing-masing pihak tidak mendapatkan
apa-apa. Hanya kerugian yang diderita keduanya. Atau dalam peribahasa kita
diungkapkan dengan, "yang kalah jadi abu dan yang menang jadi arang".
Uraian di bawah ini lebih memerinci apa yang sudah dijelaskan dalam
label di atas yang membandingkan pendekatan bargaining dan "menang-
menang" berdasarkan karakteristik sebagai berikut.
1. Kerja sama vs kompetisi. Pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi
bargaining memandang pihak lain sebagai lawan. Hal ini didasari
asumsi bahwa kemenangan satu pihak berarti kekalahan pada pihak lain.
Sedangkan, negosiator yang menggunakan "menang-menang"
memandang pihak lawan sebagai mitra kerja sama. Mereka yakin,
pendekatan "menang-menang" memungkinkan kedua belah pihak

mendapatkan apa yang diinginkan. Untuk mengetahui apakah pihak lain
itu mitra atau lawan, jawabannya akan dapat muncul dengan sendiri yang
bergantung kepada cara Anda memperlakukan orang lain. Jika Anda
memperlakukan orang lain sebagai musuh, maka orang lain pun akan
berperilaku sebagai musuh. Sebaliknya, jika Anda bekerja sama dengan
pihak lain maka orang lain pun akan berperilaku sama. Sekalipun
demikian, adakalanya kita dihadapkan pada saat-saat atau situasi kerja
sama yang tidak realistis. Jika Anda memaksakan untuk bekerja sama
maka Anda berada pada pihak yang kalah dan dimanfaatkan oleh pihak
lain.
2. Kekuatan vs kepercayaan. Kekuatan adalah istilah untuk permainan
bargaining. Kekuatan salah satu pihak akan dimanfaatkan pihak lainnya.
Dalam situasi "menang-menang" masing-masing pihak tidak mengambil
keuntungan dari pihak lain. Kekuatan digantikan dengan kepercayaan.
3. Distorsi komunikasi vs keterbukaan. Dalam situasi ini mungkin saja
membenarkan kebohongan. Negosiator yang melakukan bargaining
mungkin saja menahan atau membesar-besarkan informasi bahkan
menggertak. Sebagai contoh mungkin saja Anda mengingkari atau
mengeluhkan harga yang harus Anda bayar dengan tujuan untuk
mendapat konsesi dan Anda bertindak dingin terhadap tawaran dengan
harapan anda mendapatkan keuntungan. Dalam situasi "menang-
menang", kejujuran merupakan segalanya. Kedua pihak saling membuka
kartu.
4. Egois vs kepentingan bersama. Biasanya dalam bargaining masing-
masing pihak terfokus pada tujuannya. Pihak-pihak yang terlibat baru
akan menyatakan dasar pikirannya jika dipaksa. Sedangkan dalam
pendekatan "menang-menang" masing-masing pihak secara terbuka
mendengarkan pihak lain dan memahami posisi masing-masing. Untuk
selanjutnya saling membantu agar mencapai kepuasan bersama.
Demikianlah, pembelajaran kita tentang negosiasi, yang sekaligus

merupakan akhir pembelajaran kita tentang lobi dan negosiasi pada Modul 8
ini. Tentu saja, apa yang disajikan pada Modul 8 ini baru sebetas aspek-aspek
umum dari negosiasi dan lobi. Anda sebaiknya, bila ingin mendalami lebih
lanjut, setidaknya mempelajari apa yang menjadi sumber Modul 8 ini.
L A TIH A N

1) Anggap sajalah, Anda adalah negosiator kelompok pekerja yang merasa
tidak pusa dengan perubahan jam kerja yang dirumuskan oleh Bagian
Personalia. Para pekerja merasa harus berangkat bekerja lebih pagi,
padahal umumnya lokasi tempat tinggal para pekerja jauh di pinggiran
kota. Anda memberikan pilihan. untuk mengembalikan waktu kerja
seperti biasa atau perusahaan menyediakan sarana angkutan bagi
karyawan bila ingin menetapkan waktu kerja seperti yang baru
diberlakukan. Apa yang harus Anda persiapkan? Diskusikan dengan
teman-teman Anda!
2) Anda ingin menyewa ruangan kantor untuk usaha kecil yang baru Anda
buka. Namun, harga sewa ruangan kantor itu ternyata dianggap terlalu
tinggi, padahal lokasi kantor itu sangat strategis sehingga sangat cocok
untuk kantor yang baru Anda buka. Karena itu, Anda meminta salah satu
dari dua alternatif yaitu (a) ada potongan harga sebesar 15-20% atau
memberikan skema pembayaran yang disesuaikan dengan kemampuan
usaha Anda. Bagaimana Anda melakukan negosiasi ini. Cobalah
bermain peran dengan teman Anda. Teman Anda menjadi manajer
tenant-nya dan Anda menjadi orang yang akan menyewa ruangan kantor.
Bagaimanakah proses negosiasi berlangsung? Diskusikan dengan teman-
teman Anda!
3) Suatu hari, Anda ingin membeli komputer baru. Tapi orang tua Anda
tidak memiliki uang yang memadai untuk membelikan komputer dengan
spesifikasi yang Anda minta. Cobalah bayangkan, negosiasi seperti apa
yang akan berlangsung antara Anda dan orang tua Anda? Tuliskan
kemungkinan-kemungkinan yang terjadi, lantas diskusikan dengan
teman-teman Anda!
1) Ada 5 langkah yang ditempuh untuk menjalankan negosiasi "menang-

menang mi, yakni (a) Mengidentifikasi kebutuhan kedua belah pihak;
(b) urun-rembuk menyusun kemungkinan penyelesaian; (c) evaluasi
alternatif penyelesaian; (d) implementasi penyelesaian; dan (e) tindak-

lanjut penyelesaian.
2) Dalam proses negosiasi akan terjadi (a) adanya pilihan antara ketegasan
dan agresi; (b) kaukus; dan (c) waktu.
3) Dalam negosiasi langkah pertama yang dilakukan adalah (a) mengetahui
apa yang Anda inginkan; (b) selesaikan pekerjaan rumah Anda;
(c) memperhitungkan kebutuhan orang lain; (d) mencari penyelesaian
yang dapat diterima kedua belah pihak; (e) mengetahui kekuatan dan
kelemahan Anda; (f) menolak tekanan yang menjebak Anda; (g) latihan.
RA NGK UMA N
Dalam menjalankan teknik negosiasi kita mengenal 4 pendekatan

yakni (1) bargaining, kompromi, "kalah-menang" dan "menang-
menang". Namun yang paling ideal dalam kegiatan bisnis adalah
negosiasi yang berorientasi pada situasi "menang-menang". Karena
selain berorientasi terhadap pemecahan masalah, juga berorientasi pada
terpenuhinya kepuasan kedua belah pihak dan tercipta dan terpelihara
hubungan jangka panjang yang harmonis. Dalam "menang-menang"
pihak lain tidak dipandang sebagai lawan melainkan sebagai mitra
bisnis.
Tapi tidak setiap situasi memungkinkan kita untuk melakukan
negosiasi yang berorientasi pada situasi “menang-menang". Ini terjadi
manakala terjadi konflik kepentingan dengan pihak lain, dan pihak lain
berupaya menggunakan pendekatan negosiasi "kalah-menang". Selain
itu, hubungan harmonis jangka panjang tidak diperhitungkan dan jika
kita merasa cukup kuat untuk melakukan bargaining.
Pilihan terhadap pendekatan dan gaya negosiasi bergantung pada
situasi yang dapat dikelompokkan dalam 4 kategori: (1) kerja sama vs
kompetisi, (2)kekuasaan vs kepercayaan, (3) distorsi komunikasi vs
keterbukaan, dan (4) egois vs kepentingan bersama. Sedangkan untuk
negosiasi "menang-menang" ada lima langkah yang dapat kita tempuh
yaitu (a) Mengidentifikasi kebutuhan kedua belah pihak; (b) urun-
rembuk menyusun kemungkinan penyelesaian; (c) evaluasi alternatif
penyelesaian; (d) implementasi penyelesaian, dan (e) tindak-lanjut
penyelesaian.
TES FORMATIF 2
1) Salah satu prinsip penting dalam melakukan negosiasi adalah ....

A. pemilikan otoritas
B. kemampuan mempengaruhi
C. pemilikan pengetahuan umum
D. kemampuan berbicara
2) Dalam melakukan negosiasi, kita dapat memanfaatkan kaukus. Makna

kaukus adalah ....
A. kelompok masyarakat
B. kelompok kecil informal
C. kelompok kecil formal
D. kelompok yang bernegosiasi
3) Dalam menangani negosiasi, hal terpenting yang perlu kita ingat

adalah ....
A. fungsi negosiasi
B. waktu negosiasi
C. tempat negosiasi
D. tujuan negosiasi
4) Dalam gaya negosiasi bargaining, kita berorientasi untuk ....

A. mengendalikan orang lain
B. mengendalikan diri sendiri
C. mengendalikan agenda negosiasi
D. mengendalikan isi pembicaraan
5) Orientasi kita dalam negosiasi "menang-menang" adalah ....

A. pemecahan masalah
B. lawan negosiasi
C. sikap lawan negosiasi
D. hubungan baik dengan lawan negosiasi


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.

1) A 1) A
2) B 2) B
3) A 3) D
4) B 4) A
5) D 5) A
Glosarium
Isu : Permasalahan yang menarik perhatian banyak

pihak karena sifatnya yang kontroversial.
Lobi : Proses penyebaran informasi untuk mem-
pengaruhi pengambilan keputusan.
Negosiasi : Proses perundingan yang dilakukan di antara
pihak-pihak yang menyadari adanya perbedaan
dalam pandangan, sikap, anggapan dan
perilaku alas hal-hal yang menjadi perhatian
atau kepedulian pihak lain.
Organisasi Masyarakat : Organisasi yang dibentuk berdasarkan prakarsa
Sipil masyarakat untuk memperjuangkan kepenting-
an masyarakat.
Daftar Pustaka
Lobbying. Dokumen www. Dapat diakses:

http://www.w3.org/TR/xhtmll/DTD/xhtmll-transitional.dtd" [2 Februari
HU UH
2006].
Adler, R. B. & Elmhorst, J.M. (1996). Communicating at Work: Principles

Hill.
Bider, 1. (tt), Fast Track to Effective Lobbying. Makalah.
Bovee, C. L., & Thill, J.V. (1989). Communication Business Today. New
York: McGraw-Hill Co. Inc.
Ferguson, 1. (2005). Negotiation in the Digital Age. Dokumen www. Dapat

diakses: http://www.zdnet.com.au/news/communications/ [2 Februari
2006].
Kesali, R. (1994). Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di

Indonesia. Jakarta: Grafiti Pers.
Lesly, Philip (ed.). (1991). Handbook of Public Relations and

Communications, 4th ed. Chicago: Probus Publishing Coy.
Prijosaksono, A. & Sembel, R. (2002). Negosiasi. Artikel dalam Sinar

Harapan. Dokumen www. Dapat diakses:
http://www.sinarharapan.co.id/opini/index.htmi [3 Februari 2006].
Windschuttle. H. A. & Winschuttle E. (1988). Writing, Researching,

Communicating, Communication Skills for the Information Age. Sydney:
McGraw-Hill Book Co.
Modul 9
Teknologi Informasi dan

Komunikasi Bisnis
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
I ni adalah pengalaman spesialis public relations Virginia Commonwealth

