OPERATIVOS ESTANDAR
INDICE DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR.
ORGANIGRAMA DE BOTICA
GERENTE GENERAL
DIRECTOR TECNICO
QUIMICO FARMACEUTICO
PROCEDIMIENTO: FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL.
ALCANCE:
RESPONSABILIDADES:
FRECUENCIA:
Este procedimiento se realiza en cada uno de los miembros de la empresa todos los
días en los horarios de labor y será supervisado cuando se requiera.
PROCEDIMIENTO: FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL.
DESARROLLO:
TECNICO EN FARMACIA:
PROCEDIMIENTO: FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL.
CAJERO
RERERENCIAS:
PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
OBJETIVO:
ALCANCE:
Desde la llegada del transportista al local, hasta que se recepciones la mercadería.
RESPONSABILIDADES:
FRECUENCIA:
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
RECEPCION DE LA MERCADERÌA:
1. Registrar la fecha y hora de llegada del transportista al local.
2. Recepcionar la mercadería, la guía y si lo hubiere la factura.
3. Verificar la cantidad de bultos enviados, y verificar si hay medicamentos
refrigerados; verificar con la guía del transportista.
4. Verificar el estado de los bultos a recepcionar como. Precintos rotos, bandejas
abiertas, bolsas de panales rotos, rasgados, etc.
5. En caso de bandejas o bultos que no corresponden al local, devolver al
transportista y dejar constancia en el libro de ocurrencias.
6. En el caso que la cantidad recepcionada no corresponda con lo indicado,
recepcionar y dejar constancia en el libro de ocurrencias.
7. En caso de productos recepcionados en mal estado (violentadas, abiertas, sin sello
o precintos rotos), se procederá a la inmediata revisión de la mercadería y se
dejará constancia en el libro de ocurrencias.
8. Finalmente sellar el cargo del transportista indicando la hora y; devolver una copia
y la segunda copia se queda en el local en el archivo correspondiente.
REFERENCIAS:
FORMATOS:
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
OBJETIVO:
Cumplir con las buenas prácticas de Almacenamiento a fin de garantizar que los productos a
comercializar lleguen al consumidor final en óptimas condiciones de conservación.
ALCANCE:
Desde que el producto está disponible para ser almacenado, luego de la revisión correspondiente,
hasta que es ubicado en el lugar que le corresponde.
RESPONSABILIDADES:
FRECUENCIA:
Se realiza rodos los días con la supervisión del Químico Farmacéutico – Director Técnico
responsable de este procedimiento.
DEFINICIONES:
SISTEMA FEFO: Sistema de rotación de productos almacenados que establece que los
productos que primero expiran son los que primero salen.
SISTEMA FIFO.- Sistema de rotación de productos almacenados que establece que los
productos que primero ingresan son los que primero salen.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:
No se podrán reponer productos directamente desde las bandejas sin antes haber sido
revisados.
El almacenamiento de productos está sujeto a las condiciones establecidas en el Manual
de Buenas Prácticas de Almacenamiento.
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
Al reponer un producto, seguir el sistema FEFO cuando este cuente con fecha de
vencimiento; de lo contrario considerar el sistema FIFO a fin de asegurar que los productos
que llegan se coloquen al fondo y los que están actualmente almacenados se coloquen
adelante para ser los primeros en ser dispensados.
Las áreas de almacenamiento deben tener dimensiones apropiadas que permitan una
organización correcta de los insumos y productos, evite confusiones y riesgos de
contaminación y permita una rotación correcta de las existencias.
El local no podrá tener en existencias muestra médicas.
Los productos farmacéuticos deben permanecer en sus envases originales.
MATERIALES:
- Estantes / andamios.
- Parihuelas.
- Aire acondicionado.
- Materiales de limpieza.
- Implementos de oficina.
DESARROLLO:
1. La ubicación se realiza siguiendo las indicaciones del responsable de área para las
exhibiciones de productos en sala de ventas siempre y cuando no atente contra las Buenas
prácticas de Almacenamiento.
2. Revisar las condiciones de temperatura en esta área considerando que deben estar a una
temperatura entre 25º – 30º Y; con una humedad menor a 80%).
3. Antes de ordenar los productos, limpiarlos, así mismo limpiar el lugar donde se ubicarán.
4. El producto se ubicará en la zona correspondiente por Laboratorio o Proveedor.
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
Los productos no aptos para la venta deben estar ubicados en la zona correspondiente, la
misma que debe encontrarse debidamente rotulada y bajo la custodia directa del Químico
Farmacéutico, hasta el momento de su devolución o trámite de destrucción.
REFERENCIAS:
FORMATOS.
