Anda di halaman 1dari 16

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………….2
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………………...3
A. Latar Belakang ..............................................................................................................3
B. Rumusan Masalah..........................................................................................................4
C. Tujuan ...........................................................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN .....................................................................................................5
A. Kajian Teori...................................................................................................................5
B. Kajian Empiris...............................................................................................................15
BAB III PENUTUP …………………………………………………………………………16
A. Kesimpulan....................................................................................................................16
B. Saran..............................................................................................................................16

1
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-nya sehingga makalah
ini dapat tersusun hingga selesai.tidak lupa juga saya ingin berterimakasih kepada Ibu Yeni
Ratnasari karena sekiranya telah memberikan bimbingan dalam menyelesaikan makalah ini yang
berjudul “Pentingnya pemanfaatan dan pengelolaan suatu Arsip”.
Dan harapan saya semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi
makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman saya, saya yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu saya sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Sendawar,09 oktober 2017

Penyusun

2
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.
Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap
arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip
perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya
komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini
sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat
merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis
mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada
pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau
memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan,
permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai
unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar
dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat
diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah
yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak
terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan
benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya
memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi
infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.
Berkaitan dengan latar belakang tersebut maka penyusun menetapkan judul ini
“Pentingnya pemanfaatan dan pengelolaan suatu Arsip”

3
B. Rumusan Masalah
1. Mengapa arsip penting dalam pemanfaatan suatu organisasi/perusahaan?
2. Apa saja kerugian jika arsip penting tidak dapat ditemukan/hilang?
3. Apa sajakah contoh pengolahan arsip agar pemanfaatannya dapat lebih maksimal?

C. Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami tentang:
1. Pentingya pemanfaatan suatu arsip bagi organisasi/perusahaan
2. Kerugian yang terjadi jika arsip penting hilang
3. Contoh pengolahan arsip agar pemanfaatannya lebih maksimal.

4
BAB II
PEMBAHASAN

A. Kajian Teori
1. Pentingnya Pemanfaatan Arsip dalam Sebuah Organisasi/Perusahaan
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi
pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi
yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila
terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat
dijadikan alat transparansi birokrasi.
Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan
teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan
masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsipyang tidak ada gunanyaserta sitem tata
arsip yang tidak menentu akan mengakibatkanruangan terasa sempit dan tidak
nyamansehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan
fungsisuatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan
dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan
pertanggungjawaban.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum,
organisasi pemrintahmaupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum
mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-
hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwaarsip relatif masih sangat
rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.
Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas
dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai
visi dan misinya dengan efektif.
Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspekyang mesti ditangani
secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan
sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara
tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat
terlaksanaapabila didukung oleh unsur-unsur SDMyang diperlukan, anggaran dan sarana
pendukung.
Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya
menjadi tidak sederhana karenaitulah diperlukanvisi dan misi yang jelas, rencana dan
program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis.Sumber daya
manusia (SDM),SDM ini sebagai salah satu unsure utama dalam melaksanakan suatu proses
manajemen dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan kearsipan pada suatu
organisasi,karena tanpa SDM yang professional dibidang kearsipan maka sebaik apapun
sistem kearsipanyag aka di terapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara

5
efektif da efisien.Mengingat kompleksitas yang muncul dalam hal penggunaan arsip ini
pemerintah mengeluarkan beberapa peraturan husus yang mengatur tentang penggunaandan
penyimpanan arsipyaitu :
 UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.
 Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.
 peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan
pemusnahan dookumen perusahaan.
 Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen
perusahaankedalam microfilm atau media lain.
 Keputusan Kepala Arsip Nasional No. 3 tahun 2001 tentang kedudukan, tugas,
fungsi, kewenangan, organisasi dan tata kerja arsip Nasional.
 Surat Edaran Kepala Arsip nasional No. 1 tahun 1981 tentang penanganan arsip in
aktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintanh tentang
penyusutan.
 Surat Edaran Kepala Arsip nasional No2 tahun 1983 tentang pedoman umum
untuk menentukan nilai guna arsip.
 Penggunaan pertama muncul tahun 1971dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang
kearsipan, dalamUU ini ditetapkan bahwaarsip merupakan salah satu sumber
informasi bagi kalangan masyarakat luas. Begitu juga UU ini mengatur tentang
penyimpanan dan perawatan arsip, lembaga mana yang diberi wewenang dan
sangsi apa yang dijatuhkan bagi penyalahgunaan arsip diluar lingkungan
pemerintah, arti penting arsip mulai diperhatikan oleh kalangan swastaterutama
institusi usaha. Bagi kalangan usahawaninformasiyang dimuat dalam arsip sebagai
laporan kegiatan masa lalu merupakan sumber keterangan penting untuk menyusun
strategi bisnis di masa mendatang, maka dengan dikeluarkannya UU No. 8 tahun
1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan
memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan.

