Anda di halaman 1dari 8

1

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com

Secara garis besar pembagian tugas di bagi menjadi 2 bagian yaitu di


bagian Front Office dan satunya lagi adalah di bagian Back Office.
Sekarang mari kita bahas satu persatu bagian –bagian tersebut, kita
mulai dari:
Front Office

Bagian-bagian yang ada di Front Office:

A. Kasir

1. Mentransaksikan Penjualan di Armadillo Cashier


2. Serah terima Kas Laci dari Shift sebelumnya
3. Mencetak Laporan Penjualan akhir shift
4. Menyetorkan Uang Penjualan di Laci kasir ke Pembukuan
Kasir Besar bersamaan dengan Cetakan Laporan Penjualan

B. Etalase Arrangement

1. Menyapa pelanggan masuk (Greeting)


2. Menempelkan Label Gondola ke Rak
3. Meminta Barang ke Gudang dengan Bantuan
4. Memastikan Posisi Barang pada Rak Sesuai
5. Memasukkan Barang ke Tas Plastik (covering)
6. Mengecek Expired Barang yang ada di etalase
7. Memindahkan Barang ke Rak Lain (atas perintah manager)

C. Miscellaneous

1. Menyapa pelanggan masuk (Greeting)


2. Menata Barang Datang (setelah Pembelian) ke Gudang
3. Menjaga kebersihan Rak dan Barang
4. Menawarkan Keranjang ke Pelanggan
5. Memasukkan Barang ke Tas Plastik (covering) saat penjualan
6. Membantu Manager Kulakan

Back Office
2 2

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com

Bagian-bagian yang ada di Back Office:

D. Manager

1.Mengatur Jadwal Kerja Tiap Bulan (40 jam seminggu)


2.Memantau Proses Jual Beli Swalayan
3.Membuat Target Penjualan di Awal Tahun
4.Memberi Harga Jual OPTIMAL dengan Bantuan Laporan
Perbandingan Harga dan Best-Buy (khusus beberapa barang
yang dibandingkan dan barang demonstrasi)
5. Membuat Order Pembelian (barang fast-moving dengan
laporan Best-Buy dan Laporan Stok Minimum)
6. Membeli Barang di Luar Sales (Kulakan)
7. Memastikan Kerapihan dan Kebersihan Barang
E. Pembelian / Gudang

1. Memasukkan Transaksi Pembelian Barang sekaligus tanggal


jatuh temponya
2. Mengecek Barang Datang (Receiving) sesuai dengan Nota
Pembelian
3. Melakukan Penyesuaian Barang sebelum Retur Potong
Hutang jika ditemui perbedaan jumlah (selisih barang)
4. Mentransaksikan Retur ke Supplier
5. Menyesuaiakan Harga Jual dengan Harga Beli (cek HPP) jika
ada kenaikan/penurunan hargaMencetak Label Gondola

F. Pembukuan / Kasir Besar

1. Menyetorkan Uang Kas Besar ke Bank BRI jika nominal > 8


Juta (atas perintah manager)
2. Mengambil Uang di Bank jika Kas Besar (atas perintah
manager)
3. Menerima uang dari Kasir depan dan mencocokkan dengan
laporan penjualan kasir (tertanda-tangan kasir)
4. Mengimpor-Jurnal transaksi penjualan kasir hari kemarin,
sekaligus mencocokkan jumlah Kas
5. Merekap Absensi Akhir Bulan dan Membuat Laporan Uang
Makan
6. Mentransaksikan Biaya-biaya dan Pendapatan-pendapatan
lain
3

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com

7. Mencetak Neraca dan Sekaligus Memastikan Uang di Kas


Besar dan Bank valid jumlahnya (tertanda tangan Manager)

Struktur organisasi sederhana dan deskripsi tugas untuk setiap posisi

Berikut adalah contoh Struktur organisasi sederhana mini market, struktur


Organisasi yang dibuat masih bersifat sederhana. Adapun masing-masing
jabatan memiliki tanggung jawab dan tugas pekerjaaan sebagai berikut.

Tanggung Jawab Direktur :


1 Bertanggung jawab kepada pemilik
2 Bertanggung jawab atas kelancaran toko
3 Bertanggung jawab atas barang-barang di toko
4 Bertanggung jawab atas kelengkapan toko
5 Bertanggung jawab atas harga, kualitas, kuantitas, dan kontinuitas barang
6 Bertanggung jawab atas keuntungan dan hasil penjualan
Tugas Direktur

1. Kontrol Manajemen
2. Kontrol kinerja perusahaan
3. Menentukan kebijakan-kebijakan strategi.

Tugas Manager Personalia

1. Rekruitmen karyawan
4 4

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com

2. Menyelanggarakan pelatihan dan pengembangan karyawan


3. Perencanaan karir karyawan
4. Kontrol karyawan

Tugas Manajer Pembelian

1. Kontrol Gudang
2. Kontrol penerimaan barang
3. Kontrol barang kadaluarsa (expired)
4. Kontrol Quality
5. Kontrol order mingguan/bulanan (periodik)
6. Kontrol BS (Broken Stock) dan CN (Credit Note)
7. Kontrol schedule supplier

Tugas Manajer Penjualan

1. Kontrol barang yang dijual


2. Membuka dan menutup took (bertanggung jawab atas kunci)
3. Selalu berhubungan dengan customer
4. Kontrol kebersihan took, lampu, dan rak
5. Kontrol display barang
6. Kontrol omzet
7. Kontrol barang berhadiah
8. Mengkoordinasi pramuniaga

Tugas Manajer Keuangan

1. Kontrol investasi perusahaan


2. Kontrol kasir dan mesin register
3. Kontrol faktur, PO, harga jual, dan label harga
4. Kontrol target dan realitas
5. Kontrol omzet
6. Kontrol Penyiapan uang

Tugas Bagian gudang (Receiving)

1. Cek PO (Purchase Order) dan Faktur


2. Cek penerimaan barang yang memenuhi kualitas, kuantitas, dan
kadaluarsa
3. Memberi, menulis keterangan, tanggal terima, jumlah, harga (berdasarkan
5

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com

persetujuan manager) pada karton atau pembungkusan harga).


4. Mengatur jumlah barang yang akan dipajang atau disimpan di gudang.
5. Mengatur grouping dan penyusunan barang di gudang
6. Mengeluarkan barang ke took jika barang di took telah terjual
7. Mengamankan barang, menjaga kebersihan gudang
8. Membuka dan menutup gudang (memegang kunci gudang)

Tugas Pramuniaga

1. Memeriksa barang yang kosong


2. Merapikan barang
3. Memeriksa dan control barang yang rusak
4. Memajang barang menurut jenisnya
5. Memajang barang sesuai FIFO
6. Mempelajari dan mengenali barang
7. Mempelajari barang tang fast moving dan slow moving
8. Memberikan service terbaik kepada pelanggan.

Tugas Kasir

1. Berkepribadian baik dan menarik


2. Murah senyum ramah dan supel, mudah bergaul, dan pandai
berkomunikasi.
3. Teliti, rapih dan cekatan
4. Bertanggung jawab penuh dan jujur
5. Berpakaian rapi, berpenampilan baik, dan rendah hati
6. Mengerti dan mampu mengoperasikan mesin register dan hafal kode
departemen barang
7. Disiplin dan selalu bekerja sama dengan sesame karyawan.
6 6

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com
7

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com
8 8

Jln Tanah Tinggi, Depan RSU Dr Chasan Boesoirie


Ternate Maluku Utara
HP, 0813-8000-1681, rahmart@yahoo.com