University, Frances Altman. Beberapa waktu lalu, Altman setuju untuk
menyampaikan makalah di depan kolega-koleganya. Pada waktu yang sudah
ditetapkan, Altman datang lebih awal dari jadwal yang sudah ditetapkan.
Kolega-koleganya pun datang tepat waktu, tidak ada yang terlambat. Maka
mulailah Altman memaparkan makalahnya. Sayangnya, begitu dia membuka
laptop-nya, kolega-koleganya yang hadir turut juga membuka laptop-nya
masing-masing. Mereka mulai asyik dengan laptop-nya masing-masing.
“Mereka tidak sedang menyimak atau mencatat apa yang saya katakan,”
keluh Altman, “mereka asyik dengan pekerjaannya masing-masing.”
Apa yang dialami Altman tentu bukan kali yang pertama. Banyak orang
juga yang mengalami peristiwa serupa. Apalagi sekarang ini, orang sudah
terbiasa membawa laptop ke mana pun dia pergi. Sama dengan terbiasanya
orang membawa telepon seluler. Laptop dan telepon seluler menjadi dua
benda atau alat yang merupakan produk teknologi komunikasi dan informasi
yang paling populer di dunia ini dan sudah menjadi bagian dari kehidupan
banyak orang. Karena itu, Altman mengusulkan agar pada pertemuan-
pertemuan semacam itu, ada imbauan untuk mematikan telepon seluler dan
laptop.
Imbauan mematikan telepon seluler − atau setidaknya membuatnya
silent − sudah jamak dilakukan. Pengurus masjid menghimbau jamaah
mematikan telepon selularnya, pada saat ibadah Jumat sedang dilakukan.
Pengumuman yang disampaikan pengurus masjid itu melengkapi tulisan
yang tertulis di dinding masjid yang meminta jamaah mematikan telepon
selulernya saat menjalankan ibadah shalat. Di kampus-kampus, banyak dosen
meminta mahasiswa mematikan telepon selulernya, pada saat perkuliahan
akan dimulai. Untuk pertukaran informasi antarbagian dalam satu kantor

misalnya sudah biasa dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas e-mail atau
Yahoo Messenger.
Ini merupakan fenomena bagaimana teknologi komunikasi dan
informasi, rupanya mempengaruhi kehidupan manusia. Bukan hanya
mempengaruhi cara manusia mengolah, mempertukarkan dan mencari data
namun juga mempengaruhi cara manusia berkomunikasi. Tentu saja,
teknologi komunikasi dan informasi ini berpengaruh terhadap kegiatan
komunikasi bisnis. Banyak bidang komunikasi bisnis yang dipengaruhi
perkembangan teknologi komunikasi dan informasi.
Itu sebabnya, pada Modul 9 ini, kita akan mendalami komunikasi bisnis
yang memanfaatkan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi. Kita
tentu tidak bisa mengabaikan perkembangan teknologi ini. Mau tidak mau
kita harus mengikuti perkembangannya. Apalagi teknologi ini sangat
membantu efektivitas dan efisiensi komunikasi bisnis. Banyak organisasi
bisnis bisa menghemat anggaran jutaan rupiah karena memanfaatkan
teknologi komunikasi dan informasi ini.
Mengingat pentingnya peran teknologi komunikasi ini dalam komunikasi
bisnis, kita pelajari beberapa aspek dari teknologi ini pada dua kegiatan
belajar berikut. Setelah mempelajari Modul 9 ini, diharapkan Anda dapat
menjelaskan:
1. pengetahuan dan keterampilan dengan berlandaskan nilai-nilai dalam
memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi untuk komunikasi
bisnis;
2. pengetahuan dan keterampilan dengan berlandaskan nilai-nilai untuk
mengelola pengumpulan dan penyebaran informasi bisnis dalam
kerangka komunikasi bisnis;
3. pengetahuan dan keterampilan dengan berlandaskan nilai-nilai untuk
menjalankan komunikasi bisnis yang berbasis teknologi komunikasi dan
informasi.
Kegiatan Belajar 1
Mengenal Teknologi Komunikasi

dan Informasi
P erhatikan kumpulan merek dagang yang terkait dengan teknologi

informasi dan komunikasi pada Gambar 9.1. Berapa yang Anda kenal
dan berapa yang agak dikenal dan berapa yang tidak dikenal sama sekali?
Pasti sebagian besar Anda kenal atau setidaknya agak dikenal, karena
merupakan merek-merek global. Hanya yang jelas, semua merek di atas
terkait dengan teknologi informasi dan komunikasi yang biasa atau sering
kita pergunakan. Tidak semua produk dari merek-merek tersebut yang kita
pergunakan, namun hanya produk-produk tertentu seperti Nokia untuk
telepon seluler, HP untuk printer dan komputer, Intel untuk prosesor
komputer, dan Logitech untuk mouse dan perlengkapan audio komputer.
Gambar 9.1.
Merek-merek Teknologi Informasi dan Komunikasi Termasyhur
Merek-merek tersebut menunjukkan tingkat perkembangan masyarakat

dalam persentuhan dengan teknologi informasi dan komunikasi. Merek-
merek tersebut juga menunjukkan bagaimana masyarakat kita mengalami apa
yang dinamakan sebagai fenomena “kebanjiran informasi” seperti
diilustrasikan pada Gambar 9.2. Kita mendapatkan begitu banyak informasi

yang kita akses melalui komputer. Mulai dari informasi yang memang kita
butuhkan sampai informasi sampah yang sebenarnya hanya memenuhi
kesenangan kita belaka, tanpa memberi manfaat apa pun dalam kehidupan
kita.
Sumber: AMI Consortium
Gambar 9.2.
Banjir Informasi
Banjir informasi inilah yang kemudian menuntut kita untuk memiliki

keterampilan baru yang dinamakan melek-informasi (information literacy)
yang disebut sebagai salah satu bentuk literasi abad ke-21. Lingkungan hidup
dan sosial kita memang mengalami banyak perubahan setelah teknologi
informasi dan komunikasi ini berkembang. Kita mengubah kebiasaan
mengambil uang di bank menjadi di ATM, kita mengubah kebiasaan
berkirim kartu pos dengan SMS atau MMS, kita mengubah kebiasaan
berkirim surat melalui surat konvensional menjadi e-mail, dan kita pun
mengubah cara membeli dari pembelian tunai menjadi e-buying seperti
membeli buku di “toko buku” Amazon.com.
Data pada Tabel 9.1 berikut menunjukkan bagaimana ledakan informasi
itu terjadi karena adanya peningkatan produksi informasi. Studi yang
dilakukan Lyman pada tahun 2003 menunjukkan bagaimana sebagian besar
informasi sekarang tersimpan dalam media penyimpanan magnetik seperti
harddisk dan CD. Ini berarti informasi dunia yang sebagian besar disimpan
dalam medium penyimpanan seperti itu menjadi sangat mudah dikirimkan
dari satu bagian dunia ke bagian dunia lainnya dan bisa dialihkan dari satu
media penyimpanan magnetik yang satu ke media penyimpanan magnetik
lainnya. Dalam hitungan menit kita bisa menyalin isi satu flashdisk berdaya 2
GB ke dalam sekeping CD atau harddisk komputer. Bayangkan bila jumlah
informasi 2 GB yang memuat lebih dari satu juta karakter itu dialihkan dari
medium penyimpanan berupa kertas ke dalam kertas lainnya misalnya
dengan bantuan teknologi fotokopi. Tentu diperlukan waktu cukup lama.
Bukan hitungan menit seperti halnya menggunakan media penyimpanan
magnetik.
Tabel 9.1.
Produksi Informasi Dunia Tahun 2002
Media Batas Atas Batas Batas Atas Batas Persentase

Penyimpanan Dugaaan Bawah Dugaaan Bawah Perubahan
Terabyte Dugaaan Terabyte Dugaaan Batas Atas
(2002) Terabyte (1999- Terabyte dugaan
(2002) 2000) (1999-
2000)
Kertas 1.634 327 1.200 240 36%
Film 429.254 7.669 413.690 58.209 -3%
Magnetik 4.999.230 3.416.230 2.779.760 2.073.760 80%
Optik 103 51 81 29 28%
Jumlah 5.421.221 3.416.281 3.212.731 2.132.238 69%
Sumber: Lyman (2003) dalam Iriantara, (2008:131)
Keterangan:
Jumlah informasi yang disimpan menggunakan ukuran byte. Satu byte itu
setara dengan satu karakter bila kita menulis menggunakan komputer. 1.000
byte (103byte) disebut 1 kilobyte, 1.000 kilobyte (106 byte) disebut 1
megabyte, 1.000 megabyte (109 byte) disebut 1 gigabyte, 1.000 gigabyte
(1012 byte) disebut 1 terabyte, 1.000 terabyte (1015 byte) disebut petabyte,
1.000 petabyte (1018 byte) disebut 1 exabyte, 1.000 exabyte (1021 byte)
disebut 1 zettabyte, dan 1.000 zettabyte (1024 byte) sama dengan 1 yottabyte.
Apa yang dikemukakan di atas menjadi sangat memungkinkan terjadi

karena perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pertanyaannya
kini, sebelum kita beranjak lebih jauh, apa sebenarnya yang dimaksud dengan
teknologi komunikasi dan informasi? Sebenarnya, istilah ini merupakan

paduan dari dua istilah yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi.
Teknologi informasi adalah teknologi yang kita pergunakan untuk mengolah
data dan kata, atau bisa kita sederhanakan sebagai komputer. Sedangkan
teknologi komunikasi merupakan teknologi yang dipergunakan untuk
menyebarluaskan informasi. Namun teknologi informasi dan komunikasi
merupakan perangkat yang dipergunakan untuk mengolah data dan kata yang
kemudian disebarluaskan melalui perangkat komunikasi yang tersedia.
Lebih dari itu, teknologi informasi dan komunikasi merupakan integrasi
dari berbagai teknologi yang tadinya terpisah seperti teknologi komputer,
teknologi telekomunikasi dan teknologi media. Integrasi dari teknologi-
teknologi itu melahirkan kekuatan baru teknologi informasi dan komunikasi
sehingga kita mengenal apa yang dinamakan internet dengan berbagai
fasilitasnya seperti fasilitas e-commerce, e-banking, e-shopping dan
pembelajaran jarak jauh (e-learning).
Iriantara (2008:133) melukiskan kenyataan ini dengan menulis, secara
bercanda banyak orang yang menyatakan bahwa sekarang ini kita hidup
dalam dunia e, sehingga orang berkirim surat melalui e-mail, berbelanja
melalui produk yang dipasarkan secara e-marketing dan dipromosikan
melalui e-advertising di toko online yang dibayar melalui fasilitas e-banking.
Rupanya memang dunia e itu sudah mengitari kita semua dalam segala
bentuknya. Dunia e itu bukan hanya menjadi sarana baru untuk berkirim surat
atau berbelanja melainkan juga mengubah cara hidup. Dunia e itu bukan
sekedar menggantikan apa yang tadinya dilakukan secara manula menjadi
secara elektronis melainkan memiliki aturan dan “hukum-hukumnya” sendiri.
Tidak mengherankan bila ahli komunikasi kemudian menilai bahwa
teknologi baru ini bukan sekedar kumpulan mesin dan software untuk mesin
itu, namun merupakan satu bentuk cara berpikir yang mengarahkan seseorang
untuk melihat dunia dengan cara tertentu. Sedangkan Marshall McLuhan
menilai, teknologi menggerakkan lingkungan komunikasi manusia dari
(a) lingkungan komunikasi oral menjadi (b) lingkungan komunikasi cetak,
lalu menjadi (c) lingkungan komunikasi elektronik. Lingkungan media
elektronik mengubah lingkungan komunikasi oral dan cetak. Lingkungan
komunikasi elektronik melahirkan lingkungan yang sepenuhnya baru, yang
membuat antara media dan pesan menjadi satu bahkan medium adalah pesan.
Teknologi informasi dan komunikasi itu selanjutnya berdampak pula
pada praktik komunikasi bisnis yang berlangsung sebelumnya. Ada banyak
kegiatan komunikasi bisnis yang berubah karena perkembangan teknologi

