Manual Excel 2010 PDF

Excel 2010
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MICROSOFT EXCEL 2010
Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 1

Excel 2010
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Introducción Excel 2010
Esta nueva versión de Excel,

a nivel visual, tiene algunos
pequeños cambios. Uno de ellos es
el cambio del botón
Office por la pestaña de
color verde Archivo.
Dicha pestaña desplegara un menú desde donde podrás ver las

acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Los que muestran un panel justo a la derecha

con más opciones, ocupando toda la superfície de
la ventana Excel.
- Y el panel izquierdo con opciones

como Información o Imprimir. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observarás que
tienen un efecto verde oscuro. El color
permanecerá al hacer clic para que sepas qué
panel está activo. Aca encontraremos algunas
novedades de esta versión como la opción
Reciente, la cual nos permite recuperar archivos
que no se alcanzaron a guardar.

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Formato Visual
Formato de Celdas (Ctrl+1)
Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay

que presionar la combinación
de teclas Ctrl+1. Aparecerá un
cuadro de diálogo llamado
Formato de celdas, el cual
posee seis fichas:
Número: Se utiliza
generalmente para especificar
el tipo de dato que se va a
ingresar. Estos tipos de datos
pueden ser: General, Número,
Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica,
Texto, Especial o
Personalizada.
Alineación: Posee opciones

referentes a la alineación de los
datos ingresados en la celda o
rango, medida generalmente
en grados.
Fuente: En esta ficha podemos

especificar opciones acerca de
la fuente en que se van a
visualizar los datos
seleccionados, ya sea el estilo,
la fuente propiamente dicha, el
tamaño, el tipo de subrayado,
el color y varios efectos más.
Bordes: Se utiliza para definir

el tipo de línea y el color de
todos los bordes (internos y
externos) que posee el rango seleccionado.

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Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango
seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango

o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
También se puede aplicar formato a todo el texto de una celda o

a los caracteres seleccionados con la pestaña Inicio de la Cinta.
Formateando Datos
Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco
espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar
de crear columnas innecesariamente anchas o
rótulos abreviados, puede girar el texto y
aplicar bordes que estén girados los mismos
grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas Para

distinguir entre los diferentes tipos de
información de una hoja de cálculo, puede
aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o
sombrear celdas con una trama con color.

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Formato Flexible
El formato flexible es una posibilidad que se tiene con Excel, de

poder lograr celdas visiblemente descentradas, con relación a sus filas
y columnas, con lo cual podemos potenciar el diseño de nuestra
planilla sacándola de lo canones de cuadricula que nos rigen las filas y
columnas.
Para realizar este tipo de formato,

tenemos en primer lugar, agregar
botón cámara a nuestra barra de
acceso rápido, la
cual se activa con el
botón personalizar (imagen
circulo rojo), opción Más
comandos…, con la cual
obtendremos una ventana en
la cual podemos buscar y
agregar el botón cámara.
Su utiliazación se realiza seleccionando las celdas, luego

presionamos la cámara la que nos permitirá poder dibujar en la planilla
una imagen directa de las celdas seleccionadas. La funcionabilidad de
esta operación es que cada vez que se produzca un cambio con los
datos de las celdas que se le tomo una foto, su cambio se vera
reflejado en tiempo real en la imagen de destino (rectángulo verde de
la imagen).

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Formato Condicional
El objetivo del formato condicional es establecer un

fondo, borde o color de fuente dependiendo del ingreso que
se realice en la hoja.
Para poder realizar esta

configuración debemos acceder a la
pestaña Inicio botón Formato
Condicional….
En el siguiente ejemplo, se aplican

formatos condicionales al rango B3:E4
para analizar las contribuciones
trimestrales en relación a todo el año.
Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del

30% o mayor al resultado total, se mostrarán en negrita de color verde.
Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del

20% o menor, se mostrarán en negrita de color rojo.
La siguiente tabla resume los formatos condicionales aplicados al

rango B3:E4. Excel ajusta la parte relativa (fila) de la referencia de
celda $G3 en la fórmula de manera que cada celda del rango B3:E4 se
compare con el total correspondiente de la columna G.
Valor de la Fórmula Formatos
celda
Condición 1 Mayor o igual =$G3*0,3 Negrita, fuente
que color verde
Condición 2 Menor o igual =$G3*0,2 Negrita, fuente
que color rojo