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
OBJETIVO:
Contribuir a mejorar la salud de la población a través de una correcta y efectiva dispensación de
productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios garantizando una
farmacoterapia óptima y el cumplimiento de la ley vigente. Dando la información clara sobre su
uso y conservación.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a todos los actos de venta que ejecuta el Químico Farmacéutico.
RESPONSABILIDADES:
FRECUENCIA:
Este acto de dispensación se realiza todos los días durante el horario de atención del
Establecimiento farmacéutico; es vigilado por el Químico Farmacéutico – Director Técnico
responsable del acto de dispensación.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
DESARROLLO:
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS
SANITARIOS
REFERENCIAS:
ANEXOS.
Establecer el proceso mediante el cual se realiza la venta y dispensación de productos con receta
médica en la Botica, garantizando el cumplimiento de las Normativas internas y las emitidas por la
DIGEMID.
ALCANCE:
Desde la recepción de la Receta hasta que el químico farmacéutico de turno decide la dispensación
o no del medicamento en base al resultado de la evaluación correspondiente. Este procedimiento
aplica a ambos locales.
RESPONSABILIDADES:
FRECUENCIA:
Este procedimiento se realiza todos los días durante el horario de atención del Establecimiento
farmacéutico; es supervisado por el Químico Farmacéutico – Director Técnico.
DEFINICIONES.
La recetas pueden ser recepcionadas por cualquier personal que labora e el local, pero
debe ser inmediatamente alcanzada al químico farmacéutico de turno para la dispensación
correspondiente.
La dispensación de la receta solo se realizará bajo la autorización del Químico
Farmacéutico de turno.
Vencido el plazo de validez de la receta fijado por el prescriptor, no podrá dispensarse
contra su presentación, ningún producto de venta con receta médica.
En el caso de Recetas de medicamentos sujetos a fiscalización estas se ajustarán a la norma
legal vigente.
DESARROLLO:
Recepcióna las recetas médicas del paciente o cliente con la finalidad de hacer efectiva
una compra, y derivarla inmediatamente al Químico Farmacéutico de turno para la
evaluación y dispensación correspondiente.
El químico farmacéutico de turno evaluará las recetas cuyo contenido deberá sujetarse a lo
establecido en la legislación vigente;
1. si es receta común ( impresión del nombre, dirección y colegiatura del profesional
prescriptor que expende la receta o, nombre del establecimiento de salud cuando
se trate de una receta estandarizada, Identificación del paciente, nombre del
producto farmacéutico en DCI si la tuviera, concentración del principio activo y
forma farmacéutica, posología indicando el número de unidades por toma y día,
duración del tratamiento, lugar y fechas de expedición y expiración de la receta,
sello y firma del prescriptor que la extiende.
REFERENCIAS:
FORMATOS.
OBJETIVO:
Garantizar que el usuario consumidor quede satisfecho con los productos de adquisición, a la vez
establecer el proceso de devolución a los proveedores ya sea por sobrante, recepción en mal
estado y otros.
ALCANCE:
Permitir que todas las personas involucradas en atender una queja o reclamo actúen en forma
ordenada, rápida y efectiva.
Identificar la necesidad de devolución generando una orden de devolución hasta que esta misma
sea entregada personalmente al transportista.
RESPONSABILIDADES:
FRECUENCIA:
Cada vez que se presente alguna queja, reclamo y/o devolución de un producto farmacéutico,
dispositivo médico o producto sanitario de parte del usuario.
En circunstancias que se presenten sobrante, faltante, en mal estado, con fecha de vencimiento
próximo, con falla de laboratorio, producto incompleto y otros relacionados con el proveedor.
DEFINICIONES.
DESARROLLO:
Cuando el reclamo o devolución sea por defecto, deterioro u otro problema serio, el Director
técnico con conocimiento del caso procederá a:
Velar o supervisar que la decisión de las medidas correctivas en estos casos se tome con
cautela y lo más pronto posible.
REFERENCIA:
FORMATOS:
MODELO DE FORMATO
PROCEDIMIENTO DE: AUTOINSPECCION.
OBJETIVO:
Evaluar e inspeccionar que se cumplan las normas y procedimientos establecidos, así también
como mejorar los mismos.
ALCANCE:
RESPONSABILIDAD:
Recae en la persona o equipo de personas designados por BOTICA LIANFARMA, que pueden ser
personas ajenas, expertas en el tema o personal de BOTICA LIANFARMA.
FRECUENCIA.
Periódicamente o en ocasiones especiales como (cuando exista un reclamo o una visita de DMID).