ini. Misalnya, banyak perusahaan yang mengomunikasikan pesannya melalui
situs internet. Bahkan siaran pers pun tidak lagi hanya dikirimkan ke media
massa namun juga disediakan di situs internet perusahaan.
Di samping itu lahir pula apa yang dinamakan sebagai media baru.
Media baru ini merupakan anak kandung teknologi informasi dan
komunikasi. Dinamakan media baru, karena memiliki karakteristik yang
berbeda dengan media lama atau media konvensional dalam kegiatan
komunikasi seperti surat, media cetak dan media elektronika. Media baru
yang berkembang saat ini merupakan produk dari konvergensi media
komunikasi yang tadinya masing-masing berdiri sendiri. Kita bisa
mencontohkan, tadinya saluran telepon berdiri terpisah dari komputer,
komputer terpisah dari perpustakaan atau media massa. Kini semua itu
dipadukan, sehingga orang menghubungkan komputernya dengan saluran
telepon untuk memasuki jaringan internet lalu mengakses berbagai sumber
informasi seperti perpustakaan dan media massa. Bahkan kini dikembangkan
media komunikasi yang berbasiskan teknologi yang mengkonvergensikan
media tadi. Selain itu, karena sifat interaktifnya maka interaktivitas menjadi
ciri media baru tersebut. Orang bisa memilih sendiri “menu” informasi yang
diinginkan atau diperlukannya. Isi komunikasinya dipilihnya sendiri.
Itu akhirnya membawa pada perubahan perilaku komunikasi manusia.
Bukan hanya makin terbiasa dengan kegiatan komunikasi yang bermedia
komputer (CMC) tapi juga aspirasi terhadap kecepatan informasi sampai
pada khalayak juga meningkat. Khalayak mulai mengaspirasikan informasi
yang dalam sekejap bisa diperolehnya secara lengkap dan utuh. Ini antara
lain akhirnya mengubah praktik jurnalisme, sehingga berita dalam situs berita
selalu berubah sesuai dengan perkembangan yang terjadi. Bisa saja,
informasi 15 menit yang lalu berbeda dengan informasi saat ini karena
informasi yang makin lengkap yang disuguhkan jurnalisme online itu.
Satu hal yang kiranya tak bisa diabaikan, media baru itu melahirkan
komunitasnya sendiri. Itu merupakan akibat dari media baru mampu
menyediakan berbagai informasi dalam jumlah sangat besar. Berbagai
informasi tersedia. Karena itu akhirnya terbentuk komunitas pengguna yang
sesuai dengan minat atau kebutuhan informasinya. Namun komunitas
tersebut bukan komunitas kaku, melainkan komunitas yang begitu cair dan
mudah berubah. Ini tentunya merupakan tantangan tersendiri bagi para
praktisi PR dalam menyelenggarakan kegiatan komunikasi dengan khalayak

yang seperti itu.
Untuk lebih memahami bagaimana media baru ini bekerja di tengah
masyarakat kita, bisa dilihat perbandingan antara media lama dan media baru
berikut ini.
Tabel 9.2.
Perbandingan Media “Lama” dan Media “Baru”
Aspek Media Lama Media Baru

Perilaku Pencari Mencari informasi yang spesifik, Mencari informasi hanya untuk
Informasi dengan prioritas informasi yang melihat ada apa, sekedar
mudah dan cepat diakses dan mencari kesenangan dan kejutan
akurat
Geografis Terikat batas-batas geografis Ada tumpang-tindih antara
dan bergantung pada tema kategori khalayak berdasar etnis
tertentu dan geografis dan tidak
bergantung pada tema tertentu
Sifat Publik Publik human Publik artifisial
Jenis informasi Berita Berbagai jenis informasi
Persaingan Media yang sama atau lintas Bisa datang dari luar dunia
media penerbitan/media
Sifat Media Hampir seragam Sangat Beragam
Sumber: Iriantara, 2008:136
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi pun mendorong

terjadinya perubahan permintaan tenaga kerja. Tenaga kerja yang diperlukan
bukan hanya memiliki pengetahuan teknis seperti pengetahuan untuk
mengoperasikan alat atau menjalankan tugas tertentu. Juga bukan hanya
diperlukan kemampuan analitis, seperti untuk para pekerja “kerah putih”
(white collar), tetapi juga daya kreativitas. Ketiga kriteria, yakni kemampuan
dan pengetahuan teknis, keterampilan analitis dan kreativitas mesti dimiliki
para pekerja yang bekerja di lingkungan teknologi digital seperti saat ini.
Kita ikuti penjelasan Dennis, Warley & Sheridan (2006:39) mengenai
ketiga kriteria tersebut seperti berikut ini.
1. Pengetahuan tentang lanskap teknologi. Meski para manajer dan
profesional media tak akan pernah bisa memiliki keterampilan seperti
halnya seorang programmer, namun jelas sangat penting untuk
mengetahui lanskap teknologi. Hal ini berarti kita mesti memahami
evolusi dan perkembangan platform baru teknis. Sangatlah penting untuk
memiliki kemampuan membangun dan mengorganisasikan pangkalan

data − sebagai satu struktur utama dalam manajemen semua isi dan
memaksimalkan pemasaran dan penjualan.
2. Kreativitas. Awalnya kreativitas hanya terkait dengan kelompok profesi
tertentu seperti penulis dan seniman, namun kini kreativitas pun
dipandang sebagai salah satu sifat penting yang harus dimiliki para
manajer. Kini para manajer dituntut untuk bisa berpikir secara kreatif
memadukan isi, strategi pemasaran dan data tentang khalayak yang
berbeda dengan saluran distribusi pesan sebelumnya sehingga harus
ditemukan format dan gaya komunikasi baru.
3. Analitis. Seperti halnya saran agar para pelaku bisnis mau belajar lebih
banyak tentang proses kreatif, maka para pengelola informasi pun perlu
memahami rencana bisnis, pemasaran, periklanan dan khalayak sehingga
bisa menjaga daya kompetitifnya.
Dennis, Warley & Sheridan (2006:39) mengilustrasikan hal tersebut

dalam gambar berikut ini:
K e te ra m p ila n Pe n g e tah u a n
A n a litis T e k n is
K re a tiv ita s
Sumber: Dennis, E.E., Warley, S., & Sheridan, J. (2006:39)
Gambar 9.3.
Kriteria Tenaga Kerja Perusahaan Digital
Karena komputer kini merupakan bagian penting dari kegiatan bisnis,

juga berpengaruh pada kegiatan komunikasi bisnis, maka kita hendaknya
memahami juga bagaimana komputer ini sangat berperan. Tentu kita tidak
bisa menyerahkan semuanya kepada komputer. Tapi juga kita tidak bisa
membiarkan apa yang bisa dilakukan komputer masih tetap dilaksanakan
manusia sehingga pekerjaan tidak dijalankan secara efisien. Karena memang
ada bagian-bagian pekerjaan yang bisa dijalankan komputer dan ada yang
hanya bisa dilakukan manusia. Komputer adalah sarana bantu kita dalam
bekerja, khususnya dalam proses komunikasi manusia.
Kita simak tabel berikut yang memilah fungsi manusia dan komputer:
Tabel 9.3.
Fungsi Manusia dan Komputer
FUNGSI MANUSIA KOMPUTER

Misi Ideal Mengevaluasi dan Rutin dan repetitif
Menganalisis
Tugas Utama Supervisi dan menjelaskan Membutuhkan banyak data
ambiguitas dan mengubahnya menjadi
informasi yang bermakna
Analisis Situasi Canggih/piawai Superfisial
Reaksi Intuisi Ketat sesuai dengan
programnya
Kecepatan Reaksi Relatif lamban Luar biasa cepat
Kemunduran Seiring Waktu Mudah lelah Tetap
Fungsi dalam Lompatan Pengambilan keputusan Mengontrol proses tindakan
Operasional dan menunjukkan gambaran
situasi
Sumber: Morrsis, 1994:14
Selanjutnya, Morris menggambarkan bagaimana hubungan manusia dan

komputer seperti dapat disimak pada Gambar 9.4. Pada gambar tersebut
tampak bagaimana informasi dari dunia kemudian memasuki pemrosesan dan
akhirnya memasuki dunia manusia. Misalnya, informasi yang berupa data
dan fakta dari dunia luar selanjutnya diproses oleh komputer dan hasil
pemrosesan informasi tersebut masuk ke dalam dunia manusia yang bisa saja
informasi tadi dikirim-balik ke pemrosesan data untuk mendapatkan hasil
yang diinginkan. Kita lihat gambar berikut:
KONTROL DUNIA PEMROSESAN

DUNIA LUAR DUNIA MANUSIA
PROSES PEMROSESAN DATA
Sumber: Morris (1994:15)
Gambar 9.4.
Fungsi Komputer dalam Sistem Komando dan Kontrol
Secara lebih konkret, kita bisa melihat informasi mengenai pemasaran

satu merek shampo dalam kemasan. Kita akan memperoleh data mengenai
jumlah merek yang beredar di pasar. Kita juga punya data tentang perilaku
konsumen. Kita pun punya berbagai data produk, konsumen, jaringan
distribusi, posisi produk kita dan sebagainya. Informasi itu tentu tidak semua
kita butuhkan. Kita gunakan beberapa bagian dari informasi tersebut. Lalu
diproses dan kemudian ditampilkan dalam sajian informasi yang mudah
dipahami seperti dalam bentuk tabel, bagan, atau grafik.
Selanjutnya kita memperhatikan cabang-cabang teknologi informasi dan
komunikasi yang petanya dibuat Morris (1994: 27) seperti bisa dilihat pada
Gambar 9.5. Dalam gambar tersebut bisa dilihat teknologi komunikasi
tersebut dapat menjadi media transmisi dengan menggunakan kawat, kabel,
radio, satelit dan serat optik. Bisa juga menjadi sarana transmisi atau lalu-
lintas percakapan, surat, gambar, pesat dan paket data. Di dalam transmisi itu
ada format transmisi seperti serial, bersifat interaktif karena synchronous atau
interaksi tertunda karena jaringannya bersifat asynchronous. Kita lihat
sajalah gambar berikut.
TEKNOLOGI
KOMUNIKASI
PERCAKAPAN, SURAT,
GAMBAR, PESAN, MEDIA KAWAT, KABEL
TRANSMISI RADIO, SATELIT
PAKET TRANSMISI
OPTIK
PARALEL
SERIAL RENDAH
ASYNCHRONOUS FORMAT KECEPATAN
MEDIUM
SYNCHRONOUS TRANSMISI TRANSMISI TINGGI
SANGAT TINGGI
TERPUSAT
TERKAIT PENUH TITIK-KE-TITIK
SEMI TERKAIT KONFIGURAS TIPOLOGI BINTANG
DIDISTRIBUSIKAN JARINGAN JARINGAN POHON
RING, LOMPATAN
DIARAHKAN
RELIABILITAS
MULTIPLEKS
BEBAN SALURAN LAYANAN PRIVASI, SEKURITI
DIBAGI ACAK
PENGGUNA KETERSEDIAAN
DIBAGI SECARA DINAMIS
DUKUNGAN TERMINAL
Sumber: Morris, 1994: 27
Gambar 9.5.
Cabang Utama Teknologi Komunikasi
Setelah memahami peta teknologi komunikasi, hal berikutnya yang