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Estilos en Celdas
Existe la posibilidad de dar un formato rápido a las

celdas, este es colorear las celdas y aplicar estilos
predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la
sección Estilos encontrarás los botones Dar formato
como tabla y Estilos de celda.
- Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar

el botón Estilos de celda. Verás muchas opciones entre las que
elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará
automáticamente. Uno de los estilos predefinidos es Normal, de
forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un
estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato
normal, sólo tendrás que elegir esta opción.
- Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla,

selecciónalas y pulsa Dar formato como tabla. La forma de
proceder es similar a la anterior, elegirás de un listado el estilo que
prefieras y se aplicará. La única diferencia es que aparecerá un
pequeño cuadro de diálogo para que selecciones las celdas que
quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si ésta contendrá
encabezados. Una vez finalices el formateo, lo que habrás creado
será una tabla, por lo que aparecerá la pestaña Herramientas de
tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones que
contiene posteriormente, en el tema dedicado a las tablas.
- Ambas opciones, los estilos de celda y el

formato como tabla, tienen en común que te
permiten crear un Nuevo estilo.

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Copia rápida de formato
Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo

más rápido muchas veces es copiar el formato.
La forma de hacerlo es:
1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos

copiar.
2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la
herramienta Copiar formato . Está situada en la
categoría Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y
pegar.
3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el
cursor tiene el siguiente aspecto .
4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que
queremos aplicar el formato.
De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que
volver a establecer todos y cada uno de los parámetros de formato a
mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.

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Aplicación e inmovilización de paneles
Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles
Dividir paneles En la parte superior de la barra de

desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la
barra horizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de
división.
Cuando el puntero adopte la forma de puntero de
división, arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia
la izquierda, hasta la posición elegida.
Inmovilizar paneles La inmovilización de paneles permite que

los datos de los paneles, permanezcan visibles al desplazarse en una
hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y
las columnas mientras se desplaza.
Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:
Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de

donde desee que
aparezca la división.
Panel vertical
izquierdo Seleccione la
columna situada a la
derecha de donde desee
que aparezca la división.
Otra forma de colocar los paneles superior e izquierdo es

hacer clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee
que aparezca la división y luego se debe hacer doble clic en ambos
cuadros de división tanto en el horizontal como en el vertical.
Y por ultimo en la pestaña Vista, haga clic en la opción

Inmovilizar paneles.

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Usando Fórmulas y Funciones
En Excel pueden crearse una amplia diversidad de fórmulas.

Desde fórmulas, con un formato simple, que ejecutan una simple
operación aritmética y, con un formato mas complejo, que analizan un
modelo complejo de fórmulas las cuales contienen funciones.
Ejemplos:
Formato Simple
=A2+B2
Operadores Aritméticos
+ Se utiliza para las sumas

- Se utiliza para las restas
/ Se utiliza para las divisiones
* Se utiliza para las multiplicaciones
^ Se utiliza para elevar a una potencia
Formato Complejo
Las Funciones son la principal característica de una Hoja de Cálculos. El primer paso para exprimir al
máximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitirá armar todo tipo de
=SI(A2>0;SUMA(B2:B8);B2/A2)
plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Fórmulas son jústamente lo que hacen tan única y
maravillosa a esta Hoja de Cálculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales se
explicarán una por una en este manual...y lo mejor de todo es que te las explicamos desde el mismo Excel !
Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más uilizadas, la
Funciones Son herramienta las cuales nos permiten realizar
función SUMA. Por ejemplo, en el rango C18:C22 tenemos una serie de números y queremos sumarlos.
operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores
Podríamos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F18 o también con la función SUMA como
numéricos o de texto.
se muestra en la celda J18. El resultado es el mismo, pero vemos que es más cómodo usar la función SUMA
que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.
C F J
18 1 18 5 18 5
19 1
= C18+C19+C20+C21+C22 = SUMA(C18:C22)
20 1
21 1 Con este sencillo ejemplo hemos querido demostrar que las funciones nos
22 1 permiten simplificar los cálculos.

