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*Planes de Contingencia

Un plan de contingencia es un conjunto de procedimientos alternativos a la

operatividad normal de cada institución.

Su finalidad es la de permitir el funcionamiento de esta, aun cuando alguna de sus

funciones deje de hacerlo por culpa de algún incidente tanto interno como ajeno a
la organización.

Todas las instituciones deberían contar con un plan de contingencia actualizado,

valiosa herramienta en general basada en un análisis de riesgo.

Permitirá ejecutar un conjunto de normas, procedimientos y acciones básicas de

respuesta que se debería tomar para afrontar de manera oportuna, adecuada y
efectiva, ante la eventualidad de incidentes, accidentes y/o estados de
emergencias que pudieran ocurrir tanto en las instalaciones como fuera de ella,
por ejemplo el secuestro de un funcionario.

Los riesgos los puedes eliminar, transferir, mitigar o aceptar. Ello dependerá de
varios factores tales como la probabilidad de ocurrencia o impacto del riesgo.

Los objetivos del plan de contingencia

Los objetivos del plan de contingencia son el de planificar y describir la capacidad

para respuestas rápidas, requerida para el control de emergencias. Paralelo al
plan se debe identificar los distintos tipos de riesgos que potencialmente podrían
ocurrir e incorporar una estrategia de respuesta para cada uno, con algunos
objetivos específicos:

1.- Establecer un procedimiento formal y por escrito que indique las acciones a
seguir frente a determinados riesgos.

2.- Optimizar el uso de recursos humanos y materiales

3.- Un control adecuado para cumplir con las normas y procedimientos

establecidos.
Los planes de contingencia son necesarios en todo sistema y no podría dejarse de
lado en el tema de seguridad.

Cuáles son las etapas de un plan de contingencia

Haciendo una síntesis para su elaboración la podríamos dividir en cinco etapas.

1.- Evaluación

2.- Planificación

3.- Pruebas de viabilidad

4.- Ejecución

5.- Recuperación

Ciclo de PDCA

El plan de contingencias sigue el conocido ciclo de vida iterativo PDCA (plan-do-check-

act, es decir, planificar-hacer-comprobar-actuar). Nace de un análisis de riesgo donde,
entre muchas amenazas, se identifican aquellas que afectan a la continuidad del negocio.

Sobre dicha base se seleccionan las contramedidas más adecuadas entre diferentes
alternativas, siendo plasmadas en el plan de contingencias junto con los recursos
necesarios para ponerlo en marcha.

El plan debe ser revisado periódicamente. Generalmente, la revisión será consecuencia

de un nuevo análisis de riesgo. En cualquier caso, el plan de contingencias siempre es
cuestionado cuando se materializa una amenaza, actuando de la siguiente manera:

Si la amenaza estaba prevista y las contramedidas fueron eficaces: se corrigen solamente

aspectos menores del plan para mejorar la eficiencia.

Si la amenaza estaba prevista pero las contramedidas fueron ineficaces: debe analizarse
la causa del fallo y proponer nuevas contramedidas.
Si la amenaza no estaba prevista: debe promoverse un nuevo análisis de riesgos. Es
posible que las contramedidas adoptadas fueran eficaces para una amenaza no prevista.
No obstante, esto no es excusa para evitar el análisis de lo ocurrido en un equipo.

Contenido

El plan de contingencias comprende tres subplanes. Cada plan determina las

contramedidas necesarias en cada momento del tiempo respecto a la materialización de
cualquier amenaza:

El plan de respaldo. Contempla las contramedidas preventivas antes de que se

materialice una amenaza. Su finalidad es evitar dicha materialización.

El plan de emergencia. Contempla las contramedidas necesarias durante la

materialización de una amenaza, o inmediatamente después. Su finalidad es paliar los
efectos adversos de la amenaza.

El plan de recuperación. Contempla las medidas necesarias después de materializada y

controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas tal y como se
encontraban antes de la materialización de la amenaza.

Por otra parte, el plan de contingencias no debe limitarse a estas medidas organizativas.
También debe expresar claramente:

Qué recursos materiales son necesarios.

Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan.

Cuáles son las responsabilidades concretas de esas personas y su rol dentro del plan.

Qué protocolos de actuación deben seguir y cómo son.

*Factores críticos de éxito.

