Jelajahi eBook
Kategori
Jelajahi Buku audio
Kategori
Jelajahi Majalah
Kategori
Jelajahi Dokumen
Kategori
Edisi Kesatu
Cetakan pertama, Agustus 2010 Cetakan kesembilan, September 2014
Cetakan kedua, April 2012 Cetakan kesepuluh, Juni 2015
Cetakan ketiga, September 2012 Cetakan kesebelas, September 2015
Cetakan keempat, Mei 2013
Cetakan kelima, November 2013
302.22
1. komunikasi
I. Judul
iii
Daftar Isi
Kegiatan Belajar 2:
Memahami Komunikasi Bisnis ......................................................... 1.21
Latihan …………………………………………............................... 1.39
Rangkuman ………………………………….................................... 1.40
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 1.41
Kegiatan Belajar 2:
Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis ................................. 2.25
Latihan …………………………………………............................... 2.35
Rangkuman ………………………………….................................... 2.36
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 2.37
iv
Kegiatan Belajar 2:
Melakukan Komunikasi Bisnis Antarbudaya .................................... 3.22
Latihan …………………………………………............................... 3.34
Rangkuman ………………………………….................................... 3.35
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 3.36
Kegiatan Belajar 2:
Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis ................................. 4.16
Latihan …………………………………………............................... 4.34
v
Kegiatan Belajar 2:
Menulis Proposal ............................................................................... 5.24
Latihan …………………………………………............................... 5.40
Rangkuman ………………………………….................................... 5.41
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 5.41
Kegiatan Belajar 2:
Presentasi Bisnis (2) .......................................................................... 6.21
Latihan …………………………………………............................... 6.35
Rangkuman ………………………………….................................... 6.37
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 6.38
Kegiatan Belajar 2:
Menyelenggarakan Rapat Bisnis (2) ................................................. 7.22
Latihan …………………………………………............................... 7.35
Rangkuman ………………………………….................................... 7.37
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 7.38
Kegiatan Belajar 2:
Teknik Negosiasi ............................................................................... 8.20
Latihan …………………………………………............................... 8.36
Rangkuman ………………………………….................................... 8.37
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 8.38
Kegiatan Belajar 2:
Aplikasi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Komunikasi
Bisnis .................................................................................................. 9.21
Latihan …………………………………………............................... 9.34
Rangkuman ………………………………….................................... 9.36
Tes Formatif 2 ……………………………..…….............................. 9.37
kesamaan dan kesepakatan. Meski ada juga tujuan lain, yaitu saling
memahami. Bisa jadi kesepakatan tidak tercapai dan perbedaan tetap ada
namun dengan komunikasi manusia berupaya saling memahami dan
menghargai adanya perbedaan itu.
Melalui mata kuliah Komunikasi Bisnis ini kita akan mempelajari
berbagai dimensi konsep dan praktik komunikasi yang berlangsung dalam
kegiatan bisnis. Kita terlebih dulu akan mempelajari konsep-konsep dasar
komunikasi dan komunikasi bisnis. Karena itu, Anda harus memahami betul
apa, bagaimana dan mengapa komunikasi dan komunikasi bisnis itu. Lalu
kita beranjak pada segi-segi yang lebih bersifat praktis dalam bentuk
komunikasi lisan seperti lobi dan negosiasi, rapat dan presentasi. Di samping
mempelajari pula segi-segi praktis komunikasi tertulis seperti membuat
laporan dan proposal. Akhirnya, karena pengaruh perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi, kita pun akan mempelajari bagaimana teknologi
informasi dan komunikasi ini mempengaruhi dunia komunikasi pada
umumnya dan komunikasi bisnis pada khususnya.
Setelah kita mempelajari modul ini, diharapkan Anda dapat menjelaskan:
1. Memahami konsep-konsep dasar komunikasi dan komunikasi bisnis.
2. Memahami dimensi etis dalam komunikasi.
3. Mampu melakukan komunikasi bisnis secara tertulis dan lisan.
4. Mampu memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kegiatan komunikasi bisnis.
Manfaat yang bisa kita peroleh setelah mempelajari mata kuliah ini
adalah pemahaman atas konsep-konsep dan etika komunikasi dan komunikasi
bisnis untuk diaplikasikan ke dalam kegiatan komunikasi bisnis secara lisan
dan tertulis.
Petunjuk Belajar
Agar kita berhasil dalam mempelajari modul mata kuliah ini, hendaknya
petunjuk-petunjuk berikut ini diperhatikan:
1. Biasakan untuk berdoa sebelum mempelajari modul ini.
2. Kita baca dengan cermat keseluruhan isi modul ini hingga isi dan
maksudnya bisa dipahami dengan baik.
xi
3. Kita baca dulu secara sepintas bagian demi bagian dalam modul ini.
Temukan kata-kata kuncinya. Lalu pahami makna dan maksud kata-kata
kunci tersebut.
4. Upayakan kita bisa memahami dengan baik setiap pengertian yang
dijelaskan dalam modul ini. Untuk mempertajam pemahaman atas setiap
pengertian, dianjurkan untuk berdiskusi dengan sesama mahasiswa.
Atau, bila memang sangat diperlukan bisa ditanyakan langsung pada
tutor yang mendampingi kita belajar.
5. Dianjurkan juga untuk mendalami lebih lanjut dengan membaca buku
yang menjadi rujukan seperti yang tertulis pada setiap akhir modul.
6. Sangat dianjurkan untuk berdiskusi dalam kelompok kecil untuk
meningkatkan pemahaman.
Pet a Ko m pe ten si
Komunikasi Bisnis/EKMA4159/3 sks
KOMPETENSI UMUM:
Mampu memahami konsep dan etika komunikasi
bisnis dan mengimplementasikan konsep dan
etika dalam praktik komunikasi bisnis di dunia
nyata
9
Mampu Mengembangkan Pesan dan Medium
Komunikasi Bisnis dalam Era Teknologi Informasi
dan Komunikasi
8 7 6
Mampu Menjalankan Teknik-teknik Mampu Menyelenggarakan dan Mampu Melakukan
Lobi dan Negosiasi Mengikuti Rapat Bisnis Presentasi
3 5 4
Mampu memahami perbedaan Mampu Menullis Laporan dan Mampu Melakukan
budaya sebagai konteks Proposal Bisnis Korespondensi
komunikasi bisnis
2
Mampu Menyusun Pesan
dalam Komunikasi Bisnis
1
Memahami Konsep-konsep
Dasar Komunikasi an
Komunikasi Bisnis
Modul 1
Komunikasi Bisnis
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
M ungkin tidak kita sadari, sejak bangun tidur hingga tidur lagi kita selalu
terlibat dalam kegiatan komunikasi. Pagi-pagi kita dibangunkan orang
lain atau alarm dari handphone, lalu menjawab panggilan telepon atau
membaca SMS, membaca koran, menonton televisi, bercakap-cakap dengan
teman, mendengarkan radio, atau membaca modul ini saat menjelang tidur.
Memang tidak seorang manusia pun yang tidak berkomunikasi dalam
kehidupannya.
Kita bisa membayangkan, bagaimana jadinya kehidupan manusia bila
manusia tidak berkomunikasi. Orang tak bisa menyatakan keinginannya,
tidak pula bisa memenuhi kebutuhannya. Tidak pula manusia akan bisa
mengetahui apa yang terjadi di lingkungannya. Karena itu, sering dinyatakan
bahwa salah satu ciri manusia adalah berkomunikasi sehingga manusia
dinamakan makhluk yang berkomunikasi.
Dalam kegiatan komunikasi itu,pada dasarnya ada 4 kegiatan pokok,
yaitu (a) berbicara, (b) mendengarkan, (c) membaca, dan (d) menulis.
Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi dua bentuk
komunikasi yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kegiatan
komunikasi lisan merupakan kegiatan komunikasi yang tertua dalam sejarah
peradaban manusia. Karena kegiatan komunikasi tertulis baru dilakukan
manusia setelah manusia mengenal huruf. Kita bisa membayangkan, mereka
yang buta huruf, hingga kini masih mengandalkan komunikasi lisan dalam
kehidupannya. Berbeda halnya dengan mereka yang melek huruf, kegiatan
komunikasi tertulis, merupakan bagian penting dalam kehidupannya.
Sekarang, kita mulai mempelajari konsep-konsep dasar komunikasi,
yang akan kita mulai dari pengertian komunikasi. Mari kita mulai
penjelajahan kita mempelajari komunikasi bisnis.
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Gambar 1.1.
Model Komunikasi Shannon dan Weaver
B. PROSES KOMUNIKASI
Gambar 1.2.
Konteks Komunikasi
1.8 Komunikasi Bisnis z
D. ETIKA KOMUNIKASI
Tadi kita sudah membahas tentang fungsi komunikasi yang antara lain
menyebutkan tentang dimensi hubungan dan dimensi isi dari kegiatan
komunikasi manusia. Sekarang, kita berbicara tentang dimensi hubungan atau
relasi antara satu manusia dengan manusia lainnya. Relasi itu tentu
dikembangkan dalam kerangka budaya. Bisa saja orang yang menjalin relasi
itu adalah orang yang sama budayanya, namun bisa juga berbeda budayanya.
Begitu eratnya kaitan antara komunikasi dan budaya, ditegaskan oleh Condon
dan Yousef (dalam Mulyana, 2005b: 14) yang menyatakan, “begitu kita
berbicara tentang komunikasi, tak terhindarkan lagi, kita pun berbicara
tentang budaya.
Sebelum beranjak lebih jauh kita perhatikan dulu makna budaya seperti
digambarkan berikut:
z EKMA4159/MODUL 1 1.15
Gambar 1.5.
Model Budaya Hofstede
yang penting. Tentu juga dalam komunikasi bisnis akan ada etika yang
mengatur bagaimana cara berkomunikasi dan bagaimana sepatutnya
komunikasi dilakukan oleh satu organisasi yang menunjukkan dirinya
sebagai organisasi yang beradab.
Nilai-nilai luhur seperti kejujuran, ketulusan, kasih sayang, dan tanggung
jawab akan tercermin dalam komunikasi manusia. Kebohongan dianggap
berlawanan dengan kejujuran sehingga komunikasi yang berisi kebohongan
dipandang tidak patut dilakukan oleh manusia. Begitu juga komunikasi yang
tidak tulus atau komunikasi yang mendorong berkembangnya ketidaktulusan
(mistrust) di tengah komunitas bisnis atau masyarakat pada umumnya
merupakan tindak komunikasi yang dipandang tidak patut dikembangkan.
Apa yang dikemukakan di atas merupakan beberapa contoh dari dimensi
isi pesan komunikasi. Isi pesan komunikasi itu, setelah di-encode ke dalam
bahasa akan terikat pada kesantunan berbahasa. Dalam beberapa bahasa
daerah di Indonesia kita mengenal tingkatan bahasa dari kasar sampai halus.
Dalam bahasa Indonesia, meski tidak ada tingkatan bahasa seperti bahasa
daerah, namun kesantunan berbahasa merupakan bagian dari sopan santun
kita. Adanya fenomena eufemisme sesungguhnya menunjukkan bagaimana
sopan santun berbahasa itu, meski kini kerap dipandang eufemisme
dipandang sebagai penghalusan kenyataan dan tindakan untuk
penyembunyian kenyataan. Namun eufemisme yang ada pada semua bahasa
sesungguhnya bagian dari kesantunan berbahasa tadi.
Etika juga mengatur bagaimana dimensi relasi dari komunikasi manusia.
Pada masyarakat kita ada etika yang mengatur hubungan antara anak dan
orang tua, pria dan wanita, atau antara seseorang dengan orang yang lebih
tua. Etika pun mengatur waktu yang dipandang tepat untuk berkomunikasi.
Kita memiliki waktu yang dianggap patut untuk berkomunikasi dan waktu
yang tidak patut untuk melakukan komunikasi. Di samping waktu, ada juga
tempat untuk melakukan komunikasi yang dianggap patut dan tidak patut
selain situasi yang dianggap tepat dan tidak tepat.
Dengan demikian, pada dasarnya etika komunikasi tersebut bersumber
dari etika sosial tempat komunikasi tersebut dilangsungkan. Sebagai tindakan
manusia yang terikat etika dan nilai-nilai, komunikasi manusia tentunya akan
merefleksikan etika dan nilai-nilai tersebut. Komunikasi bisnis pun tentu
demikian adanya. Tidak ada komunikasi bisnis yang tidak terikat oleh nilai-
nilai dan etika yang berlaku dalam dunia bisnis.
z EKMA4159/MODUL 1 1.17
Selain itu, dalam konteks bisnis, tentu ada aturan main dalam dunia
bisnis. Orang menyebutnya sebagai tata krama dan tata cara (code of
conduct) dalam dunia bisnis. Hal tersebut tentu saja mesti tercermin dalam
komunikasi yang berlangsung di dalam dunia bisnis. Kegiatan dan proses
komunikasi yang berlangsung dalam konteks bisnis akan terikat oleh code of
conduct itu dan juga terikat oleh nilai-nilai dan etika yang berlaku dalam
masyarakat yang menjadi tempat organisasi bisnis beroperasi.
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
3) Sedangkan buku atau CD modul yang Anda baca ini dalam kegiatan atau
proses komunikasi dinamakan ....
A. komunikator
B. komunikan
C. media
D. efek
5) Ketika Anda mengisi soal tes formatif ini, lalu mencocokkannya dengan
kunci jawaban dan Anda mengetahui persentase penguasaan Anda pada
satu kegiatan belajar dan hasilnya Anda pakai untuk memperbaiki
penguasaan Anda atas kegiatan belajar, dalam komunikasi dinamakan ....
A. komunikator
B. komunikan
C. umpan-balik
D. efek
Kegiatan Belajar 2
menyapa rekan kerja, meminta kopi pada office boy, dan banyak lagi kegiatan
kita ternyata merupakan kegiatan komunikasi.
Selanjutnya kita akan memperdalam pemahaman kita atas komunikasi
yang berlangsung dalam kehidupan atau kegiatan bisnis yang lazim
dinamakan komunikasi bisnis. Setelah kita memahami konsep dasar
komunikasi pada Kegiatan Belajar 1, maka pada Kegiatan Belajar 2, kita
akan menerapkan konsep komunikasi tersebut dalam konteks komunikasi
bisnis.
Banyak orang yang tergoda untuk memberi pengertian dari satu istilah
yang terdiri atas dua kata berdasarkan pengertian masing-masing kata. Tapi
biasanya cara merumuskan pengertian seperti itu tidak menggambarkan
kondisi yang sesungguhnya. Kita bisa mengambil misal untuk pengertian
rumah sakit. Bila kita merumuskan pengertian rumah sakit dengan
menjelaskan lebih dulu pengertian rumah sebagai tempat tinggal dan sakit
sebagai keadaan yang tidak baik dialami manusia, maka bila kita gabungkan
dua kata itu menjadi rumah sakit akan menjadi apa maknanya? Oleh sebab
itu, kita berusaha menangkap makna komunikasi bisnis bukan sebagai
paduan makna komunikasi dan bisnis, melainkan merupakan satu kesatuan
yang memiliki makna khas.
Untuk itu, kita mengutip saja penjelasan pakar komunikasi bisnis.
Rosenblatt, et al., (1977: 3) mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai
“pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang
memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal
melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”.
Dalam definisi tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6
unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu (1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis
harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan
pencapaian tujuan organisasi/lembaga. Bisa saja tujuan komunikasi tersebut
bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat sosial kecuali yang sejalan
dengan tujuan utama organisasi/lembaga, (2) pertukaran, kegiatan ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan
komunikan, (3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan
yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya,
(4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau
z EKMA4159/MODUL 1 1.23
Gambar 1.6.
“Peta” Komunikasi Organisasi
Tentu saja, apa atau bagaimana bentuk dan wujud kegiatan komunikasi
yang hendak dipilih akan disesuaikan dengan tujuan komunikasinya. Seperti
dikemukakan pada Kegiatan Belajar 1, komunikasi bukan hanya berdimensi
isi-pesan/informasi namun juga berdimensi relasi maka kegiatan komunikasi
bisnis pun tak bisa hanya berdimensi tunggal misalnya isi-pesan saja atau
relasi saja. Komunikasi manusia akan memerlukan keduanya. Dalam suasana
yang informal, komunikasi tatap-muka yang memungkinkan terjadinya
pertukaran informasi (dimensi isi) sambil mengeratkan keakraban (dimensi
z EKMA4159/MODUL 1 1.27
relasi) bisa menjadi pilihan komunikasi bisnis. Namun ada kalanya kita lebih
menekankan pada dimensi informasi seperti yang dilakukan melalui rapat
sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis. Namun adakalanya juga lebih
menekankan dimensi relasinya, seperti percakapan yang dilakukan sambil
bermain tenis atau menyelenggarakan acara coffee morning.
Gambar 1.7.
Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis
1. Variabel Sumber/Komunikator
Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam
komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong
terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif
mendorong terjadinya proses komunikasi. Di samping itu, penerimaan atau
penolakan pesan komunikasi sering kali terkait dengan penilaian suka-tidak
suka, percaya-tidak percaya atau respek-tidak respek penerima atau
komunikan terhadap komunikator. Selain itu, “status” dan
“kekuatan/kekuasaan” (power) yang ada pada komunikator pun berpengaruh
pada penerimaan pesan oleh komunikan. Sekedar contoh yang ekstrem,
bayangkan bagaimana reaksi kita bila seorang satpam sebuah bank
menyatakan bisa meluluskan permohonan kredit yang kita ajukan pada bank.
Padahal ajuan kreditnya mencapai lebih dari Rp5 miliar! Tentu reaksi kita
akan berbeda, bila pernyataan itu datangnya dari pimpinan bagian kredit dari
bank itu.
Reaksi atau respons yang Anda berikan saat menerima pesan,
sesungguhnya dipengaruhi kredibilitas komunikator/sumber. Kredibilitas
terkait dengan seberapa besar tingkat kepercayaan kita pada komunikator.
Kredibilitas biasanya dinilai melalui: (1) expertness/keahlian atau kompetensi
(competence). Seorang satpam tentunya tidak kompeten meluluskan
permohonan kredit, meskipun dia satpam di sebuah bank yang cukup
termasyhur dan bonafide, sedangkan staf atau pimpinan bagian kredit
memiliki kewenangan meluluskan ajuan kredit; (2) dapat dipercaya
(truthwortiness)/aman (safety). Kembali kepada contoh satpam tadi, tentu
tidak dapat dipercaya ada bank yang memberi kewenangan pada satpamnya
z EKMA4159/MODUL 1 1.31
2. Variabel Pesan
Pesan, seperti yang sudah kita bahas, dapat diartikan sebagai sesuatu
yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang
disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada
lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain. Pesan ini dapat
disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan simbol
atau sinyal tertentu. Pesan yang menggunakan kata-kata dinamakan pesan
verbal dan pesan yang disampaikan dengan tidak menggunakan kata-kata
seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan nonverbal.
1.32 Komunikasi Bisnis z
3. Variabel Penerima/Komunikan
Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi
yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan
bagaimana cara kita berkomunikasi. Misalnya, perhatikan saja saat orang
mengajak berbicara dengan seorang bayi akan mencadel-cadelkan
ucapannya. Namun orang yang sama akan berbicara dengan cara yang
berbeda saat berbicara dengan temannya.
Hal tersebut menunjukkan, saat melakukan komunikasi, seorang
komunikator akan memperhatikan dan memperhitungkan siapa
komunikannya. Karena itu, dalam kajian komunikasi kita mengenal istilah
analisis khalayak yang merupakan kajian untuk mengetahui profil khalayak
sehingga bisa ditemukan cara berkomunikasi yang paling tepat dengan
khalayak tersebut. Dalam komunikasi bisnis, publik yang menjadi
komunikan tentu sangat beragam. Ada banyak stakeholder, seperti karyawan,
manajer, pemegang saham, distributor, mitra bisnis, pemasok, konsumen,
serikat pekerja, dan pemerintah yang tentunya memiliki karakteristik yang
berbeda.
Karakteristik komunikan itu bisa dirumuskan dengan berbagai cara. Ada
yang merumuskannya dengan menggunakan pendekatan demografis seperti
dengan menggambarkan komunikan berdasarkan profil status ekonomi dan
z EKMA4159/MODUL 1 1.33
4. Variabel Konteks
Saat mempelajari proses komunikasi pada Kegiatan Belajar 1, kita tahu
bahwa komunikasi itu berlangsung dalam konteks tertentu. Konteks
komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja
diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi
yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian
yang wajar. Sedangkan konteks yang kita ciptakan adalah suasana yang
sengaja kita buat. Konteks komunikasi yang sengaja diciptakan misalnya
acara business lunch, permainan golf, coffee morning atau menyelenggarakan
rapat di kawasan wisata. Sedangkan konteks yang alamiah, misalnya
komunikasi yang berlangsung di ruangan kantor atau perbincangan di ruang
rapat.
Apa yang dikemukakan di atas menunjukkan pentingnya variabel
konteks dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, mengingat konteks
komunikasi berpengaruh terhadap keberhasilan komunikasi bisnis. Dalam
konteks yang formal, kegiatan komunikasinya mungkin terkendala oleh
waktu dan pembicaraan yang formal. Tapi dalam suasana makan siang, tentu
kekakuan sudah mencair dan situasi seperti ini sangat menunjang untuk
melakukan komunikasi. Adolf Hitler, misalnya, termasuk orang yang
menyadari pentingnya konteks dalam komunikasi sehingga dia menyatakan,
bila Anda ingin menguasai khalayak dalam sebuah rapat umum, adakanlah
rapat itu pada malam hari. Ini bisa dimaklumi, pada malam hari kondisi fisik
dan kejiwaan hadirin sudah letih sehingga gagasan yang kita sampaikan
menjadi lebih mudah diterima. Konteks yang dimanfaatkan oleh Hitler tadi
adalah konteks psikologis dan fisikal.
Masih berkaitan dengan konteks komunikasi ini adalah iklim komunikasi
(communication climate). Apa yang dimaksud dengan iklim komunikasi?
Secara sederhana, iklim komunikasi adalah suasana komunikatif yang
berkembang pada satu organisasi. Karena berkembang pada satu organisasi,
1.34 Komunikasi Bisnis z
maka iklim komunikasi ini akan sangat bergantung pada gaya manajemen
yang dijalankan pada organisasi tersebut.
Ada 4 gaya manajemen yang berpengaruh terhadap iklim komunikasi.