6
2. Kerugian yang terjadi jika sebuah arsip penting tidak dapat ditemukan

Untuk menghindari kerugian yang terjadi jika arsip tidak dapat ditemukan,kita perlu
menerapkan Asas pengolahan arsip .Asas pengolahan arsip merupakan penentuan kebijakan
pengurusan surat secara baku pada suatu instansi/perusahaan. Untuk pengelolaan arsip,
terdapat beberapa pemilihan asas pengolahan arsip yang bisa diterapkan sesuai dengan
kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Asas tersebut meliputi asas sentralisasi, asas
desentralisasi, asas gabungan.

Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi merupakan asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip


sepenuhnya menjadi tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.
Adapun keutugan dan kelemahannya sebagai berikut :

Keuntungan
Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur


2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh
tenaga pengelolaan arsip profesional.
3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah
arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.
4. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
6. Pengawasan menjadi lebih mudah.

Kelemahan
Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.

1. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.


2. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan
terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat
karena pekerjaan menjadi lambat.
3. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja,
sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
4. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

7
Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pengendalian arsip dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja
dalam organisasi masing-masing.
Adapun keutugan dan kerugiannya sebagai berikut :

Keuntungan
Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang
pekerjaan.
2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.
3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
4. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

Kelemahan
Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.

1. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan


semakin besar.
2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
3. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan
penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena
kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas
terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung
kacau.
4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin
meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui
ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya
dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.
5. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang
kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok
mereka.

8
Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja
dapat melakukan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara
terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan
kekurangannya.
Adapun keuntungan dan kerugiannya sebagai berikut :

Keuntungan
Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.

1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.


2. Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaanya.
5. Karyawan di unti kerja dapat bertambah.

Kelemahan

1. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup
banyak.
2. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.
3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

9
3. Contoh teknis perbaikan pengolahan arsip agar pemanfaatannya dapat maksimal

A. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN

Untuk perbaikan pegolahan arsip agar pemanfaatannya maksimal,perlu mengetahui


sistem pemeliharaa arsip dan perawatan dokumen.
A. Pengertian sistem pemeliharaan Dokumen/Arsip
Yang di maksud dengan pemeliharaan arsip adalah kegiata membersihka arsip secara
rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab.pemeliharaan arsip secara fisik
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus :
 Dijaga agar tetap kering (tempratur ideal antara 60-78 derajat,dengan kelembaban
atara 50-60%).
 Terang (terkea sinar matahari tak lagsung)
 Mempunyai ventilasi yag merasa.
 Terhindar dari kemungkinan seragan api,air,serangga dan sebagainya.

10
b. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya di atur secara renggang,agar ada udara di antara
berkas yang di simpan.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barms di tempat penyimpanan,atau
mengadakan penyemprotan denga bahan kimia secara berkala.
d. Larang-laranggan.
Perlu dibuat peraturan yag harus dilaksanakan,antara lain :
 Dilarag membawa dan/atau makan di tempat penyimpaan arsip
 Dalam ruangan penyimpnan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat
menimbulkan bahaya kebakaran).
e. Kebersihan
Arsip harus dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
Tujuan dari pemeliharaa arsip adalah :
 Untuk menjamin keamanan dari penyimpan arsip itu sendiri.dengan demikian
setiap pejabat yang bertaggung jawab atas pengolahan arsip harus melakukan
pegawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
 Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu
arsip telah dip roses menerut prosedur yang seharusnya.

2. Faktor-Faktor Yang Bisa Merusak Buku

 Faktor Biotis (termasuk jamur dan serangga)


Bahan pustaka yang sudah menderita penyakit jamuran biasanya warna
kertasnya berubah menjadi kuning, karena memang jamur bisa menyebabkan
berubahnya warna kertas, di samping, itu jamur bisa menyebabkan kertas lengket
satu dengan yang lain sehingga halaman bahan pustaka tersebut tidak bisa dibuka
dan kalau hal ini dipaksa, halaman itu bisa robek. Jamur bisa tumbuh subur
karena kelembaban udara yang tinggi Jamur akan berhenti berkembang biak kalau
kelembaban udara tidak sesuai.

 Faktor fisika
Suhu udara yang tinggi dapat mempercepat proses perusakan kertas
karena kertas menjadi kering dan pecahpecah dan rapuh. Kelembaban yang tinggi
dapat menyuburkan tumbuhnya jamur dan sebaiknya kelembaban yang rendah
dapat menyebabkan kertas menjadi kering dan cepat hancur. Selain itu sinar
matahari yang langsung mengenai buku akan merusak buku. Debu juga bisa
menjadi musuh buku karena selain mengganggu kesehatan, debu dapat
menimbulkan noda-noda, mengaburkan tulisan dalam buku, menularkan jamur.