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Sintaxis de Fórmulas y Funciones
Sintaxis Es la estructura y el orden de los elementos de una

fórmula o función, es decir la manera como se deben escribir tanto las
fórmulas o funciones.
En el caso de las fórmulas la sintaxis es:
- El signo "igual"
- Los elementos que se van a calcular
- Y los operadores de cálculo
Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye

un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los
operandos) y los operadores del cálculo.
Ejemplos:
=5+2*3
=(5+2)*3
=A2+B2
Todas las funciones poseen la siguiente sintaxis.
- El signo “igual”
- El nombre de la función, en mayúsculas
- Y sus Argumentos entre paréntesis
1. Toda función comienza con el signo igual (
C
12 1 2. Luego se escribe el nombre de la funció
13 1 3. Finalmente se escriben los
14 1
15 1
16 4 =SUMA(C12:C15)
Esta función la hemos escrito en la celda C16 y luego presionamo
Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas
todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado
diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es
más fácil poder encontrar la combinación de funciones con las que
podemos generar el resultado deseado.

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Es importante tener presente que en cuanto terminamos de
escribir el nombre de la función y
colocamos el paréntesis, Excel nos
proporcionara una guía de la sintaxis de la
función.
- Categoría de Funciones y su Aplicación
Insertando una función
Podemos hacer la
inserción de una función
escribiéndola
directamente en
la celda donde la necesitamos o
podemos usar los cuadros de
dialogo de asistencia para
insertarla. Para acceder a ellos
podemos presionar la fx de la
barra de fórmula.
En el cuadro de lista, O
seleccionar una categoría, las
funciones están separadas por
categorías. Dentro de cada
categoría los nombres de las
funciones están por orden
alfabético, las cuales
aparecerán en el cuadro,
Seleccionar una función:.
Una vez seleccionada la
función y presionando
Aceptar nos aparecerá el
cuadro Argumentos de
función en el cual podremos
introducir los datos
necesarios para realizar el
cálculo.

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Por ejemplo en la suma se necesita como primer argumento
Número1, esto sería el rango de celdas que deseamos sumar.
Observación:
- El punto y coma.
=SUMA(B3;B4) equivale a sumar las celdas B3 y B4.
- Los dos puntos indican que estamos trabajando con un rango.
=SUMA(B2:B7) equivale a sumar desde B2 hasta B7
Creación de nombres para simplificar fórmulas
Esto se hace seleccionando el rango y después en

el Cuadro de nombres escriba el nombre que desea dar
al rango y, a continuación, presione ENTRAR con esto se
le asignara rápidamente un nombre a una celda o al rango
seleccionado. Para seleccionar una celda o rango cuyo
nombre se asignó previamente, haga clic en su nombre
en el Cuadro de nombres.
Si se necesita modificar o eliminar el nombre del

rango esto se puede hacer en la
pestaña Fórmulas, sección
Nombres definidos.

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- Significados de Mensajes de Error
Mensajes de error más frecuentes
Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel

presenta un mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido:
#¡valor! Aparece cuando se han incluido en la fórmula

algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una
casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.
#¡div/0! Aparece cuando hemos hecho referencia en un

denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es
una casilla en blanco.
#¡ref! Quiere decir error en la referencia. Indica que, al

actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando
celdas que no existen en la hoja de cálculo.
########## Aparece cuando el resultado no cabe en el

ancho de la columna.
#¿Nombre? Este error quiere decir que hay algún error en el

enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra incorrecta.
Combinación de funciones
Estas funciones son las que se utilizan dentro de otras

funciones, pasando a ser un argumento más de la función.
Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada

PROMEDIO y compara el resultado con el valor de la celda D3 y la
función SUMA es el resultado como argumento de valor_verdadero de
la función SI.

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- Sintaxis
=SI( PROMEDIO(Cantidad) > D3 ; SUMA(Cantidad) ;

"El promedio no es mayor" )
Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada

como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que
utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor
VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver
VERDADERO o FALSO.
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener

como máximo siete niveles de funciones anidadas. Esto quiere decir
que si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la
Función B es una función de segundo nivel. En el ejemplo, la función
PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro
de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel.
- Creación y Uso de Fórmula Matricial
La fórmula matricial permite realizar varios cálculos que generen

un único resultado. Este tipo de fórmula matricial permite simplificar un
modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por
una sola fórmula matricial. Cuando se introduce una fórmula matricial,
Microsoft Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}).
Para calcular un único resultado
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula

matricial.
2. Escriba la fórmula matricial.