Pertama, gaya direktif, yang merupakan gaya manajemen yang menuntut
karyawan melakukan apa yang dikatakan manajer. Akibatnya arus informasi
hanya dari atas ke bawah, sehingga manajemen memiliki informasi terbatas
dari bawahannya dan membuat arus informasi antarbagian manajemen
terbatas. Kita sudah mempelajari downward communications ini pada
kegiatan belajar sebelumnya. Kedua, gaya pelatih, yang membuat manajer
menjalankan peran seperti dalam gaya direktif namun manajemen
memandang bawahan sebagai anggota tim. Komunikasi berlangsung dua
arah, dari atas ke bawah dan sebaliknya. Manajemen menjelaskan secara
rasional keputusan yang diambilnya dan mendengarkan ide dari bawahan. Ini
merupakan komunikasi dua arah yang sering disebut sebagai bentuk
komunikasi yang demokratis. Ketiga, gaya suportif, para manajer
menganggap bawahan memiliki kemampuan dan keterampilan serta memiliki
motivasi untuk bekerja sebaik-baiknya. Manajemen hanya menetapkan
tujuan, bawahan bekerja untuk mencapai tujuan itu. Dengan demikian, arus
informasi berjalan dua arah. Sedangkan Di lingkungan bawahan sendiri
terbentuk saluran komunikasi informal, atau apa yang sudah kita pelajari
pada Kegiatan Belajar 1 dengan istilah sideways communications. Keempat,
gaya pendelegasian, para manajer membiarkan bawahannya untuk
“memperlihatkan kemampuannya”. Manajer memberi arahan umum, dan
mendelegasikan kewenangan pada bawahannya. Karena para bawahan
terlibat langsung dalam menentukan apa yang harus dilakukannya untuk
mencapai tujuan, maka rasa tanggung jawab akan muncul. Gaya ini mungkin
akan membuat para manajer terisolasi dan kehilangan kontrol atas operasi
organisasi.
Dengan demikian, kita bisa melihat konteks alamiah dari proses
komunikasi yang berlangsung dalam satu organisasi. Gaya direktif membuat
iklim komunikasi menjadi bernuansa otoriter dan memberlakukan karyawan
seperti robot. Gaya suprotif membuat komunikasi berkembang di tengah
organisasi, yang bisa juga mendorong berkembangnya saluran-saluran
komunikasi informal yang produktif. Pada gaya direktif, iklim
komunikasinya memang memungkinkan juga munculnya saluran komunikasi
informal. Namun pada gaya direktif saluran komunikasi informal itu hanya
akan menjadi arena penyebaran gosip atau desas-desus. Karena dalam
z EKMA4159/MODUL 1 1.35
5. Variabel Saluran
Komunikasi yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran
komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi
dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada
juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang
seperti telepon. Lantas, bagaimana kalau percakapan tatap-muka di antara
dua orang? Saluran apa yang dipergunakan? Menurut ahli komunikasi, suara
yang dipergunakan dalam percakapan itu bisa terdengar lawan komunikasi
karena merambat melalui udara sehingga udara itulah yang menjadi saluran
komunikasi kita.
Pilihan saluran mana yang akan dipergunakan akan ditentukan oleh
banyak hal. Dua di antaranya adalah variabel pesan dan variabel penerima.
Bila penerima pesan berjumlah besar dan tidak berdiam di satu tempat yang
sama, tentu saluran media massa yang akan kita pilih. Namun bila pesannya
bersifat pribadi, tentu kita akan lebih memilih penggunaan telepon atau surat.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi, kini tersedia beragam
saluran komunikasi. Satu di antaranya yang cukup populer adalah internet
yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah
yaitu komputer, media massa dan telekomunikasi yang memungkinkan
penyampaian pesan secara audio-visual dan interaktif.
6. Variabel Efek
Suatu saat, setelah membaca iklan lowongan kerja di koran, seorang
penganggur menyatakan dalam hatinya, “Mungkin ini lowongan kerja yang
1.36 Komunikasi Bisnis z
sesuai dengan kualifikasi yang saya miliki.” Lantas, si penganggur itu pun
mengembangkan harapan. Dia merasa yakin akan diterima di perusahaan
tersebut. Lalu mulai membayangkan apa yang akan dikerjakannya nanti
setelah menjadi karyawan. Itulah contoh efek komunikasi. Ada perubahan
pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu ada
lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan menyatakan
kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu.
Akhirnya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran.
Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis yang memang dirancang
untuk menciptakan, mengubah atau memperkokoh perilaku, sikap, informasi
tentang bisnis kita. Bisa juga komunikasi itu dirancang untuk membangun
dan memperkokoh citra positif organisasi bisnis seperti yang kita harapkan.
Ringkasnya, kita mengharapkan terjadi sesuatu pada diri komunikan atau
khalayak setelah kita melakukan komunikasi bisnis. “Sesuatu” yang terjadi
itu tentu merupakan apa yang kita inginkan yang sejalan dengan tujuan
organisasi bisnis.
Dalam komunikasi bisnis, “sesuatu” yang terjadi setelah proses
komunikasi itu cukup beragam. Mulai dari kesediaan menerima, rasa
suka/tidak suka terhadap organisasi atau produk sampai para stakeholder
merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya. Namun,
sekali lagi, apa yang kita harapkan setelah proses komunikasi bisnis itu akan
mengacu pada tujuan organisasi mengingat komunikasi bisnis merupakan
salah satu fungsi manajemen satu organisasi.
Variabel-variabel komunikasi bisnis di atas, merupakan variabel-variabel
yang perlu kita perhitungkan saat kita menyusun rencana komunikasi
(bisnis). Dalam rencana komunikasi, variabel-variabel tersebut kita
pertimbangkan dengan baik. Kita harus menyadari bahwa kegiatan
komunikasi bisnis itu kita lakukan agar memiliki dampak, bukan sekedar
kegiatan yang dilakukan untuk bisa berjalan saja. Dengan perencanaan yang
baik, efektivitas komunikasi bisa lebih terjamin.
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
1) Salah satu komponen penting dalam komunikasi bisnis yang harus kita
perhatikan adalah ....
A. tujuan komunikasi
B. tujuan organisasi
C. tujuan pesan
D. tujuan komunikator
Glosarium
Daftar Pustaka
Carté, P dan Fox, C. (2006). Bridging The Culture Gap Komunikasi Lintas
Budaya. (Terjemahan Dra. K. Anggraini, M.Si). Jakarta: Indeks.
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
A. KOMUNIKASI VERBAL
Gambar 2.1.
Komunikasi
2.8 Komunikasi Bisnis z
Tabel 2.1.
Perbedaan Penggunaan Komunikasi Lisan dan Tertulis
Komunikasi Lisan Itu Tepat, Bila Komunikasi Tertulis Itu Tepat, Bila
1. Menghendaki umpan-balik langsung 1. Tidak memerlukan umpan-balik
dari khalayak. langsung.
2. Pesannya relatif sederhana dan 2. Pesannya rumit dan sangat rinci
mudah dipahami. sehingga membutuhkan perencanaan
pesan yang cermat.
3. Kita tidak membutuhkan dokumen 3. Membutuhkan adanya dokumen yang
yang permanen. permanen.
4. Perlu mendorong terjadinya interaksi 4. Hendak meminimalkan peluang
dan pemecahan masalah. terjadinya distorsi jika pesan
disampaikan secara lisan.
Sumber: Bovee dan Thill, (1989: 85)
B. KOMUNIKASI NONVERBAL
Gambar 2.3.
Tatapan Bisnis
Gambar 2.4.
Contoh Komunikasi Nonverbal
Meski Gambar 2.4 tidak dilengkapi dengan teks yang menunjukkan ada
percakapan antara orang yang berbaring dan berdiri, kita bisa mengetahui apa
yang kira-kira sedang berlangsung. Mengapa? Karena kita memang terbiasa
dengan komunikasi nonverbal. Kita menafsirkan orang yang berbaring di
tempat tidur dan tergolek lemah adalah orang yang sakit. Sedangkan orang
yang berdiri dengan stetoskop tergantung di lehernya tentulah seorang dokter.
Lantas apa fungsi komunikasi nonverbal? Ternyata komunikasi
nonverbal itu memegang peran penting dalam kegiatan komunikasi manusia.
Jandt (1998: 100-101) menyebut fungsi komunikasi nonverbal sebagai
berikut.
1. Menggantikan pesan lisan, mengingat adakalanya kita dihadapkan pada
situasi yang tak memungkinkan menyampaikan pesan lisan. Misalnya, di
tengah keramaian orang menggunakan isyarat saat berkomunikasi.
2. Menyampaikan pesan-pesan yang tak enak disampaikan secara lisan,
ada kalanya juga kita sulit mengungkapkan dengan kata-kata dan merasa
lebih nyaman menyampaikan dengan menggunakan isyarat. Misalnya,
sepasang ABG yang jatuh cinta merasa malu untuk menyatakan rasa
cintanya sehingga memilih mengungkapkannya dengan pandangan mata
atau kedekatan fisik.
z EKMA4159/MODUL 2 2.15
C. KOMUNIKASI VISUAL
menjaga agar yang 25% itu bertahan diperlukan kiat komunikasi tersendiri,
salah satu di antaranya dengan menggunakan bentuk komunikasi visual.
Bentuk komunikasi visual yang paling sering digunakan adalah
(a) gambar, yang misalnya digunakan sebagai ilustrasi laporan, sehingga
memperjelas isi pesan yang disampaikan. Dengan fungsi seperti itu, tak
mengherankan bila Konfusius menyatakan, “sebuah gambar bermakna 1.000
kata”. Pentingnya gambar ini pun dapat kita kaitkan dengan 3 cara pokok
proses belajar yang kita alami yakni (1) enaktif (pengalaman langsung),
(2) ikonik (pengalaman lewat gambar), dan (3) simbolik (pengalaman dengan
tingkat abstraksi yang tinggi). Mengomunikasi pesan melalui bentuk
komunikasi visual yang berupa gambar, maka dengan sendirinya memasuki
salah satu proses belajar yang sudah kita alami berulang-ulang, yakni
bersentuhan dengan realitas melalui gambar. Selain menggunakan gambar,
ada bentuk penyampaian pesan secara visual yakni (b) grafik, yang
bentuknya cukup beragam mulai dari grafik garis, grafik lajur sampai grafik
lingkaran. Visualisasi secara grafis ini akan membantu lawan-komunikasi
untuk (1) memfokuskan perhatian pada materi yang disajikan, (2) menarik
perhatian, (3) bisa memperlihatkan hubungan materi yang disampaikan
dengan waktu pencapaian, (4) mempercepat pemahaman , dan (5) membantu
interpretasi data yang disajikan.
Sekarang kita masuk pada bentuk komunikasi visual berikutnya yakni
(c) foto dan slide. Dibandingkan dengan gambar, foto atau slide mampu
menampilkan realitas yang lebih mendekati aslinya. Walaupun dengan
teknik-teknik tertentu, bisa saja realitas yang direkam dengan kamera foto
direkayasa sehingga menampilkan kenyataan yang lebih indah dari aslinya.
Namun untuk kepentingan komunikasi bisnis, foto dan slide itu digunakan
dengan fungsi yang sama dengan gambar. Perbedaan foto dan slide hanya
terletak dalam cara melihatnya saja. Untuk melihat foto, kita tak
membutuhkan alat bantu apa-apa. Begitu satu realitas dipotret, kemudian
dicuci-cetak, maka hasilnya bisa kita lihat. Sedangkan slide, membutuhkan
alat bantu berupa slide-projector yang akan menyorotkan gambar dalam slide
pada layar. Dengan alat bantu seperti itu, maka ukuran gambar bisa
disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan kita, bisa kecil dan bisa besar.
z EKMA4159/MODUL 2 2.17
Gambar 2.5.
Contoh Komunikasi Visual
D. ANALISIS KHALAYAK
jabatan seseorang yang berdasarkan identifikasi ini kita menentukan cara dan
isi pesan komunikasi yang disampaikan. Ini terlihat seperti dalam contoh tadi,
cara berkomunikasi dengan atasan dan bawahan berbeda. Identifikasi
berdasarkan lokasi geografis berkaitan dengan budaya, tempat tinggal (kota
besar, kota madya, kota kecil; desa atau kota; pantai atau pegunungan).
Berdasarkan identifikasi khalayak seperti itu, pesan yang disampaikan untuk
penduduk kota besar tentu ada bedanya dengan pesan yang akan disampaikan
pada penduduk desa, karena ruang pengalaman dan orientasi budayanya
berbeda. Identifikasi berdasarkan faktor-faktor psikografis berkaitan dengan
persepsi, disonansi kognitif, proses belajar, kebiasaan, motivasi dan
kebutuhan.
Melengkapi uraian tadi, ada baiknya kita mengikuti apa yang dinyatakan
Philip Lesly (1991: 12) tentang faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan komunikasi, yang salah satu di antaranya adalah. Faktor
khalayak ini, menurut Lesly harus dilihat dari aspek postur mental khalayak.
Postur mental ini membagi khalayak ke dalam dua kecenderungan, yakni
kecenderungan menjadi manusia konkret dan manusia abstrak. Orang-orang
yang postur mentalnya cenderung abstrak menyukai prospek yang tak
kelihatan, menyingkap hal baru dan hidup dengan dunia yang belum
terjamah. Orang berpostur mental seperti ini di antaranya seniman dan
ilmuwan. Sedangkan orang yang berpostur mental konkret yang disebut juga
manusia praktis umumnya akan melihat dan merasakan dulu sebelum
mempercayai keberadaan sesuatu yang tidak bisa diukur dan dihitung. Orang
berpostur mental seperti ini adalah pengacara dan akuntan.
Identifikasi atas khalayak dengan pendekatan psikososial bisa juga kita
lakukan. Proses identifikasinya dimulai dengan mengenali komponen-
komponen sosio-psikologis manusia yang dibagi menjadi 3, yaitu (1) kom-
ponen afektif yang berkaitan dengan kecenderungan untuk
menyukai/menyenangi/meminati sesuatu, (2) komponen kognitif yang
berkaitan dengan pengetahuan, dan (3) komponen konatif yang berkaitan
dengan tindakan manusia. Masing-masing komponen ini memiliki
kebutuhannya sendiri. Namun satu sama lain saling berkaitan karena
ketiganya berada pada diri seorang manusia. Kebutuhan masing-masing
komponen itu dapat dicontohkan sebagai berikut. Ketika kita membutuhkan
rasa kasih sayang dari orang lain, maka komponen afektiflah yang sedang
bekerja. Manakala kita membutuhkan informasi baru untuk mengetahui
gejala alam yang ganjil, maka komponen kognitif kita sedang meminta
2.20 Komunikasi Bisnis z
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
Kegiatan Belajar 2
A. ORGANISASI PESAN
Kalau Anda membaca atau menulis makalah, pada Bab I biasanya ada
subjudul Organisasi Tulisan/Karangan atau Sistematika Tulisan/Karangan.
Pada dasarnya, organisasi tulisan/karangan itu merupakan organisasi pesan.
Kita merangkai pesan yang kita sampaikan melalui tulisan/karangan itu
dengan menyajikan bagian yang perlu disajikan terlebih dulu hingga bagian
terakhir. Dalam penulisan karya ilmiah, ada semacam konvensi, pada bagian
awal disajikan permasalahan yang diteliti atau dikaji, dilanjutkan dengan
kajian pustaka. Berikutnya pembahasan dan diakhiri dengan kesimpulan dan
rekomendasi.
Begitu juga halnya dengan penyusunan dan organisasi pesan dalam
komunikasi bisnis. Ada hal yang kita tempatkan pada bagian awal dan bagian
tengah dan bagian akhir pesan kita. Kita menata pesan kita sedemikian rupa,
sehingga antara bagian awal dan bagian akhir ada urut-urutan yang
menunjukkan keterkaitan. Urut-urutan itu diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga orang yang menerima pesan tersebut bisa memahami pesan
tersebut.
Pada umumnya, pesan yang kita susun diorganisasikan dengan
mengelompokkannya ke dalam tiga bagian besar. Ketiga bagian tersebut
meliputi (a) pembuka/pendahuluan (introduction), (b) isi (body), dan
(c) penutup/kesimpulan (conclusion). Ahli-ahli komunikasi menunjukkan,
apa yang harus disajikan pada masing-masing bagian tersebut. Ada
perbedaan dalam merumuskan apa yang harus dimasukkan ke dalam bagian
tertentu.
Mengapa kita memperhatikan organisasi pesan? Penelitian-penelitian
membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah
dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Di
samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih efektif dibandingkan
z EKMA4159/MODUL 2 2.27
Tabel 2.2.
Sistem Penyusunan Pesan
Tabel 2.2 menunjukkan, dari 5 ahli komunikasi hanya Miller dan Dollard
yang menyatakan bagian pembukaan hendaknya berisi dorongan (drive),
sedangkan empat ahli komunikasi lainnya menyepakati pada bagian
pendahuluan itu berisikan sesuatu yang menarik perhatian (attention).
Sedangkan pada bagian isi, kita menemukan butir-butir yang berbeda. Begitu
juga pada bagian penutup/kesimpulan, ada perbedaan butir yang sebaiknya
menjadi isi pesan pada bagian penutup/kesimpulan tersebut. Namun
hendaknya kita ingat, ada semacam kesepakatan bahwa pesan
diorganisasikan dengan urut-urutan yang sama yaitu pendahuluan, isi dan
penutup.
Kita bisa mengorganisasikan pesan dengan urut-urutan seperti yang
dibuat Monroe yang terkenal dengan akronim ANSVA (attention, need,
satisfaction, visualization, dan action). Dengan begitu, pesan yang kita susun
diawali dengan sesuatu yang menarik perhatian orang. Tentu saja perhatian
orang itu tidak sama. Bagi pengidap kanker, kesaksian orang yang sebuah
dari penyakit itu dengan mengkonsumsi obat tertentu menarik perhatian.
Biasanya orang tertarik dengan data atau angka sehingga pesan yang
disajikan dengan mengungkapkan misalnya data jumlah kecelakaan di jalan
tol, data orang yang berhasil masuk perguruan tinggi negeri dari satu lembaga
2.28 Komunikasi Bisnis z
bimbingan belajar atau data lama menunggu setelah lulus dari perguruan
tinggi sampai memiliki kerja menarik perhatian kalangan tertentu.
Setelah tertarik dengan informasi yang disajikan dilanjutkan dengan
pembangkitan kebutuhan. Bagi penderita kanker, kebutuhan pada obat yang
bisa menyembuhkan penyakitnya tentu sangat tinggi. Bagi siswa SMA yang
ingin melanjutkan ke perguruan tinggi, data jumlah siswa bimbingan belajar
yang diterima di perguruan tinggi negeri sesuai dengan kebutuhan untuk
menjadi mahasiswa. Lantas, berikan penjelasan bagaimana lembaga kita
bisa memenuhi kebutuhan itu. Lembaga bimbingan belajar menjelaskan
kemampuan lembaga memberikan bimbingan yang baik sehingga bisa
membuat siswa diterima di perguruan tinggi negeri. Dilanjutkan dengan
visualisasi misalnya satu kelas maksimal berisi 20 siswa dan dididik oleh
pendidik lulusan perguruan tinggi ternama yang berdedikasi. Diakhiri dengan
ajakan untuk bertindak.
Ada juga akronim lain yang terkenal dalam penyusunan pesan yaitu
AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan action). Prinsipnya sama
dengan ANSVA. Bangkitkan perhatian, lalu dorong minatnya, kembangkan
hasratnya, dan ajak membuat keputusan dan akhirnya melakukan tindakan.
Misalnya, banyak lulusan SMA yang ingin masuk perguruan tinggi negeri
gagal. Kemukakan data. Disambung dengan penjelasan tentang pentingnya
mengikuti bimbingan belajar untuk bisa bersaing dalam memperebutkan
bangku perguruan tinggi negeri. Lalu bangkitkan keinginan/kebutuhan
mengikuti bimbingan belajar. Diikuti dengan ajakan untuk memilih lembaga
bimbingan belajar tertentu. Akhirnya mengajak untuk segera mendaftarkan
diri ke lembaga bimbingan belajar itu.
Selanjutnya, bagaimana apa yang dikemukakan lewat ANSVA atau
AIDDA itu diorganisasikan. Rahmat (2005: 295) menunjukkan enam macam
organisasi pesan. Kita menggunakan enam macam tersebut seperti berikut
ini.
1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas
dengan pernyataan pendukung atau bukti. Misalnya, kita menunjukkan
data persaingan masuk perguruan tinggi negeri sekarang ini adalah 1:40
artinya dari 40 peserta ujian masuk hanya 1 orang yang diterima. Oleh
karena itu perlu mempersiapkan diri dengan mengikuti bimbingan
belajar. Lalu diungkapkan data yang menunjukkan 9 dari 10 orang yang
diterima di perguruan tinggi negeri adalah yang mengikuti bimbingan
z EKMA4159/MODUL 2 2.29
B. IMBAUAN PESAN
Tentu pertanyaan yang pertama kali muncul dalam benak kita adalah apa
yang dimaksud dengan imbauan pesan (message appeal)? Imbauan pesan itu
berkenaan dengan upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang
kita sampaikan yang menyentuh motif yang menggerakkan atau mendorong
perilaku penerima pesan (Rahmat, 2005: 298). Artinya, pesan yang kita
sampaikan itu menyentuh aspek psikologis tertentu khususnya motif dari
penerima pesan atau komunikan. Dengan sentuhan psikologis tersebut pesan
akan menjadi lebih berdampak dalam mengubah opini, sikap dan perilaku
komunikan.
Kita kembali lagi mengingat soal motif yang merupakan pendorong
orang melakukan sesuatu. Pada Kegiatan Belajar 1, kita sudah mempelajari
konsep kebutuhan manusia. Kebutuhan itu menjadi motif manusia untuk
bertindak. Misalnya, kebutuhan biologis seperti makan minum menjadi motif
bagi manusia untuk bergerak mencari makanan dan minuman. Bila imbauan
pesan kita ingin mengena pada motif yang membuat seseorang bertindak
maka penting bagi kita untuk mengetahui kebutuhan komunikan kita,
sehingga kita bisa memilih jenis imbauan pesan tertentu yang akan kita
gunakan dalam menyusun pesan komunikasi bisnis.
z EKMA4159/MODUL 2 2.31
L A TIH A N
tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan
sebaliknya.
3) Imbauan pesan yang dapat dipergunakan dalam menyusun pesan:
(a) imbauan rasional; (b) imbauan emosional; (c) imbauan takut;
(d) imbauan ganjaran; (e) imbauan motivasional.
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
Glosarium
Daftar Pustaka
Komunikasi Lintasbudaya
dalam Bisnis
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
Komunikasi Lintasbudaya
B. BAHASA TUBUH
menjadi bagian sangat penting untuk kita pelajari manakala kita mempelajari
komunikasi, termasuk komunikasi bisnis.
Pertanyaannya kini, apakah bahasa tubuh itu merupakan bawaan atau
merupakan produk kebudayaan? Memang diakui ada bukti-bukti bahwa
bahasa tubuh itu diturunkan secara genetis. Buktinya, orang yang buta tuli
pun bisa menggunakan bahasa tubuh. Padahal orang yang buta dan tuli itu
tidak bisa belajar dari orang lain karena tidak bisa melihat dan mendengar.
Namun, para pakar bahasa tubuh. seperti sepakat sesungguhnya banyak
perilaku nonverbal dan makna perilaku nonverbal itu ditentukan oleh budaya
(Pearse, 1988:3).