11
 Faktor kimia
Bahan pencemaran udara banyak bervariasi dan yang berbentuk gas
pencemaran, partikel logam sampai unsur yang besar seperti misalnya debu dalam
udara merupakan salah satu penyebab besar rusaknya kertas dan bahan organik
lain yang bisa menimbulkan noda-noda permanen pada kertas tersebut.
Pencemaran tadi bisa dikendalikan dengan cara menjaring udara.

 Faktor Manusia
Bukan hanya serangga saja yang merupakan musuh besar buku, tetapi juga
manusia. Hanya dengan cara memegang buku saja sudah bisa merusak buku.
Tangan yang kotor atau berminyak bisa mengganggu kondisi buku karena tangan
yang berminyak bisa mendatangkan kecoa atau serangga lain. Belum lagi ada
tangan jahil yang sengaja merobek kertas dan sekedar mencorat-coret dengan
tinter sambil memberi komentar yang tidak perlu. Sering kali kites lihat ada orang
yang sengaja melipat bagian tertentu sebagai batas halaman yang akan difoto
kopi, lebih-lebih pada buku banyak halamannya tebal, misalnya Ensiklopedi dan
kamus. Kerusakan ini akan bertambah besar karena buku-buku tebal itu harus
ditekan apabila difoto copy.

 Faktor bencana alam


Kebakaran atau banjir misalnya merupakan bencana yang bisa tiba-tiba
terjadi. Kewaspadaan dan kesiapan penting, sehingga bisa diambil tindakan yang
cepat dan tepat untuk bisa mengurangi resiko kerusakan apabila benar-benar
terjadi, misalnya menyiapkan alat pemadam kebakaran di setiap ruangan. Usaha
pencegahan kerusakan buku memang harus dilakukan sedini mungkin. Hal ini
memang jauh lebih baik dan mudah dibandingkan dengan melakukan perbaikan
terhadap buku yang terlanjur rusak.

12
3. Sistem perawatan dokumen/arsip

 Vacuum cleaner,Vacuum Cleaner juga bisa dimanfaatkan dengan sedikit peringatan yaitu
karena daya fiisapnya yang sangat kuat maka dari itu alat ini digunakan secara hati-hati.
Pergunakan Vacuum Cleaner ini untuk mengisap debu yang mengotori tempat
penyimpan buku dan bagian luar buku pada yang masih baik/kuat dan jangan pada buku
yang sudah rapuh karena bisa berakibat semakin rusaknya buku tersebut. Karet busa atau
spon dapat juga dipakai untuk membersihkan buku dari debu. Sebaiknya karet busa ini
dipergunakan membersihkan dari arah tengah terlebih dahulu barn ke arah pinggir. Noda-
noda yang sukar dihilangkan dengan kuas atau sikat bisa dilakukan dengan karet
penghapus.
 Meletakkan buku pada almari kaca,Meletakkan buku pada almari kaca merupakan salah
satu cara untuk menghindari serangan debu. Namun demikian, Buku-buku yang
ditempatkan pada almari kaca itu masih tetap harus dibersihkan secara berkala.
 A C (Air Conditioning),Memasang AC pada ruangan perpustakaan juga merupakan salah
satu cara untuk merawat buku. Dengan memasang AC, berarti ruangan harus dalam
keadaan tertutup berarti mengurangi masuknya debu, AC ini bisa membantu menurunkan
kelembaban udara, Mencegah perkembangan tumbuhnya jamur pada buku. Selain itu AC
juga bisa mengatur suhu dan kelembaban udara ruangan sesuai dengan standar
penyimpanan buku yaitu antara 20 s.d. 24 derajat celcius dan kelembaban antara 45 s.d.
60 RH.
 Insektisida,Agar ruangan penyimpanan buku atau ruangan baca buku dapat terbebas dari
serangan serangga, Sebaiknya dinding, langit-langit, rak buku dan tempat penyimpanan
secara berkala di semprot dengan bahan Insektisida. Serangga tidak menyukai bau-bau
yang berbau kamfer, napthalene ball dan bahan yang sejenis.
 Sinar matahari,Sinar matahari harus dicegah langsung masuk melalui cendela, karena
sinar matahari langsung bisa merusak buku. Untuk itu, setiap jendela harus dilengkapi
dengan kaca filter atau kaca difuser guna melemahkan sinar matahari yang masuk.
Mikrofilm dan mikrofis juga sudah banyak dilakukan walau tentu saja relatif mahal. Pada
umumnya, bahan pustaka yang dimikrofilmkan ini adalah surat kabar, arsip dan buku-
buku langka seperti yang, ada di LIPI Jakarta, naskah-naskah di Sulawesi Selatan yang
dikenal dengan names Lontara disamping naskah kuno dari Kraton Mangkunegara,
Kesultanan Yogyakarta, Pakualaman dengan bekerja sama dengan lembaga asing,
misalnya Australia, Belanda dan Amerika Serikat dalam hal ini Rocks Feller Foundation
serta Inggris (British Council).
 Fumigasi,Fumigasi juga banyak dilakukan pustakawan yang bertujuan untuk membunuh
serangga terutama telur dan larvanya serta bisa mematikan jamur. Pefumigasian ini
dilakukan dengan menggunakan bahan kimiawi seperti misalnya karbon tetra klorida,
methyl biomida, thymol kristal, karbon disulfit dan Formida demida.

