PROCESOS ADMINISTRATIVOS

NRC: 32641

UNIDAD 5 ACTIVIDAD 7

GESTION DEL CONOCIMIENTO.

GRUPO 8

ZIPAQUIRA- CUNDINAMARCA

SEMESTRE III

2019
 CONTROL ADMINISTRATIVO

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización
para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidas en sus planes. Así, la
planeación, la organización, la dirección y el control están estrechamente interrelacionada. Sin
planes, sin organización y sin dirección, el control es imposible, debido a que se realiza sobre lo
planeado y sobre criterios preestablecidos.

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación

cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las
organizaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados
en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de las organizaciones.

M.I.SAS tiene como principal función la operación y mantenimiento preventivo, predictivo y

correctivo de subestaciones eléctricas y subestaciones de crudo, es una empresa que cuenta con
una experiencia de más de 15 años en servicio de grandes empresas y multinacionales como lo
son; GRUPO ENERGIA BOGOTA, OXYDENTAL PETROLIUM (OXY DE COLOMBIA),
ECOPETROL, entre otras.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MANTENIMIENTO INTEGRAL SAS

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

LIDER
LIDER CONTABLE LIDER HSEQ
ADMINISTRATIVO

ENFOQUES

Hoy día, es usual que las organizaciones diseñen e implementen indicadores de control para antes,
durante o después de que un proceso o evento ocurra. Estos tipos de control se denominan “control
anticipado o preventivo”, “control durante o concurrente” y “control posterior o de
retroalimentación”.

En cada licitación o proyecto se debe seguir una secuencia de actividades de proyección de gastos
e ingresos tanto de bienes económicos como de mano de obra.

ELEMENTOS BÁSICOS

Todo proceso de control en las organizaciones se debe caracterizar por los elementos básicos que
se desarrollan a continuación:

 Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales: Es primordial que en un

proceso de control administrativo se comience por tener claros los objetivos y estrategias
organizacionales, de forma que el respectivo control se realice sobre su cumplimiento.
 Establecimiento de estándares: Consiste en establecer parámetros o estándares (referentes)
específicos para los factores críticos de éxito, es decir, de aquellos aspectos o actividades
considerados clave o que son determinantes para el logro de los objetivos y por lo tanto, sobre
los cuales es necesario realizar control.
 Medición de resultados: Es necesario establecer indicadores que permitan medir las
actividades y en particular, los resultados de las acciones realizadas, considerando aspectos
como: que es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se mide y
cuál es la fuente que proveerá la información a medir.
 Comparación de los resultados con los estándares: Consiste en comparar los resultados de
la medición con los estándares o parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos
corporativos y las estrategias para lograrlo. Cuando los resultados son diferentes a los
estándares, especialmente cuando se identifica que se obtienen resultados en cantidades no
previstas, se requieren ajustes a las acciones que conducen a los resultados para lograr mejorías.
 Evaluación de resultados y toma de acciones: Es importante evaluar los resultados de la
actividad de las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares
definidos para el logro de los objetivos; según la correspondencia o coherencia entre los
resultados obtenidos y los previstos se toman decisiones para que las acciones siguientes se
ajusten a dicho logro.
 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Realizadas la evaluación de resultados
y la toma de decisiones a implementar, se comunica la evaluación a las personas involucradas,
se les comentan las decisiones que igualmente se ajustan ante las observaciones de dichas
personas y se reinicia el proceso de control, lo cual se hará de forma reiterativa y permanente.

SISTEMAS INTEGRALES DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión en general son los medios que hacen posible la evaluación de la
organización en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Por ello, estos indicadores
contribuyen a garantizar que los objetivos de las organizaciones se definan de forma clara y precisa
para así poder evaluar su logro, pero también para conocer con relativa certeza las variables que
afectan a los procesos organizacionales como consecuencia de los cambios internos y externos que
en ellos suceden.
Los indicadores también deben permitir determinar los factores prioritarios tanto del ambiente
organizacional como del entorno externo que afectan el logro de los objetivos organizacionales y
la capacidad competitiva de las organizaciones. Los indicadores, entonces, requieren ser
pertinentes, oportunos, adecuados y sostenibles en el tiempo.

Algunas de las características de un buen indicador de gestión son las siguientes:

 Precisión: Son entendidos de forma clara por las personas de la organización.

 Relevancia: Reflejan información prioritaria y critica.
 Apropiados: Realmente reflejan información relevante.
 Prácticos: Son fáciles de medir y en el momento que se requiere.

CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

Existe una gran diversidad de formas de clasificar los indicadores de gestion del desempeño de las
organizaciones:

 De gestión corporativa: se aplican por medio de evaluaciones de desempeño cada 6 meses

con informes mensuales del gerente hacia la junta directiva.
 De gestión por unidad estratégica de negocio: por medio del director comercial y unas
plataformas digitales de servicios en la que la empresa participa activamente en las licitaciones
propuestas por diversas compañías en busca de nuestros servicios, haciendo referencia a
publicidad tradicional y digital.
 De gestión de actividad de áreas funcionales: por medio de evaluaciones de eficacia y
cumplimiento.
 De gestión específica: por medio de listas de chequeo en las actividades.
 De gestión de presupuesto: por medio de las utilidades periódicas de la empresa se evalúan
los balances contables teniendo claro cuánto patrimonio se maneja a través del líder contable.
 De eficiencia: mano de obra capacitada
 De eficacia: M.ISAS cuenta con años de experiencia contando con el recurso humano, las
herramientas, y la logística especializada en su gremio haciéndola líder en mantenimiento
industrial.
 De productividad: cuenta con contratos que generen buena utilidad a la empresa.
 De competitividad: se demuestran buenos indicadores de eficacia y eficiencia en cada
proyecto propuesto teniendo como referencia sus clientes.
 De impacto: en cuanto a su seguridad industria, su calidad de servicio y contando con un
programa de gestión ambiental para corroborar al buen uso de sus herramientas y mitigar la
contaminación y el deterioro social.
 De actividad: por medio de planeación, organización, control y calidad.

COMPONENTES DE LOS INDICADORES EN MANTENIMIENTO INTEGRAL S.A.S

En la definición y en la medición de indicadores de gestión, cada indicador debe ser configurado,

entre otros, por los siguientes aspectos:

 El nombre o la denominación del indicador

 El objetivo del respectivo indicador (eficiencia, eficacia, productividad)
 La fórmula matemática para calcular dicho indicador (por medio de estadística y tabulación de
resultados)
 La unidad en que se debe medir el indicador (por sectores de la empresa)
 La frecuencia con que se mide el indicador (cada año)
 El periodo de tiempo en que se mide (se presenta un informe completo el cual se analiza por
la junta directiva en un periodo o mayor a dos días.)
 El responsable (junta directiva, gerente y contador)
 La forma de registro de la información (por medio de tabulación y bases de datos)
 La fuente de datos para la información (organización anual de resultados)

Los indicadores deben ser dinámicos y garantizar la retroalimentación de información para su

actualización y ajuste.

TABLERO DE MANDO

Cultura de autocontrol en las organizaciones

RENTABILIDAD DEL NEGOCIO AÑO 2018