penting kita perhatikan adalah prinsip implementasi teknologi ini dalam
kegiatan komunikasi bisnis, pada khususnya dan kegiatan komunikasi pada
umumnya. Prinsip yang harus dipegang adalah user friendly atau akrab
pengguna. Oleh karena itu dalam mempertimbangkan implementasi teknologi
maka yang penting kita perhatikan adalah untuk siapa teknologi tersebut.
Morris (1994:29) membuat gambar berikut untuk menjelaskan alur pikir
dalam mendesain manual sistem untuk pemanfaatan teknologi informasi dan
komunikasi. Menurut Morris kita bisa menggunakan prinsip 5W+1H dalam
merancang manual sistem tersebut seperti digambarkan berikut ini:
siapa pengguna
apa karakter pengguna/data
kapan waktu yang diperlukan/real-time
di mana lokasi geografis
mengapa alasan memerlukan
Sumber: Morris, 1994:29
Gambar 9.6.
5 W dalam Desain Manual Sistem
Gambar 9.6 bisa menjadi panduan komprehensif bagi kita saat

merencanakan implementasi perangkat teknologi informasi dan komunikasi
untuk kegiatan komunikasi bisnis. Misalnya, kita mendesain saluran
komunikasi untuk menampung keluhan kustomer melalui perangkat mesin
penjawab otomatis, e-mail otomatis sebagai automatic respons, atau pendata
jumlah dan jenis keluhan sebagai bagian dari proses penanganan keluhan
(complaint handling).
Widayana (2007) juga membuat semacam peta untuk memudahkan
pemahaman kita terhadap teknologi informasi dan komunikasi untuk
kepentingan bisnis. Apa saja yang dapat dilakukan dengan teknologi
informasi komunikasi dalam suatu proses bisnis, oleh Widayana dipetakan
seperti berikut.
1. Otomatisasi. Dapat mengoptimalkan jumlah sumber daya manusia dalam

sebuah proses pekerjaan yang rutin dan berulang-ulang. Aplikasinya
sering kita jumpai pada lingkup perusahaan industri manufakturing.
2. Informasi dan analisis. Memudahkan proses analisa pengambilan
keputusan, karena pengolahan data komputer akan menghasilkan
informasi yang menyajikan berbagai opsi pengambilan keputusan.
Dengan program spreadsheet, hasil pengolahan dari database
perusahaan secara mudah dapat dianalisis dan dibuat simulasinya.
3. Penelusuran (tracking). Mempermudah pemantauan status sebuah obyek
berikut prosesnya.
4. Menghilangkan kendala geografis. Melalui jaringan komputer yang
menghubungkan baik internal maupun eksternal perusahaan, koordinasi-
komunikasi dan integrasi perusahaan dapat dilakukan lebih cepat dan
lebih efisien.
5. Disintermediasi. Komputerisasi dan jaringan komputer mampu
menghilangkan mata rantai suatu proses yang secara logis tidak
diperlukan lagi.
6. Sekuensial dan paralel. Urutan sebuah proses bisnis dapat diubah secara
lebih fleksibel. Begitu pula proses kerja yang sebelumnya berurutan
dapat dibuat menjadi paralel.
7. Aset intelektual. Teknologi memudahkan proses perekaman dan
distribusi aset intelektual sumber daya manusia organisasi. Memasuki
era knowledge worker saat ini, teknologi sangat membantu
meningkatkan nilai dari knowledge capital organisasi. Aplikasi di bidang
ini masih sangat jarang diterapkan di Indonesia. Sebagian besar
perusahaan di Indonesia masih mengandalkan sumber daya fisik/material
dan belum sampai ke tingkat knowledge industry.
Dari uraian Widayana itu, kita kembali kepada apa yang dikemukakan
sebelumnya bahwa di sini diperlukan apa yang dinamakan kemampuan
analitis, power dan keputusan strategis yang tidak mungkin dibuat oleh
seorang manajer/direktur di lapisan middle management. Levelnya sudah
harus top level management.
Pada sisi lain, tentu saja, satu organisasi bisnis memiliki kewajiban untuk
melakukan pendidikan pada kustomer agar mampu memanfaatkan fasilitas
komunikasi yang tersedia itu. Salah satu jenis pendidikan kustomer yang
berkenaan dengan pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi adalah
mendidik kustomer agar menjadi orang yang melek informasi (information

literacy).
Apa yang dimaksud dengan melek informasi? Ada beberapa definisi
tentang ini. Ada yang menyebut melek informasi sebagai (a) pemahaman
dan serangkaian kemampuan yang memampukan individu untuk mengenali
kapan informasi dibutuhkan dan memiliki kapasitas untuk mendapatkan,
mengevaluasi dan menggunakan informasi yang dibutuhkan itu secara
efektif; (b) kemampuan untuk “mengetahui kapan informasi diperlukan dan
kemampuan untuk mendapatkan, mengevaluasi dan menggunakan informasi
yang diperlukan secara efektif.
Orang yang melek informasi itu akan memiliki kemampuan atau
kompetensi sebagai berikut.
1. Mampu mengetahui kebutuhan atas informasi.
2. Bisa menentukan tingkat informasi yang dibutuhkan.
3. Bisa mengakses informasi yang dibutuhkan secara efisien.
4. Bisa mengevaluasi informasi dan sumbernya.
5. Bisa menggabungkan informasi terpilih dengan basis pengetahuan yang
dimiliki.
6. Bisa memanfaatkan informasi secara efektif untuk mencapai satu tujuan.
7. Bisa memahami masalah-masalah ekonomi, legal, sosial dan kultural
dalam pemanfaatan informasi.
8. Bisa mengakses dan memanfaatkan informasi secara etis dan legal.
9. Mampu mengklasifikasi, menyimpan, menggunakan dan menyampaikan
kembali informasi yang dikumpulkan atau diperoleh.
10. Mampu mengetahui bahwa melek-informasi adalah prasyarat untuk bisa
melakukan belajar sepanjang hayat.
Salah satu bentuk melek informasi seperti dikemukakan di atas adalah

kemampuan untuk mengevaluasi informasi dan sumber informasinya. Hal
seperti ini, justru yang sering terabaikan oleh − sebutlah − pengguna internet.
Ekstensi di belakang alamat situs seperti .com, .co.id, atau .org.id dan .gov.id
nyaris luput dari perhatian kita. Padahal seperti kita ketahui, ekstensi di
belakang alamat situs itu menunjukkan siapa yang memberikan informasi
tersebut kepada kita. Untuk situs dengan ekstensi .com yang merupakan
kependekan dari commercial merupakan situs komersial yang bisa diakses
siapa pun dan informasi yang disajikannya pun bisa datang dari siapa saja.
Apalagi kini banyak fasilitas seperti blog yang menggunakan ekstensi itu
untuk menyatakan pendapat pribadi. Informasi yang datang dari pemerintah

dengan ekstensi .gov.id misalnya akan berbeda dengan informasi yang
disampaikan sebuah LSM − yang situsnya menggunakan ekstensi .org.id −
yang kritis terhadap pemerintah misalnya.
Sedangkan akronim .id, .au atau .my menunjukkan negara lokasi situs
tersebut. Misalnya .co.id berarti nama perusahaan di Indonesia sedangkan
.co.au berarti nama perusahaan yang berlokasi di Australia. Jadi, bila kita
mendapatkan informasi dari situs yang berekstensi .co.ua berarti informasi itu
disusun oleh satu perusahaan di Australia untuk khalayak di seluruh dunia.
Pada dasarnya teknologi informasi dan komunikasi memang
memperbaiki kinerja berbagai institusi bisnis. Berbagai perusahaan yang
sudah menerapkan teknologi informasi dan komunikasi merasakan
manfaatnya. Bukan hanya manfaat praktis namun juga kini dianggap sebagai
salah satu bentuk sarana untuk menunjukkan prestise satu perusahaan. Secara
praktis perusahaan menikmati kemudahan-kemudahan untuk operasional
perusahaan seperti untuk manajemen sumber daya manusia dan manajemen
inventori, dan juga membantu dalam membuka saluran komunikasi dengan
stakeholder organisasi bisnis. Ujung-ujungnya, semua itu akan mendorong
peningkatan produktivitas. Tentu saja ini sangat menguntungkan kehidupan
institusi bisnis.
Namun dalam konteks pembelajaran kita, kita melihat teknologi
informasi dan komunikasi itu dalam konteks komunikasi bisnis. Dalam
konteks ini, yang terpenting adalah bagaimana teknologi ini bisa
dimanfaatkan untuk membangun, mengembangkan dan menjaga relasi
dengan para stakeholder, baik dari lingkungan internal maupun eksternal.
Untuk lingkungan eksternal, stakeholder itu dikembangkan relasi seperti
untuk penanganan keluhan atau saluran penyampaian keluhan secara mudah,
murah dan cepat. Juga bisa menjadi sarana bagi komunikasi dengan para
pemasok.
Demikianlah pembelajaran kita mengenal konsep-konsep dasar
implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam komunikasi bisnis.
Pada kegiatan belajar berikutnya, kita akan mulai mempelajari bagaimana
implementasi teknologi komunikasi dan informasi tersebut dalam menunjang
berbagai kegiatan komunikasi bisnis yang berlangsung dalam era komunikasi
digital seperti sekarang ini.
L A TIH A N

1) Cobalah mengidentifikasi fasilitas-fasilitas layanan publik yang sangat
memudahkan kita sebagai kustomer yang biasa kita pergunakan. Apa
kemudahan yang diberikan dibandingkan dengan pelayanan
konvensional? Diskusikan dengan teman-teman Anda!
2) Sebagian besar di antara Anda tentu sudah terbiasa menggunakan
internet untuk berbagai keperluan seperti mencari referensi, menulis e-
mail atau sekedar main games. Cobalah Anda mengidentifikasi, sistem-
sistem apa sajakah yang terintegrasi dalam pelayanan internet tersebut?
Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
3) Cobalah melakukan survei kecil-kecilan di lingkungan teman-teman
Anda untuk mengetahui apakah kebanyakan teman Anda sudah
dikategorikan sebagai orang yang melek informasi! Bagaimana hasil
survei Anda? Apa yang akan Anda lakukan berdasarkan hasil survei
tersebut? Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
1) Fasilitas pelayanan publik yang sudah menggunakan teknologi informasi

dan komunikasi di antara ATM (automatic teller machine), pembuatan
SIM secara digital, fasilitas e-banking, e-commerce, e-learning dan
banyak lagi. Fasilitas-fasilitas tersebut menyederhanakan proses
pelayanan dibandingkan dengan proses pelayanan sebelumnya.
2) Internet pada dasarnya merupakan integrasi dari sistem komputer, sistem
telekomunikasi dan sistem media.
3) Melek informasi dapat dirumuskan sebagai (a) pemahaman dan
serangkaian kemampuan yang memampukan individu untuk mengenali
kapan informasi dibutuhkan dan memiliki kapasitas untuk mendapatkan,
mengevaluasi dan menggunakan informasi yang dibutuhkan itu secara
efektif; (b) kemampuan untuk “mengetahui kapan informasi diperlukan
dan kemampuan untuk mendapatkan, mengevaluasi dan menggunakan
informasi yang diperlukan secara efektif.
RA NGK UMA N
Istilah teknologi informasi dan komunikasi merupakan paduan dari