Dengan memperhatikan bahwa di dunia ini ada begitu banyak budaya
yang berbeda maka bisa jadi pula bahasa tubuh sebagai bahasa nonverbal
kita, pun berbeda. Bahasa nonverbal ini rupanya mendekati juga bahasa
verbal kita, yang memang berbeda-beda. Hasil penelitian lain menunjukkan
bagaimana jarak zona dalam komunikasi di antara dua orang bisa berbeda-
beda. Kita mengetahui ada zona intim, zona pribadi, zona sosial dan zona
umum. Zona intim berjarak antara 15-45 cm. Artinya, ketika orang yang
berbicara itu hubungannya intim maka jarak antara keduanya antara 15-45
cm. Zona pribadi berjarak antara 46-122 cm, zona sosial antara 123-360 cm,
dan zona umum di atas 361 cm. Ini sudah kita bahas pada Modul 2 sehingga
Anda bisa kembali pada Modul 2 untuk mendalami tentang zona jarak ini.
Bagaimana hal ini dipraktikkan dalam kehidupan sehari-hari bisa dilihat
yang ternyata berbeda-beda antara satu budaya dengan budaya lainnya.
Misalnya, di Eropa dan Amerika Utara, para pebisnis selalu menyisakan
sedikit ruang di antara mereka saat mengadakan pembicaraan. Bagi mereka
saling bersentuhan tubuh hanya bisa dilakukan dengan sesama teman, bukan
dengan mitra bisnis. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin dan Timur
Tengah, para pebisnis akan berusaha Baling mendekat sehingga tidak ada
jarak lagi di antara mereka. Sedangkan di Jepang dan Cina, seperti di
Amerika Utara namun jarak mereka lebih dekat sehingga hampir
bersentuhan. Namun sentuhan hanya akan diberikan pada orang yang
memiliki ikatan keluarga atau kawan dekat.
Artinya, meski sama-sama dalam percakapan itu lawan bicara diajak
memasuki zona intim atau zona pribadi namun tetap ada jarak yang dibangun
di antara mereka kecuali di Amerika Latin dan Timur Tengah. Artinya,
pembicaraan bisnis tetap dilakukan di ruang yang dinamakan zona pribadi
z EKMA4159/MODUL 3 3.9
bukan di zona intim. Karena yang bisa diajak berbicara di zona intim adalah
kawan dekat atau anggota keluarga.
Kita bisa melihat bagaimana penafsiran secara budaya terhadap pesan-
pesan komunikasi nonverbal ini melalui beberapa contoh berikut. Kita
melihat bagaimana kontak mata. Tatapan mata langsung di Amerika Serikat,
Inggris dan kebanyakan negara-negara Eropa bagian utara dipandang sebagai
percaya diri dan ketulusan. Sedangkan di negara-negara Amerika Latin
dipandang sebagai orang yang dapat dipercaya. Namun di beberapa negara
Asia, kontak mata langsung itu dipandang sebagai bentuk kekurangajaran dan
biasanya dihindari untuk melakukan kontak mata langsung.
Sekarang kita perhatikan contoh ungkapan nonverbal pada Gambar 3.1
berikut.
Keterangan:
1. Tanda nol bisa bermakna uang bagi orang Jepang bila horizontal dan
bodoh bila vertikal. Sedang bagi orang Inggris artinya oke, ya dan bagus.
2. Berarti laki-laki, suami, ayah atau pacar. Di Jepang artinya berani dan di
Inggris artinya beruntung.
3. Berarti wanita, gadis, istri, ibu atau pacar bagi orang Jepang sedangkan
bagi orang Inggris tak ada artinya.
Tabel 3.1.
Bahasa Tubuh Saat Wawancara Kerja
C. KECERDASAN BUDAYA
Kita hidup di dunia yang makin memberi peluang besar pada terjadinya
kontak antarbudaya. Bahkan saat kita berdiam diri di rumah saja pun, kita
akan melakukan kontak dan komunikasi antarbudaya misalnya melalui
tayangan televisi atau membaca e-mail dari teman di negara lain. Artinya,
komunikasi antarbudaya itu merupakan bagian kehidupan yang tak bisa kita
hindari. Tidak mungkin lagi kita menutup diri dengan hanya melakukan
kontak dan komunikasi pada orang-orang yang sama budayanya dengan kita.
Lingkungan tempat kita tinggal pun dihuni orang dari berbagai suku bangsa
di Indonesia, khususnya lingkungan pemukiman di kota-kota besar.
Industrialisasi bukan hanya melahirkan berbagai produk yang diproduksi
secara massal tetapi juga melahirkan pembahan sosial. Mobilitas sosial
semakin cepat. Orang berpindah dari kampung halamannya ke kawasan-
kawasan industri yang berkembang. Mereka yang merasa memiliki
keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan dunia industri akan memasuki
kawasan industri yang berkembang. Kita bisa menyaksikan fenomena seperti
ini di sekitar Jabodetabek, Cilegon, Batam, Surabaya atau Medan.
Salah satu dampak sosial dari mobilitas sosial tersebut adalah
berhimpunnya orang dari berbagai suku bangsa bahkan bangsa pada satu
lokasi. Komunikasi antarbudaya pun menjadi bagian dari kehidupan sosial
masyarakat atau komunitas yang seperti itu. Komunikasi antarbudaya
menjadi bagian dari kehidupan keseharian masyarakat industrial seperti itu.
Heterogenitas menjadi bagian kehidupan sosial sekaligus merupakan sebuah
fakta sosial yang harus dihadapi.
Kondisi seperti itulah yang kemudian membawa kita pada konsep
kecerdasan budaya. Menurut Bibikova dan Kotelnikov (2006), kecerdasan
budaya merupakan kemampuan untuk berkembang secara personal melalui
belajar berkesinambungan dan pemahaman yang baik terhadap keragaman
warisan budaya, kearifan dan nilai-nilai serta secara efektif bisa berhadapan
dengan orang dari latar belakang budaya dan pemahaman yang berbeda.
3.12 Komunikasi Bisnis z
Apa yang dikemukakan Bibikova dan Kotelnikov itu, oleh ahli yang lain
disebut dengan kompetensi antarbudaya. Konsep kompetensi antarbudaya ini
menunjukkan hal yang kurang lebih sama dengan konsep kecerdasan budaya.
Kedua konsep ini sama-sama menekankan pada kesediaan untuk memahami
dan menyadari adanya perbedaan budaya. Kompetensi antar budaya ini
dikembangkan melalui proses pendidikan dan pelatihan misalnya untuk para
staf satu organisasi bisnis yang akan ditempatkan di luar negeri yang
memiliki budaya yang berbeda.
Salah satu upaya kita mengenali perbedaan budaya dalam konteks
komunikasi antarbudaya adalah mengenal konteks budaya. Pada pembahasan
berikut, kita mendalam soal konteks budaya ini dan pengaruhnya terhadap
komunikasi, khususnya komunikasi bisnis.
D. GAYA KOMUNIKASI
mahasiswanya adalah "Where are you going?" atau "Where do you live?"
Karena pertanyaan seperti itu dianggap sebagai pertanyaan orang usil bagi
mereka, sedangkan bagi orang Indonesia sapaan atau pertanyaan seperti itu
justru sebagai bentuk keramahan. Bukankah kita biasa menyapa orang yang
lewat di depan rumah kita dengan menanyakan, "Mau ke mana?"
Ilustrasi di atas membawa kita pada pembahasan tentang gaya
komunikasi, yang merupakan salah satu bahasan dalam komunikasi
antarbudaya. Gaya komunikasi ini berkaitan dengan apa dan bagaimana kita
berkomunikasi seperti bagaimana kita memilih kata-kata, menggunakan
intonasi atau logat bahasa, apa yang kita tekankan dalam sebuah percakapan
dan seterusnya. Pada dasarnya, dengan gaya komunikasi, kita bisa melihat
apa yang dilakukan orang lain saat dia berkomunikasi.
Dalam melihat gaya komunikasi ini, orang biasanya melihat apa yang
dikemukakan Edward T. Hall (dalam Mulyana, 2005:130) yang
mengklasifikasikannya gaya komunikasi menjadi komunikasi konteks-tinggi
dan komunikasi konteks-rendah. Komunikasi konteks-tinggi kebanyakan
berlangsung pada masyarakat yang relatif homogen. Dalam komunikasi
konteks tinggi, pesan yang disampaikan kebanyakan ada dalam konteks fisik
sehingga makna pesan hanya dapat dipahami dalam konteks pesan tersebut
(Mulyana, 2005:131). Sebaliknya dengan komunikasi konteks-rendah
berjalan cepat dan mudah berubah. Budaya konteks rendah biasanya memberi
perhatian pada spesifikasi, rincian, dan jadwal waktu yang mengabaikan
konteks.
Orang yang berasal dari budaya konteks-tinggi biasanya lebih memiliki
kemampuan dalam membaca perilaku nonverbal. Itu sebabnya mereka
berbicara lebih sedikit dibandingkan dengan anggota masyarakat yang
diklasifikasikan berbudaya konteks-rendah. Pada masyarakat yang berbudaya
konteks-tinggi, komunikasinya cenderung menggunakan ungkapan yang
tidak langsung dan implisit. Sedangkan mereka yang berasal dari budaya
konteks-rendah, komunikasinya langsung dan eksplisit. Dalam komunikasi
konteks-rendah, pesan verbal menjadi sangat penting. Banyak hal
dikemukakan secara verbal. Biasanya apa yang disebut sebagai orang
"Timur" seperti Indonesia, Korea, Cina dan Jepang disebut masyarakat
berbudaya konteks-tinggi. Sedangkan orang-orang "Barat" seperti Eropa dan
Amerika dikategorikan sebagai masyarakat yang berbudaya konteks-rendah.
Agar kita bisa memiliki gambaran lebih jelas mengenai komunikasi
konteks tinggi dan konteks rendah itu, kita lihat tabel berikut.
z EKMA4159/MODUL 3 3.15
Tabel 3.2.
Komunikasi dalam Budaya Berkonteks Tinggi dan Rendah
Bila kita memperhatikan Tabel 3.2 maka kita bisa melihat, pada
komunikasi bisnis yang dilakukan pebisnis dari budaya konteks-tinggi maka
hampir dipastikan ada banyak ungkapan yang dipergunakan. Di dalam
negosiasi yang mereka lakukan, misalnya, akan ada hanya pesan nonverbal
yang disampaikan. Ungkapan nonverbal itu bisa berupa pemberian cendera
mata atau hadiah benda tertentu yang bisa mengungkapkan maksud
negosiasi. Tingkat kepercayaan di antara pihak yang terlibat tinggi karena
mereka mengikat perjanjian dengan kesepakatan lisan. Kata-katalah yang
dipegang. Sebaliknya dengan mereka yang berbudaya konteks-rendah, akan
lebih banyak berkomunikasi dengan kata-kata verbal sehingga perjanjian
tertulis menjadi sangat penting.
Dalam melakukan komunikasi bisnis yang bersifat antarbudaya,
pemahaman kita atas budaya konteks-tinggi dan konteks rendah ini sebagai
kecerdasan budaya, sangat penting. Ada banyak kasus yang menunjukkan
kegagalan komunikasi bisnis terjadi karena aspek budaya diabaikan. Salah
satu yang sering dikemukakan adalah saat pertama kali ayam goreng cepat
saji asal Amerika Serikat yang dipasarkan di negara-negara berpenduduk
mayoritas Muslim. Iklan-iklan yang mereka pasang di berbagai media massa,
tidak mendapatkan respons yang memadai dari masyarakat. Penyebabnya,
dalam iklan tersebut tidak dicantumkan tulisan halal. Padahal status halal
sangat penting bagi komunitas Muslim di mana pun.
3.16 Komunikasi Bisnis z
sering menyatakan "ya" dalam berbagai hal meski bisa saja kata "ya" itu juga
menunjukkan ketidaksetujuannya atas apa yang dikatakan.
Selanjutnya, Lee pun menunjukkan beberapa saran agar kita bisa
menjadi komunikator antarbudaya yang berhasil. Kita perhatikan saran-saran
berikut ini.
1. Hendaknya ingat bahwa budaya kita sendiri sebenarnya memberikan
kerangka perilaku dan keyakinan yang bisa diterima.
2. Hendaknya menyadari bahwa perilaku dan preferensi kita didasarkan
pada budaya dan bukanlah "yang paling benar" dan hanya satu-satunya.
3. Hendaknya peka terhadap rentang perilaku verbal dan nonverbal.
4. Hendaknya berjiwa terbuka terhadap pandangan dan cara orang lain
berperilaku.
5. Hendaknya ingat bahwa tidak ada bahasa tubuh yang universal.
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
1) Paris dasarnya, kecerdasan budaya itu menuntut kita untuk selalu ....
A. beradaptasi
B. belajar
C. mencari
D. inovatif
Kegiatan Belajar 2
namun ada ketegangan di antara petugas maskapai penerbangan dan turis asal
Australia itu.
Selanjutnya, kita mempelajari beberapa praktik yang paling sering
dilakukan dalam komunikasi bisnis dari perspektif komunikasi antarbudaya.
Artinya, kita mempertimbangkan aspek budaya dalam semua tindakan
komunikasi bisnis kita. Seperti sudah kita bahas dan pelajari pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 3 ini, kita membutuhkan kecerdasan budaya agar kita
mampu berkomunikasi dengan baik dalam lingkungan kerja yang semakin
hari semakin bersifat multikultural.
Untuk bisa melaksanakan komunikasi lintasbudaya atau komunikasi
antarbudaya yang efektif, McNab (2006) memberikan beberapa saran sebagai
berikut:
1. mengembangkan pengertian yang mendasar tentang keragaman budaya;
2. keterbukaan terhadap perspektif yang berbeda;
3. bisa menerima dan menyesuaikan dengan berbagai komunikasi;
4. memiliki keterampilan menyimak dan bertanya yang efektif.
Sekarang, coba kita bandingkan saran McNab di atas dengan apa yang
ditunjukkan Schuler (2003) yang memaparkan apa yang kita alami saat kita
pertama kali melakukan kontak dan komunikasi antarbudaya, seperti berikut
ini.
1. Pengalaman langsung merupakan cara terbaik untuk memulai belajar
budaya apa pun. Memang cara seperti mi tidak selalu mudah, namun
stasiun radio, musik, mengunjungi organisasi keagamaan, atau menonton
film bisa menjadi cara yang membantu bagi kita untuk mulai mengenal
kebudayaan lain.
2. Pada mulanya, perbedaan bisa dirasakan sebagai semacam ancaman.
Memang secara naluriah, tak akan seorang pun yang akan merasa
nyaman dengan menjadi orang asing, yang membuat kita sungkan dan
ragu bertindak karena takut salah atau tidak sesuai dengan norma. Ini
merupakan bagian yang alamiah dari pengalaman manusia, karena itu
penting bagi kita untuk melihat perasaan ini dan perspektif bahwa
perbedaan-perbedaan tersebut kalah penting bila dibandingkan dengan
kesamaan atau kesesuaian.
3. Kita cenderung berlebihan melihat kesamaan dan tak banyak
memperhatikan perbedaan saat kita pertama kali melakukan interaksi
dengan orang lain dan budaya yang berbeda. Akibatnya, kita memakai
3.24 Komunikasi Bisnis z
Gambar 3.3.
Komunikasi Antarbudaya
Kita kembali pada McNab (2006) yang kali ini menyarankan adanya 7
keterampilan yang diperlukan untuk menjadi anggota tim lintasbudaya.
Ketujuh keterampilan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Mencoba untuk menjadi orang yang mampu melakukan refleksi diri
sehingga bisa menyadari kesulitan-kesulitan komunikasi yang dirasakan
sendiri. Di sini kita diajak untuk melihat kesulitan komunikasi kita,
apakah pada sisi sebagai komunikator atau komunikan. Ini menjadi
perhatian karena komunikasi merupakan proses dua arah yang membuat
kita adakalanya menjadi komunikator dan adakalanya menjadi
komunikan, sehingga selain memerlukan kepandaian berbicara juga
perlu kepandaian menyimak.
2. Memiliki kepekaan terhadap kenyataan bahwa bahasa tertentu
merupakan bahasa asing bagi orang lain. Misalnya, Bahasa Inggris
merupakan bahasa kedua atau ketiga bagi kebanyakan warga masyarakat
di Asia dan Afrika. Bahkan meski bahasa Inggris ini dituturkan oleh
orang Inggris, Amerika dan Australia namun harus disadari ada
perbedaan memaknai ungkapan pada tiga bangsa penutur bahasa Inggris
itu.
3. Berupaya agar komunikasi yang kita lakukan itu bisa menyampaikan
pesan yang jelas, sederhana dan tidak bermakna ganda. Oleh sebab itu,
bila mengajukan pertanyaan hendaknya jangan mengajukan serentetan
3.26 Komunikasi Bisnis z
kan apakah relasi yang menjadi landasan relasi bisnis yang hendak kita
negosiasikan itu merupakan relasi formal-fungsional atau relasi personal.
Tentu akan ada perbedaan antara relasi yang dilandasi relasi formal-
fungsional yang biasanya kontraktual dengan relasi yang sifatnya personal.
Pada relasi formal-fungsional, relasi dikembangkan karena kedua belah pihak
merupakan manfaat dan kegunaan dari relasi yang dikembangkan. Sedangkan
relasi yang sifatnya personal lebih merupakan relasi yang terjadi karena
hubungan baik di antara dua orang yang kemudian bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang sama.
Pada kebanyakan budaya di Eropa dan Amerika Utara, bisnis dipandang
sebagai kegiatan yang bersifat kontraktual. Oleh karena itu, relasi yang
sifatnya pribadi atau personal dipandang sebagai relasi yang tidak sehal untuk
kegiatan bisnis karena akan dipenuhi dengan ketidakjelasan dan tujuan yang
samar-samar serta bisa membawa pada permasalahan. Sedangkan di Amerika
Latin dan kebanyakan budaya di Asia, bisnis itu dibangun melalui relasi
pribadi. Kemitraan hanya akan dibangun dengan mitra yang sudah dikenal,
dipercaya dan orang yang bisa membuat kita merasa nyaman bila
bersamanya. Oleh karena itu perlu untuk terlebih dulu membangun relasi
sebelum menjalankan bisnis.
Kedua, soal informasi saat negosiasi. Informasi di sini bisa berupa fakta,
data, grafik, peta atau bagan. Tentu informasi yang disajikan seperti itu akan
mempercepat penyampaian informasi dan memudahkan pemahaman. Pada
budaya bisnis Barat, sangat ditekankan pentingnya penyajian data secara jelas
dan argumentasi rasional atas proposal bisnis misalnya dengan menggunakan
statistik dan sejumlah fakta. Pada budaya bisnis yang lain meski
menggunakan hal yang sama namun di dalamnya ada perbedaan. Pada
budaya bisnis Amerika Latin, komunikasi visual dan lisan lebih dipilih untuk
menyajikan informasi secara lisan.
Ketiga, gaya negosiasi. Bisa dinyatakan, bahwa jumlah gaya negosiasi
ini mungkin sebanyak jumlah budaya yang ada di dunia ini. Karena itu, cara
kita bernegosiasi akan berbeda-beda dari satu budaya ke budaya lainnya.
Misalnya, di Timur Tengah, para negosiator tidak membagi topik
pembicaraan ke dalam beberapa bagian, melainkan membahasnya secara
bersamaan keseluruhan topik. Sedangkan bagi para pebisnis Jepang,
negosiasi tidak dilakukan secara individual melainkan dilakukan oleh tim dan
keputusan yang diambil didasarkan pada kesepakatan di antara anggota tim.
Di bagian Asia lainnya, keputusan biasanya dibuat oleh tokoh atau pimpinan
3.30 Komunikasi Bisnis z
paling senior. Di Cina misalnya, para negosiator sangat terlatih dalam seni
mencapai kesepakatan. Sedangkan di Jerman, keputusan akan sangat lama
diambil karena membutuhkan analisis atas informasi dan statistik secara
mendalam. Di Inggris, taktik menekan dan memepetkan hingga pada batas
waktu yang ditetapkan.
Dengan begitu, jelas ada banyak aspek yang memang harus kita
perhatikan manakala kita hendak melakukan negosiasi antarbudaya. Itu
sebabnya ada semacam kesepakatan di kalangan ahli komunikasi
antarbudaya, bahwa keterampilan yang dipedulikan oleh para negosiator
antarbudaya itu tidaklah datang dengan sendirinya melainkan mesti
dikembangkan melalui pelatihan. Memang orang, dengan pengalamannya
selama bertahun-tahun, pada akhirnya akan juga memiliki kepekaan
lintasbudaya ini. Namun, di tengah arus deras perubahan dan antarsatu bagian
dunia dengan bagian yang lainnya sudah sedemikian erat terkait, maka
diperlukan cara cepat untuk bisa memiliki keterampilan bernegosiasi
antarbudaya sekaligus memiliki kepekaan antarbudaya. Caranya? Ya, melalui
pelatihan komunikasi antarbudaya tadi.
Di samping itu, budaya memang merupakan sesuatu yang melekat dalam
diri kita. Disadari atau tidak, budaya membentuk dan mengarahkan
bagaimana kita memersepsi sesuatu. Misalnya, seal kepatutan. Bagi kita di
Indonesia, memanggil orang yang kita hormati dengan hanya menyebut nama
tanpa embel-embel bapak atau ibu dianggap sebagai ketidaksopanan. Di
bagian lain dunia, kesopanan justru dilakukan dengan hanya menyebut nama
orang yang kita hormati tanpa embel-embel bapak atau ibu. Selain itu, dalam
budaya kita, dikenal ada tingkatan-tingkatan bahasa seperti dalam Bahasa
Sunda ada undak-unduk basa atau dalam Bahasa Jawa ada bahasa ngoko dan
kromo inggil. Bahasa seperti itu membentuk kita untuk melihat dalam relasi
dengan sesama manusia, mana yang dianggap secara sosial lebih tinggi,
setara dan lebih rendah dengan pilihan penggunaan kata tertentu.
Kita akan membahas lebih lanjut soal negosiasi pada Modal 8. Pada
Modul 8 itu kita membahas teknik-teknik negosiasi. Pada Modal 3 ini, kita
hanya memfokuskan pada pembahasan dari perspektif komunikasi
antarbudaya. Maksudnya agar kita memiliki kepekaan dalam melakukan
negosiasi dengan memperhatikan dimensi budaya yang memang membentuk
dan mengikat cara kita berkomunikasi.
Sekarang kita membahas soal beberapa “jebakan” dalam praktik
komunikasi bisnis antarbudaya. Disadari atau tidak, adakalanya kita
z EKMA4159/MODUL 3 3.31
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
Glosarium
Daftar Pustaka
Carte, P dan Fox, C. (2006). Bridging the Culture Gap: Komunikasi Lintas
Budaya (Terjemahan K. Anggraeni). Jakarta: Penerbit Indeks.