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Por ejemplo, la función
suma, calcula el valor total de
una matriz de precios de
cotización y acciones, sin
utilizar una fila de celdas para
calcular y mostrar los valores
individuales de cada
cotización.
Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como

fórmula matricial, multiplica las acciones y el precio correspondiente a
cada cotización, y luego suma los resultados de estos cálculos.
3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

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Algunas Funciones por Categorías
Categoría Texto - Función CONCATENAR

- Descripción
Esta función une varios elementos de texto en uno solo.
- Sintaxis
= CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Argumentos __________________________________________________
texto1;texto2 son textos que se unirán en un único elemento de texto.
- Ejemplo
Necesitamos unir el nombre con los apellidos
de una persona y que el resultado de esto, nos
quede en la celda B3.
Categoría Texto - Función DERECHA

- Descripción
Esta función devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el
número de caracteres que el usuario especifica.
- Sintaxis
=DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Argumentos __________________________________________________
texto cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
núm_de_caracteres especifica el número de caracteres a extraer.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener diez
caracteres desde la derecha del texto que se
encuentra en la celda C1.

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Categoría Texto - Función ESPACIOS

- Descripción
Esta función elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal entre palabras.
- Sintaxis
=ESPACIOS(texto)
Argumentos __________________________________________________
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener el texto
con los espacios correspondientes entre
palabras, del texto de la celda C1, sin todos
los espacios que sobran.
Categoría Texto - Función LARGO

- Descripción
Esta función devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
- Sintaxis
=LARGO(texto)
Argumentos __________________________________________________
texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener la longitud del
texto que se encuentra en la celda C1.

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Categoría Texto - Función EXTRAE

- Descripción
Esta función devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posición que se especifique y en función del número de caracteres que se
desea extraer.
- Sintaxis
=EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Argumentos __________________________________________________
texto cadena de texto que contiene los caracteres que se desean extraer.
posición_inicial es la posición del primer carácter que se desea extraer del texto.
núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que se desea extraer.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener la
palabra “caracteres”, del texto que se
encuentra en la celda C1, para esto
extraemos los diez caracteres que corresponden a la palabra de posición inicial veinte en el texto.
Categoría Texto - Función IGUAL

- Descripción
Esta función compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente
iguales y FALSO si no lo son. Hay que tener en cuenta que reconoce mayúsculas y minúsculas,
pero pasa por alto las diferencias de formato.
- Sintaxis
=IGUAL(texto1;texto2)
Argumentos __________________________________________________
texto1 es la primera cadena de texto.
texto2 es la segunda cadena de texto.
- Ejemplo
En la celda B3 obtenemos la
verificación si el texto de la celda
C1 es igual al de la celda E1.

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Categoría Lógicas - Función SI

- Descripción
Esta función devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si
es FALSO.
- Sintaxis
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Argumentos __________________________________________________
prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
- Ejemplo
En la celda D5 podemos observar
que el valor de edad de C5 es mayor
que el valor de edad de F2 (Mayor de
Edad) con lo cual el resultado de la
pregunta lógica es VERDADERO y el
valor resultante de nuestra función es
nuestro argumento valor_si_verdadero que es “Mayor de edad”, en todos los otros casos el
resultado es FALSO por lo cual los valores resultantes son “Menor de edad”.
Categoría Lógicas - Función Y

- Descripción
Esta función devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO;
devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
- Sintaxis
=Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Argumentos ________________________________
valor_lógico1, valor_lógico2, ... son condiciones
acomprobar y que pueden tener el resultado de
VERDADERO o FALSO.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener si es verdadero que el valor de C1 y C2 son mayor a
cero, en el caso que alguno hubiese sido falso nuestro resultado en B3 seria FALSO.