dua istilah yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi.
Teknologi informasi adalah teknologi yang kita pergunakan untuk
mengolah data dan kata, atau bisa kita sederhanakan sebagai komputer.
Sedangkan teknologi komunikasi merupakan teknologi yang
dipergunakan untuk menyebarluaskan informasi. Namun teknologi
informasi dan komunikasi merupakan perangkat yang dipergunakan
untuk mengolah data dan kata yang kemudian disebarluaskan melalui
perangkat komunikasi yang tersedia. Teknologi informasi dan
komunikasi merupakan integrasi dari berbagai teknologi yang tadinya
terpisah seperti teknologi komputer, teknologi telekomunikasi dan
teknologi media. Integrasi dari teknologi-teknologi itu melahirkan
kekuatan baru teknologi informasi dan komunikasi sehingga kita
mengenal apa yang dinamakan internet dengan berbagai fasilitasnya
seperti fasilitas e-commerce, e-banking, e-shopping dan pembelajaran
jarak jauh (e-learning).
Munculnya teknologi informasi dan komunikasi mengubah pula
kebutuhan pada tenaga kerja. Ada tiga kriteria untuk pekerja karena
perkembangan teknologi ini, yaitu: (a) pengetahuan tentang lanskap
teknologi; (b) kreativitas; dan (c) analitis. Teknologi informasi dan
komunikasi untuk kepentingan bisnis bisa menjalankan proses bisnis
yang petanya adalah sebagai berikut: (a) otomatisasi; (b) informasi dan
analisis; (c) penelusuran (tracking); (d) menghilangkan kendala
geografis; (e) disintermediasi; (f) sekuensial dan paralel; dan (g) aset
intelektual.
Dari sisi khalayak, perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi tersebut mendorong kita untuk memberikan keterampilan
atau kompetensi baru terhadap khalayak. Kompetensi baru tersebut
dinamakan melek-informasi. Apa yang dimaksud dengan melek
informasi? Ada beberapa definisi tentang ini. Ada yang menyebut melek
informasi sebagai (a) pemahaman dan serangkaian kemampuan yang
memampukan individu untuk mengenali kapan informasi dibutuhkan
dan memiliki kapasitas untuk mendapatkan, mengevaluasi dan
menggunakan informasi yang dibutuhkan itu secara efektif; (b) kemam-
puan untuk “mengetahui kapan informasi diperlukan dan kemampuan
untuk mendapatkan, mengevaluasi dan menggunakan informasi yang
diperlukan secara efektif.
TES FORMATIF 1
1) Salah satu manfaat yang bisa kita peroleh dalam implementasi teknologi
informasi dan komunikasi dalam komunikasi bisnis adalah tersedianya
fasilitas penjawab otomatis melalui saluran telepon atau e-mail. Fasilitas
ini dimungkinkan karena tersedianya kemampuan teknologi tersebut
dalam melakukan ....
A. otomotisasi
B. otorisasi
C. otonomi
D. otoaksi
2) Prinsip penting dalam merancang implementasi teknologi informasi dan

komunikasi dalam komunikasi bisnis adalah ....
A. friendly-user
B. user-friendly
C. simple procedures
D. procedures simple
3) Salah satu kriteria penting yang harus dimiliki pekerja yang menangani
teknologi informasi dan komunikasi untuk kegiatan komunikasi bisnis,
adalah ....
A. kreatif
B. inovatif
C. distingtif
D. komunikatif
4) Teknologi komunikasi dan informasi yang kita kenal dan biasa

dipergunakan seperti internet dan fasilitas ATM (automatic teller
machine) adalah hasil dari ....
A. konvergensi sistem
B. divergensi sistem
C. inovasi sistem
D. koreksi sistem
5) Kemampuan mengetahui kapan informasi diperlukan dan kemampuan

untuk mendapatkan, mengevaluasi dan menggunakan informasi yang
diperlukan secara efektif, dinamakan ....
A. melek huruf
B. melek aksara
C. melek informasi
D. melek data


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang

belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Aplikasi Teknologi Informasi dan

Komunikasi dalam Komunikasi Bisnis
B ila Anda merupakan pengguna tetap salah satu perusahaan taksi terkenal
di Indonesia, begitu Anda menelepon untuk memesan taksi dan
menyebut nomor telepon Anda maka dengan segera petugas di perusahaan
taksi itu akan menyebutkan nama Anda. Sebagai pelanggan, Anda sudah
mulai merasa diperhatikan dengan baik oleh perusahaan taksi tersebut sejak
saat Anda memesan taksi. Anda akan merasa bukan sekedar pengguna taksi
yang begitu selesai menggunakan jasa taksi tersebut kemudian dilupakan,
melainkan sebaliknya Anda dilayani dengan baik.
Sekarang, bayangkan, apakah hal seperti itu memungkinkan bila
perusahaan taksi itu tak menggunakan teknologi informasi dan komunikasi?
Tentu akan sulit membuka-buka catatan nomor telepon pelanggannya hanya
untuk menyebutkan nama kita. Dengan bantuan komputer, maka hal tersebut
dapat dilakukan dengan muda. Hanya dalam hitungan detik, begitu nomor
telepon kita dicatatkan komputer maka akan muncul identitas kita: nama dan
alamat.
Ini merupakan contoh sederhana penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi dalam praktik komunikasi bisnis. Dikembangkan pola
penanganan kustomer yang berbasis komputer sehingga kustomer merasa
dihargai dan dilayani secara pribadi. Tentu saja aplikasi teknologi informasi
dan komunikasi ini bukan hanya untuk pemberian layanan pada kustomer.
Namun juga untuk penyediaan berbagai jenis layanan seperti ATM dan kartu
kredit. Di samping juga, dalam konteks komunikasi bisnis, memberikan dan
menyediakan saluran komunikasi antara organisasi bisnis dan publik-
publiknya. Oleh karena itu, pertukaran pesan menjadi sangat lancar dan
mudah.
Hasil kajian Kobsa, A., Keonemann, J. & Pohl, W. (2001:112)
menunjukkan bahwa piranti-lunak untuk hubungan dengan kustomer
menunjang pelaksanaan tugas-tugas bagian penjualan dan pemasaran dalam
memberikan layanan kustomer yang diindividualisasikan (individualized). Di
samping bermanfaat dalam memadukan dan memanfaatkan informasi dari
berbagai sumber untuk disampaikan kepada publik. Dengan adanya situs web
yang dilengkapi dengan peranti lunak hubungan dengan kustomer

memberikan keunggulan dengan biaya yang tidak tinggi dibandingkan
dengan menggunakan saluran komunikasi tradisional. Keunggulan tersebut
adalah:
1. memfasilitasi pengumpulan informasi tentang sejumlah besar kustomer
(kepentingannya, perilaku pembelian secara online, kebutuhan-
kebutuhan yang perlu dipenuhi);
2. memberikan peluang bagi perubahan yang cepat dan memutakhirkan isi
dan sajian yang secara cepat menanggapi peluang dan tantangan baru;
3. memungkinkan untuk bisa tampil secara global dengan berlandaskan
loyalitasnya;
4. menawarkan peluang penciptaan dinamis format isi dan sajian untuk
sasaran khalayak yang kecil dan/atau penyampaian informasi yang
dipersonalisasikan.
Keunggulan-keunggulan tersebut tentunya sangat sayang bila tidak

dimanfaatkan untuk kepentingan kegiatan bisnis, khususnya dalam konteks
pembelajaran kita, untuk kepentingan komunikasi bisnis. Perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi tersebut menyediakan berbagai peluang
dan media komunikasi yang sebelumnya tidak pernah terbayangkan.
Misalnya, kini kita bisa memberikan jawaban atas keluhan kustomer dalam
waktu yang tidak begitu lama karena menggunakan fasilitas e-mail. Kita juga
bisa menyediakan saluran telepon bebas biaya yang populer dengan sebuatan
bebas pula atau toll free karena biaya penggilaan telepon menjadi beban
organisasi bisnis.
Secara sederhana, kegiatan komunikasi bisnis yang memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi itu bisa dibagi dua menjadi (a) komu-
nikasi internal dan (b) komunikasi eksternal. Seperti sudah kita pelajari pada
modul awal mata kuliah ini, satu organisasi pasti melakukan komunikasi
dengan lingkungan internalnya seperti dengan para manajer dan
karyawannya. Organisasi bisnis pun pasti juga melakukan komunikasi
dengan lingkungan eksternalnya seperti konsumen atau pemerintah. Untuk
pertama kita lihat dulu kemungkinan-kemungkinan menggunakan fasilitas
teknologi tersebut untuk kegiatan komunikasi eksternal.
Sekarang, banyak perusahaan yang memanfaatkan internet untuk
melakukan pemasaran dan penjualan produknya sehingga kini kita mengenal
istilah e-sales dan e-marketing. Ada usaha kecil di Bandung misalnya yang
menjual produk kerajinan dengan menayangkan gambar produk kerajinannya

di internet. Produk tersebut dibeli sejumlah pembeli di negara lain. Hal
tersebut dimungkinkan karena proses pembayarannya pun sudah
menggunakan e-payment artinya pembayaran secara elektronis dengan
mengalih-bukukan dari rekening pembeli ke rekening penjual. Dalam cara
yang sederhana biasanya menggunakan kartu kredit atau kartu debet.
Secara konseptual, teknologi informasi dan komunikasi itu
memungkinkan kita untuk meluaskan pemasaran produk. Kita bisa
mengomunikasikan produk kita ke seluruh penjuru dunia. Orang dari seluruh
penjuru dunia juga akan mendapatkan informasi tentang produk kita. Kita
lihat contoh kegiatan e-marketing yang dilakukan sebuah perusahaan permata
pada gambar berikut.
Sumber: Kobsa, A., Koenemann, J., & Pohl, W.(2001:139)
Gambar 9.7.
Contoh Pemasaran melalui Internet
Pada Gambar 9.7 itu tampak, perusahaan permata itu pada halaman
depan fasilitas e-marketing itu menggunakan beberapa submenu. Kita bisa
sekedar memperoleh informasi, seperti halnya kita jalan-jalan di mal untuk
melihat produk-produk yang dipajang di etalase toko. Kita juga bisa melihat-
lihat gambar permata yang menarik minat kita. Tentu saja, kita pun bisa
membeli produk tersebut jika kita memang meminati produk itu dan harga
jualnya sesuai dengan kemampuan kita.
Gambar 9.7 itu hanya salah satu saja contoh bagaimana orang menjual
atau memasarkan melalui internet. Kita tahu ada toko buku global yang
bernama amazon.com. yang kini mengembangkan kegiatan usahanya bukan
hanya menjual buku tapi juga barang lain seperti jam tangan dan permata dan
juga ada kegiatan lelang elektronik (e-auction). Kita lihat Gambar 9.8 berikut
yang menguraikan profil amazon.com:
Tipe H H Terbuka (NASDAQ: AMZN)

H H H H H H
Berdiri 1994
Kantor Pusat Seattle, Washington, Amerika Serikat
H H H H
Jeff Bezos, pendiri, presiden, CEO, chairman

H H
Figur utama Tom Szkutak, senior VP/CFO

H H
Werner Vogels, VP/OTO

H H
Industri
H H Ritel
H H
Amazon.com
A9.com
Produk
H H
Alexa Internet
H H
H H
IMDbH H
H Pendapatan H ▲ US$14.84 billion (2007)

H H
Pendapatan
▲ US$476 million (2007)
H H
bersih
Pegawai
H H 17.000 (2007)
Slogan H H "...and you're done"
Website
H H H www.amazon.com H
Jenis situs e-commerce

H H
Iklan H H H web banner dan video H H H
Bahasa H H Inggris, Cina, Prancis, Jerman, Jepang