Korespondensi
Dr. Yosal Iriantara
PE N D A HU L UA N
bisnis seperti dikemukakan tadi. Oleh karena itu, pada Kegiatan Belajar 1
kita akan membahas perencanaan komunikasi tersebut. Perencanaan
komunikasi ini, akan dipergunakan pula untuk kegiatan belajar pada modul-
modul selanjutnya. Pada Kegiatan Belajar 2, kita akan mempelajari beberapa
bentuk surat dalam korespondensi bisnis.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan:
1. mampu memahami perencanaan komunikasi bisnis melalui kegiatan
korespondensi bisnis;
2. mampu membuat perencanaan komunikasi bisnis melalui kegiatan
korespondensi bisnis;
3. mampu menulis surat untuk korespondensi bisnis yang sejalan dengan
etika yang berlaku.
EKMA4159/MODUL 4 4.3
Kegiatan Belajar 1
Gambar 4.1.
Piramida Perencanaan Komunikasi
surat nampak sesak tentu tidak nyaman saat membacanya. Kesan yang timbul
pada diri kita bisa saja memandang surat tersebut tidak mendorong orang
untuk membacanya. Karena orang tidak merasa nyaman saat melihat
―belum membaca― surat tersebut. Dalam membuat surat, penting sekali
untuk memperhatikan kenyamanan penerima surat tersebut.
Akan halnya penggunaan e-mail, kita bisa memperoleh kesan yang
berbeda antara surat yang dikirimkan melalui fasilitas e-mail gratis seperti
yahoo.com, yahoo.co.id atau gmail.com dengan surat yang menggunakan
alamat perusahaan seperti amythas.co.id atau kompas.co.id. Karena fasilitas
e-mail yang dibuat oleh satu perusahaan menunjukkan kesungguhan
perusahaan tersebut dalam menyediakan fasilitas komunikasi baik di antara
para karyawannya maupun antara perusahaan dengan pihak luar. Penggunaan
e-mail gratisan bisa menimbulkan kesan, perusahaan tidak mau
menginvestasikan dananya dalam membangun fasilitas komunikasi berbasis
teknologi komunikasi. Pilihan alamat e-mail itu mirip dengan pilihan jenis
kertas atau warna amplop dalam korespondensi dengan menggunakan surat
konvensional.
Dengan memperhatikan surat bisnis pada dasarnya merupakan
representasi satu organisasi di mata publik organisasi itu, maka sangat
penting untuk memperoleh kenyamanan saat menerima surat bisnis tersebut.
Surat menjadi duta, juru bicara dan wakil satu organisasi pada pihak lain.
Bila suratnya lusuh atau kalimatnya tidak keruan, tentu bisa menimbulkan
kesan seperti apakah organisasi yang mengirimkan surat tersebut.
Kenyamanan pembaca menjadi pertimbangan karena surat untuk
kepentingan korespondensi bisnis dibuat dengan mengikuti prinsip tertentu.
Namun sebelum kita membahas prinsip-prinsip korespondensi tersebut, kita
bahas dulu apa yang dimaksud dengan surat bisnis tersebut. Surat bisnis
adalah dokumen singkat yang umumnya terdiri dari 1 atau 2 halaman yang
diorganisasikan sesuai dengan tujuan dan membangun relasi antara pengirim
dan penerimanya. Relasi tersebut merupakan relasi yang memberi manfaat
bagi pihak pengirim dan penerima.
Setelah kita membuat perencanaan komunikasi yang akan dilaksanakan
melalui surat bisnis, maka kita perlu mengetahui lebih lanjut prinsip-prinsip
yang penting kita pegang dalam penulisan surat. Ada 2 prinsip yang harus
kita pegang saat membuat surat untuk kepentingan korespondensi bisnis
yakni (a) empati, dan (b) pengorganisasian pesan. Untuk pertama, kita
membahas empati dulu. Empati adalah kemampuan untuk mengenali
4.6 Komunikasi Bisnis
kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain dan untuk
memproyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain.
Atau dalam ungkapan yang populer, empati artinya berdiri di atas sepatu
orang lain. Setelah itu, barulah kita membahas pengorganisasian pesan dalam
penulisan surat.
A. EMPATI
terbujuk oleh gagasan yang diungkapkan melalui surat bisnis. Surat yang
mencerminkan “sikap kekitaan” memancarkan sinyal langsung yang
menyatakan penghargaan dan kepedulian kita atas minat pembaca.
Menurut Bovee dan Thill (1989: 76), untuk menanamkan “sikap” ini,
disarankan untuk memusatkan perhatian atas (a) Apakah pesan yang
disampaikan diarahkan pada kebutuhan dan kepedulian utama pembaca?
(b) Apakah informasi dinyatakan secara benar, jujur dan etis? (c) Akankah
pembaca menerima gagasan ini dengan fair, logis dan etis? (d) Apakah
gagasan diungkapkan secara jelas dan padat (untuk menghindari membuang-
buang waktu, uang dan kemungkinan memalukan karena pesan yang
disalahartikan) (e) Apakah pembaca merasa pesan yang disampaikan itu
untuk dirinya, apakah pembaca memiliki gambaran jelas tentang pesan
tersebut (f) Apakah pesan digunakan sebagai sarana untuk mengembangkan
hubungan bisnis yang positif ―sekalipun pesannya negatif. Contohnya:
Silakan, terima kasih, dan ucapan-ucapan penghormatan yang dipakai secara
tepat. (g) Apakah pesan secara eksplisit menunjukkan kesantunan? (h) Apa-
kah surat mencerminkan standar bisnis profesional yang tinggi, yang dapat
dilihat dari kualitas kertas yang digunakan, format yang dipakai, kualitas
cetakan dan tidak adanya salah ejaan dan kesalahan tata bahasa.
Kini kita lanjutkan dengan dimensi kedua dari empati yakni
menggunakan pengetahuan kita tentang penerima surat. Untuk membantu
kita melihat situasi dari titik pandang orang lain, kita hendaknya
memperhatikan informasi-informasi yang relevan mengenai pembaca surat
kita. Semakin kita familier dengan mereka, maka upaya-upaya menggunakan
pengetahuan kita untuk berempati akan semakin mudah. Bila kita
berkomunikasi langsung dengan seseorang, maka secara langsung kita akan
memiliki gambaran seperti penampilan fisiknya, latar belakang (pendidikan,
pekerjaan, agama dan budaya), nilai, pendapat, rujukan dan sebagainya.
Namun tidak begitu halnya, tatkala kita berkomunikasi melalui surat. Kita
perlu memiliki pengetahuan terlebih dulu tentang khalayak komunikasi kita
sebelum bisa menetapkan apa yang akan kita lakukan. Namun, yang paling
penting di sini adalah pengetahuan kita tentang reaksi pembaca. Pengalaman
awal mengenai pembaca surat akan membantu kita dalam mengantisipasi
bagaimana reaksi pembaca surat dalam situasi tertentu.
Sekaitan dengan apa yang dikemukakan pada alinea sebelumnya, ada
beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang
lain, yaitu:
4.8 Komunikasi Bisnis
Untuk membantu proses agar kita bisa berempati, ada hal lain yang
penting untuk diperhatikan yakni kemampuan mengantisipasi reaksi yang
mungkin muncul dari pembaca surat. Untuk itu, penting untuk bisa
menjawab pertanyaan berikut ini.
1. Apakah saya akan memberikan reaksi yang menyenangkan atas pesan
yang menyatakan bahwa ajuan permohonan saya dikabulkan?
2. Perasaan apa yang saya rasakan saat permohonan saya ditolak?
3. Apakah saya merasa senang jika menerima pesan yang menunjukkan
penghargaan atas tugas-tugas yang sudah saya selesaikan dengan baik?
4. Apakah saya merasa kecewa jika saya menerima surat yang menyatakan
adanya penundaan kenaikan gaji.
B. ORGANISASI SURAT
pada dasarnya membuat terlebih dulu kerangka isi (outline) isi surat. Menurut
Himstreet, Baty, dan Lehman (1993: 98) kerangka tersebut memiliki manfaat
sebagai berikut.
1. Memungkinkan kita menulis surat secara ringkas dan akurat
(meminimalkan kemungkinan hilangnya gagasan penting atau
memasukkan gagasan yang tidak perlu).
2. Memungkinkan kita memberi perhatian pada tahapan-tahapan
(sebaiknya kita memusatkan perhatian pada pemisahan antara (a) ga-
gasan yang perlu disampaikan melalui surat, (b) membedakan antara
gagasan utama dan gagasan penunjang, (c) urutan gagasan, pada tahap
ini kita memusatkan perhatian pada pembahasan selanjutnya dengan cara
mengungkapkan gagasan tersebut.
3. Menghemat waktu dalam menulis (dengan membuat pertanyaan:
gagasan mana yang dicantumkan dan urutan jawabannya dengan tepat,
dengan cara ini kita tak membuang banyak waktu untuk beralih dari satu
topik ke topik lain).
4. Memberikan dukungan psikologis. Dengan merasa mampu membuat
kerangka akan meningkatkan keyakinan bahwa langkah selanjutnya
―menulis― akan bisa berhasil juga.
5. Penonjolan. Setiap kalimat dalam surat memberi sumbangan pada
penyusunan pesan. Ada kalimat-kalimat yang digunakan untuk
menonjolkan gagasan agar bisa tertanam dalam benak pembaca. Satu
kerangka surat yang efektif membuat pokok-pokok utama surat tetap
berada pada posisi yang empati.
Pada sisi lain, dengan memakai kerangka ini, pembaca surat akan
mendapat keuntungan. Apa keuntungan pembaca? Berikut ini keuntungan
atau manfaat bagi pembaca:
1. Pesan yang disampaikan padat dan akurat,
2. Keterkaitan antargagasan yang disampaikan dalam surat menjadi lebih
mudah diperlihatkan dan diingat, dan
3. Reaksi terhadap isi surat dan penulisnya menjadi lebih positif . Reaksi
pembaca terhadap surat dipengaruhi urutan penyajian gagasan. Karena
itu, sebaiknya surat dibuka dan ditutup dengan kalimat yang empati.
kita jadikan acuan untuk keperluan ini. Pertama, kita memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut ini.
a. Apa ide utama/pokok dari pesan yang disampaikan?
b. Reaksi apa yang mungkin akan muncul terhadap pesan tersebut?
c. Dengan mempertimbangkan kemungkinan reaksi dari pembaca surat,
haruskah ide utama/pokok tersebut ditempatkan pada bagian awal atau
bagian akhir surat?
LAT IH A N
R A NG KU M AN
TE S F OR M AT IF 1
4) Memahami satu situasi dari sudut pandang orang lain dan melihat
permasalahan dari perspektif orang lain, merupakan dimensi dari ….
A. simpati
B. antipati
C. reaksi
D. empati
5) Ide utama atau gagasan pokok merupakan salah satu aspek yang harus
kita perhatikan, saat kita ….
A. mengorganisasikan surat
B. mengorganisasikan pesan
C. menulis surat
D. menulis pesan
Kegiatan Belajar 2
ini kita masuk pada aspek teknis dari komunikasi bisnis yang
K menggunakan media surat-menyurat atau biasa dinamakan dengan
korespondensi. Korespondensi ini pernah menjadi tulang punggung
komunikasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, atau antara
perusahaan dengan publiknya. Namun dengan makin berkembangnya
teknologi komunikasi, beberapa kegiatan korespondensi ini mulai tergantikan
meski tidak hilang sama sekali. Bahkan, teknologi komunikasi dan informasi
pun menyediakan pilihan baru untuk medium penyampaian surat seperti
faksimile dan e-mail. Memang kini dimungkinkan untuk melakukan
pertukaran suara dan data melalui teknologi komunikasi dan informasi
sehingga bisa dilakukan telekonferensi atau telewicara, namun kegiatan
korespondensi tetap saja diperlukan.
Kini, karena perkembangan teknologi digital, surat yang dibuat satu
organisasi dikirimkan ke organisasi lain dengan berbagai bentuknya. Ada
yang dikirimkan dalam bentuk surat konvensional, yang dibuat di atas kertas
dengan kop surat berlogo organisasi tersebut. Namun ada juga yang
dikirimkan bukan dalam bentuk aslinya karena dikirimkan melalui faksimile.
Di samping ada juga yang dibuat dalam bentuk digital yang dikirimkan
melalui e-mail.
Satu hal yang perlu kita sadari, perkembangan teknologi tersebut pada
dasarnya hanya mengembangkan mediumnya belaka. Medium baru tersebut
memungkinkan surat sampai lebih cepat dibandingkan dengan cara
pengiriman konvensional seperti melalui layanan pos atau jasa kurir. Hanya
dalam hitungan detik surat tersebut sudah tiba di tujuannya. Namun,
bagaimana pesan dalam surat tersebut disusun tetap saja menggunakan
prinsip-prinsip komunikasi seperti yang sudah dijelaskan pada bagian awal
Modul 4 ini.
Pada Kegiatan Belajar 2 ini, kita mempelajari beberapa bentuk surat.
Kita mempelajari bagaimana cara menulis surat klaim. Belajar juga cara
menulis surat penawaran dan permohonan. Di samping itu, kita juga belajar
EKMA4159/MODUL 4 4.17
Surat klaim rutin adalah surat yang disampaikan kepada pihak lain yang
meminta untuk dilakukan penyelesaian atas masalah tertentu. Melalui surat
klaim ini, penulisnya meminta pihak lain untuk bisa memenuhi tuntutan
dalam upaya penyelesaian masalah. Misalnya, surat klaim yang berisi
permintaan ganti-rugi atau surat klaim karena merasa barang yang kita beli
ternyata tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan pihak penjualnya.
Surat klaim ini ada dua jenis yaitu surat rutin dan surat klaim persuasif.
Surat klaim persuasif dibuat dengan asumsi, klaim kita akan dipenuhi hanya
jika ada penjelasan dan pemberian penjelasan yang bersifat persuasif
argumentatif. Maksudnya, secara persuasif-argumentatif berarti kita berupaya
mempengaruhi pihak lain dengan bujukan yang memiliki alasan yang kuat.
Sedangkan surat klaim rutin bisa saja diajukan karena sudah ada jaminan
sebelumnya atau sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati
akan diajukan klaim bila apa yang diberikan tidak sesuai dengan kesepakatan
sebelumnya. Surat klaim rutin ini dibuat berdasarkan asumsi, permohonan
klaim tersebut akan dipenuhi secara cepat dan pasti tanpa memerlukan
persuasi. Dalam menulis surat klaim ini disarankan untuk bisa memenuhi
syarat-syarat berikut.
1. permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertama;
2. jelaskan dengan rinci hal yang mendukung permintaan itu;
3. surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan penghargaan.
4.18 Komunikasi Bisnis
YOSAL
Property Management System
Jl. Soekarno Hatta 530 Bandung
Telp. (022) 7808615 e-mail: yosal@telkom.net
Rabu, 16 Juli 2008
Kepada
Yth. Bapak Drs. S. Rochman MBA
Jalan Wangsareja 10
Bandung
Dengan hormat,
2 Sore kemarin, saya mengunjungi lokasi pembangunan Apartemen Taman
Bandung yang pengerjaannya Anda lakukan. 3Sampai sejauh ini, tampaknya Anda telah
melaksanakan pembangunan apartemen tersebut sesuai dengan jadwal.
Yosal Iriantara
Kontraktor
Page 1
EKMA4159/MODUL 4 4.19
Bila kita perhatikan secara seksama, maka dalam surat tersebut yang
tampak pada setiap nomor yang sengaja dicantumkan untuk membantu kita
memudahkan mempelajarinya, ada beberapa hal yang penting untuk kita
simak. Nomor-nomor tersebut menunjukkan hal-hal yang diungkapkan
melalui surat. Kita lihat uraian berikut ini untuk melihat apa yang terkandung
dalam surat tadi:
1. Memberikan informasi umum untuk membantu pemahaman terhadap isi.
2. Pembukaan dengan rincian yang membawa kepada gagasan utama.
3. Melakukan pengamatan untuk menyampaikan alasan.
4. Menyatakan secara langsung informasi yang sudah diketahui.
5. Berpindah pada gagasan utama.
6. Dilanjutkan dengan rincian.
7. Alasan menyampaikan permintaan.
8. Menyatakan butir utama surat yang sudah ditegaskan pada paragraf
pertama, pernyataan dengan kalimat yang panjang membuat penerima
memberikan penekanan pada hal tersebut.
9. Menggunakan ungkapan klise.
Agar lebih jelas, uraian mengenai surat permintaan informasi kredit ini
harus diikuti dengan contoh. Perhatikan contoh surat di bawah ini.
4.22 Komunikasi Bisnis
C. SURAT ORDER/PESANAN
Bandung
Kepada
Yth. Ibu Dra. Dewi Komalasari, MBA
di Bandung
Dengan hormat,
Mohon dikirimkan dengan menggunakan kapal laut barang-barang di bawah ini, seperti yang
disebutkan dalam katalog terakhir Anda.
Kami kirimkan bersama ini cek sebesar US$ 2.350 untuk biaya pembelian dan pengapalan pesanan
kami. Untuk pengapalan ini, saya memilih perusahaan Highway Express, sungguh pun pasti Anda
memiliki perusahaan yang menjadi langganan Anda.
Hormat kami,
Karsono, MM
D. SURAT KHUSUS
Kita tak perlu banyak membahas, karena surat khusus berupa ucapan
selamat menyambut hari besar keagamaan tersebut merupakan hal yang
lumrah dilakukan. Di sini contohnya adalah kartu selamat lebaran. Tapi bisa
juga untuk yang beragama lain menggunakan surat khusus ucapan Selamat
Natal dan Tahun Baru.
Di samping itu, karena kita lebih menyebutnya sebagai surat khusus dan
bukannya kartu, maka surat khusus seperti ini bisa pula dibuat dalam bentuk
digital yang dikirimkan melalui e-mail. Kini banyak organisasi bisnis
mengirimkan surat khusus seperti selamat Idul Fitri itu dalam bentuk digital
yang disebarkan melalui e-mail kepada para relasinya. Penyampaian surat
khusus dalam format digital itu bisa dilakukan secara lebih cepat, lebih akurat
dan lebih mudah. Format digital surat khusus ini, bisa juga digunakan untuk
berbagai jenis surat khusus seperti ucapan selamat atau ucapan
berbelasungkawa.
Selanjutnya, kita melihat contoh surat ucapan selamat. Ucapan selamat
ini merupakan bentuk apresiasi kita terhadap keberhasilan yang dicapai orang
lain. Memberikan apresiasi merupakan salah satu bentuk menjaga hubungan
baik. Kita secara individual sering mengucapkan selamat ulang tahun kepada
sahabat-sahabat kita. Begitu juga halnya dengan organisasi bisnis, akan
memberikan ucapan selamat atas keberhasilan organisasi bisnis lain yang
merupakan mitra kerja. Kita perhatikan contoh surat ucapan selamat.
apresiasi yang diberikan pihak lain atas pencapaian prestasi tertentu. Kita
perhatikan contoh berikut.
Yosal Iriantara
Bandung
Akan halnya kisah perjalanan hidup manusia yang tidak selalu berada
pada sisi yang menyenangkan, adakalanya manusia harus merasakan derita.
Sakit dan kematian merupakan bagian dari kehidupan manusia. Itu sebabnya,
satu organisasi bisnis menghadapi juga saat-saat ketika salah seorang
karyawannya mengalami musibah. Untuk itu kita perlu mengirim surat
belasungkawa. Surat belasungkawa untuk karyawan dan relasi bisnis,
hendaknya dikirimkan sesegera mungkin. Namun sering kali, karena ingin
menulis pesan yang simpatik dan empati membuat kita terlambat
mengirimkannya. Salah satu cara untuk memecahkan persoalan ini, buatlah
surat dengan nada yang sedikit impersonal yang dapat dibuat dalam bentuk
kartu sehingga bersifat informal. Nyatakan duka cita kita dengan, “Kami
turut merasa kehilangan atas meninggalnya ....” Surat ini sebaiknya dibuat
dengan tulisan tangan.
4.28 Komunikasi Bisnis
Sebenarnya, surat untuk siaran pers ini merupakan bagian dari surat
khusus. Namun karena memerlukan perhatian tersendiri, maka dibuat
menjadi subjudul tersendiri. Kini kita membahas surat siaran pers. Pada satu
ketika, satu organisasi/lembaga bisnis pasti perlu menyampaikan informasi
kepada masyarakat luas melalui bantuan media massa. Untuk itu kita harus
membuat siaran pers. Dalam membuat surat siaran pers ada beberapa hal
yang penting untuk kita perhatikan, yaitu:
1. Surat menggunakan kop surat perusahaan.
2. Menyatakan permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan.
3. Mencantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut.
4. Memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya (ingat prinsip 5W +
1H, yaitu informasi yang menjawab pertanyaan apa, siapa, di mana,
kapan, mengapa dan bagaimana).
5. Menulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan
informasi.
4.30 Komunikasi Bisnis
Surat siaran pers ini, hanya untuk pemuatan berita singkat di koran. Bila
beritanya ingin lebih panjang, maka isi siaran pers dibuat terpisah dan
menjadi lampiran dari surat siaran pers. Isi surat siaran pers, yang berfungsi
sebagai pengantar penyampaian siaran pers, berisikan keterangan apa isi
siaran pers dan siapa yang bisa dihubungi untuk pemberian informasi lebih
lanjut, bila pihak media massa membutuhkan informasi tambahan. Isi surat
pengantar siaran persnya sendiri biasanya cukup singkat dan ditulis secara
deduktif.
EKMA4159/MODUL 4 4.31
F. SURAT PENJUALAN
Dalam menjual barang atau jasa, ada beberapa cara yang dilakukan. Ada
yang melakukan penjualan langsung, seperti yang biasa kita saksikan dalam
penjualan produk-produk konsumen. Namun ada juga penjualan yang
dilakukan dengan terlebih dulu menyampaikan surat penawaran atau surat
penjualan, khususnya untuk produk-produk korporat atau bahan baku
produksi. Surat penjualan merupakan salah satu bentuk penawaran yang
disusun dengan pendekatan persuasif. Kita membujuk pembeli untuk mau
membeli produk yang kita tawarkan melalui komunikasi yang persuasif.
Meski menggunakan pendekatan persuasi, namun bukan berarti kita
melakukan penjualan dengan cara menjebak orang lain agar bertindak demi
keuntungan kita sendiri. Dalam dunia perdagangan, kejujuran tetap sangat
penting. Kita tidak memainkan kata-kata yang membuat orang lupa dengan
tujuan pembeliannya. Namun kita memberikan informasi sejelas-jelasnya
sehingga pembeli prospektif mempertimbangkan tawaran kita.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, kita harus dapat menggunakan
bentuk penyajian informasi yang baik. Sajian informasi yang baik itu bisa
kita peroleh bila kita mempersiapkan informasi tersebut dengan baik juga.
Dengan informasi yang baik, maka daya bujuk terhadap orang lain sehingga
bersedia memenuhi tawaran kita bisa tercapai. Untuk menulis surat penjualan
yang berdaya persuasi, maka dalam perencanaannya kita menjawab
pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.
1. Gambaran sangat kuat seperti apa yang mendukung produk atau gagasan
kita?
2. Seberapa besar perbedaan produk kita dengan produk para kompetitor?
3. Pesan apa yang akan disampaikan kepada khalayak? Siapa khalayaknya,
dan apa yang diinginkan dan dibutuhkan khalayak?
