INTRODUCCION A MS EXCEL 2010

1. Cuantas filas y columnas tiene una hoja de Excel

Excel 2010 cuenta con 1048576 filas y llega hasta la columna XFD es decir 16384 columnas

2. Como se seleccionan varias columnas?

Para seleccionar varias columnas, mantenemos pulsado el botón del ratón y nos
desplazamos a las siguientes columnas.

3. Como se selecciona una hoja

Hacer un clic en la etiqueta de la hoja en la parte inferior, además que se puede agrupar varias
hojas presionando la tecla mayúscula

4. Como se genera una lista

Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de

celdas, comenzamos por seleccionar la celda que contendrá la lista
desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1. Posteriormente
vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.

Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Puedes

pulsar directamente el botón o desplegar el menú y seleccionar la primera
de las opciones tal como se muestra en la imagen superior. Esto abrirá el
cuadro de diálogo Validación de datos.
Criterio de validación y origen de datos
En el cuadro de diálogo Validación de datos especificaremos los detalles
sobre el criterio de validación y el origen de los datos. En primer lugar
debes elegir la opción Lista de todos los criterios de validación.

En el recuadro Origen debes especificar el rango de celdas que contiene

los valores que se convertirán en las opciones de la lista desplegable.
Finalmente pulsa el botón Aceptar y habremos creados una lista
desplegable en Excel 2010.
INTRODUCCION A MS EXCEL 2010 II

1. Como se seleccionan varias columnas

Para seleccionar varias columnas, mantenemos pulsado el botón del ratón y nos
desplazamos a las siguientes columnas.

2. Como se elimina una fila

Seleccione la fila que desea eliminar haciendo clic en su borde izquierdo.

En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Diseño.

En el grupo Filas y columnas, haga clic en Eliminar y, a continuación, elija Eliminar filas.

3. Como se inserta una nueva hoja?

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los

procedimientos siguientes:

 Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva

al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en
la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de
la pantalla.

 Para insertar otra hoja de cálculo delante de una

existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la
 ficha Inicio, en el grupo Celdas , haga clic en Insertar y,
a continuación, haga clic en Insertar hoja.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón

secundario del mouse (ratón) en una hoja de cálculo
existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la
ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a
continuación, haga clic en Aceptar
4. Como se modifica el ancho de una columna

Para cambiar manualmente el ancho de columna, coloca el puntero del ratón justamente en el
límite derecho del encabezado de una columna hasta que se convierta en una flecha de doble
cara y arrastra el ratón hacia la derecha o izquierda hasta que la columna tenga el ancho que
deseas.

También puedes establecer un ancho específico de columna. En la ficha Inicio selecciona el

comando Formato y posteriormente la opción Ancho de columna.

5. Como se oculta una fila

Para ocultar una columna en Excel debemos seleccionar cualquier celda

dentro de ella e ir a la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas pulsar el botón
Formato y seleccionar Ocultar y mostrar para finalmente hacer clic sobre la
opción Ocultar columna.
 6. Como se asignan un nombre a un rango de celdas

Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la
celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre
que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el
botón Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se
mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango

y oprime el botón Aceptar.

7. Que pasos se necesitan para eliminar el formato de un rango de celdas

La forma más sencilla de borrar el formato de un rango seleccionado de

celdas en Calc es:

 Selecciona desde el menú Formato > Formato predeterminado, o...

 Selecciona desde el menú contextual Formato predeterminado, o...
 Pulsa la combinación de teclas Ctrl + M.
CUESTIONARIO 27

FORMATO DE LIBROS

1. Como se cambia el formato del valor 10 para que se muestre con tres
decimales
2. Como se aplica un relleno a una celda
3. Como se aplica una inclinación al texto de una celda
4. Como se centra un texto entre columnas
5. Como se aplica un autoformato
6. Como se colocan varias líneas en una celda
28

FORMATO DE LIBROS II

1. Como se inserta un salto de línea en una celda

2. Como se protege una hoja
3. Que pasos son necesario si desea proteger solo algunas celdas de una
hoja
4. Que cambios no se pueden realizar cuando se tiene protegido un libro
29

CONSTRUCCION DE FORMULAS

1. Comente sobre el orden de evaluación de los operadores en una

formula. Dar un ejemplo
2. Que se modifica en una formula cuando se copia a las columnas
adyacentes
3. Que es una referencia absoluta
4. Como se inserta un comentario
30

FORMULAS Y FUNCIONES I

1. Que funciones permite calcular el valor más alto de una serie de datos
2. Como se genera un valor al azar
3. Como se calcula la media aritmética de una serie de datos
4. Como se calcula el promedio ponderado
5. Cuando seria útil el uso de la función SI anidado y que limitaciones
tiene
31

FORMULAS Y FUNCIONES II

1. Que funciones te permite extraer caracteres por la izquierda y por la

derecha

=IZQUIERDA: extrae caracteres por la izquierda mientras que =DERECHA

extrae por la derecha

2. Como se concatena el contenido de dos celdas en una celda

Se escoge la celda, luego se utiliza “=CONCATENAR” y escoger los

argumentos para finalizar

3. Como se calcula la edad de una persona

4. Que paso si la primera columna de la matriz de comparación esta
desordenada
5. Que sucede si ingresa un código no existente cuando uso la función
CONSULTAV
32

FORMULAS Y FUNCIONES III

1. Que mensajes se presentan cuando hay algún error en una formula

#¡VALOR!: En una fórmula matemática hay una celda de tipo texto o el

operador es incorrecto.