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Categoría Lógicas - Función O
- Descripción
Esta función devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.
- Sintaxis
=O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Argumentos ________________________________
valor_lógico1, valor_lógico2, ... son condiciones a
comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o
FALSO.
- Ejemplo
En la celda B3 deseamos obtener si es verdadero que alguno de los valores de C1 y C2 es
mayor a cero, en el caso que todos fueran falsos nuestro resultado en B3 seria FALSO.
Categoría Búsqueda y Referencia - Función BUSCAR

- Descripción
Esta función devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de
una matriz.
- Sintaxis
=BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)
Argumentos __________________________________________________
valor_buscado valor que se busca en el vector_de_comparación.
vector_de_comparación rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores en el
vector_de_comparación deben colocarse en orden ascendente.
vector_resultado rango que sólo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo tamaño que
vector_de_comparación.
- Ejemplo
En la celda B3 obtenemos el color
correspondiente al valor en G2 del rango D2:D3
con el resultado en su posición en el rango
E2:E3.

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Categoría Búsqueda y Referencia - Función BUSCARV
- Descripción
Esta función busca un valor por las columnas de un rango y devuelve el

contenido de la columna indicada.
- Sintaxis
=BUSCARV( valor_buscado ; matriz_buscar_en ; indicador_columnas )

Argumentos __________________________________________________
valor_buscado es el valor que se busca.
matriz_buscar_en es un rango de celdas.
Indicador_columnas es un número de columna.
- Ejemplo

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Categoría Estadísticas - Función CONTAR
- Descripción
Esta función cuenta el número de celdas que contienen números.

- Sintaxis
=CONTAR(valor1;valor2;...)
Argumentos __________________________________________________
valor1;valor2;… es una referencia a distintos tipos de datos.
Categoría Estadísticas - Función CONTAR.SI
- Descripción
Esta función cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que
cumplen los criterios especificados.
- Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Argumentos __________________________________________________
rango es la celda o las celdas que se van a contar; deben
contener números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o

texto, que determina las celdas que se van a contar.
Categoría Estadísticas - Función MODA

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- Descripción
Esta función devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango de
datos.
- Sintaxis
=MODA(número1;número2; ...)
Argumentos __________________________________________________
número1;número2; ... referecias a celdas o rangos.
Categoría Estadísticas - Función PROMEDIO

- Descripción
Esta función devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
- Sintaxis
=PROMEDIO(número1;número2; ...)
Argumentos __________________________________________________
número1;número2; ... referecias a celdas o rangos.
- Ejemplo

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Categoría Base de Datos - Función BDSUMA
- Descripción
Esta función suma los números de un campo (columna) de registros de una

lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
- Sintaxis
=BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.
nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función.
criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.
Categoría Base de Datos - Función BDCONTAR
- Descripción
Esta función cuenta las celdas que contienen números en un campo

(columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas
- Sintaxis
=BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________

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Categoría Base de Datos - Función BDMAX
- Descripción
Esta función devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros

en una lista o base de datos que cumple las condiciones especificadas.
- Sintaxis
=BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________
Categoría Base de Datos - Función BDPROMEDIO
- Descripción
Esta función devuelve el promedio de los valores de un campo (columna)

de registros en una lista o base de datos que cumple las condiciones
especificadas.
- Sintaxis
=BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Argumentos __________________________________________________

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Operaciones con Datos
Filtrando Datos
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos

de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que
cumplen el criterio (condiciones que se especifican para limitar los registros que se
incluyen en el conjunto de resultados de una consulta) que se especifique para
una columna.
Para a aplicar Autofiltro, el cual se logra con la opción del mismo nombre
en el submenú Filtros del menú Datos.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar

en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni
ordenarlo.
Autofiltro
Cuando utilice el comando Autofiltro,

aparecerán las flechas de autofiltro a la derecha
de los rótulos de columna del rango filtrado.
Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar autofiltro personalizado para
mostrar filas que contengan un valor u otro.
También puede utilizar autofiltro personalizado
para mostrar las filas que cumplan más de una
condición en una columna; por ejemplo, las filas
que contengan valores comprendidos en un rango
específico.
También se tiene la posibilidad de
ordenar la información cuando este el
autofiltro, para ello nos posicionamos en
el encabezado de la columna por la cual
queramos llevar el orden y presionamos
el botón de orden ascendente o
descendente de la Cinta.