4. Tindakan seperti apa yang diharapkan dari penerima surat?
5. Prinsip-prinsip penulisan mana yang secara khusus dapat membantu?
Sekarang kita bahas ke-4 butir tadi. Pengetahuan kita tentang produk
yang ditawarkan tentu sangat penting. Karena dengan pengetahuan itu kita
bisa melihat manfaat produk dan keunggulan produk dibandingkan produk
serupa. Bahkan untuk produk tertentu, kita pun ada baiknya mengetahui
bahan baku, proses pembuatan, perencanaan, harga dan layanan pascajual
produk tersebut bisa menjadi bagian pengetahuan kita tentang produk
tersebut.
Untuk mengetahui siapa pembaca surat penjualan, kita bisa melihatnya
dari faktor-faktor demografis dan psikografis. Faktor demografis berupa
informasi tentang status sosial-ekonomi, sepeti tingkat pendidikan dan
tingkat pembelanjaan per bulan. Sedangkan secara psikografis bisa dilihat
berdasarkan tipologi tertentu seperti orang yang sudah mapan secara sosial
dan ekonomi, orang yang menyenangi untuk mencoba produk baru atau
orang yang lebih mengutamakan pemenuhan kebutuhan dasar.
Sedangkan identifikasi tindakan yang diinginkan diperlukan untuk
melihat respon apa yang diharapkan dari pembaca surat itu. Apakah pembaca
surat cukup hanya mengenal produk yang ditawarkan atau justru mendorong
mereka membeli produk tersebut. Perbedaan respon yang diharapkan dari
penerima surat ini dengan sendirinya akan membedakan kandungan
informasi yang disampaikan. Namun, apa pun respon yang diharapkan, hal
ini perlu dipertimbangkan sebelum menulis surat.
Ada pun dalam prinsip penulisan surat, kita bisa berpedoman pada aspek
teknis penulisan seperti berikut, yang sebetulnya sudah kita bahas pada
Kegiatan Belajar 1:
1. koherensi/keterkaitan;
2. kesatu-paduan; dan
3. penonjolan.
Dengan mempelajari apa yang harus kita lakukan saat menulis surat
penjualan ini, maka berakhir pulalah Modul 4 ini. Untuk meningkatkan
kemahiran menulis surat atau keterampilan melakukan korespondensi ini,
cara terbaik yang perlu dilakukan adalah banyak berlatih. Kemampuan
menulis ―termasuk menulis surat― hanya bisa kita kuasi bila kita banyak
berlatih. Kemampuan menulis ini kurang lebih menyerupai kemampuan
mengendarai sepeda. Seberapa banyak pun kita membaca buku tentang naik
sepeda, namun tidak pernah mencoba naik sepeda maka tentu kita tidak akan
pernah bisa naik sepeda. Begitu juga dalam menulis. Berapa banyak pun
materi atau bacaan tentang korespondensi kita pelajari namun tidak pernah
mencoba menulis surat, maka tidak akan pernah bisa menulis surat dengan
baik.
LAT IH A N
R A NG KU M AN
TE S F OR M AT IF 2
1) Adanya keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lain surat, atau
antara satu paragraf dengan paragraf lain sebuah surat, dinamakan ....
A. kompetensi
B. kongruensi
C. koherensi
D. kohesi
Glosarium
Daftar Pustaka
Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993).
Business Communication. Belmont: Wadsworth Publishing Co.
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
Menulis Laporan
A. PENGERTIAN LAPORAN
B. JENIS LAPORAN
FORMAL
Penelitian Ilmiah
Laporan Ringkas
Laporan Panjang
Laporan Terformat
INFORMAL
Gambar 5.1.
Kontinum Formalitas Laporan
PEMEGANG SAHAM
LAPORAN
DEWAN DIREKSI
Pembuat Kebijakan
LAPORAN
MANAJEMEN EKSEKUTIF
Pengambil Keputusan
Gambar 5.2.
Arus Laporan
Gambar 5.3.
Contoh Format Laporan
Ada kalanya juga, orang ingin membuat laporan cukup panjang namun
apa daya kemampuannya dalam menulis laporan tidak ada. Akibatnya
laporan menjadi singkat dan pendek. Karena itulah, panjang-pendeknya
laporan sering kali bergantung pada kemampuan pembuat laporan
dibandingkan dengan apa yang mesti dilaporkannya. Kita akan menelaah
lebih lanjut mengenai panjang-pendeknya laporan ini pada subbagian berikut
dari Kegiatan Belajar 1 Modul 5 ini.
C. BENTUK-BENTUK LAPORAN
1. Laporan Informal
a. Memorandum, yang biasanya merupakan laporan rutin yang sering kali
hanya didistribusikan secara internal meski mungkin juga didistribusikan
secara eksternal.
b. Surat, yang mirip dengan laporan memorandum namun surat biasanya
hanya ditujukan pada pihak yang berada di luar organisasi.
c. Manuskrip, yang merupakan semacam laporan resmi namun lebih
ringkas. Dalam manuskrip ini tak ada rangkuman, daftar isi, daftar tabel
atau bibliografi seperti dalam laporan formal. Manuskrip ini bisa disebut
sebagai edisi ringkas laporan formal, sehingga dikategorikan sebagai
laporan informal.
d. Laporan justifikasi, yang merupakan laporan yang mendukung atau
dijustifikasi pengambilan keputusan atau tindakan tertentu untuk
menyelesaikan masalah, seperti laporan dari bagian penjualan pada
manajer penjualan agar melakukan tindakan tertentu guna meningkatkan
penjualan produk.
e. Laporan berkala, yakni laporan yang disampaikan berdasarkan jangka
waktu tertentu seperti laporan harian, laporan mingguan atau laporan
bulanan.
f. Laporan staf, yang merupakan laporan yang disampaikan staf pada
atasannya setelah atas menetapkan keputusan atau mengambil tindakan
tertentu. Dalam laporan ini dikemukakan dampak dari pengambilan
keputusan atau tindakan tersebut.
g. Laporan kelayakan, yaitu laporan kelayakan pengambilan tindakan
tertentu.
h. Laporan audit, yang berisikan informasi atas hasil penyelidikan tentang
beberapa hal dari fase operasi organisasi.
2. Laporan Formal
Laporan formal dapat dilihat berdasarkan:
a. Panjangnya, yang lebih panjang dari laporan informal.
b. Formatnya, mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format
standar yang ditetapkan seperti dalam laporan informal.
c. Lebih banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, bagan, dan
grafik.
d. Ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.
5.12 Komunikasi Bisnis z
D. FORMAT LAPORAN
Tadi sudah kita bahas tentang format laporan. Untuk menentukan format
laporan dan panjang laporan, berikut ini ada beberapa hal yang dapat
dijadikan acuan. Ada tiga hal yang penting kita perhatikan dalam
menentukan panjang dan format laporan, yaitu:
1. Apa yang ingin dilaporkan.
2. Apakah urutan laporan bersifat langsung atau tidak langsung, dan
3. Apakah mengikuti urut-urutan logis atau topikal.
E. ORGANISASI LAPORAN
Sekarang kita membahas organisasi laporan. Tentu saja yang kita bahas
di sini adalah laporan formal yang jumlah halamannya lebih dari satu
halaman. Seperti halnya banyak karya tulis yang cukup panjang, organisasi
penulisan laporan formal umumnya terdiri atas (a) pembukaan, (b) isi,
(c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan untuk laporan informal mengikuti
format yang ditetapkan organisasi masing-masing, dan tidak mengikuti
struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal berdasarkan
konvensi.
z EKMA4159/MODUL 5 5.13
B. Isi
1. Pendahuluan
a. Latar belakang
b. Rumusan masalah
c. Ruang lingkup
d. Metodologi
e. Rumusan Masalah
f. Batasan Masalah
g. Latar belakang sejarah permasalahan
h. Organisasi laporan
2. Isi Laporan
C. Penutup
1. Rangkuman
2. Kesimpulan
3. Rekomendasi
D. Lampiran
1. Bibliografi
2. Lampiran-lampiran
pendahuluan adalah (a) menempatkan laporan dalam konteks yang luas yang
terkait dengan permasalahan dan penugasan, (b) menyatakan tujuan laporan
tersebut kepada pembacanya, (c) membawa pembaca untuk mengetahui apa
yang diharapkan dalam isi dan organisasi laporan tersebut, dan (d)
menentukan nada laporan dan hubungan antara pembaca dan penulis.
Panjang pendahuluan bergantung pada panjang laporan. Karena itu kita tidak
harus membuat pendahuluan sampai 5 halaman untuk laporan yang hanya 7
halaman panjangnya.
Kita bisa melihat contoh pendahuluan sebuah laporan yang berjudul
“Efisiensi Biaya Perjalanan di PT Sarana Teknologi Utama”, berikut ini.
diotorisasi dan siapa yang menulis laporan tersebut dan kapan laporan
tersebut disampaikan. Penggunaan otorisasi ini sangat penting terutama kalau
tidak disertai surat pengantar; (b) Masalah/tujuan. Disampaikan alasan-
alasan penulisan dan tujuan yang ingin dicapai sebagai hasil laporan ini
dituliskan; (c) Ruang lingkup. Ditegaskan apa yang tercakup dan tidak alam
laporan. Ruang lingkup menunjukkan juga Panjang-pendek dan kompleksitas
laporan: (d) Latar Belakang. Dituliskan kondisi dan faktor sejarah
dimasukkan ke dalam laporan. Bagian ini memungkinkan pembaca
memahami bagaimana masalah tersebut berkembang dan seberapa jauh
penanganan yang dilakukan terhadap masalah itu; (e) Sumber dan Metode.
Dijelaskan sumber-sumber informasi sekunder dan sumber dari hasil survei,
eksperimen dan pengamatan. Pada bagian ini disampaikan kepada pembaca
sumber yang kita gunakan, bagaimana sampel ditentukan, ruang lingkup
sampelnya dan cara penentuan sampel, cara penyusunan kuesioner, prosedur
selanjutnya yang digunakan. Semua itu harus disajikan secara rinci agar
pembaca mempercayai laporan dan agar mereka yakin bahwa sumber dan
metode yang digunakan cukup memuaskan.
Selanjutnya, (f) Definisi. Dalam laporan ini dinyatakan definisi-definisi
mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Bisa jadi ada
beberapa istilah yang kurang familier bagi pembaca, namun yang terpenting
adalah memahami esensinya. Misalnya istilah duosony yang didefinisikan
sebagai ekspresi yang familier yang digunakan dengan cara-cara tertentu;
(g) Pembatasan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas laporan seperti
jumlah anggaran, pekerjaan yang harus dilakukan atau kondisi lingkungan
sosial harus diperhatikan. Hal ini dimaksudkan agar hasil yang akan
diperoleh dapat diperhitungkan secara akurat; (h) Organisasi laporan.
Organisasi laporan (topik disusun dengan cara seperti apa dan apa saja yang
tercakup di dalamnya) harus juga dituliskan. Bagian ini adalah merupakan
peta perjalanan yang membantu pembaca memahami pendekatan yang
dipergunakan sehingga memudahkan pemahaman.
Setelah bagian pendahuluan, kini kita memasuki bagian isi yang
merupakan bagian terpenting atau roh dari sebuah laporan. Bagian isi ini
merupakan nyawa sebuah laporan, karena pada bagian inilah berbagai
temuan disampaikan. Karena itu kita harus mengetahui bagaimana cara
menulis bagian isi ini, dan apa saja yang harus masuk ke dalamnya.
Hal pertama yang harus diperhatikan, adanya uraian rinci untuk
mendukung penarikan kesimpulan dan pemberian rekomendasi. Bab isi ini
5.16 Komunikasi Bisnis z
terdiri dari beberapa bagian yang tiap-tiap bagiannya terdiri dari beberapa
subbagian berupa sajian, analisis dan interpretasi temuan data hasil
penyelidikan kita. Subbagian ini penting untuk mendukung kesimpulan dan
rekomendasi. Kemampuan kita berpikir logis dan melihat permasalahan
secara analitis akan melahirkan penarikan kesimpulan yang tepat dan
pemberian rekomendasi yang bisa menyelesaikan pokok permasalahan.
Salah satu permasalahan yang kerap kita jumpai dalam menuliskan
bagian isi ini adalah kebiasaan kita untuk menggunakan kalimat-kalimat
abstrak. Misalnya, kita merekomendasikan dengan menggunakan kalimat
abstrak, “masih perlu dilakukan upaya peningkatan mutu agar produk yang
dihasilkan menjadi lebih baik lagi”. Kalimat seperti itu belum kongkret
padahal rekomendasi membutuhkan saran kongkret yang operasional atau
bisa dijalankan.
Bagaimana menentukan isi yang akan ditulis bergantung pada seberapa
rinci kita menyajikan data. Sebaiknya penentuan isi tersebut didasarkan pada
sifat informasinya, tujuan laporan dan pembacanya. Dalam bab isi ini, data
dapat dirinci dalam bentuk tabel, grafik dan lampiran. Ketika menuliskan bab
isi ini, kita sebaiknya mulai menentukan apakah kesimpulan atau
rekomendasi dan rangkuman kita masukkan ke dalam bab isi atau menjadi
bab tersendiri. Pokoknya, kita harus ingat bahwa pembaca tidak direpotkan
oleh hal tersebut.
Kita lihat contoh bab isi sebuah laporan dengan melanjutkan contoh
untuk bab pendahuluan di atas:
z EKMA4159/MODUL 5 5.17
TINGGINYA BIAYA PERJALANAN DAN UANG karyawan dari berbagai tingkatan mencapai 5.000 kali
Meskipun banyak perusahaan memandang biaya seluruhnya berjumlah 3.000 mil udara penerbangan, yang
perjalanan dan uang saku sebagai biaya “insidental” untuk rata-rata biaya per milnya mencapai Rp 6.000,00. Itu belum
berbisnis, namun biaya yang dikeluarkan terus meningkat. termasuk biaya makan di restoran, sewa mobil atau taksi
membelanjakan lebih dari Rp 600 milyar rupiah untuk biaya Gambar 1 menunjukkan pembiayaan untuk biaya
perjalanan dan uang saku. Di PT Sarana Teknik Utama, biaya perjalanan dan uang saku yang mencakup biaya transportasi
yang dikeluarkan untuk tiket pesawat, hotel, restoran, sewa dan akomodasi yang diperkirakan mencapai 70% dari
mobil/taksi dan uang saku pada tahun lalu mencapai Rp 12 keseluruhan biaya perjalanan dan uang saku.
selama 5 tahun ini. Anggaran sebesar itu untuk perusahaan ini Alokasi Biaya Perjalanan dan Uang Saku
IL
dengan anggaran untuk gaji pegawai dan komisi untuk AKO
B
10 %
MO
25 %
distributor. Namun, anggaran sebesar itu menduduki posisi
A
W
SE
14 %
pengeluaran terbesar ketiga di lingkungan perusahaan. UANG SA KU
laporan, dinyatakan laporan tersebut dibuat untuk siapa, siapa yang menulis
laporan tersebut dan titi-mangsa (date-line) laporan. Kemudian ada kata
pengantar, dilanjutkan dengan daftar isi dan daftar tabel.
L A TIH A N
1) Format laporan harian biasanya dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri
dari beberapa kolom yang disusun berdasarkan kebutuhan pada data
yang tercantum dalam tabel tersebut. Lihat contoh format pada Kegiatan
Belajar 1 Modul 5 ini.
2) Sama dengan Petunjuk Latihan nomor 1 di atas.
3) Kerangka laporan pada dasarnya berisi butir-butir pokok yang hendak
ditulis dalam sebuah laporan.
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
Kegiatan Belajar 2
Menulis Proposal
tersebut biasanya terdiri (a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan
dipecahkan dan (b) biaya yang harus dikeluarkan. Oleh sebab itu, proposal
harus dibuat dengan serius sebagai salah satu bagian penting operasi
perusahaan tempat kita bekerja.
Tentu saja, seperti juga laporan, proposal memiliki format tersendiri.
Format sebuah proposal dapat berbentuk sebuah laporan seperti
memorandum jika proposalnya pendek dan diedarkan untuk kepentingan
intern. Format kedua berbentuk surat laporan yang digunakan bila laporan
tersebut pendek dan diedarkan untuk kalangan eksternal organisasi/ lembaga
bisnis. Terakhir, format proposal dibuat dalam bentuk seperti laporan formal.
Bentuk ini digunakan bila proposalnya dibuat cukup panjang dan diedarkan
bisa untuk kalangan internal, bisa juga untuk kalangan eksternal.
Format mana yang akan kita pergunakan, sangat fleksibel. Oleh karena
itu, penulis proposal mesti memiliki sifat fleksibilitas dengan
mempertimbangkan, pola tertentu tampaknya dipandang akan lebih berhasil.
Pola tersebut tak usah diragukan lagi sebagai rencana dasar kita kalau
memang akan membawa hasil. Ujian akhir terhadap sebuah proposal
dilakukan atas efektivitas proposal tersebut dalam mencapai tujuan. Upaya
yang dilakukan penulis proposal adalah merangkai bagian-bagian proposal
agar dapat dijual kepada pihak lain.
A. PENGERTIAN PROPOSAL
Secara harfiah, proposal berarti usulan. Tentu saja, makna harfiah seperti
itu belum menggambarkan apa yang dimaksud dengan proposal dan
bagaimana kaitannya dengan komunikasi bisnis. Oleh karena itu proposal
dapat dirumuskan sebagai “dokumen pengajuan kegiatan dari pihak luar
kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lebih rendah
kepada orang yang lebih tinggi kewenangannya”. Dengan demikian, di dalam
proposal tersebut akan ada (a) usulan kegiatan, (b) bentuk kegiatan, (c) peng-
usul kegiatan, dan (d) penerima usul kegiatan.
Dalam konteks komunikasi bisnis, proposal sebagai dokumen tertulis
menjadi media penyampaian gagasan (berupa kegiatan) dari pengusul kepada
penerima usulan. Karena itu, sebagai media komunikasi, proposal biasanya
dibuat secara menarik dan seringkas mungkin namun cukup menggambarkan
apa yang diharapkan. Prinsip-prinsip komunikasi dipergunakan dalam
5.26 Komunikasi Bisnis z
B. JENIS-JENIS PROPOSAL
C. KOMPONEN PROPOSAL
1. Masalah
Masalah pada dasarnya merupakan kesenjangan antara apa yang ada dan
apa yang seharusnya ada. Misalnya, seharusnya orang berpendapatan Rp
1.200.00/bulan untuk memenuhi kelayakan hidup minimal namun orang itu
hanya berpendapatan Rp 900.000/bulan. Jadi ada kesenjangan antara yang
seharusnya dengan yang ada. Dalam proposal, biasanya uraian masalah
diungkapkan dengan menggunakan kalimat-kalimat konkret yang ditunjang
dengan data. Adanya data akan menunjukkan bahwa permasalahan tersebut
bukan masalah yang diasumsikan ada oleh pembuat atau penulis proposal
melainkan permasalahan nyata yang dihadapi.
Sering sekali masalah yang dikemukakan adalah masalah yang
diasumsikan ada oleh penulis proposal. Atau, masalah tersebut diungkapkan
dengan kalimat-kalimat abstrak sehingga tidak mengungkapkan masalah
yang sesungguhnya. Mengapa permasalahan tersebut harus diungkapkan
dengan konkret, karena pada dasarnya program atau kegiatan
diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan konkret yang dihadapi,
bukan permasalahan yang diasumsikan ada oleh pembuat/perancang
program.
Masalah yang biasanya terkait dengan tujuan yang ingin dicapai dengan
terpecahkannya masalah tersebut. Masalah dan tujuan dapat saling
dipertukarkan dalam proposal yang kita buat. Kita bisa melihat contoh
“Uraian Proyek” sebuah proposal yang diajukan oleh sebuah perusahaan
yang ingin memberikan kontribusi dalam kegiatan pendidikan:
5.28 Komunikasi Bisnis z
URAIAN PROYEK
Unive r sit as Islam Nu sant ar a B and u ng
m e ngund ang k alangan b isnis d an ind u str i u ntuk
b e r p a r ti s i p a s i d a l a m m e n g e m b a n g k a n k ul i a h
“Komunikasi Bisnis” dalam bentuk kuliah melalui televisi
dan paket pelatihan melalui video. Materi pendidikan
seperti itu akan memberikan pelatihan keterampilan
y a ng e f e k ti f d a l a m “ K o m u ni k a s i B i s ni s ” u ntuk
meningkatkan kinerja sumber daya manusia dalam bisnis
dan memberikan kontribusi terhadap keterampilan
organisasional dan tingkat keuntungan perusahaan.
Dalam masyarakat informasi yang berkembang cepat,
keterampilan berkomunikasi merupakan bagian integral
keberhasilan.
MASALAH
Pentingnya komunikasi bisnis ini dirasakan oleh
berbagai perusahaan di Indonesia. Seperti yang dialami PT
Maju Teras yang telah mengikutkan karyawannya dalam
pelbagai latihan komunikasi bisnis. Proposal ini hendak
menunjukkan manfaat dari paket-paket pelatihan komunikasi
bisnis.
2. Tujuan
Tujuan merupakan apa yang akan kita capai melalui program/kegiatan
yang diusulkan. Karena itu dalam tujuan biasanya dinyatakan kondisi yang
diinginkan. Misalnya, meningkatnya kemampuan komunikasi para eksekutif.
Dalam proposal biasanya dicantumkan 2 atau 3 tujuan yang hendak dicapai
yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan.
Seiring dengan tujuan itu, biasanya juga ditetapkan indikator
keberhasilan. Dalam indikator keberhasilan ini, disebutkan ukuran-ukuran
kuantitatif ―terkadang juga kualitatif― pencapaian tujuan. Misalnya,
meningkatnya kemampuan 2/3 eksekutif dalam melakukan komunikasi
bisnis. Indikator keberhasilan ini nantinya dapat dipergunakan juga untuk
mengukur keberhasilan program/kegiatan pada saat dilakukan evaluasi.
3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pada dasarnya membatasi cakupan kegiatan. Melalui
ruang lingkup ini dibatasi aspek-aspek atau komponen-komponen dari satu
kegiatan. Dengan membangun batas-batas tersebut maka dikemukakan apa
yang akan dilakukan dan apa yang tidak dilakukan. Misalnya dalam usulan
kegiatan peningkatan pemasaran produk dinyatakan ruang lingkup
kegiatannya hanya mencakup konsumen baru, sehingga konsumen lama atau
pengguna produk tidak termasuk dalam kegiatan yang diselenggarakan.
5.30 Komunikasi Bisnis z
4. Metode/Prosedur
Metode pada dasarnya merupakan jalan yang kita usulkan untuk
memecahkan masalah atau menjalankan kegiatan. Ada banyak metode yang
bisa kita pilih dalam pemecahan masalah. Salah satu di antaranya dengan
menggunakan pendekatan sistem, yang memilah satu sistem ke dalam
komponen-komponennya. Pada metode ini, dijelaskan secara sederhana
langkah-langkah yang perlu ditempuh agar sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai. Kemudian metode tersebut diubah ke dalam kerangka kerja yang
menyebutkan komponen-komponen yang akan dijalankan. Kita lihat contoh
kerangka kerja dalam bentuk gambar, seperti berikut.