Diresmikan 1995
Gambar 9.8.
Profil Amazon.com
Kita sudah melihat bagaimana amazon.com menjadi satu raksasa bisnis

ritel dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi. Dalam tempo 10 tahun perusahaan ini memiliki kustomer di
seluruh penjuru dunia dan kini mempekerjakan 17.000 pegawai. Padahal
perusahaan ini pada saat awal hanyalah berkantor di sebuah garasi. Teknologi
dengan cepat mendorongnya menjadi perusahaan besar dan diperhitungkan.
Barang tentu juga melahirkan pesaing-pesaing dan peniru-peniru
operasionalnya.
Di Indonesia, sejumlah perusahaan juga membuka pelayanan pembelian
secara online. Dalam dunia perbukuan ada sejumlah pelaku bisnis online ini.
Kita bisa mengambil contoh palasarionline.com. Nama ini diambil dari bursa
buku murah terkenal di Bandung yakni Palasari. Layanan yang diberikan di
Pasar Palasari juga diberikan secara online melalui palasarionline.com. Selain
itu, ada juga pelayanan online yang diberikan toko buku Gramedia dengan
Gramedia Online-nya. Sedang untuk pangsa pasar remaja ada
kutukutubuku.com yang menjanjikan pelayanan yang cepat dan gratis. Dalam
situsnya, kutukutubuku.com menjanjikan, “......tidak akan membuat kamu
menunggu lebih lama untuk membaca buku murah namun berkualitas.”
Menurut Kobsa, Koenemann, dan Pohl (2001:112), hingga kini
perdagangan secara elektronis melalui worldwide web (www) masih
berorientasi massa. Tawaran dan layanan bisnis seragam dan masih ditujukan
untuk sebanyak mungkin pembeli. Kasarnya, masih mirip dengan apa yang
dilakukan pada pasar tradisional. Padahal dengan adanya segmentasi pasar
akan diperlukan cara melayani kelompok khalayak tertentu. Juga diperlukan
bagaimana menjaga hubungan baik dengan kustomer. Itu sebabnya mulai
dikembangkan apa yang dinamakan program komputer atau peranti lunak
(software) hubungan dengan kustomer. Peranti lunak seperti ini sangat
menunjang pekerjaan bagian pemasaran atau penjualan dalam menjalankan
tugasnya seperti menangani kustomer secara individual serta
mengintegrasikan dan memanfaatkan informasi dari berbagai sumber untuk
menyusun informasi bagi kelompok sasaran tertentu, serta tawaran produk
barang dan jasa.
Inilah yang dinamakan ekonomi baru (new economy) yang menjadi
fenomena baru di dunia sekarang ini. Kunci utama di balik ekonomi baru,
yang sering dikemukakan sebagai knowledge-base economy (ekonomi
berbasis pengetahuan) adalah teknologi informasi dan komunikasi. Namun,
kita harus mengakui bahwa di balik teknologi informasi dan komunikasi
tersebut yang terpenting adalah sumber daya manusianya. Karakteristik atau

kriteria sumber daya manusia tersebut sudah kita bahas pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 9 ini.
Layanan secara online yang menghubungkan kustomer dengan institusi
bisnis sebagai media interaksi sudah berlangsung lama di Indonesia. Banyak
institusi dalam melakukan rekrutmen pegawai juga menggunakan sarana
online. Tahun 2008, Departemen Luar Negeri dan Departemen Dalam Negeri
misalnya sudah menggunakan fasilitas registrasi calon pegawai secara online.
Ini tentu sangat memudahkan warga masyarakat, selain juga lebih mudah dan
murah.
Mengapa kini makin kuat kebergantungan terhadap teknologi informasi
dan komunikasi dalam dunia bisnis? Ada beberapa alasan. Pertama, kegiatan
bisnis menjadi semakin rumit. Kita melihat keterkaitan satu dengan yang lain
makin kuat. Peristiwa di satu negara mempengaruhi negara lain.
Kompleksitas dunia bisnis semakin kuat sehingga kegiatan bisnis semakin
rumit. Kedua, pengaruh internasionalisme ekonomi dan persaingan yang
berlangsung pada tingkat global, sehingga memerlukan arus informasi yang
bukan saja cepat melainkan juga real-time, atau seketika dan disajikan pada
saat peristiwanya berlangsung. Ketiga, perkembangan teknologi sendiri
memang menopang perkembangan bisnis dan banyak program teknologi
informasi dan komunikasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan dunia
bisnis seperti fasilitas telekonferensi. Keempat, orang merasakan tempo hidup
yang makin cepat sehingga menuntut segala sesuatu berlangsung serba cepat
dan singkat. Barangkali kondisi yang menggambarkan hal ini adalah makin
tingginya hitungan kita terhadap apa yang disebut cepat. Dulu disebut cepat
itu bila dalam hitungan menit atau jam. Kini kita mengharapkan yang disebut
cepat itu dalam hitungan menit dan detik.
Sebelum beranjak lebih jauh, kita perhatikan dulu bagaimana teknologi
komunikasi dan informasi itu mempermudah kustomer sekaligus juga
mempercepat pemberian pelayanan oleh organisasi bisnis. Misalnya, kita
yang ingin mengetahui jumlah saldo atau sudah tiba atau belum transfer dana
dari orang lain bisa memanfaatkan SMS. Orang tidak perlu lagi pergi ke
ATM atau bertanya langsung ke bank. Kita lihat tabel berikut.
Tabel 9.4.
Jenis dan Layanan Berbasis Teknologi Informasi
Jenis Perusahaan Fitur Contoh

Bank Pembayaran, info rekening M-banking
Ruang pamer Info produk baru, promosi anggota EAT/347
Komunitas Penjadwalan, penunjukan SMS selebriti
Penerbangan Reservasi tiket, kru, jadwal penerbangan Lion, Garuda Indonesia
Theatre Reservasi tiket, promosi Matos 21
Hiburan Games, pooling, kuis AFI, Indonesian Idol
Pendidikan Info, jadwal, nilai, pembayaran SPP STIE
Sumber: Putri, I.F (tt)
Tabel di atas menunjukkan jasa dari berbagai jenis perusahaan yang

menggunakan teknologi komunikasi dan informasi untuk kepentingan
kemudahan pelayanan kepada kustomernya. Garuda Indonesia misalnya
menyediakan berbagai saluran komunikasi untuk reservasi tiket, mulai dari
saluran telepon bebas pulsa sampai dengan e-mail. Tiket yang kita pesan pun
bisa kita buat print-out-nya. Bahkan beberapa perusahaan penerbangan kini
cukup memperlihatkan print-out untuk pembayaran melalui ATM sebagai
bukti pembelian tiket pada saat check-in untuk mendapatkan boarding pass.
Sekarang kita melihat contoh lain untuk implementasi teknologi
informasi dan komunikasi dalam kegiatan bisnis. Kumar dan Feldman (1999)
menjelaskan mengenai negosiasi bisnis yang menggunakan fasilitas teknologi
ini. Keduanya mengembangkan semacam model negosiasi bisnis yang
mengacu pada negosiasi bisnis konvensional. Menurut keduanya, inti
negosiasi adalah “kesepakatan yang bisa dinegosiasikan” (negoitbale deal)
yang diubah oleh mereka yang terlibat dalam negosiasi dengan tujuan untuk
mencapai “kesepakatan akhir” atau penjualan.
Berdasarkan hal tersebut, maka akan ada 5 (lima) unsur pokok dalam
proses negosiasi, yaitu:
1. Kesepakatan yang bisa dicapai dalam berbagai tingkatannya seperti
masih diperbincangkan lebih jauh, tawaran akhir dari pembeli atau
penjual, atau sepakat berjual-beli.
2. Pesertanya, yaitu penjual, pembeli, juru lelang, pialang dan semacamnya.
3. Pesan yang dikirimkan kepada para peserta untuk diubah menjadi
kesepakatan. Misalnya pesan tawaran untuk membeli atau menjual, dan
perubahan harga.
4. Alur proses yang menggambarkan bagaimana perubahan kesepakatan

sebagai akibat pesan yang dikirimkan kepada para peserta.
5. Pesan yang dikirimkan kepada para peserta sebagai perubahan
kesepakatan.
Dari uraian di atas bisa kita lihat, bahwa teknologi komunikasi dan
informasi pada dasarnya lebih mendorong terjadinya proses pertukaran
pesan. Pesan yang dalam negosiasi konvensional dilakukan melalui
komunikasi tatap-muka menjadi komunikasi bermedia. Atau bisa juga kita
melakukan apa yang dinamakan human-computer-mediated communication,
yang berarti komunikasi manusia yang bermediakan komputer.
Hal tersebut membawa kita pada pembahasan tentang komunitas online
(online community). Menurut Antikainnen (2007:21) dengan mengutip
Cothrel menyebutkan komunitas online sebagai kelompok-kelompok bisnis,
kustomer dan karyawan yang memiliki kepentingan yang sama yang
berinteraksi melalui internet. Sedangkan Andrews (dalam Antikainnen
(2007:21) menyatakan bahwa komunitas online tersebut terbentuk dari tiga
komponen yaitu (a) kepercayaan (trust) dan watak komunikasi bermediakan
komputer, (b) implementasi komunitas online, dan (c) dampak ekonominya.
Sedangkan istilah komunitas online perusahaan/organisasi bisnis adalah
komunitas yang dijaga oleh satu perusahaan dengan berbagi kepentingan
bersama dan berinteraksi melalui teknologi informasi dan komunikasi
(Antikainnen, 2007:22).
Kemungkinan-kemungkinan yang disediakan teknologi informasi dan
komunikasi dalam membangun kontak-komunikasi antara satu institusi bisnis
dengan karyawan dan kustomernya, dapat dilihat pada Tabel 9.5 berikut ini.
Tabel 9.5.
Layanan dan Sarana Komunikasi Berbasis Teknologi Informasi
Layanan Sarana
Isi yang dibuat anggota Profil-profil yang dibuat anggota, homepages, ulasan
produk, jurnal dan semacamnya
Event Online Seminar, jumpa pakar, rapat virtual, pameran niaga
virtual dan semacamnya
Interaksi anggota-pada-anggota Forum-forum diskusi, sesi chat, papan tanya jawab,
mailing list dan semacamnya
Outreach Newsletter (kalawarta), program-program sukarelawan,
program-program pengenalan dan semacamnya
Sumber: Antikainnen (2007:51)
Sebenarnya, dengan memperhatikan tabel di atas, setiap anggota

komunitas mengembangkan kombinasi penggunaan sarana dalam
berinteraksi dengan anggota-anggota lain. Pada satu saat digunakan
newsletter namun pada kali yang lain melakukan obrolan di dunia maya
(chat). Pilihan sarana dalam berkomunikasi dan berinteraksi tersebut
ditentukan oleh tujuan yang hendak dicapai melalui komunikasi dan interaksi
tersebut serta pengaturan yang dilakukan oleh manajemen komunitas online
tersebut.
Kita memberikan perhatian khusus terhadap tujuan yang hendak dicapai
melalui komunikasi dan interaksi tersebut. Misalnya, bila komunikasi yang
dilakukan adalah untuk mendorong pemahaman yang mendalam tentang
produk yang dihasilkan satu perusahaan maka yang terbaik digunakan adalah
diskusi online, chat, atau pengiriman kalawarta digital ke alamat e-mail
anggota komunitas. Tentu saja di dalamnya akan disampaikan pula
bagaimana profil produk dan ulasan terhadap produk tersebut.
Sebutlah produk tersebut merupakan produk mutakhir yang dihasilkan
sebuah perusahaan otomotif terkenal. Videostreaming yang menyiarkan
kembali analisis produk otomotif yang dibuat di salah satu stasiun televisi
bisa ditampilkan misalnya melalui program YouTube. Pengakses internet bisa
menyaksikan kembali apa yang disajikan melalui acara di salah satu stasiun
televisi. Lalu bisa ditambahi pula dengan kliping digital yang merupakan
kumpulan tulisan yang mengulas produk tersebut di media cetak. Lalu
dilengkapi pula dengan kolom yang memungkinkan interaksi dan komunikasi
di antara anggota-anggota komunitas melalui fasilitas chat atau berdiskusi