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Si necesitamos aplicar sumas totales para alguna columna de datos de nuestro
rango se debe usar la función Subtotales con el 9 como primer argumento, lo cual
nos permitirá obtener la suma de los valores que fueron filtrados, es decir los
visibles.
SUBTOTALES(núm_función;ref1;ref2;...)
núm_función es un número que indica qué función debe utilizarse para calcular
los subtotales dentro de una lista.
ref1, ref2 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Núm_función Núm_función
(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos) Función
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP

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Obtención de Datos Externos
Con Excel podemos importar datos de la mayoría de orígenes de datos,

incluidas las bases de datos OLAP. Esta capacidad es muy importante ya que
podríamos sacar provecho de poder ocupar datos de alguna base de datos que
maneje otro programa. Para importar los datos debemos, en la pestaña Datos,
elegir Obtener datos externos botón desde Access.
Para abrir un origen de

datos existente, en el cuadro
de diálogo Seleccionar
archivos de origen de
datos, seleccione un origen
de datos de Mis archivos de
origen de datos y haga clic
en Abrir.
Luego para recuperar

los datos externos en la hoja
de cálculo seleccionada, en el
cuadro de diálogo Importar
datos haga clic en la opción Hoja de cálculo existente:. En la hoja de cálculo,
haga clic en la celda en que desee colocar la esquina superior izquierda del rango
de datos externo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En el caso que
deseemos los datos en una
hoja de cálculo nueva, haga
clic en la opción Nueva hoja
de cálculo y, a continuación,
haga clic en Aceptar. Excel
agregará una nueva hoja de
cálculo y, de forma
automática, colocará el rango
de datos externos en la
esquina superior izquierda de
la nueva hoja.

Excel 2010
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Trabajo con Gráficos 3D
Los gráficos son la forma visual que nos facilita

a los usuarios la comparación y tendencias de los
datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias
columnas de números de la hoja de cálculo, se puede
ver en seguida si las ventas están disminuyendo o
aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están
comportando las ventas con respecto a lo previsto.
Como resumen es la representación gráfica de los
datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.
Creación de un Gráfico
1.- En primer lugar se tiene que seleccionar el grupo de datos que se desea
graficar.
2.- Se utiliza la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como

cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja

exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen
celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición.

Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el
tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los
que se encuentran disponibles.

Excel 2010
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En cada uno de los tipos
generales de gráficos podrás encontrar
un enlace en la parte inferior del listado
que muestra Todos los tipos de
gráfico...
Hacer clic en esa opción

equivaldría a desplegar el cuadro de
diálogo de Insertar gráfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la
parte inferior derecha de la
sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado.
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección

nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.
Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.

Para ello:
Selecciona el gráfico. En la pestaña Diseño de las Herramientas

de gráficos.
Pulse sobre el botón Mover

gráfico que se encuntra en la
sección Ubicación.Se abrirá el
siguiente cuadro de diálogo:
- La primera opción te permite
establecer el gráfico como una Hoja
nueva.

Excel 2010
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Tendrá la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrá
contrastar los datos númericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato
que quieras utilizar. Escriba el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si

utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición
y con el tamaño que tú eligas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se
genera un nuevo gráfico.
Además, también puede mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o

bien a otra
Los minigráficos
Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico
representantivo en una única celda que representará a una única serie de datos. De
esta forma podrás ver de una vez la tendencia que representan unos determinados
valores.
El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de

opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea,
de columna y de ganancia o pérdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva

barra de herramientas en la cinta: Herramientas para
minigráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que le permitirá
realizar acciones básicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de
datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos
disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).
A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo

seleccionándola y pulsando supr, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello,
debemos utilizar la opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de
las Herramientas para minigráfico. Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a
eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar.
Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la

celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos aumentar el
ancho de la columna que lo contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila
para darle más altura. Si lo que quieremos es cambiar el grosor de la línea, por ejemplo,
podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.