Gambar 5.3.
Kerangka Kerja
Gambar 5.4.
Contoh Jadwal Kegiatan
5. Material/Perlengkapan
Dalam proposal teknis, biasanya dicantumkan material dan peralatan
yang akan dipergunakan. Kemudian dijelaskan pula, mana yang merupakan
material dan peralatan milik sendiri dan pihak lain yang dipergunakan dengan
cara menyewa peralatan tersebut. Sedangkan untuk proposal kegiatan
biasanya disebutkan peralatan yang akan dipergunakan seperti sarana kerja.
Adakalanya beberapa peralatan yang diperlukan disediakan pihak
penerima proposal, sehingga tidak perlu dicantumkan dalam proposal.
Namun banyak juga penerima proposal yang tidak memberikan fasilitas kerja
apa-apa, sehingga peralatan kerja harus disediakan oleh pengaju proposal dan
dimasukkan ke dalam proposal.
6. Personalia
Personalia yang dicantumkan dalam proposal adalah daftar nama dan
keahlian masing-masing orang yang akan terlibat dalam program/kegiatan.
Adakalanya, bila proposal tersebut merupakan kegiatan kepanitiaan, yang
dicantumkan adalah daftar personalia kepanitiaan. Namun pada umumnya,
pada proposal yang dicantumkan adalah nama-nama orang yang memiliki
keahlian yang dilengkapi dengan curriculum vitae-nya sehingga bisa dinilai
kepakaran dan pengalaman kerjanya.
Kita bisa melihat usulan tenaga ahli yang dipergunakan untuk menangani
satu kegiatan seperti berikut.
5.32 Komunikasi Bisnis z
Gambar 5.5.
Susunan Personalia
8. Biaya/Anggaran
Biaya/anggaran merupakan komponen penting dari proposal, di samping
metode. Dalam biaya/anggaran ini dicantumkan komponen-komponen biaya,
yang pada umumnya mencakup biaya belanja SDM, belanja peralatan dan
biaya operasional. Masuk ke dalam belanja SDM ini adalah honorarium
tenaga ahli dan staf pendukung. Sedangkan belanja peralatan antara lain
untuk membeli peralatan kantor dan biaya pembuatan laporan. Sedangkan
z EKMA4159/MODUL 5 5.33
9. Rangkuman
Kini kita membicarakan soal anggaran dan rangkuman. Dalam sebuah
proposal kita harus mencantumkan rencana anggaran biaya program secara
terperinci, baik untuk biaya material, peralatan, konsultan, honorarium
anggota tim, biaya transportasi dan akomodasi. Sebagai tambahan, kita juga
sebaiknya menuliskan rangkuman biaya yang dianggarkan.
10. Lampiran-lampiran
Bagian terakhir yang kita bahas adalah lampiran. Pada bagian ini
dilampirkan berbagai dokumen penunjang. Seperti pengalaman lembaga
pengaju proposal, curriculum vitae tenaga ahli, riwayat dan pengalaman
organisasi, dokumen badan hukum organisasi dan NPWP.
Tadi kita sudah melihat contoh untuk bagian per bagian proposal.
Sengaja dibuat bagian per bagian agar kita bisa lebih mudah mempelajarinya.
Namun, tentu saja mempelajari bagian per bagian tidaklah memadai.
Sekarang kita melihat contoh proposal yang utuh. Sekaligus Anda bisa
berlatih untuk mengidentifikasi bagian-bagian proposal tersebut.
Perhatikanlah proposal di bawah ini, yang merupakan sebuah proposal
singkat.
5.34 Komunikasi Bisnis z
PROPOSAL SEMINAR
PENGEMBANGAN STAF: KETERAMPILAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL
UNTUK SUPERVISOR & MANAJEMEN MADYA
Saldi Gaisudraz
Konsultan Pengembangan SDM
Masalah
Manajamen merasakan adanya kebutuhan untuk memperbaiki kinerja komunikasi para supervisor dan personalia
pada tingkat manajemen madya untuk menguatkan hubungan di antara mereka dan hubungan dengan para pekerja
Tentu saja pelatihan yang diusulkan ini dirancang untuk membantu para peserta mengembangkan keterampila
komunikasi interpersonal yang efektif
.
Metode Pelatihan
Berdasarkan pengalaman kita, konsep-konsep berikut ini sangat efektif dalam memperbaiki pemahaman dan
meningkatkan kinerja
.
Metode Belajar-mengajar
Keterampilan interpersonal hanya dapat diperoleh melalui kegiatan yang diorientasikan pada program pelatihan
yang memungkinkan peserta dapat menerapkan teori melalui permainan peran, diskusi kasus dan umpan-balik.
Dalam pendekatan ini, pelatih berperan sebagai fasilitator belajar dan bukan sebagai guru. Seringnya penggunaan
pengajaran melalui video yang dipakai oeh pelatih dan umpan-balik kelompok menguatkan hasil belajar
.
Isi
Topik-topik berikut merupakan inti dari program pelatihan ini:
Persepsi dan konsep-diri
Iklim komunikasi
Pengiriman dan penerimaan pesan
Kecakapan Nonverbal
Mengurangi Rintangan Komunikasi
Mengatasi Konflik
Wawancara
Komunikasi Kelompok Kecil
Metode Balajar
Agar peserta latihan ini merasa nyaman ketika dibagikan buku teks panduan, kita menggunakan modul
“Komunikasi Bisnis” dari Drs. Tatang Subarna, MS. Ditambah pula, hand-out permasalahan yang diberikan untuk
permainan peran dan diskusi.
Waktu Belajar
Pelatihan ini dibagi menjadi 12 sesi yang masing-masing sesinya selama 2 jam efektif dalam jangka waktu 6 hari
kerja.
Jumlah Peserta
Jumlah peserta yang diharapkan adalah 12 peserta
.
Biaya
Seluruh materi belajar-mengajar yang kita berikan dalam pelatihan ini termasuk buku teks, hand-out, kamera
video, dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah peserta maka biaya keseluruhan yang dibutuhkan mencapai
Rp 5,6 juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 angkatan pada periode waktu yang sama maka biayanya dapat
dikurangi menjadi Rp. 9,5 juta
.
Rincian Biaya
1. Buku teks 12 eks. X Rp 50.000,00 Rp 600.000,00
2. Hand-out studi kasus 12 eks. x Rp 5.000 - 60.000,00
3. Profesional Fee (24 jam pelatihan x Rp.
150.000) -3.600.000,00
4. Transportasi dan akomodasi fasilitator -1.340.000,00
JUMLAH Rp.5.600.000,00
Page 1
z EKMA4159/MODUL 5 5.35
---
Jumlah Peserta
Jumlah peserta yang diharapkan adalah 12 peserta
.
Biaya
Seluruh materi belajar-mengajar yang kita berikan dalam pelatihan ini termasuk buku teks, hand-out, kamera video,
dan berdasarkan banyaknya jumlah sesi dan jumlah peserta maka biaya keseluruhan yang dibutuhkan mencapai Rp
5,6 juta. Namun bila pelatihan ini dilakukan untuk 2 angkatan pada periode waktu yang sama maka biayanya dapat
dikurangi menjadi Rp. 9,5 juta
.
Rincian Biaya
Buku Teks 12 eks x Rp 50.000,00Rp. 600.000,00
Handout Studi Kasus 12 eks x Rp 5.000,00- 60.000,00
Profesional Fee 24 jam pelatihan x Rp 150.000,00 - 3.600.000,00
Transportasi dan akomodasi fasilitator - 1.340.000,00JumlahRp. 5.600.000,00
Page 1
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
Glosarium
Daftar Pustaka
Himstreet, William C., Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehman. (1993).
Business Communication. Belmont: Windsworth Publishing Co.
Quible, Zane K., Johnson, Margaret H. & Mott, Dennis L. (1996). Business
Communication Principles and Application. Singapore: Prentice Hall
International.
Modul 6
Teknik Presentasi
Dr. Yosal Iriantara
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
dari modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi
ini.
Untuk sementara ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari
presentasi. Kita bisa membandingkan dengan penyajian informasi melalui
laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu
cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa
menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat
memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja,
banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya.
Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya
langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak
paham bisa langsung bertanya pada penyajinya.
Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa
yang kita sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan
pesan dengan cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga
mencerminkan langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita
hendak melakukan presentasi. Tabel 6.1 berikut ini menyajikan langkah-
langkah tersebut.
Tabel 6.1.
Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi
menetapkan gaya komunikasi seperti apa yang paling pas. Lalu memilih
saluran dan media komunikasi yang akan kita pergunakan dalam presentasi,
apakah memanfaatkan OHP atau LCD Projection. Semua itu merupakan
bagian dari tahapan perencanaan.
Sedangkan pada tahap pengorganisasi dan komposisi pesan kita
menetapkan bagaimana pesan akan kita organisasikan. Kita sudah
mempelajari cara mengorganisasikan pesan mi pada Modul 2. Anda bisa
kembali membaca Modul 2, bila pendekatan dalam penyusunan dan
pengorganisasian pesan ini sudah lupa. Begitu juga dalam cara menyusun
atau membuat komposisi pesan sudah kita pelajari pada Modul 2. Lalu, pada
tahap revisi kita pada dasarnya memberikan sentuhan akhir pada materi
presentasi kita. Kita menyunting dan menulis-ulang pesan yang dianggap
kurang tepat pilihan katanya atau kalimatnya dianggap rancu. Setelah itu
maka lahirlah pesan yang akan kita presentasikan.
Tentu saja, pesan yang kita susun itu biasanya memiliki sistematika
tertentu. Sistematika pesan ini akan sangat membantu khalayak dalam
memahami isi presentasi. Bila sistematikanya semrawut atau tidak jelas mana
awal mana akhirnya, khalayak pun akan mengalami kesulitan untuk bisa
menangkap pesan yang kita sampaikan secara utuh.
Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi
adalah sebagai berikut.
A. PENDAHULUAN
Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa
memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting,
karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti
presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamakan tujuan
dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan
hal-hal yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang
biasanya dikemukakan adalah:
1. perkenalan diri;
2. pentingnya apa yang kita uraikan;
3. manfaat yang bisa diperoleh khalayak;
4. konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan.
z EKMA4159/MODUL 6 6.7
B. ISI
C. PENUTUP
Tabel 6.2.
Jenis Presentasi
Sekaitan dengan tujuan presentasi ini, ada baiknya juga kita mempelajari
apa fungsi presentasi. Murai (2006) menunjukkan 3 fungsi presentasi yaitu:
1. untuk menyajikan komunikasi yang lebih baik antara penyaji dan
khalayaknya;
2. untuk mencapai pemahaman dan kesepakatan dengan khalayak;
3. untuk melahirkan dampak dan kesan pada khalayak dalam waktu yang
singkat dengan teknik-teknik multimedia.
T IN G K A T IN T ER A K S I
T IN G G I
M e m p e rsu a si a ta u
Ko la b o ra si
SED AN G
M e n g in fo rm a sika n a ta u
M e n g a n a lisis
R EN D AH M e m o tiva si a ta u
M e n g h ib u r
T U J U A N PR ESEN T A SI
Gambar 6.1.
Pengaruh Tujuan Presentasi pada Interaksi Khalayak
penyajinya sendiri kelihatan tidak percaya diri, grogi atau sering membuat
kesalahan sehingga kerap menyatakan, "Maaf, maksud saya adalah atau
sering menyatakan, "tujuan saya ... eeeee ... adalah ... eeeee, apa itu ... untuk
....” Secara psikologis orang seperti itu menunjukkan ketidakpercayaan pada
dirinya sendiri. Bagaimana orang lain mau percaya pada dirinya bila dirinya
sendiri pun tidak percaya pada dirinya?
Sedangkan faktor penampilan, jelas mempengaruhi penerimaan khalayak
atas apa yang kita sajikan. Untuk menunjukkan penampilan kita meyakinkan
dalam melakukan presentasi ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan,
yaitu (a) melakukan kontak mata dan melihat wajah khalayak dengan penuh
percaya diri; (b) mengenakan pakaian yang sopan; (c) bersikap santai;
(d) bergaya tidak dibuat-buat, khususnya untuk presentasi di hadapan
khalayak terbatas, dan (e) bergaya mengesankan untuk presentasi di hadapan
khalayak yang berjumlah besar.
Murai pun menyarankan beberapa hal yang perlu kita simak dengan baik
dalam penyusunan skenario presentasi. Murai menyarankan, skenario yang
disusun hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Alur, yang menunjukkan dengan jelas judul, tujuan, isi, metode dan
kesimpulan dalam skenario yang kita susun.
2. Konsep yang akan kita sajikan dalam bentuk gambar atau citra bergerak.
3. Logis, sehingga khalayak bisa memahami usulan atau gagasan
sesungguhnya.
4. Bantuan visual, yang dipergunakan untuk melahirkan pemahaman yang
lebih haik atas apa yang kita presentasikan.
TUJUAN
PENYAJI PESAN MEDIA KHALAYAK EFEK
UMPAN-BALIK
Gambar 6.2.
Ruang Tujuan pada Proses Presentasi
melakukan presentasi. Saran-saran tersebut, memang ada yang mirip tapi ada
pula yang berbeda yang diberikan setiap pakar. Kita bisa mempertimbang-
kan, saran mana yang kita pandang paling masuk akal dan sesuai dengan
kondisi kita manakala kita melakukan presentasi dalam kerangka komunikasi
bisnis.
Dari mana kita tahu apakah tujuan kita tercapai atau belum? Kita bisa
melihatnya dari umpan-balik yang diberikan khalayak pada presentasi kita.
Itu sebabnya pada Gambar 6.2 kita melihat tujuan dan umpan-balik itu ditulis
dalam huruf yang lebih besar dan dicetak tebal. Umpan-balik tersebut
merupakan respons dari khalayak atas apa yang kita sampaikan. Pada garis
besarnya, respons tersebut biasanya dikelompokkan menjadi:
1. Positif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penerimaan pada apa
yang kita sampaikan.
2. Netral, yakni umpan-balik yang menunjukkan keadaan tidak menolak
dan tidak pula mencrima apa yang kita sampaikan.
3. Negatif, yakni umpan-balik yang menunjukkan penolakan atas apa yang
kita sampaikan.
Ini selanjutnya akan tercermin saat tiba pada sesi tanya jawab. Kita akan
berhadapan dengan orang yang dapat dikategorikan sebagai berikut.
1. Si Serius, yaitu orang yang mengajukan pertanyaan karena ingin
memahami presentasi kita.
2. Si Kritis, yaitu orang yang mengajukan pertanyaan untuk menyampaikan
perspektif lain dari apa yang kita sampaikan. Ada dua jenis Si Kritis ini,
yaitu kritis untuk memberikan pemahaman lain dan satu lagi kritis untuk
menjatuhkan orang lain dengan menunjukkan kehebatan dirinya. Orang
yang disebut terakhir ini adalah orang yang ingin memperlihatkan
dirinya hebat dengan menunjukkan ketidakhebatan orang lain.
6.14 Komunikasi Bisnis z
3. Si Egois, yaitu orang yang bertanya sebetulnya tidak punya maksud apa-
apa selain ingin menunjukkan siapa dirinya. Jadi sebenarnya, pertanyaan
itu diajukan untuk dirinya sendiri agar dinilai orang sebagai orang yang
berpartisipasi.
4. Si Penuntut, yaitu orang yang selalu meminta atau mengajukan
pertanyaan yang tidak-tidak. Orang seperti ini ingin menjadi pusat
perhatian meski apa yang disampaikannya tidak "nyambung" dengan apa
yang dibicarakan.
5. Si Salah Pentas, yaitu orang yang senang memberikan komentar dengan
tujuan memancing orang lain tertawa dengan celetukannya. Orang
seperti ini ingin menjadi pusat perhatian sehingga disebut salah pentas.
Kadang orang seperti ini sekedar iseng untuk menghilangkan kantuk.
6. Si Reaksioner, yaitu orang yang bereaksi berlebihan terhadap apa yang
kita sampaikan. Orang seperti ini biasanya lebih mengomentari apa-apa
yang berada di luar pokok bahasan, seperti bentuk tayangan LCD atau
pilihan huruf yang kita pakai.
Gambar 6.3.
Suasana Presentasi
L A TIH A N
pesan; (e) komposisi pesan; (f) mengedit dan menulis-ulang pesan, dan
(g) menyusun dan mengoreksi pesan.
3) Rencana presentasi pada dasarnya merencanakan apa isi presentasi untuk
bagian-bagian presentasi seperti berikut ini: (a) pendahuluan; (b) isi, dan
(c) penutup.
RA NGK UMA N
yang menunjukkan keadaan tidak menolak dan tidak pula menerima apa
yang kita sampaikan; dan (c) negatif, yakni umpan-balik yang
menunjukkan penolakan atas apa yang kita sampaikan.
Saran yang perlu kita perhatikan agar presentasi yang kita lakukan
berhasil adalah sebagai berikut: (a) Pikirkan konsep besar dari presentasi
Anda; (b) siapkan butir-butir penting yang hendak dibicarakan dalam
secara kertas untuk sontekan Anda saat melakukan presentasi; (c) laku-
kan aktivitas fisik ringan seperti jalan cepat atau joging di tempat
sebelum berbicara di depan umum akan mengurangi rasa grogi yang
muncul jika hendak tampil di muka umum; (d) lakukan latihan berbicara
di depan cermin sebelum melakukan presentasi di depan umum;
(e) kenal audiens Anda; (1) persiapkan dengan baik peralatan presentasi
Anda; (g) aturlah nafas Anda saat berbicara; (h) jangan terlalu banyak
memberi gagasan pada satu presentasi, cukup dua tiga saja; (i) perhati-
kan lamanya waktu yang tersedia dalam menyampaikan presentasi, dan
(j) akhiri presentasi Anda dengan mengulas kembali butir-butir penting
yang dipresentasikan.
TES FORMATIF 1
5) Membaca kata demi kata teks yang divisualisasikan, dengan tujuan agar
presentasi efektif sebaiknya ....
A. dilakukan
B. dihindari
C. dicoba
D. dilaksanakan
Kegiatan Belajar 2
K EA RIFA N
PE NGETA HUA N
INFORM A S I
DA TA
FAK TA
Gambar 6.4.
Piramida Informasi
Kita bisa menampilkan data itu dalam bentuk deskripsi seperti berikut.
Satuan/
Jenis Barang/Commodity 1993 1994
Unit
Minyak bumi/Crude oil 000 Brl 547.430 556.072
Gas bumi/Natural gas 000 Mcf 2.661.878 2.867.941
Timah/Tin M.Ton 28.585 27.952
Batubara/Coal M.Ton 27.584.418 36.252.106
Bauksit/Bauxite M.Ton 1.320.418 1.468.835
Bijih Nikel/Nickel Ore M.Ton 1.975.813 1.964.695
Emas/Gold Kg 41.558 69.744
Perak/Silver Kg 90.285 99.022
Pasir Besi/lron Sand M.Ton 341.335 424.527
Aspal/Asphalt M.Ton 200.615 e) 200.633
Bijih Mangan/Manganese 0re M.Ton 12.266 e) 12.950
Konsentrat Tembaga/Copper Concentrate M.Ton 927.189 1.205.339
Sumber: Departemen Pertambangan dan Energi
6.24 Komunikasi Bisnis z
T ID A K
SEKO LAH
27%
PT T ID A K T A M A T
3% SD 12%
P E NDUDUK
B E RDA S A R
T IN G K A T
P E N D ID IK A N
SM A
SD 20%
25%
SM P
13%
atau
25%
b u ta a k sa ra
25%
25%
25%
atau
100
% 90% 80%
70% 60%
z EKMA4159/MODUL 6 6.25
A. PERSIAPAN PRESENTASI
2. Membuat Kerangka
Dengan gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa
mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya
memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk
presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini.
Masyarakat
Pengguna
Profesi
Masyarakat
Penguasaan
Teknologi Masyarakat
Gambar 6.5.
Slide untuk Presentasi dengan Menggunakan PowerPoint LCD Projector
Kita bisa melihat pada Gambar 6.5 itu, hanya butir-butir pokok saja yang
ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk
bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma
politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk
memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang di presentasi-
kan.
Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan
bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana
cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga
mempelajari metode presentasi seperti berikut ini.
B. METODE PRESENTASI
C. MENJAWAB PERTANYAAN
Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-
jawab. Apalagi bila kita menginginkan presentasi itu bukan merupakan
komunikasi satu arah melainkan presentasi yang dibangun dengan semangat
dialog dan interaktif Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang
diajukan khalayak presentasi kita.
1. Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab
pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan
pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar
kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan
dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu
untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak
lain memahami pertanyaan yang diajukan.
2. Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada sate
dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda
memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang
presentasi.
6.34 Komunikasi Bisnis z
Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan
presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele
z EKMA4159/MODUL 6 6.35
L A TIH A N
1) Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat
pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih
dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan
apa atau materi presentasinya. Tentu saja Pernyataan tersebut bukan
mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara
presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa
bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya
memperhatikan apa yang dipresentasikan saja.
2) Menurut Kesali (2007:76), khalayak itu mirip anak-anak. Oleh karena itu
presentasi kita akan lebih mudah dipahami khalayak bila kita
menyertakan alat bantu visual. Kesali mencontohkan sekaligus
menyarankan, jika presentasi kita mempergunakan data numerik, maka
kita harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu
z EKMA4159/MODUL 6 6.37
ini, presentasi kita akan jauh lebih efektif dibandingkan jika kita
menyatakannya secara lisan.
3) Aspek-aspek yang penting diperhatikan dalam melakukan analisis
khalayak adalah (a) Komposisi dan ukuran khalayak; (b) reaksi khalayak
yang mungkin timbul; (c) tingkat pemahaman khalayak, dan (4) hu-
bungan khalayak dengan pembicara.
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
3) Dalam presentasi biasanya ada sesi tanya jawab. Salah satu saran yang
kita pelajari, dalam menjawab pertanyaan yang datang dari khalayak
adalah ....
A. memberi jawaban singkat
B. memberi jawaban cukup lengkap
C. mengabaikan pertanyaan
D. mengulangi pertanyaan khalayak
Glosarium
Daftar Pustaka
PENDAHULUA N
Oleh sebab itu. penting bagi kita untuk memiliki pemahaman dan
kemampuan mengenai mekanisme pertukaran pesan dalam proses
komunikasi melalui rapat ini. Tidak mengherankan bila data tentang rapat
bisnis yang berlangsung di Amerika Serikat cukup menakjubkan. Konon,
dalam sehari berlangsung 12 juta rapat bisnis. Rapat-rapat bisnis itu
menghabis 37% jam kerja. Bila dirata-ratakan, satu organisasi bisnis
menyelenggarakan 62 rapat per bulan, yang berarti rata-rata 2 rapat per hari,
yang di dalamnya mencakup 15% dalam bentuk perjalanan, konferensi audio
(audio-conference) atau konferensi video (video-conference) dan 85% dalam
bentuk pertemuan tatap muka.