2. Como sería su fórmula si quiere sumar todos los valores de la columna

C, F, G

3. Como es posible hacer referencia a un rango en otro libro

1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el

libro de destino) y el libro que contiene los datos con
los que desea establecer el vínculo (el libro de origen).
2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la
barra de herramientas de acceso rápido.
3. Seleccione la celda o las celdas en las que desea crear
la referencia externa.
4. Escriba = (signo de igual). Si desea ejecutar cálculos o
funciones en el valor de la referencia externa, escriba
el operador o la función que debe preceder a la
referencia externa.
5. Cambie al libro de origen y, a continuación, haga clic
en la hoja de cálculo que contiene las celdas con las
que desea establecer el vínculo.
6. Seleccione la celda o las celdas con las que desee
establecer el vínculo.
7. Vuelva al libro de destino y observe que Excel agrega
la referencia al libro de origen y a las celdas que
seleccionó en el paso anterior.
 8. También puede modificar o cambiar la fórmula en la
hoja de cálculo de destino.
9. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

4. Que es el anidamiento de funciones

El anidamiento de funciónes no es otra cosa que ubicar una función en el argumento

de otra de forma adecuada
33

IMPRESIÓN

1. Como se define un área de impresión

Después de seleccionar las celdas de Excel que deseas imprimir debes ir a la

ficha Diseño de página y seleccionar el comando Área de impresión y
posteriormente la opción Establecer área de impresión.

También es posible seleccionar celdas no contiguas para establecerlas como el

área de impresión. Solamente debes pulsar la tecla CTRL mientras vas
seleccionando los diferentes rangos de celdas. Cuando imprimas la hoja de
Excel obtendrás como resultado el área de impresión previamente definida.

2. Como configura la página a imprimir

En la barra de estado, haga clic en el botón Diseño de

página para cambiar de la vista Normal a la vista Diseño
de página.

En el cuadro Ancho del grupo Ajustar al área de

impresión, seleccione 1 página y, en el cuadro Alto,
seleccione Automático. Ahora las columnas
aparecerán en una página, pero las filas pueden
extenderse a más de una página.
 Para imprimir la hoja de cálculo en sólo una página, en
el cuadro Alto, seleccione 1 página en lugar de
Automático. Sin embargo, si lo hace, la copia impresa
resultante puede ser difícil de leer, porque Excel
reduce los datos para que se ajusten a una página.
Para ver la escala utilizada, vea el número del cuadro
Escala. Si es un número bajo, es posible que necesite
realizar más ajustes antes de imprimir. Por ejemplo,
puede que tenga que cambiar la orientación de la
página de vertical a horizontal o utilizar un tamaño de
papel más grande. Para obtener más información,
consulte la sección Sugerencias.
Para imprimir la hoja de cálculo, presione CTRL+P para
abrir el cuadro de diálogo Imprimir y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

3. Cuál es el uso de los saltos de pagina

Crear

4. Como puede imprimir un rango de celdas sin que estén definidas en un

área de impresión

pulsar la tecla CTRL mientras vas seleccionando los diferentes rangos de

celdas. Cuando imprimas la hoja de Excel obtendrás como resultado el área
de impresión previamente definida
34

CREACION Y EDICION DE GRAFICOS

1. Como se inserta un grafico

1.Seleccionar el rango de datos que se desea analizar y graficar

2.Activar la ficha Insertar
3. Ir al grupo lógicoGráficos de la ficha insertar.

4. Hacemos clic en el tipode gráfico que queremos insertar, al hacer clic en el comando
del tipo de gráfico aparece un menú de opciones con los diferentes tipos de gráficos
disponibles, para la practicaescogemos el tipo de gráficoColumna luego vamos
Columna en 2-D y hacemos clic en Columna agrupada.

5. Debe aparecer el gráfico insertado de acuerdo al rango de datos seleccionado,este

debe ser similar a la siguiente imagen, puede varias de acuerdo a la configuraciones que
tengamos en nuestro Excel

2. Como modificaría la escala de un eje

Selecciona el gráfico que vas a modificar y haz clic en la opción Eje Vertical
de la lista de Elementos de gráfico

De inmediato el eje vertical será seleccionado en el gráfico.

Ahora haz clic sobre el botón Aplicar formato a la selección que se encuentra
dentro del grupo Selección actual de la ficha Formato:

Se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato a eje.