DEFINICIONES:
DESARROLLO:
El personal encargo del auto inspección deberá tener en cuenta los puntos señalados en el
acta de la DMID.
Una vez terminada la auto inspección deberá prepararse un informe sobre la misma, el
cual incluirá:
1. Resultado del auto inspección
2. Evaluación y conclusiones
3. Recomendaciones
la administración de la farmacia debe evaluar tanto el auto inspección como las medidas
Correctivas necesarias.
REFERENCIAS
FORMATOS:
FORMATO DE AUTOINSPECCION
VERIFICACION DE MEDICAMENTOS.
MEDICAMENTO FISICO SISTEMA OBSERVACIONES
Garantizar que las instalaciones, mobiliario, equipos y otros accesorios del punto de venta se
mantengan en buen estado de conservación y funcionamiento, de tal forma que impidan poner en
peligro la calidad de los productos que se comercializa e incluso la integridad de las personas.
ALCANCE:
RESPONSABILIDAD:
FRECUENCIA.
DEFINICIONES:
CONDICIONES GENERALES:
DESARROLLO:
REFERENCIAS:
FORMATOS.
PROCEDIMIENTO DE:
LIMPIEZA DEL LOCAL.
ALCANCE:
RESPONSABILIDAD:
FRECUENCIA.
DEFINICIONES:
CONDICIONES GENERALES:
PROCEDIMIENTO DE:
LIMPIEZA DEL LOCAL.
MATERIALES Y EQUIPOS:
Baldes de plástico.
Detergente.
Trapeadores.
Escobillón para limpieza de techo.
Escoba de cerda cortas.
Solución desinfectante “Pine sol” ú otro.
franela para limpiar los productos.
franela para limpiar andamios, anaqueles y otros muebles.
Bolsas plásticas grandes.
Paños absorbentes.
DESARROLLO.
PROCEDIMIENTO DE:
LIMPIEZA DEL LOCAL.
PROCEDIMIENTO DE:
LIMPIEZA DEL LOCAL.
LIMPIEZA GENERAL:
LIMPIEZA DE SANITARIOS:
PROCEDIMIENTO DE:
LIMPIEZA DEL LOCAL.
LIMPIEZA DE LA REFRIGERADORA:
REFERENCIAS:
PROCEDIMIENTO DE:
HIGIENE Y SALUD DEL PERSONAL DEL LOCAL.
ALCANCES:
Aplica a todo el personal que labora en la botica durante el proceso de dispensación y entrega de
productos.
RESPONSABILIDAD:
FRECUENCIA.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO DE:
HIGIENE Y SALUD DEL PERSONAL DEL LOCAL.
Toda persona que ingrese a trabajar en la botica y entre en contacto con los productos que
en ella se comercializan, debe practicar y observar las medidas de higiene que a
continuación se describen:
UNIFORMES.
El uniforme deberá mantenerse en buen estado y limpio; sin presentar desagarres, falta de
cierres, partes descocidas o presencia de huecos.
CABELLO.
El peinado del personal técnico que labora en la botica es con una cola o moño; para evitar
que el cabello se les venga por la cara.
ZAPATOS:
Se recomienda el color negro como calzados a utilizar en la botica, deberán mantenerse
limpios y en buenas condiciones.
LIMPIEZA PERSONAL:
Todo el personal deberá practicar los siguientes hábitos de higiene personal:
o Bañarse o ducharse diariamente.
o Usar desodorante y talco.
o Mantener el cabello limpio y peinando.
o En caso de varones, rasurase diariamente.
o Ser discreta con el maquillaje.
o Lavarse correctamente las manos y uñas, estas deberán estar cortadas,
limpias y sin esmalte.
o Cepillarse los dientes.
o Tener la cara limpia y afeitada.
o Usar calzado limpio.
o El personal debe lavarse correctamente las manos antes de iniciar sus labores,
antes y después de comer, después de ir al servicio higiénico, después de
manipular la basura.
o
PROCEDIMIENTO DE:
HIGIENE Y SALUD DEL PERSONAL DEL LOCAL.
CONDUCTA PERSONAL:
FORMATOS:
REFERENCIAS:
PROCEDIMIENTO DE:
INVENTARIO GENERAL.
OBJETIVO:
Comprobar el número de unidades físicas de mercadería señalada en el sistema, a través de una
toma de inventario físico en el local; con el objetivo de evidenciar la existencia de perdidas o
excedentes
ALCANCES:
Desde la preparación del inventario General hasta la actualización del stock en el kardex del local.
El inventario físico de existencia cubre la totalidad de productos existentes en el local.
RESPONSABILIDAD:
FRECUENCIA.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO DE:
INVENTARIO GENERAL.