Oleh karena itu, maka sangat penting untuk mempelajari bagaimana
penyelenggaraan rapat bisnis. Dunia bisnis tentunya tak mungkin melepaskan
diri dari rapat. Berbagai rapat diselenggarakan, baik yang berlangsung di
ruang rapat kantor maupun di hotel-hotel khususnya convention hotel. Tanpa
memiliki keterampilan mengorganisasikan rapat, maka biaya yang
dikeluarkan untuk penyelenggaraan rapat akan menjadi sia-sia.
Melalui Modul 7 ini, kita akan mempelajari seluk-beluk penyeleng-
garaan rapat. Dimulai dengan pembahasan yang bersifat konsepsional pada
Kegiatan Belajar 1, dilanjutkan pada Kegiatan Belajar 2 dengan mempelajari
aspek-aspek teknis penyelenggaraan rapat. Diharapkan, setelah mempelajari
Modul 7 ini, Anda dapat:
1. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam merencanakan
penyelenggaraan rapat bisnis;
2. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam menyelenggarakan
rapat bisnis;
3. menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam mengevaluasi
penyelenggaraan rapat bisnis.
z EKMA4159/MODUL 7 7.3
Kegiatan Belajar 1
Gambar 7.1.
Frekuensi Rapat dan Kepuasan Kerja
7.4 Komunikasi Bisnis z
Setelah kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan
bisnis, maka pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang
sudah sering kita dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat?
Kita bisa mengikuti penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan Winsor
(2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai
gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang
diuraikan ini maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang
untuk menemukan gagasan atau mengambil keputusan.
Tapi rupanya, arti rapat lebih dan sekedar itu. Dengan mengutip Davis,
Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyatakan bahwa rapat sangat efektif
untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif Rapat juga dapat
menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja dan
menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang
memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan
persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek
atau produk baru.
Lebih jauh lagi, Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyebutkan
adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia
bisnis kontemporer, yaitu:
1. kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan
bisnis;
2. kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan
pemerintah yang semakin saling bergantung;
3. pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan
lingkaran kualitas yang luas.
Gambar 7.2.
Siklus Kegiatan Rapat
3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada
pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu
saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang
produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan:
a. Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak
memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat, namun
lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu, kita
jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam
menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
b. Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk
rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang
hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat
melainkan seberapa baik kita memanfaatkan waktu rapat.
c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan,
apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang
mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk
mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi
yang mampat.
d. Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih. misalnya untuk
pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau
pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana
mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang
akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.
Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi
7.8 Komunikasi Bisnis z
4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam
penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada
beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan
informasi tersebut, yaitu:
a. Kemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya
dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk
memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data
pemasaran.
b. Kelompok diskusi terfokus.
c. Urun-rembug.
d. Dialog.
e. Konsultasi.
f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan.
g. Analisis isu.
maya" dan semacamnya yang pada dasarnya justru membuat rapat menjadi
tidak produktif, dan kehadirannya hanya untuk memenuhi waktu undangan
rapat. Inilah yang mengingatkan kita pada pernyataan bahwa yang penting
dalam rapat itu bukan lamanya waktu rapat melainkan seberapa efektif waktu
dipergunakan.
Gambar 7.3.
Rapat Membawa Laptop
Kita ikuti apa yang dijelaskan Wuorio (2007) tentang aturan penggunaan
laptop dalam rapat seperti berikut ini.
1. Pastikan laptop memang diperlukan dalam rapat. Bila laptop memang
merupakan bagian penting dari rapat seperti untuk presentasi atau sarana
untuk menulis notulasi rapat, maka jelas laptop diperlukan dalam rapat.
Namun bila peserta rapat, yang lebih diharapkan kehadirannya untuk
memberikan sumbangan pikiran, gagasan atau informasi lebih asyik
dengan laptop-nya maka berarti laptop itu jadi menghambat
berlangsungnya rapat yang efektif dari produktif Wuorio (2007)
mengutip pendapat pakar manajemen Deborah Barret, yang menyatakan,
"Mustahil akan ada rapat yang produktif dan interaktif bila peserta rapat
asyik dengan laptop-nya masing-masing. Jadi sebaiknya peserta rapat
meninggalkan laptop-nya di ruangannya masing-masing meskipun
mereka punya alasan kuat untuk membawa laptop-nya ke ruang
pertemuan."
2. Menempatkan laptop sesuai peruntukannya. Bila memang memerlukan
presentasi yang menggunakan laptop atau untuk menyusun laporan
rapat, hendaknya ditunjuk orang yang bertugas untuk mengoperasikan
komputer itu. Kalau kita memerlukan berlangsungnya interaksi tatap-
7.12 Komunikasi Bisnis z
Gambar 7.4.
Memberikan Perhatian pada Orang Berbicara dalam Rapat
5. Memilah Rapat. Bila permasalahan yang muncul dalam rapat itu muncul
dari pemakaian laptop seperti kurangnya perhatian dan diskusi yang
tidak keruan, maka permasalahannya sebenarnya bukan bersumber dari
laptop itu sendiri. Melainkan dari tidak jelasnya maksud dan tujuan
penyelenggaraan rapat. Karena bila rapatnya dirancang dengan baik,
orang yang menggunakan laptop pun akan tetap mengikuti dengan baik
rapat itu meski dia duduk menghadapi laptop.
z EKMA4159/MODUL 7 7.13
Gambar 7.5.
Menjelang Penyelenggaraan Rapat
Peran Tugas
Pemrakarsa : Mengusulkan gagasan-gagasan baru atau
pendekatan-pendekatan baru dalam pemecahan
masalah.
Pencari informasi : Meminta penjelasan, saran fakta informasi yang
membantu pemecahan masalah.
Pencari gagasan : Meminta penjelasan tentang nilai dan gagasan yang
diungkapkan peserta rapat.
Pemberi informasi : Memberi fakta, contoh, statistik dan bukti lain yang
membantu peserta rapat.
Pemberi saran : Menawarkan saran atas gagasan yang berkembang
dalam diskusi.
Penganalisis : Memberi contoh-contoh untuk menunjukkan
bagaimana melaksanakan saran atau gagasan yang
muncul.
Evaluator : Memberi penilaian atas bukti dan kesimpulan yang
muncul.
Pemberi energi : Memberikan semangat pada peserta rapat agar lebih
produktif.
Sumber: Curtin, Floyd & Winsor (2000:194)
z EKMA4159/MODUL 7 7.17
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
Kegiatan Belajar 2
P ada Kegiatan Belajar 2 Modul 7 ini. kita, lebih menukik pada persoalan-
persoalan teknis rapat bisnis. Bila pada Kegiatan Belajar 1, kita lebih
memfokuskan pada aspek-aspek yang "berbau" dan bernada konseptual
dalam menyelenggarakan rapat bisnis sebagai salah satu bentuk komunikasi
bisnis, maka pada Kegiatan Belajar 2 mi kita lebih memfokuskan pada
dimensi praktis-operasional penyelenggaraan rapat. Oleh karena itu, pada
Kegiatan Belajar 2 ini kita akan menemukan contoh-contoh.
Diharapkan contoh-contoh tersebut akan makin memperkaya pema-
haman kita terhadap penyelenggaraan rapat bisnis. Sekaligus juga diharapkan
membuat kita memiliki kemampuan untuk mengorganisasikan penyeleng-
garaan rapat bisnis. Tentu saja, contoh-contoh tersebut tidak perlu ditiru
mentah-mentah atau diikuti bulat-bulat, karena kita perlu menyesuaikannya
dengan situasi dan kondisi. Namun setidaknya, akan memberi kita gambaran
bagaimana sebaiknya kita melakukan sesuatu dalam konteks
penyelenggaraan rapat bisnis.
Sekarang kita mulai dengan satu hal yang mendasar dalam
menyelenggarakan rapat bisnis yaitu menetapkan tujuan. Tujuan merupakan
pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita
selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun
jadwal atau agenda rapat. Tujuan ini pula yang bias menjadi panduan bagi
pimpinan rapat untuk mengarahkan ke mana pembicaraan dalam rapat ini kita
bawa.
Dalam menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan
seperti berikut ini.
1. Apa yang ingin diperoleh dari rapat?
2. Untuk apa rapat kita selenggarakan?
3. Mengapa rapat kita selenggarakan?
Dalam menyusun agenda rapat, kita pada dasarnya membuat rincian atas
tujuan rapat. Kita memilah-milah tujuan besar tersebut ke dalam beberapa
bagian yang merupakan satu kesatuan. Misalnya, dengan kembali pada
contoh tujuan rapat tadi, kita bisa memilahnya menjadi:
1. pembahasan kondisi organisasi saat ini;
2. pembahasan kondisi ideal yang diharapkan;
3. langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi ideal;
4. penetapan upaya restrukturisasi organisasi.
Jadi, kita bisa menetapkan siapa yang akan diundang itu berdasarkan dua
pertimbangan. Pertama, kapasitas serta peran dan fungsi, dan kedua
kompetensi yang dimiliki seseorang. Meski bisa juga kita memadukan dua
pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan diundang dalam
rapat.
Langkah selanjutnya tentu mengirimkan surat undangan kepada orang
yang sudah kita tetapkan untuk mengikuti rapat. Sebelum beranjak lebih jauh,
kita perhatikan dulu contoh surat undang berikut.
Gambar 7.6.
Contoh Surat Undangan Rapat
Dalam surat undangan rapat pada Gambar 7.6 tersebut diuraikan secara
rinci apa alasan mengundang rapat dan apa yang diharapkan bisa diperoleh
dari rapat tersebut. Dengan demikian, para peserta rapat memiliki gambaran
untuk apa rapat diselenggarakan. Dengan begitu, diharapkan peserta rapat
dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam penyelenggaraan rapat.
Surat undangan pada Gambar 7.6 tadi dibuat seperti itu, karena rapat
yang diselenggarakan merupakan rapat insidental bahkan dijelaskan dalam
surat undangan tersebut sebagai rapat khusus (special meeting). Karena
z EKMA4159/MODUL 7 7.25
rapatnya yang bersifat khusus itu, maka peserta rapat tentu akan bertanya-
tanya mengapa rapat diselenggarakan. Pertanyaan tersebut dijawab langsung
oleh surat undangan yang diterimanya.
Ini akan berbeda dengan surat undangan untuk mengikuti rapat Turin.
Bahkan rapat Turin, undangan itu hanya berupa memo atau memorandum.
Bahkan adakalanya, kini disampaikan melalui SMS, meski ada juga yang
disampaikan melalui surat elektronik (email). Kita perhatikan Gambar 7.7
berikut sebagai contoh!
MEMO
Tanggal 25April 2008
Kepada Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi
Dan Dekan
Kegiatan Rapat Triwulanan
Dengan hormat,
Bersama ini saya beritahukan bahwa Rapat Staf Pengajar Fakultas Ekonomi yang
akan datang dijadwalkan berlangsung pada tanggal 4 Mei 2008 bertempat di
Auditorium Fakultas Ekonomi. Direncanakan rapat berlangsung dari pukul
10.0012.00 WIB.
Penanggung
Acara Bentuk Tujuan Waktu
Jawab
1. Penyempurnaan 1. Ahmed Sanusi 1. Presentasi 1. Informatif 1. 15
tataletak ruangan menit
2. Kebijakan 2. Karta Kartono 2. Diskusi 2. Persetujuan 2. 10
penggunaan lab. menit
Komputer
3. Penetapan target 3. Kurnaen 3. Laporan/ 3. Persetujuan 3. 20
Penyelesaian Tanya menit
pekerjaan Jawab
semester ganjil
Gambar 7.7.
Contoh Memo Undangan Rapat
organisasi. Dalam Gambar 7.7 tersebut digambarkan memo untuk rapat rutin
satu lembaga pendidikan.
Ada kalanya, untuk rapat tertentu, seperti rapat khusus, materi rapat yang
sudah dipersiapkan disebarkan bersamaan dengan penyebaran surat
undangan. Materi rapat tersebut menjadi lampiran surat undangan. Namun
bila rapatnya merupakan rapat rutin, penyebutan topik dalam agenda rapat
dengan sendirinya merupakan pertanda bahwa peserta rapat mesti membawa
materi yang berkaitan dengan pembahasan dalam rapat rutin tersebut.
Walaupun adakalanya juga dalam surat undangan tersebut disebutkan materi
apa yang harus dibawa peserta rapat, seperti laporan penjualan atau data
produksi yang akan diperlukan dalam pembahasan rapat.
Materi yang sudah dipersiapkan tersebut, tentu saja pada gilirannya akan
dipresentasikan kepada peserta rapat. Gambar 7.8 menunjukkan bagaimana
suasana rapat yang meperlihatkan ada latar yang berupa grafik yang tentu
saja menunjukkan sesuatu. Begitu pula dengan kertas yang berserakan di
meja dan catatan yang dibawa peserta rapat akan memperkaya pembahasan
dalam rapat. Kita lihat gambar berikut.
Gambar 7.8.
Suasana Rapat
z EKMA4159/MODUL 7 7.27
Bagaimana notulasi tersebut dibuat, kita lihat salah satu contoh notulasi
rapat seperti berikut ini.
Gambar 7.9.
Contoh Notulasi Rapat
z EKMA4159/MODUL 7 7.29
Dalam pada itu, rasanya menarik bila kita menyimak apa yang
dikemukakan dalam Harvard Business Communication yang berjudul 10
Commandment of Meeting. Karena di dalamnya ada beberapa hal yang
penting kita perhatikan manakala kita merancang rapat bisnis dalam konteks
komunikasi bisnis. Apa yang dikemukakan dalam "l0 perintah tentang rapat"
tersebut setidaknya bisa meminimalkan rasa jenuh mengikuti rapat yang
membuat peserta rapat serasa mengikuti rapat 60 hari untuk sebuah rapat
yang berlangsung 60 menit saja.
Kini kita perhatikan apa sajakah yang termaktub dalam "10 perintah
tentang rapat" tersebut, seperti berikut ini.
1. Hendaklah tahu waktu. Jam sering kali menjadi penguasa rapat. Terlepas
dari soal komitmen dan kesediaan orang yang hadir, rapat hendaknya
tidak pernah dilangsungkan melebihi waktu yang disediakan. Apalagi
bila rapat itu merupakan rapat berkala. Bila waktu yang tersedia, habis
karena membahas satu isu, hendaknya dijadwalkan untuk membahas isu
tersebut lain waktu.
2. Hendaknya jangan lupa pada alasan utama penyelenggaraan rapat. Satu-
satunya alasan yang tepat untuk penyelenggaraan rapat adalah karena
ada sesuatu yang hanya bisa dilakukan secara bersama-sama dan tidak
bisa dikerjakan seorang diri. Dalam konteks bisnis, rapat
diselenggarakan dengan tiga tujuan pokok yaitu (a) berkomunikasi,
(b) melaksanakan sesuatu dan (c) mengambil keputusan. Ketiga maksud
7.32 Komunikasi Bisnis z
L A TIH A N
manajer penjualan. Selain itu, materi apa saja yang barus Anda
persiapkan sehingga peserta rapat memperoleh gambaran yang jelas
mengenai maksud dan tujuan penyelenggaraan rapat dan bisa
memberikan kontribusi yang positif dalam proses pemecahan masalah
melalui rapat! Diskusikan dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
3) Selanjutnya, bayangkan Anda pun diminta menjadi pencatat/notulen
dalam penyelenggaraan rapat tersebut. Cobalah Anda membuat notulasi
rapat tersebut secara fiktif! Apa sajakah yang kiranya penting Anda
masukkan ke dalam catatan rapat tersebut. Diskusikanlah hasil catatan
Anda dengan teman-teman Anda dalam kelompok!
1) Dalam menyusun agenda rapat, kita mengacu pada tujuan rapat. Untuk
menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti
berikut ini (a) Apa yang ingin diperoleh dari rapat?; (b) Untuk apa rapat
kita selenggarakan?; dan (c) Mengapa rapat kita selenggarakan? Bila
tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan
agenda rapat. Dalam menyusun agenda rapat, kita pada dasarnya
membuat rincian atas tujuan rapat.
2) Kita bisa menetapkan siapa yang akan diundang itu berdasarkan dua
pertimbangan. Pertama, kapasitas serta peran dan fungsi, dan kedua
kompetensi yang dimiliki seseorang.. Meski bisa juga kita memadukan
dua pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan diundang
dalam rapat.
3) Ada banyak bentuk notulasi rapat. Ada yang dibuat dalam bentuk catatan
yang berisi agenda rapat, waktu dan tempat rapat, serta nama pemimpin
rapat dan tentu saja proses rapat dan keputusan yang diambilnya. Ada
juga yang di dalamnya dicantumkan nama peserta rapat. Namun ada juga
yang menyebarkan daftar hadir, dan nama peserta rapat menjadi
lampiran dari notulasi rapat tersebut. Apa pun bentuknya, yang jelas
setiap rapat membutuhkan catatan yang pada gilirannya akan
disebarluaskan kepada peserta rapat.
z EKMA4159/MODUL 7 7.37
RA NGK UMA N
(10) hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang
hendak dicapai melalui rapat berkala tersebut.
TES FORMATIF 2
1) Secara umum, ada tiga tujuan rapat. Salah satu tujuan yang penting yang
berlaku untuk setiap jenis rapat adalah ....
A. bertatap muka
B. bertukar pikiran
C. beraudiensi
D. berkomunikasi
Glosarium
Daftar Pustaka
Curtin, D.B., Floyd, J.J. & Winsor, J.L. (2000). Komunikasi Bisnis dan
Profesional (terjemahan Nanan Kandagasari, dkk.). Bandung: Remaja
Rosdakarya.
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
Teknik Lobi
tahun 1990 tercatat 33.000 pelobi yang tercatat (registered lobbyist) di Senat
Amerika Serikat.
Pertanyaannya kini, apa sesungguhnya yang dimaksud dengan lobi.
Secara gramatikal, istilah ini arti sebenarnya menunjukkan pada salah satu
bagian dari satu gedung, yaitu koridor, ruang tunggu atau ruang masuk pada
satu gedung. Istilah ini berasal dari Bahasa Latin labia. Laubia atau lobium
yang artinya beranda, galeri atau tempat yang memiliki atap yang menempel
pada satu bangunan. Dalam perkembangan berikutnya, itulah ini digunakan
untuk menunjuk pada ruang masuk ke gedung parlemen, dan dua koridor
yang menghubungkan gedung lembaga perwakilan.. Inilah tempat yang
terbuka bagi publik, tempat bertemu antara anggota legislatif dan
konstituennya atau dengan pers. Di ruang itu pulalah publik berusaha
mempengaruhi anggota parlemen dalam mengambil satu kebijakan.
Karena itulah, definisi tentang lobi lebih banyak terkait dengan dunia
parlemen. Ada definisi yang menyatakan bahwa lobi adalah "upaya orang-
orang yang bukan anggota legislatif mempengaruhi proses legislasi", dan ada
pula yang mendefinisikannya sebagai "praktik advokasi yang bersifat pribadi
dengan tujuan mempengaruhi lembaga-lembaga yang memerintah dengan
mengajukan satu titik pandang yang kondusif bagi tujuan-tujuan organisasi
atau individu yang melakukan advokasi itu." Untuk definisi pertama, kita
tentu sering mendengar bagaimana kelompok-kelompok profesi berusaha
mempengaruhi proses legislasi yang sedang berlangsung di parlemen.
Misalnya, asosiasi lembaga penyiaran berusaha mempengaruhi perumusan
UU Penyiaran. Sedangkan untuk definisi kedua, kita bisa melihat bagaimana
Asosiasi Perminyakan berupaya agar regulasi yang dikeluarkan pemerintah
yang berkaitan dengan pungutan setelah kenaikan harga minyak dunia, tidak
merugikan kepentingan industri perminyakan.
Namun dalam kerangka komunikasi bisnis, tentu saja ada kesamaannya
dan ada perbedaannya dengan pengertian lobi seperti yang diuraikan di atas.
Namun inti kegiatan lobi yakni mempengaruhi kebijakan atau keputusan
berlaku juga dalam komunikasi bisnis. Itu sebabnya istilah lobi pun
dipergunakan dalam dunia bisnis. Kita akan mendalami pengertian lobi pada
paragraf-paragraf berikutnya.
Kita memperhatikan apa yang dikemukakan Windschuttle dan
Windschuttle (1988). Menurut kedua pakar tersebut, aspek terpenting lobi
adalah berupaya agar segalanya berjalan bukan berdasar perintah atau
paksaan melainkan dengan cara bujukan (persuasi). Karena itu, para pelobi
z EKMA4159/MODUL 8 8.5
Sedangkan fungsi lobi akan kita pelajari pada alinea berikutnya. Fungsi
lobi ini perlu kita perhatikan mengingat loba diselenggarakan tentunya untuk
melaksanakan fungsi tertentu. Sekarang kita perhatikan fungsi-fungsi lobi
seperti berikut ini.
1. Mempengaruhi pengambil keputusan agar keputusannya tidak
merugikan para pelobi dari organisasi/lembaga bisnis. Namun dalam
praktiknya, melalui lobi tersebut dipertemukan kepentingan
pemerintah/pengambil keputusan yang hendak menjaga kepentingan
publik dengan kepentingan organisasi/lembaga bisnis yang juga
sebenarnya beroperasi untuk kepentingan masyarakat. Hanya saja dalam
kegiatannya mungkin timbul perbedaan cara mencapai kepentingan itu.
Pemerintah berkepentingan misalnya melindungi tenaga kerja agar
mendapatkan hak-haknya melalui kebijakan upah minimum regional dan
perusahaan karena kemampuannya belum dapat membayar upah buruh
sesuai dengan upah buruh minimum yang ditetapkan pemerintah. Dalam
kondisi seperti itu, melakukan lobi dengan pemerintah banyak dilakukan
oleh organisasi/lembaga bisnis.
2. Untuk menafsirkan opini pejabat pemerintah yang kemudian
diterjemahkan dalam kebijakan perusahaan.
3. Memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan menyampaikan
rekomendasi pada perusahaan agar dapat menyesuaikan diri dengan
peraturan baru dan memanfaatkan peraturan baru tersebut.
4. Menyampaikan informasi tentang bagaimana pandangan perusahaan,
organisasi atau kelompok masyarakat tertentu tentang sate peraturan.
5. Meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan peraturan akan
membutuhkan waktu sebelum menjadi kebiasaan.
Dalam masyarakat kita ada berbagai kelompok lobi. Entah itu lobi yang
dibangun oleh asosiasi-asosiasi perusahaan, organisasi profesi atau pun
lembaga-lembaga swadaya masyarakat. Kelompok-kelompok tersebut
menjalankan kegiatan lobinya untuk mempengaruhi kebijakan yang diambil
oleh pemerintah atau lembaga legislatif. Contoh yang menunjukkan kuatnya
lobi yang dibangun lembaga swadaya masyarakat lingkungan hidup di
negara-negara maju yang dapat memaksakan keinginannya agar pemerintah
mereka menerapkan kebijakan eco-labelling untuk produk-produk hutan
tropis, sehingga ekspor kayu Indonesia pun terkena kebijakan tersebut. Kita
juga misalnya bisa melihat, setelah kenaikan harga BBM ada keinginan yang
z EKMA4159/MODUL 8 8.7
Langsung
Korporasi Analisis Institusi
Sumber: Wikipedia
Gambar 8.1.