Excel 2010
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Validación
El objetivo principal de la validación es el poder restringir el ingreso de

datos no deseados, como por ejemplo:
Ingreso de números en campos de letras

Ingreso de letras en campos de caracteres.
Ingreso de números que no se permiten o no son de acuerdo a la
representación real del campo.
Etc.
En este caso crearemos una planilla la cual contendrá los campos Nombre,
Edad, Sexo, Estado Civil, Comuna.
Una vez creada esta base de datos crearemos una validación para el
ingreso de edades superior a 21 años, sexo M o F según se encuentre en un
listado en otra ubicación de la hoja y estado civil con las opciones SO, CA, VI, SE
los cuales también se encontraran en otra ubicación de la hoja. Una vez agregado
estos criterios procederemos a crear la validación la cual se realiza
pinchando en Datos > Herramientas de Datos > botón
Validación.

Excel 2010
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La cual mostrara una ventana con tres fichas, la primera es para el ingreso
del criterio, la segunda para el ingreso del mensaje entrante (aparece al hacer clic
en la celda con validación) y la tercera para el mensaje de error el cual se
mostrara cuando realizamos un ingreso no permitido según nuestra validación.
Teniendo seleccionado el rango de las edades establecer la siguiente

configuración:

Excel 2010
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Y presionamos aceptar, cuando realicemos un ingreso no permitido deberá

aparecer un mensaje como el siguiente:
Una vez configurada la validación para la edad, establecer la configuración

correspondiente para sexo y estado civil.

Excel 2010
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Configuración para el rango de sexo.
Configuración para el rango de Estado Civil.

Excel 2010
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Tablas Dinámicas
Comprenden una serie de datos agrupados en forma de resumen de una

información global. Es decir, una Tabla Dinámica es el resumen de una Base de
Datos, con el cual se pueden realizar diferentes operaciones, como multiplicar,
promediar, o totalizar datos.
Creación de Tabla
1.- Poner el cursor en cualquier celda de la tabla que contiene los datos a
analizar.
2.- Hacer clic en la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos… del

menú Datos.
Aparecerá la siguiente ventana
1° Paso. Obtención de Datos
A la pregunta ¿Dónde están los datos que desea analizar? tiene que estar
marcada la opción Lista o base de datos de Microsoft Office Excel y en ¿Qué
tipo de informe desea crear? la opción Tabla dinámica.

Excel 2010
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2° Paso. Rango de Datos
Acá deberá aparecer el rango que abarca todos los datos de la tabla,
incluyendo la fila de títulos, sino fuese así deberemos seleccionarlo y marcarlo
directamente de la hoja.
3° Paso. Ubicación de la Tabla
Se selecciona la opción de donde se situara la tabla dinámica, en una hoja

nueva o en lugar de la hoja activa. Después debemos hacer clic en el botón
Diseño….

Excel 2010
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4° Paso. Diseño de la Tabla
En este cuadro de dialogo debemos

arrastrar los botones de los campos, de la
tabla de datos, en las zonas que deseamos
que aparezcan en la tabla. Luego de Aceptar
volveremos al 3° paso y presionamos
Finalizar. Aparecerá la tabla dinámica
diseñada, acompañada por una barra de
herramientas Tabla dinámica y un cuadro
Lista de campos de tabla dinámica que nos
permite seguir diseñando directamente en la
hoja donde se encuentra nuestra tabla.

Excel 2010
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Manipulación de Tabla
Con la hoja Tabla Dinámica del

libro Guía de Excel Ofimática,
diseñaremos la siguiente tabla
dinámica:
1. Arrastrar el elemento Mes a

Columna
2. Arrastrar los elementos Auto-

Camión-Ómnibus-Camioneta-
Moto-Recaudación-Beneficios
a Datos
Aparecerá la siguiente tabla dinámica.
Se puede observar como se ha podido agrupar en forma mensual la

recaudación por cada vehículo, el total recaudado y total Beneficios, como también
el total general a través del semestre.
Obtención de Subtablas (resumen) Haciendo doble clic sobre una de las

celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de Marzo, que contiene el valor
981248 se obtiene en forma
automática, en otra hoja el
siguiente detalle:

Excel 2010
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Filtrando la Tabla Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo
sobre la lista desplegable de Mes, deje activado solamente los meses Enero-
Marzo-Mayo, para esto primero saque el ticket a (Mostrar todo). Al presionar el
botón Aceptar obtendrá el siguiente resultado.
Obtener Promedios Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas
Dinámicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de
recaudación por mes de cada vehículo.
a) Colocar el cursor sobre una celda de la

tabla, y hacer clic con el botón secundario del
ratón, obteniéndose el siguiente menú de la
imagen.
b) Hacer clic sobre la opción Configuración de campo…, y se obtendrá el

siguiente cuadro.