cukup panjang-lebar melalui milis (mailing list).
Terbentuknya komunitas seperti itu, tentunya akan sangat membantu
kegiatan pemasaran. Komunikasi pemasaran akan menemukan khalayak
sasarannya dengan mudah karena memang sudah tersedia. Lebih dari itu,
dengan bantuan peranti lunak untuk hubungan dengan kustomer, berbagai
data tentang kustomer dapat diolah menjadi informasi yang berguna untuk
berbagai kegiatan pemasaran.
Micu (2005:9) menulis bahwa semakin luas pengakuan bahwa internet
merupakan salah satu media yang digunakan untuk menyampaikan informasi
yang berbeda dengan televisi yang dianggap sebagai salah satu media
hiburan. Dari sebuah survei diketahui bahwa 65% responden menyatakan
internet memberi mereka informasi yang berharga tentang produk barang dan
jasa. Riset produk barang dan jasa secara online saat ini mendekati angka
15% dari keseluruhan pembelanjaan ritel di Amerika Serikat dengan tingkat
pembelajaran mencapai 180,7 triliun dolar AS.
Meski apa yang dikemukakan Micu itu merupakan kasus Amerika
Serikat, namun apa yang sedang berlangsung di negara tersebut sedikit
banyak mulai tampak juga di negara kita. Atau setidaknya bisa dinyatakan,
kegiatan seperti itu cenderung makin menguat di Indonesia. Disadari atau
tidak, makin banyak jasa pemakai jasa perbankan misalnya yang
menggunakan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi ini misalnya
pemakaian ATM atau pengguna kartu kredit dan kartu debet. Hal tersebut
akan menjadi sarana dasar untuk melakukan transaksi secara online seperti
dalam pembelian tiket dan pemesanan buku yang sudah kita kemukakan di
atas. Ini menunjukkan geliat ekonomi baru juga sudah mulai tampak di
Indonesia.
Perkembangan ini pada gilirannya akan semakin mengembangkan
kegiatan bisnis yang diawali dengan huruf e, seperti dalam e-commerce, e-
business dan e-marketing. Tentu saja hal ini akan mengubah secara bertahap
praktik komunikasi bisnis yang berlangsung di tengah-tengah kegiatan
komunikasi bisnis yang berlangsung sekarang ini. Masyarakat yang makin
melek-informasi, yang kian akrab dengan penggunaan komputer, terutama
warga masyarakat yang tinggal di kota-kota besar tempat pusat pertumbuhan
ekonomi, akan mendorong perkembangan komunikasi bisnis yang
menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Ada anggapan bahwa sebenarnya teknologi informasi dan komunikasi
itu sekedar digitalisasi dari media komunikasi yang tersedia. Atau sering
disederhanakan sebagai kegiatan komunikasi seperti biasa yang kita lakukan
namun kini menggunakan internet atau komputer. Sepintas, pernyataan
seperti itu benar adanya. Namun sesungguhnya apa yang disajikan teknologi
informasi dan komunikasi lebih dari sekedar kemudahan dari komunikasi
konvensional. Karena di dalamnya ada kemungkinan baru yang sebelumnya
tidak pernah terbayangkan. Misalnya kita melakukan transaksi keuangan
tanpa harus pergi ke bank atau membeli barang tanpa harus pergi toko
penjualnya.
Kemudahan, kecepatan dan ketepatan merupakan salah satu saja dari
manfaat dan kemudahan yang diberikan. Di samping itu ada hal lain yang
penting yaitu makin banyaknya benda yang berfungsi jamak. Satu benda bisa
berfungsi bermacam-macam. Padahal sebelumnya, satu benda hanya
memiliki satu atau dua fungsi. Kini satu benda bisa memiliki berbagai fungsi.
Contoh paling sederhana adalah telepon seluler yang memiliki berbagai
fungsi seperti saluran komunikasi suara, komunikasi data, melayani fasilitas
m-banking, menyimpan data, kamera, jam, weker dan semacamnya.
Gambar 9.9.
Contoh Teknologi Informasi dan Komunikasi
Gambar 9.9 menunjukkan sejumlah perangkat yang pada dasarnya

semuanya bisa kita gunakan untuk kegiatan komunikasi bisnis. Telepon
seluler yang pada awalnya hanya bisa digunakan untuk komunikasi suara
kemudian berkembang menjadi perangkat komunikasi multifungsi. Pada
perangkat yang sifatnya pribadi ini orang bisa mengirimkan pesan-pesan
komunikasi bisnis. Misalnya tawaran untuk mengikuti undian berhadiah, atau
informasi yang disampaikan oleh operator telepon seluler tersebut. Bahkan
kini, dalam komunikasi politik, SMS dimanfaatkan sebagai salah satu media
kampanye. Tentu saja, para pelaku bisnis bukan hanya melihat SMS sebagai
media komunikasi bisnis yang baru melainkan juga menjadi peluang bisnis
yang baru.
Akan halnya penggunaan internet di Indonesia, khususnya bagi pelaku
bisnis, makin hari makin terasa meningkat penggunaannya. Kita bisa melihat
bagaimana manfaat internet dalam pandangan responden 227 usaha kecil dan
menengah di 12 kota di Indonesia dari sebuah laporan penelitian yang
dilakukan untuk Ford Foundation. Laporan tersebut memperlihatkan
bagaimana internet memberi manfaat untuk tiga bidang kegiatan utama yakni
komunikasi, penelitian dan promosi. Selain itu, ini yang penting dalam
konteks PR karena terkait dengan citra, adalah memberi manfaat untuk
meningkatkan kredibilitas. Kita bisa melihat gambar berikut ini.
Komunikasi
Riset
Manfaat Internet
Promosi
Belum banyak manfaatnya
Peningkatan Kredibilitas
Lain-lain
0 20 40 60 80 100 120
Jumlah Re sponde n
Sumber: Iriantara, (2008:136)
Gambar 9.10.
Manfaat Internet bagi Usaha Kecil dan Menengah
Gambar 9.10 itu menunjukkan, teknologi informasi dan komunikasi,

khususnya internet, memang dipandang penting untuk kegiatan komunikasi
dan promosi. Berbagai komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan
memanfaatkan internet ini. Salah satu di antaranya, seperti dicontohkan di
atas adalah kegiatan negosiasi. Di samping memberikan layanan kepada
kustomer untuk berkomunikasi langsung dengan memberikan masukan dan
menyatakan harapan terhadap produk yang dihasilkan satu organisasi bisnis.
Tak kalah penting juga dalam kegiatan komunikasi bisnis itu adalah
membangun kredibilitas di mata stakeholder organisasi bisnis tersebut.
Rupanya, kesadaran untuk menunjukkan kredibilitas ini cukup besar di
kalangan pelaku usaha kecil dan menengah di Indonesia. Seperti sudah kita
bahas pada modul awal mata kuliah ini, kredibilitas merupakan modal
penting dalam berkomunikasi. Pesan kita akan dianggap bisa dipercaya bila
organisasi bisnis kita juga pun memang kredibel alias dapat dipercaya.
Bila saja internet, yang kini dipandang sebagai salah satu puncak prestasi
teknologi informasi dan komunikasi, memang demikian besar dampaknya
pada kegiatan komunikasi manusia, maka pernyataan dan pertanyaan yang
sering muncul adalah: Internet kan hanya berkembang di negara-negara maju
dan kaya. Tapi, bagaimana di Indonesia? Rupanya kita tidak bisa menutup
mata terhadap pesatnya perkembangan internet di Indonesia setidaknya dari
sisi jumlah pengguna. Tingkat pertumbuhan pengguna internet itu hampir
mendekatkan 100% per tahun. Berdasarkan data dari Asosiasi Penyedia Jasa
Internet Indonesia (APJII) bisa dilihat bila pada tahun 2002 ada 4.500.000
pengguna internet, maka tahun 2003 mencapai 8.080.534 pengguna. Tentu
saja angka pengguna internet itu makin meningkat mengingat kini warung-
warung internet pun sudah dibuka di kota-kota kecamatan, seperti di
Kecamatan Cibadak Kabupaten Sukabumi dan Kecamatan Cileungsi
Kabupaten Bogor. Belum lagi pengguna internet yang memanfaatkan fasilitas
hotspot di tempat-tempat publik seperti kampus, perpustakaan, kafe atau
hotel.
Di samping itu, jumlah usaha yang memanfaatkan teknologi ini pun
semakin banyak saja. Di samping contoh toko buku online yang
dikemukakan tadi, ada sejumlah usaha ritel yang memanfaatkan teknologi
ini. Belum lagi berbagai perusahaan besar yang memberikan informasi
tentang perusahaannya melalui internet. Tinggal kita sebagai pengguna
internet cukup cerdas untuk mengolah dan mengunyah informasi yang
membanjir tersebut.
Kegiatan komunikasi bisnis yang memanfaatkan teknologi komunikasi

dan informasi yang dilakukan organisasi-organisasi bisnis pada berbagai
tingkatannya cukup beragam. Ada perusahaan besar yang memang secara
sengaja membuat situs dan menggunakan alamat yang menunjukkan
bonafiditas perusahaan tersebut. Misalnya ada astra.co.id artinya secara
khusus membuka situs dan tentu membayar sejumlah uang untuk keperluan
tersebut. Namun banyak juga usaha kecil yang membuka situs dengan
memanfaatkan fasilitas yang gratis yang banyak tersedia di internet.
Fasilitas gratis untuk tampil di web atau melakukan web hosting secara
gratis dilakukan dengan membuat sendiri tampilan webnya. Apalagi kini
banyak situs blog yang dipergunakan dan dimanfaatkan untuk kepentingan
usaha. Tadinya blog ini dijadikan sebagai media komunikasi yang
dipersonalisasikan namun informasi yang disajikan disampaikan kepada
khalayak luas. Namun kalangan bisnis pun memanfaatkan peluang ini.
Beberapa usaha kecil memanfaatkan ini seperti memanfaatkan fasilitas blog
di multiply.com. Ada usaha bisnis pertunjukkan kecil-kecilan yang
mempromosikan keberadaannya dengan memanfaatkan hal ini. Apalagi
dengan meng-upload gambar bergerak pertunjukkan yang mereka lakukan,
pengguna internet bisa menyaksikan pertunjukkan tersebut melalui YouTube.
Seolah-olah pelaku bisnis pertunjukkan ini memiliki stasiun televisinya
sendiri untuk menyiarkan apa yang pernah ditampilkannya.
L A TIH A N