Struktur, Proses, dan Pengaruh Lobi
bidang tertentu. Selain itu ada juga data yang tidak dipublikasikan.
Karena itu langkah kita adalah menghubungi sumber-sumber data
tersebut untuk mendapatkan data dan fakta yang kita butuhkan sesuai
dengan permasalahan yang akan dibahas dalam lobi.
2. Interpretasi terhadap langkah-langkah pemerintah, keputusan yang
ditetapkan oleh pemerintah, umumnya merupakan penjabaran opini para
pejabat pemerintah. Para pelobi bertugas menerjemahkan opini pejabat
pemerintah itu ke dalam kebutuhan perusahaan serta memperkirakan apa
yang akan terjadi secara hukum dan memberikan rekomendasi agar
perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan peraturan tersebut.
3. Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan. Karena para pelobi
memiliki kontak dengan pejabat pemerintah dan pengambil keputusan,
maka pelobi memiliki informasi mengenai pandangan perusahaan atau
kelompok masyarakat tertentu terhadap ketentuan yang dibuat oleh
pemerintah.
4. Membangun posisi. Ada saatnya pelobi mendekati pejabat pemerintah
agar ada penundaan pelaksanaan sebuah peraturan agar perusahaan yang
menjadi kliennya tidak mengamali kesulitan serius dan semua pihak siap
melaksanakan peraturan itu. Para pelobi harus mampu meyakinkan para
pembuat keputusan bahwa pelaksanaan sebuah keputusan membutuhkan
waktu untuk pelaziman.
5. Melemparkan berita nasional. Istilah yang umum dipergunakan adalah
publicity springboard yakni menggunakan tempat lobi sebagai tempat
peredaran berita. Tempat lobi biasanya adalah suatu tempat yang selalu
dikunjungi wartawan media cetak maupun elektronik. Berita yang
dilemparkan dari tempat lobi ini akan segera menjadi berita nasional.
6. Mendukung kegiatan pemasaran. Melobi agar pemerintah agar membeli
produk yang dihasilkan perusahaan, karena pemerintah merupakan
pembeli terbesar mulai dari alat tulis kantor sampai alat-alat berat. Pelobi
tidak hanya menawarkan barang atau jasa melainkan juga proposal agar
pembelian barang itu dianggarkan oleh pemerintah.
Selanjutnya kita lebih mendalami dimensi teknis dan lobi. Pada bagian
berikutnya, sesungguhnya lebih merupakan saran dalam melakukan lobi.
Saran-saran lobi mi adalah seperti berikut ini.
8.14 Komunikasi Bisnis z
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
3) Dalam teknik lobi, ada istilah menganalisa iklim, maksudnya adalah ....
A. menganalisa opini publik
B. menganalisa usaha yang tepat
C. menganalisa suasana yang tepat
D. menganalisa lingkungan
Kegiatan Belajar 2
Teknik Negosiasi
fasilitas yang disediakan pada era digital ini, seperti melalui e-mail atau
chalting. Namun intinya tetap sama, orang menjalankan proses perundingan,
hanya bedanya, pada era digital mi perundingan itu dilakukan dengan
menggunakan medium komunikasi.
Kita awali pembahasan kita tentang negosiasi dengan membahas
pengertian negosiasi. Negosiasi pada dasarnya merupakan proses
perundingan. Perundingan seperti apa? Perundingan yang dilakukan di antara
pihak-pihak yang menyadari adanya perbedaan dalam pandangan, sikap,
anggapan dan perilaku atas hal-hal yang menjadi perhatian atau kepedulian
pihak lain. Artinya di sini, ada dua pihak yang berbeda pendapat tentang
pokok soal yang sama. Misalnya soal gaji. Atasan memandang gaji dan
fasilitas lain yang diterima seorang manajer sudah memadai berdasarkan
pertimbangan kemampuan perusahaan dan beban tanggung jawab yang
dimiliki. Namun manajer itu berpendapat sebaliknya mengingat beban kerja
yang berat dan lebih kecil bila dibandingkan dengan gaji yang diterima
manajer di perusahaan lain yang kemampuannya sama dengan perusahaan
tempatnya bekerja.
Pertanyaan berikutnya yang muncul: Untuk apa kita bernegosiasi?
Pertanyaan ini pada dasarnya akan berkaitan dengan penjelasan tentang
fungsi negosiasi. Fungsi negosiasi sebenarnya untuk menyelesaikan konflik
kepentingan atau persoalan melalui tindak-komunikasi. Dengan sendirinya,
agar fungsi negosiasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pihak-pihak yang
terlibat dalam negosiasi harus memiliki keterampilan berkomunikasi seperti
berbicara, mendengarkan dan menyatakan gagasan secara jernih dan tepat.
Menyelesaikan masalah melalui negosiasi merupakan salah satu
karakteristik khas manusia. Karena manusia dilengkapi dengan keterampilan
berbicara, maka manusia berusaha menyelesaikan masalahnya melalui kata-
kata, bukan dengan kekuatan otot atau kepalan tangan. Melalui dialog,
diskusi atau negosiasi manusia berupaya menuntaskan masalah yang
dihadapinya. Konon, kemampuan bernegosiasi dalam menyelesaikan masalah
merupakan salah sate ciri manusia beradab.
Selanjutnya, kita membahas jenis-jenis negosiasi. Tadi, kita sudah
mempelajari bahwa negosiasi itu terjadi manakala ada dua pihak atau lebih −
baik individual maupun kelompok- mendiskusikan usulan-usulan yang
spesifik guna mencapai persetujuan yang dapat diterima masing-masing
pihak. Negosiasi merupakan cara yang lazim digunakan untuk mengatasi
konflik dalam kegiatan bisnis. Negosiasi untuk mengatasi konflik tersebut
8.22 Komunikasi Bisnis z
tersebut. Dalam kondisi seperti itu tersedia tiga kemungkinan yang bakal
terjadi, yakni:
1. kedua belah pihak menerima keadaan status-quo.
2. pihak yang kuat dapat memaksakan kehendaknya, dan
3. kedua belah pihak mencapai persetujuan melalui negosiasi. Tentu
kondisi yang pertama dan kedua di atas tidak kita inginkan. Karena
kondisi ketiga itulah yang diharapkan, sehingga persoalan yang muncul
dapat diatasi.
Gambar 8.2.
Proses Negosiasi
Gambar 8.3.
Mencapai Kesepakatan
Dalam situasi ini, jika Anda berupaya meyakinkan orang lain terhadap
pandangan Anda, tahan dulu argumentasi sampai orang lain siap
menerimanya. Keberhasilan meyakinkan orang lain, sebagian besar
bergantung pada kerangka jiwa orang lain bukan pada argumentasi Anda.
Anda tidak dapat beranggapan bahwa argumentasi yang kokoh akan terbukti
dengan sendirinya. Hal terpenting Anda harus mengarahkan hal tersebut pada
kebutuhan emosional orang lain.
Situasi negosiasi yang kita bahas di alas cenderung kepada gaya
negosiasi "menang-menang". Namun pada bagian awal kegiatan belajar ini,
kita juga sudah membahas gaya negosiasi yang lain yakni bargaining dan
8.32 Komunikasi Bisnis z
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
Glosarium
Daftar Pustaka
2006].
Bovee, C. L., & Thill, J.V. (1989). Communication Business Today. New
York: McGraw-Hill Co. Inc.
PENDAHULUA N
Kegiatan Belajar 1
Gambar 9.1.
Merek-merek Teknologi Informasi dan Komunikasi Termasyhur
Gambar 9.2.
Banjir Informasi
harddisk dan CD. Ini berarti informasi dunia yang sebagian besar disimpan
dalam medium penyimpanan seperti itu menjadi sangat mudah dikirimkan
dari satu bagian dunia ke bagian dunia lainnya dan bisa dialihkan dari satu
media penyimpanan magnetik yang satu ke media penyimpanan magnetik
lainnya. Dalam hitungan menit kita bisa menyalin isi satu flashdisk berdaya 2
GB ke dalam sekeping CD atau harddisk komputer. Bayangkan bila jumlah
informasi 2 GB yang memuat lebih dari satu juta karakter itu dialihkan dari
medium penyimpanan berupa kertas ke dalam kertas lainnya misalnya
dengan bantuan teknologi fotokopi. Tentu diperlukan waktu cukup lama.
Bukan hitungan menit seperti halnya menggunakan media penyimpanan
magnetik.
Tabel 9.1.
Produksi Informasi Dunia Tahun 2002
Keterangan:
Jumlah informasi yang disimpan menggunakan ukuran byte. Satu byte itu
setara dengan satu karakter bila kita menulis menggunakan komputer. 1.000
byte (103byte) disebut 1 kilobyte, 1.000 kilobyte (106 byte) disebut 1
megabyte, 1.000 megabyte (109 byte) disebut 1 gigabyte, 1.000 gigabyte
(1012 byte) disebut 1 terabyte, 1.000 terabyte (1015 byte) disebut petabyte,
1.000 petabyte (1018 byte) disebut 1 exabyte, 1.000 exabyte (1021 byte)
disebut 1 zettabyte, dan 1.000 zettabyte (1024 byte) sama dengan 1 yottabyte.
Tabel 9.2.
Perbandingan Media “Lama” dan Media “Baru”
K e te ra m p ila n Pe n g e tah u a n
A n a litis T e k n is
K re a tiv ita s
Gambar 9.3.
Kriteria Tenaga Kerja Perusahaan Digital
9.10 Komunikasi Bisnis z
Tabel 9.3.
Fungsi Manusia dan Komputer
Gambar 9.4.
Fungsi Komputer dalam Sistem Komando dan Kontrol
TEKNOLOGI
KOMUNIKASI
PERCAKAPAN, SURAT,
GAMBAR, PESAN, MEDIA KAWAT, KABEL
TRANSMISI RADIO, SATELIT
PAKET TRANSMISI
OPTIK
PARALEL
SERIAL RENDAH
ASYNCHRONOUS FORMAT KECEPATAN
MEDIUM
SYNCHRONOUS TRANSMISI TRANSMISI TINGGI
SANGAT TINGGI
TERPUSAT
TERKAIT PENUH TITIK-KE-TITIK
SEMI TERKAIT KONFIGURAS TIPOLOGI BINTANG
DIDISTRIBUSIKAN JARINGAN JARINGAN POHON
RING, LOMPATAN
DIARAHKAN
RELIABILITAS
MULTIPLEKS
BEBAN SALURAN LAYANAN PRIVASI, SEKURITI
DIBAGI ACAK
PENGGUNA KETERSEDIAAN
DIBAGI SECARA DINAMIS
DUKUNGAN TERMINAL
Gambar 9.5.
Cabang Utama Teknologi Komunikasi
siapa pengguna
Gambar 9.6.
5 W dalam Desain Manual Sistem
Dari uraian Widayana itu, kita kembali kepada apa yang dikemukakan
sebelumnya bahwa di sini diperlukan apa yang dinamakan kemampuan
analitis, power dan keputusan strategis yang tidak mungkin dibuat oleh
seorang manajer/direktur di lapisan middle management. Levelnya sudah
harus top level management.
Pada sisi lain, tentu saja, satu organisasi bisnis memiliki kewajiban untuk
melakukan pendidikan pada kustomer agar mampu memanfaatkan fasilitas
komunikasi yang tersedia itu. Salah satu jenis pendidikan kustomer yang
berkenaan dengan pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi adalah
z EKMA4159/MODUL 9 9.15
L A TIH A N
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 1
1) Salah satu manfaat yang bisa kita peroleh dalam implementasi teknologi
informasi dan komunikasi dalam komunikasi bisnis adalah tersedianya
fasilitas penjawab otomatis melalui saluran telepon atau e-mail. Fasilitas
ini dimungkinkan karena tersedianya kemampuan teknologi tersebut
dalam melakukan ....
A. otomotisasi
B. otorisasi
C. otonomi
D. otoaksi
3) Salah satu kriteria penting yang harus dimiliki pekerja yang menangani
teknologi informasi dan komunikasi untuk kegiatan komunikasi bisnis,
adalah ....
A. kreatif
B. inovatif
C. distingtif
D. komunikatif
Kegiatan Belajar 2
B ila Anda merupakan pengguna tetap salah satu perusahaan taksi terkenal
di Indonesia, begitu Anda menelepon untuk memesan taksi dan
menyebut nomor telepon Anda maka dengan segera petugas di perusahaan
taksi itu akan menyebutkan nama Anda. Sebagai pelanggan, Anda sudah
mulai merasa diperhatikan dengan baik oleh perusahaan taksi tersebut sejak
saat Anda memesan taksi. Anda akan merasa bukan sekedar pengguna taksi
yang begitu selesai menggunakan jasa taksi tersebut kemudian dilupakan,
melainkan sebaliknya Anda dilayani dengan baik.
Sekarang, bayangkan, apakah hal seperti itu memungkinkan bila
perusahaan taksi itu tak menggunakan teknologi informasi dan komunikasi?
Tentu akan sulit membuka-buka catatan nomor telepon pelanggannya hanya
untuk menyebutkan nama kita. Dengan bantuan komputer, maka hal tersebut
dapat dilakukan dengan muda. Hanya dalam hitungan detik, begitu nomor
telepon kita dicatatkan komputer maka akan muncul identitas kita: nama dan
alamat.
Ini merupakan contoh sederhana penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi dalam praktik komunikasi bisnis. Dikembangkan pola
penanganan kustomer yang berbasis komputer sehingga kustomer merasa
dihargai dan dilayani secara pribadi. Tentu saja aplikasi teknologi informasi
dan komunikasi ini bukan hanya untuk pemberian layanan pada kustomer.
Namun juga untuk penyediaan berbagai jenis layanan seperti ATM dan kartu
kredit. Di samping juga, dalam konteks komunikasi bisnis, memberikan dan
menyediakan saluran komunikasi antara organisasi bisnis dan publik-
publiknya. Oleh karena itu, pertukaran pesan menjadi sangat lancar dan
mudah.
Hasil kajian Kobsa, A., Keonemann, J. & Pohl, W. (2001:112)
menunjukkan bahwa piranti-lunak untuk hubungan dengan kustomer
menunjang pelaksanaan tugas-tugas bagian penjualan dan pemasaran dalam
memberikan layanan kustomer yang diindividualisasikan (individualized). Di
samping bermanfaat dalam memadukan dan memanfaatkan informasi dari
berbagai sumber untuk disampaikan kepada publik. Dengan adanya situs web
9.22 Komunikasi Bisnis z
Gambar 9.7.
Contoh Pemasaran melalui Internet
Pada Gambar 9.7 itu tampak, perusahaan permata itu pada halaman
depan fasilitas e-marketing itu menggunakan beberapa submenu. Kita bisa
sekedar memperoleh informasi, seperti halnya kita jalan-jalan di mal untuk
melihat produk-produk yang dipajang di etalase toko. Kita juga bisa melihat-
9.24 Komunikasi Bisnis z
lihat gambar permata yang menarik minat kita. Tentu saja, kita pun bisa
membeli produk tersebut jika kita memang meminati produk itu dan harga
jualnya sesuai dengan kemampuan kita.
Gambar 9.7 itu hanya salah satu saja contoh bagaimana orang menjual
atau memasarkan melalui internet. Kita tahu ada toko buku global yang
bernama amazon.com. yang kini mengembangkan kegiatan usahanya bukan
hanya menjual buku tapi juga barang lain seperti jam tangan dan permata dan
juga ada kegiatan lelang elektronik (e-auction). Kita lihat Gambar 9.8 berikut
yang menguraikan profil amazon.com:
Berdiri 1994
Kantor Pusat Seattle, Washington, Amerika Serikat
H H H H
Industri
H H Ritel
H H
Amazon.com
A9.com
Produk
H H
Alexa Internet
H H
H H
IMDbH H
Pendapatan
▲ US$476 million (2007)
H H
bersih
Pegawai
H H 17.000 (2007)
Slogan H H "...and you're done"
Website
H H H www.amazon.com H
Gambar 9.8.
Profil Amazon.com
z EKMA4159/MODUL 9 9.25
Tabel 9.4.
Jenis dan Layanan Berbasis Teknologi Informasi
Dari uraian di atas bisa kita lihat, bahwa teknologi komunikasi dan
informasi pada dasarnya lebih mendorong terjadinya proses pertukaran
pesan. Pesan yang dalam negosiasi konvensional dilakukan melalui
komunikasi tatap-muka menjadi komunikasi bermedia. Atau bisa juga kita
melakukan apa yang dinamakan human-computer-mediated communication,
yang berarti komunikasi manusia yang bermediakan komputer.
Hal tersebut membawa kita pada pembahasan tentang komunitas online
(online community). Menurut Antikainnen (2007:21) dengan mengutip
Cothrel menyebutkan komunitas online sebagai kelompok-kelompok bisnis,
kustomer dan karyawan yang memiliki kepentingan yang sama yang
berinteraksi melalui internet. Sedangkan Andrews (dalam Antikainnen
(2007:21) menyatakan bahwa komunitas online tersebut terbentuk dari tiga
komponen yaitu (a) kepercayaan (trust) dan watak komunikasi bermediakan
komputer, (b) implementasi komunitas online, dan (c) dampak ekonominya.
Sedangkan istilah komunitas online perusahaan/organisasi bisnis adalah
komunitas yang dijaga oleh satu perusahaan dengan berbagi kepentingan
bersama dan berinteraksi melalui teknologi informasi dan komunikasi
(Antikainnen, 2007:22).
Kemungkinan-kemungkinan yang disediakan teknologi informasi dan
komunikasi dalam membangun kontak-komunikasi antara satu institusi bisnis
dengan karyawan dan kustomernya, dapat dilihat pada Tabel 9.5 berikut ini.
z EKMA4159/MODUL 9 9.29
Tabel 9.5.
Layanan dan Sarana Komunikasi Berbasis Teknologi Informasi
Layanan Sarana
Isi yang dibuat anggota Profil-profil yang dibuat anggota, homepages, ulasan
produk, jurnal dan semacamnya
Event Online Seminar, jumpa pakar, rapat virtual, pameran niaga
virtual dan semacamnya
Interaksi anggota-pada-anggota Forum-forum diskusi, sesi chat, papan tanya jawab,
mailing list dan semacamnya
Outreach Newsletter (kalawarta), program-program sukarelawan,
program-program pengenalan dan semacamnya
Sumber: Antikainnen (2007:51)
seperti itu benar adanya. Namun sesungguhnya apa yang disajikan teknologi
informasi dan komunikasi lebih dari sekedar kemudahan dari komunikasi
konvensional. Karena di dalamnya ada kemungkinan baru yang sebelumnya
tidak pernah terbayangkan. Misalnya kita melakukan transaksi keuangan
tanpa harus pergi ke bank atau membeli barang tanpa harus pergi toko
penjualnya.
Kemudahan, kecepatan dan ketepatan merupakan salah satu saja dari
manfaat dan kemudahan yang diberikan. Di samping itu ada hal lain yang
penting yaitu makin banyaknya benda yang berfungsi jamak. Satu benda bisa
berfungsi bermacam-macam. Padahal sebelumnya, satu benda hanya
memiliki satu atau dua fungsi. Kini satu benda bisa memiliki berbagai fungsi.
Contoh paling sederhana adalah telepon seluler yang memiliki berbagai
fungsi seperti saluran komunikasi suara, komunikasi data, melayani fasilitas
m-banking, menyimpan data, kamera, jam, weker dan semacamnya.
Gambar 9.9.
Contoh Teknologi Informasi dan Komunikasi
9.32 Komunikasi Bisnis z
Komunikasi
Riset
Manfaat Internet
Promosi
Peningkatan Kredibilitas
Lain-lain
0 20 40 60 80 100 120
Jumlah Re sponde n
Gambar 9.10.
Manfaat Internet bagi Usaha Kecil dan Menengah
z EKMA4159/MODUL 9 9.33
L A TIH A N
Apakah kekuatan kata-kata tertulis dalam situs itu cukup baik sehingga
bisa mempengaruhi dan mendorong orang untuk membeli produk
tersebut? Mengapa? Diskusikan dengan teman-teman Anda!
3) Ada kecenderungan kuat di negara-negara maju, kegiatan perdagangan
melalui internet semakin meningkat. Fenomena ini antara lain diwakili
dengan kemunculan perusahaan ritel yang cukup fenomenal yaitu
amazon.com. Cobalah berikan pendapat Anda tentang kecenderungan
tersebut di Indonesia. Apa keunggulan dan kendala pengembangan
perdagangan internet di Indonesia? Komunikasi bisnis seperti apakah
yang hendaknya dikembangkan di Indonesia sejalan dengan
kecenderungan makin kuatnya pengaruh teknologi informasi dan
komunikasi dalam kehidupan kita sehari-hari. Diskusikan dengan teman-
teman Anda!
RA NGK UMA N
TES FORMATIF 2
C. online
D. offshore
3) Pelopor usaha ritel secara online yang pada awalnya memasarkan buku
namun kini menjual berbagai produk adalah ....
A. Mississipi.com
B. Amazon.com
C. Arizona.com
D. Manitoba.cpm
Glosarium
Daftar Pustaka
Indira, I.F. (tt). Aplikasi e-SMSis sebagai IT dalam Sistem Informasi Bisnis.
Makalah. TP.
Micu, A.C. (2005). Testing for A Synergistic Effect Between Online Publicity
and Advertising In an Integrated Marketing Communications Context.
Disertasi. Faculty of Graduate School University of Missouri-Columbia.
/2007/03/15/menerapkan-teknologi-informasi-komunikasi-secara-efektif
UH
DAFTAR BACAAN
2006].
Carté, P dan Fox, C. (2006). Bridging The Culture Gap Komunikasi Lintas
Budaya (terjemahan Dra. K. Anggraini, M.Si). Jakarta: Indeks.
9.44 Komunikasi Bisnis z
Carté, P dan Fox, C. (2006). Bridging the Culture Gap: Komunikasi Lintas
Budaya (Terjemahan K. Anggraeni). Jakarta: Penerbit PT Indeks.
Curtin, D.B., Floyd, J.J. & Winsor, J.L. (2000). Komunikasi Bisnis dan
Profesional (terjemahan Nanan Kandagasari dkk.). Bandung: Remaja
Rosdakarya.
April 2008].
Indira, I.F. (tt). Aplikasi e-SMSis sebagai IT dalam Sistem Informasi Bisnis.
Makalah. TP.
Micu, A.C. (2005). Testing for A Synergistic Effect Between Online Publicity
and Advertising In an Integrated Marketing Communications Context.
Disertasi. Faculty of Graduate School University of Missouri-Columbia.
9.46 Komunikasi Bisnis z
[8 Maret 2008].
2007].
The Spin Project. (2005). Strategic Communication Planning. San Fransisco:
The Spin Project.
/2007/03/15/menerapkan-teknologi-informasi-komunikasi-secara-
UH