Excel 2010
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c) Seleccionar la opción Promedio
d) Hacer clic en Aceptar
Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose

el promedio mensual de recaudación en cada vehículo.
Cambiar el diseño de la tabla Para esto

hacemos clic, dentro de la tabla, con el botón
secundario del ratón, y nos aparecerá el menú de la
imagen, seleccionamos la opción Asistente para
tablas dinámicas, con lo cual podremos volver a la
pantalla de Diseño de donde podemos arrastra los
campos desde una zona a otra ya sea de fila a
columna, pagina o datos.
Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones Son las tablas que poseen algún
elemento en la zona de Pagina (Diseño), a esta zona nos conviene arrastrar
siempre campos como el año lo cual nos permitiría filtrar los datos de un año en
particular. En el caso de la tabla que estamos viendo colocaremos el campo
Semana en la zona de
pagina lo cual nos
presentará una tabla mas
compleja que la anterior.
Permitirá analizar no solo
la recaudación por mes
según el tipo de vehículo,
sino también por semana.
Primero cambiamos el
diseño de la tabla,
arrastrando el elemento
Semana a Página.

Excel 2010
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La tabla que se obtiene es la siguiente:
Ahora se puede
operar sobre la tercera
dimensión, es decir se
puede mostrar la
recaudación sobre una
Semana determinada, y
por lógica el mes a que
corresponde.
Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas Si se produce cambios en alguna

de las cantidades contenidas en las celdas de la planilla original (hoja Tabla
Dinámica), la actualización en la tabla dinámica se efectúa de la siguiente
manera.
Haga, clic sobre la tabla con el botón secundario del

ratón, aparece el menú de la imagen, seleccionamos la
opción Actualizar datos.

Excel 2010
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Gráficos Dinámicos
Otra opción que permite las Tablas Dinámicas de Excel, son el poder
graficar una tabla dinámica.
Para realizar el grafico tomamos la tabla Dinámica creada y realizamos los

siguientes pasos:
 Hacer clic con el botón derecho del

Mouse obteniéndose la siguiente
imagen.
 En el menú que aparece se

selecciona sobre Grafico dinámico,
lo cual va ha producir un grafico de
tipo columna.

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Excel 2010

MICROSOFT EXCEL 2010

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 1

Introducción Excel 2010

Esta nueva versión de Excel,

Dicha pestaña desplegara un menú desde donde podrás ver las

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha

- Y el panel izquierdo con opciones

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 2

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay

Alineación: Posee opciones

Fuente: En esta ficha podemos

Bordes: Se utiliza para definir

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 3

Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango

También se puede aplicar formato a todo el texto de una celda o

Agregar bordes, colores y tramas Para

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 4

El formato flexible es una posibilidad que se tiene con Excel, de

Para realizar este tipo de formato,

Su utiliazación se realiza seleccionando las celdas, luego

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 5

El objetivo del formato condicional es establecer un

Para poder realizar esta

En el siguiente ejemplo, se aplican

Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del

Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del

La siguiente tabla resume los formatos condicionales aplicados al

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 6

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 7

Existe la posibilidad de dar un formato rápido a las

- Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar

- Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla,

- Ambas opciones, los estilos de celda y el

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 8

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo

La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 9

Aplicación e inmovilización de paneles

Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles

Dividir paneles En la parte superior de la barra de

Inmovilizar paneles La inmovilización de paneles permite que

Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de

Otra forma de colocar los paneles superior e izquierdo es

Y por ultimo en la pestaña Vista, haga clic en la opción

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 10

Usando Fórmulas y Funciones

En Excel pueden crearse una amplia diversidad de fórmulas.

+ Se utiliza para las sumas

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 11

Sintaxis Es la estructura y el orden de los elementos de una

En el caso de las fórmulas la sintaxis es:

Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye

Todas las funciones poseen la siguiente sintaxis.

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 12

- Categoría de Funciones y su Aplicación

Insertando una función

Profesor Reginaldo Salinas Bruna Pág. 13

=SUMA(B3;B4) equivale a sumar las celdas B3 y B4.

- Los dos puntos indican que estamos trabajando con un rango.