Observa cómo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mínima y
Máxima. Con esos valores controlas la escala completa del eje vertical. Para
este ejemplo colocaré 3,000 como valor mínimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala del eje vertical.
Ahora el eje ya no comenzará en cero si no que comenzará con el nuevo valor
especificado:
 3. Como se configura las líneas de división de un grafico

Haz clic sobre el gráfico y selecciona el comando Líneas de cuadrícula que se

encuentra en la ficha Presentación. En las opciones que se muestran
selecciona Líneas verticales de la cuadrícula primarias y observarás las
siguientes opciones:
Al seleccionar la opción Líneas de división principales se mostrarán las
líneas verticales correspondientes:

Si seleccionas la opción Líneas de división secundarias obtendrás el

siguiente resultado:
Si observas con cuidado notarás que existe una línea secundaría en el mismo
lugar donde se trazaría una línea de división principal. Si seleccionas la
opción Líneas de división principales y secundarias no se agregarán líneas
adicionales a las líneas secundarias si no que se trazarán las líneas primarias
sobre las secundarias y notarás una diferencia de color entre ambas. Las
líneas principales son de un color más oscuro que las líneas secundarias.

4. Que opciones se dispone para ubicar un grafico

5. Como se modifica el área de trazado
35

OPCIONES AVANZADAS I

1. Que pasos se necesitan para el uso de formularios

Los formularios de Excel son creados desde el Editor de Visual Basic donde
debemos seleccionar la opción de menú Insertar y posteriormente la opción
UserForm.

Inmediatamente se mostrar un formulario en blanco y de igual manera podrás

observar el Cuadro de herramientas:
2. Como se ordenan los datos de tabla de Excel

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un

rango de celdas o asegúrese de que la celda activa
está en una columna de tabla que contiene datos
alfanuméricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga
uno de estos procedimientos.
o Para ordenar en orden alfanumérico ascendente,

haga clic en Ordenar de A a Z.

 o Para ordenar en orden alfanumérico
descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas
de las minúsculas.

Ordenar distinguiendo las mayúsculas de las

minúsculas

a. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos,

haga clic en Ordenar.

b. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en

Opciones.
c. En el cuadro de diálogo Opciones de
ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de
minúsculas.
d. Haga clic dos veces en Aceptar.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los
datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la
tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

3. Como se ordena según una lista personalizada

1. Seleccione una columna de datos en un rango de
celdas o asegúrese de que la celda activa está en una
columna de tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga
clic en Ordenar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego

por, seleccione la columna que quiere ordenar según
una lista personalizada.
4. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
5. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas,
seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior,
haría clic en Alto, Medio, Bajo.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los
datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la
tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

4. Como se filtran los datos

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la
ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada

uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos
hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde
Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
36

OPCIONES AVANZADAS II

1. Que pasos se realizan para calcular subtotales

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los
subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la
información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los

subtotales de ventas por cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual
se obtendrán los subtotales. Para este ejemplo ordenaré los datos por la
columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la
columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más antiguos
a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.
La tabla quedará ordenada por mes.

El botón Subtotal en Excel

Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el comando
Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la
opción Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertará un
subtotal. Además utilizaré la función Suma y la columna Ventas que aparecen
seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.
Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para
cada mes. Además a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles
adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de
acuerdo a los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo
correspondiente se expande o se contrae:
 2. Cuando es útil el uso de una tabla dinámica

Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista
larga de números para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con
cada número

3. Como se publica en una página web

Si deseas colocar todos los datos de un libro en una página web de una sola vez, puedes
utilizar una versión interactiva o no interactiva de todo el libro. Para ello, en el cuadro
de diálogo “Guardar como” debemos indicar qué partes del libro queremos guardar, y si
queremos interactividad, escogemos la opción “página web” y aceptar.
  Libros interactivos: Cuando se publica un libro interactivo en una página web,
el resultado es un archivo HTML que contiene componentes especiales que
permiten a los usuarios de los exploradores interactuar con el libro. Por ejemplo,
los usuarios pueden cambiar de una página a otra mediante un selector de hojas,
manipular datos y formatos y cambiar fórmulas en cada hoja. Los componentes
interactivos que se utilizan en el archivo HTML no se pueden abrir ni modificar
en Excel, por lo que debería conservar una copia maestra del libro de Excel del
que ha publicado para poder realizar cambios en él y volver a publicarlo si fuera
necesario.

 Libros no interactivos: Cuando se guarda un libro no interactivo, los datos

aparecen del mismo modo que en Excel, incluidas las fichas en las que los
usuarios pueden hacer clic para cambiar de unas hojas de cálculo a otras. No
obstante, los usuarios no pueden cambiar ni interactuar con los datos en el
explorador. Guardar todo un libro como página HTML es útil si no se desea
mantener una copia maestra del libro de Excel, sino que se desea poder abrir el
archivo HTML obtenido directamente en Excel y realizar y guardar cambios
utilizando las funciones de Excel.

4. Como se crea una macro

Grabe una macro.

1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga
clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar
para comenzar a grabar.

2. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como

escribir algún texto, seleccionar algunas columnas o
filas o rellenar con algunos datos.
3. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga
clic en Detener grabación.