CONDICIONES GENERALES:
DESARROLLO:
El día anterior al inventario el químico farmacéutico responsable del local ordenara a sus
personal técnico para que el local este limpio y en condiciones necesarias para su
realización; también tiene que asegurar que los medicamentos estén ordenados en un solo
lugar y; los pasillos libres para permitir el desplazamiento del personal.
Asegurar la suspensión de ingreso y salida de productos de la zona a inventariar durante el
proceso de inventario general.
Realizar un inventario al barrer, leyendo el código de cada uno de los productos en la zona
asignada. En el caso de fracciones ingresar la cantidad correspondiente.
Luego del inventario, el producto debe quedar en su posición original.
Anotará la fecha de Vencimiento de cada producto.
- Identificará con un asterisco (*) todos los productos cuya fecha de vencimiento sea
menor de 6 meses.
PROCEDIMIENTO DE:
INVENTARIO GENERAL.
REFERENCIAS:
FORMATOS
Se adjunta a la presente.
PROCEDIMIENTO DE:
INVENTARIO GENERAL.
OBSERVACIONES
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………… …………………………………………………
PROCEDIMIENTO DE:
FUMIGACION DEL LOCAL.
Garantizar que los ambientes Donde funciona la Botica se encuentren libres de la presencia de
plagas ( insectos y roedores) que pueden alterar la calidad de los productos durante su
almacenamiento, además de ser responsables de la transmisión de enfermedades.
ALCANCES:
RESPONSABILIDAD:
FRECUENCIA.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO DE:
FUMIGACION DEL LOCAL.
CONDICIONES GENERALES:
El personal que labora en la botica está en la obligación de informar a sus superior
inmediato a cerca de las presencia de insectos y/o roedores en el establecimiento, a fin
que se tomen las medidas correctivas del caso.
La fumigación se realizará de acuerdo con los períodos establecidos por el proveedor.
Se debe tener cuidado con los agentes de fumigación o insecticidas para evitar que ellos
afecten la calidad del, producto.
No debe haber ningún producto expuesto en este proceso.
Se protegerá los medicamentos con bolsas plásticas grandes o se colocará en una caja.
La fumigación en el establecimiento puede serutil para reducir la proliferación de insectos,
gérmenes y bacterias en lugares inaccesibles del punto de venta.
La operación de fumigación debe registrarse en el libro de ocurrencias, considerando lo
siguiente:
o Empresa encargada de la fumigación.
o Fecha y hora.
o Sustancia química utilizada.
o Nombre y firma de la persona que realiza la fumigación.
o Firma y sello del Director Técnico responsable del establecimiento.
El proceso de fumigación se realizará al cierre de horario del establecimiento.
DESARROLLO:
MEDIDAS PREVENTIVAS:
PROCEDIMIENTO DE:
FUMIGACION DEL LOCAL.
MEDIDAS DE ELIMINACION:
Cuando la plaga se ha presentado dentro del punto de venta, el químico farmacéutico
responsable solicita de inmediato al representante de la Empresa la fumigación del
establecimiento.
El representante de la empresa coordinará inmediatamente con el proveedor la fecha en
que se realizará dicha fumigación y; inmediatamente informara al químico farmacéutico
quien; brindara todas las facilidades a los trabajadores de la empresa para que cumplan
con su labor.
El Director técnico – Químico Farmacéutico registrará en el libro de ocurrencias la
fumigación realizada debiendo firmar dicho registro tanto él como el personal responsable
de la fumigación.
REFERENCIAS:
REGISTROS:
PROCEDIMIENTO DE:
CAPACITACION AL PERSONAL
OBJETIVO:
Establecer el proceso a través del cual se realiza la capacitación del personal en la oficina
farmacéutica de la Botica en temas como buenas prácticas de Almacenamiento y dispensación,
entre otros.
ALCANCE:
RESPONSABILIDAD:
FRECUENCIA.
CONDICIONES GENERALES:
PROCEDIMIENTO DE:
CAPACITACION AL PERSONAL.
DESARROLLO.
El químico farmacéutico tendrá la responsabilidad de programar la capacitación y
comunicará una semana antes de la capacitación al Representante de la Empresa
quien organizará a su personal en ambos turnos para que puedan asistir, a esta
capacitación será relacionada con las actividades que viene realizando el personal
técnico.
El representante de la Empresa será el encargado de coordinar los refrigerios para
esta capacitación.
La asistencia del personal se anotarán en el libro de ocurrencias; firmando los
asistentes para dar fe de la actividad realizada.
REFERENCIAS:
REGISTRO:
Libro de ocurrencias.