Los factores crit́ icos de éxito (FCE), tienen como objetivo ayudar a la planificación
de las actividades y recursos de cualquier organización, facilitando la asignación
de prioridades dentro de ella.

Esta práctica implica, para su realización, los siguientes puntos básicos:

Definir los objetivos globales de la organización.

Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la organización

con respecto a esos objetivos.

Identificar los factores clave que contribuyen a ese funcionamiento.

Identificar las relaciones causa-efecto entre objetivos y factores clave.

Descripción

El análisis de los factores crit́ icos de éxito va dirigido a identificar aquellos factores
del entorno cuyo funcionamiento adecuado o evolución favorable permitirán la
implantación con éxito de una estrategia determinada. Como consecuencia de la
identificación de estos factores externos, se podrá proceder a una aplicación
adecuada de los recursos de la organización con el fin de conseguir una eficacia
óptima de esta estrategia. En esta identificación se deben tener en cuenta
cuestiones como:

Un proceso de la organización cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel

competitivo con el entorno.

Una actividad dentro de la organización que se debe realizar con especial

atención.

Un suceso que ocurre en el entorno externo de la organización y sobre el cual se

puede o no tener control.

Es conveniente, diferenciar entre factores de éxito y factores crit́ icos de éxito. Un

factor de éxito es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un
objetivo. Este factor de éxito se define como crit́ ico si su cumplimiento es
absolutamente necesario para alcanzar los objetivos de la organización, de modo
que se requiere una especial atención por parte de los responsables de la
organización, con el fin de asegurar que se dedican los mejores recursos para la
consecución de dicho factor de éxito.

Se puede justificar el establecer esta diferencia entre factores de éxito (FE) y

factores crit́ icos de éxito (FCE) por dos razones:

Desde un punto de vista puramente metodológico, es más efectivo separar la

consideración de todos los FE de la organización, de la evaluación de cuáles son
realmente FCE.

Desde un punto de vista de eficacia dentro de la organización, la definición de un

número demasiado elevado de FCE desvirtuaria
́ el sentido de esta práctica.

También se debe hacer énfasis en la diferencia existente entre factores de éxito y

objetivos de la organización:

Objetivos son los “fines” hacia los cuales se dirige el esfuerzo y el trabajo de la
organización.

Factores de éxito y como consecuencia los FCE son los “medios” o condiciones
que se deben cumplir para alcanzar los objetivos. Para cada objetivo se debe
definir al menos un factor de éxito.

Esta distinción ayudará a la hora de delimitar y definir con claridad los objetivos
debido a que éstos serán importantes como un fin en sí mismos. Por tanto, si se
considera un objetivo importante sólo como medio de conseguir otros objetivos, se
considerará dicho objetivo como un factor de éxito.

A la hora de definir los factores crit́ icos de éxito de la organización, es necesario

que los objetivos que persigue la organización estén claramente definidos, dado
que su especificación servirá de base para el estudio de los FCE.
El análisis estructurado de los FCE constará de los siguientes pasos:

1. Elaborar una lista de los objetivos de la organización.

Se determinará la misión, metas y objetivos de la organización. Es conveniente ser

explić itos en la especificación de objetivos, intentando cuantificarlos en la medida
de lo posible.

2. Depurar la lista de objetivos.

En este paso se revisará la lista de objetivos obtenida en el paso anterior para

asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en sí mismos y no meramente un
́ como un
medio para obtener otro objetivo de la lista, en cuyo caso se consideraria
factor de éxito.

3. Identificar los factores de éxito.

Teniendo en cuenta el concepto de factor de éxito como medio necesario para

alcanzar los objetivos especificados, se obtendrá una lista de factores de éxito
para cada uno de dichos objetivos, contemplando tanto aquéllos que dependen de
la organización como aquéllos externos que están fuera de su control (legislación,
́ , etc.).
comportamiento de la economia

En este punto no es necesario preocuparse demasiado si se repiten los factores

de éxito con los objetivos, o si un factor de éxito para un objetivo está
estrechamente relacionado con otro objetivo.

4. Eliminar los factores de éxito no crit́ icos.

Se utilizarán en este punto diferentes criterios para eliminar los factores de éxito,
dependiendo de sí los mismos están dentro o fuera del control de la organización.
Como se ha dicho, esta selección será realizada, mediante reuniones en grupo,
por los responsables de la organización.