1) Cobalah identifikasi kegiatan-kegiatan komunikasi bisnis yang dilakukan

satu organisasi bisnis di Indonesia dengan membuka situs milik
organisasi bisnis tersebut. Kegiatan komunikasi bisnis apa saja yang
dilakukan melalui situs tersebut? Ditujukan kepada siapa saja? Lalu,
bandingkan dengan kegiatan komunikasi bisnis konvensional yang
biasanya menggunakan media cetak, media elektronik dan komunikasi
lisan! Diskusikan dengan teman-teman Anda!
2) Cobalah membuka situs yang memberikan layanan pembelian barang
atau jasa melalui kegiatan e-commerce! Perhatikan pesan yang
disampaikan melalui situs tersebut untuk memikat calon pembeli.
Apakah kekuatan kata-kata tertulis dalam situs itu cukup baik sehingga
bisa mempengaruhi dan mendorong orang untuk membeli produk
tersebut? Mengapa? Diskusikan dengan teman-teman Anda!
3) Ada kecenderungan kuat di negara-negara maju, kegiatan perdagangan
melalui internet semakin meningkat. Fenomena ini antara lain diwakili
dengan kemunculan perusahaan ritel yang cukup fenomenal yaitu
amazon.com. Cobalah berikan pendapat Anda tentang kecenderungan
tersebut di Indonesia. Apa keunggulan dan kendala pengembangan
perdagangan internet di Indonesia? Komunikasi bisnis seperti apakah
yang hendaknya dikembangkan di Indonesia sejalan dengan
kecenderungan makin kuatnya pengaruh teknologi informasi dan
komunikasi dalam kehidupan kita sehari-hari. Diskusikan dengan teman-
teman Anda!
1) Ada anggapan bahwa sebenarnya teknologi informasi dan komunikasi

itu sekedar digitalisasi dari media komunikasi yang tersedia. Atau sering
disederhanakan sebagai kegiatan komunikasi seperti biasa yang kita
lakukan namun kini menggunakan internet atau komputer. Sepintas,
pernyataan seperti itu benar adanya. Namun sesungguhnya apa yang
disajikan teknologi informasi dan komunikasi lebih dari sekedar
kemudahan dari komunikasi konvensional. Karena di dalamnya ada
kemungkinan baru yang sebelumnya tidak pernah terbayangkan.
Misalnya kita melakukan transaksi keuangan tanpa harus pergi ke bank
atau membeli barang tanpa harus pergi toko penjualnya.
2) Di Indonesia, sejumlah perusahaan juga membuka pelayanan pembelian
secara online. Dalam dunia perbukuan ada sejumlah pelaku bisnis online
ini. Kita bisa mengambil contoh palasarionline.com. Nama ini diambil
dari bursa buku murah terkenal di Bandung yakni Palasari. Layanan
yang diberikan di Pasar Palasari juga diberikan secara online melalui
palasarionline.com. Selain itu, ada juga pelayanan online yang diberikan
toko buku Gramedia dengan Gramedia Online-nya. Sedang untuk pangsa
pasar remaja ada kutukutubuku.com yang menjanjikan pelayanan yang
cepat dan gratis. Dalam situsnya, kutukutubuku.com menjanjikan, “...
tidak akan membuat kamu menunggu lebih lama untuk membaca buku
murah namun berkualitas.”
3) Dari sebuah survei diketahui bahwa 65% responden menyatakan internet

memberi mereka informasi yang berharga tentang produk barang dan
jasa. Riset produk barang dan jasa secara online saat ini mendekati angka
15% dari keseluruhan pembelanjaan ritel di Amerika Serikat dengan
tingkat pembelanjaan mencapai 180,7 triliun dolar AS.
RA NGK UMA N
Keunggulan saluran komunikasi berbasis teknologi informasi dan

komunikasi dibandingkan dengan saluran komunikasi konvensional
adalah (a) memfasilitasi pengumpulan informasi tentang sejumlah besar
kustomer (kepentingannya, perilaku pembelian secara online, kebutuhan-
kebutuhan yang perlu dipenuhi); (b) memberikan peluang bagi
perubahan yang cepat dan memutakhirkan isi dan sajian yang secara
cepat menanggapi peluang dan tantangan baru; (c) memungkinkan untuk
bisa tampil secara global dengan berlandaskan lokalitasnya; (d) mena-
warkan peluang penciptaan dinamis format isi dan sajian untuk sasaran
khalayak yang kecil dan/atau penyampaian informasi yang
dipersonalisasikan. Kegiatan komunikasi bisnis yang memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi itu bisa dibagi dua menjadi (a) ko-
munikasi internal dan (b) komunikasi eksternal.
Sedangkan dalam negosiasi yang menggunakan fasilitas teknologi
informasi dan komunikasi, ada 5 (lima) unsur pokok dalam proses
negosiasi, yaitu (a) kesepakatan yang bisa dicapai dalam berbagai
tingkatannya seperti masih diperbincangkan lebih jauh, tawaran akhir
dari pembeli atau penjual, atau sepakat berjual-beli; (b) pesertanya, yaitu
penjual, pembeli, juru lelang, pialang dan semacamnya; (c) pesan yang
dikirimkan kepada para peserta untuk diubah menjadi kesepakatan.
Misalnya pesan tawaran untuk membeli atau menjual, dan perubahan
harga; (d) alur proses yang menggambarkan bagaimana perubahan
kesepakatan sebagai akibat pesan yang dikirimkan kepada para peserta;
dan (e) pesan yang dikirimkan kepada para peserta sebagai perubahan
kesepakatan.
Pada sisi lain kita menyaksikan berkembangnya apa yang
dinamakan komunitas online (online community). Menurut Antikainnen
yang mengutip Cothrel menyebutkan komunitas online sebagai
kelompok-kelompok bisnis, kustomer dan karyawan yang memiliki
kepentingan yang sama yang berinteraksi melalui internet. Sedangkan
Andrews menyatakan bahwa komunitas online tersebut terbentuk dari
tiga komponen yaitu (a) kepercayaan (trust) dan watak komunikasi
bermediakan komputer, (b) implementasi komunitas online, dan (c) dam-

pak ekonominya. Sedangkan istilah komunitas online
perusahaan/organisasi bisnis adalah komunitas yang dijaga oleh satu
perusahaan dengan berbagi kepentingan bersama dan berinteraksi
melalui teknologi informasi dan komunikasi.
Apa yang dilakukan kutrukutubuku.com misalnya merupakan
bentuk pelaku usaha kecil yang merintis usahanya dari hobi dan
kecintaan pada buku akhirnya menjadi pedagang buku online. Fasilitas
blog yang tersedia memungkinkan mereka mempromosikan
kehadirannya. Apalagi dengan adanya fasilitas mesin pencari seperti
Yahoo! dan Google memudahkan pengguna internet untuk menelusuri
informasi yang diperlukan hanya dengan memasukkan kata kunci dari
informasi yang dicari. Mesin pencari itulah yang akan menuntun dan
mengarahkan pencarian informasi. Sekalipun kita tidak tahu alamat situs
satu organisasi bisnis, namun kita bisa tetap mengakses situs organisasi
bisnis tersebut dengan menggunakan apa yang ditampilkan oleh mesin
pencari tersebut.
Adanya situs blog yang isinya bisa kita rancang sendiri sangat
membantu usaha kecil dan menengah untuk mempromosikan diri di
dunia maya. Hal ini turut mendorong berkembangnya ekonomi baru di
Indonesia yang bergerak dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi. Kini orang bisa berjualan barang hanya dengan
menyediakan stok dagangannya di rumah sementara “etalase”-nya ada di
mana-mana yang berupa layar komputer yang mengakses alamat situs
usaha tersebut.
TES FORMATIF 2
1) Salah satu komponen dalam komunitas online adalah ....

A. trust
B. kebutuhan
C. harapan
D. intense
2) Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi mendorong lahirnya

komunitas baru. Komunitas ini berbagi informasi dan kepentingan
melalui internet. Fenomena tersebut dinamakan sebagai komunitas ....
A. offline
B. onboard
C. online
D. offshore
3) Pelopor usaha ritel secara online yang pada awalnya memasarkan buku
namun kini menjual berbagai produk adalah ....
A. Mississipi.com
B. Amazon.com
C. Arizona.com
D. Manitoba.cpm
4) Negosiasi sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, dapat juga

dilakukan melalui kegiatan komunikasi yang dikategorikan sebagai
human-computer-mediated communication. Unsur pokok dalam
negosiasi di dunia virtual ini adalah ....
A. pesan
B. kesan
C. peserta
D. perangkat
5) Salah satu bentuk aplikasi teknologi informasi dan komunikasi untuk

kegiatan komunikasi bisnis khususnya dengan publik eksternal
organisasi tersebut dan juga menjadi salah satu bagian untuk mengangkat
prestise organisasi bisnis, adalah ....
A. situs web organisasi bisnis
B. e-mail yang dikirim organisasi bisnis
C. pengiriman data digital dari organisasi bisnis
D. penerimaan data digital dari luar


Jumlah Soal

80 - 89% = baik
70 - 79% = cu

Bahasa

Ekma4159 - Edisi 1 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ekma4159 - Edisi 1 PDF

Judul Asli:

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Judul terkait

Hak Cipta  dan Hak Penerbitan dilindungi Undang-undang ada pada

Universitas Terbuka - Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini

Penulis : Dr. Yosal Iriantara

Desain Cover & Ilustrator : Zulkarnaini

IRI IRIANTARA, Yosal

TINJAUAN MATA KULIAH ........................................................... ix

MODUL 1: KOMUNIKASI BISNIS 1.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 1.43

MODUL 2: PESAN KOMUNIKASI BISNIS 2.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 2.39

MODUL 3: KOMUNIKASI LINTASBUDAYA DALAM BISNIS 3.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 3.38

MODUL 4: KORESPONDENSI 4.1

Rangkuman ………………………………….................................... 4.36

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 4.39

MODUL 5: MENULIS PROPOSAL DAN LAPORAN 5.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 5.43

MODUL 6: TEKNIK PRESENTASI 6.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 6.40

MODUL 7: MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS 7.1

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 7.40

MODUL 8: TEKNIK LOBI DAN NEGOSIASI 8.1

Rangkuman ………………………………….................................... 8.16

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 8.40

MODUL 9: TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ............................................. 9.40

Tinjauan Mata Kuliah

D alam percakapan sehari-hari, sering kita mendengar ungkapan yang

Selamat Belajar, Semoga Berhasil!

P ada Modul 1 ini kita akan mempelajari beberapa konsep dasar

Setelah mempelajari Modul 1 ini, diharapkan Anda akan bisa:

Memahami Komunikasi Manusia

Sering kali, saat diminta merumuskan pengertian sesuatu yang sering

akan mendapatkan banyak pengertian bila kita meminta rekan-rekan kita

makna yang disebut sebagai “mazhab semiotika”. Sedangkan Deddy

Sumber: Mulyana (2005a: 138)

Sesungguhnya antara Model Lasswell dan Model Shannon dan Weaver

verbal atau melakukan komunikasi verbal yaitu komunikasi dengan kata-

Dari pengertian komunikasi tadi, kini kita sudah bisa mengetahui

Tentu saja konteks tersebut adakalanya tidak bersifat tunggal seperti

Sumber: Mulyana (2005a: 151)

Berlo menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikator

Sumber: Mulyana (2005a: 157)

Model Gudykunst dan Kim ini pun menegaskan adanya pengaruh

komunikasi kita. Umpan-balik itu biasanya dipergunakan untuk menilai atau

C. FUNGSI DAN TUJUAN KOMUNIKASI MANUSIA

Barangkali, dalam soal komunikasi, perhatian kita lebih tertuju pada

berkomunikasi”. Banyak orang yang belajar, dengan mengikuti pelatihan atau

6. Ekonomis. Kita pun membutuhkan komunikasi karena kepentingan

Sedangkan Rudolph F. Verderber (dalam Mulyana 2005a: 4) menyebut

cukup populer, tujuan komunikasi biasanya dirumuskan: (a) meng-

Sumber: Mulyana (2005b: 15)

Gambar 1.5. menunjukkan bagaimana budaya itu. Kita bisa

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,

Petunjuk Jawaban Latihan

1) Berikut ini definisi komunikasi yang sudah kita pelajari:

b) Komunikasi merupakan proses karena merupakan kegiatan yang

Komunikasi dapat kita pandang sebagai proses dan interaksi untuk

Tindak komunikasi manusia pun tidak bisa dilepaskan dari nilai-