13
Fumigasi ini bisa dilakukan dengan tiga cara yaitu:

 Dilakukan diruangan penyimpan buku.


 Membawa buku ke ruang fumigasi sedangkan ruang penyimpanan disemprot dengan
bahan kimia pembunuh serangga dan kemudian dibersihkan.
 Dilakukan dalam almari terutama kalau jumlah buku sedikit.

Bahan pustaka yang sudah terlanjur rusak juga perlu diperbaiki dengan tekun,teliti dan sabar.
Misalnya buku yang telah rusak sampulnya harus segera diperbaiki, bahan yang Mungkin
juga kita harus menambah atau menambal kertas kalau ada bagian buku yang hilang, sobek
atau berlubang. Untuk menambal buku yang berlubang dapat dipergunakan pulp. Pulp ini
cukup mudah dibuat, yaitu dari kertas bekas disobek kecil-kecil kemudian dilumatkan
dengan lem cair. Kertas yang berlubang diletakkan diatas kaca yang telah dibasahi dengan air
suling. Bagian yang berlubang kemudian ditambal dengan pulp, kemudian tekan tambalan
tersebut dengan menggunakan kertas pengisap dan dipress.

14
B. Kajian Empiris
1. Pentingnya pemanfaatan arsip dalam sebuah organisasi/perusahaan.
Sistem pengolahan arsip dapat dilaksanakan dengan baik apabila didukung oleh
tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yang memadai,hal ini merupakan yang
sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan bahkan hampir dapat dipastikan
bahwa setiap aktifitas yang akan dilakukan,sedangkan untuk menentukan sarana dan
prasarana kearsipan yang lebih baik/terperinci harus memperhatikan media,jenis dan
bentuk produk arsip arsip masing-masing organisasi misalnya suatu organisasi yang
mengelola arsipnya berbasis computer akan berbeda media penyimpanan dan
pemeliharaannya dengan organisasi yang pengelolaan arsipnya
tradisional(kertas).Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau
metode/sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip sehingga mampu mengimbangkan
dan mengantisipasi perkembangan jaman.dalam hal ini perlu dilakukan mengingat
arsip yang tercipta tidak hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga
menggunakan media terbaru.pengembangan metode pengelolaan arsip adalah
merupakan bagian dari penyelenggaraan kearsipan kearah kesempurnaan.
2. Kerugian yang terjadi jika sebuah arsip penting tidak dapat ditemukan
Jika arsip hilang/tidak dapat ditemukan akan merugikan suatu instansi karena
keteledoran sekretaris karena tidak menjalankan prosedur prosedur keasrsipan
tertentu kerugia yang terjadi di ataranya.
Kerugiaannya antara lain :
 Menyusahkan suatu instansi/perusahaan jika suatu saat nanti arsip itu di
butuhkan dengan segera/mendesak
 Meyusahkan beberapa pegawai yang di utus utuk mencari/membongkar semua
dokumen untuk mencarinya kembali
 Memakan waktu yang cukup panjang&belum tentu arsip tersebut dapat
ditemukan
3. Untuk pengolahan pemanfaatan arsip dapat melakukan pengolahan arsip
secara dinamis dan statis.
 Arsip dinamis,arsip dinamis ini terdiri dari arsip vital,arsip aktif,arsip
inaktif.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan simpanan selama dalam kegiatan penciptaa arsip
dan simpaan selama jangka waktu tertentu.
 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh penciptaan arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan,telah habis
retensinya,dan berketerangan dipermanenkan.

15
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam beberapa uraian di atas dalam hal ini arsip merupakan suatu sumber kekayaan yang
sangat berharga dalam komunikasi masyarakat modern dan arsip tidak lagi bisa dipandang
sebagai benda mati yang ditimbun dengan nilai yang tidak jelas melainkan sebagai warisan
masa lalu yang layak dan perlu dilestarikan.
Sudah selayaknya bahwa arsip bukan lagi bersifat tertutup tetapi menjadi sumber informasi
yang terbuka bagi semua orang yang membutuhkannya sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pengembangan kualitas dan kuantitas SDM dalam suatu organisasi dalam mengelola
kearsipan atau arsiparis diharapkan mampu mengubah citra profesi kearsipan.

B. Saran

16